PENDAYAGUNAAN TEKNIK TERSTRUKTUR PADA PERANCANG SISTEM LOGISTIK BANGUNAN

Pendayagunaan Teknik Terstruktur Arief Budi Pratomo,S.Kom.,MMSI

PENDAYAGUNAAN TEKNIK TERSTRUKTUR PADA PERANCANG SISTEM LOGISTIK BANGUNAN Arief Budi Pratomo Abstract Services contracting company is a company that builds homes, offices, apartments, hotels which incidentally always require materials that are readily available in accordance with the schedule set forth. With so many building projects the development needs of logistics activities is increasing. This often delays in the procurement of material for late in the demand for material handling, duties and responsibilities that overlap so that will affect the construction schedule specified in the contract is and the cost to be borne by the contractor companies is increasing. To overcome the constraints that exist, then made a structured logistics system so as to improve the quality of material procurement, and provide easiness in carrying out logistics activities. It can provide accurate, concise, and fast for the leadership of the company's project management function integrated. Keywords : systems, logistics, software, data, information, personnel, structured techniques, design

A. LATAR BELAKANG Kebutuhan akan bangunan, baik itu untuk rumah tinggal, pertokoan atau perkantoran semakin meningkat di era modern ini. Salah satunya adalah kontraktor di bidang konstruksi yang dapat menyediakan bangunan dengan mutu yang terjamin kualitas, biaya yang terjangkau dan dikerjakan dalam waktu yang terbatas, sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan dalam perjanjian kontrak. Salah satu yang berpengaruh besar pada jalannya proyek pendirian bangunan tersebut adalah material yang tidak tersedia pada saat dibutuhkan, karena tanggapan yang lamban terhadap permintaan bahan material, tanggung jawab yang tidak jelas, laporan kebutuhan material yang terlambat, kesalahan-kesalahan manual yang tinggi, menyebabkan pekerjaan yang seharusnya dapat dilaksanakan menjadi tertunda. Hal ini mempengaruhi pada waktu dan biaya sedangkan kedua hal ini merupakan masalah yang paling vital. Perusahaan diharapkan dapat mereduksi hal tersebut dengan mengadakan pengawasan terpadu dalam masalah logistik tersebut sehingga prosedur logistik bukan lagi menjadi masalah yang dapat menurunkan produktivitas kegiatan di proyek bangunan. Selanjutnya pekerjaan diproyek pembangunan dapat berjalan lancar sehingga dapat mendukung kemajuan dan melayani permintaan pelanggan. Untuk itu peneliti perlu untuk mengadakan penelitian terhadap masalah logistik dan melengkapi prosedur yang sedang berjalan sehingga menjadi efektif dan efisien serta memberikan masukan berupa informasi yang dibutuhkan pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan dan menentukan kebijaksanaan yang harus diambil. Penulis*) adalah Dosen STIE Nusa Megarkencana Yogyakarta

ISSN‐1411 – 3880 115


B. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif yakni metode tersebut ditunjukkan untuk memusatkan pada pemecahan masalah-masalah jasa kontraktor dalam kegiatan sistem logistik yang ada pada data sekarang dan data yang terkumpul kemudian dianalisis pada merancang data yang benar. Data pesanan maupun berbagai data logistik dalam kuatitas yang besar bila dikelola secara manual akan membutuhkan waktu yang lebih lama dan personil yang mengolah data tersebut akan menjadi jenuh dan kemungkinan informasi yang dihasilkan akan menimbulkan berbagai kekeliruan yang tidak saja merugikan supplier bahkan juga perusahaan itu sendiri. Informasi yang akurat sudah menjadi tuntutan bagi perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan bisnis. Untuk itu diperlukan alat bantu komputer yang dapat mengolah data dalam jumlah yang besar dalam waktu relatif singkat dan menghasilkan informasi yang akurat, cepat dan relevan sehingga dapat memberikan manfaat yang maksimal dalam menyempurnakan manajemen perusahaan khususnya di lingkungan logistik. C. LANDASAN TEORI 1) Sistem Informasi Dalam terminologi masing-masing istilah tentang sistem dan informasi menurut : - Gordon B Davis dalam bukunya : Kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen, Sistem terdiri atas bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai sasaran atau maksud. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. - Menurut Larry Long dalam bukunya : Management Information System, Sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen (fungsi, manusia, aktivitas, kejadian dan sebagainya) yang saling berhubungan dan melengkapi satu sama lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Informasi adalah hasil dari analisa, manipulasi dan presentasi data yang bermanfaat dalam mengambil keputusan. - Menurut Robert G. murdick, Joel Rcross, James R Claggeti dalam bukunya : Sistem Informasi untuk Manajemen Modern : Sistem adalah seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah atau sebaliknya digunakan untuk tujuan informatif atau kesimpulan, argumentasi dan sebagainya untuk peramalan atau pengambilan keputusan. Sistem Informasi merupakan gabungan dari perangkat keras, perangkat lunak, manusia prosedur dan data yang dapat menyediakan; - Kemampuan pemrosesan data - Informasi yang dapat digunakan manager untuk mengambil keputusan. Kualitas yang harus dimliki oleh informasi sehingga berguna bagi pemakainya antara lainnya; ¾ Akurat

ISSN‐1411 – 3880 116


Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, harus jelas mencerminkan maksudnya. ¾ Tepat pada waktunya Informasi yang sampai pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam mengambil keputusan, bila terlambat dapat berakibat fatal untuk organisasi. ¾ Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda Perangkat keras komputer mempunyai kemampuan meliputi; ¾ Masukan pada komputer yang tediri dari : - Source data, biasanya diperoleh pada saat terjadinya transaksi. - An inguiry, permintaan informasi - Proses jawaban segera : ya atau tidak - Pesan dari pemakai pada sistem - Perubahan, pengeditan dokumen. ¾ Pengolah data yang meliputi: - Sorting, penyusunan data - Pengaksesan, update dan simpanan data dalam storage. - Membuat kesimpulan - Pemilihan data berdasarkan kriteria tertentu. - Manipulasi data. ¾ Storage penyimpanan, yakni kemampuan penyimpanan sistem informasi yang mengizinkan sistem menyimpan data, text, gambar, video dan suara. ¾ Keluaran yaitu Sistem informasi untuk memproduksi output baik itu dari hard copy, soft copy dan control Perangkat lunak merupakan instruksi-instruksi untuk mengaktifkan fungsi dari perangkat keras komputer, teknologi yang canggih dari perangkat keras tidak dapat berbuat apa-apa tanpa adanya perangkat lunak. Prosedur merupakan urutan-urutan untuk pengembangan serta pengoperasian sistem informasi. Manusia adalah faktor yang paling penting bagi keberhasilan pengembangan sistem informasi. Indikator adanya permasalahan-permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih menyebabkan diperlukan pengembangan sistem baik menyusun sistem yang baru menggantikan sistem lama. Indikator-indikator tersebut antara lain: keluhan dari pelanggan, pengiriman baranbg yang seringtertunda, laporan yang tidak tepat waktunya, isi laporan yang sering salah,m tanggung jawab yang tidak jelas, waktu kerja yang berlebihan, penyimpangan kas, produktivitas tenaga kerja yang rendah, kegiatan yang tumpang tindih, tanggapan yang lambat terhadap langganan, kehilangan kesempatan kompetisi pasar, kesalahan-kesalahan manual yang tinggi, pemesanan kembali barang yang tidak efisien. Maka perlu peningkatan yang diharapkan dari pengembangan sistem adalah sebagai berikut: - Peningkatan terhadap hasil kerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. - Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. - Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau penurunan biaya yang terjadi. ISSN‐1411 – 3880 117


- Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahankesalahan serta kecurangan yang akan terjadi. - Adanya peningkatan terhadap efisiensi operasi. Untuk keberhasilan pengembangan sistem dibutuhkan teknik pengembangan sistem yang baik sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan sistem. Teknik yang dimaksud adalah teknik terstruktur. Dengan pendekatan terstruktur, permasalahan-permasalahan yang kompleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan produktivitas kerja. Teknik terstruktur digunakan untuk tahap analisis dan perancangan sistem.. - Pada tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan : 1. Mendefinisikan masalah, 2. Memahami kerja dari sistem yang ada, 3. Menganalisis sistem, dan 4. Membuat laporan hasil analisis. - Setelah tahap analisis sistem selesai dikerjakan tahap selanjutnya adalah tahap perancangan sistem. Perancangan sistem dipersiapkan rancangan untuk masing-masing komponen dari sistem informasi, meliputi: 1. Model Prosedur berupa urutan-urutan kegiatan untuk menghasilkan output dari input yang ada, baik itu berupa grafik, diagram alir yang dapat digunakan untuk menunjukkan prosedur sistem secara logika dari sistem informasi berbasis komputer ini. 2. Output merupakan produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. 3. Input merupakan dokumen dasar yang menjadi masukan bagi sistem. 4. Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan menggunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. 5. Sumber daya digunakan menjalankan model prosedur, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Sumber daya tersebut terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, dan personil. 6. Pengendalian digunakan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahan-kesalahan. Pengendalian organisasi dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas dan tanggungjawab. 2) Logistik Logistik modern dapat didefinisikan sebagai proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang, barang jadi dari para supplier kepada para pemakai. Tujuan logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tetap, pada waktu dibutuhkan dan dalam keadaan yang dapat dipakai ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah (Donald J Bowerson dalam bukunya : Manajemen Logistik 1) Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengolahan pesanan logistik : - Menciptakan suatu status komando yang membuat dinamisnya system logistik - Pesanan itu memberikan sumber informasi nyata untuk membantu penyesuaian peramalan yang berjalan dan yang akan datang. ISSN‐1411 – 3880 118


Jaringan komunikasi yang buruk, membiarkan hambatan-hambatan pesanan atau kesalahan informasi, berlangsung tanpa diketahui dapat menimbulkan malapetaka dalam system logistik. 2 tugas manajerial yang berhubungan langsung dengan komunikasi logistik adalah : ¾ Pengolahan pesanan nasabah, pesanan adalah suatu arus komunikasi yang kritis yang merupakan masukan utama bagi system logistik. ¾ Pengawasan pesanan, pengelolaan suatu pesanan sampai pesanan itu diterima dengan betul oleh pemesan dalam keadaan utuh, dalam arti tidak hanya tepat pada waktunya melainkan juga mutu dan kuantitasnya sebagaimana sesuai dengan yang dibutuhkan. Manfaat dari logistik yang efektif tidak hanya terbatas pada pengurangan biaya saja, tetapi dengan tercapainya manfaat waktu dan tempat logistik dapat meningkatkan kemampuan transaksi. Jaringan komunikasi logistik mempunyai 4 mata rantai : 1) Penyampaian pesanan pemakai barang Metode komunikasi pesanan yang ada dapat dimulai menurut kecepatan, biaya, keandalannya dan ketelitian. 2) Koordinasi internal Menjamin arus informasi yang akurat dan tepat waktu karena mempunyai dampak terhadap banyak fungsi dalam organisasi. 3) Komando logistik Effisiensi sistem penyelenggaraan logistik tergantung kepada ketepatan waktu dan ketelitian dari komando. 4) Pemantauan dan pengawasan Hasil dari pemantauan dan pengawasan ini adalah penurunan amplifikasi dan distorsi dalam sistem logistik. Keempat mata rantai dari sistem komunikasi logistik ini adalah essensial bagi keseluruhan usaha, tujuan utama dari sistem pengolahan pesanan yang otomatis adalah untuk memadukan keempat mata rantai ke dalam sistem informasi logistik yang terkoordinir. Sehingga akan ada 3 manfaat potensial yang telah mendorong trend ke arah pengolahan otomatis : a. Total waktu pengolahan pesanan dapat banyak dikurangi, sehingga menurunkan total biaya logistik dan meningkatkan pelayanan terhadap nasabah. b. Ketelitian pengolahan dan administrasi keseluruhannya adalah jauh lebih tinggi dalam sistem otomatis. c. Tingginya biaya tenaga tata usaha telah menyebabkan lebih besarnya keuntungan produktivitas dari pemakaian sistem otomatis. D. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Data-data tentang sistem logistik yang diperoleh dari lapangan adalah sebagai berikut : a. Struktur Organisasi Susunan organisasi dari PT. Bangun Jaya digambarkan sebagai berikut : DEWAN DIREKSI

LG

PK

KN

PA

KA

UM

ISSN‐1411 – 3880 119 KPLS KPLP


Gambar struktur organisasi Keterangan : LK = Manager Logistik KPLS = Kepala bagian Logistik Kantor Pusat KPLP = Kepala bagian Logistik Proyek PK = Manager Proyek KN = Manager Keuangan dan Pembukuan PA = Manager personalia UM = Bidang Umum KA = Keamanan b. Tinjauan Sistem i. Material Proyek Material yang dibutuhkan ada 2 jenis; - Bahan utama, material yang menjadi kebutuhan utama proyek dan berpengaruh besar terhadap kelancaran jalannya proyek. Contoh : Pasir, Batu, Batako, semen, besi, kayu dan sebagainya. - Bahan bantu, material yang menjadi bahan pendamping pengggunaan bahan utama. Contoh: pipa, paku, kawat beton, cat engsel, genteng dan sebagainya. ii. Konsentrasi dan Penyebaran Logistik Seluruh material disimpan dalam gudang yang terdiri dari gudang proyek dan gudang kantor pusat. Gudang proyek merupakan bangunan non permanen yang digunakan untuk menyimpan material. Material yang dikirim ke gudang proyek terdiri dari seluruh bahan baku dan bahan bantu yang dipesan dalam jumlah yang besar, sedangkan gudang kantor pusat hanya terdiri dari bahan bantu dalam jumlah kecil seperti, paku, engsel, kawat beton, peralatan perkakas, dan sebagainya. Untuk material yang ada digudang proyek bila dibutuhkan segera dapat diambil dari gudang proyek dengan persetujuan kepala logistik proyek, sedangkan untuk permintaan material yang tersedia di gudang kantor pusat diatur pengirimannya oleh kepala logistik kantor pusat. iii. Pembelian Material Pembelian material dilakukan dengan dua cara; (1.) dilakukan oleh bagian pembelian proyek yang dibutuhkan sangat mendesak, tersedia di toko bahan bangunan dekat proyek dan dapat dipenuhi untuk secara cepat serta pembayarannya dilakukan secara tunai/kas. (2.) pembelian dilakukan oleh bagian pembelian kantor pusat jika material yang dibutuhkan dalam jumlah besar atau perlu dipesan khusus sebelum material tersebut dapat dikirim oleh supplier. Pembelian oleh kantor pusat juga berguna untuk menekan harga pembelian dan faktor keamanan untuk tetap dapat mengontrol pemakaian bahan di proyek. Untuk bahan baku, bagian pembelian kantor pusat langsung menghubungi supplier langganan, kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu seperti jika material yang dibutuhkan tidak tersedia atau tidak dapat diantar langsung ke lokasi pada saat dibutuhkan. Sedangkan bahan bantu bagian pembelian mencari beberapa supplier ISSN‐1411 – 3880 120


untuk memperoleh material yang sesuai dengan spesifikasi proyek dengan harga kompetitif dan pengiriman dapat dilakukan dengan segera. iv. Prosedur Logistik Manajer proyek mengajukan permintaan material kepada bagian logistik proyek, daftar permintaan material tersebut terdiri dari nama material, type material, dan jumlah material yang dibutuhkan. Sehingga bagian logistik memeriksa daftar stok material, jika material tersebut masih tersedia, maka langsung dikirim ke proyek, jika tidak ada sedangkan material yang dibutuhkan sangat mendesak maka bagian pembelian proyek langsung membeli di toko dekat kantor pusat maka bagian logistik proyek langsung menghubungi bagian logistik kantor pusat. Pembelian material harus di catat pada buku pesanan untuk disetujui proses transaksinya dapat langsung dilakukan sedangkan pesanan harus dibuat memo pesanan material yang disimpan pada map khusus. Pengiriman material harus membawa surat jalan, dan surat jalan tersebut ditanda tangani oleh penerima barang di proyek dikirim ke kantor sedangkan untuk di kantor pusat langsung dikumpulkan oleh bagian logistik. Barang yang sudah dikirim maka supplier segera mengantarkan kwitansi penagihan ke kantor pusat, kemudian bagian administrasi membuat tanda terima yang terdiri dari; - Nama supplier - Jumlah yang harus dibayar - No kwitansi - Tanggal pembuatan tanda terima - Tanggal kwitansi - Tanggal kembali (tanggal pengambilan tagihan) - Kode proyek Setiap bulan bagian pembelian membuat laporan kepada manajer proyek dan direksi tentang pembelian material yang dilakukan. Laporan-laporan yang dibuat adalah sebagai berikut; - Laporan pemakaian bahan baku dan bahan bantu pada masing-masing proyek - Laporan rekapitulasi pemakaian material suatu proyek - Laporan spesifikasi pemakaian bahan DATA TRANSAKSI

PENCATATAN PESANAN

DAFTAR PO

BUKU PESANAN

PEMBUATAN LAPORAN

LAPORAN KE

ISSN‐1411 – 3880 121 DIREKSI


Bagan alir dokumen sistem manual c. Dasar Pemikiran Penerapan Sistem Data dari beberapa gudang proyek yang diberikan langsung ke bagian pembelian kantor pusat pada saat kegiatan memuncak sering menimbulkan kekeliruan karyawan bagian pembelian. Bila kemudian terdapat kesalahan pemesanan atau pengiriman dari supplier, akan terjadi saling lempar tanggung jawab antar sesama karyawan, karena kegiatan pembelian dapat dilakukan oleh bagian lain. Oleh karena banyaknya data pembelian yang harus diolah dan semua dilakukan secara manual menyebabkan laporan kepada manajer proyek dan direksipun menjadi terlambat. Kelemahan yang ada dalam sistem manual sesungguhnya dapat diatasi dengan bantuan komputer yang dapat dimanfaatkan untuk menunjang sistem pengolahan data logistik. Dengan demikian maka sistem informasi logistik di perusahaan tersebut dapat lebih efisien dan optimal sehingga penyajian informasi dapat memenuhi semua kebutuhan manajemen dalam rangka pengembangan perusahaan. Adapun tujuan penerapan sistem yang sesuai; 9 Merancang sistem yang sederhana, dapat memberikan informasi yang tepat, dapat dipercaya, ringkas dan jelas, yang dibutuhkan dalam menentukan keputusan yang harus diambil dan memberikan kepuasan bagi pengguna informasi. 9 Dapat menciptakan suasana kerja yang disiplin, penuh tanggung jawab dengan menyusun prosedur kerja untuk bagian logistik sehingga dapat meningkatkan efisiensi sumber daya yang ada. d. Sistem Yang Diusulkan 1) Gambaran Sistem Logistik DAFTAR PERMINTAAN MATERIAL

DATA ENTRY & VALIDASI

FILE PROYEK FILE STOK BRG

FILE MASTER MATERIAL KWITANSI PEMBELIAN & SURAT JALAN

DATA ENTRY & VALIDASI

FILE BARANG

FILE PEMBELIAN

CETAK LAPORAN

LAPORAN

ISSN‐1411 – 3880 122


Diagram alir yang diusulkan 2) Prosedur pelaksanaan Sistem yang diusulkan Sistem baru yang akan dijalankan sebagai berikut : Sebelum memulai kegiatan logistik, langkah pertama yang dilakukan adalah memasukkan seluruh data logistik ke dalam komputer. Setiap sore sebelum jam kerja berakhir, manajer proyek menerima daftar permintaan material. Daftar tersebut telah disetujui akan diberikan kepada kepala bagian logistik proyek yang kemudian akan mengklasifikasikan permintaan menjadi dua, yaitu material yang biasanya tersedia di gudang proyek dan gudang kantor pusat. Kemudian kepala bagian logistik proyek memeriksa keberadaan material tersebut pada daftar stok material. Jika ada maka material tersebut diatur pengirimannya ke proyek. Material yang keluar dari gudang proyek dicatat pada daftar stok barang. Untuk material yang tidak ada tapi kebutuhan sangat mendesak, tersedia diproyek, maka bagian pembelian proyek melakukan transaksi pembelian, kemudian mencatat pada buku pembelian proyek. Daftar material yang berisi kebutuhan yang tidak mendesak dan material yang tersedia digudang kantor pusat diberikan kepada kepala logistik kantor pusat. Kepala logistik akan memeriksa keberadaan material tersebut, bila tersedia maka bagian gudang mengatur pengiriman material, kemudian opertor komputer memasukkan data pengeluaran material dari gudang. Untuk material yang tidak tersedia maka bagian pembelian bertugas untuk melakukan transaksi pembelian dengan mengirimkan PO(purchase order). Operator komputer akan memasukkan data pesanan material ke dalam komputer, material yang dikirim disertai surat jalan, bila dikirim ke proyek maka surat jalan akan dibawa ke kantor pusat, sedangkan yang dikirim ke gudang kantor pusat langsung dimasukkan ke komputer bersama-sama dengan surat jalan proyek. Bila material tidak dapat dikirim maka data pesanan material di komputer dihapus. Kwitansi penagihan supplier yang disertai surat jalan asli dicocokan dengan surat jalan dari proyek kemudian data pembelian dimasukkan ke dalam komputer. Pada saat memasukkan data ke dalam komputer operator memeriksa jumlah barang dan harga barang bila terjadi kekeliruan maka operator segera memberitahukan kepada bagian pembelian sehingga bagian pembelian langsung menghubungi supplier untuk perbaikan. Maka data yang benar dimasukkan ke daam komputer dan selanjutnya kwitansi tersebut diberikan kepada bagian keuangan untuk pembayaran. Laporan pembelian dapat dicetak secara periodik, yaitu pada akhir bulan tetapi jika diperlukan sewaktu-waktu oleh manajer proyek untuk mengetahui pemakaian bahan pada proyek yang dipimpinnya sehingga dapat mengendalikan pemakaian bahan, demikian juga direktur memperoleh laporan pada waktunya akan merasa puas karena dapat menunjang keputusan yang akan diambil.

ISSN‐1411 – 3880 123


Manager Proyek

Logistik Proyek

Logistik Kantor Pusat

Supplier

Direksi

Permintaan Material

Proses

Gudang Proyek?

1

Buku Stok Barang

T

Y Y

Sedia ? T Butuh Desak

T

2

Daftar Permintaan Material

Y Buku Pembelian Proyek

Lap. Harian ke Kantor Pusat

Y

Sedia ? T

Data Entry Stok Barang

Buat PO PO (purchase order) Pembatalan Data Entry Pesanan

Kirim Ok ? Y Surat Jalan

4

Y

Kirim ke Proyek T 2

Data Entry Pembelian

Validasi

Kwitansi & Surat Jalan T

PO Check

Y Kwitansi & Surat Jalan ke Keu Cetak Laporan Analisa Analisa ISSN‐1411 – 3880 124


Diagram prosedur pelaksanaan sistem 3) Masukan Formulir-formulir yang digunakan sebagai masukan pada aplikasi ini ; i. Pesanan pembelian material (purchase order) berisi : tanggal pemesanan, nomor pesanan, nama penjual, kode proyek, nama barang, kwantum, satuan, harga satuan discount, lokasi pengiriman. ii. Surat jalan, berisi : tanggal pengiriman, nomor surat jalan, nama penjual, kode proyek, nama barang, kwantum, penerima, pengirim, nomor kendaraan. iii. Kwitansi, berisi : nomor faktur, tanggal faktur, supplier, alamat, telpon, kwantum, harga satuan discount, jumlah. Berdasarkan formulir-formulir diatas file basis data yang diperoleh setelah pemasukan data ke komputer adalah sebagai berikut: a. File Master Material - NO_ord - Hrg_sat - Tgl_pes - Disc - Kd_sup - Lo_pen - Kd_pry - Tgl_sur_jln - Q - Jml_peng b. File Barang - Kd_brg - Nm_sup - Nm_brg - Add_sup - Satuan - Telp_sup - Kd_sup c. File Pembelian - No_fak - Kd_brg - Tgl_fak - Kd_sup - No_ord - Tgl_sur_jln d. File Stok Barang - Kd_st_brg - Jml_ter - Kd_brg - Tgl_kel - Kel - Jml_kel - Tgl_ter - Sal e. File Poyek - Kd_pry - Nm_p 4) Keluaran Informasi yang dihasilkan dari sistem ini; a. Buku pesanan material berisi; - Tanggal pesanan - Nomor Pesanan - Nama penjual ISSN‐1411 – 3880 125


- Nama proyek yang membutuhkan material - Nama barang - Satuan - Harga satuan - Discount - Pengiriman barang ke gudang proyek atau ke gudang lapangan - Tanggal terima barang - Jumlah barang - Penerima barang - Keterangan Kegunaan buku pesanan untuk mengetahui apakah material tertentu sudah dipesan, dan dikirim sesuai dengan lokasi yang membutuhkan serta untuk mengetahui harga pembelian terakhir. b. Buku Stok Barang - Kode stok barang - Nama stok barang - Kode proyek - Kelompok, yaitu bahan baku atau bahan bantu - Tanggal masuk - Tanggal keluar - Jumlah barang yang diterima - Jumlah barang yang keluar - Saldo stok Kegunaan buku stok barang adalah sebagai informasi jumlah barang yang masih tersedia atau tidak. c. Buku Pembelian - Kode proyek - Tanggal pembelian - Nomor faktur - Kode barang - Nama barang - Kwantum - Harga satuan - Satuan - Total harga - Nama supplier Kegunaan buku pembelian adalah untuk mengetahui pembelian material. d. Buku Tentang Supplier - Kode barang - Nama barang - Kode supplier - Nama supplier - Alamat supplier - Telpon supplier Kegunaan buku ini adalah untuk mencari supplier bagi setiap material. e. Laporan Bulanan Rekapitulasi Material per Proyek ISSN‐1411 – 3880 126


- Tanggal pembelian - Nama barang - Nama supplier - Jumlah pembelian - Harga pembelian - Discount - Jumlah harga - Keterangan - Total spesifikasi bahan - Total keseluruhan Buku laporan digunakan untuk mengetahui rekapitulasi spesifikasi material per proyek dan rekapitulasi material per proyek, diurutkan berdasarkan kode barang, bermanfaat untuk pengendalian dan pengawasan pemakaian material oleh manajer proyek. f. Buku Rekapitulasi pemakaian material suatu Proyek - Tanggal pembelian - Nama barang - Kode barang - Nama supplier - Nama proyek - Jumlah pembelian - Total suatu pembelian - Keterangan Buku ini digunakan untuk mengetahui jumlah semua pemakaian material untuk mengambil keputusan pemakaian bahan apa yang melampaui batasan yang telah dibuat dan tindakan apa yang harus segera diambil oleh direktur proyek. f. Sumber Daya 1. Perangkat Keras Untuk mengolah dan menyimpan data dalam penerapan sistem ini dibutuhkan : 1 buah personal komputer yang terdiri dari; keyboard, monitor, CPU, harddisk, dvdrw,printer dan flashdisk. 2. Perangkat Lunak Perangkat lunak pemrograman aplikatif digunakan untuk pengolahan basis data dengan bahasa pemrograman visual dbase. 3. Personal Untuk menerapkan sistem informasi yang baru ini perlu diadakan penataan kembali staff yang ada di bagian logistik sehingga dengan adanya pembagian tugas dan wewenang yang jelas serta diketahui oleh setiap karyawan dapat menciptakan suasana kerja yang disiplin dan bertanggung jawab dari masing-masing personal yang terlibat. Personal yang terlibat meliputi; a. Bagian Logistik a.1. Manajer Logistik Mengkoordinir seluruh kegiatan logistik baik proyek maupun kantor pusat serta menentukan kebijaksanaan dalam bidang logistik yang harus diambil baik untuk jangka pendek ataupun jangka panjang. a.2. Kepala Bagian Logistik ISSN‐1411 – 3880 127


bertugas mengkoordinir dan bertanggung jawab atas kegiatan intern logistik proyek, kepala bagian logistik ini membawahi; - Bagian pembelian Bertugas melakukan transaksi pembelian dan membuat laporan pembelian yang telah dilakukan. - Bagian gudang Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang dari gudang dan membuat stok gudang. - Bagian Transportasi Bertugas mendistribusikan material yang dibutuhkan dari gudang proyek ke proyek atau bila dibutuhkan mendistribusikan material dari supplier atau dari gudang kantor pusat ke proyek. a.3. Kepala bagian Logistik kantor pusat bertugas mengkoordinir dan bertanggung jawab atas kegiatan intern logistik kantor pusat, yang membawahi ; - Bagian Pembelian Bertugas melakukan transaksi pembelian dan memasukkan data ke komputer - Bagian Gudang Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang dari gudang dan memasukkan data ke komputer. - Administrasi Logistik Bertugas membuat tanda terima, pengarsipan dan mencetak laporanlaporan komputer. b. Personal di luar bagian logistik yang terlibat Dalam sistem ini adalah bagian pengolah data elektronis untuk mendukung pengembangan sistem, staff bagian pengoperasian komputer hendaknya dijadikan satu bagian tersendiri, dengan demikian pengolahan data dapat dilakukan dengan lebih terarah dengan manajemen yang baik. Personal tersebut terdiri dari; - Seorang sistem analis - Seorang programmer - Seorang operator komputer g. Keuntungan dari Sistem Yang Diusulkan Keuntungan-keuntungan yang diperoleh dari penerapan sistem ini; - Karyawan akan lebih bertanggung jawab atas pekerjaannya. - Tidak terjadi kesalahan pemesanan material - Transaksi pembelian dapat dilakukan dengan cepat. - Laporan dapat dihasilkan dengan cepat, ringkas dan akurasi data sehingga memudahkan pimpinan untuk mengkoordinir dan menentukan kebijaksanaan yang harus diambil. E. KESIMPULAN Dari pembahasan dalam penelitian ini, maka kesimpulan dapat ditarik adalah sebagai berikut :

ISSN‐1411 – 3880 128


-

Sistem manual yang diterapkan sekarang kurang terjamin data yang mutakhir dan kurang menyajikan informasi yang dibutuhkan. Sistem informasi logistik yang diusulkan peneliti dapat mengolah data logistik lebih cepat, akurat dan ketelitian yang lebih tinggi. Pengawasan kegiatan pengolahan data logistik akan lebih efektif dan efisien jika dibandingkan dengan manual. Dari hasil pengolahan data logistik akan diperoleh informasi yang dapat digunakan sebagai umpan balik untuk perencanaan selanjutnya.

F. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 2005. Bowersox, Donald J., Manajemen Logistik I, Bumi Aksara, 1986. Winardi, DR.,SE., Asas-asas Manajemen, Manjar Maju, 1990 Davis, Gordon B., Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Struktur dan Pengembangannya,PT.Pustaka Binaman Pressindo, 1991. Long, Larry., Management Information Systems, Prentice Hall Englewood Cliffs, New Jersey, 1989. Mahyuzir, Tavri D., Analisa dan Perancangan Sistem Pengolahan, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 1994. Murdick, Robert G.; Ross, Joel E.; Claggeti, James R.; Sistem Informasi untuk Manajemen Modern, PT. Gelora Aksara Pratama, 1993.

ISSN‐1411 – 3880 129

PENDAYAGUNAAN TEKNIK TERSTRUKTUR PADA PERANCANG SISTEM LOGISTIK BANGUNAN

Recommend Documents