BAB I. SEKILAS TENTANG PROYEK 1.1. Defenisi Proyek Defenisi proyek menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) adalah is a temporary endeavor to create a unique product service or result. Proyek adalah upaya temporer untuk menghasilkan produk, jasa atau hasil yang tertentu/unik. Apa itu proyek Proyek merupakan suatu tugas yang perlu di teliti dan di pikirkan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara lengkap serta harus diselesaikan dalam suatu periode atau waktu tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasa digunakan. Manajemen sebuah proyek harus dipandang sebagai sebuah pekerjaan sekali waktu, kata proyek bermakna sebuah pekerjaan besar, besar kemungkinan tidak terulang pada jangka waktu tertentu, Proses-proses manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok :initiating process, planning process, executing process, controlling process, dan closing process. Ciri suatu proyek mempunyai tujuan dan sasaran kerja yang kuat, finansial, tenaga manusia serta alat-alat yang digunakan terbatas, sehingga membutuhkan pengelolaan yang berbeda dari yang sudah pernah dilakukan. Proyek ialah suatu tugas yang perlu didefenisikan dan terarah ke suatu sasaran yang dituturkan secara konkret yang harus diselesaikan dalan kurun waktu tertentu dengan menggunakan tenaga manusia terbatas dan dengan alat yang terbatas pula. Suatu aktivitas ekonomi yang terencana secara matang dalam skala kegiatan yang sistematis agar sasaran yang ditetapkan dapat dicapai secara maksimum, usaha dalam bentuk apapun yang mempunyai tujuan apalagi yang berorientasi pada aktivitas ekonomi yang mempunyai tujuan yang jelas. Pendapat Mengenai Proyek, Menurut Beberapa Ahli sbb : Dr. J.B. Sumarlin, proyek adalah unit kegiatan yang direncanakan dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan akan sesuatu barang dan jasa yang diinginkan. Ir. Sutomo Kayatmo, Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan-kegiatan aktifitas yang mempunyai tujuan tertentu dan mempunyai saat permulaan dan saat berakhir. Prof. H. Bintoro Tjokroamidjojo, Proyek adalah unit yang paling baik untuk pelaksanaan perencanaan operasional dari aktivitas investasi dengan kegiatan yang saling berkaitan untuk mencapai suatu hasil tujuan tertentu, dalam jangka waktu tertentu. Ir. Agus Maulana MSM, Proyek adalah seperangkat kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai hasil akhir yang cukup. Suatu
1.2.
Mengapa Suatu Proyek Teknologi Informasi (TI) Dikatakan Gagal / Berhasil CIO (chief Information Officer) adalah eksekutif yang bertanggung jawab dalam bidang teknologi informasi, ia harus menjamin pasokan dan likuiditas informasi di perusahaan. CIO, juga harus bisa memastikan bahwa setiap investasi TI berujung pada terciptanya nilai tambah bagi perusahaan. CIO bisa memastikan setiap pengembangan TI selaras dengan strategi perusahaannya. Termasuk perhitungan imbal hasil investasi, ketepatan waktunya, efisiensi, serta dampaknya secara keuangan di masa mendatang. CIO, tidak hanya menjalankan fungsi sebagai operation leader, yaitu baru berkutat pada masalah operasional TI di perusahaan.Seharusnya seorang CIO harus bisa menjadi business leader. “Mereka harus menjadi agen perubahan serta melakukan transformasi bisnis seperti yang diinginkan CEO atau pemegang sahamnya”.
1.3. Kemampuan Yang Harus Dimiliki oleh CIO 1. Pertama, CIO harus memiliki keahlian komunikasi. Ini penting agar mereka mampu menjelaskan rencana-rencananya dalam bahasa bisnis yang mudah dipahami eksekutif lainnya. 2. Kedua, punya kemampuan untuk memahami proses dan operasional bisnis perusahaan. Hal ini akan membantu mereka memahami berbagai kebutuhan perusahaan sehingga inisiatif TI yang diusulkan betul-betul efektif. 3. Ketiga, mampu berpikir dan membuat perencanaan strategis. Artinya, setiap kali mengusulkan inisiatif TI, betul-betul dengan mempertimbangkan berbagai faktor. Tidak hanya dampak positifnya, tetapi juga risiko dari investasi tersebut. Dan menurut survei tersebut, hanya 10% yang berpikir bahwa keahlian teknis sebagai keahlian kunci. 1.4.
Sekilas Tentang CIO ( Chief Information Officer) 1. Komponen Gaji CIO: - Gaji pokok : 81% - Bonus : 14% - Saham bonus: 5% Sumber: CIO Asia 2. Kemampuan Dasar CIO: - Komunikasi - Memahami bisnis - Rencana strategis - Knowledge tech. opt
- Keahlian negosiasi - Salesmanship - Technical proficiency Sumber: CIO Asia 3. Perannya Bergeser...! Perubahan Model CIO: 1. Tahun 1990-an: - Teknologi : 76% - Manajemen fiskal : 6% - Organisasi dan budaya : 6% - Bisnis : 6% - Kepemimpinan dan manajemen : 2. Tahun 2000-an: - Teknologi : 20% - Manajemen fiskal : 20% - Organisasi dan budaya : 20% - Bisnis : 20% - Kepemimpinan dan manajemen : 20% Sumber: PricewaterhouseCoopers 1.5.
Mengapa Suatu Proyek Dikatakan Gagal / Berhasil 1. Poor interpersonal skills (interpersonal skill yang lemah) 2. Self-centeredness (terlalu memokuskan pada diri sendiri (ego) 3. Failure to acknowledge problems (gagal memahami permasalahan / ketidak mampuan memahami permasalahan). 4. Untrustworthiness (ketidak percayaan) 5. Weak management skills (kemampuan manajemen yang lemah)
1.6.
Tiga Faktor Yang Menentukan Berhasil / Gagalnya Suatu Proyek. 1. Metodologi Manajemen Proyek Fase Defenisi, Yaitu mencoba mendefenisikan proyek yang akan dibangun, melalui survei yang bertujuan mengetahui ruang lingkup pekerjaan. Fase Analisis, yaitu bertujuan untuk memahami system yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Fase Disain, Yaitu bertujuan mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalahmasalah yang dihadapi oleh perusahaan. Fase pemrograman, yaitu tahap pembuatan interface untuk setiap untuk setiap fungsi atau prosedur yang ditentukan dari analisa sistem menggunakan objek-objek di database.
Fase Testing, yaitu untuk mengetahui masih ada atau tidak kesalahan program, kekurangan atau ketidak efisienan sistem baru. Fase Fase Implementasi, yaitu bertujuan untuk mengimplementasikan sistem yang baru. 2.
Metode Praktis Estimasi, yaitu mengira-ngira terlebih dahulu, memperoleh kesempatan untuk mendekati sedekat-dekatnya waktu yang betul-betul diperlukan dengan menggunakan waktu yang tersedia untuk dimanfaatkan, sehingga terhindar dari kegagalan. Penjadwalan, yaitu gambaran tentang aktivitas yang akan dikerjakan Prototyping, adalah suatu proses pembuatan model dari perangkat lunak yang akan dibuat atau akan dikerjakan sehingga pemakai mengetahui hasil yang akan didapat. Pembangunan Aplikasi, yaitu merancang sebuah aplikasi yang dapat membantu para user di dalam pekerjaannya. Perencanaan dan Kontroling, yaitu bertujuan mengidentifikasikan dan memperioritaskan sistem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang akan melaksanakan. Serta mengontrol jalan tidaknya suatu proyek tersebut.
3.
Orang
Organisasi adalah suatu pengelolaan proyek dalam bentuk wadah yang terkait dangan struktur organisasi proyek pada lembaga yang lebih tinggi. Susunan, yaitu urutan tanggung jawah yang di bebankan kepada personal yang terlibat dalam proyek., dengan susunan sebagai berikut : Pemimpim proyek. Bendahara proyek. Staf proyek Dapat ditambah dengan bebera orang, disesuaikan dengan kebutuhan dan frekeuensi kegiatan. Kepegawaian yaitu orang-orang yang terlibat pada proyek tersebut nantinya. 1.7. Peran Manajer Proyek Dalam sebuah proyek sistem informasi yang efektif, manajer proyek selalu berfokus pada 4P, yaitu : - People - Product - Process - Project - dan ditambah satulagi P yaitu planning Seorang manajer proyek melakukan hal sebagai berikut ;
-
Menerima otiritas dan pihak yang berkompeten Mendefenisikan dan melakukan review kasus bisnis dan requirements dengan evaluasi dan control secara regular, agar yakin bahwa klen mendapatkan sistem yang sesuai dengan yang dikehendaki dan dibutuhkan. - Melakukan inisiasi dan rencana proyek dengan menyusun format, arah dan landasan yang memberikan peluang untuk pengukuran penyimpangan serta control terhadap perubahan. - Bermitra dengan pengguna akhir, sponsor proyek dan manajemen lain untuk mendapatkan kemajuan dan arah proyek dengan mencapai tujuan, meraih target, memecahkan masalah dan meminimalis resiko. - Mengelola teknologi, orang-orang dan perubahan agar mencapai tujuan, meraih target, dan menyelesaikan proyek sesuai dengan waktu yang ditentukan dan tetap berada dalam anggaran. - Mengelola tim pelaksana proyek dengan menciptakan suasana yang konduksif untuk menyelesaikan aplikasi baru dengan biaya yang efektif. - Mampu mengelola keadaan yang tidak menentu, perubahan yang cepat, kesimpansiuran, kejutun-kejutan dan lingkungan yang hanya sediit terdefenisi. - Menjaga hubungan dengan klien dengan menggunakan format laporan yang cukup lengkap, jelas dan formal, sebagai apriasi terhadap hubungan yang saling menghormati dan produktif. - Mengarah proyek dengan cara memimpin yang memberikan contoh dan memberikan motivasi untuk semua perhatian hingga proyek mencapai tujuan. 1.8. Keahlian Manajer Proyek Seorang manajer proyek sistem informasi harus memiliki kehandalan diantaranya ; A. Keahlian Personal 1. 2. 3. 4. 5.
Kepemimpinan Komunikasi yang baik Negosiasi Mendengarkan Membangun tim Ada beberapa cara yang dilakukan manajer dalam membantu tim dalam pemecahan masalah : 1. Manage by example (MBE). Seorang manajer proyek harus jujur, tidak bertele-tele, berbicara langsung dan mampu berhadapan dengan orang-orang dan proyek yang dipimpinnya. 2. Sikap positip 3. Mendefenisikan ekspektasi. Menegaskan kepada anggota tim apa yang diharapkan dari mereka, jika perlu tertulis. 4. Bersikap bijak. 5. Bersikap terbuka
6. Berikan yang terbaik. B. Keahlian Teknis 1. Manajemen konfigurasi : pengetahuan mengenai prinsip dan metode untuk merencanakan dan mengelola implementasi, update, atau integrasi komponen sistem informasi. 2. Manajemen data 3. Manajemen informasi 4. Strategi dan perencanaan sumberdaya informasi. 5. Keamanan jaringan dan sistem informasi. 6. Arsitektur teknologi informasi 7. Penilaian (assessment) 8. Desain infrastruktur (LAN, WAN) 9. Integrasi Sistem 10. Siklus hidup sistem 11. Pemahaman teknologi Keahlian lain : 1. 2. 3. 4.
Pengetahuan di bidang outsourced operation dan offshored operations. Kemampuan menangani personal yang baik, baik di dalam tim maupun di luar. Kemampuan dalam memberikan motivasi untuk para anggota tim. Manajemen pemasok.
C. Keahlian Manajemen. 1. Perencanaan, inisialisasi, dan organisasi proyek. 2. Perekrutan staf dan mempertahankan mereka yang terbaik. 3. Negosiasi yang efektif 4. Estimasi dan control biaya yang akurat. 5. Pelaksanaan proyek dan pengendalian 6. Presentasi dan pelaporan yang komunikatif 7. Kepemimpinan dalam proyek dan personalia 8. Manejemen resiko dan pengambilan keputusan 9. Manajemen penanganan masalah yang efektif 10. Meningkatkan dan mempertahankan kenerja tim yang baik 11. Manajemen perubahan dalam organisasi. D. Keahlian Menangani Situasi 1. Fleksibel 2. Keras dan tegas bila diperlukan 3. Kreatif 4. Menyerap banyak data dari berbagai sumber
5. Sabar 6. Mampu menangani banyak tekanan terus menerus yang sering tanpa henti. 1.9.
Tugas dan Tanggung Jawab Secara umum, berikut ini ada tugas-tugas seorang manajer proyek yang dilakukan selama proyek berlangsung : 1. Melakukan perencanaan terhadap segala aspek yang berhubungan dengan proyek. 2. Implementasi rencana proyek untuk memenuhi tujuan proyek. 3. Melakukan koordinasi dan integrasi aktivitas proyek. 4. Mengelola, memimpin dan mengatur sumber daya proyek 5. Memantau aktivitas dan sumber daya proyek dan resiko. 6. Melakukan implementasi proses quality assurance (QA). 7. Melakukan perbaikan, pemecahan masalaha, atau mengambil tindakan 8. Memberikan presentasi atau penjelasan singkat segala aspek proyek. 9. Identifikasi kebutuhan atau prosedur dokumentasi proyek. 10. Menyusun dan melakukan implementasi rencana peuncuran produk hasil proyek. Tiga Jenis Tanggung jawab seorang manajer proyek : 1. Fungsional a. Memahami requirements proyeks b. Membuat rencana dan mengontrol proyek c. Melaksanakan atau implementasi proyek d. Menyelesaikan proyek tepat waktu, dalam anggaran, dan mengikuti spesifikasi yang ditentukan. 2. Organisasi a. Memahami konteks organisasi b. Melaksanakan wewenang c. Memahami cara memberikan pengaruh terhadap orang lain. d. Menyelesaikan konflik e. Memahami situasi politik internal organisasi 3. Tim a. Memilih dan mengembangkan staf atau anggota tim b. Mendelekgasikan tugas pada anggota tim c. Menjadi penengah antara tim dengan pihak manajemen organisasi atau perusahaan klien d. Komunikasi secara efektif dengan pihak lain. e. Menunjukan kepemimpinan f. Memberikan motivasi kepada anggota tim g. Membangun tim yang kuat, kompak dan handal.
PROPOSAL 1. PENDAHULUAN Sebuah proposal mempunyai 3 kegunaan, yaitu : a. Berisi perkiraan tim proyek, mulai dari biaya proyek sampai dengan tanggal pengiriman proyek. b. Untuk proyek eksternal, dokumen hukum formal menunjukkan outline tim proyek untuk memberikan pelayanan yang diperlukan. c. Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan proyek akan dijual untuk mendapatkan keuntungan. Kesalahan utama pada proposal dapat disebabkan 2 hal : 1. Tidak menawar, yang mana seharusnya bisa ditawar. 2. Ada tawaran, tetapi hilang dalam kompetisi. DUA FASE PROPOSAL PROYEK SOFTWARE Ada dua Fase Proposal yaitu: 1. Buat fase analisis sebagian kecil proyek, usulkan untuk dikerjakan dalam Proposal Analisis (Analysis Porposal). 2. Setelah analisisdikerjakan, usulkan (Development Proposal).
sisanyadibangun
dalam
proposal
Pengembangan
2. MENULIS PROPOSAL Menulis proposal itu sulit. Harus dilakukan dengan benar, selain dapat merusak reputasi anda dan mengubah masa depan bisnis anda dengan klien. Menulis proposal juga mahal, dibuat dengan mengumpulkan banyak sumber dan banyak hal, serta terkadang anda membayar orang untuk membuatnya. Jika anda menulis proposal gunakan word processor dan gunakan huruf-huruf unik untuk setiap proposal, tetapi pastikan penulisan tersebut dibenarkan untuk setiap klien. Kerjakan dengan Requirement Document (RD), khususnya Request For a Proposal (RFP). Format proposal harus mengikuti RFP dan RD. Garis besar Proposal (Proposal Outline) : 1. Cakupan Surat (Cover Letter) Sebuahsurat yang ditujukan kepada pengambil keputusan, ditandatangani oleh Manajer Proyek (jika diwakili oleh seorang Akuntan, maka Akuntan tersebut dapat menandatangani surat ini bersama klien yang lain).
♦ Bentuk dimulai dengan teks pendahuluan, seperti : “Thank you for giving XYZ Software Co. the opportunity to propose ……. For your computer system.” ♦ Paragraf berikutnya memberikan penjelasan yang mudah dari sistem, seperti “ …….hardware anda software to handle ABC’S registration, finance and management information needs for the next three years.” ♦ Paragraf berikutnya, pengembangan
jelaskan
yang
merupakan
proposal
analisis
atau
proposal
♦ Penutup, akhiri surat dengan pernyataan yang menunjukkan kecepatan anda membuat keputusan di surat. Bagian penutup disertai batas akhir penentuan harga (biasanya 30 hari), atau pernyataan seperti , “If we are given a go-ahead in 14 days we can start January 1, otherwise we must do another project, and we can only start yours on June 1.” Penutup surat ini dibuat sebagus mungkin. 2. Halam Judul (Tittle Page) Halaman ini berisi “Proposal”, judul dari sistem, pembuat, tanggal, nomor revisi, logo perusahaan, dan sebagainya. 3. Daftar Isi (Table of Contens) Bila klien anda tidak terbiasa dengan format proposal anda, beri penjelasan dari kegunaan setiap bagian. Berikut ini contoh formatnya : Section 1 : TUJUAN Menggambarkan masalah bisnis yang disertai kuran, tingkat dan batasan yang disarankan untuk sistem …………………………… halaman 3
penyelesaian XYZ, penyelesaiannya
Section 2 : Keuntungan ………………………………….. halaman 4 4. Ruang Lingkup (Scope) Lihat paragraf yang Documents.
menjelaskan hal
tersebut pada
bagian
ini langsung dari Requirement
5. Keuntungan (Advantages) Jual proyek anda. Buktikan bagaimana perencanaan anda, kontrol dan 7 fase metodologi.
6. Keuangan (Financial) Buat harga total dan tanggal pengiriman. Bila termasuk hardware, rinci harga hardware dan sistem operasinya. Buat daftar non material, seperti job satisfaction, good will, customer happiness, management happiness, etc. 7. Rencana (Plan) Gambarkan langkah-langkah rencana anda untuk membangun proyek. Jika proposal analisis,rinci alasan-alasan untuk penggunaan metode 2 langkah.elaskan faseanalisis yang dihasilkan tidak terhingga nilainya, dokumen Functional Specification yang akan digunakan oleh Klien dan Tim proyek untuk spesifikasi yang tepat mengenai apa yang dilakukan sistem. 8. Kemampuan dalam penyampaian (Deliverablless) Daftar user yang akan merinci : ♦ Hardware, sistem operasi, paket software: buat daftar secara rinci. Keadaan bagaimana pengiriman.
yang
anda
pilih
salah satu
fungsi,
kapasitas
dan
tanggal
♦ Custom software : sama seperti di atas. ♦ Jaminan : berapa lama setelah pengiriman dan bagaimana anda akan memberikan dukungan. ♦ Dokumen : daftar manual(user, operator, penjelasan singkat dari pembaca.
manajer,
maintenance)
dengan
♦ Pelatihan : daftar bagian (user, operator, penjelasan laporan singkat dari peserta.
manajer,
maintenance)
dengan
♦ Gambarkan metode pengiriman : kapan anda akan mengirim, dimana akan dikirimnya dan bagaimana itu dilakukan. 9. Penerimaan (Acceptance) Salah satu masalah yang sering terjadi dalam industri komputer adalah sistem yang ditolak. User menolak untuk menerima sistem (dan untuk membayarnya), karena dia merasa tidak seperti apa yang disetujui Tim proyek pada awal pengiriman. 11.
Alternatif (Alternatives)
Kadang-kadang kita menentukan RFP ditulis langsung oleh penjual (hardware / software) dalam pikiran kita. Ini baik, jika anda adalah penjual, tetapi apa yang anda lakukan bila anda bukan penjual ?. Anda harus merinci solusi penjual-penjual lain, seperti ALTERNATIVESOLUTION dan buktikan mengapa solusinya berbeda.
11.
Istilah, Kondisi dan Pendapat
(Terms, Conditions and Assumptions) Daftar yang ada disini adalah semua kondisi yang diinginkan untuk bekerja di dalam proyek internal. Daftarkan semua asumsi, jika asumsinya mempengaruhibiaya proyek, anda harus memproteksinya. Daftar semua asumsi selalu ada pertanyaan dimana user tidak dapat menjawab dengan tepat, dan hanya dapat menjawab yang bersifat sementara jika asumsi tersebut mempunyai pengaruh yang bernilai pada proyek. User harus melaksanakan sendiri pendapatnya. 12.
Istilah khusus (Terminologi)
Setiap proposal harus ditulis dengan menggunakan bahasa user yang mungkin, beberapa istilah komputer mungkin berbeda. Jika anda merasa bahwa istilah khusus ini tidak lazim bagi user, buat definisinya. 3. PROPOSAL INFORMAL Proposal tidak harus dibuat di ruang rapat. Proposal tersebut
dapat
dibuat
menjadi
informal
melalui telepon, tempat latihan golf, bahkan di bar. Presentasi proposal secara formal yang dilakukan di ruang rapat akan selalu membutuhkan tempat, tetapi user sudah siap mengetahui hal-hal utama apa yang akan dikemukakan. 4. PERSETUJUAN PROPOSAL INTERNAL Ada aturan di DEC Software Service yang menyatakan bahwa proposal tidak dapat keluar sebelum mendapat persetujuan dari manajemen tingkat tinggi. Persetujuan manajemen tingkat tinggi berhubungan dengan sejumlah hal yang diusulkan. Peraturan ini untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. 5. PRESENTASI PROPOSAL Selalu siapkan presentasi. Siapkan dan buatlahjadwal semua peralatan yang dibutuhkan, seperti transparansi, proyektor, layar, sebuah terminal dan modem untuk berhubungan ke dalam sistem yang mirip dengan yang anda usulkan. Buatlah presentasi di dalam ruangan yang tepat menurut anda, dimana menurut pandangan user akan lebih dapat diterima.
Langkah-langkah presentasi : Buatlah ucapan pembuka. Perkenalkan tiap peserta, dan nyatakan tujuan pertemuan tersebut. a) b) c) d) e)
Perkenalkan proposal anda secara garis besar. Bagikan proposal anda. Beri waktu pada tiap peserta untuk membaca proposal. Kemudian beri penekanan utama di setiap bagian yang penting. Terakhir, tutup – sarankan user untuk membeli dan secepatnya.
membeli
6. KESIMPULAN UNTUK PROPOSAL ƒ Penulisan proposal
dan
mempresentasikannya merupakan sebuah seni.
ƒ Anda mungkin beruntung dan tidak harus membuat proposal. ƒ Jangan membuat proposal asal jadi. Utamakan kualitas bukan kuantitas. ƒ Jangan janjikan sesuatu yang tidak diminta oleh klien : Siapa yang anda pikir akan membayar ini ? ƒ Rencanakan memberi solusi untuk semua masalah. ƒ Dan akhirnya, untuk sebuah proyek eksternal, sebuah proposal adalah kumpulan dokumen yang sah. Hal ini seharusnya dibuat sebaik mungkin seperti untuk proyek di dalam yang dengan resmi dibuat seperti jika melakukan kontrak eksternal.
[MPSI]
Page 12
