PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT PT MAMA DALAM USAHA MENINGKATKAN LABA
WAYAN ADHITYA DHARMA Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma
[email protected] ABSTRACT This paper discusses about the analysis and evaluation of accounting system in PT Mama and application system design adequate credit sales to PT Mama. The author would like to know how the accounting system of credit sales that are being run in PT Mama with the procedures related to credit sales. From this research, credit sales accounting system of PT Mama still is not enough there is still the task of stacking the other part to the authorization of credit sales have been made by the manager but credit transactions and sales activity has not been authorized by either of the one with the other documents used there are still deficiencies in the system of credit penjualn. Implementation of accounting systems adequate credit sales to PT Mama there are parts order sales, warehouse, part of the receivables, the collection, the shipment, part journal and part of the card stock as a single entity in conducting credit sales cycle PT Mama. Keywords: Accounting Systems, Credit Sales, Credit Sales Aspects
ABSTRAK Makalah ini membahas tentang analisis dan evaluasi sistem akuntansi di PT Mama dan penjualan aplikasi desain sistem kredit yang memadai kepada PT Mama. Penulis ingin mengetahui bagaimana sistem akuntansi penjualan kredit yang sedang berjalan di PT Mama dengan prosedur yang berkaitan dengan penjualan kredit. Dari penelitian ini, sistem akuntansi penjualan kredit PT Mama masih belum cukup masih ada tugas menumpuk bagian lain untuk otorisasi penjualan kredit telah dilakukan oleh manajer, tetapi transaksi kredit dan kegiatan penjualan belum disahkan oleh salah satu dari yang satu dengan dokumen lain yang digunakan masih ada kekurangan dalam sistem penjualn kredit. Implementasi sistem akuntansi yang memadai, penjualan kredit kepada PT Mama ada pesanan penjualan suku cadang, gudang, sebagian piutang, pengumpulan, pengiriman, bagian jurnal dan bagian dari stok kartu sebagai satu kesatuan dalam melakukan penjualan kredit siklus PT Mama. Kata Kunci: Sistem Akuntansi, Penjualan Kredit, Aspek Kredit Penjualan
PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi dewasa ini telah berkembang pesat, dimana hampir semua bidang aplikasi bisnis telah mamakai dan mengembangkan sistem informasi dengan sedemikian rupa sehingga mampu memajukan dan mengembangkan usaha dengan sangat baik. (Andreas Handojo dan Sri Maharsi. 2009 ), Penjualan kredit dilakukan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeliliadan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap pembeli. (Mulyadi, 2001:210) Dengan berkembangnya perekonomian dunia, maka pengaruh yang ditimbulkan ikut mendorong perubahan dalam dunia usaha, khususnya di Indonesia. Perubahan yang mendorong kearah persaingan yang semakin tajam, mengharuskan perusahaan sebagai badan usaha yang mengemban misi dan tuuan dalam pencapaian tingkatb laba yang diinginkan untuk dapat mempertahankan kesinambungan hidup usahanya dengan cara mengevaluasi aktivitas perusahaan secara terus menerus malakukan perbaikan, sehingga perusahaan dapat berkembangan sesuai dengan misi dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Teknologi Informasi dan Komunikasi yang perkembangannya begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam segala aktivitasnya. Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Perusahaan Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Dunia Bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. (Novi Kurniawana A., 2010). Pemanfaatan teknologi informasi ini sekarang sudah mencapai berbagai macam bidang kehidupan masyarakat. Teknologi informasi dibuat untuk memudahkan para penggunanya dalam mencatat suatu transaksi, menyimpannya dalam bentuk data, mentransformasikannya menjadi informasi dan menyebarkannya kepada para pemakai informasi. Dalam dunia bisnis teknologi informasi mempunyai dampak yang besar,misalnya suatu transaksi bisnis yang dicatat secara on-line, akan diolah dan pada saat yang hampir bersamaan (realtime). Pada saat ini informasi menjadi hal yang sangat penting dalam kegiatan bisnis, dengan dukungan teknologi informasi, informasi semakin mudah diperoleh tanpa dibatasi ruang dan waktu. Bahwa menjelang abad ke 21 negara-negara dan
perusahaan-perusahaan yang unggul adalah mereka yang sejak awal sudah menerapkan teknologi informasi sebagai alat untuk berkompetisi. Teknologi informasi sudah menjadi senjata (alat) dalam proses bisnis perusahan yang dapat membuat aliran informasi berjalan secara cepat secara internal maupun eskternal. Teknologi informasi memiliki banyak peranan dalam membantu manusia dan memecahkan masalah. Diantaranya membantu manusia dalam meningkatkan produktivitas, meningkatkan efektivitas, meningkatkan efisiensi, meningkatkan mutu, meningkatkan kreativitas, Problem solving (pemecahan masalah). Teknologi infrormasi banyak membantu manusia dalam mengenali dan memecahkan masalah. Kegunaan utama teknologi infrormasi adalah membantu dalam pemecahan masalah dengan kreativitas tinggi dan membuat manusia semakin efektif dalam memanfaatkannya. Tanggung jawab pemakai teknologi informasi akan memberikan peran yang penting dalam memaksimalkan kinerja teknologi informasi. (Febry Widyanti Hudiono, 2006) Perkembangan teknologi informasi mempunyai dampak yang sangat besar terhadap sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi bisnis. Dampak yang nyata dirasakan pada pemrosesan data yang mengalami perubahan dari sistem manual digantikan oleh komputer. Pemanfaatan teknologi informasi oleh para pemakai makin memudahkan dalam melakukan pekerjaannya. Perkembangan teknologi informasi, terutama pada era informasi berdampak signifikan terhadap sistem informasi akuntansi (SIA) dalam suatu perusahaan. Dampak yang dirasakan secara nyata adalah pemrosesan data yang mengalami perubahan dari sistem manual ke sistem komputer. Di samping itu, pengendalian intern dalam SIA serta peningkatan jumlah dan kualitas informasi dalam pelaporan keuangan juga akan terpengaruh. Perkembangan akuntansi yang menyangkut SIA berbasis komputer dalam menghasilkan laporan keuangan akan mempengaruhi perkembangan dari perusahaan. Di era globalisasi dewasa ini, kebutuhan akan adanya sistem informasi manajemen yang baik adalah kebutuhan yang sangat krusial bagi perusahaan. Penggunaan komputer di dalam otomatisasi kantor dan sistem yang terpadu adalah keharusan bagi perusahaan untuk eksis dalam dunia bisnis. Karena itu, para profesional pun dituntut untuk bisa mengembangkan keahlian di bidang komputer secara terus menerus. Salah satu dasar sistem informasi manajemen yang krusial adalah penggunaan program akuntansi dalam melakukan transaksi bisnis. Dengan demikian, penggunaan program akuntansi adalah kebutuhan mendasar untuk menjalankan bisnis, seperti halnya pemasaran dan operasi. Dengan program akuntansi, seluruh aspek bisnis yang dikelola dapat diukur dengan tepat waktu, tanpa harus menunggu selesainya laporan yang harus dibuat secara manual dan memakan waktu lama. Informasi akuntansi sangat berguna bagi aktifitas perusahaan atau manajemen dalam mengambil keputusan. Informasi ini sangat
penting artinya untuk perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan yang efektif untuk kelangsungan hidup perusahaan. Informasi merupakan merupakan salah satu faktor penting bagi perusahaan dalam menjalankan kegiatannya, terutama informasi tentang keuangan dibutuhkan oleh pihak internal maupun eksternal. Sistem informasi akuntansi yang disusun oleh perusahaan dapat secara manual dan dapat secara komputerisasi. Seiring dengan berkembangnya usaha dan banyaknya transaksi yang terjadi di perusahaan seperti transaksi penjualan, pembelian, dan transaksi lainya, mengakibatkan sistem informasi akuntansi yang manual kurang cepat dan akurat bagi pemilik perusahaan. Sehingga pada masa sekarang ini sistem informasi akuntansi secara manual sudah mulai ditinggalkan , sebagai gantinya sistem informasi secara terkomputerisasi mulai digalakan, meskipun saat ini masih terbatas perusahaan yang telah terkomputerisasi. (http://blog.unila.ac.id/nia) Agar perusahaan tersebut dapat mempertahankan kelangsungannya, maka perusahaan tersebut harus mendapatkan laba perusahaan yang baik pula. Salah satu cara agar perusahaan mendapatkan laba yang optimal adalah dari segi penjualan dan pembelian baik tunai ataupun kredit. Diperlukan suatu sistem yang baik agar perusahaan mendapatkan laba yang optimal, yaitu dengan menggunakan sistem pengendalian yang akan menghindarkan perusahaan dari kecurangan, penyimpangan dan resiko kerugian serta untuk mencapai kinerja perusahaan dengan baik. Fungsi dari system pengendalian tersebut dijalankan untuk melihat apakah tindakan-tindakan yang dijalankan telah sesuai dengan rencana yang ditetapkan serta bagaimana pemecahannya apabila terdapat penyimpangandari rencana tersebut,oleh karena itu perlu difungsikan unsure-unsur struktur pengendalian intern. Sistem akuntansi dan prosedur pengendalian dalam hal ini akan diungkapkan dalam sistem akuntansi penjualan dan pembelian serta prosedur pengendalian penjualan dan pembelian. Keduanya perlu diterapkan sebaik mungkin untuk menciptakan informasi yang akurat serta dapat mendukung struktur pengendalian intern pembalian dan penjualan yang diterapkan oleh perusahaan.
TELAAH PUSTAKA Sistem Penjualan Kredit Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli
selalu didahulukan dengan analisa terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Tujuan penyusunan sistem akuntansi adalah : 1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. 3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. 4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Unsur-unsur sistem akuntansi yaitu : a. Formulir b. Jurnal c. Buku besar d. Buku pembantu e. Laporan
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit: 1. Fungsi kredit. 2. Fungsi penjualan. 3. Fungsi gudang. 4. Fungsi Pengiriman. 5. Fungsi akuntansi. 6. Fungsi penagihan. Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredit dengan kartu kredit perushaan adalah: 1. Faktur Penjualan Kartu Kredit 2. Surat Tagihan Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah: 1. Prosedur order penjualan. 2. Prosedur persetujuan kredit. 3. Prosedur pengiriman.
4. Prosedur penagihan. 5. Prosedur pencatatan piutang. 6. Prosedur distribusi penjualan. 7. Prosedur pencatatan harga pkok penjualan. METODE PENELITIAN Objek yang digunakan dalam penulisan ilmiah ini adalah PT Mama, perusahaan yang bergerak dalam bidang farmasi yang beralamat di Jalan Proklamasi no 35 Depok Dua Timur, Indonesia, 16147. PT Mama adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang kesehataan (farmas) kosmetik (kecantikaan dan perawatan tubuh). PT Mama juga melayani resep menerima Resep dari Dokter, Multivitamin, yang bisa dikatakan cukup komplit, bisa di katakan seperti itu, kami juga terima pesanan obat, Kami juga melayani Grosir dan Ecer. kami menerima panggilan tes kesehatan diantaranya tes gula darah call me 99390552 , 98564077. PT Mama berdiri pada bulan Januari Empat tahun yang lalu. Awal berdiri Toko Obat MAMA, lalu berkembang menjadi Apotik dan di Resmikan pada Tiga tahun yang lalu. Dan Even selanjutnya akan di buka BABY SHOP MAMA. Jenis Data / Variabel a. Sistem penjualan kredit PT Mama. b. Prosedur penjualan kredit PT Mama. Metode Pengumpulan Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dari PT Mama berupa prosedur-prosedur penjualan kredit , dukumen-dukumen yang berkaitan dengan system penjualan kredit serta laporan penjualan dan laporan rugi laba PT Mama bulan Maret-Mei 2010. Metode Analisis Data Metode analisis data yang digunakan dalam menganalisis masalah dan mengembangkan data pada penulisan skripsi ini adalah analisis deskriptif dengan menggambarkan melalui penggunaan Bagan Alir Dokumen, Bagan Alir Sistem dan Bagan Alir Keputusan. HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem Akuntansi yang Sedang Berjalan
Sistem akuntansi penjualan kredit yang sedang berjalan di PT Mama mencakup bagian-bagian yang terkait dengan siklus penjualan kredit PT Mama yaitu bagian penjualan, bagian asisten, bagian packing, bagian administrasi, bagian operasional. Sistem akuntansi penjualan kredit PT Mama yang sedang berjalan sesuai dengan prosedur-prosedur yang ditetapkan di PT Mama.
Assisten Bagian Penjualan
Packing
Pembeli
Operasional
Administrasi
Gambar 4.1 Prosedur Penjualan Kredit PT Mama
Bagan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit PT Mama Bagian Penjualan, Bagian Assisten dan Bagian Packing
Gambar 4.2 Gambar Bagan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit PT Mama
Bagan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit PT Mama Bagian Administrasi dan Bagian Operasional
Gambar 4.3 Gambar Bagan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit PT Mama ( Lanjutan) Kelemahan dan Keunggulan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit PT Mama Tabel 4.1
Hasil Analisis Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Sedang Berjalan Aspek Bagian
Sistem Lama / 5 Bagian
Fungsi
Keterangan Bagian penjualan, bagian asissten, bagian packing, bagian administrasi , dan bagian operasional
Dokumen
4 Dokumen
SP 1, faktur pembelian , faktur penjualan, dan bukti penaghihan
Sumber daya
Dari dalam
Tidak
melibatkan
jaringan
transportasi umum Prosedur
Multi fungsi
Masih terdapat perangkapan tugas antara bagian oprasional dan bagian administrasi
Biaya
Rp 7.500.000
Tenaga
kerja
per
bagian
Rp
1.500.000 Pengendalian Internal
Belum optimal
Tidak adanya pemisahan tugas, otorisasi tidak pantas pengecekan independen terdapat
Perancangan Sistem Aplikasi Penjualan Kredit
atas
sistem
belum
Perancangan Sistem Aplikasi Penjualan Kredit Bagian Penjualan dan Bagian Kredit
Gambar 4.4 Gambar Bagan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Bagian Penjualan dan Bagian Kredit
Perancangan Sistem Aplikasi Penjualan Kredit Bagian Gudang, Bagian Pengiriman dan Bagian Penagihan
Gambar 4.5 Gambar Bagan Sistem Akuntansi Bagian Gudang ,Bagian Pengiriman dan Bagian Penagihan
Perancangan Sistem Aplikasi Penjualan Kredit Bagian Piutang, Bagian Kartu Persediaan dan Bagian Jurnal
Gambar 4.6 Gambar Bagan Sistem Akuntansi Bagian Piutang ,Bagian Kartu Persediaan dan Bagian jurnal
Tabel 4.2 Perbedaan Aspek-aspek Penjualan Kredit Sistem Lama Dengan Sistem Baru Aspek Bagian
Sistem Lama / 5 Bagian
Sistem Baru 8 Bagian
Keterangan Bagian yang belum terdapat adalah bagian gudang, bagian piutang dan
Fungsi
bagian kartu persediaan Dokumen
3 Dokumen
5 Dokumen
Dokumen rekapitulisasi HPP dan Bukti memorial belum terdapat
Sumber daya
Prosedur
Dari dalam
Multi fungsi
Dalam
dan Melibatkan jaringan transportasi
luar
umum
Terpisah
Harus terdapat pemisahan tugas antara bagian yang satu dengan bagian lainnya
Biaya
Rp 7.500.000
Rp 12.000.000 Rp 4.500.000 untuk menambah bagian gudang , bagian piutang, dan bagian kartu persediaan
Pengendalian Internal
Belum optimal Sudah Optimal
adanya pemisahan tugas, dokumen yang digunakan pengamanan aset pengurangan risiko bisnis
SIMPULAN DAN IMPLIKASI Simpulan Sistem akuntansi penjualan kredit PT Mama masih belum memadai masih terdapat penumpukan tugas dari bagian ke bagian yang lainya otorisasi penjualan kredit telah dilakukan oleh manager tetapi transaksi dan aktivitas penjualan kredit belum terotorisasi dengan baik antara bagian yang satu dengan bagian yang lain, dokumen yang digunakan masih terdapat kekurangan dalam sistem penjualn kredit. Perancangan sistem aplikasi penjualan kredit yang memadai untuk PT Mama terdapat bagian order penjualan , bagian gudang, bagian piutang, bagian penagihan, bagian pengiriman, bagian jurnal dan bagian kartu persediaan sebagai satu kesatuan dalam menjalankan siklus penjualan kredit PT Mama. Implikasi
Agar PT Mama menerapkan perancangan sistem aplikasi penjualan kredit yang memadai atas siklus penjualan kreditnya , agar pengendalian prosedur penjualan kredit PT Mama dapat optimal dalam usahanya meningkatkan laba. Sistem penjualan kredit dapat terus dikembangan seiring dengan perkembangan bisnis PT Mama.
DAFTAR PUSTAKA Andreas
Handojo dan Sri Maharsi. Pembuatan Sistem Informasi Akuntansiterkomputerisasi Atas Siklus Pembelian Dan Penjualan Pada Cv. X. 2004. (http://puslit.petra.ac.id/journals/informatics/ : 23 Maret 2009)
Djarwanto. 2003. ”Statistik Nonparametrik”. Cetakan pertama. BPFE : Yogyakarta. Febry Widyanti Hudiono. Analisa Dan Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan, Pembelian Dan Kas Pt. Berlian Eka Sakti Tangguh, Medan. 2006. (C/ : 22 Maret 210). http://vibiznews.com/sistem akuntansi/ Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi kesembilan. Salemba Empat : Jakarta. Mulyadi. 2002. “Sistem Akuntansi”. Cetakan ke 4. Salemba empat : Jakarta. Narko. Sistem Akuntansi. Cetakan kelima. 2007. Yayasan Pustaka Nusatama : Yogyakarta. Novi Kurniawana A. Evaluasi sistem penjualan kredit pada PT. Ramayana Solo Mandiri Surakarta. 2007. (www.google.com : 22 Maret 2010) Sutrisno. Sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Sampurna Kuningan Juwana.2005.(http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASH01 74/696ad9f7.dir/doc.pdf : 22 Juli 2010)
