PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan teknologi saat ini ternyata memberikan pengaruh signifikan terhadap aktivitas bisnis. Berbagai teknologi

PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan teknologi saat ini ternyata memberikan pengaruh signifikan terhadap aktivitas bisnis. Berbagai teknologi mulai digunakan untuk membantu dalam menjalankan berbagai aktivitas bisnis. Dalam melaksanakan aktivitas bisnis tersebut dibutuhkan sistem informasi untuk menyediakan segala informasi yang dibutuhkan. Perusahaan dapat menjalankan sebuah sistem informasi menggunakan 2 (dua) cara yaitu secara manual dan terkomputerisasi (Krismiaji, 2002:45). Pada sistem informasi secara manual, pekerjaan dilakukan sepenuhnya oleh manusia. Sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi, pekerjaan manusia dibantu dengan adanya teknologi berupa komputer. Di dalam melakukan proses pencatatan terkomputerisasi diperlukan perancangan basis data (Romney & Steinbart 2004:94). Basis data ini berfungsi untuk menyimpan data yang diperlukan oleh organisasi terkait dengan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Salah satu perusahaan yang masih menggunakan sistem manual adalah Two Rent Car. Two Rent Car adalah salah satu perusahaan jasa penyewaan kendaraan yang berdiri di Salatiga sejak tahun 2008. Saat ini Two Rent Car sedang dalam kondisi yang makin berkembang. Dalam satu hari, dapat terjadi banyak transaksi penyewaan yang melibatkan kendaraan keluar dan masuk dalam jangka waktu yang berbeda-beda. Jumlah kendaraan yang dimiliki pun cukup banyak yaitu sekitar 85 unit mobil dan 50 unit motor. Selain menyewakan kendaraan kepada perorangan, Two Rent Car sudah mulai menyewakan ke perusahaan atau instansi di sekitar Salatiga. Untuk mencatat segala transaksi baik berkaitan dengaan siklus pendapatan maupun pengeluaran, Two Rent Car menggunakan sistem manual dengan pencatatan yang masih sangat sederhana sehingga mulai kesulitan untuk menjalankan kegiatan bisnisnya. Beberapa kesulitan yaitu karyawan kesulitan untuk mengetahui kendaraan mana saja yang tersedia untuk disewa, pencatatan transaksi tidak menggunakan nomor urut sehingga kesulitan ketika

1

mengecek saat pengembalian kendaraan, kesulitan untuk mengecek apakah suatu tansaksi sudah lunas pembayaran atau belum, pemilik kesulitan untuk mengontrol kas karena tidak ada catatan mengenai kas. Dari kesulitan yang dialami dapat dilihat bahwa dengan sistem yang manual, kegiatan mencatat transaksi, memproses dan menghasilkan laporan belum dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Kini sistem informasi yang terkomputerisasi mulai dituntut dalam sektor bisnis untuk memberikan kemudahan dalam menjalankan bisnis. Melalui aplikasi dan berbagai macam program yang tersedia di komputer, diharapkan

dapat

memberikan

efektivitas

dan

efisienitas.

Sistem

komputerisasi akan memudahkan dalam mencatat setiap transaksi yang terjadi secara terperinci, menyimpan data dengan lebih aman dan ringkas, mengolah data lebih cepat dan mudah, serta menghasilkan informasi yang terpercaya, handal dan tepat waktu. Walau memiliki banyak kelebihan, sistem terkomputerisasi juga memiliki kekurangan yaitu membutuhkan listrik untuk menjalankan sistem, biaya perawatan yang lebih mahal dibanding sistem manual, dan resiko kehilangan data. Kekurangan tersebut harus diperhatikan oleh perusahaan yang menggunakan sistem terkomputersasi. Masalah Penelitian Masalah penelitian dalam kasus ini adalah informasi dalam siklus pendapatan dan pengeluaran kas belum dapat terdokumentasi dan tersaji dengan baik, sehingga pemilik kesulitan ketika membutuhkan informasi tertentu. Sebagai contoh pembayaran sewa atas mobil atau motor yang dapat dilakukan dimuka atau diakhir belum dapat terdokumentasi dengan baik menggunakan sistem yang lama, sehingga pemilik kesulitan dalam mengecek apakah seorang pelanggan telah melunasi pembayaran atau belum. Pencatatan transaksi baik mengenai pendapatan maupun pengeluaran kas masih sangat sederhana, data mengenai transaksi dan kendaraan yang tersedia tidak tersimpan dengan baik, proses pengolahan data dan penyusunan laporan kinerja usaha yang tidak handal dan tepat waktu. Karena itu dibutuhkan sistem

2

yang baru yaitu sistem yang terkomputerisasi agar setiap transaksi yang terjadi dapat tercatat, terproses dan tersimpan secara lebih efisien dan efektif. Persoalan Penelitian Dari masalah penelitian yang ada, maka persoalan penelitian yang akan dibahas adalah bagaimana perancangan sistem terkomputerisasi yang dapat memberi kemudahan dalam mencatat, menyimpan dan

mengolah

transaksi bisnis Two Rent Car. Sistem yang dirancangkan haruslah masih bersifat sederhana karena Two Rent Car baru akan beralih dari sistem manual ke sistem komputerisasi. Namun sistem komputerisasi ini harus dapat memberikan kelebihan dibandingkan dengan sistem manual. Tujuan Penelitian Sedangkan tujuan penelitian adalah merancangkan sistem informasi terkomputerisasi yang tepat sehingga dapat menjawab permasalahan yang dialami oleh Two Rent Car. Perancangan sistem terkomputerisasi ini akan dilakukan menggunakan Microsoft Access 2007. Microsoft Access 2007 adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahan kecil hingga menengah. Aplikasi ini adalah anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office. Manfaat Penelitian Dari penelitian yang dilakukan ini akan memberikan manfaat bagi beberapa pihak. Bagi Two Rent Car akan memberikan kemudahan dalam pencatatan transaksi yang terperinci, penyimpanan data yang lebih baik, pengolahan data yang mudah dan dalam waktu yang singkat, serta penyajian laporan atau informasi keuangan yang handal dalam siklus pendapatan dan pengeluaran. Dan bagi para akademisi, dapat memberikan gambaran dan pengetahuan tentang perancangan sistem informasi siklus pendapatan dan pengeluaran menggunakan Microsoft Access 2007.

3

KAJIAN LITERATUR Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari kata yaitu sistem dan informasi. Menurut James Hall sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen- komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem – subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose) (Gondodiyoto, Sanyoto, dkk, 2006 : 92). Menurut Widjajanto, sistem merupakan sesuatu yang memiliki bagian – bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga yaitu input, proses dan output (Widjajanto, 2001 : 2). Input adalah semua arus berwujud ataupun tidak berwujud yang masuk ke dalam sistem. Proses adalah metode atau cara yang digunakan untuk mengubah input menjadi output. Sedangkan output adalah segala hasil atau arus yang keluar dari sistem. Sebuah sistem juga harus memiliki pengendalian. Pengendalian ini sebagai suatu proses yang dipergunakan oleh sistem untuk mengoreksi apabila terjadi kesalahan. Menurut McLeod dalam buku Sanyoto Gondodiyoto dkk, information is processed data, or meaningful data (2006: 95). Jadi informasi adalah data yang telah diproses sehingga mempunyai nilai lebih bagi penggunanya. Informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau tidak dilakukan. Informasi ditentukan oleh efeknya pada pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya (James Hall, 2001: 14). Informasi sering digunakan oleh pihak manajemen untuk mengambil sebuah keputusan atau kebijakan perusahaan. Karena itulah informasi yang dihasilkan oleh sistem haruslah informasi yang memiliki kualitas yang baik. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen yang lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu (Jogiyanto,2003), berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan rangkuman rutin dan laporan tertentu.

4

Siklus Pendapatan Siklus pendapatan merupakan salah satu dari lima siklus transaksi perusahaan . Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan- penjualan tersebut (Romney & Steinbart, 2005:5). Sebenarnya siklus pendapatan pada perusahaan dagang dan jasa memiliki banyak kesamaan dalam pencatatan akuntansi. Hanya berbeda dari produk yang ditawarkan kepada konsumen. Perusahaan dagang menawarkan produk berupa barang yang riil, sedangkan perusahaan jasa adalah perusahaan yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memperoleh pendapatan atau penghasilan melalui pelayanan jasa – jasa tertentu. Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney & Steinbart, 2005:74). Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Database Manajemen Sistem (DBMS) Database manajemen sistem adalah bagian perangkat lunak yang didesain untuk memudahkan pekerjaan pengolahan data. Dengan menyimpan data ke dalam DBMS, akan lebih mudah daripada menyimpannya ke dalam sekumpulan sistem file (Kristanto, 2003:74). Beberapa keuntungan yang didapat dengan penggunaan DBMS adalah: a. Dengan manajemen data, pengaturan akses, penggunaan dan pengamanan database yang terpusat, DBMS akan dapat meyederhanakan sistem informasi perusahaan.

5

b. DBMS dapat mengurangi redundansi data dengan jalan menghapus data yang sama yang sering direkam berulang-ulang jika perusahaan memiliki berbagai pulau-pulau sistem yang tidak terintegrasi. c. DBMS dapatmengurangi kerancuan data melalui pengendalian kreasi dan definisi data secara terpusat. d. DBMS dapat mengurangi ketergantungan data-program dengan jalan memisah pandangan loigis data dari pandangan fisiknya. e. DBMS dapat mengurangi biaya pengembangan dan pemeliharaan program. f. DBMS meningkatkan fleksibilitas sistem informasi karena dengan mudah dapat menjawab berbagai pertanyaan dan permintaan (query) khusus yang diajukan oleh berbagai unit organisasi yang memerlukan. g. DBMS meningkatkan akses dan ketersediaan informasi. (Widjajanto, 2001:120). Database dapat didesain dalam 3 (tiga) model, yaitu model hirarkis, model jaringan dan model relasional (Widjajanto, 2001:126). Model data yang paling mutakhir adalah model relasional. Model relasional adalah model yangmemperlakukan data dalam database seolah-olah disimpan dalam suatu tabel yang berhubungan dua dimensi (Widjajanto, 2001:129). Untuk mengembangkan database, diperlukan 2 (dua) jenis desain yaitu fisik dan konseptual. Desain fisik adalah desain yang menunjukkan bagaimana database itu dibentuk pada perangkat penyimpanan direct access. Sedangkan desain konseptual adalah suatu model abstrak database ditinjau dari perspektif bisnis (Widjajanto, 2001:134). Desain konseptual pada umumnya dikembangkan dengan menggunakan diagram entity-relationship (ER). Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram) Diagram hubungan entitas (Entity Relationship Diagram/ERD) merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema basis data (Romney dan Steinbart, 2004:134). Untuk membuat ERD diperlukan 3 (tiga) tahap (Krismiaji, 2002:154), yaitu:

6

a. Membuat tabel untuk setiap entitas. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi ( Romney & Steinbart, 2004: 134). Suatu entitas bisa terdiri dari beberapa atribut. b. Mengidentifikasi atribut. Ada 3 (tiga) jenis atribut (Romney & Steinbart, 2004:106), yaitu: Primary key adalah atribut atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara unik mengidentifikasi baris dalam suatu tabel Foreign key adalah suatu nilai dalam basis data yang memiliki nilai yang sesuai dengan kunci utama/ primary key di hubungan yang lain. Non-key attribute adalah atribut lainnya yang bukan berupa atribut kunci. c. Menerapkan Hubungan. Terdapat tiga jenis hubungan antara entitas yang menunjukkan hubungan kardinalitas (Romney & Steinbart, 2004:134), yaitu: Hubungan satu-ke-satu (One –to-one relationship) Satu anggota entitas A akan berasosiasi dengan tepat satu anggota entitas B, dan demikian pula sebaliknya. Hubungan satu-ke-banyak (One –to-many relationship) Satu anggota entitas A dapat diasosiasikan dengan lebih dari satu anggota entitas B, tetapi satu anggota entitas B hanya dapat diasosiasikan dengan satu anggota entitas A. Hubungan banyak-ke-banyak (Many-to-many relationship) Satu anggota entitas A dapat diasosiasiakan dengan lebih dari satu anggota entitas B dan demikian pula sebaliknya. d. Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya (Romney & Steinbart 2004:143).

7

METODE PENELITIAN Objek Penelitian Objek dalam penelitian ini adalah penyewaan kendaraan “Two Rent Car” yang beralamat di Jalan Turen no 13, Salatiga. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara terhadap pemilik dan pegawai yang bertujuan untuk mengumpulkan data – data yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan serta observasi untuk mengamati jalannya aktivitas pada siklus pendapatan dan pengeluaran Two Rent Car. Jenis Data a. Data primer Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari sumbernya (Siagian dan Sugiarto, 2006). Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara langsung dengan pemilik “Two Rent Car” mengenai sejarah berkembangnya Two Rent Car, prosedur-prosedur peminjaman kendaraan, kesulitan yang terjadi selama ini, dan observasi untuk mengetahui gambaran kegiatan bisnis pada siklus pendapatan dan pengeluaran kas Two Rent Car sehingga dapat menentukan hubungan antar entitas. b. Data sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data (Siagian dan Sugiarto, 2006). Data sekunder diperoleh dari catatan transaksi, kwitansi, dan catatan kendaraan. Teknik dan Langkah Analisis Dalam penelitian ini, data yang diperoleh dianalisis dengan menggunakan teknik analisis deskriptif kualitatif. Teknik analisis tersebut digunakan untuk menganalisis semua data yang telah diperoleh berhubungan dengan perancangan Sistem Informasi Akuntansi bagi “Two Rent Car”.

8

Langkah – langkah yang digunakan dalam penelitian adalah : a. Melakukan wawancara terhadap pemilik dan pegawai untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan melakukan observasi mengenai siklus pendapatan dan pengeluaran. b. Mengumpulkan laporan – laporan terkait dengan siklus pendapatan dan pengeluaran kas, seperti catatan transaksi, kwitansi dan catatan kendaraan. Kemudian langkah – langkah merancang sistem informasi yang didapat saat penelitian adalah: a. Mengidentifikasi entitas yang berhubungan dalam siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. b. Menentukan atribut – atribut yang berhubungan dengan entitas pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. c. Menetapkan kardinalitas antar entitas pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. d. Merancang database siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. e. Merancang query, form, report, dan switchboard (menu utama) berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.

ANALISIS DAN PEMBAHASAN Gambaran Singkat Objek Penelitian Two Rent Car merupakan perusahaan jasa yang bergerak pada bidang usaha persewaan kendaraan baik motor maupun mobil. Two Rent Car didirikan pada tanggal 27 Juli 2008 oleh Herman Wahyudi, SE. Two Rent Car berlokasi di Jalan Turen no 9, Salatiga. Pada saat itu, persewaan kendaraan masih jarang dijumpai di kota Salatiga. Dengan bermodalkan 1 (satu) buah unit mobil yaitu Mazda E2000, pemilik menjalankan usahanya. Saat ini Two Rent Car sudah memiliki 85 unit mobil dan 50 unit motor. Untuk menunjang semakin berkembangnya aktivitas bisnis Two Rent Car, akhirnya Two Rent Car berpindah lokasi ke Jalan Turen nomor 13 Salatiga. Dengan tempat yang lebih luas, kendaraan yang dimiliki dapat

9

disimpan dengan lebih baik. Sasaran utama Two Rent Car adalah mahasiswa di sekitar Salatiga. Namun sewa juga dapat dilakukan untuk masyarakat umum. Saat ini pun Two Rent Car mulai menyewakan kendaraan ke perusahaan maupun instansi di sekitar kota Salatiga. Jam kerja Two Rent Car dimulai pada pukul 08.00 – 21.00, tetapi jam tersebut dapat berubah apabila memang ada transaksi penyewaan yang mendadak. Untuk penyewaan mobil, dapat dilakukan dengan sopir maupun tanpa sopir. Pembayaran atas sewa dapat dilakukan diawal maupun di akhir penyewaan. Pengeluaran kas terjadi ketika dilakukan perawatan untuk mobil maupun motor serta membayar upah soipir Two Rent Car. Pemegang kekuasaan tertinggi di Two Rent Car adalah pada ketua atau pemilik Two Rent Car. Dibawah ketua terdapat wakil ketua yang membantu kerja ketua. Kemudian karyawan dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu bagian administrasi-keuangan dan bagian perawatan kendaraan. Bagian administrasikeuangan terdiri dari 2 (dua) orang karyawan yang bekerja dengan shift sedangkan bagian perawatan terdiri dari 3 (tiga) orang karyawan. Two Rent Car memiliki 7 (tujuh) orang sopir. Berikut adalah struktur organisasi Two Rent Car.

Ketua / Pemilik Two Rent Car

Wakil Ketua Two Rent Car

Bagian AdministrasiKeuangan

Bagian Perawatan Kendaraan

Sopir

Gambar 1. Struktur Organisasi Two Rent Car

10

Adapun pembagian tugas pada Two Rent Car adalah sebagai berikut: a. Ketua / Pemilik Two Rent Car Bertanggungjawab atas semua kegiatan bisnis yang terjadi atas nama Two Rent Car Membuat kebijakan terkait dengan jalannya bisnis Mengawasi dan mengontrol jalannya bisnis Membuat keputusan strategik untuk mengatasi masalah yang tak terduga. b. Wakil Ketua Two Rent Car Bertanggungjawab terhadap ketua / pemilik Two Rent Car Membantu ketua dalam mengawasi dan mengontrol jalannya bisnis Apabila ketua tidak berada di tempat, membuat keputusan strategik untuk mengatasi masalah yang tak terduga c. Bagian Administrasi-Keuangan Melayani pelanggan yang akan melakukan sewa Mencatat semua kendaraan yang dimiliki Two Rent Car Mencatat semua transaksi persewaan yang terjadi Mencatat semua transaksi pengeluaran kas yang terjadi Mengelola keuangan Two Rent Car d. Bagian Perawatan Kendaraan Menjaga kebersihan kendaraan Menjaga kondisi mesin dan fisik kendaraan Bertanggungjawab atas penyimpanan kendaraan e. Sopir Memenuhi transaksi sewa yang menggunakan jasa sopir Sistem pendapatan dan pengeluaran di Two Rent Car masih menggunakan sistem manual yang sederhana. Transaksi sewa dicatat sederhana dalam buku catatan sewa. Belum ada dokumen untuk surat jalan maupun bukti sewa. Bukti pembayaran menggunakan kwitansi biasa, baik

11

untuk mencatat down payment maupun total pembayaran sewa, sehingga terkadang sulit untuk mengecek apakah suatu transaksi sudah terselesaikan pembayarannya. Untuk pencatatan kas keluar pun sederhana tanpa ada bukti kas keluar. Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan Siklus Pendapatan pada Two Rent Car didapat dari aktivitas menyewakan kendaraan baik mobil maupun motor. Siklus ini diawali dengan menerima pesanan sewa dari pelanggan baik melalui telepon ataupun pelanggan langsung datang ke tempat penyewaan. Untuk melakukan sewa, pelanggan dari kalangan mahasiswa hanya membutuhkan KTM sebagai syarat. Sedangkan untuk masyarakat umum yang baru pertama kali akan meminjam, syarat yang dibutuhkan adalah KTP, Kartu Keluarga dan Rekening Listrik. Setelah dilakukan pencatatan data pelanggan, karyawan akan memeriksa apakah kendaraan yang diinginkan tersedia. Apabila kendaraan tersedia, maka transaksi sewa dapat dilakukan. Apabila kendaraan tidak tersedia, maka sewa ditolak dan disarankan untuk memilih kendaraan dengan model yang lain. Pelanggan diberi kebebasan untuk memilih kapan melakukan pembayaran atas sewa. Pembayaran dapat dilakukan tunai di awal maupun diakhir saat mengembalikan kendaraan. Untuk pembayaran diawal, pelanggan akan langsung diberi kwitansi. Sedangkan untuk pembayaran diakhir, kwitansi juga baru akan diserahkan diakhir saat pembayaran dilakukan. Berikut adalah flowchart siklus pendapatan Two Rent Car.

12

Bagian Administrasi-Keuangan Pelanggan Fotocopy Kartu Identitas

Pesanan tipe kendaraan yang akan disewa oleh pelanggan

Mencatat data pelanggan dan melihat ketersediaan kendaraan

Ketersediaan kendaraan yang akan disewa

Tidak tersedia

Tersedia

Fotocopy Kartu Identitas


pelanggan

Menerima pesanan sewa

Diakhir

Membayar diawal/ diakhir




an

Uang

Mencatat sewa dan membuat kwitansi

Mencatat sewa

ke nd ara

Dari pelanggan

Diawal

Catatan sewa

ke nd

Kwitansi

ara a


Catatan sewa

n

D

pelanggan

D

pelanggan

Untuk pembayaran diakhir

Untuk pembayaran diawal

pelanggan

ken

pelanggan

ken

dar

aan

Menghitung jumlah bayar & overtime

Kwitansi

dar

aan

Menghitung sisa bayar & overtime Dari pelanggan Dari pelanggan

Uang Uang Membuat kwitansi

Membuat kwitansi

Kwitansi

Kwitansi

pelanggan

pelanggan

Gambar 2. Flowchart Siklus Pendapatan Two Rent Car

13

Pada Siklus Pendapatan Two Rent Car, dokumen yang dipergunakan kurang dapat menangkap aktivitas bisnis yang terjadi. Dibutuhkan dokumen yang berfungsi sebagai surat bukti peminjaman kendaraan yang nantinya diberikan kepada pelanggan. Dalam dokumen tersebut juga terekam jumlah pembayaran yang dilakukan dimuka/down payment. Kemudian kwitansi sebaiknya diganti dengan bukti pembayaran lunas yang nantinya diberikan ketika pelanggan melunasi pembayaran. Proses dilakukan menggunakan sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan dalam mengupdate file Two Rent Car. Berikut adalah rekomendasi flowchart siklus pendapatan Two Rent Car: Bagian Administrasi-Keuangan Pelanggan Pesanan tipe kendaraan yang akan disewa oleh pelanggan Fotocopy Kartu Identitas

input

Mencatat data pelanggan dan melihat ketersediaan kendaraan

Tidak tersedia

Penyewaan

Ketersediaan kendaraan yang akan disewa

Tersedia



pelanggan

Menerima sewa

Membayar diawal/ diakhir

Diakhir Fotocopy Kartu Identitas

Diawal

Input

Laporan sewa


Bukti penyewaan

Mencatat sewa dan membuat bukti penyewaan

Penyewaan

ken

Laporan sewa

da

raa

n

D

Uang

Input

Mencatat sewa dan membuat bukti penyewaan

Penyewaan

Dari Pelanggan



D

Pelanggan

Bukti penyewaan

ken

da raa n

Pelanggan

Gambar 3. Rekomendasi Flowchart Siklus Pendapatan Two Rent Car

14

Untuk pembayaran diawal & diakhir

Pelanggan

ken

dar

Bukti Penyewaan

aan Input

Penyewaan

Menghitung overtime dan total pembayaran

Dari pelanggan

Bukti Penyewaan

Uang

N Input

Kas

Membuat bukti pembayaran dan laporan penerimaan kas

Bukti Pembayaran

Laporan Penerimaan Kas

Pelanggan

Pemilik

Gambar 4. Rekomendasi Flowchart Siklus Pendapatan Two Rent Car (lanjutan)

Rangkaian Aktivitas Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran pada Two Rent Car terjadi akibat adanya perawatan kendaraan. Siklus ini diawali dengan melihat catatan kendaraan untuk mengecek jadwal perawatan tiap mobil dan motor yang merupakan tanggungan Two Rent Car. Tidak semua kendaraan merupakan milik Two Rent Car, melainkan ada beberapa yang merupakan investasi orang lain, maka tidak semua biaya servis mobil dan motor ditanggung oleh Two Rent Car. Ada biaya servis yang ditanggung sendiri oleh pemilik kendaraan sesuai dengan perjanjian yang dilakukan di awal kerja sama. Setiap mobil dan motor memiliki jadwal perawatan yang berbeda serta dealer atau bengkel yang berbeda tergantung dengan merek dan jenis kendaraan. Perawatan dilakukan secara rutin dengan jangka waktu yang berbeda – beda. Selain dari perawatan kendaraan, pengeluaran juga terjadi dari biaya bensin atas sewa dan upah sopir. Biaya bensin atas sewa terjadi untuk paket sewa dengan tarif kota

15

tertentu. Biaya upah sopir terjadi untuk penyewaan dengan menggunakan jasa sopir. Berikut adalah flowchart siklus pengeluaran kas Two Rent Car. Bagian Administrasi-

Bagian Perawatan

Keuangan

Kendaraan

Sopir

A

Uang

Mulai Catatan kendaraan yg hrs diservis

Uang

Catatan kendaraan yg hrs diservis

Menyerahkan ke bag. perawatan kendaraan

Membuat catatan upah sopir

Membeli bensin

Mengambil mobil dan melakukan servis

Struk pembelian bensin

A Catatan upah sopir

Uang

B


ke


nd

ara

an

Nota servis

Menyerahkan ke bag. Admkeuangan


Dealer/bengkel

Dealer/bengkel Membuat catatan pengeluaran kas

B Nota servis

ke

nd

ara a

n

Catatan upah sopir

D


D

Nota servis

B

D

Catatan pengeluaran kas

Pemilik

Gambar 5. Flowchart Siklus Pengeluaran

Pada siklus ini sebaiknya ditambahkan dokumen bukti pembayaran untuk mencatat pengeluaran kas yang terjadi. Proses dilakukan menggunakan

16

sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan dalam melihat jadwal servis kendaraan, mengecek penyewaan yang menggunakan bensin, serta dalam mengupdate file Two Rent Car. Berikut adalah rekomendasi flowchart siklus pengeluaran Two Rent Car:

Bagian Administrasi-Keuangan Bagian Perawatan Kendaraan Mulai Catatan kendaraan yg hrs diservis

Uang

Membuat catatan upah sopir

Menyerahkan ke bag. perawatan kendaraan

Sopir

A

Uang


Membeli bensin


Mengambil mobil dan melakukan servis

A Catatan upah sopir

B

Uang Struk pembelian bensin

Menyerahkan ke bag. Admkeuangan

ke


nd

ara

an

Nota servis


Dealer/bengkel B Input

Dealer/bengkel Membuat bukti kas keluar dan laporan pengeluaran kas

Pengeluaran

Nota servis

ke

nd

ara a

n

Nota servis

D

Bukti Kas Keluar

Catatan upah sopir

D


B

D

Catatan pengeluaran kas

N Pemilik

Gambar 6. Rekomendasi Flowchart Siklus Pengeluaran

17

Mengidentifikasi Entitas dan Menganalisis Kardinalitas a. Siklus Pendapatan Two Rent Car Siklus Pendapatan Two Rent Car memiliki 7 (tujuh) entitas yang saling berhubungan. Entitas tersebut adalah entitas kendaraan, entitas penyewaan, entitas pelanggan, entitas kas, entitas penerimaan kas, entitas paket sewa dan entitas karyawan. Dalam suatu sistem, entitas satu dengan yang lain akan memiliki hubungan. Berikut adalah gambaran hubungan antar entitas yang dimiliki oleh Two Rent Car. 1. Hubungan entitas kendaraan dengan penyewaan Hubungan antara entitas kendaraan dengan penyewaan adalah one-tomany karena setiap kendaraan bisa berkaitan dengan banyak penyewaan, dan setiap satu penyewaan hanya dapat terdiri dari satu kendaraan. 2. Hubungan entitas paket sewa dengan penyewaan Hubungan antara entitas paket sewa dengan penyewaan adalah one-tomany karena setiap paket sewa bisa berkaitan dengan banyak penyewaan, dan setiap penyewaan hanya dapat terdiri dari satu paket sewa. 3. Hubungan entitas penyewaan dengan pelanggan Hubungan antara entitas penyewaan dengan pelanggan adalah one-tomany karena setiap satu transaksi penyewaan selalu berhubungan dengan satu pelanggan, dan setiap pelanggan bisa melakukan lebih dari satu transaksi penyewaan. 4. Hubungan entitas penyewaan dengan karyawan Hubungan antara entitas penyewaan dengan karyawan adalah one-tomany karena setiap satu transaksi penyewaan akan dilayani oleh satu karyawan, dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi penyewaan. 5. Hubungan entitas penyewaan dengan penerimaan kas Hubungan antara entitas penyewaan dengan penerimaan kas adalah one-to-one karena setiap transaksi penyewaan akan berhubungan

18

dengan satu transaksi penerimaan kas, dan satu transaksi penerimaan kas akan terhubung dengan satu transaksi penyewaan. 6. Hubungan entitas penerimaan kas dengan karyawan. Hubungan antara entitas penerimaan kas dengan karyawan adalah oneto-many karena setiap satu transaksi penerimaan kas akan dilayani oleh satu karyawan, dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi penerimaan kas. 7. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pelanggan Hubungan antara entitas penerimaan kas dengan pelanggan adalah one-to-many karena setiap satu transaksi penerimaan kas selalu berhubungan dengan satu pelanggan, dan setiap pelanggan bisa melakukan lebih dari satu transaksi penerimaan kas. 8. Hubungan entitas penerimaan kas dengan kas Hubungan antara entitas kas dengan penerimaan kas adalah one-tomany karena setiap penerimaan kas kas terhubung dengan satu kas, dan kas dapat tehubung dengan banyak transaksi penerimaan kas.

Kendaraan

Penyewaan

Pelanggan

Penerimaan Kas

Karyawan

Paket Sewa

Kas

Gambar 7. ERD Siklus Pendapatan Two Rent Car

19

Pada Siklus Pendapatan Two Rent Car, setiap entitas memiliki atribut yang mengandung informasi mengenai entitas tersebut. Berikut adalah atribut yang dimiliki oleh tiap entitas: 1. Entitas Kendaraan Atribut untuk entitas kendaraan adalah nomor polisi kendaraan, ID mobil, jenis kendaraan, merek kendaraan, tipe kendaraan, warna kendaraan, pemilik kendaraan, dan status kendaraan. 2. Entitas Paket Sewa Atribut untuk entitas paket sewa adalah kode paket, tipe kendaraan, ID mobil, keterangan, tariff, dan jam. 3. Entitas Penyewaan Atribut untuk entitas penyewaan adalah nomor penyewaan, tanggal transaksi, jam sewa, lama pinjam, tanggal kembali, jam kembali, total pembayaran, dan DP. 4. Entitas Pelanggan Atribut untuk entitas pelanggan adalah kode pelanggan, nama pelanggan, nomor kartu identitas, jenis kartu identitas, alamat pelanggan, dan nomor telepon. 5. Entitas Karyawan Atribut untuk entitas karyawan adalah nomor induk karyawan, nama karyawan, jenis kartu identitas, nomor kartu identitas, alamat karyawan, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor telepon, dan jabatan. 6. Entitas Penerimaan Kas Atribut untuk entitas pengembalian adalah nomor bukti pembayaran, tanggal transaksi, jam transaksi, overtime dan total pembayaran. 7. Entitas Kas Atribut untuk entitas kas adalah nomor akun tanggal transaksi, jumlah setoran, dan saldo akhir.

20

Kendaraan PK: Nomor polisi kendaraan NKA:ID mobil Jenis kendaraan Merek kendaraan Tipe kendaraan Warna kendaraan Pemilik kendaraan Status kendaraan

Paket Sewa PK: Kode Paket NKA: Tipe Kendaraan ID mobil Keterangan Tarif Jam Kas PK: No. akun NKA Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir

Penyewaan PK: Nomor penyewaanc NKA:Tgl. Transaksi Jam transaksi Lama pinjam Tgl kembali e kembali g Jam Tgl kembali Total Pembayaran DP

Pelanggan i PK: Kode pelanggan NKA: Nama pelanggan Jenis kartu Identitas Nomor Kartu Identitas Alamat pelanggan Nomor telepon

Karyawan Penerimaan Kas PK: No. bukti pembayaran NKA: Tgl. Transaksi Jam Transaksi Overtime Total bayar

PK: NIK NKA: Nama karyawan Nomor Kartu Identitas Jenis kartu Identitas Alamat karyawan Tempat tgl. Lahir Jenis kelamin Nomor telepon Jabatan

Keterangan: PK: Primary key NKA: Non Key Atribut Gambar 8. ERD Siklus Pendapatan Two Rent Car dengan Atribut

Setiap entitas sebaiknya memiliki primery key (PK) sebagai atribut yang mewakili entitas tersebut. Selain itu apabila dibutuhkan sebuah entitas dapat memiliki foreign key (FK). Berikut adalah rancangan ERD Siklus Pendapatan Two Rent Car beserta atributnya.

21

Kendaraan PK: Nomor polisi kendaraan NKA:ID mobil Jenis kendaraan Merek kendaraan Tipe kendaraan Warna kendaraan Pemilik kendaraan Status kendaraan

Paket Sewa PK: Kode Paket NKA:Tipe Kendaraan ID mobil Keterangan Tarif Jam Kas PK: No. akun NKA: Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir

Penyewaan PK: Nomor bukti penyewaan c FK: Kode pelanggan NIK Kode paket No polisi kendaraan NKA:Tgl. Transaksi g Jam Transaksi Lama pinjam Tgl kembali Jam Kembali Total Pembayaran DP Status

Pelanggan i PK: Kode pelanggan NKA: Nama pelanggan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Alamat pelanggan Nomor telepon

Penerimaan Kas PK: No. bukti pembayaran FK: No. bukti penyewaan, Kode pelanggan NIK No akun NKA: Tgl. Transaksi Jam Transaksi Overtime Total bayar

Karyawan PK: NIK NKA: Nama karyawan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Alamat karyawan Tempat tgl. Lahir Jenis kelamin Nomor telepon Jabatan

Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key NKA: Non Key Atribut Gambar 9. Rancangan ERD Siklus Pendapatan Two Rent Car Full Atribut

b. Siklus Pengeluaran Two Rent Car Siklus pengeluaran kas Two Rent Car memiliki 6 ( enam ) entitas yang saling berhubungan. Entitas tersebut adalah entitas kendaraan, entitas kegiatan

operasional,

entitas

dealer/bengkel,

entitas

kas,

entitas

pengeluaran kas, dan entitas karyawan. Dalam suatu sistem, entitas satu dengan yang lain akan memiliki hubungan. Berikut adalah gambaran hubungan antar entitas yang dimiliki oleh Two Rent Car.

22

1. Hubungan entitas kendaraan dengan kegiatan operasional Hubungan antara entitas kendaraan dengan perawatan kendaraan adalah one-to-many karena setiap kendaraan bisa berkaitan dengan banyak kegiatan operasional, dan setiap satu kegiatan operasional hanya terdiri dari satu kendaraan. 2. Hubungan entitas kegiatan operasional dengan dealer/bengkel Hubungan antara entitas kegiatan operasional dengan dealer/bengkel adalah one-to-many karena setiap satu transaksi perawatan kendaraan selalu

berhubungan

dengan

satu

dealer/bengkel,

dan

setiap

dealer/bengkel bisa terhubung dengan lebih dari satu transaksi kegiatan operasional. 3. Hubungan entitas kegiatan operasional dengan karyawan Hubungan antara entitas kegiatan operasional dengan karyawan adalah one-to-many karena setiap satu transaksi kegiatan operasional akan dilayani oleh satu karyawan, dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi kegiatan operasional. 4. Hubungan entitas kegiatan operasional dengan pengeluaran kas Hubungan antara entitas perawatan kendaraan dengan pengeluaran kas adalah one-to-one karena setiap transaksi kegiatan operasional akan berhubungan dengan satu transaksi pengeluaran kas, dan satu transaksi pengeluaran kas akan terhubung dengan satu transaksi kegiatan operasional. 5. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan karyawan. Hubungan antara entitas pengeluaran kas dengan karyawan adalah one-to-many karena setiap satu transaksi pengeluaran kas akan dilayani oleh satu karyawan, dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi pengeluaran kas. 6. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan dealer/bengkel Hubungan antara entitas pengeluaran kas dengan dealer/bengkel adalah one-to-many karena setiap satu transaksi pengeluaran kas selalu

23

berhubungan dengan satu dealer/bengkel, dan setiap dealer/bengkel bisa melakukan lebih dari satu transaksi pengeluaran kas. 7. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas kas Hubungan antara entitas kas dengan pengeluaran kas adalah one-tomany karena setiap pengeluaran kas terhubung dengan satu kas, dan kas dapat tehubung dengan banyak transaksi pengeluaran kas.

Kendaraan

Kegiatan Operasional

Dealer/Bengkel

Kas

Pengeluaran Kas

Karyawan

Gambar 10. ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car Pada Siklus Pengeluaran Two Rent Car, setiap entitas memiliki atribut yang mengandung informasi mengenai entitas tersebut. Berikut adalah ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car beserta atribut yang dimiliki. 1. Entitas Kendaraan Atribut untuk entitas kendaraan adalah nomor polisi kendaraan, jenis kendaraan, merek kendaraan, tipe kendaraan, warna kendaraan, pemilik kendaraan, dan status kendaraan. 2. Entitas Kegiatan Operasional Atribut untuk entitas perawatan kendaraan adalah nomor kegiatan operasional, tanggal transaksi, jenis kegiatan operasional, keterangan. 3. Entitas Dealer/bengkel Atribut untuk entitas dealer/bengkel adalah kode dealer/bengkel, nama dealer/bengkel, alamat, dan nomor telepon.

24

4. Entitas Karyawan Atribut untuk entitas karyawan adalah nomor induk karyawan, nama karyawan, jenis kartu identitas, nomor kartu identitas, alamat karyawan, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, nomor telepon, dan jabatan. 5. Entitas Pengeluaran Kas Atribut untuk pengeluaran kas adalah nomor pengeluaran kas, tanggal transaksi, dan upah. 6. Entitas Kas Atribut untuk entitas kas adalah nomor akun, tanggal transaksi, nominal, dan saldo akhir.

Kendaraan


PK: Nomor polisi kendaraan NKA: ID mobil Jenis kendaraan Merek kendaraan Tipe kendaraan Warna kendaraan Pemilik kendaraan Status kendaraan

PK: No. kegiatan operasional NKA: Tanggal transaksi Jenis keg. operasional Keterangan

Kas

Pengeluaran kas

Dealer/bengkel PK: Kode dealer/bengkel NKA: Nama dealer/bengkel Alamat No. telepon

Karyawan

PK: No. akun NKA: Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir

PK: Nomor kas keluar NKA: Tgl. Transaksi Upah

PK: NIK NKA: Nama karyawan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Alamat karyawan Tempat tgl. Lahir Jenis kelamin Nomor telepon Jabatan

Keterangan: PK: Primary key NKA: Non Key Atribut Gambar 11. ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car dengan Atribut Setiap entitas sebaiknya memiliki primery key (PK) sebagai atribut yang mewakili entitas tersebut. Selain itu apabila dibutuhkan sebuah entitas dapat memiliki foreign key (FK). Berikut adalah rancangan ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car beserta atribut lengkapnya.

25


Kendaraan PK: FK: PK: Nomor polisi kendaraan NKA: ID mobil Jenis kendaraan Merek kendaraan Tipe kendaraan Warna kendaraan Pemilik kendaraan Status kendaraan

No. kegiatan operasional No. Polisi Kendaraan Kode Dealer/bengkel NIK NKA: Tanggal transaksi Jenis keg. operasional Keterangan

Pengeluaran kas Kas PK: No. akun NKA: Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir

PK: FK:

No. bukti kas keluar No. keg. operasional NIK Kode dealer/bengkel No akun NKA: Tgl. Transaksi Upah

Dealer/bengkel PK: kode dealer/bengkel NKA: Nama dealer/bengkel Alamat No. telepon


Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key NKA: Non Key Atribut Gambar 12. Rancangan ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car Full Atribut Dalam aktivitas pengeluaran Two Rent Car yang berhubungan dengan aktivitas penyewaan kendaraan, terdapat pengeluaran untuk upah sopir. Pengeluaran ini terjadi untuk sewa dengan paket tujuan kota, karena upah sopir masuk di dalam tarif paket tersebut. Seharusnya pengeluaran untuk upah masuk ke dalam siklus yang berbeda yaitu siklus penggajian. Namun karena upah sopir melekat pada pendapatan sewa, maka upah sopir ini harus dikeluarkan dan dicatat sebagai pengeluaran kas. Kondisi ini menyebabkan muncul entitas pengupahan sopir yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Entitas pengupahan sopir berhubungan dengan berhubungan dengan entitas persewaan, karyawan, dan kas. Selain itu muncul pula entitas pendapatan lain-lain untuk mencatat apabila terjadi pendapatan diluar penyewaan dan entitas pengeluaran lain-lain untuk mencatat transaksi pengeluaran diluar kegiatan

26

operasional. Berikut adalah gabungan ERD Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran.

Pengeluaran Kas Lain-Lain PK: FK:

No. kas keluar lain-lain No. akun NIK NKA: Tgl. Transaksi Keterangan Total

Pengeluaran kas

Kas PK: No. akun NKA: Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir

PK: FK:

No. bukti kas keluar No. keg. operasional NIK Kode dealer/bengkel No akun NKA: Tgl. Transaksi Total bayar

Dealer/bengkel PK: Kode dealer/bengkel NKA: Nama dealer/bengkel Alamat No. telepon

Kegiatan Operasional PK: FK:

No. kegiatan operasional NIK No Polisi Kendaraan Kode Dealer/bengkel NKA: Tanggal transaksi Jenis keg. operasional Keterangan

Pengupahan Sopir Kendaraan PK: Nomor polisi kendaraan NKA:ID mobil Jenis kendaraan Merek kendaraan Tipe kendaraan Warna kendaraan Pemilik kendaraan Status kendaraan

PK: FK:

No. pengupahan sopir No Bukti Penyewaan NIK NKA: Tanggal transaksi No. penyewaan Upah.


Penyewaan PK: FK:

Paket Sewa PK: Kode Paket NKA: Tipe Kendaraan ID mobil Keterangan Tarif. Jam

Nomor bukti penyewaan Kode pelanggan Kode karyawan No Polisi Kendaraan Kode Paket NKA:Tgl. Transaksi Jam Transaksi Lama meminjam Tgl kembali Jam kembali Total Pembayaran Status

Pelanggan PK: Kode pelanggan NKA: Nama pelanggan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Jenis kelamin Nomor telepon

Penerimaan Kas

Kas PK: No. akun NKA: Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir

PK: No. bukti pembayaran FK: No. bukti penyewaan, Kode pelanggan Kode karyawan No akun NKA: Tgl. Transaksi Overtime Total bayar Penerimaan Kas Lain PK: FK:

No. kas masuk lain-lain No. akun NIK NKA: Tgl. Transaksi Keterangan Total


Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key NKA: Non Key Atribut Gambar 13. Gabungan ERD Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Two Rent Car

27

Perancangan Sistem Informasi Tabel Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi data dalam kolom (field) dan baris (record). Dibutuhkan 13 tabel untuk menyimpan informasi yang terjadi pada siklus pendapatan dan pengeluaran Two Rent Car. Berikut ini adalah penjelasan mengenai 13 tabel tersebut. Tabel Kendaraan Tabel kendaraan ini bertujuan untuk menyimpan data – data tiap kendaraan. Tabel kendaraan ini memiliki 8 (delapan) field, yaitu nomor polisi (primary key) dengan jenis data text dan field size 10, ID mobil dengan jenis data text dan field size 5, jenis kendaraan dengan jenis data text dan field size 12, merek dengan jenis data text dan field size 10, tipe dengan jenis data text dan field size 20, warna dengan jenis data text dan field size 15, pemilik dengan jenis data text dan field size 30, dan status dengan jenis data text dan field size 15. Berikut adalah gambaran desain tabel kendaraan:

Gambar 14. Desain Tabel Kendaraan Di dalam tabel kendaraan berisi data kendaraan. Primary key tabel ini adalah nomor polisi kendaraan. Berikut adalah tabel kendaraan setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 1. Tabel Kendaraan

28

Tabel Paket Sewa Tabel paket ini bertujuan untuk menyimpan data – data mengenai tarif tiap tipe kendaraan. Tabel ini memiliki 5 (lima) field, yaitu kode paket (primary key) dengan jenis data adalah text dengan field size 4, tipe kendaraan dengan jenis data text dan field size 30, ID mobil dengan jenis data text dan field size 5, keterangan paket dengan jenis data text dan field size 20, tarif dengan jenis data currency, format standard, dan decimal places 0, dan jam dengan jenis data date/time dan format short time. Berikut adalah gambaran desain tabel paket:

Gambar 15. Desain Tabel Paket Sewa Di dalam tabel paket berisi data paket. Primary key tabel ini adalah kode paket yang diawali dengan MB untuk mobil dan MT untuk sepeda motor. Berikut adalah tabel paket setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 2. Tabel Paket Sewa

Tabel Penyewaan Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data – data pada saat terjadi transaksi penyewaan. Tabel ini memiliki 14 field, yaitu nomor sewa ( primary key ) dengan jenis data text dan field size 7, tanggal sewa

29

dengan jenis data date/time dan format medium date, jam dengan jenis data date/time dan format short date, lama pinjam dengan jenis data number, tanggal kembali dengan jenis data date/time dan format medium date, jam kembali dengan jenis data date/time dan format short date, kode pelanggan dengan jenis data text dan field size 5, nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4, kode sopir dengan jenis data text dan field size 4, nomor polisi dengan jenis data text dan field size 10, total bayar dengan jenis data currency, format standard dan decimal places 0, DP dengan jenis data currency, format standard dan decimal places 0, dan status dengan jenis data text dan field size 5 . Berikut adalah gambaran desain tabel paket:

Gambar 16. Desain Tabel Penyewaan

Di dalam tabel penyewaan berisi data pada saat transaksi sewa. Primary key tabel ini adalah nomor sewa yang diawali dengan NS. Berikut adalah tabel penyewaan setelah data dimasukkan ke dalam tabel.

30

Tabel 3. Tabel Penyewaan

Tabel Penerimaan Kas Tabel ini berisi untuk menyimpan data – data mengenai penerimaan kas saat pengembalian kendaraan. Terdapat 9 (sembilan) field dalam tabel ini yaitu nomor bukti bayar (primary key) dengan jenis data text dan field size 6, tanggal transaksi dengan jenis data date/time dan format medium date, jam dengan jenis data date/time dan format short time, nomor sewa dengan jenis data text dan field size 7, kode pelanggan dengan jenis data text dan field size 5, nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4, kurang bayar dengan jenis data currency, overtime dengan jenis data currency, dan total dengan jenis data currency. Berikut adalah gambaran desain tabel penerimaan kas:

Gambar 17. Desain Tabel Penerimaan Kas Di dalam tabel pengembalian berisi data pengembalian. Primary key dalam tabel ini adalah nomor bayar yang diawali dengan kode NB. Berikut adalah tabel pengembalian setelah data dimasukkan ke dalam tabel.

31

Tabel 4. Tabel Penerimaan Kas

Tabel Kegiatan Operasional Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data mengenai transaksi kegiatan operasional yang terdiri dari perawatan kendaraan dan pembelian bensin. Terdapat 7 ( tujuh ) field dalam tabel ini yaitu nomor operasional (primary key) dengan jenis data text dan field size 5, tanggal transaksi dengan jenis data date/time dan format medium date, kode dealer dengan jenis data text dan field size 4, nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4, nomor polisi dengan jenis data text dan field size 7, jenis kegiatan dengan jenis data text dan field size 50, dan keterangan dengan jenis data text dan field size 50 . Berikut adalah gambaran desain tabel kegiatan operasional:

Gambar 18. Desain Tabel Kegiatan Operasional Di dalam tabel kegiatan operasional berisi data saat transaksi kegiatan operasional. Primary key tabel ini adalah nomor operasional yang diawali dengan kode OP. Berikut adalah tabel kegiatan operasional setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 5. Tabel Kegiatan Operasional

32

Tabel Pengupahan Sopir Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data mengenai transaksi pengupahan sopir. Terdapat 7 (tujuh) field dalam tabel ini yaitu nomor pengupahan (primary key) dengan jenis data text dan field size 5, tanggal transaksi dengan jenis data date/time dan format medium date, nomor sewa dengan jenis data text dan field size 7, tujuan dengan jenis data text dan field size 20, upah dengan jenis data currency, format standard dan decimal places 0, nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4, dan kode sopir dengan jenis data text dan field size 4. Berikut adalah gambaran desain tabel kegiatan pengupahan sopir:

Gambar 19. Desain Tabel Pengupahan Sopir Di dalam tabel kegiatan pengupahan sopir berisi data saat transaksi kegiatan pengupahanan sopir. Primary key tabel ini adalah nomor pengupahan yang diawali dengan kode UP. Berikut adalah tabel kegiatan pengupahan sopir setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 6. Tabel Pengupahan Sopir

Tabel Pengeluaran Kas Tabel ini berisi tentang data mengenai pengeluaran kas. Terdapat 6 (enam) field dalam tabel ini, yaitu nomor kas keluar (primary key) dengan jenis data text dan field size 8, tanggal kas keluar dengan jenis data date/time dan format medium date, nomor servis dengan jenis data text dan field size 5, kode dealer dengan jenis data text dan field size 4,

33

nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4, total bayar dengan jenis data currency, format standard dan decimal places 0. Berikut adalah gambaran desain tabel pengeluaran:

Gambar 20. Desain Tabel Pengeluaran Kas Di dalam tabel pengeluaran berisi data pengeluaran kas. Primary key pada tabel ini adalah nomor kas keluar yang diawali dengan kode KK. Berikut adalah tabel pengeluaran setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 7. Tabel Pengeluaran Kas

Tabel Penerimaan Kas Lain-lain Tabel ini berisi tentang data mengenai penerimaan kas selain dari penyewaan. Terdapat 5 (lima) field dalam tabel ini, yaitu nomor penerimaan lain (primary key) dengan jenis data text dan field size 4, tanggal jenis data date/time dan format medium date, keterangan dengan jenis data text dan field size 50, jumlah dengan jenis data currency, format standard dan decimal places 0, dan nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4. Berikut adalah gambaran desain tabel penerimaan kas lain-lain:

34

Gambar 21. Desain Tabel Penerimaan Kas Lain-lain Di dalam tabel penerimaan kas lain-lain berisi data penerimaan kas selain dari penyewaan. Primary key pada tabel ini adalah nomor penerimaan lain yang diawali dengan kode ML. Berikut adalah tabel penerimaan kas lain-lain setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 8. Tabel Penerimaan Kas Lain-lain

Tabel Pengeluaran Kas Lain-lain Tabel ini berisi tentang data mengenai pengeluaran kas selain dari kegiatan operasional dan pengupahan. Terdapat 5 (lima) field dalam tabel ini, yaitu nomor pengeluaran lain (primary key) dengan jenis data text dan field size 4, tanggal jenis data date/time dan format medium date, keterangan dengan jenis data text dan field size 50, jumlah dengan jenis data currency, format standard dan decimal places 0, dan nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4. Berikut adalah gambaran desain tabel pengeluaran kas lain-lain:

Gambar 22. Desain Tabel Pengeluaran Kas Lain-lain Di dalam tabel pengeluaran kas lain-lain berisi data pengeluaran kas selain dari kegiatan operasional dan pengupahan. Primary key tabel ini adalah nomor pengeluaran lain yang diawali dengan kode KL. Berikut

35

adalah tabel pengeluaran kas lain-lain setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 9. Tabel Pengeluaran Kas Lain-lain

Tabel Pelanggan Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data yang terkait dengan informasi pelanggan. Dalam tabel ini terdapat 6 (enam) field yaitu kode pelanggan (primary key) dengan jenis data text dan field size 5, nama pelanggan dengan jenis data text dan field size 30, kartu identitas dengan jenis data text dan field size 3, nomor identitas dengan jenis data text dan field size 16, alamat dengan jenis data text dan field size 50, dan nomor telepon dengan jenis data text dan field size 13. Berikut adalah gambaran desain tabel pelanggan:

Gambar 23. Desain Tabel Pelanggan Di dalam tabel pelanggan berisi data pelanggan. Primary key tabel ini adalah kode pelanggan yang diawali dengan kode P. Berikut adalah tabel pelanggan setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 10. Tabel Pelanggan

Tabel Karyawan Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data yang terkait dengan informasi karyawan. Dalam tabel ini terdapat 10 (sepuluh) field 36

yaitu nomor induk karyawan (primary key) dengan jenis data text dan field size 4, nama karyawan dengan jenis data text dan field size 30, kartu identitas dengan jenis data text dan field size 3, nomor identitas dengan jenis data text dan field size 16, alamat dengan jenis data text dan field size 50, tempat lahir dengan jenis data text dan field size 15, tanggal lahir dengan jenis data date/time dan format medium date, jenis kelamin dengan jenis data text dan field size 10, nomor telepon dengan jenis data text dan field size 13, dan jabatan dengan jenis data text dan field size 20. Berikut adalah gambaran desain tabel karyawan:

Gambar 24. Desain Tabel Karyawan Di dalam tabel karyawan berisi data karyawan. Primary key adalah NIK yang diawali dengan kode K. Berikut adalah tabel karyawan setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 11. Tabel Karyawan

Tabel Dealer/Bengkel Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data mengenai dealer atau bengkel tempat dimana kendaraan di servis. Terdapat 4 (empat) field dalam tabel ini yaitu kode dealer (primary key) dengan jenis data text dan field size 4, nama dealer dengan jenis data text dan field size 15, alamat dengan jenis data text dan field size 50, dan nomor telepon dengan jenis data text dan field size 13. Berikut adalah gambaran desain tabel dealer: 37

Gambar 25. Desain Tabel Dealer Di dalam tabel dealer berisi data dealer. Primary key tabel ini adalah kode dealer/bengkel yang diawali dengan inisial dealer seperti S untuk dealer Suzuki, T untuk Toyota, atau huruf B untuk Bengkel. Untuk bengkel – bengkel yang bukan merupakan langganan dapat dimasukkan ke B00. Berikut adalah tabel dealer setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 12. Tabel Dealer

Tabel Sopir Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data yang terkait dengan informasi sopir. Dalam tabel ini terdapat 10 (sepuluh) field yaitu kode sopir (primary key) dengan jenis data text dan field size 4, nama sopir dengan jenis data text dan field size 30, kartu identitas dengan jenis data text dan field size 3, nomor identitas dengan jenis data text dan field size 16, alamat dengan jenis data text dan field size 50, tempat lahir dengan jenis data text dan field size 15, tanggal lahir dengan jenis data date/time dan format medium date, jenis kelamin dengan jenis data text dan field size 10, dan nomor telepon dengan jenis data text dan field size 13. Berikut adalah gambaran desain tabel sopir:

38

Gambar 26. Desain Tabel Sopir Di dalam tabel sopir berisi data sopir. Primary key tabel ini adalah kode sopir yang diawali dengan kode S. S000 merupakan kode untuk sewa tanpa sopir. Berikut adalah tabel sopir setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Tabel 13. Tabel Sopir

Query Query adalah sebuah pernyataan yang digunakan untuk mengambil informasi berdasarkan data- data yang disimpan dalam tabel yang kemudian dipilah menjadi sebuah data yang baru. Berikut adalah query dimana sebagian data yang disimpan di dalam tabel diambil dan diproses menjadi sebuah data yang baru. 1. Query Penyewaan Query ini dibuat untuk menghitung jumlah bayar dan kurang bayar atas sewa yang dilakukan. Query ini dibuat berdasarkan tabel sewa, tabel kendaraan, tabel paket sewa, tabel pelanggan dan tabel karyawan. Berikut adalah query penyewaan:

39

Tabel 14. Query Penyewaan

2. Query Penerimaan Kas Query ini dibuat untuk menghitung jumlah total kas yang masuk atas sebuah transaksi sewa. Query ini dibuat berdasarkan tabel penerimaan kas, dan query sewa. Berikut adalah query penerimaan kas: Tabel 15. Query Penerimaan Kas

Form Form berfungsi untuk memudahkan karyawan dalam menginput data ke dalam basis data. Dibutuhkan 13 form untuk siklus pendapatan dan pengeluaran Two Rent Car, 1. Form Kendaraan Form

ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam

menginput data terkait dengan kendaraan. Data kendaraan ini terdiri dari nomor polisi, jenis kendaraan, merek, tipe, warna, pemilik dan status. Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol delete record untuk menghapus data. Berikut adalah form kendaraan:

40

Gambar 27. Form Kendaraan 2. Form Paket Sewa Form


menginput data terkait dengan paket sewa kendaraan. Data paket ini terdiri dari kode paket, tipe kendaraan, keterangan, dan tarif. . Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol delete record untuk menghapus data. Berikut adalah form paket:

Gambar 28. Form Paket Sewa 3. Form Pelanggan Form


menginput data terkait dengan data diri pelanggan. Data pelanggan ini terdiri dari kode pelanggan, nama, kartu identitas, nomor identitas, alamat, dan nomor telepon. Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol delete record untuk menghapus data. Berikut adalah form pelanggan: 41

Gambar 29. Form Pelanggan 4. Form Karyawan Form ini dirancang untuk memudahkan pemilik dalam menginput data terkait dengan data diri karyawan. Data karyawan ini terdiri dari nomor induk karyawan, nama, kartu identitas, nomor identitas, alamat, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor telepon, dan jabatan. Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol delete recod untuk menghapus data. Berikut adalah form karyawan:

Gambar 30. Form Karyawan 5. Form Sopir Form


menginput data terkait dengan data diri sopir. Data sopir ini terdiri dari kode sopir, nama, kartu identitas, nomor identitas, alamat, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, dan nomor telepon. Form ini dilengkapi

42

dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol delete recod untuk menghapus data. Berikut adalah form sopir:

Gambar 31. Form Sopir 6. Form Dealer/Bengkel Form


menginput data terkait dengan dealer/bengkel. Data dealer ini terdiri dari kode dealer/bengkel, nama dealer/bengkel, alamat dealer/bengkel, dan nomor telepon. Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol delete record untuk menghapus data. Berikut adalah form dealer/bengkel:

Gambar 32. Form Dealer/Bengkel 7. Form Penyewaan Form


menginput data terkait dengan transaksi sewa. Selain sebagai bukti penyewaan, form ini juga berfungsi sebagai surat jalan. Data sewa 43

yang dicatat dalam form ini terdiri dari nomor sewa, tanggal sewa, jam sewa, lama pinjam, tanggal kembali, jam kembali, kode pelanggan, nama pelanggan, nomor telepon, nomor induk karyawan, nama karyawan, kode sopir, nama sopir, tipe kendaraan, nomor polisi kendaraan, keterangan, tarif, total bayar, DP dan kurang bayar. Form ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu tombol add ID untuk menambah nomor sewa secara otomatis, tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol print record untuk mencetak form sewa. Berikut adalah form dealer:

Gambar 33. Form Penyewaan 8. Form Penerimaan Kas Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan penerimaan kas dari transaksi pengembalian. Data pengembalian ini terdiri dari nomor pembayaran, tanggal transaksi, jam, nomor sewa, kode pelanggan, nama pelanggan, tanggal kembali, jam kembali, total bayar, DP, kurang bayar, overtime (jam), jumlah overtime, total, NIK, dan nama karyawan. Form ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu new ID untuk menambah nomor pembayaran secara otomatis, tombol save record untuk menyimpan

44

data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol print record untuk mencetak form pengembalian. Berikut adalah form pengembalian:

Gambar 34. Form Penerimaan Kas 9. Form Kegiatan Operasional Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan transaksi kegiatan operasional kendaraan. Data kegiatan operasional ini terdiri dari nomor operasional, tanggal transaksi,

kode

dealer/bengkel,

nama

dealer/bengkel,

alamat

dealer/bengkel, nomor telepon, nomor polisi kendaraan, merek kendaraan, tipe kendaraan, NIK, nama karyawan, jenis kegiatan dan keterangan. Form ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu tombol new ID untuk menambah nomor operasional secara otomatis, tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol print record untuk mencetak form kegiatan operasional. Berikut adalah form kegiatan operasional:

45

Gambar 35. Form Kegiatan Operasional 10. Form Pengupahan Sopir Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan transaksi pengupahan sopir. Data penggajian sopir ini terdiri dari nomor pengupahan, tanggal transaksi, NIK, nama karyawan, nomor penyewaan, kode sopir, nama sopir, paket, dan upah. Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol print record untuk mencetak form pengupahan sopir. Berikut adalah form pengupahan sopir:

Gambar 36. Form Pengupahan Sopir

46

11. Form Pengeluaran Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan kas keluar. Data pengeluaran kas ini terdiri dari nomor kas keluar, tanggal kas keluar, nomor operasional, kode delaer, nama dealer, nomor polisi kendaraan, jenis kegiatan, keterangan, NIK, nama karyawan, dan total bayar. Form ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu tombol new ID untuk menambah nomor pengeluaran kas secara otomatis, tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan print record untuk mencetak form pengeluaran kas. Berikut adalah form pengeluaran:

Gambar 37. Form Pengeluaran 12. Form Penerimaan Kas Lain-lain Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan penerimaan kas selain dari transaksi penyewaan. Data penerimaan kas lain-lain ini terdiri dari nomor penerimaan lainlain, tanggal, keterangan, jumlah, NIK, dan nama karyawan. Form ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu tombol new ID untuk menambah nomor penerimaan kas lain-lain secara otomatis, tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan print record untuk mencetak form penerimaan kas lain-lain. Berikut adalah form penerimaan kas lainlain:

47

Gambar 38. Form Penerimaan Lain-lain 13. Form Pengeluaran Kas Lain-lain Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan pengeluaran kas selain dari kegiatan operasional dan pengupahan sopir. Data pengeluaran kas lain-lain ini terdiri dari nomor pengeluaran lain, tanggal, keterangan, jumlah, NIK, dan nama karyawan. Form ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu tombol new ID untuk menambah nomor pengeluaran kas lain-lain secara otomatis, tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan print record untuk mencetak form pengeluaran kas lain-lain. Berikut adalah form pengeluaran kas lain-lain:

Gambar 39. Form Pengeluaran Lain-lain

48

Report Dari aktivitas siklus pendapatan dan pengeluaran Two Rent Car, terdapat 14 buah report yang digunakan untuk mengetahui dan menampilkan data – data yang telah disimpan dalam database. Report yang dibuat terdiri dari report kendaraan, report paket sewa, report karyawan, report sopir, report pelanggan, report dealer, report penyewaan, report penerimaan kas, report kegiatan operasional, report pengupahan sopir, report pengeluaran, report kas, report penerimaan kas lain-lain, dan report pengeluaran kas lain-lain. Report tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Report Kendaraan Report ini berguna untuk mengetahui kendaraan yang tersedia untuk disewa. Report ini diambil dari tabel kendaraan. Berikut adalah report kendaraan:

Gambar 40. Report Kendaraan 2. Report Paket Sewa Report ini berguna untuk melihat jenis paket sewa yang tersedia di Two Rent Car. Report ini diambil dari tabel paket sewa. Berikut adalah report paket sewa:

49

Gambar 41. Report Paket Sewa 3. Report Karyawan Report ini berguna untuk melihat data diri karyawan yang tersimpan di database. Report ini diambil dari tabel karyawan. Berikut adalah report karyawan:

Gambar 42. Report Karyawan 4. Report Sopir Report ini berguna untuk melihat data diri sopir yang tersimpan di database. Report ini diambil dari tabel sopir. Berikut adalah report sopir:

Gambar 43. Report Sopir

50

5. Report Pelanggan Report ini berguna untuk melihat data pelanggan yang tersimpan di database. Report ini diambil dari tabel pelanggan. Berikut adalah report pelanggan:

Gambar 44. Report Pelanggan 6. Report Dealer/Bengkel Report ini berguna untuk melihat dealer atau bengkel mobil yang biasa dipakai untuk melakukan perawatan kendaraan. Report ini diambil dari tabel dealer/bengkel. Berikut adalah report dealer/bengkel:

Gambar 45. Report Dealer/Bengkel 7. Report Penyewaan Report ini digunakan untuk melihat transaksi penyewaan yang terjadi di Two Rent Car. Report ini diambil dari tabel penyewaan. Berikut adalah report penyewaan:

51

Gambar 46. Report Penyewaan 8. Report Penerimaan Kas Report ini berguna untuk besarnya kas yang diterima saat transaksi pengembalian. Report ini diambil dari tabel pengembalian. Berikut adalah report penerimaan kas:

Gambar 47. Report Penerimaan Kas 9. Report Kegiatan Operasional Report ini berguna untuk melihat kegiatan operasional yang terjadi pada bulan tertentu. Report ini diambil dari tabel kegiatan operasional. Berikut adalah report kegiatan operasional:

52

Gambar 48. Report Kegiatan Operasional 10. Report Pengupahan Sopir Report ini berguna untuk melihat pengupahan sopir yang terjadi pada bulan tertentu yang harus dilakukan pada bulan tertentu. Report ini diambil dari tabel pengupahan sopir. Berikut

adalah report

pengupahan sopir:

Gambar 49. Report Pengupahan Sopir 11. Report Pengeluaran Kas Report ini berguna untuk melihat pengeluaran kas yang terjadi pada bulan tertentu. Report ini diambil dari tabel pengeluaran kas. Berikut adalah report pengeluaran kas:

Gambar 50. Report Pengeluaran Kas

53

12. Report Penerimaan Kas Lain-lain Report ini berguna untuk melihat penerimaan kas yang terjadi selain dari transaksi penyewaan. Report ini diambil dari tabel penerimaan kas lain-lain. Berikut adalah report penerimaan kas lain-lain:

Gambar 51. Report Penerimaan Kas Lain-lain 13. Report Pengeluaran Kas Lain-lain Report ini berguna untuk melihat pengeluaran kas yang terjadi selain dari kegiatan operasional atau pengupahan sopir. Report ini diambil dari tabel pengeluaran kas lain-lain. Berikut adalah report pengeluaran kas lain-lain

Gambar 52. Report Pengeluaran Kas Lain-lain 14. Report Kas Report ini berguna untuk melihat saldo kas pada saat tertentu. Report ini merupakan gabungan dari report penyewaan, report pelunasan, report pengupahan, dan report pengeluaran kas. Berikut adalah report kas:

54

Gambar 53. Report Kas

Switchboard Switchboard digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan program microsoft access. Dengan menggunakan switchboard pengguna dapat memanggil seluruh aplikasi, baik form atau report secara interaktif. Berikut adalah hierarki menu pada tampilan switchboard Two Rent Car. Menu Utama  Menu Master  Form Master -

form kendaraan

-

form paket sewa

-

form pelanggan

-

form karyawan

55

-

form dealer/bengkel

-

keluar ( kembali ke menu master )

 Report Master -

report kendaraan

-

report paket sewa

-

report pelanggan

-

report dealer/bengkel

-

report karyawan

-

report kas

-

keluar ( kembali ke menu master )

 Keluar ( kembali ke menu utama )  Menu Transaksi Penerimaan Kas  form penyewaan  form penerimaan kas  form penerimaan kas lain-lain  keluar ( kembali ke menu utama )  Menu Transaksi Pengeluaran Kas  form kegiatan operasional  form penggajian sopir  form pengeluaran  form pengeluaran kas lain-lain  keluar ( kembali ke menu utama )  Menu Laporan Penerimaan Kas  report penyewaan  report penerimaan kas  report penerimaan kas lain-lain  keluar ( kembali ke menu utama )  Menu Laporan Pengeluaran Kas  report kegiatan operasional  report penggajian sopir  report pengeluaran

56

 report pengeluaran kas lain-lain  keluar ( kembali ke menu utama )  Keluar Berikut adalah tampilan switchboard menu utama:

Gambar 54. Tampilan Switchboard Menu Utama Di dalam menu utama terdapat 6 (enam) bagian, yaitu menu master, menu transaksi penerimaan kas, menu transaksi pengeluaran kas, menu laporan penerimaan kas, menu laporan pengeluaran kas dan keluar. Berikut penjelasan masing – masing menu: 1. Menu Master Menu input ini dapat diakses oleh pemilik dan karyawan Two Rent Car. Di dalam menu input terdapat 3 menu, yaitu form master, report mater, dan keluar untuk kembali ke menu utama. Berikut ini tampilan switchboard menu master:

Gambar 55. Tampilan Switchboard Menu Master Form master terdiri dari 6 (enam) form, yaitu form kendaraan, form paket sewa, form pelanggan, form karyawan, form sopir dan form dealer/bengkel. Keluar dipergunakan untuk kembali ke menu master. Berikut ini tampilan switchboard menu form master:

57

Gambar 56. Tampilan Switchboard Menu Form Master Sedangkan report master terdiri dari 7 (enam) report, yaitu report kendaraan untuk melihat kendaraan yang tersedia untuk disewa, report paket sewa untuk melihat jenis paket dan tarif yang ada, report pelanggan untuk melihat data pelanggan, report karyawan untuk melihat data karyawan, report sopir untuk melihat data sopir, report dealer untuk melihat daftar dealer/bengkel, dan report kas untuk melihat jumlah kas pada waktu tertentu. Keluar digunakan untuk kembali ke menu master. Berikut ini tampilan switchboard menu report master:

Gambar 57. Tampilan Switchboard Menu Report Master 2. Menu Transaksi Penerimaan Kas Menu transaksi penerimaan kas ini dapat diakses karyawan. Menu ini terdiri dari form penyewaan, form penerimaan kas, form penerimaan kas lain-lain dan keluar untuk kembali ke menu utama. Berikut ini tampilan switchboard menu transaksi penerimaan kas:

58

Gambar 58. Tampilan Switchboard Menu Transaksi Penerimaan Kas 3. Menu Transaksi Pengeluaran Kas Menu transaksi pengeluaran kas ini dapat diakses karyawan. Menu ini terdiri dari form kegiatan operasional, form pengeluaran kas, form pengupahan sopir, form pengeluaran kas lain-lain, dan keluar untuk kembali ke menu utama. Berikut ini tampilan switchboard menu transaksi pengeluaran kas:

Gambar 59. Tampilan Switchboard Menu Transaksi Pengeluaran Kas 4. Menu Laporan Penerimaan Kas Output transaksi terdiri 3 (tiga) report, yaitu report penyewaan untuk melihat transaksi yang terjadi pada bulan tertentu, report penerimaan kas untuk melihat jumlah penerimaan kas pada bulan tertentu, report penerimaan kas lain-lain untuk melihat penerimaan kas selain dari penyewaan. Keluar digunakan untuk kembali ke menu utama. Berikut ini tampilan switchboard menu laporan penerimaan kas:

59

Gambar 60. Tampilan Switchboard Menu Laporan Penerimaan Kas 5. Menu Laporan Pengeluaran Kas Output transaksi terdiri 4 (empat) report, yaitu report kegiatan operasional untuk melihat kegiatan operasional yang di lakukan dalam bulan tertentu, report pengupahan sopir untuk melihat pengupahan sopir yang dilakukan pada bulan tertentu, report pengeluaran untuk melihat besarnya pengeluaran untuk pembiayaan servis kendaraan, dan report pengeluaran lain-lain untuk mengetahui pengeluaran kas lainlain. Keluar digunakan untuk kembali ke menu utama. Berikut ini tampilan switchboard menu laporan pengeluaran kas:

Gambar 61. Tampilan Switchboard Menu Laporan Pengeluaran Kas 6. Keluar Keluar pada menu utama digunakan untuk keluar dari aplikasi ini.

60

PENUTUP Kesimpulan Dalam perancangan database terdiri dari 15 tabel yaitu tabel kendaraan, tabel paket, tabel karyawan, tabel sopir, tabel pelanggan, tabel dealer/bengkel, tabel penyewaan, tabel penerimaan kas, tabel kegiatan operasional, tabel pengupahan sopir, tabel pengeluaran kas, tabel penerimaan kas lain-lain, dan tabel pengeluaran kas lain-lain. Tabel tersebut berguna untuk menyimpan informasi mengenai siklus pendapatan dan pengeluaran Two Rent Car. Terdapat 2 buah query untuk mengumpulkan informasi dari beberapa tabel. Query tersebut adalah query penyewaan untuk menggabungkan segala informasi

mengenai

transaksi

sewa,

query

penerimaan

kas

untuk

menggabungkan semua informasi mengenai kas yang diterima dari sebuah transaksi penyewaan. Terdapat 13 form untuk memudahkan karyawan dalam menginput informasi terkait dengan data master yaitu data kendaraan, paket, pelanggan, karyawan, sopir, dealer/bengkel, dan informasi terkait dengan data transaksi yaitu transaksi penyewaan, penerimaan kas, kegiatan operasional, pengupahan sopir, pengeluaran, penerimaan kas lain-lain, serta pengeluaran kas lain-lain. Untuk melaporkan semua informasi terkait dengan aktivitas Two Rent Car, terdapat 14 report yang terdiri dari report kendaraan, report paket, report pelanggan, report sopir, report karyawan, report dealer/bengkel, report penyewaan, report penerimaan kas, report kegiatan operasional, report penggajian sopir, report pengeluaran, report penerimaan kas lain-lain, report pengeluaran kas lain-lain, dan report kas. Untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan program Microsoft Access 2007 maka dibuatlah switchboard. Dengan menggunakan switchboard pengguna dapat memanggil seluruh aplikasi, baik form atau report secara interaktif.

61

Saran Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan di Two Rent Car, maka beberapa saran yang penting adalah: 1. Two Rent Car mengubah sistem manual yang selama ini digunakan dengan

sistem

terkomputerisasi.

Dengan

menggunakan

sistem

terkomputerisasi, kegiatan pada siklus pendapatan dan pengeluaran akan lebih efisien sehingga mengurangi kesalahan pencatatan baik yang disengaja maupun tidak sengaja, serta meningkatkan pengendalian sumber daya. 2. Setiap aktivitas yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan pengeluaran, dicatat menggunakan database yang telah dirancangkan. Hal tersebut agar proses pencatatan transaksi dan penyimpanan data lebih cepat, rapi, mudah, dan aman sehingga dapat menghasilkan laporan yang handal. 3. Memiliki back up data sebagai antisipasi apabila terjadi gangguan yang mengakibatkan hilangnya data-data pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. 4. Menggunakan UPS sebagai antisipasi apabila listrik mati. UPS adalah alat yang memungkinkan komputer untuk tetap aktif dalam waktu beberapa saat walaupun listrik mati. 5. Saat terjadi transaksi penyewaan, memberikan form penyewaan yang telah dirancangkan kepada pelanggan sebagai bukti penyewaan atau surat jalan (lampiran 3) untuk mengambil mobil. Hal tersebut dilakukan sebagai pengendalian internal agar setiap transaksi dicatat di dalam sistem. 6. Memberikan pelatihan kepada karyawan khususnya bagian administrasi dan keuangan mengenai Microsoft Access 2007. Hal tersebut dimaksudkan agar karyawan yang selama ini mencatat transaksi, menyimpan data, dan membuat laporan secara manual dan sederhana, dapat menjalankan database yang telah dirancangkan dengan baik.

62

DAFTAR PUSTAKA

Gondodiyoto, Sanyoto, dkk.(2006). Audit Sistem Informasi. Jakara: Mitra Wacana Media. Horngren, Horrison, Robinson & Secokusumo, (1997). Akuntansi di Indonesia, Jakarta: Salemba Empat. Ihalauw, John J.O.I. (1996). Bangunan Teori. Salatiga: Universitas Kristen Satya Wacana. Jogiyanto, Ph.D, 2003, Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta Krismiaji. (2005). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Kristanto, Andri. (2003). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta: Gava Media. Marshall B. Romney & Paul John Steinbert, (2003). Accounting Informastion System, Edisi 9, Pearson Prentice Hall. Marshall B. Romney & Paul John Steinbert, (2004), Accounting Informastion System. Edisi 9, Buku 2. Jakarta: Salemba Empat. Sigian Dergibson, Sugiarto (2006). Metode Statistika untuk Bisnis dan Ekonomi. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Widjajanto, Nugroho. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.

63

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama

: Sekarwangi Sawitri

NIM

: 232008147

Alamat Asal

:Jalan Jambu no 4, Kuncen Baru, Ungaran, Kabupaten Semarang, Jawa Tengah, 50511

Tempat Tanggal Lahir : Kab. Semarang, 9 Februari 1990 Tinggi Badan

: 160 cm

Berat Badan

: 65 kg

Agama

: Kristen Protestan

Judul Skripsi

:Perancangan Sistem Informasi Pada Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Persewaan Kendaraan “Two Rent Car” Salatiga.

Riwayat Pendidikan

: SD Mardi Rahayu 1 Ungaran ( 1996 – 2002 ) SMP N 1 Ungaran ( 2002 – 2005 ) SMA N 1 Ungaran ( 2005 – 2008 ) Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga (2008 - )

Riwayat Seminar

: “How To Build Our Bargaining Power On International Joint Venture Context” Seminar Nasional Kelompok Studi Manajemen 2010 "Believe, Begin, Become An Entrepreneur" Seminar Nasional On Accounting " Peran Akuntansi Dalam Pemberantasan Korupsi" Seminar Kelompok Studi Manajemen 2008 "Being Entreneur Mandiri Of The Year 2009" Seminar Nasional Kewirausahaan "Great Man Have Great Minds" Seminar Kerohanian "Keluargaku, Penting Nggak Sih?"

64

PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan teknologi saat ini ternyata memberikan pengaruh signifikan terhadap aktivitas bisnis. Berbagai teknologi

Recommend Documents