Penanggung jawab. Unit Kerja Nama Jabatan Munawar Kholil, SH., M.Hum. Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P. Prof. Drs. Sutarno, M.Sc., Ph.D

SEKRETARIAT SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU (SPMB)

Nomor Tanggal Terbit Revisi Halaman

UN27.30.PM01 01 Juni 2012 00 -

PENGESAHAN

PROSEDUR MUTU: KEPANITIAAN SPMB

Penanggung jawab Proses

Tanggal Unit Kerja

Nama

Jabatan

1. Penyusunan

Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB)

Munawar Kholil, SH., M.Hum.

Sekretaris Eksekutif

01 Juni 2012

2. Pemeriksaan

Kantor Jaminan Mutu

Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P.

Kepala

01 Juni 2012

3. Pengesahan


Prof. Drs. Sutarno, M.Sc., Ph.D.

Ketua

01 Juni 2012

Tandatangan



UN27.30.PM01 01 Juni 2012 00 1/4

PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMB

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pembentukan dan penetapan Kepanitiaan SPMB

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi Pengajuan usulan panitia, Penetapan Kepanitiaan Kelengkapan SPMB

Refferensi

Klausal ISO 9001:7.1.; 6.1.

Definisi/Penjelasan Umum

1. Kepanitiaan SPMB adalah personel yang bekerja dalam proses pelaksanaan SPMB UNS. 2. Kepanitiaan Kelengkapan SPMB dibentuk setelah adanya SK Panitia Inti SPMB, dengan berkoordinasi dengan Pimpinan Universitas/ Fakultas/ Unit/Bagian

Rekaman Mutu

1. Formasi Kepanitiaan SPMB 2. Surat Permohonan Personel Panitia 3. Usulan Personel Panitia dari tiap Fakultas/Unit/Bagian 4. Standar Kompetensi Pejabat SPMB 5. Draft Kepanitiaan SPMB 6. Disposisi Draft Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan 7. Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan

Sasaran Kinerja

Kepanitiaan yang professional dan kompeten

Uraian: No.

Aktivitas

Pelaksana

Penanggung Jawab

Rekaman

1

Membuat usulan formasi kepanitiaan berdasarkan kebutuhan meliputi jumlah dan persyaratan kompetensi


Ketua SPMB

Formasi SPMB

Kepanitiaan

2

Membuat Surat Permohonan Personel beserta format kepanitiaan dikirim ke tiap Fakultas/Unit/Bagian


Ketua SPMB

Surat Permohonan Personel Panitia

3

Menerima Pengajuan namanama personel yang akan menjadi panitia SPMB ke Sekretariat SPMB


Ketua SPMB

Usulan Personel Panitia dari tiap Fakultas/Unit/Bagian



UN27.30.PM01 01 Juni 2012 00 2/4


4

Melakukan evaluasi kompetensi personel yang diusulkan oleh Fakultas/Jurusan


Ketua SPMB

Standar Kompetensi Pejabat SPMB

5

Menyusun kepanitiaan SPMB berdasarkan usulan dari Dekan/Kabag,


Ketua SPMB

Draft SPMB

Kepanitiaan

Jika ada personel yang tidak disetujui maka surat permohonan dikirim kembali ke tiap Fakultas/Unit/Bagian untuk direvisi 6

Mengirimkan usulan kepanitiaan ke Ketua SPMB untuk dimintakan persetujuan


Ketua SPMB

7

Jika disetujui,

Ketua SPMB

Rektor

Usulan kepanitiaan akan dikirim ke Tata Usaha (TU HTL) untuk diverifikasi legal drafting Jika ada revisi, Usulan akan dikembalikan ke Sekretariat SPMB untuk direvisi dan kemudian diajukan kembali ke Ketua SPMB 8

Usulan kepanitiaan yang telah diverifikasi selanjutnya didisposisi ke Rektor untuk ditandatangani

TU HTL

Ka Biro AUK

Disposisi Draft Keputusan Kepanitiaan

9

Menandatangani SK Kepanitiaan dan selanjutnya mendisposisikan ke Ketua SPMB melalui TU HTL

Rektor

Rektor

Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan

10

Memberikan nomor dan cap SK Kepanitiaan

TU HTL

Rektor


11

Mendisposisikan ke Sekretaris Eksekutif SPMB

Ketua SPMB

Rektor


12

Mengirimkan SK Rektor kepada personel terkait melalui Dekan Fakultas/PPs/Unit


Ketua SPMB


Surat (SK)



Flowchart:

UN27.30.PM01 01 Juni 2012 00 3/4




UN27.30.PM01 01 Juni 2012 00 4/4




UN27.30.PM02 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSI

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam mengumumkan peserta yang lolos seleksi SPMB

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi merancang Pengumuman Rektor, Memintakan persetujuan, Mengumumkan melalui media pengumuman, dan mendistribusikan ke yang berkepentingan

Refferensi

Klausal ISO 9001:4.2.


1.

Pengumuman Hasil seleksi adalah Pengumuman Hasil Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru untuk masing-masing jalur seleksi

2.

Pengumuman melalui Website http://www.spmb.uns.ac.id

1.

Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor

2.

Pengumuman Rektor

Rekaman Mutu

Sasaran Kinerja

Pengumuman bisa diakses oleh pendaftar SPMB

Uraian: No.

Aktivitas

Pelaksana

Penanggung Jawab

Rekaman

1

Menerima draft Pengumuman Rektor yang dibuat oleh Deputi


Ketua SPMB


2

Melakukan evaluasi draft Pengumuman Rektor yang dibuat oleh Deputi


Ketua SPMB




Ketua SPMB


Jika setuju, Meneruskan ke Biro AUK dan Biro AA Jika tidak setuju, Mengembalikan draft Pengumuman Rektor kepada Deputi 3

Melakukan verifikasi materi rancangan Pengumuman Rektor

Biro AUK Biro AA

4

Menerima hasil verifikasi draft Pengumuman Rektor untuk dilakukan perbaikan apabila diperlukan


dan


Nomor Tanggal Terbit Revisi Halaman 5

UN27.30.PM02 01 Juni 2012 00 2/3

Mengirimkan Pengumuman SPMB/PR 1 persetujuan


rancangan ke Ketua dimintakan


Ketua SPMB


6

Rancangan Pengumuman Rektor yang telah diverifikasi selanjutnya didisposisi ke Rektor untuk ditandatangani


Ketua SPMB


7

Rektor Pengumuman mendisposisikan SPMB/PR1

Rektor

8

Mendisposisikan ke SE SPMB

Ketua SPMB

Rektor

Pengumuman Rektor

9

Memintakan nomor dan cap ke TU HTL


Ketua SPMB

Pengumuman Rektor

10

Mengunggah data peserta diterima jalur SPMB Swadana ke dalam Website

Seksi TIK dan Pengolah data

Deputi

Pengumuman Rektor

11

Mengirimkan data peserta diterima jalur SPMB Swadana ke Biro Akademik dan Biro Keuangan untuk pemantauan proses registrasi dan menyimpan arsip


Ketua SPMB

Pengumuman Rektor

Rektor untuk

menandatangani kemudian ke Ketua




Flowchart

UN27.30.PM02 01 Juni 2012 00 3/3




UN27.30.PM03 01 Juni 2012 00 1/2

PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT MASUK

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Penanganan dan Pengelolaan Surat Masuk

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi Identifikasi Surat Masuk dalam agenda

Refferensi



1. Surat yang dimaksud adalah surat yang ditujukan ke salah satu atau sebagian Panitia SPMB yang berkaitan dengan pelaksanaan SPMB 2. Staf SPMB adalah petugas yang membantu kerja dan dibawah kendali Sekretaris Eksekutif

Rekaman Mutu

1. Data Surat 2. Agenda Surat Masuk

Sasaran Kinerja

Surat Masuk teridentifikasi dalam agenda surat masuk

Uraian: No.

Aktivitas

Pelaksana

Penanggung Jawab

Rekaman

1

Menerima surat dari pihak luar melalui baik dikirim langsung, lewat kurir, pos, email atau faximile

Staf SPMB (Administrasi)


Data surat

2

Mencatat dalam agenda surat masuk



1. Data surat

3

Melakukan cek atas informasi pengiriman dan melakukan verifikasi tujuan dan jenis dokumen



Data surat

4

Mendisposisikan surat masuk kepada pihak tertuju



Data surat

5

Mengarsipkan surat masuk berdasarkan jenis dokumen, tipe dokumen, dan menyimpannya sesuai masa retensi.



Data surat

(Bentuk data bisa berupa softcopy ataupun hardcopy)

2. Agenda Surat Masuk



UN27.30.PM03 01 Juni 2012 00 2/2

PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT MASUK

Flowchart

*

& ( $

#

$ " " %

!

"

%

' ) "



UN27.30.PM04 01 Juni 2012 00 1/2

PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT KELUAR

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Penanganan dan Pengelolaan Surat yang Dikeluarkan oleh SPMB

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi Dikeluarkan oleh SPMB

Refferensi



Surat Keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh Panitia SPMB

Rekaman Mutu

1.

Agenda surat keluar

2.

Konsep surat, Disposisi, dan Surat Keluar

Sasaran Kinerja

Penanganan

dan

Pengelolaan

Surat

yang

Surat keluar tercatat dalam agenda surat keluar

Uraian: No. 1

Aktivitas Menerima Konsep Surat dari Deputi

Pelaksana

Penanggung Jawab


Ketua SPMB

Rekaman 1. Disposisi 2. Konsep Surat Keluar

2

Melakukan verifikasi Konsep surat keluar


Ketua SPMB

Konsep Keluar

Surat

3

Jika konsep surat disetujui,


Ketua SPMB

Konsep Keluar

Surat

maka konsep surat didisposisi ke Ketua SPMB untuk ditandatangani. Jika ada revisi, konsep dikembalikan ke Deputi untuk direvisi 4

Melakukan verifikasi surat keluar

Ketua SPMB

Ketua SPMB

Konsep Keluar

Surat

5

Jika disetujui,

Ketua SPMB

Ketua SPMB

Konsep Keluar

Surat


Ketua SPMB

Surat Keluar

Konsep Surat akan ditandatangani Jika ada revisi, Konsep surat akan dikembalikan ke Sekretariat SPMB untuk direvisi dan kemudian diajukan kembali ke Ketua SPMB/PR 1 6

Memintakan nomor dan cap ke TU HTL



UN27.30.PM04 01 Juni 2012 00 2/2

Surat Keluar dikirimkan kepada pihak terkait dan menyimpannya sebagai arsip

Flowchart

PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT KELUAR


Ketua SPMB

1. Surat Keluar 2. Agenda keluar

surat



UN27.30.PM05 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGAN

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Pelayanan kebutuhan informasi SPMB dan Penanganan keluhan pelanggan

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi pelayanan kebutuhan informasi, keluhan dan penyelesaiannya

Refferensi

Klausal ISO 9001:7.2.3


1.

Pelanggan yang dimaksud adalah Siswa, orang tua dan masyarakat yang membutuhkan informasi SPMB dan yang menjadi peserta SPMB

2.

Staf SPMB adalah petugas yang membantu kerja dan dibawah kendali Sekretaris Eksekutif

Rekaman Mutu

Keluhan Pelanggan dan Register Keluhan Pelanggan

Sasaran Kinerja

Kepuasan Pelanggan

Uraian: No.

Penanggung Jawab

Aktivitas

Pelaksana

1

Menerima informasi kebutuhan pelanggan atau keluhan melalui telepon, kotak saran, email atau secara langsung

Staf SPMB (Layanan Pelanggan)


2

Mengidentifikasi kebutuhan atau keluhan pelanggan



3

Mencatat keluhan dalam register, apabila pelanggan menyampaikan keluhan dan memberitahu pelanggan penyelesaian/ solusi atas keluhan tersebut



4

Apabila pelanggan hanya membutuhkan informasi pendaftaran SPMB UNS maka akan diberikan informasinya dengan dijawab secara langsung atau diberikan leaflet ataupun link website SPMB UNS



5

Menyampaikan kepada pihak terkait apabila kebutuhan informasi atau keluhan tidak bisa diselesaikan oleh petugas secara langsung



6

Apabila pihak yang terkait/kompeten tidak ada ditempat maka pertanyaan akan dicatat untuk ditanyakan kepada bagian yang berkompeten dengan meminta pelanggan untuk menelepon kembali



Rekaman Keluhan Pelanggan

Register Keluhan Pelanggan



UN27.30.PM05 01 Juni 2012 00 2/3


diwaktu yang akan datang atau petugas mencatat nomor telepon/email pelanggan 7

Melakukan monitoring dan evaluasi status keluhan pelanggan setiap bulannya



8

Mengkoordinasikan kepada pihak terkait apabila terdapat kebutuhan atau keluhan pelanggan yang belum diselesaikan


Ketua SPMB

Register Keluhan Pelanggan


Nomor Tanggal Terbit Revisi Halaman Flowchart

UN27.30.PM05 01 Juni 2012 00 3/3




UN27.30.PM06 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMEN

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan penanganan permintaan dokumen

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi penanganan permintaan dokumen dan data SPMB

Refferensi

Klausal ISO 9001: 4.2.3.


Dokumen yang dimaksud adalah yang bersifat rahasia dan biasa

Rekaman Mutu

1. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data 2. Register Dokumen/Data

Sasaran Kinerja

Kepuasan Pelanggan terhadap kebutuhan data

Uraian: No.

Aktivitas

Pelaksana

Penanggung Jawab

Rekaman

1

Menyampaikan kebutuhan dokumen/data dengan menuliskan pada buku register

Pemohon

Seketaris Eksekutif

Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data

2

Melakukan verifikasi kebutuhan dokumen/data sesuai dengan kategori kerahasiaan dan kewenangan akses dokumen/data


Seketaris Eksekutif

1. Register dokumen/data

Jika dokumen yang diminta bersifat biasa,


3

maka dokumen diberikan

dapat

2. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data Seketaris Eksekutif

langsung

1. Register dokumen/data 2. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data

Jika dokumen yang diminta bersifat rahasia, maka pelanggan diminta membuat surat permohonan yang akan diajukan terlebih dahulu kepada Seketaris Eksekutif 5

Memberikan disposisi permohonan kebutuhan dokumen/data kepada Ketua

Seketaris Eksekutif

Ketua SPMB

1. Disposisi 2. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data



7

UN27.30.PM06 01 Juni 2012 00 2/3


Menyetujui atau menolak permohonan atau meneruskan kepada Sekretaris Eksekutif

Ketua SPMB

Menyerahkan dokumen/data sesuai kebutuhan atau menolak permohonan dokumen/data sesuai disposisi Ketua SPMB


Ketua SPMB

1. Disposisi 2. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data

Seketaris Eksekutif

Dokumen/data



UN27.30.PM06 01 Juni 2012 00 3/3




UN27.30.PM07 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU PENGADAAN HARDWARE

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pengadaan hardware untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan SPMB

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi pengadaan hardware untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan SPMB

Refferensi

Klausal ISO 9001:7.4.; 6.3.


Pengadaan Hardware yang mendukung kinerja dalam pelaksanaan SPMB

Rekaman Mutu

1.

Disposisi dan Permohonan hardware beserta spesifikasi dan jumlah

2.

Disposisi dan Surat Pengadaan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah

3.

Bukti serah terima hardware

Sasaran Kinerja

Kebutuhan peralatan untuk pelaksanaan SPMB terpenuhi

Uraian: No.

Penanggung Jawab

Aktivitas

Pelaksana

1

Mengajukan permohonan kebutuhan hardware dengan dilengkapi spesifikasi, jumlah serta waktu penyediaannya

Seksi Pengolah Data dan TIK

Deputi

Permohonan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah

2

Melakukan verifikasi kebutuhan hardware serta melakukan konfirmasi


Ketua SPMB

Permohonan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah

3

Jika menyetujui permohonan,


Ketua SPMB


Ketua SPMB

surat didisposisi SPMB

ke

Ketua

Rekaman

jika ada revisi, permohonan akan dikembalikan ke TIK SPMB untuk direvisi dan kemudian diajukan kembali ke Sekretaris Eksekutif 4

Mendisposisi ke Ketua SPMB untuk meminta persetujuan

1. Disposisi 2. Permohonan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah



UN27.30.PM07 01 Juni 2012 00 2/3

Jika menyetujui permohonan,


Ketua SPMB

Ketua SPMB

Permohonan yang sudah benar dimintakan paraf ke Ketua pengadaan barang SPMB


Ketua SPMB

Surat permohonan hardware dikirim ke Bagian Perlengkapan


Ketua SPMB

Barang dicek kesesuaiannya dengan yang diminta, jika terdapat ketidaksesuaian barang, maka barang akan dikembalikan ke Bagian Perlengkapan

Seksi Pengolah Data dan TIK


Surat didisposisi ke Sekretaris Eksekutif, Jika ada revisi, permohonan akan dikembalikan ke Sekretaris Eksekutif untuk direvisi dan kemudian diajukan kembali ke Ketua SPMB 6

7

8

1. Disposisi 2. Permohonan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah 1. Disposisi 2. Surat Pengadaan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah Bukti serah terima



Flowchart

UN27.30.PM07 01 Juni 2012 00 3/3




UN27.30.PM08 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU PENGADAAN SOFTWARE

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pengadaan/development software untuk kegiatan SPMB

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi pengadaan/development software untuk kegiatan SPMB

Refferensi

Klausal ISO 9001:7.4.; 6.3.


1.

Software Berupa Aplikasi yang digunakan dalam proses SPMB

2.

Pengadaan Software yang di maksud adalah Pembuatan, peninjauan kembali, dan revisi Software

3.

Uji Coba Sistem dilaksanakan minimal setahun sekali

Rekaman Mutu

1. Konsep pendaftaran masing-masing jalur masuk dan Hasil Verifikasi 2. Data analisa fungsi dan Persetujuan 3. Hasil Uji Coba 4. Software

Sasaran Kinerja

Kebutuhan software SPMB terpenuhi

Uraian: No.

Aktivitas

Pelaksana

Penanggung Jawab

Rekaman

1

Membuat rumusan/konsep alur pendaftaran atau proses penerimaan calon mahasiswa baru dan mengirimkan ke Sekretaris EKsekutif

Deputi

Ketua SPMB

Konsep pendaftaran masing-masing jalur masuk

2

Melakukan verifikasi konsep,


Ketua SPMB

Hasil verifikasi

Seksi Pengolah data dan TIK

Deputi

Data analisa fungsi

jika Sekretaris Eksekutif menyetujui, maka konsep diserahkan ke Seksi Pengolah Data dan IT untuk dibuatkan software jika Sekretaris Eksekutif tidak menyetujui, maka konsep diserahkan kembali ke Deputi untuk direvisi 3

Melakukan analisa kebutuhan fungsi software kepada Deputi dan Sekretaris Eksekutif



UN27.30.PM08 01 Juni 2012 00 2/3


4

Melakukan konfirmasi hasil analisa kebutuhan software


Deputi

Persetujuan

5

Menyetujui kebutuhan fungsi software

Deputi/Sekretaris Eksekutif

Ketua SPMB

6

Pembuatan Software


Deputi

Software Beta

7

Melakukan uji coba fungsi atau kebutuhan Deputi/Sekretaris Eksekutif


Deputi

Hasil uji coba

8

Memperbaiki software apabila hasilnya belum sesuai kebutuhan


Deputi

9

Menetapkan software yang sudah memenuhi kebutuhan fungsi proses seleksi

Deputi/Sekretaris Eksekutif

Ketua SPMB

10

Mengunggah/upload software pen-daftaran pada website SPMB UNS


Deputi

Software



Flowchart

UN27.30.PM08 01 Juni 2012 00 3/3




UN27.30.PM09 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU PEMBUATAN FORMULIR PENDAFTARAN

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pembuatan formulir pendaftaran

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi alur pendaftaran, format formulir pendaftaran

Refferensi

Klausal ISO 9001:7.1.; 4.2.


1. Alur Pendaftaran adalah tahapan yang harus dilalui oleh setiap peserta SPMB 2. Format Formulir Pendaftaran adalah jenis inputan dari peserta SPMB yang dibutuhkan oleh panitia SPMB

Rekaman Mutu

1. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi Persiapan SPMB UNS Tahun 2011 2. Alur Pendaftaran 3. Disposisi, Draft dan Format Formulir Pendaftaran serta Hasil Review

Sasaran Kinerja

Alur Pendaftaran dan Formulir Pendaftaran yang efektif dan efisien

Uraian: No.

Aktivitas

Pelaksana

1

Mengadakan lokakarya bersama seluruh kepanitiaan SPMB


2

Menetapkan alur pendaftaran masing-masing jalur beserta informasi yang dibutuhkan dari peserta

Sekretaris Eksekutif Deputi

3

Mengusulkan format formulir pendaftaran

4

Melakukan review konsep yang disepakati dalam lokakarya Jika tidak disetujui: Mendisposisi kepada deputi untuk diperbaiki Jika disetujui: Mengirimkan kepada ketua untuk minta persetujuan

Penanggung Jawab

Rekaman

Ketua SPMB

Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi Persiapan SPMB UNS Tahun 2011

Ketua SPMB

Alur Pendaftaran

Deputi

Ketua SPMB

Disposisi, Draft Format formulir pendaftaran


Ketua SPMB

Disposisi, Draft Format formulir pendaftaran dan hasil review

dan



UN27.30.PM09 01 Juni 2012 00 2/3

Melakukan Verifikasi:

PROSEDUR MUTU PEMBUATAN FORMULIR PENDAFTARAN Ketua SPMB

Rektor


Ketua SPMB

Jika tidak disetujui: Mendisposisi kepada Seketaris Eksekutif untuk diperbaiki Jika disetujui: Mendisposisi format hasil verifikasi kepada Seketaris Eksekutif 6

Meneruskan kepada Deputi untuk dipergunakan sebagai format resmi

Format formulir pendaftaran



Flowchart:

UN27.30.PM09 01 Juni 2012 00 3/3

PROSEDUR MUTU PEMBUATAN FORMULIR PENDAFTARAN



UN27.30.PM10 01 Juni 2012 00 -

PENGESAHAN

PROSEDUR MUTU PEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA SEMENTARA

Penanggung jawab Proses

Tanggal Unit Kerja

Nama

Jabatan

1. Penyusunan


Munawar Kholil, SH., M.Hum.


01 Juni 2012

2. Pemeriksaan

Kantor Jaminan Mutu

Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P.

Kepala

01 Juni 2012

3. Pengesahan


Prof. Drs. Sutarno, M.Sc., Ph.D.

Ketua

01 Juni 2012

Tandatangan



UN27.30.PM10 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU PEMELIHARAAN HARDWARE/SOFTWARE

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pemeliharaan Hardware/Software

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi pemeliharaan secara periodik untuk Software, PC, Laptop, Printer, Server, Kamera Digital, Handy Cam, UPS dan Scanner serta Peralatan Elektronik Lainnya

Refferensi



Pemeliharaan Hardware/Software yang digunakan dalam pelaksanaan SPMB

Rekaman Mutu

1.

Jadwal Pemeliharaan Hardware/Software

2.

Register Pemeliharaan Hardware/Software

3.

Daftar Parameter Hardware/Software yang menjadi fokus pemeliharaan

4.

Disposisi dan Surat Perbaikan Hardware/Software

5.

Hasil Uji Fungsi

Sasaran Kinerja

Memastikan bahwa hardware dan software tetap bisa digunakan

Uraian: No.

Penanggung Jawab

Rekaman

Aktivitas

Pelaksana

1

Membuat jadwal pemeliharaan secara periodik untuk Hardware/Software.

Seksi Pengolahan Data dan TIK; Seksi Perlengkapan Tempat, dan Konsumsi


Jadwal Pemeliharaan Hardware/Software

2

Menetapkan parameter setiap hardware/software yang menjadi fokus pemeliharaan



Daftar Parameter hardware/software yang menjadi fokus pemeliharaan

3

Melakukan pemeliharaan secara berkala sesuai jadwal



4

Mencatat hasil dalam register



pemeliharaan




UN27.30.PM10 01 Juni 2012 00 2/3


5

Menyampaikan usulan perbaikan hardware/software apabila diperlukan atau melaporkan hardware yang tidak layak dipergunakan




6

Bisa Memperbaiki,




Mendisposisi perbaikan hardaware/ software ke Bagian Perlengkapan


Ketua SPMB

1. Disposisi

Melakukan uji fungsi apabila diperlukan untuk hardaware/software yang telah diperbaiki Bagus, Menerima hardware/software yang telah diperbaiki Belum, Dikembalikan ke Bagian Perlengkapan untuk diperbaiki kembali


Melakukan perbaikan sesuai kemampuan atau membuat usulan perbaikan hardware/software Tidak Bisa Memperbaiki, Mengusulkan perbaikan Sekretaris Eksekutif 7

8

ke

2. Surat Perbaikan Hardware/ Software Sekretaris Eksekutif

1. Hasil Uji Fungsi 2. Register Pemeliharaan Hardware/Softw are


Nomor Tanggal Terbit Revisi Halaman Flowchart:

UN27.30.PM10 01 Juni 2012 00 3/3




UN27.30.PM11 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPAN

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretariat SPMB dalam melaksanakan lokakarya persiapan proses SPMB di UNS

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi Undangan, Kajian Sistem sebelumnya, peluang perbaikan dan penetapan sistem berikutnya

Refferensi

Klausal ISO 9001: 5.5.


1. Panitia SPMB terdiri dari personel yang ditunjuk oleh Rektor melalui SK dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing terlampir 2. Koordinasi dilaksanakan dengan agenda tinjauan sistem & instrumen yang telah dipergunakan tahun sebelumnya serta sistem & instrumen yang akan dipergunakan tahun berikutnya 3. Kajian masing-masing topik dan sistem dilakukan oleh Seksi, Deputi serta Sekretaris Eksekutif

Rekaman Mutu

Sasaran Kinerja

1.

Keputusan Rektor Kepanitiaan

2.

Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi Persiapan SPMB UNS Tahun 2011 (Undangan, Notulen, Rekomendasi Pelaksanaan SPMB Tahun Berikutnya)

Perbaikan sistem berkelanjutan

Uraian: No.

Aktivitas

Pelaksana

Penanggung Jawab Ketua SPMB

Rekaman

1

Menerima SK Rektor perihal Panitia SPMB



2

Mengundang Panitia tersebut dalam SK Rektor untuk melakukan pembahasan persiapan pelaksanaan SPMB


Ketua SPMB

Undangan

3

Membuka dan memberikan arahan koordinasi

Ketua SPMB

Rektor

Notulen

4

Melakukan analisa atau kajian pelaksanaan SPMB tahun sebelumnya

Deputi, Sekretaris Eksekutif

Ketua SPMB

Notulen

5

Melakukan kajian Sistem Pendaftaran On Line

Seksi TIK

Deputi

Notulen



UN27.30.PM11 01 Juni 2012 00 2/3


6

Melakukan kajian substansi informasi dalam leaflet atau laman


Ketua SPMB

Notulen

7

Melakukan kajian proses penyusunan naskah ujian serta proses pengolahan data Mengidentifikasi peluang perbaikan untuk masukan pelaksanaan SPMB

Seksi Naskah

Deputi

Notulen

Deputi, Sekretaris Eksekutif

Ketua SPMB

1. Notulen 2. Rekomendasi Pelaksanaan SPMB Tahun Berikutnya

8



UN27.30.PM11 01 Juni 2012 00 3/3


Flowchart:

%

&

! "

#

$

'

!

'

( %) &) ')

#

! !

$



UN27.30.PM12 01 Juni 2012 00 1/3

Tujuan

PROSEDUR MUTU SOSIALISASI, PROMOSI & PUBLIKASI

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan sosialisasi, promosi dan Publikasi SPMB sehingga informasi SPMB di UNS lebih luas jangkauannya Lingkup prosedur meliputi pelaksanaan sosialisasi atau promosi SPMB melalui media cetak atau elektronik Klausal ISO 9001:7.2.3

Ruang Lingkup Refferensi Definisi/Penjelasan Umum

Rekaman Mutu

Sasaran Kinerja

1.

Sosialisasi yang dimaksud adalah Sosialisasi, Promosi, dan Publikasi SPMB sebagai sarana penyampaian informasi ke masyarakat yang berkaitan dengan pelaksanaan SPMB 2. Media Sosialisasi yang digunakan: website/internet, bertemu langsung dengan pelanggan (gathering), Expo/Pameran pendidikan, Media Cetak dan Elektronik, Material Promo (Leaflet dan Pamflet), dan Direct Mail 1. Jadwal, Media yang digunakan, dan Konsep desain/materi sosialisasi 2. Surat permohonan, Surat Penawaran Sosialisasi, Kontrak Kerjasama 3. Materi Sosialisasi: Spanduk, leaflet/brosur 4. Data Stok Materi Sosialisasi 5. Laporan dan Evaluasi Pelaksanaan Sosialisasi Informasi lebih luas dan merata di berbagai daerah Jawa dan Luar Jawa sehingga mendapatkan pendaftar dan mahasiswa yang berkualitas tinggi dari berbagai propinsi di Indonesia

Uraian: No.

Aktivitas

Pelaksana

1

Merencanakan Jadwal dan Media yang digunakan untuk Sosialisasi

Seksi Humas, Promosi, dan Publikasi

2

Menyiapkan konsep desain/materi sosialisasi lainnya yang diperlukan

3

Mengirimkan konsep desain/materi, jadwal dan media sosialisasi

1. Deputi 2. Seksi Humas, Promosi, dan Publikasi Sekretaris Eksekutif

Penanggung Jawab Sekretaris Eksekutif

Jadwal dan Sosialisasi


Konsep desain/materi sosialisasi


1. 2.

Rekaman

3.

4

Melakukan review terhadap desain/materi, jadwal dan media sosialisasi Jika Setuju, Diteruskan ke Panitia Pengadaan Barang

Ketua SPMB

Ketua SPMB

1. 2. 3.

Media

Disposisi Jadwal dan Media Sosialisasi Konsep desain/materi sosialisasi Disposisi Jadwal dan Media Sosialisasi Konsep desain/materi sosialisasi



UN27.30.PM12 01 Juni 2012 00 2/3


Jika Belum Setuju, Dikembalikan ke Seksi Humas, Promosi, dan Publikasi untuk diperbaiki 5

Verifikasi kesesuaian Materi Sosialisasi


Ketua SPMB

1. 2.

3.

6

Melaksanakan Proses Sosialisasi

7

Membuat Laporan dan melakukan Evaluasi Pelaksanaan Sosialisasi

Seksi Humas, Promosi, dan Publikasi Seksi Humas, Promosi, dan Publikasi

Materi Sosialisasi Verifikasi Kesesuaian Materi Sosialisasi Data Stok Materi Publikasi


Materi Sosialisasi


Laporan dan Evaluasi Pelaksanaan Sosialisasi



Flowchart:

UN27.30.PM12 01 Juni 2012 00 3/3




UN27.30.PM13 01 Juni 2012 00 1/2

PROSEDUR MUTU EVALUASI ATAU LAPORAN PELAKSANAAN SPMB

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam mengevaluasi pelaksanaan SPMB, mengidentifikasi dan memperbaiki kekurangan pelaksanaan SPMB

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi Evaluasi dan Laporan pelaksanaan SPMB

Refferensi

Klausal ISO 9001:7.1.; 5.2.


Evaluasi dan Laporan pelaksanaan SPMB digunakan sebagai sarana untuk memperbaiki kinerja pelaksanaan SPMB

Rekaman Mutu

1.

Undangan, Daftar Hadir, dan Notulensi

2.

Laporan Pelaksanaan SPMB

3.

Profil Mahasiswa Baru

4.

Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi Persiapan SPMB UNS Tahun 2012

Sasaran Kinerja

Pelaksanaan Sistem SPMB yang lebih baik

Uraian: Aktivitas

1

Rapat evaluasi pelaksanaan SPMB untuk masing-masing jalur

Panitia SPMB

Ketua SPMB

Undangan, Daftar Hadir, dan Notulensi

2

Mengidentifikasi kelemahan dan kekurangan pelaksanaan SPMB dan mencari solusinya

Panitia SPMB

Ketua SPMB

Daftar Identifikasi Masalah dan Solusinya

3

Membuat laporan pelaksanaan SPMB dan Profil Mahasiswa Baru

Sekretaris Ekesekutif, Deputi, dan Seksi

Ketua SPMB

1. Draf Laporan Pelaksanaan SPMB

Lokakarya SPMB

Panitia SPMB dan Stakeholder

Rektor

4

Pelaksana

Penanggung Jawab

No.

Rekaman

2. Draf Profil Mahasiswa Baru 1. Laporan Pelaksanaan SPMB 2. Profil Baru

Mahasiswa


Nomor Tanggal Terbit Revisi Halaman Flowchart:

UN27.30.PM13 01 Juni 2012 00 2/2

PROSEDUR MUTU EVALUASI ATAU LAPORAN PELAKSANAAN SPMB



UN27.30.PM14 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU PENYEDIAAN PERLENGKAPAN BHP/ATK SPMB

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalam penyediaan perlengkapan Bahan Habis Pakai atau Alat Tulis Kantor SPMB

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi Identifikasi kebutuhan, Verfiikasi kebutuhan BHP/ATK, Penerimaan dan verifikasi kesesuaian, distribusi BHP/ATK

Refferensi

Klausal ISO 9001:7.1.; 6.3.


1. ATK adalah Alat Tulis Kantor 2. BHP adalah Bahan Habis Pakai 3. RAB adalah Rencanan Anggara Belanja SPMB 4. Sekretariat SPMB tidak melakukan stok BHP/ATK 5. Sekretaris Deputi mengendalikan langsung kebutuhan BHP/ATK

Rekaman Mutu

Sasaran Kinerja

1.

Daftar Kebutuhan ATK dan BHP

2.

Memo Pengajuan dan Memo Persetujuan Kebutuhan ATK dan BHP

3.

Bukti penerimaan/penyerahan ATK dan BHP

Bahan Habis Pakai/ATK dipergunakan sesuai kebutuhan

Uraian Deskripsi Aktifitas

1

Mengidentifikasi kebutuhan ATK dan BHP

Seksi Perlengkapan Tempat dan Konsumsi

Deputi

Daftar Kebutuhan ATK dan BHP

2

Mengajukan Kebutuhan ATK/BHP


Deputi

a. Memo Pengajuan Kebutuhan ATK/BHP

Deputi


3

Melakukan Verifikasi Kebutuhan ATK/BHP tiap seksi dan mencocokan dengan RAB; Apabila setuju: Dilanjutkan untuk pengajuan ke Sekretaris Eksekutif Apabila Tidak setuju : Konfirmasi kembali ke masing-masing seksi

Pelaksana

Penanggung Jawab

No.

Rekaman

b. Daftar Kebutuhan ATK dan BHP a. Memo Persetujuan b. Memo Pengajuan Kebutuhan ATK/BHP c. Daftar Kebutuhan ATK dan BHP



UN27.30.PM14 01 Juni 2012 00 2/3

Melakukan Verifikasi Kebutuhan ATK/BHP tiap seksi dan mencocokan dengan RAB;

PROSEDUR MUTU PENYEDIAAN PERLENGKAPAN BHP/ATK SPMB Sekretaris Eksekutif

Ketua SPMB

a. Memo Persetujuan b. Memo Pengajuan Kebutuhan ATK/BHP c. Daftar Kebutuhan ATK dan BHP

Apabila setuju: Dilanjutkan untuk pengajuan ke Panitia pengadaan barang/Unit layanan pengadaan barang dan jasa (ULP) UNS Apabila Tidak setuju : Konfirmasi kembali ke masing-masing seksi 5

Menerima ATK/BHP dari Panitia Penerima Barang

6

Melakukan cek ATK/BHP yang dikirimkan dari Kantor Pusat

7

Distribusi ATK/BHP ke Seksi-seksi

Bagian Penerima Barang Sekretariat SPMB/ Seksi Perlengkapan Tempat dan Konsumsi Bagian Penerima Barang Sekretariat SPMB/ Seksi Perlengkapan Tempat dan Konsumsi Sekretariat SPMB/ Seksi Perlengkapan Tempat dan Konsumsi

Deputi

Bukti penerimaan/penyerahan barang dari Bagian Perlengkapan.

Deputi

Bukti penerimaan/penyerahan barang dari Bagian Perlengkapan.

Deputi

Bukti penyerahan barang kepada seksi-seksi.



Flowchart:

UN27.30.PM14 01 Juni 2012 00 3/3

PROSEDUR MUTU PENYEDIAAN PERLENGKAPAN BHP/ATK SPMB



UN27.30.PM15 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU PENGADAAN KONSUMSI

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalam pengadaan konsumsi dalam pelaksanaan SPMB

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi penyediaan konsumsi untuk kebutuhan SPMB

Refferensi



Kebutuhan konsumsi yang dimaksud adalah Minum, makanan ringan, dan makanan berat

Rekaman Mutu

1. Daftar kebutuhan Konsumsi 2. Memo permohonan dan persetujuan kebutuhan Konsumsi 3. Bukti Serah-Terima Konsumsi

Sasaran Kinerja

Kebutuhan konsumsi terpenuhi 100%

Uraian No.

Deskripsi Aktifitas

Pelaksana

Penanggung Jawab

Rekaman

1

Identifikasi kebutuhan Konsumsi sesuai jumlah/jenis


Deputi

Daftar kebutuhan Konsumsi

2

Pengajuan kebutuhan Konsumsi


Deputi

a. Memo permohonan kebutuhan Konsumsi b. Daftar kebutuhan Konsumsi

3

Verifikasi dokumen pengajuan kebutuhan Konsumsi seksi

Deputi


a. Memo persetujuan c. Memo permohonan kebutuhan Konsumsi

Setuju : Proses dilanjutkan mengembalikan daftar kebutuhan konsumsi yang telah disetujui ke Seksi Perlengkapan Tempat dan Konsumsi

b. Daftar kebutuhan Konsumsi

Tidak setuju : Konfirmasi kembali ke masingmasing seksi 4

Pemesanan konsumsi ke katering/pihak ke 3 (penyedia konsumsi) oleh Seksi

Deputi


Surat permohonan pengadaan



UN27.30.PM15 01 Juni 2012 00 2/3


Perlengkapan Tempat dan Konsumsi 5

Menerima konsumsi yang telah disiapkan oleh Katering/pihak ke 3 (penyedia) dan menandatangani bukti terima serta mendistribusikan ke seksi

Konsumsi


Deputi

Bukti Serah-Terima Konsumsi



Flowchart

UN27.30.PM15 01 Juni 2012 00 3/3




UN27.30.PM16 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU PENYIAPAN SARANA PRASARANA

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalam penyediaan sarana prasarana

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi identifikasi kebutuhan, verifikasi usulan, serah terima sarana prasarana

Refferensi

Klausal ISO 9001:7.1.; 6.3..


Sarana Prasarana yang dimaksud adalah Penggunaan Ruang Rapat, Kendaraan Dinas, Tempat Publikasi, Tempat Helpdesk

Rekaman Mutu

1. Daftar Kebutuhan Sarana/Prasarana 2. Memo dan Surat Permohonan Peminjaman Sarana/Prasarana 3. Daftar Sarana/Prasarana

Sasaran Kinerja

Sarana Prasarana terpenuhi kebutuhannya

Uraian: No.

Deskripsi Aktifitas

Pelaksana

Penanggung Jawab

Rekaman

1

Identifikasi kebutuhan sarana/prasarana


Deputi

Daftar kebutuhan Sarana/Prasarana

2

Pengajuan kebutuhan Sarana/Prasarana


Deputi

Memo permohonan kebutuhan Sarana/Prasarana

3

Persetujuan kebutuhan Sarana/Prasarana

Deputi


Surat Permohonan Peminjaman Sarana/Prasarana

Setuju : Proses dilanjutkan untuk penyiapan Sarana/Prasarana Tidak Setuju : Konfirmasi ke Seksi Perlengkapan Tempat dan Konsumsi. 4

Mengkoordinasikan dan menandatangani Surat Peminjaman Sarana/Prasarana


Ketua

Surat Permohonan Peminjaman Sarana/Prasarana

5

Penyiapan Sarana/Prasarana

Seksi Perlengkapan

Sekretaris

Daftar



6

UN27.30.PM16 01 Juni 2012 00 2/3

Penataan kembali Sarana/Prasarana yang telah digunakan


Tempat dan Konsumsi

Eksekutif

Sarana/Prasarana


Deputi

Daftar Sarana/Prasarana



UN27.30.PM16 01 Juni 2012 00 3/3


Flowchart

"

#

$

%

&

& !

' "( #( $(

%( &(



UN27.30.PM17 01 Juni 2012 00 1/3

PROSEDUR MUTU UJI COBA SISTEM PENDAFTARAN ONLINE

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan uji coba (trial) sistem pendaftaran on line SPMB di UNS

Ruang Lingkup

Lingkup prosedur meliputi penetapan teknis/metode trial, identifikasi sampel, pembuatan petunjuk teknis, simulasi, perbaikan

Refferensi



1. Uji Coba sistem pendafataran on line senantia dilakukan sebelum sistem pendaftaran on line dipergunakan dalam proses SPMB 2. Jumlah sampel serta metode uji coba disesuaiak dengan kebutuhan setiap tahunnya

Rekaman Mutu

Sasaran Kinerja

1.

Perencanaan Uji Coba

2.

Daftar Peserta Uji Coba

3.

Surat Undangan Uji Coba

4.

Petunjuk teknis pendaftaran online

5.

Register Uji Coba

6.

Serah Terima Hasil Uji Coba

Sistem Pendaftaran Online dapat berjalan dengan baik dan bisa menemukan kekurangan sehingga dapat diperbaiki

Uraian No.

Aktivitas

Pelaksana

Penanggung Jawab

Rekaman

1

Menetapkan perencanaan uji coba meliputi teknis atau metode uji coba, jumlah sampel, tahapan serta waktu pelaksanaan

Seksi Pengolahan Data dan TIK

Deputi

Perencanaan uji coba

2

Mengidentifikasi Sekolah terpilih untuk menjadi sampel dalam uji coba sistem pendaftaran online

Deputi


Daftar Peserta Uji Coba

3

Mengirimkan surat kepada Sekolah untuk mengirimkan beberapa siswa dengan didampingi guru BK


Ketua SPMB

Surat Permohonan Pengiriman Siswa



UN27.30.PM17 01 Juni 2012 00 2/3


4

Menyiapkan petunjuk teknis pendaftaran online


Deputi

5

Melakukan pengisian data sesuai format pendaftaran online

Sampel/Peserta Ujicoba


6

Mencatat ketidaksesuaian atau hambatan dalam uji sistem pendaftaran online


Deputi

7

Melakukan perbaikan sesuai ketidaksesuaian atau hambatan yang terjadi selama uji coba sistem


Deputi

8

Menetapkan sistem pendaftaran online


Ketua SPMB

Petunjuk teknis pendaftaran online

Register uji coba

Serah Terima Hasil Uji Coba



UN27.30.PM17 01 Juni 2012 00 3/3


Penanggung jawab. Unit Kerja Nama Jabatan Munawar Kholil, SH., M.Hum. Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. Vita Ratri Cahyani, M.P. Prof. Drs. Sutarno, M.Sc., Ph.D

Recommend Documents