Pemodelan dan Evaluasi Proses Bisnis Menggunakan Metode Quality Evaluation Framework (QEF) (Studi Kasus: CV. Mulyo Tani Makmur)

Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer Vol. 1, No. 12, Desember 2017, hlm. 1500-1507

e-ISSN: 2548-964X http://j-ptiik.ub.ac.id

Pemodelan dan Evaluasi Proses Bisnis Menggunakan Metode Quality Evaluation Framework (QEF) (Studi Kasus: CV. Mulyo Tani Makmur) Laurensia Clara Sakti1, Aditya Rachmadi2, Retno Indah Rokhmawati3 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: [email protected], [email protected], [email protected] Abstrak CV. Mulyo Tani Makmur adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam produksi pupuk. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur, maka hal yang paling utama adalah proses produksi. Proses produksi berpengaruh besar dalam produksi yang dihasilkan. Semua proses harus dilakukan secara benar. Namun pada kenyataannya, tidak semua proses yang dilakukan tepat sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). Sehingga berbagai hal atau situasi tersebut dapat menghambat jalannya perusahaan untuk mencapai target dan berisiko terhadap kerugian yang akan ditimbulkan bagi perusahaan. Berdasarkan adanya indikasi permasalahan yang muncul, maka penelitian ini melakukan evaluasi terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dengan mengadaptasi metode Quality Evaluation Framework (QEF). Metode QEF membantu dalam mengetahui ketidaksesuaian yang terjadi antara target dengan hasil kalkulasi. Hal pertama yang dilakukan adalah dengan menentukan kebutuhan non-fungsional dan proses inti yang dimodelkan dengan menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN) versi 2.0. Kemudian melakukan perhitungan sesuai dengan persamaan dalam QEF berdasarkan quality factors yang telah ditentukan sebelumnya. Hasil dari perhitungan terlihat apakah quality factors sesuai atau tidak. Ketidaksesuaian yang muncul dianalisa menggunakan metode Root Cause Analysis (RCA) untuk mencari akar penyebab masalah. Hasil dari RCA diharapkan mampu membantu perusahaan dalam meminimalisir permasalahan pada proses bisnis yang sedang berjalan. Kata kunci: quality evaluation framework (QEF), business notation (BPMN), quality factors, proses bisnis, root cause analysis (RCA)

process

model

and

Abstract CV. Mulyo Tani Makmur is a manufacturing company engaged in the production of fertilizers. As a company engaged in manufacturing, then the main thing process is the production process. The production process has a major effect on the resulting production. All processes must be done correctly. However, in reality, not all processes are performed in accordance with Standard Operating Procedures (SOP). So that various things or situations can hamper the way the company to achieve targets and at risk of losses to be generated for the company. Based on the indications of emerging problems, this study evaluates the ongoing business process by adapting the Quality Evaluation Framework (QEF) method. The QEF method assists in knowing the non-conformity between the target and the calculated result. The first thing to do is to determine the non-functional requirements and core processes that are modeled using Business Process Model and Notation (BPMN) version 2.0. Then perform the calculations according to the equations in QEF based on predetermined quality factors. The result of the calculation shows whether the quality factors are appropriate or not. The inconsistencies are analyzed using the Root Cause Analysis (RCA) method to find the root cause of the problem. The results of the RCA is expected to assist the company in minimizing the problems in the running business process. Keywords: quality evaluation framework (qef), business process model and notation (bpmn), quality factors, business processes, root cause analysis (rca)

Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya

1500

Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer

1. PENDAHULUAN Sebuah perusahaan dapat mencapai tujuan bisnisnya dengan cara yang efisien dan efektif hanya jika manusia dan sumber daya perusahaan lainnya, seperti sistem informasi, mampu bekerja bersama dengan baik. CV. Mulyo Tani Makmur merupakan perusahaan manufaktur yang berfokus pada produksi pupuk. Proses produksi merupakan hal yang paling utama dalam perusahaan manufaktur. Namun kegiatan tersebut tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak didukung oleh proses bisnis yang efektif dan efisien dalam kegiatan internal perusahaan. Permasalahan dan kendala dalam proses bisnis pasti dialami oleh setiap perusahaan, termasuk CV. Mulyo Tani Makmur. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan pihak CV. Mulyo Tani Makmur, proses produksi memiliki beberapa bagian mulai dari proses granulasi hingga pengemasan. Kemudian didapatkan informasi bahwa beberapa kali terjadi salah pencampuran formula dalam membuat sebuah produk pupuk. Salah pencampuran merupakan kegiatan yang termasuk dalam bagian proses produksi yaitu pada bagian granulasi. Hal itu akan menghambat proses produksi dan akan membutuhkan waktu tambahan dalam pengerjaan ulang. Waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk memproduksi akan terbuang karena kesalahan pembuatan formula. Tidak hanya itu jumlah produksi yang dihasilkan sering melebihi kebutuhan produk yang diperlukan. Penimbunan stok yang terus menerus mampu menurunkan kualitas dari produk itu sendiri. Dari pernyataan sebelumnya menunjukkan adanya indikasi permasalahan pada proses bisnis dalam CV. Mulyo Tani Makmur. Sehingga sangat penting untuk mengetahui proses bisnis dari awal persiapan produksi hingga hasil produksi siap untuk disalurkan. Oleh karena itu, diperlukan evaluasi terhadap proses bisnis yang sedang berjalan. Karena belum pernah dilakukan evaluasi terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dalam perusahaan CV. Mulyo Tani Makmur sebelumnya. Untuk mendapatkan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien pada CV. Mulyo Tani Makmur, dilakukan evaluasi menggunakan Quality Evaluation Framework (QEF). Metode QEF merupakan metode yang dikembangkan Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

1501

mealui berapa tools dari pemodelan proses bisnis untuk melakukan evaluasi dan tolak ukur terhadap proses tertentu. Berdasarkan uraian sebelumnya, maka dilakukan penelitian dengan judul “Pemodelan dan Evaluasi Proses Bisnis Menggunakan Metode Quality Evaluation Framework (Studi Kasus: CV. Mulyo Tani Makmur)”. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini yaitu dapat mengevaluasi proses bisnis yang ada sehingga sesuai dengan tujuan perusahaan. 2. LANDASAN KEPUSTAKAAN 2.1Quality Evaluation Framework (QEF) Quality Evaluation Framework (QEF) menggunakan pemodelan konseptual, yaitu kegiatan resmi yang menjelaskan beberapa aspek dari dunia fisik dan sosial disekitar kita untuk tujuan pemahaman dan komunikasi. Tujuan untuk pendekatan QEF adalah untuk pendekatan yang sistematis sehingga pemodel dapat menggunakan secara konsisten dan berulang (Heidari & Loucopoulus, 2014). Tujuan QEF (Heidari & Loucopoulus, 2014): 1. Memperkenalkan kerangka kerja evaluasi kualitas berisi cara yang sistematis dan generic untuk evaluasi kualitas proses bisnis dengan mempertimbangkan dasar evaluasi model BPM 2. Untuk mengevaluasi proses obyektif dan kualitatif atas dasar faktor kualitas dan metrik untuk konsep proses bisnis utama. Faktor-faktor kualitas ini dan metrik terkait memberikan stakeholder dengan kemampuan untuk menguji seberapa baik proses bisnis mereka melakukan terhadap sasaran mutu. Dari Tujuan QEF yang telah disebutkan, menunjukan bahwa QEF hanya terbatas hingga proses mengevaluasi proses bisnis yang telah berjalan. Tabel 1. Faktor Kualitas QEF Dimension

Factor Throughput Cycle Time

Performance Timeliness Cost Resource efficiency Efficiency Time efficiency


1502

Cost efficiency

3. METODOLOGI PENELITIAN

Reliableness

Metodologi penelitian merupakan kerangka alur yang digunakan dalam penelitian.

Reliability Failure frequency Time to failure Recoverability

Time to recover Maturity

Permissability

Studi Literatur

Pengumpulan data

Analisa Faktor Kegagalan dengan Root Cause Analysis

Evaluasi Proses Bisnis dengan QEF

Pemodelan proses bisnis dengan BPMN

Pengambilan Kesimpulan dan Saran

Selesai

Authority Time to shortage

Availability

Mulai

Time to access Avaibleness

2.2Fishbone Diagram Fishbone diagram akan mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau masalah, dan menganalisis masalah tersebut melalui sesibrainstorming. Masalah akan dipecah menjadi sejumlah kategori yang berkaitan, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan, dan sebagainya. Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming. Fungsi dasar diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect (Sebab dan Akibat)/ Ishikawa adalah untuk mengidentifikasi dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya . Sering dijumpai orang mengatakan “penyebab yang mungkin” dan dalam kebanyakan kasus harus menguji apakah penyebab untuk hipotesa adalah nyata, dan apakah memperbesar atau menguranginya akan memberikan hasil yang diinginkan. Dengan adanya diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect (Sebab dan Akibat)/ Ishikawa ini sebenarnya memberi banyak sekali keuntungan bagi dunia bisnis. Selain memecahkan masalah kualitas yang menjadi perhatian penting perusahaan. Masalah – masalah klasik lainnya juga terselesaikan. Masalah – masalah klasik yang ada di industri manufaktur khusunya antara lain (Kusnadi, 2011) adalah : a. keterlambatan proses produksi b. tingkat defect (cacat) produk yang tinggi c. mesin produksi yang sering mengalami trouble d. output lini produksi yang tidak stabil yang berakibat kacaunya plan produksi e. produktivitas yang tidak mencapai target f. complain pelanggan yang terus berulang Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

Gambar 1. Diagram Alir Metodologi Penelitian

4. PEMODELAN DAN EVALUASI PROSES BISNIS 4.1 Identifikasi Proses Bisnis Identifikasi proses bisnis diperoleh setelah wawancara awal dan observasi selesai dilakukan. Setelah mengetahui secara keseluruhan proses bisnis ini dari awal hingga akhir, maka dilakukan dengan cara mengelompokan aktivitas tersebut dengan menggunakan metode Value Chain Analysis. Identifikasi proses bisnis pada CV. Mulyo Tani Makmur dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Value Chain pada CV. Mulyo Tani Makmur

Aktivitas-aktivitas utama yang telah disebutkan tidak semua akan diteliti, karena berdasarkan wawancara, menurut pihak perusahaan hanya proses produksi yang memiliki dampak paling besar untuk perusahan


yang bergerak di bidang manufaktur. Untuk itulah hanya proses produksi saja yang akan diteliti. Pengadaan Bahan Baku, Pemilihan Bahan Baku, Proses Produksi, Uji kulitas Produk, Penyimpanan, Pengendalian Produk Tidak Sesuai termasuk dalam proses produksi, maka proses itulah yang akan menjadi bahan yang akan diteliti dan akan dimodelkan proses bisnisnya. 4.2 Pemodelan Proses Bisnis 4.2.1 Pengadaan Bahan baku Yang terlibat dalam proses ini adalah Admin, Kepala Produksi, Staff Produksi. Masukan yang dibutuhkan adalah surat perintah kerja dari Admin kepada kepala produksi. Kepala Produksi membuat daftar pembelian. Hasil akhirnya jika bahan baku datang staff produksi yang bertugas melakukan pemindahan.Pemodelan dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Pemodelan pada proses bisnis pengadaan bahan baku

4.2.4 Uji Kualitas Produk Proses ini merupakan bagian dari proses produksi, yang terlibat adalah adalah Quality Control (QC). QC akan melakukan pengujian sampel hasil produksi dan keluarannya berupa keterangan lolos atau tidaknya uji kualitas. 4.2.5 Penyimpanan Yang terlibat dalam proses ini adlah Staff Produksi, namun staff Produksi juga sekaligus menjadi bagian Gudang. Aktivitas yang terjadi dari pemindahan hasil produksi hingga peletakan hasil produksi di dalam gudang. 4.2.6 Pengendalian Produksi Tidak Sesuai Yang terlibat dalam proses ini adalah Direktur, Wakil Manajemen, dan Kepala Bagian Monitoring. Aktivitas awal adalah inspeksi hingga tindakan perbaikan. 4.3 Evaluasi Proses Bisnis 4.3.1 Dimensi Quality Factors Langkah pertama yang dilakukan dalam melakukan evaluasi dengan metode QEF adalah mengidentifikasi Quality Factor. Identifikasi Quality Factor didapatkan melalui proses wawancara dengan beberapa pihak terkait, seperti Direktur, Manager, Kepala Produksi, Staff Produksi, Quality Control, Administrasi. Juga melalui beberapa observasi di lapangan secara langsung. Hasilnya akan ditemukan indikator-indikator yang akan diukur dalam proses bisnis yang ada. Tabel 2. Quality Factor pada Proses Bisnis Utama Kode

4.2.2 Pemilihan Bahan baku Yang terlibat dalam proses ini adalah Quality Control (QC), Kepala Produksi, dan Staff Produksi. Pertama staff produksi akan melakukan pemisahan bahan baku, kemudian QC akan melakukan pengujian bahan baku. Aktivitas terakhir Kepala Produksi akan menerima surat terima bahan baku lolos uji. 4.2.3 Proses Produksi Yang terlibat dalam proses ini adalah Quality Control (QC), Kepala Produksi, dan Staff Produksi. Aktivitas pertama Kepala Produksi akan memberikan surat tugas kepada Staff produksi untuk melakukan proses produksi hingga akhir produksi. QC akan membantu ditegah aktivitas produksi saat uji kualitas produk. Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

1503

Q1 Q2 Q3

Q4 Q5 Q6 Q7 Q8 Q9

Quality Factors Jumlah bahan baku sesuai dengan perencanaan kebutuhan pada saat produksi (resource efficiency) Kesesuaian jumlah bahan baku di gudang dengan data historis (availableness) Harga perhitungan bahan baku menggunakan harga pembelian bahan baku terakhir (cost) Maksimal kecepatan waktu penurunan Purchase Order (PO) ke pemasok (time to access) Kecepatan pengiriman bahan baku dari pemasok (time to access) Kesesuaian bahan baku yang dipesan dengan spesifikasi Purchase Order (PO) Ketidaksesuaian bahan baku yang dikirim oleh pemasok Lama proses produksi Kesesuaian hasil produksi (untuk permintaan pelanggan) dengan SNI (Standar Nasional Indonesia)


Q10 Q11 Q12 Q13 Q14 Q15 Q16 Q17 Q18 Q19 Q20

Ketepatan penggunaan bahan baku (resource analysis) Ketepatan waktu proses granulasi (timeliness) Maksimal kecepatan waktu saat mengalami kesalahan dalam proses produksi (time to recover) Kesesuaian spesifikasi Lama proses hasil uji Updating informasi barang hasil produksi dalam gudang Maksimal kecepatan waktu menangani penumpukan barang (time to recover) Penggunaan gudang untuk penyimpanan hingga barang keluar (time efficiency) Ketidaksesuaian hasil produksi Waktu penanganan hasil produksi yang tidak sesuai (time to recover) Waktu untuk perbaikan kesalahan hasil produksi (time to failure)

4.3.2 Hasil Pengukuran Quality Factors Melakukan kalkulasi/perhitungan yang sesuai dengan perhitungan pada QEF. Hasil perhitungan dapat dilihat pada Tabel 3.

2.

3.

4.

Tabel 3. Hasil Perhitungan QEF Kode Q1 Q2

Q4 Q5 Q6 Q7

Target 100% sesuai 100% sesuai Harga beli <= harga perencanaan 30menit 4 hari 100% sesuai 0% tidak sesuai

Q8

14 hari kerja

Q9

100% sesuai 100% tepat penggunaan 60 menit 60 menit 100% sesuai <= 2 minggu 100% pelaksanaan updating ½ hari kerja 100% penggunaan <= 5% yang tidak sesuai 1 hari <= 1 minggu

Q3

Q10 Q11 Q12 Q13 Q14 Q15 Q16 Q17 Q18 Q19 Q20

Hasil 100% 100% Harga beli <= harga perencanaan 60menit 7 hari 100% 5% yang tidak sesuai 14 hari kerja berdasarkan rata-rata 100% sesuai 90% tepat penggunaan

5.

6.

60 menit 60 menit 95% sesuai <= 2 minggu 0/ tidak ada updating Rata-rata 1 hari

7.

100% penggunaan 10% yangtidak sesuai 1 hari 1minggu

Identifikasi hasil sebagai berikut: 1. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q1 Perencanaan bahan baku yang direncanakan di awal merupakan hasil perkiraan yang dilakukan oleh kepala Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

8.

1504 produksi sesuai dengan permintaan pemesanan pelanggan. Sehingga perencanaan yang dibuat akan sesuai saat bahan baku itu dibutuhkan saat produksi. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q2 Setiap hari kerja selalu dilakukan pencatatan oleh staf produksi yang bertugas saat itu. Ketersediaan bahan baku di gudang sesuai dengan data historis/pencatatan yang dilakukan. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q3 Perencanaan yang dilakukan oleh kepala produksi berpatokan pada MOU yang telah disepakati degan pelanggan. Jadi dalam menentukan perencanaan tidak melebihi anggaran yang ada pada MOU atau harga jual yang telah diberikan kepada pelanggan agar tidak rugi. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q4 Kepala produksi yang telah melakukan perencanaan pembelian/ membuat daftar pembelian menyerahkan kepada admin. Bagian admin akan meminta tanda tangan persetujuan dari direktur untuk melakukan pembelian ke supplier. Karena semua ini masih dikerjakan secara manual dengan membuat surat dan harus bertemu direktur, maka terkadang bisa hingga 1 jam. Barulah setelah itu admin bisa memberikan surat persetujuan tersebut kepada kepala produksi untuk melakukan pemesanan. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q5 Seluruh durasi Kecepatan pengiriman bahan baku dari pemasok dirata-rata, maka didapatkan hasil 3.84 yang dibulatkan menjadi 4 hari kerja. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q6 Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak admin, tidak pernah terjadi kesalahan dalam pemesanan. Karena pemesanan yang dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah disesuaikan dengan pesanan pelanggan. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q7 Belum pernah barang yang pertama kali datang dari supllier seluruhnya sesuai. Ada beberapa bahan baku yang dipesan tidak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Sekitar 5% dari total bahan yang datang tidak sesuai spesifikasi. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q8 Setelah dihitung, maka didapatkan jumlah rata-rata lama waktu pengerjaan proses produksi yaitu 13.67, dibulatkan menjadi 14 hari kerja.


9. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q9 Kesesuaian hasil produksi harus sesuai standar dengan SNI agar sesuai juga dengan permintaan pelanggan. Dimana barang yang dikirim pelanggan haruslah sejumlah yang diminta dan telah lulus uji Quality Control, sehingga jumlahnya akan selalu sama dengan permintaan pelanggan. 10. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q10 Saat sudah melakukan proses produksi, penggunaan bahan baku itu tidak sesuai yang direncanakan. Sehingga bahan baku yang dibeli lebih daripada penggunaannya. 11. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q11 Berdasarkan wawancara dan hasil observasi, proses granulasi ini rata-rata bisa diselesaikan dalam waktu tidak melibihi 60 menit. 12. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q12 Waktu yang diperlukan untuk bisa memulai meneruskan kembali proses produksi dibutuhkan waktu sekitar 60 menit menurut hasil wawancara dengan bagian produksi. Waktu itu sudah termasuk waktu saat mengalami kegagalan yang mengharuskan menghentikan proses produksi hingga proses produksi dapat berjalan kembali. 13. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q13 Tidak semua yang diuji di lab 100% lolos sesuai spesifikasi. ada sekitar 5% dari yang diuji lab tidak sesuai spesifikasi yang ada. 14. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q14 Untuk pengecekkan di dalam lab internal perusahaan bisa selesai dilakukan dalam 1 hingga 2 hari. Sedangkan untuk lab di luar perusahaan bisa menunggu 1 hingga 2 minggu, karena harus mengantri. 15. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q15 Proses updating dalam gudang hanya berupa pencatatan bahan baku yang dilakukan setiap harinya. Namun untuk hasil produksi yang disimpan digudang tidak dilakukan update/perbaruan data setiap hari. Hanya diawal saat barang itu dipindahkan ke gudang setelah dari proses produksi. Nantinya barang itu akan dicatat kembali saat setelah barang hasil produksi tersebut dikeluarkan dari gudang. 16. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q16 Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian gudang, untuk beberapa kali sering terjadi penumpukan barang dalam gudang. Hal itu harus segera ditangani oleh Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

17.

18.

19.

20.

1505

perusahaan karena akan menghambat proses penyimpanan hasil produksi yang baru. Maka dari itu jika terjadi hal seperti ini, perusahaan akan melakukan penanganan sekitar 1 hari kerja, karena harus menghubungi pihak pelanggan yang belum mengambil barangnya atau belum melakukan pelunasan dan terkait administrasi. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q17 Batas penyimpanan yang ada di gudang akan disesuaikan dengan MOU diawal perjanjian dengan pelanggan. Baik itu perjanjian di awal maupun perpanjangan. Karena perusahaan akan tetep melakukan penyimpanan digudang bila ada surat/perjanjian MOU yang jelas. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q18 CV. Mulyo Tani Makmur memiliki 3 kriteria bentuk yaitu over size, on size, dan under size. Dari keseluruhan yang dihasilkan ada sekitar 10% tidak berada dikategori on size. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q19 Bila terjadi ketidaksesuaian, maka hal ini setidaknya memerlukan 1 hari kerja untuk berdiskusi penanganan/ pemberian solusi yang tepat. Identifikasi Hasil Kalkulasi Q20 Jika terjadi kesalahan, maka akan ada penanganan/penyelesaian masalah. Maka tindakan perbaikan akan menyesuaikan dengan waktu dan ketentuan sesuai dengan rencana penangan yang telah dibuat.

4.3.3 Identifikasi Faktor Kualitas Setelah mengukur kinerja dari prosesproses, maka didapatkan bahwa ada beberapa faktor yang tidak sesuai dengan target yang ditentukan oleh perusahaan. Hasil ketidaksesuaian telah dikonfirmasi berdasarkan wawancara bahwa ketidaksesuaian yang muncul tersebut adalah suatu permasalahan. Ketidaksesuaan yang terjadi terangkum pada Tabel 3. Tabel 4 Ketidaksesuaian Hasil No

Kode

Quality Factor

1

Q4

Maksimal kecepatan waktu penurunan Purchase Order (PO) ke pemasok (time to access)

2

Q7

3

Q10

4

Q13

Ketidaksesuaian bahan baku yang dikirim oleh pemasok Ketepatan penggunaan bahan baku (resource analysis) Kesesuaian spesifikasi


5

Q15

6

Q16

7

Q18

Updating informasi barang hasil produksi dalam gudang Maksimal kecepatan waktu menangani penumpukan barang (time to recover) Ketidaksesuaian hasil produksi

5. ANALISA FAKTOR KEGAGALAN Kode yang mengalami ketidaksesuaian dilakukan analisa dengan Fishbone Diagram. Maka didapatkan penyebabnya, sebagai berikut: a. Penyebab pada kode Q4 adalah keterbatasan penggunaan komputer yaitu hanya 1 komputer pada bagian Administrasi kantor sehingga tidak ada sistem yang terkomputerisasai, terbatasnya staf administrasi kantor dan tidak ada pengukuran khusus kapan harus melakukan order ke pemasok. Analisa Fishbone Diagram dapat dilihat pada gambar 4.

1506 dikemas dengan benar mampu menyebabkan kerusakan saat pemindahan barang hasil produksi, dan tingkat kelembapan yang tinggi di area pabrik.

e. Penyebab pada kode Q15 adalah tidak ada petugas yang melakukan pengecekan dalam gudang, tidak ada prosedur yang menjelaskan mengenai updating informasi barang hasil produksi, dan tidak ada pengecekan secara berkala mengenai barang hasil produksi di dalam gudang. f.

Penyebab pada kode Q16 adalah pelanggan melanggar perjanjian diawal mengenai batas waktu penyimpanan dalam gudang, kurang komunikasi antara staf produksi dengan kepala produksi, staf produksi kurang tanggap terhadap situasi yang terjadi di gudang penyimpanan, tidak ada pelaporan bahan apa saja yang masih digudang secara berkala.

g. Penyebab pada kode Q18 adalah mutu dari bahan baku yang buruk, tenaga kerja kurang disiplin dan terampil, kelalaian yang dilakukan tenaga kerja, tenaga kerja tidak mematuhi SOP, kurangnya pemeliharaan terhadap mesin produksi, serta kurangnya kontrol dan pengawasan selama proses produksi berlangsung. Gambar 4. Analisa Fishbone Diagram pada Kode Q4

b. Penyebab pada kode Q7 adalah alat pengangkut bahan baku dalam kondisi buruk, pengeringan bahan baku yang tidak maksimal, kurangnya tenaga kerja yang mengerti mengenai SOP, kurangnya komunikasi antara pemasok dengan perusahaan dan COA yang dimiliki pemasok tidak sesuai. c. Penyebab pada kode Q10 adalah penyimpanan bahan baku yang terlalu lama dalam gudang, tenaga kerja tidak mematuhi SOP, kurangnya pengawasan dari kepala produksi selama proses produksi berlangsung, tidak ada prosedur yang jelas mengenai pencatatan penggunaan bahan baku dan tingkat kelembapan yang tinggi di area gudang. d. Penyebab pada kode Q13 adalah kurangnya pelatihan terhadap staf baru bagian produksi, kurangnya pengawasan dari Quality Control, produk yang tidak Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

Ada beberapa akar penyebab masalah yang tidak hanya muncul dalam satu kode faktor saja, seperti tenaga kerja yang tidak mengerti dan kurang memahami SOP, kurangnya pengawasan dari kepala produksi dan quality control, serta pengaruh kondisi lingkungan dalam pabrik yang lembap, serta tidak adanya pengecekkan yang dilakukan secara berkala dalam gudang. Kesamaan akar permasalahan yang muncul dikarenakan antara satu kode faktor dan kode faktor lainnya memiliki proses yang saling berkaitan. 6. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Hasil dari evaluasi pada CV. Mulyo Tani Makmur menggunakan Quality Evaluation Framework (QEF) yaitu didapatkan 20 Quality Factors pada proses bisnis yang dianggap penting oleh perusahaan dan telah dimodelkan menggunakan BPMN. Namun hasil perhitungan dari 20 Quality Factors tidak semua faktor sesuai dengan target yang ditentukan oleh CV. Mulyo Tani Makmur.


Ada beberapa Quality Factors yang mengalami ketidaksesuaian pada hasil perhitungan Quality Factors yang ditemukan pada kode Q4, kode Q7, kode Q10, kode Q13, kode Q15, kode Q16 dan kode Q18. 2. Akar permasalahan dianalisa menggunakan metode fishbone diagram dengan mengelompokkan 6 kategori akar permasalahan untuk Quality Factors yang mengalami ketidaksesuaian. Hasil penyebab ketidakseuaian sebagai berikut: a. Keterbatasan komputer yang dimiliki perusahaan, hanya memiliki satu unit komputer di gudang. Sehingga tidak adanya sistem yang terkomputerisasi antara proses satu dengan proses lainnya. b. Tidak ada prosedur yang secara rinci mengenai pencatatan di dalam Gudang, seperti updating informasi barang, bahan baku, dan hasil produksi secara berkala. c. Tidak ada pengukuran khusus untuk melakukan order ke pemasok d. Tenaga kerja yang dimiliki tidak mendapatkan pelatihan lebih mendalam. Sehingga tenaga kerja tidak mengerti prosedur kerja/Standar Operasional Prosedur (SOP) e. Kurangnya pengawasan yang dilakukan oleh Quality Control dan Kepala Produksi terkait aktivitas produksi. Tenaga kerja menjadi tidak disiplin dan sering mengalami kelalaian kerja. f. Penurunan mutu dari bahan baku karena penyimpaanan terlalu lama dan terjadi kesalahan komunikasi antara pemasok dengan perusahaan. g. Kurangnya pemeliharaan terhadap mesin produksi dan alat pengangkut serta tingkat kelembapan dalam pabrik. Ada beberapa penyebab/akar permasalahan yang muncul tidak hanya dalam satu kode Quality Factors, namun juga muncul dalam kode Quality Factors lainnya. Hal itu disebabkan karena ada beberapa kode faktor memiliki kerterkaitan satu dengan lainnya. 7. DAFTAR PUSTAKA Heidari, F. & Loucopoulus, P., 2014. Quality Evaluation Framework (QEF): Modeling and Evaluating Quality of Business Processes. International Journal of Accounting Information Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

1507

System. Kusnadi, E., 2011. Fishbone Diagram dan Langkah-Langkah Pembuatannya. [Online] Available at:https://eriskusnadi.wordpress.com/20 11/12/24/fishbone-diagram-danlangkah-langkah-pembuatannya/ [Diakses 14 November 2016]. Purba, H., 2008. Diagram Fishbone dari Ishikawa. [Online] Available at: http://hardipurba.com/index.php/2008/0 9/25/diagram-fishbone-dari-ishikawa/ [Diakses 3 Maret 2017]. Ward, J. & Peppard, J., 2002. Strategic Planning For Information Systems. 3rd penyunt. UK: John Wiley and Sons. Weske, M., 2012. Business Process Management Concepts, Languages, Architectures. 2nd penyunt. Berlin: Springer.

Pemodelan dan Evaluasi Proses Bisnis Menggunakan Metode Quality Evaluation Framework (QEF) (Studi Kasus: CV. Mulyo Tani Makmur)

Recommend Documents