PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (STUDI KASUS: ESCOLA SECUNDARIA CATOLICA SAO PEDRO DILI TIMOR LESTE) Beda Micaela Da Costa Salsinha1, Aryo Nugroho2 ,Tubagus Purworusmiardi3 1,2,3
1
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama,
[email protected], 2
[email protected], 3
[email protected] ABSTRAK
Sistem informasi perpustakaan ini bertujuan untuk membantu sekolah Smak Santo Petrus Dili Timor Leste..sistem informasi perpustakaan ini dibuat dengan menggunakan metode waterfall pada sekolah menegah atas santo petrus Dili Timor Leste yang masih menggunakan sistem manual, yaitu dengan cara mencatat data anggota perpustakaan,peminjaman buku,pengembalian buku ke buku yang disediakan kemudian catatan tersebut diarsipkan. Sehingga mempersulit pencarian data anggota,peminjama,pengembalian hingga laporan.Untuk mengatasi masalah tersebut Sekolah Menengah Atas Katolik St.Petrus membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat mempermudah pencarian data ,peminjaman,pengembalian buku sampai laporan agar proses kegiatan dalam perpustakaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan ini mengunakan beberapa tools yaitu Microsoft visio 2007 untuk membuat dokumen flowchart, sitem flowchart, Pembuatan DFD, menggunakan Power designer 6,CDM, PDM mengunakan Power designer 15.2, untuk bahasa pemrogramannya menggunakan PHP, sedangkan database mengunakan xampp 1.7.2.! Berdasarkan uraian data diatas, akan dirancang dan dibuat sistem pengolahan data peminjaman,pengembalian buku berbasis komputer yang diharapkan memberikan kelancaran dalam Perpustakaan Smak Santo Petrus.
Kata kunci :sistem informasi perpustakaan pada SMAK Santo Petrus Dili
1.1 LATAR BELAKANG Teknologi Informasi telah menembus ruang dan waktu di dunia. Ketika jarak menjadi tiada, dan ketika kecepatan telah menjadi kebutuhan manusia. Salah satu dampak dari kemajuan era ini adalah bertambahnya kebutuhan manusia akan banyak informasi. Seiring dengan berjalannya waktu, Teknologi Informasi telah banyak diterapkan di semua aspek khususnya pada aspek Pendidikan. Penerapan itu bertujuan untuk mengenbangkan dan memajukan sistem informasi pendidikan demi terbentuknya Sumber Daya Manusia yang berkualitas. Sekolah adalah sebagai salah satu pelayanan pendidikan formal di seluruh dunia, selain berperan untuk mendidik dan memberikan ilmu kepada siswa-siswi, sekolah juga harus selalu menyediakan informasi dan pustaka-pustaka yang dibutuhkan sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar. Hal itu diwujudkan dalam unit pelayanan Perpustakaan sekolah. Perpustakaan sekolah sebagai sarana penunjang keberhasilan kegiatan belajar mengajar, mempunyai peran yang sangat penting didalam bidang pendidikan, yaitu menyediakan informasi, pustaka-
pustaka, karya ilmiah, literatur, referensi, dan lainlain sebagai pendukung kemajuan pendidikan khususnya di sekolah. Saat ini diperlukan sebuah sistem yang memberikan kemudahan, kecepatan, ketepatan, keakuratan, efisiensi dan efektifitas didalam pengelolaan data di Perpustakaan. SMAK St.Petrus merupakan salah satu sekolah menegah atas swasta di kota Dili.pada tahun tahun sebelumnya. SMAK ini bertekad memeperbaiki infrastuktur dan kinerja para guru-guru agar bisa menjadi sekolah yang berbasis teknologi informasi.Namun,perbaikan infrastuktur tidak sejalan dengan perkembangan sistem komputer di dalam sekolah ini.Salah satunya adalah belum terkomputerisasinya sistem pengolahan perpustakaan,dengan penerapan secara manual membuat kurang maksimalnya kinerja perpustakaan.Beberapa contohnya, sistem pencarian buku yang memakan waktu dan peminjaman buku yang masih dicatat dalam bentuk pembukuan.Hal ini membuat pelayanan terhadap siswa siswi SMAK.St.Petrus menjadi kurang baik.
1.2. RumusanMasalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, didapatkan suatu perumusan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana merancang sebuah sistem informasi perpustakaan disekolah menegah Atas Santo Petrus Dili Timor Leste? 2. Bagaimana membangun sebuah sistem informasi perpustakaan di Selokah Menengah Atas Katolik Santo Petrus? 1.3 Batasan Masalah Peneliti membatasi masalah dalam penilitian ini adalah: 1. Pengguna Sistem informasi perpustakaan ini terdiri dari anggota dan petugas. 2. Input,meliputi: buku, Member, Pegawai, Penerbit. 3. Proses,meliputi: peminjaman buku, pengembalian buku. 4. Output,meliputi: koleksi, member, peminjaman, dan pengembalian. 5. Perancangan sistem informasi perpustakaan menggunakan alat bantu berupa: a. Power designer 6 dan untuk membuat Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM). b. Microsoft Visio 2007 untuk membuat document flowchart, system flowchart. c. Design user interface menggunakan Ms. Visio 2007. 6. Implementasi aplikasi sistem informasi perpustakaan di Sekolah Menegah Atas Santo Petrus Dili Timor Leste menggunakan alat bantu berupa: a. Sistem ini tidak membahas masalah akuntansi pembayaran. b. Sistem ini dibuat mengunakan bahasa pemrograman PHP, dan database MySQL. 1.4 Tujuan Tujuan dari penelitian ini antara lain: 1. Untuk merancang sebuah sistem informasi perpustakaan di Sekolah Menegah Atas Katolik Santo Petrus Dili Timor Leste. 2. Untuk membangun sebuah sistem informasi perpustakaan di Sekolah Menengah Atas Katolik SantoPetrus Dili Timor Leste 1.5 Manfaatyang diharapkan dari penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Penulis a. Menambahkan pengetahuan dan wawasan bagi penulis melalui perancangan sistem informasi perpustakaan.
b. 2.
3.
Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu yang telah diperoleh diperkuliahan seman ini. Bagi Akademik Sebagai sarana pengenalan atau tambahan informasi serta referensi mengenai permasalahan terkait. Bagi Sekolah Menegah Atas Katolik Santo Petrus Sebagai pertimbangan dan masukan untuk Pendidikan Sekolah yang bersangkutan mengenai perancangan sistem yang dapat membantu penyelesaian masalah pengolahan data.
2. Landasan Teori 2.1. Tinjaun Pustaka Terdahulu Adapun beberapa penelitian tinjauan terdahulu yang penulis baca dengan judul sistem informasi peminjaman peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan SMP muhhamadiah 3 berbasis multiuser yang dibuat oleh Novita Kristina Yanti menggunakan database Microsoft Access dengan memori 20MB dan 40MB untuk hardisk dan, Microsoft Access berbentuk basis data yang di lengkapi dengan pendukung lainnya dan saat ini dengan adanya pekembangan teknologi dan informasi yang semakin berkembang pesat di masyarakat baik itu hardware maupun software maka penulis menggati data batabase Microsoft Access tersebut dengan menggunakan database MYSQL karena ada perbedaan antara database Microsoft Accessdengan MYSQL, perbedaan Microsoft Access dan MYSQL meliputi platform atau system operasi pada bidangnya,sedangakn MYSQL lebih baik dari Microsoft Access karena dapat digunakan pada OS (operasi system) .windowa xp professional. Sedangkan Microsoft Access hanya bisa digunakan pada system operasi buatan Microsoft seperti windows XP, 98, NT, ME2008, vista selain itu, MYSQL merupakan database yang berbasis online. Pembuatan System informasi perpustakaan dirancang untuk membantu para siswa-siswa dan petugas perpustakaan khususnya dalam proses peminjaman buku, pengembalian buku, sampai laporan, .proses peminjaman buku mulai dari siswa atau anggota sampai kembali kepala perpustakaan, dalam pembuatan system informasi perpustakaan pada Sekolah Menegah Atas Katolik Santo Petrus. ini,terdapat beberapa data yang diperlukan untuk membantu para petugas di dalam perpustakaan yaitu: data anggota (siswa), data buku, data peminjaman, pengembalian buku, daftar dari data system informasi perpustakaan di Smak
Santo Petrus tersebut bisa mempermudah setiap para siswa siswi sekolah secara cepat dan tepat dalam mendapatkan laporan hasil peminjaman buku maupun laporan hasil pengembalian buku. Setiap proses yang berjalan dalam perpustakaan di sekolah santo petrus dili, tujuan dari hasil penelitian adalah menganalisis dan merancang suatu pembuatan system informasi perpustakaan santo petrus. Proses dalam perpustakaan meliputi: pengimputan data anggota peminjaman buku, sampai pada laporan. Penelitian ini mengacu pada penelitian sebelumnya untuk mempermudah pengumpulan data antara lain :Dedy Azwar 06121663 dengan Judul analisa dan perancangan sistem informasi perpustakaan sekolah muhhamadiah kroya Penelitian yang dilakukan Dedy Azwar ini bertujuan membuat system informasi perpustakaan maka dari judul tersebut penulis menemukan hasil penelitian tinjauan terdahulu yang di acu dalam judul tersebut dengan beberapa hal.
dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Sutarman (2009:5), sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi dalamsatu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama. Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu: 2.5 Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto ( 2001:8 ) “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”. Sumber informasi adalah data. Data adalah sekumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan yang belum dievakuasi. Data dapat terbentuk dari karakter yang berupa sistem, angka maupun symbol-simbol khusus atau gabungan dari keduanya yang menggambarkan suatu ide, objek, kondisi atau sistem tertentu 2.6
2.2 Pengertian Perpustakaan Perpustakaan sekolah merupakan perpustakaan yang di selenggarakan di sekolah, baik sekolah dasar, menengah, maupun sekolah menengah umum. Tujuan perpustakaan sekolah di selenggarakan di sekolah adalah untuk menunjang program belajar mengajar di sekolah tersebut. Menurut Rahayuningsih (2007:6), perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang melayani para siswa, guru, dan karyawan pada suatu sekolah tertentu. 2.3
Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem terdiri dari elemenelemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu
Gambar 3.1 Siklus Pengembangan Sistem Metode Waterfall Sumber: Sumber: System Analysis and Design in a Changing World, 4th Edition, 2.4 Teknik Pengumpulan Data Dalam proses pengumpulan data terdapat dua data yaitu data primer dan data sekunder.Dalam penelitian ini terdapat dua data yaitu data primer
Power Designer 6 Power designer 6 adalah suatu tool yang biasa di gunakan dalam pembuatan Diagram alir data atau data flow diagram. Yang dimana dalam pembuatannyadipermudah dengan adanya decompose dimana entitas yang terkait sudah ada saat kita klik decompose itu (Winarko Edi. 2006:49 ). Simbol yang digunakan dalam diagram alur pada tool Power Designer 6 yaitu simbol proses yaitu simbol yang menggambarkan kegiatan kerja atau proses kerja yang dilakukan oleh entititas. 3. .Metodologi penelitian 3.1 Metode Waterfall Model pengembangan yang digunakan pada analisis dan perancangan sistem informasi perpustakaan adalah model waterfall menurut Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. (2007) sesuai dengan Gambar 3.1 dan sekunder. data primer ini diperoleh secara langsung dan melakukan wawancara dengan petugas dan kepala perpustakaan yang ada pada Smak St,Petrus.sedangkan data sekunder didapat dari sekolah Santo Petrus Dili Timor Leste. 1. Data primer adalah: sumber data yang diperoleh langsung dari sumber asli.data primer yang dibutuhkan dalam peneltian ini berupa pengolahan data,laporan peminjaman buku,laporan pengembalian semua data ini diperoleh dengan cara (interview) wawancara. 2. Teknik pengumpulan data ni dilakukan dengan wawancara langsung dengan petugas perpustakaan di Smak Santo Petrus Dili Timor Leste. 3. Data sekunder adalah:sumber data yang diperoleh secara tidak langsung yaitu dengan cara dicatat sehingga peneliti sudah bisa memanfaatkan data tersebut. Data sekunder diperoleh dengan cara : Studi Literatur yaitu
materi yang berkaitan dengan penelitian.
sebuah
3.2 Perangkat Lunak Yang Dipergunakan 3.2.1 Analisa Kebutuhan Dokumen dan Sistem Analisa dokumen ini dilakukan dengan merancang dan membuat dokumen flow,agar bisa melihat dan mengetahui kebutuhan sistem yang diperlukan pada sekolah menegah atas katolik santo petrus,perancangan dokumen flow dan sistem flow ini menggunkan toolsms,visio 2007. 3.2.2 Perancangan Sistem Sesudah mengetahui sistem yang lama dan mengetahui prosedur sistem yang dibangunkemudian dirancang dengan membuat Dokumen flow, Sistem Flow, diagram konteks sampai dengan DFD level 1Sistem Informasi perpustakaan dan desain database serta desain user interface. Dalam Pembuatan diagram konteks, DFD dan desain database menggunakan Power Designer 6. Desain user interface dilakukan menggunakan Wireframe shapes yang merupakan salah satu stencil Visio 2007. 3.2.3 Pengujian Dan Implemetasi Conceptual Data Model atau biasa di sebut CDM. Suatu pemodelan struktur dari keseluruhan aplikasi data, tidak tergantung pada software atau pertimbangan model struktur data dan memiliki batasan. CDM yang berhasil atau valid dapat digenerate ke PDM .CDM dalam penerapannya dapat di samakan dengan ERD yang memiliki fungsi yang sama yaitu memodelkan struktur data dalam bentuk logik dari basis data. CDM dipakai untuk menggambarkan secara detail struktur basis data dalam bentuk logik. CDM terdiri dari objek yang tidak di implementasikan secara langsung kedalam basis data yang sesungguhnya. 4. Analisa Dokument 4.1. Dokument Flow Peminjaman
Gambar 4.1Dokumen flowchart peminjaman buku
Gambar 4.2 Dokumen Flowchart Pengembalian Buku. 4.2. Analisa Sistem 4.2.1 Sistem Login
Gambar 4.3 Sistem Login 4.2.2 Sistem Master
Gambar 4.6. Sistem Flow Pengembalian 4.3 DATA FLOW DIAGRAM 4.3.1 Diagram Konteks
kepala perpustakan 0
Data Buku Data Anggota Data Petugas Data User
Laporan Anggota
Data Peminjaman Data Pengembalian
sistem informasi perpustakaan
laporan data buku Laporan Pengmbalian Laporan Peminjaman
penerbit
+
Data User petugas
Laporan Peminjaman Laporan Pengembalian Laporan data buku Laporan Anggota
Gambar 4.4 Data Master
Gambar 4.7Diagram Konteks
4.2.3 Sistem Flow Peminjaman 4.5
Penjelasan Pemakain Program
Gambar 4.8 tampilan halaman utama
Gambar 4.5 Sistem Flow Peminjaman 4.2.4
Sistem Flow Pengembalian
Gambar 4.9 Tampilan Halaman Login 4.5.1 Dashboard Tampilan Dashboard dari sistem informasi perpustakaan berupa master, sirkulasi, cetak dan log out.
Gambar 4.10 tampilan halaman Dashboard Sebagai pegawai perpustakaan, menu yang bisa digunakan adalah menu master, sirkulasi dan
cetak.Setelah ini akan kita jelaskan satu persatu menu-menu yang ada pada aplikasi ini. 4.5.2
Master Buku Master buku adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk menambahkan koleksi perpustakaan. Kenapa disebut dengan koleksi, karena kita bisa memasukkan apa saja yang ada di perpustakaan. Sebagai contohnya adalah buku, Koran, majalah hingga koleksi cd perpustakaan. Yang akan kita contohkan disini adalah koleksi buku. Karena memang koleksi yang ada di sekolah sao pedro kebanyakan adalah buku-buku.
Gambar 4.14Tampilan input tambah anggota 4.5.4 Master Pegawai Tidak hanya member saja yang kita data, tetapi pegawai perpustakaan juga. Untuk menambahkan data baru, kita tinggal mengisi seluruh isian yang telah ada lalu klik tombol simpan.Sangat mudah dan sederhana sekali, karena aplikasi ini dibuat agar semua orang bisa menggunakannya dengan mudah dan tidak perlu repot harus belajar lagi.
Gambar 4.11 Tampilan input buku
Gambar 4.1 5Tampilan input pegawai
Gambar 4.12 Tampilan tambah buku 4.5.3 Master Anggota ( Member ) Anggota disini adalah seluruh anggota perpustakaan.Anggota tidak harus siswa saja tapi bisa guru, staf sekolah atau apabila diperbolehkan siswa sekolah lain untuk meminjam disini, maka bisa kita masukkan ke dalam master member. Yang akan kita contohkan adalah member perpustakaannya seorang siswa.
Gambar 4.16 Tampilan input pegawai 4.5.5 Master Penerbit Pada aplikasi ini, penerbit-penerbit buku kita data juga. Ini bertujuan untuk engelompokkan data koleksi perpustakaan setiap penerbitnya. Tidak hanya itu, kita juga bisa memesan kepada penerbit apabila ada buku yang kita butuhkan untuk perpustakaan.
Gambar 4.13 Tampilan input anggota
4.5.7
Gambar 4.17 Tampilan input penerbit
Transaksi Pengembalian Langkah-langkah pada pengembalian ini
adalah: Masukkan nomer anggota kita lalu klik tombol “Lanjut” Setelah itu akan keluar profil peminjaman kita. Mulai profil kita hingga apa saja yang kita pinjam. Disitu juga sudah ada kolom denda apabila kita meminjamnya lebih dari tanggal pengembalian. Klik tombol “Kembalikan Semua” untuk memprosesnya. Apabila yang dikembalikan tidak semuanya, maka tinggal klik tombol sebelah kiri. Klik sesuai dengan buku yang dikembalikan.
Gambar 4.18 Tampilan input tambah penerbit 4.5.6 Transaksi Peminjaman Kita awali transaksi pada aplikasi ini dengan peminjaman buku.Ada langkah-langkah yang harus kita lakukan.Diantaranya adalah: anggota mengisi no anggota dalam form kemudian menginputkan buku.
Gambar 4.21Tampilan awal pengembalian
Gambar 4.22 Tampilan input pengembalian 4.5.8
Gambar 4.19 Tampilan input peminjaman
Gambar 4.20 Tampilan input tambah peminjaman
Cetak Kartu Anggota Cetak kartu anggota adalah salah satu fitur yang juga penting karena semua anggota perpustakaan wajib menggunakan kartu ini apabila ingin melakukan peminjaman atau pengembalian.Gambar diatas menunjukkan
Gambar 4.23Tampilan input dan hasil cetak anggota 4.5.9
Form Login Setelah kita login sebagai petugas perpustakaan, sekarang saatnya kita login sebagai kepala perpustakaan.Untuk usernamenya adalah pimpinan dan passwordnya pimpinan juga.Setelah kita masukkan username dan passwordnya, maka kita akan masuk ke dalam halaman dashboard.Hampir sama dengan yang tadi tetapi menu-menu yang ditampilkan sangat berbeda.
kebutuhan yang dipenuhi oleh Smak Santo Petrus khususnya pada bagian pendaftaran anggota, , bagian admin, dan bagian peminjaman dan pengembalian buku. 5.2 Saran Saran yang dapat digunakan untuk penbuatan sistem informasi perpustakaan pada Smak Santo Petrus yaitu dengan menambahkan: 1. Menempatkan alamat web pada domain publik agar dapat diakses secara online. 2. Menambahkan akun sosial media seperti Facebook dan twitter, untuk mempercepat penyebaran informasi. 3. Dengan menyarankan kepada SMA Kotolik Santo Petrus Dili perlu mengoptimalkan suatu pekerjaan dengan cara menerapkan sistem yang terkomputerisasi dengan mengadakan pelatihan SDM bagi petugas perpustakaan untuk penguasaan sistem yang baru.
Gambar 4.24 Tampilan halaman login pimpinan 4.5.10
Dashboard Pimpinan Menu-menu yang ada di level pimpinan adalah berupa report, user management dan setup.
Gambar 4.25 Tampilan halaman login pimpinan 5. 5.1
1.
2.
Penutup Kesimpulan Hasil pengujian pembuatan sistem informasi perpustakaan pada SMAK Santo Petrus Dili Timor Leste dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu: Perancangan sistem informasi pengolahan data pada perpustakaan telah memenuhi semua kebutuhan yang telah ditentukan baik itu pada bagian peminjaman, pengembalian, bagaian admin, bagi pencarian data pada SMAK Santo Petrus Dili Timor leste. Implementasi sistem informasi perpustakaan telah memenuhi semua
DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir. 2008. Tuntunan Praktis Belajar Database Menggunakan MySQL, C.V Andi Offset. Yogyakarta. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. 2007 System Analysis and Design in a Changing World, 4th Edition, Lasa, HS. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Book Publisher F. RAHAYUNINGSIH pergertian perpustakaan 2007 Graha ilmu,candi gebang permai blok R/6 yogyakarta 55511 Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Andi. Yogyakarta 2009. Analisis dan Desain. Sutarman, 2009 Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta Bumi Aksara Winarko, Edi. , 2006 Perancangan Database dengan Power Disigner 6.32. Penerbit Pestasi Pustakaraya, Jakarta Betha sidik,Ir Infromatika Bandung 2012 Pemograman Web PHP Mulyanto, Aunur Rekayasa Perangkat Lunak Jilid 1, 2004
