PEMBUATAN APLIKASI E-OFFICE DI PT. ALMEGA SEJAHTERA UNTUK MENDUKUNG KEGIATAN PERKANTORAN BERBASIS WEB MENGGUNAKAN FI FRAMEWORK Publikasi Program Studi Informatika Fakultas Komunikasi dan Informatika
Diajukan oleh : Devanda Andrevianto Umi Fadlillah, S.T,. M.Eng PROGRAM STUDI INFORMATIKA FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA 2015
PEMBUATAN APLIKASI E-OFFICE DI PT. ALMEGA SEJAHTERA UNTUK MENDUKUNG KEGIATAN PERKANTORAN BERBASIS WEB MENGGUNAKAN FI FRAMEWORK [1] Devanda Andrevianto, [2] Umi Fadlillah [1] Program Studi Informatika, Fakultas Komunikasi dan Informatika [2] Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Surakarta E-Mail :
[email protected],
[email protected] ABSTRAKSI PT. Almega Sejahtera merupakan satu-satunya Agen penjualan di di Indonesia yang menyediakan produk alat-alat laboratorium. Proses bisnis di PT. Almega Sejahtera masih terbilang manual untuk itu perlu sistem yang dapat digunakan untuk pengiriman atau penyimpanan data yang bersifat automasi. Aplikasi yang akan digunakan di PT. Almega Sejahtera yakni eoffice. E-office menggunakan bahasa pemrograman framework PHP open source dengan menggunakan FI Framework yang dapat menyesuaikan library yang akan dipanggil ke dalam aplikasi, dan menggunakan database MySQL, dibuat dalam bentuk website. Adanya aplikasi ini maka aktivitas kantor akan menjadi semakin cepat, mudah dan efisien . aplikasi ini juga didukung dengan fitur pengiriman memo antar rekan rekan kantor, fitur pengumuman dimana fitur tersebut akan uptodate Kata kunci : E-office, FI Framework, FiyoCMS, MySQL, PHP, Website
PENDAHULUAN PT. Almega Sejahtera
Saat ini keberadaan
merupakan satu-satunya Agen
pengiriman
Penjualan
alat-alat
menjadi
Mettler
penting untuk mempermudah
alat-alat
dan
Farmasi
pekerjaan.
produk
laboratorium Toledo
merk dan
laboratorium
untuk
dengan merk Erweka.
Tiap
data
automasi
informasi
sangat
mempercepat
suatu
Sedangkan untuk
proses bisnis pada Perusahaan
perusahaan memiliki kebijakan
di
sendiri
sekarang masih menggunakan
untuk
menerapkan
PT.
proses bisnis masing - masing.
sistem
Proses
manual.
bisnis
dalam
suatu
Almega
Sejahtera
administrasi
secara
Sistem
ini
perusahaan merupakan bagian
membutuhkan
yang
dalam
penggunaan kertas yang cukup
dan
banyak. Disamping itu juga
terpenting
mengefisienkan
mengefektifkan setiap proses
membutuhkan
yang
tenaga
terjadi
proses
waktu
dan
dalam
sebuah
terutama
dalam
dokumen. Masalah lain dalam
pengiriman
dan
sistem manual adalah dalam
perusahaan,
penyimpanan data/dokumen.
proses
dalam
persediaan
pngiriman
penyimpanan
data.
Penyimpanan
data
manual
interfacenya menggunakan Fi
membutuhkan ruang kosong
Framework,
yang ada di dalam kantor.
CSS,
Oleh karena itu, perlu dibuat
mudah
suatu
dapat
dimengerti. Di dalam aplikasi
pengiriman
ini terdapat 2 level, yaitu
aplikasi
mempermudah dokumen
dan
dokumen
untuk
yang
penyimpanan mendukung
PHP,
HTML,
dan jQuery, sehingga dipahami
dan
karyawan,
dan
bagian
administrasi.
Admin bertugas
suatu proses bisnis perkantoran
untuk mengelola dan mengolah
secara automasi. Aplikasi ini
data pada aplikasi ini, serta
adalah aplikasi dasar
memberikan user login kepada
yang
nantinya akan dikembangkan
tiap
untuk menjadi aplikasi yang
administrasi.
lebih kompleks. Pada tingkat
bagian administrasi bertugas
awal, aplikasi ini difokuskan
untuk mengirimkan dokumen
kepada modul internal dan
ke karyawan.
administrasi perkantoran.
karyawan
Aplikasi
ini
menggunakan
dibuat bahasa
pemograman PHP dan MySQL sebagai
databasenya.
User
karyawan
dan
bagian
Sedangkan
Selanjutnya,
yang
dokumen
dari
menerima bagian
administrasi. Hasil dari rekap terebut
dapat
kebenarannya.
terbukti
TINJAUAN PUSTAKA
waktu tanpa harus membuang-
Masykur, Atmaja (2015) dalam
penelitiannya
buang waktu lama dan banyak,
yang
serta dapat menghemat energy
berjudul Sistem Administrasi
dan tenaga. Serta lebih akurat
Pengelolaan Arsip Surat Masuk
sifatnya.
dan Surat Keluar Berbasis Web
Markito, Yulianto (2013) dalam
menyatakan bahwa Pengolahan
penelitiannya
data surat masuk dan surat
Rancang
keluar pada bagian administrasi
Informasi Front Office Hotel
di SMK Negeri 1
Minang
Magetan masih menggunakan
menyatakan bahwa Front Office
manual sehingga tidak dapat
adalah
merekap data secara otomatis
mengadakan
dan tidak bisa mengefisiensikan
menyelesaikan transaksi dengan
waktu. penggunaan computer
para tamu yang datang dan
berfungsi untuk menginput data
pergi.
surat masuk dan surat keluar.
biasanya
Dengan
memanfaatkan
receptionist dahulu, kemudian
teknologi berbasis website ini
pemesan hotel baru dapat kamar
maka
dan jam yang sudah ditentukan.
pengiriman
atau
yang
berjudul
Bangun
Sistem
Permai
suatu
Pacitan
tempat
untuk atau
Pihak pemesan hotel registrasi
penerimaan arsip keluar atau
Melalui
masuk dapat mengefisiesikan
meregistrasi
aplikasi
ini
secara
kepada
dapat online,
maupun dapat mencari kamar hotel
yang
sedang
kosong,
a. Pengumpulan Data Proses
pengumpulan
dapat otomatis mengatur jam
yang
diperlukan
check in hotel dengan check out
membangun sistem E-Office
hotel melalui sistem ini. Sistem
ini
ini juga mampu memberikan /
karyawan
serta
membuat
laporan
dokumen
atau
pmasukan
dan
perbulan
pengeluaran
hotel tersebut.
untuk
data-data data-data surat-surat
yang nantinya akan sijabarkan pada sistem.
METODE Metode
meliputi
data
b. Perancangan Sistem yang
Perancangan sistem meliputi
digunakan dalam pembuatan
software-software yang akan
sistem E-Office pada PT.
digunakan untuk emmbangun
Almega Sejahtera meliputi
sistem E-Office.
pengumpulan
data,
c. Desain Sistem
perancangan sistem, desain sistem,
instalasi
software,
scripting, pengujian sistem. Dari metode yang digunakan, maka berikut:
dijabarkan
sebagai
Desain
sistem
tampilan
sistem
menggunakan default
meliputi
FI
yang template
Framework,
rancangan
database
menggunakan MySQL.
Metode digunakan
dengan Instalasi software merupakan proses
untuk
pemasangan
sebuah aplikasi yang akan dibutuhkan untuk pembuatan sistem kedalam komputer.
baik
Proses
scripting
kumpulan
berisi
koding-koding
digunakan
utnuk
membangun sistem.
yang menguji
sistem
berjalan atau
menggunakan
tidak metode
kuesioner. Metode kuesioner dilakukan dengan membuat 7 butir
soal
yang
akan
dibagikan kepaa 15 responden diantaranya
e. Scripting
yang
dalam
apakah
d. Instalasi Software
lain
1
Admin,
2
Personalia, 12 karyawan. Dari hasil
metode
nantinya
akan
kuesioner diketahui
apakah sistem sudah mampu memenuhi
tujuan
dari
f. Pengujian Sistem pembuatan sistem tersebut. Pengujian sistem dilakukan dengan melakukan presentasi
HASIL
sistem kepada admin serta
PEMBAHASAN
karyawan mulai dari login, manajemen data, logout.
DAN
Aplikasi E-Office untuk kegiatan perkantoran di PT. Almega
Sejahtera
menggunakan
bahasa
pemrograman
PHP
tahapan
analisis
kebutuhan,
baik
kebutuhan
menggunakan FI Framework,
hardware
dan
kebutuhan
untuk
software. Langkah selanjutnya
pengelolaan
dan
dengan
database
menggunakan MySQL. Setelah
yakni
dilakukan penelitian di PT.
meliputi perancangan sistem,
Almega
Sejahtera
database,
perancangan
yang
dimulai dan
logo / nama dari aplikasi ini,
maka
content berisi data / kebutuhan
dihasilkan sebuah aplikasi e-
– kebutuhan kantor, dan menu
office.
langkah
untuk dapat memilih konten
tahap
yang akan dibuka, form login
pengujian aplikasi kemudian
digunakan untuk masuk ke
dilanjutkan
halaman
perancangan
layout,
Pada
selanjutnya
yaitu
langkah
implementasi sistem. Dalam
levelnya tahap
sesuai masin
dengan –
masing,
footer digunakan untuk batas
perancanga, pembagian
bawah aplikasi yang berisi
halaman pada sistem meliputi
copyright dan tahun pembuatan
header, menu, content form
sistem.
login, footer. Header berisikan
Gambar 1. Halaman Login Halaman merupakan tampil
halaman
pertama
kali
login
berisi input type username dan
yang
password yang dapat diakses
saat
oleh user yang memiliki hak
aplikasi dibuka. Halaman ini
level terhadap aplikasi ini.
Gambar 2. Halaman Home (Dashboard) Admin Halaman (Dashboard) merupakan
halaman
Home
yang berisi menu dan konten
Admin
administrasi. Halaman ini juga
admin
dapat untuk memanage user
seperti menambah, mengedit,
juga dapat menginput.
dan menghapus user selain itu
Gambar 3. Halaman Daftar Memo
Halaman Daftar Memo
dan
penerimaan
memo.
merupakan halaman yang dapat
Pengumuman, memo, dan data
merekap segala aktivitas antar
inventaris kantor sesuai dengan
user ke user dalam pengiriman
kebutuhan administrasi.
Gambar 4. Grafik Kuesioner
Berdasarkan dari grafik kuesioner pada
yang
navigasi dan
ditunjukkan
menu sistem, akses sistem serta
4,
dapat
sudah
bahwa
sistem
Gambar
disimpulkan
pengoperasian,
mampu
memenuhi
kebutuhan kantor.
dapat berjalan 100% dalam
KESIMPULAN Berdasarkan hasil dari
dalam menggunakan sistem, serta
perancangan, pembuatan, dan
dengan berbagai fasilitas yang
implementasi aplikasi e-office
ada pada sistem telah tercapai.
di PT. Almega Sejahtera untuk mendukung perkantoran
kegiatan berbasis
web
2. Dapat
membantu
manager
perusahaan (administrasi) dalam mengolah data dan menyimpan
menggunakan FI Framework
informasi
dapat
pengumuman kantor yang di
diambil
kesimpulan
sebagai berikut :
perbarui
1. Aplikasi e-office di PT. Almega Sejahtera kegiatan
untuk
mendukung
perkantoran
yang
secara
berkala
berupa
agar
bersifat efektif dan efisien dalam penggunaan sistemnya.
berbasis
3. Berdasarkan hasil uji coba sistem
web menggunakan FI Framework
ini mampu memberikan alternatif
sudah selesai dibuat sehingga
serta membantu pihak kantor
dapat
dalam hal pengiriman memo,
mempermudah
pemakai
akses
pengumuman
online,
3. Pengembangan sistem yang lebih
pengajuan ijin cuti secara online
menarik
dan peminjaman alat-alat kantor
kemudahan bagi pengguna.
secara online.
4. Penambahan
1. Penambahan beberapa desain dan fitur dalam aplikasi.
atau
fasilitas
melindungi
dari
penyalahgunaan oleh orang yang tidak bertanggungjawab.
berkomunikasi dengan rekan kantor secara
2. Meningkatkan keamanan sistem dapat
fitur
mengurangi
forum agar dapat digunakan untuk
SARAN
agar
lagi tanpa
online
serta
dapat
mengupload maupun mendownload file dokumen.
DAFTAR PUSTAKA Almega. 2010. “Pengertian PT. Almega Sejahtera”. Tersedia dalam: < http://www.almega.co.id/post/65/Company-Profile.html> [diakses tanggal 18 September 2014 pukul 20.52 WIB]. Asihan, Dammar. 2013. ”Pengertian HTML”. Tersedia dalam:
[diakses tanggal 10 September 2014]. Hatmoko, Andi. 2013. “Pengertian CSS”. Tersedia dalam : [diakses tanggal 10 September 2014]. Markito Luki, Lies Yulianto.
(2013). “Rancang Bangun Sistem Informasi
Front Office Hotel Minang Permai Pacitan” IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 (P) - 23546654 (O) – http://ijns.org. Masykur Fauzan, Ibnu Makruf Pandu Atmaja. (2015).
“Sistem
Administrasi
Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web” IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - Volume 4 No 3 – Juli 2015 – ijns.org. ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online)
Maulana, Aqmal. 2012. “Pengertian PHP”. Tersedia dalam : [diakses tanggal 10 September 2014]. Puspitosari A, Heni. 2010. “Pengertian MySql”. Tersedia dalam: [diakses tanggal 10 September 2014]. Robles. 2004
“Pengertian E-Office”.
Tersedia
dalam: [di akses tanggal 10 September 2014].
