PEMBENTUKAN PPID Pembentukan PPID didasari oleh UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP, Pasal 13 Untuk mewujudkan pelayanan yang cepat, tepat dan sederhana setiap Badan Publik menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kewajiban pembentukan PPID ini dimaksudkan agar pelayanan informasi kepada masyarakat dapat terlaksana dengan baik dan fokus ditangani oleh sumber daya manusia yang memang khusus ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, bukan sebagai tugas sampingan atau tambahan.
PEMBENTUKAN PPID UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP, Pasal 1 ayat (9) PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik
VISI DAN MISI PPID LAPAN VISI : Menjadi Penyelenggara Layanan Informasi Publik yang Unggul di Bidang Iptek Penerbangan dan Antariksa MISI: Meningkatkan Fasilitas dan Pengelolaan Layanan Informasi Publik. Meningkatkan Kualitas Layanan Informasi yang Profesional, Transparan, dan Akuntabel. Meningkatkan Partisipasi Masyarakat dengan Membuka Komunikasi yang Baik.
STRUKTUR PPID PPID UTAMA/ PELAKSANA
SEKRETARIS
PETUGAS MEJA INFORMASI
PETUGAS DOKUMENTASI
TUGAS PPID Tugas PPID berdasar pada: Peraturan Presiden Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP, Pasal 14 ayat (1)
TUGAS PPID Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi; Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku;
TUGAS PPID Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana;
Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik;
TUGAS PPID Pengujian Konsekuensi;
Pengklasifikasian Informasi dan/atau pengubahannya;
TUGAS PPID Penetapan Informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat diakses; dan
Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik.
TUGAS
Sekretaris Menyiapkan bahan komunikasi baik internal maupun eksternal
Menyelenggarakan rapat
Melaksanakan pengelolaan website/ akun PPID
Membuat laporan kegiatan
TUGAS Melakukan pencatatan di buku register permohonan informasi Berkoordinasi dengan sekretariat, PPID Pelaksana, atau PPID Utama apabila informasi yang diminta belum tersedia
Menerima permohonan informasi
PETUGAS MEJA INFORMASI Menerima keluhan dan pengaduan dari masyarakat dan mengkoordinasikan dengan Sekretariat, PPID Pelaksana, atau PPID Utama
Melakukan klasifikasi permohonan informasi yang boleh dan tidak boleh diberikan Memberikan informasi apabila informasi tersebut telah tersedia
TUGAS PETUGAS DOKUMENTASI Menyiapkan informasi yang diminta oleh pemohon informasi
Mendokumentasikan informasi sesuai klasifikasi informasi
Berkoordinasi dengan Sekretariat dan Petugas Meja Informasi dalam penyiapan informasi yang akan diberikan kepada pemohon informasi
KLASIFIKASI INFORMASI Informasi Publik Secara Berkala
Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat Informasi Publik Serta Merta Informasi Yang Dikecualikan Informasi Atas Dasar Permintaan
Informasi Publik Secara Berkala Informasi yang berkaitan dengan Badan Publik;
Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Badan Publik terkait;
Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangundangan.
Informasi mengenai laporan keuangan; dan/atau Kewajiban memberikan dan menyampaikan Informasi Publik secara berkala dilakukan paling cepat 6 (enam) bulan sekali.
Informasi Publik Serta Merta Badan Publik wajib mengumumkan secara serta merta suatu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum.
Kewajiban menyebarluaskan informasi publik serta merta disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami.
Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat D aftar seluruh Inform asiPublik yang berada dibaw ah penguasaannya, tidak term asuk inform asi yang dikecualikan; H asilkeputusan Badan Publik dan pertim bangannya; Seluruh kebijakan yang ada berikut dokum en pendukungnya; R encana kerja proyek term asuk didalam nya perkiraan pengeluaran tahunan Badan Publik; Perjanjian Badan Publik dengan pihak ketiga; Inform asi dan kebijakan yang disam paikan Pejabat Publik dalam pertem uan yang terbuka untuk um um ; Prosedur kerja pegaw aiBadan Publik yang berkaitan dengan pelayanan m asyarakat;dan/atau Laporan m engenai pelayanan akses Inform asi Publik sebagaim ana diaturdalam U ndang-U ndang ini.
Informasi Yang Dikecualikan Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon, Informasi Publik dapat: menghambat proses penegakan hukum mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat; membahayakan pertahanan dan keamanan negara; mengungkapkan kekayaan alam Indonesia; merugikan ketahanan ekonomi nasional; merugikan kepentingan hubungan luar negeri; mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang; mengungkap rahasia pribadi; memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan Publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi atau pengadilan; informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan UU.
Informasi Yang Dikecualikan
UU No.14 Tahun 2008 Pasal 17 1. Rahasia Negara 2. Rahasia Bisnis 3. Rahasia Pribadi 4. Rahasia Jabatan
Informasi Atas Dasar Permintaan
Informasi apapun terkait badan publik selama tidak masuk klasifikasi Informasi yang Dikecualikan
Komponen Wajib PPID KOMPONEN
--- PELAYANAN INFORMASI PUBLIK --LAYANAN LANGSUNG
PENGUMUMAN
1.
MEJA LAYANAN INFORMASI
√
√
2.
PETUGAS LAYANAN INFORMASI
√
√
3.
JAM LAYANAN INFORMASI
√
√
4.
DAFTAR INFORMASI PUBLIK
√
√
5.
TARIF/BIAYA
√
√
6.
MEKANISME
√
√
7.
WAKTU PROSES
√
√
8.
MAKLUMAT
√
√
9.
FORMULIR
√
√
9.
SOP
√
√
Jangka Waktu Penyelesaian 1. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan; 2. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja. 3. Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik dilakukan secara : langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos;
Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala No. 1 2
3
Ringkasan Isi Informasi Profil Badan Publik Ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkup badan publik Ringkasan informasi tentang kinerja dalam lingkup Badan Publik
4
Ringkasan laporan keuangan
5
Ringkasan laporan akses informasi publik
6
Informasi tentang peraturan, keputusan, dan/atau kebijakan
7
Informasi tentang hak dan tata cara memperoleh Informasi Publik
8
9
10
Informasi tentang tata cara pemngaduan penyalahgunaan wewenang Infromasi tentang pengumuman pengadaan barang dan jasa Informasi tentang prosedur peringatan dini dan prosedur evakuasi keadaan darurat
Penanggung Jawab Pembuatan/ Penerbit Informasi
Waktu Pembuatan Informasi
Bentuk Informasi Yang Tersedia Cetak
Rekam
Online
Retensi Arsip
Klasifikasi
LAPORAN PPID Jumlah Permintaan Informasi Jumlah Waktu yang Dibutuhkan
Jumlah Pemberian & Penolakan Alasan Penolakan
Format Laporan Bulanan PPID LAPAN Laporan Permohonan Informasi Publik Bulan ..................... Tahun ................. No
Pemohon
Individu
1 2 3 4 5 6 7
Badan Hukum
Mekanisme Permohonan Datang Langsung
Elektronik
Jenis Informasi yang diminta (Lap.Tahunan, Kontrak kerja, PKL, Umum)
Pelayanan Permohonan Informasi Diberikan
Ditolak
Tanggal
Permohon an
Diberikan
Waktu (Hari)
Status (Selesai/ belum dan alasan penolakan )
Format Laporan Tahunan PPID LAPAN Pemohon Individu Bulan
Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober
November Desember Jumlah
Badan Hukum
Mekanisme Permohonan Datang Elektronik Langsung
Jenis Informasi yang diminta (Lap.Tahunan, Kontrak kerja, PKL, Umum, dsb)
Pelayanan Permohonan Informasi Diberikan Ditolak
Sengketa Informasi
ISO 9001:2015 PPID Utama LAPAN ISO 9001:2015 adalah standar Sistem Manajemen Mutu
(SMM) yang diakui secara internasional. ISO 9001:2015 Merupakan tolok ukur global untuk sistem manajemen mutu yang telah diterbitkan sebanyak lebih dari satu juta di seluruh dunia. ISO 9001 bisa diterapkan di seluruh jenis organisasi tanpa
melihat besaran maupun lokasi di mana organisasi tersebut berada. Salah satu kekuatan utama ISO 9001 adalah daya tariknya yang luas untuk semua jenis organisasi. Oleh karena lebih berfokus pada proses dan kepuasan pelanggan daripada prosedur, maka ISO 9001 juga bisa diterapkan di perusahaan penyedia jasa
ISO 9001:2015 PPID Utama LAPAN PPID Utama LAPAN berhasil meraih sertifikat ISO 9001:2015 di bulan September 2016 dari lembaga sertifikasi “British Standard Institute” dengan cakupan:
“Penyediaan Layanan Informasi dan Dokumentasi Publik dalam Bidang Riset dan Pengembangan Penerbangan dan Antariksa”
ISO 9001:2015 PPID Utama LAPAN Beberapa hal yang menjadi perhatian dalam ISO 9001:2015 adalah sebagai berikut: PPID Utama LAPAN mengajukan sertifikasi ISO 9001:2015 untuk meningkatkan layanan informasi yang sesuai standar internasional Hal ini dimaksudkan agar manajemen mutu pelayanan publik LAPAN memenuhi standar pelayanan mutu internasional
Persyaratan ISO 9001:2015 Beberapa persyaratan pengajuan sertifikasi ISO
9001:2015: 1. 2. 3. 4.
Sistem Manajemen Mutu Kebijakan Mutu Sasaran Mutu Prosedur Operasional Standar
Kebijakan Mutu PPID LAPAN bertekad menjadi penyelenggara layanan pengelolaan informasi dan dokumentasi yang profesional dan kredibel, berkomitmen untuk : 1. Mengutamakan pemenuhan mutu layanan informasi publik dan kepuasan pelanggan. 2. Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan mematuhi seluruh peraturan terkait pelaksanaan pelayanan publik. 3. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia serta mengoptimalkan infrastruktur penunjang. 4. Melakukan upaya perbaikan yang terus menerus dalam rangka peningkatan kinerja mutu PPID
Sasaran Mutu Sasaran Mutu 1.
2.
Pemberian tanggapan paling lambat 10 hari sejak pengajuan (Mengisi formulir dan e-Contact) dan perpanjangan waktu pemberitahuan informasi paling lambat 7 hari kerja sejak jangka waktu pemberitahuan informasi PPID memberi tanggapan keberatan secara tertulis kepada pemohon paling lambat 30 hari sejak dicatatnya pengajuan keberatan
Indikator 1.
Formulir Permohonan Informasi, Buku Register Informasi & Database econtact
2.
Buku Register Keberatan, Formulir Keberatan
Sasaran Mutu Sasaran Mutu 3.
4.
Pemutakhiran Daftar Informasi Publik selambat-lambatnya 2x24 jam sejak informasi diterima oleh PPID PPID memberi tanggapan keberatan secara tertulis kepada pemohon paling lambat 30 hari sejak dicatatnya pengajuan keberatan
Indikator 3.
Daftar Informasi Publik
4.
Tanggapan keluhan terkait Pelayanan Informasi publik selambat-lambatnya 3 (tiga) hari
Sasaran Mutu Sasaran Mutu 5.
6.
Tanggapan keluhan terkait Pelayanan Informasi publik selambatlambatnya 3 (tiga) hari Hasil Survey Kepuasan Masyarakat (Minimum 80% )
Indikator 5.
Daftar Keluhan Pelanggan
6.
Survey Kepuasan Masyarakat (SKM) dan Hasil Analisa Survey Kepuasan Masyarakat (SKM)
Prosedur Operasional Standar 1. SOP Mutu a) SOP Pengendalian Dokumen
b) SOP Tinjauan Manajemen c) SOP Audit Internal d) SOP Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan e) SOP Manajemen Resiko
Prosedur Operasional Standar 2. SOP Teknis a) SOP Permohonan Informasi Publik
b) SOP Permohonan Informasi Publik Tidak
Tersedia c) SOP Daftar Penyusunan Informasi d) SOP Pengaduan PPID e) SOP Evaluasi dan Pelaporan Pengaduan
Formulir Formulir Permohonan Informasi Publik Formulir Penolakan Permohonan Informasi
Formulir Keberatan Formulir Pemberitahuan Tertulis
