Vol II (2), 2010
ISSN : 2085-3858
Pembangunan Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma Wisesa Radix Rascalia, Rahma Dwi Handayani, Roberd Wilson, dan Setyaningsih Politeknik Manufaktur Astra Email:
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected]
ABSTRAK Makalah ini merupakan hasil ekstraksi dari tugas akhir mahasiswa diploma tiga yang bertema pembangunan sistem informasi permintaan pembelian investasi di sebuah perusahaan manufakturing[1]. Investment merupakan kegiatan dimana tiap-tiap departemen mengajukan pembelian investasi perusahaan yang nilainya diatas 1 juta rupiah. Pada PT Tri Dharma Wisesa, proses ini masih dikerjakan secara manual, sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan data akibat human error, dan memungkinkan kesalahan perhitungan dalam membuat laporan-laporan yang dihasilkan. Selain itu, format investment yang diajukan oleh tiap departemen tidak seragam sehingga menimbulkan kerancuan. Oleh karena itu, dibuatkanlah sebuah sistem informasi permintaan pembelian investasi. Sistem informasi permintaan pembelian investasi ini dapat digunakan sebagai ‘alat bantu’ untuk mempermudah dalam melakukan pendataan permintaan investment tiap tahunnya, memudahkan perhitungan investment agar lebih cepat dan akurat, memudahkan pembuatan laporan pemakaian budget tiap tahunnya, serta menyeragamkan format investment sehingga mengurangi kerancuan dan mendapatkan data yang akurat, yang dibangun dengan menggunakan tools Oracle Developer 6.0 dan database Oracle 10g. Kata Kunci : Sistem informasi pembelian, investment, investasi 1.
permintaan
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perusahaan tempat penelitian ini dilakukan adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang pembuatan rem kendaraan bermotor. Perusahaan ini merupakan salah satu industri otomotif nasional terbaik yang mampu menguasai pasar otomotif tidak hanya di Indonesia saja, tetapi hingga ke mancanegara, baik itu kawasan Asia bahkan kawasan Eropa dan Timur Tengah. Untuk mencapai titik ini, sebuah perusahaan harus mengatur pembagian tugas perusahaan sedemikian rupa sehingga perusahaan tetap eksis dan berjalan Seminar Nasional Politeknik Batam 2010
dengan baik. Salah satu tugas penting yang menjadi tolak ukur berhasilnya sebuah perusahaaan adalah pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam menunjang proses bisnis agar tetap berjalan di perusahaan tersebut. Tentu pengelolaan keuangan perusahaan bukan pekerjaan yang mudah, oleh karena itu bagian Finance selaku pelaku pengelolaan keuangan di perusahaan ini harus sangat berhati-hati dalam mengatur keuangan perusahaan, baik untuk investasi maupun untuk melakukan pengeluaran, apalagi ditengah krisis global yang kini melanda dunia. Namun pada kenyataannya, sistem permintaan pembelian investasi pada perusahaan ini masih dikerjakan secara manual sehingga dapat menyebabkan kehilangan data akibat human error, dan memungkinkan kesalahan perhitungan dalam membuat laporan-laporan yang dihasilkan. Selain itu, format investment yang diajukan oleh tiap departemen tidak seragam sehingga menimbulkan kerancuan.
Oleh karena itu diperlukan sebuah alat bantu berupa aplikasi yang dapat mempermudah kegiatan bisnis di perusahaan tempat penelitian ini dilakukan, khususnya dalam proses permintaan pembelian investasi. 1.2 Tujuan Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma Wisesa dengan menerapkan konsep pemodelan terstruktur sehingga dapat membantu dalam melakukan pendataan permintaan investment tiap tahunnya, memudahkan perhitungan investment agar lebih cepat dan akurat, memudahkan pembuatan laporan pemakaian budget tiap tahunnya, serta menyeragamkan format investment sehingga mengurangi kerancuan dan mendapatkan data yang akurat. 1.3 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini meliputi proses pengelolaan user, pengelolaan budget,
Vol II (2), 2010 pengelolaan kurs dan pengelolaan investment serta pengelolaan realisasi PO (purchase order). 1.4 Tahapan Pengembangan Sistem Informasi Tahapan yang dilakukan dalam melakukan pembuatan Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma Wisesa sesuai dengan System Development Life Cycle (SDLC) [2] yaitu : 1. Analysis meliputi user requirement yaitu bertanya langsung kepada user tentang sistem dan mengumpulkan data-data yang diperlukan, membuat textual analysis dan proses bisnis untuk mengetahui proses apa saja yang akan dilakukan dan diperlukan. 2. Design, pada tahap ini dilakukan rancang sistem berupa DFD dan ERD serta melakukan pembuatan PDM yang mendiskripsikan tabel dan tipe data yang akan digunakan. Pada tahap ini juga akan dilakukan rancangan tampilan/form serta rancangan laporan/report. Rancangan ini akan membantu dalam pembuatan spesifikasi proses dan algoritma pembuatan aplikasi. 3. Coding, merupakan realisasi dari perancangan dan analisis yang terdapat pada tahap sebelumnya ke bentuk yang dimengerti mesin.
ISSN : 2085-3858
Entity relationalship diagram (ERD) adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut [5]. 2.3 PDM Physical data model (PDM) menjelaskan atau menjabarkan bagaimana data disimpan di komputer dengan menyajikan informasi seperti record formats, record orderings, dan access path.[6] 3. ARSITEKTUR APLIKASI Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Oracle, dengan menggunakan tools Oracle Developer 6.0 dan database Oracle 10g. Aplikasi ini dapat dijalankan dengan menggunakan arsitektur client-server. Server menggunakan sistem operasi Windows Server 2000 yang didalamnya terdapat database server Oracle 10g. Untuk client minimal menggunakan sistem operasi Microsoft Windows 1998 agar aplikasi dapat berjalan dengan baik. Disisi client terdapat Oracle Form Runtime 6.0 dan Oracle Report Runtime 6.0 agar dapat menjalankan aplikasi permintaan investasi di pembelian PT Tri Dharma Wisesa. Berikut ini gambar dari arsitektur client-server
4. Testing, melakukan tes program yang sudah jadi untuk mencari segala kemungkinan kasalahan pada program tersebut dan segera diperbaiki.
ons R e sp
on sp
Requ
st
Re
ns
ue
ons
eq
e st
s
ue eq
po
R
R
es
R e sp
Client Application Oracle Runtime 6.0
Client Application Oracle Runtime 6.0
Gambar 1: Arsitektur Client-server
2.1 DFD Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada tahun 1967, E. Yourdan dan L. L. Constantine memperkenalkan suatu algorima program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir[3]. Berikut ini notasi yang digunakan untuk menggambarkan DFD [4]:
Proses
Client Application Oracle Runtime 6.0
e st
Client Application Oracle Runtime 6.0
Requ
2. TINJAUAN PUSTAKA
R
st
Database Server Oracle 10g File Executable (.fmx & .rep)
Entity luar
Data Store
Alur Data
2.2 ERD Seminar Nasional Politeknik Batam 2010
4. SISTEM PERMINTAAN INVESTASI PERUSAHAAN
PEMBELIAN
Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma Wisesa adalah sistem yang dibuat untuk mempermudah pengontrolan dan pengelolaan dana/budget yang telah tersedia di tiap departemen dalam pembelian investasi perusahaan. Sistem ini juga dapat melakukan proses perhitungan pemakaian budget berdasarkan investment yang diajukan dan berdasarkan PO (purchase order) yang telah dibayar sehingga didapat data yang akurat dan tepat. Adapun proses permintaan pembelian investasi perusahaan seperti terlihat pada gambar 2.
Vol II (2), 2010
ISSN : 2085-3858 Purchasing untuk selanjutnya diserahkan kepada Supplier.
5. Pengajuan Pembelian Investasi 6. Proposal Form 17. Investment Closed Departement Head
Division
7. Proposal Form Approved by Division
1. Rancangan Budget 13. Laporan Penerimaan Barang
2. Rancangan Budget
4. Rancangan Budget Approved
3. Rancangan Budget Approved Finance Director
10. Permintaan Pembelian
12. Barang
8. Proposal Form Approved by Division dan Director
9. Investment Approved
$
$
11. Purchase Order Purchasing
13. Departemen Head setelah menerima barang akan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) sebagai tanda bukti bahwa barang telah diterima dari pihak supplier dan diserahkan kepada purchasing dan supplier. 14. PO Closed, pihak purchasing akan menutup status PO yang awalnya open menjadi closed.
16. Bukti Pembayaran
$
14. PO Closed
12. Pihak Supplier selanjutnya akan mengirimkan barang yang diminta oleh Purchasing ke user (Departemen Head).
15. Purchase Order dan LPB Supplier
Kasir
Gambar 2: Deskripsi Umum Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma Wisesa Keterangan Gambar : 1.
Pengajuan rancangan budget yang diajukan oleh Departemen Head kepada bagian Finance.
2.
Finance akan memberikan rancangan budget tersebut kepada Director untuk mendapatkan persetujuan.
3.
Rancangan budget yang telah disetujui oleh pihak Director akan dikembalikan kepada pihak Finance untuk diarsipkan.
4.
Departement Head akan menerima rancangan budget yang telah disetujui.
5.
Dokumen pengajuan pembelian investasi ini diberikan oleh Departement Head kepada Finance bila ingin melakukan permintaan pembelian investasi.
6.
Proposal Form inilah yang nantinya akan diberikan persetujuan dari pihak Division (tahap approved I) dan Director (tahap approved II).
7.
Setelah pihak Division menyetujui proposal form tersebut, maka proses persetujuan permintaan pembelian investasi akan berlanjut ke persetujuan tahap II.
8.
Proposal Form Approved by Division and Director diserahkan kepada finance.
9.
Proposal Form Approved by Division and Director akan dijadikan Investment Approved untuk diserahkan kepada Purchasing.
10. Departement Head selanjutnya akan membuat dokumen Permintaan Pembelian dan diserahkan kepada pihak Purchasing. 11. Purchase Order, adalah pemesanan pembelian barang yang dibuatkan oleh pihak Seminar Nasional Politeknik Batam 2010
15. Purchase Order dan LPB yang diterima oleh Supplier selanjutnya akan diberikan kepada Kasir untuk proses pembayaran. 16. Selanjutnya pihak Kasir akan membuatkan bukti pembayaran untuk diserahkan kepada Finance. 17. Setelah menerima bukti pembayaran dari Kasir, pihak Finance akan mengubah status Investment menjadi Investment Closed yang menandakan bahwa permintaan pembelian investasi tersebut telah selesai dilakukan. Pengajuan pembelian investasi tiap-tiap departemen menggunakan salah satu form dari sistem permintaan pembelian investasi yang bernama proposal form, adapun tampilan proposal form seperti terlihat pada gambar 3.
Gambar 3: Propsal Form dari Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi 3. PERANCANGAN SISTEM Desain Document Flow Diagram (DFD) sistem informasi permintaan pembelian investasi yang dapat dilihat pada gambar 4. Dimana sistem informasi permintaan pembelian investasi akan menerima input data dari departemen head, IT, dan finance. Kemudian sistem akan mengolah data tersebut menjadi informasi yang kemudian akan diberikan kepada departemen head, IT dan finance. Output yang dihasilkan dari proses ini adalah rancangan sistem, proposal form, budget, laporan user, laporan kurs, laporan budget dan laporan
Vol II (2), 2010 T_Budget
investment. Untuk lebih detail lagi DFD level 1 dapat dilihat pada gambar 5.
PK
No_Budget Varchar2(10)
FK
Kd_dep Deskripsi Amount Status Tgl_Status
PK
Kd_Dep
Varchar2(6)
Desc_Dep
Varchar2(20)
T_Login PK
Varchar2(6) Varchar2(300) Number Number Date
FK
T_Account
NPK
Varchar2(8)
Kode_Akun UsrPwd Nm_Comp Periode Aktif Created_Date Last_Login
PK
Number Varchar2(30) Varchar2(20) Varchar2(4) Varchar2(1) Date Date
Laporan Budget Approve
Rancangan budget
Rancangan budget
No budget Investment approved
Periode Laporan
PK
NPK
FK
Kd_Dep Varchar2(6) Nama Varchar2(100) Kode_Gol Varchar2(10) Kode_PT Varchar2(3)
Varchar2(8)
No_Investment
FK FK
No_Budget Varchar2(10) NPK Varchar2(8) KD_Dep Varchar2(6) Investment_Type Varchar2(5) Investment_Date Date Attachment Varchar2(200) Title Varchar2(200) Deskripsi Varchar2(10) Objective Varchar2(200) Purpose Varchar2(200) Reason Varchar2(550) Delivery_Date Date Explanation Varchar2(100) Status Varchar2(1) Tgl_Status Date APPV_1 Varchar2(35) APPV_2 Varchar2(35) APPV_3 Varchar2(35) APPV_4 Varchar2(35) Status_PO Varchar2(1) No_Ref Varchar2(500)
Laporan budget per Dept Laporan IA/EA T_Po_det
Laporan IA/EA berstatus cancel Laporan non budget
PK PK
PO_NBR PO_LINE
Varchar2(8) Number
FK
Tkasir2_NBR PO_Due_Date PO_Pur_Cost PO_Qty_Ord
Varchar2(20) Date Number Number
Laporan IA/EA Payment Projection
Laporan User
PK PK
No_Investment Varchar2(20) No_sequence Varchar2(4)
FK FK
Kurs Periode Deskripsi Harga_Satuan QTY Total_Det UM
Kurs Laporan Kurs
Departemen
PK
T_Realisasi
T_Po_Mstr
T_Kasir2
Departemen
T_Investment_det
Periode Laporan
Karyawan Karyawan
Sistem Informasi Kepegawaian
Varchar2(20)
Laporan penggunaan budget
Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT. Tri Dharma WIsesa
Karyawan
varchar2(30)
PK
Investment closed
Budget User Periode Laporan
Number
Keterangan
T_Investment_HD
T_Mas_Karyawan
T_Departement
Finance
Pengajuan Pembelian Investasi
IT
Kode_Akun
Proposal form
Laporan budget tiap departemen
Departement Head
ISSN : 2085-3858
Tkasir2_NBR
Varchar2(20)
Tkasir2_DPP Tkassir2_Curr Tkasir2_Transfer1
Number Varchar2(3) Date
PK
PO_NBR
Varchar2(8)
PO_Ord_date PO_Curr PO_Stat
Date Varchar2(3) Varchar2(2)
PK PK
No_Investment Varchar2(20) PO_NBR Varchar2(10)
Varchar2(6) Varchar2(5) Varchar2(50) Number Number Number Varchar2(50)
T_Kurs PK PK
Periode Kurs
Varchar2(5) Varchar2(6)
Amount_Kurs
Number
Departemen
Sistem Informasi Pembelian
Pembelian
PO
Gambar 7: PDM Sistem Informasi Permintaan Pembelian investasi
PO
Sistem Informasi Pembayaran
4. KESIMPULAN Pembayaran
Pembayaran
Pembayaran
Gambar 4: DFD level 0 Sistem Permintaan Pembelian Investasi Rancangan Budget Periode Laporan No Budget Laporan Budget per Dept Laporan Budget Laporan Non Budget Laporan Kurs Periode Laporan
Rancangan Budget
Kurs
3. Mengelola Kurs
2. Mengelola Budget
Budget Laporan Budget per departemen
Kurs Kurs
Budget
Periode Laporan
Rancangan Budget
Budget
Kurs Kurs Proposal Form
Pengajuan Pembelian Investasi
Investment Approved Tipe Akun
Budget
Account
User Laporan User Periode laporan
4. Transaksi investment
1. Mengelola User
Investment Closed Laporan IA/EA Laporan IA Berstatus Cancel Laporan IA/EA Payment Projection Periode Laporan
Karyawan User User Karyawan
Karyawan
User Investment
Login User Departemen
Departemen
Departemen PO
PO
Pembelian
Pembayaran
5. * Realisasi PO
No Investment
No Investment, PO
Pembayaran
Investment
REFERENSI
Realisasi PO
[1] Rahma D.H., Roberd Wilson, Setyaningsih, “Pembangunan Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT. Tri Dharma Wisesa”, Politeknik Manufaktur Astra, 2009.
Pembayaran
Gambar 5: DFD level 1 Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi Adapun desain dari Entity Relational Diagram (ERD) dan Physical Data Model (PDM) dari Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi ini dapat dilihat pada gambar 6 dan 7. Menggunakan
Budget
Login User
Menggunakan
Account
Investment
Memakai
Memiliki
Departement
Memiliki
Karyawan
Membuat
Kesimpulan yang di dapat dari pembuatan aplikasi Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi meliputi : (1) Sistem ini dapat membantu bagian Finance dalam memudahkan pembuatan laporan pemakaian budget tiap tahunnya, serta menyeragamkan format investment sehingga mengurangi kerancuan dan mendapatkan data yang akurat, (2) Sistem ini dapat membantu bagian Finance dalam melakukan pendataan permintaan investment tiap tahunnya dan memudahkan perhitungan investment agar lebih cepat dan akurat, dengan cara: a) melakukan pengotomatisasi penomoran investment sesuai dengan tipe investment nya, dalam hal ini IA atau EA, b) melakukan pengotomatisasi perhitungan investment sesuai jumlah permintaan pembelian investasi yang diajukan, budget yang digunakan, dan mata uang yang digunakan dalam pembelian investasi tersebut.
[2] Yuhilda.STMIK ‘AMIKOM’ Yogyakarta. dosen.amikom.ac.id/.../PROSESPROSES%20PERANGKAT20LUNAK.ppt % [3] Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988. [4] http://www.yourdon.com/strucanalysis/wiki/ index.php?title=Chapter_9.
Dipakai Memiliki
Pembayaran
Membayar
Pembelian
Memiliki
Realisasi
Kurs
Gambar 6: ERD Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi. Seminar Nasional Politeknik Batam 2010
[5] Whitten, Jeffery L. Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman.2004.Metode Desain dan Analisis Sistem.Penerbit Andi.Yogyakarta.hal 281.
Vol II (2), 2010 [6] adiprtm.dikti.net/data_integration/Data%20Int egration%20sess1.ppt
Seminar Nasional Politeknik Batam 2010
ISSN : 2085-3858
