KNIT-2 Nusa Mandiri
ISBN: 978-602-72850-1-9
PEMBANGUNAN APLIKASI JURNAL UMUM KAS MASUK DAN KAS KELUAR PADA DEALER YAMAHA PUTERA BOGOR Eni Heni H1, Indri Lestari2, Untung Rohwadi3) 1 Komputerisasi Akuntansi, AMIK BSI Bogor Jl. Merdeka No 168 Bogor
[email protected] 2
Komputerisasi Akuntansi, AMIK BSI Bogor Jl. Merdeka No. 168 Bogor
[email protected]
3
Manajemen Informatika, AMIK BSI Tangerang Jl. Letnan Sutopo Komplek BSD Sektor XIV - Serpong
[email protected]
ABSTRACT: Current technological developments so drove rapidly, especially the development of computer technology. The role of computers is very helpful in all areas, especially in the ability to process data and information. Bogor Yamaha Dealers company is a company engaged in the sale, service and spare parts of motor, the current financial records for cash inflows and cash discharge is still done conventionally. These conditions allow the occurrence of human error in recording, lack of accurate reports and delays in data retrieval. Looking at the above problems is evident that the company desperately needs the application of computer programs that can support the needs and convenience for the user (user). This research was conducted through data collection observation, interviews and reviewed the literature to complete the development of a computer program as the best solution in solving the existing problems. The fact that computerized application based Visual Basic-based is expected to improve effectiveness and efficiency, ease of reporting is produced in the form of a general journal, journal status, account data and detailed journals per-account. Keywords: Application Development, General Journal, Cash In, Cash Out PENDAHULUAN Peranan komputer sangatlah bermanfaat disegala bidang usaha. Kemampuannya sangat baik dalam mengolah data dan informasi. Dalam hal ini, hampir semua bidang usaha tidak luput dari penggunaan komputer. Salah satu contohnya peranan komputer dalam bidang perdagangan, seperti pengolahan administrasi ataupun data keuangan. Dengan demikian aktifitas tersebut akan lebih mudah bila diolah dengan menggunakan komputer. Dalam pengolahan administrasi yang tidak kalah pentingnya yaitu pencatatan kas masuk dan kas keluar. Dalam pencatatan kas harus dilakukan penerapan atau penggunaan kas yang tepat. Pembuatan program mengenai kas masuk dan keluar sangat membantu administrasi suatu perusahaan karena dapat menghindari terjadinya kesalahan dalam pencatatan transaksi. Hal ini sangat membantu para karyawan dalam mengolah data khususnya pencatatan kas. Dealer Yamaha Putera Bogor khususnya untuk divisi Bengkel melakukan pengolahan data laporan kas secara manual. Hal ini menjadi permasalahan pokok, karena pengolahan data laporan kas bengkel tersebut tidak memiliki database yang terprogram. Sehingga dalam pencarian data tidak dapat diakses dengan cepat. Dengan alasan tersebut penelitian ini
28
dilakukan guna memberikan solusi kepada perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang suatu program pembuatan jurnal umum pencatatan kas masuk dan kas keluar yang diharapkan dapat membantu pengelolaan data keuangan dengan lebih cepat dan tepat seingga dapat mengurangi kesalahankesalahan dalam memasukkan data kas. Ruang lingkup pembahasan pada penelitian ini hanya berfokus pada pembuatan jurnal umum pencatatan kas bengkel saja dimana prosesnya mulai dari input data penerimaan kas dan input data pengeluaran kas serta menghasilkan jurnal umum. BAHAN DAN METODE Suatu penelitian tidak berjalan dengan baik apabila tidak dilakukan dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu, diperlukan suatu metodologi untuk melaksanakan penelitian. a. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan, yaitu: 1. Observasi (observation), melakukan observasi atau pengamatan langsung terhadap sistem pembuatan laporan kas. 2. Wawancara (interview), melakukan tanya jawab seputar kegiatan pembuatan laporan kas bengkel kepada kasir yang bertugas membuat laporan kas masuk dan kas keluar.
KNIT-2 Nusa Mandiri Studi Pustaka (library study), mempelajari berbagai sumber referensi yang berkaitan dengan teori program dan arus kas yang didapat dari literatur buku, jurnal dan media internet. b. Model Pengembangan Sistem Pembuatan sistem yang dilakukan meliputi : 1. Analisa Kebutuhan Sistem Kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan program berupa dokumen keluaran tentang laporan jurnal umum berdasarkan nomor GL dan periode, laporan status jurnal, laporan data akun serta laporan detail jurnal per akun. Sedangkan interface yang diperlukan berupa data pengguna, data perkiraan, transaksi jurnal, form ganti kata sandi, serta form cetak berbagai laporan. 2. Desain Desain database perancangan program jurnal umum kas masuk dan kas keluar dengan tabel-tabel yaitu tabel pengguna, tabel perkiraan, tabel GL, dan detail GL. Sedangkan desain user interface terdiri dari level pengguna admin dan kasir. 3. Code Generation Bahasa pemrograman yang digunakan yaitu Visual Basic 6.0 sedangkan teknik pemrogramannya menggunakan metode pemrograman terstruktur. 4. Support Software pendukung yang digunakan dalam pembangunan program diantaranya, sistem operasi windows 7, Ms.Access dan crystal report. Sedangkan hardware meliputi pentium IV, memory RAM 2 GB, Harddisk 320 GB, Keyboard, Mouse dan Printer
ISBN: 978-602-72850-1-9
3.
HASIL DAN PEMBAHASAN Tinjauan Kasus Dalam dunia perdagangan pembuatan laporan keuangan sangatlah penting. Selain untuk mengetahui omset yang telah dicapai juga dapat mengetahui posisi keuangan suatu perusahaan. Pada dasarnya semua laporan kas masuk dan kas keluar akan berakhir pada pembuatan jurnal umum. Untuk memudahkan proses pembuatan jurnal umum, maka diperlukan suatu program aplikasi guna memudahkan proses pencatatan data, penyimpanan data, pencarian maupun pelaporan data agar lebih efektif dan akurat. Berikut ini adalah proses program pada penelitian ini : a. Proses Input Data Pengguna, yaitu memasukkan data pengguna program kedalam file pengguna b. Proses Input Data Perkiraan, yaitu memasukkan data perkiraan yang digunakan dalam proses penjurnalan perusahaan kedalam file perkiraan. c. Proses Input Transaksi Jurnal, yaitu proses
d.
transaksi jurnal umum ditujukan untuk mencatat transaksi-transaksi yaitu mencatat kas masuk dan kas keluar. Proses Pembuatan Laporan, yaitu setelah terjadinya beberapa transaksi diatas, maka bagian keuangan dapat membuat laporanlaporan yang terdiri dari: 1. Laporan jurnal umum berdasarkan nomor GL 2. Laporan jurnal umum berdasarkan periode 3. Laporan data akun 4. Laporan status jurnal 5. Laporan detail jurnal per-akun
Spesifikasi Rancangan Bentuk Masukan (Input) Spesifikasi bentuk masukan merupakan langkah awal dalam pengolahan data dan akan diproses sehingga menghasilkan suatu keluaran. Adapun bentuk masukan tersebut adalah : a. Data Perkiraan Fungsi : Untuk mengetahui akun perkiraan yang digunakan Sumber : Bagian Kasir Tujuan : Bagian Administrasi Frekuensi : Setiap ada akun perkiraan baru dan update perkiraan Media : Tampilan Layar b. Transaksi Jurnal Fungsi : Untuk memasukkan data transaksi jurnal umum Sumber : Bagian Kasir Tujuan : Bagian Administrasi Frekuensi : Setiap ada proses jurnal umum Media : Tampilan Layar Spesifikasi Rancangan Keluaran (Output) Spesifikasi bentuk keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses spesifikasi bentuk masukan. Adapun bentuk keluaran adalah : a. Laporan Jurnal Umum Berdasarkan No. GL Fungsi : Untuk mengetahui Transaksi Jurnal yang terjadi berdasarkan no GL Sumber : Bagian Kasir Tujuan : Bagian Administrasi Frekuensi : Setiap akhir periode Media : Kertas b. Laporan Jurnal Umum Berdasarkan Periode Fungsi : Untuk mengetahui Transaksi Jurnal Sumber : Bagian Kasir Tujuan : Bagian Administrasi Frekuensi : Setiap akhir periode Media : Kertas c. Laporan Status Jurnal Fungsi : Untuk mengetahui status transaksi jurnal yang berstatus tunda dan di post Sumber : Bagian Kasir Tujuan : Bagian Administrasi Frekuensi : Setiap akhir periode Media : Kertas d. Laporan Data Akun
29
KNIT-2 Nusa Mandiri
ISBN: 978-602-72850-1-9
Fungsi : Untuk mengetahui berapa banyak akun yang aktif dan tidak aktif Sumber : Bagian Kasir Tujuan : Bagian Administrasi Frekuensi : Setiap akhir periode Media : Kertas e. Laporan Detail Jurnal Per-akun Fungsi : Untuk mengetahui transaksi jurnal per-akunnya Sumber : Bagian Kasir Tujuan : Bagian Administrasi Frekuensi : Setiap akhir periode Rancangan Database a. Model Normalisasi Bentuk normalisasi database dari rancangan program yang dibuat adalah : 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Gambar 3. Bentuk Normal Kedua 4. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form)
Gambar 1. Bentuk Tidak Normal 2. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)
Gambar 4. Bentuk Normal Ketiga
Gambar 2. Bentuk Normal Kesatu 3. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form)
30
b. Spesifikasi Rancangan File Spesifikasi file yang dirancang memiliki empat tabel, tiga yang utama yaitu: 1. Perkiraan Nama File : perkiraan Fungsi : Untuk menyimpan data akun perkiraan Tipe File : File Master Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random Media : Harddisk Panjang Record : 68 Byte Kunci Field : kode_akun Software : Microsoft Access 2002-2003
KNIT-2 Nusa Mandiri 2. Header GL Nama File Fungsi jurnal Tipe File Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software 3. Detail GL Nama File Fungsi detail jurnal Tipe File Organisasi File Akses File Media Panjang Record Kunci Field Software
ISBN: 978-602-72850-1-9
: Header GL : Untuk menyimpan data transaksi
5
Status
6
Total Debit
: : : : : : :
7
Total Kredit
File Transaksi Index Sequential Random Harddisk 85 Byte no_gl Microsoft Access 2002-2003
: Detail GL : Untuk menyimpan data transaksi : : : : : : :
File Transaksi Index Sequential Random Harddisk 104 Byte Microsoft Access 2002-2003
Tabel 1. Spesifikasi File Perkiraan No 1 2 3 4
Elemen data Kode akun Nama akun Tipe akun Status
Akronim
Tipe data
Size
Keterangan
kode_akun
Text
8
Primary Key
nama_akun
Text
30
tipe_akun
Text
20
status
Text
10
1 2
Tanggal
tanggal
Id Pengguna Keterangan
id_pengg una keteranga
3 4
Akronim no_gl
Tipe data Text Date/ time
Size
Keterangan
10
Primary Key
Text
10
Text
50
Text Curr ency Curr ency
15
Tabel 3. Spesifikasi File Detail GL
3
Elemen data No GL Kode akun No ref
4
Debit
debit
5
Kredit
kredit
6
Keterang an Detail
Ket_detail
No 1 2
no_gl
Tipe data Text
10
Foreign Key
kode_akun
Text
6
Foreign key
no_ref
Text Curr ency Curr ency
30
Text
50
Akronim
Size
Keterangan
c. Spesifikasi Rancangan Kode Berikut rancangan kode yang menjadi kunci utama dan kunci tamu dalam setiap tabel yaitu : 1. Nomor General Ledger (GL) XX-99999 Keterangan : XX = GL (General Ledger) 99999 = Nomor urut Transaksi Contoh : GL-00001 2.
Tabel 2. Spesifikasi File Header GL Elemen data No GL
No
n status total_deb it total_kre dit
Kode Akun 9-9999 Keterangan : 9 = Kelompok Akun 99 = Tipe Akun 99 = Nomor Akun Contoh : 1-1100
Rancangan Aplikasi Program a. HIPO Tata Letak Layar Berikut adalah desain HIPO (Hierarchy plus Input Process Output) dalam pembuatan program ini:
31
KNIT-2 Nusa Mandiri
ISBN: 978-602-72850-1-9
Gambar 5. Bentuk HIPO Tampilan Layar b. Program Flowchart
Gambar 6. Flowchart Menu Utama
32
KNIT-2 Nusa Mandiri
ISBN: 978-602-72850-1-9
Gambar 7. Flowchart Input Data Perkiraan
33
KNIT-2 Nusa Mandiri
ISBN: 978-602-72850-1-9
Gambar 8. Flowchart Data Transaksi Jurnal c. Tampilan Layar Program
Gambar 9. Menu Data Perkiraan
34
KNIT-2 Nusa Mandiri
ISBN: 978-602-72850-1-9
Gambar 10. Menu Transaksi Jurnal
Gambar 11. Menu Cetak Laporan Jurnal Umum data keuangan yang meliputi pembuatan jurnal umum untuk kas bengkel, input data perkiraan dan KESIMPULAN Pengelolaan data keuangan khususnya data pengguna serta pembuatan laporan yang pembuatan jurnal umum pencatatan kas pada meliputi laporan jurnal umum berdasarkan no GL perusahaan masih manual dengan menggunakan dan berdasarkan periode, laporan status jurnal, Microsoft Excel. Hal ini cukup membantu, akan laporan data akun, dan laporan detail jurnal pertetapi masih sering terjadi kesalahan dalam akun. Dengan adanya program jurnal umum untuk pengelolaan data. Adapun program yang dibuat mencatat kas kas masuk dan kas keluar ini dalam penelitian ini ditujukan untuk pengelolaan diharapkan proses pengelolaan data keuangan menjadi lebih mudah, efektif dan efisien sehingga
35
KNIT-2 Nusa Mandiri informasi keuangan yang dibutuhkan dapat tersaji secara akurat dan cepat. Pada kesempatan ini disajikan saran yang dapat melengkapi tujuan yang dimaksud yaitu (1). Perlu diadakannya program pelatihan kepada calon pengguna (user) untuk menjalankan program ini agar angka kesalahan yang disebabkan human error dapat dikurangi. (2). Untuk menjaga kinerja komputer tetap baik, lakukanlah maintenance terhadap perangkat komputer secara teratur, baik perawatan terhadap hardware maupun software. (3). Perlu dilakukannya back up terhadap data-data yang tersimpan dalam database oleh pengguna untuk mengantisipasi kehilangan data akibat virus atau kerusakan hardware, selain itu perlu membatasi penggunaan user agar keamanan data lebih terjamin. (4). Untuk penelitian selanjutnya perlu adanya pengembangan modul yaitu modul Account Receivable (AR), Account Payable (AP), Inventory, Cash Management (CM) sehingga menjadi satu kesatuan yang lengkap membentuk aplikasi program sistem informasi akuntansi. UCAPAN TERIMA KASIH Mengucapkan terima kasih atas terselesaikannya
36
ISBN: 978-602-72850-1-9 penelitian ini kepada : 1. Bpk. Eric Basalmah Kepala Bengkel Yamaha Putera Bogor 2. Seluruh staff dan karyawan di lingkungan Dealer Yamaha Putera Bogor 3. Rekan-rekan dosen dan mahasiswa peneliti di AMIK BSI Bogor DAFTAR PUSTAKA Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati.2011.Sistem Informasi Akuntansi.Yogyakarta: C.V Andi Halim, Abdul.2008.Akuntansi Keuangan Daerah.Edisi Ketiga.Jakarta:Salemba Empat HM, Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:ANDI Komputindo Kurniadi, Adi.2011.Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.Jakarta.PT Elex Media Komputindo Ladjamudin, Al Bahra.2005.Analisa dan Desain Sistem Informasi.Tangerang: Graha Ilmu Raharjo, Budi.2006.Teknik Pemrograman Pascal.Bandung:Informatika Yakub.2008.Sistem Basis Data Tutorial Konseptual. Yogyakarta:GrahaIlmu
