PELULUS (PENGURUSAN TERTINGGI)

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS (UniMAP)

MANUAL PENGGUNA

SISTEM eQdoc PELULUS (PENGURUSAN TERTINGGI)

Kel: 01/2010 Pindaan: 0 Tarikh: 29/01/2010

ISI KANDUNGAN

BIL 1 2 3 4

5

PERKARA SENARAI PEMILIK DAN PELULUS PROSES MS/ISO 9001:2008, UniMAP SENARAI PENGERUSI SPK MS/ISO 9001:2008 SETIAP PTj, UniMAP TERMINOLOGI SISTEM eQdoc ALIRAN KERJA KESELURUHAN SISTEM eQdoc  ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN BARU  ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN PINDAAN ALIRAN KERJA PELULUS (PENGURUSAN TERTINGGI)

MUKA SURAT 3-6 7-8 9 10-13 10-11 12-13 14-26

2


SENARAI PEMILIK DAN PELULUS PROSES MS/ISO 9001:2008, UniMAP MANUAL KUALITI Bil

1

Prosedur

Manual Kualiti

Pemilik Proses

PTj

Pelulus Proses

PTj

ABDUL AZIZ MAHMUDDIN

PUSPEK

Y. BHG. BRIGEDIER JENERAL DATO’ PROF. DR. KAMARUDIN HUSSIN

JABATAN CANSELORI

Pemilik Proses

PTj

Pelulus Proses

PTj

PROSEDUR WAJIB Bil

Prosedur

1

Kawalan Dokumen

MOHAMAD HANIF MOHAMAD ISA

PUSPEK


PUSPEK

2

Kawalan Rekod


PUSPEK


PUSPEK

3

Audit Dalam

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK


PUSPEK

4

Kawalan Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK

PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN

PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN BIOPROSES

5

Tindakan Pembetulan

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK


PUSPEK

6

Tindakan Pencegahan

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK


PUSPEK

Pemilik Proses

PTj

Pelulus Proses

PTj

PROSEDUR OPERASI Bil

Prosedur

1

Cadangan Program Akademik Baru

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR FAUZI BAHAROM (AKADEMIK & ANTARABANGSA)



2

Penawaran Kursus Baru




3

3

Pengunjuran Pelajar Baru

RUZALINA IBNU RUSLAN

JABATAN PENDAFTAR

TN. HJ. RUSLI HJ. ABD. HAMID

JABATAN PENDAFTAR

4

Pengambilan Pelajar Baru


JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

5

Pendaftaran Pelajar Baru


JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

6

Pendaftaran Kursus Pelajar


JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

7

Pengecualian Unit

NORREN SHARIZA MOHAMED MOKHTAR

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

8

Pertukaran Program Pengajian

NORREN SHARIZA MOHAMED MOKHTAR

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

9

Cuti Dengan NORREN SHARIZA Kebenaran/Tangguh MOHAMED Penggajian MOKHTAR

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR



Penyediaan Jadual 10 Waktu


Perancangan Dan 11 Penyediaan Pengajaran

PROF. MADYA SYAHAROM ABDULLAH

PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN



Penyediaan 12 Portfolio Rekod Pengajaran





13 Pengendalian Kuliah





Pengendalian 14 Makmal Dan Bengkel

NOOR AZIANA IBERAHIM

PUSAT KEJURUTERAAN

PROF. MADYA ABDUL RAHMAN MOHD SAAD

PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN KOMPUTER & PERHUBUNGAN

Penilaian Makmal 15 Dan Bengkel

NOOR AZIANA IBERAHIM

PUSAT KEJURUTERAAN

PROF. MADYA ABDUL RAHMAN MOHD SAAD

PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN KOMPUTER & PERHUBUNGAN

Pengurusan 16 Buangan Terjadual

PEJABAT TIMBALAN UNIT NORAZAM ABDUL NAIB CANSELOR ( LT. KOL. (B) KESELAMATAN DAN RASHID PENYELIDIKAN DAN AZUDDIN B. BAHARI KESIHATAN INOVASI ) PEKERJAAN

17

Pinjaman Bahan Melalui Kaunter

NAZIRAH ZAINUL ABIDIN

PERPUSTAKAAN

MAZMIN MAT AKHIR

PERPUSTAKAAN

18

Pembaharuan Pinjaman


PERPUSTAKAAN

MAZMIN MAT AKHIR

PERPUSTAKAAN

4


PERPUSTAKAAN

MAZMIN MAT AKHIR

PERPUSTAKAAN





Jadual Waktu 21 Peperiksaan Akhir Tahun Semestar

OSMAN AHMAD

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

Jadual Waktu 22 Pengawas Peperiksaan

OSMAN AHMAD

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR





Menghalang Pelajar 24 Menduduki Peperiksaan

OSMAN AHMAD

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

Pengendalian 25 Peperiksaan Akhir Tahun

OSMAN AHMAD

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

RAHAIDA AB RAHIM

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

RAHAIDA AB RAHIM

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

19 Pemulangan Bahan

20

Ujian Pertengahan Semestar

Penyedian Soalan 23 Peperiksaan Dan Proses Vetting

Memasukkan Markah Dan Pengumuman 26 Keputusan Peperiksaan Semestar 27

Rayuan Semakan Semula Kursus

28

Pengurusan Projek Tahun Akhir





29

Penilaian Latihan Industri

MOHD NIZAM ISMAIL

PUSAT KERJASAMA INDUSTRI

DR. YUFRIDIN WAHAB

PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN MIKROELEKTRONIK

30

Pengurusan Aktiviti ISMA IRINI SHAFIE Kokurikulum Pelajar


DR. HAZRY DESA

PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN MEKATRONIK




Pengambilan 31 Pensyarah Pelawat

32

Pengambilan Pemeriksa Luar

OSMAN AHMAD

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

33

Pengkelasan Dan Pengijazahan

WARDAH HANIM MD NOR

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

WARDAH HANIM MD NOR

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

34 Konvokesyen

5

PROSEDUR SOKONGAN Bil

Prosedur

Pemilik Proses

PTj

Pelulus Proses

PTj

1

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK


PUSPEK

2

Pengurusan & Penyelenggaraan Kenderaan

ROSFARIZAL ABD MANAN

JABATAN PEMBANGUNAN

PROF. MADYA MAZELAN ABDUL HAMID

PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN PEMBUATAN

3

Pengurusan & Penyelenggaraan UDC

ROSFARIZAL ABD MANAN

JABATAN PEMBANGUNAN

PROF. MADYA MAZELAN ABDUL HAMID

PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN PEMBUATAN

4

Perolehan Peralatan

RUSDI PUTEH

JABATAN BENDAHARI

SAODAH HASSAN

JABATAN BENDAHARI

5

Pengendalian Aduan & Maklumbalas Pelanggan


PUSPEK


PUSPEK

6

Pembaikan Berterusan

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK


PUSPEK

7

Analisa Data

MOHAMMAD REZAL HAMZAH

PUSPEK


PUSPEK

8

Pengurusan Latihan

RUSWAHIDA IBNU RUSLAN

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

9

Pengurusan & Penyelenggaraan Kemudahan ICT

RHAFIZUAN RUSLI

PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI

NASRUDIN ABD SHUKOR

PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI

6


SENARAI PENGERUSI SPK MS/ISO 9001:2008 SETIAP PTj, UniMAP Dekan/Ket. Jabatan

Email Dekan/Ket. Jabatan

PM Dr. Johari Adnan

Dr. Mukhzeer B. johari 010mukhzeer Mohamad @unimap.edu.my 2269448 @unimap.edu.my Shahimin

2 PPK Pembuatan

Prof. Dr. Zuraidah Bt Mohd Zain

019zuraidah Pn. Noraizedfiza nooraizedfiza 5087231 / @unimap.edu.my Bt. Zainon @unimap.edu.my 1805

3 PPK Alam Sekitar

En. Che Dr. Khairul Nizar B. nizar 019zulzikrami Zulzikrami Azner Ismail @unimap.edu.my 4401278 @unimap.edu.my B. Abidin

4 PPK Bahan

Dr. Khairel Rafezi B. rafezi En. Luqman B. Ahmad @unimap.edu.my Musa

PPK 5 Komputer & Perhubungan

PM Dr. R Badlishah badli Pn. Aini Syuhada B. Ahmad @unimap.edu.my bt. Md. Zain

Bil 1

PTJ PPK Mikroelektronik

Telefon

Email

04luqman 9798949 @unimap.edu.my ainisyuhada @unimap.edu.my

Prof. Dr. Ismail B. Daut

ismail.daut En. Muhammad 017mshakir @unimap.edu.my Shakir B. Laili 6856157 @unimap.edu.my

7 PPK Mekatronik

PM Dr. Abdul Hamid B. Adom

abdhamid @unimap.edu.my

8 PPK Bio Proses

PM Dr. Mohamed zulkali Zulkali B. Mohamed @unimap.edu.my Daud

9 PKKK

Dr. Hazry B. Desa

10 IMK

PM Abdul Halim B. abdhalim Cik Siti Jasmida Abdul @unimap.edu.my Bt. Jamil

6

11

PPK Sistem Elektrik

Pengerusi SPK

Pusat Kejuruteraan

En. Adi Anuar B. hazry 019adianuar Azmin@Che @unimap.edu.my 4485074 @unimap.edu.my Wan 04jasmida 9853149 @unimap.edu.my

PM Abdul Rahman abd.rahman B. Mohd Saad @unimap.edu.my

12 Bendahari

Pn. Saodah Bt. Hassan

saodah Pn. Saodah Bt. @unimap.edu.my Hassan

saodah @unimap.edu.my

13 Perpustakaan

Pn. Mazmin Bt. Mat mazmin En. Md. Nizam Akhir @unimap.edu.my B. Azid

nizam @unimap.edu.my

7

14 Pendaftar

15

Tn. Hj. Rusli B. Haji Abdul Hamid

Pusat Kerjasama Dr. Yufriddin B. Industri Wahab

rusli @unimap.edu.my yufridin E. Mohd. Nizam @unimap.edu.my B. Ismail

m.nizam @unimap.edu.my

Pusat Teknologi 16 Maklumat dan Komunikasi

En. Nasrudin bin Abdul Shukor

nashukor En. Rhafizuan B. 012rhafizuan @unimap.edu.my Rusli 4608748 @unimap.edu.my

17 Pembangunan

PM Mazelan B. Abdul Hamid

mazelan En. Rosfarizal B. 012rizal @unimap.edu.my Abd Manan 4318444 @unimap.edu.my

En. Raja Shah En. Hirwan Jasbir B. hirwan Erman B. Raja Jaafar @unimap.edu.my Arifin

rajashah @unimap.edu.my

19 Jab. Keselamatan

Ltf.Kol. (B) En. Nor Azmi B. Hj. azmijohari Zainuddin B. Johari @unimap.edu.my Mustaffa

zainudinmustafa @unimap.edu.my

20 Unit Agama Islam

Ustaz Hassan B. Arshad

Ustazah hassan Maisarah Bt. @unimap.edu.my Samsukamri

smaisarah @unimap.edu.my

inasuryani En. Zakaria B. @unimap.edu.my Othman

zakariaothman @unimap.edu.my

inasuryani En. Khairul @unimap.edu.my

kh.annuar @kukum.edu.my

18

Unit Kajian Strategik

Unit 21 Pembangunan Lestari 22

Pusat Hal Ehwal Antarabangsa

Unit Pengajaran 23 dan Pembelajaran 24

Puan Ina Suryani Bt. Ab Rahim

PM Dr. Mustapah B. mustapah Daud @unimap.edu.my

Hal Ehwal Pelajar En. Razli B. Ahmad & Alumni

razli @unimap.edu.my

8

TERMINOLOGI SISTEM eQdoc Terdapat beberapa istilah yang digunakan dalam Sistem eQdoc untuk memudahkan pengguna memahami kaedah penggunaan sistem ini. Berikut ialah keterangan lebih lanjut: Pengguna Sistem Pengerusi SPSK Pengurus Dokumen Ketua Jabatan/Dekan Pengurusan Tertinggi - Naib Canselor - Timbalan Naib Canselor Semua Staf UniMAP

Istilah dalam Sistem eQdoc Pemilik Proses Penyemak Pelulus Pelulus (Pengurusan Tertinggi)

Umum

ISTILAH TETINGKAP YANG TERDAPAT DALAM SISTEM eQdoc

PAPARAN

MENU

SUB MENU

9

ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN BARU PEMILIK DOKUMEN

PENYEMAK

Mohon Dokumen Baru

Mohon Dokumen Baru

Mula

Mula

Muat turun Sampel Dokumen

Muat turun Sampel Dokumen

Muat Naik Dokumen Baru

Muat naik Dokumen Baru

PELULUS

UMUM

Kemaskini Dokumen (Jika Perlu) Hantar Permohonan

Lihat Status Permohonan

Tamat

Kemaskini Maklumat (Jika Perlu) Semakan Dokumen

Semak (Muat Turun)

10

Buat Keputusan

Tolak

Kelulusan Dokumen Kelulusan

Lulus

Terbitan Dokumen Muat Turun Dokumen (.doc)

Muat Naik Dokumen (.pdf) Terbitan Dokumen

Papar Dokumen Terbitan

Tamat

Pemilik Proses Penyemak Pelulus

: Ketua Jabatan/Dekan, AR/Pensyarah/Pembantu Tadbir, Pengerusi SPSK : Pengurus Dokumen (PUSPEK) : Naib Canselor (Manual Kualiti) Ketua Jabatan/Dekan, Wakil Pengurusan (Dokumen)

11

ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN PINDAAN PEMILIK DOKUMEN

PENYEMAK

PELULUS

UMUM

Mohon Pindaan Dokumen

Mula

Mohon Pindaan Tidak Benarkan Benarkan

Buat Keputusan

Buat Pindaan (Muat Naik)

Kemaskini (Jika perlu) Semakan Dokumen Hantar Untuk Semakan

Semak (Muat Turun)

Tamat

12

Buat Keputusan

Tolak Kelulusan Dokumen Kelulusan

Lulus

Terbitan Dokumen Muat Turun Dokumen (.doc)

Muat Naik Dokumen (.pdf) Terbitan Dokumen Papar Dokumen Terbitan

Tamat

Pemilik Proses Penyemak Pelulus

: Ketua Jabatan/Dekan, AR/Pensyarah/Pembantu Tadbir, Pengerusi SPSK : Pengurus Dokumen (PUSPEK) : Naib Canselor (Manual Kualiti) Ketua Jabatan/Dekan, Wakil Pengurusan (Dokumen)

13

ALIRAN KERJA PELULUS (PENGURUSAN TERTINGGI)

14

ALIRAN KERJA PELULUS (PENGURUSAN TERTINGGI) PROSES: LOG MASUK

1. Masukkan id pengguna dan kata laluan pada kekotak ruangan di sebelah kiri bawah laman utama sistem eQdoc. 2. Klik untuk akses ke dalam sistem.

15

PAPARAN PENGURUSAN TERTINGGI

16

PROSES: PAPAR STATUS DOKUMEN MENU: STATUS SUB MENU : STATUS DOKUMEN Sub Menu Status Dokumen memaparkan segala dokumen yang telah dimuat naik ke dalam sistem sama ada telah diterbitkan atau sebaliknya. 1. Klik pada menu “Status”, sub menu “Status Dokumen”. 2. Paparan “Status Dokumen” dipaparkan, seperti Rajah 3.

Rajah 3 3. Klik bebutang untuk memaparkan semua senarai maklumat dokumen yang telah dimuat naik seperti Rajah 4.

Rajah 4

17

4. Penunjuk ikon. IKON

PENERANGAN Papar status dokumen dengan lebih lanjut Penunjuk bagi dokumen yang baru dimuat naik. Status baru selama 7 hari

BAHAGIAN

TINDAKAN

IKON

PENERANGAN - Telah dimurnikan

Kemaskini - Belum dimurnikan Editor - Telah diserahkan untuk semakan Hantar - Belum diserahkan untuk semakan - Telah disemak Semak - Belum disemak - Disemak dan diserahkan untuk kelulusan

Penyemak Keputusan

- Perlu dimurnikan - Tiada keputusan - Telah diluluskan

Pelulus

Tindakan

- Belum diluluskan - Tiada keputusan - Telah diterbitkan

Terbitan

Tindakan - Belum diterbitkan

18

5. Sebagai opsyen, carian dokumen juga boleh dicapai dengan lebih khusus mengikut kaedah berikut: 5.1 Membuat pilihan kategori yang hendak dicari beserta kata kunci. Sebagai contoh: i. Klik pada untuk memilih Kategori. Senarai pilihan dipaparkan seperti Rajah 5.

Rajah 5 ii. Pilihan No.Rujukan sebagai “PK.UniMAP.(O).03” dan klik Rajah 6:

kategori, taipkan kata kuncinya . Maklumat akan dipaparkan seperti

Rajah 6

iii. Ulangi langkah (i.) untuk kategori-kategori yang lain.

19

PROSES: KELULUSAN DOKUMEN (MANUAL KUALITI) MENU : KELULUSAN SUBMENU : KELULUSAN MANUAL KUALITI BARU Paparan “Kelulusan Manual Kualiti Baru” membantu pengguna melihat status semakan bagi manual kualiti yang disemak oleh Penyemak (Pengurus Dokumen) disamping membuat kelulusan untuk menerbitkan manual kualiti kepada umum. 1. Klik pada menu “Kelulusan”, submenu “Kelulusan Manual Kualiti Baru”. 2. Paparan “Kelulusan Manual Kualiti Baru” dipaparkan, seperti Rajah 7.

Rajah 7 3. Klik bebutang untuk memaparkan semua senarai maklumat dokumen yang disemak oleh Penyemak (Pengurus Dokumen) seperti Rajah 8.

Rajah 8

20

4. Penunjuk ikon. IKON

PENERANGAN Papar status dokumen dengan lebih lanjut Papar dokumen yang telah dimuat naik ke sistem Buat kelulusan untuk menerbitkan dokumen kepada umum Penunjuk bagi dokumen yang baru dimuat naik. Status baru selama 7 hari

BAHAGIAN

TINDAKAN

IKON

PENERANGAN - Telah disemak

Semak - Belum disemak - Disemak dan diserahkan untuk kelulusan

Penyemak Keputusan


Pelulus

Tindakan

- Belum diluluskan - Tiada keputusan

5. Sebagai opsyen, carian dokumen juga boleh dicapai dengan lebih khusus mengikut kaedah berikut: 5.1 Membuat pilihan kategori yang hendak dicari beserta kata kunci. Sebagai contoh: i. Klik pada untuk memilih Kategori. Senarai pilihan dipaparkan seperti Rajah 9.

Rajah 9

21

ii. Pilihan No.Rujukan sebagai “PK.UniMAP.(O).03” dan klik Rajah 10:

kategori, taipkan kata kuncinya . Maklumat akan dipaparkan seperti

Rajah 10 iii. Ulangi langkah (i.) untuk kategori-kategori yang lain.

6. Klik pada untuk memaparkan status dokumen dengan lebih lanjut. 7. Tetingkap seperti Rajah 11 akan dipaparkan.

Rajah 11

22

8. Penunjuk ikon. BAHAGIAN

TINDAKAN

IKON

PENERANGAN - Tidak terlibat (untuk dokumen yang belum diterbitkan)

Pindaan Pemilik Proses

- Telah dimurnikan - Belum dimurnikan - Telah diserahkan untuk semakan

Hantar - Belum diserahkan untuk semakan - Telah disemak Semak - Belum disemak Penyemak

- Disemak dan diserahkan untuk kelulusan Keputusan


Pelulus

Tindakan

- Belum diluluskan - Tiada keputusan - Telah diterbitkan

Pindaan - Belum diterbitkan

9. Klik pada

untuk melihat dokumen, tetingkap seperti Rajah 12 akan dipaparkan.

Rajah 12

23

10. Klik “Open” untuk memaparkan dokumen untuk dilihat. 11. Klik pada untuk membuat kelulusan. 12. Paparan seperti Rajah 13 akan dipaparkan menunjukkan dokumen telah berjaya dihantar untuk diterbitkan.

Rajah 13

24

PROSES: KELULUSAN DOKUMEN (MANUAL KUALITI) MENU : KELULUSAN SUBMENU : KELULUSAN MANUAL KUALITI TERBITAN Paparan “Kelulusan Manual Kualiti Terbitan” membantu pengguna melihat status semakan bagi manual kualiti yang diterbitkan dan disemak oleh Penyemak (Pengurus Dokumen) disamping membuat kelulusan untuk menerbitkan manual kualiti pindaan seterusnya kepada umum. 1. Klik pada menu “Kelulusan”, submenu “Kelulusan Manual Kualiti Terbitan”. 2. Paparan “Kelulusan Manual Kualiti Terbitan” dipaparkan, seperti Rajah 14.

Rajah 14 3. Untuk langkah seterusnya, sila rujuk pada Proses: Kelulusan, Menu: Kelulusan, Sub Menu: Kelulusan Manual Kualiti Baru, bermula dengan langkah 3 hingga 12.

25

PROSES : LOG KELUAR DARI SISTEM MENU : LOG KELUAR

Rajah 43

1. Klik pada “Log Keluar” untuk menamatkan sesi penggunaan.

26

PELULUS (PENGURUSAN TERTINGGI)

Recommend Documents