PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) Bahagian Kawalan dan Pemantauan Perbendaharaan Malaysia
TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007
Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur,, cekap p dan berkesan di Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawab Pegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan diberi penekanan penekanan.
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
(a)
Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.
(b)
Melantik: (i) (ii) (iii) (iv)
Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan /Pusat Tanggungjawab (PTJ); Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset; L b Lembaga Pemeriksa P ik bagi b i melaksanakan l k k pelupusan l aset; dan Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset.
(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya: (i) Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-8); (ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW. (KEW PA-12); (iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; (KEW. PA-20); dan ((iv)) Laporan apo a Tindakan da a Surcaj Su caj dan da Tatatertib atate t b ((KEW.PA-32) 3 ) (v) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-33) (e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET ((a)) Menguruskan M k semua asett alih lih Kerajaan K j di Kementerian/Jabatan meliputi:
Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus Hap s kira
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET
(b)
Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.
(c)
Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.
(d)
Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.
(e)
Mengurus Kehilangan dan Hapus kira kira.
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET (f) Menyelaras penyediaan laporan berikut: • • • • •
Harta Modal dan Inventori Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Pelupusan Aset Alih Kerajaan Tindakan Surcaj/Tatatertib Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira
JAWATANKUASA PENGURUSAN ALIH KERAJAAN (JKPAK)
ASET
Pengerusi
:
Timbalan Ketua Setiausaha (peringkat Kementerian) Timbalan Ketua Pengarah (peringkat (p g Ibu Pejabat) j ) Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri)
Setiausaha
:
Pegawai Aset Kementerian/Jabatan
Ahli
:
Semua Ketua Bahagian/Unit Ketua Unit Audit Dalam P Pegawai-pegawai i i lain l i yang sesuaii
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) AGENDA MESYUARAT MESYUARAT: • • • • •
Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih.
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)
BIDANG TUGAS JKPAK Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan. TEMPOH MESYUARAT Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).
PENGUATKUASAAN
Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007. Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan asett alih lih mengikut ik t TPA melainkan l i k jika jik terdapat t d t arahan h lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.
PEMBATALAN Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung dalam AP AP, PP-TPS PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan: (a) (b) (c) (d) (e) (f) ( ) (g)
AP Bab II – Kehilangan dan Hapus kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang p g g awam sahaja; j ; PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan barang-barang awam sahaja; PP Bil 2 Tahun 1991; SPP Bil. 7 Tahun 1995; SPP Bil. 2 Tahun 1997; SPP Bil. 3 Tahun 2002; PP Bil Bil. 8 T Tahun h 2004 hanya h para 8 Pengurusan Stor dan aset sahaja;
PEMBATALAN (h) Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja; (i)
Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335 (SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan
(j)
Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457 ((10)) bertarikh 7 Januari 2002.
PEMAKAIAN
Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing masing masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada Semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.
KANDUNGAN TPA PENDAHULUAN
BAB F KEHILANGAN //HAPUS US KIRA
BAB E PELUPUSAN
BAB D PENYELENGGARAAN
BAB A PENERIMAAN
TPA BAB B PENDAFTARAN
BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN
PENDAHULUAN TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modal d Inventori dan I t i meliputi: li ti Bab Bab Bab
A B C
: : :
Bab Bab Bab
D E F
: : :
Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus kira
DEFINISI ASET Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dib li atau dibeli t yang disewa di b li dengan beli d wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
DEFINISI ASET ALIH
Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
KUMPULAN ASET ALIH
Harta Modal
Inventori
©ªIp ªI Y
ÆÅ
HARTA MODAL (a)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1 RM1,000 000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.
(b)
Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan y gg secara berjadual j merujuk j kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna. pengguna
INVENTORI (a)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. berjadual
(b)
Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.
KATEGORI HARTA MODAL Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu: ((i))
Loji/Jentera j Berat
(ii)
Kenderaan
(iii)
Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan
KATEGORI INVENTORI Empat p (4) ( ) kategori g Inventori iaitu: (a)
Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual: (i)
Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan
KATEGORI INVENTORI
(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal: (ii)
Perabot
((iii))
Hamparan, p , hiasan dan langsir g
(iv)
Pinggan mangkuk
BAB A PENERIMAAN
BAB A - PENERIMAAN
“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. “Pegawai g Bertauliah” ialah pegawai p g yang y g memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.
BAB A - PENERIMAAN Objektif Penerimaan: (a) Memastikan setiap aset diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut p pesanan. (c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan digunakan.
PERATURAN PENERIMAAN
(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi. (b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.
PERATURAN PENERIMAAN (c)
Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset: •
Semak butiran dalam dokumen.
•
Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.
Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta g merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan diuji”.
PERATURAN PENERIMAAN (d)
Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/perselisihan.
(e)
Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
(f)
Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal.
(g)
Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.
BAB B PENDAFTARAN
BAB B - PENDAFTARAN OBJEKTIF CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
TEMPOH MENDAFTAR
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI
PENDAFTARAN ASET HADIAH
PENDAFTARAN PENGESAHAN PENDAFTARAN
URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH
PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK PUNCA MAKLUMAT DOKUMEN PENDAFTARAN
BUTIRAN MAKLUMAT
Objektif Pendaftaran Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini Memudahkan pengesanan dan pemantauan Membolehkan keadaan aset diketahui Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset
TEMPOH MENDAFTAR
Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. penerimaan
Tempoh daftar : 2 minggu selepas pengesahan
< Pesanan Rasmi Kerajaan >
PEM MBELIAN N
SEWA BE S ELI
Apa yang ang perl perlu di isi dalam daftar aset alih ?
< Surat Agreement >
ASET LUCUKHAK
< Dokumen Berkaitan >
< sijil lucuthak >
< Invois > < Dokumen Kontrak >
PINDAHAN
< Kad Jaminan >
< Daftar Asal/Salinan Aset >
< Manual Pengguna >
BELUM BERDAFTAR
HADIAH
< surat kelulusan hadiah >
< harga angaran >
< Dokumen berkaitan >
PENDAFTARAN ASET HADIAH
Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pembelajaran p j dan pameran p tidak perlu p didaftarkan Kem/Jab hendaklah mewujudkan Satu Senarai aset berkenaan bagi tujuan rekod.
PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK •
Didaftarkan jjika Kementerian/Jabatan bercadang menggunakannya.
•
Asett llucuthak A th k yang dik dikategorikan t ik di bawah b h akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja. j
PUNCA MAKLUMAT Aset Yang Dibeli: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g)
Pesanan Rasmi Kerajaan Nota Serahan Invois Dokumen Kontrak Kad Jaminan Manual Pengguna Dokumen-dokumen Dokumen dokumen lain yang berkaitan
PUNCA MAKLUMAT Aset yang disewa beli: (a) Surat Ikatan Perjanjian (b) Dokumen lain yang berkaitan
PUNCA MAKLUMAT Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain (a)
Salinan Daftar jika diterima secara p pindahan
(b)
Salinan surat kelulusan menerima hadiah (Pek. Perk Bil. 5 Tahun 2008).
(c)
Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah
PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Belum Berdaftar: Sekiranya tiada punca maklumat, maklumat pendaftaran berasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber sumber sumber lain yang berkaitan.
DOKUMEN PENDAFTARAN (a)Daftar Harta Modal Kew. PA-2 (b)
Daftar Inventori Kew. PA-3
Pendaftaran melalui sistem berkomputer: (a) (b) (c)
Format yang sama diguna pakai. pakai Daftar hendaklah dicetak. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
PENGESAHAN PENDAFTARAN Pengesahan g pendaftaran p dibuat dan dicop p pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut: “Telah direkodkan pada ………..(tarikh). No. siri pendaftaran aset ………….. seperti nombor pada d ft daftar.
URUSAN PENDAFTARAN (a)Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan gg Kew. PA-2 & Kew. PA-3. (b)
Satu S t Senarai S i Daftar D ft Harta H t Modal M d l Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. Kew PA-5 disediakan. disediakan
URUSAN PENDAFTARAN (c) Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut: (i)
Pendaftaran di peringkat PTJ Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat
(ii)
Pendaftaran Peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.
URUSAN PENDAFTARAN (iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian Kumpul p senarai daftar PTJ,, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.
CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)
PERBENDAHARAAN KEW. PA-8
KEMENTERIAN Bahagian-bahagian
IBU PEJABAT
Jabatan
PTJ
PTJ
Jabatan
PTJ
Jabatan
PTJ
PTJ
KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5
Jabatan
PTJ
PTJ
PTJ
URUSAN PENDAFTARAN (d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku: (i)
Penambahan/penggantian/ penaiktarafan
(ii)
Pemeriksaan aset
(iii)
Pelupusan
(iv)
Hapus kira
PELABELAN ASET
Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM). Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempat yang tidak mudah dilihat.
PELABELAN ASET Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut: Kod Kementerian: }Berasaskan kod fail Kod Jabatan: }oleh MAMPU Kod Kumpulan K mp lan sama ada ada: Harta Modal H Inventori I Tahun Pembelian: 2007 No. Siri: 1 CONTOH
:
KK/BKP 10/H/07/1
URUSAN PENDAFTARAN
Pergerakan Aset Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada d Buku B k D Daftar ft P Pergerakan k H Harta t M Modal d ld dan IInventori t i Kew. PA-6.
Penyimpanan Daftar • • •
Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit k keras d dalam l kabinet k bi t berkunci. b k i Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. p oleh Pegawai g Aset dan salinan Daftar asal disimpan simpan di lokasi.
SENARAI ASET DI LOKASI Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan. •
1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
•
Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab. bertanggungjawab
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA PENDAFTARAN
Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran seperti Jadual 1 dan Jadual 2.
BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan: (a) (b) (c) (d) (e)
Mengurangkan pembaziran Menjimatkan kos Mencapai jangkahayat Mencegah penyalahgunaan Mengelakkan kehilangan
PENGGUNAAN (a)
Bagi tujuan rasmi sahaja.
(b)
Mengikut fungsi sebenar dalam manual.
(c)
Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.
(d)
P l direkodkan. Perlu di k dk
(e)
Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Kew. PA-9.
PENGGUNAAN
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis d i d Ketua daripada K t Jabatan. J b t Aset A t dipulangkan di l k semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal awal.
PENGGUNAAN Peraturan mengenai Penggunaan, Penggunaan Pengurusan dan Penyelenggaraan kenderaan e de aa ada adalah a mengikut e g ut pe peraturan atu a semasa yang berkuatkuasa. (Pek Perkh Bil 9 Tahun 1980 & Bil 12 Tahun 2007-Elaun Tugas Pemandu) (PP Bil. 7 Tahun 1985-Kemalangan Kenderaan Kerajaan)
PENYIMPANAN •
Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. A h K Arahan Keselamatan l t K Kerajaan j h hendaklah d kl h sentiasa ti di dipatuhi. t hi
•
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan kerosakan atau kehilangan aset di bawah kekurangan, tanggungjawabnya.
•
Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.
•
Pegawai g yyang gg gagal g mematuhi p peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.
PEMERIKSAAN Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas: (a) (b) (c)
Fizikal Rekod Penempatan
PEMERIKSAAN Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset; (b) Memastikan setiap aset yang mempunyai daftar/rekod yang lengkap lengkap, tepat dan kemaskini; (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
PEMERIKSAAN •
Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa.
•
Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurangkurangnya sekali setahun.
•
Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. Kew PA PA-10 10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan.
Tindakan Pegawai Pemeriksa 1. Mengambil maklum akan tarikh dan lokasi pemeriksaan. 2 Menjalankan pemeriksaan pada tarikh 2. seperti yang dijadualkan. 3. Pemeriksaan adalah terhadap k keseluruhan l h asett di sesuatu t bahagian b h i /lokasi. 4. Jika aset di bahagian / lokasi yang diperiksa banyak, maka tarikh pemeriksaan perlulah dilanjutkan.
Tindakan Pegawai Pemeriksa 5.
Pastikan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 yang diserahkan oleh Pegawai Aset Bahagian adalah mengikut lokasi. Pastikan juga Pegawai Aset Bahagian menyerahkan fail yang mengandungi daftar aset/salinan daftar aset di bahagian / lokasi pemeriksaan.
6.
Pemeriksaan adalah mengikut aturan lokasi seperti pelan atau floor plan bahagian. bahagian Pemeriksaan perlulah dilakukan bagi setiap kawasan di bahagian/lokasi selagi terdapat aset yang ditemui di bahagian/lokasi tersebut. tersebut
Tindakan Pegawai Pemeriksa 7.
8.
Jika terdapat aset yang tidak disenaraikan sepertimana KEW.PA-10 dan KEW.PA-11,maka Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatnya di dalam KEW.PA-10 atau KEW.PA-11 berkenaan. Jika tidak terdapat aset seperti yang disenaraikan di dalam KEW.PA-10 KEW PA-10 atau KEW.PA-11, maka Pegawai Pemeriksa boleh mendapatkan maklumat lanjut mengenainya daripada Pegawai Aset Bahagian dan mencatatkan tindakan sewajarnya di KEW.PA-10 atau KEW.PA-11 berkenaan.
Tindakan Pegawai Pemeriksa 9. Bagi setiap daftar yang telah diperiksa, salah seorang Pegawai Pemeriksa hendaklah menurunkan tandatangannya pada daftar tersebut. 10. Setelah berpuashati dengan pemeriksaan aset yang dijalankan, pegawai hendaklah menyerahkan KEW PA 10 d KEW.PA-10 dan KEW KEW.PA-11 PA 11 k kepada d Pegawai Aset Bahagian untuk tindakan sete us ya. seterusnya.
PEMERIKSAAN •
Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-sama bersama sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
•
Pegawai Pega ai Pengawal Penga al dikehendaki mengem mengemukakan kakan Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
•
Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
BAB D PENYELENGGARAAN
Objektif Penyelenggaraan • • • • • • • •
Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan. Memelihara dan memanjangkan jangkahayat Meningkatkan keupayaan Mengurangkan kerosakan Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan Menjamin keselamatan pengguna Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif Memelihara imej Kerajaan
PENYELENGGARAAN JENIS PENYELENGGARAN (a) Penyelenggaraan Pen elenggaraan Pencegahan (Pre (Preventive enti e Maintenance) Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa menservis memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan. (b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
PENYELENGGARAAN
MANUAL PENYELENGGARAAN Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.
PANDUAN PENYELENGGARAAN Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian /J b t /Jabatan: (a) Menyedia senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan p y gg Kew. PA-13. (b) Merancang penyelenggaraan (c) Melaksana program penyelenggaraan (d) Merekod penyelenggaraan dalam Kew. Kew PA-14 (e) Menilai program penyelenggaraan (f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak ih k swasta. t
BAB E PELUPUSAN
ISI KANDUNGAN •
• • • • • • •
Definisi Pelupusan Obj ktif Objektif Justifikasi Pelupusan Kuasa Melulus Urus Setia Pelupusan Perakuan Pelupusan (PEP) L b Lembaga Pemeriksa P ik Tempoh Tindakan Pelupusan
ISI KANDUNGAN •
• • • • • •
Pelanjutan Tempoh Pinda Kaedah Pelupusan Kaedah Pelupusan Pelaksanaan Kaedah Pelupusan Pelupusan Melalui Kontrak Pusat Tindakan Semasa Melaksana Pelupusan Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan
DEFINISI PELUPUSAN
Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. ditetapkan
OBJEKTIF PELUPUSAN •
Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset y yang g tidak digunakan g atau diperlukan. p
•
Menjimatkan ruang simpanan/pejabat.
•
Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik.
•
Membolehkan aset milik Kementerian /J b t dipindahkan /Jabatan di i d hk ke k Kementerian/ K t i / Jabatan lain.
JUSTIFIKASI PELUPUSAN • Tidak Ekonomik Dibaiki
• Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan
• Usang/Obselete
• Disyor selepas pemeriksaan aset
• Rosak & tidak boleh digunakan
g diperlukan p oleh • Tidak lagi Jabatan
• Luput tempoh penggunaan
• Perubahan Teknologi
• Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum
• Melebihi keperluan
• Tiada alat ganti
KUASA MELULUS PELUPUSAN Dua (2) peringkat: ( ) Perbendaharaan (a) P b d h (b) Kementerian/Jabatan
KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN (a)
Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau j l h keseluruhan jumlah k l h melebihi l bihi RM500,000; RM500 000 dan d
(b)
Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai seperti berikut: -
Hadiah Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri Tukar Beli (trade in) Tukar Barang (barter trade) Kaedah lain p pelupusan p yang y g tidak dinyatakan y dalam tatacara ini.
KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50 RM50,000 000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan ((b)) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi g nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 . •
Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain. (P U (B)197 b (P.U.(B)197 bertarikh t ikh 29 M Mac 2008)
URUS SETIA PELUPUSAN Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew. PA-15 Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. Kew PA-16 Mendapatkan p Laporan p Lembaga g Pemeriksa Kew.PA-17 Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap g p dan teratur Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus
PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA
(a)
Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan.
((b))
Lembaga g Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan tidak lebih tempoh 2 tahun.
KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA (a)
Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi dan 1 Ahli)) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset berkenaan.
(b)
Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu perlu.
(c)
Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yang setaraf. setaraf
(d)
Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jjika perlu. p
TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA (a)
Menyedia dan mengemuka Jadual Pemeriksaan kepada U Urus S Setia ti P Pelupusan l Jabatan. J b t
(b)
Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.
(c)
Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan dikeluarkan.
(d)
Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17.
((e))
Mengesyor g y kaedah pelupusan p p yang y g sesuai.
(f)
Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.
K EW. PA-1 7 LAPO RAN LEM BAGA PEM ERI KSA ASET ALI H KERAJAAN EM EN TERI A N / JA BA TA N : KEM . KESI H A TA N / H O SPI TA L KU A LA LU M PU R ( H KL)
JABATAN/BA L HAGIAN
KETERA N GA N ASET
TEMPOH HA RGA PEMBELIA N TEMPOH DIGUN AKA A SAL UN IT KUAN TITI N / SIMPAN DIGUN AKAN SEUN IT JUMLA H AN (RM) (RM)
1 Pentadbiran Kenderaan
buah
1
15.9.1997
7 tahun
65,000
65,000
2
buah
1
11.6.1985
18 tahun
150,000
150,000
Mesin X-Ray
SEUN IT (RM) 15,000 -
JUMLA H 215,000 215,000 15,000 KESELURUHAN
Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa
NYA TA KA N SYO R KA EDA H KEA DA A N PELUPU SA N DA N JUMLA H A SET DEN GA N JUSTIFIKA SI JELA S (RM)
N ILAI SEMASA
15,000 masih boleh digunakan rosak
sebutharga sisa besi
1 5 ,0 0 0
Tandatangan N ama dan Jawatan
………………………………. . ( Pengerusi) ………………………………………………
Tandatangan N ama dan Jawatan
………………………………………( A hli) ………………………………………………
Tarikh pemeriksaan:…………………………………. Tempoh pemeriksaan…………………………………………………………
Tandatangan
………………………………………( A hli)
URUS SETIA PELUPUSAN Memaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan. Memohon pelanjutan tempoh pelupusan Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah pemusnahan Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Kew. PA-18
URUS SETIA PELUPUSAN Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19
M Menghantar h t Kew. K PA PA-19 19 kepada k d K Kuasa M Melulus l l
Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Kew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. berikutnya
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16 ( ) PEP diperlukan (a) di l k bagi b i semua asett Mekanikal, M k ik l Elektrikal El kt ik l dan d Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B. (b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan peralatan-peralatan peralatan tertentu. (c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai g Teknologi g Maklumat Kementerian/Jabatan. (d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun. (e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh 1 tahun.
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan mengikut kaedah yang diluluskan.
PELANJUTAN TEMPOH •
Permohonan P h untuk t k llanjut j t tempoh t h dikemuka dik k kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh p pelupusan. p p Pelanjutan j tempoh p hanya dibenarkan sekali sahaja.
•
Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.
PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan dikemuka kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan. dikemukakan
KAEDAH PELUPUSAN (a)
Jualan secara : - Tender - Sebut harga - Lelong
(b)
Jualan Sisa
(c)
Tukar Barang (Barter Trade)
(d)
Tukar Beli (Trade in)
(e)
Tukar Ganti (Cannibalize)
KAEDAH PELUPUSAN (g) (h) (i)
Pindahan Hadiah Musnah secara: - Ditanam - Dibakar - Dibuang - Ditenggelam
(j)
Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.
KAEDAH PELUPUSAN TENDER • • • • • •
•
Gunakan Kew. PA-21 G Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (Kew.PA-22) Maklumat seperti dalam Kew. PA-21 diiklankan melalui sekurang-kurangnya sekurang kurangnya 1 akhbar utama Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17 Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM10,000 T Tawaran dibuat dib t guna sampull berlakri b l k i dan d masukkan kk dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. g Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuka dan menjadual tender.
KAEDAH PELUPUSAN TENDER • • • •
• •
Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Tawaran disenaraikan dalam Kew. PA-23 Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua Jabatan. Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender. Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinan iklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain. T Tawaran tertinggi t ti i yang di dipilih ilih tidak tid k kurang k 70% harga simpanan. Jika kurang rujuk Perbendahraan. Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklah p g p g memastikan bahawa beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak.
KAEDAH PELUPUSAN TENDER • • • • •
Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenarkan menyertai tender. Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran maka deposit tender tidak akan dikembalikan. Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untuk membolehkannya menimbang tawaran lain. Jika tawaran lain terlalu rendah rendah, tender boleh dipelawa semula atau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan. Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus.
KAEDAH PELUPUSAN SEBUT HARGA • • • • • •
•
Dipelawa 10 syarikat atau orang perseorangan Kenyataan Tawaran Sebutharga dalam Kew. PA-24 Tawaran sebut harga menggunakan Kew. PA-25 H Harga simpanan i berdasarkan b d k nilai il i semasa di Kew-PA-17 K PA 17 Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM5,000 Tawaran dikemuka dalam sampul p berlakri dan masukkan dalam peti sebut harga Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
KAEDAH PELUPUSAN SEBUT HARGA • • •
•
Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. Jawatankuasa Sebutharga menyenaraikan tawaran dalam menggunakan Borang Kew. PA-26 J Jawatankuasa t k P Pembuka b k S Sebut b t Harga H mengemukakan k k J Jadual d l Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga Jabatan untuk pertimbangan p g dan keputusan. p Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklah memastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak.
KAEDAH PELUPUSAN SEBUT HARGA •
Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta. Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit sebut harga tidak akan dikenbalikan. Jawatankuasa Sebut harga menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula.
•
Pegawai Pega ai Kementerian/jabatan yang ang melupuskan mel p skan aset tidak dibenar menyertai sebut harga.
KAEDAH PELUPUSAN LELONG Dilaksanakan ke atas aset berikut: •
Mempunyai nilai pasaran
•
Kuantiti yang banyak
•
Terdapat T d t permintaan i t yang tinggi ti i untuk t k membelinya.
KAEDAH PELUPUSAN LELONG • • • • • •
Kenyataan K t L Lelong l mengandungi d i maklumat kl t mengenaii tarikh, t ikh waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di Kew. PA-27. Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew. PA-17 dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong. Urusan lelong di adakan atau di dewan. Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar. Bayaran deposit RM1,000 atau maksima RM1,000 Pembida yang ang berjaya berja a jelaskan bayaran ba aran dalam tempoh 7 hari dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada harga g simpanan p rujuk j kepada p Perbendaharaan.
KAEDAH PELUPUSAN JUALAN SISA •
Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam (besi, tembaga dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan.
•
Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara: -
Tender Sebut harga Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu permit) i)
JAS N Negerii S Sarawak k Keterangan Aset : Kuantiti Keadaan Aset
Mini Caravan :
:
1 buah Tidak ekonomi dibaiki
Syor kaedah pelupusan :
Jualan sisa
Kelulusan khas *pengecualian tawaran kpd Syarikat Bukan Bumiputra
KAEDAH PELUPUSAN TUKAR BARANG (BARTER TRADE) • • •
Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad M Mempunyai i justifikasi j tifik i dan d memperolehi l hi kelulusan k l l Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan: gg oleh pihak p yang y g pakar p Nilai aset hendaklah dianggarkan dalam bidang berkenaan. Aset yang mempunyai unsur keselamatan. Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik. Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar sebenar. Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai lesen dan kemahiran. y p pengeluar g atau agen g pembekal p aset baru. Syarikat hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan.
KAEDAH PELUPUSAN TUKAR BELI (TRADE IN) •
Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidak di diperlukan l k oleh l h Kementerian/Jabatan K t i /J b t dan d tiada ti d Kementerian/ K t i / Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkenaan.
•
Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai
•
Dilaksanakan berasaskan: -
Aset sama jenis perlu dikeluarkan sebelum pengganti p gg dipasang p g Aset p Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal
KAEDAH PELUPUSAN TUKAR BELI (TRADE IN)
•
Dilaksanakan berasaskan: -
Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal. P Peruntukan t k mencukupi k ib bagii membiayai bi i harga h penuh h asett yang akan diganti. Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan tidak boleh ditolak dengan g harga g sebenar aset yang y g dibeli. Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan.
KAEDAH PELUPUSAN TUKAR GANTI (CANNIBALIZE) •
Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/ kenderaan /perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/komponen ganti b i kenderaan/perkakasan bagi k d / k k komputer k t yang lain. l i
KAEDAH PELUPUSAN TUKAR GANTI (CANNIBALIZE) •
Dilaksanakan berasaskan: -
•
Aset yang sama jenis dan kegunaannya Diperiksa p dan disahkan kesesuaiannya y oleh Pegawai Teknikal Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan penjimatan
Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepada aset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian B K Kew. PA PA-2 2b berkenaan. k
KAEDAH PELUPUSAN PINDAHAN Dilaksanakan antara Kementerian/Jabatan bagi aset yang boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana: •
Melebihi keperluan p Tidak diperlukan selepas projek siap Obsolete/obsolescent
Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan: -
Permohonan atau kepeluan Kementerian/Jabatan Tid k dikenakan Tidak dik k apa-apa bayaran b
KAEDAH PELUPUSAN PINDAHAN Kaedah K d h pelupusan l dil dilaksanakan k k b berasaskan: k Permohonan atau keperluan Kementerian/Jabatan. Tidak dikenakan apa-apa bayaran. Kos pengendalian pindahan ditanggung oleh penerima. penerima Daftar aset diserah kepada Kementerian/Jabatan penerima. Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupus oleh Kementerian/Jabatan Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan p Kuasa Melulus kepada
J b Jabatan Logistik, L i ik KDN Keterangan Aset : Kuantiti Keadaan Aset
Peluru :
:
500 000 butir 500,000 Setelah diperiksa dan didapati masih dalam keadaan baik dan boleh digunakan lagi
Syor kaedah pelupusan :
Pindahan kepada Jabatan Penjara Malaysia y
KAEDAH PELUPUSAN HADIAH Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah •
Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan atau
•
Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pameran.
KAEDAH PELUPUSAN HADIAH Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan: •
Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan j bagi g tujuan j latihan atau pemeran
•
Dari Kementerian/Jabatan Kerajaan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.
KAEDAH PELUPUSAN HADIAH Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan: • • •
• •
Permohonan atau keperluan penerima Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh penerima. Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat permohonan Kementerian/Jabatan, organisasi, pertubuhan sukarela k l atau t badan-badan b d b d lain. l i Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Kew. PA-19. Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja.
KAEDAH PELUPUSAN MUSNAH Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara berikut: • • • •
Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam
KAEDAH PELUPUSAN MUSNAH Langkah-langkah yang perlu diambil: • • • • •
Mendapat p kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut dll. Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa berkenaan. Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/dikelurkan terlebih dahulu Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek dan sebagainya. Sijil Penyaksian Pemusnahan Kew. PA-18 hendaklah disediakan.
PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT
Jika terdapat pelupusan melalui kontrak Pusat Kementerian/Jabatan hendaklah Menggunakan peraturan berkenaan.
TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN
Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa Kenderaan K d K Kerajaan j d asett alih dan lih lain l i yang telah t l h dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.
CONTOH PELUPUSAN Jabatan Logistik, Kontijen Polis Sabah
Keterangan aset : Peralatan Komunikasi Elektronik Keselamatan Kuantiti
:
5 unit
Keadaan aset :rosak, sukar mendapat alat ganti, obselete Syor pelupusan :
Dimusnah secara ditanam
U
rangka kenderaan di bengkel kereta secara jualan sisa
U
truck 3 ton terlibat kemalangan secara j l sisa jualan i
U
tayar kenderaan di Kem Batu Kentomen secara jualan sisa
U
baju j & seluar celoreng g tentera secara musnah - dipotong dan ditanam
U
pedang istiadat secara hadiah kepada muzeum untuk pameran Hari Pahlawan
BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
TAFSIRAN OBJEKTIF
(e) Tindakan Selepas Kelulusan
KUASA MELULUS
HAPUS KIRA (d) Laporan Akhir
(c)Jawatankuasa Penyiasat
URUS SETIA KEHILANGAN & HAPUS KIRA PROSES HAPUS KIRA
(b)Laporan Awal
(a)Melaporkan Kehilangan
TAFSIRAN KEHILANGAN
Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kecurian kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
TAFSIRAN HAPUS KIRA
Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang. hilang
TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL
Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ket a Pengarah Jabatan Ketua
TAFSIRAN KETUA JABATAN Ketua Jabatan termasuk: ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.
KUASA MELULUS HAPUS KIRA Dua (2) peringkat: (a)
Perbendaharaan
(b)
Pegawai Pengawal
KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN (a)
Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000.
(b)
Peralatan P l Elektronik, El k ik Komunikasi K ik i d dan ICT sepertii di bawah b h tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, bimbit walkie talkie talkie, kamera digital digital, kamera video video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone. (Surat KSP Bertarikh 5 Feb 2009 – Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj)
((c))
Melibatkan kecurian,, penipuan p p atau kecuaian pegawai p g awam tanpa mengira nilai perolehan asal.
SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Surat Perbendaharaan Bertarikh 5 Feb 2009 Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM5000 diberi pengecualian tindakan surcaj tetapi p dibenarkan membayar y balik mengikut g nilai semasa tertakluk syarat berikut; (1) Walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA), Pemain CD/DVD dan smartphone
SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj ((2)) Kuasa Melulus Bayaran y Balik adalah - Ketua Setiausaha dan - Ketua Pengarah Jabatan (3) Nilai semasa adalah berdasarkan nilai semasa berlaku kehilangan. Penentuan adalah daripada Pegawai Mahir dan diperakukan oleh JKPAK (4) Membuat Laporan Polis dan Laporan Awal ((5))
Bayaran y balik dikreditkan ke Kod Hasil ((Denda Pegawai g Awam)) dan direkodkan dalam Buku Perkhidmatan
(6)
Tindakan hapus kira dicatatkan di Daftar Aset
(7)
Satu Laporan hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan
KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL
(a)
Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan
(b)
Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian penipuan atau kecuaian tidak kecurian, melibatkan pegawai awam.
* (P.U.(B)197 (P U (B)197 bertarikh 29 Mac 2008)
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. kira
T U G A S
(a)
Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang M l l i Daftar Melalui D ft H Harta t M Modal d l (Kew. (K PA-2) PA 2) d dan Daftar Inventori Kew. PA-3.
(b)
Mendapatkan M d tk L Laporan Awal A l Kew. K PA PA-28 28 d daripada i d Ketua Jabatan.
(c)
Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.
(d)
Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis. (f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada
T U G A S
Jawatankuasa Penyiasat.
(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal.
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dik dikemukakan k k walaupun l hasil h il penyiasatan i t polis li belum b l diperolehi.
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA (j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset.
(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia
T U G A S
Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya. () (l)
Mendapatkan Sijil S Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Ketua Jabatan dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.
(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/ tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.
(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan j Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak Surcaj/Tatatertib lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
PROSES HAPUS KIRA 1. Melaporkan Kehilangan (a)
Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.
(b)
Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.
PROSES HAPUS KIRA 2 Laporan Awal – Kew. 2. Kew PA-28 PA 28
(a)
Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Awal. Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ib Pejabat. Ibu P j b t
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan: 1.
Keterangan g Aset Yang g Hilang g (a) Jenis Aset : Note Book (b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C (c) Kuantiti: 1 ((d)) Tarikh Perolehan: 28.11.2005 (e) Harga Perolehan Asal:5,800
2.
Tempat Sebenar di mana kehilangan berlaku Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur
3.
Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui 15.5 .2007
KEW. PA-28
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
4.
KEW. PA-28
Nyatakan: Cara bagaimana kehilangan berlaku: Kehilangan berlaku di Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Haji Hussen pada 15.5.2007. Kejadian berlaku ketika Puan Azura bt. Jamal sedang mengikuti Kursus Pengurusan g Sains dan Matematik Dalam Bahasa Inggeri gg mulai 15-18 Mei 2007. Puan Azura meletakkan note book dalam almari yang diselindungi oleh pakaian dan dua beg pakaian besar. Pada masa itu beliau mendapati bilik tersebut masih belum dikemaskan oleh kakitangan hotel, lalu beliau keluar untuk makan tengah g hari. Walau bagimanapun g p kehilangan g hanya y disedari apabila beliau hendak menggunakan note book tersebut keesokan hari.
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
5.
Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang Puan Azura bt. Jamal
6.
KEW. PA-28
- PPP Lepasan Diploma Gred DGA29
Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya nama dan jawatannya. Tiada
7.
Sama ada seorang pegawi telah ditahan kerja Tiada
7.
No. Rujukan dan Laporan Polis Dang Wangi/023333/07
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN 9.
KEW. PA-28
Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku Telah meletakkan komputer ditempat yang terselindung. 10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini. Note book yang dibawa keluar hendaklah sentiasa di abwah kawalan maksima dan sentiasa di pastikan di simpan di tempat yang berkunci dan selamat. 11. Catatan: Tandatangan Ketua Jabatan Nama:Mohd Amran Hashim Jawatan: Guru Besar Tarikh: 17.5.2007 Cop Jabatan
PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal – Kew. PA-28 (b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: ((i))
Pegawai g Pengawal g bagi g Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan
(ii)
Ketua Setiausaha Perbendaharaan
PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal – Kew. PA-28
(c)
Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada p Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.
PROSES HAPUS KIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat (a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan: ( ) P (a) Pegawaii yang tidak tid k tterlibat lib t d dengan kehilangan k hil itu it dan d bukan daripada bahagian/unit yang sama; ((b)) pegawai p g berpangkat p g lebih tinggi gg daripada p pegawai p g yang terlibat; (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi. Pengerusi
PROSES HAPUS KIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat 1 1.
Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan
2.
Memeriksa sendiri tempat kejadian.
3.
Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan
4.
Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.
5 5.
Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.
6.
Mengenalpasti kelemahan yang wujud.
7.
Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.
8.
Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. p Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. (b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Nyatakan: 1.
Keterangan Aset Yang Hilang (a) Jenis Aset : Note Book (b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C (c) Kuantiti: 1 (d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005 (e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800
2 2.
Perihal Kehilangan (a)
Tarikh diketahui 15.5.2007 (b) Tarikh Sebenar berlaku 14.5.2007 (12.45 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi) (c) Tempat Kejadian Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW. PA-30
(d) Bagaimana kehilangan diketahui Apabila hendak mengambilnya dari dalam almari untuk dibawa ke bilik kursus di dapati tiada. (e)
Bagaimana kehilangan berlaku Bilik No. 1404 City Villa Hotel dimasuki oleh pihak yang tidak bertanggungjawab walaupun bilik telah berkunci.
3.
Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan. Belum diterima.
4 4.
Nama pegawai yang: (i) Secara langsung menjaga aset tersebut. Puan Azura bt. Jamal
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
4.
5.
KEW. PA-30
Nama pegawai yang: (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia P Puan A Azura bt Jamal bt. J l (iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu. Puan Azura bt. Jamal Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan: (i) Jawatan J t hakiki h kiki pada d masa kehilangan k hil PPP Lepasan Diploma DGA 29 (ii) Tugasnya serta senarai tugas (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak) T t dan Tetap d berpencen b (iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tertentu. Tiada
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
( ) (v)
KEW. PA-30
T ikh bersara Tarikh b atau t penamatan t perkhidmatan khid t 27.10.2020
( i) S (vi) Sama ada d pernah h melakukan l k k apa-apa kesalahan k l h dan d hukumannya. h k (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya) Tiada ( ii) Maklumat (vii) M kl t lain, l i jika jik ada. d
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN 5.
KEW. PA-30
Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut. Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikan kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA Bab C.
6.
Apakah langkah langkah-langkah langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. Pegawai yang membawa aset Kerajaan hendaklah memastikan keselamatan aset berkenaan dengan memberi perhatian dan kawalan yang maksima bagi mengelakan berlakunya kehilangan.
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
7 7.
KEW. PA-30
Rumusan Siasatan Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas note book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya memastikan tik keselamatan k l t note t book b k tersebut t b t sepenuhnya h sebelum b l meninggalkannya. Beliau sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang di bawa dan tidak meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasa melihat aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset Kerajaan.
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
8.
Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi. justifikasi Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Puan Azura bt. Jamal untuk memastikan note book disimpan di tempat yang selamat.
Tandatangan Nama Jawatan Tarikh
: : : :
Pengerusi
Tandatangan Nama Jawatan Tarikh
: : : :
Ahli
PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (c)
Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan d k dokumen berkaitan b k it ke k P Perbendaharaan. b d h
(d)
Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.
PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (e)
Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i)
Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang g dengan g surcajj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau
(ii)
Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
(iii)
Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
9.
KEW. PA-30
Syor dan Ulasan Syor Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas P Puan A Azura bt Jamal. bt. J l Ulasan Tindakan surcaj dikenakan kepada Puan Azura bt Jamal di atas kecuaiannya memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW. PA-30
Tandatangan: Nama
:
J Jawatan t
:
Tarikh
:
Cop Kemeterian
:
K t Setiausaha Ketua S ti h Kementerian K t i Pelajaran P l j
PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(f)
Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i)
Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau
(ii)
Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.
PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (g)
Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan d e u a a u untuk tu pertimbangan pe t ba ga dan da kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
4. Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan (a)
Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.
(b)
Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.
(c)
Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan. Perbendaharaan
((d))
Maklumkan keputusan p PBT ke atas syor y surcaj/tatatertib j kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan Hapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.
U Laptop U
ditinggalkan di atas meja
Kamera Digital g dalam dashboard kereta
Telefon bimbit di Pasar Ramadhan Putrajaya U
U
Sekolah pecah masuk
U
Tiang bendera di Kolej Komuniti
U
Kenderaan Pajero & Fortuner
U
Enjin sangkut dlm Garaj Penyimpanan Bot
U
Kompressor aircon di Hospital
U
Tabung Oksigen dlm ambulan
U
Kabel elektrik di Inst Kemahiran
U
Walkie Talkie di kem PLKN
U
Tengkorak di Kolej Pergigian
PENJELASAN PEKELILING SEKSYEN PENGURUSAN ASET BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP) PERBENDAHARAAN MALAYSIA Ti k 4, Tingkat 4 Blok Bl k Selatan S l Kompleks Kementerian Kewangan Presint 2, 62592 PUTRAJAYA. PUTRAJAYA [email protected] 03-88823689
SEKIAN TERIMA KASIH
