PEDOMAN KERJA ASESOR LAM-PTKes
LEMBAGA AKREDITASI MANDIRI PENDIDIKAN TINGGI KESEHATAN (LAM-PTKes) JAKARTA 2014
i
KATA PENGANTAR Penilaian / asesmen yang dilakukan oleh Tim Asesor terhadap dokumen akreditasi program studi meliputi Asesmen Kecukupan / Desk Evaluation dan Asesmen Lapangan / Visitasi. Salah satu dari sekian inovasi yang akan diterapkan oleh LAM-PTKes adalah Asesmen Kecukupan secara on-line. Untuk memandu pelaksanaan asesmen oleh Tim Asesor, BAN-PT telah mengembangkan seperangkat instrumen dan pedoman akreditasi program studi yang dituangkan dalam delapan buku, yaitu: BUKU I BUKU II BUKU III
– – –
BUKU IV BUKU V BUKU VI BUKU VII BUKU ED
– – – – –
NASKAH AKADEMIK STANDAR DAN PROSEDUR BORANG PROGRAM STUDI DAN UNIT PENGELOLA PROGRAM STUDI PANDUAN PENGISIAN BORANG PEDOMAN PENILAIAN INSTRUMEN AKREDITASI MATRIKS PENILAIAN INSTRUMEN AKREDITASI PEDOMAN ASESMEN LAPANGAN PEDOMAN EVALUASI-DIRI (ED) UNTUK AKREDITASI PROGRAM STUDI DAN INSTITUSI PERGURUAN TINGGI
Sebagai suplemen terhadap kedelapan buku tersebut di atas, buku Pedoman Kerja Asesor LAM-PTKes ini dimaksudkan untuk memberikan penajaman bagi asesor dalam melakukan asesmen untuk akreditasi program studi. Sesuai dengan perkembangan kebutuhan program studi dan teknologi, maka buku pedoman ini akan diperbaiki secara periodik. Diharapkan buku pedoman ini dapat bermanfaat sebagai panduan bagi asesor LAM-PTKes dalam melaksanakan tugasnya. Semua masukan dalam rangka perbaikan buku pedoman ini sangat kami hargai dan harapkan. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud), Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi (Dirjen Dikti), Direktur Pembelajaran Mahasiswa (Belmawa) Direktorat Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti), Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), seluruh pimpinan Proyek Peningkatan Kualitas Pendidikan Tenaga Kesehatan (Health Professional Education Quality Improvement/ HPEQ) Ditjen Dikti Kemdikbud khususnya kepada Komponen 1, Liason Committee on Medical Education (LCME), dan pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu atas dukungannya dalam penyusunan Pedoman Kerja Asesor LAM-PTKes ini.
Ketua Umum LAM-PTKes
Prof. dr. Usman Chatib Warsa, Sp.MK, Phd.
ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR................................................................................................................. DAFTAR ISI............................................................................................................................. Daftar Gambar.......................................................................................................................... Daftar Tabel.............................................................................................................................. Daftar Lampiran........................................................................................................................
hal. i ii ii ii iii
I. PENDAHULUAN.................................................................................................................
1
II. PROSES KERJA AKREDITASI LAM-PTKes..................................................................
3
III. PROSEDUR ASESMEN OLEH LAM-PTKes.................................................................. 3.1 Prosedur Asesmen Kecukupan / Desk Evaluation............................................................ 3.2 Prosedur Asesmen Lapangan / Visitasi.............................................................................
9 9 9
IV. FOKUS ASESMEN .......................................................................................................... 4.1 Fokus Asesmen Kecukupan............................................................................................... 4.2 Fokus Asesmen Lapangan.................................................................................................
12 12 12
V. TANGGUNG JAWAB, TUGAS, DAN PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) ASESOR ................................................................................................................. 5.1 Tanggung Jawab dan Tugas Asesor ................................................................................. 5.2 Prosedur Operasional Standar (SOP) Asesor ...................................................................
14 14 15
VI. PENILAIAN....................................................................................................................... 6.1 Kriteria Penilaian Instrumen Akreditasi........................................................................... 6.2 Keputusan Penilaian Akreditasi........................................................................................ 6.3 Penilaian Pakar (Expert Judgement).................................................................................
17 17 18 18
VII. KODE ETIK ASESOR......................................................................................................
21
VIII. PELAPORAN.................................................................................................................... 8.1 Pelaporan Asesmen Kecukupan........................................................................................ 8.2 Pelaporan Asesmen Lapangan...........................................................................................
22 22 22
Referensi...................................................................................................................................
23
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 : Peta Proses Kerja Akreditasi LAM-PTKes.....................................................
hal. 8
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 : Tahap-Tahap Proses Kerja Akreditasi LAM-PTKes..........................................
hal. 3
iii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor dari Masing-Masing Lokasi............ Lampiran 2 : Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan.............................................................. Lampiran 3 : Rambu-Rambu Wawancara............................................................................ Lampiran 4 : Keharusan dan Larangan bagi Asesor LAM-PTKes..................................... Lampiran 5 : Pernyataan Kepatuhan Asesor terhadap Kode Etik......................................... Lampiran Format 1 : Penilaian Borang Program Studi (F1) Lampiran Format 2 : Penilaian Evaluasi Diri (ED) Program Studi (F2) Lampiran Format 3 : Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi (F3) Lampiran Format 4 : Berita Acara Asesmen Lapangan Program Studi (F4) Lampiran Format 5 : Berita Acara Asesmen Lapangan Unit Pengelola Program Studi (F5) Lampiran Format 6 : Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi (F6) Lampiran Format 7 : Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi (F7) Lampiran Format 8 : Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi (F8) Lampiran Format 9 : Rekomendasi Pembinaan Untuk Program Studi (F9)
Hal. 25 26 27 28 30
1
BAB I PENDAHULUAN Sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi terdiri atas sistem penjaminan mutu internal (SPMI) yang dikembangkan oleh perguruan tinggi dan sistem penjaminan mutu eksternal (SPME) yang dilakukan melalui akreditasi. Akreditasi merupakan kegiatan penilaian sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan berdasarkan Standar Nasional Pendidikan Tinggi [1]. Akreditasi perguruan tinggi dilakukan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. Sedangkan akreditasi program studi sebagai bentuk akuntabilitas publik dilakukan oleh lembaga akreditasi mandiri [1]. Akreditasi adalah proses evaluasi dan penilaian mutu institusi atau program studi yang dilakukan oleh suatu tim pakar sejawat (tim asesor) berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan, atas pengarahan suatu badan atau lembaga akreditasi mandiri di luar institusi atau program studi yang bersangkutan. Hasil akreditasi merupakan pengakuan bahwa suatu institusi atau program studi telah memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan itu, sehingga layak untuk menyelenggarakan program-programnya. [2] Penilaian mutu dalam rangka akreditasi program studi harus dilandasi oleh standar yang lengkap dan jelas sebagai tolok ukur penilaian tersebut, dan juga memerlukan penjelasan operasional mengenai prosedur dan langkah-langkah yang ditempuh, sehingga penilaian itu dapat dilakukan secara sistemik dan sistematis. [Buku 2 : Standar dan Prosedur] Standar akreditasi adalah tolok ukur yang harus dipenuhi oleh program studi. Standar akreditasi terdiri atas beberapa parameter (indikator kunci) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk hal-hal sebagai berikut : [2] 1. penyajian data dan informasi mengenai kinerja, keadaan dan perangkat kependidikan program studi, yang dituangkan dalam instrumen akreditasi; 2. evaluasi dan penilaian mutu kinerja, keadaan dan perangkat kependidikan program studi; 3. penetapan kelayakan program studi untuk menyelenggarakan program-programnya; dan 4. perumusan rekomendasi perbaikan dan pembinaan mutu program studi. Standar akreditasi program studi mencakup standar tentang komitmen program studi terhadap kapasitas institusional (institutional capacity) dan komitmen terhadap efektivitas program pendidikan (educational effectiveness), yang dikemas dalam tujuh standar akreditasi, yaitu: [2]
Standar 1. Standar 2. Standar 3. Standar 4. Standar 5. Standar 6. Standar 7.
Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu Mahasiswa dan lulusan Sumber daya manusia Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi Penelitian dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Instrumen yang digunakan dalam proses akreditasi dikembangkan berdasarkan standar, elemen dan butir. Data, informasi dan penjelasan setiap standar dan elemen serta butir yang diminta dalam rangka akreditasi dirumuskan dan disajikan oleh program studi dalam instrumen yang berbentuk laporan evaluasi-diri dan borang. [2]
2
Secara keseluruhan, dokumen akreditasi program studi terdiri atas : 1. Laporan evaluasi diri program studi; 2. Borang akreditasi program studi; 3. Borang akreditasi unit pengelola program studi ; dan 4. Lampiran borang akreditasi Evaluasi-diri adalah proses yang dilakukan oleh suatu badan atau program untuk menilai secara kritis keadaan dan kinerja diri sendiri. Hasil evaluasi-diri digunakan untuk memperbaiki mutu kinerja dan produk institusi dan program studi. Laporan evaluasi diri merupakan bahan untuk akreditasi. Borang akreditasi adalah dokumen yang berupa laporan diri (self-report) suatu program studi, yang dirumuskan sesuai dengan petunjuk dan digunakan untuk mengevaluasi dan menilai serta menetapkan status dan peringkat akreditasi program studi yang diakreditasi. Borang akreditasi merupakan kumpulan data dan informasi mengenai masukan, proses, keluaran, hasil, dan dampak yang bercirikan upaya untuk meningkatkan mutu kinerja, keadaan dan perangkat kependidikan program studi secara berkelanjutan. Isi borang akreditasi mencakup deskripsi dan analisis yang sistematis sebagai respons yang proaktif terhadap berbagai indikator yang dijabarkan dari standar akreditasi program studi. Penilaian / asesmen yang dilakukan oleh Tim Asesor terhadap dokumen akreditasi program studi meliputi Asesmen Kecukupan / Desk Evaluation dan Asesmen Lapangan / Visitasi. Untuk memandu pelaksanaan asesmen oleh Tim Asesor, BAN-PT telah mengembangkan seperangkat instrumen dan pedoman akreditasi program studi yang dituangkan dalam delapan buku, yaitu: BUKU I BUKU II BUKU III
– – –
BUKU IV BUKU V BUKU VI BUKU VII BUKU ED
– – – – –
NASKAH AKADEMIK STANDAR DAN PROSEDUR BORANG PROGRAM STUDI DAN UNIT PENGELOLA PROGRAM STUDI PANDUAN PENGISIAN BORANG PEDOMAN PENILAIAN INSTRUMEN AKREDITASI MATRIKS PENILAIAN INSTRUMEN AKREDITASI PEDOMAN ASESMEN LAPANGAN PEDOMAN EVALUASI-DIRI (ED) UNTUK AKREDITASI PROGRAM STUDI DAN INSTITUSI PERGURUAN TINGGI
Sebagai suplemen terhadap kedelapan buku tersebut di atas, buku Pedoman Kerja Asesor LAM-PTKes ini dimaksudkan untuk memberikan penajaman bagi asesor dalam melakukan asesmen untuk akreditasi program studi. Buku pedoman ini memuat berbagai penjelasan sebagai berikut : 1. Proses Kerja Akreditasi LAM-PTKes; 2. Prosedur Asesmen; 3. Fokus Asesmen; 4. Tugas dan Prosedur Operasional Standar (SOP) Asesor; 5. Penilaian; 6. Kode Etik Asesor; 7. Pelaporan.
3
BAB II PROSES KERJA AKREDITASI LAM-PTKes Proses Kerja Akreditasi LAM-PTKes terdiri atas 6 tahap sebagai berikut : 1. Tahap Persiapan 2. Tahap Asesmen Kecukupan / Desk Evaluation 3. Tahap Asesmen Lapangan / Visitasi 4. Tahap Validasi 5. Tahap Keputusan Status dan Peringkat Akreditasi 6. Tahap Pengajuan Keberatan Prodi atas Keputusan Akreditasi Tabel 2.1 : Tahap-Tahap Proses Kerja Akreditasi LAM-PTKes NO.
WAKTU (Bulan)
1
-12 s/d +1
2
Idem
3
Idem
4
Idem
5
Idem
6
Idem
7
Idem
8
Idem
TAHAPAN AKREDITASI I. PERSIAPAN Sekretariat mempelajari profil Program Studi yang akan habis masa berlakunya 12 bulan yang akan datang berdasarkan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT). Dua belas (12) bulan sebelum masa berlaku akreditasi berakhir, Sekretariat LAM-PTKes memberitahu program studi untuk meminta diakreditasi melalui surat elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS. Setelah menerima pemberitahuan dari Sekretariat, Program Studi bersama Unit Pengelola Program Studi membentuk Tim Persiapan Akreditasi yang minimal terdiri atas : 1) Ketua Program Studi / Wakil Dekan / Wakil Ketua Sekolah Tinggi sebagai Ketua Tim Persiapan; 2) Sekretaris Program Studi sebagai Sekretaris Tim Persiapan; 3) Dosen di Program Studi yang memiliki pengalaman di dalam sistem penjaminan mutu internal dan eksternal (asesor). Ketua Tim Persiapan Akreditasi mengangkat penanggung jawab untuk masing-masing : 1) Evaluasi Diri Program Studi; 2) Borang Program Studi; 3) Borang Unit Pengelola Program Studi; dan 4) Data. Program Studi menanggapi surat LAM-PTKes dengan menyampaikan susunan Tim Persiapan Akreditasi untuk komunikasi selanjutnya dengan Sekretariat. Ketua Tim Persiapan Akreditasi mendiseminasi data yang sudah lengkap dari Penanggung Jawab Data Program Studi dan Unit Pengelola Program Studi kepada Penanggung Jawab Laporan Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi. Program Studi dengan Tim Persiapan Akreditasi menyusun jadwal pendampingan oleh fasilitator yang disampaikan ke Sekretariat LAMPTKes dengan permintaan untuk didampingi persiapan akreditasinya melalui surat elektronik. Jika Sekretariat menerima permintaan untuk didampingi persiapan akreditasinya, maka disiapkan daftar fasilitator yang akan bertugas berdasarkan usulan ketua divisi. Keputusan penugasan adalah berdasarkan database fasilitator yang sudah disetujui oleh Ketua Pengurus dan ditembuskan kepada Majelis Akreditasi.
4
NO. 9 10
WAKTU (Bulan) Idem Idem
11
Idem
12
Idem
13
Idem
14 -6
15
Idem
16
Idem
17
Idem
18
Idem
19
0 s/d +1
20
Idem
21
Idem
TAHAPAN AKREDITASI Fasilitator (pendamping) menyatakan kesediaannya ke Sekretariat. Sekretariat menyiapkan surat tugas yang berlaku selama 3 bulan (untuk fasilitasi tahap pertama) dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan. Sekretariat mengirimkan surat jawaban secara elektronik kepada Program Studi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama fasilitator yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan sesuai dengan jadwal yang diminta Program Studi (lihat Langkah 6) atau jadwal yang diusulkan Fasilitator. Program Studi mengkonfirmasi jadwal pendampingan dan menyampaikannya ke LAM-PTKes. Ketua Tim Persiapan Akreditasi bersama anggota timnya melakukan pemutakhiran, analisis dan perbaikan pengisian Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi. Pendampingan oleh fasilitator dapat dilakukan melalui Sistem Informasi Akreditasi secara online Tugas Fasilitator antara lain adalah: 1. Memberi penjelasan tentang proses akreditasi dan hal-hal yang perlu dipersiapkan; 2. Memperkenalkan lebih jauh tentang standar yang harus dipenuhi; 3. Mengevaluasi kesiapan untuk akreditasi; 4. Jika semua dokumen sudah memenuhi syarat, fasilitator merekomendasi kelengkapan dokumen akreditasi ke LAM-PTKes. Program Studi melakukan perbaikan dokumen akreditasi sesuai hasil pendampingan Fasilitator membantu melakukan identifikasi mulai dari keabsahan program studi, evaluasi diri, borang Program Studi, borang pengelola, renstra, rencana operasional, dll. Jika dalam 3 bulan pertama pendampingan oleh Fasilitator, Program Studi telah melengkapi dokumen usulan akreditasi, maka Program Studi dapat mengajukan akreditasi kepada LAM-PTKes. Jika Fasilitator menyatakan dokumen usulan akreditasi program studi belum lengkap, maka Fasilitator merekomendasikan untuk pendampingan tahap 2 selama 3 bulan lagi, dan seterusnya. Berkas akreditasi yang sudah lengkap dikirim oleh Program Studi ke Sekretariat LAM-PTKes berikut dengan Formulir Evaluasi Kinerja Fasilitator. II. ASESMEN KECUKUPAN / DESK EVALUATION Setelah dipastikan bahwa berkas sudah lengkap, maka Sekretariat menyiapkan daftar Tim Asesor yang akan bertugas berdasarkan database asesor yang diusulkan oleh Ketua Divisi untuk ditetapkan oleh Ketua Pengurus dengan tembusan kepada Majelis Akreditasi. Tim Asesor menyatakan kesiapannya ke Sekretariat setelah melihat Pedoman Kerja Asesor. Sekretariat mengirimkan file (dalam bentuk PDF) meliputi: Laporan evaluasi diri, borang program studi, borang unit pengelola program studi (fakultas/sekolah tinggi/politeknik/akademi), lampiran-lampiran, informasi jadwal lama waktu pemeriksaan/penilaian, rencana waktu
5
NO.
WAKTU (Bulan)
22
Idem
23
Idem
24
Idem
25
Idem
26
Idem
27
0 s/d +1
28
Idem
29
Idem
30
Idem
31
Idem
32 33
Idem Idem
34
Idem
35
Idem
36
Idem
TAHAPAN AKREDITASI visitasi program studi kepada para asesor secara elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS. Tim Asesor membuka file yang telah dikirimkan dengan kode/password yang dimiliki setiap asesor kemudian melakukan pemeriksaan dan penilaian satu persatu mulai dari Format 1: Penilaian Borang Program Studi, Format 2: Penilaian Evaluasi Diri Program Studi dan Format 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi. Tim Asesor diberikan waktu 1 minggu untuk melakukan Asesmen Kecukupan per program studi di lokasi keberadaan asesor secara elektronik. Hasil penilaian kemudian dikirim oleh Tim Asesor kembali ke Sekretariat melalui Sistem Informasi Akreditasi online Sekretariat memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima dari Tim Asesor. Tim Asesor menyepakati antar mereka jadwal visitasi dan melaporkan ke Sekretariat. III. ASESMEN LAPANGAN / VISITASI Setelah berkas Asesmen Kecukupan dinyatakan lengkap, Sekretariat menginformasikan ke program studi tentang jadwal visitasi. Program Studi mengkonfirmasi jadwal visitasi, informasi tentang hotel dan transportasi serta menyampaikannya ke Sekretariat LAM-PTKes. Sekretariat LAM-PTKes mengirimkan kepada Tim Asesor dan program studi surat tugas visitasi Tim Asesor, nama dan alamat Program Studi serta nomor telepon kontak, surat pemberitahuan resmi ke program studi berikut nama, dan nomor telepon kontak Tim Asesor. Sekretariat mempersiapkan dokumen visitasi (format penilaian lengkap dalam bentuk program Microsoft Excel, termasuk berita acara), dokumen-dokumen asesmen kecukupan Program Studi pada laptop masing-masing asesor dan biaya perjalanan bagi Tim Asesor. Program Studi yang telah menerima surat pemberitahuan resmi dari LAM-PTKes mempersiapkan sarana yang meliputi dokumen pendukung dan ruang khusus yang dilengkapi dengan peralatan kantor (printer, kertas, proyektor LCD, dan wifi) di kampus untuk digunakan sebagai ruang kerja tim asesor termasuk ruangan untuk pertemuan dengan dosen, mahasiswa, alumni, dan pemangku kepentingan. Sekretariat melakukan koordinasi persiapan visitasi Tim Asesor. Tim Asesor berangkat dari tempat masing-masing langsung menuju lokasi visitasi. Sehari sebelum asesmen lapangan, Tim Asesor melakukan pertemuan untuk menyamakan persepsi dan membahas pembagian tugas tim sebelum bertemu pimpinan unit pengelola program studi dan pimpinan program studi di hari pertama pukul 16.00. Tim Asesor menemui pimpinan unit pengelola program studi, yang didampingi oleh pimpinan program studi dan tim penyusun borang akreditasi, untuk memperkenalkan diri, menjelaskan maksud, tujuan, dan rangkaian kerja visitasi serta membacakan Kode Etik Asesor. Presentasi dan penjelasan dari pimpinan unit pengelola Program Studi dan pimpinan program studi, yang dihadiri oleh pimpinan unit
6
NO.
WAKTU (Bulan)
37
Idem
38
Idem
39
Idem
40
Idem
41
Idem
42
Idem
43
Idem
44
Idem
45
Idem
46
Idem
47
+1 s/d 2
48
Idem
TAHAPAN AKREDITASI pendukung program studi (misal: kepala lab, kepala perpustakaan, kepala bagian akademik, kepala bagian kemahasiswaan, dan kepala departemen). Tim Asesor memeriksa data, informasi, dan bukti yang telah disiapkan oleh program studi dan keadaan lapangan lainnya, di lokasi yang terkait (Tim Asesor dapat membagi tugas untuk mengunjungi tempat yang berbeda). Tim Asesor mengobservasi/meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/instalasi pendukung, seperti: ruang pimpinan, ruang dosen, ruang administrasi, perpustakaan dan aksesnya, laboratorium yang sesuai, ruang kuliah, fasilitas mahasiswa, fasilitas alumni, dan wahana praktek (rumah sakit, puskesmas, klinik, atau laboratorium lapangan). Tim Asesor mewawancarai dosen tahap akademik, dosen/pembimbing klinik, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitra kerja yang dianggap perlu. Tim Asesor melakukan pertemuan harian untuk membahas hasil visitasi dan menyusun Berita Acara. Tim Asesor mengadakan pertemuan dengan pimpinan program studi, pimpinan unit pengelola program studi dan dosen untuk mendiskusikan Berita Acara hasil visitasi. Tim Asesor menandatangani Berita Acara visitasi dengan ketua program studi untuk borang program studi dan dengan pimpinan unit pengelola program studi untuk borang unit pengelola program studi. Tim Asesor menyusun rekomendasi dan hal-hal yang mendesak untuk ditindaklanjuti Program Studi yang disampaikan pada acara penutupan asesmen lapangan serta menyerahkan form evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) ke program studi. Tim Asesor mengisi dokumen format penilaian dan rekomendasi hasil visitasi, Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi, serta Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi. Tim Asesor mengirim berita acara dan seluruh hasil penilaian secara elektronik serta dokumen perjalanan (tiket, boarding pass, kuitansi transportasi lokal dan kuitansi penginapan) melalui pos kepada Sekretariat LAM-PTKes , selambat-lambatnya satu minggu setelah visitasi di program studi. Program Studi mengirim form evaluasi kinerja LAM-PTKes ke sekretariat paling lambat 1 minggu setelah hari terakhir asesmen lapangan dilakukan. IV. VALIDASI Sekretariat LAM-PTKes memeriksa kelengkapan hasil asesmen lapangan termasuk evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat). Setelah dipastikan bahwa berkas sudah lengkap, maka Sekretariat menyiapkan daftar Validator yang akan bertugas berdasarkan database Tim Validator yang diusulkan oleh Ketua Divisi untuk ditetapkan oleh Ketua Pengurus dengan tembusan kepada Majelis Akreditasi. Sekretariat mengirim berkas ke validator secara elektronik dan meng-entry rekap data hasil asesmen lapangan. Tim Validator LAM-PTKes melakukan validasi hasil asesmen
7
NO.
49 50 51
52 A 52 B
53
54 55
56
57
58 59 A 59 B 60 A 60 B 61
WAKTU (Bulan)
TAHAPAN AKREDITASI
kecukupan dan lapangan tim asesor untuk kemudian dilaporkan ke Sekretariat melalui Sistem Informasi Akreditasi secara online. Laporan yang valid dikirim oleh Tim Validator ke Sekretariat. Idem Setelah menerima berkas program studi dari Tim Validator, Sekretariat Idem mengirim berkas ke Ketua Divisi. Setelah menerima berkas program studi dari Sekretariat, Ketua Divisi Idem mempersiapkan rapat pleno Majelis Akreditasi. V. KEPUTUSAN STATUS DAN PERINGKAT AKREDITASI Rapat Pleno Majelis Akreditasi memutuskan status dan peringkat Idem akreditasi program studi berdasarkan hasil asesmen lapangan yang sudah divalidasi untuk dikirim ke sekretariat. Jika Rapat Pleno Majelis menghasilkan keputusan status dan peringkat Idem akreditasi yang berbeda (naik ataupun turun peringkat) dengan status dan peringkat akreditasi hasil asesmen lapangan tim asesor, maka Rapat Pleno Majelis akan memutuskan untuk dilakukan revalidasi oleh Tim Validator lain. Sekretariat LAM-PTKes membuat dan mengirim SK dan Rekomendasi Idem Tindak Lanjut bagi program studi yang Terakreditasi dan Tidak Terakreditasi. Fasilitator memantau kepatuhan program studi terhadap Rekomendasi Idem Tindak Lanjut yang diberikan oleh LAM-PTKes. Sekretariat membuat sertifikat bagi Program Studi terakreditasi yang Idem tidak mengajukan keberatan dalam waktu 3 bulan setelah keluarnya SK. VI. PENGAJUAN KEBERATAN PROGRAM STUDI ATAS KEPUTUSAN AKREDITASI +2 s/d +5 Jika Program Studi keberatan terhadap keputusan tentang status/peringkat akreditasi, maka mengajukan surat keberatan terhadap keputusan akreditasi dengan dokumen pendukung keberatannya selambat-lambatnya 3 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik. Sekretariat LAM-PTKes menerima dan mengajukan surat keberatan Idem yang masuk ke Rapat Pleno Majelis bagi pengajuan yang tidak melebihi batas waktu 3 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik. Ketua Divisi mengkaji dokumen keberatan dari Program Studi. Idem Jika keputusan Rapat Pleno Majelis Akreditasi adalah keberatan itu Idem LAYAK dilakukan asesmen lapangan ulang dengan Tim Asesor yang berbeda. Jika keputusan Rapat Pleno Majelis Akreditasi adalah bahwa keberatan Idem itu TIDAK LAYAK Sekretariat LAM-PTKes membuat surat pemberitahuan penolakan keberatan program studi. Sekretariat membuat surat pemberitahuan kepada Program Studi bahwa Idem akan dilakukan asesmen lapangan ulang dengan Tim Asesor yang berbeda. Sekretariat LAM-PTKes mengirim surat penolakan keberatan Program Idem Studi. Program Studi mengajukan akreditasi ulang paling cepat 1 (satu) tahun setelah penetapan status terakreditasi untuk meningkatkan peringkat terakreditasinya.
8
Gambar 2.1 di bawah memperlihatkan Peta Proses Kerja Akreditasi oleh LAM-PTKes untuk memberi ilustrasi yang lebih jelas mengenai tahap-tahap proses kerja akreditasi oleh LAMPTKes. Gambar 2.1 : Peta Proses Kerja Akreditasi LAM-PTKes Program Studi /Tim Persiapan
3 4 5 6 7 12 13
Sekretariat LAMPTKes 1 2
Fasilitator
8 10 11
9
Asesor
Validator
Divisi/Pleno Majelis
14 15 16 17 18
19 21
20 22 23 24 26
25 28
31
27 29 30 32
33 34 35 37 38 39 40 41 42 43 44 45 44
36
46 47
48 49
50
51 52A 53
52B 54
56
61
55 57 60A 60B
58 59A 59B
9
BAB III PROSEDUR ASESMEN OLEH LAM-PTKes 3.1. PROSEDUR ASESMEN KECUKUPAN / DESK EVALUATION 1. Setelah menerima berkas dari prodi, Sekretariat memastikan semua dokumen sudah lengkap dan memenuhi persyaratan. 2. Setelah dipastikan bahwa berkas sudah lengkap, maka dalam 1 bulan Sekretariat menyiapkan daftar Tim Asesor yang akan bertugas berdasarkan keputusan penugasan menurut rapat pleno Majelis Akreditasi yang diteruskan oleh Ketua Divisi untuk diinformasikan ke Tim Asesor. 3. Tim Asesor menyatakan kesiapannya ke Sekretariat setelah melihat Pedoman Kerja Asesor. 4. Sekretariat mengirimkan file (dalam bentuk PDF) meliputi: Laporan evaluasi diri, borang program studi, borang unit pengelola program studi (fakultas/sekolah tinggi/politeknik/akademi), lampiran-lampiran, informasi jadwal lama waktu pemeriksaan/penilaian, rentang waktu visitasi program studi kepada para asesor secara elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS. 5. Tim Asesor membuka file yang telah dikirimkan dengan kode/password yang dimiliki setiap asesor kemudian melakukan pemeriksaan dan penilaian satu persatu mulai dari Format 1: Penilaian Borang Program Studi, Format 2: Penilaian Evaluasi Diri Program Studi dan Format 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi. 6. Tim Asesor diberikan waktu 2 minggu untuk melakukan Asesmen Kecukupan per program studi di lokasi keberadaan asesor secara elektronik. 7. Tim Asesor dapat meminta klarifikasi kepada Fasilitator , bila diperlukan. 8. Hasil penilaian kemudian dikirim oleh Tim Asesor kembali ke Sekretariat melalui surat elektronik. 9. Sekretariat memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima dari Tim Asesor. 10. Tim Asesor menyepakati antar mereka jadwal visitasi dan melaporkan ke Sekretariat.
3.2. PROSEDUR ASESMEN LAPANGAN / VISITASI 1. Dua (2) minggu setelah berkas Asesmen Kecukupan dinyatakan lengkap, Sekretariat menginformasikan ke program studi tentang jadwal visitasi. 2. Program Studi mengkonfirmasi jadwal visitasi, informasi tentang hotel dan transportasi serta menyampaikannya ke Sekretariat LAM-PTKes. 3. Sekretariat LAM-PTKes mengirimkan kepada Tim Asesor dan program studi surat tugas visitasi Tim Asesor, nama dan alamat prodi serta nomor telepon kontak, surat pemberitahuan resmi ke program studi berikut nama, dan nomor telepon kontak Tim Asesor. 4. Sekretariat mempersiapkan dokumen (tiket, hotel, surat tugas, format laporan visitasi (termasuk berita acara), dokumen-dokumen asesmen kecukupan prodi pada laptop masing-masing asesor dan biaya perjalanan bagi Tim Asesor.
10
5. Program Studi yang telah menerima surat pemberitahuan resmi dari LAM-PTKes mempersiapkan sarana yang meliputi dokumen pendukung dan ruang khusus yang dilengkapi dengan peralatan kantor (printer, kertas, proyektor LCD, dan wifi) di kampus untuk digunakan sebagai ruang kerja tim asesor termasuk ruangan untuk pertemuan dengan dosen, mahasiswa, alumni, dan pemangku kepentingan. 6. Tim Asesor melakukan koordinasi persiapan visitasi yang difasilitasi oleh Sekretariat. 7. Tim Asesor berangkat dari tempat masing-masing langsung menuju lokasi visitasi. 8. Sehari sebelum asesmen lapangan, Tim Asesor melakukan pertemuan untuk menyamakan persepsi dan membahas pembagian tugas tim sebelum bertemu pimpinan unit pengelola program studi dan pimpinan program studi. 9. Tim Asesor menemui pimpinan unit pengelola program studi, yang didampingi oleh pimpinan program studi dan tim penyusun borang akreditasi, untuk memperkenalkan diri, menjelaskan maksud, tujuan, dan rangkaian kerja visitasi serta membacakan Kode Etik Asesor. 10. Presentasi dan penjelasan dari pimpinan unit pengelola Program Studi dan pimpinan program studi, yang dihadiri oleh pimpinan unit pendukung program studi (misal: kepala lab, kepala perpustakaan, kepala bagian akademik, kepala bagian kemahasiswaan, dan kepala departemen). 11. Tim Asesor memeriksa data, informasi, dan bukti yang telah disiapkan oleh program studi dan keadaan lapangan lainnya, di lokasi yang terkait (Tim Asesor dapat membagi tugas untuk mengunjungi tempat yang berbeda). 12. Tim Asesor mengobservasi/meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/instalasi pendukung, seperti: ruang pimpinan, ruang dosen, ruang administrasi, perpustakaan dan aksesnya, laboratorium yang sesuai, ruang kuliah, fasilitas mahasiswa, fasilitas alumni, dan wahana praktek (rumah sakit, puskesmas, klinik, atau laboratorium lapangan). 13. Tim Asesor mewawancarai dosen tahap akademik, dosen/pembimbing klinik, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitra kerja yang dianggap perlu. 14. Tim Asesor melakukan pertemuan harian untuk membahas hasil visitasi dan menyusun Berita Acara. 15. Tim Asesor mengadakan pertemuan dengan pimpinan program studi, pimpinan unit pengelola program studi, dosen, alumni, mahasiswa, dan pemangku kepentingan untuk mendiskusikan Berita Acara hasil visitasi. 16. Tim Asesor menandatangani Berita Acara visitasi dengan ketua program studi untuk borang program studi dan dengan pimpinan unit pengelola program studi untuk borang unit pengelola program studi. 17. Tim Asesor menyusun rekomendasi dan hal-hal yang mendesak untuk ditindaklanjuti prodi yang disampaikan pada acara penutupan asesmen lapangan serta menyerahkan form evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) ke program studi.
11
18. Tim Asesor mengisi dokumen format penilaian dan rekomendasi hasil visitasi, Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi, serta Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi. 19. Tim Asesor mengirim berita acara dan seluruh hasil penilaian secara elektronik serta dokumen perjalanan (tiket, boarding pass, kuitansi transportasi lokal dan kuitansi penginapan) melalui pos kepada Sekretariat LAM-PTKes , selambat-lambatnya satu minggu setelah visitasi di program studi. 20. Program Studi mengirim form evaluasi kinerja LAM-PTKes ke sekretariat paling lambat 1 minggu setelah hari terakhir asesmen lapangan dilakukan.
12
BAB IV FOKUS ASESMEN 4.1. FOKUS ASESMEN KECUKUPAN / DESK EVALUATION Fokus Asesmen Kecukupan adalah pada penilaian Laporan Evaluasi-Diri (ED) program studi, Borang Program Studi, dan Borang Unit Pengelola Program Studi secara kualitatif dan kuantitatif oleh masing-masing anggota Tim Asesor dengan bantuan Buku VI: Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi [4]. Penilaian ini dilakukan secara kualitatif dan kuantitatif dengan menggunakan expert judgment yang hasilnya dituangkan dalam Format 1, Format 2, dan Format 3. Format 1 berupa penilaian terhadap Borang Program Studi, Format 2 berupa penilaian terhadap Laporan Evaluasi-Diri Program Studi, dan Format 3 berupa penilaian terhadap Borang Unit Pengelola Program Studi (fakultas/sekolah tinggi). Ketiga format ini dilakukan secara mandiri oleh masing-masing asesor dan ditandatangani. Penilaian terhadap ketiga dokumen di atas menggunakan kriteria yang diberikan pada Buku VI: Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.
4.2. FOKUS ASESMEN LAPANGAN / VISITASI Fokus Asesmen Lapangan adalah sebagai berikut : [4] 1. Penilaian secara kualitatif dan kuantitatif oleh Tim Asesor; 2. Penyusunan berita acara antara Tim Asesor dengan pimpinan program studi; 3. Penyusunan berita acara antara Tim Asesor dengan pimpinan unit pengelola program studi; 4. Penyusunan komentar dan rekomendasi oleh Tim Asesor. 1. Penilaian secara kualitatif dan kuantitatif oleh Tim Asesor Informasi dari Evaluasi-Diri (ED) program studi, borang program studi, dan borang unit pengelola program studi yang telah diverifikasi dan divalidasi selanjutnya dinilai dengan menggunakan kriteria yang diberikan pada Buku VI: Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi. Hasil penilaian bersama dari Tim Asesor ini dituangkan pada Format 6 [Penilaian Akhir Borang Program Studi], Format 7 [Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi], dan Format 8 [Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi], dan ditandatangani bersama oleh Tim Asesor. 2. Penyusunan Berita Acara antara Tim Asesor dengan pimpinan program studi Asesmen Lapangan dilakukan untuk verifikasi, validasi, dan penilaian kinerja program studi dengan merujuk pada substansi yang ada dalam borang dan evaluasi-diri program studi. Penilaian pakar (expert judgment) sangat diperlukan pada saat kunjungan di lapangan terhadap kesahihan, keandalan dan keunggulan program studi tersebut. Penilaian kualitatif terhadap borang program studi ini dituangkan dalam bentuk deskripsi pada Format 4 (Berita Acara Asesmen Lapangan Program Studi), yang ditandatangani oleh semua anggota Tim Asesor dan pimpinan program studi.
13
3. Penyusunan Berita Acara antara Tim Asesor dengan pimpinan unit pengelola program studi Asesmen lapangan dilakukan untuk validasi, verifikasi dan penilaian kinerja program studi dengan merujuk pada substansi yang ada dalam borang unit pengelola program studi. Penilaian pakar (expert judgment) sangat diperlukan pada saat kunjungan di lapangan terhadap kesahihan, keandalan dan keunggulan program studi tersebut. Penilaian kualitatif ini dituangkan dalam bentuk deskripsi pada Format 4 (Berita Acara Asesmen Lapangan Program Studi) yang ditandatangani oleh semua angggota Tim Asesor dan pimpinan program studi, dan Format 5 (Berita Acara Asesmen Lapangan Unit Pengelola Program Studi), yang ditandatangani oleh semua anggota Tim Asesor dan pimpinan unit pengelola program studi. 4. Penyusunan komentar dan rekomendasi oleh Tim Asesor Komentar dan rekomendasi terhadap kinerja mutu program studi dituangkan dalam Format 9 (Rekomendasi Pembinaan Program Studi), yang ditandatangani bersama oleh Tim Asesor.
14
BAB V TANGGUNG JAWAB, TUGAS, DAN PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) ASESOR Tim Asesor LAM-PTKes terdiri atas 3 orang yang meliputi : 1. Ketua Pada Asesmen Kecukupan Ketua tim harus secepatnya menilai database dan dokumen Evaluasi Diri prodi. Hal–hal yang ditemukan oleh Ketua tim dari data dan Evaluasi Diri prodi mengenai derajat kepatuhan prodi terhadap standar harus dikomunikasikan kepada Sekretaris tim sebelum dilakukan asesmen lapangan agar dapat dicatat sebagai temuan–temuan awal untuk didiskusikan dengan pimpinan prodi saat pertemuan pertama. Ketua tim juga harus mencatat informasi– informasi penting lain yang dibutuhkan tetapi tidak ditemukan pada data dan dokumen Evaluasi Diri. Hal ini perlu disampaikan kepada Sekretaris tim. Pada Asesmen Lapangan ketua tim memimpin aktivitas Tim Asesor dan menjadi juru bicara tim di lapangan. Setiap malam Ketua tim harus mensupervisi kerja anggota timnya, mengkonsolidasi hasil observasi dan temuan tim setiap hari agar dapat mengidentifikasi derajat kepatuhan prodi terhadap standar dan masalah–masalah yang ditemui pada hari itu. Ketua tim harus memastikan bahwa seluruh anggota timnya sudah diperkenalkan pada semua pertemuan dengan berbagai kelompok dalam prodi. Ketua tim harus memberi tahu pimpinan prodi dan unit pengelola prodi bahwa laporan temuan Tim Asesor masih akan mengalami perubahan sesuai dengan hasil keputusan sidang Majelis Akreditasi. 2. Sekretaris Tugas Sekretaris tim pada Asesmen Kecukupan adalah mencatat semua temuan–temuan awal dari data dan Evaluasi Diri prodi mengenai derajat kepatuhan prodi terhadap standar dari seluruh Tim Asesor. Sekretaris tim juga harus merekap informasi–informasi penting lain yang dibutuhkan tetapi tidak ditemukan pada data dan dokumen Evaluasi Diri. Tugas Sekretaris tim pada Asesmen Lapangan adalah menyiapkan agenda pertemuan penyamaan persepsi antar Tim Asesor pada hari pertama kedatangan di lokasi. Selanjutnya Sekretaris tim bersama dengan prodi menyelaraskan jadwal visitasi. Sekretaris tim juga harus menyiapkan agenda pembahasan antar Tim Asesor setiap malam. 3. Anggota Bertugas melakukan tugas standar asesor sambil membantu Ketua dan Sekretaris tim.
5.1. TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS ASESOR Tanggung jawab Asesor adalah terselenggaranya analisis kondisi program studi melalui proses kecukupan (desk evaluation) dan asesmen lapangan (visitasi). Tugas Asesor adalah sebagai berikut : a. Mengisi dokumen format penilaian borang program studi, evaluasi diri program studi, dan unit pengelola (F1 – F3) hasil pemeriksaan asesmen kecukupan
15
b. Mengisi dokumen berita acara asesmen lapangan program studi dan unit pengelola (F4 dan F5) c. Mengisi dokumen format penilaian akhir borang program studi, evaluasi diri program studi, dan unit pengelola (F6 – F8) hasil pemeriksaan asesmen lapangan d. Mengisi dokumen rekomendasi pembinaan program studi (F9)
5.2. PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) ASESOR 5.2.1. ASESMEN KECUKUPAN / DESK EVALUATION 1. Tim Asesor menyatakan kesiapannya ke Sekretariat setelah melihat Pedoman Kerja Asesor. 2. Tim Asesor membuka file yang telah dikirimkan dengan kode/password yang dimiliki setiap asesor kemudian melakukan pemeriksaan dan penilaian satu persatu mulai dari Format 1: Penilaian Borang Program Studi (Lihat Lampiran F1); Format 2: Penilaian Evaluasi Diri (ED) Program Studi (Lihat Lampiran F2) dan Format 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran F3) . 3. Tim Asesor diberikan waktu 2 minggu untuk melakukan asesmen kecukupan per program studi di lokasi keberadaan masing-masing asesor. 4. Tim Asesor dapat meminta klarifikasi kepada fasilitator bila diperlukan. 5. Hasil penilaian kemudian dikirim oleh Tim Asesor kembali ke Sekretariat melalui surat elektronik. 6. Tim Asesor menyepakati antar mereka jadwal visitasi dan melaporkan ke Sekretariat. 5.2.2. ASESMEN LAPANGAN / VISITASI 1. Tim Asesor melakukan koordinasi persiapan visitasi yang difasilitasi oleh Sekretariat. 2. Tim Asesor berangkat dari tempat masing-masing langsung menuju lokasi visitasi (lihat Lampiran 1: SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor dari Masing-Masing Lokasi). 3. Tim Asesor menemui pimpinan unit pengelola program studi, yang didampingi oleh pimpinan program studi dan tim penyusun borang akreditasi, untuk memperkenalkan diri, menjelaskan maksud, tujuan, dan rangkaian kerja visitasi serta membacakan kode etik asesor (lihat Lampiran 2: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan). 4. Tim Asesor memeriksa data, informasi, dan bukti yang telah disiapkan oleh program studi dan keadaan lapangan lainnya di lokasi yang terkait. Tim Asesor dapat membagi tugas untuk mengunjungi tempat yang berbeda. (Lihat Lampiran 2: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan) 5. Tim Asesor mengobservasi/meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/instalasi pendukung, seperti: ruang pimpinan, ruang dosen, ruang administrasi, perpustakaan dan aksesnya, laboratorium yang sesuai, ruang kuliah, fasilitas mahasiswa, fasilitas alumni, dan wahana praktek (rumah sakit, puskesmas, klinik, atau laboratorium lapangan). (Lihat Lampiran 2: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan)
16
6. Tim Asesor mewawancarai dosen tahap akademik, dosen/pembimbing klinik, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitra kerja yang dianggap perlu. (Lihat Lampiran 3: Rambu-Rambu Wawancara) 7. Tim Asesor melakukan pertemuan harian untuk membahas hasil visitasi dan menyusun Berita Acara. (Lihat Lampiran F4). 8. Tim Asesor mengadakan pertemuan dengan pimpinan program studi, pimpinan unit pengelola program studi, dosen, alumni, mahasiswa, dan pemangku kepentingan untuk mendiskusikan berita acara hasil visitasi Program Studi dan Unit Pengelola Program Studi. (Lihat Lampiran F5) 9. Tim Asesor menandatangani berita acara visitasi dengan ketua program studi untuk borang program studi dan dengan pimpinan unit pengelola program studi untuk borang unit pengelola program studi. (Lihat Lampiran F4 dan Lampiran F5). 10. Tim Asesor menyusun rekomendasi dan hal-hal yang mendesak untuk ditindaklanjuti prodi yang disampaikan pada acara penutupan asesmen lapangan serta menyerahkan Formulir Evaluasi Kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) ke program studi. 11. Tim Asesor mengisi dokumen format penilaian dan rekomendasi hasil visitasi. (lihat Lampiran F6; Lampiran F7; Lampiran F8; dan Lampiran F9) 12. Tim Asesor mengirim berita acara dan seluruh hasil penilaian secara elektronik serta dokumen perjalanan (tiket, boarding pass, kuitansi transportasi lokal dan kuitansi penginapan) melalui pos kepada Sekretariat LAM-PTKes, selambat-lambatnya satu minggu setelah visitasi di program studi.
17
BAB VI PENILAIAN 6.1. KRITERIA PENILAIAN INSTRUMEN AKREDITASI Tim Asesor bertugas untuk melakukan Asesmen Kecukupan / Desk Evaluation dan Asesmen Lapangan / Visitasi yang diisi ke dalam format-format sebagai berikut: 1. Format 1: Penilaian Borang Program Studi (Lihat Lampiran F1); 2. Format 2: Penilaian Evaluasi Diri (ED) Program Studi (Lihat Lampiran F2); 3. Format 3: Penilaian Borang Yang Diisi Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran F3); 4. Format 4: Berita Acara Asesmen Lapangan Program Studi (Lihat Lampiran F4); 5. Format 5: Berita Acara Asesmen Lapangan Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran F5); 6. Format 6: Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi (Lihat Lampiran F6); 7. Format 7: Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi (Lihat Lampiran F7); 8. Format 8: Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran F8); 9. Format 9: Rekomendasi Pembinaan Untuk Program Studi (Lihat Lampiran F9). Format-format tersebut dapat dilihat dalam Buku V (Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi). Penilaian instrumen akreditasi program studi ditujukan pada tingkat komitmen terhadap kapasitas dan efektivitas program studi yang dijabarkan menjadi 7 standar akreditasi di bawah ini. Standar 1. Standar 2. Standar 3. Standar 4. Standar 5. Standar 6. Standar 7.
Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu Mahasiswa dan lulusan Sumber daya manusia Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi Penelitian dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Di dalam instrumen akreditasi, setiap standar dirinci menjadi sejumlah elemen penilaian dan deskriptor yang harus ditunjukkan secara obyektif oleh program studi dan unit pengelola program studi. Analisis setiap elemen dalam instrumen yang disajikan harus mencerminkan proses dan pencapaian mutu penyelenggaraan program studi dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan. Analisis tersebut harus memperlihatkan keterkaitan antara berbagai standar, dan didasarkan atas evaluasi-diri. Setiap standar dan atau elemen dalam instrumen akreditasi dinilai secara kualitatif maupun kuantitatif dengan menggunakan quality grade descriptor sebagai berikut: Sangat Baik, Baik, Cukup, Kurang, dan Sangat Kurang. Untuk menetapkan peringkat akreditasi, hasil penilaian kualitatif tersebut pada umumnya dikuantifikasikan sebagai berikut : [4] Skor 4 (Sangat Baik), jika semua kinerja mutu setiap standar atau elemen yang diukur sangat baik.
18
Skor 3 (Baik), jika semua kinerja mutu setiap standar atau elemen yang diukur baik dan tidak ada kekurangan yang berarti. Skor 2 (Cukup), jika semua kinerja mutu setiap standar atau elemen yang diukur cukup, namun tidak ada yang menonjol; Skor 1 (Kurang), jika semua kinerja mutu setiap standar atau elemen yang diukur kurang. Skor 0 (Sangat Kurang), jika semua kinerja mutu setiap standar atau elemen yang diukur sangat kurang atau tidak ada. Secara lebih rinci kriteria khusus penilaian instrumen akreditasi disajikan pada Buku VI, berupa matriks penilaian. 6.2. KEPUTUSAN PENILAIAN AKREDITASI Hasil akreditasi institusi program studi dinyatakan sebagai terakreditasi dan tidak terakreditasi [4]. - Yang terakreditasi diberi peringkat: A (Sangat Baik) dengan nilai akreditasi 361 - 400 B (Baik) dengan nilai akreditasi 301 - 360 C (Cukup) dengan nilai akreditasi 200 – 300 -
Yang Tidak Terakreditasi memiliki nilai akreditasi kurang dari 200
Penentuan skor akhir merupakan jumlah dari hasil penilaian (1) Evaluasi-diri program studi (10%), (2) Borang program studi (75%), dan (3) Borang unit pengelola program studi (15%). 6.3. PENILAIAN PAKAR (EXPERT JUDGEMENT) Tim asesor diharapkan memberikan penilaian pakar (expert judgement) dalam bentuk uraian menyeluruh dan kualitatif mengenai masukan, proses dan keluaran, dengan menggunakan indikator sebagai berikut: [5] 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Relevansi Suasana Akademik Manajemen Internal Keberlanjutan Efektivitas dan Efisiensi Kepemimpinan Aksesibilitas dan Pemerataan (Terutama bagi Mahasiswa Baru)
1. Relevansi Relevansi adalah tingkat keterkaitan hasil/keluaran dengan tujuan program studi dan tuntutan masyarakat nasional maupun internasional, yang terwujud dalam upaya untuk memperbaiki proses pembelajaran, sehingga kompetensi lulusan sesuai dengan standar kompetensi pendidikan dokter Indonesia. Mengupayakan peningkatan kemungkinan lulusan untuk bekerja sesuai dengan kompetensinya, mengurangi masa tunggu lulusan untuk memperoleh pekerjaan, dan memperbaiki hubungan antara program studi dengan bidang pekerjaan;
19
sebagai upaya untuk memperbaiki proses pembelajaran, sehingga kompetensi lulusan sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
2. Suasana Akademik Suasana Akademik merupakan iklim yang mendukung interaksi antar sivitas akademika untuk mengoptimumkan proses pembelajaran. Suasana akademik merupakan fungsi kepemimpinan dan manajemen program studi yang berkenaan dengan perbaikan proses pembelajaran, termasuk manajemen pengembangan dan implementasi kurikulum, penelitian dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dengan penyediaan sumber daya yang bermutu. Suasana akademik dikembangkan melalui hal-hal berikut ini: hubungan yang sehat antara dosen-mahasiswa, antara pada dosen, antara mahasiswa; hubungan yang sehat untuk mengembangkan mutu proses pendidikan yang didukung oleh semua staf pengajar dan staf administrasi; keterbukaan dan akuntabilitas dalam semua kehidupan akademik; semangat dan motivasi semua dosen untuk bekerja dalam semua kegiatan akademik; keterlibatan masyarakat dalam proses akademik dan pembelajaran.
3. Manajemen Internal Manajemen internal adalah upaya program studi untuk hal-hal berikut ini: memperbaiki manajemen dan organisasi; memperbaiki semangat dan motivasi staf; menata alokasi/mekanisme pendanaan yang lebih baik; mengoptimalkan alokasi dan pemanfaatan sumber daya; aliran sumber daya yang diperoleh dari kegiatan lain dapat dimanfaatkan untuk keseluruhan program; pendekatan dari bawah ke atas untuk mengembangkan rencana; dan inisiatif dan tanggung jawab setiap unsur.
4. Keberlanjutan Keberlanjutan upaya program studi untuk mempertahankan kelanggengan penyelenggaraan program studi, yang mencakup penyelenggaraan sistem karir dan upaya menyediakan pekerjaan bagi lulusan; pemberdayaan partisipasi masyarakat; mengembangkan dan memanfaatkan jaringan kerjasama dan kemitraan; membangun dan memanfaatkan dukungan wilayah regional.
5. Efisiensi dan Efektivitas Efektivitas dan efisiensi berkenaan dengan upaya berikut ini: perbaikan proses dan hasil pembelajaran bagi mahasiswa, terutama mahasiswa baru, melalui interaksi kelas; pembelajaran di perpustakaan; pekerjaan laboratorium dan tugas akhir; penyelenggaraan program bantuan bagi mahasiswa, tutorial dan tugas di luar kelas; akses kepada rujukan dan sumber di luar program studi; interaksi teman sebaya;
20
kegiatan di laboratorium; membangun sistem evaluasi yang objektif, komprehensif dan transparan; serta menyelenggarakan sertifikasi bagi lulusan.
6. Kepemimpinan Kepemimpinan meliputi hal-hal berikut ini: keseluruhan pendirian individu kunci, yaitu orang-orang dalam organisasi, yang terlibat dalam perumusan, operasi, dan interaksi dengan lingkungan; kekuatan visi yang memberikan arah pada penyusunan rencana pengembangan, membimbing pelaksanaan rencana ke arah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan; komitmen kelembagaan; pengembangan hubungan dan nilai kompetitif yang memperlihatkan nilai tambah dan kompetitif. Dalam rangka pengelolaan program studi, elemen-elemen kepemimpinan itu diwujudkan dalam pengelolaan kurikulum, penelitian dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, yang didukung oleh penyediaan sumber daya yang bermutu.
7. Aksesibilitas dan Pemerataan (Terutama bagi Mahasiswa Baru) Aksesibilitas dan pemerataan pendidikan adalah kondisi yang memungkinkan peningkatan dan pemerataan kesempatan calon mahasiswa untuk memasuki program studi, terutama calon mahasiswa yang tidak beruntung secara ekonomis, dan partisipasi serta kesempatan kaum perempuan untuk belajar pada tingkat pendidikan tinggi; meningkatkan kapasitas penerimaan calon mahasiswa; dan meningkatkan upaya penelurusan bakat calon mahasiswa secara terbuka.
21
BAB VII KODE ETIK ASESOR 1. Asesor harus menyatakan secara tertulis bahwa ia bebas dari hubungan kerja dengan institusi yang akan diakreditasi yang diperkirakan atau patut diduga menimbulkan conflict of interest. 2. Asesor harus menolak tugas akreditasi dari LAM-PTKes, jika asesor yang bersangkutan pernah membantu institusi yang akan diakreditasi dalam waktu kurang dari dua tahun. 3. Asesor harus menolak setiap tawaran untuk bertugas di program studi yang sedang diakreditasi minimal untuk masa dua tahun setelah keluarnya sertifikat akreditasi. 4. Asesor harus bekerja secara objektif tanpa memandang reputasi program studi yang dievaluasinya. 5. Asesor harus menjaga kerahasiaan setiap informasi/dokumen maupun hasil penilaian (nilai/score) proses akreditasi, kecuali kepada LAM-PTKes. 6. Asesor tidak diperkenankan mengambil keuntungan pribadi/ keluarga/kelompok dari kegiatan akreditasi. 7. Asesor tidak diperkenankan menyampaikan pendapat pribadi yang mengatasnamakan LAM-PTKes. 8. Asesor tidak diperkenankan meminta atau menerima pemberian hadiah dalam bentuk apapun yang patut diduga ada kaitannya dengan tugasnya sebagai asesor. 9. Asesor tidak diperkenankan mengubah atau memperbaiki data dan informasi, termasuk hasil penilaian yang berkaitan dengan proses evaluasi yang telah diserahkan kepada LAM-PTKes. Setiap asesor LAM-PTKes yang melakukan pelanggaran kode etik dapat dikenakan sanksi sebagai berikut: a. b. c. d.
Peringatan biasa; Peringatan keras; Pembebasan tugas sementara; Pemberhentian.
22
BAB VIII PELAPORAN Tim Asesor menyusun laporan asesmen yang dituangkan dalam format-format sebagai berikut: 1. Format 1: Penilaian Borang Program Studi (Lihat Lampiran F1); 2. Format 2: Penilaian Evaluasi Diri (ED) Program Studi (Lihat Lampiran F2); 3. Format 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran F3); 4. Format 4: Berita Acara Asesmen Lapangan Program Studi (Lihat Lampiran F4); 5. Format 5: Berita Acara Asesmen Lapangan Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran F5); 6. Format 6: Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi (Lihat Lampiran F6); 7. Format 7: Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi (Lihat Lampiran F7); 8. Format 8: Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran F8); 9. Format 9: Rekomendasi Pembinaan Untuk Program Studi (Lihat Lampiran F9). 8.1. PELAPORAN ASESMEN KECUKUPAN / DESK EVALUATION Tim Asesor menyusun Laporan Asesmen Kecukupan yang dituangkan dalam format-format sebagai berikut: 1. Format 1: Penilaian Borang Program Studi (Lihat Lampiran F1); 2. Format 2: Penilaian Evaluasi Diri (ED) Program Studi (Lihat Lampiran F2); 3. Format 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran F3); Tim Asesor diberikan waktu 2 minggu untuk melakukan Asesmen Kecukupan per program studi di lokasi keberadaan asesor secara elektronik. 8.2. PELAPORAN ASESMEN LAPANGAN / VISITASI Tim Asesor menyusun Laporan Asesmen Lapangan yang dituangkan dalam format-format sebagai berikut: 1. Format 4: Berita Acara Asesmen Lapangan Program Studi (Lihat Lampiran F4); 2. Format 5: Berita Acara Asesmen Lapangan Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran F5); 3. Format 6: Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi (Lihat Lampiran F6); 4. Format 7: Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi (Lihat Lampiran F7); 5. Format 8: Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran F8); 6. Format 9: Rekomendasi Pembinaan Untuk Program Studi (Lihat Lampiran F9). Tim Asesor mengisi dokumen format penilaian dan rekomendasi hasil visitasi, Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi, serta Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi. Selanjutnya Tim Asesor mengirim berita acara dan seluruh hasil penilaian secara elektronik serta dokumen perjalanan (tiket, boarding pass, kuitansi transportasi lokal dan kuitansi penginapan) melalui pos kepada Sekretariat LAM-PTKes , selambat-lambatnya satu minggu setelah visitasi di program studi.
23
REFERENSI 1. 2. 3. 4. 5.
Undang-Undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. BAN-PT. Buku 1 : Naskah Akademik. Jakarta 2013. BAN-PT. Buku 2 : Standar dan Prosedur. Jakarta 2013. BAN-PT. Buku 5 : Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi. Jakarta 2013. BAN-PT. Buku 7: Pedoman Asesmen Lapangan. Jakarta 2013.
24
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
25
SOP KOORDINASI KEBERANGKATAN ASESOR DARI MASING-MASING LOKASI Dikarenakan asesor berasal dari institusi pendidikan yang berbeda-beda maka untuk menunjang kelancaran keberangkatan Tim Asesor menuju lokasi yang di visitasi maka perlu koordinasi antara lain:
1. Setelah Tim Asesor mendapatkan pemberitahuan dari Sekretariat LAMPTKes bahwa hasil Asesmen Kecukupan layak untuk divisitasi, maka antara asesor melakukan komunikasi untuk menyepakati waktu/tanggal keberangkatan menuju lokasi asesmen. 2. Masing-masing asesor melaporkan rencana keberangkatan Sekretariat LAM-PT Kes minimal 3 minggu sebelum pelaksanaan.
kepada
3. Sekretariat mengontak institusi pendidikan yang akan di visitasi minimal 2 minggu sebelum pelaksanaan. 4. Asesor berada di lokasi/ Program Studi yang di akreditasi 1 hari sebelum pelaksanaan akreditasi.
Lampiran 2
26
JADWAL KEGIATAN ASESMEN LAPANGAN Hari
Jam
Hari 1
Acara Para asesor berangkat ke lokasi dan
membahas
rencana
kunjungan bersama. Setelah semua asesor tiba, maka mereka
membahas
rencana
visitasi, kemudian menyampaikan hal itu kepada prodi. Hari 2
08:00 – 09:00
Courtesy call kepada pimpinan perguruan tinggi.
09:00 – 11:00
Presentasi dan diskusi dengan tim akreditasi prodi dan SPMI.
11:00 – 12:00
Orientasi lokasi prodi
12:00 – 13:00
ISHOMA
13:00 – 14:00
Pertemuan dengan alumni dan pemangku
kepentingan
(concerns) 14:00 – 15:00
Pertemuan dengan staf pengajar (concerns)
15:00 – 16:00
Pertemuan
dengan
tenaga
kependidikan (concerns) 16:00 – 17:00
Pertemuan dengan mahasiswa (concerns).
Hari 3
17:00 – 20:00
ISTIRAHAT
20:00 – 23:00
Diskusi antar asesor
08:00 – 12:00
Tinjauan lapangan 1
12:00 – 13:00
ISHOMA
13:00 – 17:00
Pemeriksaan dokumen
17:00 – 20:00
ISTIRAHAT
Lampiran 2
26 20:00 – 23:00
Diskusi antar asesor penyusunan berita acara, dan penyusunan rekomendasi pembinaan. Berita acara yang sudah selesai diberikan
kepada
prodi
untuk
berita
acara
ditanggapi.
Hari 4
08:00 – 12:00
Diskusi
tentang
dengan prodi. Diskusi
dan
penandatanganan
berita acara dengan prodi. 12:00 – 13:00
ISHOMA
13:00 – 17:00
Penyusunan laporan visitasi.
17:00
Para asesor kembali ke tempat masing-masing.
27
Lampiran 3
RAMBU – RAMBU WAWANCARA 1. Rambu-Rambu Wawancara ⇒ Wawancara dengan Dosen Kepemimpinan Suasana kerja Hubungan dengan pimpinan dan sesama anggota Beban kerja Sistem kesejahteraan, termasuk penggajian/honor Masalah akademik lain yang relevan Prasarana dan sarana akademik Pelayanan administrasi terhadap dosen ⇒ Wawancara dengan Pimpinan Program Studi Suasana kerja Hubungan pimpinan dan bawahan Hubungan antara sesama sivitas akademika Beban kerja Sistem kesejahteraan, termasuk penggajian/honor Kelengkapan prasarana dan sarana ⇒ Wawancara dengan Mahasiswa Suasana belajar Kelengkapan prasarana dan sarana akademik Kepuasan belajar Fasilitas kemahasiswaan (asrama, klinik, fasilitas olahraga, fasilitas hiburan, dll.) Organisasi mahasiswa Layanan bantuan (bimbingan dan konseling, beasiswa, dsb.) Informasi karir dan pasar kerja
Lampiran 4
28
KEHARUSAN DAN LARANGAN BAGI ASESOR LAM-PTKes
I.
KEHARUSAN ASESOR
1. Asesor harus melaksanakan tugas asesmen dalam koridor sebagai “peer
2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
reviewer”, sehingga harus bekerja secara obyektif tanpa mempertimbangkan reputasi program studi dan/atau satuan pendidikan tinggi yang dinilainya. Obyektif dalam memberikan penilaian. Membawakan diri sebagai “peer reviewer” yang berperilaku baik, yaitu, antara lain: jangan sampai berbaik hati yang berlebihan atau sebaliknya,--bermuka masam, murung, kejam atau memperlihatkan kekuasaan--, sehingga pihak program studi dan atau satuan pendidikan tinggi merasa terancam dan proses asesmen berjalan dengan suasana yang tidak sehat. Asesor harus tegas dalam memberikan saran atau kritik yang membangun kepada setiap program dan atau satuan pendidikan tinggi yang dinilainya, termasuk yang memiliki nama besar atau reputasi yang tinggi, jika memang program dan atau satuan pendidikan tinggi tersebut memiliki masalah atau hal yang memerlukan perbaikan. Asesor harus mendapatkan izin dari atasannya ketika akan melaksanakan tugas akreditasi Asesor harus tepat waktu pada setiap perjanjian dan rapat/pertemuan asesmen Asesor harus bersedia menerima dan mempertimbangkan secara sungguhsungguh setiap keluhan dan keberatan yang dikemukakan oleh pihak program dan atau satuan pendidikan tinggi yang dinilainya. Asesor harus menjamin kerahasiaan semua dokumen dan informasi yang disampaikan oleh program dan atau satuan pendidikan tinggi yang dinilainya. Asesor harus menjamin kerahasiaan hasil akreditasi dan semua hal yang rahasia (confidential) pada semua tahap dalam proses akreditasi. Asesor harus memperhatikan dan menerapkan tatakrama, sopan santun dan menghormati serta menghargai tradisi lokal dan adat istiadat setempat selama melakukan asesmen lapangan (site visit) Asesor harus menepati waktu pada setiap perjanjian dan rapat/pertemuan asesmen. Jika seorang asesor berhalangan karena kejadian-kejadian yang tidak diharapkan, yang bersangkutan harus memberi tahu “contact person” LAMPTKes secepat mungkin.
II. LARANGAN ASESOR 1. Asesor tidak boleh memiliki afiliasi dengan program dan atau satuan pendidikan tinggi yang dinilainya. 2. Asesor tidak boleh memiliki komitmen – antara lain berupa janji atau kesediaan untuk melakukan sesuatu yang tidak pada tempatnya, atau memberikan informasi yang konfidensial – untuk kepentingan program dan atau satuan pendidikan tinggi yang dinilainya. 3. Asesor tidak boleh menerima tawaran untuk terlibat dalam kegiatan program dan atau satuan pendidikan tinggi yang dinilainya. 4. Asesor tidak boleh memanfaatkan kedudukan dan mengambil keuntungan pribadi dari kegiatan akreditasi.
Lampiran 4
29
5. Asesor tidak boleh bekerja sebagai konsultan akreditasi pada program dan atau satuan pendidikan tinggi yang dinilainya. 6. Asesor tidak boleh memberi pernyataan pribadi dan atau mengatasnamakan LAM-PTKes mengenai prediksi hasil akreditasi program dan atau satuan pendidikan tinggi yang dinilainya. 7. Asesor tidak boleh memberitahukan cara pengisian insrumen akreditasi dan cara penilaiannya agar dapat memperoleh hasil akreditasi yang baik. 8. Asesor tidak boleh menerima layanan, pemberian dan atau hadiah (suap) dalam bentuk apapun pada saat akan, selama, dan atau setelah melakukan penilaian program dan atau satuan pendidikan tinggi yang yang patut diduga ada kaitannya dengan tugasnya sebagai asesor. 9. Asesor tidak boleh memalsukan atau terlibat dalam pemalsuan data dan informasi yang berhubungan dengan akreditasi. 10. Asesor tidak boleh mengubah atau memperbaiki data dan informasi yang berkaitan dengan proses evaluasi (kecuali perubahan data yang harus dilakukan sebagai hasil visitasi dan hal ini harus dicantumkan di dalam Berita Acara Visitasi)
30
Lampiran 5 PERNYATAAN KEPATUHAN ASESOR
Saya telah membaca, mengerti, memahami dan menyetujui kode etik serta apa yang harus dan tidak boleh dilakukan asesor seperti tertulis di atas. Saya memahami, jika saya melanggar kode etik dan keharusan serta larangan bagi asesor ini, maka saya bersedia diberhentikan dari proses asesmen yang ditugaskan, dan LAM-PTKes tidak akan menugaskan saya lagi sebagai asesor LAM-PTKes.
Tanggal
: _______________________
Nama Jelas: _______________________
Tandatangan Asesor: ___________________
