PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM BPJS KETENAGAKERJAAN
DIKLAT OPK 2016
Landasan Hukum PERATURAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN NOMOR: PERDIR/09/072015 TENTANG PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM
Pedoman Tata Naskah
Pedoman Pengurusan Surat dan Penataan Berkas Pedoman Pengurusan Formulir Administrasi BPJS Ketenagakerjaan dan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan
Pedoman Penyusutan Arsip
Pedoman Tata Naskah
Penyusunan naskah dinas
Penggunaan cap dan logo dinas
Prinsip Penyusunan Naskah Dinas
Unsur Dokumen Yang Baik
Sifat & Derajat Surat
Sifat
Derajat
Rahasia
Sangat Segera
Hanya boleh diketahui oleh pejabat yang memiliki kewenangan tertentu
Harus dikirim dan diterima dalam waktu 1 x 24 jam
Terbatas Hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berkepentingan dengan isi surat tersebut
Biasa Tidak tergolong ke dalam kategori Rahasia atau Terbatas
Segera Harus dikirim dalam waktu 24 jam
Biasa Berlaku azas FIFO (First In Firs Out)
Huruf Naskah Dinas
PERATURAN BPJS KETENAGAKERJAAN PERATURAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN KEPUTUSAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN
Arial Ukuran 12
Bookman Old Style Ukuran 12
NASKAH DINAS PRODUK HUKUM SELAIN PER BPJS, PERDIR, KEPDIR
Penandatanganan Naskah Dinas
Cap Dinas BPJS Ketenagakerjaan
Cap Dinas BPJS Ketenagakerjaan
Digunakan untuk legalisasi atau sebagai pengesahan terhadap surat/dokumen ASLI yang dikeluarkan oleh BPJS Ketenagakerjaan
Kode Klasifikasi Kode klasifikasi digunakan untuk pengelompokan sub permasalah dari isi surat sehingga memudahkan dalam penyimpanan, memudahkan penemuan kembali surat sampai kepada penyusutan surat (pemindahan dan/atau pemusnahan).
Tujuan klasifikasi yaitu agar arsip secara mudah, cepat dan tepat dapat ditemukan kembali
Fungsi Kode klasifikasi yaitu sebagai : Alat untuk memastikan dan mengenali masalah yang primer sampai dengan rinciannya. Alat untuk memelihara hubungan antar masalah dalam klasifikasi. Alat untuk mengatur susunan dan urutan berkas.
Pedoman Tata Naskah (Surat Dinas) Surat Perjalanan Dinas
Surat Undangan
Pengumuman
Laporan Surat Perintah Kerja
Surat Edaran
Surat Jalan Kendaraan Dinas
Surat Perintah Perjalanan Dinas
Surat Izin
Memo
Surat Tugas
Surat Kuasa
Berita Acara
Surat Rutin
Surat Pengantar
Surat Keterangan
Surat Perjalanan Dinas (SPD) I.
SPD adalah surat yang digunakan untuk melakukan perjalanan dinas Direktur Utama, Ketua Dewan Pengawas, Kakanwil dan Kakacab dalam melaksanakan tugas tertentu dan dalam batas waktu tertentu. SPD merupakan bukti perjalanan dan pertanggung jawaban administrasi keuangan dari yang bersangkutan.
BERANGKAT DARI
: Jakarta
PADA TANGGAL
:
TUJUAN
:
……………………………………… MENGETAHUI
___________________ ATASAN LANGSUNG II.
TIBA DI PADA TANGGAL
: :
BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN
: : :
KANTOR/PERUSAHAAN
_____________________ Nama,tanda tangan & cap dinas III.
TIBA DI PADA TANGGAL
: :
BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN
: : :
KANTOR/PERUSAHAAN
_____________________ Nama,tanda tangan & cap dinas IV.
TIBA DI PADA TANGGAL
: :
BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN KANTOR/PERUSAHAAN
_____________________ Nama,tanda tangan & cap dinas V.
KETERANGAN LAIN – LAIN :
: : :
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) SPPD adalah surat yang digunakan oleh Direksi untuk melakukan perjalanan dinas serta perintah tertulis dari seorang pimpinan kepada karyawan bawahan yang berada di lingkungan bidangnya untuk melakukan suatu perjalanan dinas dalam rangka tugas tertentu dengan batas waktu tertentu. SPPD merupakan bukti perjalanan dan pertanggung jawaban administrasi keuangan dari yang bersangkutan.
I.
BERANGKAT DARI
: Jakarta
PADA TANGGAL
:
TUJUAN
:
……………………………………… MENGETAHUI
___________________ ATASAN LANGSUNG II.
TIBA DI PADA TANGGAL
: :
BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN
: : :
KANTOR/PERUSAHAAN
_____________________ Nama,tanda tangan & cap dinas III.
TIBA DI PADA TANGGAL
: :
BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN
: : :
KANTOR/PERUSAHAAN
_____________________ Nama,tanda tangan & cap dinas IV.
TIBA DI PADA TANGGAL
: :
BERANGKAT DARI PADA TANGGAL TUJUAN KANTOR/PERUSAHAAN
_____________________ Nama,tanda tangan & cap dinas V.
KETERANGAN LAIN – LAIN :
: : :
Pedoman Tata Naskah (Surat Rutin)
1. 2. 3. 4.
Huruf awal kata“Nomor” ditulis huruf kapital. Kata “Nomor” tidak boleh disingkat. Tanggal Surat ditulis secara lengkap. Penulisan bulan dan tahun pada tanggal surat tidak boleh disingkat. 5. Huruf awal kata “Lampiran” ditulis huruf kapital. 6. Kata “Lampiran” tidak boleh disingkat. 7. Jumlah Lampiran tidak boleh menggunakan gabungan antara bilangan dan nama bilangannya, gunakan salah satunya saja. 8. Kata “Lampiran” tidak perlu ditulis apabila naskah dinas tidak memiliki lampiran. 9. Alamat surat terdiri dari Kata “Yth.”, Nama/Jabatan penerima surat, Unit Kerja, Alamat lengkap. 10. Perihal surat harus menggambarkan isi surat dan ditulis secara singkat, jelas dan menarik. 11. Huruf pertama pada setiap kata ditulis menggunakan huruf kapital.
12. Salam Pembuka “Dengan hormat” huruf awal kata “Dengan” ditulis menggunakan huruf kapital. 13. Penulisan Salam Pembuka diakhiri dengan tanda koma (,). 14. Penandatanganan surat harus melampirkan Nama, Jabatan dan cap dinas. 15. Nama Penandatangan tidak digarisbawahi atau tidak berada diantara tanda kurung. 16. Penulisan singkatan pejabat pengganti sementara (pps) harus ditulis dengan huruf kecil dan diakhiri tanda titik “pps.” 17. Pada Tembusan surat, huruf awal kata “Tembusan” ditulis menggunakan huruf kapital. 18. Tidak perlu mencantumkan kata Yth. pada tembusan. 19. Yang diberikan tembusan surat adalah pejabat/orang/kantor. 20. Urutan tembusan dimulai dari pejabat tertinggi.
Pedoman Tata Naskah (Surat Rutin)
Pedoman Tata Naskah (Surat Rutin)
21. Inisial digunakan untuk mengetahui jejak kaki pengonsep dan pengetik surat. 22. Inisial terdiri dari 2 karakter nama pengonsep dan pengetik yang dipisahkan dengan tanda garis miring “/”. 23. Kode Klasifikasi digunakan untuk pengelompokkan sub permasalahan dan isi surat sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat sampai kepada penyusutan surat.
Pedoman Tata Naskah (Memo)
1. 2. 3. 4.
Huruf awal kata“Nomor” ditulis huruf kapital. Kata “Nomor” tidak boleh disingkat. Tanggal Surat ditulis secara lengkap. Penulisan bulan dan tahun pada tanggal memo tidak boleh disingkat. 5. Kepada berisikan Pejabat yang menerima memo. 6. Dari berisikan Unit Kerja yang mengirim memo. 7. Perihal surat harus menggambarkan isi surat dan ditulis secara singkat, jelas dan menarik. 8. Huruf pertama pada setiap kata ditulis menggunakan huruf kapital. 9. Huruf awal kata “Lampiran” ditulis huruf kapital. 10. Kata “Lampiran” tidak boleh disingkat. 11. Jumlah Lampiran tidak boleh menggunakan gabungan antara bilangan dan nama bilangannya, gunakan salah satunya saja. 12. Kata “Lampiran” tidak perlu ditulis apabila memo tidak memiliki lampiran.
Pedoman Tata Naskah (Memo) 13. Penandatanganan surat harus melampirkan Nama, Jabatan dan cap dinas. 14. Nama Penandatangan tidak digarisbawahi atau tidak berada diantara tanda kurung. 15. Penulisan singkatan pejabat pengganti sementara (pps) harus ditulis dengan huruf kecil dan diakhiri tanda titik “pps.” 16. Pada Tembusan surat, huruf awal kata “Tembusan” ditulis menggunakan huruf kapital. 17. Tidak perlu mencantumkan kata Yth. pada tembusan. 18. Yang diberikan tembusan surat adalah pejabat/orang/kantor. 19. Urutan tembusan dimulai dari pejabat tertinggi. 21. Inisial digunakan untuk mengetahui jejak kaki pengonsep dan pengetik surat. 22. Inisial terdiri dari 2 karakter nama pengonsep dan pengetik yang dipisahkan dengan tanda garis miring “/”. 23. Kode Klasifikasi digunakan untuk pengelompokkan sub permasalahan dan isi surat sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat sampai kepada penyusutan surat.
Pedoman Tata Naskah (Produk Hukum) PERATURAN BPJS KETENAGAKERJAAN
PERATURAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN
KEPUTUSAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN
INSTRUKSI DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN
PERJANJIAN
SURAT PERINTAH
KESEPAKATAN BERSAMA
Pedoman Tata Naskah (Produk Hukum) PERATURAN BPJS KETENAGAKERJAAN
PERATURAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN
KEPUTUSAN DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN
1. Kebijakan tertulis yang mengikat internal dan eksternal BPJS Ketenagakerjaan. 2. Menggunakan huruf Bookman Old Style ukuran 12. 3. Menggunakan kertas HVS ukuran Folio dengan logo BPJS Ketenagakerjaan ditengah atas. 4. Untuk Salinan menggunakan kertas HVS ukuran Folio dengan logo BPJS Ketenagakerjaan di kiri atas dan watermark logo BPJS Ketenagakerjaan ditengah. 5. Membutuhkan persetujuan Kementerian Hukum dan HAM RI
1. Kebijakan tertulis yang bersifat internal. 2. Menggunakan huruf Bookman Old Style ukuran 12. 3. Menggunakan kertas HVS ukuran Folio, untuk halaman pertama dengan logo BPJS Ketenagakerjaan dibagian kiri atas dan watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah, untuk halaman berikutnya hanya watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah.
1. Kebijakan tertulis yang bersifat internal yang berisi ketetapan tentang kepegawaian; pengenaan sanksi; rincian rencana anggaran tahunan; pembentukan dan pembubaran tim yang sifatnya sementara; pembentukan, penetapan kelas dan perubahan nama unit kerja. 2. Menggunakan huruf Bookman Old Style ukuran 12. 3. Menggunakan kertas HVS ukuran Folio, untuk halaman pertama dengan logo BPJS Ketenagakerjaan dibagian kiri atas dan watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah, untuk halaman berikutnya hanya watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah.
Pedoman Tata Naskah (Produk Hukum) INSTRUKSI DIREKSI BPJS KETENAGAKERJAAN 1.
2. 3.
Berisikan cara pelaksanaan suatu Keputusan Direksi atau peraturan perundang-undangan lainnya. Menggunakan huruf Arial ukuran 12. Menggunakan kertas Menggunakan kertas HVS ukuran Folio, untuk halaman pertama dengan logo BPJS Ketenagakerjaan dibagian kiri atas dan watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah, untuk halaman berikutnya hanya watermark logo BPJS Ketenagakerjaan di bagian tengah.
SURAT PERINTAH 1.
2. 3.
4.
Berisikan pemberitahuan dari Atasan kepada Bawahan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu. Menggunakan huruf Arial ukuran 12. Menggunakan kertas HVS ukuran folio atau kuarto dengan kop BPJS Ketenagakerjaan. Isi surat perintah terdiri dari: • Dasar, yang menjadi landasan Surat Perintah • Diktum, memuat nama pejabat dan jabatan yang diberi perintah, jenis tugas yang harus dilaksanakan. • Jangka waktu, yang memuat masa berlakunya Surat Perintah.
Pedoman Tata Naskah (Produk Hukum)
KESEPAKATAN BERSAMA 1.
PERJANJIAN 1.
2. 3.
4.
Tindak lanjut dari Nota Kesepahaman termasuk dan tidak terbatas pada Ikatan Kerjasama. Menggunakan huruf Arial ukuran 12. Menggunakan kertas HVS polos yang disesuaikan dengan materi perjanjian bermaterai cukup. Perjanjian dibuat dalam rangkap 4, 1 untuk pihak pertama, 1 untuk pihak kedua, 2 untuk Divisi Sekretaris Badan.
2. 3.
4.
Menjelaskan persetujuan atau kesepakatan antara BPJS Ketenagakerjaan dengan pihak lain yang berupa perikatan pendahuluan dan berisi hal-hal pokok mengenai kerjasama dengan jangka waktu maksimal 3 tahun. Menggunakan huruf Arial ukuran 12. Menggunakan kertas HVS polos yang disesuaikan dengan materi kesepakatan bermaterai cukup. Perjanjian dibuat dalam rangkap 4, 1 untuk pihak pertama, 1 untuk pihak kedua, 2 untuk Divisi Sekretaris Badan.
Peraturan BPJS Ketenagakerjaan
Salinan Peraturan BPJS Ketenagakerjaan
Peraturan Direksi BPJS Ketenagakerjaan
Keputusan Direksi BPJS Ketenagakerjaan
Perjanjian
Surat Perintah
Nota Kesepahaman/ MoU
Pedoman Pengurusan Surat dan Penataan Berkas
DIKLAT OPK 2016
Pengurusan Surat Masuk (Kantor Pusat) DIVISI SEKRETARIS BADAN 1. PENERIMAAN SURAT : Menerima surat masuk, meneliti dan memeriksa kebenaran alamat tujuan.
2. PENGARAHAN SURAT : Memisahkan surat penting dan tidak penting, mengarahkan surat penting dan tidak penting kepada Pimpinan dan Unit Pengolah. 3. PENGENDALIAN SURAT : Melakukan pencatatan dalam kartu kendali.
UNIT PENGOLAH 1. Menerima surat 2. Menyampaikan surat disertai dengan Lembar Disposisi.
Pengurusan Surat Masuk (Kantor Wilayah & Cabang) BAGIAN/ BIDANG UMUM & SDM 1. PENERIMAAN SURAT : Menerima surat masuk, meneliti dan memeriksa kebenaran alamat tujuan. 2. PENGARAHAN SURAT : Memisahkan surat penting dan tidak penting, mengarahkan surat penting dan tidak penting kepada Pimpinan dan Unit Pengolah. 3. PENGENDALIAN SURAT : Melakukan pencatatan dalam kartu kendali, menyampaikan surat disertai Lembar Disposisi
UNIT PENGOLAH 1. Menerima surat 2. Menyampaikan surat kepada Kepala Bagian/ Bidang.
Lembar Disposisi Kantor Pusat
Lembar Disposisi Kantor Wilayah/ Cabang
Pengurusan Surat Keluar SEKRETARIS DIREKSI/ DIVISI/ SPI/ CMO/LNO 1.Memeriksa kebenaran bentuk dan susunan sesuai Pedoman Administrsi Umum 2.Memeriksa kebenaran alamat surat 3.Menyampaikan surat asli berikut kelengkapannya kepada Divisi Sekretaris Badan.
DIVISI SEKRETARIS BADAN 1. Pencatatan -Menerima surat asli beserta kelengkapan surat. -Meneliti persyaratan surat dan kelengkapannya -Mendahulukan penanganan untuk surat penting, rahasia/ terbatas. 2. Pengiriman -Surat penting harus dikirim pada hari yang sama saat surat diterima -Surat tidak penting dikirim dengan azas FIFO -Mencocokkan jumlah dan jenis paket yang akan dikirim dengan surat pengantar pengiriman -Membuat Berita Acara penyerahan paket/ barang.
Penataan Berkas (Prinsip)
Penataan Berkas dan Penemuan Kembali Secara Sistematis
Penyimpanan Arsip Aktif oleh Unit Pengolah dan Arsip Inaktif oleh Unit Kearsipan
Surat Rahasia/ Terbatas disimpan secara khusus oleh Direksi, Kepala Divisi/ SPI/ CMO, Kakanwil, Kakacab
Khusus untuk Kantor Daerah, surat dari perusahaan peserta yang berkaitan dengan masalah kepesertaan dan jaminan, penyimpanann ya disatukan dengan berkas FAB dari perusahaan yang bersangkutan
Penataan Berkas Inaktif
Arsip inaktif yang akan disimpan diteliti dahulu kebenaran dan kelengkapan, kode klasifikasi, indeks dan isi berkasnya.
Mempersiapkan boks/dos arsip (yang telah ditetapkan standarnya) yang diberi label keterangan isi berkas, kode klasifikasi dan indeks yang menunjukkan isi berkas, nomor urut boks/dos arsip dan nama unit pengolah. Folder yang berisi arsip inaktif ditempatkan dalam boks/dos arsip sesuai dengan keterangan-keterangan dalam labelnya. Folder diatur menurut abjad, dan tidak menggunakan sekat
HONGKONG
99 th, 155 th 1997
PERANG CANDU 1839 - 1842
Perjanjian 1898
Fungsi Arsip
Sumber Informasi
Gambaran Masa Lampau
Bukti
Pengambilan Keputusan
Bahan Penelitian dan pengembangan
Member Card untuk Mengetahui Perilaku Konsumen dan Menjadi Strategi
Bisnis yang menggunakan Arsip RS dengan Medical Recordnya
Ketika arsip tidak dikelola….
45
45
Terbayangkah di pikiran anda apa yang akan anda lakukan? 1. Wait and see (melihat dan menunggu perintah) 2. Searching knowledge (mencari bagaimana cara mengelola arsip)
tahu
3. Don’t do anything (diam dan menganggap seharusnya bukan saya yang mengerjakan) 46
46
Penyusutan Arsip
Pemeliharaan (Retensi) Arsip
Penggunaan Arsip
Penciptaan Arsip
Pengelolaan Konvensional Dipelihara
Alih Media
Pemindahan Pemusnahan
Pentingnya Kode Klasifikasi Mengelompokkan sub kategori permasalahan arsip Memudahkan dalam penyimpanan arsip
Memudahkan penemuan kembali arsip Data pendukung bagi daftar penyusutan arsip (pemindahan dan atau pemusnahan)
Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yg wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
2 tahun untuk arsip yg memiliki nilai guna administrasi. 5 tahun untuk arsip yg memiliki nilai guna hukum dan teknologi informasi. 10 tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna keuangan (pertanggungjawaban catatan keuangan, bukti pembukuan dan pendukung adm keuangan).
Tahapan Penyusutan Arsip Arsip
Persiapan Penyusutan Arsip Non Arsip Pemindahan Arsip In aktif
Unit Kearsipan
Pemusnahan Arsip
Melihat Jadwal Retensi 2 tahun 5 tahun 10 tahun
PENYUSUTAN ARSIP
PERKA ANRI NO 19 TAHUN 2015
Penyerahan Arsip Statis Bernilai Sejarah (dokumen salinan asli)
Arsip Nasional RI
PENGELOLAAN ARSIP KEPESERTAAN
52
52
Pengarsipan Data Kepesertaan Aktif dan Kepesertan Non Aktif Data kepesertaan aktif adalah dokumen yang dikelola dan berada di bagian pemasaran diurutkan berdasarkan NPP Perusahaan
dimasukkan dalam map gantung untuk 1 (satu) map satu perusahaan
Pada filling cabinet (tidak diperkenankan mengkode atau menandai kepesertaan punya si A atau si B / membuat rumah sendiri)
Bila dikemudian hari si pembina peserta di mutasi atau tidak berada di unit kerja yang sama, si pengganti personil tidak akan sulit mencari dan mengelola data kepesertaan tersebut.
Data kepesertaan non aktif adalah dokumen yang dikelola pada bagian pemasaran dan dalam pengelolaan dokumen kepesertaan yang sudah tidak aktif dipisahkan dengan yang masih aktif dan ditempatkan pada boks arsip tersendiri (diluar filling cabinet)
diurutkan berdasarkan NPP Perusahaan
Diikat portapel & Dimasukkan dalam boks arsip
Diserahkan ke unit kearsipan
Disimpan dalam ruang arsip
53
53
Apa yang ada pada Berkas Kepesertaan ?
KEPESERTAAN AWAL
Formulir Pendaftaran Perusahaan Formulir Pendaftaran Tenaga Kerja Formulir Penetapan Iuran Pertama Kuitansi dan Voucher Pembayaran Iuran Pertama Rekonsiliasi yang disetujui perusahaan Penerbitan PSJHT
DATA KEPESERTAAN
KEPESERTAAN SUSULAN
Kuitansi dan voucher pembayaran iuran Rincian Iuran Formulir Mutasi Tenaga Kerja Surat yang berhubungan dengan Kepesertaan Data Upah Rekonsiliasi yang disetujui perusahaan
54
Penataan Berkas Kepesertaan Aktif DATA KEPESERTAAN
Format Lama
Format Baru
FILING CABINET
FILING CABINET
JJ0P 0001 - 0050
00001 - 00500
JJ0P 0051 - 0100
00501 - 01000
NAMA & NPP PERUSAHAAN
JJ0P 0101 - 0150
01001 - 01500
NOMOR URUT
UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI, DIBUAT DAFTAR CATATAN NOMOR URUT PERUSAHAAN DAN RITEMPEL PADA DEPAN FILLING CABINET
DIURUTKAN NPP DAN FOLDER
55
CONTOH PENATAAN ARSIP KEPESERTAAN AKTIF
56
CONTOH PENATAAN ARSIP KEPESERTAAN NON AKTIF
57
Melestarikan masa lalu dan Berkembang di masa depan
Peserta : Seluruh Kantor Cabang Pelaksanaan : Juni – Des 2016 Tema : “Melestarikan Sejarah, melalui Pengelolaan
Dokumen secara Handal”
Mekanisme : a. Kacab membuat laporan periodik ke Kanwil dan Divisi Sekretaris Badan b. Kanwil melakukan observasi lapangan c. Kanwil melakukan penilaian dan membuat peringkat dan dikirimkan ke Divisi Sekretaris Badan d. Divisi Sekretaris Badan melakukan penilaian awal , observasi lapangan. e. Divisi Sekretaris Badan melakukan penilaian akhir dengan melibatkan ANRI. Pengumuman Pemenang : 5 Des 2016
