Pdp. Yonathan, S.Kom

GMS CHRISTMAS CELEBRATION 2014 CHIEF OF USHER DEPARTMENT MEETING DOCUMENT Version 9.0

Prepared By :

Pdp. Yonathan, S.Kom Head Of People Department

TABLE OF CONTENT Contents VERSION UPDATE HISTORY

01

GENERAL DESCRIPTION

02

STRUCTURE

03

TICKET

06

VENUE MAP

11

PARKING

12

EVENT RUNDOWN

13

USHER BRIEFING

14

SCHEDULE

17

CONTACT ME

18

GMS Christmas Celebration 2014 | Chief Of Usher Department | Meeting Document

i

VERSION UPDATE HISTORY

Update version 5.0 

Penambahan Detail Contact Ketua Ibadah & Supervisor.



Update Venue Layout



Penambahan Jumlah petugas pembagian ticket natal di tiap ibadah.

Update ver 6.0 -

Update Nama panitia.

-

Update Venue Layout.

Update ver 7.0 -

Update nama structure.

-

Penambahan Venue Layout Luar.

-

Update Venue Layout Dalam.

-

Penambahan Dokumen Parking.

-

Update Schedule Meetng.

Update version 8.0 -

Update General Structure.

-

Delete Venue Layout Luar.

-

Update Venue Layout Dalam.

-

Update Parking Rules.

-

Update Rundown Ibadah (No Altar CAll, No Fosfor)

-

Penambahan Briefing Usher.

-

Update Schedule

Update Version 9.0 -

Update Usher Briefing.


01 1

GENERAL DESCRIPTION

TEMA “FINDING HOPE”

WAKTU PELAKSANAAN PELAKSANAAN Kamis, 25 Desember 2014  Natal 1 : 07.00 – 09.00 WIB  Natal 2 : 10.30 – 12.30 WIB  Natal 3 : 14.00 – 16.00 WIB  Natal 4 : 17.30 – 19.30 WIB

LOKASI PELAKSANAAN Dyandra Convention Hall.

JUMLAH KURSI ± 4.750 Kursi / Ibadah. (4.350 Jemaat + 200 Undangan + 200 Jiwa Baru)

SISTEM TIKET  Ticket berbentuk gelang tangan.  Untuk mendapatkan ticket, jemaat wajib menukarkan dengan NIJ.


02 2

STRUCTURE

Struktur Panitia Natal Gereja Mawar Sharon 2014 Semua Divisi.


03 3

STRUCTURE Struktur Panitia Natal Gereja Mawar Sharon 2014 Divisi Usher.


04 4

STRUCTURE

Detail struktur dan nomor handphone Ketua Ibadah dan Supervisor lapangan.

POSISI

NAMA

NO HP

Ketua Usher Dalam Natal 3

Jhune

081703389276

KETUA PEOPLE

Yonathan

087852115114

Supervisor Blok A Natal 3

Melia Kartika sari

085933713208

Ketua Usher

Yonathan

087852115114

Supervisor Blok B Natal 3

Ryan Christian W

089646465130

Ketua Usher Natal 1

Franky Lorentz

081216941850

Supervisor Blok C Natal 3

Liliana Gunawan

08885798838

Ketua Usher Luar Natal 1

Subiantoro

0818324453

Ketua Usher Natal 4

Welly Soedjono

08123036767

Supervisor Parkir Natal 1

Buana Heksa

08123252647


Robert Tantry

081216631891

Supervisor Drop Off Natal 1

Andri Ong

085785181979


Soehariono yacob

081703227688

Supervisor Crowd Natal 1

Yunus

08123544664


Jhune

081703389276


Franky Lorentz

081216941850


Hardy Tanujaya

0818325720


David Limanto

087853284099


Santoso Narpati

0811314669


Hery S

0811375880


Deni Wijaya

081259529979


Hendy

081332001006


Budiharto

081330400800

Ketua Usher Natal 2

Hendri Sutiono

0811307300


Rudianto

081332541321


Heru

0811325090

Ketua Pendoa

Ferywati

08121716892


Peter Liem

0818300969

Ketua Pendoa Natal 1

Hwie Chien

087751143397


Andri Ong

085785181979

Supervisor Doa Atmosfer N1

Ferywati

08121716892


Hendy

081332001006

Supervisor Doa Altar Call N1

Hwie Chien

087751143397

Hwie Chien

087751143397


Hendra Gunawan

0811370887



Ayoung

0818336020


Ferywati

08121716892


Hok Siong

08123195589


Hwie Chien

087751143397


Yulius

08123028486


Ferywati

08121716892

Tjendera Dewi

08165414198

Ketua Usher Natal 3

Robert Tantry

081216631891



Robert Tantry

081216631891


Dendy Lifton

083856555737


Soehariono yacob

081703227688


Ferywati

08121716892


Hendrata Poernomo

081703569078

Supervisor Doa Atmosfer Na4

Steven Ngui

081931525369

085733120594


Dendy Lifton

083856555737


Andre Yusdianto


05 2

TICKET

JENIS TIKET  Natal 1 sampai Natal 4 Memiliki warna tiket yang berbeda.  Di tiap ibadah dibedakan antara tiket jemaat dan tiket undangan.  Total ada 8 Jenis tiket.

PEMBAGIAN TIKET  Tiket dibagikan di 7 Ibadah (AOG, ProM, Umum 1, Umum 2, Umum 3, Umum 4, Satelit)  Dilakukan sebanyak 5 Batch:  22 November 2014  29 November 2014  06 Desember 2014  13 Desember 2014  20 Desember 2014  Setiap usher ibadah pada tanggal diatas sepulang ibadah menyediakan 5 orang untuk mengatur flow pengambilan tiket jemaat.

ALOKASI PEMBAGIAN TIKET  Natal 1 & 2 = NIJ Umum (2 Tiket), NIJ AOG (1 Tiket)  Natal 3 & 4 = NIJ Umum (3 Tiket), NIJ AOG (2 Tiket)  KTP berlaku mulai minggu ke 3, 4.  Lajang = 1 Tiket  Menikah = 2 Tiket  Duda / Janda = 2 Tiket


06 2

TICKET

Jatah tiket natal GMS 2014 per ibadah Ibadah

Jumlah Kehadiran

Eagle Kidz AS ST V

TOTAL

%

Bagi TIKET

N1

Alokasi TIKET N2 N3

N4

Umum 1

1665

67

60

99

1891

2423

2650

1325

663

265

397

Umum 2 Umum 3

2486 2083

105 77

90 71

147 83

2828 2314

3624 2965

3800 3200

1140 640

1900 640

380 480

380 1440

Umum 4 AOG Teen

1203 1530

44

38

1285 1530

1647 1961

1800 1600

360 160

360 160

270 1040

810 240

AOG Youth Pro M

1870 800

37

28

1870 865

2396 1109

1900 1000

190 200

190 200

1330 400

190 200

Sat. Revelation Sat. Unity

754 365

56 20

43 19

79 72

932 476

1194 610

1100 600

110 120

110 90

275 60

605 330

Sat. HOV

156

15

18

22

211

270

300

75

47

50

128

250

80

40

50

80

18200

4400

4400

4600

4800

Umum 1 Umum 2 Umum 3 Umum 4 AOG Teen AOG Youth Pro M Sat. Revelation 44 44 110 242 22 22 55 121 Sat. Unity 48 36 24 132 24 18 12 66 Sat. HOV 30 19 20 51 15 9 10 26 Sat. Sidoarjo 32 16 20 32 16 8 10 16 C (6-7 Des) D (13-14 Des) N1 N2 N3 N4 N1 N2 N3 N4 Total 7:00 10:30 14:00 17:30 7:00 10:30 14:00 17:30 N1 N2 N3 331 166 66 99 199 99 40 60 1325 663 265 285 475 95 95 171 285 57 57 1140 1900 380 160 160 120 360 96 96 72 216 640 640 480 90 90 68 203 54 54 41 122 360 360 270 40 40 260 60 24 24 156 36 160 160 1040 48 48 333 48 29 29 200 29 190 190 1330 50 50 100 50 30 30 60 30 200 200 400 28 28 69 151 17 17 41 91 110 110 275 30 23 15 83 18 14 9 50 120 90 60 19 12 13 32 11 7 8 19 75 47 50 20 10 13 20 12 6 8 12 80 40 50 4400 4400 4600

N4 397 380 1440 810 240 190 200 605 330 128 80 4800

Sat. Sidoarjo 12912

Ibadah

N1 7:00 530 456 256 144 64 76 80

421

367

502

A (22-23 Nov) N2 N3 N4 10:30 14:00 17:30 265 106 159 760 152 152 256 192 576 144 108 324 64 416 96 76 532 76 80 160 80

14202

N1 7:00 265 228 128 72 32 38 40

18200

B (29-30 Nov) N2 N3 N4 10:30 14:00 17:30 133 53 79 380 76 76 128 96 288 72 54 162 32 208 48 38 266 38 40 80 40


07 3

TICKET

Jumlah petugas Usher Ticketing Natal GMS 2014 IBADAH

22&23 Nov / 29&30 Nov / 06&07 Des / 13&14 Des Operator

Ass. Opr

Out

Checker

Greeter

SPV

In

IT

Total

8/5/5/4 8/6/7/5 8/5/5/4 5/4/4/4 6/5/5/4 6/5/5/4 4/4/4/4

4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4

1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1

4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4

4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4

1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1

4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4 4/4/4/4

1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1 1/1/1/1

27/24/24/23 27/25/26/24 27/24/24/23 24/23/23/23 25/24/24/23 25/24/24/23 23/23/23/23

Pagi

3/3/0/0

1/1/0/0

1/1/0/0

-

-

-

1/1/0/0

-

6/6/0/0

Siang

3/3/0/0

1/1/0/0

1/1/0/0

-

-

-

1/1/0/0

-

6/6/0/0

Pagi

3/2/0/0

1/1/0/0

1/1/0/0

-

-

-

1/1/0/0

-

6/5/0/0

Siang

3/2/0/0

1/1/0/0

1/1/0/0

-

-

-

1/1/0/0

-

6/5/0/0

Sore

2/1/0/0

1/1/0/0

1/1/0/0

-

-

-

1/1/0/0

-

5/4/0/0

2/2/0/0

1/1/0/0

1/1/0/0

-

-

-

1/1/0/0

-

5/5/0/0

Umum 1 Umum 2 Umum 3 Umum 4 AOG Teen AOG Youth Pro M Revelation

Unity

HOV


08 4

TICKET

JOB DESCRIPTION 1. Operator - input ke database gms melalui gadget (registrasi) 2. Assisten Operator - Membagikan undangan sesuai dengan jumlah yang diinput oleh operator 3. Gate in - Mengecek kelengkapan persyaratan setiap orang yang akan masuk keantrian - Validasi antrian yang dipilih - Memasang semua papan nama Gate yang akan dipakai - Menutup antrian sesuai jumlah tiket yang tersisa (melihat sisa jumlah di TV) 4. Greeter - memberi info tentang ketentuan dan persyaratan yang berlaku apabila dibutuhkan 5. Checker - Mengecek kelengkapan persyaratan setiap orang yang akan masuk keantrian 6. IT - Menyiapkan dan memastikan system peralatan yang akan dipakai 7. SPV - Bertanggung jawab mengatur dan mengawasi pembagian, dari persiapan sampai selesai - Membagi orang yang mengambil di meja operator supaya tidak ada penumpukan. - Bertanggung jawab atas jumlah tiket yang diserahterimakan untuk dibagikan - Bertanggung jawab atas open dan close software computer - Memastikan jumlah sisa tiket yang dipegang oleh asisten operator - Memberi informasi sisa jumlah tiket kepada Gate in - Melakukan penghitungan sisa tiket 8. Gate Out - Menjaga pintu keluar agar tidak ada yang masuk melalui pintu keluar - Mengarahkan orang yang akan keluar


09 5

TICKET Alur Pembagian Ticket Mingguan Natal GMS 2014


10

VENUE MAP

USHER

USHER


11 7

PARKING

Kapasitas Parkir GMS & Dyandra GEDUNG

GATE C

GATE D

GATE H

GATE I

423

48

40

47

34

GMS MOBIL

KOMBES TOTAL 35

627

BASEMENT DYANDRA 700

700

GEDUNG

MAWAR 33

MAWAR 41

300

400

100

GMS MOTOR

800

BASEMENT DYANDRA 300

300

SHUTLE  KENDARAAN 1. BUS BDI

= 24 ORANG

2. GRANDMAX = 12 ORANG 3. Innova

= 06 ORANG

4. Innova

= 06 ORANG

 WAITING 1. Gate B dibuka. 2. Area depan kantin diberi beberapa kursi untuk jemaat menunggu kendaraan shutle. FLOW PARKIR  MOBIL 1. Urutan Parkir : Dyandra, Kombes, Gedung Parkir GMS, Gate C, Gate D, Gate H, Gate I. 2. Parkir Dyandra, Kombes, Gedung Berbayar. 3. Buka tutup Gate dan menjaga arus oleh security GMS, berkoordinasi dengan Usher.  MOTOR 1. Urutan Parkir : Dyandra, Danareksa, Gedung, Mawar 33, Mawar 41. 2. Semua Pelayan Tuhan parkir di gedung parkir motor GMS.


12 8

EVENT RUNDOWN

Rundown Ibadah Natal 1 Gereja Mawar Sharon TIME DUR EVENT 07.00

15’

PIC

Praise & Worship   

PAW

Prepare Ye The Way Joy To The World Dari Pulau Dan Benua

07.15

30’

Drama – Non Musical

Drama

07.45

5’

Praise & Worship

PAW



6 Session @5Minuttes

He Will Carry You

07.50

40’

Sermon

Ps. Philip

08.30

20’

Praise & Worship

PAW

   

NOTES

Tidak ada Altar Call 

“Ku Bri Yang Terbaik” persembahan dijalankan.

Tetap Tersenyum Malam Kudus Ku Bri Yang Terbaik Tak Kan Goyah

08.50

1’

Clip Pesan Gembala-Gembala

08.51

4’

Praise & Worship PAW  Endless Praise  We Wish You A Merry Christmas

08.55

5’

Doa Berkat

M2M

Ps.Jusuf

 Rundown diatas merupakan rundown kasar natal 1.  Rundown natal lainnya acara sama persis, tinggal diconvert ke waktu ibadah tersebut.


13 9

USHER BRIEFING

PERSIAPAN 1. Semua pelayan wajib parkir kendaraan di gedung parkir GMS. 2. Usher berkumpul 1,5 jam sebelum ibadah di teras area performer dyandra. 3. Dresscode : Kemeja Merah + Dasi Gold + Jas Hitam + Celana Kain + Sepatu Vantoufel. 4. Setiap usher wajib membawa minimal 3 buah bolpoin. 5. Setiap usher membawa 1 buah senter.

PEMBAGIAN TIM 

Natal 1 = Usher Umum 1 + Pro M + Klampis



Natal 2 = Usher Umum 2 + Pro M + Barat + Siwalankerto



Natal 3 = Usher AOG + Extend Umum 2



Natal 4 = Usher Umum 3 + Umum 4 + Umum 1 + AOG + Barat

JUMLAH USHER TIAP TIM (UPDATED 20 OKTOBER 2014) 

Ibadah 1

= 50 Orang



Pro M

= 60 Orang



Ibadah 2

= 30 Orang



AOG

= 140 Orang



Ibadah 3

= 20 Orang



Klampis

= 23 Orang



Ibadah 4

= 25 Orang



Barat

= 60 Orang



Siwalankerto = 40 Orang


14 10

BRIEFING USHER

BEFORE SERVICE 1. Semua Usher wajib berkumpul di Teras area performer 1,5 jam sebelum pelayanan. 2. Semua Tools (Keplek, Amplop Persembahan, kantong kresek) dibagikan saat briefing. 3. Gate selalu terbuka, Open Pintu 45 Menit sebelum ibadah dimulai, All usher Standby gate T-1 jam. Untuk Ibadah 3, Open Pintu 30 Menit sebelum ibadah mulai. 4. Gate D untuk Tamu Undangan, Gate C untuk jemaat bertiket, Gate B & A disegel dahulu. 5. Setelah 30 menit acara mulai, Gate C & D ditutup, pindah ke Gate B baik yang memiliki tiket, maupun Undangan, dan juga yang tidak memiliki tiket. 6. Apabila ada masalah terkait dengan undangan, langsung dihubungkan pada tim hospitality di booth hospitality dekat pintu 5. 7. Tamu undangan dari Gate D langsung akan diterima oleh tim hospitality dan dibawa ke hospitality desk untuk diberi gelang, konsumsi, dan dimasukkan melalui pintu 5. 8. 45 menit sebelum acara mulai, sampai 30 menit setelah acara mulai, jemaat akan masuk melalui pintu 3 & pintu 4. 9. Pintu 3 & Pintu 4 dijaga masing-masing 2 usher untuk memastikan semua jemaat yang masuk sudah memakai gelang. 10. Setelah 30 menit acara mulai, Pintu 3 & Pintu 4 akan ditutup, dan hanya dibuka pintu 1 saja. 11. Jemaat yang membutuhkan alat penerjemah dapat diambil di Interpreter Booth disebelah Pintu 2. 12. Toilet seberang Pintu 5 hanya untuk wanita saja, Toilet Pria menggunakan lantai bawah dan lantai atas. 13. Blok B1 & Blok C1, 6 baris paling depan untuk undangan, total sebanyak 270 kursi. 14. Sudah ada usher Hospitality yang akan jaga kursi undangan, tapi persembahan masih dicover oleh usher kita. 15. Flow Parkir akan dibantu oleh pihak dyandra sekitar 3 personel.


15 2

BRIEFING USHER ON SERVICE 1. Bila ruangan penuh, bila ada jemaat yang ketoilet akan diberi sticker di gelang, agar dapat kembali ketempat duduk mereka. 2. Menit ke 90, pada saat lagu “Ku Bri Yang Terbaik” persembahan dijalankan. 3. Perhitungan Jumlah jemaat akan dilakukan di menit ke 45 saat lagu “He Will Carry You”. Perhitungan dilakukan oleh tiap usher blok. 4. Perhitungan yang dilakukan meliputi : Jumlah Kursi, Jumlah Kursi Kosong, Jumlah Jemaat, perhitungan dilakukan oleh dua orang yang berbeda untuk crosscheck hasil. 5. Tidak Ada Altar Call.

AFTER SERVICE 1. Selesai Ibadah, semua usher membersihkan sampah dibloknya masingmasing menggunakan kantong kresek yang sudah diberikan saat briefing. 2. Usher Luar kembali bertugas dan mengatur flow kepulangan jemaat. 3. Semua Usher kembali ke area Teras Performer area untuk evaluasi, menyerahkan jumlah jemaat, dan mengembalikan keplek. 4. Jumlah Jemaat dilaporkan oleh ketua ibadah di group whats app, berupa jumlah kursi, jumlah kursi kosong dan jumlah jemaat dari total Blok A, Blok B, dan Blok C saja. 5. Semua usher menyampaikan masalah / kendala yang terjadi kepada masingmasing ketua blok dan akan dicatat secara tertulis. 6. Ketua Ibadah, Ketua usher luar dan dalam, koordinator blok, menunggu tim berikutnya datang, menyampaikan kendala yang terjadi, menyerahkan keplek, baru dapat meninggalkan lokasi. 7. Setiap keplek yang hilang, maka ketua ibadah akan dikenakan denda sebesar Rp 10.000,-


16 3

SCHEDULE


17 4

CONTACT ME

For more information, suggestion, and critics, please contact me :

Pdp. Yonathan, S.Kom Army Of God - Mawar Sharon Youth Pastor Office +6231-5451335 ext 123 Phone +6287852115114 BBM 5175166D Email [email protected]


15 19 18 555

Pdp. Yonathan, S.Kom

Recommend Documents