PartSoft Informatikai Kft. Webes Irodai Programcsomag felhasználói kézikönyv

PartSoft Informatikai Kft. Webes Irodai Programcsomag felhasználói kézikönyv 1

2

3

4

5

Általános információk.......................................................................................................................3 1.1 Felhasználók..............................................................................................................................3 1.2 Számítástechnikai alapok..........................................................................................................3 1.2.1 Informatikai igény.............................................................................................................3 1.3 Szükséges felhasználói ismeretek .............................................................................................4 1.4 Mozgás az adatmezők között ....................................................................................................4 1.5 Adatbevitel ................................................................................................................................4 1.6 Hibaüzenetek.............................................................................................................................4 1.7 Keresés ......................................................................................................................................4 Adminisztráció ..................................................................................................................................5 2.1 Kódtárak....................................................................................................................................5 2.1.1 Kódtárak sorrend tulajdonsága..........................................................................................5 2.1.2 Áfa.....................................................................................................................................6 2.1.3 Bank ..................................................................................................................................6 2.1.4 Pénztár...............................................................................................................................6 2.1.5 Munkaszám .......................................................................................................................6 2.1.6 Fizetési mód ......................................................................................................................6 2.1.7 Mennyiségi egység............................................................................................................7 2.1.8 Ország ...............................................................................................................................7 2.1.9 Település ...........................................................................................................................7 2.1.10 Gyűjtő partner ...................................................................................................................7 2.1.11 Paraméterek.......................................................................................................................7 2.2 Ügyfelek....................................................................................................................................7 2.3 Személyek .................................................................................................................................8 2.4 VTSZ/SZJ .................................................................................................................................8 2.5 Felhasználók..............................................................................................................................8 Számlázás..........................................................................................................................................9 3.1 A számla fejléce ........................................................................................................................9 3.1.1 Számla adatai ....................................................................................................................9 3.1.2 Vevő adatai .......................................................................................................................9 3.1.3 Eladó adatai.......................................................................................................................9 3.2 Számla tételei ..........................................................................................................................10 3.3 Számla nyomtatása..................................................................................................................10 3.4 Számla újra nyomtatása, helyesbítése, sztornózása ................................................................11 Beérkező számlák ...........................................................................................................................12 4.1 A Beérkező számla fejléce......................................................................................................12 4.1.1 Számla adatai ..................................................................................................................12 4.1.2 Vevő adatai .....................................................................................................................12 4.1.3 Eladó adatai.....................................................................................................................12 4.2 Beérkező számla tételei...........................................................................................................12 4.3 Számla módosítása, sztornózása .............................................................................................13 Bizonylatok .....................................................................................................................................14 5.1 Pénztárbizonylatok..................................................................................................................14 5.1.1 Pénztárbizonylatok fejléce ..............................................................................................14 5.1.2 Pénztárbizonylatok rögzítése ..........................................................................................14 5.2 Banki bizonylatok ...................................................................................................................15 5.2.1 Banki bizonylatok fejléce................................................................................................15 5.2.2 Banki bizonylatok rögzítése............................................................................................15 5.3 Listák.......................................................................................................................................15 5.3.1 Vevő / Szállító lista .........................................................................................................15 5.3.2 Áfa lista ...........................................................................................................................15 1

PartSoft Informatikai Kft. Webes Irodai Programcsomag felhasználói kézikönyv 5.3.3 5.3.4 5.3.5

Pénztár Áfa lista ..............................................................................................................15 Pénztár lista .....................................................................................................................15 Banki bizonylat lista........................................................................................................16

2

PartSoft Informatikai Kft. Webes Irodai Programcsomag felhasználói kézikönyv

1 Általános információk A rendszer internetes megoldást kínál az alap ügyviteli feladatok ellátására: - számlázás - beérkező számlák rögzítése - pénztárak kezelése - banki kifizetések kezelése A fenti adatok alapján a rendszer továbbfejlesztése során alkalmassá válhat likviditási tervezésre, kontrolleri adatok lekérdezésére. A tervezést, fejlesztést, tesztelést végző munkatársaink a igyekeztek nagyon körültekintően eljárni munkáik során, azonban előfordulhatnak a szoftverben hibák. Kérjük, hogy a felmerült hibákról tájékoztassák társaságunkat. Készítette: PartSoft Informatikai Kft.

1.1 Felhasználók A felhasználó neveknek egyedinek kell lennie az egész rendszerben. A szoftver működtetője tud létrehozni az egyes felhasználókhoz adminisztrátorokat, aki az egyes felhasználókat fel tudja venni és meg tudja adni a felhasználóhoz, hogy a rendszer milyen funkcióihoz fér hozzá.

1.2 Számítástechnikai alapok 1.2.1 Informatikai igény A szerver oldalon java 1.5 vagy későbbi verzióra van szükség. Az alkalmazás webalkalmazás, így bármilyen java servlet konténerben elfut. Jelenleg Apache Tomcat 5.5 alatt fut, memória igénye a java memória igényének felel meg. Az adatbázis 5.1-es MySQL. Kliens oldalon lényegében csak böngészőre van szükség, ez javasoltan Internet Explorer 7 vagy újabb, illetve Firefox 3.0 vagy újabb verzió. Az internet böngészőben engedélyezni kell a futtató szerverről felugró ablakokat (pop-up). mert bizonyos ablakok - pl számla - abban jelenik meg. A szoftver használatához szükséges az Adobe Acrobat Reader, a pdf fájlokat ehhez a pdf nézegetőhöz kell rendelni. (Windows esetén: Start menü / Windows Explorer (Intéző) / Tools menü / Folder Options / File Types fül Itt kell megkeresni a PDF fájltípust, és 'Change' gomb, ott kikeresni az Adobe Readert, és OK. Ajánlott utána újra indítani a rendszert)

3


1.3 Szükséges felhasználói ismeretek A szoftver semmilyen komolyabb informatikai előképzettséget nem igényel, azonban az alapvető pénzügyi képzettség ajánlott a rendszer használatához.

1.4 Mozgás az adatmezők között Mivel web-es alkalmazásról van szó, ezért elsősorban az egér használatával lehet mozogni a felülen. De néhány billentyűkombináció használata megkönnyítheti a használatot: TAB: CTRL+T

az egyes mezők között lehet a használatával mozogni ha több lap is látható egy funkciónál (pl. ügyfelek adatai, számlázás), akkor az egyes lapok között ezzel a billentyűkombinációval lehet mozogni CTRL+D felvitt sor törlése SPACE, ENTER listákban a kiválasztandó elem megjelölésére szolgál

1.5 Adatbevitel A felhasználó munkáját megkönnyítendő a rendszerben a kiadási számlák, pénztárbizonylatok esetén a fejléc alapszíne világoskék, a bevételi számlák, pénztárbizonylatok esetén fehér. A felvitt törzsadatok mezőibe történő rögzítés esetén (ügyfél, termék, munkaszám stb.) legalább 3 karaktert be kell vinni, hogy a felvitt adatok között a kívánt adatokat megmutassa a rendszer. Ezek után a lehetőségek közül a SPACE vagy ENTER billentyűkkel lehet választani. ( A TAB-bal csak elhagyja a mezőt a felhasználó, de ki nem választja az értéket).

1.6 Hibaüzenetek Azokat az adatokat, amelyeket piros X jelöl, kötelező kitölteni. Ha adathiány vagy egyéb probléma lép fel, akkor a program a képernyőre egy piros négyzetbe piros betűvel írja ki a hiba okát. Ha az adatmezőbe nem megfelelő adat kerül, akkor az adatmező alapszíne pirosra vált.

1.7 Keresés A listákban lehetőség van keresésre, ha az oldal neve alatt megjelenik egy kék csík, benne a keresendő adat megnevezésével (termék, számlák stb.). A kék csík jobb oldalán látható jel megnyomásával lehet lenyitni a kereső ablakot, és megadni a keresés szempontjait.

4


2 Adminisztráció Ez alatt a menüpont alatt lehet felvenni azokat az alapadatokat, amelyeket az adatbevitelnél használni fogunk.

2.1 Kódtárak Az alapadatok egy jelentős csoportja. Részletesebben az egyes menüpontok alatt tárgyaljuk őket. Az egyes kódcsoportoknál a képernyőn az alábbi adatok láthatók - jelölőpont, ha ezt kijelöli a felhasználó, akkor a kijelölt kódérték módosítható, ugyancsak szerkeszthető az elem, ha rákattintunk - kódcsoport megnevezése - kódérték megnevezése - kód - érték típusa - érték adata - aktív/ inaktív státusz - módosítható státusz - sorrend Amelyik adatoszlop fejléce alá van hózva, arra kattintva a bevitt adatok sorba rendezhetők. A sorrendiséget egy kis fehér háromszög jelöli a fejlécben. Amelyik sor fölött az egér áll annak a háttérszíne más. Ha kiválasztasz kattintással egy sort, akkor annak a színe szürke lesz. Módosítás: a kiválasztott sorra kattintva, vagy a jelölőpont bejelölésével és a Kijelölt kódérték szerkesztése gomb megnyomásával. Vannak alapadatok, amelyeket csak adminisztrátori jogosultsággal lehet módosítani, ezeket az adatokat, az egyes kódtáraknál jelezzük. Új kódérték felvitele: a kiválasztott sorra kattintva, vagy a jelölőpont bejelölésével és a Új kódérték felvitele gomb megnyomásával Az adat sorok alatt látható, hogy hány adat sor van és ott lehet az esetlegesen több oldalnyi adatok között is mozogni.

2.1.1 Kódtárak sorrend tulajdonsága A kódtáraknál használunk egy sorrend tulajdonságot azzal a céllal, hogy legördülő listákban ilyen sorrendben jelenjenek meg a kódtár értékei és ne ABC sorrendben. Ha nincs kitöltve, vagy azonosak az értékek, akkor az ABC sorrend érvényes. Pl: Áfa listában azt szeretnénk, hogy ne ABC sorrendben jelenjenek meg az ÁFA értékek a legördülő listában, hanem a 25%-os legyen legfelül stb... Akkor a sorszámokat ebben a sorrendben adjuk meg: 20%=1, 5%=2, 0%=3, alanyi mentes=4 stb... Ha meg ABC szerint jelenítené meg, akkor az lenne, hogy 0%, 20%, 5%, alanyi mentes Ezzel olyan sorrendet tudunk befolyásolni amilyet szeretnél. 5


2.1.2 Áfa Megnevezés: Kód: kód érték típusa: érték: sorrend: módosítható: aktív:

az áfa kód megnevezése, ez látszik majd a kinyomtatandó számlán is. rövid elnevezése szám a nettó értékre vetített %-os értéke az áfa kódnak egy sorszám a kódok között igen / nem igen / nem

2.1.3 Bank Megnevezés: Kód: kód érték típusa: érték: sorrend: módosítható: aktív:

a bank kód megnevezése rövid elnevezése szám a bank nyitó értéke egy sorszám a kódok között igen / nem igen / nem

2.1.4 Pénztár Megnevezés: Kód: kód érték típusa: érték: sorrend: módosítható: aktív:

a pénztár kód megnevezése, ez fog a pénztárbizonylatokon is szerepelni rövid elnevezése, ez fog a pénztárbizonylatokon is szerepelni szám a pénztár nyitó értéke egy sorszám a kódok között igen / nem igen / nem

2.1.5 Munkaszám Megnevezés: Kód: kód érték típusa: érték: sorrend: módosítható: aktív:

a munkaszám kód megnevezése rövid elnevezése szám, amely a számlán is szerepel egy sorszám a kódok között igen / nem igen / nem

2.1.6 Fizetési mód Megnevezés: Kód: kód érték típusa: érték: sorrend: módosítható: aktív:

a fizetési mód kód megnevezése, amely a számlázásnál szerepel rövid elnevezése szám, amely a számlán is szerepel egy sorszám a kódok között igen / nem igen / nem 6


2.1.7 Mennyiségi egység Megnevezés: Kód: kód érték típusa: érték: sorrend: módosítható: aktív:

a mennyiségi egység kód megnevezése rövid elnevezése szám, amely a számlán is szerepel a pénztár nyitó értéke igen / nem igen / nem

VTSZ/SZJ számhoz is kapcsolódó értékekről van szó

2.1.8 Ország Nem módosítható kódtár.

2.1.9 Település Nem módosítható kódtár.

2.1.10

Gyűjtő partner

A kód arra szolgál, hogyha olyan vevőnek történik számlázás, ahol egy központi szerv utal, akkor ezzel a gyűjtővel lehet felgyorsítani a keresést, adatokat lekérni. Megnevezés: Kód: kód érték típusa: érték: sorrend: módosítható: aktív:

2.1.11

a gyűjtő parrtner kód megnevezése rövid elnevezése egy sorszám a kódok között igen / nem igen / nem

Paraméterek

Nem módosítható kódtár.

2.2 Ügyfelek Az egyes ügyfelek adatait lehet itt felvinni. Az új partner adatai a számlázás/ beérkező számlák menüpontokban is fel lehet vinni a számla adataival együtt. Ügyfél adatai: Gyűjtő partner: Ügyfél neve: Adószám EU adószám Fizetés módja: Fizetési napok száma: Bank: Számlaszám: Státusz:

ha van rögzítve a rendszerben ilyen partner, akkor köthető hozzá partner kötelezően kitöltendő az itt beállított adat fog megjelenni az számlázásnál, ami ott módosítható az itt beállított adat fog megjelenni az számlázásnál, ami ott módosítható bank megnevezése bankszámlaszám aktív ügyfél, vagy inaktív 7

PartSoft Informatikai Kft. Webes Irodai Programcsomag felhasználói kézikönyv Cím adatok Számlázási cím: az itt bevitt adatok a Másolás postai címbe átkerülnek a postai címbe Postázási cím: az itt bevitt adatok a Másolás számlázási címbe átkerülnek a számlázási címbe Telefonszámok, fax stb. Kontakt adatok A kontakt személy adatai

2.3 Személyek A pénztári be és kifizetések során megjelenő személyek nevét lehet itt felvinni. Vagyis ezeket az értékeket csak a pénztárbizonylatok rögzítése során használja a rendszer.

2.4 VTSZ/SZJ A számlázás során használt termék, szolgáltatás adatait kell itt bevinni. Termék neve: VTSZ/SZJ: Mennyiségi egység: Nettó egységár: ÁFA: Kulturális járulék: Termékdíjas: aktív:

megnevezés, amely a számlázásnál beírandó, ott a megnevezés módosítható az adott érték a felvitt mennyiségi egységek közül kell változtatni az termék egységára a termékhez tartozó ÁFA kulcs igen, ha a termék kulturális járulék köteles igen, ha a termék termékdíjas igen/nem

2.5 Felhasználók A rendszer felhasználóinak adatai, és hozzáférési lehetőségek. Login: bejelentkezési név Jelszó: bejelentkezési jelszó Teljes név: felhasználó neve – ez jelenik meg általa kiállított bizonylatokon Cím: felhasználó címe Telefonszáma: felhasználó telefonszáma E-mail: felhasználó e-mailje Mobil: felhasználó mobiltelefonszáma Beosztás: felhasználó beosztása Típus: adminisztrátor / felhasználó Szerepkörök: az egyes elvégezhető feladatok Pénztárak: kezelhető pénztárak Aktív: felhasználó státusza, nem esetén nem tudja használni a rendszert

8


3 Számlázás A kiállított számlák megtekinthetők a számlázás menüpont alatt vagy új számla állítható ki. A Számlák keresése mellett a lefele mutató nyílra történő kattintásra lenyílik egy ablak, amelyben keresni lehet a kiállított számlák között. A számlákat rendezni a fejlécre történő kattintással lehet. A számlázás során a társaság kimenő számláit (készpénzes, utalásos, és egyéb a Fizetési módoknál meghatározott módokban) lehet kiállítani.

3.1 A számla fejléce Három részre tagozódik a fejléc, ahol az ablakok között egérrel vagy CTRL+T billentyűkombinációval lehet mozogni.

3.1.1 Számla adatai Megadandó adatok: Vevő neve:

Fizetés módja: Kiállítás dátuma: Teljesítés módja: Fizetési határidő: Megjegyzés

az alapadatoknál felvitt ügyfelek közül lehet választani, ha olyan ügyfelet viszünk fel, amelyik nincs rögzítve az Ügyfél törzsben, akkor a Vevő adatai ablakban rögzíthetjük a legszükségesebb adatai és rögzítéskor bekerül az ügyfelek közé, ahol a felvitt adatok bővíthetők alapadatok között rögzített fizetési módok közül lehet választani a rendszer a szerver dátumát adja meg alapértékként, nem lehet korábbi, mint a legutoljára rögzített kimenő számla dátuma az Áfa törvény szerinti teljesítés a rendszer az ügyfélnél meghatározott fizetési határidőt adja meg, ami átírható a lefele mutató nyíl megnyomásával lenyitható ablakban a számlára jellemző Megjegyzés adható meg.

Pénztári bizonylat létrehozása ha a társaság pénztárbizonylatot állít ki a számla kiállításakor, akkor itt kell azt jelezni, és a befizető személy nevének, a pénztár, és a befizetett összeg megadása után kinyomtatható a pénztárbizonylat. Tájékoztató adatok Típus: Iránya: Eladó neve: Nettó érték: Áfa érték: Bruttó érték: Rendezett összeg:

Számla Kimenő számla a felvitt tételek összesen nettó értéke a felvitt tételek ÁFA értéke a felvitt tételek bruttó értéke a számla pénzügyi státusza, megtörtént-e a számla kiegyenlítése vagy sem

3.1.2 Vevő adatai Az alapadatoknál megadott Ügyfél adatok

3.1.3 Eladó adatai 9


3.2 Számla tételei A fejléc kitöltésétől függetlenül lehet kitölteni a számla sorait. A termék mezőben az alapadatoknál rögzített VTSZ/SZJ számok közül lehet itt adatokat felvenni. Ha a termék mezőt kitöltötte a felhasználó, de egyéb adatot is szeretne a termék mezőben felvinni, akkor TAB-bal el kell hagyni a mezőt, hogy kitöltse a termékhez tartozó adatokat a szoftvert (áfa kód, mennyiségi egység, egységár). Ezután a termék mezőre lépve átírható a termék konkrét megnevezése, valamint ha esetleg eltérőek az adatok (pl. egységár, mennyiségi egység), akkor azok is. Ha a termék mezőt kitöröljük az átírás után és elhagyjuk a mezőt, akkor az eredetileg megadott termék megnevezést visszaírja a szoftver. pl. VTSZ-ben póló van rögzítve, de fel szeretnénk tüntetni, hogy fehér póló, akkor a póló felvitele után átírható lesz a szöveg mező, a VTSZ marad a pólóhoz tartozó érték, de a szöveg változik; ha kitöröljük a szöveget és elhagyjuk a termék mezőt, akkor újra a póló megnevezés fog megjelenni a termék mezőben A megjelenő adatok közül kitöltendő: Munkaszám: ha az alapadatoknál rögzítve van munkaszám, akkor választani kell, de kitöltése nem kötelező Egység: termék egysége, az alapadatok közül választható, alapértelmezettként a felvitt termékhez rögzített érték, az érték átírható Egység ár: termék egységára, az alapadatok közül választható, alapértelmezettként a felvitt termékhez rögzített érték, az érték tetszőlegesen átírható Darabszám: a termék darabszáma, kitöltendő Nettó ár: az egység ár és a darabszámból számolódik az érték, vagy a bruttó értékből és az Áfa kódból számolódik az érték Áfa kód: a rögzített értékek közül választható Bruttó ár: számolódik az érték a nettó és az Áfa kód alapján, vagy a bruttó értékből számítja az Áfa kód alapján a nettó értéket Ha a sort törölni akarjuk, mert pl rossz terméket vittünk fel, vagy egyéb ok miatt, akkor a törölni kívánt sor termék mezőjén állva a CTRL+D billentyűkombinációval törölhető a sor. Ha nem elegendő a sorok száma, akkor új sorok adhatók a számla soraihoz a sorok alatt balra. A Rögzít gomb megnyomásával elindul a számla rögzítése és nyomtatása, a Mégsem gomb megnyomásával a rögzített adatokat nem rögzíti a rendszer.

3.3 Számla nyomtatása A Rögzít gomb megnyomása után a rendszer megadja számlának a sorrendben következő sorszámot és elindul a számla nyomtatása. A számla egy felugró ablakban jelenik, majd 3 másodperc múlva elindul a számla nyomtatása. A rendszer nyomtatási ablaka fog megjelenni. A felhasználó szervezet alapbeállításainál megadott példányszámú számlát fog nyomtatni a rendszer. Eredeti példányt csak egyszer lehet nyomtatni, a többi példány már másolatként fog megjelenni.

10


3.4 Számla újra nyomtatása, helyesbítése, sztornózása A kiállított számlákról lehet másolatot nyomtatni, vagy a számla helyesbítése, sztornózása is lehetséges. Ezek a műveletekhez szükséges a felhasználó pénzügyi, számviteli ismerete, hogy melyik funkciót, mikor használja. A számlák nyomtatása, kiállítása a számlázás során megismert

11


4 Beérkező számlák A bejövő számlák rögzítésével napra kész pénzügyi információk nyerhetők. A Beérkező számlák keresése mellett a lefele mutató nyílra történő kattintásra lenyílik egy ablak, amelyben keresni lehet a kiállított számlák között. A számlákat rendezni a fejlécre történő kattintással lehet.

4.1 A Beérkező számla fejléce Három részre tagozódik a fejléc, ahol az ablakok között egérrel vagy CTRL+T billentyűkombinációval lehet mozogni.

4.1.1 Számla adatai Megadandó adatok: Regisztrációs szám: Eladó neve:

Fizetés módja: Kiállítás dátuma: Teljesítés módja: Fizetési határidő: Megjegyzés

a bejövő számla azonosító száma (jellemzően számla száma) az alapadatoknál felvitt ügyfelek közül lehet választani, ha olyan ügyfelet viszünk fel, amelyik nincs rögzítve az Ügyfél törzsben, akkor a Vevő adatai ablakban rögzíthetjük a legszükségesebb adatai és rögzítéskor bekerül az ügyfelek közé, ahol a felvitt adatok bővíthetők alapadatok között rögzített fizetési módok közül lehet választani a rendszer a szerver dátumát adja meg alapértékként az Áfa törvény szerinti teljesítés a rendszer az ügyfélnél meghatározott fizetési határidőt adja meg, ami átírható a lefele mutató nyíl megnyomásával lenyitható ablakban a számlára jellemző Megjegyzés adható meg.

Pénztári bizonylat létrehozása ha a társaság pénztárbizonylatot állít ki a számla kiállításakor, akkor itt kell azt jelezni, és a befizető személy nevének, a pénztár, és a befizetett összeg megadása után kinyomtatható a pénztárbizonylat. Tájékoztató adatok Típus: Iránya: Eladó neve: Nettó érték: Áfa érték: Bruttó érték: Rendezett összeg:

Számla Kimenő számla a felvitt tételek összesen nettó értéke a felvitt tételek ÁFA értéke a felvitt tételek bruttó értéke a számla pénzügyi státusza, megtörtént-e a számla kiegyenlítése vagy sem

4.1.2 Vevő adatai Az alapadatoknál megadott Ügyfél adatok

4.1.3 Eladó adatai

4.2 Beérkező számla tételei A fejléc kitöltésétől függetlenül lehet kitölteni a számla sorait. 12


A termék mezőben az alapadatoknál rögzített VTSZ/SZJ számok közül lehet itt adatokat felvenni. Ha a termék mezőt kitöltötte a felhasználó, de egyéb adatot is szeretne a termék mezőben felvinni, akkor TAB-bal el kell hagyni a mezőt, hogy kitöltse a termékhez tartozó adatokat a szoftvert (áfa kód, mennyiségi egység, egységár). Ezután a termék mezőre lépve átírható a termék konkrét megnevezése, valamint ha esetleg eltérőek az adatok (pl. egységár, mennyiségi egység), akkor azok is. Ha a termék mezőt kitöröljük az átírás után és elhagyjuk a mezőt, akkor az eredetileg megadott termék megnevezést visszaírja a szoftver. pl. VTSZ-ben póló van rögzítve, de fel szeretnénk tüntetni, hogy fehér póló, akkor a póló felvitele után átírható lesz a szöveg mező, a VTSZ marad a pólóhoz tartozó érték, de a szöveg változik; ha kitöröljük a szöveget és elhagyjuk a termék mezőt, akkor újra a póló megnevezés fog megjelenni a termék mezőben A megjelenő adatok közül kitöltendő: Munkaszám: ha az alapadatoknál rögzítve van munkaszám, akkor választani kell, de kitöltése nem kötelező Egység: termék egysége, az alapadatok közül választható, alapértelmezettként a felvitt termékhez rögzített érték, az érték átírható Egység ár: termék egységára, az alapadatok közül választható, alapértelmezettként a felvitt termékhez rögzített érték, az érték tetszőlegesen átírható Darabszám: a termék darabszáma, kitöltendő Nettó ár: az egység ár és a darabszámból számolódik az érték, vagy a bruttó értékből és az Áfa kódból számolódik az érték Áfa kód: a rögzített értékek közül választható Bruttó ár: számolódik az érték a nettó és az Áfa kód alapján, vagy a bruttó értékből számítja az Áfa kód alapján a nettó értéket Ha a sort törölni akarjuk, mert pl rossz terméket vittünk fel, vagy egyéb ok miatt, akkor a törölni kívánt sor termék mezőjén állva a CTRL+D billentyűkombinációval törölhető a sor. Ha nem elegendő a sorok száma, akkor új sorok adhatók a számla soraihoz a sorok alatt balra. A Rögzít gomb megnyomásával elindul a számla rögzítése és nyomtatása, a Mégsem gomb megnyomásával a rögzített adatokat nem rögzíti a rendszer.

4.3 Számla módosítása, sztornózása A kiállított számla adatait lehet módosítani az esetleges téves rögzítések miatt. Ha azonban téves adat került felvitelre, akkor az egész beérkező számla sztornózható, ami

13


5 Bizonylatok A bizonylatokban a banki és pénztári adatok rögzítése történhet meg. Az alapadatoknál szükséges a bankszámlák, pénztárak beállítása ahhoz, hogy

5.1 Pénztárbizonylatok A felhasználók közül csak az tud bizonylatokat kiállítani, megnézni, akinek a pénztárhoz jogosultsággal rendelkezik. A pénztárbizonylatok közötti kereséshez a Pénztár bizonylatok keresésé melletti lefele mutató nyíl lenyomása után jelenik meg a keresési ablak. A bizonylatok sorrendjét a lista fejlécére való kattintással tudjuk módosítani. A bizonylatok felvitelekor a bevételi bizonylatok fejlécének alapszíne fehér, a kiadási bizonylatoké világoskék. A keresési ablak alatt választható, hogy kiadási vagy bevételi bizonylatot kívánunk kiállítani. A bizonylatok kiállítása ezek után azonos módon történik.

5.1.1 Pénztárbizonylatok fejléce A felhasználó választhat a hozzárendelt pénztárak közül, majd a Befizető / Átvevő személyt kell megjelölnie. A bizonylat dátuma a kiadási / bevételi pénztárbizonylat kiállításának dátumát jelenti. Ez eltérhet a bizonylaton kifizetett számlák, elszámolások dátumától.

5.1.2 Pénztárbizonylatok rögzítése A sorok előtt levő négyzetekben jelölhető az a tétel, amelyet törölni kíván a felhasználó. Lehetőség van arra, hogy a meglevő sorok közé a felhasználó beszúrjon sorokat, mindaddig, amíg a bizonylat nem volt rögzítve. A sorokban megadandó adatok Dátum: az eredeti bizonylat, elszámolás dátuma, nem lehet későbbi, mint a pénztárbizonylat dátuma Tétel összege: a kiadandó bruttó összeg Áfa: a számla áfa összege a bizonylat alapján Megjegyzés: tetszőleges szöveg Munkaszám: az alapadatoknál rögzített munkaszám értéke, ha szükséges Tárol: ha a pénztárbizonylat nem végleges, akkor kell a tárol gombot nyomni, ekkor a bizonylat még nem kap sorszámot, csak eltárolja a felvitt adatokat, ha valami miatt tévesen rögzítették az adatokat, akkor bármikor törölhető a bizonylat Rögzít: a bizonylatot eltárolja a rendszer, és felkínálja a nyomtatását, ezt a bizonylatot már csak sztornózni lehet.

14


5.2 Banki bizonylatok 5.2.1 Banki bizonylatok fejléce A felhasználó választhat a hozzárendelt bankszámlák közül, majd a bankszámla szám megadása után a Tovább gombbal léphet a tételek rögzítéséhez.

5.2.2 Banki bizonylatok rögzítése A sorok előtt levő négyzetekben jelölhető az a tétel, amelyet törölni kíván a felhasználó. Lehetőség van arra, hogy a meglevő sorok közé a felhasználó beszúrjon sorokat, mindaddig, amíg a bizonylat nem volt rögzítve. Dátum: Tétel összege: Piros felkiáltójel:

Jelölő négyzet:

a bizonylat fejlécében megadott dátum, ami átírható, mivel létezik olyan banki bizonylat, amely időszakonként (pl. havonta) jelenik meg a bankszámlán szereplő összeg, itt szerepelnie kell 0-tól eltérő összegnek, hogy elmentse a sort a rendszer; a kiadásokat negatív előjellel kell rögzíteni ezzel a gombbal lehet rögzíteni a pénzügyi rendezéseket, amikor számla ellenértéke folyik be, vagy elutalása történik; a gomb lenyomása után az ügyfél nevét meg kell adni és a kimenő és a bejövő számlák megjelennek, amelyekhez be kell írni, hogy mekkora összeg rendeződött, a rendszer ellenőrzi a számszaki egyezőséget ha nem ügyfélhez kötött értékről van szó, akkor ezt a négyzetet kell bejelölni (pl. ki, befizetések, átvezetések stb.)

A bizonylat törölhető téves rögzítés esetén, ebben az esetben a teljes bizonylat eltűnik a rendszerből.

5.3 Listák A listák a legalapvetőbb adatok lekérésére szolgálnak. A listákból xls és pdf kiterjesztésű fájlok készíthetők. Amelyek később szabadon felhasználhatók.

5.3.1 Vevő / Szállító lista A kiállított és beérkező számlák közötti keresésre van lehetőség minden fontos adatra kiterjedően. A sorrendiséget a fejlécre való kattintásokkal tudjuk megváltoztatni.

5.3.2 Áfa lista A kimenő és beérkező számlák között Áfa kód szerinti bontásban.

5.3.3 Pénztár Áfa lista A pénztárakban rögzített számlák között Áfa kód szerinti bontásban.

5.3.4 Pénztár lista Havi bontású pénztárjelentések kérhetők le.

15


5.3.5 Banki bizonylat lista A rögzített banki bizonylatok listája kérhető le. Nem tételes listáról van szó, hanem bizonylatok összesített adatairól.

16

PartSoft Informatikai Kft. Webes Irodai Programcsomag felhasználói kézikönyv

Recommend Documents