1
partner in automatisering software - hardware - IT services
WWW.CAC.BE
WWW.DIAS.BE
HISTORIEK
Oprichting door Germain Coghe
Overname van 2S Software School
1987
Start van hardware partnership met IBM
1989 1988
Ontwikkeling boekhoudsoftware IRIS
Ontwikkeling van dynIRIS ERP
1992 1990 Verhuis door expansie naar IP De Bruwaan
Nieuwe UI voor DIAS in C#.NET
2006
1999 1997 Ontwikkeling DMS software DIAS
2002 Bouw van een nieuw pand IP Hoge Bunders
2008 20-jarig bestaan van C&C wordt gevierd
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
2
VANDAAG… 36 medewerkers Omzet 4,4 miljoen euro (30/06/2008) Meer dan 400 klanten (cross-industrie) IT-solution partner
WWW.DIAS.BE
ONZE KLANTEN PRODUCTION
RETAIL / DISTRIBUTION
FINANCIAL SERVICES / INSURANCE SERVICES / NON-PROFIT
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
3
Digitaal Informatie Archivering Systeem
MODULAIRE OPBOUW
DOCUMENT MANAGEMENT
WORKFLOW MANAGEMENT
CRM / RELATIEBEHEER
PROJECT MANAGEMENT
Beheer en archivering van al uw documenten
Elektronische distributie of goedkeuring van documenten
Beheer van burgers, organisaties, verenigingen, personeel, etc.
Groeperen van informatie volgens projecten of dossiers
DIAS - Digitaal Informatie Platform
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
4
WWW.DIAS.BE
DOCUMENT MANAGEMENT PROCES
Documentinvoer
Documentverwerking
- Welke documenten?
-Lokaal opslaan
- Papier digitaal
- Afdrukken
- Aandachtspunten bij scanning
- Digitale handtekening
- Integratie met de werkomgeving
- Versturen (e-mail / fax)
- Document indexering
- Versiebeheer
Documentarchivering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten *… - Security
- Projectbeheer
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
5
WELKE DOCUMENTEN? Inkomende correspondentie
Documentatie
Uitgaande correspondentie
Bestelopdrachten
Klachten en meldingen
Aanbestedingen
Verslagen
Personeelsadministratie
Vergunningen
Foto’s
Contracten
E-mails
Aankoopfacturen
…
WWW.DIAS.BE
INFORMATIE INVOER Werkstations Intranet Internet
PAPIER
Citrix / VPN Mobile devices
ZOEKVELDEN
Printer Fax
DIGITAAL
E-mail
ZOEKVELDEN
CD-ROM DVD
MONDELING
Tape WORM
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
6
INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN 1. Keuze van het scantoestel 2. Technologieën voor optimaal rendement Barcodeherkenning OCR Optical Character Recogniton Virtual Rescan Software
WWW.DIAS.BE
KEUZE DOCUMENTSCANNER DIAS = scanner onafhankelijk Aantal pagina’s per dag Formaat Single / Duplex Kleur / Zwart wit Automatische documentinvoer WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
7
BARCODE HERKENNING Functies van de barcode: Documentseparator
PATCHBLAD
Herkenning documenttype Flowinformatie Automatische afhandeling ETIKET
VOORGEDRUKT
WWW.DIAS.BE
OPTICAL CHARACTER RECOGNITION FOTO
TEKST
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
8
OPTICAL CHARACTER RECOGNITION Ongestructureerde OCR Intelligente OCR gestructureerd (form) / ongestructureerd (free form)
WWW.DIAS.BE
VRS SOFTWARE
MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
9
AUTO-BRIGHTNESS A DOCUMENT BATCH
NO VRS
= ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2DE SCANNING B = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2DE SCANNING = VRS AUTOAUTO-BRIGHTNESS
WWW.DIAS.BE
INFORMATIE INVOER Werkstations Intranet Internet
PAPIER
Citrix / VPN Mobile devices
ZOEKVELDEN
Printer Fax
DIGITAAL
E-mail
ZOEKVELDEN
CD-ROM DVD
MONDELING
Tape WORM
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
10
DIAS INTEGRATIE
MS Office
Fax
Web
Software app.
Telefonie
CTICTI-
Andere applicaties Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, …
WWW.DIAS.BE
INFORMATIE INVOER Werkstations Intranet Internet
PAPIER
Citrix / VPN Mobile devices
ZOEKVELDEN
Printer Fax
DIGITAAL
E-mail
ZOEKVELDEN
CD-ROM DVD
MONDELING
Tape WORM
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
11
WELKE DOCUMENTEN? Telefoonnotities Klachten Meldingen Interne nota’s Werkbonnen ...
WWW.DIAS.BE
INFORMATIE INVOER Werkstations Intranet Internet
PAPIER
Citrix / VPN Mobile devices
ZOEKVELDEN
Printer Fax
DIGITAAL
E-mail
ZOEKVELDEN
CD-ROM DVD
MONDELING
Tape WORM
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
12
REGISTRATIE DOCUMENT
WWW.DIAS.BE
REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
13
REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE
CONTACT
WWW.DIAS.BE
REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE
CONTACT
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
14
REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE
CONTACT
WWW.DIAS.BE
REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE
CONTACT OMSCHRIJVING
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
15
REGISTRATIE DOCUMENT DOCUMENTTYPE
CONTACT OMSCHRIJVING
BIJKOMENDE EIGENSCHAPPEN
WWW.DIAS.BE
FLEXIBELE OPBOUW
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
16
DOCUMENT MANAGEMENT PROCES
Documentinvoer - Welke documenten? - Papier digitaal
- Versiebeheer
- Aandachtspunten bij scanning
- Workflow
- Integratie met de werkomgeving
- Uitgaande correspondentie
- Documenten indexeren
Documentarchivering
Documentverwerking - Acties
- Dossierbeheer
- Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten *… - Security
WWW.DIAS.BE
DOCUMENT ACTIES Lokaal opslaan van een document Afdrukken van een document Handtekenen van een document Toevoegen aan favoriete documenten Document versturen (e-mail / fax) Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
17
VERSIEBEHEER
WWW.DIAS.BE
DOCUMENT MANAGEMENT PROCES
Documentinvoer
Documentverwerking
- Welke documenten?
-Lokaal opslaan
- Papier digitaal
- Afdrukken
- Aandachtspunten bij scanning
- Digitale handtekening
- Integratie met de werkomgeving
- Versturen (e-mail / fax)
- Document indexering
- Versiebeheer
Documentarchivering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten *… - Security
- Projectbeheer
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
18
HOE ZOEKT U EEN INK. CORRESPONDENTIE? Als Diensthoofd Ruimtelijke ordening wil ik steeds een overzicht krijgen van alle openstaande ink. Correspondenties van mijn eigen dienst
Als Secretaris wil ik wekelijks een overzicht van alle ink. correspondenties
Burgers vragen me soms de status van hun inkomende correspondentie.
≠ mensen met ≠ informatiebehoeften WWW.DIAS.BE
ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT Andere documenten
Dossiers
Eigenschappen Inhoud
Workflow
Contactperso(o)n(en)
Planning
Document type
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
19
CENTRAAL ZOEKSCHERM
RESULTAAT
VOORBEELD
WORKFLOW ZOEKEN
WWW.DIAS.BE
RAPPORTEN GENEREREN
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
20
VOORDELEN ZOEKFUNCTIES Al uw documenten in 1 centraal archief Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart
Full text search vb. alle documenten waarin het woord “Blauwhuisstraat” voorkomt
Krachtige zoekmotor WWW.DIAS.BE
SECURITY Wie mag documenten - inkijken - wijzigen - versies maken
Beveiliging op diverse niveau’s - gebruiker / profiel - documenttype - individueel document - ...
Documenten zijn onuitwisbaar WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
21
EENVOUDIG DOSSIERBEHEER
WWW.DIAS.BE
UITGEBREID DOSSIERBEHEER
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
22
SECURITY Wie mag documenten - inkijken - wijzigen - versies maken
Beveiliging op diverse niveau’s - gebruiker / profiel - documenttype - individueel document - ...
Documenten zijn onuitwisbaar WWW.DIAS.BE
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
23
UW ELEKTRONISCH POSTVAK
FILTER
OVERZICHT TAKEN
BETROKKEN COLLEGA’S
WWW.DIAS.BE
UW ELEKTRONISCH POSTVAK OPDRACHT STATUS VRIJE OPMERKINGEN
PROFIELEN
GEBRUIKERS
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
24
VERWITTIGING BIJ NIEUW BERICHT
WWW.DIAS.BE
WORKFLOW AUTOMATISCH
MANUEEL
voorgedefinieerde flow
Jos
Piet
Jan
Jos
Pol
Jan
Piet
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
25
WORKFLOW SERIEEL
Jos
Piet
PARALLEL
Jan
Jos
Piet
Jan
WWW.DIAS.BE
CONDITIONELE WORKFLOW
< 2.500
> 2.500
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
26
WORKFLOW Voordelen workflow:
historisch traceerbaar snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen
betere opvolging WWW.DIAS.BE
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
27
FLEXIBELE INTERFACE
WWW.DIAS.BE
ADRESSENBEHEER
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
28
FLEXIBELE INTERFACE
WWW.DIAS.BE
MAILINGBEHEER
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
29
CONCLUSIE
Scanner
MS Office
Andere toepassingen Gebruiker
Boekhouding / ERP
Multimedia
Telefonie
Website Digitale fax
WWW.DIAS.BE
3 IMPLEMENTATIE NIVEAU’S
- Registratie van inkomende/ uitgaande correspondentie
- Registratie van inkomende/ uitgaande correspondentie
- Registratie van inkomende/ uitgaande correspondentie
- Scannen van papieren documenten
- Scannen van papieren documenten
- Opslag van digitale documenten (e-mails, brieven in MS Word, …)
- Opslag van digitale documenten (e-mails, brieven in MS Word, …) - Digitale procesflow van documenten voor interne opvolging
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
30
DE SLEUTEL TOT SUCCES SOFTWARE Functionele mogelijkheden Gebruiksvriendelijkheid Integratiemogelijkheden SOFTWARE
PROCESSEN Analyse van de actuele processen Optimalisatie PROCESSEN
Elektronische omschakeling
MENSEN
MENSEN Betrokkenheid van key users Professionele begeleiding Opleiding op alle niveau’s
WWW.DIAS.BE
IMPLEMENTATIETRAJECT Kick-off met de key users
Inrichting van het systeem
Installatie pilootversie
Opleiding
Roll-out
Evaluatie
PLATEAUPLANNING
WWW.DIAS.BE
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
31
WWW.DIAS.BE E-mail:
[email protected] Tel: +32(0)55/300.320
Voorstelling DIAS - Digitaal Informatie & Archivering Systeem
C&C, Computers and Communications N.V. • Ambachtstraat 8 • 9700 Oudenaarde Tel: +32(0)55/300.320 • Fax: +32(0)55/300.104 •
[email protected] • www.dias.be
