Papieerstromen n in organiisatie nog altijd ond derschattee kostenpo ost
Papier? Welk paapier? Be ent u nog g niet diggitaal? Het lijkt bijna nie et meer van deze tijd, maa r er zijn nog a altijd veel organisaties die kampen met hardnekkige (inkkomende en u uitgaande) papierstromen. Het is geen ggeheim, zou je e denken, datt met het verw werken van dat papier veel kkosten gemoeid zijn. Onderrzoeken hebb ben uitgeweze en dat, afhankkelijk van hett soort en de mplexiteit van het papieren n document, dde verwerkinggskosten uiteen kunnen loopen van enke ele tot com tien ntallen euro’s per documen nt. Maar als ddat geen gehe eim meer is, w waarom gebeuurt het dan no og steeds? nnen en moet bij binnenkom mst worden verwerkt. Het ggaat naar de betreffende Papier komt de organisatie bin dewerkers en wordt vervolggens ‘het procces’ in gestuurd. Uiteindelijjk volgt dan e en resultaat u uit al die med bew werkingen. Datt resultaat wo ordt, vaak ookk nog op papie er, weer de wijde wereld inn gestuurd. Tijdens dit hele trajeect ontstaan eechter ook kopietjes, die in een paralleltraject de orga anisatie doorggaan. Bij de be etrokken med dewerkers is d daardoor al sn nel geen zicht meer op wat de actuele ve ersie is. Het prroces wordt w weliswaar afgeerond en het d document afggelegd, maar oof dat dan hett juiste of originele documeent is…? ministratieve p processen blijken nog maarr al te vaak te worden gereg geerd door paapier. Een gem middelde Adm adm ministratie wordt gekenmerrkt door een vveelheid aan ssoorten en aan ntallen docum menten. Dat kunnen financiële documenten zijn, ma aar net zo goeed correspond dentie met kla anten of toeleeveranciers, co ontracten, offeertes, enquêtees, formulieren en ga zo maaar door. ende en uitga ande stromen n kan een eno orme lastenveerlichting bete ekenen voor Digitalisering van al die inkome organisatie. Het scheelt vee el tijd, geld, enn moeite. En n niet te vergete en, het scheellt veel fouten bij het de o invo oeren van info ormatie vanaf papier in ’hett systeem’. Informatie die e eenmaal digitaaal is, zal ook makkelijker digittaal blijven en n daarmee wo ordt uw organnisatie een stu uk flexibeler. weg naar die fflexibele, digittale organisattie verloopt in stappen: De w
Staap 1: Inkom mende en u uitgaande papierstro omen Het begint met de binnenkome ende papiersttromen. Met e een goed inge erichte en op uuw organisatie m te ondervanngen. De Digitale afgeestemde Digitale Postkamer is het heel eeenvoudig die papierstroom Posttkamer is volggens onze definitie eigenlijkk niets anderss dan een geavvanceerde sofftwareoplossing die ertoe leidtt dat inkomen nde en uitgaan nde documennten – papier o of digitaal ‐ ge eautomatisee rd kunnen wo orden afgeehandeld en vvervolgens ele ektronisch bij dde juiste men nsen kunnen w worden afgeleeverd. Tevens voorziet de software in een m mogelijkheid o om de documeenten in een e elektronisch a archief op te bbergen. Kortom, dit is het de overgang n naar een volleedig digitaal documentbehe eersysteem. W Want in veel o organisaties is ideaale begin van d natu uurlijk ook al h het nodige aan digitale com mmunicatie. H Het gaat nu om m de digitaliseering van de p papierstroom en d de integratie vvan die twee sstromen, zodaat uniform documentbehee er mogelijk woordt.
IBAN NL14 RABO 0345 8630 03 | K.v.K. Haarlem 34081856
Staap 2: Digitaaal Documentbeheerr Is eeenmaal de documentstroom m digitaal (ge maakt) dan iss het zaak ervo oor te zorgen dat het beheer van al die uiteeenlopende do ocumenten go oed wordt opggezet en behe eersbaar blijft. Eigenlijk is hhet traject dat een document doorlo oopt in een organisatie hee l overzichtelijk: het komt binnen, wordt geregistreerd d en moet de juiste mede ewerker. Dezee gaat er mee e aan het werk k, bewerkt hett misschien en n dan gaat vervvolgens naar d het naar de volgeende in lijn. Da an leidt zo’n ddocument in d de regel tot ee en actie vanuitt de organisattie. Die kan heel complex zijn. Van een brief als reacctie op een vra aag tot een coomplete reekss van (interne heel beperkt tot h wordt gezet ddoor meerdere e medewerkers waar tenslootte een klantt mee wordt en eexterne) acties die in gang w bediend met een product of diienst. Alle doccumenten die betrekking hebben op dat ene inkomen nde e proces moe ten in een bepaalde contexxt kunnen wo rden geplaatsst en ook document en hett bijbehorende novereenkomstig kunnen w worden bewaaard. Het beheren van die stroom doe je aaan de hand vvan Digitaal dien Doccumentbeheerr, waardoor documenten een de weerslagg van diverse acties eromheeen kunnen w worden olgd. gevo
Staap 3: De Digitale Worrkflow Op h het moment d dat het docum ment digitaal i s, is het hele bovenbeschre even proces eeen stuk makkkelijker te beheren. En voorr een deel zelffs te automatiiseren. Lang n niet alle docum menten kome n immers ‘zom maar’ uw dat ze komen en wat het precies is. orgaanisatie binneen? U weet van veel van diee papieren op voorhand al d Finaanciële docum menten gaan vvia de afdelingg financiën, co ontracten via d de juridische aafdeling en de e afdeling inko oop of verkoop, klachten ga aan via de klanntenservice, ttechnische pro oblemen naarr de afdeling ssupport en ga zo m maar door. Een goed ingericcht digitaal doocument management systeem (DMS) b iedt hiervoor de juiste oplo ossing. Koppelingen met uw w eigen klant‐‐ en/of financiiële systeem zzorgen ervoorr dat geen dub bbel werk (meeer) hoeft te w worden gedaan. Het verloopp van die docu umentstrome en kan wordenn beheerd me et een Digitale Workflow w. Een werkstroom die (meede) door het systeem word dt bepaald dooor de inhoud van het oppelde actiess. document en de daaraan geko
Staap 4: Het D Digitale Dosssier Is eeenmaal een document digittaal, dan is heet ook eenvou udiger om het in een Digitaaal Dossier te b beheren. Bij de vveelgehoorde term Het Nieuwe Werken sstaat het elekktronisch dossier centraal. H Het Nieuwe W Werken beteekent vooral d dat mensen ve eel meer projeect‐ en procesgericht gaan werken. Ze vo voeren niet lan nger – net als in eeen productieo omgeving ‐ sle echts één kleinn stapje van h het proces uit.. En werken aaan een projecct of in een procces heeft als u ultieme conse equentie dat dde informatie die bij elke prrocesstap noddig is, steeds b bij elkaar moeet blijven, of d die nu door de e mensen zelf f wordt gecreë ëerd, binnenkomt of wordtt opgevraagd u uit andere systtemen. Die infformatie moett ook als geheeel benaderbaaar zijn voor elke medewer ker die aan ee en zaak of ALLES digitaal is. Bovendien n moeten alle binnenkomen nde en dosssier werkt. Daat kan uiteraarrd alleen als A uitggaande digitalee documenten n ook liefst auutomatisch en n op basis van de inhoud in het elektronisch dossier Dus ook die lasstige documennten als e‐maails met bijlage en of de andeere gebruikelijke bestanden n tereecht komen. D als EExcel‐spreadsheets, Word‐ffiles, etc. die bbetrekking he ebben op ‘de zzaak’ of ‘het ddossier’ horen daarin. En wat op papier in uw organisatie binnenkom t of aanwezigg is, hoort daar ook in. Die ddocumenten m moeten dus digittaal en opvraaagbaar worde en gemaakt. P as dan kunt u u vervolg geven aan de wenns om ook mee te gaan in de sstroom van orrganisaties die e flexibel en d igitaal kunnen n werken.
2
Staap 5: Het D Digitaal Arcchief Heeeft u de eerstee stappen voor elkaar dan iss het slechts e een kleine en logische vervoolgstap naar h het Digitaal Arch hief. In elk lan nd, dus ook Ne ederland (en oop Europees n niveau) bestaa at wet‐ en reggelgeving rond dom speccifieke docum menten. Hoe la ang mag of mooet u die finan nciële, klant‐, productinfor matie‐, of juriidische documenten bew waren en wann neer mag of m moet u ze vern nietigen? Hoe e houdt u in dee gaten dat da at allemaal weet u ook zekker dat het gooed gebeurt? B Bij een Digitale Postkamer een een Digitaal Document ook gebeurt en w nagement Syssteem, al dan niet gecombinneerd met een digitale worrkflow (geautoomatiseerde w werkstroom Man bestturing), kunt u u heel eenvou udig een Digitaaal Archief latten aansluiten n. Daarmee is meteen de ve ereiste veraantwoording o over het verlo oop van proceessen waarbij documenten een belangrijkke ondersteun nende en info ormerende rol spelen veel in nzichtelijker tte maken. Alle es wat uit een proces voort komt aan doccumenten worrdt immers vastgelegd in he et digitale archhief. Ook de h handelingen van medewerkkers die bepaa alde documenten uit h het archief he ebben opgevraaagd (check‐in n, check‐out), welke versiess er achtereen nvolgens zijn neer welke versies door wiee zijn geprodu uceerd (versiebeheer) en geearchiveerd en ga zo maar vasttgelegd, wann doo or. Alles rondo om document gerelateerde processen en n de weerslag ervan wordt vvastgelegd en n is dus eeft een groott voordeel ten n opzichte van n een papierenn archief of ‐ nog erger ‐ naderhand traceeerbaar. Dat he ef geeft dus inzicht en ruimtte ‐ letterlijk e en figuurlijk ‐ een combinatie vvan papier en digitaal. Een ddigitaal archie ocumenten w werkt. aan elke organisaatie die met do
Staap 6: De Digitale Orga anisatie Mett het digitaliseeren, inrichten n en in gebrui k nemen van alle bovenbesschreven ondeerdelen van d de adm ministratieve o organisatie bent u in feite (kklaar voor) de e Digitale Orga anisatie. U bennt voorbereid d op alle nieu uwe moderne ontwikkelinggen in een sneel veranderend de maatschap ppij, die vrage n om mobilite eit, flexiibiliteit, traceerbaarheid, verantwoordinng, plaats‐ en tijdonafhanke elijk werken (H Het Nieuwe W Werken) en zo meeer. Papier is niiet langer een n belemmeringg om door te groeien, om ssnel en efficië nt te reageren n op veraanderingen in uw markt. Juist in een tijd waarin alle in nvesteringen w worden gewikkt en gewogen n is het goed om direct rendem ment te halen uit uw investteringen. Invessteer daarom in de Digitalee Organisatie!
Stap over Van Papier naa ar Digitaal! Een goed gesprekk met een spe ecialist op dit vvakgebied kan n een helder b beeld geven oover de mogelijkheden die e praktijk ook uw organisattie heeft voor het digitalise ren van uw paapierstromen. DDi is zo’n sppecialist. In de oor de vele projecten die w wij al hebben ggedaan, kunne en wij u een ggoed inzicht ge even over de wijss geworden do n dus geld) gaa at zitten in dee verwerking vvan papieren haalbaarheid hierrvan. Heeft u het gevoel daat veel tijd (en nisatie? documentstromeen in uw organ n is nu de tijd om over te ga aan Van Papieer naar Digita aal! Dan met veel kenn nis en ervaring g op het gebieed van het ele ektronisch Wij zijn een puur Nederlands ssoftwarehuis m baar maken vaan informatiesstromen. Daarnaast hebbe n wij heel spe ecifieke en vasttleggen en be‐‐ en verwerkb uitggebreide prakttijkervaring met intelligentee formulierverwerking, het inrichten vann de Digitale P Postkamer, het automatisereen van werkstrromen, het in richten van een Digitaal Arrchief en aanvverwante projecten. We kunnen een impo osante lijst van n klanten ove rleggen die allemaal al heb bben vertrouw wd op onze ke ennis van zakeen. Dergelijke oplossingen sstellen techni sch en functio oneel hoge eissen, maar mooeten vooral o ook toeggankelijk zijn vvoor de gebru uikers. Daar liggt onze speciaaliteit! Wij hou uden van beg rijpelijke softw ware waar u wat aan heeft: eeenvoudig in ge ebruik, uniform m in de uitvoe ering en daard door ook makkkelijk te integgreren in uw orgaanisatie.
3
wereld van softtwaretoepassingen voor onnder meer Wij voelen ons bijzonder goed thuis in de w urantiekantoren, verzekerin ngsmaatschapppijen, overhe eidsinstanties,, de gezondheeidszorg en de e grotere assu com mmerciële orgaanisaties. Voo or de gezondhheidszorg hebben we bijvoo orbeeld een D Digitaal Mediscch Archief ontw wikkeld. Voorr de assuradeu urs bieden wee een elektron nisch dossier ssysteem dat feeilloos de rela atie‐, schade‐ en p polisadministrratie onderste eunt. oplossingen e en diensten tee komen make en wij gebruik van de nieuw wste technologie en Om tot de beste o n in om voor uu het beste eindresultaat te e bereiken. W Wordt het niet tijd om úw schaakelen wij de beste mensen papieren documeentstromen ee ens onder de loep te neme en? DDi, wij be egrijpen uw prrobleem!
4
Over DDi en D DDi‐ers et aantal moggelijkheden en n momenten o om als klant tee communiceren fors In deze 24‐uurs eeconomie is he ommunicatie vvindt nog stee eds schriftelijk k plaats. Via dde e‐mail, social media, toeggenomen. Veeel van deze co web b portalen, traaditionele post, et cetera. N Nagenoeg iede er bericht van je klant is ee n opdracht aa an je orgaanisatie om w wat te doen. Door de verschheidenheid komen deze ‘be erichten’ op veerschillende p plekken en in versschillende vorrm je organisatie binnen. W Waar en hoe ze e binnenkome en is niet direcct voorspelbaar. Waar het over gaat is niet d direct duidelijk. Wie er wat mee moet vaaak al helemaa al niet. Voorddat het berichtt bij de juiste n misschien wel geprint, ge kopieerd en/o of opnieuw behandelaar(s) liggt is deze al door vele handden gegaan en el mensen mett het ‘docume ent’ bezig zijn i.p.v. de inhooud. Status onderhanden gesccand. Met als gevolg te vee werrk is niet duideelijk. Afdelinge en/mensen rooepen dat ze h het te druk he ebben. De klannt moet te lan ng wachten op rreactie (klant ggaat misschien klagen dus nog meer werk). Tegelijkerrtijd leven we in een tijd dat marges slinkken en het aantal documen ntuitwisselingeen groeit. Laaatst zei een dirrecteur van eeen bedrijf tege en mij: “Als ikk mijn n informatie p processen niett aanpak dan besta ik over twee jaar niett meer”. er dienstverlennende organissatie zich in bovenstaande situatie. Gelukkig niet. Onggetwijfeld herkkent niet iede Tegeelijkertijd kom men wij – DDi‐‐ers – dikwijls in contact me et organisatie es die hier well mee worstelen en van dezee worstelingen af willen, off zelfs moetenn. Dan zijn ze b bij DDi Inform mation Automaation Enginee ers aan het juistte adres. De vveelzijdigheid van de DDi sooftware biedt reeds voor ve ele organisatiees een passende oplossing voor bijvoorbeeld d het bovenge enoemde vraaagstuk. Bovendien (en vanzelfsprekend) beheersen allle DDi‐ers de n document m management vvak. maggie van het data capture en Thom Menssink ormation Automation Engi neers Direecteur DDi Info
DDi BV V Binnenwegg 18 2132 CT Hoofddorp The Netherllands Phhone +31 88 5 567 2000 www.ddi.nl info@ ddi.nl KvvK Haarlem 34 4081856 IBAN NL14 RABO 0345 8630 03
5
