PANDUAN PROPOSAL BANTUAN PENGUATAN KELEMBAGAAN KANTOR URUSAN INTERNASIONAL DI PERGURUAN TINGGI INDONESIA TAHUN ANGGARAN 2013
DIREKTORAT KELEMBAGAAN DAN KERJASAMA DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 2013
A. LATAR BELAKANG Sebagai tindak lanjut program peningkatan daya saing global melalui penguatan lembaga pengelola kerjasama internasional di perguruan tinggi pada tahun 2012, Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi merasa perlu untuk melanjutkan upaya penguatan Kantor Urusan Internasional di perguruan tinggi Indonesia. Pada tahun 2012 menunjukkan hasil yang menggembirakan karena kesadaran dan upaya perguruan tinggi Indonesia untuk membangun dan mengembangkan Kantor Urusan Internasional atau unit sejenis di instansinya semakin besar. Sebanyak 60 (enam puluh) perguruan tinggi Indonesia yang telah mendapatkan bantuan, telah mampu memiliki Kantor Urusan Internasional atau unit sejenis yang mengelola kerjasama internasional. Berbagai kegiatan juga telah diusulkan dan dilaksanakan dengan tujuan yang telah ditentukan yaitu merintis Kantor Urusan Internasional bagi perguruan tinggi yang belum memiliki atau menguatkan Kantor Urusan Internasional bagi perguruan tinggi yang telah memiliki, mengembangkan berbagai kerjasama baru dengan perguruan tinggi di luar negeri, serta menyusun materi-materi promosi ataupun materi lain yang dapat mempermudah pengenalan program/perguruan tinggi di dunia internasional. Dengan semakin dipahaminya peran dan fungsi Kantor Urusan Internasional atau unit sejenis, perguruan tinggi di Indonesia diharapkan dapat melaksanakan internasionalisasi, memanfaatkan kerjasama internasional, serta memberikan pelayanan sehubungan dengan urusan internasional kepada para pemangku amanah. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan posisi perguruan tinggi pada khususnya dan Indonesia pada umumnya di dunia internasional. Sehubungan dengan itu, program pada tahun 2013 ini disusun dengan maksud agar dapat lebih meningkatkan fungsi kantor urusan internasional atau unit sejenis dalam upaya internasionalisasi perguruan tinggi termasuk pengembangan kerjasama Internasional. Program ini terbuka untuk perguruan tinggi yang telah memiliki Kantor Urusan Internasional atau unit sejenis maupun yang sedang merintis Kantor Urusan Internasional dengan harapan perguruan tinggi tersebut dapat semakin meningkatkan internasionalisasi dan kualitasnya, serta dapat merintis unit yang menjalankan fungsi Kantor Urusan Internasional bagi perguruan tinggi yang belum memiliki unit yang menjalankan fungsi Kantor Urusan Internasional.
1
B. TUJUAN PROGRAM Tujuan program bantuan ini adalah : a. Penguatan kelembagaan Kantor Urusan Internasional, b. Pengembangan kerjasama dan implementasi kerjasama yang telah dirintis dengan perguruan tinggi/lembaga di luar negeri yang kemudian diharapkan dapat berkesinambungan dan mempunyai dampak bagi pengembangan kerjasama lebih lanjut dengan perguruan tinggi/lembaga di luar negeri tersebut. C.
PRINSIP PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan program bantuan ini wajib memenuhi ketentuan yang digariskan dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi umum, ketentuan hukum nasional, dan hukum internasional yang berlaku. Penyelenggaraan program dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip berikut ini: a. Mengutamakan kepentingan pembangunan nasional dan berkontribusi bagi peningkatan daya saing bangsa; b. Saling menghormati kesetaraan; c. Memiliki nilai tambah dalam hal peningkatan mutu pendidikan; d. Berkelanjutan. D. TOTAL BANTUAN Jumlah bantuan penguatan Kantor Urusan Internasional (KUI) pada tahun anggaran 2013 untuk satu perguruan tinggi pengusul adalah maksimum Rp. 65.000.000,- (enam puluh lima juta rupiah). Besaran bantuan yang disetujui akan bergantung pada hasil evaluasi setiap proposal yang diajukan. Setiap perguruan tinggi pengusul wajib menyediakan dana pendampingan sebesar minimal 10 % dari total bantuan yang diterima. Penggunaan dana pendampingan ini tersebut dalam rincian kegiatan yang diusulkan. E.
PERSYARATAN UMUM
Perguruan tinggi Indonesia yang dapat mengusulkan proposal program bantuan KUI pada tahun anggaran 2013 harus memenuhi persyaratan umum sebagai berikut : 1. Telah mempunyai ijin operasional Kemdikbud 2. Tidak melanggar kebijakan, ketentuan dan peraturan Ditjen Pendidikan Tinggi 3. Telah mempunyai Kantor Urusan Internasional / Unit Pengelola Kerjasama Internasional yang bertanggungjawab atas pengelolaan kerjasama internasional
2
F.
KELOMPOK PERGURUAN TINGGI PENGUSUL
Perguruan tinggi pengusul dibagi dalam 3 (tiga) kelompok sesuai dengan jenis kegiatannya. Setiap perguruan tinggi pengusul dapat memilih kelompok kegiatan selama memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Kelompok tersebut antara lain: A. Perguruan Tinggi Kelompok I: a. Memiliki unit dan struktur organisasi pengembangan kerjasama Internasional yang dibuktikan dengan Statuta atau SK Rektor (bukti dilampirkan). b. Sudah memiliki Materi Promosi berbentuk leaflet/brosur berbahasa Inggris (bukti dilampirkan). c. Belum pernah menerima bantuan Penguatan Kelembagaan Kantor Urusan Internasional (PKKUI) Ditjen Dikti. B. Perguruan Tinggi Kelompok II: a. Sudah Memiliki KUI. b. Memiliki struktur organisasi KUI dan SK Rektor Pendirian (buktidilampirkan). c. Sudah Memiliki Standard Operation Procedure (SOP) pengembangan kerjasama (bukti dilampirkan) d. Sudah memiliki Website Unit Pengelola Kerjasama Internasional berbahasa Inggris (alamat website diinfokan). e. Sudah memiliki Materi-materi Promosi berbentuk leaflet perguruan tinggi berbahasa Inggris (bukti dilampirkan). f. Melampirkan daftar Kerjasama Internasional lima tahun terakhir (borang terlampir). g. Memiliki pengalaman mengelola mahasiswa asing (data mahasiswa asing dilampirkan). C. Perguruan Tinggi Kelompok III a. Memiliki Rencana Strategis pengembangan kerjasama Internasional (buku Renstra dan SK Rektor dilampirkan) b. Sudah memiliki KUI. c. Memiliki struktur organisasi KUI dan Statuta/SK Rektor Pendirian (bukti dilampirkan). d. Sudah Memiliki Standard Operation Procedure (SOP) pengembangan kerjasama (bukti dilampirkan) e. Sudah memiliki Website Perguruan Tinggi dan Unit Pengelola Kerjasama Internasional/KUI berbahasa Inggris (alamat website diinfokan). f. Sudah memiliki Materi-materi Promosi berbentuk leaflet dan video perguruan tinggi berbahasa Inggris (bukti dilampirkan) g. Melampirkan daftar Kerjasama Internasional lima tahun terakhir (borang terlampir). h. Memiliki pengalaman mengelola mahasiswa asing (data mahasiswa asing dilampirkan). i. Sudah menjadi anggota asosiasi perguruan tinggi Internasional (bukti dilampirkan) 3
G. BENTUK KEGIATAN Bentuk kegiatan yang dapat dilakukan oleh kelompok perguruan tinggi seperti tersebut pada poin F adalah sebagai berikut (lihat tabel 1) : Tabel 1. Bentuk kegiatan, Output, dan peruntukan hibah.
Kelompok Kelompok I Penguatan Kelembagaan KUI
Kegiatan
Output
Peruntukan Hibah
A. FGD, Pembuatan dan Sosialiasi 1. Dokumen SOP, Tidak untuk SOP kerjasama internasional. laporan belanja Materi SOP minimum : pelaksanaan FGD barang 1. Pembentukan kerjasama dan sosialisasi (pengadaan internasional. SOP. barang 2. Penerimaan mhs asing (sampai Modal) keluar ijin tinggal). 2. Laporan FGD, 3. Pengurusan perpanjangan ijin Sosialisasi dan Biaya belajar dan ijin tinggal mahasiswa materi website perjalanan dan staf asing. unit pengelola maximum 4. Prosedur keberangkatan kerjasama 30% dari mahasiswa dan staf ke luar Internasional total hibah negeri. edisi berbahasa Inggris Belanja Jasa B. FGD dan Pembuatan website unit honor pengelola kerjasama 3. Laporan maximum Internasional edisi berbahasa pelaksanaan 30% Inggris. Materi website minimum : workshop 1. Informasi tentang unit pengelola sosialisasi tentang kerjasama internasional pembentukan unit 2. Informasi program studi pengelola 3. Proses penerimaan mhs asing kerjasama 4. Informasi perpanjangan ijin Internasional belajar dan ijin tinggal bagi mahasiswa dan staf asing. 5. Informasi fasilitas bagi mhs asing 6. Informasi beasiswa, 7. Informasi kerjasama internasional C. Workshop tentang pembentukan unit pengelola kerjasama Internasional. (melibatkan : 1. Pimpinan PT (Rektor,Wakil Rektor,Dekan,Wakil Dekan) 2. Direktur/Kepala Biro/Pimpinan UPT 3. Kajur dan Kaprodi 4. Lainnya yang dianggap perlu.
4
Kelompok II Pengembangan Kerjasama
A. Pembuatan Video profile dan promosi Perguruan Tinggi dalam bahasa Inggris. B. Workshop Implementasi Kerjasama internasional. Melibatkan : 1. Pimpinan PT (Rektor,Wakil Rektor,Dekan,Wakil Dekan) 2. Direktur/Kepala Biro/Pimpinan UPT 3. Kajur dan Kaprodi 4. Lainnya yang dianggap perlu.
1. Video Profile dan Promosi Perguruan Tinggi dalam bahasa Inggris.
Tidak untuk belanja barang(peng adaan barang modal)
2. Laporan pertemuan : korespondensi dengan partner, minutes of meeting dan dokumentasi, action plan/proposal kerjasama.
Biaya perjalanan maximum 30% dari total hibah (tidak untuk membiayai tiket perjalanan mitra asing) Belanja Jasa honor maksimum 30%
Kelompok III Implementasi Kerjasama
A. Pengembangan program kerjasama akademik dengan lebih dari satu mitra PT asing atau B. Program inovatif Tropical course/Summer Course dan Program Student Exchange
5
1. Laporan Pelaksanaan Tropical course/ Summer Program termasuk materimateri publikasi dan perencanaanya. 2. Laporan Pelaksanaan mobility/ exchange termasuk dokumendokumen administrasinya dimulai tahap perencanaan, promosi, pelaksanaan dan hasil evaluasi akhir
Tidak untuk belanja barang (pengadaan barang modal) Biaya perjalanan maksimum 30% dari total hibah. Belanja Jasa honor maksimum 30%
H. MEKANISME PENGUSULAN a. b.
c.
Perguruan tinggi melakukan pengusulan program kepada Ditjen Pendidikan Tinggi dengan menyampaikan proposal program. Proposal program pada dasarnya memuat portofolio perguruan tinggi pengusul yang mencerminkan kapasitas dan komitmen institusi dalam melaksanakan kerjasama internasional, rencana kegiatan dan output yang diharapkan. Penulisan proposal mengikuti format yang telah ditetapkan: (lihat di format proposal usulan) Proposal yang disertai surat pengantar dari rektor/pimpinan perguruan tinggi disampaikan kepada Direktur Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen DIKTI dalam bentuk hard copy dan soft copy (dalam CD), masing-masing sebanyak 2 eksemplar. Hard copy dijilid warna Biru.
I. FORMAT PROPOSAL USULAN Struktur Proposal 1. Sampul Memuat nama kegiatan, logo perguruan tinggi dan nama perguruan tinggi, dan tahun kegiatan. 2. Halaman Judul Memuat nama kegiatan, logo perguruan tinggi dan nama perguruan tinggi dan tahun kegiatan. 3. Halaman Pengesahan dan Pernyataan Memuat Surat Pernyataan sebagaimana dinyatakan pada templat 1 (terlampir) 4. Halaman Borang Isian Pernyataan Penandatangan Kontrak Memuat borang isian pernyataan untuk penandatanganan kontrak sebagaimana dinyatakan pada templat 2 (terlampir) 5. Daftar Isi Daftar isi mengambarkan isi proposal secara terstruktur. 6. Pendahuluan Menjelaskan alasan perguruan tinggi melaksanakan program ini dan rencana pengembangan, penguatan dan implementasi kerjasama internasional tahun 2013-2017. 7. Tujuan Program Menjelaskan tujuan yang akan dicapai oleh perguruan tinggi yang sejalan dengan visi & misi perguruan tinggi dengan melaksanakan program ini. 8. Target Pelaksanaan Program Menjelaskan secara terperinci mengenai capaian yang akan di hasilkan dari pelaksanaan program ini. 9. Definisi dan Ruang Lingkup Program Menjelaskan secara lengkap aktifitas yang akan dilaksanakan, serta sumberdaya dan tingkatan organisasi dalam perguruan tinggi yang terlibat.
6
10. Identifikasi Serta Rancangan Penyelesaian Masalah Menjelaskan masalah yang dihadapi perguruan tinggi dalam menjalankan aktifitas internasional, pengembangan program internasional, pencitraan program/aktifitas ke tingkat internasional pola penyelesaian dan langkah yang akan dilaksanakan oleh perguruan tinggi melalui program ini. 11. Struktur Organisasi Pelaksana Menjelaskan struktur jabatan dan personil yang terlibat dalam pelaksanaan program. 12. Rencana Kerja Menjelaskan waktu pelaksanaan secara terperinci dalam mingguan, mulai dari proses persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan. 13. Rencana Anggaran Menjelaskan secara terinci rencana anggaran belanja yang meliputi biaya personel, barang dan jasa serta perjalanan sesuai dengan Standar Biaya Umum (SBU) Kementerian Keuangan. 14. Lampiran Memuat dokumen atau data pendukung yang relevan, SK Rektor tentang pendirian KUI atau Statuta untuk unit organisasi pengembangan kerjasama internasional, fotokopi NPWP perguruan tinggi dan fotokopi rekening bank a.n perguruan tinggi yang masih aktif (digunakan untuk kepentingan kontrak), dan dokumen lainnya yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Format Proposal 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Warna Sampul : Biru Bahan kertas sampul: Buffalo atau sejenis Bahan kertas isi: HVS 80 gr Ukuran kertas: A4 Ukuran margin kertas: atas, bawah, kiri dan kanan: 2,54 cm Jenis dan ukuran huruf: Arial 11
J. PROSES SELEKSI Proposal akan diseleksi oleh panitia di DIKTI berdasarkan: a. b. c. d.
Lampiran bukti-bukti yang disyaratkan dalam masing-masing kelompok perguruan tinggi Persyaratan yang harus dimiliki oleh perguruan tinggi sesuai dengan prasyaratan kelompok program. Ketersediaan staf akademik di perguruan tinggi yang mengusulkan dengan mitra agar dapat berkolaborasi dengan baik. Potensi kegiatan yang diusulkan untuk penguatan kelembagaan KUI
7
K. JADWAL PROSES PENGUSULAN Proposal Program Bantuan Penguatan Kelembagaan Kantor Urusan Internasional (PKKUI) untuk tahun 2013 akan diproses sesuai dengan jadwal sebagai berikut (lihat tabel 2): Tabel 2. Jadwal Pengusulan dan Seleksi Hibah
NO 1. 2. 3. 4. 5. 6.
KEGIATAN Penerimaan proposal Seleksi proposal Pengumuman Penandatanganan Kontrak Pelaksanaan Kegiatan Penyerahan Laporan
WAKTU 1 Mei 2013 10 Mei 2013 17 Mei 2013 31 Mei 2013 Juni- November 2013 29 November 2013
L. ALAMAT PENGIRIMAN PROPOSAL Proposal dikirimkan via POS atau diantar langsung ke: Direktur Kelembagaan dan Kerjasama Up. Afriana Dyah R / Panji Tiyas P Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama Ditjen Pendidikan Tinggi. Gedung D DIKTI, lt. 6. Jalan Raya Jenderal Sudirman, PintuSatu, Senayan, Jakarta 10270 Untuk informasi lebih lanjut, silakan menghubungi : Afriana Dyah R.( 0818462446) atau Panji Tiyas P. (085643040398) Email:
[email protected] atau
[email protected] M. PENUTUP Bantuan ini diharapkan dapat mendukung kegiatan internasionalisasi perguruan tinggi di Indonesia sehingga dapat bersaing dengan perguruan tinggi di luar negeri serta mempunyai kualitas pendidikan yang berkelas internasional.
8
TEMPLAT 1
KOP SURAT INSTITUSI
No : Tanggal: Hal : Pernyataan Keabsahan dan Kesahihan Data Lampiran: 1 berkas Kepada Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi- Kementerian Pendidikan Nasional Melalui Direktur Kelembagaan dan Kerja Sama Gd. Dikti Lt. 6 Jl. Pintu 1 Senayan- Jakarta Dengan hormat, Bersama surat ini, kami sampaikan proposal Hibah PKKUI dari institusi kami, dengan data sebagai berikut : Nama PT : Alamat : Kode Pos dan Kota : No. Telpon dan Faks : Alamat Email : Penanggung Jawab Program : Contact Person : Kami menyatakan bahwa seluruh data dan informasi yang kami sampaikan dalam proposal ini atau lampirannya adalah absah dan sahih. Bilamana di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam pernyataan kami, maka kami bersedia untuk mempertanggung jawabkannya secara hukum dan menerima sanksi yang ditetapkan oleh Ditjen DIKTI.
________ , __ - __ - 2013
Hormat kami, Stempel dan Materai Rp.6000,TTD
(Nama Jelas) (NIP/NIK) – pilih salah satu (Jabatan Rektor/Direktur/Ketua) –
9
TEMPLAT 2 FORM ISIAN UNTUK PERNYATAAN YANG MENANDATANGANI KONTRAK (NAMA PERGURUAN TINGGI) FORMULIR ISIAN 1. Nama Lengkap 2. NIP 3. Jabatan 4. Perguruan Tinggi 5. Alamat Kantor/No. Telp 6. Alamat Rumah/No.Tlp/HP 7. NPWP Institusi 8. Nama Bank 9. Nomor Rekening Institusi 10. Nama yang tercantum pada Bank (Rek Koran a.n Institusi) 11. Alamat Bank/No. Tlp
: Diisi dengan Nama Penandatangan Kontrak (minimal Wakil Rektor) : ______________________________ : ______________________________ : ______________________________ :______________________________ : ______________________________ : ______________________________ : ______________________________ : ______________________________ : ______________________________ : ______________________________
____________, 2013 Rektor/ Warek Universitas ______________
Nama Terang Pejabat NIP. ________________________
10
