PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN SOP
BAB I DEFINISI Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. 1.
Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2.
Dokumen Dikendalikan Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3.
Dokumen Tidak Dikendalikan Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4.
Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5.
Pedomanl Mutu Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuanketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6.
Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan .
8.
Program Pendukung Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATA LAKSANA
1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/Koordinator Unit/ Menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi: 1.1 Manual Mutu 1.2 Prosedur Kerja/SOP 1. 1.4 Formulir
2. PEMBUATAN DOKUMEN MR/ Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Diagram Alir (jika diperlukan) Unit Terkait Referensi Dokumen terkait Catatan revisi/ Perubahan
3. PENGESAHAN ISI DOKUMEN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
4. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang
berisi
Judul dokumen
Nomor kode dokumen
Terbitan ( dua digit )
Revisi ( dua digit )
Tanggal mulai berlaku,
Halaman
Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )
5. PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: 5.1 Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I
menunjukkan jenis dokumen
MM
untuk manual mutu
PK
untuk prosedur kerja FORM untuk Formulir yang digunakan
Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 07 Artinya : PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut dokumen 07 tahun 2007
5.2 Penomoran formulir Contoh : FORM /BPG/ 001/ 07
Form menunjukkan jenis dokumen Artinya : Jenis dokumen Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 07 tahun 2007
6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN 6.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas 6.2 Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen. 6.3 Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi 6.4 Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKENDALI” dengan persetujuan MR.
7. REVISI DOKUMEN Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: 1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas 2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang 3. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
8. PENERBITAN ULANG DOKUMEN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: 1. Terjadi perubahan sistem mutu 2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen 3.
Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
4. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.
10. PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
11. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal
BAB IV DOKUMENTASI
