PANDUAN PELAKSANAAN KERJA
ii
LEMBAR PENGESAHAN PANDUAN PELAKSANAAN KERJA LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA AL-WASHLIYAH
Kode Dokumen
:
PPK/UMNAw/LPM/05/01-01
Revisi
:
01
Tanggal
:
10 Mei 2016 Ketua LPM
Diajukan oleh
: Dr. Ir. Ernita, MP. Wakil Rektor I
Dikendalikan oleh
:
Dr. H. Firmansyah, M.Si. Rektor
Disetujui oleh
:
Drs. H. Kondar Siregar, MA.
iii
PRAKATA Dinamika akademis Perguruan Tinggi, tidak terlepas dari perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi serta tuntutan masyarakat. Dengan adanya pendidikan tinggi, diharapkan muncul sumber daya manusia yang mempunyai kemampuan akademis, profesional, etis dan kepemimpinan, serta tanggap terhadap kebutuhan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam konteks ini, untuk melaksanakan penjaminan mutu di Universitas Muslim Nusantara (UMN) Al-Washliyah, maka diperlukan sebuah Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). LPM merupakan unit kerja yang bertanggung jawab atas sistem audit akademik dan non akademik internal. LPM merupakan unit kerja independen yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor. LPM merupakan fungsi perguruan tinggi dalam memberikan penjaminan mutu terhadap proses dan hasil pendidikan kepada stakeholders baik internal maupun eksternal suatu perguruan tinggi. Untuk mencapai visi, misi, dan tujuan di atas, UMN Al-Washliyah telah merancang sebuah sistem penjaminan mutu internal (SPMI) sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari sistem penjaminan mutu perguruan tinggi seperti yang diamanatkan oleh Undang-Undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Penjaminan mutu bertujuan untuk memenuhi atau melampaui Standar Nasional Pendidikan sebagaimana yang dituangkan dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.62 Tahun 2016 dan Peraturan Menteri Ristek Dikti No. 44 Tahun 2015. Buku Panduan Pelaksanaan Kerja LPM UMN Al-Washliyah ini dimaksudkan sebagai panduan di dalam menjalankan proses penjaminan mutu sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran UMN Al-Washliyah. Buku ini merupakan hasil revisi dari dokumen yang disusun sejak tahun 2014 yang disesuaikan dengan perkembangan peraturan yang berlaku bagi suatu perguruan tinggi. Kami berharap buku ini mampu memberi inspirasi kepada semua pihak dalam upaya mengembangkan dayasaing UMN Al-Washliyah sebagai perguruan tinggi unggul menuju Character Building University. Medan, Mei 2016 Tim LPM UMN Al-Washliyah Ketua, Dr. Ir. Ernita, MP. iv
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan Prakata Daftar Isi
i ii iii
PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Visi LPM UMN Al-Washliyah C. Misi LPM UMN Al-Washliyah D. Tujuan LPM UMN Al-Washliyah E. Strategi LPM UMN Al-Washliyah F. Asas Atau Prinsip Pelaksanaan LPM UMN Al-Washliyah G. Pernyataan Mutu UMN Al-Washliyah H. Kebijakan Mutu LPM UMN Al-Washliyah I. Sasaran Mutu LPM UMN Al-Washliyah J. Manajemen SPMI UMN Al-Washliyah K. Nilai Dasar LPM UMN Al-Washliyah L. Budaya Mutu LPM UMN Al-Washliyah M. Tugas Pokok LPM UMN Al-Washliyah N. Fungsi LPM UMN Al-Washliyah O. Lingkup Kerja LPM UMN Al-Washliyah P. Implementasi Penjaminan Mutu UMN AL-WASHLIYAH Q. Struktur Organisasi LPM UMN Al-Washliyah R. Deskripsi Pekerjaan S. Alur Kerja LPM UMN Al-Washliyah DAFTAR PUSTAKA
v
1 1 3 3 3 3 4 5 6 6 7 8 9 9 9 10 10 11 11 17 20
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas) Nomor 20 Tahun 2003, pasal 50(6) tentang otonomi perguruan tinggi, mengamanatkan bahwa perguruan tinggi harus melakukan pengawasan secara internal atas pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Ketentuan tersebut dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan yang mewajibkan struktur pengawasan horisontal di setiap satuan pendidikan dengan menerapkan sistem penjaminan mutu pendidikan. Untuk mencapai visi, misi, dan tujuan Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah, maka telah merancang sebuah sistem penjaminan mutu internal (SPMI) sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari sistem penjaminan mutu perguruan tinggi seperti yang diamanatkan oleh Undang-Undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Sistem penjaminan mutu pendidikan tersebut bertujuan agar satuan pendidikan dapat memenuhi atau melampaui Standar Nasional Pendidikan (SNP). Sistem penjaminan mutu mencakup proses perencanaan, penerapan, pengendalian, dan pengembangan standar mutu perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal memperoleh kepuasan. Agar perguruan tinggi dapat mengembangkan dan melaksanakan proses penjaminan mutu akademiknya, maka Mendikbud mengeluarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) yang berbasis institusi. SPMPT mencakup tiga sistem, yaitu Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Nasional, Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan
Mutu Eksternal (SPME). PDPT mencakup kegiatan sistemik dalam pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data serta informasi tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi. SPMI merupakan kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh perguruan tinggi (internally driven) untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berkelanjutan. SPME merupakan kegiatan sistemik penilaian kelayakan program studi dan/atau perguruan tinggi oleh BAN-PT atau lembaga akreditasi internasional, misalnya Asean University Network Quality Assurance (AUN-QA). Selanjutnya Mendikbud mengeluarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi yang isinya mencakup Standar Nasional Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat. Selanjutnya, Pemerintah berkomitmen untuk secara sistematis dan terprogram meningkatkan mutu sektor pendidikan tinggi di Indonesia dengan mengeluarkan Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi; Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi No. 32 Tahun 2016 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi, serta Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Dalam konteks ini, untuk melaksanakan penjaminan mutu perguruan tinggi di Universitas Muslim Nusantara (UMN) Al-Washliyah, maka diperlukan sebuah Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). LPM merupakan unit kerja yang bertanggung jawab atas sistem audit akademik dan non akademik internal. LPM merupakan unit kerja independen yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor. LPM merupakan fungsi perguruan tinggi dalam memberikan penjaminan mutu terhadap proses dan hasil pendidikan kepada stakeholders baik internal maupun eksternal suatu perguruan tinggi. 2
B. Visi LPM UMN AL-WASHLIYAH Sebagai unit yang sadar IPTEKS (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi serta Seni) berwawasan keunggulan dan berjiwa Islami yang dapat merencanakan, melaksanakan, dan mengembangkan sistem penjaminan mutu UMN Al Washliyah. C. MISI LPM UMN AL-WASHLIYAH Menyelenggarakan
penjaminan
mutu
yang
berkualitas
dengan
menyiapkan dan mengkoordinasikan data, informasi dan dokumen untuk kepentingan kemajuan dan pengembangan UMN Al Washliyah.
D. TUJUAN LPM UMN AL-WASHLIYAH 1. Menjamin bahwa penyelenggaraan pendidikan akademik di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah dilakukan sesuai standar internal yang ditetapkan dan standar nasional pendidikan tinggi, sehingga apabila terjadi penyimpangan antara kondisi riil dengan standar akan segera diperbaiki; 2. Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas kepada masyarakat, khususnya orang tua/wali mahasiswa tentang penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan standar yang ditetapkan; 3. Mengajak semua pihak dalam institusi untuk bekerja mencapai tujuan dengan mengacu pada standar dan secara terus menerus berupaya untuk meningkatkan mutu standar, sehingga visi, misi, dan tujuan Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah dapat tercapai. E. STRATEGI LPM UMN AL-WASHLIYAH 1. Melakukan sosialisasi terkait SPMI kepada para stakeholders secara periodik. 3
2. Melibatkan secara aktif semua unsur internal terkait mulai tahap perencanaan hingga tahap evaluasi maupun tahap pengembangan standar mutu; 3. Melibatkan pihak eksternal terkait lainnya seperti dunia usaha dan pemerintahan, khususnya pada tahap penetapan standar mutu sehingga dapat mengantisipasi sedini mungkin dinamika perubahan kebutuhan pengguna lulusan; 4. Melakukan pelatihan secara terstruktur dan terencana bagi para dosen dan staf administrasi tentang SPMI, dan secara khusus pelatihan sebagai auditor internal; 5. Membudayakan Pelaksanaan,
pola
Evaluasi,
kerja
manajemen
Pengendalian
dan
PPEPP
(Perencanaan,
Peningkatan)
dalam
pelaksanaan SPMI pada setiap jenjang struktural.
F. ASAS ATAU PRINSIP PELAKSANAAN LPM UMN AL-WASHLIYAH 1. Kebersamaan, yaitu SPMI dilaksanakan secara sistematik dan komprehensif berbasiskan visi, misi, dan tujuan Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah dengan melibatkan seluruh civitas akademika di seluruh tingkatan unit. 2. Kualitas, yaitu SPMI dilaksanakan dengan memanfaatkan data dan informasi yang akurat dalam setiap tahapan sehingga kualitas pendidikan dapat terus meningkat, baik itu kualitas input, proses, dan outcome. 3. Terencana dan berkelanjutan, yaitu SPMI diimplementasi secara terencana di seluruh unit kerja di lingkungan UMN Al-Washliyah baik mutu akademik dan non akademik dan berterusan melakukan inovasi tiada henti untuk meningkatkan kualitas sehingga minimal mencapai 4
Standar Nasional Pendidikan yang ditetapkan oleh Kemristek Dikti dan terakreditasi oleh BAN PT. 4. Transparan, yaitu pelaksanaan SPMI harus dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah, terbuka, dan senantiasa mengacu pada kebenaran dan keilmuan. 5. Bermanfaat, yaitu SPMI dilaksanakan untuk memberikan manfaat yang sebesar-besarnya kepada seluruh civitas akademika, institusi, stakeholder, bangsa dan negara. 6. Mandiri, yaitu SPMI dilaksanakan berdasarkan pada kemampuan institusi dengan mengandalkan segenap potensi dan sumber daya yang dimiliki untuk mengoptimalkan dan mengembangkan kemampuan institusi secara terstruktur dan terpadu. G.
PERNYATAAN MUTU LPM UMN AL-WASHLIYAH Peningkatan budaya mutu secara terintegrasi dan berkelanjutan oleh seluruh sivitas akademika UMN Al-Washliyah dalam menyelenggarakan proses akademik dan non akademik yang bertanggung jawab dan berciri keIslaman dengan menghasilkan lulusan yang kompeten sesuai bidangnya. Implikasi pernyataan mutu adalah: 1. Mutu merupakan tanggungjawab semua warga UMN Al-Washliyah 2. Mutu merupakan urusan setiap warga UMN Al-Washliyah 3. Setiap pimpinan unit berkomitmen untuk meningkatkan mutu secara berencana dan berkelanjutan 4. Pembangunan karakter secara menyeluruh menginternalisasi peningkatan budaya mutu di UMN Al-Washliyah
5
5. Penguatan integritas pelayanan dan citra UMN Al-Washliyah yang berciri keIslaman. 6. Pengembangan institusi berbasis akreditasi. H.
KEBIJAKAN MUTU LPM UMN AL-WASHLIYAH Mengelola Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME), dan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) sebagai bentuk komitmen terhadap penyelenggaraan universitas yang unggul dan memiliki ciri Islami di era global.
I.
SASARAN MUTU LPM UMN AL-WASHLIYAH 1. Akreditasi • Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh BAN-PT minimal B pada akhir tahun 2017. • Dari 15 Prodi yang diselenggarakan saat ini, 80% terakreditasi BAN-PT dengan peringkat minimal B pada tahun 2019. 2. Sistem Manajemen Mutu • Memiliki Sertifikasi ISO 9001:2008 tahun 2020. 3. Mahasiswa dan lulusan • Indek Kepuasan Mahasiswa rata-rata minimal 4 (skala 1 sd. 5) pada tahun 2018. • Indek Kepuasan Lulusan rata-rata minimal 4 (skala 1 sd. 5) pada tahun 2018. 4. Sumberdaya manusia • Rapor Kinerja Dosen (RKD) rata-rata minimal 4 (skala 1 sd. 5) pada tahun 2019. • Sertifikasi Dosen Tetap 90% pada tahun 2020.
6
• Jenjang pendidikan dosen tetap minimal 40% berijazah doktor (S3) ada tahun 2020. • Jabatan fungsional dosen tetap minimal 2% guru besar (profesor) ada tahun 2019. 5. Layanan jenjang pendidikan • Menyelenggarakan program doktor minimal satu program studi ada tahun 2020.
J.
MANAJEMEN SPMI UMN AL-WASHLIYAH Dalam melaksanakan implimentasi penjaminan mutu, UMN AlWashliyah mengikuti pola manajemen SPMI Dikti yaitu PPEPP (Perencanaan Mutu, Pelaksanaan Mutu, Evaluasi Mutu, Pengendalian Mutu, Peningkatan Mutu). Model PPEPP atau dulu dikenal dengan PDCA ini dipilih karena memungkinkan terjadinya kaizen atau peningkatan, perbaikan, dan pengembangan berkelanjutan (continuous quality improvement) yang didorong dari dalam (internally driven). Dalam bentuk diagram dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Model Silkus PPEPP Implementasi Penjaminan Mutu UMN Al-Washliyah
7
Siklus peningkatan mutu berkelanjutan di UMN Al-Washliyah
Implementasi penjaminan mutu di UMN Al-Washliyah dilaksanakan di seluruh unit kerja di lingkungan UMN Al-Washliyah. Penjaminan mutu akademik dan non akademik dilakukan dengan membentuk Unit Penjaminan Mutu (UPM) di tingkat prodi yang berperan penting sebagai perpanjangan tangan GPM di tingkat Fakultas dan LPM di tingkat Universitas, yang bertugas untuk memonitor dan menjamin terlaksananya proses penjaminan mutu dengan baik sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Lembagalembaga ini terus melakukan upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu pada level program studi, fakultas dan universitas.
K. NILAI DASAR LPM UMN Al-Washliyah 1. Islami; 2. Istiqamah; 3. Ilmiah; 4. Mujahadah; 5. Ukhuwah;
8
L.
BUDAYA MUTU LPM UMN AL-WASHLIYAH 1. Bertawakkal kepada Allah SWT; 2. Berusaha keras mencapai tujuan; 3. Melakukan perbaikan secara berterusan; 4. Menggunakan indikator yang terukur; 5. Berbicara berdasarkan fakta; 6. Setiap usaha yang dilakukan senantiasa ada hasil; 7. Bekerja secara kebersamaan;
M. TUGAS POKOK LPM UMN AL-WASHLIYAH 1. Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, mengevaluasi dan mengendalikan penjaminan mutu akademik dan non-akademik. 2. Memberikan saran, pendapat dan pertimbangan mutu demi perkembangan universitas berdasarkan hasil audit penjaminan mutu akademik dan non-akademik.
N.
FUNGSI LPM UMN Al-Washliyah: 1. Menilai kinerja universitas mulai dari input, proses dan output/ outcome yang diselaraskan dengan Tridarma Perguruan Tinggi dalam meningkatkan mutu/kualitas. 2. Menyusun dan menyiapkan rencana kerja dan anggaran Lembaga Penjaminan Mutu. 3. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu akademik dan non-akademik. 4. Melaksanakan proses penjaminan mutu akademik dan nonakademik di lingkungan Universitas, Fakultas maupun Jurusan. 5. Menyusun dan menyempurnakan sistem penjaminan mutu.
9
6. Mengkoordinir Auditor Internal untuk melaksanakan tugas audit dalam proses pelaksanaan penjaminan mutu dan melaporkan hasilnya kepada Rektor. 7. Melakukan analisa mendalam terhadap laporan evaluasi diri dikombinasikan dengan hasil audit internal, serta memberikan saran untuk ditindaklanjuti. 8. Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu secara berkala sesuai dengan siklus penjaminan mutu.
O. LINGKUP KERJA LPM UMN AL-WASHLIYAH 1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik secara berkelanjutan di UMN AL-WASHLIYAH; 2. Membuat perangkat terpadu dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik; 3. Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik; 4. Melakukan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik; 5. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik di UMN Al-Washliyah.
P. IMPLEMENTASI PENJAMINAN MUTU UMN AL-WASHLIYAH Implementasi penjaminan mutu di UMN Al-Washliyah dilaksanakan di seluruh unit kerja di lingkungan UMN Al-Washliyah. Penjaminan mutu akademik dan non akademik dilakukan dengan membentuk Unit Penjaminan Mutu (UPM) di tingkat prodi yang berperan penting sebagai perpanjangan tangan GPM di tingkat Fakultas dan LPM di tingkat Universitas, yang bertugas untuk memonitor dan menjamin terlaksananya proses penjaminan mutu dengan 10
baik sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Lembaga-lembaga ini terus melakukan upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu pada level program studi, fakultas dan universitas. Q. STRUKTUR ORGANISASI LPM UMN AL-WASHLIYAH
R.
DESKRIPSI PEKERJAAN
1. Ketua Lembaga Penjaminan Mutu a. Tugas Pokok : Membuat
perencanaan
strategik
pelaksanaan
(implementation)
organisasi Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Muslim Nusantara AlWashliyah.
11
b. Fungsi : 1. Memastikan terlaksananya pelaksanaan sistem penjaminan mutu di lingkungan UMN Al-Washliyah; 2. Merencanakan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan proses penjaminan mutu; 3. Mengorganisir pekerjaan yang ada di lingkungan LPM; 4. Mengontrol proses penjaminan mutu di lingkungan UMN Al-Washliyah dan kinerja anggota LPM; 5. Mengevaluasi proses penjaminan mutu untuk perbaikan terus menerus (continous improvement); 6. Mengkoordinir semua kegiatan LPM; 7. Memimpin rapat pleno atas semua draf proses penjaminan mutu; 8. Mengesahkan kegiatan yang dilaksanakan oleh anggota LPM; 9. Melaksanakan kerjasama dengan institusi lain dan stakeholders.
c. Hubungan Kerja : 1. Bertanggung jawab kepada Rektor, 2. Bekerjasama dengan anggota LPM; 3. Melaporkan kegiatan proses penjaminan mutu di lingkungan UMN AlWashliyah kepada Rektor.
2. Sekretaris Lembaga Penjaminan Mutu a. Tugas Pokok: 1. Merancang, mengadministrasikan dan mengagendakan kegiatan di Lembaga Penjaminan Mutu (LPM); 2. Membuat perencanaan kegiatan dan anggaran bersama Ketua LPM; 3. Membantu semua kegiatan Ketua LPM. 12
b. Fungsi: 1. Membantu Ketua dalam melaksanakan semua kegiatan administrasi di LPM; 2. Menjamin kerahasiaan data LPM; 3. Merencanakan dan menyediakan peralatan dan bahan-bahan yang dibutuhkan oleh LPM; 4. Merancang jadwal kegiatan proses penjaminan mutu; 5. Menggandakan draf dan peralatan serta bahan penjaminan mutu; 6. Mengadministrasikan dan mengagendakan surat-surat dan data LPM; 7. Mendokumentasikan dokumen-dokumen penjaminan mutu; 8. Membantu memfasilitasi kegiatan di semua bidang LPM; 9. Merencanakan dan melaksanakan publikasi kegiatan LPM. c. Hubungan Kerja : 1. Bertanggung jawab kepada Ketua LPM; 2. Bekerjasama dengan Kepala Pusat di LPM; 3. Melaporkan kegiatan proses penjaminan mutu kepada Ketua LPM. 3. Tata Usaha a. Tugas Pokok 1. Mengendalikan proses persuratan di lingkungan LPM baik itu surat masuk, keluar dan disposisi, memo dan nota dinas 2. Mengagendakan dan mengklasifikasi surat-surat; 3. Menginventaris barang-barang milik LPM; b. Fungsi: 1. Menjaga kerahasiaan data Lembaga Penjaminan Mutu; 2. Mengonsep surat, memeriksan dan memaraf surat keluar; 3. Mensortir surat yang masuk; 13
4. Membuat disposisi dan tindak lanjut dari disposisi surat, memo dan nota dinas; 5. Mengarsipkan surat masuk, keluar, disposisi, memo dan nota dinas; 6. Menindaklanjuti dan meneruskan surat ke Kepala Pusat, Sekretaris, Ketua LPM dan pejabat yang terkait; 7. Mendata dan inventaris barang-barang milik LPM; 8. Memberikan usulan atau saran kepada ketua lembaga; 9. Melaksanakan tugas lain yang di berikan atasan. d. Hubungan Kerja : 1. Bertanggung jawab kepada Ketua LPM; 2. Bekerjasama dengan Ketua, Sekretaris dan Kepala Pusat Bagian LPM. Lembaga Penjaminan Mutu UMN Al-Washliyah memiliki 2 (dua) pusat bagian, antara lain:
1.
Pusat Pengembangan Mutu Akademik
a. Ringkasan Pekerjaan 1) Merencanakan dan membuat serta merevisi draf dokumen yang terkait dengan proses penjaminan mutu akademik; 2) Mengendalikan
komponen-komponen
sistem
penjaminan
akademik.
b. Tugas-Tugas: 1)
Menjaga kerahasiaan data Lembaga Penjaminan Mutu;
2)
Membuat semua draf penjaminan mutu akademik;
3)
Merencanakan dan membuat draf kebijakan mutu akademik;
4)
Merencanakan dan membuat draf manual mutu akademik; 14
mutu
5)
Merencanakan dan membuat draf standar mutu akademik;
6)
Merencanakan dan membuat draf prosedur mutu akademik;
7)
Merencanakan dan membuat draf instrumen dan format penjaminan mutu akademik;
8)
Merencanakan dan membuat draf peraturan akademik universitas;
9)
Merencanakan dan membuat draf pedoman mutu akademik sebagai dasar pengendalian mutu;
10) Memberikan bimbingan teknis standarisasi dan pengembangan mutu akademik; 11) Melakukan diskusi tentang rancangan/draf mutu akademik dengan pihak-pihak terkait, seperti jurusan, prodi dan unsur-unsur lain bersama anggota Lembaga Penjaminan Mutu; 12) Memberikan laporan dan rekomendasi kepada pimpinan Universitas melalui Ketua Penjaminan Mutu. c. Hubungan Kerja: 1) Bertanggung jawab kepada Ketua LPM; 2) Bekerjasama dengan Kepala Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu Akademik, Sekretaris, Ketua dan semua staf LPM; 3) Melaporkan kegiatan proses pengembangan mutu akademik kepada Ketua LPM. 2. Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu a.
Ringkasan Pekerjaan
1). Merencanakan dan membuat serta merevisi draf dokumen yang terkait dengan proses pengawasan dan pengendalian mutu akademik dan non akademik;
15
2). Mengendalikan
komponen-komponen
sistem
pengawasan
dan
pengendalian mutu akademik dan non akademik.
b. Tugas-Tugas : 1)
Menjaga kerahasiaan data Lembaga Penjaminan Mutu;
2)
Mengelola pengawasan penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi di universitas melalui kegiatan sistem penjaminan mutu internal melalui Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) sebagai masukan untuk perencanaan program kebijakan mutu akademik universitas;
3)
Melakukan audit mutu non akademik
4)
Melakukan monitoring dan evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) akademik dan non akademik sebagai bahan masukan rancangan standar akademik universitas selanjutnya;
5)
Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap program studi dengan memberikan
masukan
untuk
pengambilan
keputusan
tentang
kelanjutan, perluasan atau penghentian program studi di universitas; 6)
Melaksanakan dokumentasi terkait dengan proses dan bahan atau materi penjaminan mutu yang berkelanjutan di Universitas;
7)
Mengembangkan sistem dan pola pengawasan dan pengendalian mutu akademik yang berkelanjutan;
8)
Memberikan laporan dan rekomendasi kepada pimpinan Universitas melalui Ketua Penjaminan Mutu;
c. Hubungan Kerja : 1)
Bertanggung jawab kepada Ketua LPM;
2)
Bekerjasama dengan Kepala Pusat Pengembangan Mutu Akademik, Sekretaris, Ketua dan semua staf LPM;
16
3)
Melaporkan kegiatan proses pengawasan dan pengendalian mutu akademik kepada Ketua LPM.
S. Alur Kerja Lembaga Penjaminan Mutu UMN Al-Washliyah Universitas
Lembaga Penjaminan Mutu
Rektor
Ketua
Wakil Rektor Bid. Akademik
Sekretaris
Fakultas
Dekan Wakil Dekan
Subbag Tata Usaha Laporan/ Rekomendasi/ Permintaan Tindakan Koreksi
Gugus Penjaminan Mutu
Staf Pusat Pengembangan Mutu Akademik Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu Akademik
F u n g s i o n a l
Kegiatan Akademik
Alur Kerja Lembaga Penjaminan Mutu UMN Al-Washliyah
1.
Dalam melaksanakan penjaminan mutu akademik, UMN Al-Washliyah membentuk Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) yang bertanggung jawab kepada Rektor dan Wakil Rektor bidang Akademik.
2.
Lembaga Penjaminan Mutu melaksanakan proses penjaminan mutu akademik, mulai dari perencanaan sistem, pembuatan dokumen, implementasi dan pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal di lingkungan UMN Al-Washliyah.
3.
Fakultas membentuk Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Fakultas, yang bertanggung jawab kepada Wakil Dekan 1.
4.
Fakultas menindak lanjuti dengan menyusun rencana mutu dengan difasilitatori oleh Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Fakultas.
17
5.
Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Fakultas melakukan pemeriksaan terhadap ketercapaian rencana mutu dan melaporkannya kepada Dekan melalui Wakil Dekan 1 dan Ketua Lembaga Penjaminan Mutu.
6.
Proses pemeriksaan utamanya dilakukan terhadap proses pembelajaran, sebagai kegiatan utama dalam bidang akademik yang terjadi di semua Fakultas/Jurusan/Prodi.
7.
Bagian Pusat Pengembangan Mutu Akademik merupakan penyedia peralatan dan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk peningkatan mutu. Bagian ini menjamin kerahasiaan data dan mendokumentasikan standar dan manual mutu LPM.
8.
Minimal 1 (satu) kali dalam setahun, LPM melakukan kegiatan Audit Mutu Internal Akademik. Audit Mutu Internal Akademik di UMN AlWashliyah dilakukan untuk menjamin: a.
Kepatuhan terhadap kebijakan mutu akademik, peraturan akademik, manual mutu akademik, dan manual prosedur akademik.
b.
Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan di setiap prgram studi.
c.
Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan stakeholders lainnya.
9.
Hasil Audit Mutu Internal Akademik akan diolah oleh Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu untuk di laporkan kepada Ketua LPM. Ketua LPM akan memberikan laporan dan rekomendasi kepada Wakil Rektor 1 dan Rektor. Mendasarkan pada temuan audit mutu internal akademik, Ketua LPM juga dapat mengajukan Permintaan Tindakan Koreksi Kepada Rektor/Wakil Rektor 1. 18
10. Rektor melalui Wakil Rektor 1 akan memerintahkan kepada Dekan dan Ketua Jurusan/Program Studi untuk melakukan tindakan perbaikan. Tindakan perbaikan yang berkaitan dengan ketidak cukupan infrastrukur dan sumber daya harus difasilitasi oleh Fakultas, sedangkan ketidak cukupan yang berkaitan dengan kompetensi personal harus ditindak lanjuti oleh LPM. 11. Pengembangan Mutu Akademik bekerjasama dengan Gugus Penjamin Mutu Fakultas melakukan analisis terhadap hasil audit dan melakukan tindakan perbaikan dan pengembangan. 12. Hasil Audit, laporan pemeriksaan dari Komite Penjaminan Mutu Fakultas akan dibahas dalam Rapat Mutu Fakultas. Rapat Mutu Fakultas diselenggarakan bersama antara Fakultas dengan LPM. 13. Hasil Rapat Mutu Fakultas akan dilaporkan kepada Rektor dan Wakil Rektor 1 dan akan digunakan sebagai salah satu dasar dalam memodifikasi atau mengembangkan standar mutu.
19
Daftar Pustaka
Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) BAN-PT, 2011. Buku panduan Pengembangan Kurikulum Pendidikan Tinggi Berbasis Kompetensi Pendidikan Tinggi yang merujuk pada SN-DIKTI dan KKNI, 2014 Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Depdiknas. 2008. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2003. Higher Education ln Long Term Strategy. Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2003. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI. Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) Manfaat bagi Pemimpin Perguruan Tinggi. 2005. Jakarta: Kebijakan Mutu SPMI LPM Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah. Lembaga Penjaminan Mutu UMN Al-Washliyah. Medan. 2016. Kebijakan Mutu Universitas Sriwijaya. Unit Penjaminan Mutu UNSRI. Pelembang, 2014 Panduan Workshop SPMI, Direktorat Penjaminan Mutu Kemeristek, 2Ol5. Peraturan Kementerian Ristekdikti RI No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi Peraturan Kementerian Ristekdikti RI No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No. 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Peraturan Pemerintah RI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Jakarta Peraturan Pemerintah RI No. 7 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan
20
SK Rektor No. 549/UMN-Aw/B.08/2014 tanggal 01 Desember 2014, tentang Panduan Pelaksanaan Kerja Lembaga Penjaminan Mutu UMN AlWashliyah. Statuta Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah, 2017
21
