Panduan Keanggotaan Dejavato Foundation

Panduan Keanggotaan Dejavato Foundation 2011 - 2012

Dejavato Foundation Member of CCIVS (Coordinating Committee for International Voluntary Service) UNESCO Member of NVDA (Network for Voluntary Development in Asia) Asia Pacific Member of YES (Youth Exchange Service) International Official Partner of ALLIANCE European Organizations

DEJAVATO MEMBERSHIP (Keanggotaan Dejavato) A. DEFINISI Dejavato Foundation (DJ) merupakan organisasi berbentuk Yayasan / Foundation berbasiskan aktivitas voluntary service / kerelawanan. Pada dasarnya semua orang yang terlibat dan masuk dalam Dejavato merupakan seorang relawan / volunteer. Meskipun semua berangkat sebagai relawan, tetapi kami memiliki beberapa jenis keanggotaan sesuai dengan tugas, fungsi, hak dan kewajibannya sebagai berikut : 1.

Pendiri Organisasi Adalah relawan yang merintis dan mendirikan Dejavato Foundation sejak awal berjumlah 7 orang dimana nama-nama mereka tercatat dan tercantum dalam akta pendirian organisasi

2.

Dewan Penasehat Adalah relawan yang karena kemampuan, dedikasi, keahlian dan kontribusinya diangkat melalui keputusan Dejavato Foundation dengan tugas memberikan masukan dan nasehat bagi kemajuan organisasi

3.

Staff Adalah relawan yang bekerja penuh untuk Dejavato Foundation untuk menjalankan tugas-tugas keseharian organisasi dan menerima gaji serta tunjangan lainnya. Staff bekerja sesuai dengan bagian / departemen yaitu Long Term Volunteer (LTV), Mid Term Volunteer (MTV), Short Term Volunteer (STV), Indonesian Youth Volunteer Service (IYVS), dan Dejavato Cares (DJ Cares)

4.

Anggota / Member Adalah relawan yang dibuktikan dengan memiliki kartu keanggotaan baik WNI ataupun WNA yang memberikan kontribusi waktu, pikiran dan tenaga untuk aktivitas organisasi serta demi kemajuan organisasi a. Member Aktif Member yang memiliki kartu anggota Member yang secara aktif dan sering mengikuti kegiatan Dejavato Member yang memberikan kontribusi “extraordinary” ke Dejavato Member yang pernah menjadi camp leader, pendamping ataupun coordinator kegiatan Member yang secara aktif dan kontinyu memberikan masukan membangun ke Dejavato b. Member Pasif Member yang hanya sebatas memiliki kartu keanggotaan Member yang jarang mengikuti kegiatan Dejavato Member yang tidak pernah menjadi camp leader, pendamping ataupun coordinator kegiatan Member yang pasif memberikan masukan ke Dejavato

5.

Relawan / Volunteer Adalah semua orang atau relawan yang tidak memiliki kartu keanggotaan baik WNI ataupun WNA yang memberikan kontribusi waktu, pikiran dan tenaga untuk aktivitas organisasi serta demi kemajuan organisasi.

“Member Dejavato adalah seorang volunteer” “Seorang volunteer belum tentu member Dejavato”

B. STRUKTUR ORGANISASI Pendiri Organisasi

Dewan Penasehat

Manager STV Tugas : - Workcamp - Short Visit

Member / Volunteer

C.

President

Manager MTV Tugas : - MTV General - STePs - IYVS

Member / Volunteer

Manager LTV Tugas : - LTV General - EVS - Weltwaerts

Member / Volunteer

Manager Administrasi Tugas : - Administrasi - Keuangan - DJ Cares

Member / Volunteer

CONTACT Bilamana memerlukan informasi yang berkaitan dengan program yang diminati silahkan menghubungi manager di tiap masing-masing departemen melalui email sebagai berikut : 1. Manager STV : [email protected] 2. Manager MTV : [email protected] 3. Manager LTV : [email protected] 4. Manager Admin : [email protected] (email untuk info general) ALAMAT : Jl. Bukit Panjangan Asri Blok M no. 7 Manyaran – Semarang Barat 50147, Jawa Tengah – Indonesia Tel./Fax : +62-24- 76636091 Email : [email protected] Web : www.dejavato.or.id

D. SYARAT MENJADI MEMBER DAN VOLUNTEER No. Member 1 Warga Negara Indonesia (WNI) atau Warga Negara Asing (WNA) 2 Usia minimal 15 tahun, tidak ada batasan maksimal usia selama masih bisa berkontribusi 3 4 5 6

Mengisi formulir keanggotaan, mengirim CV dan motivation letter (surat motivasi) Memahami dan tunduk pada peraturan yang tertera dalam dokumen keanggotaan Mampu berbahasa Inggris minimal pasif,atau memiliki kemampuan berbahasa asing lainnya Open minded, Flexible, punya jiwa leadership, bertanggung jawab, loyal, dan mau bekerja keras

Volunteer Warga Negara Indonesia (WNI) atau Warga Negara Asing (WNA) Usia minimal 15 tahun, tidak ada batasan maksimal usia selamna masih bisa berkontribusi Mengisi formulir data mengirim CV dan motivation letter (surat motivasi) Memahami dan tunduk pada peraturan yang tertera dalam dokumen keanggotaan Mampu berbahasa Inggris minimal pasif atau memiliki kemampuan berbahasa asing lainnya Open minded, Flexible, punya jiwa leadership, bertanggung jawab, loyal, dan mau bekerja keras

7 8 9

10

E.

Tidak sedang jadi anggota/relawan dari organisasi sejenis Dejavato Mampu memberikan kontribusi positif pada program-program Dejavato Membayar membership fee per tahun Rp 50.000,- yang nantinya akan dapat Member Card berlaku 3 (tiga) tahun Mengumpulkan foto warna terbaru lewat email atau ditempel di aplikasi dikirim lewat pos

Tidak sedang jadi anggota/relawan dari organisasi sejenis Dejavato Mampu memberikan kontribusi positif pada program-program Dejavato Mengumpulkan foto warna terbaru lewat email atau ditempel di aplikasi

PEMBAYARAN MEMBERSHIP FEE Biaya keanggotaan dibayarkan melalui rekening berikut: Nama Rekening : YAYASAN DEJAVATO Nomor Rekening : 014 – 651 – 3074 Bank : Bank BNI 46 Cabang Karangayu Bank address : Jl. Jend. Sudirman No. 195 Semarang 50195 Catatan: Mohon bukti kirim copy bukti transfer bank dikirim ke Dejavato Foundation bersamaan pengembalian formulir keanggotaan melalui email: [email protected] atau fax: 024-76636091

F.

HAK DAN KEWAJIBAN HAK No. 1 2 3 4 5 6

7

8

Member Mendapatkan kartu keanggotaan (membership card) yang berlaku selama 3 tahun Mendapatkan info program nasional dan internsional Berhak menjadi Camp Leader untuk workcamp Menjadi pendamping/Contact Person (CP) volunteer asing Berhak mewakili DJ untuk berhubungan dengan partner lokal Berhak ikut kegiatan nasional seperti workcamp local, seminar, training, workshop

Berhak ikut kegiatan internasional yang bersifat umum (general) dan khusus (mendapat financial support baik partially ataupun penuh dari DJ dan partner) seperti program international volunteer exchange, Mid Term Volunteer MTV), Long Term Volunteer (LTV) dan EVS (European Voluntary service) Berhak ikut DJ Award berlaku 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun

Volunteer Mendapatkan info program nasional dan internasional Berhak menjadi Camp Leader untuk workcamp Menjadi pendamping/Contact Person (CP) volunteer asing Berhak mewakili DJ untuk berhubungan dengan partner lokal Berhak ikut kegiatan nasional seperti workcamp lokal, seminar, training, workshop Berhak ikut kegiatan internasional yang bersifat umum (general) di negara lain tanpa mendapatkan financial support dari DJ dan partner, seperti program international volunteer exchange, Mid Term Volunteer MTV), Long Term Volunteer (LTV)

No. 1 2 3 4 5 6

KEWAJIBAN Member Volunteer Membayar membership fee Rp 50.000,00 per Berpartisipasi aktif dalam program program DJ tahun Berpartisipasi aktif dalam program program DJ Berkomitmen loyal terhadap Dejavato dan menjaga nama baik Dejavato Berkomitmen loyal terhadap Dejavato dan Bertanggung jawab dan aktif mempromosikan menjaga nama baik Dejavato program-program Dejavato Bertanggung jawab dan aktif mempromosikan Mengikuti rapat koordinasi Dejavato untuk program-program Dejavato event-event tertentu Mengikuti rapat koordinasi Dejavato untuk Menjunjung tinggi nilai kesopanan, kepatuhan event-event tertentu dan budaya Indonesia Menjunjung tinggi nilai kesopanan, kepatuhan dan budaya Indonesia

G. JOB DESKRIPSI 1. Masuk dalam salah satu departemen STV, MTV, LTV, IYVS, DJ Cares 2. Melakukan persiapan, pelaksanaan, pelaporan program masing-masing departemen dibawah koordinasi departemen 3. Melakukan tugas yang diberikan oleh Manager di departemen 4. Bertanggung jawab pada Manager di departemen masing-masing. 5.

6.

JENIS PELANGGARAN No Pelanggaran Umum 1 Lalai menjalankan tugas dan kewajiban yang diberikan 2 Tidak membawa member card selama bertugas untuk Dejavato (bagi member) 3 Terlambat mengumpulkan laporan kegiatan yang menjadi tanggungjawabnya 4 Tidak berpenampilan rapi dan sopan saat menjalankan tugas 5 Terlambat bayar membership fee dari tanggal jatuh tempo SANKSI No Pelanggaran Umum 1 Teguran lisan dari Dejavato 2

Teguran tertulis selama 3 kali berturut-turut

3

Tidak berhak ikut seleksi DJ Award selama belum memenuhi kewajiban dan persyaratan Tidak berhak jadi Camp Leader, atau CP (Pendaping Relawan Asing)

4

5

Tidak berhak ikut kegiatan nasional dan internasional

Pelanggaran Berat Menjadi volunteer/member organisasi lain yang sejenis dengan Dejavato. Tidak mengindahkan peringatan tertulis dari Dejavato selama 3 kali Mencemarkan nama baik Dejavato Melakukan tindakan kriminal, pelecehan seksual, penggunaan NARKOBA dll Menyalahgunakan kartu anggota dan status keanggotaan sehingga merugikan Dejavato

Pelanggaran Berat Tidak akan menerima info program-program Dejavato Alamat email yang bersangkutan akan dihapus dari contact list Dejavato Pencabutan keanggotaan serta penarikan membership card Segala bentuk tindakan kriminalitas akan diproses secara hukum yang berlaku oleh pihak yang berwajib

CONTOH KARTU ANGGOTA

Str on ger

wit h

Vo lun te er in g

7.

Address : Jl. Bukit Panjangan Asri Blok M 7, Semarang 50147, Central Java Indonesia Tel / Fax : + 62 - 24 - 76636091 E-mail : [email protected] Web : www.dejavato.or.id

Photo

Name Member Dejavato Foundation is member of : CCIVS UNESCO (Coordinating Committee for International Voluntary Service) NVDA (Network for Voluntary Development in Asia) Alliance of European Voluntary Service Organization (official partner) ICYE International Federation (official partner)

This card serves as an identification card of volunteer/staff Dejavato Foundation and is not transferable

Kartu ini berfungsi sebagai kartu identitas diri relawan / staff Dejavato Foundation dan tidak dapat dipindah tangankan

The validity of this card until

Masa berlaku kartu ini sampai dengan / /

This card belongs to Dejavato Foundation, if found please return it to the address above

Kartu ini adalah milik Dejavato Foundation jika menemukan kartu ini harap dikembalikan ke alamat tersebut diatas

8.

DEJAVATO AWARD 1. Member Dejavato 2. Aktif berpartisipasi dalam program yang diselenggarakan oleh Dejavato 3. Diputuskan oleh rapat internal tim Dejavato dengan melihat masukan dan pertimbangan dari masingmasing Manager department 4. Diberikan 2 (dua) kali setiap tahunnya dengan periode yang ditentukan oleh Dejavato 5. Award berupa mengikuti kegiatan di luar negeri baik STV atau MTV dengan support penuh dari Dejavato berupa: a. Tiket PP pesawat Internasional dari Indonesia ke negara tujuan (Singapore, Malaysia, Thailand, Vietnam, Filipina) b. Transport darat (bis/kereta) local dari Semarang ke bandara Internasional (Jakarta/Jogjakarta kelas ekonomi/bisnis) 6. Kesempatan yang diberikan berupa mengikuti program internasional workcamp, seminar, workshop / training dan IYVS di luar negeri dengan negara tujuan ditentukan oleh Dejavato

9.

ISTILAH – ISTILAH PROGRAM DEJAVATO Workcamp Merupakan program sekelompok relawan asing dari beberapa macam negara dan Indonesia berusia sekitar 20 – 30 tahun dengan jumlah antara 5 – 10 orang yang tinggal selama maksimal 2 minggu (15 hari) di suatu wilayah dengan melakukan kegiatan bakti sosial, pendidikan dan sosial. Kegiatan yang biasa dilakukan adalah melakukan pekerjaan fisik semacam renovasi dalam sekala kecil dan sedang (mengecat sekolah, memperbaiki perpustakaan, membuat rak buku dll). Kegiatan ini semacam KKN (Kuliah Kerja Nyata) dimana para relawan tersebut akan berbaur bersama masyarakat setempat. Bilateral Workcamp Merupakan program sekelompok relawan asing dari 1 negara asing dan Indonesia berusia sekitar 18 – 30 tahun dengan jumlah antara 10 – 15 orang yang tinggal selama maksimal 2 minggu (15 hari) di suatu wilayah dengan melakukan kegiatan bakti sosial, pendidikan dan sosial. Kegiatan yang biasa dilakukan adalah melakukan pekerjaan fisik semacam renovasi dalam sekala kecil dan sedang (mengecat sekolah, memperbaiki perpustakaan, membuat rak buku dll). Kegiatan ini semacam KKN (Kuliah Kerja Nyata) dimana para relawan tersebut akan berbaur bersama masyarakat setempat. Kegiatan bilateral ini biasanya dilaksankan antara relawan Indonesia dan Korea Selatan Mid Term Volunteer (MTV) Program relawan individu dimana relawan tersebut akan tinggal dalam jangka waktu tertentu antara minimal 1 bulan dan maksimal 6 bulan dan melakukan kegiatan di bidang sosial, budaya, pendidikan dan kesehatan.

Sebagian besar relawan yg ikut kegiatan ini melakukan kegiatan di bidang pendidikan berupa menjadi pendamping guru bahasa asing terutama bahasa Inggris (atau bahasa asing lainnya) di sekolah atau lembaga pendidikan non-formal. Periode tinggal volunteer tergantung dari permintaan volunteer yg bersangkutan Adapun peserta relawan ini bisa berasal dari negara Eropa, Amerika, Kanada, Australia, New Zealand, Jepang, Korea Selatan dll, dengan usia relawan antara 19 – 30 tahun. Long Term Volunteer (LTV) Program relawan individu dimana relawan tersebut akan tinggal dalam jangka waktu minimal 6 bulan dan maksimal 12 bulan, dan melakukan kegiatan di bidang sosial, budaya, pendidikan dan kesehatan. Sebagian besar relawan yg ikut kegiatan ini melakukan kegiatan di bidang pendidikan berupa menjadi pendamping guru bahasa asing terutama bahasa Inggris (atau bahasa asing lainnya) di sekolah atau lembaga pendidikan non-formal. Periode tinggal volunteer tergantung dari permintaan volunteer yg bersangkutan. Adapun peserta relawan ini bisa berasal dari negara Eropa, Amerika, Kanada, Australia, New Zealand, Jepang, Korea Selatan dll, dengan usia relawan antara 19 – 30 tahun. European Voluntary Service (EVS) Merupakan program khusus yang diselenggarakan oleh Komisi Eropa untuk mengirim para relawan remaja Eropa melakukan kegiatan kerelawanan di negara lain. Program ini diselenggarakan setahun sekali dimulai bulan September dan berakhir bulan Juni tahun berikutnya. Program ini berlangsung dalam periode 6 (enam) dan 9 (Sembilan) bulan. Adapun relawan yang dikirim khusus berasal dari negara-negara Eropa dan berusia antara 18 – 25 tahun. Relawan yang dikirim biasanya maksimal 2 orang dan melakukan kegiatan di bidang sosial, budaya, pendidikan dan lingkungan. Program ini terselenggara atas kerjasama antara Komisi Eropa, ICYE (International Cultural Youth Exchange) berkantor pusat di Berlin dan Dejavato Foundation yang terpilih sebagai national partner di Indonesia. Ini merupakan program exchange dimana Dejavato bisa mengirimkan relawan Indonesia dengan biaya (tiket, akomodasi, asuransi, visa) semua ditanggung oleh Komisi Eropa Short Visit Program Program individu atau group dalam jangka waktu pendek, minimal 2 minggu dan maksimal 1 bulan diikuti oleh relawan dari berbagai macam negara. Kegiatan yang dilakukan lebih fokus di bidang pendidikan berupa pendampingan di sekolah, pondok pesantren, panti asuhan dll. Usia relawan antara 18 – 30 tahun. Weltwearts Program ini khusus diselenggarakan juga oleh Pemerintah Jerman dalam hal ini Kementrian Kerjasama dan Perkembangan Jerman (BMZ) dengan ICJA Germany dengan mengirim relawan pria dan wanita Jerman berusia 18 – 25 tahun untuk melakukan kegiatan kerelawanan di negara lain dalam jangka waktu 6 bulan sampai 12 bulan. Relawan melakukan kegiatan di bidang sosial, pendidikan dan lingkungan. Program ini khusus diselenggarkan bagi warganegara Jerman. IYVS (Indonesia Youth Volunteer Service) Merupakan program pengiriman remaja Indonesia usia sekolah (SMP – SMA) dan mahasiswa untuk mengikuti kegiatan voluntary service, student exchange, cultural exchange ke luar negeri STePs Merupakan program volunteer individual yang diselenggarakan oleh anggota ICYE (International Cultural Youth Exchange) dimana relawan akan tinggal dan melakukan kegiatan minimal 2 minggu dan maksimal 16 minggu.

10. BIAYA ADMINISTRASI PROGRAM Program Member Aktif Workcamp di Indonesia EVS MTV LTV Workcamp di Luar Negeri

300.000 1.000.000 300.000 500.000 250.000

Member Pasif

Volunteer

330.000 1.400.000 400.000 600.000 350.000

Rupiah 350.000 1.700.000 500.000 750.000 450.000

Non Volunteer / Member

370.000 2.000.000 750.000 1.500.000 500.000

Biaya administrasi ini dibayarkan oleh member / relawan kepada Dejavato yang mengikuti atau terpilih dalam program yang diselenggarakan baik di dalam maupun luar negeri. Biaya administrasi tersebut digunakan untuk : a. Penempatan program di Indonesia atau negara tujuan b. Departure Training / Orientasi dari Dejavato c. Dokumen yang berhubungan dengan program semacam surat undangan / invitation letter, surat sponsor, infosheet, infopack d. Pengiriman paket dokumen melalui pos dengan partner di dalam maupun luar negeri e. Akomodasi dan transportasi f. Contact person di Indonesia dan negara tujuan g. Kontribusi running cost Dejavato h. Kontribusi membership Dejavato ke CCIVS, NVDA, Alliance & ICYE 11. PENUTUP Dejavato Foundation berharap, dengan bergabungnya teman-teman relawan dalam aktivitas kami, diharapkan akan semakin mempromosikan dan menyebarkan semangat kerelawanan di Indonesia. Kami tunggu kontribusi dan masukan dari teman-teman semuanya. Bilamana ada informasi yang diperlukan silahkan langsung menghubungi kami melalui email: [email protected]

Terima kasih