Panduan Implementasi SIGAPKU

Panduan Implementasi SIGAPKU Sistem Informasi Gerbang Pelayanan Kesehatan Publik

Panduan Implementasi SIJARIEMAS

1

Panduan Implementasi SIGAPKU


Panduan Implementasi SIPPP


2

Panduan Implementasi SIGAPKU Sistem Informasi Gerbang Pelayanan Kesehatan Publik

3



4

DAFTAR ISI Bab I: Pendahuluan A. B. C. D. E. F. G.

Latar belakang Tujuan Umum Pengertian Umum Dasar Hukum Apakah Pelayanan Publik itu? Sekilas Tentang Dasar Hukum Fitur SIGAPKU

Bab II: Implementasi SIGAPKU A. Perumusan Alur dan Mekansime Umpan Balik B. Standar Prosedure Operasi (SOP) C. Pengorganisasi Sumber Daya Manusia D. Fungsi SIGAPKU untuk tiap pemangku kepentingan: E. Kebutuhan Hardware F. Scalibilitas G. Skema Jaringan SIGAPKU (Expandable) H. Kebutuhan Software I. Security & Keamanan Sistem J. Pembiayaan Teknis K. Sustainibility L. Monitoring dan Evaluasi M. Promosi dan Sosialisasi Bab III: Langkah Kegiatan Implementasi A. Tujuan Umum B. Tujuan Khusus C. Output D. Langkah Kegiatan Bab IV: Pendampingan Lampiran Annex 1. Annex 2. Annex 3.

5



6

Bab I Pendahuluan

A.

Latar belakang

Program EMAS mendukung upaya Pemerintah Pusat, Provinsi dan Kabupaten, dalam membangun model untuk memperkuat kualitas pelayanan kegawat daruratan dan peningkatan efisiensi dan efektivitas rujukan Ibu dan bayi baru lahir ditingkat Puskesmas dan Rumah Sakit sekaligus berjejaring dengan Organisasi Masyarakat Sipil, fasilitas kesehatan publik dan swasta, asosiasi rumah sakit, organisasi profesi, dan sektor swasta, dan lain-lain guna menurunkan angka kematian ibu dan bayi baru lahir. Aspirasi masyarakat merupakan masukan yang sangat berharga bagi pengambil keputusan baik di RS dan Dinas untuk dapat melakukan perubahan ke arah yang lebih baik. Saat ini sudah ditemukan mekanisme umpan balik yang dikelola secara manual seperti kotak saran. Dibeberapa tempat lainya juga ditemukan mekanisme menggunakan elektronik seperti SMS namun dikelola secara internal RS dan tidak terorganisir sebagai satu kesatuan dengan Dinas kesehatan sebagai penanggung jawab kesehatan di sebuah kabupaten/kota. Penting untuk memastikan bahwa semua aspirasi diterima, dikelola dan dilakukan perbaikan oleh pihak yang berwenang. Untuk itu diperlukan sebuah mekanisme yang transparan, akuntabel dan dapat mengukur kinerja masing-masing unit terkait. Salah satu komponen dalam program EMAS adalah Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Kegiatan TIK mengembangkan dan mengimplementasikan beberapa Sistem Managemen Informasi berbasis teknologi SMS, Mobile maupun Web guna meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan ibu dan bayi baru lahir serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem rujukan. Sistem Informasi yang telah dikembangkan adalah Sistem Informasi Jejaring Rujukan Ibu dan Bayi (SIJARIEMAS), Sistem Informasi Gerbang Aspirasi Pelayanan Kesehatan Publik (SIGAPKU) dan Sistem Informasi Penguatan Pembelajaran & Performa (SIPPP). Rancang bangun Sistem Informasi tersebut telah dikembangkan oleh tim TIK EMAS bersama dengan mitra dari Kementerian Kesehatan yang dipimpin oleh Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN), Dinas Kesehatan Provinsi dan Kabupaten serta mitra lokal lainnya. Selama proses pengembangannya sistem sudah diujicobakan secara teknis untuk memastikan bahwa rancang bangun dan

1


prototipe sistem tersebut sesuai dengan situasi dan kondisi di lapangan. Sistem informasi tersebut telah diluncurkan secara nasional di Kementrian Kesehatan diikuti oleh 10 Kabupaten dampingan awal EMAS pada bulan Desember 2012 dan sejak itu telah diimplementasikan hampir diseluruh kabupaten wilayah dampingan EMAS. Sejak diimplementasikan pertama kali sampai dengan bulan Juni 2013 SIJARIEMAS telah memfasilitasi 27 kasus rujukan per hari di tiap tiap kabupaten, SIPPP telah diikuti oleh 2887 bidan dengan tingkat partisipasi lebih dari 40% dan SIGAPKU telah menerima dan mengelola 601 aspirasi. Pada bulan Oktober 2013 akan dimulai pemanfaatannya di lokasi fase ke-2 Program.

B.

Tujuan Umum

Memberikan informasi dan panduan untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Gerbang Aspirasi Pelayanan Kesehatan Publik (SIGAPKU) dikabupaten/ kota program EMAS. Prinsip Dasar Pegembangan TIK EMAS

Sesuai dengan standard dan strategy e-health nasional Evidence based, generate evidence, innovation

Dimiliki & dibangun bersama mitra. Memperkuat sistem yang ada

Reliable Scaleable, flexible, open standard.

Quick Wins: Cepat, Tepat, Terjangkau dan Mudah Sustainable, Maintainable.

C.

Pengertian Umum Adalah gabungan yang terorganisasi dari sumber daya manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi untuk meningkatkan akuntabilitas dan transparansi pelayanan kesehatan publik menggunakan teknologi informasi komunikasi terpadu.

D.

Dasar Hukum • Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2007 - Pedoman Penanganan Pengaduan Masyarakat Di Lingkungan Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah. Panduan Implementasi SIGAPKU

2

• Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 95/KEP/M. PAN/11/2001 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kantor Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. • Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Nomor : 63/ Kep/M.PAN/7/2003, TANGGAL : 10 Juli 2003 TENTANG PEDOMAN UMUM PENYELENGARAAN PELAYANAN PUBLIK. • Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Nomor : Kep/26/M.Pan/2/2004; Tentang Petunjuk Teknis Transparansi Dan Akuntabilitas Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik. • Peraturan Menteri Dalam Negeri, Nomor 25 Tahun 2007 Tentang Pedoman Penanganan Pengaduan Masyarakat Di Lingkungan Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah. • Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 64 Tahun 2007 Tentang Pedoman Teknis Organisasi Dan Tata Kerja Inspektorat Provinsi Dan Kabupaten/Kota. • UU ITE dan keterbukaan informasi.

E.

Apakah Pelayanan Publik itu?

Pelayanan Publik adalah segala kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar sesuai dengan hak-hak dasar setiap warga negara atas barang, jasa dan atau pelayanan administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan yang terkait dengan kepentingan publik. Pelayanan Publik dan Tata kelola yang baik (Good Governance) sebagai Isu Utama Otonomi Daerah. Kinerja manajemen Pelayanan Publik saat ini sudah menjadi ukuran kinerja Pemerintah Daerah, khususnya Kepala Daerah. Adanya tuntutan agar penyelenggara pelayanan lebih responsif terhadap kebutuhan masyarakat, menerapkan manajemen yang transparan, partisipatif, dan akuntabel. Alur Sistem Management Pelayanan Publik

Asesmen Kebutuhan dan Kepuasan Masyarakat

F.

Sekilas Tentang Dasar Hukum

KEPMEN PAN 63/Kep/M.PAN/7/2003, TANGGAL : 10 Juli 2003 Pengawasan Penyelenggaraan Pelayanan Publik Pengawasan masyarakat yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat,

3


berupa laporan atau pengaduan masyarakat tentang penyimpangan dan kelemahan dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Prinsip Pelayanan • Kesederhanaan : Prosedur pelayanan publik tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan. • Kejelasan : Persyaratan teknis dan administratif pelayanan publik; Unit kerja/pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan/persoalan/sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik; • Kepastian Waktu : Pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. • Akurasi: Produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat, dan sah. • Keamanan : Proses dan produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan kepastian hukum. • Tanggung jawab : Pimpinan penyelenggara pelayanan publik atau pejabat yang ditunjuk bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan/ persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik. • Kelengkapan sarana dan prasarana : Tersedianya sarana dan prasarana kerja, peralatan kerja dan pendukung lainnya yang memadai termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informatika (telematika). • Kemudahan Akses : Tempat dan lokasi serta sarana pelayanan yang memadai, mudah dijangkau oleh masyarakat, dan dapat memanfaatkan teknologi telekomunikasi dan informatika. • Kedisiplinan, Kesopanan dan Keramahan : Pemberi pelayanan harus bersikap disiplin, sopan dan santun, ramah, serta memberikan pelayanan dengan ikhlas. KEPMEN PAN : Kep/26/M.Pan/2/2004 Prosedur Pelayanan • Prosedur pelayanan adalah rangkaian proses atau tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya tahapan secara jelas dan pasti serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu pelayanan. • Prosedur pelayanan publik harus sederhana, tidak berbelit-belit, mudah dipahami, dan mudah dilaksanakan, serta diwujudkan dalam bentuk Bagan Alir (Flow Chart) yang dipampang dalam ruangan pelayanan. Bagan Alur Bagan Alur sangat penting dalam penyelenggaraan pelayanan publik karena berfungsi sebagai : • Petunjuk kerja bagi pemberi pelayanan • Informasi bagi penerima pelayanan; • Media publikasi secara terbuka pada semua unit kerja pelayanan mengenai prosedur pelayanan kepada penerima pelayanan; • Pendorong terwujudnya sistem dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien; • Pengendali (control) dan acuan bagi masyarakat dan aparat pengawasan untuk melakukan penilaian/pemeriksaan terhadap konsistensi pelaksanaan kerja.


4

PERMENDAGRI NO 25 TAHUN 2007 BAB V Pasal 5 tentang PENANGANAN PENGADUAN Penanganan pengaduan masyarakat dilakukan oleh Inspektorat Jenderal atau dilimpahkan. Penanganan pengaduan oleh Inspektorat Jenderal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan: tim Inspektoratl; tim antar unit kerja di lingkungan PEMDA; dan tim antar /lembaga/instansi. Penanganan pengaduan yang dilimpahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada: unit kerja di lingkungan PEMDA /lembaga/instansi; dan Bupati.

G.

Fitur SIGAPKU

Penjabaran sub fitur dari sekema tersebut adalah : • Menerima dan mencatat umpan balik dari masyarakat • Mengelola dan mendistribusikan umpan balik ke SKPD terkait • Mengukur tingkat kinerja terkait response time umpan balik tiap – tiap SKPD • Menjawab umpan balik kembali ke masyarakat

5



6

Bab II Implementasi SIGAPKU

SIGAPKU merupakan sebuat alat / tool untuk mengelola umpan balik terkait pelayanan kesehatan dalam sebuah jejaring rujukan. Agar SIGAPKU dapat berfungsi dengan optimal maka diperlukan beberapa hal yang perlu untuk diidentifikasi dan dirumuskan bersama sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

A.

Alur dan Mekanisme Umpan Balik yang disepakati. SOP yang disepakati. Pengorganisasian Sumber Daya. Pengorganisasian teknis baik hardware, software dan jaringan. Pembiayaan. Strategy Sustainibility. Kegiatan.

Perumusan Alur dan Mekansime Umpan Balik

Alur dan mekanisme umpan balik yang disepakati merupakan nafas dari SIGAPKU. Dalam alur dan mekanisme umpan balik disepakati terkait dengan : 1. Bagaimana masyarakat dapat menyampaikan umpan balik / aspirasi terkait pelayanan kesehatan yang mereka terima mengacu pada Maklumat Pelayanan (MP) yang telah disepakati dengan fasilitas kesehatan. 2. Bagaimana alur mekanisme pengelolaan umpan balik dari masyarakat, termasuk bagaimana pendistribusian dan follow up terhadap umpan balik tersebut 3. Unit Pengelola Pengaduan Alur informasi rujukan tersebut harus disepakati diawal oleh semua pemangku kepentingan yang terdiri dari : 1. Dinas Kesehatan 2. Fasilitas Kesehatan terkait, puskesmas, Rumah Sakit dan SKPD terkait lainnya 3. Pemangku kepentingan lainnya yang terkait seperti masyarakat, forum masyarakat, media.

7


Setelah disepakati maka alur tersebut akan dikukuhkan dalam Perjanjian Kerjasama (PK) Jejaring (*Lihat panduan PK). Alur Rujukan yang telah disepakati tersebut kemudian akan diinput kedalam pengelolaan alur umpan balik masyarakat (aspirasi) dalam SIGAPKU. Dalam SIGAPKU diharapkan umpan balik dari masyarakat akan dapat terpantau secara terbuka dan dipastikan bahwa setiap aspirasi ditindaklanjuti oleh masing-masing unit terkait. SIGAPKU menjadi sebuah alternatif teintegrasi dari pengelolaan umpan balik yang mungkin sudah ada ditiap-tiap unit/skpd terkait. Dengan demikian SIGAPKU tidak akan mengganti mekanisme yang sudah berjalan namun SIGAPKU akan memperkuat yang sudah ada. Contohnya apabila di sebuah Puskesmas sudah ada kotak saran yang dikelola internal, maka SIGAPKU dapat berperan untuk mengelola aspirasi dari kotak saran secara lebih terkoodinir, terintegrasi dan dapat diakses oleh masyarakat melalui Website SIGAPKU. Ilustrasi alur pengelolaan umpan balik


8

Ilustrasi alur data umpan balik dan contoh response dari SIGAPKU

B.

Standar Prosedure Operasi (SOP)

Setelah Alur Mekanisme Umpan Balik disepakati dan dituangkan dalam annex Perjanjian Kerjasama (PK) Jejaring maka diperlukan sebuah SOP sebagai acuan bagi para petugas pelaksana. SOP Pengelolaan SIGAPKU secara umum berisi beberapa point kunci antara lain : 1. Menjelaskan Pengertian Umum 2. Menjelaskan Tujuan 3. Alur Rujukan yang disepakati termasuk: • Tata cara pengelolaan umpan balik • Format penyampaian pesan • Alamat pengiriman (SMS, Telephone, Email, Website, Kotak Saran) • Standar Response time • Tanggung Jawab • dll 4. Unit Terkait. 5. Dokument Terkait. Selain SOP yang berbentuk narasi, juga harus ada SOP yang berbentu alur atau diagram. SOP berbentuk alur ini akan di tempelkan dicetak dan didistribusikan keseluruh unit yang memanfaatkan SIGAPKU baik di tingkat Dinkes, RS, Puskesmas maupun SKPD lainnya. Diagram tersebut wajib untuk dicetak dan ditempelkan ditempat dimana Petugas Pengelola Umpan Balik berada (Yanmed, Humas ataupun TU) dan juga ditempat dimana Maklumat Pelayanan dan Kotak Saran berada bersaaman dengan poster SIGAPKU. Hal ini dimaksudkan agar alur dan mekanisme umpan balik tersebut dapat sesuai dengan SOP yang disepakati karena diingat dan dilaksanakan oleh seluruh pemangku kepentinganpemangku kepentingan dan petugas penanggung jawab terkait. *) Contoh dari SOP dapat dilihat pada annex 1

9


Untuk SOP Internal di masing–masing SKPD, pada umumnya sudah ada mekanisme yang berjalan ditingkat SKPD baik yang mengatur bagaimana komunikasi internal antara dalam merespone aspirasi yan dikirimkan oleh masyarakat. SIGAPKU mengandalkan pada mekamisme internal Humas dan TU yang mungkin akan sangat bervariasi antar masing-masing SKPD. SOP yang disepakati perlu untuk diendorse oleh Kepala Dinas Kesehatan maupun pimpinan masing-masing RS ataupun SKPD terkait.

C.

Pengorganisasi Sumber Daya Manusia

Agar SIGAPKU dapat berjalan sesuai dengan harapan maka diperlukan pengorganisasian tenaga pelaksana di pengelola umpan balik baik di sisi Puskesmas, RS, dinas kesehatan maupun SKPD lainnya sesuai dengan panduan pengelolaan umpan balik (*) Fungsi Super Admin Administrator Operator

Pengguna Umum

Pengguna Khusus

Tugas Mengelola sistem dan mengelola hak akses Mengelola Konten SIGAPKU Pengelolaan data umpan balik maupun data penunjang lainnya. Mengirimkan SMS aspirasi, menerima jawaban dari SIGAPKU. Melihat dan memantau aspirasi dari masyarakat dan memastikan agar semua aspirasi ditindaklanjuti sesuai dengan response time.

Bagian KOMINFO, IT DINKES, IT RS Yang ditunjuk Admin RS, Admin Dinkes Humas Dinkes, Humas RS, TU Puskesmas Masyarakat

KaDinkes, Manajemen RS

Agar tiap-tiap individu yang terlibat paham dengan tugas dan tanggung jawabnya maka perlu untuk diformalisasi dalam bentuk Surat Keputusan (SK) baik dari Kadinkes, Direktur RS, Kepala SKPD maupun Kepala Puskesmas sesuai dengan panduan pengelolaan umpan balik (*) Contoh SK dapat dilihat dalam Annex

D. No. 1

Fungsi SIGAPKU untuk tiap pemangku kepentingan: Pengguna Masyarakat

Fungsi Aplikasi • Sebagai media untuk memproses informasi, pengaduan, saran dan kritik melalui SMS yang telah dikirimkan ke SMS Center Pemerintah Daerah. • Sebagai media untuk menyajikan tanggapan atas informasi,pengaduan, saran dan kritik yang telah dikirimkan masyarakat.


10

2

Petugas

3

Dinas, RS, Puskemas, SKPD

4

Media

E.

• Sebagai alat untuk mendukung mobilitas kegiatan perkantoran. • Sebagai alat meningkatkan layanan kepada masyarakat. • Sebagai media untuk berkomunikasi dengan masyarakat melalui penyediaan perangkat kepada masyarakat untuk memberikan suaranya. • Sebagai alat untuk memberikan tanggapan yang berkaitan dengan informasi, pengaduan, saran dan kritik yang telah disampaikan masyarakat melalui SMS. • Sebagai middleware untuk menyampaikan berbagai keluhan, pengaduan dan saran masyarakat dan tanggapan yang telah diberikan oleh Dinas/SKPD.

Kebutuhan Hardware

Agar SIGAPKU dapat diimplementasikan dengan baik maka dibutuhkan dukungan hardware yang sesuai. Kebutuhan hardware disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan masing – masing kabupaten. Berikut dijabarkan beberapa opsi pemilihan schema hardware dan topologi jaringan sebagai gambaran umum: 1. Schema Optimal. Call Center Terintegrasi, , SIGAPKU di Humas/Yankes Dinkes, SIGAPKU di Humas RS, SIGAPKU di TU Puskemas 2. Schema Standart (Opsi host di kabupaten/prov, host di nasional dan host di RS). Call Center Manual, SIGAPKU di Humas/Yankes. Dinkes, SIGAPKU di Humas RS 3. Schema Minimum. SIGAPKU di Humas/Yankes Dinkes, SIGAPKU di Humas RS Gambaran Detail Kebutuhan Hardware sesuai schema: (*) Kebutuhan harwade dapat digunakan secara bersamaan dengan SIJARIEMAS.

11


Gambaran Detail Kebutuhan Hardware sesuai schema: Schema Optimal Dinkes / Kabupaten SIGAPKU Server

1 Unit

Internet IP Publik Modem GSM SIM Card Pulsa SMS

1 Paket 1 Unit 1 Unit 1 Paket

Ruang

Rack Server Air Conditioner Listrik

1 Unit 1 Unit 1 Paket

Humas

PC Client Internet Connection

1 Unit 1 Paket

PC Client / Tablet Intenet Connection

1 Unit 1 titik

Humas

Phone Lines

1 Unit

Humas

Telephone HP

1 Unit

PC Client / tablet Internet Connection

1 Unit 1 Titik

PC Client

1 Unit

Internet Telephone / HP

1 titik 1 Unit

Rumah Sakit SIGAPKU

Call Center Manual

Monitoring

PONED SIGAPKU

No Akses

Management RS

TU / Kapus


12

F. Scalibilitas Untuk meningkatkan scalibilitas dari SIGAPKU, maka SIGAPKU mengadopsi mekanisme Interkoneksi menggunakan Webservice berbasis XML / SOAP sebagai basis pertukaran data. Dengan demikian maka sistem-sistem tersebut tidak secara langsung terhubung yang dapat mengakibatkan terjadinya kerusakan data maupun sistem. Dengan webservice ini maka hanya variable tertentu saja yang terlah disepakati untuk dapat diexpose dan dipertukarkan baik dari SIGAPKU ke Sistem Informasi ataupun Website Kabupaten maupaun RS. Contohnya, hasil dari aspirasi yang telah ditindaklanjuti akan juga ditampilkan dalam website Dinkes ataupun RS sehingga masyarakat dapat melihat aspirasi dan tindak lajut dari aspirasi tersebut di media website SIGAPKU, Dinkes dan RS. Dengan demikian pola pengelolan umpan balik disebuah kabupaten akan lebih terintegrasi dan termonitor dengan baik dibanding dengan masing-masing unit memilit sistem tersendiri. REST request (Predifined URL) SMS Server

A

EMAS Extension Container

Response (message) EMAS core system

HTTP

B

Extension

Extension/ Module

REST request EMAS API Extension (emas-client php)

C

Data Server Response (requested data)

13


custom module

G.

Skema Jaringan SIGAPKU (Expandable)

Berikut merupakan Skema Jaringan SIGAPKU secara umum. Dalam schema jaringan tersebut tergambar beberapa pilihan deployment sesuai dengan kemampuan masing-masing daerah/jejaring.

Penjabaran Schema: 1. Jejaring Pusat memberikan backup secara penuh bagi deerah/jejaring yang belum siap untuk melakukan deployment secara mandiri. Jejaring pusat yang dimaksudkan adalah EMAS tingkat national untuk diteruskan KemKes. Pusdatin. Fungsi Jejaring Pusat : a. Host Web & Database SIGAPKU Jejaring b. Host Modem & SIM card untuk SMS SIGAPKU c. Akses SIGAPKU diseluruh Jejaring d. Failover System melalui sistem mirroring data ter-encrypsi. e. Data Warehouse dari seluruh server jejaring daerah. 2. Jejaring Daerah terdiri dari beberapa pilihan konfigurasi : a. Server di host di tingkat daerah: DHO ataupun Kominfo Kondisi: (-) Ada IP Publik (+) Jejaring RS lebih dari 1 RS ataupun SKPD (+) Ada jaringan internet untuk akses Web di masing-masing RS & SKPD b. Server di host masing – masing RS Kondisi: (-) Tidak ada IP Publik (+) Jejaring RS hanya 1 dan aspirasi dikelola secara mandiri (-) Tidak ada jaringan internet untuk akses Web Panduan Implementasi SIGAPKU

14

c. Server di host menggunakan support dari Server National Kondisi: (-) Tidak ada IP Publik (-) Jejaring RS ada lebih dari 1 RS, SKPD dan Puskesmas (+) Ada jaringan internet untuk akses Web SIGAPKU maupun di masing-masing RS dan Puskemas Pilihan tersebut sangat bergantung pada hasil identifikasi awal SIGAPKU, namun demikian secara bertahap dapat ditingkatkan sesuai dengan kondisi di masingmasing daerah. Sebagai contoh: Pada saat awal implementasi, kondisi jaringan disebuah kabupaten tidak memungkinkan untuk melakukan deployment Server karena ketiadaan IP Publik sehingga SIGAPKU di host dengan bantuan Server National. Namun setelah berjalan, IP publik tersebut dapat diselenggarakan oleh Diskominfo maka data SIGAPKU di server nasional akan dimigrasikan ke server daerah untuk dikelola secara mandiri oleh daerah. SIGAPKU dirancang untuk digunakan oleh seluruh pihak yang terkait dengan tata kelola pemerinatahan yang baik. Pihak-pihak tersebut adalah masyarakat, pegawai pemerintah dan pihak ketiga seperti DPRD, jurnalis, media dan sebagainya. Berikut adalah arsitektur SIGAPKU:

Dari gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa interaksi antara komputer server dengan lembaga dinas dapat dilakukan dengan menggunakan protokol HTTP dan SMS. Dalam konfigurasi yang ideal, interaksi komputer server dengan dinas sebaiknya dilakukan melalui protokol HTTP yang telah diakomodasi melalui antarmuka web based.

H.

Kebutuhan Software

SIGAPKU mengadopt konsep Open Source dimana proses pengembangan dan implementasinya menggunakan software yang tersedia untuk umum dalam

15


naungan license GPL. Oleh karena bersifat open source maka SIGAPKU sangat memungkinkan sekali untuk dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kondisi masing –masing jejaring. Sebagai contoh, pada sebuah jejaring disepakati bahwa rujukan tidak hanya terbatas pada rujukan maternal dan neonatal tetapi juga pada rujukan umum, maka tim IT di kabupaten dapat melakukan modifikasi yang sesuai untuk itu tanpa harus menunggu dari IT EMAS. Namun demikian untuk menjaga versi yang stabil maka perlu untuk dikoordinasikan dengan tim IT EMAS / MoH Pusdatin sebelum modifikasi dilakukan. Sebagai salah satu exit strategy untuk terus menjaga keberlangsungan SIGAPKU maka perlu untuk dibangun juga komunitas – komunitas pengembang SIGAPKU dimasing – masing daerah dimana anggotanya bisa berasal dari mahasiswa maupun profesional yang memiliki visi dan passion untuk pengembangan ICT4Health. Berikut ini merukan gamabaran blok SIGAPKU, dimana terbagi menjadi beberapa layer: 1. Presentation Layer 2. Business Layer 3. Data Layer


16

SIGAPKU menggunakan http dan XML SOAP untuk protol pertukaran data dengan software lainnya.

I.

Security & Keamanan Sistem

SIGAPKU dikembangkan berdasarkan kaedah – kaedah yang berlaku tentang pengambangan sistem informasi yang baik dan benar sesuai dengan SDLC (Software development life cyle). Dalam pengembangannya telah dilakukan beberapa revisi baik dalam hal untuk menambahkan atau menyempurnakan fitus maupun alur pemograman, peningkatan kualitas tampilan dan user interface maupun meningkatkan reliabilitas dan security dari sistem. Pemanfaatan open source dalam pengembangannya diharapkan dapat memberikan flexibilitas kedepan termasuk membangun komunitas pengembang open source untuk terus mengembangkan SIGAPKU menjadi sebuah fitur sistem yang lebih baik kedepannya. Untuk menjamin keamanan data, SIGAPKU menerapkan standar keamanan antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

J.

MD5 encryption security. Session. User group and User Login. MySQL security hardenen. Apache security hardenen. Close group users. SOP terkait security.

Pembiayaan Teknis

Dalam implementasi SIGAPKU dibutuhkan dukungan pembiayaan baik terutama untuk pengadaan hardware maupun jaringan. Berikut merupakan gambaran biaya tersebut secara umum: (*) Kebutuhan harwade dapat digunakan secara bersamaan dengan SIJARIEMAS

17


Gambaran Umum Kebutuhan Biaya (Disesuaikan dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku) Dinkes / Kabupaten a. Call Center Server Call Center 1 Unit Rp. 10.000.000,-

b. SIGAPKU

Ruang

Monitoring

Telephony Card

1 Unit

Phone Lines

4 Lines

Pulsa & Abodemen Telp

1 Paket

PC / Tablet Agent

4 Unit

Head Set Agent

4 Unit

Server

1 Unit

Internet IP Publik (*)

1 Paket/Thn

Modem GSM

1 Unit

SIM Card

1 Unit

Pulsa SMS

1 Paket/Thn

Rack Server

1 Unit

Air Conditioner

1 Unit

Listrik

1 Paket

PC Client

1 Unit

LED Monitor 40”

1 Unit

Internet Connection(*)

1 Paket

Rp. 5.000.000,Rp. 1.000.000,Sesuai usage Rp. 20.000.000,Rp. 2.400.000,Rp. 15.000.000,Rp. 25.000.000,Rp. 2.000.000,Rp. 500.000,Rp. 6.000.000,Rp. 5.000.000,Rp. 5.000.000,Sesuai usage Rp. 5.000.000,Rp. 10.000.000,Share

Rumah Sakit (dimasing – masing RS Jejaring) a. SIGAPKU

b. Call Center Manual

a. Monitoring

PC Client / Tablet

5 Unit

Intenet Connection(*)

5 titik

Speaker

5 unit

LED Monitor 40”

1 Unit

Rp. 25.000.000,Rp. 12.000.000,Rp. 1.000.000,Rp. 10.000.000,-

Phone Lines

1 Unit

Sesuai Usage

Telephone HP

1 Unit

Rp.

PC Client / tablet

1 Unit

Internet Connection (*)

1 Titik

Rp. 5.000.000,Share

500.000,-

PONED (dimasing – masing titik PONED) a. SIGAPKU

PC Client

1 Unit

Internet

1 titik

Speaker

1 Unit

Telephone / HP

1 Unit

Pulsa HP

1 Paket/Thn

Rp. 5.000.000,Rp. 1.500.000,Rp. 200.000,Rp. 500.000,Rp. 1.200.000,-


18

Biaya diatas dapat disesuaikan dengan kondisi dilapangan, dimana mungkin sudah ada resource yang tersedia seperti komputer ataupun jaringan internet yang sudah terpasang dan rutin digunakan maka tidak perlu lagi untuk pengadaan baru akan tetapi dapat memanfaatkan yang sudah ada. Kebutuhan Server dan Komputer dapat juga digunakan bersamaan dengan SIJARIEMAS (sistem informasi jejaring rujukan maternal dan neonatal ) maupun SIPPP (sistem informasi penguatan pembelajaran dan performa) Biaya tersebut harus diadvokasi untuk masuk dalam anggaran APBD, Dalam hal ini koordinasi yang erat antara PTL, Governance Specialist, DF dan ICT specialist dengan PEMDA dan Dinas terkait sangat diperlukan agar kebutuhan – kebutuhan tersebut dapat masuk dalam usulan anggaran APBD termasuk APBD perubahan. Contoh RAK dapat di lihat dalam Annex

K. Sustainibility Sebagai langkah sustainibilty dapat ditempuh beberapa pendekatan antara lain: 1. Memastikan bahwa hasil dari SIGAPKU untuk dievaluasi secara rutin dan menjadi basis pengambilan keputusan baik di tingkat Dinas Kesehatan maupun Management Rumah Sakit untuk tata kelola kesehatanyan, akuntabilitas dan transparansi yang lebih baik. Dengan demikian maka datadata tersebut dapat mendorong proses advokasi agar masuk dalam anggaran terutama untuk kebutuhan rutin operasional seperti Pulsa SMS dan Telephone maupun maintenance. 2. Corporate Social Responsibility. Sumber lainnya adalah dari CSR di semua jejang baik nasional, provinsi dan kabupaten. Namun CSR dari Kabupaten lebih cepat untuk digerakkan apabila didorong oleh tingkat kebijakan kabupaten. Contohnya untuk pengadaan komputer, dapat dilelang bagi toko/ perusahaan/ Bank yang beroperasi didaerah tersebut untuk mendukung secara partial. 3. Close User Group (CGU) adalah solusi dari telkom operator untuk membangun jaringan komuniakasi internal dengan biaya yang terjangkau dan mendapatkan fitur free talk dan free SMS disesama jejaring. 4. Biaya dibebankan ke pengguna. Biaya komunikasi dibebankan kepada perujuk dengan menggunakan tarif social dibawah tarif normal SMS. 5. Pembebanan biaya ke biaya pelayanan. 6. Dan lain – lain sesuai dengan kondisi lokal.

L.

Monitoring dan Evaluasi

Dalam pelaksanaanya, dipastikan akan menemukan banyak hal yang perlu untuk disesuaikan agar SIGAPKU dapat berfungsi secara optimal sesuai dengan harapan dari semua pemangku kepentinganpemangku kepentingan dan data yang dikumpulkan tidak hanya menjadi data tidak berarti maka diperlukan sebuah mekanisme rutin untuk memonitor penggunaan SIGAPKU serta proses evaluasi dan rencana tindak lanjutnya. Diagram berikut adalah bagaiman hasil data SIGAPKU termasuk dengan data SIJARIEMAS dan SIPPP disampaikan dimeeting POKJA serta management RS untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan. Untuk informasi lebih detail terkait mekanisme tersebut dapat dilihat dalam “panduan pengoloaan umpan balik”.

19


M.

Promosi dan Sosialisasi

SIGAPKU merupakan sebuah mekanisme yang bersifat pasive dimana, sistem tersebut dapat berjalan dengan optimal apabila digunakan oleh masyarakat secara maskimal. Agar masyarakat mengeteahui tentang layanan publik ini maka diperlukan usaha – usaha untuk mempromosikan dan mensosialisasikannya antara lain : 1. Dikaitkan dengan program promosi Promkes Dinas Kesehatan, Pemerintah Kabupaten, dan SKPD lainnya termasuk Rumah Sakit. 2. Melalui media promosi SIGAPKU Poster, stiker, Buku KIA. 3. Melalui media elektronik seperti radio, koran daerah, dll. 4. Melalui Forum Masyarakat untuk mengkoordinir umpan balik dari masyarakat. 5. Melalui MKIA kepada para bumil dan masyarakat dampingan. 6. Melalui Tenaga Kesehatan di lini depan seperti bidan desa, bidan koordinasi, bidan praktek swasta. 7. Melalui aparat pemerintah dimasyarakat.


20

Bab III Langkah Kegiatan Implementasi

A. Tujuan Umum Berfungsinya Sistem Informasi Gerbang Aspirasi Pelayanan Kesehatan Publik.

B. Tujuan Khusus

• Melakukan sosialisasi dan Identifikasi kesiapan sarana prasarana serta sumber daya pendukung lainnya. • Menyusun SPO Teknis pemanfaatan SIGAPKU beserta pengorganisasian tenaga pelaksana dan penaggung jawab. • Melakukan deployment Sistem Informasi Gerbang Aspirasi Pelayanan Kesehatan Publik –(SIGAPKU) beserta perangkat pendukung lainnya. • Melakukan orientasi kepada target pengguna. • Memanfaatkan SIGAPKU dalam meningkatkan akuntabiltas dan transparansi pelayanan kesehatan publik. • Melakukan pendampingan teknis, evaluasi & monitoring berkesinambungan.

C. Output

• RTL identifikasi kesiapan sarana prasarana • SPO yang tanda tangai kepala dinas kesehatan • Tim Pelaksana dan penaggung-jawab terbentuk disertai SK dari kadinkes atau direktur RS. • Hardware dan Software terpasang dan dapat diakses. • Pengguna mampu mengoperasikan SIGAPKU. • Laporan pemanfaatan SIGAPKU & RTL.

D.

Langkah Kegiatan

1. Instalasi dan konfigurasi SIGAPKU di Server Nasional. Kegiatan teknis yang dilakukan ditingkat nasional bertujuan agar SIGAPKU dapat diakses tanpa menunggu kesiapan infrastruktur hardware maupun jaringan dari kabupaten dampingan. Hal ini untuk mempercepat implementasi

21


dan sosialisasi SIGAPKU di Kabupaten dampingan. Keluaran: SIGAPKU terpasang dan siap digunakan. Waktu: September 2013. Kegiatan dilaksanakan oleh TIK EMAS. 2. Sosialisasi dan Demonstrasi SIGAPKU Kegiatan Lokakarya yang dilakukan di tingkat kabupaten yang bertujuan untuk mensosialisasikan dan mendemonstrasikan SIGAPKU kepada seluruh unsur terkait baik POKJA ICT, Dinkes, Rumah Sakit, Puskesmas & Organisasi Profesi (IBI). Kegiatan ini dapat dilakukan bersamaan dengan kegiatan sosialisasi awal lainnya seperti “Sosialisasi Alat Pantau Kinerja dan Pedoman Operasional Jejaring Sistim Rujukan Kegawat-daruratan serta penyusunan Tim Penyelia”, SIJARIEMAS dan SIPPP Keluaran: SIGAPKU tersosialisasikan. Waktu: Oktober 2013 Kegiatan dilaksanakan oleh PTL dibantu oleh ICT Specialist dan DF 3. Identifikasi Kesiapan Sarana Pendukung serta Penyusunan SPO dan Alur Rujukan Kegiatan Lokakarya yang bertujuan untuk mengindentifikasi kesiapan sarana & prasarana pendukung baik berupa hardware, jaringan, SDM, Pembiayaan dan sarana pendukung lainnya serta pengorganisasian sumber daya. Selain itu juga akan dirumuskan dan disepakati SPO dan Unit Pengelola Umpan balik dimasing – masing fasilitas baik Dinkes, RS, Puskemas. Kegiatan terbagi menjadi 2 tahap yaitu identifikasi awal dan finalisasi rekomendasi. Dalam tiap kegiatan tersebut akan dirumuskan RTL yang selanjutnya akan di follow-up oleh DF. Hasil dari RTL final akan dibahas dalam meeting POKJA untuk dibuatkan rekomendasi kepada instansi terkait. Kegiatan dilakukan di tingkat kabupaten dengan dihadiri oleh POKJA TIK (termasuk Kominfo), Dinkes (humas), Seluruh RS Jejaring (Humas), seluruh PKM (Kapus / TU). Kegiatan ini merupakan cross cutting dengan kegiatan governance/tatakelola untuk mekanisme umpan balik Keluaran: RTL, SOP, Draft SK Penanggung Jawab Teknis & Unit Pengelola Umpan Balik. Waktu: Oktober 2013 – Identifikasi dan perumusan November 2013 – Finalisasi. November 2013 – Dibahas dalam meeting POKJA Kegiatan dilaksanakan oleh ICT Specialist, Gov, DF didukung PTL. 4. Pencetakan Media Promosi Media promosi dihitung berdasarkan jumlah dari PKM dan RS maupun titik promosi lainnya. Media promosi terdiri dari antara lain : poster, stiker, buku saku bagi pengelola, dll. Material promosi disiapkan oleh Nasional untuk di sesuaikan menurut kondisi lokal. Proses penyesuaian tersebut dilakukan setelah material tersebut disampaikan dengan pihak Dinkes, RS maupun POKJA TIK untuk selanjutnya disetujui dalam meeting rutin POKJA. Isi materi dapat juga disinergikan dengan media promosi rutin Dinkes seperti buku KIA, maupun material promosi Dinkes / RS lainnya. Kegiatan dapat dilakukan bersama dengan Maklumat Pelayanan (MP) maupun pencetakan media promosi SIGAPKU dan SIPPP. Keluaran: Media Promosi. Waktu: November – December 2013 Kegiatan dilaksanakan oleh ICT Specialist, Gov, DF Panduan Implementasi SIGAPKU

22

5.

Promosi dan Sosialiasi SIGAPKU Kegiatan promosi dilakukan dengan bermacam cara antara lain distribusi media promosi cetak, Lokakarya sosialisasi pada MKIA maupun forum masyarakat. Kegiatan dapat dilakukan bersama dengan Maklumat Pelayanan (MP) maupun media promosi SIGAPKU dan SIPPP. Keluaran: SIGAPKU tersosialisasi. Waktu: Awal - November – December 2013 Pasca Ujicoba & Implementasi Mar 2014 Kegiatan dilaksanakan oleh ICT Specialist, Gov, GDC, DF

6. Orientasi Operator & Pengguna Kegiatan orientasi dilakukan secara bertahap sbb: a Internal (pemantapan di tim Internal EMAS kabupaten termasuk dengan CC). Kegiatan dapat dilakukan secara internal di kantor kabupaten EMAS. b. IT RS & IT Dinkes Kegiatan dilakukan dalam bentuk Lokakarya 1 hari ( series dengan SIGAPKU) yang berisi antara lain pengenalan mekanisme umpan balik melalui SIGAPKU (langsung), handson, data inputing – report processing dan dasar-dasar maintenance sistem. c. Humas Dinkes, Humas RS, Kepala Puskesmas / TU. Kegiatan dilakukan dalam bentuk Lokakarya 1 hari yang berisi pengenalan mekanisme umpan balik, handson pengiriman dan pengelolaan aspirarsi melalui menggunakan SMS, telephone dan web. Keluaran: Pengguna mampu mengoperasikan dan memanfaatkan SIGAPKU Waktu: Januari 2014 Kegiatan dilaksanakan oleh ICT Specialist, DF. 7. Pendampingan dan pemantapan penggunaan SIGAPKU Kegiatan ini bertujuan untuk memantapkan pengelolaan umpan balik melalui SIGAPKU. Agar sistem ini dapat berfungsi dengan baik maka perlu untuk dilakukan proses pendampingan yang terus menerus dan terus mengingatkan pengguna terhadap tata pengelolaan pemanfaatan SIGAPKU. Kegiatan dilakukan bersama dengan pendampingan SIGAPKU. Pembiayaan menggunakan dana pendampingan rutin Dinkes ataupun kontribusi dari EMAS.

Keluaran: Pengguna mampu mengoperasikan dan memanfaatkan SIGAPKU Waktu: Feb - Mar 2013 Pasca implementasi Rutin setiap bulan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan dilaksanakan oleh ICT Specialist, GS, DF

8. Ujicoba & Implementasi Sistem. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa baik SDM maupun teknis sudah siap dan mampu untuk menjalankan SIGAPKU secara baik dan benar. Sub kegiatan adalah sbb: a. Meeting POKJA persiapan Ujicoba sistem b. Ujicoba Sistem c. Meeting POKJA membahas hasil ujicoba d. Meeting di RS dengan wadir yanmed, Humas e. Instruksi implementasi Sistem (optional bersamaan dengan SIGAPKU) f. Peluncuran (optinal bersamaan dengan SIGAPKU)

23

Waktu dan mekanisme ujicoba dibahas dalam meeting POKJA. Ujicoba dapat dilaksanakan apabila Maklumat Pelayanan sudah disepakati dan dipublikasi, seluruh petugas pengelola umpan balik di Puskemas (TU/ Kapus), RS dampingan (Humas) dan Dinkes (Humas) telah terbentuk dan diorientasi


menggunakan SIGAPKU, mekanisme umpan balik dan sudah disepakati. Berdasarkan atas hasil meeting POKJA tersebut, POKJA merekomendasikan Dinkes dan Direktur RS untuk mengeluarkan instruksi kepada bagian terkait Humas untuk memulai memanfaatkan SIGAPKU sebagai alternatif pengelolaan umpan balik dari masyarakat selain dari mekanisme umpan balik tidak langsung. Proses Ujicoba dilakukan dalam waktu 2 minggu. Pada akhir minggu ke-2 dilakukan meeting POKJA untuk membahas hasil dari proses ujicoba tersebut. TIK akan mempersiapkan bahan laporan untuk meeting POKJA tersebut dan mempersiapkan rekomendasi. POKJA selanjutkan memberikan rekomendasi kepada Dinkes agar Dinkes menginstruksikan implementasi secara nyata SIGAPKU Keluaran: SIGAPKU terimplementasi dan berfungsi Waktu: Mar 2014 Kegiatan dilaksanakan oleh ICT Specialist, GS didukung DF, GDC

9. Orientasi Teknis untuk Tim Teknis Kegiatan ini bertujuan untuk membekali tim IT Dinkes maupun IT RS dalam hal teknis yang lebih mendalam sehingga mereka akan maupun untuk menginstall, mengoperasikan , mewarat , mengembangkannya dan meneruskan/ mengajarkannya kepada kabupaten lainnya. Kegiatan orientasi teknis ini dilakukan selama 3 hari kerja dan diikuti oleh IT Dinkes, IT Rumah Sakit, IT Puskesmas (apabila ada). Keluaran: Tim Teknis IT Dinkes dan RS mampu merawat SIGAPKU Waktu: May 2014 Kegiatan dilaksanakan oleh ICT Specialist didukung oleh DF , ICT National 10. Monitoring & Evaluasi. Kegiatan ini bertujuakan untuk memastikan sistem digunakan secara benar dan secara maksmimal. Proses monitoring dapat dilakuakan melalui: a. Melalui data online b. Melaui kunjungan berkala ke fasilitas Keluaran: Laporan rutin dan RTL Waktu: Rutin setiap bulan (pasca ujicoba) Kegiatan dilaksanakan oleh ICT Specialist, DF , CC Hasil dari monitoring baik merupakan data online maupun temuan dilapangan dirangkum untuk disampaikan dalam pertemuan POKJA untuk dirumuskan rencana tindak lanjutnya (RTL) baik secara teknis maupun non teknis. Pertemuan POKJA penting untuk dihadiri oleh seluruh penanggung jawab teknis ditiap level termasuk dari RS. Rumusan RTL akan didistribusikan kepada tim Penanggung Jawab Teknis di tiap level / fasilitas untuk dilaporkan kepada pihak manajemen. 11. Lokakarya Evaluasi. Kegiatan ini bertujuan untuk membahas membahas hasil dan tantangan implementasi SIGAPKU baik dari sisi teknis, masukan pengguna dan petugas pengelola umpan balik, sosialisasi fitur sistem terbaru serta merumuskan RTL yang dilakukan tiap quarter atau bulanan. Hasil dari RTL maupun laporan analisis SIGAPKU akan digunakan sebagai bahn advokasi ke pembuat keputusan and pimpinan di Kabupaten. Kegiatan advokasi menyesuaikan dengan kegiatan dari tim Tatakeloal/Governance. Lokakarya dihadiri oleh POKJA TIK, Tim Penganggung Jawab Pengelola Umpan Balik. Panduan Implementasi SIGAPKU

24

Keluaran: Laporan rutin dan RTL Waktu: Rutin setiap 3 bulan Kegiatan dilaksanakan oleh ICT Specialist,GS didukung DF Time Line Q1 • Instalasi dan konfigurasi • Sosialisasi dan Demonstrasi • Lokakarya Identifikasi • Pembelian & Pemasangan • Pencetakan • Promosi & Sosialisasi

25

Q2 • • • •

Orientasi Pendampingan Uji Coba Implementasi


Q3 • • • •

Pendampingan Orientasi Teknis Monitoring Evaluasi Lokakarya Evaluasi

Q4 • Pendampingan • Monitoring Evaluasi • Lokakarya Evaluasi


26

Bab IV Pendampingan

Tim pendamping terdiri dari tenaga yang ditunjuk sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Penanggung Jawab KIA IT Dinas Kesehatan IT Rumah Sakit Humas Dinkes (Unit penanganan komplain) Humas Rumah Sakit (Unit penanganan komplain) TU Puskesmas (Unit penanganan komplain)

Dalam proses pendampingan, pemilihan siapa yang akan membantu pendampingan di kabupaten baru akan disesuaikan dengan setiap kebutuhan dan target audience. Berikut adalah fungsi dan tanggung jawab masing – masing anggota: Tim Pendamping Penanggung Jawab KIA

Fungsi

IT Dinkes Kesehatan

• Memberikan Support Teknis dalam installasi sistem di wilayah dampingan. • Memberikan Orientasi Pemanfaatan SIGAPKU kepada perujuk diwilayah dampingan. • Memberikan support teknis perawatan sistem. • Melaporkan semua perkembangan kepada tim leader.

27

• Memimpin tim dalam proses pendampingan termasuk pendampingan ICT. • Sebagai focal point dan team leader tim pendamping dalam meeting POKJA. • Memberikan Support Teknis untuk advokasi kebijakan di wilayah dampingan.


IT RS

• Memberikan Support Teknis dalam installasi sistem SIGAPKU di RS wilayah dampingan. • Memberikan Orientasi Pemanfaatan SIGAPKU kepada tenaga penerima rujukan di RS. • Memberikan support teknis perawatan sistem di RS. • Melaporkan semua perkembangan kepada tim leader.

Humas Dinkes

• Promosi dan sosialisasi awal SIGAPKU. • Sharing Best Pactices. • Memberikan support dalam penyusunan SOP dan pembentukan tim penanganan komplain di Dinkes. • Promosi dan Sosialisas. • Melaporkan semua perkembangan kepada tim leader.

Humas RS

• Memberikan orientasi kepada bidan penjawab rujukan RS. • Sharing Best Practices. • Memberikan support dalam penyusunan SOP dan pembentukan tim penanganan komplain di Dinkes. • Promosi dan Sosialisas. • Melaporkan semua perkembangan kepada tim leader.

TU Puskesmas

• Memberikan orientasi kepada bidan perujuk. • Sharing best practices. • Memberikan support dalam penyusunan SOP dan pembentukan tim penanganan komplain di Dinkes. • Promosi dan Sosialisasi. • Melaporkan semua perkembangan kepada tim leader.


28

ANNEX 1 ASPEK PERMASALAHAN MANAJEMEN PELAYANAN A. Aspek Prosedur Pelayanan dan Sistem Pendukungnya: NO

Uraian

Hasil pemantauan Ya

1

2

3 4 5

6 7

Tidak

Keterangan

Apakah ada prosedur penyajian pelayanan (memudahkan pengguna jasa) dan persyaratan yang dibutuhkan? Apakah ada prosedur bagi dukungan/pemasok sumber daya bagi operasi pelayanan? Apakah ada prosedur permintaan (request) pelayanan? Apakah ada prosedur penyaluran dan distribusi pelayanan Apakah ada upaya penyederhanaan prosedur pelayanan (one stop service)? Apakah ada sistem informasi dan diseminasi prosedur pelayanan? Jika ada kesulitan, apa persoalannya?

B. Aspek Organisasi dan Kelembagaan Pelayanan: NO

Uraian

Hasil pemantauan Ya

1

2

3

4

5

6

29

Apakah ada kerangka pembagian fungsi dan tanggung-jawab antar SKPD/lembaga dalam pengadaan. Penyaluran dan penyajian pelayanan? Apakah ada struktur organisasi dan hubungan kerja yang jelas pada unit pelayanan (service point)? Apakah ada visi, misi, strategi dan program kerja yang jelas pada unit pelayanan? Apakah ada visi, misi, strategi dan program kerja yang jelas pada SKPD pembina nya? Apakah ada peraturan/SK yang mengukuhkan struktur organisasi, pembagian fungsi dan tanggung-jawab, serta hubungan kerja antar lembaga terkait? Jika ada kesulitan, apa persoalannya?


Tidak

Keterangan

C. Aspek Personil dan Kesiapan SDM: NO

Uraian

Hasil pemantauan Ya

1

2

3

4

5

Tidak

Keterangan

Apakah ada uraian kerja ( job-description) yang jelas, definitif bagi setiap personil yang terlibat pelayanan? Apakah ada kriteria ( job requirement) bagi personil yang terlibat dalam pelayanan? Apakah ada program pelatihan dan peningkatan kapasitas personil lainnya? Apakah sistem imbalan dan sanksi bagi personil yang terlibat dalam pelayanan? Jika ada kesulitan, apa persoalannya?

D. Aspek Kebijakan Pelayanan: NO

Uraian

Hasil pemantauan Ya

1

Apakah kebijakan (atau program) dari pemerintah atasan yang jadi acuan (atau sumber) dari pelayanan ini?

2

Apakah ada kebijakan/ peraturan/SK yang dibuat untuk mengesyahkan paket layanan, cakupan kelompok sasaran, organisasi, prosedur, personil dalam pelayanan ini? Apakah proses perumusan dan pengesyahan kebijakan terkait pelayanan ini telah melibatkan partisipasi masyarakat (pemangku kepentingan pemangku kepentingans)? Jika ada kesulitan, apa persoalannya?

3

4

Tidak

Keterangan


30

Annex 2. Contoh SPO SIJARIEMAS

PROSEDUR PENGELOLAAN UMPAN BALIK MASYARAKAT MELALUI SISTEM INFORMASI GERBANG ASPIRASI PELAYANAN KESEHATAN PUBLIK (SIGAPKU) Kabupaten XXX Prosedur Tetap

Nomor:

PENGERTIAN

• Adalah Sistem yang mengelola pengaduan pelayanan dimana merupakan ekspresi perasaan ketidakpuasan masyarakat atas standar pelayanan, tindakan atau tidak adanya tindakan petugas pelayanan yang berpengaruh kepada para pelanggan. • Diketahuinya kelemahan atau kekurangannya fasilitas kesehatan dlm memberikan pelayanan kpd pelanggan. • Tersedianya alat untuk introspeksi diri fasilitas Kesehatan utk senantiasa responsif dan mau memperhatikan ‘suara’ dan ‘pilihan’ pelanggan. • Terselenggaranya suatu sistem yang memudahkan fasilitas kesehatan mencari solusi. • Terpenuhinya kepuasan dan kepercayaan pelanggan. • Keluhan yang menyangkut pelayanan Kesehatan Ibu, Bayi dan Bayi Baru Lahir (KIBBLA) yang dilaksanakan oleh Fasilitas Kesehatan. • Hak jawab Pemberi pelayanan kesehatan. • Adanya komitmen dan keberpihakan yang kuat dari semua pimpinan pemangku kepentinganpemangku kepentingan. • Mendukung pemenuhan hak dan kewajiban pelanggan dan pemberi pelayanan. • Memenuhi ketersedian sarana prasarana dan sistem prosedur pengaduan yang terbuka, efektif dan mudah utk diakses oleh masyarakat. • Masyarakat mengirimkan SMS pengaduan ke nomor SIGAPKU atau call centre yang sudah ditentukan • Sistem akan menerima SMS yang masuk dan memberikan jawaban pembuka, mis : “pengaduan anda sudah kami terima, tunggu konfirmasi selanjutnya” • Sistem akan meneruskan SMS pengaduan ke pihak yang bersangkutan RS, Dinkes ataupun Puskesmas dan jaringannya melalui admin content masing-masing • Admin content bertanggungjawab untuk mengupdate fasilitas yang tersedia di masing-masing pelayanan • Untuk pengaduan yang ditujukan ke Rumah Sakit, pengaduan langsung disampaikan sistem ke admin content Rumah Sakit • Admin content RS menyampaikan pengaduan ke unit pelayanan terkait yang ada di RS. • Untuk pengaduan yang ditujukan ke Dinas Kesehatan, Puskesmas dan jaringannya, pengaduan diterima oleh admin content Dinas Kesehatan. • Admin content Dinkes akan memilah pengaduan yang masuk, dan menyampaikan ke masing-masing bidang di Dinkes dan Puskesmas beserta jaringannya. • Pengaduan yang masuk akan dianalisa oleh masing-masing instansi terkait. • Jawaban pengaduan oleh operator dari masing-masing unit, bidang, ataupun Puskesmas dan jaringannya disampaikan ke admin content masing-masing. • Admin content akan mengirimkan jawaban ke sistem. • Sistem akan menyampaikan jawaban ke masyarakat.

TUJUAN

RUANG LINGKUP KEBIJAKAN

PROSEDUR

31


Revisi ke:

Halaman: 1/3

INSPEKTORAT TERKAIT

• • • • • • • DOKUMEN TER- • KAIT • •

Inspektorat Kabupaten/ Kota . Dinas Kesehatan. RSUD. RS. Diskominfo. Puskesmas dan jaringannya. Forum KIBBLA1.8. PMI. Data dan informasi keluhan yang masuk. Data dan Informasi jawaban keluhan. Rekam Medis.


32

Annex 3. Contoh RKA Pembiayaan

33



34

35


Panduan Implementasi SIGAPKU

Recommend Documents