PANDUAN HIBAH INTERNAL Program Pengabdian kepada Masyarakat (PPM) Universitas Kristen Petra Surabaya
Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Universitas Kristen Petra Tahun 2012
HIBAH INTERNAL PROGRAM PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PPM) 1. Latar Belakang Pengabdian kepada Masyarakat (selanjutnya disebut abdimas) yang merupakan salah satu Tridarma perguruan tinggi (PT) yang semestinya merupakan satu kesatuan dengan dua darma yang lain, belum memperoleh apresiasi secara memadai. Namun disisi lain, apresiasi karya abdimas dalam sistem skor kenaikan pangkat dosen (KUM) sangat rendah, sehingga kontribusinya pada penilaian kinerja dosen menjadi tidak signifikan. Demikian pula sebagian besar dosen UK Petra masih belum terbiasa membuat proposal untuk suatu kegiatan abdimas, oleh karena biasanya yang perlu membuat proposal adalah kegiatan penelitian. Padahal Hibah abdimas eksternal (terutama DIKTI) mengharuskan bahwa kegiatan abdimas harus diawali dengan pembuatan proposal dan tahapan prosedurnya hampir serupa dengan Hibah Penelitian. Pada kenyataan juga dijumpai bahwa menyusun proposal abdimas jauh lebih sulit dibandingkan menulis proposal riset. Kesulitan pertama yang dihadapi masyarakat dosen adalah tidak tersedianya data atau informasi di kampus-kampus tentang siapa membutuhkan apa atau permasalahan apa sedang dihadapi masyarakat mana? Kondisi ini memaksa dosen-dosen untuk mendatangi masyarakat, mengidentifikasi dan membahas permasalahan atau tantangan atau kebutuhan mereka, jika ingin menyelesaikan usulan abdimas yang disusunnya. Kesulitan kedua, seringkali masyarakat tidak memahami permasalahan apa yang seharusnya diselesaikan segera. Hal ini diduga karena terlalu banyak dan masih sebatas persoalan yang dihadapi masyarakat dalam kesehariannya, sehingga semua permasalahan dianggap setara. Kesulitan ketiga adalah pada saat menemukan kesepakatan atas permasalahan yang ditangani harus disesuaikan dengan alokasi dana dan waktu pelaksanaan program abdimas, sebab masyarakat telah banyak mengalami kekecewaan atau bahkan sudah dinina bobokkan pemerintah melalui proyek kemasyarakatan yang cenderung memanjakan. Kendala keempat yang akan segera menghadang adalah saat mengajak serta masyarakat untuk melaksanakan program bersama-sama. Kelima, program abdimas seringkali tidak dapat dilaksanakan sendiri-sendiri, tetapi harus bekerjasama dengan bidang keilmuan lain. Hal ini sesuai dengan jenis permasalahan di masyarakat yang cenderung majemuk, tergantung dari banyak faktor. Keenam, ketika program abdimas yang dibuat memerlukan koordinasi dan persetujuan dari Perangkat/Pejabat pemerintah, maka hal ini akan menjadi masalah tersendiri. Kesulitan-kesulitan yang disebutkan di atas mungkin belum mengungkap jumlah kesulitan yang sebenarnya dihadapi tim pelaksana abdimas. Oleh karenanya, jika dibandingkan dengan riset, maka kesulitan pada abdimas sudah dimulai sejak penyusunan usulan, disusul kemudian saat pelaksanaannya di lapangan. Menata mindset dan juga perilaku masyarakat terhadap peradaban baru yang dibawa dosen, memerlukan strategi dan taktik khusus atau spesial. Namun, jika masyarakat merasakan benar manfaat yang dibawa melalui program abdimas tersebut, maka reputasi tim pelaksana bahkan nama UK Petra akan segera semakin dikenal. Kegiatan abdimas dapat diartikan sebagai respons akademik masyarakat kampus atas kebutuhan, tantangan atau persoalan yang dihadapi masyarakat , baik secara langsung maupun tidak langsung. Secara umum aliran kerja bagi dosen yang berniat melakukan abdimas akan diawali dengan kunjungan ke masyarakat/komunitas sasaran. Pada saat kunjungan, pengusul sebaiknya tidak mengidentifikasi sekaligus menetapkan persoalan, kebutuhan atau tantangan yang dihadapi masyarakat secara sepihak. Akan tetapi, hasil identifikasi PT harus dibicarakan terlebih dahulu bersama masyarakat dan mendengarkan serta mencernakan masukan yang diberikan berkenaan dengan hal tersebut. Masukan yang berasal dari masyarakat menjadi pekerjaan utama atau kegiatan yang diprioritaskan pada usulan program abdimas. Hal inilah yang selanjutnya menjadi pemikiran dosen untuk dicarikan solusinya. Tindakan-tindakan yang dilakukan dalam kegiatan abdimas umumnya diwadahi dalam satu atau beberapa program. Tindakan tersebut akan memberikan hasil dalam wujud luaran program. Oleh karena jenis tindakan sudah diketahui sejak awal, maka target luaran pun dapat dirancang dan diantisipasi apakah berwujud jasa ataupun barang. Dalam rangka untuk membiasakan para dosen UK Petra dengan mekanisme abdimas seperti ini dan agar abdimas dapat dilakukan secara lebih terstruktur dan berkualitas, maka LPPM membuat suatu program hibah yang diberi nama Hibah Program Pengabdian kepada Masyarakat atau disingkat Hibah PPM.
1
Program ini bisa bersifat mono atau multi disiplin dan dilaksanakan dalam bentuk pendidikan, pelatihan, dan pelayanan masyarakat, serta kaji tindak dari Ipteks yang dihasilkan perguruan tinggi. Dalam program ini, khalayak sasarannya adalah masyarakat yang produktif secara ekonomis (usaha mikro), masyarakat yang belum produktif secara ekonomis, tetapi berhasrat kuat menjadi wirausahawan, dan masyarakat yang tidak produktif secara ekonomis (masyarakat biasa), baik di perkotaan atau pedesaan. Persyaratan dari program ini minimum terdapat satu khalayak/mitra sasaran. Tujuan yang ingin dicapai dari Hibah PPM adalah: 1. Membentuk/mengembangkan sekelompok masyarakat yang mandiri secara ekonomis. 2. Membantu menciptakan ketentraman, kenyamanan dalam kehidupan bermasyarakat. 3. Meningkatkan ketrampilan berpikir, membaca dan menulis atau ketrampilan lain yang dibutuhkan oleh masyarakat. Luaran program dapat berupa: 1. Jasa, 2. Metode, 3. Produk/Barang 4. Paten yang kesemua itu mampu memberi dampak pada: • Update Ipteks di masyarakat • Peningkatan produktivitas mitra • Peningkatan atensi akademisi terhadap kelompok masyarakat/usaha mikro • Peningkatan kegiatan pengembangan ilmu, teknologi dan seni di perguruan tinggi.
Jangka waktu pelaksanaan Hibah PPM ini maksimum 6 bulan (1 semester) dengan dana maksimum yang dapat diajukan sebesar Rp 7.500.000,- (tujuh juta lima ratus ribu rupiah). Pencairan dana dilakukan melalui dua tahap; tahap I sebesar 70% dan tahap II sebesar 30%. Tahap II tidak akan dicairkan jika Laporan Akhir belum diterima LPPM. 2. Persyaratan Pengusul Persyaratan Pengusul hibah PPM adalah sebagai berikut: - Pengusul adalah Dosen tetap UK Petra - Tim pelaksana maks 4 orang (1 Ketua, dan maksimum 3 anggota) - Diutamakan bagi dosen yang ada relevansinya dengan bidang keilmuan dan mata kuliah yang diampu, serta belum pernah mendapat hibah abdimas eksternal - Tidak merangkap sebagai anggota ataupun ketua pada hibah abdimas yang lain pada tahun anggaran yang sama. 3. Jadwal Hibah PPM Usulan program harus telah diterima LPPM paling lambat tanggal 30 November 2012. Adapun tahapan selengkapnya sebagai berikut: Sosialisasi Hibah PPM : Batas Pengumpulan proposal : Batas Pengumuman Penerimaan : Batas Pelaksanaan Abdimas : Batas Pengumpulan Laporan :
September – Oktober 2012 30 November 2012 15 Desember 2012 Januari – Juli 2013 15 Agustus 2013
4. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan akan dibagi menjadi 2 bagian, yaitu untuk usulan proposal dan laporan akhir. 2
4.1. Sistematika Proposal Usulan hibah PPM mengikuti sistematika penulisan sebagai berikut: •
Halaman judul (lihat lampiran 1)
•
Halaman Pengesahan (lihat lampiran 2) Cat : Bila tim pengusul berasal dari beda program studi, maka semua tim pengusul dan Kepala Program studi dari tim pengusul akan menandatangani halaman pengesahan tersebut.
•
Substansi Proposal Judul: …………………………………. A. B. C. D. E. F.
Analisis Situasi Permasalahan Mitra Solusi yang ditawarkan Target Luaran Kelayakan Tim Pelaksana Biaya Pekerjaan
Penjelasan masing-masing komponen substansi proposal Komponen Judul Analisis Situasi
Permasalahan Mitra
Solusi yang ditawarkan
Target Luaran
Kelayakan Tim Pelaksana
Biaya Pekerjaan
Penjelasan Cukup menuliskan PPM ; Nama Mitra ; program abdimas yang dilakukan (misal : PPM Desa Peniwen untuk pengembangan Wisata Desa) 1) Uraikan secara ringkas, jelas dan selengkap mungkin kondisi mitra saat ini 2) Tampilkan data baik secara kualitatif maupun kuantitatif yang mendukung informasi kondisi mitra 3) Jelaskan makna eksistensi mitra terhadap lingkungannya (dampak keberadaannya) 1) Identifikasi permasalahan yang dihadapi mitra, 2) Tuliskan secara jelas justifikasi Anda bersama mitra dalam menentukan permasalahan prioritas yang harus ditangani 3) Usahakan permasalahannya bersifat spesifik, konkret serta benarbenar merupakan permasalahan mitra 1) Uraikan metode pendekatan yang ditawarkan untuk mendukung realisasi PPM 2) Tuliskan rencana kegiatan yang menunjukkan langkah-langkah solusi atas persoalan yang disepakati bersama, 3) Uraikan bagaimana partisipasi mitra dalam pelaksanaan program 1) Tuliskan jenis luaran yang akan dihasilkan sesuai dengan rencana kegiatan 2) Jika luaran berupa produk atau barang atau sertifikat dan sejenisnya, nyatakan juga spesifikasinya 1) Jelaskan Kualifikasi Tim Pelaksana, Relevansi Skill Tim, Sinergisme Tim dan Pengalaman Kemasyarakatan, khususnya bagi Ketua Tim Pengusul, 2) Jadwal Kegiatan 1) Buat Tabel yang menunjukkan hubungan antara kegiatan dan biaya 2) Kelayakan Usulan Biaya yang dirinci dari butir (1) dalam klasifikasi honorarium (maksimum 30%), bahan habis, peralatan, perjalanan, lain-lain pengeluaran 3) Format biaya pekerjaan lihat lampiran 7
Lampiran-lampiran Lampiran 1 Biodata Ketua dan Anggota Tim Pengusul
3
Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4
Gambaran Ipteks yang akan ditransfer kepada mitra Peta Lokasi Wilayah Mitra Surat Pernyataan Kesediaan Bekerjasama dari mitra
4.2. Sistematika Laporan Akhir Seluruh pelaksana PPM diwajibkan menyusun Laporan Akhir dan diserahkan ke LPPM sebelum pencairan dana tahap II dilakukan. Laporan Akhir disusun mengikuti struktur di bawah ini: •
Halaman judul (lihat lampiran 4)
•
Halaman Pengesahan (lihat lampiran 5)
•
Struktur laporan akhir 1. Judul kegiatan 2. Mitra Kegiatan
: :
2.1. Jumlah Mitra
:
2.2. Pendidikan Mitra
:
3. Persoalan Mitra
:
4. Status Sosial Mitra
:
Usaha Mikro/Kecil Kelompok Masyarakat Pesantren Lainnya (sebutkan) --------orang --------usaha S3 ------orang S2 ------orang S1 ------orang Diploma -------orang SMA------------orang SMP---------orang SD-------------orang Tidak Berpendidikan--------------orang Teknologi Manajemen Sosial-ekonomi Hukum Keamanan Lainnya Pengusaha Mikro Anggota Koperasi Kelompok Tani/Nelayan PKK/Karang Taruna Lainnya
5. Lokasi :
5.1. Jarak PT ke Lokasi Mitra 5.2. Sarana transportasi
:
5.3. Sarana Komunikasi
-------km angkutan umum motor jalan kaki Telepon Internet Surat Tidak ada sarana komunikasi
6. Tim Pelaksana :
-
Jumlah dosen Jumlah mahasiswa
:
-------orang -------orang
-
Gelar akademik Tim
:
S3 ------orang S2 ------orang S1 ------orang GB ------orang
-
:
Gender
4
Laki-laki -----orang
Fax
Perempuan ------orang -
:
Program studi/Fakultas
7. Aktivitas PPM 7.1. Metode Pelaksanaan Kegiatan
:
7.2. Evaluasi Kegiatan
:
Keberhasilan
:
b)
Indikator Keberhasilan
:
c)
Keberlanjutan Kegiatan di Mitra
:
berlanjut
9. Kontribusi Mitra a) Peran Serta Mitra Dalam Kegiatan
:
b) Peranan Mitra
:
Aktif Pasif Acuh tak acuh Menyediakan dana ekstra Menyediakan bahan yang diperlukan Lainnya Menetapkan teknis pelaksanaan Mengubah strategi pendekatan di lapangan Objek Kegiatan Subjek Kegiatan
10. Alasan Kelanjutan Kegiatan Mitra
:
a)
11. Usul Penyempurnaan Program • •
Model Usulan Kegiatan Anggaran Biaya
12. Dokumentasi Kegiatan
5
Penyuluhan/Penyadaran Pendampingan Pendidikan Demplot Rancang Bangun Pelatihan Manajemen Usaha Pelatihan Produksi Pelatihan Administrasi Pengobatan Lainnya (Dapat memilih lebih dari satu) berhasil
gagal berhenti
Permintaan Masyarakat Keputusan bersama
Lampiran 1
USUL L PROGRAM PENGABDIAN kepada MASYARAKAT
Judul .............
Oleh: Nama, NIP Ketua Tim Pengusul Nama, NIP Anggota Tim Pengusul
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS KRISTEN PETRA TAHUN......
Lampiran 2
HALAMAN PENGESAHAN Judul PPM
:
1.
Mitra PPM
:
2.
Ketua Tim Pengusul a. Nama b. NIP c. Pangkat/Golongan d. Program studi/Fakultas e. Bidang Keahlian f. Alamat e-mail g. Telepon Kantor / HP h. Alamat Rumah
: : : : : : : :
Anggota Tim Pengusul (Maks 3 orang) a. Jumlah Anggota b. Nama Anggota I/ Bidang Keahlian c. Nama Anggota II/Bidang Keahlian d. Nama Anggota III/Bidang Keahlian e. Mahasiswa yang terlibat
: : : : :
Lokasi Kegiatan/Mitra a. Wilayah Mitra (Desa/Kecamatan) b. Kota c. Propinsi d. Jarak PT ke Lokasi Mitra (km)
: : : :
5.
Luaran yang dihasilkan
:
6.
Jangka waktu pelaksanaan (Maks 6 bln)
:
7.
Biaya total yang diajukan - LPPM - Sumber Lain
: :
3.
4.
Surabaya, tanggal bulan tahun Mengetahui: Ketua Program studi .............
(Nama, Gelar) NIP:
Ketua Tim Pengusul,
(Nama, Gelar) NIP:
Lampiran 3
FORMAT PENILAIAN USULAN TARGET PROGRAM IPTEKS BAGI MASYARAKAT Aspek yang dinilai 1. Analisis Situasi
Skor
Bobot (%) 10
Nilai SkorxBobot
Justifikasi Penilaian
Peta petunjuk lokasi Mitra IbM, Kondisi eksisting Mitra 2. Permasalahan Mitra
15
(Kecocokan permasalahan dan program serta kompetensi tim) 3.
Solusi yang ditawarkan
20
(Ketepatan Metode pendekatan untuk mengatasi permasalahan, Rencana kegiatan, kontribusi partisipasi mitra) 4.
Target Luaran
25
Jenis luaran dan spesifikasinya sesuai kegiatan yang diusulkan 5. Kelayakan PT (Kualifikasi Tim Pelaksana, Relevansi
10
Skill Tim, Sinergisme Tim, Pengalaman Kemasyarakatan, Organisasi Tim, Jadwal Kegiatan) 6.
Biaya Pekerjaan
20
Kelayakan Usulan Biaya (Honorarium (maksimum 30%), Bahan Habis, Peralatan, Perjalanan, Lain-lain pengeluaran) TOTAL 100 Keterangan : - Skor yang diberikan: 1 – 10 - Total skor minimum penerimaan proposal : Nilai total ≥ 400
Masukan untuk Tim Pengusul :
------------------------, ------------------------- 20--
Penilai ---------------------------------------------
Lampiran 4
Cover Warna Putih
LAPORAN ABDIMAS No. ………/PPM/LPPM ………/PPM/LPPM-UKP/Tahun
Judul .............
Oleh: Nama, NIP Ketua Tim Pengusul Nama, NIP Anggota Tim Pengusul
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS KRISTEN PETRA TAHUN......
Lampiran 5
HALAMAN PENGESAHAN
1. 2.
3.
4. 5.
6.
Judul Ketua Tim Pelaksana a. Nama Lengkap b. NIP c. Program studi/Fakultas d. Pangkat/Golongan e. Bidang Keahlian f. Alamat Rumah g. Telp/E-mail Anggota a. Nama Lengkap b. NIP c. Program studi/Fakultas d. Pangkat/Golongan e. Bidang Keahlian f. Alamat Rumah g. Telp/E-mail Jumlah mahasiswa yang terlibat Total Dana Kegiatan a. LPPM b. Sumber Lain Periode Pelaksanaan
: : : : : : : :
: : : : : : : : : : : :
........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ....................................................................... ...................................................................... ...................................................................... ...................................................................... ...................................................................... ...................................................................... ..................................................................... ........................................................................ Rp .................................................................. Rp ................................................................. Rp ................................................................. ..................................................
Surabaya, tanggal bulan tahun
Mengetahui: Ketua Program studi .............
(Nama, Gelar) NIP:
Ketua Tim Pengusul,
(Nama, Gelar) NIP:
Lampiran 6
FORMAT EVALUASI HASIL PPM
1. Judul PPM 2. Ketua Tim Pelaksana 3. Fakultas/Program studi 4. Jangka Waktu Pelaksanaan 5. Biaya
: …………………………………… : …………………………………… : …………………………………… : …………………………………… : ……………………………………
No.
KRITERIA
SKOR
1.
Dampak & Manfaat bagi Mitra
(manfaat kegiatan, dampak kegiatan bagi kemandirian mitra) 2.
Mutu Pelaksanaan Program (kelancaran, ketepatan solusi yang
diberikan kepada mitra, kekompakan tim serta tanggung jawab) 3.
-
BOBOT (%)
NILAI (SKOR X BOBOT)
JUSTIFIKASI PENILAIAN
40
30
Partisipasi Masyarakat
(level partisipasi dan kepuasan masyarakat tahun berjalan)
30
Jumlah
100
Keterangan: Skor : 1-10
------------------------, ------------------------- 20--
Penilai ---------------------------------------------
Lampiran 7
FORMAT BIAYA PEKERJAAN
Rekapitulasi biaya yang diperlukan sebagai berikut No
Uraian
Jumlah (Rp)
1
Honorarium (maks 30%)
2
Bahan Habis Pakai
3
Peralatan
4
Perjalanan
5
Lain-lain (tambahkan sesuai kebutuhan Jumlah Biaya
Rincian Biaya Kegiatan Abdimas I. Honorarium No
Tim Pelaksana
Jumlah Anggota
Minggu/ Bulan
Bulan Kerja
Jam/ Minggu
Tarif (Rp)/ Jam
Biaya (Rp)
Jumlah Biaya II. Bahan Habis Pakai No
Bahan
Jumlah
Biaya Satuan (Rp)
Biaya (Rp)
Biaya Satuan (Rp)
Biaya (Rp)
Jumlah Biaya III. Peralatan No
Bahan
Jumlah Jumlah Biaya
IV. Perjalanan No
Bahan
Volume
Biaya Satuan (Rp)
Biaya (Rp)
Volume
Biaya Satuan (Rp)
Biaya (Rp)
Jumlah Biaya V. Lain-lain No
Bahan
Jumlah Biaya
