PANDUAN AUDIT MUTU INTERNAL ( AMI ) STMIK BANI SALEH

STMIK BANI SALEH Jalan Mayor Hasibuan No. 68 Bekasi 17113 Telp. 021.8800992

PANDUAN AUDIT MUTU INTERNAL ( AMI ) STMIK BANI SALEH

Website : www.stmik.banisaleh.ac.id Email : [email protected]

PANDUAN AUDIT MUTU INTERNAL ( AMI ) STMIK BANI SALEH

Jl. Mayor Hasibuan No. 68 Bekasi 17113 Telp. 021.880 0992 Website : www.stmik.banisaleh.ac.id Email : [email protected]

i

ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar Ketua STMIK Bani Saleh

i

Prakata Ka. SPM

ii

Daftar Isi

iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

1

B. Tujuan Audit Mutu Internal

1

C. Kegunaan dan Manfaat Audit Mutu Internal

2

D. Dasar Hukum

2

BAB II RUANG LINGKUP AUDIT MUTU INTERNAL

3

A. Akademik

3

B. Kemahasiswaan

5

C. Pratikum/Lab. Komputer

5

D. Perpustakaan

6

E. Penelitian

6

F. Pengabdian kepada Masyarakat

6

G. Kepegawaian

6

H. Kelembagaan

8

BAB III AUDITOR DAN AUDITEE

10

A. Auditor

10

1. Rekruitmen

10

2. Penugasan Auditor

10

3. Wewenang dan Tanggung Jawab Auditor

10

4. Prinsip Auditor

11 iii

B. Auditee

11

1. Systematic selection

11

2. Ad Hoc Audit

11

C. Audit Request

12

BAB IV PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

13

Tahapan Pelaksanaan Audit Mutu Internal 1. Sosialisasi

13

2. Jadwal

13

3. Forum Auditor

13

4. Forum Auditee

13

5. Visitasi

14

6. Laporan Pendahuluan

14

7. Forum Klarifikaasi dan Revisitasi

14

8. Penyusunan Laporan Final

15

BAB V KODE ETIK AUDITOR

16

A. Pengertian

16

B. Tujuan

16

C. Azas Auditor

16

D. Perilaku Auditor

18

E. Penegakan Disiplin

19

F. Sanksi

19

BAB VI RAPAT EVALUASI

20

A. Pengertian

20

B. Tujuan

20

C. Rapat Tinjauan Manajemen

20

D. Masukan Bahan Rapat Tinjauan Manajemen

20

iv

E. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen

21

F. Peserta Rapat Tinjauan Manajemen

21

G. Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen

21

BAB VII PENUTUP

23

v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang. Audit Mutu Intenral ( AMI ) adalah serangkaian kegiatan yang sistimatis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif, untuk mengukur , menentukan dan mengetahui sejauh mana standar mutu dan prosedur yang telah ditetapkan telah dijadikan sebagai pedoman dan telah dijalankan dalam penyelanggaraan pengelolaan perguruan tinggi. Dengan AMI akan dapat dikenal, diagnose dan dipetakan persoalan dan capaian kinerja lembaga dan unit-unit kerjanya dalam suatu periode tertentu. Dalam usaha meningkatkan kinerja lembaga dan unit-unit kerjanya, dari hasil AMI akan didapat gambaran secara periodik perkembangan dan perubahan antar waktu ke waktu yang berkesinabungan. B. Tujuan Audit Mutu Internal Ada beberapa tujuan Audit Mutu Internal 1. Melakukan assessment (menemukenali) persoalan atau hambatan-hambatan yang dihadapi oleh lembaga dengan unit-unit kerjanya dalam pelaksanaan pengelolaan perguruan tinggi. 2. Mendiagnosa persoalan dan hambatan-hamabatan dalam pelaksanaan pengelolaan perguruann tinggi, melalui pemetaan sifat dan karakteristik persoalannya. 3. Menyediakan data yang telah diolah menjadi informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam usaha meningkatkan kinerja. 4. Merupakan evaluasi melekat terhadap sistem, prosedur dan mekanisme kerja dalam usaha meningkat peran partisipatif semua stakeholder. 5. Memeriksa, mengukur dan mengkaji kemungkinan ada kekurangan atau ketidak sesuaian antara standar mutu dan prosedur dengan unsur-unsur mutu yang dibutuhkan dalam mencapai visi misi STMIK Bani Saleh. 1

C. Kegunaan dan Manfaat Audit Mutu Internal. Audit Mutu Internal sangat berperan dan berguna serta bermanfaat bagi Auditee dan Auditor pada sisi yang sama yaitu untuk meningkatkan mutu institusi Perguruan Tinggi. Dengan demikian Audit Mutu Internal perlu dipahami dan disadari oleh semua pihak dalam institusi bahwa AMI dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam mengambil dan membuat keputusan dalam pengembangan institusi. Dengan Audit Mutu Internal akan didapat manfaat ; 1. Evaluasi kinerja lebih terukur dengan ketersediaan data faktual yang terspesialisasi sesuai dengan sifat dan jenis-jenis pelayanan di unit-unit kerja. 2. Dari temuan-temuan Audit Mutu Internal dapat dijadikan referensi dalam menetapkan skala prioritas dan urgensi kegiatan yang berdampak langsung kepada peningkatan mutu.

D. DASAR HUKUM 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang No. 12 Tahun 2012 Tentang Perguruan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah No. 13 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Peraturan Menteri Ristek dan Dikti No. 44 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. 5. Peraturan Menteri Ristek Dikti No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi. 6. Statuta STMIK Bani Saleh 7. Renstra STMIK Bani Saleh

2

BAB II RUANG LINGKUP AUDIT MUTU INTERNAL NO

LINGKUP AUDIT

AUDITEE

DOKUMEN/INDIKATOR/ REFERENSI

A

Akademik

1

Dokumen Akademik

2



Kurikulum

Prodi/Jurusan

Kurikulum



Sillabus,

Prodi/Jurusan

Silabus



RPS

Prodi/Jurusan

RPS



RPP dan RTM

Prodi/Jurusan

RPP dan RTM



Dosen tetap & dosen tidak tetap

Prodi/Jurusan

Data dosen per jurusan/ per mata kuliah

Kegiatan Akademik 

Kalender Akademik

Prodi/Jurusan

SK Ketua



Penetapan Dosen pengampu

Prodi/Jurusan

SK Ketua



Surat Tugas mengajar dosen

Prodi/Jurusan

SK Ketua



Penetapan dosen PA

Prodi/Jurusan

SK Ketua



Monitoring perkuliahan

Prodi/Jurusan



Program sertifikasi

Prodi/Jurusan

Rekap kehadiran dosen Rekap kehadiran mahasiwa Std. & SOP dan Rekap pelaksanaan sertifikasi mahasiswa

Mahasiswa 

Pratikum/lab. komputer

Prodi/Jurusan/Lab



Jadwal ujian UTS & UAS

Prodi/Jurusan



Standarisasi soal ujian

Prodi/Jurusan



Laporan pelaksanaan ujian UTS & UAS Penyampain Nilai dari dosen pengampu

Prodi/Jurusan



Prodi/Jurusan

3

Std. & SOP , Panduan dan program Kegiatan laboratorium SK Ketua Berkas Soal yg sdh disahkan oleh penanggungjawab keilmuan Berkas laporan UTS & UAS Std. & SOP dan Rekapitulasi penyampaian nilai ujian oleh dosen.

    

IPK Mhs per semester & lulusan Kuliah Kerja Praktek

Prodi/Jurusan

Rekap IPK per semester dan lulusan setiap mahasiswa

Prodi/Jurusan

Penetapan Dosen Pembimbing TA/Skripsi Pengajuan & pengesahan proposal TA/Skripsi

Prodi/Jurusan

Std, SOP, SK dosen pembimbing, dan berkas KKP serta nilai SK Ketua

Pelaksanaan ujian TA/Skripsi

Prodi/Jurusan



3

Ketetapan kelulusan hasil sidang TA/Skripsi Wisuda

4

Administrasi Akademik

Prodi/Jurusan

Prodi/jurusan

Std, SOP dan Rekapitullasi pengajuan dan pengesahan proposal TA/Skripsi Std, SOP dan Rekap Berita Acara sidang TA/Skripsi. SK Ka. Prodi/Jurusan

Prodi/Jurusan

1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK. Kepanitiaan 4.SK Kelulusan Mhs 5.Buku Kenangan 6.Laporan Panitia Wisuda



Penerimaan Mahasiswa baru

BAAK

SK. Ketua



Registrasi/heregistrasi Mhs

BAAK



Penerbitan kartu tanda mhs

BAAK



BAAK



Penerbitan Kartu Hasil Studi ( KHS ) Penerbitan Kartu Rencana Studi ( KRS ) Jadwal Pekuliahan

1.Std & SOP 2.Formulir 3.Rekap registrasi/hereregistrasi mhs 1.Std. & SOP 2.Rekap penerbitan kartu tanda mhs 1.Std. & SOP 2.Dokumentasi KHS



Pelaksanaan kuliah

BAAK



Pelaksanaan UTS & UAS

BAAK



Surat Keterangan

BAAK



BAAK

1.Std. & SOP 2.Dokumentasi KRS

BAAK

1.Std. & SOP 2.Dokumentasi Jadwal Kuliah 1.Daftar hadir dosen 2.Daftar hadir mahasiswa 3.SAP 4.Pengecekan kesesuai penyampaian materi vs SAP 1.Berita Acara Ujian 2.Daftar hadir peserta ujian 3.Daftar pengawas ujian 4.laporan pelaksanaan ujian 1.Std. & SOP 2.Registrasi surat keterangan ;

4

B

C



Drop Out ( DO )

BAAK



Surat Keterangan Lulus

BAAK



Ijazah

BAAK



Transkrip nilai

BAAK



Legalisir copy ijazah dan trasnkrip

BAAK

a. Surat ket. Masih kuliah b. Surat ket. Cuti c. Surat ket. Pindah jurusan d. Surat ket. Pindah PT 1.Ketentuan DO 2.Data mahasiswa DO 1.Std. & SOP 2.Registrasi penerbitan Surat Ket. Lulus 1.Std. & SOP 2.Registrasi penerbitan Ijazah 1.Std. & SOP 2.Registrasi penerbitan transkrip 1.Std. & SOP 2.Registrasi legalisir ijazah dan transkrip.

Kemahasiswaan 

Kepengurusan Senat Mhs

Bag. Kemahasiswaan



Pembentukan UKM

Bag.Kemahasiswaan



Pembinaan lembaga kemahasiswaan dan UKM

Bag.Kemahasiswaan



Pengelolaan dana kemahasiswaan

Bag.Kemahasiswaan



Pengelolaan komunitas mahasiswa

Bag.Kemahasiswaan

1.Std. & SOP 2.SK Ketua 1.Std. & SOP 2.Data UKM 1.Std. & SOP 2.Panduan 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Laporan Kegiatan kemahasiswaan 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Dokumentasi

Pratikum/Lab. Komputer 

Perangkat keras/hardware

Lab. Komputer



Perangkat lunak/software

Lab. Komputer



Kegiatan pratikum di lab.komputer

Lab. Komputer



Petugas lab./Brainware

Lab. Komputer

5

1.Rekap/daftar hardware 2.Data jaringan 1.Rekap/daftar software 2.sertifikat lisensi 3.Kontrak/MOU 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Rekap pratikum 4.Prog. sertifikasi 5.laporan kegiatan pratikum 1.Data personalia 2.Data pelatihan dan pengembangan SDM

D

E

F

Perpustakaan 

Koleksi buku

Perpustakaan



Pengadaan buku

Perpustakaan



Sirkulasi

Perpustakaan



Kerjasama antar perpustakaan

Perpustakaan



Jurnal

Perpustakaan

Penelitian 

Penelitian Dosen dan Mahasiswa

Bagian Penelitian



Kerjasama dengan Institusi / PT lain

Bagian Penelitian

Pengabdian kepada Masyarakat (PkM)  PkM oleh dosen dan oleh Mhs Bagian PkM



G

1.Katalog 2.Daftar koleksi buku 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Rekapitulasi pengadaan 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Rekap peminjaman dan pengembalian. 1.MOU 2.Sertifikat keanggotaan, 3.Dokumen kegiatan 1.MOU 2.Data koleksi

Kerjasama dengan institusi/PT lain

Bagian PkM

Kepegawaian 6

1. Std. & SOP 2.Panduan 3. Road Map & program 4. Proposal penelitian 5. Pengesahan proposal penelitian 6. Hasil penelitian 7. Publikasi hasil penelitian 8. Patent & Haki 1. Kontrak/MOU 2. Laporan Kegiatan 3. Hasil kerjasama

1.Std. & SOP 2. Panduan 3. Program PkM 4. Proposal PkM 5. Hasil PkM 6. Kontrak/MOU 7. Hasil kerjasama 8. Laporan PkM 1. Kontrak/MOU 2. Laporan Kegiatan 3. Hasil kerjasama

1.

2

Manajemen SDM 

Perencanaan SDM

Waket II Bag. SDM & Umum



Analisa Jabatan




Rekruitment SDM




Penugasan, kontrak/ perjanjian kerja




Pengangkatan dan Pemberhentian pejabat




Daftar uraian tugas/Job Desc



Pembinaan dan Pengembangan SDM

Waket II Bag. SDM & Umum Waket II Bag. SDM & Umum



Promosi, mutasi, demosi dan PHK




Ijin dan Tugas belajar


1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas Man Power Plan 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas Analisa Jabatan 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas rekruitmen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Data SK penempatan, kontrak/perjanajian kerja. 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Pengangkatan, SK Pemberhentian Berkas Job Desc. 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Program pengembangan SDM 4.Laporan realisasi prog. Pengembangan SDM 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK promosi, mutasi, demosi dan PHK 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK ijin dan tugas belajar

Evaluasi SDM 

Laporan capaian kinerja Tenaga kependidikan



Penilaian Pelaksanaan kinerja Waket II Bag. SDM & Umum Tenaga Kependidikan



Pemberian penghargaan Tenaga Kependidikan berprestasi




Pemberian sanksi Tenaga Kependidikan




Pelaksanaan Pembinaan dan

Waket II


7

1.STD. & SOP 2.Panduan 3.Berkas laporan 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas penilaian 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen 1. Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan

3

Pengembangan Tenaga Kependidikan

Bag. SDM & Umum



Bio Data dosen tetap




Bio Data dosen tidak tetap




Laporan Beban Kinerja Dosen ( BKD)




Penilaian dan Pemberian penghargaan kepada Dosen




Penilaian dan Pemberian sanksi kepada dosen




Program Kenaikan Jabatan Fungsional Akademik Dosen




Program Sertifikasi Dosen


3.SK Ketua 4.Berkas dokumen

Dosen

4

Peraturan Kepegawaian

H.

KELEMBAGAAN

1

Kebijakan Penerimaan Mahasiswa Baru

2

Pembukaan dan evaluasi program studi

3

Kerjasama Kelembagaan

4

Akreditasi Institusi


Ketua Waket I Waket II Ka. Prodi/Jurusan Ketua Waket I Waket II Ka. Prodi/Jurusan Ketua Waket I Waket II Ka. Prodi/Jurusan Ketua Waket I 8

1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen 1.Buku Peraturan 2. Sk Ketua/ pemberlakuan

1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 3.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.MOU 4.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan/ Instrumen

Waket II Ka. Prodi/Jurusan Ketua Waket I Waket II Ka. Prodi/Jurusan Ketua Waket I Waket II Ka. Prodi/Jurusan Ka. Penelitian & PkM Ka, SPM Ketua Waket II Ka. Bag. Keuangan

5

Akreditasi Program studi/Jurusan

6

Pelaksanaan Audit Mutu Internal

7

Pelaksanaan Audit Keuangan

8

Study penelusuran alumni/Tracer Study

Waket I Ka. BAAK

9

Pengadaan barang dan jasa

Waket II Ka. SDM & Umum

10

Perjalanan dinas

Waket II Ka. SDM & Umum

11

Sistem Informasi Akademik

Ketua Waket I Waket II Ka. Puskom

9

3.SK Ketua 4.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan/Instrumen 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen

1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen 1.Std. & SOP 2.Panduan 3.SK Ketua 4.Berkas dokumen

BAB III AUDITOR DAN AUDITEE A. Auditor 1. Rekruitmen Auditor adalah dosen STMIK Bani Saleh yang ditunjuk dan memenuhi kualfikasi tertentu untuk dikaderkan sebagai Aditor, dengan memberikan pelatihan intenal dan ekternal untuk mendapatkan sertifikasi sebagai Auditor AMI. Kualifikasi Dosen untuk Calon Auditor ; a. Dosen tetap STMIK Bani Saleh b. Pendidikan minimal Magister c. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer dan teknologi informasi d. Memiliki dasar kemampuan metode dan

teknis audit serta kemampuan

berkomunikasi yang baik. e. Lulus tes seleksi calon Auditor AMI

2. Penugasan Auditor Jabatan, tugas dan wewenang Auditor AMI ditetapkan dengan Surat Keputusan Ketua STMIK Bani Saleh yang berlaku 1 (satu) tahun atau dua kali masa penugasan (semester gasal dan genap). Dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya auditor diberi fasilitas dan instrument kerja, diantaranya adalah ; a. Staf pelaksana b. Perangkas/alat kerja teknis c. Pembiayaan d. Dan lain-lain yang dibutuhkan

3. Wewenang dan Tanggungjawab Auditor a. Menyusun program audit b. Melakukan komunikasi dengan auditee untuk menyepakati pelaksanaan AMI.

10

c. Mengkoordinasikan dan melaksanakan audit kinerja Institusi, Prodi/Jurusan dan Bagian/unitkerja dilingkugan STMIK Bani Saleh d. Melakukan evaluasi terhadap isntitusi, prodi/jurusan dan bagian/unit kerja dilingkungan STMIK Bani Saleh, sesuai dengan instrument AMI yang berlaku. e. Menetapkan status atau penilaian kinerja terhadap auditee. f. Memberikan catatan, saran dan rekomendasi terhadap auditee dan pihak-pihak lain yang memiliki keterkaitan dalam rangka meningkatkan kinerja sesuai regulasi dan standar dan prosedur yang ditetapkan. g. Membuat laporan pelaksanaan audit AMI

4. Prinsip Auditor a. Menjaga etika pelaksanaan ( ethical conduct ) b. Perlakuan dan penyampaian yang adil ( fair presentation) c. Menjaga cara kerja yang professional ( due professional care) d. Objektif dan tidak memihak ( independence and objective) e. Fakta/bukti (evidence)

B. Auditee Auditee adalah entitas organisasi atau prodi/jurusan, bagian/unit-unit kerja dari STMIK Bani Saleh, termasuk proses aktivitas dan kondisi tertentu yang perlu diaudit. Seleksi atau pemilihan auditee dapat dilakukan dengan ; a. Systematic selection Ka. SPM menyusun suatu jadwal tahunan . yang secara tipikal jadwal tersebut dikembangkan dengan mempertimbangkan resiko yang tinggi yang dijadikan auditee potensial. b. Ad Hoc Audit Dengan berbagai pertimbangan , Ketua STMIK Bani Salerh atau Ka. SPM dapat menugaskan Auditor untuk mengaudit bidang/area fungsional tertentu yang dipandang perlu/bermasalah. 11

C. Auditee Request Ketua STMIK Bani Saleh, Ka. SPM atau pihak-pihak auditee tertentu dapat meminta untuk dilakukan audit, untuk meng-evaluasi kelayakan , efektivitas kinerja tertentu atau kemungkinan pengaruhnya/dampak terhadap operasional institusi secara . keseluruhan, auditee dapat mengajukan permintaan untuk diaudit.

12

BAB IV PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL Tahapan Pelaksanaan AMI 1. Sosialisasi Sosialisasi AMI dilaksanakan oleh Bag. SPM sebagai organisai pelaksana, hal-hal yang disampaikan pada sosialisasi AMI ; a. Sasaran dan tujuan AMI b. Alokasi waktu AMI c. Instrumen AMI d. Aturan dan etika AMI e. Pelaporan AMI

2. Jadwal Tahapan-tahapan AMI dan rentang waktu ditetapkan oleh Ka. SPM. Jadwal visitasi auditor ke Auditee sesuai kesepakatan keduanya, selama dalam rentang waktu yang sudah ditetapkan.

3. Forum Auditor Merupakan forum untuk melakukan kesepahaman antara auditor dengan Ka. SPM yang membahas ; a. Sasaran , tujuan dan ruang lingkup AMI b. Instrument dan pelaporan pelaksanaan visitasi c. Etika auditor dan auditee dalam pelaksanaan AMI d. Jadwal visitasi dan komposisi auditor

4. Forum Auditee Merupakan forum diskusi untuk mempersiapkan auditee dalam pelaksanaan AMI. Hal-hal yang perlu dibahas adalah ; 13

a. Instrumen visitasi AMI b. Penjadwalan visitasi c. Hal-hal teknis yang harus dipersiapkan d. Hak dan kewajiban auditee

5. Visitasi Adalah kunjungan auditor kepada auditee, untuk memperoleh data audit dari standar mutu yang telah ditetapkan dan perangkatnya. Data audit ini akan dijadikan sebagai basis bagi auditor untuk melakukan evaluasi dan analisis terhadap pencapaian standar mutu yang diberlakukan.

6. Laporan Pendahuluan AMI Laporan pendahuluan merupakan risalah auditor AMI atas tahapan visitasi pertama, risalah ini sebagai bahan sumbang saran antara auditor AMI dengan auditee untuk merumuskan hasil dan evaluasi AMI . berdasarkan risalah ini diharapkan pengambilan keputusan hasil dan evaluasi AMI dapat disepakati dan diterima oleh pihak-pihak terkait.

7. Forum Klarifikasi dan Revisitasi Merupakan forum pertemuan antara auditor dan auditee pasca visitasi audit, auditor menyampaikan laporan pendahuluan yang berisi temuan-temuan auditor. Pada forum ini dibahas ; a. Memastikan bahwa rumusan hasil audit dapat diterima oleh pihak-pihak terkait b. Kemungkinan auditee mengajukan dan minta waktu untuk melakukan perbaikan sesuai dengan temuan atau rekomendasi pendahuluan dari auditor c. Bila diperlukan, merumuskan jadwal ulang revisitasi.

14

8. Penyusunan Laporan Final Auditor diberikan batas waktu tertentu untuk menyusun laporan pelaksanaan final audit. Isi laporan memuat hal-hal sbb. ; a. Pendahuluan, menguraikan tentang metode dan tahapan audit b. Profil singkat auditee c. Ruang lingkup dan kegiatan-kegiatan audit d. Temuan-temuan audit e. Perbaikan-perbaikan yang dilakukan atas temuan awal atau atas rekomendasi pendahuluan f. Kesimpulan, yang berisi ; penilaian auditor dan rekomendasi .

15

BAB V KODE ETIK AUDITOR A. Pengertian Etika adalah keseluruhan nilai-nilai atau norma-norma moral yang mendasari perilaku manusia, yang berfungsi sebagai panduan untuk berbuat, bertindak, berprilaku dan bersikap, sekaligus berfungsi sebagai kriteria untuk menilai benar atau salah suatu perbuatan atau perilaku. Kode etik merupakan komitmen moral organisasi yang berisi ; 1. Tujuan dan cita-cita luhur profesi 2. Hal-hal yang diperbolehkan dan yang dilarang oleh profesi 3. Hal-hal

yang menjadi prioritas dilakukan bila menghadapi stuasi konflik atau

dilematis. 4. Diberikan sanksi kepada anggota profesi yang melanggar kode etik. Kode etik diberlakukan untuk ; 1. Melindungi kepentingan auditee atau pengguna layanan dari kemungkinan kelalaian, kesalahan, atau pelecehan, baik disengaja ataupun tidak disengaja oleh anggota profesi. 2. Melindungi keluhuran profesi dari perilaku menyimpang oleh anggota profesi.

B. Tujuan Kode etik auditor bertujuan agar tercapai dan terpeliharanya budaya etis dikalangan auditr AMI. Dan kode etik menumbuhkan kepercayaan diri auditor dalam melaksanakan tugas AMI.

C. Azas Auditor Auditor AMI harus mampu menerapkan dan menegakkan azas-azas AMI : 1. Integritas, auditor mampu membangun kepercayaan orang lain bahwa keberpihakan yang dimiliki semata mata ditujukan kepada kebenaran dan fakta-fakta. Integritas ini 16

menjadi dasar bagi auditor dalam mengambil keputusan dan penilaiannya terhdap auditee. Untuk mewujudkan auditor yang berintegritas tinggi, standar perilaku yang ditetapkan adalah ; a. Malukukan pekerjaan dengan kejujuran, ketekunan dan tanggung jawab. b. Tidak terlibat dalam aktivitas ilegal atau tindakan yang dapat menurunkan wibawa profesi auditor AMI atau lembaga. c. Menghormati dan berkontribusi pada tujuan yang sah dan etis d. Mentaati hukum, peraturan dan ketentuan profesi dalam membuat laporan. 2. Objektivitas , Auditor AMI harus menunjukkan objektivitas profesional tingkat tertinggi dalam mengumpulkan, mengevaluasi dan mengkomunikasikan informasi tentang kegiatan atau proses yagn sedang diaudit. Auditor AMI membuat penilaian yang seimbang dari semua keadaan yang relevan dan tidak dipengaruhi oleh kepentingan-kepentingan mereka sendiri atau orang lain dalam membuat penilaian. Untuk mewujudkan objektivitas auditor AMI adalah ; a. Tidak berpartisipasi dalam kegiatan atau hubungan apapun yang dapat atau dianggap mengganggu penilaian. b. Tidak akan menerima apapun yang

dapat atau dianggap mengganggu

profesionalitas penilaian. c. Mengungkapkan semua fakta material yang diketahui yang jika tidak diungkapkan dapat mengganggu pelaporan kegiatan yang sedang diaudit. 3. Kerahasiaan, auditor AMI menghormati nilai dan kepemilikan informasi yang mereka terima dan tidak mengungkapkan informasi tanpa izin, kecuali

atas ketentuan

peraturan atau kewajiban profesional untuk melakukannya. Untuk mewujudkan prinsip kerahasiaan ; a. Berhati-hati dalam penggunaan dan perlindungan informasi

yang diperoleh

dalam tugas. b. Tidak akan menggunakan informasi untuk keuntungan pribadi atau yang dengan cara apapun akan bertentangan dengan ketentuan peraturan atau merugikan tujuan yang sah dan etis dari lembaga. 17

4. Kompetensi, auditor AMI menerapkan pengetahuan, keterampilan dan pengalaman yang diperlukan dalam pelaksanaan layanan AMI. Perilaku yang harus ditunjukkan auditor untuk mewujudkan kompetensi adalah ; a. Melakukan AMI sesuai dengan standar yang telah ditetapkan b. Terus menerus meningkatakan kemamapuan dan efektivitas serta kualitas layanan auditor. 5. Independensi, auditor AMI tidak terlibat konflik kepentingan (conflict of interest ) dengan pihak pihak lain yang terkait terutama auditee. Hal hal yang perlu dilakukan auditor AMI untuk menjaga independensinya adalah ; a. Menghindari pertemuan dengan auditee diluar kegiatan audit selama proses AMI. b. Melakukan proses AMI secara kelompok. c. Tidak melakukan audit pada auditee dimana ia menjadi bagian dari unit organisasi tersebut/unit tersebut.

D. Perilaku Auditor Dalam melaksanakan AMI, auditor harus memiliki sikap sebagai berikut : 1. Tidak menggurui ( never challenge person ) 2. Selalu menampilkan sebuah sisi kebenaran dan adil ( always present a true and fair view) 3. Langsung ke pokok permasalahan dan tidak bertele-tele ( go fact finding no fault finding ). 4. Berpikir sistematis ( use systemetics methods) 5. Selalu mengejar kesesuaian dengan standar (never lose sight of the product) 6. Berusaha mencari tahu pemahaman Auditee, bukan pemahaman Auditor ( find out the auditee’s interpretation, not yours) 7. Segala sesuatunya selalu dipersiapkan dengan baik ( always be properly prepared) 8. Selalu membantu Auditiee ( always help the auditee)

18

9. Menjalin komunikasi se-efektif mungkin dengan auditee (communicate effectively with auditee) 10. Selalu menindaklanjuti permintaan perbaikan (always follow up corrective action request)

E. Penegakan Disiplin Apabila Ketua STMIK Bani Saleh menerima laporan resmi secara tertulis, mengenai adanya pelanggaran kode etik auditor AMI, Ketua STMIK Bani Saleh akan melaksanakan penegakan hukum sebagai berikut ; 1. Ketua STMIK Bani Saleh membentuk Komisi Etika Auditor yang terdiri minimal 3 orang yang akan bertugas dalam jangka waktu 2 (dua) bulan. 2. Komisi Etika Auditor segera mempelajari isi laporan tersebut. 3. Komisi Etika Auditor mengadakan rapat untuk mendengarkan klarifikasi auditor terlapor dan juga pelapor secara terpisah. 4. Setelah mendengarkan penjelasan terlapor dan pelapor, apabila tidak terbukti dan ada kesepakatan kedua belah pihak, maka prosedur pemeriksaan tidak dianjurkan. 5. Apabila terbukti ada pelanggaran kode etik auditor AMI, maka auditor terlapor segera memperbaikia laporan yang dibuatnya. 6. Komisi Etika Auditor melaporkan hasil kerjanya kepada Ketua STMIK Bani Saleh.

F. Sanksi Auditor yang tidak mematuhi atau melanggar kode etik auditor AMI akan dinilai dan ditindak sesuai prosedur penegakan disiplin yang berlaku. Jenis sanksi yang diberikan adalah : 1. Peringatan lisan 2. Peringatan tertulis pertama. Kedua dan ketiga 3. Pemberhentian sementara sebagai auditor untuk jangka waktu tertentu 4. Pemberhentian sebagai auditor

19

BAB VI RAPAT EVALUASI A. Pengertian Rapat avaluasi, dilakukan oleh jajaran manajemen terhadap penerapan sistem Penjaminan Mutu disetiap prodi/jurusan dan bagian/unit kerja. Rapat dipimpin oleh Ketua STMIK Bani Saleh, dihadiri oleh Waket I, Waket II, Ka. Prodi/Jurusan dan Kepala Bagian.

B. Tujuan Memberikan keyakinan kepada pihak manajemen, bahwa Sistem Penjaminan Mutu telah mampu meningkatkan kualitas berbagai aspek pengelolaan perguruan tinggi, secara berkesinabungan. Dan perlunya melakukan evaluasi terhadap kebijakan mutu, manual mutu, standar mutu, prosedur, instruksi kerja , formulir dan kepuasan pelanggan. C. Rapat Tinjauan Manajemen 1. Rapat dipimpin oleh Ketua STMIK Bani Saleh atau yang ditunjuk/ditugaskan oleh Ketua. 2. Dilaksanakan secara berkala 3. Tujuan rapat ; a. untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem manajemen mutu. b. Koreksi/perbaikan pelaksanaan. c. Peningkatan mutu ; perbaikan/revisi standar, prosedur, instruksi kerja dan fomulir.

D. Masukan Bahan Rapat Tinjauan Manajemen 1. Hasil audit 2. Umpan balik dari pengguna layanan/pelanggan

20

3. Temuan dalam proses pemenuhan kegiatan/produk 4. Tindak lanjut dari hasil tinjauan sebelumnya 5. Perubahan sistem penjaminan mutu 6. Rekomendasi peningkatan

E. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen 1. Keputusan untuk tindakan perbaikan/koreksi 2. Keputusan untuk peningkatan perbaikan proses pengendalian mutu 3. Keputusan untuk peningkatan standar penjaminan mutu 4. Keputusan alokasi sumber daya.

F. Peserta Rapat Tinjauan Manajemen 1. Ketua, Wakil Ketua I dan Wakil Ketua II 2. Kepala dan petugas SPM 3. Kepala Bagian 4. Team leader Auditee prodi/jurusan dan/atau bagian 5. Rapat dapat juga dihadiri oleh pejabat struktural atau personel lain yang menurut Ketua STMIK Bani Saleh diperlukan hadir.

G. Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen 1. Undangan Rapat Tinjauan Manajemen beserta agenda/materi rapat disiapkan dan didistribusikan oleh Ka. SPM, paling lambat 3 (tiga) hari sebelum hari/tanggal pelaksanaan rapat. Undangan rapat ditandatangani oleh Ketua STMIK Bani Saleh. 2. Peserta rapat diharapkan memberikan masukan secara tertulis disamping yang disampaikan/dibahas / didiskusikan dalam rapat. 3. Rapat dipimpin oleh Ketua STMIK Bani Saleh atau personil yang ditunjuk. 4. Semua keputusan rapat dicatat oleh Ka. SPM atau personel yang ditunjuk.

21

5. Sebelum rapat ditutup, notulis membacakan hasil atau keputusan rapat beserta penanggungjawab permasalahan, tindak lanjut dan tanggal target selesai. 6. Notulen rapat harus sudah dibagikan kepada peserta rapat , paling lambat satu minggu setelah tanggal rapat selesai. 7. Semua dokumen rapat tinjauan manajemen didokumentasikan dan diarsipkan oleh Ka. SPM

22

BAB VII PENUTUP Audit Mutu Internal ( AMI) dilaksanakan untuk memberi jaminan kepada semua stakeholder bahwa proses dan pencapaian standar mutu yang ditetapkan telah dilaksanakan dengan baik. Untuk meyakinkan itu diberikan mandat kepada Auditor untuk melakukan audit yang akan memberikan penilaian atau pendapat terhadap pelaksanaan Sistem Pengendalian Mutu di prodi/jurusan dan unit-unit kerja lainnya. Prodi/J urusan dan unit-unit kerja lainnya berkewajiban memberikan bantuan dan kerjasama kepada team aditor untuk memberikan data, dokumen dan narasi yang diperlukan oleh Auditor dalam melaksanakan tugasnya.

23

24

PANDUAN AUDIT MUTU INTERNAL ( AMI ) STMIK BANI SALEH

Recommend Documents