218
Pada layar ini admin yang mengakses dapat melakukan pengubahan terhadap data barang yang ada. “Kode” merupakan tempat munculnya kode barang, tapi tidak dapat diedit oleh admin krn kode tersebut dibuat otomatis oleh system saat pendataan barang pertama kali. “Nama” merupakan tampat memasukkan nama barang. “Jumlah” merupakan tempat jumlah barang yang ada saat ini. “Harga” merupakan tempat memasukkan harga dari barang tersebut. “Jumlah Min” merupakan tempat memasukkan jumlah minimum dari barang dimana jika jumlah barang ada dibawah jumlah minimum maka aka nada peringatan yang dibuat oleh sistem bahwa terjadi indikasi kekurangan barang. “Keterangan” merupakan tempat memasukkan keterangan dari barang tersebut. “Foto” merupakan tempat memasukkan foto barang tersebut atau yang menggambarkan barang tersebut. Menu “Tambah” berguna untuk melakukan pengubahan data barang setelah memasukkan data baru dari barang tersebut. Setelah menekan tombol ubah maka akan muncul pesan seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4.61 Layar Pesan tambah data barang.
219
Gambar 4.62 Layar Penghapusan Data Barang.
Layar diatas akan muncul saat admin mengklik menu “Hapus”. Untuk membatalkan aksi ini, admin cukup menekan menu “cancel” dan untuk melanjutkan penghapusan data cukup dengan mengklik menu “OK”. Setelah admin menekan “OK” maka akan muncul layar pemberitahuan data berhasil di dihapus seperti dibawah ini :
Gambar 4.63 Layar Pesan Penghapusan Data Barang.
220
Gambar 4.64 Layar Data Pembelian.
Layar ini memungkinkan admin untuk melihat data-data pembelian yang ada. Menu “Lihat” berguna untuk menampilkan detail pembelian barang yang sudah terjadi atau yang barang nya telah dating. Menu “Ubah” berguna untuk mengubah pemesanan yang baru terjadi dan akan segera disampaikan pada pemasok mengenai perubahan tersebut. Menu ini hanya dapat aktif selama barang belum dikirim dari pemasok, ditandai dengan dikirimnya invoice / faktur. Menu “Tambah Pembelian” berguna untuk melakukan pembelian baru.
221
Gambar 4.65 Layar Lihat Detail Data Pembelian.
Layar ini akan menunjukkan detail dari pembelian yang sudah terjadi, dalam arti lain bahwa barang yang dipesan telah sampai dan masuk kedalam gudang dan jumlah persediaan barang bertambah. Menu “Cetak” berguna untuk menampilkan bentuk dokumen PO yang dikirimkan ke pemasok untuk memesan barang. Setelah mengklik tombol cetak, maka akan muncul layar seperti dibawah ini :
222
Gambar 4.66 Layar Cetak Pembelian.
Layar diatas merupakan layar yang menampilkan format PO dari pemesanan ke pemasok. Dengan format seperti ini admin dapat langsung melakukan cetak dokumen untuk seterusnya bias digunakan untuk keperluan penyimpanan dokumen nyata atau untuk melakukan pengiriman PO melalui faks. Saat sistem melakukan pengiriman PO melalui email juga menggunakan format seperti yang ada pada layar diatas.
223
Gambar 4.67 Layar Ubah Data Pembelian.
Layar yang digambarkan Gambar 4.67, adalah layar ubah data pembelian. Layar ini diakses untuk memasukkan no.invoice atau faktur sebagai tanda bahwa barang telah benar-benar diterima secar fisik. Sehingga jumlah barang akan segera ditambahkan pada system. Pada layar ini jika no.invoice atau faktur telah terisi, maka fungis ubah akan digantikan oleh fungsi lihat.
224
Gambar 4.68 Layar Tambah Data Pembelian.
Layar ini berguna untuk membuat pembelian baru. Masukan data yang diminta adalah: “Tanggal Pembelian” adalah tempat memasukkan tanggal pembelian. “Kode Pemasok” adalah tempat memilih pemasok yang ada berdasarkan database pemasok yang ada beserta detail pemasok tersebut sebagai header dari pembelian tersebut. Dengan menekan menu “Lanjut” maka akan masuk pada layar dibawah ini : “Perusahaan” adalah tempat memasukkan nama perusahaan dan alamat perusahaan tersebut, bagian ini akan terisi secara otomatis berdasarkan dari database pemasok tersebut.
225
Gambar 4.69 Layar Tambah Pembelian Detail.
Layar ini akan menampilkan detail dari pembelian yang ada. Kode barang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan, dan kemudian memasukkan jumlah yang dikehendaki. “Kode Barang” adalah tempat untuk memilih barang yang akan dibeli berdasarkan kode barang tersebut. Kode dan detail barang diambil dari database barang tersebut. Menu “Simpan Barang”, berguna untuk memasukkan barang yang sudah dipilih sesuai dengan jumlah kedalam table list barang yang ada pada layar diatas. Setelah ada barang yang terpilih dan masuk kedalam table list maka layar tambah pembelian detail akan terisi seperti gambar dibawah ini :
226
Gambar 4.70 Layar Tambah Pembelian Detail Terisi.
Jika barang sudah dipilih, dan admin menekan menu “Simpan Barang” maka barang tersebut akan masuk pada list barang yang akan dibeli. Setelah terisi, maka dengan menu “Tambah Pembelian” proses pembelian tersebut akan terkirim kepemasok melalui email pemasok. Menu “Batal” berguna untuk melakukan pembatalan proses pembelian tersebut, dan akan kembali pada layar data pembelian.
227
Gambar 4.71 Layar Penghapusan Data Pembelian.
Layar diatas akan muncul saat admin mengklik menu “Hapus”. Untuk membatalkan aksi ini, admin cukup menekan menu “cancel” dan untuk melanjutkan penghapusan data cukup dengan mengklik menu “OK”. Setelah admin menekan “OK” maka akan muncul layar pemberitahuan data berhasil di dihapus seperti dibawah ini :
Gambar 4.72 Layar Pesan Penghapusan Data Pembelian.
228
Gambar 4.73 Layar Data Penjualan.
Layar ini memungkinkan admin untuk melihat data-data penjualan yang ada. Pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan akan masuk dalam data penjualan ini, dan tidak akan diproses sampai admin sales mengubah status dari pemesanan tersebut darii panding menjadi approve atau reject. Menu “Ubah” berguna untuk mengubah pemesanan dari pelanggan yang baru terjadi dan akan segera dilakukan persetujuan untuk pemesanan tersebut. Menu “Tambah Pembelian” berguna untuk melakukan pembelian baru. Menu “Hapus” berguna untuk melakukan penghapusan data penjualan yang ada.
229
Gambar 4.74 Layar Lihat Detail Data Penjualan.
Layar ini akan menunjukkan detail dari penjualan yang sudah terjadi, dalam arti lain bahwa barang yang dipesan telah sampai kepada pelanggan dan jumlah stok barang sudah berkurang. Menu “Cetak” berguna untuk menampilkan bentuk dokumen invoice / faktur yang dikirimkan ke pelanggan untuk memberitahukan bahwa pesanan tersebut sudah diproses. Setelah mengklik tombol cetak, maka akan muncul layar seperti dibawah ini :
230
Gambar 4.75 Layar Cetak Penjualan.
Layar diatas merupakan layar yang menampilkan format invoice / faktur dari pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan. Dengan format seperti ini admin dapat langsung melakukan cetak dokumen untuk seterusnya bias digunakan untuk keperluan penyimpanan dokumen nyata atau untuk melakukan pengiriman invoice / faktur melalui faks ke pelanggan.
231
Gambar 4.76 Layar Ubah Data Penjualan.
Layar yang digambarkan Gambar 4.76, adalah layar ubah data pembelian. Layar ini diakses untuk memasukkan no.invoice atau faktur sebagai tanda bahwa barang telah diproses dan dibuat invoice / fakturnya. Sehingga jumlah barang akan segera dikurangkan pada sistem.
232
Gambar 4.77 Layar Tambah Data Penjualan.
Layar ini berguna untuk membuat penjualan baru secara manual tanpa pelanggan melakukan pemesan melalu online. Masukan data yang diminta adalah: “No. PO” adalah tempat memasukkan No.PO yang akan dibuat sesuai dengan format perusahaan pelanggan. “Tanggal Penjualan” adalah tempat memasukkan tanggal penjualan. “Kode Customer” adalah tempat memilih pelanggan yang ada berdasarkan database pemasok yang ada beserta detail pelanggan tersebut sebagai header dari penjualan tersebut. Dengan menekan menu “Lanjut” maka akan masuk pada layar dibawah ini : “Perusahaan” adalah tempat memasukkan nama perusahaan dan alamat perusahaan tersebut, bagian ini akan terisi secara otomatis berdasarkan dari database pemasok tersebut.
233
Gambar 4.78 Layar Tambah Penjualan Detail.
Layar ini akan menampilkan detail dari penjualan yang ada. Kode barang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan, dan kemudian memasukkan jumlah yang dikehendaki. “Kode Barang” adalah tempat untuk memilih barang yang akan dibeli berdasarkan kode barang tersebut. Kode dan detail barang diambil dari database barang tersebut. Menu “Simpan Barang”, berguna untuk memasukkan barang yang sudah dipilih sesuai dengan jumlah kedalam table list barang yang ada pada layar diatas. Setelah ada barang yang terpilih dan masuk kedalam table list maka layar tambah pembelian detail akan terisi seperti gambar dibawah ini :
234
Gambar 4.79 Layar Tambah Pembelian Detail Terisi.
Jika barang sudah dipilih, dan admin menekan menu “Simpan Barang” maka barang tersebut akan masuk pada list barang yang akan dibeli. Setelah terisi, maka dengan menu “Tambah Penjualan” proses penjualan tersebut akan tersimpan ke database dan sisa menunggu ijin untuk diproses. Menu “Batal” berguna untuk melakukan pembatalan proses pembelian tersebut, dan akan kembali pada layar data pembelian.
235
Gambar 4.80 Layar Penghapusan Data Pembelian.
Layar diatas akan muncul saat admin mengklik menu “Hapus”. Untuk membatalkan aksi ini, admin cukup menekan menu “cancel” dan untuk melanjutkan penghapusan data cukup dengan mengklik menu “OK”. Setelah admin menekan “OK” maka akan muncul layar pemberitahuan data berhasil di dihapus seperti dibawah ini :
Gambar 4.81 Layar Pesan Penghapusan Data Pembelian.
236
Saat terjadi indikasi kekurangan barang, yaitu dimana sebuah barang atau lebih mempunyai jumlah yang sudah melewati batas minimum jumlah barang yang ditentukan maka aplikasi peringatan / warning kekurangan barang akan otomatis berjalan dan akan tampil pada layar admin seperti yang ditampilkan pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.82 Layar Admin Saat Peringatan Kekurangan Barang Terjadi.
Akan muncul menu “ada Stok dibawah minimal” yang berwarna merah. Menu ini akan muncul dalam semua halaman admin, untuk memberitahukan kepada admin bahwa ada barang yang sudah melewati batas minimal dan harus segera dilakukan pemesanan kembali ke pemasok. Setelah admin mengklik menu “ada Stok dibawah minimal” maka akan muncul layar seperti gambar dibawah ini :
237
Gambar 4.83 Layar Barang dengan Stok Minimal
Pemesanan akan dilanjutkan setelah admin memasukkan jumlah barang yang akan dipesan ke pemasok pada “Jml Beli”. Setelah itu mengklik menu “Proses”. Maka pemesanan akan masuk dalam data pembelian untuk kemudian dapat segera diproses. Menu “Reset” untuk membersihkan field-field data pada Layar Barang dengan Stok Minimal.
238
4.2 Evaluasi Untuk mengetahui apakah aplikasi yang dibangun telah memecahkan masalah yang ada, berikut evaluasi yang didapat dari pengguna, menajemen dan pihak pengembang.
4.2.1 Evaluasi dari Pengguna Berikut adalah evaluasi dari pengguna dalam hal ini karyawan perusahaan dan salah satu dari pengguna website PT. Sensa Mulia Fortindo. Tabel 4.1 Hasil Evaluasi Wawancara dengan Pengguna Nama :
Bapak Pujianto
Pekerjaan :
Finance and Accounting Manager
Tanggal Wawancara : 26 Mei 2009 Jam Wawancara :
15.00 WIB
Tempat :
Kantor PT. Sensa Mulia Fortindo
Daftar Pertanyaan :
1. apakah dengan adanya website aplikasi ini dapat membantu bapak dalam mengatasi masalah pemesanan barang dan pengawasan jumlah barang di PT. Sensa Mulia Fortindo ? Jb. tentu saja membantu, karena dengan adanya website ini 2. Apakah website yang tersedia dapat dimengerti oleh bapak selaku pengguna dari website PT. Sensa Mulia Fortindo ? jb. iya. Saya dapat mengerti apa yang tertulis di website perusahaan karena mereka menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh saya. 3. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh supplier untuk proses pengiriman barang sebelum dan sesudah anda menggunakan website ini?
239
jb. waktu yang dibutuhkan oleh supplier dari mulai memesan barang sebelum menggunakan website ini sekitar 2 minggu. Tapi setelah kami menggunakan website ini, supplier hanya membutuhkan waktu kurang lebih 1 minggu sampai barang yang dipesan perusahaan datang 4. Apakah ada peningkatan penghasilan dari perusahaan setelah menggunakan website ini? Jb. tentunya ada peningkatan penghasilan dari pemesanan barang dan pengawasan jumlah barang. Karena produk yang saya pesan dari pihak pemasok tidak perlu terlalu lama sampai ke tempat kami. Sehingga itu membuat kegiatan penjualan perusahaan kami bisa berjalan dengan cepat. Karena biasanya saya harus menunggu sekitar 1 minggu untuk dapat mengirimkan produk tersebut ke pelanggan dikarenakan keterlambatan dari pihak supplier. 5. Apakah dengan adanya website ini dapat menjaga hubungan baik dengan pihak Pemasok ? Jb. tentu saja sangat membantu dalam menjaga hubungan baik dengan pemasok. Karena dengan adanya website ini kami dapat terus berhubungan untuk masalah pemesanan barang dan pengiriman barang sehingga tidak ada kesalahpahaman antar pihak perusahaan denga pihak pemasok. Jika tidak ada hubungan yang baik antara kami maka perusahaan akan kehilangan pemasok untuk produkproduknya.
4.2.2 Evaluasi dari Manajemen Berikut ini adalah hasil evaluasi wawancara dari manajemen perusahaan setelah menggunakan website ini.
240
Table 4.2 Hasil Evaluasi Wawancara dengan Manajemen Nama :
Pak Charles Mulia
Jabatan :
Direktur and Sales Manager
Tanggal Wawancara : 28 Mei 2009 Jam Wawancara :
15 WIB
Tempat :
Kantor PT. Sensa Mulia Fortindo
Daftar Pertanyaan : 1. Apakah dengan adanya website ini sudah membantu kegiatan bapak dalam melakukan pemesanan barang dan pengawasan persediaan barang ke supplier ? Jb. sangat membantu karena dengan adanya website ini kami tidak perlu menunggu lama untuk melakukan pemesanan barang ke supplier karena website akan selalu memberikan peringatan kepada kami mengenai kekurangan stok barang di perusahaan. 2. Apakah website ini dapat dimengerti cara penggunaannya oleh karyawan perusahaan ? Jb. sangat mengerti karena website ini menggunakan bahasa dan fitur yang dapat dimengerti oleh kami. 3. Apakah dengan adanya website ini dapat meningkatkan angka penjualan dan pengawasan barang di perusahaan / Jb. tentu saja, karena dengan adanya website PT. Sensa Mulia Frotindo seluruh kegiatan di perusahaan dapat diatur dengan baik. Sehingga dengan adanya pengaturan yang baik akan meningkatkan angka penjualan bagi perusahaan kami dan dapat menambah jumlah pelanggan yang ingin membeli produk kami. 4. Apakah dengan adanya website ini dapat membantu anda dalam mengatur setiap transaksi yang terjadi ? Jb. tentu saja, tapi tidak semua dapat diatur karena tidak semua proses harus menggunakan website ini. Tapi setidaknya dapat membantu kami dalam men-
241
follow up kegiatan pembelian barang dari pelanggan secara online dan juga kegiatan pemesanan barang ke supplier. 5. Menurut anda apakah masih ada kekurangan dari website ini ? Jb. saya rasa untuk sekarang ini sudah baik, baik dari segi bahasa dan informasi yang diberikan. Tapi menurut saya kekurangan yang ada di website ini adalah : a. Kurang detailnya dalam proses pengawasan persediaan barang. b. Gambar-gambar yang terlalu sedikit dari produk perusahaan
4.2.3 Evaluasi dari Pengembang Berikut ini merupakan evaluasi dari pengembang berdasarkan pencapaian tujuan dan manfaat dari aplikasi ini. Secara keseluruhan aplikasi dari website ini telah cukup mendukung pencapaian tujuan, seperti : adanya informasi yang terbaru mengenai nama produk, harga produk, jenis produk dan penghitungan untuk jumlah stok barang serta adanya shopping cart yang merupakan salah satu media dalam pemesanan dan penjualan serta pengawasan. Namun fitur-fitur yang dimiliki oleh website ini masih sederhana. Agar pencapaian tujuan lebih baik maka perlu adanya penambahan fitur-fitur seperti pelanggan dapat melakukan pembayaran dengan cara bayar langsung dan nanti uang tersebut akan langsung masuk ke bagian keuangan agar bagian keuangan perusahaan tahu bahwa pelanggan tersebut telah membayar produk yang dipesan dengan tunai. Selain itu juga perlu ada penambahan fitur untuk halaman forum bagi PT. Sensa Mulia Fotindo agar perusahaan mengetahui kekurangan dari masalah pengiriman barang, produk yang bermasalah dan lain-lain.
