KAWALAN OPERASI Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 PROSEDUR PENJIMATAN PENGGUNAAN KERTAS 1.0
Halaman: 1/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 01 Tarikh: 14/03/2014
TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara, bidang tugas dan tanggungjawab proses penjimatan penggunaan kertas di Pusat Tanggungjawab (PTJ).
2.0
SKOP Skop prosedur ini merangkumi semua tatacara penggunaan kertas bagi tujuan penjimatan untuk memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) MS ISO 14001.
3.0
TANGGUNGJAWAB Ketua Pusat Tanggungjawab, pegawai dan staf yang terlibat dengan penggunaan kertas di PTJ perlu mematuhi dan bertanggungjawab menentukan prosedur ini dipatuhi.
4.0
DOKUMEN RUJUKAN 4.1 4.2
AP (166-206 dan 229-300) Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my
Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300) Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa
4.3
Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my
Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa
4.4
Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my
Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa
4.5
Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my
Pekeliling Kontrak Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa
4.6 4.7
Bil. 3 Tahun 2009
Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Pekeliling Bendahari, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
4.8
UPM/SOK/KEW-BUY/P004
Prosedur Pembelian Terus
4.9
UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Prosedur Sebut Harga Universiti
4.10
UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Prosedur Tender
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
KAWALAN OPERASI Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 PROSEDUR PENJIMATAN PENGGUNAAN KERTAS
5.0
4.11
SOK/KEW/GP009/BUY
4.12
UPM/SOK/KEW-BUY/P013
4.13
OPR/BEN/GP023 /BUY
Halaman: 2/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 01 Tarikh: 14/03/2014
Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja Prosedur Perolehan Pembelian Terus Secara Elektronik (ePerolehan) Garis Panduan Perolehan Pembelian Terus Secara Elektronik (ePerolehan)
TERMINOLOGI DAN SINGKATAN EMR / (WPAS)
:
Wakil Pengurusan Alam Sekitar
DEMR / (TWPAS)
:
Timbalan Wakil Pengurusan Alam Sekitar
KPTJ
:
Ketua Pusat Tanggungjawab
PT
:
Pegawai Tadbir yang bergred dari N41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM
PTPTJ
:
Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab
PAPTJ PO
: :
Pegawai Aset PTJ Purchase Order (Pesanan Belian)
PTJ
:
Pusat Tanggungjawab
RO
:
Requisition Order (Permohonan Pembelian)
Kertas
:
Untuk digunakan bagi tujuan menulis atau mencetak (tidak termasuk kepala surat /sampul surat)
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Halaman: 3/6
KAWALAN OPERASI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 PROSEDUR PENJIMATAN PENGGUNAAN KERTAS 6.0
No. Isu: 01 Tarikh: 14/03/2014
PROSES TERPERINCI
Tanggung jawab
Carta alir
KPTJ/ Pegawai yang diberi kuasa
6.1 Mula
Perincian 6.1
Mula
6.2
Rancang Keperluan Penggunaan Kertas
6.2 Rancang Keperluan
PTPTJ
6.3 Sediakan Permohonan Pembelian
PTPTJ
6.3
Sediakan perancangan dan tentukan keperluan mengikut spesifikasi, kuantiti dan tujuan penggunaan dengan merujuk Garis Panduan Penjimatan Penggunaan Kertas (UPM/ISO-EMS/BURSAR/GP01)
6.2.2
Lengkapkan Daftar Format Perancangan Penggunaan Kertas
6.2.3
Dalam menentukan perancangan dan keperluan, PTJ disyorkan untuk mengambil kira elemen dan tindakan penjimatan dengan merujuk Garis Panduan Penjimatan Penggunaan Kertas.
Sediakan Permohonan Belian 6.3.1
6.4 6.4 Tentukan Kaedah Perolehan
6.2.1
Isi dan lengkapkan maklumat permohonan perolehan menggunakan Borang Permohonan Pembelian (RO) (SOK/KEW/BR002/BUY).
Tentukan Kaedah Perolehan 6.4.1
(a)
Perolehan bernilai kurang daripada RM50,000 melalui kaedah: i. Kaedah e-Perolehan. Rujuk Garis Panduan EP OPR/BEN/GP023 /BUY ii.
Kaedah Pembelian Terus. Rujuk Prosedur Pembelian Terus (UPM/SOK/KEWBUY/P004)
A
(b)
Perolehan bernilai lebih daripada RM50,000 sehingga RM500,000 (Sebutharga) rujuk Prosedur Sebut Harga Universiti (UPM/SOK/KEW-BUY/P005)
(c)
Perolehan bernilai melebihi RM500,000 (Tender) rujuk Prosedur Tender (UPM/SOK/KEWBUY/P006)
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Rekod/ Dokumen Rujukan
KAWALAN OPERASI Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 PROSEDUR PENJIMATAN PENGGUNAAN KERTAS Tanggung jawab
Carta alir
Halaman: 4/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 01 Tarikh: 14/03/2014 Rekod/ Dokumen Rujukan
Perincian
A
PTPTJ
6.5 6.5 Laksana Proses Perolehan
PTPTJ
Laksana Proses Perolehan 6.5.1
6.6
Rujuk proses 6.4.1 dan Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY)
Terimaan Barang
6.6 Terimaan Barang
6.6.1
PAPTJ
6.7 6.7 Kemaskini Rekod
Kemaskini Rekod Pembelian dan Penggunaan Kertas 6.7.1
6.8 Pelupusan Kertas
6.8
Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY)
Lengkapkan maklumat di kad petak. Rujuk Pekeliling Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan
Cadangan Pelupusan Kertas
PTJ
6.8.1
Kumpul kertas terpakai yang tidak digunakan di PTJ di dalam tong/bekas yang telah disediakan
PTJ
6.8.2
Asing dan rincih kertas yang mengandungi maklumat sulit sebelum dikumpulkan
PTJ
6.8.3
Hubungi syarikat khidmat pelupusan kertas yang telah dilantik
PTJ
6.8.4
Lengkapkan Daftar Format Pelupusan Kertas
PTJ
6.8.4
Lupus kertas terpakai dengan menggunakan syarikat yang telah di lantik mengikut jadual yang telah di tetapkan
6.9 Pantau dan Ukur
PAPTJ/PT
6.9
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009
Pantau dan Ukur 6.9.1
Lengkapkan Laporan Penggunaan Kertas
6.9.2
Bentang laporan setiap suku tahun di PTJ
PAPTJ
6.9.3
Hantar Laporan Pemantauan Penggunaan Kertas ke Pejabat Bursar pada setiap suku tahun.
Pejabat Bursar
6.9.4
Bentang laporan pemantauan secara berkala di dalam mesyuarat JKISO.
B
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Pemantauan
Laporan Pemantauan
Laporan Pemantauan
KAWALAN OPERASI Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 PROSEDUR PENJIMATAN PENGGUNAAN KERTAS Tanggung jawab
Carta alir
Halaman: 5/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 01 Tarikh: 14/03/2014
Perincian
Rekod/ Dokumen Rujukan
B
6.10 6.10 Buat Penambahbaikan
6.11 Tamat
Buat Penambahbaikan 6.10.1
6.11
Buat penambahbaikan sekiranya tidak berlaku penjimatan. Rujuk Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan dan Tindakan Pencegahan
Tamat
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan dan Tindakan Pencegahan
Halaman: 6/6
KAWALAN OPERASI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 PROSEDUR PENJIMATAN PENGGUNAAN KERTAS 7.0
No. Isu: 01 Tarikh: 14/03/2014
REKOD KUALITI
Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
1.
(UPM/PTJ/Penjimatan Penggunaan Kertas)
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PAPTJ
Tanggungjawab Menyelenggara PTJ
Tempat dan Tempoh Simpanan 5 Tahun
Ketua PTJ
5 Tahun
Ketua PTJ
Kuasa Melupus
i.
Daftar Format Perancangan Penggunaan Kertas ii. Laporan Pemantauan Penggunaan Kertas di PTJ iii. Daftar Format Pelupusan Kertas
2.
(UPM/BURSAR/Penjimatan Penggunaan Kertas UPM) i.
8.0
Laporan Pemantauan Kertas di PTJ
Seksyen Perolehan
Seksyen Perolehan
Keseluruhan Penggunaan
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ diluluskan semula
Tarikh Kuatkuasa
01
00
-
Keluaran Pertama
Bursar
WP
15/7/2013
01
01
EMS02/2013
Mesyuarat JKISO UPM kali ke-15
Bursar
WP
19/11/2013
01
02
EMS08/2014
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Bursar 1/2014
Bursar
WP
14/03/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
