TUGAS AKHIR RANCANG BANGUN SISTEM PENILAIAN INDEX KEPUASAN PEGAWAI TERHADAP LINGKUNGAN KERJA MELALUI DASHBOARD TERINTEGRASI DENGAN MENGGUNAKAN METODE PROTOTIPE, STUDI KASUS PT. PLN (PERSERO) AREA BALI SELATAN PUTU SUDHARYANA 5208100059
ABSTRAK PT.PLN (PERSERO) memerlukan suatu aplikasi yang dapat
mengetahui tingkat kepuasan seorang pegawai. Dalam proses pembangunan perangkat lunak, sistem ini dibangun menggunakan proses rekayasa perangkat lunak dengan metode prototipe. Dimana tahapan dalam metode prototipe meliputi, tahap awal berupa pengumpulan data, tahap analisis, tahap desain, tahap pengembangan sistem, dan tahap testing. Hasil EMI (Employee Mindset Index) survey yang dilakukan oleh PT. PLN (PERSERO) ditampilkan dalam bentuk dashboard berupa grafik dan diagram yang dapat memberikan informasi mengenai tingkat kepuasan pegawai. Diharapkan dapat digunakan sebagai peringatan dini bagi perusahaan untuk dapat dengan cepat mengambil suatu tindakan/keputusan dan saran perbaikan.
Latar Belakang Tingkat kepuasan pegawai terhadap lingkungan kerja
sangat penting untuk menunjang kinerja dari pegawai itu sendiri. Dengan lingkungan kerja yang nyaman dan kondusif seorang pegawai dapat bekerja secara optimal. Oleh karena itu PT.PLN (PERSERO) memerlukan suatu aplikasi yang dapat mengetahui tingkat kepuasan seorang pegawai. Untuk itu Diperlukan suatu sistem yang dapat memberikan informasi kepada supervisor bagian SDM mengenai tingkat kepuasan pegawai. Sehingga dengan adanya sistem ini, diharapkan dapat digunakan sebagai peringatan dini bagi perusahaan juga dapat dengan cepat diambil keputusan dan saran perbaikan.
Perumusan Masalah Rumusan masalah yang akan diangkat dalam Tugas Akhir ini adalah: 1. Apakah spesifikasi kebutuhan yang diperlukan untuk membuat sistem penilaian index kepuasan pegawai? 2. Rancangan desain dan implementasi seperti apakah yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang telah diidentifikasikan? 3. Bagaimana mengintegrasikan informasi nilai kepuasan pegawai dengan menggunakan dashboard yang terintegrasi dengan website perusahaan?
Batasan Masalah Batasan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah: 1. Faktor keamanan tidak dibahas dalam pembuatan tugas akhir ini. 2. Iterasi yang dilakukan pada metode prototipe ini dilakukan terbatas pada 2 kali iterasi. 3. Data hanya diambil dari hasil EMI (Employee Mindset Index) survey yang dilakukan oleh PT. PLN (PERSERO).
Tujuan Tugas Akhir Tujuan Tugas Akhir ini adalah diperolehnya suatu
aplikasi sistem penilaian index kepuasan pegawai yang dapat memberikan informasi kepada supervisor bagian SDM mengenai tingkat kepuasan pegawai. Sehingga dengan adanya sistem ini, diharapkan dapat digunakan sebagai peringatan dini bagi perusahaan juga dapat dengan cepat diambil keputusan dan saran perbaikan.
Manfaat Kegiatan Tugas Akhir Manfaat yang diperoleh dari rancang bangun aplikasi kuisioner berbasis website terintegrasi ini ialah: 1. Agar PT.PLN (PERSERO) dapat mengumpulkan data mindset pegawai yang berupa kuisioner tersebut secara otomatis dan online. 2. Agar data – data dari hasil kuisioner mindset pegawai tersebut dapat diolah dan ditampilkan secara otomatis pada website PT.PLN (persero). Karena sistem aplikasi kuisioner ini nantinya akan diintegrasikan dengan website internal PT.PLN (PERSERO).
Metode Prototype Metode prototype dipilih karena adanya kondisi sebagai berikut. Aplikasi akan ditujukan kepada supervisor bagian SDM yang sudah familiar dengan komputer dan website. Dalam pembuatan aplikasi ini, pengguna tidak terlalu mengerti tentang software development. Pengguna (supervisor bagian SDM) ingin suatu aplikasi tanpa perlu mengetahui proses pengembangannya.
Index Kepuasan Pegawai Salah
satu faktor untuk menunjang motivasi pegawai pada suatu perusahaan terletak pada pemahaman yang baik dari seorang manajer terhadap apa yang diinginkan pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya. Lingkungan bisnis yang kompetitif membutuhkan pegawai yang dapat bekerja dengan optimal sehingga kinerja perusahaan dapat meningkat. Locke (1976) mendefinisikan kepuasan kerja sebagai keadaan emosional yang menyenangkan atau positif yang dihasilkan dari penilaian pekerjaan atau pengalaman kerja.
Blackbox Testing Ujicoba blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya : Fungsi-fungsi yang salah atau hilang Kesalahan interface Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal Kesalahan performa Kesalahan inisialisasi dan terminasi Black-Box Testing terfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak.
GAMBARAN UMUM
1. SISTEM SECARA UMUM
2. METODOLOGI
3. ANALISIS & PERANCANGAN PROTOTIPE APLIKASI
4. DAFTAR PUSTAKA
1. Sistem Secara Umum Aplikasi yang dibangun dalam tugas akhir ini adalah
sistem penilaian index kepuasan pegawai pada PT. PLN (PERSERO) yang berfungsi sebagai rekapitulasi dan dasar penilaian kepuasan pegawai. Rekapitulasi data berupa hasil kuisioner Employee Mindset Index (EMI) survey yang dilakukan PT. PLN (PERSERO). Kemudian hasil pengolahan hasil survey ditampilkan dalam bentuk dashboard yang diintegrasikan dengan website internal PT. PLN (PERSERO), untuk selanjutnya digunakan sebagai dasar acuan penilaian dan pengambilan keputusan.
2. METODOLOGI
3. Analisis & Perancangan Prototipe Aplikasi Analisis Kebutuhan
Design Database
Domain Model
Sequence Diagram
Use Case Diagram
Design Antar Muka
Deskripsi Use Case
Aplikasi Prototipe Awal Aplikasi
Diagram Aktifitas
Analisis Kebutuhan Pengguna o Manager o Supervisor SDM o Administrator Teknologi o PHP o MySQL
Domain Model
Use Case Diagram uc use case
menambahkan akun pengguna
administrator
mengunggah dashboard
«extend»
melihat akun pengguna menghapus akun pengguna
menampilkan v isualisasi data hasil rekapitulasi
«extend»
superv isor
«include» menambahkan informasi pada w ebsite
«include» «include» menampilkan dashboard
«include»
mengupdate informasi hasil rekapitulasi hasil kuisioner
«include»
«include»
login
«include» «include» «include»
memasukkan data kuisioner
logout
manager
melihat v isualisasi hasil kuisioner
pegaw ai
Use Case Diagram Use Case Pegawai Dari gambar disamping, dapat dilihat bahwa fungsionalitas dari aktor pegawai terdiri dari mengakses form kuisioner dan input data kuisioner. Pegawai merupakan generalisasi dari aktor administrator dan supervisor SDM.
uc pegaw ai
login
memasukkan data kuisioner
pegaw ai melihat v isualisasi hasil kuisioner
logout
Use Case Diagram (con’t) Use Case Supervisor
uc superv isor SDM
Dari gambar disamping, dapat dilihat bahwa fungsionalitas dari supervisor SDM antara lain, mengelola rekap hasil kuisioner dan mengupdate dashboard.
login
mengunggah dashboard
superv isor SDM menampilkan v isualisasi data hasil rekapitulasi
logout
Use Case Diagram (con’t) Use Case Manager Dari gambar disamping, menjelaskan bahwa manager pada perusahaan dapat melihat hasil rekap kuisioner dan melihat dashboard dari index kepuasan pegawai. Manager juga berperan dalam mengolah data survey yang kemudian ditampilkan dalam bentuk dashboard.
uc manager
login
logout
manager
melihat v isualisasi hasil kuisioner
Deskripsi Use Case
Deskripsi Use Case (con’t)
Deskripsi Use Case (con’t)
Deskripsi Use Case (con’t)
Deskripsi Use Case (con’t)
Deskripsi Use Case (con’t)
Diagram Aktifitas Diagram disamping menjelaskan act login pengguna
sistem
ActivityInitial
masukan username dan passw ord
autentifikasi pengguna
[username atau password salah] [username atau password benar]
menampilkan pesan erorr bahw a autentifikasi gagal
menampilkan pesan bahw a autentifikasi berhasil
ActivityFinal
tentang proses login aplikasi. Dimana pengguna pada awalnya memasukkan username dan password pada halaman login. Sistem kemudian mengecek apakah data username dan password ada dan cocok dengan yang ada pada database. Jika proses autentifikasi berhasil, maka sistem akan menampilkan halaman utama atau halaman awal aplikasi. Jika autentifikasi gagal, maka sistem akan menampilkan halaman login kembali beserta pesan error bahwa username dan password salah.
Diagram Aktifitas (con’t) Diagram disamping menjelaskan act logout pengguna
sistem
ActivityInitial
mengklik tombol logout
menampilkan pesan konfirmasi "apakah ingin logout"
menampilkan halaman aw al aplikasi
ActivityFinal
mengenai proses logout aplikasi. Disini pengguna melakukan klik pada tombol logout. Dan sistem akan langsung menghapus sesi pengguna dan menampilkan halaman login.
Diagram Aktifitas (con’t) Proses pengisian kusioner yang act mengisi kuisioner
pengguna
sistem
ActivityInitial
membuka halaman form kuisioner
memasukkan data kuisioner
autentifikasi data kuisioner
[data kuisioner sudah lengkap]
data kusioner telah tersimpan
[data kuisioner belum lengkap]
menampilkan pesan error bahw a data kuisioner belum lengkap
ActivityFinal
dilakukan oleh pegawai. Pada awalnya pegawai membuka halaman yang berisi form kuisioner. Selanjutnya pegawai memasukan data kuisioner dengan cara mengisi atau menjawab tiap soal dari kuisioner tersebut. Sistem akan mengecek apakah data kuisioner yang dimasukkan sudah lengkap atau belum. Jika data yang dimasukkan belum lengkap, maka sistem akan menampilkan pesan error bahwa data kuisioner belum lengkap. Jika sudah lengkap, maka sistem akan langsung menyimpan data kuisioner tersebut dalam database.
Diagram Aktifitas (con’t) Diagram disamping menjelaskan act melihat dashboard dan rekap hasil pengguna
sistem
ActivityInitial
masuk ke halaman awal aplikasi
sistem menampilkan halaman dashboard
mengklik menu dashboard
mengklik menu rekap hasil
ActivityFinal sistem menampilkan halaman rekap hasil
mengenai proses evaluasi hasil dari kuisioner yang dilakukan manager dan supervisor dengan cara melihat dashboard dan halaman hasil rekap. Pertama pengguna masuk ke halaman awal dari aplikasi, kemudian pada halaman awal aplikasi terdapat menu dashboard dan rekap hasil. Jika pengguna mengklik menu dashboard, maka sistem akan menampilkan halaman dashboard. Jika pengguna mengklik menu rekap hasil, maka sistem akan menampilkan halaman rekap hasil.
Design Database
Design Database (con’t)
Sequence Diagram (con’t) Akses Manager sd akses manager
manager
halaman awal
klik menu dashboard
klik menu hasil rekap
halaman hasil rekap
menampilkan halaman awal()
mengklik tombol menu hasil rekap()
menampilkan halaman hasil rekap()
mengklik tombol menu dashboard()
menampilkan halaman dashboard()
halaman dashboard
Sequence Diagram (con’t) Supervisor Login sd sc superv isor login
supervisor
halaman login
halaman error
pengecekan username dan password
halaman awal
menampilkan halaman login()
memasukan username dan password()
username dan password benar()
username dan password salah()
Sequence Diagram (con’t) Supervisor Logout sd sc superv isor logout
supervisor
halaman awal
klik tombol logout
mengklik tombol logout()
logout berhasil()
halaman login
Sequence Diagram (con’t) Akses Supervisor sd akses superv isor
supervisor SDM
halaman awal
klik menu rekap hasil
klik menu dashboard
halaman rekap
halaman dashboard
export data
data tersimpan
menampilkan halaman awal() mengklik menu rekap hasil() menampilkan halaman rekap hasil()
mengklik menu dashboard() menampilkan halaman dashboard() mengklik tombol export data ke excel()
menyimpan data excel hasil export()
mengupload dashboard()
menampilkan dashboard terbaru()
memperbaharui dashboard
Sequence Diagram (con’t) Pegawai sd sc pegaw ai
pegawai
halaman form kuisioner
peringatan error
memasukan data kuisioner
data kuisioner tersimpan
membuka halaman form kuisioner() memasukan data kuisioner()
kuisioner tersimpan() data kuisioner belum lengkap()
Desain Antar Muka Aplikasi Gambar
antarmuka aplikasi secara umum yang dibuat sesuai dengan use case. Dimana terdapat 3 halaman utama yaitu halaman kuisioner yang ditujukan untuk para pegawai, halaman dashboard yang ditujukan pada manager dan supervisor, dan halaman rekap hasil yang ditujukan pada manager dan supervisor.
Prototipe Aplikasi Demo aplikasi
KESIMPULAN 1. Sistem Penilaian Index Kepuasan Pegawai terhadap lingkungan kerja ini merupakan sebuah aplikasi yang memiliki fasilitas pengelolaan data Employee Mindset Index (EMI) Survey dan menampilkan hasil dari proses EMI survey yang telah dilakukan. 2. Sistem informasi ini dapat berfungsi sebagai pusat pengelolaan data survey yang nantinya digunakan untuk proses survey selanjutnya. 3. Selain itu sistem ini dapat digunakan untuk penyimpanan data survey dari setiap pegawai PT. PLN (PERSERO) ke dalam database.
SARAN 1. Karena uji coba yang dilakukan hanya dari sisi fungsi saja, maka diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya dilakukan dokumentasi terhadap uji coba berdasarkan test case suite sesuai standar yang ada, dengan tujuan agar semua use case yang dibuat benar-benar teruji dan mengetahui sistem apakah sudah layak untuk digunakan 2. Karena penggunaan webservice di dalam sistem ini masih menggunakan websercice yang sederhana dari segi keamanan dan segi pengiriman data, diharapkan pada pengembangan selanjutnya dapat dilakukan penambahan protokol keamanan yang lebih ketat terhadap data yang dikirim.
DAFTAR PUSTAKA Jacobson, I. (1999). Applying UML in the Unified Process. UML World Conferrence (Presentation), New York. Noferianto, Tri, (2010). Dashboard BI, The Powerfull Data Visualization. Diakses tanggal 05-122011. Diambil dari http://teknologi.kompasiana.com/terapan/2010/06/03/dashboard-bi-thepowerfull-data-visualization-in-business/ Terry Lam, Hanqin Zhang, Tom Baum (2001). An investigation of employees' job satisfaction: the case of hotels in Hong Kong. Hongkong. Rachel W.Y, Yee, Andy C.L, Yeung, T.C. Edwin Cheng (2008). The impact of employee satisfaction on quality and profitability in high-contact service industries. Journal of Operation Management. Hongkong. Rachel W.Y, Yee, Andy C.L, Yeung, T.C. Edwin Cheng (2010). An empirical study of employee loyalty, service quality and firm performance in the service industry. Hongkong. G. Tate (1990). Prototyping: helping to build the right software. Computer Science Department, Massey University, New Zealand. J. Livari (1990). Hirarchical spiral model for information system and software development. Part 1 : teoretical background. Department of Information Processing Science, University of Oulu, Finland. Katzell (1975). Improving productivity and job satisfaction. William H. Mobley, Edwin A. Locke. The Relationship of Value to Satisfaction.
