Preambule Archiv bezpečnostních složek (ABS) se po dvou a půl letech svého fungování nachází na hlavní křižovatce svého fungování. Během těchto let se mu podařilo převzít a uložit většinu fondů, které na něj měly být dle zákona 181/2007 Sb. převedeny. Započaly první kroky směřující k třídění a popisu, stejně jako k jeho restaurátorské ochraně.Badatelská veřejnost si našla cestu k jeho fondům a i po personální stránce je stabilizován. Archivu hrozí řada velmi výrazných hrozeb . Primárně je to nejasná perspektiva dislokace současných archivních depozitářů. V oblasti právní to je nejasné (vágní) právní postavení v rámci primárního dokumentu, který upravuje vztah mezi USTR a ABS, tedy „Dohody o vzájemné spolupráci uzavřené mezi Ústavem pro studium totalitních režimů a Archivem bezpečnostních složek dne 15.04.2008“ a na to navazujícím „Zápisem o společném užívání níže uvedených elektronických evidencí, včetně digitálních kopií evidenčních pomůcek (naskenované registrační a archivní protokoly, kartotéky“. V oblasti ekonomické je to je především výrazné promítnutí zdražení energetických vstupů spolu s předpokládaným snížením objemu finančních prostředků na jeho fungování. V oblasti provozní je to pak příliš široká činnost ve prospěch příprav materiálů na digitalizaci na úkor vlastní pořádací činnosti.
ABS však na rozdíl od ostatních archivů, které stejně jako on pracují v souladu se zák.č.499/2004 Sb. musí plnit celou řadu úředních a správních činností (primárně pak zák.č.451/1991 Sb., 412/2005 Sb. a 140/1996 Sb.). Ve svém projektu si dovolím v následujících oblastech stručně nastínit některé okruhy, které dle mne jsou klíčové pro stabilizaci ABS, uložení a ochranu archiválií a rozvoje forem jejich zpřístupnění veřejnosti. 1. Ekonomika a provoz Přestože by se mohlo zdát, že pro fungování ABS je to bodem „podřadným“, jedná se o bod naprosto klíčový. A) Hlavním problém ABS je „prozatímní“ dislokace depozitářů v Praze a tím začasto i badatelen. Primárně bude nutno řešit prozatímní umístění fondů v budově UZSI. Přesun mimo Prahu je pro fungování ABS naprosto nevyhovující. Ať už by se mělo jednak o přesun do Kanic, nebo do Svojšic. Fondy které se zde nalézají (svazková agenda) jsou primárně využívány pro úřední potřebu i badatelskou veřejností a náklady na jeho přepravu by jednak zatížily ekonomiku provozu ABS. Navíc by se snížil i badatelský komfort – omezení přístupu, delší vyřizování (nemožné vzhledem k lhůtám pro odpovědí NBÚ!) Ve velmi krátké době bude nutno vyhledat v Praze budovu, která by pojmula především fond z Kobylis, ale měla i rezervy pro nastěhování ostatních rozptýlených fondů v Praze (Braník, Siwiecova, Struha), nebo alespoň jejich částí. B) V případě depotu a badatelny v Kanicích je jejím hlavním problémem její vysoká energetická náročnost v zimních měsících. Pokud by se nepodařilo pro uvedené fondy najít vhodnější umístění, které by zajistilo lepší přístup, ochranu a správu. Bude nutno využít dotačních programů MŽP a MPO (případně EU) na zafinancování energeticky méně náročného zdroje.
C) K uvedeným budovám (pracovištím) bude nutno vypracovat tzv.“energetické audity“ . D) Na základě těchto auditů pak provést vyhodnocení/přehodnocení nákupu smluv a energií a služeb od dodavatelů a to cestou „elektronických tržišť E) Bude muset dojít k vyhodnocení nákladů a provozu současného autoparku (cca 15 vozů). Následovat by měla jak jeho obnova směrem k nižší spotřebě, tak přehodnocení servisních služeb, případně na základě „Dohody o společném užívání“ i suportu ze strany USTR,a tím i snížení lidských zdrojů. F) ABS by měl jasně definovat (především vedoucí pracovníci jednotlivých oddělení) jaké jsou ve střednědobém horizontu jeho materiálové požadavky na nákup neinvestičního materiálu (papírové zajištění, IT zajištění atd.) aby bylo možno na základě tohoto uspořádat výběrová řízení, která by v horizontech několik let zajistila nejvýhodnější nákupy daného zboží. Jednalo by se o tzv. „Rámcové smlouvy na nákup materiálu“ G) Úprava organizační struktury ABS tak by se změnil současný poměr mezi počtem pracovníků v řízení, ekonomice,servisním zajištění, informatiky a archivní péče z dnešního poměru cca 14:18:27:0.5:66 na daleko větší poměr ve prospěch archivní péče a informatiky. H) Pro plánování EKO činnosti využít analýzu SWOT s návaznosti na roční a střednědobé plány s měsíční statistikou. 2. Legislativa Právní vymezení vztahu mezi ABS a USTR je pro fungování především úředních a správních činností svěřených ABS zákonem naprosto klíčové (viz zák. 451/1991 Sb., zák.č. 412/2005 Sb., zák. č.140/1996 Sb., zák.č .40/1993 Sb., zák.č.255/1946 Sb.,zák.č.357/2005 Sb). Právní postavení ABS je dle mého názoru daleko lépe ukotveno v zákoně č. 499/2004 Sb. než právní ukotvení USTR dle zák.č. 181/2007 Sb. Vzájemná spolupráce a vztah který je v této chvíli vymezen tzv. „Dohodou o vzájemné spolupráci uzavřenou mezi Ústavem pro studium totalitních režimů a Archivem bezpečnostních složek dne 15.04.2008“ a na to navazujícím „Zápisem o společném užívání níže uvedených elektronických evidencí, včetně digitálních kopií evidenčních pomůcek (naskenované registrační a archivní protokoly, kartotéky“, není dle mého zcela legislativně čistý a měl by být zcela přepracován. Dle posudku právní kanceláře :„nemohou orgány veřejné moci ani organizační složky státu bez zvláštního zákonného zmocnění uzavírat dohody, jimiž by bylo možno výkon zákonem stanovené působnosti a odpovědnost za řádný tj. zákonný výkon zákonem stanovených úkolů v rámci stanovené působnosti přesunout na jinou organizační složku státu.“ A to se v tomto případě stalo. Zdali za daný stav může nekvalifikovaný přístup slabě obsazených právních postů v ABS a USTRu, či dle mne zcela jasná účelovost tohoto řešení, není již dnes možno zjistit. Rozhodně pokračování v tomto stavu by jen tento právně nejistý stav prodlužovalo. Konečné stanovisko k platnosti dohody by však mohl vyslovit pouze soud. Jednou z možností by bylo vyčkat výsledku „právního auditu“ v této věci a následně nahradit tuto „Dohodu“ jinou (včetně následků z ní vycházejících). 3. Přebírání a delimitace archiválií, archivních fondů a sbírek
A) V případě přebírání tzv. delimitovaných archiválií provést jednak vyhodnocení dosavadního stavu a na základě toho provést přehodnocení dalšího postupu. Nejeví se zcela účelné od všech původců (zvláště pokud jsou to již fungující archivy a fondy jsou zde již utříděny) tyto vyjímat a přesouvat. Pro daný účel by jistě postačovala dohoda s daným subjektem a následně mikrofilmová kopie. B) U fondů, které byly v držení MO, MV, UZSI, VZ a BIS provést jasnou specifikaci okruhu ještě nepředaných fondů, částí fondů či jednotlivin a zároveň vypracovat a právně zafixovat mechanizmus jejich přebírání. C) U fondu vzniklého činností UDV a později UDVZK provést tzv. „dohledání“ chybějícího materiálu a vejít v dohodu s vedením UDVZK (příp.PPČR) na nalezení mechanizmu kontroly a převzetí dosud nepředaných materiálů. Případně stanovení okruhu nedohledatelných. D)Vyhlásit tzv. „archivní amnestii“ na archiválie náležející do ABS s tím, že by byl nalezen mechanizmus pro jejich předání/vykoupení. (ve zmatku 90. let se v období tzv. „divokých skartací“ přesunul významný počet archiválií do rukou mimo státní správu. S odstupem více jak 20 let by bylo vhodné začít tyto materiály vyhledávat a soustřeďovat do ABS. E) Zřídit jedno tabulkové místo „koordinátora“ dohledávání archiválií. Ten by měl ve své gesci i vytipování archiválií, které byly použity a následně i zamanipulovány do soudních svazků ať už v restitučním či trestněprávním řízení. 4. Zpracování a zpřístupňování archiválií, archivních fondů a sbírek A) Bylo by vhodné dokončit dříve generální inventuru (vycházející z bodu 3. par.14 zák.181/2007) dříve než v roce 2013. A přesunout takto uvolněné kapacity k hlavním bodům činnosti ABS. B) Především po dohodě s jednotlivými pracovišti ABS uvolnit na tyto činnosti zaměstnance, změnit tabulková místa po optimalizaci servisu ABS na tabulková místa pro archiváře a zahájit ve spolupráci s VŠ pomoc studentů oborů historie a archivnictví .(forma praxe, brigády, stáže). C) Následně vyhodnotit úroveň již zpracovaných fondů s ohledem na výkon úřední činnosti, zájem badatelů, stav ohrožení archiválií, a koordinaci s ostatními archivy (NA,SOA, SokA). Po revizi stavu a úplnosti fondů vytipovat fondy určené k prvotní invetarizaci (tam kde inventáře nejsou vůbec vytvořeny) a u ostatních začít s reinvetarizací. Přičemž se tímto myslí nikoliv přemanipulování fondů (ty by zůstaly in situ), ale vytvoření podrobnějších inventářů s daleko hlubším popisem inventárních jednotek spolu s kvalitními rejstříky. Ty by nahradily stávající inventáře(vytvořené začasto pro potřeby předchozích původců). D) K splnění výše uvedeného úkolu, bude vhodné vytvořit metodické pomůcky pro pořádání, popis a termínový tezaurus fondů v ABS. Následně bude muset dojít ke školení všech kteří se na uvedeném pořádání a vytváření inventářů budou účastnit. E) Nedílnou a praktickou podmínkou pak bude vytvoření dostatečných volných prostor na pořádání a reinvetarizaci archivních fondů spolu se zázemím pro archiváře.
5. Ochrana archiválií,archivních fondů a sbírek A) Klíčovým prvkem je vytipování fondů (nebo částí fondů) archiváři (ve spolupráci s historiky USTR), o které je největší badatelský zájem nebo patří ke klíčovým archiváliím (zde by mělo dojít k zahájení řízení o prohlášení za Národní archivní památku) B) V ABS by měly vytipovány fondy s výrazným podílem fotografického (filmového, mikrofilmového) materiálu, ať už pozitivů nebo negativů, zároveň by měly být vyčleněn fond mikrofiší. Pro ty by měl vytvořen centrální „chlazený“ depot. C) V současných „provizorních“ depotech by mělo docházet k pravidelnému měření klimatických podmínek, především by se měla začít optimalizovat teplota. D) Oddělení péče o fyzický stav archiválií (restaurování) by mělo být jednak posíleno a jednak by měla být zahájena spolupráce se školami, na kterých jsou školeni další restaurátoři. Mělo by se rozvíjet ošetření a konzervace fotografického, filmového a mikrofilmového materiálu. V návaznosti na legislativu a projekty digitalizace by se měl najít jiný model přípravy archiválií k digitalizaci. 6.Vědecká, badatelská a publikační činnost A) Primárním úkolem je příprava zařazení ABS mezi vědecko výzkumné instituce (VVI), což bude mít sekundárně ten výsledek, že vědecké výstupy z činnosti ABS budou recenzovány/impaktovány. Tím dojde k lepšímu přístupu k finančním zdrojům pro Vědu a Výzkum (VaV). Zároveň to přinese jednak větší prestiž pracovníků zapojených do daného výzkumu, ale i finanční ohodnocení. B) K tomuto cíli by se mělo směřovat prostřednictvím tzv. „vnitřních výzkumných záměrů“, které by byla řádně recenzovány a oponovány. K tomuto by bylo vhodné založit „Vědeckou radu ředitele ABS“ Ta by jednak stanovovala záměry a plány výzkumu, ale také schvalovala oponenty a výsledky výzkumu. Součástí by mělo být i periodikum v anglické mutaci,jež by se mělo během času připojit k českým impaktovaným časopisům, které jsou součástí mezinárodních vědeckých databází. C)Bylo by vhodné, aby výzkumná činnost ABS nedablovala výzkumnou činnost USTR. V této oblasti by bylo vhodné výzkumné směry upravit dohodou, aby bylo zcela zřejmé, kde ABS svým suportem pomáhá výzkumným směrům USTR (příprava archiválií a jejich komentář) a kde jsou jeho vlastní aktivity. Vhodné jsou též projekty s účastí archivářů. D) Tyto výzkumné záměry by měly směřovat k systematickém pohledu na vznik některých vybraných archivních fondů (na jejich úplnost/neúplnost), na vývoj státně bezpečnostních struktur včetně personálního obsazení a na další vybraná témata. E) Výstupy by měly být v několika rovinách. V první rovině by to měla být tištěná média impaktovaný vědecký časopis (1xročně), Sborník ABS (1x ročně), samostatné publikace k historii vybraný útvarů a organizačních složek s odkazem na dostupný archivní materiál. V druhé rovině by toto mělo být transformováno do webové výstupu a do výstupu wikipedie
(zde po dohodě s administrátory editace samostatných hesel i v cizích jazycích). Rovněž je třeba zvážit vydávání edic. F) Konference a mezinárodní konference by především měly být pořádány až po zralém uvážení finančních možností při jejich zajištění 7. Spolupráce Archivu bezpečnostních složek s Ústavem pro studium totalitních režimů A) Klíčovým rozhodnutím bude nastavení právně relevantní nové „Dohody o vzájemné spolupráci..“ a na to navazující „Ujednání k jednotlivým bodům spolupráce“. B) Pracovníci USTR z pohledu archivního zákona nemají žádné větší pravomoce v dožadování či zpřístupňování archiválií než „běžný badatel“. Bude tedy nutné nově definovat okruhy vzájemné spolupráce, ať už na poli badatelském, digitalizačním či výstavnickém. Nebude na škodu pokud tato ujednání zohlední i právní zodpovědnost za takto zpřístupněné dokumenty, (například v souvislosti s autorským zákonem nebo odměnou archivu za poskytnuté služby) C)V oblasti digitalizace bude muset dojít k narovnání současného stavu. 8. Spolupráce ABS s českými a zahraničními archivy A) Zásadním prvkem fungování ABS ve směru „kompletace“ poznatkového fondu je aktivní a vstřícná spolupráce s českými archivy. Toto by mělo mít jasnou přednost před „výjezdy“ do zahraničí bez hmatatelných výsledků (za ty není opravdu možno považovat proklamativní prohlášení o „Spolupráci“) B) Tato spolupráce by měla mít hmatatelné výsledky a to například jejich přizvání jako spoluřešitelů do vybraných výzkumných záměrů, či nabídka skenovacích (zpracovatelských) kapacit C) V oblasti spolupráce se zahraničními archivy by bylo vhodné formy spolupráce rozdělit na archivy v zemích bývalého socialistického tábora a na ostatní. D) V případě archivů bývalého socialistického tábora navázat na spolupráci na konkrétních tématech a to především tam kde je možno očekávat doplnění informací k dané události „ z druhé strany“ (např. BstU), či o opravdové doplnění „rozdělených témat a fondů“ (např.UPN), zde využít například grantů, které se na uvedený prostor soustřeďují ( např.International Visegrad Fund, případně projekt Athena/Europena). E) V případě ostatních archivů (např.NARA, NSA) pak nalézt takovou formu spolupráce, která by byla výhodná pro obě strany. Forma spolupráce USTR s US Holocaust Memorial Musemum je pro ABS nešťastná. Už samotná forma, že ABS ze svých zdrojů zajištuje materiál pro digitalizaci přičemž reciprocitou je „studijní pobyt“ a hardware pro IT zajištění USTRu, je bohužel nešťastně uchopena. V tomto bodě mělo bývalé vedení žádat taktéž o informační reciprocitu k osobám které se nacházeli na našem území a o nichž jsou jistě v tomto muzeu informace.
F) ABS by se měl pomocí této reciprocity (ať už ve formě mikrofilmů nebo skenování) pokusit zaplnit „prázdná místa“ v poznatkovém fondu o naší nedávné minulosti a zároveň rozšířit badatelské možnosti pro své uživatele. G) K tomuto bodu zřídit místo koordinátora zahraničních styků a projektů. 9. Digitalizace archiválií a dokumentů A) Pro správné nastavení celého workflow digitalizace, bude nutné vyjasnit, jednak právní prostředí v kterém dnes probíhá, a tím i pravomoce a odpovědnost všech, kteří se v daném procesu nacházejí. Zároveň bude nutné vyjasnit právní statut již současně pořízených digitalizátů a nastavit tak parametry do budoucna. B) Systematická digitalizace by měla probíhat dle vypracovaného, oponovaného a schváleného digitalizačního plánu, který by zohledňoval metodiku, termíny a odpovědnost konkrétních osob za jejich plnění C) Vzhledem k nálezu komise KODI bude nutno rozhodnout, jak naložit s kopiemi do nynějška pořízenými, posoudit ekonomické (přímé a nepřímé) náklady tohoto řešení a současný stav v návaznosti na digitalizační plán optimalizovat (jak v personální tak právní rovině). 10.Elektronický archiv a lustrační systém A) Stejně jako v předchozím bodě bude nutno rozhodnout na základě právního rozkladu jakou nejvhodnější formou dále tento elektronický archiv a lustrační systém budovat, spravovat a rozvíjet. Současný stav s nejasnou minulostí a nekodifikovaným posunem ve vývoji oproti plánované „široké koncepci informačního systému“ je již naprosto neudržitelný. Zároveň bude nutné k již dosaženému stavu vypracovat „dokumentaci“. 11. Badatelny a webová prezentace A) ABS by neměl smysl, pokud by jeho činnost nebyla zaměřena primárně směrem k laické veřejnosti. Tomu by měla odpovídat i „práce s badateli“. Badatel je oním „zákazníkem“ kterému je nutno pomoci jak daným vyhledáním předmětného materiálu, tak začasto i radou v interpretaci. Z tohoto pohledu je servis na badatelnách klíčovou činností. Stejně tak bude nutné vyjasnit celou manipulaci ohledně badatelských dotazů a žádostí, aby při vyřizování se nemuselo dohledávat již jednou nalezené a bylo možné věc co nejrychleji vyřídit. B)ABS by měl vytvářet pro potřeby jak profesionální tak laické veřejnosti (manuály či návody) jak uvedené archivní fondy vnímat, procházet a hodnotit s ohledem na jejich úplnosti či neúplnosti. C)Webová prezentace by měla být oddělena od webové prezentace USTRu a to jak v rovině editační (redaktorské) tak v rovině prezentační. D) Nový web ABS by měl být vystavěn primárně s ohledem na laického uživatele a primárně s tím by měl být připojen daný servis. Příkladně informační databáze s přepsanými prozatimními inventáři, s možností fulltextového prohledávání. Nebo přehled již předložených (předmětných) badatelských témat s odkazem do archivních fondů.
E) Hlavní součástí webu by však měl přístup do elektronického archivu a to přes vzdálenou autorizaci. Pro účely státní správy a akademické veřejnosti by mohlo být využito prostředí elektronické autorizační identity (Shibboleth), pro ostatní pak doporučeným dopisem sdělené heslo pro vzdálený přístup do webové prezentace elektronického archivu. Tato webové prezentace by však měla obsahovat náležitosti, které vyžaduje zákon /znepřístupnění vybraných údajů/.
