OverheidsTelecom 2010

OverheidsTelecom 2010

Beschrijvend Document 9 November 2011

Cluster VoIP-centrales

Overheidstelecom 2010 (OT2010)

Overheidstelecom 2010: Cluster VoIP-centrales Pagina 1 van 86

november 2011

Beschrijvend Document November 2011

VERTROUWELIJKHEID De informatie die in het kader van deze Aanbesteding en de daaruit eventueel voortkomende opdrachten beschikbaar wordt gesteld, dan wel wordt vernomen, dient als vertrouwelijk te worden beschouwd © OT2010, Den Haag 2011. Auteursrechten voorbehouden Behoudens uitzonderingen door de Wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende(n) op het auteursrecht niets uit dit document worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking, anders dan strikt noodzakelijk om te reageren op dit Beschrijvend Document.

Documentnaam Datum Versie

Documentgegevens Beschrijvend Document Cluster VoIP-centrales 9-11-2011 1.0


november 2011

....................................................................

DEEL 1: Context van de Aanbesteding

6

1.

Algemeen

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.8.1. 1.8.2. 1.9 1.10 1.11 1.12 1.12.1. 1.12.2. 1.12.3. 1.13

Doel van dit document. 7 Opbouw Aanbestedingstukken en leeswijzer 7 Doel en achtergronden OT2010 8 Trends en ontwikkelingen 10 Strategie 12 Opdrachtgever en projectorganisatie 14 Aanleiding van de Aanbesteding 15 Voorwerp van de Aanbesteding 15 Inleiding 15 Clusterbeschrijving 15 Belangrijke uitgangspunten 17 Afbakening van de Aanbesteding 18 Omvang en Kengetallen 18 Commitment versus flexibiliteit 19 Organisatorische veranderingen 19 Veranderende markt en behoeften 20 Vervanging en onderhoud bestaande installaties Consequenties lopende contracten 22

7

2.

Duurzaam ondernemen 24

2.1 2.2

Duurzaam ondernemen en OT2010 24 Overheid als marktpartij & voorbeeld

3.

Marktconformiteit

3.1 3.2 3.3 3.4

Achtergrond 26 Benchmarken 26 Meest begunstigdeclausule 27 Dienstverleningsverbetering-clausule

4.

Marktoriëntatie

4.1 4.2

Marktconsultatie ronde Website 28

21

24

26

27

28 28

DEEL 2. Procesgegevens 29 5.

Aanbestedingsprocedure

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

BIBOB advies 30 Contactgegevens 30 De gekozen procedure 30 Aantal contractpartijen 31 Looptijd van de Overeenkomst. Voorbehoud 32


30

31

november 2011

5.7 5.8 5.9 5.10

Communicatie en informatieverstrekking Dagen van Inlichtingen 34 Opening 35 Planning 35

33

6.

Offerteprocedure 37

6.1 6.1.1. 6.1.2. 6.1.3. 6.2 6.2.1. 6.2.2. 6.3

Inschrijving 37 Algemene gegevens voor de Inschrijving 37 Samenwerkingsverband en onderaanneming 38 Masterfile 40 Inhoud en indeling van de Inschrijving. 41 Inhoud van de Inschrijving 41 Indeling van de Inschrijving 43 Aanvullende voorwaarden voor indienen Inschrijving 45

7.

Selectie en Gunning

7.1 7.2 7.2.1. 7.2.2. 7.3 7.3.1. 7.3.2. 7.4

Inleiding 47 Vormvereisten en minimumeisen 47 Vormvereisten 47 minimumeisen (uitsluitingsgronden geschiktheidseisen) 48 Gunningfase 53 Inleiding. 53 Gunningscriteria 53 Gunningsproces 55

8.

Beoordelingsmethodiek 59

8.1 8.2

Wijze van beoordeling en beoordelingsteam 59 Weging van Kwaliteit en Prijs 60

47

DEEL 3. Eisen aan de dienstverlening

63

9.

Algemeen

64

10.

Techniek en Functionaliteit

10.1 10.2 10.2.1. 10.2.2. 10.3 10.4

Positionering van het Cluster VoIP-centrales 65 Indeling Producten en Diensten 67 Basisdiensten 67 Speciale Diensten 69 Functionaliteit 70 Onderhoud van VoIP installaties 72

11.

Organisatie en Beheer

11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.5.1.

Inleiding 74 Actoren 74 Governance bij het Rijk Overleg 76 Service herstelmaatregelen Escalatie 76


65

74

75 76

november 2011

11.5.2. Sancties / Service Credit regime 77 11.5.3. Evaluatie en verbeterplan 78 11.5.4. Step-in rights 79 11.5.5. Audits 79 11.5.6. Extranet 79 11.6 Incidentmanagement 80 11.7 Servicedesk 80 11.8 Rapportage 80 11.9 Financiële afhandeling 80 11.10 Inrichten dienstverlening 81 11.10.1. Activiteiten t.b.v. inrichten dienstverlening

Deel 4: De Financiële aanbieding 12.

Financiële aanbieding

Bijlagen: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N.

81

83

84

Begrippenlijst De Overeenkomst Conformiteitlijst Financiële aanbieding Formulieren Deelnemende organisaties Marktconformiteit Dienstverleningsverbetering Rapportages SLA Parameters Kwaliteitsborging en Auditing Financiële afhandeling Samenwerking Deelnemers en Extranet Proof of Delivery (PoD) en Schaduwovereenkomst

Appendices (ingevuld terug te sturen door Inschrijver): I. Conformiteitlijst (Excel bestand) a. Techniek en Functionaliteit; b. Beheer en Organisatie; II. Financiële inschrijving (Excel bestand) Tarieflijst + Tariefweginglijst; III. Formulieren (Word bestand)


november 2011

DEEL 1: Context van de Aanbesteding ...................................................................


november 2011

1. Algemeen .....................................................................

1.1

Doel van dit document.

Dit document is opgesteld om geïnteresseerde marktpartijen in de gelegenheid te stellen een Inschrijving te doen voor de levering van de gevraagde Diensten als beschreven in dit Beschrijvend Document (Bestek). De Aanbesteding verloopt volgens de openbare procedure onder het regime Besluit Aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten van 16 juli 2005. Dit betekent dat het ieder geïnteresseerd bedrijf vrijstaat om het Beschrijvend Document op te vragen en een Inschrijving in te dienen. De eisen, wensen en randvoorwaarden waaraan de Inschrijving moet voldoen, worden in dit document toegelicht.

1.2

Opbouw Aanbestedingstukken en leeswijzer

De totale set van aanbestedingsstukken die een integraal onderdeel uitmaken van deze Europese Aanbesteding bestaat uit Deel 1: Context van de Aanbesteding 1. Algemeen 2. Duurzaam ondernemen 3. Marktconformiteit 4. Marktoriëntatie Deel 2: Procesgegevens 5. Aanbestedingsprocedure 6. Offerteprocedure 7. Selectie en gunning 8. Beoordelingsmethodiek Deel 3: Eisen aan de dienstverlening 9. Algemeen 10. Techniek en Functionaliteit 11. Organisatie en Beheer Deel 4: Financiële inschrijving 12. De Financiële inschrijving

Bijlagen: A. Begrippenlijst


november 2011

B. De Overeenkomst C. Conformiteitlijst (PDF) D. Financiële aanbieding (PDF) E. Formulieren (PDF) F. Deelnemende organisaties G. Marktconformiteit H. Dienstverleningsverbetering I. Rapportages J. SLA Parameters K. Kwaliteitsborging en Auditing L. Financiële afhandeling M. Samenwerking Deelnemers en Extranet N. Proof of Delivery (PoD) en Schaduwovereenkomst

Appendices (ingevuld terug te sturen door Inschrijver): I. Conformiteitlijst (Excel bestand) a. Techniek en Functionaliteit; b. Beheer en Organisatie; II. Financiële inschrijving (Excel bestand) Tarieflijst + Tariefweginglijst; III. Formulieren (Word bestand) De set van aanbestedingsdocumenten kent: Normatieve delen. Dit zijn gedeelten die eisen en wensen bevatten die zowel betrekking hebben op uw Inschrijving in het kader van deze Europese Aanbesteding, als eisen en wensen die gesteld worden aan techniek en functionaliteit van de door u geboden oplossing. Normatieve delen zijn integraal onderdeel van de opdracht. Informatieve delen. Dit zijn delen die als indicatie dienen, of advies of contextinformatie bevatten voor een beter begrip en bevatten geen eisen aan de levering.

1.3

Doel en achtergronden OT2010

In het kader van de professionalisering van de inkoop en het aanbesteden is afgesproken dat er interdepartementaal meer zal worden samengewerkt. Deze samenwerking leidt onder andere tot gezamenlijke aanbestedingen van diverse productgroepen. OT2000, OT2006, OT2010 en de EASI-aanbestedingen zijn hiervan goede voorbeelden. Naast financiële voordelen resulteert het gezamenlijk aanbesteden ook in belangrijke voordelen op het gebied van samenwerkingsmogelijkheden tussen overheidsorganisaties. Meer concreet: het is gemakkelijker om gezamenlijke telecom/ICT-infrastructuren te realiseren en te beheren.


november 2011

De OT2010 projecten geven invulling aan de nieuwe, verhoogde ambitie van de rijksoverheid op telecommunicatiegebied. Deze wens tot verbetering en vernieuwing krijgt mede gestalte door definiëring van een project onder de naam ‘Telecom Integrator’ (TI) in het OT2010 strategiedocument (verkrijgbaar via www.ot2010.nl). Met dit project wordt beoogd de telecommunicatie-infrastructuur van de rijksoverheid verregaand te moderniseren, en waar mogelijk te consolideren. Inmiddels heeft nader onderzoek uitgewezen dat het zinvol is om de realisatie van de TI in delen te splitsen. Eén van deze delen betreft het selecteren en contracteren van een VoIP platform voor de Deelnemers. De Aanbesteding die nu voor u ligt, is op dit eerste deel toegespitst. Het andere deel betreft een nader onderzoek naar de haalbaarheid en aanpak van de TI. Dit onderzoek wordt uitgevoerd onder leiding van het recent opgerichte Tactisch Beraad Generieke Infrastructuur (TBGI). Naast het genoemde verhoogde ambitieniveau, is een andere reden voor het starten van OT2010 het aflopen van de OT2006 contracten geweest. Deze Aanbesteding moet daarom niet alleen als onderdeel van het TI project worden gezien, maar tevens als opvolger van de aanbesteding OT2006-Centrales (perceel “Vernieuwing”). Meer informatie over OT2010 is verkrijgbaar via de website www.ot2010.nl. Op deze website treft u naast het al genoemde overkoepelende strategiedocument ook diverse documenten aan die op deze Aanbesteding zijn toegespitst. Afsluitend kan worden vermeld dat OT2010, ondermeer met de Europese Aanbesteding van het Cluster VoIP-centrales, een bijdrage wil leveren aan het bereiken van de volgende doelstellingen: • telefoonverkeer voor de overheid garanderen; • marktconforme prijzen voor de dienstverlening nu en gedurende de looptijd van de Overeenkomst; • marktconforme functionaliteit nu en gedurende de looptijd van de Overeenkomst; • lastenverlichting voor alle partijen onder andere door vraagbundeling binnen de overheid te stimuleren en gezamenlijke uitvoering en vereenvoudiging van beheerprocessen mogelijk te maken; • flexibilisering van beschikbare communicatiemiddelen; • consolidatie en standaardisatie van infrastructuur; • verbetering van de communicatie tussen de verschillende overheidsonderdelen en tussen overheid en burger.


november 2011

1.4

Trends en ontwikkelingen

De doelstellingen van de OT-aanbestedingen evolueren. Was de centrale doelstelling van OT2000 nog het verwerven van telefoniediensten voor een zo groot mogelijk aantal samenwerkende (semi-)overheidsorganisaties. OT2006 had een ander vertrekpunt en mede daardoor een uitgebreidere doelstelling. OT2010 kent wederom duidelijke accentverschillen in doelstelling ten opzichte van OT2006. Dit keer ligt de nadruk meer op het stimuleren van consolidatie van infrastructuur en beheerprocessen dan bij de vorige OT-aanbestedingen. Dit verschil in doelstelling komt onder andere tot uiting in de Clusterindeling van de Aanbestedingen. Bovendien zijn de marktverhoudingen weer gewijzigd en zijn ervaringen van OT2000 en OT2006 verwerkt in de huidige opzet van de Aanbesteding. Technologische- en prijsontwikkelingen in de telecomsector gecombineerd met de, mede door bezuinigingen ingegeven, groeiende wens om als rijksoverheid meer als “concern” naar buiten te treden, leiden tot een ander en hoger ambitieniveau dan eerdere OT-Aanbestedingen. De opdrachtformulering voor OT2010 luidt dan ook: ’zorg dragen dat de rijksoverheid na het aflopen van de OT2006 Overeenkomsten voor vaste en mobiele telefonie kan blijven beschikken over een goed portfolio aan telecommunicatiediensten, dat zowel bij aanvang als gedurende de looptijd marktconform is in technische en financiële zin, en dat een bijdrage levert aan het uniformeren en integreren van de ICT-infrastructuur van de deelnemende rijksoverheidsorganisaties.’ Met name de laatste toevoeging is een uitbreiding ten opzichte van de opdracht voor OT2006 en hieraan zal gedurende de looptijd extra aandacht worden besteed. OT2010 wil een bijdrage leveren aan een aantal belangrijke ambities en trends binnen de rijksoverheid die door middel van vraagbundeling gerealiseerd kunnen worden. Dit betreft ambities en trends op het vlak van tijd-, apparaat-, en plaatsonafhankelijk werken (mobiliteit), flexibilisering van communicatiemiddelen, samenwerking binnen de rijksoverheid, consolidatie van beheer en infrastructuur, kostenbesparing voor de overheid en lastenverlichting voor het bedrijfsleven. Met het bereiken van standaarden kunnen deze ambities en trends binnen de rijksoverheid werkelijkheid worden. Een belangrijke voorwaarde voor samenwerking binnen de rijksoverheid is de uniformering van het telecommunicatie-dienstenpakket en de infrastructuur. Daarnaast biedt het goede mogelijkheden de ‘eengezichtgedachte’ van de (rijks-) overheid beter te faciliteren,


november 2011

waardoor de communicatie tussen burger en overheid eenduidiger wordt. Een uniforme infrastructuur maakt ook de introductie van nieuwe technologische ontwikkelingen eenvoudiger, waaronder de integratie van spraak en data (bijvoorbeeld VoIP en IPT) waarmee overheidsdiensten op organisatorisch en functioneel niveau verder kunnen integreren om de dienstverlening aan de burger te optimaliseren. In feite biedt ieder Cluster van OT2010 meerdere vormen van continuïteit. Enerzijds omdat ze continuering van de huidige dienstverlening voor een langere periode mogelijk maken, anderzijds omdat voortdurende innovatie momenteel óók een voorwaarde is om goed gebruik te kunnen blijven maken van telecommunicatie. De Deelnemers verwachten snelle maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Zij eisen een grote mate van flexibiliteit om hier tijdig op in te kunnen spelen. Het zou dus een slechte zaak zijn als zij, technisch dan wel juridisch, voor lange tijd zodanig gebonden zijn, dat zij niet kunnen reageren op de veranderende omstandigheden. Het oogmerk van deze Aanbesteding(en) is daarom een geheel aan diensten en contractuele voorwaarden te verkrijgen, dat flexibel en daardoor toekomstvast is. De Opdrachtgever van deze Aanbesteding is zich bewust dat genoemde ambities niet van vandaag op morgen gerealiseerd zullen worden, maar tijd vergen en zeker niet op de ingangsdatum van de OT-Overeenkomsten geëffectueerd zijn. Dit vereist een flexibele instelling van de Opdrachtnemer en heeft tot gevolg dat Opdrachtnemer een strategische rol speelt bij het bereiken van de consolidatiedoelstellingen van de rijksoverheid. Een besparende en terugtredende overheid biedt meer mogelijkheden voor marktpartijen, maar vereist tegelijkertijd een aantal maatregelen om te voorkomen dat er een (te) grote afhankelijkheid van één of enkele marktpartijen ontstaat, of dat door gebundelde inkoopkracht marktverhoudingen verstoord raken. De opzet met standaard bouwstenen zal leiden tot een scherp geprijsde en kwalitatief goede dienstverlening, die bovendien up to date is. Dit wordt onder andere bereikt door de Aanbesteding in 'Clusters' op te delen. Er kunnen zodoende meerdere grote en middelgrote marktpartijen meedoen aan de Aanbesteding, waardoor er sprake zal zijn van marktwerking en gezonde concurrentie. Elkaar snel opvolgende ontwikkelingen in de telecommunicatietechnologie in de breedste zin van het woord zijn er mede de oorzaak van, dat deze sector onderhevig is aan belangrijke organisatorische en bedrijfskundige wijzigingen. Enerzijds is dit een belangrijk voordeel voor de overheid, omdat dit ondersteunend kan werken aan het bereiken van de geformuleerde doelstellingen en hierdoor een stimulans ontstaat om technologische innovaties te implementeren. Anderzijds is er regelmatig sprake van fusies,


november 2011

overnames en faillissementen. Die ontwikkelingen kunnen op gespannen voet komen te staan met de doelstellingen van OT2010. Voor OT2010 is het immers van groot belang dat er zowel op het moment van de Aanbesteding, als gedurende de looptijd van de Overeenkomsten, onder marktconforme voorwaarden geleverd wordt. Om dit te bereiken is het noodzakelijk dat, naast een aantal specifieke maatregelen die hiertoe in dit Beschrijvend Document staan beschreven, er sprake is van normale marktverhoudingen en concurrentie.

1.5

Strategie

Er is een aantal principiële uitgangspunten die de basis vormen voor OT2010. Deze bepalen de richting van het programma en zijn kaderstellend voor de wijze waarop het programma wordt uitgevoerd. Deze zijn: 1. Scope. OT2010 cluster VoIP-centrales is een initiatief van de centrale overheid. Alleen aanbestedende diensten die behoren tot de rechtspersoon Staat, aangevuld met enkele overheidsorganisaties die nauw verweven zijn met een deelnemend departement, kunnen aan de Aanbesteding van het cluster VoIP-centrales deelnemen. Voor een opgave van de deelnemende organisaties wordt verwezen naar Bijlage F. 2.

De markt, tenzij… Werkzaamheden die marktpartijen net zo goed of beter kunnen, worden overgelaten aan die marktpartijen (ICTbedrijven, aannemers, ingenieursbureaus, enz.). Op deze manier voert de overheid dus steeds minder activiteiten zelf uit maar stuurt marktpartijen aan die het uitvoerende werk verrichten. OT2010 past goed in deze filosofie en draagt daarmee bij aan het groeimodel om te komen tot een meer regiegerichte overheid.

3.

De overheid zal niet acteren als marktpartij. Het overheidsbeleid is erop gericht de markt geen concurrentie aan te doen, door zich te gedragen als partij in concurrentie op de markt.

4.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Maatschappelijk verantwoord ondernemen kent de pijlers: • People, prestaties op sociaal-ethisch gebied. • Planet, prestaties op het gebied van milieu in ruime zin.


november 2011

•

5.

Profit, naast pure financiële prestaties van de onderneming, ook aandacht voor thema's als werkgelegenheid, investeringen in infrastructuur, locatiebeleid, politieke betrokkenheid.

De overheid als launching customer. In aanvulling op de gewenste betrouwbare dienstverlening op basis van technologie die zichzelf bewezen heeft, wil de overheid innovatie stimuleren. Mede gelet op de schaalgrootte biedt OT2010 goede kansen om daarin een rol te spelen. Om die reden zal OT2010 waar relevant mogelijkheden introduceren om gedurende de looptijd op gecontroleerde wijze nieuwe producten te introduceren.

Het resultaat van deze Aanbesteding is van strategisch belang voor de overheid maar brengt tevens dilemma’s met zich mee. Er kan niet te veel worden geïnnoveerd want dan gaan de leveringen te veel afwijken van de initieel aanbestede Producten en Diensten en de overheid kan niet één partij buitenproportioneel bevoordelen door de innovatie materieel te faciliteren. Gedurende de looptijd zal innovatie echter wel een belangrijke peiler blijven die aandacht van beide partijen vereist. Voor het Cluster VoIP-centrales zal aan één (1) Inschrijver een contract worden gegund. Overwegingen die aan deze keuze ten grondslag hebben gelegen, zijn met name: 1. Uitsluiten van contractuele begrenzingen bij samenwerking tussen overheidsorganisaties. 2. De resulterende infrastructuur kan op deze wijze veel flexibeler worden gedeeld tussen Deelnemers. 3. De markt krijgt vooraf een duidelijk beeld van het gegunde volume. 4. Het doorvoeren van vernieuwingen in het telecommunicatieportfolio wordt sterk vereenvoudigd. Tegenover de vele voordelen van gunning aan één (1) Inschrijver geldt als mogelijk nadeel dat het integreren van diensten uit de verschillende Clusters onderling lastiger kan zijn en dat het ontbreken van competitie zou kunnen leiden tot minder marktconformiteit. Door waarborgen op te nemen die gedurende de looptijd marktconformiteit afdwingen wordt dit nadeel vrijwel volledig opgeheven. Bovendien heeft de praktijk geleerd dat het alternatief (selectie van meer inschrijvers en gunning via mini-competitie) in de praktijk veel minder effectief werkt dan theoretisch verwacht mag worden en vele nadelen met zich meebrengt. Na de contractering van de Opdrachtnemer zullen Deelnemers waar relevant migreren naar het nieuw verworven platform. Een migratie


november 2011

naar het nieuwe platform en nieuwe Aanbieder vindt plaats in overleg met en opdracht van de individuele Deelnemer(s). Deelnemers kunnen ter ondersteuning bij de migratie derden inschakelen, waaronder de Opdrachtnemer, maar zijn daartoe niet verplicht.

1.6

Opdrachtgever en projectorganisatie

Als Opdrachtgever voor de onderhavige Aanbesteding treedt op de Directeur Generaal van het Directoraat Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DGOBR). Het projectteam is verantwoordelijk voor onder meer de uitvoering van de Europese Aanbestedingen. Het projectteam wordt bijgestaan door een klankbordgroep waarin alle deelnemende departementen zijn vertegenwoordigd. Het projectteam is verantwoording verschuldigd aan de stuurgroep.

Stuurgroep

Project

borging Projectmanager

Project-

onderr steuning

Projectme

dewerkers

Figuur 1-1 Organigram De stuurgroep bestaat uit: • Programmadirecteur Opdrachtgeverschap Rijkskantoren (voorzitter). • DG Belastingdienst, Min.v.Financiën. • Chief Financial Officer, Min. IenM/RWS. • Directeur DGOBR / Directie Informatisering Rijk, Min. BZK. • Hoofd Tactisch Beraad Generieke Infrastructuur (TBGI). • Programmamanager, Alg. leiding BB/DI/sPM. • Portfoliomanager/Directie Faciliteiten-, Huisvesting- en Inkoopbeleid Rijk, Min. BZK. • Hoofd Strategische Beheerorganisatie, MinBZK/ DGOBR/WM.


november 2011

1.7

Aanleiding van de Aanbesteding

De aanleiding voor deze Europese Aanbesteding is: • het aflopen van de Overeenkomst voor de verwerving van VoIP-centrales in de scope van OT2006 in november 2011; • de wens om tegemoet te komen aan nieuwe ambities van de rijksoverheid en de technologische en prijsontwikkelingen in de telecomsector die dit mogelijk maken; • de voordelen voor de overheid om dergelijke telecomverwervingen gezamenlijk te doen.

1.8

Voorwerp van de Aanbesteding

1.8.1.

Inleiding

Dit Beschrijvend Document, gericht op verwerving van VoIPcentrales, maakt onderdeel uit van een reeks Europese Aanbestedingen, verdeeld in Clusters, die deel uitmaken van het totale aanbestedingstraject van OT2010.

1.8.2.

Clusterbeschrijving

De aanbestedingen onder het Programma OT2010 zijn in 5 Clusters ingedeeld. Drie van deze Clusters (Mobiel, EUD en Inbound) zijn inmiddels gegund. Het Cluster, VoIP-centrales, wordt gerealiseerd door middel van deze Aanbesteding. Het resultaat zal een Overeenkomst zijn waaronder door de Deelnemers centrale voorzieningen (VoIP telefooncentrales) kunnen worden besteld, inclusief de daar aan verbonden randapparatuur. De functionaliteit van de huidige generatie VoIPcentrales gaat verder dan alleen het verwerken van spraakverkeer. Ook deze ruimere functionaliteit zal daarom in het programma van eisen worden uitgevraagd. Tot slot valt onder dit Cluster ook de dienstverlening om de geselecteerde VoIP-centrales te installeren, te onderhouden en te beheren.


november 2011

WAN/MAN-infrastructuur (Haagse Ring /NNV/Nafin/Justitienet /Belastingdienst -WAN)

Ethernet/IP Any device Ethernet /IP

VoIP centrale (s) per logische entiteit + aanvullende functionaliteiten

HR-aansluiting Gefaseerde migratie

RWPL

PBX of VoIP centrale

e migratie Gefaseerd

Vast (geconsolideerd )

vast PSTN

Inbound 08xx/09xx/14xxx (grootgebruik )

VM-koppeling

GSM netwerk

VM-koppeling (geconsolideerd )

Figuur 1-2 Integratie Zoals ook in paragraaf 1.3 is aangegeven, plaatst de rijksoverheid de Aanbesteding van de OT2010 Clusters in een breder kader, dat intern bekend staat onder de naam ‘Telecom Integrator’. Dit bredere kader komt tot uiting in figuur 1-2 waarin schematisch is weergegeven hoe OT2010 verwacht dat de invoering van IPT, en de daaraan gerelateerde consolidatie van de infrastructuur, verder zal plaatsvinden. De verwachting is dat de locatiegebonden telefonievoorzieningen gaandeweg worden vervangen door diensten die overal in het netwerk beschikbaar zijn. Een beperkt aantal VoIP-centrales wordt op logische plekken in de infrastructuur geplaatst (bijvoorbeeld een gezamenlijke centrale voor organisaties die al een gezamenlijk WAN gebruiken). De verbindingen met het openbare net (vaste koppelingen en koppelingen voor vast-mobiel verkeer) bewegen mee met deze consolidatie en worden daardoor kleiner in aantal en verwerken per verbinding een grotere hoeveelheid verkeer. Op een willekeurige werkplek (VoIP toestel, PC met softphone, laptop, mobiel device, etcetera) kan een gebruiker aanloggen en gebruik maken van de resulterende telefoniedienst. Deze overgang naar een flexibelere telefonie-infrastructuur (in figuur 1-2 aangeduid als “gefaseerde migratie”) zal geleidelijk plaatsvinden gedurende de komende jaren. Iedere organisatie zal zelf kiezen of en wanneer deze stap het beste genomen kan worden, waarbij de behoefte in het primaire proces, de natuurlijke momenten zoals verhuizingen en noodzakelijke vervangingen van verouderde infrastructuur en besparingsmogelijkheden (inspanning en geld) veelal leidend zullen zijn.


november 2011

Voor de eisen en wensen die de Aanbesteder stelt wordt verwezen naar Deel 3 en Appendix I van dit Beschrijvend Document.

1.9

Belangrijke uitgangspunten

De Aanbesteding van het cluster VoIP-centrales betekent voor de Deelnemers dat zij gebruik kunnen gaan maken van één uniform platform voor vaste bedrijfstelefonie. Hierdoor wordt een belangrijke randvoorwaarde ingevuld voor de verdere realisatie van de TI. De belangrijke positie die het VoIP platform inneemt binnen de TI heeft tot gevolg dat nu al rekening moet worden gehouden met de toekomstige inzet van het platform, en met de doelen die de rijksoverheid wil behalen bij de modernisering van de eigen telecommunicatie-omgeving. Om deze reden is bij het opstellen van de eisen en wensen extra aandacht besteedt aan de volgende onderwerpen: 1.

Bedrijfscontinuïteit De voorziene centrale inzetbaarheid van het VoIP platform, en de noodzaak van een goede bereikbaarheid van de rijksoverheid, maakt dat het systeem een hoge mate van betrouwbaarheid moet hebben.

2.

Invoering IPv6 Algemeen wordt erkend dat IPv6 de enige reële oplossing is om de groei en het karakter van het Internet te waarborgen. Wil de overheid in de toekomst meer en meer overgaan tot e-government, dan moeten er ook op dit gebied belangrijke stappen worden gezet. Dat een (gedeeltelijke en geleidelijke) overgang gedurende de looptijd van de Overeenkomst zal plaatsvinden staat vast en weegt voor de Overheid zwaar. Dit vergt flexibiliteit van de Opdrachtnemer.

3.

Schaalbaarheid Bij realisatie van de TI wordt de VoIP omgeving ingezet voor medewerkers van verschillende departementen. Dit betekent dat de omgeving opgeschaald moet kunnen worden naar gebruik door grote aantallen eindgebruikers.

4.

Any device De rijksoverheid wil de mogelijkheid openhouden om volledige vrijheid te geven aan de eindgebruiker ten aanzien van de keuze voor de te gebruiken eindgebruikerstoestellen (laptop, smartphone, vast toestel, tablet, etc.). Het VoIP platform zal dit concept dienen te ondersteunen.

5.

Locatie-onafhankelijk werken Rijksambtenaren zijn steeds minder gebonden aan één vaste


november 2011

werkplek op één kantoor. Een flexibelere inzet op de departementen, maar ook een (gedeeltelijke) ondersteuning van “het nieuwe werken”, leidt ertoe dat ambtenaren op wisselende locaties dezelfde communicatiefaciliteiten en mogelijkheden beschikbaar moeten hebben. 6.

Interoperabiliteit tussen verschillende ICT systemen Bij invoering van de TI zal steeds meer integratie plaatsvinden tussen de telefonie-omgeving en andere ICT systemen. Het te kiezen platform moet voorbereid zijn op deze integratie. Dit betekent onder meer dat het platform open standaarden dient te ondersteunen.

7.

Eigendomsrechten Het is van belang dat bij de beëindiging van contracten de rijksoverheid zonder belemmering de dienstverlening kan continueren. Om deze reden zal de overheid de te verwerven ICT componenten zoveel mogelijk in eigendom nemen of, als eigendom niet mogelijk is, langdurige gebruiksrechten bedingen (bij voorkeur eeuwigdurend). Deze koers is ook van toepassing op eventuele intellectuele eigendommen.

1.10 Afbakening van de Aanbesteding De Aanbesteding van alle Clusters wordt afgebakend in termen van deelnemende aanbestedende diensten en de gevraagde dienstverlening. Dit laatste komt in Deel 3 en de Appendices I van dit Beschrijvend Document aan de orde. In Bijlage F van dit Beschrijvend Document is de lijst van deelnemende organisaties opgenomen. Deze lijst is uitputtend, hetgeen betekent dat geen Deelnemers kunnen en zullen aan- of afhaken. De lijst kan wel gedurende de looptijd van de Overeenkomst worden aangepast als gevolg van organisatorische ontwikkelingen. Dit laatste komt ook nader aan de orde in paragraaf 1.12.

1.11 Omvang en Kengetallen In deze paragraaf wordt een indicatie gegeven van de omvang in volumes van de Aanbesteding. De indicatie van de omvang bestaat uit de verwachte aantallen aan te schaffen nieuwe poorten, gebaseerd op schattingen van de Deelnemers met de kennis van nu. Het is echter, onder meer door de invloed van technologische, personele en organisatorische ontwikkelingen, waarschijnlijk dat deze aantallen in de loop der tijd zullen wijzigen. Daarnaast geeft de relatief lange looptijd van de Overeenkomst meer onzekerheid over


november 2011

de exactheid van de nu genoemde aantallen. Het voorgaande heeft tot gevolg dat de in deze paragraaf opgegeven informatie, ondanks het feit dat deze met zorg is verzameld en verwerkt, onder voorbehoud is. Er kunnen aan deze informatie om die reden dan ook geen rechten worden ontleend.

Jaartal

Aantal nieuw af te nemen poorten

2012 2013 2014

10787 16660 17050

2015 2016

16725 17150

2017 2018

7000 5500

2019

5500

Totaal

96372

Tabel 1-1 Aantal nieuw in gebruik te nemen poorten t/m 2019

1.12 Commitment versus flexibiliteit In paragraaf 1.11 wordt een beeld geschetst van de afname van Producten en Diensten die op dit moment binnen de Overeenkomst wordt voorzien. Hoewel de opgave met grote zorg is samengesteld, moet deze als indicatief worden beschouwd. Hieraan kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. In de volgende paragrafen wordt stilgestaan bij een aantal oorzaken die ten grondslag liggen aan de onzekerheid rond de uiteindelijke afname van Producten en Diensten in het Cluster VoIP-centrales.

1.12.1.

Organisatorische veranderingen

De rijksoverheid is als organisatie steeds in beweging. Naast het samenvoegen of opdelen van organisaties om zo efficiënter en effectiever te kunnen opereren, is ook duidelijk dat de koers van een steeds verder ‘terugtredende overheid’ gevolgen heeft voor de organisatorische inrichting. Dit betekent dat het niet voorspelbaar is hoe de overheid in Nederland er qua organisatie in de toekomst uit zal gaan zien, maar zeker is dat samenvoegingen, fusies, opheffingen en dergelijke zullen blijven optreden. Dit heeft ondermeer tot gevolg dat de in Bijlage F opgenomen Deelnemerslijst de situatie weergeeft op het moment van Publicatie van de Aanbesteding, maar dat deze opgave kan veranderen. Dit kan echter uitsluitend gebeuren als gevolg van organisatorische wijzigingen.


november 2011

1.12.2.

Veranderende markt en behoeften

De telecommunicatiemarkt en de behoeften aan telecommunicatiediensten bij de gebruikers zijn sterk in beweging. De uitbreiding van mogelijkheden en functionaliteiten van vaste bedrijfstelefonie sinds de komst van op VoIP gebaseerde centrales, is één van de oorzaken achter deze beweging. Een andere oorzaak komt voort uit het feit dat aanbieders van mobiele telecommunicatiediensten in hun netwerk steeds meer functionaliteit bieden die voorheen alleen beschikbaar was in vaste infrastructuren. Door dergelijke ontwikkelingen ontstaat een dynamiek die enerzijds invloed heeft op de visie van de rijksoverheid op telecommunicatie en anderzijds op de behoeften bij de Deelnemers. Twee belangrijke ontwikkelingen die op het moment van aanbesteden een voorname rol spelen bij de overheid en de Deelnemers, en van invloed zijn op de vraag naar vaste bedrijfstelefonie, zijn: 1. Opgang mobiele communicatie Een belangrijke ontwikkeling binnen de telecommunicatiemarkt is de opgang van mobiele communicatie. Een aantal Deelnemers overweegt een deel van de vaste telecommunicatievoorzieningen te vervangen door mobiele faciliteiten. Als deze trend doorzet kan dat een lagere afname van vaste aansluitingen tot gevolg hebben. 2. Inrichting van de Telecom System Integrator De rijksoverheid onderzoekt de mogelijkheid om vaste telefoniefaciliteiten te clusteren, waarbij meerdere organisaties gebruik maken van één centrale omgeving. Ook deze ontwikkeling kan de afname beïnvloeden, maar de wijze waarop is nog onvoorspelbaar. Moderne, goed geïntegreerde, en kostenefficiënte faciliteiten zouden er toe kunnen leiden dat de rijksoverheid meer gebruik gaat maken van vaste infrastructuren. Aan de andere kant betekent het delen van faciliteiten ook dat er, in aantallen gezien, minder behoefte aan bepaalde Producten en Diensten ontstaat. Hoewel de bewegingen in de markt en de hiervoor beschreven ontwikkelingen binnen de overheid van invloed zullen zijn op de keuze voor en afname van telecommunicatiediensten, staat het vast dat vaste telecommunicatievoorzieningen in de komende jaren een belangrijke rol zullen blijven spelen. Het is echter de exacte grootte van deze rol die moeilijk is in te schatten. Deze onvoorspelbaarheid betekent echter niet dat de Opdrachtnemer geen invloed kan uitoefenen op de vraag naar vaste telecommunicatiediensten bij de Deelnemers. Een goede voorlichting over de mogelijkheden van de Producten en Diensten die vallen onder het Cluster VoIP-centrales


november 2011

kan de Deelnemers er van overtuigen dat juist met vaste telefonie de bedrijfsvoering het best wordt ondersteund. De Aanbesteder nodigt de Opdrachtnemer daarom nadrukkelijk uit om gedurende de looptijd van de Overeenkomst ook zelf zijn Producten en Diensten blijvend en actief onder de aandacht van de Deelnemers te brengen, om op deze wijze de afname van Producten en Diensten op een voor hem positieve wijze te beïnvloeden.

1.12.3.

Vervanging en onderhoud bestaande installaties

Telefooncentrales van verschillende merken zijn onderling slechts beperkt compatibel. Op basis van open standaarden is het weliswaar mogelijk om centrale apparatuur en randapparatuur onderling te koppelen, maar dit leidt tot een aanzienlijk verlies aan functionaliteit. Alleen binnen het eigen merk zijn alle mogelijkheden en functionaliteiten beschikbaar. De invoering, vanaf ontwerp tot en met realisatie, van een nieuwe telefooncentrale met bijbehorende toestellen vergt voor organisaties een forse inspanning en betekent over het algemeen een aanzienlijke investering. De invoering van een nieuwe telefooncentrale wordt daarom over het algemeen als apart project gedefinieerd waar zorgvuldige besluitvorming aan vooraf gaat. De budgetruimte, eventuele herhuisvestingsplannen, de verwachte TCO van de bestaande installatie, en de beschikbare interne menskracht om een implementatie te begeleiden, zijn onderwerpen die een rol spelen bij het besluit om bedrijfstelefonie te vernieuwen. Bij het publiceren van de aanbestedingsstukken voldoen de telefonievoorzieningen van een aantal Deelnemers niet meer aan de eisen die er aan worden gesteld. Deze Deelnemers zullen op enig moment gedurende de looptijd van de Overeenkomst hun telefooncentrales en randapparatuur vervangen door de Producten en Diensten van de Opdrachtnemer. Een aantal Deelnemers is daarbij al zo ver gevorderd in het interne besluitvormingsproces dat spoedig na ondertekening van de Overeenkomst tot het bestellen van apparatuur zal worden overgegaan. Voor andere Deelnemers geldt echter dat de invoering van nieuwe telefoonvoorzieningen pas recent is afgerond. Voor deze groep speelt vervanging of vernieuwing nu geen rol. Deze Deelnemers zullen de focus leggen op het onderhouden (en eventueel kleinschalig uitbreiden) van de bestaande installaties, en het is onzeker of en op welk moment gedurende de looptijd van de Overeenkomst zij nieuwe apparatuur gaan bestellen. Ten aanzien van het onderhoud van de bestaande installaties bij de Deelnemers geldt dat dit, om alle functionaliteit te behouden, dient te gebeuren met software en hardware die volledig compatibel is


november 2011

met het geïnstalleerde merk. Als de Opdrachtnemer van het nu aan te besteden Cluster VoIP-centrales hetzelfde merk voert als het merk van de Deelnemer, dan zal deze compatibiliteit geborgd zijn. Aan de Opdrachtnemer zal daarom in deze Aanbesteding tevens worden gevraagd om het onderhoud van bestaande installaties van hetzelfde merk over te nemen, met dien verstande dat bestaande onderhoudscontracten worden gerespecteerd. In hoofdstuk 10.4 van het Beschrijvend Document wordt beschreven hoe deze overname van onderhoud plaatsvindt. Als de Opdrachtnemer van het Cluster VoIP-centrales echter een ander merk voert dan het te onderhouden merk, dan verwacht de Aanbesteder dat de vereiste volledige compatibiliteit niet haalbaar is. In dat geval is de Deelnemer gerechtigd het onderhoud door een andere partij te laten uitvoeren, ook na afloop van het lopende onderhoudscontract. De Deelnemer (of de Opdrachtgever namens (een deel van) de Deelnemers) is derhalve gerechtigd, indien nodig, een nieuwe onderhoudsovereenkomst (of overeenkomsten) te sluiten specifiek voor de bestaande installaties waar de volledige compatibiliteit niet is geborgd. Voor de goede orde wordt vermeld dat onder het begrip ‘onderhoud’ in dit kader ook wordt gedoeld op kleine uitbreidingen aan bestaande installaties. Deze uitbreidingen mogen echter in omvang niet meer dan 20% van de bestaande installatie bedragen (poorten, toestellen, servers, etc.). Als een verdere uitbreiding noodzakelijk of gewenst is, dan dient de Deelnemer deze uitbreiding met de Opdrachtnemer van het Cluster VoIP-centrales te realiseren. De rijksoverheid heeft de ambitie om in de komende periode zoveel mogelijk Deelnemers op hetzelfde telefonieplatform onder te brengen. De Opdrachtgever is er daarom net als de Opdrachtnemer bij gebaat dat zoveel mogelijk Deelnemers (en daarmee ook de Deelnemers met een relatief nieuw platform) overgaan naar de Producten en Diensten die onder de nieuwe Overeenkomst vallen. In het kader van dit gezamenlijke doel ziet de Opdrachtgever een rol weggelegd voor de Opdrachtnemer om actief bij de Deelnemers mogelijkheden en alternatieven aan te dragen om de overstap naar het eigen platform beter haalbaar (en eventueel aantrekkelijker) te maken, met name als uitbreiding van bestaande installaties van een ander merk het meest voor de hand lijkt te liggen.

1.13 Consequenties lopende contracten Deelnemers aan OT2010 hebben op dit moment nog lopende contracten die gerespecteerd zullen worden. Deze Overeenkomsten kunnen zijn gesloten met de Aanbieder van OT2006, maar dat hoeft niet het geval te zijn. Deze bestaande contracten zullen niet allemaal tegelijk aflopen bij het ingaan van de nieuwe OT2010-


november 2011

Overeenkomst. De ingangsdatum van de overgang naar de geselecteerde Opdrachtnemer zal dus per Deelnemer variëren. OT2010 zal te allen tijde rekening houden met het feit dat lopende overeenkomsten op het vlak van deze Aanbesteding gerespecteerd en/of uitgediend moeten worden. Een Deelnemer zal geen gebruik meer maken van eventuele verlengingsmogelijkheden van huidige, lopende contracten, tenzij de in paragraaf 1.12.3 beschreven continuering van onderhoud van bestaande installaties van een ander merk dit noodzakelijk maakt. Informatie over lopende contractverplichtingen treft u aan in Bijlage F: Opgave deelnemende organisaties.


november 2011

2. Duurzaam ondernemen …………………………………………………………………………………………………………………………..

2.1

Duurzaam ondernemen en OT2010

Duurzaam ondernemen – ook wel maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) genoemd – is ondernemen waarbij evenwicht bestaat tussen economische, sociale en milieubelangen. Duurzame ondernemers kijken niet alleen naar hun winst- en verliescijfers, maar ook naar de gevolgen van hun bedrijfsactiviteiten voor mens en milieu. En niet alleen naar de gevolgen op korte, maar ook naar de gevolgen op lange termijn.

2.2

Overheid als marktpartij & voorbeeld

Op 30 juni 2005 heeft de Tweede Kamer een motie aangenomen van Koopmans (CDA) en De Krom (VVD), waarin staat dat bij rijksaankopen en rijksinvesteringen duurzaamheid als zwaarwegend criterium meegenomen moet worden. Er is daarbij sprake van een omkering van de bewijslast: de inkopen en Aanbestedingen dienen duurzaam te zijn, tenzij de departementen of hun diensten overtuigend aangeven waarom dat niet kan of is gebeurd. De overheid beschouwt het als haar taak om het duurzaam inkoopbeleid te stimuleren en te faciliteren en daarnaast de gegevens over de voortgang te verzamelen en daarover te informeren. Hiertoe is het programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden (DBO) opgericht en heeft tot doel dat overheden alle duurzaamheidaspecten integreren in de eigen bedrijfsvoering. Ook veel ICT-bedrijven zijn zich bewust van hun rol in de samenleving en zijn bezig met een vergroeningsslag. Zo is rond het energieverbruik in Nederland een Meerjaren Afspraak (MJA) afgesloten tussen het Ministerie van Economische Zaken en de brancheorganisatie van de ICT-bedrijven. Een brede doorsnede van ICT-bedrijven neemt inmiddels deel of heeft de intentie deel te nemen. Aanbieders moeten bij deze Aanbesteding opgeven hoe zij het principe van duurzaam ondernemen invullen in hun organisatie. Daarvoor dient Formulier VIII van Bijlage E ingevuld te worden. Hieronder staan enkele mogelijkheden en voorbeeldmethodes om duurzaam ondernemen te borgen in een organisatie. • ISO-14001-certificering of EMAS-registratie: het ISO-14001 certificaat eist dat het milieuzorgsysteem van een organisatie


november 2011

•

•

•

voldoet aan weten regelgeving, en dat het milieubeleid voorziet in een continu proces van verbetering. De EMASnormen zijn voor een groot deel vergelijkbaar met de ISO14001-eisen, met als extra dat voor een EMAS-registratie ook een verslag over duurzaamheid aan het jaarverslag moet worden toegevoegd. De sociale en milieuparagraaf in het jaarverslag: een organisatie kan in het jaarverslag aandacht besteden aan sociale en milieuaspecten. Beleidsdocument duurzaamheid: dit document geeft aan wat duurzaamheidbeleid inhoudt en hoe vaak het wordt geactualiseerd. Voldoen aan de voorwaarden voor toetreding tot de Meerjaren Afspraak.


november 2011

3. Marktconformiteit ………………………………………………………………………………………………………………………….

3.1

Achtergrond

Een belangrijk uitgangspunt bij de Aanbesteding van de dienstverlening is de marktconformiteit ervan, zowel bij aanvang van de Overeenkomst als gedurende de looptijd van deze Overeenkomst. De achtergrond van deze stelling is tweeledig: a. de overheid dient vanzelfsprekend verantwoord om te gaan met haar uitgaven op het gebied van bedrijfsvoering. Dit betekent in praktische zin dat de overheid diensten wil verwerven die in de markt algemeen geaccepteerd zijn en voor deze dienstverlening prijzen wil betalen die in de markt gebruikelijk zijn. Bovendien wil de overheid, gedurende de looptijd van de Overeenkomst, gebruik kunnen blijven maken van door de markt geïntroduceerde functionele verbeteringen in de dienstverlening. b. de overheid wil met OT2010 standaarddienstverlening verwerven, die toegevoegde waarde en stabiliteit heeft bewezen. Dit betekent dat de overheid vooralsnog geen diensten wil verwerven die aan het begin van hun life cycle staan, waardoor bij implementatie hiervan de kans op problemen in de bedrijfsvoering van de overheid zouden ontstaan. Om te waarborgen dat de dienstverlening marktconform is en blijft gedurende de looptijd van de Overeenkomst, zal de Opdrachtgever enkele instrumenten inzetten. De instrumenten en het gebruik ervan wordt in detail beschreven in Bijlage G en wordt in de volgende paragrafen kort geadresseerd.

3.2

Benchmarken

Benchmarking is een instrument dat de Aanbesteder onder bepaalde voorwaarden wil toepassen om zeker te zijn dat marktconformiteit wordt bereikt en behouden. De benchmark wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij, die aantoonbaar veel kennis heeft van de telecommunicatiesector, en veel ervaring heeft met benchmarken in het algemeen en met benchmarken in het telecommunicatiesector in het bijzonder. De inzet en methode van benchmarken wordt nader beschreven in Bijlage G en is opgenomen in de Overeenkomst.


november 2011

3.3

Meest begunstigdeclausule

In dit kader stelt de Aanbesteder dat de tarieven die voor OT2010 worden gecontracteerd voor de dienstverlening de laagste tarieven van de Aanbieder zijn, voor gelijksoortige dienstverlening binnen Nederland. Voor een meer gedetailleerde uitwerking van de meest begunstigde clausule en consequenties ervan voor de Opdrachtnemer wordt verwezen naar Bijlage G en de Overeenkomst.

3.4

Dienstverleningsverbetering-clausule

De Aanbesteder wil telecommunicatiediensten verwerven die niet alleen op het moment van het sluiten van de Overeenkomst marktconform zijn, maar ook gedurende de looptijd ervan. De Aanbesteder kan zich echter voorstellen dat door de verdergaande ontwikkeling van de technologie in de komende jaren diensten beschikbaar komen die vallen binnen de scope van de aanbestede telecommunicatie-diensten, maar waarvan een verbeterde functionaliteit kan worden verwacht. Als een dergelijk geval zich voordoet, wil de Opdrachtgever die verbeterde dienst afnemen van Opdrachtnemer. Onder verbetering van dienstverlening wordt mede verstaan de processen die nodig zijn om deze dienstverlening te operationaliseren (bijvoorbeeld, maar niet hiertoe beperkt, eenvoudigere facturering, betere rapportages, snellere oplevering van diensten, vernieuwde producten, etcetera). Om dit te borgen heeft de Aanbesteder een zogenaamde Dienstverleningsverbeteringsclausule in de Overeenkomst opgenomen. Een beschrijving hiervan wordt gegeven in Bijlage H.


november 2011

4. Marktoriëntatie ………………………………………………………………………………………………………………………….

4.1

Marktconsultatie ronde

Met gebruikmaking van de website van ICT~Office is in november 2010 een oproep gedaan aan geïnteresseerde bedrijven om deel te nemen aan een marktconsultatie ronde die door het projectteam OT2010 is geïnitieerd. Daarop is objectief een lijst vastgesteld met bedrijven die interesse hebben getoond in deelname aan de marktconsultatie, en hun diensten verlenen op het gebied waar deze Aanbesteding betrekking op heeft. In de voorbereidingsfase en ruim voor de Aanbesteding, zijn deze bedrijven door medewerkers van het projectteam benaderd. Aan hen zijn op gelijke wijze een aantal uitgangspunten ter toetsing voorgehouden.

4.2

Website

Alvorens het Beschrijvend Document behorend bij deze Aanbesteding te publiceren, heeft ook op een andere wijze een uitgebreide marktoriëntatie plaatsgevonden. Zo is voorafgaand aan de Aanbestedingen via de website www.ot2010.nl informatie over de Aanbesteding, waaronder concept programma’s van eisen, in het openbaar gecommuniceerd met de markt. Partijen hebben de gelegenheid gehad te reageren met vragen, suggesties en ander commentaar. Op allerlei manieren is bekendheid gegeven aan deze website, die voor alle marktpartijen op gelijke wijze toegankelijk is. Aan de beantwoording van de vragen op de website kunnen echter geen rechten worden ontleend. Slechts de schriftelijke beantwoording van vragen in de Nota’s van Inlichtingen maken onderdeel uit van de aanbestedingsstukken. De input uit deze oriënterende marktverkenningen heeft de Aanbesteder in de voorbereidingsfase geholpen om de opzet van de Aanbestedingen algemeen toegankelijk en marktconform te maken. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de communicatie die via de website is verlopen geen onderdeel uitmaakt van het Aanbestedingstraject zelf.


november 2011

DEEL 2. Procesgegevens


november 2011

5. Aanbestedingsprocedure …………………………………………………………………………………………………………………………….

5.1

BIBOB advies

Op deze Aanbesteding is de Wet bevordering van integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur met betrekking tot beschikkingen of overheidsopdrachten (Wet BIBOB), Staatsblad 347 van 20 juni 2002, van toepassing.

5.2

Contactgegevens

De communicatie over OT2010 zal zo veel mogelijk langs elektronische weg verlopen. Vragen over dit Beschrijvend Document zijn uitsluitend via e-mail aan de Projectgroep OT2010 voor te leggen. Het emailadres is: [email protected] Postadres: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties SBO-ICM / OT2010 T.a.v. de projectsecretaris T. Kersbergen Postbus 20011 2500 EA Den Haag Afleveradres: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties SBO-ICM / OT2010 T.a.v. de projectsecretaris T. Kersbergen Wilhelmina van Pruisenweg 52 2595 AN Den Haag (uitsluitend te gebruiken voor het overhandigen van Inschrijvingen) LET OP: Bij alle schriftelijke correspondentie vermelden:

‘Europese Aanbesteding OT2010, Cluster VoIP-centrales en ‘Vertrouwelijk , Niet Openen’.

5.3

De gekozen procedure

Deze Europese Aanbesteding geschiedt op basis van de Openbare procedure, als bedoeld in het Besluit Aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten(Bao). De Aanbesteding valt onder de GPAregeling (Government Procurement Agreement) zoals vastgesteld op 1 januari 1996.


november 2011

De Aanbesteder heeft hiertoe recentelijk een Aankondiging gedaan via www.aanbestedingskalender.nl en in het Supplement van het Officieel Bulletin van de Europese Gemeenschappen. Bij de Openbare procedure kunnen marktpartijen het Beschrijvend Document opvragen en een Inschrijving indienen naar aanleiding van de Publicatie van de betreffende opdracht. De Aanbesteder zal uit deze Inschrijvingen, op grond van objectieve selectie- en gunningscriteria die in dit Beschrijvend Document bekend zijn gemaakt, bepalen aan wie een Overeenkomst wordt gegund. Het gunningscriterium zal zijn: ‘de economisch meest voordelige Inschrijving’ (EMVI), nader uitgewerkt in hoofdstuk 7 van dit Beschrijvend Document. Voor een Openbare procedure geldt dat iedere geïnteresseerde partij een Inschrijving mag indienen en mag meedingen naar gunning van de opdracht. De Inschrijvers dienen zich te realiseren dat hun aanbod eenmalig en onvoorwaardelijk is met de Inschrijving die wordt ingediend. De Openbare procedure biedt geen ruimte voor het voeren van onderhandelingsgesprekken.

5.4

Aantal contractpartijen

Als resultaat van deze Aanbesteding komen twee overeenkomsten tot stand; één Overeenkomst met de Inschrijver die de economisch meest voordelige Inschrijving heeft ingediend, en één Schaduwovereenkomst met de Inschrijver die als tweede in de rangorde van economische meest voordelige Inschrijvingen is geëindigd. Meer informatie over de aard en de duur van de Schaduwovereenkomst staat beschreven in Bijlage N (Proof of Delivery en Schaduwovereenkomst). Als de situatie zich voordoet dat geen Inschrijver zich kwalificeert voor de Schaduwovereenkomst, dan zal deze niet worden gesloten, en zal alleen de Overeenkomst in werking treden.

5.5

Looptijd van de Overeenkomst.

De Overeenkomst voor het cluster VoIP-centrales heeft een initiële looptijd van twee jaar. In de Overeenkomst is de optionele mogelijkheid opgenomen om de Overeenkomst zes keer te verlengen, waarbij geldt dat de totale duur van deze verlengingen niet langer zal zijn dan zes jaar. De maximale looptijd van de Overeenkomst komt daarmee op acht jaar. Ten aanzien van de verlengingen wordt verder opgemerkt dat de Overeenkomst niet in de volle breedte van de dienstverlening hoeft te worden verlengd, maar dat er ook voor gekozen kan worden om slechts te verlengen ten behoeve van de continuering van het beheer en onderhoud.


november 2011

Bij het vaststellen van de looptijd van de Overeenkomst spelen de volgende overwegingen een rol: • •

• •

•

•

•

5.6

De verwachte migratie-inspanning bij aanvang en einde van het contract. De noodzaak om voor een wat langere termijn te kunnen beschikken over een gestandaardiseerd platform, mede om de systeemintegratie te vergemakkelijken en de daarin uit te voeren investeringen te kunnen uitnutten. De afschrijvingstermijn van eventuele investeringen. Veranderingen in technologie, producten en diensten in de markt. Bij zeer lange overeenkomsten bestaat het risico dat men niet langer kan beschikken over de beste producten en diensten. Van de overheid mag verwacht worden dat men, mede gelet op het grote volume, de markt niet langer ‘dichtparkeert’ dan nodig. De markt mag van de overheid een minimale contractduur (commitment) verwachten op basis waarvan men een goede omzet/winst prognose kan bepalen. De overheid profiteert daar op haar beurt van doordat dit zal leiden tot betere Inschrijvingen. Bij tevredenheid over de geboden dienstverlening (kwaliteit en prijs) wil de overheid binnen redelijke grenzen gebruik maken van verlengingsopties voor het beperken van de vervangingskosten (en inspanning) en de gebruikersoverlast, en het voorkomen van versnelde afschrijvingen.

Voorbehoud

De Aanbesteder heeft veel aandacht besteed aan het kwantificeren van zijn behoefte. Gezien het dynamische karakter van de telecommarkt met sterk convergerende producten en diensten, en de dynamiek bij de gebruikers van telecommunicatiediensten binnen de overheid, zal de kwantiteit aan veranderingen onderhevig zijn. Dit betekent ondermeer, dat gedurende de looptijd van de Overeenkomst het volume van een specifiek Cluster binnen de aanbestedingen van OT2010 kan teruglopen ten faveure van een ander Cluster, dat nu of in de toekomst in het kader van OT2010 wordt aanbesteed. De in dit Beschrijvend Document genoemde aantallen, capaciteiten, data en dergelijke zijn de beste inschatting die de Aanbesteder op dit moment kan maken over zowel de situatie bij aanvang als gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Voor de verkrijging van vergelijkbare offertes om tot een objectieve beoordeling te komen, dient de Inschrijver voor zijn Inschrijving uit te gaan van de opgegeven Deelnemers en verwachte capaciteitsbehoefte. De in dit Beschrijvend Document genoemde


november 2011

aantallen en planning kunnen daarbij als ondersteuning gebruikt worden. De Inschrijver kan hier echter geen rechten aan ontlenen. De Aanbesteder is gerechtigd de aanbestedingsprocedure op elk gewenst moment te beëindigen, zonder dat dit tot enige aansprakelijkheid jegens Inschrijvers leidt.

5.7

Communicatie en informatieverstrekking

Het is binnen de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten als vastgelegd in het Bao, niet toegestaan om tot aan het moment van de gunning inhoudelijk met individuele Inschrijvers over deze Aanbesteding of het Beschrijvend Document te communiceren. Vragen. Indien een Inschrijver echter vragen heeft ter verduidelijking van deze Europese Aanbesteding en de daarbij behorende documenten, dan wel opmerkingen heeft over onvolledigheden of onjuistheden in dit Beschrijvend Document en de daarin vermelde procedures, dan dient de Inschrijver deze vragen tijdig elektronisch te versturen naar de contactpersoon voor deze Europese Aanbesteding: De heer T. Kersbergen, Email: [email protected] Bij alle correspondentie vermelden: ‘Europese Aanbesteding OT2010, de naam van het Cluster van deze Aanbesteding en ‘Vertrouwelijk’. Vanaf het moment van de openbaarmaking van het Beschrijvend Document kunnen vragen hierover worden gesteld. De laatste vragen dienen uiterlijk 4 januari 2011 om 17.00 uur in het bezit te zijn bij de contactpersoon van deze Aanbesteding. Inschrijver dient voor het indienen van vragen gebruik te maken van het vragenformulier dat te vinden is in Bijlage E, Formulier XI. Uitsluitend vragen die op de voorgeschreven wijze worden ingediend, zullen in behandeling worden genomen. De beantwoording zal centraal worden gecoördineerd en op een zodanige wijze geschieden dat alle potentiële Inschrijvers gelijktijdig over dezelfde informatie beschikken. De anonimiteit van de vraagsteller blijft daarbij gewaarborgd. Frequente beantwoording zal plaatsvinden via Nota’s van Inlichtingen. Het is niet toegestaan functionarissen rechtstreeks te benaderen. De Aanbesteder heeft te allen tijde het recht om tot aan het moment van gunning, additionele vragen aan de Inschrijver te stellen ter verduidelijking van de Inschrijving. Het is de uitdrukkelijke en uitsluitende verantwoordelijkheid van de Inschrijver dat deze vragen op de juiste plaats binnen de eigen organisatie terecht komen. Dit


november 2011

betekent ondermeer dat de Inschrijver verantwoordelijk is voor vervanging bij afwezigheid, voldoende ruimte op emailboxen etc. Nota’s van Inlichtingen worden toegestuurd aan degenen die het Beschrijvend Document hebben opgevraagd. Overeenkomst. De inhoud van de Overeenkomst en de bijbehorende Bijlagen zijn ten behoeve van de uniformiteit en de vergelijkbaarheid voorgeschreven. U wordt echter wel de mogelijkheid geboden om over de Overeenkomst eventuele vragen te stellen of opmerkingen te maken. Deze zullen in een Nota van Inlichtingen worden beantwoord. Waar nodig, kunnen de ontvangen vragen en opmerkingen met betrekking tot de Overeenkomst voor de Aanbesteder aanleiding zijn tot een aanpassing van de tekst van de Overeenkomst. Bij de laatste Nota van Inlichtingen zal een, naar aanleiding van de vragen en opmerkingen, eventueel aangepaste versie van de Overeenkomst en de Bijlagen worden gevoegd. Dit is de definitieve versie en dient in die vorm integraal door de Inschrijver te worden geaccepteerd.

5.8

Dagen van Inlichtingen

De Aanbesteder zal op 2 december a.s. een Dag van Inlichtingen organiseren. Deze Dag van Inlichtingen zal worden gehouden bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Wilhelmina van Pruisenweg 52, 2595 AN Den Haag. Marktpartijen die door het opvragen van dit Beschrijvend Document hebben gereageerd, kunnen daarbij aanwezig zijn. Geïnteresseerden dienen zich echter wel alsnog voor deelname op te geven. Het opvragen van dit Beschrijvend Document op zich is dus niet voldoende om deel te kunnen nemen aan deze dagen. Men kan zich uiterlijk tot en met 28 november a.s. per e-mail opgeven bij het onder 6.2 genoemde e-mailadres. Per bedrijf kunnen maximaal drie personen deelnemen aan een Dag van Inlichtingen. Tijdens deze Dag van Inlichtingen zal het accent liggen op een nadere toelichting door de Aanbesteder. Daarnaast worden de van tevoren ingediende vragen zo zorgvuldig mogelijk beantwoord. De antwoorden op de vragen zullen eveneens schriftelijk en geanonimiseerd aan alle belangstellenden worden verzonden. Ook op de Dag van Inlichtingen zelf is het mogelijk schriftelijk vragen in te dienen. Beantwoording van die vragen zal in de meeste gevallen dan echter achteraf en altijd schriftelijk en geanonimiseerd, naar alle


november 2011

belangstellenden plaatsvinden. Op geen enkel moment zullen vragen individueel beantwoord worden. Indien daartoe aanleiding bestaat kan de Aanbesteder besluiten om een tweede Dag van Inlichtingen te organiseren. deze zal dan vooral in het teken staan van vooraf door de Aanbesteder ontvangen en veel gestelde vragen. In dat geval zullen de organisaties die het Beschrijvend Document hebben opgevraagd door de Aanbesteder voor deze tweede Dag van Inlichtingen worden uitgenodigd. Beide dagen zullen uitsluitend doorgang vinden als er voldoende belangstelling is. De Dagen van Inlichtingen zijn bestemd voor potentiële Inschrijvers, hetgeen betekent dat adviesorganisaties op het gebied van telecommunicatie niet tot de doelgroep behoren. Deze organisaties verwijzen wij naar de website.

5.9

Opening

Opening van de ontvangen Inschrijvingen zal plaatsvinden op 12 januari 2012. Uit overwegingen van efficiency is er voor gekozen om de communicatie geheel langs elektronische en/of digitale wijze te laten plaatsvinden. Dit betekent ondermeer dat uw Inschrijving in digitale vorm wordt verwacht (zie ook paragraaf 6.2.2). In de plaats van een openbare opening zullen alle Inschrijvers uiterlijk 2 dagen na de sluitingsdatum via email worden geïnformeerd over de identiteit van de marktpartijen waarvan tijdig een Inschrijving is ontvangen.

5.10 Planning Activiteit Uiterste datum inschrijving Dag van inlichtingen Dag van inlichtingen Sluitingsdatum opvragen Beschrijvend Document Sluitingsdatum stellen van vragen Uiterste datum voor de ontvangst van de Inschrijvingen Opening ontvangen Inschrijvingen Intern selectie- en gunningproces door de Aanbesteder Gunningadvies en besluitvorming door de stuurgroep OT2010 Opschortende termijn (v/h Alcatel-


Datum 28 november 2011, 17.00 uur 2 december 2011, (13.30-15.30 uur) 4 januari 2012, 17.00 uur 4 januari 2012, 17.00 uur 12 januari 2012, 12.00 uur ‘s-middags 12 januari 2012 13 januari – 3 februari 2012 6 – 9 februari 2012 10 t/m 24 februari 2012

november 2011

periode) en contractering Ingangsdatum van de Overeenkomst

Zo spoedig mogelijk na afronding van de opschortende termijn

Tabel 5-2 Planning Aanbesteding

Deze planning is ondervoorbehoud en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.


november 2011

6. Offerteprocedure 6.1

Inschrijving

De sluitingsdatum voor het indienen van aanbiedingen is gesteld op 12 januari 2012 om 12:00 uur ‘s-middags. Bij ontvangst van de Inschrijving zal een ontvangstbevestiging worden toegestuurd of overhandigd. In hoofdstuk 6.2 wordt nader ingegaan op de door de Inschrijver in te sturen documentatie. Voor de overige voorwaarden en vormvereisten waaraan de Inschrijving moet voldoen wordt verwezen naar hoofdstuk 6.3 en 7.2.

6.1.1.

Algemene gegevens voor de Inschrijving

Dit Beschrijvend Document is met zorg samengesteld. Mocht de Inschrijver desondanks tegenstrijdigheden of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient de Inschrijver deze zo spoedig mogelijk kenbaar te maken. Het indienen van een Inschrijving houdt in dat Inschrijver onvoorwaardelijk met de bepalingen, voorwaarden en procedure van de Aanbesteding, zoals beschreven in het Beschrijvend Document, instemt. Indien enig door de Aanbesteder aan Inschrijver verstrekt document volgens Inschrijver tegenstrijdigheden, onjuistheden of onduidelijkheden bevat, of indien Inschrijver bezwaren heeft tegen (onderdelen van) het Beschrijvend Document, waaronder de gehanteerde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, minimumeisen, gunningscriteria of de beoordelingsprocedure, dan dient Inschrijver dit zo snel mogelijk aan de Aanbesteder te melden. In ieder geval dient Inschrijver dergelijke bezwaren uiterlijk vijftien (15) kalenderdagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving, aan de Aanbesteder kenbaar te maken, zodat eventuele correctieve acties tijdig kunnen worden ondernomen. Na deze datum kan Inschrijver geen beroep meer doen op tegenstrijdigheden, onjuistheden of onduidelijkheden in de verstrekte documenten, noch kan hij bezwaar maken tegen de gehanteerde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, minimumeisen, gunningscriteria of de beoordelingsprocedure en heeft Inschrijver zijn rechten verwerkt om daarop enige aanspraak te baseren. Indien een bezwaar niet wordt gehonoreerd, kan de Aanbesteder in het belang van deze aanbesteding aan de betreffende Inschrijver een termijn van 15 kalenderdagen stellen waarbinnen deze – zo de


november 2011

betreffende Inschrijver dat wenst – met betrekking tot zijn bezwaar door betekening van een dagvaarding een kort geding aanhangig dient te maken. Indien deze termijn wordt overschreden zonder dat een kort geding aanhangig is gemaakt, vervalt ieder recht daartoe. Indien er tegenstrijdigheden voorkomen ten opzichte van wat op de website staat, dan prevaleert de tekst van dit Beschrijvend Document, tenzij op de website uitdrukkelijk anders wordt vermeld. Met Beschrijvend Document wordt hier bedoeld, dit beschrijvend document inclusief Bijlagen, Appendices, en eventuele Nota’s van Inlichtingen. Mocht er sprake zijn van onderlinge tegenstrijdigheden in de documenten die onderdeel uitmaken van het Beschrijvend Document dan geldt onderstaande rangorde: 1. In geval van tegenstrijdigheden in opgestelde Nota’s van Inlichtingen en het Beschrijvend Document inclusief Bijlagen, gaan de Nota’s van Inlichtingen in rangorde vóór op het Beschrijvend Document inclusief Bijlagen. 2. Indien Nota’s van Inlichtingen onderlinge tegenstrijdigheden bevatten, prevaleert een later opgestelde Nota van Inlichtingen boven de eerder opgestelde Nota van Inlichtingen. 3. Indien het Beschrijvend Document tegenstrijdigheden bevat, prevaleert Bijlage B van dit Beschrijvend Document: Overeenkomst Cluster VoIP-centrales. Niettegenstaande bovenstaande rangorde dienen Inschrijvers de Aanbesteder op de in dit Beschrijvend Document voorgeschreven wijze op de hoogte te stellen van tegenstrijdigheden. De Aanbesteder behoudt zich uitdrukkelijk het recht van nietgunning voor. Ondermeer politieke, beleidsmatige of budgettaire overwegingen kunnen aan een dergelijk besluit ten grondslag liggen, maar zullen slechts bij hoge uitzondering worden gehanteerd. De Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten.

6.1.2.

a)

Samenwerkingsverband en onderaanneming

Inschrijving in combinatie

Indien u niet zelfstandig de gevraagde Producten en Diensten kunt of wilt leveren, is de mogelijkheid aanwezig om u in te schrijven in combinatie met andere participanten, dan wel in de constructie van hoofdaannemer / onderaannemer. Bij Inschrijving in combinatie verklaart elke participant in de combinatie hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor de gestanddoening


november 2011

van de verplichtingen die voortvloeien uit de Inschrijving en de eventuele uitvoering van de Overeenkomst. U dient hiertoe Bijlage E van dit Beschrijvend Document, Formulier IV: Hoofdelijke aansprakelijkheid in te vullen. Indien wordt ingeschreven als combinatie dienen alle Formulieren van Bijlage E van dit Beschrijven Document door alle participanten aan de combinatie afzonderlijk ingevuld en met de Inschrijving ingediend te worden. Voorts dient iedere participant afzonderlijk de in paragraaf 7.2.2 van dit Beschrijvend Document genoemde verklaringen, bewijsstukken, accountantsverklaring en concerngarantie (indien van toepassing) aan te leveren. De in Formulier Ib van Bijlage E opgegeven penvoerder zal als enige aanspreekpunt worden beschouwd bij de uitvoering van de Overeenkomst. Dit betekent ondermeer dat, indien het tot een Overeenkomst komt, uitsluitend deze penvoerder uit de combinatie zal worden uitgenodigd om te reageren op een bestelling of offerteaanvraag in geval van een Speciale Dienst. b)

Inschrijving met onderaanneming

Indien u niet zelfstandig de gevraagde Producten en Diensten kunt of wilt leveren, is ook de mogelijkheid aanwezig om u in te schrijven in de constructie van hoofdaannemer / onderaannemer. Indien op het moment van Inschrijving reeds bekend is dat in de uitvoering van de werkzaamheden gebruik gemaakt zal worden van derde(n) dient de Inschrijver aan te geven welke derde(n) /partij(en) dit betreft en welke werkzaamheden deze derde(n)/ partij(en) concreet zullen uitvoeren. U dient hiervoor Bijlage E, Formulier V te gebruiken. Indien de onderaannemer een deel van de werkzaamheden zal verrichten dat boven de Europese Aanbestedingsgrens van EUR 125.000,- ligt dan moet hij ook zelf een Uniforme Eigen Verklaring aanbesteden invullen. Indien een beroep wordt gedaan op onderaanneming om te voldoen aan de geschiktheidseisen dan dient u hiervoor Bijlage E van dit Beschrijvend Document, Formulier V te gebruiken. Indien een Aanbieder zich beroept op financiële cijfers van een holding dient een schriftelijke verklaring van de holding of moedermaatschappij te worden afgegeven dat deze zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de uit rechtshandelingen van de dochteronderneming/ werkmaatschappij voortvloeiende schulden (artikel 2: 403 BW). U dient hiervoor Bijlage E, Formulier III in te


november 2011

vullen. In de verklaring dient tevens ten aanzien van een moeder/dochter-/zusterrelatie tussen de Aanbieder en andere ondernemingen, een organogram bijgesloten te worden waarop de naam, het adres en de vestigingsplaats van concern / holdingmaatschappij staat vermeld. De hoofdaannemer treedt altijd op als penvoerder namens de participanten. De als contractant bij OT2010 opgegeven partij zal als enige contractpartner worden beschouwd bij alle bestellingen. Dit betekent dat, indien het tot een Overeenkomst komt, uitsluitend deze partij uit het samenwerkingsverband zal worden uitgenodigd om te reageren op een bestelling of offerteaanvraag in geval van een Speciale Dienst.

6.1.3.

Masterfile

Deze Aanbesteding maakt deel uit van een serie Europese Aanbestedingen die in het kader van OT2010 in een overzienbaar tijdsbestek zijn of zullen worden gepubliceerd(zie hoofdstuk 1.8.2). Uit oogpunt van effectiviteit en efficiëntie is het van belang om de markt, in het kader van de aanbestedingsregels en goed Opdrachtgeverschap, open te benaderen. Marktpartijen hebben baat bij deze vorm van openbaarheid. Het stelt hen in staat juist die rol voor de overheid te vervullen, die toegevoegde waarde oplevert. Tegelijkertijd wordt bevorderd dat niet steeds dezelfde Aanbieders aan bod komen, zodat een evenwichtige situatie ontstaat. Tegenover de positieve kant van het Europese Aanbestedingstraject, staat de grote hoeveelheid werk die de Aanbesteder en de Inschrijver moeten uitvoeren. Voor een belangrijk deel betreft het werkzaamheden die opdrachtgebonden zijn, maar de ervaring leert dat met name in de selectiefase een deel van het werk steeds min of meer gelijk is. Dit betekent concreet dat de Aanbesteder en de Inschrijver voor iedere Europese Aanbesteding in het kader van OT2010 een deel van het voorbereidend werk opnieuw moeten doen, en dat heeft voor zowel de overheid als de Inschrijver financiële consequenties. Om de effectiviteit en efficiëntie voor alle partijen te vergroten, is voor de Europese Aanbestedingen binnen OT2010 een zogenaamde “Masterfile” aangelegd, met als doel om de hieronder vermelde selectiedocumenten, die normaliter bij iedere Europese Aanbesteding opnieuw moeten worden overlegd, slechts éénmaal vast te leggen en te archiveren. De geldigheidsduur van deze Masterfile zal beperkt blijven tot de periode waarin de aanbestedingsprocedures voor de verschillende


november 2011

Clusters van OT2010 lopen. Het mogelijke gebruik ervan zal steeds in het betreffende Beschrijvend Document worden vermeld. De mogelijkheid om de Masterfile te gebruiken is beperkt tot een aantal in dit Beschrijvend Document genoemde minimumeisen, te weten: • •

Concerngarantie. Uittreksel Handelsregister.

Indien de Aanbieder zich in eerdere of eventueel volgende Aanbestedingen volgens een niet-openbare of openbare procedure in het kader van Clusters van OT2010 heeft aangemeld of zal aanmelden, kan bij een volgende Aanbesteding volstaan worden met vermelding hiervan in de betreffende rubriek van Formulier Ib van Bijlage E. De Masterfile is niet van toepassing op de overige gegevens of criteria. Deze dienen bij iedere Inschrijving opnieuw te worden geadresseerd. Het blijft de verantwoordelijkheid van de Aanbieder om relevante tussentijdse wijzigingen aan de Aanbesteder te melden; het nalaten hiervan kan uitsluiting bij andere Aanbestedingen van OT2010 tot gevolg hebben. Op deze manier wil de Aanbesteder waar mogelijk dubbel werk voorkomen en tegelijkertijd volledig recht doen aan de regelgeving van Europese Aanbestedingen. De belangrijke en noodzakelijke onderdelen van het selectie- en gunningproces blijven op deze wijze overeind.

6.2

Inhoud en indeling van de Inschrijving.

6.2.1.

Inhoud van de Inschrijving

De Aanbesteder wil graag een concreet, volledig en helder idee krijgen van wat er wordt aangeboden. Inschrijvers wordt daarom gevraagd geen lange verhalen op te nemen die slechts zijdelings met het gevraagde te maken hebben. Alle punten in de als Bijlage C opgenomen Conformiteitlijst dienen in de Inschrijving juist, volledig en duidelijk te worden ingevuld, zodat de Aanbesteder eenduidig kan vaststellen in hoeverre de Inschrijving correspondeert met de door de Aanbesteder gestelde eisen. De door de Inschrijver ingevulde Conformiteitlijst is een onderdeel van de te sluiten Overeenkomst. Bij de uitvoering van leveringen en werkzaamheden in het kader van de OT2010-Overeenkomst zal de Inschrijver zijn Inschrijving voor het specifieke onderwerp waarop hij “Conform” heeft geantwoord onverkort en zonder nadere randvoorwaarden gestand moeten doen. De functionaliteit van de


november 2011

conform beantwoorde eisen en wensen dient in beginsel beschikbaar te zijn direct na inwerkingtreding van de Overeenkomst. Om onnodige investeringen te voorkomen, en om Inschrijvers te stimuleren een zo breed mogelijke functionaliteit aan te bieden, heeft de Opdrachtgever echter besloten dat een deel van de conform ingevulde eisen en wensen niet direct leverbaar hoeft te zijn vanaf de inwerkingtreding van de Overeenkomst. De Inschrijver mag concreet maximaal 10 eisen en 10 geconformeerde wensen opgeven die niet direct beschikbaar zijn. De functionaliteit die wordt gerepresenteerd door deze eisen en wensen zal echter uiterlijk zes maanden na aanvang van de Overeenkomst alsnog beschikbaar dienen te zijn. Deze regel omtrent de uitgestelde beschikbaarheid van functionaliteit geldt voor alle eisen en wensen uit Appendix Ia, met uitzondering van de eisen en wensen die vallen onder onderdeel 1.11 (Capaciteit). De eisen en wensen uit dit onderdeel dienen derhalve direct na inwerkingtreding van de Overeenkomst leverbaar te zijn. Meer informatie over deze uitgestelde beschikbaarheid van eisen en conform beantwoorde wensen staat vermeld in Bijlage N (Proof of Delivery en Schaduwovereenkomst). Houd er bij het tot stand komen van de Inschrijving rekening mee, dat de bijgevoegde Overeenkomst + Bijlagen één geheel vormen met dit Beschrijvend Document. Met andere woorden: bij het opstellen van uw Inschrijving is een goed inzicht van de Overeenkomst van groot belang. Daarin worden namelijk een aantal algemene voorwaarden genoemd waaraan voldaan moet worden. Mocht de Inschrijver nog specifieke informatie willen toevoegen, omdat dit de beoordeling van de Inschrijving kan beïnvloeden, dan dient de Inschrijver dit in een aparte, als zodanig geïdentificeerde, Bijlage getiteld “Extra informatie” te doen. Deze Bijlage mag niet gebruikt worden voor nadere toelichting op de Conformiteitlijst zelf of de Financiële aanbieding. Basis en uitgangspunt van uw Inschrijving is conformiteit van uw Inschrijving aan de gestelde eisen. Bij de bepaling van de economisch meest voordelige Inschrijving, op basis waarvan de gunning zal plaatsvinden, wordt uitsluitend gebruik gemaakt van de informatie die door de Inschrijvers is opgegeven in de aangeleverde Appendices. Mocht een Inschrijver echter menen een goede alternatieve oplossing te kunnen aanbieden, dan kan dit plaatsvinden in een Bijlage getiteld “Alternatieve oplossing”. Deze alternatieve aanbieding mag geen uitbreiding of beperking van de scope van de huidige Aanbesteding impliceren. De alternatieve Aanbieding kan en zal op geen enkele manier de gunning beïnvloeden, en zal, indien daar aanleiding toe bestaat, pas nadat de Overeenkomsten zijn getekend, geheel of gedeeltelijk, onderdeel kunnen uitmaken van overleg met de Inschrijver. Het is aan de Aanbesteder om te bepalen of de alternatieve aanbieding op dat


november 2011

moment bespreekbaar wordt gemaakt. Overleg over alternatieve aanbiedingen zal uitsluitend plaatsvinden met de geselecteerde Inschrijver. De Aanbesteder hecht, binnen bepaalde grenzen, grote waarde aan de creativiteit van marktpartijen en heeft de voorbereidingen en Aanbestedingen voor OT2010 daarom zo ingericht, dat marktpartijen goede mogelijkheden hebben om op basis van hun producten en diensten een passende offerte uit te brengen.

6.2.2.

Indeling van de Inschrijving

In onderstaande tabel wordt de voorgeschreven indeling van de Inschrijving weergegeven. In de eerste kolom staan de op te nemen hoofdstukken. Kolom twee geeft de omschrijving of onderverdeling van het betreffende hoofdstuk aan. Tenslotte wordt in de derde kolom aangegeven welk formaat wordt gewenst, welk Formulier dient te worden gebruikt of welke Bijlage van dit Beschrijvend Document dient te worden gehanteerd. De Inschrijver is verplicht om de in de tabel beschreven indeling te volgen. Varianten op de hieronder voorgeschreven indeling van de Inschrijving kunnen voor de Aanbesteder aanleiding zijn deze niet in de selectie- of gunningsfase te betrekken.


november 2011

Hoofdstuk

Aanbiedingsbrief Management samenvatting.

Formaat Formulieren of Appendix

Inhoud en onderdelen

In briefvorm en door een daartoe bevoegd persoon rechtsgeldig ondertekend op te nemen op CD-Rom. Op CD Rom

maximaal 2 A4 formaat

Hoofdstuk 1:

DEEL 1. Inschrijving- en selectiegegevens a. Uniforme Eigen Verklaring aanbestedingen

Hoofdstuk 2:

b. Inschrijvingsgegevens Bedrijfsprofiel, organisatiestructuur

Formulier Ib Formulier II

Algemene Verklaringen a. Concerngarantie

Formulier III

b. Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid c. Onderaanneming

Formulier IV Formulier V

d. Verklaring acceptatie Overeenkomst e. Akkoordverklaring conformiteit Bijlagen G,H,I,J,K,L,M.

Formulier VI Formulier VII

Hoofdstuk 3:

Hoofdstuk 4:

op CD of DVD Formulier Ia

Geschiktheidcriteria: a. Beschrijving, kennis, ervaring, kwaliteitssysteem, duurzaamheid. b. Verklaring financiële en economische draagkracht c. Referenties en klanttevredenheidsverklaring DEEL 2.Eisen gevraagde producten en diensten

Formulier VIII Formulier IX Formulier X op CD of DVD

Hoofdstuk 5:

Conformiteitlijst (invulling ongewijzigde Excelsheet)

Hoofdstuk 6

Financiële aanbieding (invulling ongewijzigde Excelsheets)

Bijlagen:

Extra informatie Alternatieve oplossing

Free format Free format

Prijslijst Uittreksel Beroeps- of Handelsregister.

Toevoegen ** Toevoegen

*

**

Appendices Ia en Ib van dit Beschrijvend Document* Appendix II van dit Beschrijvend Document*

Voor alle terug te sturen ingevulde documenten is als Appendix een Word – of Excelbestand toegevoegd De Prijslijst dient te voldoen aan de voorwaarden die zijn beschreven in Bijlage G (Marktconformiteit), en vergezeld te gaan van de eveneens in Bijlage G genoemde verklaring van een registeraccountant. Tabel 6-1 Voorgeschreven indeling van de Inschrijving.


november 2011

6.3

Aanvullende voorwaarden voor indienen Inschrijving

•

•

•

•

•

•

•

De Inschrijving dient op de aangegeven tijd en op de daarvoor aangewezen locatie te zijn ingediend. Als de Inschrijving overhandigd wordt dan dient dit te geschieden op het afleveradres bij het loket van de bewakingsdienst, al waar een ontvangstbevestiging zal worden afgegeven. Als juiste tijd wordt aangemerkt het aangegeven tijdstip op de locatie van het afleveradres. De in hoofdstuk 6.1 genoemde uiterste inlevermoment geldt in dit kader als fatale termijn voor het indienen van een Inschrijving. Een niet tijdig ingeleverde Inschrijving wordt derhalve terzijde gelegd en niet in de beoordeling betrokken. Het risico van vertraging in de postbestelling of anderszins berust volledig bij de Inschrijver. De Inschrijving is tenminste geldig tot 90 kalenderdagen na de uiterste inleverdatum en wordt in het geval van een gevraagde voorlopige voorziening, verlengd tot 28 dagen na de uitspraak van de rechter in eerste instantie. Tot die datum heeft zij het karakter van een onherroepelijk aanbod. De Inschrijving en alle verdere correspondentie en communicatie, met inbegrip van de correspondentie en communicatie -waaronder die met de help- of servicedesk-, die gedurende de looptijd van de Overeenkomst plaatsvindt, dient te geschieden in de Nederlandse taal. Tijdens de offertefase en in een eventuele latere fase bij de contractuitvoering, zal uitsluitend de Nederlandse taal als voertaal worden gebruikt. Een uitzondering hierop kan plaatsvinden als communicatie in het Engels plaatsvindt daar waar toegang tot specialistische kennis en expertise nodig is of communicatie op hoogste bestuurlijk niveau noodzakelijk is. Inschrijver zal zich in het kader van de aanbestedingsprocedure onthouden van ieder contact met personeel van de Aanbesteder, Deelnemers of voor de Aanbesteder werkzame adviseurs of (hulp)personen omtrent de onderhavige aanbestedingsprocedure, tenzij deze personen daartoe door de Aanbesteder uitdrukkelijk zijn gemachtigd. Deze contacten dienen in overeenstemming te zijn met het beginsel van vrije en eerlijke mededinging en mogen ook niet strijdig zijn met het aanbestedingsrecht. Indien Inschrijver hiermee in strijd handelt, kan de Inschrijving terzijde worden gelegd en als niet gedaan worden aangemerkt. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om de Aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen en niet tot gunning over te gaan. Inschrijvers


november 2011

•

•

•

•

•

•

•

hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze Aanbesteding. Door het uitbrengen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde. Ten overvloede wordt vermeld dat een Inschrijving als ongeldig terzijde zal worden gelegd, indien de Inschrijver, waar of op welke wijze dan ook, voorwaarden aan zijn Inschrijving toevoegt of enig voorbehoud bij zijn Inschrijving plaatst. Aan het opstellen en uitbrengen van een Inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor de Aanbesteder geen kosten verbonden. Eventuele kosten of schade welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze Aanbesteding (aan Inschrijver) zijn voor risico van de Inschrijver. Er wordt met nadruk op gewezen dat de Inschrijver zelf verantwoordelijk is voor de volledigheid en juistheid van zijn Inschrijving. Indien in een latere fase blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt, kan de Inschrijver van verdere deelname worden uitgesloten. Van de Inschrijver wordt verwacht dat hij strikte vertrouwelijkheid in acht neemt ten aanzien van de inhoud van de aanbestedingsdocumenten. De verstrekte gegevens mogen uitsluitend worden gebruikt voor de totstandkoming van de Inschrijving. Anderzijds behandelt Aanbesteder de inhoud van de Inschrijvingen evenzeer strikt vertrouwelijk en uitsluitend voor de totstandkoming van de beoordeling. De Inschrijver zal bovendien strikte vertrouwelijkheid in acht nemen bij alle vertrouwelijke informatie welke hem bekend is of wordt van de Deelnemers. De informatie welke hem ter beschikking staat, zal hij niet aan derden ter beschikking stellen en aan zijn personeel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het doen van de Inschrijving of uitvoering van dienstverlening binnen de Overeenkomst. Middels het doen van een Inschrijving geeft Inschrijver aan in te stemmen met de gevolgde aanbestedingsprocedure en de inhoud en bepalingen van de Aanbestedingsdocumenten. Het doen van een Inschrijving betekent tevens dat Inschrijver kennis heeft genomen van de elders in het Beschrijvend Document genoemde onzekerheden en hij dit geen belemmering vindt om aan te bieden. De Aanbesteder wijst er nadrukkelijk op dat branchevoorwaarden of algemene voorwaarden van de Inschrijver niet van toepassing zijn.


november 2011

7. Selectie en Gunning ……………………………………………………………………………………………………………………………

7.1

Inleiding

De tijdig ontvangen Inschrijvingen worden eerst beoordeeld op een aantal selectiecriteria. De selectiecriteria bestaan uit vormvereisten en minimumeisen (uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen). Deze zijn in paragraaf 7.2 beschreven. Het risico van ontbreken van informatie of antwoorden berust bij de Inschrijver. Het niet voldoen aan vormvereisten of minimumeisen kan met zich brengen dat de Inschrijving niet verder wordt beoordeeld en voor de rest van de procedure ter zijde wordt gelegd. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om, ook na de sluitingsdatum, aan de Inschrijver aanvullende bewijsstukken/verklaringen (waaronder mede wordt verstaan een accountantverklaring) te vragen ter bevestiging van de correctheid van onderdelen van de Inschrijving (waarmee onder andere wordt bedoeld het voldoen aan alle eisen en voorwaarden die in het Beschrijvend Document zijn geformuleerd, de juistheid van verklaringen, alsmede het voldoen aan weten regelgeving). Indien deze bewijsstukken niet of niet tijdig (in beginsel binnen 10 werkdagen) worden verstrekt of indien de bewijsstukken de juistheid onvoldoende aantonen, dan wordt de desbetreffende Inschrijving, als zijnde niet te zijn uitgebracht, terzijde gelegd zonder enig recht op vergoeding van welke kosten dan ook.

7.2

Vormvereisten en minimumeisen

7.2.1.

Vormvereisten

De vormvereisten voor de Inschrijvingen zijn: • De Inschrijving dient volledig en volgens de opgegeven structuur in hoofdstuk 6 te worden ingediend. • Inschrijvingen dienen geheel op digitale wijze in tweevoud te worden aangeleverd. Iedere versie, inclusief de rechtsgeldig ondertekende aanbiedingsbrief dient op een aparte CD of DVD, in een gesloten enveloppe, te worden aangeboden. • Ten overvloede wordt vermeld dat een Inschrijving als ongeldig terzijde zal worden gelegd, indien de Inschrijver, waar of op welke wijze dan ook, voorwaarden aan zijn Inschrijving toevoegt of enig voorbehoud bij zijn Inschrijving plaatst. • De Inschrijving dient in zijn totaliteit in pdf-format te worden aangeboden, bovendien zal de door Inschrijver in te vullen Appendix I-1(Conformiteitlijst) en Appendix II(Financiële


november 2011

•

• •

•

•

•

•

aanbieding) tevens, uiteraard gelijkluidend, in het door ons aangeleverde word- of excel-format aangeboden moeten worden. Het is de verantwoordelijkheid van de Inschrijver dat de aangeleverde CD’s of DVD’s leesbaar zijn. Inschrijvingen op onleesbare of herschrijfbare media worden terzijde gelegd en niet verder in de beoordeling betrokken. Met strafport bezwaarde Inschrijvingen worden geweigerd. Om een objectieve vergelijking mogelijk te maken, is er in dit Beschrijvend Document voor gekozen een voorgeschreven formaat toe te voegen om uw prijs- en tariefopgave te doen. Inschrijver is verplicht deze opgave in te vullen en dit formaat te volgen. Afwijkingen zijn niet toegestaan en leiden tot uitsluiting van deze procedure. De Inschrijving dient ingeleverd te worden in een dubbele enveloppe. Beide enveloppen dienen gesloten te zijn. De buitenste enveloppe dient geadresseerd te zijn aan de in paragraaf 5.2 genoemde contactgegevens, met de vermelding van “Aanmelding Europese Aanbesteding OT2010, Cluster VoIP-centrales, “Vertrouwelijk”, “Niet openen”. Daarbinnen zit de enveloppe met dezelfde vermelding, waaraan toegevoegd: de naam van de afzender. Inschrijvingen per fax of email en Inschrijvingen die niet op CD of DVD worden aangeleverd zullen niet worden geaccepteerd en als niet-besteksconforme Inschrijving terzijde worden gelegd. In de verifieerbaar rechtsgeldig ondertekende aanbiedingsbrief wordt van de Inschrijver een schriftelijke bevestiging verwacht, waarin ook staat aangegeven dat: o de Formulieren van Bijlage E correct zijn ingevuld; o de Inschrijving de in paragraaf 6.3 gevraagde geldigheidsduur heeft; o aan de Inschrijving voor de Aanbesteder geen kosten zijn verbonden; o mocht mandatering plaatsvinden voor de ondertekening van de Formulieren, dan moet hiervan melding worden gemaakt in de aanbiedingsbrief. De rechtsgeldigheid van de ondertekening moet blijken uit het door de Inschrijver toe te voegen Uittreksel van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De Inschrijving dient in het Nederlands te zijn opgesteld.

7.2.2.

minimumeisen (uitsluitingsgronden geschiktheidseisen)

Hieronder staan de minimum selectie-eisen voor de Inschrijver beschreven.


november 2011

De Inschrijver dient alle gegevens volledig en zonder enig voorbehoud aan te leveren. Voor de verklaringen/bewijsstukken geldt dat indien ze niet aangeleverd (kunnen) worden of niet recent zijn, dit een reden kan zijn om de Inschrijving van Inschrijver terzijde te leggen.

a)

Eigen verklaring omstandigheden

De Inschrijver dient de in Bijlage E van dit Beschrijvend Document, Formulier Ia: “Uniforme eigen verklaring aanbestedingen” naar waarheid in te vullen, stellig en zonder voorbehoud te ondertekenen. Indien de Inschrijver in strijd handelt met één of meer van de verplichtingen als genoemd in punt 2 (2.1 t/m 2.4) of punt 3 (3.1 t/m 3.6) van de Uniforme eigen verklaring aanbestedingen, zal de Inschrijver worden uitgesloten van de opdracht. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om in een latere fase alsnog te verzoeken binnen 10 kalenderdagen officiële bewijsstukken, waaronder aanvullende verklaringen te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in deze verklaring wordt verklaard, dan wordt de betreffende Inschrijver uitgesloten voor de gunning zonder enig recht op vergoeding van welke kosten dan ook. BIBOB advies Indien er een aanwijzing wordt gevonden dat een Inschrijver of zijn onderaannemer, dan wel een of meer van de participanten in de combinatie zich bevindt in één van de omstandigheden, genoemd in artikel 45 lid 3, onder a tot en met g, van de Bao, maar er nog onvoldoende informatie beschikbaar is om het uitsluiten van die Inschrijver of zijn onderaannemer dan wel een of meer van de participanten in de combinatie, of het doen laten vervangen van de onderaannemer of participant(en) te motiveren, dan zal advies worden gevraagd aan het Bureau Bevordering Integriteits Beoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB). Zie artikel 8 van de Wet BIBOB. b)

Bewijsstukken •

•

De Inschrijver dient een recent bewijs van Inschrijving van de onderneming in het nationale beroeps/handelsregister, zoals bedoeld in artikel 47 van de Bao te overleggen. Binnen vijftien werkdagen na een daartoe ontvangen verzoek van de Aanbesteder, dient de Inschrijver een recente en relevante Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG, of VOGrp voor rechtspersonen) te verstrekken, namens de Minister van Veiligheid & Justitie afgegeven door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG).


november 2011

Noot: Met betrekking tot de hierboven genoemde bewijsstukken, die mogelijk ook bij andere aanbestedingen te gebruiken zijn, worden ook kopieën geaccepteerd, onder de voorwaarde dat deze duidelijk leesbaar en door de Inschrijver gewaarmerkt zijn. N.B. Voor de Inschrijving van de onderneming in het nationale beroeps/handelsregister en voor de Verklaring Omtrent het Gedrag, mogen niet ouder zijn dan één jaar te rekenen vanaf de sluitingsdatum van deze Aanbesteding. Het indienen van bovengenoemde documenten met eerdere datum kan ertoe leiden dat de Inschrijving niet in behandeling wordt genomen. c)

Financiële en economische draagkracht art. 48 Bao

De Inschrijver dient met een accountantsverklaring aan te tonen dat hij in het laatst afgesloten boekjaar, waarvan de einddatum niet eerder is dan 31 december 2009, over een positief eigen vermogen beschikte. Deze kan worden toegevoegd aan Bijlage E van dit Beschrijvend Document, Formulier IX. Indien uit het jaarverslag blijkt dat Inschrijver in het laatst afgesloten boekjaar met een einddatum niet ouder dan 31 december 2009 over een positief eigen vermogen beschikte, neemt Aanbesteder genoegen met de accountantsverklaring zoals opgenomen in het jaarverslag, mits Inschrijver dan ook het jaarverslag als bijlage toevoegt. Als sprake is van een Inschrijving in de vorm van een combinatie van ondernemingen, dan dienen alle aan de combinatie deelnemende ondernemers aan te tonen dat zij in het laatst afgesloten boekjaar, waarvan de einddatum niet eerder is dan 31 december 2009, beschikten over een positief eigen vermogen. Indien de Inschrijver om te voldoen aan het gestelde in paragraaf 7.3c en 7.3d van dit Beschrijvend Document een beroep doet op middelen van een onderaannemer, dan dient de Inschrijver in Bijlage E van dit Beschrijvend Document, Formulier V aan te geven wie de betreffende onderaannemer(s) is (zijn) en welke onderdelen van de opdracht de betreffende onderaannemer(s) zal (zullen) uitvoeren. Daarnaast dient een verklaring, ondertekend door de betreffende onderaannemer(s), toegevoegd te worden waaruit blijkt dat de hoofdaannemer daadwerkelijk over de kwalificaties van de onderaannemer(s) kan beschikken.

d)

Technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid art. 49 Bao

De technische bekwaamheid dient ook te worden aangetoond aan de hand van ervaring op het gebied van het leveren van de in dit Beschrijvend Document gevraagde Producten en Diensten.


november 2011

Ter beoordeling van de ervaring van de Inschrijver op het gebied van het leveren van gelijksoortige Producten en Diensten als in deze Aanbesteding bedoeld, dient de Inschrijver over de jaren 2008, 2009 en 2010 gemiddeld een omzet van € 4 miljoen (ex btw) per jaar binnen de EU te hebben gerealiseerd. Formulier IX van Bijlage E biedt de gelegenheid uw omzet in de dienstverlening als gevraagd voor dit Cluster voor de jaren 2008, 2009 en 2010 op te geven. De omzetgegevens van het samenwerkingsverband zullen als geheel worden beoordeeld, hetgeen betekent dat de gegevens van de aan het samenwerkingsverband deelnemende ondernemers bij elkaar zullen worden opgeteld en als geheel zullen worden beoordeeld. De Aanbestedende dienst hecht aan de ervaring met vergelijkbare opdrachten bij voorkeur in Nederland. Om dit aan te tonen dient Inschrijver drie (3) referenties op te geven. Gebruik hiervoor Bijlage E: Formulier X. De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van de Inschrijver contact op te nemen met de verstrekte referenties. Onderstaande voorwaarden worden als uitsluitinggrond gehanteerd. Indien een referentie niet aan deze voorwaarden voldoet, wordt deze afgewezen: •

•

•

•

• •

e)

de Producten en Diensten dienen betrekking te hebben op en vergelijkbaar te zijn met de gevraagde Producten en Diensten, zoals vermeld in Appendix Ia Techniek en Functionaliteit en Appendix Ib Beheer en Organisatie. minimaal één van de drie (3) genoemde referenties dient betrekking te hebben op levering van een VoIP omgeving ten behoeve van ten minste 4000 gebruikers. bovendien dient minimaal bij nog één andere, van de drie (3) genoemde referenties de levering betrekking te hebben op een VoIP omgeving ten behoeve van ten minste 2000 gebruikers. het project moet turn-key zijn opgeleverd, d.w.z. advies, implementatie en projectmanagement moet onder de verantwoordelijkheid van de Inschrijver zijn uitgevoerd; van de geleverde installaties moet minimaal één jaar het onderhoud zijn uitgevoerd; de implementatie (werkende volledige oplevering) van het referentieproject dient na 1-1-2008 te zijn afgerond;

Concerngarantie

Een Inschrijver die zich beroept op financiële cijfers van een holding, zal een schriftelijke verklaring van de holding of moedermaatschappij moeten overleggen waaruit blijkt dat deze zich


november 2011

hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de uit rechtshandelingen van de dochteronderneming of werkmaatschappij voortvloeiende schulden (artikel 2: 403 BW). Als een beschrijving wordt ingediend die inhoudt dat de moedermaatschappij geen, geen volledige of geen onvoorwaardelijke garanties geeft, dan wordt niet voldaan aan deze minimumeis. U dient hiervoor Bijlage E van dit Beschrijvend Document, Formulier III in te vullen. In de verklaring dient tevens ten aanzien van een moeder-/dochter-/zusterrelatie tussen de Inschrijver en andere ondernemingen een organogram bijgesloten te worden.

f)

Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid

Indien de Inschrijver verwacht de uitvoering van (of onderdelen van) de gevraagde levering in samenwerking met andere organisaties te verrichten, wordt door de Aanbesteder van alle betrokken organisaties verlangd dat zij zich in een schriftelijke verklaring gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de juiste financiële en technische uitvoering van de opdracht. Gebruik hiervoor Bijlage E, Formulier IV. g)

Kwaliteit en duurzaamheid

Voor de Aanbesteder wegen ook aspecten als vakkundigheid, kwaliteit en klantgerichtheid zwaar. Daarom worden eisen gesteld aan de Inschrijver om een hoge kwaliteit te borgen. Kennis, ervaring en certificering dan wel het gebruik van een relevante standaardaanpak en kwaliteitsmanagement systeem zijn hierbij essentieel. In Formulier VIII uit Bijlage E van dit Beschrijvend Document, dient u de invulling in uw organisatie van onderstaande kwaliteitscriteria te adresseren. Met betrekking tot kwaliteit geldt als minimum selectie-eis dat de Inschrijver overlegt: • een geldig en relevant kwaliteitscertificaat waarmee alle voor de gevraagde dienstverlening verantwoordelijke organisatieonderdelen van de Opdrachtnemer worden afgedekt. Indien sprake is van onderaanneming of Inschrijving in combinatie dienen de onderaannemers of participanten in de combinatie eveneens aan deze minimumeis te voldoen. Het SBO heeft recht op inzage in het dossier van de certificerende partij, of • een standaardaanpak en kwaliteitsmanagementsysteem, die relevant zijn voor de gevraagde Dienstverlening en waaruit blijkt op welke wijze de aansturing en beheersing van activiteiten wordt gerealiseerd.


november 2011

Met betrekking tot duurzaamheid dient een beschrijving te worden gegeven van de manier waarop invulling aan duurzaam ondernemen wordt gegeven (bijvoorbeeld ISO-14001-certificering of daaraan gelijkwaardig, registratie bij EMAS of daaraan gelijkwaardig, of Eco management and Audit Scheme of daaraan gelijkwaardig). Dit blijkt ook ondermeer uit: • bewijs van toetreding tot de Meerjaren Afspraak (MJA), of • de sociale en milieuparagraaf in het jaarverslag: een organisatie kan in het jaarverslag aandacht besteden aan sociale en milieuaspecten, of • een beleidsdocument duurzaamheid dat aangeeft wat duurzaamheidbeleid inhoudt en hoe vaak het wordt geactualiseerd.

7.3

Gunningfase

7.3.1.

Inleiding.

In de gunningfase wordt de Inschrijving beoordeeld. Als wordt voldaan aan de eerder in dit hoofdstuk genoemde selectiecriteria, bestaande uit de vormvereisten en minimumeisen (uitsluitinggronden en geschiktheidseisen), wordt de Inschrijving door de Aanbesteder beoordeeld op basis van de “economisch meest voordelige Inschrijving (EMVI)”. De beoordeling om te komen tot de ‘economisch meest voordelige inschrijving” vindt plaats op de criteria beschreven in paragraaf 7.3.2

7.3.2.

Gunningscriteria

Minimumeis 1: Acceptatie van de Overeenkomst. Ongeconditioneerde acceptatie van de Overeenkomst die onderdeel uitmaakt van dit Beschrijvend Document is een minimum gunningeis waaraan voldaan moet worden. De Inschrijver dient daartoe bij het indienen van de Inschrijving door ondertekening van Bijlage E van dit Beschrijvend Document, Formulier VI, zonder voorbehoud akkoord te gaan met de inhoud van de algemene voorwaarden en bijbehorende Overeenkomst. Indien de Inschrijver niet akkoord gaat of aanvullende contractuele voorwaarden introduceert, wordt de Inschrijving als niet besteksconform terzijde gelegd. Minimumeis 2: Verklaring van conformiteit voor de Bijlagen van dit Beschrijvend Document: G: Marktconformiteit H: Procedure Dienstverleningsverbetering I: Rapportages


november 2011

J: SLA Parameters K: Kwaliteitsborging en auditing L: Financiële afhandeling M: Samenwerking Deelnemers en Extranet N: Proof of Delivery en Schaduwcontract Inschrijver dient daartoe Bijlage E van dit Beschrijvend Document, Formulier VII, zonder voorbehoud voor akkoord getekend te retourneren met de Inschrijving. Minimumeis 3: Ingevulde conformiteitlijst. (Appendix I van dit Beschrijvend Document) Bij het invullen van de conformiteitlijst dient de Aanbieder er rekening mee te houden dat een eis of wens uitsluitend met “Conform” (C) of “Niet-Conform” (NC) beantwoord kan worden. “Conform” betekent dat een Aanbieder ongeconditioneerd en zonder nader te stellen randvoorwaarden “ja” antwoordt op het gestelde door de Aanbesteder. De functionaliteit van de conform beantwoorde eisen en wensen dient in beginsel beschikbaar te zijn direct na inwerkingtreding van de Overeenkomst. Om onnodige investeringen te voorkomen, en om Inschrijvers te stimuleren een zo breed mogelijke functionaliteit aan te bieden, heeft de Opdrachtgever echter besloten dat een deel van de conform ingevulde eisen en wensen niet direct leverbaar hoeft te zijn vanaf de inwerkingtreding van de Overeenkomst. De Inschrijver mag concreet maximaal 10 eisen en 10 geconformeerde wensen opgeven die niet direct beschikbaar zijn. De functionaliteit die wordt gerepresenteerd door deze eisen en wensen zal echter uiterlijk 6 maanden na aanvang van de Overeenkomst alsnog beschikbaar dienen te zijn. Deze regel omtrent de uitgestelde beschikbaarheid van functionaliteit geldt voor alle eisen en wensen uit Appendix Ia, met uitzondering van de eisen en wensen die vallen onder onderdeel 1.11 (Capaciteit). De eisen en wensen uit dit onderdeel dienen derhalve direct na inwerkingtreding van de Overeenkomst leverbaar te zijn. Meer informatie over deze uitgestelde beschikbaarheid van eisen en conform beantwoorde wensen staat vermeld in Bijlage N (Proof of Delivery en Schaduwovereenkomst). Als een Inschrijver een eis met “Niet-Conform” beantwoord, heeft dit tot gevolg dat de Inschrijving wordt uitgesloten van het verdere beoordelingstraject. Als een Inschrijver een wens met “Niet-Conform” beantwoord, heeft dit tot gevolg dat hiervoor 0 punten wordt toegekend. Indien op een wens “C” (Conform) wordt ingevuld zal het corresponderende aantal punten worden toegekend. Alleen beantwoording van de eisen en wensen in de vorm “Conform” (C) en “Niet Conform”(NC) is toegestaan. Iedere afwijking hierop (waaronder “bijna helemaal ja”, in de toekomst wel…, of elke andere


november 2011

toevoeging ter verduidelijking, etc.) wordt door de Aanbesteder als “Niet-Conform” geïnterpreteerd. Minimumeis 4: Onvoorwaardelijke conformiteit met de gestelde eisen in de conformiteitlijst. (Appendix I van dit Beschrijvend Document) Indien een eis in de conformiteitlijst met Niet-Conform (NC) wordt ingevuld, wordt niet voldaan aan de minimumeis en wordt de Inschrijving terzijde gelegd. Minimumeis 5: Ingevulde prijsopgave conform voorgeschreven formaat. (Appendix II van dit Beschrijvend Document). Inschrijver dient alle prijs-/tariefvelden conform het voorgeschreven formaat, Appendix II in te vullen en aan te leveren. Zoals eerder is aangegeven, wordt alle informatie uit de Inschrijving vertrouwelijk behandeld, en alleen gebruikt voor de beoordeling van de Inschrijving zelf. Na gunning zal echter alle informatie van de (toekomstige) Opdrachtnemer, voor zover nuttig en noodzakelijk, aan de Contract Beheer Organisatie beschikbaar worden gesteld.

Volgorde

Minimumeis

Wegingsfactor

Minimumeis 1

Onvoorwaardelijke acceptatie van de Overeenkomst.

Knock-out criterium

Minimumeis 2

Verklaring van conformiteit met genoemde Bijlagen.

Minimumeis 3

Ingevulde conformiteitlijst.

Knock-out criterium Knock-out criterium

Minimumeis 4

Minimumeis 5

Onvoorwaardelijke conformiteit met de gestelde eisen in conformiteitlijst. Ingevulde prijsopgave conform voorgeschreven formaat.

Knock-out criterium Knock-out criterium

1. Criterium

Prijs

50%

2. Criterium

Kwaliteit

50%

Tabel 7-1 Minimumeisen en wegingsfactoren De conformiteit met de gestelde eisen is, in combinatie met de criteria kwaliteit en prijs, het onderwerp van de beoordeling en waardering van de Inschrijving.

7.4

Gunningsproces

Als de Inschrijving is beoordeeld aan de hand van de genoemde minimumeisen, zal een volgorde in scores worden opgesteld op basis van kwaliteit en prijs,


november 2011

a)

Gunningscriteria

De Aanbesteder streeft naar een optimale kwaliteit/ prijs verhouding voor de gevraagde dienstverlening. Daarom zijn er voor de genoemde criteria verschillende scoringsmethodieken van toepassing: • een methodiek voor de beoordeling van de kwaliteit in de vorm van invulling van de gevraagde wensen (Appendices Ia en Ib); • een methodiek voor de Prijs (Appendix II). De verhouding tussen de wegingsfactoren voor Prijs/Kwaliteit is 50 : 50. Het criterium Kwaliteit omvat eisen op het gebied van Techniek, Functionaliteit, Beheer en Organisatie (TFBO) èn wensen op het gebied van Techniek en Functionaliteit (TF). Door de Deelnemers wordt een zodanig hoge kwaliteit noodzakelijk geacht dat deze in de vorm van een aanzienlijk aantal eisen wordt uitgevraagd. Hier is voor gekozen omdat bij deze Aanbesteding vooral sprake is van standaard en algemeen gangbare diensten en producten. Er is dus geen sprake van een “prijs-aanbesteding”, want voor de overheid wordt de Kwaliteit zeker gesteld door de gegarandeerde conformiteit op de eisen. In de gunningsfase onderscheiden we minimumeisen en wensen. Op de laatste categorie worden Inschrijvingen gewogen om tot een ranking te komen.

b)

Toelichting beoordeling Gunningscriterium Kwaliteit

De score op het gunningscriterium Kwaliteit (Techniek, Functionaliteit, Beheer en organisatie) wordt bepaald door de mate waarin de Inschrijver voldoet en invulling geeft aan de wensen die zijn opgenomen in Appendix Ia (Techniek en Functionaliteit). De onderdelen Beheer en organisatie zijn onderdeel van het gunningscriterium, maar dragen, doordat ze volledig bestaan uit eisen, niet bij aan de score op dit criterium. De wensen, die in de Conformiteitlijst zijn opgenomen worden gebruikt om te bepalen welke van de ontvangen Inschrijvingen het beste voldoet aan het gunningscriterium “Kwaliteit”. De mate waarin hieraan wordt voldaan is medebepalend voor de beoordeling van de Inschrijvingen en zal uiteindelijk leiden tot een volgorde in scores van de Inschrijvingen. In paragraaf 8.2 wordt nader ingegaan op de totstandkoming van de scores op de gunningscriteria. De Inschrijver committeert zich om gedurende de looptijd van de Overeenkomst aan zijn invulling van de wensen te voldoen.


november 2011

c)

Toelichting gunningscriterium Prijs

Om een objectieve vergelijking mogelijk te maken is er in deze Aanbesteding voor gekozen een voorgeschreven formaat toe te voegen om uw prijs- en tariefopgave te doen (Appendix II en Bijlage D (Financiële aanbieding)). De Appendix bestaat uit een aantal werkbladen: • Invulinstructies. • Tarieflijst. • Een aantal werkbladen met referentieconfiguraties (voorbeeldconfiguraties). • Productgroep. • Tariefwegingslijst. Om goed vergelijkbaar en objectief de aangeboden prijzen te beoordelen, wordt de ‘Totaal Referentie Prijs’ (te vinden op het werkblad ‘Tariefwegingslijst’) van de verschillende Inschrijvers onderling vergeleken. In paragraaf 8.2 staat bij de beoordeling van het gunningscriterium ‘Prijs’ beschreven hoe deze vergelijking plaatsvindt. De ‘Totaal Referentie Prijs’ komt voort uit de vermenigvuldiging van de in de werkbladen met referentieconfiguraties berekende ‘Total Cost of Ownershop voor 5 jaar’ met een fictieve inzet in aantal van de betreffende referentieconfiguraties. De in Appendix II opgenomen hoeveelheden representeren geen raming van hetgeen in werkelijkheid zal worden afgenomen, maar moeten worden geïnterpreteerd als wegingsfactoren waarmee onderlinge verhoudingen worden weergegeven. Er vinden geen afronding plaats bij de berekening van (tussen)resultaten in Appendix II. Alle genoemde Appendices en hierbinnen gebruikte werkbladen, zijn als MS-Excel bestand aan dit Beschrijvend Document toegevoegd. Alle overige voorwaarden en eventuele extra toelichting met betrekking tot de Tarieven staan vermeld in Deel 4 van dit Beschrijvend Document, Bijlage D en Appendix II. Het resultaat van het gunningsproces zal in de vorm van een gunningadvies aan de stuurgroep worden voorgelegd. Na akkoord van de stuurgroep zal de Aanbesteder alle Inschrijvers zo spoedig mogelijk gelijktijdig schriftelijk in kennis van de gunningbeslissing die de relevante redenen voor die beslissing bevat. Hierbij geldt dat: 1. de mededeling door de Aanbesteder van de gunningsbeslissing geen aanvaarding inhoudt, als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, Burgerlijk Wetboek van het aanbod van de Inschrijver tot wie de mededeling is gericht. Aan die mededeling kunnen geen rechten worden ontleend;


november 2011

2. de Aanbesteder de Overeenkomst niet eerder gunt dan nadat een termijn van 15 kalenderdagen na verzending van de onder punt 1 genoemde mededeling van de gunningbeslissing, is verstreken. Indien een Inschrijver bezwaren heeft tegen de gunningbeslissing, dient de Inschrijver binnen 15 kalenderdagen na verzending van de mededeling door betekening van een dagvaarding een kort geding aanhangig te hebben gemaakt tegen de gunningbeslissing van de Aanbesteder. Indien binnen 15 kalenderdagen na verzending van de mededeling door betekening van een dagvaarding een kort geding aanhangig is gemaakt zal de Aanbesteder niet overgaan tot gunning van de Overeenkomst, voordat in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning gebiedt; 3. indien niet binnen 15 kalenderdagen na verzending van de gunningbeslissing een kort geding aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde Inschrijvers geen bezwaren meer maken naar aanleiding van de beslissing en hebben zij hun rechten terzake verwerkt. De Aanbesteder is in dat geval dan ook vrij om gevolg te geven aan de geuite beslissing; 4. in het geval de Aanbesteder beslist om de Overeenkomst niet te gunnen en eventueel de procedure opnieuw te beginnen, hij Inschrijvers zo spoedig mogelijk gelijktijdig in kennis stelt van de redenen daartoe; 5. de Aanbesteder bepaalde gegevens betreffende de gunning niet meedeelt indien openbaarmaking van die gegevens: • de toepassing van de wet in de weg zou staan, • met het openbaar belang in strijd zou zijn, • de rechtmatige commerciële belangen van ondernemers zou kunnen schaden, of • afbreuk aan de eerlijke mededinging tussen hen zou kunnen doen. Indien gedurende de genoemde periode van 15 kalenderdagen geen kort geding aanhangig is gemaakt, zal de Aanbesteder het initiatief nemen om zo snel mogelijk wederzijdse ondertekening van de Overeenkomst te realiseren.


november 2011

8. Beoordelingsmethodiek …………………………………………………………………………………………………………………………..

8.1

Wijze van beoordeling en beoordelingsteam

De Aanbesteder stelt in Appendix I, naast eisen ook een aantal wensen bij de dienstverlening. De Inschrijver dient ook bij deze wensen op te geven of hij deze kan en wil invullen. De reactie op deze wensen, die uitsluitend gegeven kan worden in de vorm van “C“ (Conform) of “NC” (Niet Conform), wordt gebruikt om de score op het gunningscriterium kwaliteit te bepalen, en daarmee tevens vast te stellen welke van de ontvangen Inschrijvingen, in combinatie met de prijs, het beste voldoet aan het criterium “de economisch meest voordelige aanbieding”. Het niet als conform opgeven van wensen zal echter nimmer leiden tot uitsluiting bij de verdere beoordeling, maar slechts tot toekenning van 0 punten. Inschrijvingen die de toetsing aan de selectiecriteria (paragraaf 7.2) succesvol hebben doorlopen, zullen vervolgens inhoudelijk worden beoordeeld. Het inhoudelijk beoordelen van de Inschrijvingen geschiedt aan de hand van de volgende stappen: Stap 1: de Aanbesteder heeft een beoordelingsmethodiek opgesteld om op een zo objectief mogelijke wijze een beoordeling te kunnen maken op basis van de in het Beschrijvend Document vermelde criteria. Stap 2: de ontvangen Inschrijvingen worden gecontroleerd of deze aan de minimum selectie- en gunningeisen voldoen. Indien dit het geval is, zal het voor deze Aanbesteding samengestelde tenderteam, verdeeld in een aantal beoordelingsgroepen, eerst individueel en vervolgens op groepsniveau een score per criterium vaststellen. Uitsluitend de specifiek daarvoor ingerichte beoordelingsgroep Financiën, zal op dat moment inzage krijgen in de Financiële aanbiedingen. De financiële aanbiedingen en bijbehorende scores worden pas aan de overige beoordelaars bekend gemaakt nadat zij hun beoordeling hebben ingeleverd. Stap 3: tenslotte worden in een overleg van het gezamenlijke tenderteam de groepsresultaten, inclusief het financiële gedeelte van de Inschrijvingen, ingeleverd, besproken en verwerkt tot een totaalresultaat. Dit resultaat zal als gunningsadvies aan de Stuurgroep OT2010 worden aangeboden.


november 2011

8.2

Weging van Kwaliteit en Prijs

Het Cluster VoIP-centrales kent de volgende hoofdgunningscriteria met bijbehorende wegingsfactoren: Onderdeel Prijs Kwaliteit

Wegingsfactor 50 50

Tabel 8-1 Hieronder volgt een uiteenzetting hoe de verschillende gunningscriteria worden beoordeeld, en hoe de scores tot stand komen. 1) Kwaliteit. Het gunningscriterium Kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van de door de Inschrijver ingevulde conformiteitlijsten (Appendix I). De eisen die op deze lijsten staan, gelden als minimumeisen. Dit betekent dat aan deze eisen geen punten worden toegekend. Het niet kunnen voldoen aan één van deze eisen leidt er toe dat de Inschrijving in zijn geheel niet in aanmerking komt voor gunning van de Overeenkomst. Aan de wensen daarentegen hoeft niet perse te worden voldaan. Hiervoor geldt wel dat als er aan wordt voldaan, er punten worden toegekend aan de Inschrijver voor het gunningscriterium Kwaliteit. Het aantal punten dat voor een “Conform” (C) beantwoorde wens kan worden gehaald, staat achter de wens in de kolom ‘maximale score’ vermeld. Een wens krijgt een score van 0 punten als deze als “Niet-Conform”(NC) is beantwoord. De berekening van de behaalde score op het gunningscriterium Kwaliteit vindt in de volgende twee stappen plaats: a.

Berekenen bruto scores De bruto score wordt berekend door het totaal aantal toegekende punten te delen door het maximaal haalbare aantal punten, en dit resultaat met 10 te vermenigvuldigen. In formulevorm: Bruto score = (aantal-gescoorde-punten / maximaal-tebehalen-punten) * 10

b. Normeren bruto scores De bruto scores van de Inschrijvers worden vervolgens genormeerd naar 10. Dit wordt gedaan door eerst de bruto score van de best scorende Inschrijver naar 10 te verhogen, en vervolgens de scores van de overige Inschrijvers naar rato te verhogen. In de volgende tabel staat een voorbeeld hoe een dergelijke normering er uit kan zien. Inschrijver B heeft in dit voorbeeld de hoogste score behaald, hetgeen betekent dat zijn score naar een 10 wordt genormeerd. De scores van de overige Inschrijvers worden met hetzelfde getal (10/9,21) vermenigvuldigd dat nodig was om de score van B naar 10 te normeren.


november 2011

Score

Genormeerde score (10/9,21) * 8,12 = ….

Inschrijver A

8,12

Inschrijver B

9,21

(10/9,21) * 9,21 = 10

Inschrijver C

7,51

(10/9,21) * 7,51 = ….

Tabel 8-2 2) Prijs Uit de Tariefwegingslijst (Appendix II) komt een totaalbedrag naar voren dat wordt gebruikt om de rangorde binnen het gunningscriterium Prijs te bepalen. Hiervoor wordt de volgende formule gebruikt:

 P( I )   *10 Score =  2 − P( L)   Waarbij: P(I) = het totaalbedrag van de Tariefwegingslijst zoals deze is aangeleverd door de te beoordelen Inschrijver. P(L) = het laagste totaalbedrag dat wordt aangetroffen op alle door de Inschrijvers ingeleverde Tariefwegingslijsten. Uit deze formule volgt dat een Inschrijver een negatieve score kan halen op het gunningscriterium ‘Prijs’ als zijn totaalbedrag meer dan twee keer hoger is dan het laagst aangeboden totaalbedrag. Op basis van de eerder aangegeven wegingsfactoren en de (genormeerde) eindscores die de Inschrijvers behalen bij de twee gunningscriteria, wordt de totaalscore per Inschrijver berekend. Voorbeeld: Stel: Een Inschrijver scoort een 8 op het gunningscriterium Kwaliteit, en een 7 op het gunningscriterium Prijs. Dan is zijn totaalscore op basis waarvan de uiteindelijke rangorde wordt bepaald: (8 * 50%) + (7 * 50%) = 4 + 3,5 = 7,5 Zowel bij de berekening van de scores op de gunningscriteria als bij de berekening van de totaalscore (eindscore) geldt dat (tussen)resultaten nergens worden afgerond. Als twee Inschrijvingen eindigen met een exact gelijke totaalscore (eindscore) dan zal van


november 2011

deze twee Inschrijvingen de Inschrijving die de hoogste score heeft op het gunningscriterium ‘Kwaliteit’ hoger eindigen in de uiteindelijke rangorde dan de Inschrijving die de lagere score op het gunningscriterium ‘Kwaliteit’ heeft.


november 2011

DEEL 3. Eisen aan de dienstverlening


november 2011

9. Algemeen De Producten en Diensten die worden verworven binnen het Cluster VoIP-centrales, zijn voornamelijk Producten en Diensten die nu al in de markt verkrijgbaar zijn. De Aanbesteder heeft bewust getracht zo veel mogelijk aan te sluiten bij wat nu al leverbaar is, en heeft slechts in een aantal gevallen hier een uitzondering op gemaakt. Het feit dat vrijwel volledig is aangesloten op bekende producten en diensten biedt de mogelijkheid om de geëiste en gewenste onderwerpen nauwkeurig te omschrijven, en dit vervolgens gericht uit te vragen. Dit gerichte uitvragen leidt er toe dat aan de Inschrijvers wordt gevraagd steeds expliciet aan te geven of aan de wens of eis kan worden voldaan. Er kan daarom slechts met ‘Conform’ of ‘Niet-Conform’ geantwoord worden (in Appendix I in te vullen als een ‘C’ of ‘NC’). De eisen en wensen zijn opgenomen in de conformiteitlijsten in Bijlage C en Appendix I. In dit deel 3 van het Beschrijvend Document treft u een nadere beschrijving aan van onderdelen van de conformiteitlijsten. Het doel hierbij is vooral om een aantal onderwerpen verder te verdiepen en van meer context te voorzien. De Aanbesteder gaat er van uit dat de Inschrijver bij de invulling van de eisen, wensen en informatievragen deze contextinformatie als basis neemt. De invulling van de conformiteitlijsten is leidend bij de beoordeling en gunning op het gunningscriterium ‘Kwaliteit’, maar de Inschrijver dient er rekening mee te houden dat ook het Beschrijvend Document – en daarmee deze contextinformatie- uiteindelijk onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst, en de hierin beschreven onderwerpen daarmee ook tijdens de uitvoering van de Overeenkomst van kracht zijn.


november 2011

10. Techniek en Functionaliteit 10.1 Positionering van het Cluster VoIPcentrales In deel 1 van dit Beschrijvend Document is aangegeven dat het Cluster VoIP-centrales een belangrijke rol speelt bij de plannen van de rijksoverheid om de telecommunicatievoorzieningen te moderniseren. Onder leiding van het TBGI wordt in dit kader onder andere de mogelijkheden onderzocht om uitgebreidere functionaliteiten aan de medewerkers ter beschikking te stellen, en wordt bekeken of het mogelijk en wenselijk is delen van de infrastructuur te consolideren. Het te selecteren Communicatiesysteem zal voor zover mogelijk moeten anticiperen op deze mogelijke vernieuwingen. Om deze reden is bij het opstellen van de eisen en wensen extra aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: 1. Bedrijfscontinuïteit De voorziene centrale inzetbaarheid van het Communicatiesysteem, en de noodzaak van een goede bereikbaarheid van de rijksoverheid, maakt dat het systeem een hoge mate van betrouwbaarheid moet hebben. De beschikbaarheid van de centrale systeemdelen (media servers en media gateways) zal daarom uitbreidbaar moeten zijn tot 99,999%. 2. Schaalbaarheid Bij realisatie van de TI wordt de VoIP omgeving ingezet voor medewerkers van verschillende departementen. Dit betekent dat de omgeving opgeschaald moet kunnen worden naar gebruik door grote aantallen eindgebruikers. Om deze reden wordt in het Cluster VoIP Centrales onderscheid gemaakt tussen een Communicatiesysteem en een Communicatieplatform. Een Communicatiesysteem is een VoIP implementatie waar 10.000 gebruikers op kunnen worden aangesloten die alle aangeboden functionaliteit (alle eisen en conform beantwoorde wensen) tot hun beschikking hebben. Om een groter aantal gebruikers aan te sluiten op één omgeving kan de opdrachtnemer er voor kiezen meerdere systemen te combineren tot een Communicatieplatform. Dit Communicatieplatform moet uitbreidbaar zijn tot 50.000 gebruikers. Vanuit het oogpunt van gebruikersbeheer mag er geen verschil bestaan tussen een Communicatiesysteem en een Communicatieplatform; de beheerder hoeft geen kennis te hebben van de toegepaste architectuur om dit beheer uit te voeren.


november 2011

3. Any device De rijksoverheid wil de mogelijkheid openhouden om volledige vrijheid te geven aan de eindgebruiker ten aanzien van de keuze voor de te gebruiken eindgebruikerstoestellen (laptop, smartphone, vast toestel, tablet, etc.). Het te selecteren Communicatiesysteem zal dit concept daar waar mogelijk dienen te ondersteunen. Om goed inzicht te krijgen in de mogelijkheden van het aangeboden platform op dit gebied, wordt in Appendix Ia techniek en functionaliteit de beschikbare functionaliteit per eindgebruikerstoestel uitgevraagd. Het “any device uitgangspunt” wordt ondersteund door het definiëren van één van deze eindgebruikerstoestellen als “Generieke SIP aansluiting”. Verder wordt er ingegaan op de werking van verschillende onderdelen van Unified Communicatie in combinatie met verschillende eindgebruikerstoestellen. 4. Locatie-onafhankelijk werken Rijksambtenaren zijn steeds minder gebonden aan één vaste werkplek op één kantoor. Een flexibelere inzet op de departementen, maar ook een (gedeeltelijke) ondersteuning van “het nieuwe werken”, leidt ertoe dat ambtenaren op wisselende locaties dezelfde communicatiefaciliteiten en mogelijkheden beschikbaar moeten hebben. In onderdeel 3 (functionaliteit) van Appendix Ia zijn eisen opgenomen ter ondersteuning van het flexwerken. Ook Unified Communicatie in onderdeel 5 (Unified communicatie) van Appendix 1a speelt bij locatie-onafhankelijk werken een belangrijke rol. 5. Interoperabiliteit tussen verschillende ICT systemen Bij invoering van de TI zal steeds meer integratie plaatsvinden tussen Communicatiesystemen en andere ICT systemen. Het te kiezen Communicatiesysteem moet voorbereid zijn op deze integratie. Dit betekent onder meer dat het platform zoveel mogelijk open standaarden dient te ondersteunen.


november 2011

6. Eigendomsrechten Het is van belang dat bij de beëindiging van contracten de rijksoverheid zonder belemmering de dienstverlening kan continueren. Om deze reden zal de overheid de te verwerven ICT componenten in eigendom nemen of, als eigendom niet mogelijk is, eeuwigdurende gebruiksrechten bedingen. Deze koers is ook van toepassing op eventuele intellectuele eigendommen. 7. Traditionele koppelingen Er wordt geprobeerd om zoveel mogelijk gebruik te maken van nieuwe technieken bij de inzet van de Communicatiesystemen. Desondanks bestaat bij de Deelnemers de behoefte om in voorkomende gevallen gebruik te blijven maken van traditionele koppelingen en technieken. Voorbeelden hiervan zijn: a. Koppelingen met bestaande telefonieomgevingen op basis van QSIG, ISDN en DPNSS. b. De inzet van personen zoek installaties (PZI) en het hierbij benodigde koppelvlak (ESPA). c. De inzet van IP DECT als draadloos communicatie middel, ondanks dat vergelijkbare functionaliteit kan worden verkregen door inzet van andere draadloze alternatieven zoals Voice over Wifi, GSM en Private GSM.

10.2 Indeling Producten en Diensten In deze Aanbesteding wordt onderscheid gemaakt tussen Basisdiensten en Speciale Diensten. In de volgende paragrafen wordt dit onderscheid nader toegelicht.

10.2.1.

Basisdiensten

Alle Diensten, Producten en Functionaliteiten die zijn opgenomen in de Appendices I en II vallen onder het begrip Basisdiensten. Basisdiensten zijn derhalve door de Aanbesteder specifiek omschreven (in eisen en wensen), waardoor het voor de Inschrijver mogelijk is de aard en de omvang van de werkzaamheden die horen bij de Basisdienst exact vast te stellen. Voor een aantal van deze Basisdiensten is in de Financiële Aanbieding (Appendix II) een apart Tariefcomponent opgenomen. Deze Basisdiensten kunnen dus apart worden getarifeerd. Als geen apart Tariefcomponent is opgenomen voor Basisdiensten, dan worden de kosten geacht te zijn opgenomen in de andere beschikbare Tariefcomponenten. Deze kosten kunnen derhalve in geen geval alsnog apart in rekening worden gebracht.


november 2011

Voorbeeld: Voor rapporteren (onder andere alle rapportages uit Bijlage I) en storingsafhandeling zijn in Appendix II geen aparte Tariefvelden beschikbaar. De kosten die hiermee gemoeid zijn, zal de Inschrijver daarom moeten opnemen in de overige wel beschikbare Tarieven. De Inschrijver kan deze kosten na gunning in geen geval alsnog apart in rekening brengen. Voorbeelden (niet uitputtend) van overige Basisdiensten die door de Opdrachtnemer geleverd dienen te worden, maar niet apart in rekening kunnen worden gebracht, zijn: • • •

Inregelen en beschikbaar stellen van het Extranet. Werkzaamheden met betrekking tot de Servicedesk. Inrichten trainingsruimte t.b.v. eindgebruikerstrainingen.

Voorbeelden van Basisdiensten die in Appendix II apart getarifeerd kunnen worden, zijn: •

Implementatie en Projectmanagement De Basisdienst Implementatie en Projectmanagement omvat het volledig werkend opleveren van het afgenomen onderdeel en de bijgehorende functionaliteit.

•

Service en Onderhoud De Basisdienst Service en Onderhoud omvat alle werkzaamheden met betrekking tot service en onderhoud van het desbetreffende onderdeel en bijbehorende functionaliteit conform de afgesproken SLA paramaters.

•

Plaatsen IP toestellen Bij de dienst "plaatsen IP toestellen" is de Opdrachtnemer verantwoordelijk voor het uitpakken, monteren, documenteren, plaatsen, aansluiten en aanmelden van de telefoontoestellen op de media server. Kortom de toestellen dienen werkend opgeleverd te worden op de relevante werkplekken. Indien de werkplek beschikt over een PC, thin client of zero client, dan dient het toestel tussen de walloutlet en de werkplek PC/thin client/zero client geplaatst te worden. Voor de verbinding tussen het IP toestel en een PC, thin client of zero client dient de Opdrachtnemer gebruik te maken van de netwerkaansluitkabel, die door de Deelnemer wordt geleverd. Als standaard bij het geleverde toestel een netwerkaansluitkabel wordt meegeleverd, heeft de Deelnemer ook de keuze om deze meegeleverde kabel te gebruiken. De Opdrachtnemer dient het verpakkingsmateriaal milieuvriendelijk te scheiden en af te voeren.

•

Eindgebruikers trainingen Dienstverlening ten behoeve van het trainen van eindgebruikers. Trainingen dienen per gevraagde tijdsduur te worden


november 2011

aangeboden. De uiteindelijke duur van de trainingen zal nader bepaald worden. •

Beheerders trainingen Dit betreft trainingen ten behoeve van beheerders. Trainingen dienen per gevraagde tijdsduur te worden aangeboden. De uiteindelijke duur van de trainingen zal nader bepaald worden.

10.2.2.

Speciale Diensten

Onder Speciale Diensten wordt de levering verstaan van Producten en Diensten die vallen binnen de scope van de Aanbesteding, maar waarvan de aard en omvang van de werkzaamheden vooraf niet exact zijn te bepalen. Deze Producten en Diensten kunnen daarom niet vooraf van een vastgesteld Tarief worden voorzien. Kenmerkend voor een Speciale Dienst is dat voorafgaand aan de uitvoering van de dienstverlening door de Opdrachtnemer een offerte dient te worden uitgebracht. De Opdrachtgever heeft de keuze om gebruik te maken van deze offerte, of de betreffende Speciale Dienst alsnog zelf uit te voeren. In veel gevallen zal een offerte voor een Speciale Dienst (deels) bestaan uit de levering van Producten of Diensten die wel in de Tarieflijst zijn opgenomen. Ook de verschillende uitgevraagde uurtarieven vormen hier een voorbeeld van. De Opdrachtnemer dient zijn offerte waar mogelijk in te richten op basis van deze bekende en al geprijsde Producten of Diensten. De offerte dient verder waar mogelijk te zijn opgesplitst in logische eenheden waarmee de verschillende soorten werkzaamheden en de daarmee gepaard gaande inspanning optimaal tot uitdrukking komen. Voorbeelden van Speciale Diensten zijn: •

DECT meting Bij afname van de speciale dienst "DECT Meting", is de Opdrachtnemer verantwoordelijk voor het uitvoeren van een DECT meting om de locatie van de DECT zenders en het aantal DECT zenders te bepalen. Er wordt een rapport opgesteld waarin onder meer de resultaten van de uitgevoerde metingen en foto's van de locaties waar de zenders geplaatst dienen te worden, zijn opgenomen.

•

Advies- en ontwerpdiensten De Opdrachtnemer dient op verzoek van de Opdrachtgever advies- en ontwerpdiensten te verrichten. Deze Diensten hebben als doel te komen tot een goede implementatie en gebruik van de aangeboden oplossing. Onder andere de volgende advies- en ontwerpdiensten kunnen worden aangevraagd: o Technisch ontwerp Hierbij wordt ingegaan op de technische mogelijkheden


november 2011

o

o

o

o

o

•

van het aangeboden Communicatieplatform of Communicatiesysteem, en de applicaties, om tot een uitgewerkt technisch ontwerp te komen. High level design Hierbij wordt ingegaan op de technische mogelijkheden van het aangeboden Communicatieplatform of Communicatiesysteem, en de applicaties, om tot een uitgewerkt high level design te komen. Functioneel ontwerp Hierbij wordt ingegaan op de functionele mogelijkheden van het aangeboden Communicatieplatform of Communicatiesysteem, en de applicaties, om tot een uitgewerkt functioneel ontwerp te komen. Low level ontwerp Deze dienst betreft het opstellen en documenteren van het low level ontwerp van het aangeboden Communicatieplatform of Communicatiesysteem en onderliggende systemen. Nummerplan Deze dienst betreft het opleiden van de Deelnemer bij het opstellen van een nummerplan. Ook kan de Opdrachtnemer gevraagd worden om te assisteren bij het opstellen van een nummerplan, het evalueren van een bestaand nummerplan, of bij het combineren van verschillende nummerplannen tot één nieuw nummerplan. IP Nummerplan De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het uitwerken van het IP nummerplan in relatie tot het IP telefoniesysteem en aanverwante apparatuur en applicaties

VoIP Readyness Test Bij de dienst "VOIP readyness test", is de Opdrachtnemer verantwoordelijk voor het uitvoeren van een VOIP readyness test van het LAN/WAN om te bepalen of het netwerk geschikt is voor voice over IP en voldoet aan de gestelde eisen betreft delay, jitter en packet loss. Er wordt een rapport opgeleverd met een beschrijving van de uitgevoerde testen en eventuele punten die niet voldoen.

10.3 Functionaliteit In de Tarieflijst in Appendix II is onder de kop ‘Gebruikersfunctionaliteit’ als eerste de mogelijkheid gegeven om een Tarief op te geven voor de Basis Functionaliteit. Iedere gebruiker of werkplek die op het Communicatiesysteem wordt


november 2011

gedefinieerd zal in de praktijk worden voorzien van Basis Functionaliteit. Deze Basis Functionaliteit betreft alle in Appendix Ia opgenomen Functionaliteit waarop de Inschrijver ‘Conform’ heeft geantwoord, met uitzondering van de Functionaliteit die valt onder de andere genoemde onderdelen onder de kop ‘Gebruikersfunctionaliteit’ in de Tarieflijst. Voor deze ‘andere genoemde onderdelen’ geldt dat deze niet altijd losstaand kunnen worden afgenomen, maar veelal alleen inzetbaar zijn als toegevoegde Functionaliteit. Deze niet losstaand af te nemen onderdelen wordt in dit beschrijvend document daarom aangeduid onder de term ‘Toegevoegde Functionaliteit’. Onder Toegevoegde Functionaliteit vallen de volgende onderdelen: • • • • • • • • • • •

Agent functionaliteit Supervisor functionaliteit. Multimedia contact center agent functionaliteit. Bedienpost. Bedienpost - Brailleregel. Bedienpost - Audio Feedback. Integratie mobiel toestel, geen smartphone. Integratie smartphone. Unified Communicatie basis functionaliteit. Unified Communicatie softphone functionaliteit. Softphone.

In het volgende schema wordt weergegeven aan welke gebruikersfunctionaliteiten de Toegevoegde Functionaliteiten kunnen worden toegevoegd.


november 2011

10.4 Onderhoud van VoIP installaties In paragraaf 1.12.3 is stilgestaan bij het feit dat bij de koppeling van VoIP centrales van verschillende merken veel functionaliteit verloren gaat. Dit wordt veroorzaakt doordat de (samenhang van) functionaliteit binnen systemen veelal is gebaseerd op eigen (´proprietory´) software. In de markt zien we dat potentiële Inschrijvers zich over het algemeen hebben gespecialiseerd in levering en onderhoud van hooguit een beperkt aantal verschillende merken systemen. Deze situatie levert voor deze Aanbesteding een bijzondere situatie op, omdat bij de Deelnemers op het moment van contracteren nog diverse systemen in gebruik zullen zijn die niet zijn afgeschreven en die van een ander merk zijn dan het merk dat de Opdrachtnemer gaat leveren. Het op voorhand vragen aan de markt om alle mogelijke aanwezige systemen ook in onderhoud te nemen, strookt niet met de hiervoor aangehaalde marktsituatie, en zou naar verwachting veel potentiële Inschrijvers doen afhaken. Aan de andere kant wensen de Deelnemers uiteraard wel dat het onderhoud aan hun bestaande systemen gecontinueerd kan worden. Het voorgaande heeft er toe geleid dat er bij deze Aanbesteding drie verschillende situaties worden onderscheiden ten aanzien van het onderhoud van systemen. Voor ieder van deze situaties gelden verschillende ‘spelregels’ voor het onderhoud: 1. Onderhoud nieuw aangeschafte systemen De Deelnemers kunnen na inwerkingtreding van de Overeenkomst alleen nog nieuwe systemen afnemen onder deze nieuwe Overeenkomst. Omdat de Opdrachtnemer tevens is geselecteerd op zijn mogelijkheden om de door hem geleverde systemen te onderhouden, kunnen nieuwe systemen uitsluitend in onderhoud worden gegeven bij de Opdrachtnemer. 2. Onderhoud bestaande systemen van hetzelfde merk Voor bestaande systemen van hetzelfde merk als het door de Opdrachtnemer aangeboden merk geldt dat de Opdrachtnemer deze op verzoek van de Deelnemer in onderhoud dient te nemen. Als de releasedatum van de geïnstalleerde software op een bestaand Communicatiesysteem niet ouder is dan 2 jaar, gemeten vanaf het moment dat het verzoek tot overname van onderhoud wordt gedaan, dan geschiedt deze overname kosteloos. De Deelnemer biedt voor overname de Opdrachtnemer de gelegenheid de bestaande installatie te schouwen. De Deelnemer gaat vanaf het moment van overname voor het onderhoud het maandelijkse Tarief voor Service en Onderhoud betalen zoals is opgenomen in de Tarieflijst. Voor de goede orde wordt gemeld dat de Deelnemers nog


november 2011

lopende contractuele verplichtingen kunnen hebben voor onderhoud, zodat van een overdracht van onderhoud pas sprake kan zijn na afloop van deze contracten. In Bijlage F staat aangegeven welke contractuele verplichtingen de verschillende Deelnemers hebben. 3. Onderhoud bestaande systemen van een ander merk CommunicatieSystemen van Deelnemers van een ander merk dan het door de Opdrachtnemer aangeboden merk, worden niet voor onderhoud aan de Opdrachtnemer aangeboden. De Deelnemers waar deze situatie van toepassing is, hebben in dit geval de optie om ook na beëindiging van bestaande contractverplichtingen het onderhoud opnieuw elders in de markt te beleggen. De Aanbesteder wijst er op dat onder het begrip onderhoud, zoals dat hiervoor onder de punten 2 en 3 is geadresseerd, meer wordt verstaan dan alleen het up-to-date houden van bestaande software. Het betreft in dit geval alle leveringen en diensten die nodig zijn om een bestaande installatie voor de Deelnemer in stand te houden. Voorbeelden van deze leveringen en diensten zijn (niet uitputtend): •

•

•

Het uitbreiden van de bestaande installatie. Deze uitbreidingen mogen echter in omvang niet meer dan 20% van de bestaande installatie bedragen (poorten, toestellen, servers, etc.). Het continueren van bestaande dienstverlening. Hier wordt alle dienstverlening onder verstaan die nodig is voor het in bedrijf houden van de installatie. Te denken valt aan adviesdiensten over aanpassingen en uitbreidingen, het opstellen van functionele en technische ontwerpen, en alle diensten die noodzakelijk zijn in relatie tot het incidentmanagement (storingsmelding, storingsafhandeling, etc.). Het updaten en upgraden van geïnstalleerde software.


november 2011

11. Organisatie en Beheer 11.1 Inleiding Binnen de overheid vinden veel organisatorische en technische ontwikkelingen plaats. In onderstaande paragraaf zijn de verschillende voor OT2010 relevante actoren bij de overheid beschreven. De actoren zijn onderverdeeld in rollen en welke overheidsorganisatie deze rol op het moment van Aanbesteding vervult. Het is mogelijk dat gedurende de looptijd van de Overeenkomst verschuiving van rollen tussen de overheidsorganisaties plaatsvindt.

11.2 Actoren De voor de OT2010 dienstverlening relevante actoren zijn: • Opdrachtgever: Dit is de rechtspersoon die de formele wederpartij van Opdrachtnemer is bij de Overeenkomst. In de praktijk zal de Opdrachtgever een Contract Beheer Organisatie aanwijzen om het beheer over de betreffende Overeenkomst te voeren. • Contract Beheer Organisatie: de organisatie die namens de Opdrachtgever en Deelnemers het beheer over de Overeenkomst voert. • Deelnemers: Hiermee worden de partijen bedoeld namens wie de Overeenkomst is aanbesteed en die Diensten en Producten zullen afnemen op grond van de Overeenkomst. • System Integrators (SI): hiermee worden partijen bedoeld die namens één of meerdere Deelnemers de levering en integratie van ICT-diensten verzorgt. Een SI kan de volgende organisatievormen hebben: o een interne ICT-afdeling binnen een Deelnemer; o een ICT-afdeling die voor meerdere Deelnemers werkt (een zogenaamde shared service); o een externe ICT-Aanbieder die op basis van een outsourcingsovereenkomst de diensten levert. Voor de Opdrachtnemer zal de SI in veel gevallen het gezicht van de Deelnemer zijn. • Het Directoraat Generaal OBR (DGOBR) Het Directoraat Generaal OBR van het Ministerie van BZK is beleidsverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van het Rijk. DGOBR kent de volgende organisatieonderdelen: o Een beleidsdirectie waar het (strategisch) beleid op het gebied van ICT voor het rijk wordt vastgesteld. De directeur van deze beleidsdirectie is CIO van het Rijk en voorzitter van de Interdepartementale Commissie voor


november 2011

o

o

CIO’s (het ICCIO). De Opdrachtnemer zal doorgaans geen direct contact hebben met deze organen, maar wel de gevolgen ervaren van eventuele beleidsuitspraken, bijvoorbeeld rondom standaardisatie. De Contract Beheer Organisatie (CBO) is momenteel belegd bij SBO-ICM (Strategisch Beheer Organisatie Interdepartementaal Contractmanagement). Zij zorgt ervoor dat de Overeenkomst compliant, efficiënt en doelmatig wordt nagekomen. De CBO is, met uitzondering van de operationele dienstverlening, het contactpunt voor de Opdrachtnemer waar het de Overeenkomst betreft. Wijzigingen op de Overeenkomst kunnen enkel door de CBO behandeld worden. Voor de Overeenkomst zal de precieze verdeling van (contractuele) bevoegdheden tussen de CBO en de Deelnemers in een Bijlage bij de Overeenkomst dan wel in het Dossier Afspraken Procedures (DAP) worden vastgelegd. Overeenkomstig de bundeling van contracten leveranciersmanagement bij de Overeenkomst zullen gedurende de looptijd ook de financiële processen gebundeld worden. De positionering van deze Financieel Beheer Organisatie (FBO) is nog niet bepaald, maar wordt bij oprichting voor de Overeenkomst het contactpunt voor de Opdrachtnemer voor facturatie en betaling.

11.3 Governance bij het Rijk Op het hoogste niveau (cq. het ICCIO) wordt de ICT strategie en het beleid vastgesteld, daarnaast wordt er prioriteiten gesteld, bepaald wat generiek is (cq. samen wordt gedaan) en wat specifiek is (cq. aan het departement) en welke uitzonderingen van toepassing zijn. Het is niet aannemelijk dat de Opdrachtnemer op dit niveau actief contacten onderhoudt, hooguit is er contact als een escalatie op dit niveau vereist is. Op het tweede niveau vindt de sturing vanuit de Overeenkomst plaats en worden nadere afspraken gemaakt over (aanvullende) producten en diensten. Op dit niveau vindt het contractbeheer plaats en worden eventuele vraagstelling buiten de kaders van de telecomvisie afgestemd. Op het derde niveau vindt de operationele dienstverlening plaats, functionele vraagstelling binnen de contractvoorwaarden, bestellingen uit de catalogi en bewaking van de leveringen. Dit wordt direct vanuit de Deelnemers aangestuurd.


november 2011

De Opdrachtnemer dient een specifiek accountteam toe te wijzen aan de Opdrachtgever respectievelijk de CBO. Het team wordt tevens gezien als het eerste escalatie niveau. Daarnaast dient de Opdrachtnemer een tweede en een derde escalatieniveau te benoemen.

11.4 Overleg Tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer respectievelijk de CBO vindt periodiek overleg plaats. De feitelijke inrichting van deze overlegvormen en de te maken werkafspraken komen tot stand in samenwerking tussen de Opdrachtgever respectievelijk de CBO en de Opdrachtnemer. De Opdrachtgever respectievelijk de CBO en Opdrachtnemer dienen direct na het sluiten van de Overeenkomst een Dossier Afspraken en Procedures (DAP) op te stellen, waarin de werkafspraken worden vastgelegd. Opdrachtnemer en Deelnemer en respectievelijke de System Integrator kennen een eigen afzonderlijk overleg. Afspraken tussen Opdrachtnemer en Deelnemer en respectievelijke de System Integrator worden in een afzonderlijk DAP Opdrachtnemer en Deelnemer vastgelegd. Het houden van dit overleg en het opstellen DAP is van toepassing op het moment dat Deelnemer diensten afneemt bij Opdrachtnemer.

11.5 Service herstelmaatregelen Indien de dienstverlening niet voldoet aan de eisen die daaraan in de Overeenkomst zijn gesteld, waaronder de situatie dat kritieke grenzen worden overschreden, staan de Opdrachtgever respectievelijk de CBO een aantal serviceherstelmaatregelen ter beschikking: • Escalatie; • Sanctie / Service Credit regime; • Evaluatie en verbeterplan; • Step-in rights; • Audits. Indien genoemde maatregelen onvoldoende resultaat opleveren is ontbinding van de Overeenkomst en/of schadevergoeding de uiterste consequentie.

11.5.1.

Escalatie

Indien sprake is van een tekortschietende dienstverlening treden Partijen met elkaar in overleg om nakoming van de Overeenkomst zeker te stellen, waarbij in totaal 3 escalatieniveaus zijn te


november 2011

doorlopen. De Deelnemer jegens wie de dienstverlening tekortschiet of de CBO zal voorafgaand aan dat overleg schriftelijk aan Opdrachtnemer aangeven op welke punten de Opdrachtnemer is tekortgeschoten. Voordat de in de vorige alinea aangegeven overleggen plaatsvinden meldt de Opdrachtgever zich met operationele onderwerpen (o.a. incidenten) bij de incidentdesk, of met betrekking tot logistieke zaken bij de servicedesk. Bij onvoldoende resultaat via het initiële loket, kan de Opdrachtgever respectievelijk de CBO escaleren naar het daarvoor door de Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever specifiek toegewezen accountteam. In dit team zijn alle relevante expertises vertegenwoordigd en het geldt als eerste escalatieniveau. In geval het aanspreken van het eerste escalatieniveau naar het oordeel van de Opdrachtgever respectievelijk de CBO tot onvoldoende resultaat leidt, wordt geëscaleerd naar het tweede escalatieniveau. De Opdrachtnemer stelt voor eigen rekening de nodige mensen en middelen ter beschikking om de tekortkoming(en) te verhelpen en herhaling daarvan te voorkomen (indien Opdrachtgever respectievelijk de CBO dat wensen, in het kader van een verbeterplan). Daarnaast rapporteert Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever respectievelijk de CBO over de voortgang. Het tweede escalatieniveau bij de Opdrachtnemer is de functionaris die bevoegd is om extra medewerkers en middelen toe te wijzen. Het derde escalatieniveau is de persoon, die bij Opdrachtnemer eindverantwoordelijk is voor de totale dienstverlening in Nederland.

11.5.2.

Sancties / Service Credit regime

In Bijlage J van dit Beschrijvend Document zijn normen opgenomen waar de dienstverlening aan moet voldoen, alsmede een Service Credit mechanisme dat de Opdrachtgever cq. de Deelnemer tot zijn beschikking heeft als de dienstverlening niet binnen de normen valt. Als de dienstverlening tekort schiet en tevens sprake is van overschrijding van een kritieke grens (zie dezelfde Bijlage J), dan heeft de Opdrachtgever, naast de in de vorige paragraaf genoemde escalatiemogelijkheden, het recht om sancties of Service Credits op te leggen aan de Opdrachtnemer. Een sanctie of een Service Credit wordt alleen toegekend, indien Opdrachtnemer toerekenbaar tekortschiet. In geval van overmacht wordt er geen sanctie of Service Credit toegekend. Het recht om een sanctie of Service Credit toe te kennen ligt bij de Opdrachtgever en de CBO. Indien de kritieke grens is overschreden deelt de Opdrachtgever of de CBO binnen 20 Werkdagen, nadat de Opdrachtgever respectievelijk de CBO de rapportage heeft ontvangen waaruit de overschrijding blijkt, schriftelijk mede aan


november 2011

Opdrachtnemer of de Opdrachtgever respectievelijk de CBO de sanctie of Service Credit oplegt. Opdrachtgever respectievelijk de CBO kan de Service Credit opschorten indien bijvoorbeeld Opdrachtnemer met een overtuigende evaluatie en het daaruit volgende verbeterplan het vertrouwen van de Opdrachtgever respectievelijk de CBO wekt dat de dienstverlening binnen afzienbare tijd wordt hersteld. De Opdrachtgever respectievelijk de CBO behoudt echter het recht een opgeschorte Service Credit alsnog toe te kennen tot het moment dat de Opdrachtgever respectievelijk de CBO schriftelijk te kennen geeft dat deze definitief vervalt. Een toegekende Service Credit wordt verrekend met de eerstvolgende factuur of, naar keuze van de betreffende Deelnemer respectievelijk de CBO, op andere wijze verrekend.

11.5.3.

Evaluatie en verbeterplan

Bij een tekortschietende dienstverlening, zoals in geval van overschrijding van de overeengekomen levertijden of servicebetrouwbaarheid, is het prioriteit één om de dienstverlening zo snel mogelijk te herstellen. Een belangrijk instrument daarvoor is dat de Opdrachtgever en de CBO naast de in de vorige paragrafen genoemde escalatiemogelijkheden en het sanctie / Service Credit regime, Opdrachtnemer kunnen opdragen, dat - parallel aan het herstellen van de dienstverlening - direct gestart wordt met het houden van een evaluatie en het opstellen van een daaruit volgend verbeterplan.

a)

Evaluatie

In het geval van een tekortschietende dienstverlening heeft de Opdrachtnemer de plicht en de verantwoordelijkheid een evaluatie uit te voeren, indien de Opdrachtgever of de CBO daartoe een opdracht geven. Standaard heeft de Opdrachtnemer, nadat de Opdrachtgever respectievelijk de CBO een daartoe strekkende opdracht hebben gegeven, 5 Werkdagen de tijd om een evaluatie te houden en hierover te rapporteren aan de Opdrachtgever en de CBO. De evaluatie start met het achterhalen wat de oorzaak van de tekortschietende dienstverlening of de overschrijding is geweest. Op basis van de achterhaalde oorzaak, dient door Opdrachtnemer een adequaat verbeterplan geformuleerd te worden.

b)

Verbeterplan

Het verbeterplan dient voorzien te zijn van een planning en ter acceptatie voorgelegd te worden aan de Opdrachtgever en de CBO.


november 2011

De Opdrachtnemer dient transparant te zijn over de oorzaak van de tekortkoming of de overschrijding. Het verbeterplan moet er voor zorgen dat herhaling wordt voorkomen. De Opdrachtnemer rapporteert periodiek (frequentie wordt door de Opdrachtgever respectievelijk de CBO vastgesteld) over de voortgang van de realisatie van het verbeterplan. De kosten van de evaluatie en de uitvoering van het verbeterplan komen voor rekening van Opdrachtnemer. Indien Opdrachtgever en of CBO betrokken is bij de evaluatie of de uitvoering van een verbeterplan worden er door Opdrachtgever of CBO voor deze betrokkenheid geen kosten in rekening gebracht.

11.5.4.

Step-in rights

In het geval dat bij een tekortschietende dienstverlening deze binnen redelijke termijn niet in voldoende mate is hersteld, hebben de Opdrachtgever en de CBO vanaf het eerste escalatieniveau, naast de in de vorige paragrafen genoemde maatregelen, step-in rights. Step-in rights houden in dat de Opdrachtnemer op aangeven van de Opdrachtgever of de CBO binnen 10 Werkdagen een overleg organiseert van zijn managementteam op het toepasselijke escalatieniveau. In dit overleg worden structurele problemen en maatregelen besproken die in verband staan met het herstellen van de kwaliteit van de dienstverlening. De Opdrachtgever respectievelijk de CBO is hierbij aanwezig als toehoorder. Als het structurele probleem een maand na een step-in overleg op het hoogste escalatieniveau nog niet is opgelost, dan belegt Opdrachtnemer op verzoek van de CBO wederom een overleg van zijn managementteam. In dit overleg kan de CBO een dwingende aanwijzing geven aan Opdrachtnemer over de wijze waarop het structurele probleem opgelost dient te worden.

11.5.5.

Audits

Als onderdeel van de escalatieprocedure kan, in bepaalde situaties, een audit uitgevoerd worden. In hoofdstuk 3 van Bijlage K van dit Beschrijvend Document zijn de situaties waarin een audit kan worden uitgevoerd beschreven.

11.5.6.

Extranet

Om de onderlinge samenwerking Deelnemers, Opdrachtnemer en Opdrachtgever te bevorderen dient de Opdrachtnemer een extranet in te richten. De samenwerkingsinformatie is niet openbaar, de Opdrachtnemer dient het extranet op een adequate wijze te beveiligen. In Bijlage I van dit Beschrijvend Document is beschreven aan welke eisen het Extranet van de Opdrachtnemer moet voldoen.


november 2011

11.6 Incidentmanagement De Opdrachtnemer beschikt over één centraal punt voor het aanmelden en afmelden van alle incidenten betreffende alle diensten die de Opdrachtnemer levert (incidentdesk). De incidentdesk verschaft tevens statusinformatie over de aangemelde incidenten. De incidentdesk dient via verschillende communicatiemiddelen (minimaal: telefoon en e-mail) bereikbaar te zijn. De medewerkers van de incidentdesk zullen de geautoriseerde contactpersonen tijdens kantoortijden in het Nederlands te woord staan. Van elk contact met het loket, dat leidt tot verdere actie van de Opdrachtnemer, meldt de Opdrachtnemer aan het eind het referentienummer van dit contact. Ieder contact met het loket, ook als dit niet leidt tot verdere actie, dient geregistreerd te worden. Indien het contact via de e-mail verloopt, zendt de Opdrachtnemer hiertoe een e-mail aan de afzender.

11.7 Servicedesk De servicedesk dient alle (informatie)verzoeken die betrekking hebben op bestellingen, leveringen, facturen, opheffingen, wijzigingen, en offertes in het Nederlands af te handelen. Tevens vinden hier escalaties bij bestellingen en leveringen plaats. Al het contact verloopt via één loket (interface), waarbij meerdere communicatievormen (minimaal: telefoon en e-mail) mogelijk zijn.

11.8 Rapportage De Opdrachtnemer dient minimaal te kunnen rapporteren over de in de Bijlage I van dit Beschrijvend Document genoemde items, in de daar genoemde frequentie, opsplitsbaar in minimaal 6 hiërarchische (organisatie)niveaus. Afwijkende rapportages, rapportagefrequenties, of aanvullende rapportage-items kunnen afzonderlijk (tegen nader te bepalen meerprijs) overeengekomen worden. Standaard rapportages maken onderdeel uit van de Basisdienst. Daarnaast kunnen als Speciale Dienst, aanvullende rapportages afgenomen worden.

11.9 Financiële afhandeling Opdrachtnemer dient zich - in het kader van elektronisch bestellen en factureren - aan te sluiten op DigiInkoop. In Bijlage L Financiële afhandeling is dit onderwerp nader uitgewerkt. Eventuele aanvullende behoefte van de Deelnemer kan in overleg en tegen een redelijke financiële vergoeding worden ingevuld.


november 2011

Facturen dienen ook kosteloos op papier aangeleverd te kunnen worden. In de factuur dient per niveau (standaard 4 niveaus en optioneel 5 of 6) een kostenplaats toegevoegd te kunnen worden voor doorbelasting. De Opdrachtnemer dient voorafgaand aan de eerste factuur eenmalig een pro forma factuur op te stellen, waarin alle geëiste factuurgegevens, en alle factureerbare items met bijbehorende beschrijving, inclusief de bijbehorende prijzen, staan vermeld. Deze pro forma dient ter goedkeuring te worden aangeboden aan de contractbeheerder van de Deelnemer. Pas na goedkeuring van de pro forma factuur kan de daadwerkelijke facturering van geleverde Producten en Diensten van start gaan.

11.10

Inrichten dienstverlening

Het inrichten van de dienstverlening is de overgang van bestaande Diensten en daaraan gerelateerde processen naar de nieuwe situatie. Dit vergt zowel inspanningen aan de zijde van de Opdrachtnemer als bij de Opdrachtgever. De door de Opdrachtnemer uit te voeren activiteiten ten behoeve van de inrichting van de dienstverlening zijn beschreven in de volgende paragrafen. Gedurende de inrichting van de dienstverlening zullen de Opdrachtgever hun interne organisatie moeten aanpassen aan de veranderende situatie. Het inrichten van de dienstverlening is voltooid als de nieuwe situatie volledig conform de specificaties operationeel is. De inrichting van de dienstverlening is pas afgerond als het resultaat ook door de Opdrachtgever is geaccepteerd.

11.10.1. Activiteiten t.b.v. inrichten dienstverlening Vanaf het moment dat de Overeenkomst met de Opdrachtnemer is ondertekend, kan begonnen worden met de inrichting van de dienstverlening. Voor het inrichten van de dienstverlening is een periode voorzien van maximaal drie maanden, die alleen na goedkeuring van Opdrachtgever verlengd kan worden. De volgende activiteiten zijn onderkend: •

Inrichting bestellen, leveren, acceptatie en facturatie Gedurende het inrichten van de dienstverlening zullen er met de Opdrachtgever, afspraken worden gemaakt over de gewenste inrichting van bestellen, leveren, acceptatie en facturatie. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de vaststelling van de tenaamstelling van de factuur (NAW-gegevens), de te hanteren


november 2011

factureringsniveaus, en kostenplaatsen. De eisen met betrekking tot de facturering staan vermeld in de conformiteitlijst voor organisatie en beheer. •

Inrichting beheer Gedurende het inrichten van de dienstverlening zal de Opdrachtnemer met de Opdrachtgever afspraken maken over de invulling van een Dossier Afspraken en Procedures (DAP), waarin met name operationele afspraken worden gemaakt die gedurende het inrichten van de dienstverlening en voor zover van toepassing tijdens de looptijd van de Overeenkomst van toepassing zijn.

•

Flexibiliteit Van de Opdrachtnemer wordt voor het inrichten van de dienstverlening een nauwe betrokkenheid en maximale flexibiliteit en inzet verwacht, zodat het inrichten van de dienstverlening met de minst mogelijke verstoringen verloopt.

•

Beschikbaarheid resources De Opdrachtnemer dient voldoende resources beschikbaar te stellen om het inrichten van de dienstverlening, binnen de in de inleiding vermelde overgangsperiode te kunnen afronden. Mocht blijken dat op enig moment meer capaciteit nodig is dan beschikbaar is, dan dient de Opdrachtnemer extra capaciteit in te zetten om de planning veilig te stellen. Als hiervoor externe medewerkers worden ingehuurd is dit voor rekening van de Opdrachtnemer.


november 2011

Deel 4: De Financiële aanbieding


november 2011

12. Financiële aanbieding Inschrijvers dienen het financiële deel van hun Inschrijving aan te leveren in de vorm van een door hen ingevulde Appendix II, die met de aanbestedingsdocumenten wordt meegeleverd. Appendix II is een Excel bestand dat exact dient te worden ingevuld zoals in de invulinstructies in de Excel sheet is beschreven. De Excel sheet kent geblokkeerde en niet-geblokkeerde cellen. De Inschrijver kan en mag alleen informatie invullen in de niet-geblokkeerde cellen. In de geblokkeerde cellen kan en mag niets worden ingevuld. De structuur van de Excel sheet mag onder geen voorwaarde door de Inschrijver worden aangepast, hetgeen onder meer betekent dat de Inschrijver de wachtwoordbeveiliging op de Excel sheet in tact dient te laten, de geblokkeerde cellen ongewijzigd dient te laten, en geen kolommen of regels aan de Excel sheet mag toevoegen of verwijderen. Kortom: Het is de Inschrijver alleen toegestaan informatie in te vullen in de niet-geblokkeerde cellen. De rest van de Excel sheet dient exact in dezelfde staat te worden ingeleverd zoals deze door de Aanbesteder is verspreid. Als de Inschrijver handelt in strijd met de hiervoor genoemde voorwaarden, dan zal zijn gehele Inschrijving ter zijde worden gelegd en niet in de procedure worden meegenomen. Appendix II bestaat uit de volgende onderdelen (werkbladen): • Invulinstructies. • Tarieflijst. • Referentieconfiguraties (6 werkbladen). • Productgroepen. • Tariefwegingslijst. De Inschrijver dient allereerst de Tarieflijst volledig in te vullen. Deze Tarieven worden, voor zover van toepassing, in de werkbladen met referentieconfiguraties overgenomen en vermenigvuldigd met de benodigde aantallen voor de betreffende referentieconfiguraties. Daarnaast dient de Inschrijver de aantallen en Tarieven van een aantal specifiek bij de referentieconfiguratie behorende componenten in de werkbladen met referentieconfiguraties op te geven. De overgenomen en ingevulde Tarieven en aantallen leiden in de werkbladen met referentieconfiguraties tot de berekening van een Total Cost of Ownership (TCO) van de betreffende referentieconfiguratie over een periode van 5 jaar. In de Tariefwegingslijst worden deze TCO’s van de opgenomen referentieconfiguraties overgenomen en vermenigvuldigd met een fictief aantal systemen. De optelling van alle TCO’s van de opgegeven aantallen referentieconfiguraties leidt tot 1 fictieve totaalprijs (werkblad ‘Tariefwegingslijst’, cel D14). Deze totaalprijs wordt gebruikt voor de onderlinge vergelijking van de Inschrijvingen


november 2011

op financieel gebied, en bepaald de rangorde van Inschrijvingen op het gunningscriterium ‘Prijs’. Alle in Appendix II opgenomen hoeveelheden zijn fictief en moeten derhalve niet worden geïnterpreteerd als een raming van hetgeen in werkelijkheid zal worden afgenomen. Ze geven slechts de onderlinge verhoudingen weer waarin wordt gewogen om tot een fictieve, vergelijkbare totaalprijs te komen. De Inschrijver dient er rekening mee te houden dat gedurende de looptijd van de Overeenkomst de inzet van centrale hardware en software bij de implementatie van een Communicatiesysteem of Communicatieplatform in geen geval de inzet van centrale hardware en software kan overstijgen die is opgegeven bij de referentieconfiguratie die wat omvang betreft de eersthogere referentieconfiguratie is. Deze omvang wordt bepaald aan de hand van de gebruikersaantallen. Voorbeeld: als een Deelnemer een Communicatiesysteem laat implementeren voor 400 gebruikers, dan zal de inzet van centrale hardware en software nooit de aantallen overtreffen die zijn opgegeven bij de referentieconfiguratie voor 500 gebruikers. De Tarieflijst en de ingevulde Tarieven bij de referentieconfiguraties bevatten de Tarieven die de Inschrijver, voor de verschillende diensten in rekening zal brengen. Deze Tarieven worden gedurende de looptijd van de Overeenkomst gebruikt. Het uitgangspunt bij de opgave van de Tarieven door een Inschrijver is de minimale looptijd van de Overeenkomst van twee jaar. Na deze periode kan de Overeenkomst maximaal zes keer worden verlengd, waarbij geldt dat de totale duur van deze verlengingen niet langer zal zijn dan zes jaar. De maximale looptijd van de Overeenkomst komt daarmee op acht jaar. In deze verlengde contractperiode blijven de Tarieven van kracht, aangevuld met eventuele consequenties van de marktconformiteitsinstrumenten zoals weergegeven in Bijlage G bij dit Beschrijvend Document. De in Appendix II opgenomen Tarieven zijn alle Tarieven die door de Inschrijver in rekening gebracht kunnen worden voor de gevraagde dienstverlening. Daarbuiten kunnen geen prijzen of Tarieven in rekening worden gebracht. Alle kosten die naar uw mening voor verrekening in aanmerking komen, moeten in de Tarieven zijn verwerkt. Het is dus niet mogelijk om na gunning meerkosten in rekening te brengen voor de dienstverlening zoals die in de Aanbestedingsdocumenten wordt uitgevraagd, ook niet indien hiervoor benodigde activiteiten niet expliciet in de documenten geëist zijn. Enige uitzondering hierop betreft de werkzaamheden waarvan is aangegeven dat deze op offertebasis worden verrekend, zoals het geval is bij Speciale Diensten.


november 2011


november 2011

OverheidsTelecom 2010

Recommend Documents