Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen

Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen Segédanyag a Négy Partner Program hálózati csoportmunka képzéséhez 1.

Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen ............................................................................ 3 1.1. Támogatott böngészők és operációs rendszerek........................................................................................ 3 1.2. Kijelentkezés.................................................................................................................................................. 3 2. Személyes és közös mappák ............................................................................................................................. 3 2.1. Mappák használata ....................................................................................................................................... 4 2.1.1. Alapértelmezett e-mail mappák ............................................................................................................... 4 2.1.2. Személyes mappák .................................................................................................................................. 5 2.2. Mappák létrehozása és törlése..................................................................................................................... 5 2.2.1. Mappa létrehozása ................................................................................................................................... 5 2.2.2. Mappa törlése ........................................................................................................................................... 5 2.3. Mappák áthelyezése vagy másolása ........................................................................................................... 6 2.4. Mappák átnevezése ...................................................................................................................................... 6 2.5. Törölt elemek helyreállítása .......................................................................................................................... 7 3. Navigációs pult — áttekintés.............................................................................................................................. 7 4. Eszköztárak — áttekintés.................................................................................................................................... 8 5. Mappasáv — áttekintés ....................................................................................................................................... 8 6. Adatvédelem és biztonság.................................................................................................................................. 9 6.1. Úton az Outlook Web Access programmal .................................................................................................. 9 6.1.1. Bejelentkezés ............................................................................................................................................ 9 6.1.2. Üzenetek és mellékletek megnyitása ...................................................................................................... 9 6.1.3. Miután befejezte munkáját .....................................................................................................................10 7. Levélszemét-kezelés ..........................................................................................................................................10 7.1. Levélszemét-kezelési listák kezelése ........................................................................................................10 7.1.1. A megbízható feladók listájának módosítása ........................................................................................11 7.1.2. A megbízható címzettek listájának módosítása ....................................................................................11 7.1.3. Csak a megbízható listákon szereplő címekről érkező e-mail üzenetek fogadása ............................11 7.1.4. A letiltott feladók listájának módosítása ................................................................................................12 7.2. A HTML-formátumú e-mail üzenetekben szereplő, külső tartalomra mutató hivatkozások letiltása ......12 7.2.1. A külső tartalomra mutató hivatkozások letiltása ..................................................................................13 8. Beérkezett üzenetek ...........................................................................................................................................13 8.1. E-mail üzenetek ...........................................................................................................................................13 8.1.1. Üzenet megnyitása .................................................................................................................................14 8.1.2. Üzenet áthelyezése vagy másolása ......................................................................................................14 8.1.3. Üzenet törlése .........................................................................................................................................14 8.1.4. Melléklet elolvasása................................................................................................................................14 8.2. Üzenet létrehozása .....................................................................................................................................15 8.2.1. Névellenőrzés .........................................................................................................................................15 8.2.2. Üzenet fontosságának beállítása ...........................................................................................................16 8.2.3. Fájl csatolása ..........................................................................................................................................16 8.2.4. Üzenet mentése ......................................................................................................................................17 8.2.5. Üzenet elküldése ....................................................................................................................................17 8.3. Üzenet megválaszolása vagy továbbítása ................................................................................................17 8.3.1. Válasz az üzenet küldőjének..................................................................................................................17 8.3.2. Válasz az üzenet küldőjének és összes többi címzettjének ................................................................17 8.3.3. Üzenet továbbítása .................................................................................................................................17 Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

1

8.3.4. Válaszüzenet megcímzése ....................................................................................................................17 8.4. Üzenetre vonatkozó visszaigazolások .......................................................................................................18 8.4.1. Üzenetre vonatkozó visszaigazolás kérése ..........................................................................................19 8.4.2. Az olvasási visszaigazolási kérelmekre küldött automatikus visszajelzés beállítása .........................19 9. Naptár ...................................................................................................................................................................19 9.1. A határidőnapló megtekintése ....................................................................................................................20 9.2. Találkozók ....................................................................................................................................................20 9.2.1. Találkozó létrehozása.............................................................................................................................20 9.2.2. Találkozó módosítása.............................................................................................................................21 9.3. Válasz értekezlet-összehívásra..................................................................................................................21 9.3.1. Válaszüzenet küldése értekezlet-összehívásra ....................................................................................21 9.3.2. Értekezlet-összehívás továbbítása ........................................................................................................22 9.4. Értekezlet összehívása ...............................................................................................................................22 9.4.1. A résztvevők elérhetőségének ellenőrzése...........................................................................................23 9.4.2. Értekezlet átütemezése ..........................................................................................................................23 9.4.3. Értekezlet-összehívás továbbítása ........................................................................................................24 9.4.4. Értekezlet lemondása .............................................................................................................................24 9.5. Ismétlődő elemek ........................................................................................................................................24 9.5.1. Ismétlődő elem beállítása.......................................................................................................................24 9.5.2. Ismétlődési gyakoriság módosítása ......................................................................................................25 9.5.3. Ismétlődés törlése...................................................................................................................................25 10. Névjegyalbum .....................................................................................................................................................25 10.1. Új névjegykártya létrehozása .....................................................................................................................25 10.2. Terjesztési lista létrehozása .......................................................................................................................26 10.3. Névjegykártya megnyitása ..........................................................................................................................26 10.4. Névjegykártya törlése..................................................................................................................................26 10.5. Névjegykártyák rendezése .........................................................................................................................26 10.6. Üzenet létrehozása egy névjegykártya adataival ......................................................................................27 10.7. Névjegykártyák másolása és áthelyezése .................................................................................................27 10.8. Fájl csatolása névjegykártyához ................................................................................................................27 10.9. Partner címének megtekintése térképen ...................................................................................................28 11. Feladatok .............................................................................................................................................................28 11.1. Feladat létrehozása .....................................................................................................................................28 11.2. Ismétlődő feladat létrehozása .....................................................................................................................28 11.3. Feladatok rendezése...................................................................................................................................29 11.4. Fájl csatolása feladathoz ............................................................................................................................29 11.5. Feladat megjelölése elvégzettként .............................................................................................................29 11.6. Feladatra vonatkozó emlékeztetők.............................................................................................................29 11.6.1. Emlékeztetők beállítása .....................................................................................................................30 11.6.2. Emlékeztetők elutasítása vagy későbbre halasztása ......................................................................30 11.6.3. Emlékeztető elutasítása .....................................................................................................................30 11.6.4. Emlékeztető későbbre halasztása ....................................................................................................31 12. Nyilvános mappák ..............................................................................................................................................31 12.1. Közzétett üzenetek ......................................................................................................................................31 12.1.1. Közzétett üzenetek fejléce .................................................................................................................32 12.1.2. Közzétett üzenetek olvasása .............................................................................................................32 12.1.3. Melléklet elolvasása ...........................................................................................................................32 12.2. Új közlemény létrehozása ...........................................................................................................................33 12.2.1. Üzenet fontosságának beállítása ......................................................................................................33 12.2.2. Üzenet közzététele.............................................................................................................................33 12.3. Válasz közzététele nyilvános mappában ...................................................................................................33 12.4. Közzétett üzenet megválaszolása vagy továbbítása ................................................................................33 12.4.1. Válasz a közzétett üzenet küldőjének ...............................................................................................34 12.4.2. Közzétett üzenet továbbítása ............................................................................................................34 13. Beállítások testreszabása .................................................................................................................................34 Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

2

1. Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen Az elektronikus levelezés ideológiájához hozzátartozik az is, hogy nem csak bárhova és gyorsan eljuttathassuk az információt, hanem az információhoz bárhonnan hozzá tudjunk férni. Ebben nyújt segítséget nekünk az Exchange 2003 Server Outlook Web Access (OWA) szolgáltatása, mely egy általános web böngészőprogramból elérhetővé teszi a levelezésünket. Elkérhető az Outlook Mobile Access (OMA) szolgáltatás is, mely szintén postaláda hozzáférést tesz lehetővé mobil eszközökről (pl. WAP képes mobiltelefon, PocketPC, SmartPhone). Az OWA Outlook 2003-as felületet nyújt web böngészőn keresztül. A szolgáltatás a Small Business Server 2003 automatikusan biztosítja. Könnyen ki tudjuk próbálni a következő módon: a böngészőnkbe írjuk be a https://net.hrod.hu:444/exchange/ címet! Ahhoz, hogy ezt a web-lapot elérjük az Internetről is, azaz a felhasználóink a világ bármely tájáról pl. egy Internet kávézóból olvashassák üzeneteiket, pár biztonsági szempontot figyelembe kell vennünk. Az OWA oldalát kívülről megnézve a rendszer hitelesít minket, itt a hálózaton belül is érvényes felhasználói nevünket és jelszavunkat kell megadnunk. Az, hogy a hitelesítési információk kódolatlan szövegként közlekednek az Interneten, nagy biztonsági problémát jelenthet, ezért fontos, hogy az ilyen hitelesítési kommunikációt biztonságos (SSL) csatornán végezzük.

1.1. Támogatott böngészők és operációs rendszerek Az Office Outlook Web Access alkalmazás segítségével webböngészővel férhet hozzá a Microsoft Exchange kiszolgálón lévő postaládájához bármilyen számítógépről, amely internetkapcsolattal rendelkezik. Az Outlook Web Access használható a Microsoft Internet Explorer mellett a UNIX, az Apple Macintosh és a Microsoft Windows® rendszerű számítógépeken futó számos más böngészőprogrammal is.

1.2. Kijelentkezés Az Outlook Web Access használatának befejezése után ne felejtsen el rákattintani a navigációs pulton látható Kijelentkezés ikonra, majd zárja be az összes böngészőablakot. A Kijelentkezés ikonra való kattintással megelőzhető, hogy más is hozzáférjen postafiókjához az adott számítógép használatával. Minden egyes Outlook Web Access munkamenet befejezésekor kattintson a Kijelentkezés ikonra, és zárja be az összes böngészőablakot, mielőtt másik webhelyre lép.

2. Személyes és közös mappák A Microsoft Exchange-postafiókjában levő mappák megtekintéséhez kattintson a navigációs pulton látható Mappák ikonra. Exchange-mappái közé tartozik a Beérkezett üzenetek, az Elküldött üzenetek, a Feladatok, a Feljegyzések, a Napló, a Naptár, a Névjegyalbum, a Piszkozatok, a Postázandó és a Törölt elemek mappa. A mappalistán az esetleg létrehozott személyes mappái is láthatók. Szervezete nyilvános mappáinak eléréséhez kattintson a navigációs pultón látható Nyilvános mappák ikonra. A mappalistán látható elemek mindegyike egy adott mappára mutató hivatkozás. A Naptár mappára kattintva például megtekintheti az adott napra beütemezett találkozóit és értekezleteit, míg a Beérkezett üzenetek mappára kattintva megtekintheti a Beérkezett üzenetek mappában levő elemeit. Ha bármelyik mappában új elem(ek) található(k), az új elemek száma zárójelben látható az adott mappa neve mellett. Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

3

2.1. Mappák használata Microsoft Exchange-postafiókja olyan mappákat tartalmaz, amelyek az e-mail üzenetek kezelésével kapcsolatos egy-egy feladathoz kapcsolódnak. E mappák közé tartozik a Beérkezett üzenetek, az Elküldött üzenetek, a Levélszemét, a Piszkozatok, a Postázandó és a Törölt elemek mappa. További mappákat is létrehozhat üzeneteinek különböző kategóriák szerinti rendszerezéséhez, így például létrehozhat „Sürgős” vagy „Személyes” nevű mappát, vagy csoportosíthatja üzeneteit a futó projektek szerint is. A Microsoft Office Outlook Web Access az egyéni igényeknek megfelelően lehetővé teszi az egyes mappák törlését és a létező mappák áthelyezését vagy másolását is. Egy mappa tartalmának megtekintéséhez kattintson a mappára. Az Outlook Web Access fő ablaktáblájában megjelenik az adott mappában található összes elem listája. Tipp: Az egy szinttel feljebb levő mappa tartalmának megtekintéséhez kattintson a Följebblépés egy mappaszinttel

eszköztárgombra.

2.1.1.

Alapértelmezett e-mail mappák

Az Outlook Web Access a következő alapértelmezett mappákat biztosítja az e-mail üzenetek kezeléséhez: Törölt elemek

A törölt üzeneteket tárolja. Ha töröl egy üzenetet ebből a mappából, az végérvényesen törlődik postafiókjából.

Piszkozatok

A mentett üzeneteket tárolja. Mentheti azokat az üzeneteket, amelyeket később kíván befejezni vagy elküldeni.

Beérkezett üzenetek

Az újonnan érkezett elemeket tárolja. Az új, meg nem nyitott elemek félkövér betűvel szedve láthatók. Az új elemek megnyitás után már normál betűvel jelennek meg.

Levélszemét

Azokat az újonnan érkezett e-mail üzeneteket tárolja, amelyeket a program levélszemétnek minősített. Rendszeresen ellenőrizze ezt a mappát, így biztosíthatja azt, hogy nem kerülik el a figyelmét olyan üzenetek, amelyeket meg kíván kapni.

Postázandó

A kimenő üzeneteket és értekezlet-összehívásokat tárolja azok elküldéséig.

Elküldött üzenetek

Az elküldött üzenetek és értekezlet-összehívások másolatát tárolja.

Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

4

2.1.2.

Személyes mappák

Az alapértelmezett e-mail mappák mellett az Outlook Web Access programon keresztül az alábbi Outlook programbeli mappákat is elérheti személyes használatra. Feladatait megtekintheti és módosíthatja, illetve új feladatokat is létrehozhat, feljegyzéseit és naplójának elemeit azonban csak megtekintheti. Napló

Lehetővé teszi, hogy távolról is megtekintse Outlook naplójának elemeit.

Feljegyzések

Outlook feljegyzéseit tartalmazza.

Feladatok

Outlook feladatait tartalmazza.

2.2. Mappák létrehozása és törlése Beérkezett üzeneteinek alapértelmezett tárolási helye a Beérkezett üzenetek mappa. Ugyanakkor üzeneteit rendszerezheti valamilyen mappahierarchia használatával, amelyet később mindig a változó igényekhez igazíthat. Lehet például egy „Csoport” nevű mappája, amelyben csoportja minden egyes tagja számára létrehoz egy almappát. Ha valaki kikerül a csoportból, az ő mappáját törölheti. Ha valaki másik csoportba kerül, mappáját áthelyezheti annak a csoportnak a mappájába. A saját maga által létrehozott mappák lehetnek az alapértelmezett mappákkal (Beérkezett üzenetek, Elküldött üzenetek stb.) egy szinten, vagy felépíthet számukra személyes mappahierarchiát oly módon, hogy almappákat hoz létre valamelyik létező e-mail mappában. Ez azt jelenti, hogy almappákat például a Beérkezett üzenetek mappában vagy bármelyik saját maga által létrehozott mappában is létrehozhat.

2.2.1.

Mappa létrehozása

1. A Microsoft Exchange-postafiókjában levő mappák megjelenítéséhez kattintson a navigációs pulton látható Mappák ikonra, majd nyissa meg azt a mappát, amelyben az új mappát létre kívánja hozni. Ha például az új mappa a Beérkezett üzenetek mappa almappája lesz, nyissa meg a Beérkezett üzenetek mappát. Megjegyzés: Új nyilvános mappa létrehozásához rendelkeznie kell a szükséges engedélyekkel. Kattintson a Nyilvános mappák eszköztárgombra, és nyissa meg azt a nyilvános mappát, amelyben az új nyilvános mappát létre kívánja hozni. 2. Válassza az eszköztár Új legördülő listájának Mappa elemét. 3. A mappa neve mezőben adja meg az új mappa nevét. 4. Az új mappa tartalma legördülő listáról válassza ki az új mappa tartalomtípusának megfelelő elemet. Választása meghatározza, hogy a Microsoft Office Outlook Web Access milyen űrlapot (Név, Naptár, E-mail stb.) használ majd a mappa megjelenítéséhez. 5. Kattintson a Létrehozás gombra.

2.2.2.

Mappa törlése

1. Az Exchange-postafiókjában levő mappák megjelenítéséhez kattintson a navigációs pulton látható Mappák ikonra. Megjegyzés: Nyilvános mappa törléséhez rendelkeznie kell a szükséges engedélyekkel. Kattintson a Nyilvános mappák eszköztárgombra, majd keresse meg a törölni kívánt nyilvános mappát. 2. Jelölje be a törölni kívánt mappa mellett látható jelölőnégyzetet. Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

5

3. Kattintson a Törlés

eszköztárgombra.

Megjegyzés: Mappa törlésekor az a Törölt elemek mappába kerül. A mappa csak akkor törlődik végérvényesen, amikor abból a mappából is törli.

2.3. Mappák áthelyezése vagy másolása A Microsoft Office Outlook Web Access lehetővé teszi, hogy mappákat másoljon, illetve helyezzen át egyik mappából a másikba. Ez segítségére lehet a mappahierarchia kialakítása és karbantartása során. Megjegyzés: Nincs lehetőség elemek áthelyezésére vagy másolására a nyilvános mappák és a Microsoft Exchange-postafiókjában levő mappák között. Nem helyezhet át vagy másolhat például egy nyilvános mappát saját Beérkezett üzenetek vagy Naptár mappájába. További korlátozás, hogy ha a nyilvános mappák a szervezet különböző kiszolgálóin helyezkednek el, egyes esetekben nem másolhat vagy helyezhet át elemeket e mappák között. 1. Az Exchange-postafiókjában levő mappák megjelenítéséhez kattintson a navigációs pulton látható Mappák ikonra. Nyilvános mappa áthelyezéséhez vagy másolásához kattintson a Nyilvános mappák eszköztárgombra. 2. Jelölje be az áthelyezni vagy másolni kívánt mappa mellett látható jelölőnégyzetet, majd kattintson az Áthelyezés vagy a Másolás eszköztárgombra. 3. Megnyílik az Áthelyezés — mappalista, illetve a Másolás — mappalista képernyő, amelyen az összes elérhető mappa látható. Kattintson a kívánt célmappa melletti választókapcsolóra, majd az Alkalmaz gombra. Megjegyzés: Ha a célmappa egy almappa, akkor az nem jelenik meg az Áthelyezés — mappalista vagy a Másolás — mappalista képernyőn. Almappa kijelöléséhez kattintson először a szülőmappára. Ha szükséges, ezután kattintson egy almappára az abban levő almappák megtekintéséhez, és így tovább egészen addig, amíg meg nem találja a mappahierarchia megfelelő szintjét.

2.4. Mappák átnevezése A Microsoft Office Outlook Web Access lehetővé teszi bármely létrehozott mappa átnevezését. Microsoft Exchange-postafiókjának mappái (például a Beérkezett üzenetek mappa) azonban nem nevezhetők át. 1. A mappák megjelenítéséhez kattintson a navigációs pulton látható Mappák ikonra. 2. Jelölje be az átnevezni kívánt mappa melletti jelölőnégyzetet, majd kattintson az Átnevezés eszköztárgombra. Megjegyzés: Ha az átnevezni kívánt mappa egy vagy több mappába beágyazott almappa, akkor a mappahierarchiát bejárva sorban a megfelelő szülőmappákra kattintva el kell jutnia arra a szintre, ahol az adott mappa található. 3. Megjelenik a Mappa átnevezése képernyő a mappa jelenlegi nevével. Az Új név mezőbe írja be a mappa új nevét, majd kattintson az Átnevezés gombra.


6

2.5. Törölt elemek helyreállítása Amikor töröl egy elemet a Törölt elemek mappából, az véglegesen törlődik postafiókjából. Ha azonban egy elem törlése után meggondolja magát, az elem a Törölt elemek helyreállítása eszköz segítségével még visszaállítható. Fontos: Egy elem törlése után az csak korlátozott ideig állítható helyre. Az az időtartam, amíg az elem helyreállítható, a Microsoft Exchange Servert futtató számítógépen van beállítva. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Kattintson a Beállítások párbeszédpanel Törölt elemek helyreállítása részén látható Elemek megtekintése gombra. 3. A Törölt elemek helyreállítása ablakban jelölje be a helyreállítandó elem melletti jelölőnégyzetet. Megjegyzés: Ha a helyreállítani kívánt elem nem található, valószínű, hogy már lejárt a helyreállításhoz rendelkezésre álló időtartam. Forduljon a kiszolgáló rendszergazdájához. 4. A Helyreállítás gombra kattintva visszahelyezheti a kijelölt elemet a Törölt elemek mappába. A Végleges törlés gombra kattintva véglegesen eltávolíthatja az elemet.

3. Navigációs pult — áttekintés A főablak mellett látható navigációs pultról egyetlen kattintással elérheti Beérkezett üzenetek, a Naptár, a Névjegyalbum, a Levélszemét és a Feladatok mappát. valamint vállalatának vagy szervezetének nyilvános mappáit. A navigációs pulton három további gomb is látható: 





Mappák: Erre kattintva elérheti a Microsoft Exchange-postafiókjában levő mappákat (Beérkezett üzenetek, Elküldött üzenetek, Feladatok, Feljegyzések, Levélszemét, Napló, Naptár, Névjegyalbum, Piszkozatok, Postázandó és Törölt elemek), valamint az esetleg létrehozott személyes mappáit. Beállítások: Erre kattintva testreszabhatja az Outlook Web Access beállításait, és további feladatokat is elvégezhet, például helyreállíthatja a törölt elemeket, beállíthatja a helyi időzónát, valamint letilthatja a webes jelzőket, amelyeket rosszindulatú felhasználók gyakran használnak HTML-formátumú e-mail üzenetekben, és amelyek könnyen levélszemétküldők célpontjává tehetik. Kijelentkezés: Erre kattintva befejezheti Microsoft Office Outlook Web Access munkamenetét. Fontos: A kijelentkezéssel és a böngésző bezárásával megelőzhető, hogy más is hozzáférjen postafiókjához az adott számítógép használatával. Ez különösen akkor fontos, ha gyakran használja postafiókját nyilvános internetállomásokról, illetve könyvtárakban vagy internetkávézókban levő számítógépekről.

A navigációs pult révén bármelyik nyilvános mappában vagy az Exchange-postafiókjában levő bármely mappában dolgozhat, miközben az Outlook Web Access többi szolgáltatása is bármikor könnyen elérhető. Megjegyzés: A navigációs pultra nem vehet fel további elemeket.


7

4. Eszköztárak — áttekintés A Beérkezett üzenetek, a Naptár, a Névjegyalbum és a Feladatok mappához, valamint a nyilvános mappákhoz mind saját eszköztár tartozik, a hozzájuk kapcsolódó feladatok elvégzésére szolgáló gombokkal. Ezzel szemben a Microsoft Office Outlook Web Access fő eszköztárának gombjai és listái általánosabb kezelési feladatokat látnak el. Ezek némelyike, amelyeket az alábbi táblázat ismertet, több helyen is megtalálható. Gomb

Leírás Rákattintva megjelenítheti az éppen használt ablakra vonatkozó súgót. Rákattintva új elemet, például e-mail üzenetet, névjegykártyát vagy feladatot hozhat létre. Ez a legördülő lista mindig elérhető, az Új felirat mellett látható ikon azonban attól függően változik, hogy éppen melyik ablakban dolgozik. Rákattintva egy szinttel feljebb léphet a mappák hierarchiájában. Rákattintva ellenőrizheti a kiszolgálón, hogy érkezett-e új üzenete. A gomb a böngészőablak tartalmát is frissíti. Rákattintva áthelyezhet üzeneteket vagy mappákat egyik mappából egy másikba. Rákattintva átmásolhat üzeneteket vagy mappákat egyik mappából egy másikba. Rákattintva átnevezhet mappákat. Rákattintva áthelyezhet elemeket a Törölt elemek mappába. Jelöljön be egy vagy több elem, például névjegykártya, találkozó vagy üzenet mellett látható jelölőnégyzetet az Outlook Web Access fő ablakában, majd kattintson erre a gombra. Rákattintva véglegesen törli a Törölt elemek mappában levő elemeket. Rákattintva megjeleníthet egy párbeszédpanelt, amelyen böngészhet, illetve kereshet a vállalati címlistában. Rákattintva különböző jellemzők alapján rendezve jelenítheti meg e-mail üzeneteit és névjegykártyáit.

5. Mappasáv A Microsoft Office Outlook Web Access mappasávján látható az éppen használt mappa neve, valamint a mappahierarchián belüli aktuális pozíciója. A mappasáv a fő eszköztár és a munkaterület között látható. A mappasávon az aktuális mappa mellett a hierarchiában magasabban található mappák neve is látható. A mappák neve kettősponttal van elválasztva egymástól, és a lista mindig a postafiók nevével kezdődik, majd az egyre alacsonyabb szinten álló mappákon át folytatódik az aktuális mappáig, amely mindig a legutolsó elem. A létrejövő formátum a következő: postafiók neve : mappa : almappa. Tipp: A mappanevek egyúttal hivatkozások is. A mappasávon látható bármelyik mappanévre kattintva az adott mappára ugorhat. Az aktuális mappa almappáinak megtekintéséhez kattintson a mappa neve mellett látható pluszjelre pluszjelből mínuszjel

.A

lesz, és láthatóvá válnak a mappán belüli almappák, illetve a mappa tartalma is.


8

Egy mappa gyakran több elemet tartalmaz, mint amennyi az Outlook Web Access egy ablakában megjeleníthető. Egy mappa tartalmának böngészése 

Kattintson a mappasávon látható Előző oldal

vagy Következő oldal

gombra.

Ugrás egy mappa tartalmának elejére vagy végére 

Kattintson az Első oldal

vagy az Utolsó oldal

gombra.

Ugrás egy adott lapra 

Írja be egy lap számát a Látható mezőbe, majd nyomja le az ENTER billentyűt.

6. Adatvédelem és biztonság Amennyiben gyakran utazik, nagyon hasznosnak találhatja azt a lehetőséget, hogy Exchange-postafiókját bármikor elérheti nyilvános számítógépről vagy internetkávézókból. Nyilvánosan elérhető számítógép használata azonban néha veszélybe sodorhatja adatainak, személyes azonosító adatainak, illetve biztonsági azonosítóinak biztonságát. Ha otthonától vagy irodájától távol kell használnia a Microsoft Office Outlook Web Access programot, néhány egyszerű óvintézkedés betartásával elősegítheti adatainak biztonságát és védelmét. Az Outlook Web Access segítségével emellett kezelheti a nem kívánt levélszemét-üzeneteket, és letilthatja a külső tartalomra mutató, webes jelzőnek nevezett hivatkozásokat, amelyek értesíthetik a levélszemétküldőket email címéről, és még több levélszemét célpontjává tehetik postafiókját.

6.1. Úton az Outlook Web Access programmal A Microsoft Office Outlook Web Access bármely számítógépről használható, amely kapcsolódik az internethez, és amelyen van telepített böngészőprogram. Az internetkávézók, könyvtárak és a nyilvánosan elérhető terminálok díjmentesen vagy alacsony díjért biztosítanak internet-hozzáférést. Ugyanakkor, mivel az e szolgáltatást nyújtó számítógépek bárki számára bármikor elérhetők, adatainak védelme érdekében célszerű betartania néhány egyszerű óvintézkedést. Általános érvényű szabály, hogy csak megbízható helyen futtassa az Outlook Web Access programot.

6.1.1.  

Ügyeljen arra, hogy a bejelentkezés során, felhasználónevének és jelszavának beírásakor senki ne figyelje Önt. Soha ne válasszon olyan beállítást, amellyel mentheti jelszavát későbbi használatra. Még ha úgy tervezi, hogy egy adott számítógépet több napon keresztül használ majd, akkor is mindig írja be jelszavát.

6.1.2.   

Bejelentkezés

Üzenetek és mellékletek megnyitása

Mielőtt megnyit egy üzenetet, győződjön meg arról, hogy az olyan megbízható feladótól származik, akitől email üzenetet várt. Csak ismert és megbízható feladótól származó mellékletet nyisson meg. Ha meg kell nyitnia egy mellékletet, ellenőrizze, hogy az adott számítógépen fut-e vírusvédelmi program. Ha nem fut, keressen egy másik számítógépet, vagy ne nyissa meg a mellékletet. A mellékleteket gyakran használják számítógépvírusok terjesztésére.


9



Távolítsa el az esetleg megnyitott mellékletek mentett másolatait. Egy üzenetből megnyitott melléklet a kiszolgálón található postafiókjából letöltődik a használt számítógépre. Ha meg kell nyitnia egy mellékletet, amelyet senki más számára nem kíván elérhetővé tenni: 1. Mentse a mellékletet egy olyan mappába vagy helyre, amelyet könnyen megtalál, például az Asztalra. 2. Amikor befejezte a munkát a melléklettel, zárja be a programot, amelyet a megtekintésére használt. 3. Mentés után törölje a mellékletet, majd ürítse ki a Lomtárat is.

6.1.3. 

 



Miután befejezte munkáját

Törölje a böngésző gyorsítótárát. Ez különösen akkor fontos, ha munkája során mellékleteket is megnyitott. A Microsoft Internet Explorer használata esetén válassza az Eszközök menü Internetbeállítások parancsát. A párbeszédpanel Ideiglenesen letöltött fájlok részén kattintson a Fájlok törlése gombra. Zárja be az Internetbeállítások párbeszédpanelt, majd frissítse a böngésző ablakát. Jelentkezzen ki az Outlook Web Access programból. A kijelentkezéssel megelőzhető, hogy más is hozzáférjen postafiókjához az adott számítógép használatával. Ellenőrizze, hogy be tudja-e zárni a böngészőt. Ha a számítógép a szokásos módon nem teszi lehetővé a böngésző bezárását, akkor (Microsoft Windows használata esetén) nyomja meg a CTRL+ALT+DELETE billentyűket, és a Feladatkezelőből állítsa le a böngésző futását. Jelentkezzen ki az operációs rendszerből.

7. Levélszemét-kezelés A levélszemét-üzenetek súlyos terhet róhatnak a hálózatokra, megbéníthatják az e-mail kiszolgálók működését, és ostoba, illetve sokszor kifejezetten durva üzenetekkel és képekkel tölthetik meg a felhasználók postaládáját. A Microsoft Office Outlook Web Access a következő lehetőségeket nyújtja a kéretlen, nem kívánt üzenetek kiszűrésére és kezelésére:  

Létrehozhat megbízható, illetve nem megbízható e-mail címeket és tartományokat tartalmazó listákat. Letilthatja a külső tartalomra mutató hivatkozásokat, amelyek követése esetleg levélszemétküldők célpontjává teheti Önt.

7.1. Levélszemét-kezelési listák kezelése Az ebben a részben ismertetett eljárásokat követve megadhatja azokat az e-mail címeket és tartományokat, amelyekről vagy amelyekből érkező leveleket kívánja, illetve nem kívánja fogadni. Megjegyzések: A levélszemétszűrő a beérkező üzenetek ellenőrzésekor előnyben részesíti az e-mail címeket a tartományokkal szemben. Ha például felvette az example.com tartományt a letiltott feladók listájára, de a [email protected] cím szerepel a megbízható feladók listáján, akkor a program kézbesíti a [email protected] címről érkező üzeneteket Beérkezett üzenetek mappájába, míg az example.com tartományba tartozó összes egyéb e-mail címről érkező üzeneteket a Levélszemét mappába helyezi. Tartományok megadásakor nem szükséges beírnia a „kukac” (@) jelet, az Outlook Web Access automatikusan beírja azt.


10

7.1.1.

A megbízható feladók listájának módosítása

A megbízható feladók azok a személyek és tartományok, akiktől, illetve amelyekből érkező e-mail üzeneteket meg szeretné kapni. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Jelölje be a megjelenő párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Levélszemét kiszűrése jelölőnégyzetet. 3. Kattintson a Levélszemét-kezelési listák kezelése gombra. 4. Egy feladónak a listára való felvételéhez kattintson a Megbízható feladók lista alatt látható Hozzáadás gombra, írjon be egy e-mail címet vagy egy tartománynevet a szövegmezőbe, majd kattintson az OK gombra. 5. A listán már szereplő feladó bejegyzésének módosításához jelölje ki a feladót, és kattintson a Szerkesztés gombra. Módosítsa a bejegyzést, majd kattintson az OK gombra. 6. Ha a névjegyalbumban szereplő partnereit is fel kívánja venni a megbízható feladók listájára, jelölje be A névjegyalbumban szereplő partnerek megbízhatók jelölőnégyzetet. 7. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

7.1.2.

A megbízható címzettek listájának módosítása

A megbízható címzettek listája azokat a terjesztési listákat tartalmazza, amelyeknek Ön tagja, és amelyekre küldött e-mail üzeneteket meg kívánja kapni. Egyéni e-mail címeket is felvehet a megbízható címzettek listájára, ha például meg szeretne kapni olyan üzeneteket, amelyeket nem kizárólag Önnek, hanem egy adott másik személynek is elküldtek. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Jelölje be a megjelenő párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Levélszemét kiszűrése jelölőnégyzetet. 3. Kattintson a Levélszemét-kezelési listák kezelése gombra. 4. Egy címzettnek a listára való felvételéhez kattintson a Megbízható címzettek lista alatt látható Hozzáadás gombra, írjon be egy e-mail címet vagy egy tartománynevet a szövegmezőbe, majd kattintson az OK gombra. 5. A listán már szereplő címzett bejegyzésének módosításához jelölje ki a címzettet, és kattintson a Szerkesztés gombra. Módosítsa a bejegyzést, majd kattintson az OK gombra. 6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

7.1.3. Csak a megbízható listákon szereplő címekről érkező e-mail üzenetek fogadása A megbízható és a letiltott feladók listájának használata mellett további korlátozásokat is alkalmazhat a Beérkezett üzenetek mappába érkező üzenetekre. Az Outlook Web Access egy olyan beállítást is lehetővé tesz, amellyel csak a Megbízható feladók és a Megbízható címzettek listán szereplő címekről vagy tartományokból fogad üzeneteket a Beérkezett üzenetek mappába. Az összes többi üzenet közvetlenül a Levélszemét mappába kerül. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Jelölje be a megjelenő párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Levélszemét kiszűrése jelölőnégyzetet. 3. Kattintson a Levélszemét-kezelési listák kezelése gombra. Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

11

4. Jelölje be Az összes e-mail üzenet levélszemétnek tekintendő, kivéve, ha küldője szerepel a megbízható feladók vagy a megbízható címzettek listáján jelölőnégyzetet. A beállítás hatása ugyanaz, mintha a Microsoft Office Outlook 2003 programban a Csak megbízható küldők levélszemét elleni védelmi szintet választaná. Megjegyzés: Ez egy meglehetősen szigorú védelmi beállítás. Időnként tekintse meg a Levélszemét mappa tartalmát, hogy nem került-e oda olyan üzenetet, amelyet nem szeretne levélszemétként kezelni. 5. A Levélszemét-kezelési listák kezelése párbeszédpanel bezárásához kattintson az OK, majd a Mentés és bezárás gombra.

7.1.4.

A letiltott feladók listájának módosítása

A letiltott feladók azok a személyek és tartományok, akiktől, illetve amelyekből érkező e-mail üzeneteket nem kívánja megkapni. A program a letiltott feladók listáján szereplő bármely e-mail címről vagy tartományból érkező üzeneteket közvetlenül a Levélszemét mappába helyezi. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Jelölje be a megjelenő párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Levélszemét kiszűrése jelölőnégyzetet. 3. Kattintson a Levélszemét-kezelési listák kezelése gombra. 4. Egy levélküldőnek a listára való felvételéhez kattintson a Letiltott feladók lista alatt látható Hozzáadás gombra, írjon be egy e-mail címet vagy egy tartománynevet a szövegmezőbe, majd kattintson az OK gombra. 5. A listán már szereplő levélküldő bejegyzésének módosításához jelölje ki a küldőt, és kattintson a Szerkesztés gombra. Módosítsa a bejegyzést, majd kattintson az OK gombra. 6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

7.2. A HTML-formátumú e-mail üzenetekben szereplő, külső tartalomra mutató hivatkozások letiltása A kapott HTML-formátumú üzenetekben szerepelhetnek külső tartalomra, például képekre vagy hangokra mutató hivatkozások. Ezek nem aláhúzott (aktív) hivatkozások, amelyekre rákattintva elérheti a hivatkozott tartalmat, hanem a HTML-forráskódban szereplő, külső internetes helyre mutató hivatkozások. Amikor megnyitja, vagy a betekintőben megjeleníti az üzenetet, számítógépe automatikusan letölti a külső tartalmat a kép megjelenítéséhez vagy a hang lejátszásához. Ezt a módszert gyakran alkalmazzák a túl nagy méretű üzenetek küldésének elkerülésére. A levélszemétküldők azonban arra használják fel a számítógép külső tartalom letöltésére szolgáló funkcióját, hogy megbizonyosodjanak arról, „él-e” e-mail címe. Miután meggyőződtek arról, hogy e-mail címe egy tényleges személyhez és egy működő postafiókhoz tartozik, még több levélszemetet küldhetnek Önnek. Az e-mail címek ilyen módon történő azonosítására szolgáló külső tartalom elnevezése webes jelző.


12

7.2.1.

A külső tartalomra mutató hivatkozások letiltása

1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Jelölje be a megjelenő párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Külső tartalom blokkolása HTML-formátumú e-mail üzenetekben jelölőnégyzetet. Megjegyzések: E beállítás használata esetén a program eltávolítja a webes jelzőket az Ön által küldött válaszüzenetekből és továbbított üzenetekből. A kiszolgáló rendszergazdája beállíthatja, hogy ez a beállítás mindig érvényben legyen.

8. Beérkezett üzenetek Üzenetei egy Microsoft Exchange Server rendszert futtató számítógépre érkeznek, ahol alapértelmezés szerint postafiókjának Beérkezett üzenetek mappájába kerülnek. A Beérkezett üzenetek ablakban az új üzenetek félkövér betűvel szedve láthatók. Az új üzenetek megnyitás után már normál betűvel jelennek meg. A Beérkezett üzenetek mappa megnyitásához kattintson a navigációs panelen látható Beérkezett üzenetek ikonra.

8.1. E-mail üzenetek Amikor a Microsoft Office Outlook Web Access felületen keresztül megnyit egy e-mail üzenetet, az az üzenetolvasási űrlapon jelenik meg. Az üzenetolvasási űrlap fejlécén a következő adatok láthatók:     

Feladó: a küldő személy vagy szervezet neve (illetve e-mail címe). Címzett: az elsődleges címzettek neve (illetve e-mail címe). Másolatot kap: azoknak a címzetteknek a neve (illetve e-mail címe), akik másolatot kapnak az üzenetről. Tárgy: az üzenet tárgya. Küldve: az üzenet elküldésének dátuma és időpontja.

Ha további információt szeretne kapni a feladóról vagy valamelyik címzettről, például szeretné megtudni egy személy címét vagy telefonszámát, kattintson a megfelelő névre a Feladó, a Címzett vagy a Másolatot kap mezőben. Fontos: Egyes e-mail üzenetek fejlécében a következő hivatkozással találkozhat: Megtekintés weblapként. Ha ilyen hivatkozást lát, az azt jelenti, hogy az Outlook Web Access blokkolta az eredeti üzenet egyes elemeit, mert azok adatbiztonsági szempontból veszélyesek lehetnek. Ilyen elemek például a Java kisalkalmazások vagy az ActiveX-vezérlők. A hivatkozásra kattintva egy új böngészőablakban megtekintheti a teljes üzenetet, a kiszűrt elemekkel együtt. Az üzenet megnyitása előtt a program figyelmezteti az ilyen tartalmú küldemények megtekintésének adatbiztonsági kockázatára.


13

8.1.1.

Üzenet megnyitása

1. Keresse meg az elolvasni kívánt üzenetet a nyilvános mappában vagy Microsoft Exchangepostafiókjának mappájában. Megjegyzés: Az új e-mail üzenetek mindig a Beérkezett üzenetek mappába kerülnek, és félkövér betűvel szedve jelennek meg. 2. Az üzenetre kattintva nyissa meg azt. 3. Az aktuális mappában levő előző üzenet megtekintéséhez kattintson az Előző elem

gombra.

4. Az aktuális mappában levő következő üzenet megtekintéséhez kattintson a Következő elem gombra.

8.1.2.

Üzenet áthelyezése vagy másolása

Megjegyzés: Mappák áthelyezéséről vagy másolásáról a Mappák áthelyezése vagy másolása című témakörben olvashat. 1. Nyissa meg az áthelyezni vagy másolni kívánt üzenetet. 2. Kattintson az Áthelyezés vagy a Másolás eszköztárgombra. 3. Megnyílik az Áthelyezés — mappalista, illetve a Másolás — mappalista képernyő, amelyen az összes elérhető mappa látható. Kattintson a kívánt célmappa melletti választókapcsolóra, majd az Alkalmaz gombra. Megjegyzés: Ha a célmappa egy almappa, akkor az nem jelenik meg az Áthelyezés — mappalista vagy a Másolás — mappalista képernyőn. Almappa kiválasztásához kattintson sorban a szülőmappákra, amíg el nem éri a mappahierarchia megfelelő szintjét. Tipp: Az üzenetek megnyitás nélkül is áthelyezhetők vagy másolhatók. Nyissa meg az üzenetet tartalmazó mappát, és jelölje be kívánt üzenet mellett levő jelölőnégyzetet. Kattintson a Microsoft Office Outlook Web Access eszköztárán látható Áthelyezés

8.1.3. 

vagy Másolás

gombra, majd kövesse a fent ismertetett lépéseket.

Üzenet törlése

Egy éppen megnyitott üzenet törléséhez kattintson a Törlés

eszköztárgombra.

— vagy — 

Egy mappában levő egy vagy több üzenetnek a Microsoft Office Outlook Web Access főablakából való törléséhez jelölje be a törölni kívánt üzenetek melletti jelölőnégyzetet, majd kattintson az Outlook Web Access fő eszköztárán látható Törlés

gombra.

Megjegyzés: A törölt üzenetek a Törölt elemek mappába kerülnek. Az üzenetek csak akkor törlődnek végérvényesen, amikor a Törölt elemek mappából is törli azokat.

8.1.4.

Melléklet elolvasása

A mellékletek bármilyen programban létrehozott fájlok, például Microsoft Word dokumentumok, Microsoft Excel számolótáblák, .wav kiterjesztésű fájlok vagy bitképek lehetnek. Ha egy üzenet mellékletet tartalmaz, a Microsoft Office Outlook Web Access egy gemkapocs ikont

jelenít meg mellette az üzenetlistán.

Az üzenet megnyitásakor a mellékletfájl neve az üzenet fejlécadatai között látható. A webböngésző közvetlenül megnyit egyes mellékleteket, például a .txt és a .gif fájlokat. Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

14

Figyelem: Soha ne nyisson meg mellékletet, csak ha megbízik a tartalmában és a feladó személyében. A mellékleteket gyakran használják számítógépvírusok terjesztésére. Éppen ezért előfordulhat, hogy az Outlook Web Access csak akkor engedi megnyitni a mellékleteket, ha előtte a számítógép merevlemezére menti azokat. Erre elsősorban akkor kerülhet sor, ha a csatolt fájl kiterjesztése mht, .xml vagy .js. Az Outlook Web Access által kiszűrt, esetlegesen veszélyt jelentő fájltípusok teljes listáját a kiszolgáló rendszergazdájától kérheti el. Melléklet elolvasása: 

Kattintson a mellékletfájl nevére az üzenet fejlécadatai között. A melléklet megnyitáskor egy újabb böngészőablakban jelenik meg.

Fontos: A csatolt fájlok módosításához előbb le kell töltenie azokat a számítógépre. A fájlok letöltéséről a webböngésző dokumentációjában talál további információt.

8.2. Üzenet létrehozása Az Új üzenet űrlapon hozhat létre üzeneteket. Megjegyzés: Ez ugyanaz az űrlap, mint amelyet a Microsoft Office Outlook Web Access üzenetek megválaszolásakor vagy továbbításakor nyit meg. Amikor válaszol egy üzenetre, a fejlécadatokat (Címzett, Feladó és Tárgy) a program automatikusan kitölti. 1. Kattintson a Beérkezett üzenetek ablak eszköztárán látható Új gombra. 2. A Címzett és a Másolatot kap mezőbe írja be az üzenet címzettjeinek nevét vagy e-mail alias nevét. Több név megadása esetén pontosvesszővel (;) válassza el azokat egymástól. 3. Titkos másolatot kapó címzettek megadásához írja be nevüket a Titkos másolat mezőbe. A titkos másolatot kapó címzettek megkapják az üzenet másolatát, de nevük nem jelenik meg a címzettek listáján. A titkos másolatot kapó címzettek nem láthatják a többi titkos másolatot kapó személy nevét. Tipp: Az üzenet a Címzett, a Másolatot kap vagy a Titkos másolat gombra kattintva is megcímezhető. Ennek hatására megjelenik a Nevek keresése párbeszédpanel, amelyen vállalata vagy szervezete globális címlistájáról kereshet ki egy személyt. Miután megtalálta a keresett személyt a Nevek keresése párbeszédpanelen, a nevet kijelölve, majd a párbeszédpanel Címzett hozzáadása részén látható Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolat gombra kattintva felveheti a személyt az e-mail üzenet megfelelő címmezőjébe. Az üzenet címzésének befejezése után kattintson a Bezárás gombra. 4. Röviden írja le az üzenet tárgyát a Tárgy mezőben. 5. Írja be üzenetét az üzenettörzsbe.

8.2.1.

Névellenőrzés

A Microsoft Office Outlook Web Access képes arra, hogy a címzett mezőbe beírt névtöredék alapján felismerje a megfelelő e-mail alias nevet, de csak akkor, ha a beírt névtöredék egyedi. Ha például a címlista tartalmazza a mari és a mariann nevet is, és Ön azt írta be, hogy mari, a program ezt nem ismeri fel, és nem rendeli hozzá a beírt névrészlethez a mari nevet. Ez azért van, mert mind a mari, mind a mariann név hozzárendelhető a mari névtöredékhez. Amennyiben olyan üzenetet próbál elküldeni, amelyben egy vagy több címzett nevéhez nem rendelhető hozzá e-mail alias név, az Outlook Web Access piros színnel kiemeli a feloldatlan nevű címzetteket. 1. Kattintson egy feloldatlan névre (amely piros színben látható). Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

15

2. Ha ismeri a címzett teljes e-mail címét, írja be azt a Névellenőrzés párbeszédpanelen látható Email cím mezőbe, majd kattintson az Alkalmaz gombra. 3. A címzett nevének másik mezőbe való áthelyezéséhez kattintson a kívánt mező neve melletti választókapcsolóra a párbeszédpanel Címzett áthelyezése részén. 4. Ha nem ismeri a teljes e-mail címet: a. Törölje a feloldatlan nevet. b. Jelölje be a párbeszédpanel Címzett áthelyezése részén látható A címzett törlése a listáról választókapcsolót, majd kattintson az Alkalmaz gombra. c. Válasszon egy nevet azok közül, amelyeket az Outlook Web Access a szervezet globális címlistáján talált, majd kattintson az Alkalmaz gombra. Tippek: A névellenőrzéskor egy legfeljebb 100 nevet tartalmazó lista jelenik meg, amelyről választhat. Ha a keresett személy nem látható a listán, pontosítsa az eredetileg beírt nevet. Egy címzett neve bármikor ellenőrizhető, ehhez kattintson a Névellenőrzés

8.2.2.

eszköztárgombra.

Üzenet fontosságának beállítása

A Microsoft Office Outlook Web Access lehetővé teszi az elküldeni vagy közzétenni kívánt üzenetek fontosságának beállítását sürgősre, nem sürgősre vagy átlagosra. Az üzenetek alapértelmezés szerint átlagos fontosságúak. 

A fontossági szint beállításához válassza az üzenetablak eszköztárán látható Fontosság legördülő lista Sürgős, Nem sürgős vagy Átlagos elemét.

8.2.3.

Fájl csatolása

A Microsoft Office Outlook Web Access programban bármilyen elemhez bármilyen típusú fájl csatolható mellékletként, ha a fájl számítógépén vagy számítógépes hálózaton keresztül elérhető. Az elemekhez csatolt mellékletek el is távolíthatók. Fájl csatolása e-mail üzenethez vagy más Outlook Web Access elemhez: 1. Az üzenet, találkozó vagy névjegykártya létrehozásakor kattintson a Melléklet eszköztárgombra. 2. A megjelenő párbeszédpanel Válassza ki a csatolni kívánt fájlt részén írja be a fájl elérési útját, vagy a Tallózás gombra kattintva keresse meg a fájlt. 3. Kattintson a Csatolás gombra, és a fájl megjelenik az Aktuális fájlmellékletek listán. További fájlok csatolásához ismételje meg az 1–3. lépést. 4. A használt űrlaphoz való visszatéréshez kattintson a Visszalépés az üzenethez eszköztárgombra. A kijelölt fájlok neve ekkor megjelenik a fejlécen, a Mellékletek gomb mellett. Egy vagy több fájlmelléklet eltávolítása egy üzenetből: 1. Egy még meg nem nyitott melléklet eléréséhez kattintson a Melléklet eszköztárgombra. 2. Az Aktuális fájlmellékletek listán jelölje be az eltávolítani kívánt fájlok neve melletti jelölőnégyzetet. 3. Kattintson az Eltávolítás gombra. Tipp: Válaszüzenet küldésekor a program nem veszi fel az eredeti üzenet mellékletét a válaszüzenetbe, a fájl helyett csak egy arra utaló ikon jelenik meg. Ha a mellékleteket is bele kívánja foglalni üzenetébe, ne válaszoljon az eredeti üzenetre, hanem továbbítsa azt. Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

16


8.2.4.

Üzenet mentése

Mentheti az üzeneteket, amelyeket majd később kíván befejezni vagy elküldeni. Ez egyaránt vonatkozik az új üzenetekre, a válasz- és a továbbított üzenetekre is. A mentett üzenetek alapértelmezés szerint a Piszkozatok mappába kerülnek. 1. Nyissa meg az üzenetet. 2. Kattintson a Mentés

eszköztárgombra.

Tipp: Mentett üzenet megnyitásához kattintson a Piszkozatok mappában levő megfelelő üzenetre.

8.2.5. 

Üzenet elküldése

Miután befejezte az üzenet összeállítását, kattintson az üzenetablak eszköztárán látható Küldés gombra.

8.3. Üzenet megválaszolása vagy továbbítása 8.3.1.

Válasz az üzenet küldőjének

1. Kattintson az üzenetolvasási űrlapon látható Válasz eszköztárgombra. Ha a Válasz gombra kattint, a program a megjelenő ablakban automatikusan beírja az eredeti üzenet küldőjének címét a Címzett szövegmezőbe. 2. A program bemásolja az eredeti üzenet szövegét a válaszüzenet törzsébe. Írja be üzenetét a feladó eredeti üzenete fölé vagy az üzenet sorai közé.

8.3.2.

Válasz az üzenet küldőjének és összes többi címzettjének

1. Kattintson az üzenetolvasási űrlapon látható Válasz mindenkinek eszköztárgombra. Ha a Válasz mindenkinek gombra kattint, a program a megjelenő ablakban automatikusan beírja az eredeti üzenet küldőjének és összes többi címzettjének címét a Címzett és a Másolatot kap szövegmezőbe. 2. A program bemásolja az eredeti üzenet szövegét a válaszüzenet törzsébe. Írja be üzenetét a feladó eredeti üzenete fölé vagy az üzenet sorai közé.

8.3.3.

Üzenet továbbítása

1. Kattintson az üzenetolvasási űrlapon látható Továbbítás eszköztárgombra. 2. A Címzett mezőbe írja be azt az e-mail címet, amelyre továbbítani szeretné az üzenetet. 3. A program bemásolja az eredeti üzenet szövegét a válaszüzenet törzsébe. Írja be üzenetét a feladó eredeti üzenete fölé vagy az üzenet sorai közé.

8.3.4.

Válaszüzenet megcímzése

Amikor a Válasz vagy a Válasz mindenkinek gombra kattint, megnyílik az Új üzenet űrlap, és a megfelelő nevek automatikusan megjelennek a Címzett és a Másolatot kap mezőben. Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

17

1. Ha további címzetteket is fel kíván venni a Címzett vagy a Másolatot kap mezőbe, írja be nevüket a megfelelő mezőbe. 2. Titkos másolatot kapó címzettek megadásához írja be nevüket a Titkos másolat mezőbe. Megjegyzés: A titkos másolatot kapó címzettek megkapják az üzenet másolatát, de nevük nem jelenik meg a címzettek listáján. A titkos másolatot kapó címzettek a többi titkos másolatot kapó személy nevét sem látják. Ha a Titkos másolat mező nem látható, de szeretne titkos másolatot küldeni, kattintson a Beállítások fülre, és jelölje be a Titkos másolat mező látható jelölőnégyzetet. Alapértelmezés szerint a Microsoft Office Outlook Web Access üzenetablakában látható a Titkos másolat mező. 3. A Tárgy mezőben röviden foglalja össze, hogy miről szól az üzenet. Megjegyzés: Amikor válaszol egy üzenetre, a program automatikusan kitölti a Tárgy mezőt az eredeti üzenet tárgyával, és beszúrja a mező elejére a RE jelzést. Az automatikusan kitöltött tárgyat változatlanul hagyhatja, illetve törölheti, és beírhat új tárgysort. 4. Írja be üzenetét az üzenettörzsbe. Üzenet megválaszolásakor a program automatikusan beszúrja az eredeti üzenet szövegét az üzenettörzsbe.

8.4. Üzenetre vonatkozó visszaigazolások A Microsoft Office Outlook Web Access lehetőséget nyújt az elküldött üzenetek kézhezvételének visszaigazolására. Ez mind új üzenet küldésekor, mind másik személy által küldött üzenet megválaszolásakor vagy továbbításakor lehetséges. Ha üzenetre vonatkozó visszaigazolást kér, értesítést kap Beérkezett üzenetek mappájába arról, hogy a címzett mikor kapta meg és mikor nyitotta meg az üzenetet. Amikor visszaigazolási kérelmet tartalmazó üzenetet küld el, Beérkezett üzenetek mappájába a kiválasztott beállításoktól függően a következő két üzenet egyikét vagy mindkettőt megkapja:  

Kézbesítve: , ahol a az elküldött üzenet tárgysora. A kézbesítés dátumának és időpontjának megtekintéséhez kattintson duplán a visszaigazolásra. Elolvasva: , ahol a az elküldött üzenet tárgysora. Ha szeretné tudni, hogy a címzett mikor nyitotta meg üzenetét, a dátum és az időpont megtekintéséhez kattintson duplán a visszaigazolásra.


18

8.4.1.

Üzenetre vonatkozó visszaigazolás kérése

Amennyiben üzenetre vonatkozó visszaigazolást (más szóval nyugtát vagy tértivevényt) kér, értesítést kap majd Beérkezett üzenetek mappájába, amely jelzi, hogy a rendszer sikeresen kézbesítette elküldött üzenetét a címzettnek. Emellett arról is kérhet értesítést, hogy a címzett megnyitotta az üzenetet. 1. Az üzenet összeállítása közben kattintson az eszköztáron látható Beállítások listára. 2. Ha értesítést szeretne kapni arról, hogy a címzett megnyitotta üzenetét, jelölje be az Olvasás viszszaigazolása jelölőnégyzetet. 3. Ha értesítést szeretne kapni arról, hogy üzenetét kézbesítették, jelölje be a Kézbesítés visszaigazolása jelölőnégyzetet. 4. Ha mindkét értesítést szeretné megkapni, válassza a Mindkettő kérése lehetőséget.

8.4.2. Az olvasási visszaigazolási kérelmekre küldött automatikus visszajelzés beállítása Amellett, hogy kérheti az Ön által küldött e-mail üzenetek olvasásának visszaigazolását, címzettként eldöntheti, hogy kíván-e olvasási visszaigazolást küldeni, ha egy üzenet feladója ezt kéri Öntől. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. Ha mindig kíván olvasási visszaigazolást küldeni, amikor egy üzenet feladója ezt kéri, jelölje be a párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Visszajelzés minden esetben választókapcsolót. 3. Megjegyzés: A program minden megnyitott elemre vonatkozóan csak egyszer küld olvasási visszaigazolást. Ha például megjelöl egy elemet olvasatlanként, majd ismét megnyitja azt, a Microsoft Office Outlook Web Access nem küld újabb olvasási visszaigazolást. 4. Ha soha nem kíván olvasási visszaigazolást küldeni, amikor egy üzenet feladója ezt kéri, jelölje be a párbeszédpanel Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Ne legyen automatikus visszajelzés választókapcsolót. 5. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

9. Naptár A naptár lehetővé teszi találkozók és értekezletek létrehozását és nyomon követését. A találkozó olyan elfoglaltság, amelyen egyedül Önnek kell részt vennie. Találkozó például, ha orvoshoz kell mennie, vagy ha idejének egy részét egy adott projekttel kapcsolatos munkára kívánja fordítani, illetve fenntartani. Az értekezlet olyan találkozó, amelyre másokat is meghív, például egy projekt értékelése vagy a munkacsoport összes tagját érintő más tevékenység. Értekezleteket szervezhet és ütemezhet be munkatársaival, majd szükség szerint frissítheti, illetve módosíthatja azok adatait (idejét, helyét, résztvevőit). Ha a naptárat használja a találkozók és értekezletek nyomon követésére, munkatársai ellenőrizhetik az Ön elérhetőségét saját programjaik ütemezésekor. Az összes találkozó és értekezlet beállítható ismétlődőként, ami azt jelenti, hogy több alkalommal, rendszeres időközönként sor kerül rájuk. Beütemezhet például egy ismétlődő értekezletet minden szerdai napon 14:00 órára. A naptár megnyitásához kattintson a navigációs pulton látható Naptár ikonra.


19

9.1. A határidőnapló megtekintése 1. Kattintson a navigációs pulton látható Naptár ikonra. Ekkor megjelennek az aktuális napra beütemezett találkozói és értekezletei. 2. Egy másik nap időbeosztásának megtekintéséhez jelöljön ki egy dátumot az időbeosztás mellett látható havi naptárban. 3. Egy elem részleteinek megtekintéséhez vagy módosításához kattintson az elemre. 4. Az egész hét időbeosztásának megtekintéséhez válassza az eszköztár Nézet legördülő listájának Hét elemét. Megjegyzés: Ha rákattint egy ismétlődő elemre, például egy hetente megtartott értekezletre, a Microsoft Office Outlook Web Access megkérdezi, hogy az adott alkalmat (a kijelölt napon levő értekezletet), vagy pedig a sorozatot (az összes értekezletet) kívánja-e megnyitni.

9.2. Találkozók A több résztvevő közreműködésével vagy jelenlétében lebonyolított értekezletektől eltérően a találkozók olyan elfoglaltságot jelölnek, amelyen egyedül Önnek kell részt vennie. Találkozó például, ha orvoshoz kell mennie, ha el kell hoznia gyermekét az iskolából, vagy ha idejének egy részét egy adott projekttel kapcsolatos munkára kívánja fordítani, illetve fenntartani. Amikor új találkozót vesz fel naptárába, megadhatja, hogy mi jelenjen meg határidőnaplójában a találkozó idején (például „elfoglalt” vagy „házon kívül”), ha mások megtekintik azt.

9.2.1.

Találkozó létrehozása

1. 2. 3. 4. 5.

Kattintson a Naptár ablak eszköztárának Új gombjára. A Tárgy mezőbe írjon be egy rövid leírást a találkozóról. A Hely mezőben adja meg a találkozó helyszínét. Válassza ki a megfelelő dátumokat és időpontokat a Kezdő időpont és a Befejező időpont listáról. Az Időformátum listáról válassza ki, hogy hogyan jelenjen meg a találkozó határidőnaplójában. Mások az itt kiválasztott jelölést (Foglalt, Feltételes, Szabad vagy Házon kívül) látják, ha megnézik határidőnaplóját. 6. Az üzenet törzsébe írja be a további tudnivalókat, például a találkozóhoz szükséges anyagok listáját. 7. Kattintson a Mentés gombra.

Az alábbi táblázat a találkozó létrehozásakor az eszköztáron választható további beállításokat ismerteti. Gomb

Leírás Rákattintva dokumentumot vagy más kapcsolódó anyagot csatolhat a találkozóhoz. További információ a Fájl csatolása című témakörben található. Rákattintva sürgős, nem sürgős vagy átlagos fontosságot rendelhet a találkozóhoz. Rákattintva megadhatja a találkozó ismétlődési gyakoriságát.


20

9.2.2.

Találkozó módosítása

1. A találkozó megnyitásához kattintson rá duplán a naptárban. Megjegyzés: Egy találkozósorozat ismétlődési gyakoriságának módosításához válassza a megjelenő párbeszédpanelen látható A sorozat megnyitása lehetőséget, majd kattintson az OK gombra. Ha csak a kijelölt alkalmat kívánja módosítani, válassza a Csak az előfordulás megnyitása lehetőséget. 2. A találkozó tárgyának vagy helyének megváltoztatásához írja be az új szöveget a megfelelő mezőkbe. 3. A találkozó dátumának és időpontjának módosításához változtassa meg az új bejegyzésekhez tartozó kezdési és befejezési időpontot a Kezdő időpont, illetve a Befejező időpont listán. 4. Kattintson a Mentés gombra.

9.3. Válasz értekezlet-összehívásra 1. Az értekezlet-összehívás megnyitásához kattintson rá a Beérkezett üzenetek mappában. 2. Kattintson az alábbi gombok egyikére: Gomb

Leírás Rákattintva elfogadhatja az értekezletet, és bejegyezheti azt naptárába. Ha ezt követően mások megnézik határidőnaplóját, látni fogják, hogy az értekezlet ideje alatt elfoglalt. Rákattintva elfogadhatja az értekezletet, de ugyanakkor jelzi, hogy esetleg nem tud majd részt venni rajta. Az értekezlet ebben az esetben is bekerül naptárába. Ha azonban mások ezután megnézik határidőnaplóját, azt fogják látni, hogy az adott időszakban csak feltételesen elfoglalt. Rákattintva visszautasíthatja az értekezletet, amely így nem kerül be naptárába.

Tipp: Ha az értekezlet elfogadása előtt meg szeretné nézni elfoglaltságait az adott napon, kattintson a Naptár eszköztárgombra. 3. Megnyílik egy üzenetablak az értekezlet-összehívás küldőjének címezve. Ha további személyeknek is el kívánja küldeni válaszát, töltse ki a Címzett vagy a Másolatot kap mezőt. 4. Ha válaszával együtt üzenetet is kíván küldeni, írja be üzenetét a megfelelő szövegmezőbe. Megindokolhatja például, hogy miért nem tud részt venni az értekezleten. 5. Kattintson a Küldés vagy a Nincs visszajelzés gombra.

9.3.1.

Válaszüzenet küldése értekezlet-összehívásra

Úgy is válaszolhat egy értekezlet-összehívásra, hogy nem fogadja el a meghívást. 1. Ha csak az értekezlet szervezőjének kíván üzenetet küldeni, kattintson a Válasz eszköztárgombra. 2. Ha az összes meghívottnak szeretne üzenetet küldeni, kattintson a Válasz mindenkinek eszköztárgombra. 3. Írja be válaszát az üzenettörzsbe, majd kattintson a Küldés gombra.


21

9.3.2.

Értekezlet-összehívás továbbítása

1. Az értekezlet-összehívás ablakában kattintson a Továbbítás eszköztárgombra. 2. A Címzett mezőbe írja be a címzett nevét vagy e-mail alias nevét, majd a név feloldásához kattintson a Névellenőrzés gombra. Ha nem tudja a címzett nevét, a Címzett gombra kattintva megkeresheti a személyt vállalata vagy szervezete globális címlistájában. 3. Kattintson a Küldés gombra.

9.4. Értekezlet összehívása Értekezlet-összehívás kiküldésével értekezleteket is tervezhet a Microsoft Office Outlook Web Access segítségével. Az értekezlet-összehívás tulajdonképpen egy találkozó, amelyre másokat is meghív. 1. Kattintson a Naptár ablak eszköztárának Új gombjára. 2. A Résztvevők és a Tudjanak róla mezőbe írja be azon személyek nevét, akiknek el kívánja küldeni az értekezlet-összehívást. 3. Ha meg kíván adni egy konferenciatermet vagy az értekezlet során használandó eszközt, töltse ki az Erőforrások mezőt. Tipp: Az értekezlet-összehívásba a Résztvevők, a Tudjanak róla vagy az Erőforrások gombra kattintva is felvehet neveket. Ennek hatására megjelenik a Nevek keresése párbeszédpanel, amelyen kikereshet egy személyt vagy erőforrást vállalata, illetve szervezete globális címlistájáról. Miután megtalálta a keresett személyeket és erőforrásokat, nevüket egyesével kijelölve, majd a párbeszédpanel Címzett hozzáadása részén látható Résztvevők, Tudjanak róla vagy Erőforrások gombra kattintva felveheti a neveket az értekezlet-összehívás megfelelő címmezőjébe. 4. A meghívni kívánt résztvevők elérhetőségének ellenőrzéséhez kattintson az Elérhetőség eszköztárgombra. Így olyan időpontot választhat, amelyen mindenki ráér, és részt tud venni az értekezleten. 5. A Visszajelzések a meghívásra jelölőnégyzet alapértelmezés szerint be van jelölve. Ha nem kívánja, hogy a meghívottak választ küldjenek a meghívásra, kattintással törölje a jelölést a jelölőnégyzetből. 6. A Tárgy mezőbe írjon be egy rövid leírást az értekezletről. 7. A Hely mezőben adja meg az értekezlet helyszínét. 8. Válassza ki a megfelelő dátumokat és időpontokat a Kezdő időpont és a Befejező időpont listáról. 9. Ha az értekezletet rendszeres időközönként meg szeretné tartani, kattintson az Ismétlődés eszköztárgombra. 10. Az Időformátum listáról válassza ki, hogy hogyan jelenjen meg az értekezlet határidőnaplójában. Mások az itt kiválasztott jelölést (Foglalt, Feltételes, Szabad vagy Házon kívül) látják, ha megnézik az Ön és a többi résztvevő határidőnaplóját. 11. Írja be az értekezlet-összehívás kísérőszöveget az üzenettörzsbe, majd kattintson a Küldés gombra. Minden meghívni kívánt résztvevő megkapja az értekezlet-összehívást, az új értekezlet pedig bekerül az Ön határidőnaplójába. Mindenki, aki megkapja az értekezlet-összehívást, választhat, hogy elfogadja vagy visszautasítja azt.


22

A következő táblázat az eszköztáron választható további beállításokat ismerteti. Gomb

Leírás

Rákattintva dokumentumot vagy más kapcsolódó anyagot csatolhat az értekezletösszehíváshoz. További információ a Fájl csatolása című témakörben található. Rákattintva sürgős, nem sürgős vagy átlagos fontosságot rendelhet az értekezlethez. Rákattintva továbbíthatja az értekezlet-összehívást olyan személyeknek, akiket eredetileg nem hívott meg. Rákattintva megadhatja az értekezlet ismétlődési gyakoriságát. Erre a gombra kattintva oldhatja fel a Résztvevők vagy a Tudjanak róla mezőbe írt e-mail alias neveket. Ha az Outlook Web Access nem ismeri fel valamelyik címzettet, megjelenik a Névellenőrzés párbeszédpanel.

9.4.1.

A résztvevők elérhetőségének ellenőrzése

Értekezlet tervezésekor ellenőrizheti a meghívni és értesíteni kívánt résztvevők időbeosztását, hogy megtalálja az értekezletre mindannyiuk számára legalkalmasabb időpontot. 1. Az értekezlet-összehívási űrlapon adja meg a meghívni kívánt személyek nevét, majd kattintson az Elérhetőség eszköztárgombra. 2. Automatikusan az értekezlet napjára vonatkozó elérhetőségi diagram nyílik meg. A diagramon az összes résztvevő időbeosztása megtekinthető az Önével együtt. A diagramról leolvasható, hogy kinek mikor van elfoglaltsága. Az összes résztvevő nevű felső sor az egyes résztvevők elfoglaltságainak összesítését mutatja. 3. Olyan időpontot válasszon ki, amely nem esik sem kék, sem lila sávra. Az értekezlet időpontjának meghatározása után kattintson a Vissza a találkozóhoz eszköztárgombra.

9.4.2.

Értekezlet átütemezése

1. Az eredeti értekezlet-összehívás megnyitásához kattintson a naptárban az átütemezni kívánt értekezletre. 2. Végezze el a szükséges módosításokat a Résztvevők, a Tudjanak róla, a Kezdő időpont, a Befejező időpont vagy a Hely mezőben. 3. Ha valamelyik résztvevő számára nem volt megfelelő az időpont, kattintson az Elérhetőség gombra, és nézze meg a résztvevők határidőnaplóját. Ez segítségére lesz abban, hogy alkalmasabb időpontot találjon. 4. A Küldés gombra kattintva küldje el a módosított meghívót az összes résztvevőnek. Megjegyzés: Ha töröl egy értekezletet, a Microsoft Office Outlook Web Access megkérdezi, hogy kívánja-e értesíteni a résztvevőket egy lemondási értesítővel.


23

9.4.3.

Értekezlet-összehívás továbbítása

1. Kattintson egy értekezletre a naptárban. 2. Az értekezlet-összehívás ablakában kattintson a Továbbítás gombra. 3. A Címzett mezőbe írja be a címzett nevét vagy e-mail alias nevét, majd a név feloldásához kattintson a Névellenőrzés gombra. Ha nem tudja a címzett nevét, a Címzett gombra kattintva megkeresheti a személyt vállalata vagy szervezete globális címlistájában. 4. Kattintson a Küldés gombra.

9.4.4.

Értekezlet lemondása

1. Nyisson meg egy Ön által szervezett, lemondani kívánt értekezletet a Naptár ablakban. 2. Kattintson a Törlés eszköztárgombra. 3. A megjelenő párbeszédpanelen kattintson az OK gombra, így értesítést küldhet az értekezletre meghívott személyeknek az értekezlet lemondásáról. Tipp: Ha a lemondásra vonatkozó értesítésben üzenni is kíván a meghívott résztvevőknek, például meg szeretné indokolni, hogy miért mondja le az értekezletet, írja be üzenetét a lemondási űrlap törzsébe. 4. Kattintson a Küldés gombra.

9.5. Ismétlődő elemek Számos értekezlet, találkozó és esemény meghatározott időközönként rendszeresen ismétlődik. Ahelyett, hogy minden egyes alkalomhoz külön-külön naptárbejegyzést hozna létre, beállíthatja az elemet ismétlődőnek. A Microsoft Office Outlook Web Access automatikusan beütemezi az eseményt minden egyes alkalomra, amikor sor kerül rá.

9.5.1.

Ismétlődő elem beállítása

Beütemezhet ismétlődő találkozókat és értekezleteket, és létező naptári bejegyzést is módosíthat ismétlődőre. Értekezlet-összehívást azonban csak akkor módosíthat, ha saját maga hozta létre. 1. Állítson össze egy új találkozót vagy értekezlet-összehívást, vagy nyissa meg a határidőnaplójában látható elemek egyikét. 2. Kattintson az Ismétlődés eszköztárgombra. 3. A párbeszédpanel A találkozó időpontja részén látható Kezdő időpont és Befejező időpont listákról válasszon kezdési és befejezési időpontot az ismétlődő elemhez. Dátumként azt a napot adja meg, amelyiken az ismétlődés elkezdődik. 4. Adja meg, hogy milyen gyakran ismétlődik a találkozó vagy értekezlet. A választható lehetőségek: naponta, hetente (ez az alapértelmezett érték), havonta vagy évente. 5. A párbeszédpanel Az ismétlődés időtartománya részén állítsa be, hogy mikor fejeződjön be a megadott szabály szerinti ismétlődés.


24

9.5.2.

Ismétlődési gyakoriság módosítása

1. A találkozó vagy értekezlet megnyitásához kattintson rá a Naptár ablakban. Amikor a Microsoft Office Outlook Web Access kérdezi, válassza A sorozat megnyitása lehetőséget, majd kattintson az OK gombra. 2. Kattintson a találkozó vagy értekezlet ablakának eszköztárán látható Ismétlődés gombra. 3. Az Ismétlődés párbeszédpanelen szükség szerint módosítsa az ismétlődési szabályt.

9.5.3.

Ismétlődés törlése

1. A találkozó vagy értekezlet megnyitásához kattintson rá a Naptár ablakban. Amikor a Microsoft Office Outlook Web Access kérdezi, válassza A sorozat megnyitása lehetőséget, majd kattintson az OK gombra. 2. Kattintson a találkozó vagy értekezlet ablakának eszköztárán látható Ismétlődés gombra. 3. Az ismétlődés beállítására szolgáló képernyőn kattintson az Ismétlés törlése gombra.

10.

Névjegyalbum

A névjegyalbum az e-mail címek és egyéb adatok tárolására szolgáló személyes címjegyzéke, amelybe üzleti partnereinek, illetve azoknak a személyeknek az adatait érdemes felvennie, akikkel rendszeresen kapcsolatot tart. A névjegyalbumban tárolhatja az e-mail címeket, lakcímeket, telefonszámokat és a partnerekre vonatkozó egyéb fontos adatokat, például weblapjuk címét, illetve mobiltelefonjuk számát. A névjegyalbumban szereplő partnereit rendezheti és csoportosíthatja vezeték- vagy utónevük, illetve más adatuk (munkahelyük vagy lakcímük) szerint is. A névjegykártyákat emellett másik mappába helyezheti vagy másolhatja, továbbá fájlt — például Microsoft Word dokumentumot — csatolhat hozzájuk, hogy az összetartozó adatok egy helyen legyenek. A névjegyalbum megnyitásához kattintson a navigációs pulton látható Névjegyalbum ikonra.

10.1.

Új névjegykártya létrehozása

1. Kattintson a névjegyalbum eszköztárán látható Új gombra. 2. Az új névjegykártya ablakában írja be a partner felvenni kívánt adatait. 3. Tipp: Egyes mezőkben több bejegyzés is felvehető a legördülő listák használatával. Az E-mail cím ikon melletti legördülő lista például lehetővé teszi, hogy egy partnerhez akár három különböző email címet is megadjon (E-mail cím, 2. e-mail cím és 3. e-mail cím). Emellett több címet és telefonszámot is tárolhat. 4. Amennyiben egy partnernek több címét is megadta, kijelölhet közülük egyet a partner levelezési címeként. Válassza ki a kívánt címet a Cím ikon melletti legördülő listáról, majd jelölje be a Levelezési cím jelölőnégyzetet. 5. Kattintson a Mentés gombra. Megjegyzés: A Tárolási forma legördülő lista segítségével határozható meg, hogy az adott partner hogyan jelenjen meg a névjegyalbumban. A személyek nevét megjelenítheti úgy, hogy vezeték- vagy utónevük álljon elöl, illetve vállalatuk nevét is feltüntetheti.


25

10.2.

Terjesztési lista létrehozása

Amennyiben gyakran küld e-mail üzenetet egy adott csoportnak, terjesztési lista létrehozásával egyszerűbbé teheti az üzenetek címzését és az értekezletek összehívását. A terjesztési lista elkészítését követően egyszerre több címzettnek is küldhet üzenetet vagy értekezlet-összehívást. A terjesztési listák bármilyen, érvényes e-mail címmel rendelkező bejegyzést tartalmazhatnak. 1. Válassza a fő eszköztár Új gombja melletti legördülő lista Terjesztési lista elemét. 2. Ha egy vállalatán vagy szervezetén belüli, illetve egy személyes partnert szeretne felvenni a terjesztési listára, írja be az adott személy nevét vagy e-mail címét a Hozzáadás a terjesztési listához mezőbe, majd kattintson a Hozzáadás gombra. Ismételje meg ezt a műveletet az összes felvenni kívánt személy esetén. 3. Megjegyzés: Ha a Microsoft Office Outlook Web Access nem tud értelmezni egy nevet vagy e-mail címet, megnyílik a Névellenőrzés képernyő. A Névellenőrzés képernyőn egyeztesse a beírt szöveget a helyes személy megfelelő adatával, majd kattintson az Alkalmaz gombra. 4. Vállalatán vagy szervezetén kívüli személynek a terjesztési listára való felvételéhez írja be a személy e-mail címét a Hozzáadás a terjesztési listához mezőbe. 5. Kattintson a Mentés gombra. Tipp: A terjesztési lista címjegyzékből való eltávolításához kattintson a Törlés

eszköztárgombra. Ha üze-

netet kíván küldeni a terjesztési listán szereplő összes címre, kattintson az Üzenet küldése a listának eszköztárgombra.

10.3.

Névjegykártya megnyitása

Egy partnerről tárolt összes adat megtekintéséhez meg kell nyitnia a partner névjegykártyáját. 

Kattintson a megnyitni kívánt partner nevére a névjegyalbumban.

10.4.

Névjegykártya törlése

1. A névjegyalbumban jelölje be a törölni kívánt névjegykártyák mellett látható jelölőnégyzetet. 2. Kattintson a Törlés

10.5.

eszköztárgombra.

Névjegykártyák rendezése

Számos különböző módon rendezheti névjegykártyáit, így összes partnerének bizonyos adatai egyszerre is áttekinthetők egy ablakban. Kattintson a névjegyalbum eszköztárának Nézet legördülő listájára, majd válasszon ki egyet az alábbi lehetőségek közül:    

Névjegykártyák: az alapértelmezett nézet, amelyben az egyes partnerek alapvető adatai tekinthetők meg. Részletes névjegykártyák: a partnerek összes adatát tartalmazó nézet, amelyben például beosztásuk, vállalatuk neve, otthoni telefonszámuk és egyéb kiegészítő adataik is láthatók. Telefonszámjegyzék: a partnerek nevét és az egyes partnerekhez megadott összes telefonszámot tartalmazó nézet. Cégnév szerint: az egyes partnerek nevét és vállalatuk adatait tartalmazó nézet.


26

 

Hely szerint: az egyes partnerek adatait címadatok szerint rendezve megjelenítő nézet. Nyomon követés jelölője szerint: a további üzenetváltás szükségessége miatt megjelölt partnereket mutató nézet, amely segíti a sürgős, illetve fontos ügyek nyomon követését.

10.6.

Üzenet létrehozása egy névjegykártya adataival

E-mail üzenetet küldhet egy partnerének, miközben megtekinti az adott személy névjegykártyáján tárolt adatokat. 1. Nyissa meg annak a partnernek a névjegykártyáját, akinek üzenetet kíván küldeni. 2. A partner adatainak megtekintése közben bármikor kattintson az Üzenet küldése a kapcsolattartónak eszköztárgombra. Megnyílik egy új üzenetűrlap, előre megcímezve az adott partnernek. 3. Írja be üzenetét az üzenettörzsbe, majd kattintson a Küldés gombra.

10.7.

Névjegykártyák másolása és áthelyezése

1. A névjegyalbumban jelölje be a másik mappába áthelyezni vagy másolni kívánt névjegykártyák mellett látható jelölőnégyzetet. 2. Kattintson az Áthelyezés vagy a Másolás eszköztárgombra. Megnyílik az Áthelyezés — mappalista, illetve a Másolás — mappalista képernyő, amelyen az összes elérhető mappa neve látható. 3. Kattintson a kívánt célmappa melletti választókapcsolóra, majd az Alkalmaz gombra.

10.8.

Fájl csatolása névjegykártyához

A névjegykártyákhoz például Microsoft Word dokumentumok vagy más kapcsolódó adatok csatolhatók. Ily módon az egyes partnerekhez tartozó összes információ egy helyen tárolható. 1. Nyissa meg azt a névjegykártyát, amelyhez fájlt kíván csatolni. 2. Kattintson a Melléklet eszköztárgombra. 3. A megjelenő párbeszédpanel Válassza ki a csatolni kívánt fájlt részén írja be a fájl elérési útját, vagy a Tallózás gombra kattintva keresse meg a fájlt. 4. Kattintson a Csatolás gombra, és a fájl megjelenik az Aktuális fájlmellékletek listán. További fájlok csatolásához ismételje meg az 1–3. lépést. Amikor elkészült, a kiválasztott fájlok listája megjelenik a partner adatait mutató ablak alján, a Mellékletek gomb mellett.


27

10.9.

Partner címének megtekintése térképen

A Microsoft Office Outlook Web Access programban automatikusan létrehozhat egy Microsoft MapPoint térképet, amely megmutatja a partner címét. 1. Nyissa meg a névjegykártyát, amelyen szereplő címet meg kívánja tekinteni térképen. 2. A Levelezési cím jelölőnégyzet felett látható legördülő listáról válassza ki a térképen megtekinteni kívánt címet. 3. Kattintson a Térkép megjelenítése a címhez eszköztárgombra. Egy új böngészőablakban megnyílik az MSN Maps & Directions webhely, és megjelenik a partner címét tartalmazó térképrészlet.

11.

Feladatok

A feladatok olyan személyes vagy munkájához kapcsolódó tevékenységek, amelyeket nyomon kíván követni a befejezéséig. Egy feladat előfordulhat egyszer, vagy ismétlődhet (ez utóbbit ismétlődő feladatnak nevezik). Az ismétlődő feladatok ismétlődhetnek rendszeres időközönként, illetve a feladat elvégzettként való megjelölésének dátumához viszonyított időközönként. Az előbbi esetre példa, ha minden hónap utolsó pénteki napján el kíván küldeni egy állapotjelentést felettesének, míg az utóbbi esetet jól szemlélteti, ha például legutóbbi hajvágása után egy hónappal ismét el szeretne menni fodrászához. Feladatainak megtekintéséhez kattintson a navigációs pulton látható Feladatok ikonra.

11.1. 1. 2. 3. 4.

11.2.

Feladat létrehozása Kattintson a Feladatok ablak eszköztárán látható Új gombra. Írja be a feladat nevét a Tárgy mezőbe. Válassza ki a feladatra vonatkozó megfelelő beállításokat. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Ismétlődő feladat létrehozása

Egyes feladatok, például egy havi állapotjelentés elkészítése, rendszeres időközönként ismétlődnek. Ahelyett, hogy minden egyes előforduláshoz külön feladatot hozna létre, létrehozhat egy olyan feladatot, amely a megadott időközönként ismétlődik. 1. Hozzon létre új feladatot, vagy nyisson meg egy létező feladatot a Feladatok ablakban. 2. Kattintson az Ismétlődés eszköztárgombra. 3. A megjelenő párbeszédpanel Ismétlődési szabály részén válassza ki, hogy milyen gyakran ismétlődjön a feladat. 4. A párbeszédpanel Az ismétlődés időtartománya részén állítsa be, hogy mikor kezdődjön, és mikor fejeződjön be a megadott szabály szerinti ismétlődés. 5. Kattintson az OK gombra. 6. Szükség esetén töltse ki a feladatűrlap többi mezőjét (például a Határidő és a Prioritás mezőt) is. 7. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.


28

11.3.

Feladatok rendezése

Feladatainak rendezéséhez kattintson a navigációs pulton látható Feladatok ikonra, és válassza az alábbi nézetek egyikét:       

Egyszerű lista: Az összes feladat tárgya és esedékességi dátuma, beleértve az elvégzettként megjelölt feladatokat is. Ez az alapértelmezett nézet. Részletes lista: A feladatok tárgya, állapota, esedékességi dátuma, százalékos elkészültségi állapota és prioritása. A nézet azt is jelzi, ha egy feladathoz melléklet tartozik. Érvényben lévő feladatok: Az összes be nem fejezett és el nem halasztott feladat tárgya, állapota, esedékességi dátuma és százalékos elkészültségi állapota. Következő 7 nap: Az összes olyan feladat, amely a következő 7 napon belül esedékes. Lejárt határidejű feladatok: Az összes be nem fejezett, lejárt határidejű feladat. Befejezett feladatok: Minden elvégzettként megjelölt feladat. Feladatlista: Az összes olyan feladat tárgya és esedékességi dátuma, amelynek állapota Nem kezdődött el, Folyamatban vagy Valaki másra vár.

11.4.

Fájl csatolása feladathoz

Feladataihoz fájlokat, például Microsoft Word dokumentumokat, illetve egyéb kapcsolódó információt is csatolhat. Így a feladathoz tartozó összes információ egy helyen tárolható. Feladat létrehozásakor is csatolhat fájlt a feladathoz. 1. Nyisson meg egy feladatot. 2. Kattintson a Melléklet eszköztárgombra. 3. A megjelenő párbeszédpanel Válassza ki a csatolni kívánt fájlt részén írja be a fájl elérési útját, vagy a Tallózás gombra kattintva keresse meg a fájlt. 4. Kattintson a párbeszédpanel Vegye fel a fájlt a listára részén látható Csatolás gombra. A fájl megjelenik az Aktuális fájlmellékletek listán. 5. A feladathoz való visszatéréshez kattintson a Visszalépés a feladathoz gombra. A csatolt fájlok listája a Mellékletek gomb mellett látható.

11.5.

Feladat megjelölése elvégzettként

1. Kattintson a navigációs pulton látható Feladatok ikonra. 2. A feladatlistán jelölje be a megfelelő feladat melletti jelölőnégyzetet, majd kattintson a Megjelölés elvégzettként

11.6.

eszköztárgombra.

Feladatra vonatkozó emlékeztetők

A Microsoft Office Outlook Web Access lehetővé teszi, hogy emlékeztetőt állítson be feladataihoz. Az is megadható, hogy egy adott feladat esedékessége előtt melyik napon és mikor jelenjen meg az emlékeztető üzenet. Megjegyzések: Az emlékeztetők megtekintéséhez a Microsoft Internet Explorer 5-ös vagy újabb verzióját kell használnia. Feladatra vonatkozó emlékeztetők használatához be kell jelölnie a Beállítások lapon látható Emlékeztetők engedélyezése a feladatokhoz lehetőséget. Az emlékeztetők engedélyezése után beállítható az is, hogy az emlékeztető üzenet mellett hangjelzés is figyelmeztesse. Outlook Web Access (OWA) – Levelezés webes felületen

29

Feladatra vonatkozó emlékeztető csak a Feladatok mappában tárolt feladatokhoz állítható be. Találkozókhoz és értekezletekhez is beállítható emlékeztető.

11.6.1. Emlékeztetők beállítása A feladatra vonatkozó emlékeztetők engedélyezése után feladat létrehozásakor tetszés szerint bekapcsolhatja az emlékeztetőt. 1. Feladat létrehozásakor jelölje be az új feladat űrlapján látható Emlékeztető jelölőnégyzetet. 2. Az emlékeztető alapértelmezett megjelenési időpontja 8:00 a feladat esedékességének napján. Más napon vagy más időpontban megjelenő emlékeztető beállításához válassza ki a kívánt napot vagy időpontot a megfelelő legördülő listáról.

11.6.2. Emlékeztetők elutasítása vagy későbbre halasztása Amikor megjelenik az Emlékeztető párbeszédpanel, azon az összes olyan naptári elem és feladat látható, amelyhez el nem utasított emlékeztető tartozik. A Tárgy mező tartalmazza az egyes elemek nevét, az Esedékes mező pedig azt jelzi, hogy az adott elem mennyi idő múlva esedékes vagy kezdődik el. Ha egy értekezlet vagy találkozó beütemezett kezdési időpontja, illetve egy feladat esedékességi időpontja már elmúlt, az emlékeztető jelzi, hogy mennyi idő telt el a kezdési vagy esedékességi időpont óta. Egy emlékeztető elutasításával bezárja az emlékeztetőt, és ebben az esetben a program nem emlékezteti többé az adott elem esedékességére.

11.6.3. Emlékeztető elutasítása 

Az emlékeztető ablakában jelöljön ki egy vagy több elemet, majd kattintson az Elutasítás gombra. Az összes emlékeztető elutasításához kattintson az Összes elutasítása gombra.

Az Emlékeztető párbeszédpanelen a Tárgy mező tartalmazza az egyes elemek nevét, az Esedékes mező pedig azt jelzi, hogy az adott elem mennyi idő múlva esedékes vagy kezdődik el. Ha egy értekezlet vagy találkozó beütemezett kezdési időpontja, illetve egy feladat esedékességi időpontja már elmúlt, az emlékeztető jelzi, hogy mennyi idő telt el a kezdési vagy esedékességi időpont óta. Tipp: Egy elem részleteinek megtekintéséhez jelölje ki az elemet, majd kattintson az Elem megnyitása gombra. Ha nem kíván végleg elutasítani egy emlékeztetőt, későbbre halaszthatja azt. A későbbre halasztással az emlékeztető átmenetileg bezárható, de a megadott idő (alapértelmezés szerint öt perc) elteltével újból megjelenik.


30

11.6.4. Emlékeztető későbbre halasztása 1. Az Emlékeztető párbeszédpanelen jelölje ki azt az elemet, amelynek emlékeztetőjét későbbre kívánja halasztani. 2. A párbeszédpanel Új emlékeztető a megadott idő múlva részén levő legördülő listáról válassza ki, hogy mennyi idő múlva kéri a következő emlékeztetőt. 3. Kattintson az Újra emlékeztet gombra.

12.

Nyilvános mappák

A nyilvános mappák egyszerűen használható, hatékony eszközök az információ összegyűjtésére, rendszerezésére és a csoport vagy szervezet többi tagjával való megosztására. A nyilvános mappák használhatók fájlok megosztására, illetve információ elektronikus hirdetőtáblán történő közzétételére is. A nyilvános mappákban tárolhatók két vagy több személy által megosztottan használt elemek, például közös naptárak és címlisták is. A Microsoft Exchange Server kiszolgálókon tárolt nyilvános mappákat vállalata rendszergazdái, illetve más, arra jogosult, megfelelő hozzáférési engedéllyel rendelkező munkatársai tervezik meg és hozzák létre. Ezek az engedélyek szabják meg, hogy ki nézheti meg vagy módosíthatja a mappákban levő elemeket, illetve hogy ki hozhat létre új elemeket. Bárki, aki az Ön e-mail kiszolgálóját használja, olvashatja és közzétételre is használhatja az adott kiszolgálón levő nyilvános mappákat és a más kiszolgálón levő nyilvános mappákat is. Megjegyzés: Az egyes nyilvános mappák tárolására használt kiszolgálóktól függően elképzelhető, hogy jelszó megadásával igazolnia kell magát, amikor megkísérel megnyitni egy adott mappát. További információt a Microsoft Exchange Server képernyőn olvasható dokumentációjában talál, vagy forduljon a rendszergazdához. Arról se feledkezzen meg, hogy ha úgy jelentkezett be, hogy csak a nyilvános mappákban közzétett elemek megtekintésére van joga, akkor saját Exchange-postafiókja mappáinak, például Beérkezett üzenetek mappájának eléréséhez esetleg meg kell adnia a megfelelő biztonsági azonosító adatokat. Nyilvános mappa megnyitása: 1. Kattintson a navigációs pulton látható Nyilvános mappák ikonra. 2. Keresse meg a megnyitni kívánt nyilvános mappát. Tipp: Szükség esetén kattintson a mappasávon látható pluszjelre nos mappa tartalmát és a benne levő almappákat is. 3. A mappa nevére kattintva nyissa meg a nyilvános mappát.

12.1.

, így láthatóvá teszi a nyilvá-

Közzétett üzenetek

Elolvashatja a nyilvános mappákban közzétett üzeneteket. Ezek közé tartoznak az internetes hírcsoportokba küldött üzenetek is, amelyeket a program alapértelmezés szerint nyilvános mappákban tárol. A közzétett üzenetek nyilvános mappákban tárolódnak, így bárki elolvashatja őket, aki hozzáférhet az üzeneteket tároló Microsoft Exchange-kiszolgálóhoz.


31

12.1.1. Közzétett üzenetek fejléce Az üzenetfejlécben olyan elemek szerepelnek, amelyek különböző tudnivalókat árulnak el a közzétett üzenetről. Az alábbi adatok közül egy vagy több látható a közzétett üzenetek fejlécében, attól függően, hogy az eredeti üzenet küldője mely mezőket töltötte ki. Az alábbiak a közzétett üzenetek fejlécmezői:      

Feladó: az üzenet közzétevőjének neve (vagy e-mail alias neve). Közlés helye: annak a nyilvános mappának a neve, amelyben az üzenetet közzétették. Téma: a témakör (vagy üzenetszál), amelyhez a közzétett üzenet tartozik. Tárgy: a közzétett üzenet tárgya. Küldve: az üzenet közzétételének dátuma és időpontja. Mellékletek: a közleményhez csatolt fájlok.

12.1.2. Közzétett üzenetek olvasása 1. Kattintson a navigációs pulton látható Nyilvános mappák ikonra, majd keresse meg az elolvasni kívánt üzenetet. 2. Az aktuális mappában levő előző üzenet elolvasásához kattintson az Előző elem eszköztárgombra. 3. Az aktuális mappában levő következő üzenet elolvasásához kattintson a Következő elem eszköztárgombra.

12.1.3. Melléklet elolvasása A mellékletek bármilyen típusú fájlok, például Microsoft Word dokumentumok, Microsoft Excel számolótáblák, .wav kiterjesztésű fájlok vagy bitképek lehetnek. Ha egy közzétett üzenet mellékletet tartalmaz, a Microsoft Office Outlook Web Access egy gemkapocs ikont képernyőn.

jelenít meg az üzenet mellett a nyilvános mappa tartalmát mutató

A közzétett üzenet megnyitásakor a mellékletfájl neve a fejlécadatok között látható. A webböngésző közvetlenül megnyit egyes mellékleteket, például a .txt és a .gif fájlokat. Figyelem: Soha ne nyisson meg mellékletet, csak ha megbízik a tartalmában és a feladó személyében. A mellékleteket gyakran használják számítógépvírusok terjesztésére. Éppen ezért előfordulhat, hogy az Outlook Web Access csak akkor engedi megnyitni a mellékleteket, ha előtte a számítógép merevlemezére menti azokat. Erre elsősorban akkor kerülhet sor, ha a csatolt fájl kiterjesztése mht, .xml vagy .js. Az Outlook Web Access által kiszűrt, esetlegesen veszélyt jelentő fájltípusok teljes listáját a kiszolgáló rendszergazdájától kérheti el. 

Kattintson a mellékletfájl nevére a közzétett üzenet fejlécadatai között. A melléklet megnyitáskor egy újabb böngészőablakban jelenik meg.



32

12.2.

Új közlemény létrehozása

1. Nyissa meg azt a mappát, amelyben közzé kívánja tenni üzenetét. 2. Új közzétételi űrlap megnyitásához kattintson az Új eszköztárgombra. A Közlés helye sorban megjelenik annak a nyilvános mappának a neve, amelyben az üzenet közzétételre kerül. 3. A Tárgy mezőben röviden foglalja össze, hogy miről szól az üzenet. 4. Írja be üzenetét az üzenettörzsbe. Tipp: Üzenetet közzétehet Microsoft Exchange-postafiókjának mappáiban, például a Beérkezett üzenetek mappában is. Ehhez kattintson az eszköztáron az Új legördülő listára, és válassza a Közlemény e mappába lehetőséget.

12.2.1. Üzenet fontosságának beállítása A Microsoft Office Outlook Web Access lehetővé teszi, hogy üzeneteit sürgős, nem sürgős vagy átlagos jelöléssel lássa el. Azok az üzenetek, amelyek nem kaptak sem sürgős, sem nem sürgős jelzést, alapértelmezés szerint átlagos fontosságúak. 

A fontossági szint beállításához válassza az üzenetablak eszköztárán látható Fontosság legördülő lista Sürgős, Nem sürgős vagy Átlagos elemét.

12.2.2. Üzenet közzététele 

Miután összeállította üzenetét, kattintson a Küldés

gombra.

Megjegyzés: Az üzenet közzététele után az új közlemény ablaka bezárul, Ön pedig visszatér ahhoz a mappához, amelyben üzenetét közzétette.

12.3.

Válasz közzététele nyilvános mappában

Egy közlemény elolvasása után válaszüzenetet is küldhet rá ugyanabba a mappába. A válasz közzététele után bárki elolvashatja azt, aki megnyitja a mappát. 1. Nyissa meg az üzenetet, amelyre válaszolni kíván. 2. Kattintson a Közlemény megválaszolása eszköztárgombra. Megjelenik egy új közzétételi képernyő, amelyen már be van állítva a célmappa, és amely tartalmazza az eredeti üzenet szövegét. 3. Írja be válaszát a feladó eredeti üzenete fölé vagy az üzenet sorai közé.

12.4.

Közzétett üzenet megválaszolása vagy továbbítása

A nyilvános mappákban közzétett üzenetekre csak akkor válaszolhat, illetve csak akkor továbbíthatja azokat, ha a Microsoft Office Outlook Web Access programot úgynevezett „front-end” Microsoft Exchange-kiszolgálón keresztül használja. A front-end kiszolgáló olyan számítógép, amely egy ponton keresztüli hozzáférést biztosít különböző webes szolgáltatásokhoz, például a Outlook Web Access rendszerhez. Ha az Outlook Web Access programot használja vállalati postafiókjának otthonról történő ellenőrzésére, akkor valószínűleg front-end kiszolgálón keresztül éri el postafiókját.


33

12.4.1. Válasz a közzétett üzenet küldőjének 1. Kattintson a Válasz eszköztárgombra. Ha a Válasz gombra kattint, a program a megjelenő ablakban automatikusan beírja a küldő címét a Címzett szövegmezőbe. 2. A program bemásolja az eredeti üzenet szövegét a válaszüzenet törzsébe. Ha küldés előtt megjegyzést kíván fűzni az üzenethez, írja be a szöveget az eredeti üzenet sorai közé vagy fölé. 3. Kattintson a Küldés gombra.

12.4.2. Közzétett üzenet továbbítása 1. Nyissa meg a közzétett üzenetet. 2. Kattintson a Továbbítás eszköztárgombra. 3. A Címzett vagy a Másolatot kap szövegmezőbe írja be azoknak a személyeknek az e-mail címét, akiknek továbbítni kívánja a közleményt, illetve a Nevek keresése párbeszédpanel megnyitásához kattintson a Címzett vagy a Másolatot kap gombra. 4. Tipp: A Nevek keresése párbeszédpanelen vállalata vagy szervezete globális címlistáján kereshet címeket. Miután megtalálta a keresett személyt, közvetlenül felveheti nevét a továbbítani kívánt üzenetbe. 5. A program bemásolja az eredeti üzenet szövegét a válaszüzenet törzsébe. Ha küldés előtt megjegyzést kíván fűzni az üzenethez, írja be a szöveget az eredeti üzenet sorai közé vagy fölé. 6. Kattintson a Küldés gombra.

13.

Beállítások testreszabása

A Microsoft Office Outlook Web Access felületét saját igényeihez igazíthatja, és beállíthat automatikusan végrehajtásra kerülő tevékenységeket: megadhatja például, hogy távollétében a program értesítse az Önnek e-mail üzenetet küldő személyeket arról, hogy Ön házon kívül tartózkodik, vagy utazásai során megjelenítheti találkozóinak időpontját a helyi időnek megfelelően. 1. Kattintson a navigációs pulton látható Beállítások ikonra. 2. A Házon kívül szolgáltatás távollétében automatikusan válaszol minden beérkező e-mail üzenetre. Minden alkalommal, amikor bekapcsolja a Házon kívül szolgáltatást, az Outlook Web Access mindenkinek csak egyszer küld automatikus választ, amikor az első üzenet megérkezik az adott személytől. 



A Házon kívül szolgáltatás bekapcsolásához kattintson a Jelenleg nem vagyok az irodában lehetőségre, majd a szövegmezőbe írja be az üzenetet, amelyet a program elküld azoknak, akik távollétében e-mail üzenetet küldenek Önnek. A Házon kívül szolgáltatás kikapcsolásához kattintson Az irodában vagyok lehetőségre.

3. Az üzenetkezelési beállítások megadása: 



Annak megadásához, hogy Beérkezett üzenetek vagy más mappáinak megtekintésekor hány elem jelenjen meg egy lapon, válassza ki a kívánt számot az Egy lapon megjelenítendő elemek száma felirat melletti listáról. Minél nagyobb számot választ, annál hosszabb időbe telik majd egy-egy lap frissítése. Ha egyéni aláírást szeretne hozzáfűzni elküldött üzeneteihez, jelölje be az Aláírás automatikus hozzáadása a kimenő üzenetekhez jelölőnégyzetet, majd írja be aláírását a szövegmezőbe.


34

4. A levélszemétszűrő bekapcsolásához jelölje be a lap Személyes adatok védelme és a levélszemét elkerülése részén látható Levélszemét kiszűrése jelölőnégyzetet. Ha e-mail címeket vagy tartományokat kíván felvenni a levélszemét-kezelési listákra, illetve módosítani kívánja a listákon már szereplő adatokat, tekintse át a Levélszemét-kezelés című témakört. 5. Amellett, hogy kérheti az Ön által küldött e-mail üzenetek olvasásának visszaigazolását, címzettként eldöntheti, hogy kíván-e olvasási visszaigazolást küldeni, ha egy üzenet feladója ezt kéri Öntől.  

Ha automatikusan mindig kíván olvasási visszaigazolást küldeni, amikor egy üzenet feladója ezt kéri, válassza a Visszajelzés minden esetben lehetőséget. Ha soha nem kíván olvasási visszaigazolást küldeni, válassza a Ne legyen automatikus viszszajelzés lehetőséget.

6. A kapott HTML-formátumú üzenetekben szerepelhetnek külső tartalomra, például képekre vagy hangokra mutató hivatkozások. Ezek nem aláhúzott (aktív) hivatkozások, amelyekre rákattintva elérheti a hivatkozott tartalmat, hanem a HTML-forráskódban szereplő, külső internetes helyre mutató hivatkozások. Amikor megnyitja vagy a betekintőben megjeleníti az üzenetet, számítógépe automatikusan letölti a külső tartalmat a kép megjelenítéséhez vagy a hang lejátszásához. Ezt a módszert gyakran alkalmazzák a túl nagy méretű üzenetek küldésének elkerülésére. A levélszemétküldők azonban arra használják fel a számítógép külső tartalom letöltésére szolgáló funkcióját, hogy megbizonyosodjanak arról, „él-e” e-mail címe. Miután meggyőződtek arról, hogy email címe egy tényleges személyhez és egy működő postafiókhoz tartozik, még több levélszemetet küldhetnek Önnek. Az e-mail címek ilyen módon történő azonosítására szolgáló külső tartalom elnevezése webes jelző. Annak beállításához, hogy az Outlook Web Access ne töltse le a webes jelzőket, jelölje be a Külső tartalom blokkolása HTML-formátumú e-mail üzenetekben jelölőnégyzetet. 7. A dátum- és időformátum megadásához válassza ki az Önnek megfelelő idő- és dátumformátumot a Rövid dátum stílusa, a Hosszú dátum stílusa, illetve az Idő stílusa listáról. Megjegyzés: Az ezen a részen látható beállítási lehetőségek az Internet Explorer nyelvi beállításától függően változhatnak. Az Outlook Web Access a böngésző nyelvi beállítása alapján jeleníti meg az egyes térségekre jellemző beállítási lehetőségeket. 8. Az aktuális időzóna beállításához válassza ki a helyi időzónát a legördülő listáról. 9. A naptárbeállítások megadása:   

A hét első napja legördülő listáról választhatja ki, hogy melyik nap jelenjen meg naptárában a hét első napjaként. A Munkaidő kezdete és Munkaidő vége legördülő listák segítségével adhatja meg, hogy milyen időbeosztást jelenítsen meg az Outlook Web Access az egyes napokon. Az év első hete legördülő listáról választhatja ki azt, hogy az Outlook Web Access mikor kezdje el számlálni a heteket az aktuális évben. A hét számát a naptár dátumablaka mutatja. Ha nem szeretné, hogy a program mutassa a hét számát, válassza a Hét sorszáma nem látható lehetőséget.


35

10. Emlékeztetők beállítása naptári elemekhez és feladatokhoz: 



 

Ha azt szeretné, hogy az értekezletek és találkozók előtt emlékeztető üzenetet kapjon, jelölje be az Emlékeztetők engedélyezése a naptár elemeihez jelölőnégyzetet. A szolgáltatás kikapcsolásához törölje a jelet a jelölőnégyzetből. Ha az esedékessé váló feladatokról is kíván emlékeztető üzenetet kapni, jelölje be az Emlékeztetők engedélyezése a feladatokhoz jelölőnégyzetet. A szolgáltatás kikapcsolásához törölje a jelet a jelölőnégyzetből. Ha azt szeretné, hogy hang is figyelmeztesse, jelölje be a Hang lejátszása, amikor az emlékeztető esedékes jelölőnégyzetet. Az Alapértelmezett emlékeztető legördülő listáról válassza ki, hogy az esemény előtt mennyi idővel kívánja megkapni az emlékeztetőt. Megjegyzés: Az Emlékeztető beállításai lehetőség használatához a Microsoft Internet Explorer 5-ös vagy újabb verziója szükséges.

11. A lap Névjegy beállításai részén kiválaszthatja, hogy nevek feloldásakor a program melyik címjegyzékben keressen először. 



Válassza a Globális címlista lehetőséget, ha azt szeretné, hogy a program először vállalata címjegyzékében keressen, például amikor egy nevet próbál feloldani a Névellenőrzés párbeszédpanelen. Ha elsőként személyes névjegykártyái között kíván keresni, válassza a Névjegyalbum lehetőséget.

12. A Windows felhasználói fiókjához tartozó jelszó megváltoztatásához kattintson a Jelszó gombra. Ennek hatására egy olyan webhelyre jut, amelyet vállalata rendszergazdája erre a célra alakított ki. További információért forduljon a rendszergazdához. 13. Amikor töröl egy elemet a Törölt elemek mappából, az véglegesen törlődik postafiókjából. Ha azonban egy elem törlése után meggondolja magát, az elem még visszaállítható. A Törölt elemek mappából nemrég törölt elemek helyreállításához kattintson az Elemek megtekintése gombra. További információ a Törölt elemek helyreállítása című témakörben található.


36

Outlook Web Access (OWA) Levelezés webes felületen

Recommend Documents