Osztástól az elszámolásig Kiosztási – Elszámolási adminisztráció, címkézés
OSZTÁS szervezése – megfontolandók I. MEG KELL PRÓBÁLNI ELŐRE FELMÉRNI, HOGY: A rászorulószám alapján ez mennyi munkával jár? Mit lehet előkészíteni, hogy a kiosztáskor kevesebb legyen a munka? Kik a rászorulók? Családoknak – magánszemélyeknek osztanak? Bentlakásos intézményben? Valamilyen eseményhez kapcsolódóan? Hogyan értesítik a rászorulókat az osztásról? Végig kell gondolni, hogy behívják a rászorulókat egy helyre, kiviszik nekik a lakhelyükre vagy elviszik gyűjtőpontokra.
OSZTÁS szervezése – megfontolandók II. MEG KELL PRÓBÁLNI ELŐRE FELMÉRNI, HOGY: Mennyi ideig fog tartani helyszínenként a kiosztás? Hány főre van szükség a kiosztás lebonyolításához, hány a helyszínen (csomagok összekészítése, ívek aláíratása, kitöltése) ? Hogyan jut el az élelmiszer a rászorulókhoz ha nem jön el mindenki (előre ki lehet osztani meghatalmazáshoz formanyomtatványokat?), mi lesz a maradékkal? Ki végzi el a papírmunka összesítését, elküldését? Ezekkel a kérdésekkel fog foglakozni a workshop délután!
Az élelmiszerosztás főbb szabályai • Az élelmiszert a lejárati dátumon belül, legkésőbb az átvételtől számított 15 napon belül ki kell osztani • Az adományt tilos nagy tételben szétosztani! Rászoruló személyenként egy osztás során maximum 5kg adomány osztható. (5kg személyenként, tehát egy 4 fős családnál 20kg.) Ez maximum szám, kérjük, annyit osszanak, amennyit az illető személy/család az élelmiszer lejártáig el tud fogyasztani. • Családtag átvehet adományt azonos lakcímen, minden egyéb esetben az osztáson meg nem jelenő személy, (pl. nem családtag,mozgáskorlátozott, stb.) meghatalmazása szükséges • Konyhai felhasználás esetén az élelmiszereket a konyha vezetője veszi át tételesen, aláírással bélyegzővel, itt sem lehet túllépni a személyenkénti 5 kg adománymennyiséget • Élelmiszerbank plakátja az osztás helyszínén legyen kihelyezve
• Az elszámolás alapja az Élelmiszeradomány kiosztási adatlap valamint az osztás tényét rögzítő fotódokumentáció • A kiosztási adatlapon előre ki lehet tölteni a tételek és az átvevők nevét, de a mennyiségeket csak a kiosztás helyszínén, a kiosztás idején töltsék ki • A kiosztásért felelős személynek ki kell töltenie az adatlap megfelelő fejléc-mezőit, a dátumot és alá kell írnia minden adatlapot és összesítőt • A kiosztási adatlapon az átvevő rászoruló személy nevét kell feltüntetni, a családtagok létszámával • Abban az esetben, ha a rászoruló a kiosztáskor nincs jelen, a kiosztási adatlapot a segélyezett nevében élelmiszert átvevő személy (meghatalmazott) írja alá. • Gyermekek esetében a szülő/gondviselő aláírása szükséges
Papírmunka – avagy miért fontos az osztás során a pontos dokumentálás? Az Élelmiszerbank Egyesület működésének egyik alappillére az adományok nyomonkövethetősége: • A gyártó cégek szeretik látni, hogy a felajánlott termékeik valóban a rászorulókhoz kerülnek • Élelmiszerbiztonsági szempontból célszerű végig kísérni egy adomány útját Élelmiszeradomány kiosztási adatlapok - eszköz az adományok kiosztásának dokumentálására, és egyben elszámolás az átvett élelmiszerekkel
Tudnivalók az Élelmiszeradomány kiosztási adatlapok kitöltéséhez Adomány kiosztások típusai • Elszállítás az Élelmiszerbank raktárából • Direkt elszállítás áruházból/ gyártótól (METRO, Tesco, Auchan, Penny stb.) • Áruházi gyűjtés osztása Minden típusú kiosztáshoz ugyanazon kiosztási adatlap használható!
…..
• Az „Adomány kiosztási adatlapon” a javítás az alábbi módon lehetséges: javítás, *, kitöltő személy aláírása, pecsét, dátum. • Az osztást követően az „Adomány kiosztási adatlapokat” összesíteni kell az erre szolgáló összesítő lapon. • Az Adomány kiosztási adatlapokat és összesítőket valamint a meghatalmazásokat le kell fénymásolni, az eredeti példányt pedig az osztást követő 8 napon belül el kell juttatni a Magyar Élelmiszerbank Egyesület részére (1172 Budapest, Lokátor utca 3.). • Minden esetben fotódokumentáció készítése szükséges. Ez a pontos elszámolás része!
• 1 db másolati példányt kell megtartani a kiosztó szervezetnél az osztást követő 5 évig.
• Az Élelmiszerbank munkatársai ellenőrzik az elszámolásokat. • Amennyiben probléma merül fel az elszámolásokkal, az Élelmiszerbank munkatársa felveszi a kapcsolatot a partnerszervezettel a probléma tisztázására. • Amennyiben az elszámolásokat a partnerszervezet az adott határidőre nem küldi meg az Élelmiszerbanknak, vagy a problémát (hiány, eltérés, téves kitöltés) nem sikerül a szerződés szerint tisztázni, úgy a kiosztó partnerszervezettel az Élelmiszerbank felmondja az együttműködési megállapodást, mindemellett partnerszervezet köteles megtéríteni az el nem számolt áru értékét.
Elszámolási határidők: 1; Elszámolás eljuttatása az Élelmiszerbankhoz: Az osztást követő 8. nap Amennyiben nem érkezik be az elszámolás: 2; Első felszólítás: e-mailben az áru átvételét követő 30 nap múlva 3; Második felszólítás: e-mailben és tértivevényes levélben az áru átvételét követő 45 nap múlva Ezzel egyidejűleg értesítés az Iroda menedzser és a szervezeti kapcsolattartó felé a szervezet felfüggesztéséről 4; Döntés a továbbiakról (kizárás, feljelentés, peres út) a szállítást követő 70 nap múlva
Csatolandó dokumentumok: Minden elszámoláshoz csatolni kell a szállítólevél másolatát ( kivétel 1, direkt elszállítás (itt eredeti szállítólevél kell 2, az áruházi gyűjtés, ennél nincs szállítólevél) valamint az összes elszámoláshoz tartozó meghatalmazást
Konyhai átvétel esetén a konyhavezető aláírása, bélyegző, csatolt névsor elengedhetetlen Támogatott eseménynél rövid leírás, aláírás, bélyegző, fotók igazolják az osztás tényét
Raktári címkézés Címkézési feladat akkor merül fel ha: • nincs a terméken gyártói címke / idegen nyelvű címke van rajta • a termék összetétele, ízesítése vagy töltősúlya nem egyezik az eredeti címkén feltüntetett adatokkal A gyártók által felajánlott termékek kizárólag az Élelmiszerbank által ellátott címkével kerülhetnek a rászorulókhoz.
A címkézés folyamata szerint lehet: • Tervezett, rendszeresen kiszámíthatóan1-2 héttel előre egyeztetett időpontban • Eseti, sürgős esetben azonnali / másnapi munkavégzéssel
A termékek két csoportba sorolhatóak: • Hűtött termékek (joghurt, puding) ezek címkézéséhez érvényes egészségügyi kiskönyv/ tüdőszűrés valamint védőruha viselése kötelező! • Szárazáru ezek címkézéséhez nem előírás az Eü kiskönyv és a védőruha, elegendő a munkavédelmi szabályok ismerete
A címkézés az Élelmiszerbank raktárában zajlik, folyamatában önkéntesek valamint partnerszervezeteink segítenek. Ezért minden negyedik alkalom után külön felajánlást kapnak! Maximum 300 főre/ maximum 3 féle terméket amely nem választhatóaktuális raktárkészlettől függ
Kukorica Adomány, kereskedelmi forgalomba nem hozható. Nettó tömeg: 670 g Töltő tömeg: 570 g Készült: kukorica, víz, cukor, só felhasználásával. Minőségét megőrzi: 31.08.2017 Gyártja: Bonduelle Central Europe Kft., 2750 Nagykőrös, Ceglédi út 25. A szétosztást szervezi: Magyar Élelmiszerbank Egyesület www.elelmiszerbank.hu
