ITIWANA
Jaarverslag 2014-2015 Studievereniging der CA/OS
Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden
Telefoonnummer: 071-5274025 IBAN: NL67 INGB 0006 2396 97
[email protected]
1
IN HOUD S OP GAV E
INHOUDSOPGAVE .......................................................................................................... 2 VOORWOORD ................................................................................................................ 3 VERDELING BESTUUR ..................................................................................................... 4 OVERZICHT COMMISSIELEDEN ...................................................................................... 5 ‘VRIENDEN’ VAN ITIWANA ............................................................................................. 6 COMMISSIEBOOM ......................................................................................................... 7 BELEIDSPLAN .................................................................................................................. 8 ALGEMEEN ................................................................................................................... 12 VOORZITTER ................................................................................................................. 15 SECRETARIS................................................................................................................... 19 PENNINGMEESTER ....................................................................................................... 21 ASSESSOR ONDERWIJS ................................................................................................. 23 ASSESSOR ACTIVITEITEN .............................................................................................. 25 ASSESSOR EXTERN........................................................................................................ 27 ASSESSOR PUBLICATIE .................................................................................................. 30 COMMISSIES................................................................................................................. 33 AA-COMMISSIE ............................................................................................................ 33 ACTIVITEITENCOMMISSIE ............................................................................................ 35 BULLETINCOMMISSIE ................................................................................................... 41 EDUCATIECOMMISSIE .................................................................................................. 44 FOTOCOMMISSIE ......................................................................................................... 50 ICA-COMMISSIE ............................................................................................................ 52 MENTORAAT ................................................................................................................. 55 REISCOMMISSIE ........................................................................................................... 61 SURVIVALCOMMISSIE .................................................................................................. 66 LaSSA ............................................................................................................................ 67 OVERIG ......................................................................................................................... 71 JAARLIJKS FINANCIEEL VERSLAG ................................................................................ 753
2
VOORWOORD Op de volgende pagina’s staat het Jaarverslag van het bestuursjaar 2014-2015 weergegeven. Een beleidsplan is opgesteld en gepresenteerd tijdens de beleids-ALV. Het 22e bestuur en de commissies zijn druk bezig geweest met het realiseren van de plannen. Wat is er allemaal gedaan binnen het bestuur en haar commissies, hoe staat het ervoor met de financiën en hoe is alles verlopen? In dit verslag komt het gehele jaar aan bod. Aan de hand van de beleidspijlers heeft ieder bestuurslid geschreven over de plannen die hij of zij gemaakt heeft voor het bestuursjaar van 2014-2015. De vorderingen worden weergegeven met behulp van een schematisch overzicht. Dit zal samen met een verslag vervolgens dienen als evaluatie. Bij elke schema zal het volgende gelden: Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan Net als vorig jaar zijn het financieel jaarverslag, het financieel overzicht commissies en de adviesbegroting 2015-2016 niet opgenomen in dit jaarverslag. Deze stukken zullen na de kascontrole uitgewerkt worden en tijdens de ALV beschikbaar worden gesteld. Namens het 22e bestuur der studievereniging Itiwana, Margot van der Meulen Voorzitter 2014-2015
3
VERDELING BESTUUR
Naam en functie Margot van der Meulen Voorzitter
Verdeling commissies Mentoraat
Kaily van den Berkmortel Secretaris
Reiscommissie
Janita Sanderse Penningmeester
Survivalcommissie
Itiwana kledinglijn (Hoofdverantwoordelijke)
Simone van Dijk Assessor Activiteiten
Activiteitencommissie
Fotocommissie
Thijs Hermans Assessor Onderwijs
Educatiecommissie
Tessa Kremer Assessor Extern
Acquisitie & Alumnicommissie
LaSSA & Congrescommissie
Laura Bakker Assessor Publicatie
Bulletincommissie
ICA-commissie
Contact WDO & DIOO
Itiwana kledinglijn
4
OVERZICHT COMMISSIELEDEN
_____________ AA-Commissie Tessa Kremer Martijn Kooijman Brechtje de Nie Doortje Swaters
_____________ Educom Thijs Hermans Luit Winters Nadiah Zuur Marjenne Verkley Annemarijn Rijkers
_____________ Acticom Simone van Dijk Josine Sunter Vince Vermeiren Mirjam Hupkes Suzanne Manders Renske Termeulen
_____________ Survivalcommissie Janita Sanderse Lorelie Tummers Doortje Swaters Maarten Teunisse*
_____________ Mentoraat Maaike van Dijk Julie Karremans Ruby van ‘t Hof Thomas Pels Jente Harmsen
_____________ Bulletincommissie Laura Bakker Nola der Weduwe Sanne Smit Kimberly Drijver Myrthe Monfils
_____________ LaSSA Tessa Kremer Aukje Postma
_____________ ICA Laura Bakker Anneroos Dijkstra Maarten Teunisse Eelke van Woensel Kooy Marga Witteman Sarah Barten
_____________ Fotocommissie Simone van Dijk Anne Veens Eliza Jordaan Maria Uosukainen Marga Witteman Jet van Mierlo
_____________ Reiscommissie Kaily van den Berkmortel Jemma Middleton Anna van Delft Eslin Cohen Stuart Maria Uosukainen
5
‘ V RI EN DE N ’ VAN I T I WA N A
_____________ WOM Igor Boog Myrtille Depreux Noortje Schrauwen Liselotte van Dikkelen Thijs Jan van Schie Reinout Meijnen Jaap de Bie Floor Hendriks Sean van der Steen Nicky Beckers Marloes Bosch Jelmer Siljee Rik Kleinsmit Sophie Frankenmolen Simone de Boer Bregje Schreuders Sanne Hogesteeger Nadia Teunissen Merel de Schepper Ruben Reus Lizet Wesselman
_____________ WDO Michael Ghebreab Paul Sellies Ruben Reus Tecla Spruit Sophie Hankinson
* De Survivalcommissie heeft sinds februari versterking gekregen van Maarten Teunisse.
6
COMMISSIEBOOM Hieronder volgt een afbeelding ter illustratie van de samenwerkingsverbanden en commissies van Itiwana.
7
BELEIDSPLAN Voor het schetsen van een volledig overzicht in dit verslag staat hieronder het algemene gedeelte van het beleidsplan van dit bestuursjaar weergegeven, de beleidsstukken geschreven per functie staan verderop gespecificeerd. Beleidspijlers 2014-2015 Wij vinden het van belang dat er een goede onderlinge band is tussen zowel leden onderling als tussen leden en het bestuur. Wij willen voorkomen dat er een afstand ontstaat tussen de leden en het bestuur. Om deze redenen hebben wij in samenspraak besloten dat dit jaar de beleidspijlers “betrokkenheid” en “reflexiviteit” gebruikt worden. Betrokkenheid Wij stellen dit jaar binnen Itiwana betrokkenheid centraal. Wij vinden het belangrijk dat ieder lid zich binnen de vereniging op zijn plek voelt. Dit willen wij ten eerste bereiken door de interactie tussen leden uit verschillende jaarlagen stimuleren. Het Hok is daarom een plek waar alle leden samen kunnen komen. In het Hok zullen wij actief aanwezig zijn en te allen tijde open staan om een gesprek aan te gaan met leden. Wij willen leden actief aanmoedigen om te komen borrelen, zodat leden de mogelijkheid krijgen om elkaar buiten het instituut te leren kennen. Verder willen we ervoor zorgen dat leden kansen bieden om zich verder te ontwikkelen. Onder het kopje “concrete stappen” zullen wij verder toelichten hoe wij dit willen bewerkstelligen. Onze betrokkenheid binnen de FSW willen wij tonen door actief te participeren binnen alle overkoepelende platformen, zie: OVERKOEPELENDE PLATFORMEN, bladzijde 8). Wij willen de samenwerking met het instituut der CA/OS vergroten door actief men hen in gesprek te gaan en door meer activiteiten gezamenlijk te organiseren. Hier zijn wij als bestuur momenteel al mee bezig. Om onze leden zoveel mogelijk te betrekken bij Itiwana is structuur nodig. Behalve structuur in het Hok door consequente aanwezigheid is bovenal structuur in promotie van groot belang. Concrete stappen Betrokkenheid: 1. Dit jaar hebben wij in het Hok alle oude foto’s aan de muur in een aparte archiefmap gestopt, en vervangen door meer recente foto’s. 2. We gaan in het Hok een duidelijke plek creëren voor informatiefolders en informatieve posters. 3. We willen interactie stimuleren voor leden door beschikking te geven over een
8
4.
5.
6.
7.
8.
gitaar en spelletjes in het Hok. Wij willen leden persoonlijk benaderen om naar borrels te komen via social media of op de FSW, zodat leden bewust kunnen worden van de mogelijkheid om elkaar buiten het instituut te leren kennen. Tijdens activiteiten, borrels en in het Hok zullen wij minder actieve leden die aanwezig zijn actief betrekken bij het gesprek of bij de betreffende activiteit, zodat zij zich ook thuis voelen bij Itiwana. Wij willen de samenwerking met het instituut der CA/OS vergroten door actief men hen in gesprek te gaan en door meer activiteiten gezamenlijk te organiseren. Bij onze promotie willen wij een duidelijke structuur creëren, wat wij onder andere doen door binnen het bestuur goed overleg te hebben over de promotie van activiteiten van verschillende commissies en door bovenaan de Facebookpagina van Itiwana een activiteitenoverzicht te plaatsen met de links naar de Facebook evenementen. Wij willen de Dumpiwana-Facebookpagina open stellen voor input van leden en de de Facebookpagina van Itiwana louter gebruiken voor Itiwana-gerelateerde berichten. Alleen het Itiwana-account en de commissie-accounts zullen in deze Facebook berichten kunnen plaatsen en evenementen kunnen delen. Dit zorgt voor meer overzicht en structuur op de Facebookpagina van Itiwana.
Reflexiviteit Wij willen dat Itiwana een vereniging is waarvan het lidmaatschap een toegevoegde waarde is aan de studententijd. Daarom hebben wij voor reflexiviteit als beleidspijler gekozen. Reflexiviteit houdt in dat we kritisch-constructief en met regelmaat kijken naar ons eigen handelen als bestuur en naar het handelen van commissies. Reflexiviteit is voor ons een manier om actief naar verbetering te streven. De beleidspijler “reflexiviteit” heeft vooral betrekking op het functioneren van het bestuur en haar commissies. Wij achten het van belang dat Itiwanaleden een grote zeggenschap hebben over het handelen van het bestuur en de commissies. Door deze zeggenschap hopen wij dat leden optimaal kunnen genieten van het laagdrempelige en sfeervolle karakter van Itiwana. Daarnaast zorgen de leden er op deze manier voor dat wij ons optimaal kunnen ontwikkelen als bestuur. Wij zullen onder de kopjes ‘reflexiviteit bestuur’ en ‘reflexiviteit commissies’ en door middel van de concrete stappen toelichten hoe wij dit willen bewerkstelligen. Wij vinden het niet alleen belangrijk dat wij als bestuur worden geëvalueerd, maar dat ook de commissies onder de loep worden genomen door middel van evaluatiemomenten. Op deze manier worden de positieve en negatieve punten van de commissies concreet benoemd zodat hieraan gewerkt kan worden. Wij willen hierbij kijken naar de communicatie en samenwerking tussen de commissieleden,
9
naar de werkverdeling en het eindresultaat. De manier waarop wordt geëvalueerd is afhankelijk van de functie van de commissie. Naast evalueren willen wij ook dat binnen de commissies kritisch-constructief gekeken wordt naar het samenwerkingsproces door het instellen van een vast agendapunt. Concrete stappen reflexiviteit bestuur 1. Wij vinden het belangrijk dat we binnen het bestuur kritisch-constructief naar elkaar en vooral naar onszelf kijken. Wij willen dit bewerkstelligen door aan het begin van het jaar een bestuurscursus te volgen. Verder willen we in december, maart, juni en september vaste evaluatiemomenten houden zodat we bewust zijn van ons eigen handelen binnen het bestuur. 2. We willen thee-uurtjes houden met leden van Itiwana in het Hok om enerzijds de afstand tussen het bestuur en de leden te overbruggen en anderzijds om leden op laagdrempelige wijze de ruimte te geven om hun meningen en tips kenbaar te maken bij ons. De eerste zal plaats vinden in november. 3. We willen vóór de halfjaarlijkse ALV een enquête verspreiden onder leden om alle Itiwanaleden de mogelijkheid te geven om anoniem het functioneren van het bestuur, zowel organisatorisch als de relatie tussen het bestuur en de leden, te beoordelen. Met de resultaten van deze enquête hopen wij met input van buitenaf ons functioneren goed te kunnen reflecteren. Op deze manier kunnen we de positieve en negatieve (verbeter)punten meenemen naar het laatste half jaar. Wij willen een open houding aannemen, waardoor leden zich comfortabel genoeg voelen om hun mening te uiten over Itiwana in het algemeen, het bestuur en de commissies. 4. Behalve een evaluatieformulier willen we leden ook stimuleren hun eigen voorkeuren en ideeën voor Itiwana aan te geven. Dit willen we doen door op het evaluatieformulier ook ruimte te creëren voor ideeën en voorkeuren voor het komende halfjaar. Ook willen
[email protected] actief promoten (zie Assessor Publicatie). 5. We willen de evaluatie van commissies opnemen in onze ALV-verslagen. Zo is het zichtbaar voor leden dat het bestuur actief evalueert en zich ontwikkelt. Tevens kunnen leden ons op deze manier aanspreken als het bestuur niet heeft geëvalueerd. Concrete stappen reflexiviteit commissies 1. We willen evaluaties houden binnen de commissies zodat er een duidelijk bestand kan worden opgesteld over hoe commissies het best kunnen functioneren. Deze evaluaties zijn ook van belang omdat we op deze wijze kunnen ontdekken welke activiteiten en plannen van Itiwana werken en welke niet. Tevens kunnen de besturen en commissies die ons opvolgen hierdoor streven naar verbetering met behulp van de door ons opgestelde bestanden.
10
2.
3.
Wij willen het belang van het deelnemen aan de ALV benadrukken binnen de commissies. In de ALV worden veel commissiegerelateerde zaken besproken, waarbij het deelnemen van commissieleden op prijs wordt gesteld. Commissieleden zijn dermate betrokken bij Itiwana, dat hun visie van grote waarde kan zijn voor de vereniging. We willen bewerkstelligen dat binnen de commissies door de leden kritischconstructief wordt gekeken naar het werken van de commissies. In de agenda’s van de commissies willen we een vast agendapuntje ‘reflectie’ opnemen zodat commissieleden met elkaar kunnen bespreken wat goed en wat niet goed loopt. Ook willen wij de mogelijkheid benadrukken tot het aangaan van persoonlijke gesprekken met de voorzitters uit de commissies, of indien wenselijk een ander bestuurslid.
11
ALGEMEEN Itiwanabestuur XXII Bestuur 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Betrokkenheid 1. Recente foto’s aan de wand 2. Duidelijke plek in hok voor informatiefolders 3. Interactie stimuleren in het Hok 4. Persoonlijke benadering 5. Betrekken van minder actieve leden 6. Samenwerking instituut CA/OS 7. Structuur in promotie 8. Dumpiwana/Itiwana: Facebookbeleid Reflexiviteit 9. Kritisch-constructief naar elkaar en onszelf kijken 10. Thee -uurtjes voor laagdrempeligheid 11. Enquête verspreiden onder leden 12. Evaluatieformulier voor commissies in verslagen 13. Evalueren binnen commissies
Betrokkenheid 1. Aan het begin van het jaar hebben wij de foto’s aan de wand vervangen voor meer recente foto’s. Er zijn tot op heden geen nieuwe foto’s bij gekomen, maar het is een vrolijk geheel. Aan het begin van volgend studiejaar zullen er weer nieuwe foto’s bij komen, onder andere van de nieuwe eerstejaars en het nieuwe bestuur. 2. In het Hok hebben wij tussen de banken en stoelen in de hoek een plek gecreëerd voor informatiefolders. Daarnaast is bij de ingang een plek waar flyers en dergelijke kunnen liggen zodat leden deze mee kunnen nemen. 3. In het hok staat nu een gitaar en er liggen spelletjes in de kasten, zodat het chillen in het hok nog fijner is. Van de gitaar wordt zeker gebruik gemaakt, dit zorgt voor vele prettige muzikale momenten in de week. Daarnaast hebben we speakers staan, waardoor de sfeer ook leuker wordt. De gitaar is echter van Janita en zal na het bestuursjaar verdwijnen uit het hok. 4. Persoonlijke benadering naar leden toe betreffende activiteiten is goed gegaan. Toch merken dat commissieleden vaker naar activiteiten gaan dan andere leden en dat het lastig is mensen te bereiken die minder actief bij de vereniging zijn. Dit blijft een belangrijk punt voor het komende jaar. 5. Zoals hierboven benoemd, is het soms lastig deze minder-actieve leden te
12
betrekken. In hoeverre zij bij activiteiten van Itiwana zijn komt voort uit de uitkomst van de leden enquête die inmiddels verspreid is onder de leden. Halverwege dit jaar hebben wij een evaluatie enquête opgesteld om bepaalde zaken bij onze leden te pijlen. Hieruit is naar voren gekomen dat het aantal activiteiten dat Itiwana organiseert door de leden wordt ervaren als precies goed, maar aan de hoge kant ligt. Aangezien wij hier eerder ook al commentaar over hadden gehad, hebben wij dit punt verwerkt. Er is de halfjaarlijkse ledenvergadering gesproken over het verminderen van activiteiten en dit advies zal worden meegegeven aan het aankomend bestuur. Waar Itiwana voor staat en wat zij doet, was bij de meesten vrij duidelijk. Daarnaast wordt de sfeer prettig ervaren. Omdat de enquête goed bevallen was onder de leden en bij het bestuur, willen wij dit graag voortzetten en in de toekomst wellicht ook in gaan op de tevredenheid van activiteiten. 6. De samenwerking met het instituut CA/OS is goed verlopen. Na een moeizame start aan het begin van het jaar is er weer een goede basis gelegd voor goed onderling contact. Het nieuwe bestuur zal in oktober/november contact met het hen opnemen voor een koffieafspraak, net als wij hebben gedaan naar aanleiding van het contact met Lyonne van Gaalen. De stageavond georganiseerd door de Educom en Thijs-Jan van Schie was een succes. Daarnaast was er de fotowedstrijd die georganiseerd werd door de Fotocom in samenwerking met het instituut. 7. Iedere vergadering bespreken we wat er gepromoot moet worden en wat nog kan wachten. Op deze manier hebben we een structuur ontwikkeld zodat leden niet overspoeld worden met informatie op één dag, zowel op Facebook als in colleges. Soms loopt dit nog wel door elkaar, omdat sommige activiteiten prioriteit hebben. Hierdoor wordt niet in een vaste volgorde promoot, maar dit per situatie besproken. Dit zou voor leden nog wel ongestructureerd over kunnen komen. 8. Het Itiwana/Dumpiwana Facebook protocol is aan het begin van het jaar ingesteld. De voorzitter en assessor publicatie houden in de gaten of er op de juiste plek dingen gepost worden. Is dit niet het geval, dan wordt vanuit het persoonlijke Itiwana-account een persoonlijk bericht gestuurd. Hiervoor is een standaard bericht opgesteld waarin wordt verzocht het bericht te verwijderen of te verplaatsen. Mocht het zijn dat dit niet wordt gedaan dan verwijderen wij dit zelf. Reflexiviteit 9. In december hebben we een bestuurscursus gevolgd. We hadden dit eerder willen doen, maar dit kwam er niet van. In november en maart hebben wij daarnaast met het volledige bestuur geëvalueerd waarin we de werkwijze tot nu toe hebben besproken. Op deze manier kijken we kritisch-constructief naar elkaar en naar onszelf. In juni is weer een evaluatiemoment gedaan. Destijds is besloten
13
geen evaluatiemoment meer in september te doen vanwege het bestuursjaar dat op zijn eind loopt. 10. Door middel van thee-uurtjes hebben we opnieuw de laagdrempeligheid van Itiwana gewaarborgd. Het waren gezellige uurtjes, die voor herhaling vatbaar zijn. Wel is de opkomst niet altijd even hoog, maar het blijft echter de moeite waard. De toegankelijkheid van het hok wordt hier door gestimuleerd. 11. De enquête is online onder de leden verspreid. Wij hebben hierdoor informatie vanuit de leden verkregen op het vlak van onder andere betrokkenheid bij Itiwana, hoeveelheid activiteiten en bladen, het profiteren van kortingen die aangeboden worden door Itiwana en de hoeveelheid promotie (zie punt 5). 12. Aan het begin van het jaar is door elke voorzitter/begeleider van de commissies een evaluatieformulier gemaakt. Hierin is de basis hetzelfde, met aansluitend een aantal vragen die per commissie gelden. Dit formulier is in maart verspreid onder de commissieleden. Elk bestuurslid heeft deze enquêtes verwerkt in zijn/haar commissiedeel van het halfjaarlijks verslag. 13. Binnen commissies hebben ook evaluaties plaatsgevonden. Er werd geëvalueerd op behaalde prestaties en de voorzitter neemt de mening van het bestuur hierin mee. Op deze manier heeft elke commissie zichzelf op zo’n goed mogelijke manier weten te verbeteren.
14
VOORZITTER Margot van der Meulen Voorzitter 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Algemeen 1. Centraal aanspreekpunt zijn 2. Onderhouden van externe contacten 3. Beheren van de e-mailadressen
[email protected] en
[email protected] 4. Mentoraat 5. Kledinglijn Betrokkenheid 6. Aanwezigheid hok en activiteiten 7. Open houding 8. Voorbereiden en uitvoeren van bestuursvergaderingen 9. Inzicht in bestuursleden en commissies 10. Inzet overlegorganen 11. Ondersteunen in het vinden van een nieuwe hoofdsponsor 12. Nieuw protocol Facebook 13. Contact met WDO 14. Gezamenlijke activiteit met de gangverenigingen Reflexiviteit 15. Evaluatiemomenten 16. Behandelen vragen, kritiek en opmerkingen van leden 17. Evaluatiemoment na elke activiteit van de commissie 18. Bestuursleden motiveren 19. Op elk aangeboden platform vermelden dat men lid moet zijn
Taken 1. Als voorzitter ben ik het centrale aanspreekpunt van de vereniging. Het is van belang dat ik voor iedereen toegankelijk ben. Het op de hoogte zijn van alles wat er speelt binnen de vereniging hoort hier ook bij. Eventuele problemen binnen het bestuur of haar commissies moeten zo snel mogelijk opgelost worden en mede hierom hebben wij 4 keer in het jaar een evaluatie gehad. In de bestuursvergaderingen is er een kopje ‘persoonlijke mededelingen’ en de ‘bestuur en commissie ronde’ zodat wij als bestuursleden de gelegenheid hebben om te vertellen over onze ervaringen en eventuele problemen. Ik kan hier bijvoorbeeld vertellen wat er binnen het VerO speelt.
15
2. Binnen het VerO verlopen de vergaderingen goed. Het StOP en de El-Cid commissie zijn er zoveel mogelijk bij. Van het Facultair Studentenplatform heb ik nog niets gehoord dit jaar. Het StOP heeft aangekaart dat de grote verenigingen niet de data van de eerstejaarsweekenden van de studieverenigingen vrij houden, dit wordt komende jaren strenger gecontroleerd. De El-Cid commissie heeft nu een hele dag aan de faculteiten gegeven om te vullen. Er is overleg geweest tussen de gangverenigingen over het gezamenlijk organiseren van deze dag, maar dit is niet gelukt vanwege de grote hoeveelheid studenten die op de FSW aanwezig zouden zijn. Iedere vereniging heeft een eigen programma hiervoor in elkaar gezet. Het Mentoraat heeft het ochtenddeel georganiseerd zoals voorgaande jaren, wij als Bestuur XXII hebben het middagdeel voor onze rekening genomen. Het WDO heeft een pub quiz georganiseerd en in een ander lokaal had men de gelegenheid mee te doen aan een kwartiertje yoga en Marokkaanse thee drinken en henna laten zetten. 3. Ik beheer als voorzitter twee e-mailadressen.
[email protected] is gekoppeld aan mijn persoonlijke adres en check ik dagelijks.
[email protected] heeft onlangs wat problemen gehad, het was niet mogelijk er in te komen. Dit is nu opgelost doordat het outlook programma is ingesteld op mijn bureaublad. Ook heb ik een automatisch bericht ingesteld voor iedereen die daar een email naartoe stuurt, dat Itiwana het adres bijna niet gebruikt en we bereikt kunnen worden op
[email protected] of
[email protected]. 4. Naast mijn taken als voorzitter begeleid ik het Mentoraat dit jaar. Tot op heden gaat het goed. Verdere toelichting zal in het commissie gedeelte van dit verslag te vinden zijn. 5. Ik ondersteun Janita met het opzetten van de kledinglijn. Wij zijn hier op dit moment mee bezig, het is echter lastig om structuur hierin te krijgen. We hebben besloten niet zozeer een draaiboek te maken, maar de kledinglijn in oktober 2015 ook nog te organiseren, zodat het nieuwe bestuur daar niet meteen mee hoeft te beginnen en meer tijd heeft om dit uit te zoeken. Op deze manier moet er voor het nieuwe bestuur voldoende tijd zijn dit uit te kunnen zoeken. Betrokkenheid 6. Wij hebben er voor gekozen dit jaar (bijna) niet te werken met hokdiensten. Het hok is vrijwel altijd bemand. Op de dagen dat we geen college hebben, plannen we hokdiensten wel in. Wanneer we merken dat op een specifieke dag het hok toch onbemand blijft, zorgen we ervoor dat dit de week daarna niet meer gebeurt. Ik heb een aantal activiteiten niet bijgewoond vanwege gezondheidsredenen, maar de activiteiten waar ik wel ben geweest waren een succes. Het is leuk om te zien wie er enthousiast is over Itiwana en dit ook te horen van de leden. Het enthousiasme komt zelfs voort uit de leden zelf!
16
7. Ik hanteer zo veel mogelijk een open houding. Soms heb ik zo veel aan mijn hoofd dat ik even wat meer gesloten ben, maar zodra ik dit door heb of hierover wordt aangesproken ga ik er op letten en kan ik weer open zijn. 8. Het voorbereiden en uitvoeren van de bestuursvergaderingen is goed verlopen. In de loop van het jaar werden steeds meer vergaderpunten aangedragen door mijn bestuursleden en laat iedereen ten tijde van de vergadering van zich horen. De afgelopen vergaderingen waren weer wat korter vanwege het feit dat het jaar op het eind loopt en er minder activiteiten waren. 9. De onderlinge betrokkenheid binnen het bestuur was groot. Wanneer zich problemen voordoen worden deze tijdig opgelost en ook de positieve dingen worden besproken. De commissies hebben goed gefunctioneerd, dit heeft dus ook niet voor problemen gezorgd. 10. De samenwerking tussen de gangverenigingen is leuk. Dit jaar is besloten binnen het VerO om het congres te laten vallen. Daarnaast is besloten wel weer een gangverenigingenfeest te organiseren. We hebben besloten dit niet met de voorzitters te doen maar een commissie op te stellen met vanuit ieder bestuur een lid. Uiteindelijk is het gangverenigingenfeest helaas niet doorgegaan vanwege een faillissement van de Oude Harmonie. Het feest zou verplaatst worden naar Holle Bolle Gijs, echter besloot studievereniging Labyrint niet meer mee te doen omdat het niet lonend zou zijn. Emile ging hier in mee waardoor alleen SPIL en Itiwana over zouden blijven. De omzet die behaald zou moeten worden was helaas een te groot risico om maar op twee verenigingen te dragen. 11. Wij proberen Tessa te allen tijde te ondersteunen met het vinden van een nieuwe hoofdsponsor door haar regelmatig te vragen wat we nog meer kunnen doen dan alleen bedrijven en dergelijke aandragen om te benaderen. Het is lastig en we merken dat voornamelijk alleen kortingen worden aangeboden, in plaats van dat men geld wil geven. Het is dan ook niet gelukt een nieuwe hoofdsponsor te vinden. 12. Aan het begin van het jaar is een nieuw protocol opgezet betreffende de Itiwana Facebook pagina en de Dumpiwana Facebook pagina. Op de Itiwana pagina worden alleen studie gerelateerde activiteiten, boekenacties en Itiwana activiteiten geplaatst. Dumpiwana is voor de leden om kamers te verhuren etc. Laura en ik waarborgen dit door regelmatig te checken wat er op de pagina’s geplaatst wordt. Is er een bericht dat niet gepast is, dan benaderen we degene die het bericht heeft geplaatst vanuit het Itiwana hoofdje. Er is een standaard bericht opgesteld waarin wordt verzocht het bericht te verwijderen of te verplaatsen naar Dumpiwana. Wanneer dit niet gedaan wordt verwijderen wij het bericht zelf. 13. Het contact met het WDO verloopt goed. Het is niet gelukt elke eerste woensdag van de maand bij elkaar te komen om door te spreken wat er op het moment speelt, mede doordat de aandacht misschien iets meer verslapt is en de
17
zomervakantie voor de deur stond. Het zou wel goed zijn dit aan het volgende bestuur mee te geven zodat meer duidelijkheid naar elkaar verschaft kan worden. 14. Zoals bij punt 10 al genoemd is het niet gelukt een gangverenigingenfeest te organiseren. Daarnaast is al aan het begin van het jaar besloten dit jaar geen congres te organiseren. Reflexiviteit 15. Op dit moment hebben wij drie van de vier evaluatiemomenten gehad. Deze zijn goed verlopen. Voor de gezamenlijke evaluatie heb ik persoonlijke gesprekken gehad met ieder bestuurslid. De punten die hieruit voortkwamen zijn over het algemeen besproken in de evaluatie, ook persoonlijke dingen komen hierbij aan bod. Het is echter aan de persoon zelf om dit mede te delen in de evaluatie of alleen met mij te delen. Tijdens de derde evaluatie (juni 2015) hebben wij besloten niet na ons bestuursjaar nog een evaluatie te doen. Mochten er 16. Ik heb weinig opmerkingen of kritiek ontvangen van leden. Wanneer er vragen waren heb ik deze direct beantwoord. Daarnaast heb ik geen e-mails met vragen gekregen. 17. Ik heb niet na elke activiteit van het Mentoraat geëvalueerd met de commissie. De activiteiten zijn goed verlopen en na de activiteit bespreken we kort hoe het is gegaan. Ik probeer één keer in de maand bij een vergadering te zitten, dit is (na overleg met het Mentoraat) voldoende. Ze hebben erg zelfstandig gewerkt dit jaar en weten goed wat hun verantwoordelijkheden zijn. Wanneer er grotere punten besproken moeten worden plannen we dit in, daarnaast is er goed contact per Facebook of Whatsapp en houden we elkaar hiermee goed op de hoogte. 18. De werkwijze binnen het bestuur heeft goed op één lijn gelegen. Bij verwarringen of problemen zijn deze zo snel mogelijk uitgesproken en dit heeft geleid tot een goede samenwerking. Daarnaast hebben we elkaar weten te motiveren om nog even door te zetten wanneer het allemaal wat te veel werd. 19. Op dit moment staat op ieder platform dat Itiwana aanbiedt vermeld dat je lid moet zijn alvorens je hiervan gebruik kunt maken. Het is van belang dat dit gewaarborgd wordt door bestuursleden elkaar te laten controleren en dit regelmatig terug te laten komen tijdens de bestuursvergaderingen wanneer er iets nieuws wordt bedacht.
18
S E C R E TA R I S
Kaily van den Berkmortel Secretaris 2014/2015 BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG TAKEN 1. Ledenbestand bijhouden 2. Notuleren bij bestuursvergaderingen en algemene leden vergaderingen 3. Bijhouden van schriftelijke dan wel digitale post 4. Het archief bijhouden 5. Vrienden van het Itiwana Facebookaccount controleren of ze lid zijn Betrokkenheid 6. Beheren informatiestromen 7. Aanwezigheid hok/activiteiten 8. Betrokkenheid in commissie 9. Betrokkenheid binnen bestuur Reflexiviteit 10. Beheren
[email protected] 11. Uitkomsten halfjaarlijkse enquête verwerken in verdere beleid 12. Openstaan voor kritiek van leden, commissieleden en bestuursleden 13. Bijwonen van thee-uurtje Niet in beleidsplan 14. Nieuwe master categorie in PC leden maken
Taken 1. Het bijhouden van het ledenbestand is goed gegaan. We hebben verschillende mailtjes gestuurd om mensen eraan te herinneren als er foute gegevens zoals adressen zijn om dit door te geven. Ook zijn er mailtjes verstuurd naar derdejaars en hoger om vast te stellen waar zij zijn binnen hun studie en of zo nog in de juiste categorie staan. 2. Het notuleren is voorspoedig gegaan, ik heb hierbij geen problemen mee ondervonden. 3. Het bijhouden van schriftelijke en digitale post is ook goed gegaan. 4. Tijdens de halfjaarlijkse ALV gaf ik aan dat het fysieke archief op de gang nog niet was bijgehouden. Dit is nu echter ook bijgewerkt. 5. Het bijhouden van de vriendenverzoeken van Itiwana op Facebook verliep ook goed.
19
Reflexiviteit 6. Ik heb gezorgd dat de informatie die binnenkomt per email en per post zo snel mogelijk (in ieder geval binnen 2 dagen) bij de desbetreffende persoon terecht komt. Dit is naar mijn mening goed gegaan. 7. Ik ben regelmatig in het hok te vinden. Daarnaast ben ik zoveel mogelijk aanwezig geweest op de activiteiten die door Itiwana georganiseerd werden. 8. De betrokkenheid binnen de commissie is goed verlopen. Buiten commissiewerk hebben we meerdere keren afgesproken en gezellig samen gegeten. 9. Ik heb mijn bestuursleden op de hoogte gehouden van mijn activiteiten en vroeg hun mening bij belangrijke beslissingen die ik namens Itiwana maakte. Daarnaast stond ik open voor kritiek en verbeterpunten. Reflexiviteit 10. Ik had het e-mail adres
[email protected] aan de secretaris mail gekoppeld, zodat ik het meteen zag als er mails binnenkwamen. Helaas zijn er geen mailtjes binnengekomen. 11. De uitslag van de halfjaarlijkse enquête hebben we kort besproken en verwerkt in ons verdere beleid. 12. Ik stond open voor (opbouwende) kritiek van leden, commissieleden en bestuursgenoten. Naar aanleiding van de kritiek en tips heb ik actief naar verbetering gestreefd. 13. Ik ben aanwezig geweest op de thee-uurtjes en vroeg leden dan wat ze van de activiteiten en dergelijke van Itiwana vinden. Niet in beleidsplan 14. De aparte master categorie is aangemaakt.
20
PENNINGMEESTER Janita Sanderse Penningmeester 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Algemeen 1. Het beheren van de ING-, ASN- en SAP- rekening 2. Het bijhouden van de financiële administratie 3. Het opstellen van een begroting en adviesbegroting 4. Kascontrole in samenwerking met de kascommissie 5. Contributie incasseren 6. Contact onderhouden met de commissiepenningmeesters & WDO 7. Hoofdverantwoordelijke kledinglijn 8. Ondersteuning boekenverkoop Betrokkenheid 9. Aanwezigheid in het hok en bij activiteiten 10. Mijn bestuursgenoten op de hoogte houden en betrekken in belangrijke beslissingen 11. Contact commissiepenningmeester en mede gemachtigd rekening mentoraat en reiscommissie 12. Verdeelsleutel maken met WDO 13. Bereikbaar via
[email protected] Reflexiviteit 14. Begroting en financiële verslagen zichtbaar maken 15. Openstaan voor kritiek 16. Reflectie op het faillissement boekenleverancier met als doel een nieuwe leverancier vinden 17. Mening van leden verwerken
Taken 1. Het beheren van de ING-, ASN- en SAP-rekening is goed gegaan. Alle financiën zijn bijgehouden en betalingen zijn op tijd gedaan. 2. Bij en afboekingen zijn bijgehouden in het financiële grootboek. 3. De begroting voor het jaar 2014/2015 is opgesteld. De adviesbegroting is gemaakt. 4. De kascontrole van de halfjaarlijkse ALV is succesvol verlopen en de volgende kascontrole zal plaatsvinden voor de wissel ALV. 5. De contributie van het vorige bestuur is geïncasseerd, waarna enkele mensen die naar herhaaldelijk mailen niet hebben betaald zijn uitgeschreven. De contributie
21
voor het huidige jaar zal plaatsvinden in september. Waarna mijn opvolger de leden die nog niet betaald hebben zal incasseren. 6. Ik onderhoud contact met de commissiepenningmeesters en wij hebben regelmatig een afspraak met WDO. 7. Ik doe samen met Margot de kledinglijn. In april heeft de eerste kledingverkoop succesvol plaatsgevonden. De eerste kledingverkoop van bestuursjaar 2014-2015 zal ook door ons worden uitgevoerd en zal in oktober plaatsvinden. 8. Ik heb Thijs (assessor onderwijs) geholpen bij de boekenactie van februari. Omdat er bij de boekenactie in september online betaald kon worden was het niet per se noodzakelijk dat de penningmeester de assesor onderwijs ondersteunde. Betrokkenheid 9. Ik ben afgelopen jaar zo veel mogelijk aanwezig geweest in het hok en bij activiteiten. 10. Ik betrek mijn bestuursleden bij belangrijke beslissingen zoals wijzigingen die ik wil aanbrengen of aankopen die ik wil doen en overleg dit met hun voor er een besluit genomen wordt. 11. Ik onderhoud contact met de commissiepenningmeesters en heb samen met de reiscommissie, activiteitencommissie en mentoraat een rekening geopend. 12. Uit de bijeenkomsten met het WDO is naar voren gekomen dat wij hen jaarlijks een vast percentage van de binnengekomen ledencontributie zullen geven. 13. Ik ben afgelopen jaar bereikbaar geweest via het emailadres
[email protected] Reflexiviteit 14. De begroting en de financiële verslagen zijn te vinden op de itiwana website onder verslagen en beleid zodat leden inzicht kunnen krijgen waar hun geld naartoe gaat. Ook wordt dit behandeld op de ledenvergaderingen. 15. Ik sta open voor kritiek van leden op de adviesbegroting en het halfjaarlijkse verslag, waardoor ik mijn taak nog beter kan uitvoeren 16. Wij hebben tijdens vergaderingen gereflecteerd op het faillissement en hebben nieuwe leveranciers besproken. Hierna hebben wij gezamenlijk besloten bij studystore verder te gaan. Het vele harde werk van Thijs heeft afbetaald. 17. Zodra wij de mening van leden te horen kregen heb ik deze zo goed mogelijk verwerkt.
22
ASSESSOR ONDERWIJS Thijs Hermans Assessor Onderwijs 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Algemeen 1. Contact studenten 2. Contact docenten boekenlijst 3. Het opstellen van een nieuw boekencontract 4. Voorzitter zijn van de Educom Betrokkenheid 5. Aanwezigheid in het hok en bij boekenacties 6. Aanwezigheid op activiteiten 7. Bestuur op de hoogte houden van verloop boekbesprekingen 8. Bestuur betrekken bij boekenactie 9. Nauw contact met Janita (penningmeester) met betrekking tot de boekenacties 10. Leden inlichten omtrent nasleep faillissement Jongbloed-Swets 11. Leden inlichten over boekenactie februari 12. Actief contact met Erik de Boer voor nieuwe samenwerking 13. Contact docenten omtrent levering en verloop bestelling 14. Aanspreekpunt voor leden 15. Actief inzetten om leden te betrekken 16. Beheren en onderhouden van
[email protected] Reflexiviteit 17. Openheid over bezigheden 18. Bespreken resultaten evaluatie 19. Reflexiviteit door middel van constructieve gesprekken
Taken 1. Ik heb de studenten steeds tijdig ingelicht middels meerdere communicatiekanalen wat betreft de boekenactie. 2. Ik heb tijdig contact opgenomen met docenten en de docenten van wie ik niet op tijd een reactie ontving een herinnering gestuurd. 3. Ik heb een 3-jarig contract getekend met Studystore. Boekenverkoop is voorlopig veilig gesteld. 4. Gelukt!
23
Betrokkenheid 5. Ik ben vrijwel dagelijks aanwezig geweest in het hok gedurende het afgelopen jaar. 6. Ik ben er doorgaans altijd bij geweest. 7. Ik heb mijn bestuursgenoten steeds op de hoogte gehouden van de vorderingen omtrent het opzetten van een nieuwe boekenactie. 8. Ook heb ik hen betrokken in de beslissingen die ik moest maken betreffende het verdere verloop van het opzetten van een nieuwe boekenactie. 9. Tijdens de boekenacties heb ik nauw samengewerkt met Janita (penningmeester) wanneer dat nodig was. 10. Ik heb alle leden tijdig ingelicht over verdere vorderingen omtrent de nasleep van het faillissement van Jongbloed-Swets. 11. Ik heb alle leden tijdig ingelicht over verdere vorderingen omtrent het opzetten van de nieuwe boekenactie. 12. Erik de Boer (Newclicks) was traag met mailcontact en heeft zich na verloop van tijd van contact onthouden. Hij heeft een hoop mooie beloftes gemaakt maar gaf na herhaaldelijke pogingen om telefonisch contact met hem te krijgen toe dat hij niets te bieden heeft. 13. Ik heb voldoende contact onderhouden met de docenten omtrent de boekenactie en hen op de hoogte gehouden van de bestelling en levering van de boeken van hun vak. 14. Ik ben een aanspreekpunt geweest voor leden. Wanneer zij vragen hadden over de studie of over Itiwana heb ik ze altijd te woord gestaan. 15. Ik heb regelmatig praatjes met leden op de gang gemaakt en ze aangemoedigd om naar activiteiten te komen. 16. Ik heb het e-mailadres
[email protected] vrijwel dagelijks gecontroleerd. Reflexiviteit 17. Ik ben zo open mogelijk geweest over mijn bezigheden als Assessor Onderwijs en als voorzitter van de Educom. 18. De resultaten van deze reflectie zijn zichtbaar onder het hoofdstuk ‘evaluaties’ achterin het halfjaarlijkse verslag. Kort mondeling toegelicht, daarvoor verwijs ik jullie naar de halfjaarlijkse ALV-notulen. 19. Ik heb dit jaar geleerd om beter compromissen te sluiten wanneer dat nodig is.
24
ASSESSOR ACTIVITEITEN Simone van Dijk Assessor activiteiten 2014-2015
BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Algemeen 1. Verzorgen van de niet-studiegerelateerde activiteiten en foto’s van alle activiteiten in samenwerking met de Acticom en de Fotocom 2. Het plannen van twaalf Acticomactiviteiten en drie Fotocomactiviteiten 3. Persoonlijk contact met studenten Betrokkenheid 4. Aanwezig zijn in het hok en duidelijk maken naar leden dat zij hier welkom zijn 5. Het leveren van materiaal om de sfeer in het hok leuker te maken 6. Directe persoonlijke promotie van activiteiten en borrels 7. Te allen tijde aanspreken van leden 8. Betrekken van de commissies bij het bestuur 9. Mijn commissies representeren in het bestuur 10. Mijn bestuur betrekken bij mijn commissies en vragen om advies 11. Aanwezigheid op alle activiteiten van Itiwana Reflexiviteit 12. Elke activiteit evalueren met mijn bestuur door middel van een evaluatieformulier 13. Leden betrekken door hen te laten evalueren
Niet in beleidsplan 14. Voor volgend jaar een andere indeling van activiteiten bij de Acticom en Fotocom
Taken 1. Ik heb mij de afgelopen tijd bezig gehouden met de Acticom en ervoor gezorgd dat deze commissie de geplande activiteiten organiseert. Daarnaast heb ik mij bezig gehouden met de Fotocom, die de foto’s van activiteiten maakte en verspreidde op Mediawana. 2. Tot nu toe heeft de Acticom acht activiteiten georganiseerd. Dit waren de nieuwjaarsduik, de reisbekendmaking, het gala, een feestje met thema ‘stereotypen’, de boottocht voor internationals, filmavond, bandjesavond en de strand-/natuurwandeling, . Aan het begin van het jaar was de opkomst niet heel hoog, maar na de internationalavond merkten we dat kleinschalige actviteiten goed werken. De filmavond in het Hok was dan ook zeer goed bezocht, en ook de bandjesavond en de wandeling waren succesvol. Op de planning staan nog 2
25
activiteiten: de septemberactiviteit en het wisselfeest. De eerste zal dit jaar niet een liftdag zijn, omdat we dit te hoogdrempelig vinden voor eerstejaars. 3. Tot nu toe heb ik geprobeerd om zoveel mogelijk persoonlijk contact met studenten te maken en dat is ook aardig gelukt. Betrokkenheid 4. Ik ben regelmatig aanwezig in het hok en hoop duidelijk te hebben gemaakt dat iedereen hier welkom is. Dit heb ik niet persoonlijk gepromoot, maar laat ik wel merken door bijvoorbeeld zoveel mogelijk de deur open te houden en mensen te groeten die binnen komen of weggaan. Daarnaast promoot ik ook bij mijn commissies dat ze welkom zijn in het hok. 5. In het hok heb ik speakers neergezet zodat er muziek kan worden afgespeeld. 6. Directe persoonlijke promotie doe ik wel onder mijn vriendenkring en commissies en op borrels als ik mensen tegenkom. Ik doe dit echter niet echt via Facebook of in mijn eigen mentorgroep, dat zou nog wel meer kunnen. 7. Ik groet leden altijd als ik ze tegenkom en probeer soms ook een gesprekje aan te knopen. 8. Mijn commissies heb ik goed betrokken bij het bestuur en ik houd ze altijd op de hoogte van meningen en adviezen vanuit het bestuur. 9. Ik representeer mijn commissies in het bestuur. Ik zorg er altijd voor dat we als commissie samen een standpunt hebben. 10. Ik betrek mijn bestuur ook bij mijn commissies door ze inzicht te geven in waar wij op het moment mee bezig zijn en ze om adviezen te vragen. 11. Ik ben tot nu toe niet op alle activiteiten van Itiwana aanwezig geweest. Ik ben wel op alle activiteiten van de Acticom geweest, maar ik heb wel een aantal andere activiteiten gemist. Reflexiviteit 12. Ik evalueer elke activiteit met mijn bestuur en neem hun verbeterpuntjes ook mee in de organisatie van volgende activiteiten, maar doe dit niet door middel van een evaluatieformulier. 13. Wij hebben een ledenenquête gemaakt, die we online onder de leden hebben verspreid. Niet in beleidsplan 14. Door ervaringen van afgelopen half jaar hebben we als bestuur bedacht dat we volgend jaar een andere indeling en verdeling van activiteiten willen. Het plan is te vinden in de bijlage van het halfjaarlijks verslag. Dit plan is goedgekeurd in de halfjaarlijkse ALV en zal dus doorgevoerd worden.
26
ASSESSOR EXTERN Tessa Kremer Assessor extern 2015-2016 BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKSE VERSLAG Algemeen 1. Contact met sponsoren en potentiële sponsoren onderhouden
2. Vinden van een nieuwe hoofdsponsor
3. Losse acquisitie binnenhalen
4. Naleving van contracten
5. Contact met alumni onderhouden
6. Alumni-activiteit organiseren
7. Deelname aan de LaSSA
8. Deelname aan de LaSSA-congrescommissie
Betrokkenheid 9. Actieve aanwezigheid (hok, activiteiten, borrels en thee-uurtjes)
10. Betrokken bij AA-commissie
11. Transparantie naar bestuursgenoten
12. Kerst/bedankkaartjes sturen naar sponsors
13. Sponsorpakket uitbreiden en vernieuwen
14. Contact alumni- en masterleden onderhouden
14A. Alumninieuwsbrief vaker versturen
14B. Alumni-activiteit organiseren
14C. LinkedIn
15. Betrokken bij de LaSSA
16. Externe contacten uitbreiden
17. Acquisitietraining opzetten
Reflexiviteit
18. Open staan naar leden voor tips en opbouwende kritiek
19. Reflectie binnen vergadering (enquêtes)
20. Reflecteren naar eigen handelen binnen het bestuur
21. Kijken of sponsorcontracten worden nageleefd
22. Enquête voor alumni
23. Effect van de LaSSA onderzoeken
27
Taken 1. Contact met sponsoren wordt onderhouden. Het gaat nu alleen om de sponsoren met kortingsacties. 2. Hoofdsponsor is helaas nog niet gevonden (Zie AA-commissie). 3. Losse acquisitie is binnengehaald (Zie AA-commissie). 4. De contracten met Europass & Outdoorstunter zijn nageleefd. 5. Het contact met alumni worden onderhouden middels de alumninieuwsbrief die sinds dit jaar zes keer per jaar uitkomt. Daarnaast ontvangen alle alumni de ICA. 6. De Alumniactiviteit op 9 mei is niet doorgegaan i.v.m. te lage opkomst. Deze activiteit is daarom verplaatst naar 24 september. 7. Namens Itiwana neem ik plaats in de LaSSA. Zie voor activiteitenoverzichten van de LaSSA het hoofdstuk ‘LaSSA’ (bij commissies). 8. Dit jaar heb ik de functie van penningmeester in de congrescommissie van de LaSSA op me genomen. Meer informatie over het congres is te vinden in de activiteitenverslagen onder het hoofdstuk ‘LaSSA’ (bij commissies). Betrokkenheid 9. Ik ben bij veel activiteiten aanwezig geweest, heb vele uren versleten in het hok en ben vaak aanwezig bij de borrels en thee-uurtjes. 10. Met de AA-commissie ha ik af en toe een actieve vergadering, waarbij we besproken wat we hebben gedaan en wat de planning was om te gaan doen. Daarnaast hebben we los van de vergaderingen regelmatig contact gehad over de vorderingen. 11. Ik heb mijn bestuursgenoten dit jaar op de hoogte gehouden van de stand van zaken omtrent de alumni, acquisitie en de LaSSA. 12. Om een goed contact met de sponsors te onderhouden, heb ik ze naast het gebruikelijke mailcontact dit jaar ook een kerst/bedankkaartje gestuurd zodat ze bij de vereniging betrokken worden. 13. Het Itiwana-sponsorpakket heeft dit jaar een nieuw leven gekregen, de flyer is aangepast en de sponsormogelijkheden ook. 14. Contact met alumni is vergroot doordat de nieuwsbrief zes keer per jaar uitkomt. De nieuwsbrief wordt sinds dit jaar via Mailchimp verstuurd en daarmee kan er gezien worden hoeveel alumni de nieuwsbrief aanklikken. De alumniactiviteit van 9 mei is geannuleerd, door de lage hoeveelheid aanmeldingen. De activiteit is opnieuw georganiseerd op 24 september. De LinkedIn is veranderd, maar momenteel zijn we er nog mee bezig (zie kopje AA-commissie). 15. Ik ben vaak aanwezig geweest bij LaSSA-vergaderingen en heb mijn bestuur ook actief betrokken bij de LaSSA. Activiteitenverslagen van de LaSSA zijn onder het kopje ‘LaSSA’ te vinden in de commissieverslagen. 16. Veel bedrijven hebben positief gereageerd waarneer ik ze had benaderd. Helaas hadden veel bedrijven geen ruimte voor acquisitie, of was Itiwana niet de meest
28
geschikte vereniging. Veel bedrijven boden aan om te helpen bij het neerzetten van een activiteit, deze heb ik genoteerd voor het volgende bestuur. We hebben met de gangverenigingen gesproken over gezamenlijke acquisitie, we zien veel ideeën, maar hebben besloten de uitvoering over de dragen aan onze opvolgers. 17. Een acquisitietraining opzetten is helaas niet gelukt. Ik heb contact gehad met andere verenigingen, maar de respons was zo laag dat het financieel niet haalbaar is om een training op te zetten voor dit jaar. Reflexiviteit 18. Ik heb me open opgesteld naar leden voor tips en (opbouwende) kritiek. Zo heb ik van veel mensen goede sponsorideeën ontvangen. 19. Het reflectiepuntje in de agenda heb ik met regelmaat gebruikt. 20. Binnen ons bestuur hebben we regelmatig gereflecteerd op elkaar en op ons eigen handelen. Dit heeft ervoor gezorgd dat we ons goed open naar elkaar konden opstellen. 21. Ik heb regelmatig gecheckt of de sponsorafspraken nog werden nageleefd. Hier heb ik de sponsoren ook van op de hoogte gesteld. 22. De alumni-enquête heb ik helaas niet kunnen versturen bij de eerste nieuwsbrief. Gepland daarom was om deze af te nemen bij de laatste nieuwsbrief. Echter, door omstandigheden ben ik er samen met mijn commissie niet meer aan toe gekomen. 23. Ik heb het effect van de LaSSA op onze vereniging onderzocht. Dit is terug te lezen in de activiteitenverslagen onder het kopje ‘LaSSA’ bij de commissieverslagen.
29
A S S E S S O R P U B L I C AT I E Laura Bakker Assessor publicatie 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Algemeen 1. De informatiestromen zo goed mogelijk synchroniseren 2. Het beheren van media van Itiwana 3. Het bijhouden de overige media 4. Media aan elkaar koppen door middel van links 5. Toezien op de geplaatste berichten in de Facebookgroep van Itiwana. 6. Promoten van Dumpiwana 7. Contact onderhouden met de promotieleden van de commissies 8. Het beheren van de promotie binnen Itiwana 9. Het activiteitenoverzicht op Facebook bijwerken 10. Het promotiehoekje in het Hok en het prikbord op de gang bijwerken 11. Algemene Itiwana-posters met de aankomende activiteiten bijhouden Betrokkenheid 12. Alleen berichten vanuit bestuur, faculteit of instituut sturen met Facebookaccount. 13. Berichten sturen naar leden die los staan van Itiwana-activiteiten. 14. Leden een platform bieden. 15. Betrekken van internationale studenten 16. Website vernieuwen Reflexiviteit 17. Vergroten input van leden 18. Vermelden op de website dat ik de media en promotie beheer 19. Feedback vragen van leden en bestuursgenoten Niet in beleidsplan 20. Nieuw Itiwana-Facebookaccount aanmaken
Taken 1. Het up-to-date houden van de verschillende media (Itiweek, Itiwana’s Facebookpagina en de website itiwana.org) verliep dit jaar over het algemeen goed, met hier en daar een chaotische uitspatting. 2. Ik heb de media van Itiwana zo goed mogelijk beheerd. 3. De agenda in de Itiweek heb ik zo goed mogelijk geprobeerd bij te houden. De agenda van de website kan ik niet opnieuw installeren, aangezien het huidige thema van de website deze widget niet lijkt te ondersteunen. We moeten het dus maar doen met de agenda in de Itiweek en op Facebook!
30
4. Ik heb in elke Itiweek verwezen naar Facebookevenementen en links op de website. 5. Het protocol van welke berichten op de Facebookpagina van Itiwana toegestaan zijn, is vastgesteld op de Beleids-ALV. Het komt er op neer dat er nu alleen berichten van het Itiwana-Facebookaccount en commissie-Facebookaccounts zijn toegestaan. Relevante en antropologiegerelateerde berichten van de Itiwanaleden zijn nog wel toegestaan. Dit protocol lijkt te werken, aangezien ik bijna nooit meer berichten hoef te verwijderen. 6. Indirect is Dumpiwana door bovenstaand protocol gepromoot. Dumpiwana telt 154 leden en ook melden veel eerstejaars zich aan om lid te worden van deze pagina. Aan verdere promotie ben ik niet toegekomen. 7. Het contact onderhouden met promotieleden verliep vooral via bestuursleden. Vooral in de laatste maanden moest ik vaak promotieleden eraan herinneren hun stukjes (op tijd) te sturen. Uiteindelijk had ik de promotiestukken wel op tijd binnen en verhinderde het me niet om de Itiweek te sturen. 8. De leden en externen kunnen promotie aanvragen voor een activiteit, stage of organisatie. In eerste instantie doen zij dit bij mij en vervolgens kijkt Tessa (assessor extern) of zij hier geld voor kan vragen in verband met het binnenhalen van sponsorgeld. In veel gevallen is dit niet het geval en kunnen leden en externen alsnog gratis een berichtje plaatsen in de Itiweek. 9. Ik probeer meerdere keren per week de data in het activiteitenoverzicht op Facebook bij te werken. Over het algemeen is dit goed gegaan. 10. Het promotiehoekje in het hok en het prikbord op de gang zijn netjes en up-todate. De commissieleden hangen zelf hun posters op en dit werkte prima. 11. De Itiwana-posters met de aankomende activiteiten worden alleen gemaakt wanneer er veel activiteiten in één maand moeten worden gepromoot. Dit jaar heeft vooral Simone (Assessor Activiteiten) zich hierover ontfermd. Betrokkenheid 12. Belangrijke berichten van het bestuur of vanuit het instituut of de FSW zijn via het Itiwana-Facebookaccount op de Itiwana-Facebookpagina geplaatst. Dit jaar bleek dat het ook handig is om belangrijke evenementen via het Iti Wana-account te promoten. Wij als bestuur hebben telkens overlegd welke berichten via het Iti Wana-account worden gepromoot en dit werkte de afgelopen tijd steeds beter. 13. Mededelingen vanuit het bestuur, instituut of de FSW zijn met succes in de Itiweek, de Itiwana-Facebookpagina en website geplaatst. Het aantal mededelingen zijn echter gering geweest afgelopen jaar. 14. Ik heb een platform voor leden geboden dit jaar middels een telkens terugkerend bericht onder de agenda van de Itiweek. De input van leden was dit jaar echter niet groot, dus dit had ik beter kunnen promoten.
31
15. Het betrekken van internationals is me dit jaar niet gelukt aangezien er geen leden ingeschreven stonden als internationale leden. Daarom heb ik geen Engelse promotieberichten geschreven. 16. Afgelopen juli heb ik de website vernieuwd. Van mijn bestuursleden heb ik redelijk positieve reacties gekregen. De leden die hun mening over de website hebben geuit waren ook positief, alhoewel de header wel scherper mag. Ik heb lang geprobeerd de header scherper te krijgen, maar het lijkt iets in Wordpress te zijn. Ik ben nog aan het kijken naar een oplossing. Reflexiviteit 17. Dit bericht staat nog steeds in de rechterkolom van de Itiweek. 18. Deze mededeling staat op de website. 19. Ik heb weinig feedback gevraagd van leden en bestuursgenoten. In principe geldt wel dat mijn bestuursgenoten uit zichzelf feedback geven, daar hoef ik gelukkig niet om te vragen . Niet in beleidsplan 20. Het Facebookaccount ‘Studievereniging Itiwana’ werd midden maart verwijderd. Kort daarop hebben we een nieuwe Facebookaccount aangemaakt, Iti Wana. Dit account is gelukkig nog steeds niet verwijderd.
32
COMMISSIES De voorzitters van de negen Itiwana-commissies hebben verslagen over de resultaten van activiteiten van het afgelopen halfjaar opgesteld. Ook komen de functieverdelingen binnen de commissies en verslagen van het werkproces aan bod. De verslagen zijn hieronder te lezen.
AA-COMMISSIE Functieverdeling AA-commissie Commissieleden Tessa Kremer Martijn Kooijman Doortje Swaters Brechtje de Nie
Functie Voorzitter Penningmeester Secretaris Promotielid
BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Betrokkenheid 1. Elkaar ondersteunen binnen een sfeervolle commissie 2. Alumninieuwsbrief vaker versturen 3. Alumni-activiteit organiseren 4. LinkedIn 5. Bewustzijn onder leden creëren 6. Contact onderhouden met sponsors 7. Sponsorpakket en flyers maken Reflexiviteit 8. Gelijke taakverdeling 9. Sponsorbenadering reflecteren 10. Alumni-enquête verspreiden 11. Korting voor de leden
Betrokkenheid 1. Binnen de commissie waren we altijd geïnteresseerd in elkaar en hebben we elkaar geholpen bij het uitvoeren van taken zoals het benaderen van sponsoren. 2. De alumninieuwsbrief komt nu niet meer vier keer, maar zes keer per jaar uit. Hierdoor hebben we willen bereiken dat de alumni meer bij Itiwana wordt betrokken. Ook is de opzet en inhoud van de nieuwsbrief sterk veranderd doordat we zijn overgestapt naar het programma van Mailchimp. 3. De alumni-activiteit staat gepland op 24 september. 4. We hebben een nieuwe LinkedIn aangemaakt, zodat Itiwana geen ‘persoon’
33
meer is op LinkedIn, maar een vereniging. De pagina is aangemaakt, maar er moet nog wel gekeken worden naar het juist omzetten van alle leden. 5. Meer bewustzijn onder leden hebben wij geprobeerd te creëren door de sponsors ook in het activiteitenoverzicht te zetten. Daarnaast hebben wij bedrijven benaderd om te promoten tegen korting, zodat binnen Itiwana het bewustzijn van bedrijven als externe contacten wordt vergroot. We hebben daarom nu een kortingsactie met de webshops Emax Domina en Wat Mooi. Ook hebben we een affiliatieprogramma met Bol.com gestart waardoor we 5% van de omzet ontvangen van mensen producten aanschaffen. Aangezien de bekendheid van de AA-commissie vergroten niet in een jaar gaat, heb ik hierbij een handje gezet. 6. We hebben regelmatig goed contact onderhouden met de sponsoren. 7. Het sponsorpakket is vernieuwd. Daarnaast hebben we de flyer weer up-to-date gebracht. Reflexiviteit 8. Taakverdeling is goed gegaan, iedereen heeft evenredig veel te doen. 9. We hebben regelmatig gereflecteerd over welke bedrijven wel en welke bedrijven niet geïnteresseerd waren in sponsoring. Alle bedrijven die we hebben benaderd verzamelen we in een Google Docs document. Daarnaast hebben we de uitkomsten van de benadering ook gedocumenteerd in dit bestand. 10. In verband met onverwachtse omstandigheden aan het einde van het jaar is de enquête voor alumni niet afgenomen. Ik zal kijken of ik mijn opvolger kan ondersteunen hierin, indien wenselijk. 11. We hebben de archieven doorgespit en de sponsoren opnieuw benaderd. Hierdoor hebben we het contact met IBO-Nederland weer hersteld, die afgelopen jaar een vacature in het Bulletin hebben geplaatst. OVERZICHT – planning activiteiten Eindactiviteit Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers verwacht Invulling verwacht
24 september 2015 19:00 inloop 19:30 start Café Einstein 30 Aan de hand van diverse TED talks, een lezing en een discussie in samenwerking met de Educom. Ook algemene leden zijn hier dus welkom.
34
ACTIVITEITENCOMMISSIE Functieverdeling Activiteitencommissie Commissieleden Simone van Dijk Suzanne Manders Mirjam Hupkes Renske Termeulen Vince Vermeiren Josine Sunter
Functie Voorzitter Penningmeester Secretaris Promotie Extern Algemeen lid
BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Betrokkenheid 1. Evenredige taakverdeling en betrokkenheid van ieder commissielid 2. Goede en overzichtelijke communicatie binnen de commissie 3. Vroegtijdige promotie 4. Organiseren van meerdere feestjes 5. Luidsprekers aanschaffen 6. Samenwerking met gangverenigingen Reflexiviteit 7. Evaluatie 8. Het betrekken van de meningen van leden in organisatie van activiteiten
Betrokkenheid 1. Naar aanleiding van de evaluatieformulieren binnen de commissie blijkt dat de commissieleden zich betrokken voelen en vinden dat de taakverdeling eerlijk is. Wel verschilt dit per activiteit en zijn sommige commissieleden iets actiever. 2. Na de evaluatie is de promotie verbeterd en is dit georganiseerder gegaan. De meeste afspraken werden gepland en herhaald in de Facebookgroep en gewoon korte gesprekken of vragen konden ook via Whatsapp gaan. 3. De vroegtijdige bekendmaking hebben wij ook verbeterd en ook meer persoonlijk gepromoot. De promotie van de filmavond, bandjesavond en strandwandeling is goed verlopen, waardoor de opkomst onder andere ook hoog is geweest. 4. We hebben het gala en het stereotypenfeest gehad. Op basis hiervan hebben we bedacht dat we liever een paar grote feesten doen, dan veel kleine feestjes. 5. Luidsprekers hebben we niet aangeschaft. Bij de nieuwjaarsduik konden we een radio gebruiken en verder hebben we het tot nu toe nog niet nodig gehad. Het is waarschijnlijk wel handig voor openbare activiteiten die later pas gaan plaatsvinden, maar we hopen dan luidsprekers te kunnen lenen. 6. Het FSW-feest is helaas niet doorgegaan doordat we als besturen te laks zijn geweest. De organisatie verliep traag, waardoor Labyrint is afgehaakt door een
35
vrees voor een te lage opkomst. Dit zou hun imago schaden. Ook Emile is toen afgehaakt en toen hebben we als overige besturen besloten het feest niet door te laten gaan. We gaan nu voor de volgende besturen alvast een datum prikken, zodat ze al zo snel mogelijk kunnen beginnen. Daarnaast willen we een commissie opstellen met leden vanuit de gangverenigingen, in plaats van het te organiseren met bestuursleden. Reflexiviteit 7. De evaluaties verlopen goed, maar kan nog beter gaan als we formulieren gebruiken. De evaluatie over de commissie zelf heb ik verwerkt in dit verslag. 8. Het betrekken van meningen van leden zullen we doen als de uitslag van de ledenenquête bekend is.
OVERZICHT – activiteiten Wisselfeest Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
Nieuwjaarsduik Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
1 oktober 2014 23.00 uur NEXT +- 100 Geslaagd feest. Mooie locatie, want we gebruikten alleen de bovenzaal. Nadeel was dat de garderobe erg ver verwijderd was van het feest en dat dus steeds 2 commissieleden van de Acticom veel van het feest moesten missen. Verder was het heel gezellig, we hadden de ruimte aangekleed met ballonnen en slingers, maar dit was achteraf overbodig.
23 oktober 2014 17:15 verzamelen Klinkenbergerplas Warmond 16 Lekker met alle deelnemers broodje knakworst gegeten en chocomelk gedronken. Daarna het water in gedoken en nog opgewarmd met chocomelk. Alles onder genot van een muziekje, wat zeker niet kon ontbreken voor de sfeer! Voorgaande jaren was het in het Valkenburgsemeer, dit jaar leek het ons leuk om het in de Klinkenbergerplas te doen. Dit is ongeveer 20 minuten fietsen vanaf FSW en een mooie locatie.
36
Gala Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
Stereotypenfeest Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
Donderdag 18 december 2014 22:00 L.V.V.S. Augustinus (Restaurant & Engel) 130 Een erg geslaagd feest. De organisatie ter plekke ging wat chaotisch, maar de samenwerking met de antropoloog en tevens bestuurslid van Augustinus verliep goed. De opkomst was hoog en de sfeer zat er goed in. De ingang en plek van kaartverkoop was alleen niet overzichtelijk, waardoor mensen er stiekem langs konden komen. We hadden twee aparte zalen, wat wel leuk was omdat we daardoor een feestgedeelte en een praatgedeelte hadden. De losse garderobe was prima, maar zag er alleen niet zo mooi uit. De drank was wel erg goedkoop, maar de locatie zelf niet heel erg. Uiteindelijk hebben we wel winst kunnen maken, zodat we meer geld in volgende activiteiten kunnen investeren. De taakverdeling van de commissie was goed verdeeld op de avond, het bestuur heeft ook nog meegeholpen wat fijn was.
Woensdag 25 februari 2015 22:00 De Oude Harmonie Ongeveer 35 Het feest was gezellig en sfeervol. Het was wel te leeg, de zaal was eigenlijk te groot voor Itiwana. We hadden ook meer mensen verwacht. Het was echter slecht gepland met de SWOP-practicumweek, daardoor waren er maar 5/6 eerstejaars en we hoopten op 20. Er bleek daarnaast miscommunicatie te zijn binnen de commissie waardoor er ter plekke ruzies ontstonden. Volgende keer moet er altijd een eindverantwoordelijke zijn die beslist wat er gebeurt, die was er niet omdat ik niet de hele avond aanwezig was. Daarnaast moeten we bij problemen even met de commissie bij elkaar komen en overleggen. Ten slotte moeten we de volgende keer van tevoren bespreken wat we doen als we de omzetgarantie niet halen. Het thema was wel toegankelijk, mensen kwamen zeer uitgedost op het feest.
37
Boottocht internationals Datum Woensdag 18 maart 2015 Tijdstip 19:30-21:00 Locatie De grachten van Leiden Aantal bezoekers 22 Verslag Ontzettend leuk en geslaagd! Er bleek later een ISN-activiteit tegelijk te zijn, waardoor er niet veel internationals waren. Daarnaast kende niemand uit de commissie veel internationals, dus konden we er ook niet zoveel bereiken. Uiteindelijk waren er 3 niet-nederlands sprekende internationals en 4 nederlandssprekende internationals. We hebben de tocht geregeld met de Leidse Rederij. Zij halen je op/zetten je af waar je maar wilt, dus wij zijn afgezet op het terras van Odessa voor de borrel. Uiteindelijk was op 2 na de boot vol. We hadden van tevoren Nederlandse hapjes klaargemaakt (pannenkoekjes, kaasblokjes, worst, drop) en bier, wijn en fris gekocht. We hebben dan ook een kleine entreeprijs gevraagd. Het was uiteindelijk een erg knusse en gezellige, laagdrempelige activiteit. Het heeft niet veel gekost en zorgde ook voor meer mensen op de borrel.
Filmavond Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
Bandjesavond Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
8 april 2015 Inloop vanaf 19.00 uur Het Hok 20 Het was een erg geslaagde activiteit. Het was laagdrempelig en knus, overal lagen matrassen en kussens, er was bier en fris, we hadden pizza’s besteld en de film (SAMBA) was hilarisch. We keken op de beamer. Het was ook erg druk!
29 april 2015 20.30 uur Studio de Veste Ongeveer 50 We hadden drie organisaties met het thema albinisme uitgekozen, waar leden op konden stemmen via Facebook. De organisatie die het uiteindelijk is geworden (meeste stemmen), daar ging de opbrengst naartoe. De entree was 5 euro en we
38
hadden flink wat bandjes die kwamen optreden. Let erop dat je beter elk bandje af en toe kan afwisselen, in plaats van ze hun hele programma in 1x spelen. Zo is het voor de eerste en de laatste performers niet vervelend dat er bijna geen mensen zijn. We verkochten ook hapjes, appelflappen, worstenbroodjes en brownies.
Strandnacht Verwachte datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
10 juni 2015 17.00 uur Wassenaarse Slag 30 We fietsten naar de Wassenaarse Slag, waar we patat aten (gebracht met de auto). Daarna hebben we een natuurwandeling gemaakt onder leiding van de IVN (Nanko van Kampen). Erg geslaagd, maar achteraf wel een beetje ver fietsen! En koude patat in het zand was ook iets minder lekker.
Italikanen met Italiwanen Datum 16 september Tijdstip 17.00 uur Locatie Flanorpad Aantal verwachte 50 bezoekers Opzet van de We willen een laagdrempelige activiteit organiseren, waarbij activiteit leden (zowel eerstejaars als ouderejaars) elkaar kunnen leren kennen. We willen dit voor een borrel doen, zodat leden meteen naar de borrel kunnen. Daarnaast is het gunstiger om de activiteit wat eerder op de avond te doen, zodat eerstejaars die nog niet op kamers zijn nog naar huis kunnen reizen.
39
OVERZICHT – planning activiteiten Wisselfeest Datum Tijdstip Locatie Aantal verwachte bezoekers Opzet van de activiteit
Nieuwjaarsduik Datum Tijdstip Locatie Aantal verwachte bezoekers Opzet van de activiteit
1 oktober 2015 23.00 uur COC de Kroon 100
Een knalfeest met thema ‘De W van Wissel’.
9 oktober 2015 Onbekend Klinkenbergerplas 14 In plaats van hier de eerste activiteit van het nieuwe bestuur van te maken, wil ik dit samen met de nieuwe Assessor Activiteiten organiseren. We willen hier meer een bestuursactiviteit van maken dan een verenigingsactiviteit. Voor beide dingen hebben wij gekozen, omdat het niet zo’n leuke activiteit is om als commissie als eerst te organiseren. De opkomst zal namelijk niet hoog zijn. Daarnaast is het geen goede reputatie voor de acticom als een activiteit rustig is, dus kan je beter met een knaller het nieuwe bestuursjaar beginnen. De activiteit staat wel open voor leden die het leuk vinden om mee te gaan. We willen de traditie er wel in houden, vandaar dat de activiteit zelf wel doorgaat.
40
BULLETINCOMMISSIE Functieverdeling Bulletincommissie Commissieleden Laura Bakker Kimberly Drijver Sanne Smit Myrthe Monfils Nola der Weduwe
Functie Hoofdredacteur Redacteur/Secretaris/Lay-outredacteur Redacteur/Eindredacteur Redacteur/Illustratieredacteur Redacteur/Lay-outredacteur
BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Betrokkenheid 1. Een gelijke inbreng en een gelijke taakverdeling 2. Leden betrekken door hen stukjes te laten schrijven 3. Leden betrekken door fotopagina 4. Toestemming vragen voor het gebruik van foto’s 5. Nieuwe, meer persoonlijke rubrieken introduceren 6. Goede onderlinge communicatie binnen de commissie 7. Buiten commissiegerelateerde afspraken ook bij elkaar komen 8. Lay-outredactie inwerken Reflexiviteit 9. Agendapunt ‘reflectie’ toevoegen 10. Aparte evaluatievergadering inplannen na publicatie Bulletin 11. Goede communicatie tussen bestuur en commissie 12. Open staan voor kritiek en tips 13. Redigatieschema aanmaken
Betrokkenheid 1. De werkdruk is voor elk commissielid min of meer even hoog. We houden rekening met elkaars taken en springen bij wanneer dit nodig is. Elk commissielid geeft aan wanneer de werkdruk te hoog is, zodat we diegene met z’n allen kunnen helpen. 2. Voor verschillende rubrieken en artikelen zoeken we leden, actief of minder actief bij Itiwana, die wat willen schrijven voor het Bulletin. We proberen de variatie in mensen en studiejaren in acht te nemen en dat lijkt wel te zijn gelukt dit jaar. 3. Op de fotopagina plaatsen we foto’s van verschillende activiteiten en dus ook van verschillende publieken. Bij het laatste nummer hadden we alleen foto’s van de Strandnacht en Survivalweekend tot onze beschikking, dus de variatie was moeilijker te waarborgen. Dit is bij voorgaande nummers wel goed gegaan. 4. De foto’s die in het Bulletin verschijnen halen we van Flickr. 5. De reisrubriek en de huisrubriek zijn vaste rubrieken geworden van het Bulletin.
41
Alleen bij het laatste nummer ontbrak de huisrubriek door gebrek aan tijd. 6. De communicatie verliep prima, alhoewel misschien onhandig was dat ik de laatste periode geen Whatsapp had. 7. We hebben dit jaar ongeveer vier keer samen gegeten en dit was heel gezellig. 8. De lay-outredactie is volledig ingewerkt. Reflexiviteit 9. Het agendapunt ‘reflectie’ is aan de vergaderingen toegevoegd, maar bleek niet heel goed te werken. Er zijn genoeg punten voor reflectie, maar deze worden niet gesteld in vergaderingen, laat staan onder het punt ‘reflectie’. Dit zou volgend jaar wellicht anders ingevuld kunnen worden. 10. De evaluatievergaderingen die we hebben gehouden waren succesvol en handig. Door tijdsgebrek zijn we er echter niet aan toe gekomen na elke publicatie een evaluatievergadering te houden. 11. De communicatie tussen bestuur en commissie verliep goed. 12. We staan open voor tips en kritiek. We hebben bijvoorbeeld de punten die uit de ledenenquête kwamen met elkaar besproken en verwerkt in de themanummers die volgden. 13. Ik zorg dat iedereen ongeveer evenveel artikelen redigeert en dit is goed gegaan. OVERZICHT – resultaten Bulletin rugzak Datum Oplage Pagina’s Bijzonderheden
Bulletin contrast Datum Oplage Pagina’s Bijzonderheden
December 2014 285 24 We hebben het concept van briefwisseling aangepast. In plaats van twee leden, zullen nu twee docenten en/of PhD’s van Instituut CA/OS schriftelijk met elkaar aan de praat gaan. Zo proberen we op een informele manier een brug te slaan tussen docenten en studenten. Ook hebben we een huis- en reisrubriek toegevoegd aan de vaste prik. Daarnaast is de layout in een nieuw jasje gestoken door de lay-outredactie (Kimberly en Nola).
April 2015 285 28 Lay-out in stijl van contrasten. Ook meer illustraties toegevoegd (gemaakt door Myrthe)
42
Bulletin smaak Datum Oplage Pagina’s Bijzonderheden
Bulletin beeld Datum Oplage Pagina’s Bijzonderheden
Juni 2015 285 28 Concept briefwisseling aangepast naar een soort gesprek tussen twee mensen van Instituut CA/OS.
September 2015 325 24 Vier pagina’s minder dan gebruikelijk door budgettaire problemen. Oplage is hoger omdat we de eerstejaars ook een Bulletin hebben gestuurd. De huisrubriek en de briefwisseling ontbraken wegens gebrek aan tijd. Ook is er maar één fotopagina omdat we te weinig foto’s én te weinig ruimte hadden.
43
E D U C AT I E C O M M I S S I E Functieverdeling Educatiecommissie Commissieleden Thijs Hermans Nadiah Zuur Luit Winters Annemarijn Rijkers Marjenne Verkley
Functie Voorzitter Secretaris Penningmeester Lid Samenvattingen Promotielid
BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Betrokkenheid 1. Studiegerelateerde activiteiten organiseren en binding tussen leden stimuleren 2. Betrokkenheid leden Itiwana 3. Variatie tussen activiteiten 4. Meningen gepolst
☑
5. Binding binnen de Educom
☑
6. Professioneel contact
☑
☑ ☑ ☑
Reflexiviteit 7. Reflectie achteraf
☑
8. Aanspreekpunt van de commissie
☑
9. Open staan voor leden 10. Open staan voor ideeën van buitenaf
☑ ☑
Betrokkenheid 1. De tentamentraining en de stageavond waren het meest direct aan de studie gekoppeld. Daarnaast was er de ‘Antropologen houden van Rusland’-avond als gezellige doch leerzame inluiding van Itiwana na het januarireces. De ‘Educom Vluchtelingenavond’ gaf leden een unieke blik in wat er in ons eigen land gebeurd door middel van beelden en een interview uit de vluchtgarage in Amsterdam. Het WDO/Educom-symposium stond in het teken van de nieuwe development goals, waar een panel van experts met elkaar en met het publiek in dialoog zullen gaan over duurzaamheid en armoedebestrijding. Ten slotte staat ons nog een interessante avond te wachten waarin thema’s als identiteit en nationaliteit aan bod komen. 2. Onze activiteiten sloegen aan bij de leden en hebben mensen de mogelijkheid geboden om op een gezellige manier nieuwe dingen te leren. De interactieve aard van de activiteiten zorgt ervoor dat leden met elkaar in gesprek komen. 44
3. We hebben geprobeerd om zoveel mogelijk variatie in de activiteiten te brengen. Op deze manier hopen wij dat er voor ieder lid wel een activiteit is die hem of haar aan zal spreken. 4. Na elke activiteit is er met zo veel mogelijk aanwezigen gepraat om te vragen wat zij er van vonden. 5. Door middel van regelmatige vergaderingen maar ook simpelweg informele gezelligheid hebben wij elkaar goed kunnen leren kennen. 6. We hebben steeds professioneel contact onderhouden met sprekers en/ of organisaties. Daarbij hebben we ervoor gezorgd dat de spreker/ organisatie consequent met dezelfde persoon in contact komt. Reflexiviteit 7. Reflecteren aan de hand van agenda’s is niet gebeurd, in plaats daarvan hebben we onze activiteiten informeel besproken. 8. Ik heb zowel binnen als buiten de commissie als aanspreekpunt gefungeerd. 9. We hebben wel open gestaan voor kritiek door middel van gesprekjes met bezoekers, maar hebben dit niet formeel behandeld (zie puntje 1). Ik heb geen negatieve feedback van leden ontvangen, wel veel complimenten. 10. Onze stageavond is georganiseerd op verzoek van leden. OVERZICHT – activiteiten ‘Educom vluchtelingenavond’ Datum 2 december 2014 Tijdstip 20.00-22.00 Locatie ’t Keizertje Aantal bezoekers 29 Verslag Deze avond stond in het teken van vluchtelingen. Het doel was om de bezoekers een interactieve avond te bieden waarin zij geprikkeld werden om actief na te denken over de situatie van vluchtelingen in eigen land en binnen Europa. De bijeenkomst was in het Engels gehouden zodat deze ook toegankelijk zou zijn voor internationals. De avond bestond uit een lezing door een expert op het gebied van vluchtelingen van de rechtenfaculteit van Leiden. Hij was voorheen werkzaam bij vluchtelingenwerk. Hij gaf een beeld van de juridische en politieke aspecten van de vluchtelingenkwestie. Vervolgens zou er een inwoner uit de vluchtgarage in Amsterdam zijn verhaal komen doen. Wij vernamen echter tamelijk last minute dat dit niet door zou gaan. Om deze reden hebben wij moeten improviseren.
45
Thijs is zelf naar de vluchtgarage gegaan op de middag die vooraf ging aan de vluchtelingenavond om een interview af te leggen en foto’s te maken. Ook is er een filmpje gemaakt waarin één van de inwoners zijn verhaal vertelde. Dit is vervolgens in de tweede helft gepresenteerd. De avond werd afgesloten met een discussie. Wij ontdekten eenmaal in het keizertje dat het helemaal niet nodig was om het projectorscherm mee te sjouwen. ’t Keizertje had namelijk al een scherm. Dit hadden wij vooraf al kunnen uitzoeken.
‘Tentamentraining Sociale Theorieën’ Datum 18 december 2012 Tijdstip 15.00-17.00 Locatie FSW Aantal bezoekers +-25 Verslag De tentamentraining was bedoeld voor het vak Sociale Theorieën van de eerstejaars. De nadruk lag op de klassieke denkers en op algemene tips over hoe sociale theorieën beter begrepen konden worden. Het voornaamste doel was niet om de fijne details toe te lichten, maar om door middel van een interactieve discussie over de klassieke denkers de hoofdlijnen van hun theorieën nogmaals op een begrijpelijke manier uit te leggen. Op deze manier zou het gemakkelijker moeten worden om deze te onthouden voor het tentamen. We wilden per klassieke denker een ouderejaars hebben die zich in deze denker verdiept en dus 'expert' was. Dit is tamelijk makkelijk gelukt omdat Thijs, Luit en Nadiah zelf bereid waren om één van de sprekers toe te lichten. Laura Bakker heeft ten slotte ook één van de denkers uitgelegd. De eerstejaars dachten actief mee waardoor er een dialoog ontstond. Er werden enkele vragen gesteld waar wij zelf ook geen antwoord op wisten. Deze hebben wij dan ook gezamenlijk met de groep antwoord op gezocht, maar we zijn hier verder niet te diep op in gegaan omdat wij eerstejaars niet met foutieve informatie wilden opzadelen.
46
‘Antropologen Houden van Rusland’ Datum 4 februari 2013 Tijdstip 20:00-21:30 Locatie FSW Aantal bezoekers 17 Verslag Doordat Simone meedeed aan het NSO besloten wij om een educom-activiteit te verruilen met een acticom-activiteit. Dit is echter eind december besloten en doordat wij pas eind februari weer allen in het land waren hebben wij de avond in vrij korte tijd in elkaar gezet. De avond week een beetje af van voorgaande ‘Antropologen houden van’ activiteiten omdat het meer op een pubquiz leek. Wij probeerden het zo competitief en interactief mogelijk te maken door bijvoorbeeld de persoon die het snelst antwoord gaf de beurt te geven. Het bijhouden van de scores hadden wij vooraf niet goed uitgedacht waardoor het tijdens de activiteit wat rommelig verliep. De einduitslag was hierdoor wat twijfelachtig. Het groepje dat als 2e eindigde met 14 punten hadden in de tussenstand nog 15 punten. Ondanks de rommelige voorbereiding en uitvoering reageerden de deelnemers enthousiast. Wij zijn er dan ook van overtuigd dat we de deelnemers een leuke en leerzame avond hebben bezorgd.
47
‘Antropologie Stageavond’ Datum 31 maart 2015 Tijdstip 19.30-22.30 Locatie Café ‘t Keizertje Aantal bezoekers 30 Invulling Stageavond in samenwerking met het departement (Thijs Jan van Schie en Rosalinde Spitters waren ook aanwezig) maar in een informele setting. Fleur, Marloes, Ilse en Liselotte hadden allemaal zeer verschillende stages en dat gaf inzicht in wat er allemaal mogelijk was. Na elke presentatie was er de mogelijkheid voor vragen die elke keer werd ingevuld door vragen over de stages inhoudelijk maar ook meer algemeen. Soms beantwoord door de sprekers en soms door Thijs Jan. Ook in de pauze en achteraf werd er veel gesproken en af en toe vragen gesteld. Een gezellige en informatieve avond voor iedereen die nog stage wil gaan lopen of nog twijfelt, maar ook leuk om als ouderejaars te horen wat medestudenten uitspoken. Al met al een gezellige doch nuttige avond!
Educom/WDO Symposium: Rethinking Development Datum 19 mei 2015 Tijdstip 19.00-22.30 Locatie Spectrumzaal Plexus Aantal bezoekers +-80 Invulling Een terugblik op de Millenium Develpment Goals en een beschouwing van de rol die duurzaamheid in ontwikkeling gaat spelen (met het oog op de aankomende Sustainable Development Goals). Het symposium werd ingeluid door een introducerend praatje door Gabi Spitz. Als voormalige antropologiestudent in Leiden en huidige onderzoekster bij NCDO bracht zij het publiek op een heldere wijze op de hoogte van de huidige stand van zaken omtrent ontwikkelingshulp. Vervolgens volgde er een kritisch betoog door Marina Diboma (Senior Project Manager bij het Netherlands-African Business Council) waarin zij beargumenteerde waarom ontwikkelingshulp afgeschaft zou moeten worden. Dit betoog leidde in de panel tot een verhitte discussie waarbij Jan van der Ploeg duidelijk maakte dat hij een dergelijk standpunt “totale nonsense” vindt.
48
De tweede helft werd ingeluid door Rolph van Der Hoeven (docent bij ISS The Hague). Hij ging dieper in op het totstandkomingsproces van de SDG’s en legde uit waarom deze naar zijn mening een verbetering waren op de Millenium Development Goals. Na deze presentatie volgde er wederom een paneldiscussie, al was deze ietwat minder verhit doordat er over de grote lijnen een consensus leek te bestaan over Rolph’s argument. De avond werd afgesloten met een luid applaus, een bedankje voor de sprekers en een gezellige borrel waarbij iedereen nog even kon napraten.
OVERZICHT – planning activiteiten EHBLO Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers verwacht Invulling
Eindactiviteit Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers verwacht Invulling verwacht
17 September 2015 13:00 FSW 0-100 Eerste Hulp Bij BLO (Veldwerk NL), voor alle tweedejaars die goed voorbereid hun jaar tegemoet willen gaan!
24 september 2015 19:00 inloop 19:30 start Café Einstein 30 Aan de hand van diverse TED talks, een lezing en een discussie in samenwerking met de AA-commissie. Ook algemene leden zijn hier dus welkom.
49
FOTOCOMMISSIE Functieverdeling Fotocommissie Commissieleden Simone van Dijk Maria Uosukainen Anne Veens Eliza Jordaan Marga Witteman Jet van Mierlo
Functie Voorzitter Algemeen lid Algemeen lid Algemeen lid Algemeen lid Algemeen lid
BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Betrokkenheid 1. Leden betrekken bij de vereniging door middel van foto’s 2. Leden betrekken bij de commissie door in te gaan op fotoverzoeken 3. Een fotowedstrijd organiseren 4. Gelijke taakverdeling en betrokkenheid binnen de commissie 5. Foto’s op Mediawana vóór het eerste weekend na de activiteit 6. Gebruik van professionele camera’s 7. Het organiseren van drie activiteiten Reflexiviteit 8. Evalueren binnen de commissie 9. Herkenbaarheid van de commissie 10. Uitvoeren van het fotobeleid
Betrokkenheid 1. We hebben op elke activiteit veel foto’s gemaakt en deze altijd online gepubliceerd, zodat de leden ze konden bekijken. 2. Fotoverzoeken worden altijd beantwoord. 3. We hebben een fotowedstrijd georganiseerd, maar hier hebben vooral de voorzitter en Sabrina Otterloo van het instituut CA/OS aan gewerkt. De commissie kon hier niet echt bij betrokken worden, behalve Eliza die de poster heeft gemaakt en Anne die het promotiestukje heeft geschreven. 4. De taakverdeling is niet altijd even gelijk, sommige mensen kunnen vaker foto’s maken en sommige mensen zijn handiger met Photoshop en dergelijke. Daarnaast zijn er gewoon niet altijd genoeg taken om te verdelen onder iedereen. 5. Foto’s staan altijd snel op Mediawana, behalve de foto’s van het gala. Dit kwam doordat WeTransfer niet werkte en ik niet alle foto’s op tijd binnen had om ze online te kunnen zetten. Daarnaast waren ze heel donker, waardoor ze nog bewerkt moesten worden. 6. We gebruiken altijd de professionele camera’s van commissieleden Marga en
50
Eliza. Het zou wel handiger zijn om een commissiecamera te hebben die altijd in het hok ligt en dit is dan ook het plan voor volgend jaar. 7. We hadden drie activiteiten gepland, maar deze hoeveelheid gaat ons niet meer lukken. De Photoshopworkshop gaat niet meer lukken omdat we geen reactie krijgen van ons contactpersoon. Daarnaast is de fotowedstrijd niet echt een commissie-activiteit. We wilden nog een uitje organiseren, maar dit is er niet meer van gekomen. Reflexiviteit 8. Na de evaluatie hebben we bedacht dat het voor volgend jaar leuk zou zijn als de fotocommissie meer activiteiten als commissie zou ondernemen, zodat ze zich kunnen ontwikkelen in hun fotografievaardigheden. Dit is helaas dit jaar niet gelukt, maar willen we met de volgende commissie wel meer bewerkstelligen. 9. De commissie is niet echt herkenbaar door een t-shirt of iets dergelijks, maar wel doordat ze een camera om hebben tijdens activiteiten. 10. Elke keer als we de link naar de foto’s publiceren op Facebook, zetten we er een bericht bij dat er een mail gestuurd kan worden naar
[email protected] als iemand graag wil dat er een foto van het internet af wordt gehaald.
51
ICA-COMMISSIE Functieverdeling Educatiecommissie Redactieleden Functie Laura Bakker Hoofdredacteur/Lay-outredacteur Maarten Teunisse Redacteur/Secretaris Anneroos Dijkstra Redacteur Marga Witteman Redacteur/Beeldredacteur Eelke van Woensel Kooy Redacteur/Eindredacteur Sarah Barten Redacteur/Promotielid BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Betrokkenheid 1. Betrokkenheid in commissie 2. Buiten commissiegerelateerde afspraken ook bij elkaar komen 3. Kenbaar maken wanneer leden voor de ICA schrijven 4. Inhoud van de ICA op niveau 5. Rekening houden met thema’s van afgelopen jaren 6. Heldere communicatie met alle betrokkenen binnen het werkproces 7. Goede promotie van de ICA 8. Toestemming vragen voor het gebruik van foto’s 9. Lay-outredactie inwerken Reflexiviteit 10. Promotieberichten plaatsen voor zichtbaarheid werkproces ICA 11. Input van leden vragen 12. Tips en ideeën ontvangen van leden 13. Toevoegen agendapunt ‘reflectie’ 14. Goede communicatie tussen commissie en bestuur 15. Aparte evaluatievergadering na publicatie ICA 16. Open staan voor kritiek van leden 17. Redigatieschema aanmaken
Betrokkenheid 1. De commissieleden waren allen betrokken bij het werkproces. De werkdruk is echter niet geheel gelijk aangezien de functies eind- en lay-outredactie beduidend meer werk zijn dan andere functies. Aan dit punt kan nog gewerkt worden. 2. Het eerste half jaar hebben we buiten vergaderingen om met elkaar gegeten maar dit kwam in het tweede half jaar niet meer voor wegens drukte onder alle commissieleden. 3. Wanneer leden voor de ICA schrijven, hebben we dit duidelijk vermeld in de ICA
52
4. 5. 6. 7. 8. 9.
én in promotiestukken. We hebben dit jaar goed gekeken naar het niveau van de artikelen en we hebben tevens alle artikelen uitgebreid geredigeerd. Bij het kiezen van een thema heb ik in het ICA-archief gecontroleerd op overlap met voorgaande thema’s. De communicatie tussen commissieleden en de betrokken auteurs verliep heel goed en duidelijk. Voor elke ICA hebben we een promotietekst geschreven. Auteurs leveren vaak zelf al afbeeldingen aan. Wanneer dit niet het geval is, halen we afbeeldingen van Flickr. De lay-outredacteur was aanwezig bij de InDesign- en Photoshopcursus en daarna heb ik een aantal keer persoonlijk afgesproken om het lay-outproces verder uit te leggen. Het bleek echter niet haalbaar om de lay-out binnen de deadlines alleen te maken.
Reflexiviteit 10. Wanneer we bezig waren met een artikel die om input van leden vroeg (zoals een enquête of een online artikel) hebben we op Facebook gepromoot alvorens de ICA gepubliceerd werd. 11. We hebben weinig actief om imput van leden gevraagd. 12. Af en toe hebben we tips en ideeën van leden ontvangen. Zo heeft een lid ons de Homebound Nomads aangeraden voor het themanummer over ‘thuis’. Met hen hebben we vervolgens twee interviews gehouden voor de ICA. 13. Het agendapunt ‘reflectie’ is aan de vergaderingen toegevoegd. De ervaring leert dat dit punt niet snel gebruikt wordt. 14. Het contact tussen het bestuur en de ICA-commissie is prima verlopen. 15. We hebben na beide nummers een evaluatievergadering gehouden en dit pakte goed uit. 16. Wij hebben weinig kritiekpunten ontvangen van leden, maar hebben niet actief gevraagd om kritiekpunten. 17. Het redigatiesysteem werkte goed aangezien artikelen door drie verschillende commissieleden worden nagekeken. Dit heeft de kwaliteit van de artikelen naar mijn mening goed gedaan.
53
OVERZICHT – resultaten ICA gezondheid Datum Oplage Pagina’s Bijzonderheden
ICA thuis Datum Oplage Pagina’s Bijzonderheden
April 2015 325 28 Door veldwerk verliep de communicatie tijdens de maand januari gebrekkig. Hierdoor liepen we meer vertraging op dan nodig. Ook bleek de lay-out meer werk te zijn dan verwacht, waardoor Marga, Sarah en Laura onverwachts moesten bijspringen. Daarnaast hebben we twee weken op een proefdruk moeten wachten. Dit alles heeft gezorgd voor twee maanden vertraging. Hierdoor kwamen de ICA en het Bulletin min of meer tegelijkertijd in de bus van de leden. Dit is jammer, maar we hebben met z’n allen wel een mooi blaadje afgeleverd! In het vervolg zullen we met z’n vieren (Anneroos, Marga, Sarah en Laura) de lay-outredactie verzorgen.
September 2015 325 28 Afgelopen nummer moest deels in de zomervakantie worden gemaakt en dit heeft niet uitgepakt zoals gehoopt. Door buitenlandse vakanties vertroebelde de communicatie met elkaar en dit heeft invloed gehad op het werkproces. Uiteindelijk was de ICA op tijd klaar, maar wilde het drukkersbedrijf niet helemaal meewerken. De proefdruk kwam namelijk wederom acht dagen te laat, waardoor de uiteindelijke druk ook later opgestuurd werd. Mede daarom kwamen de ICA en Bulletin wederom rond dezelfde tijd in de bus van de leden.
54
M E N T O R A AT Functieverdeling - Mentoraat Redactieleden Jente Harmsen Maaike van Dijk Julie Karremans Ruby van ’t Hof Thomas Pels
Functie Voorzitter Secretaris Penningmeester Promotie Extern
Aan de hand van een evaluatieformulier dat in maart 2015 is verdeeld onder de Mentoraat-leden zijn er een aantal vragen gesteld over het functioneren van de commissie en mogelijke verbeterpunten. Daar zijn de volgende punten uitgekomen: De vergaderingen lopen over het algemeen goed, iedereen komt aan het woord. Er is een goede begroting gemaakt, tot nu is er ruim binnen het budget gebleven. Qua taakverdeling verloopt het soepel. Soms doet de ene persoon meer dan de andere, maar dit wordt uiteindelijk weer rechtgetrokken. De communicatie buiten vergaderingen om verloopt goed, het is ook nog eens erg gezellig! Het is lastig om docenten te regelen voor activiteiten. Zij zijn (logischerwijs) vaak druk met andere dingen. Daarnaast is het vaak lastig ze te bereiken want het is niet altijd duidelijk wanneer ze op onderzoek zijn, lesgeven op de FSW en de mogelijkheid hebben om te reageren op e-mails. Het commissiewerk is wat men ervan verwacht had, het is erg gezellig en het verloopt erg soepel. Het is erg goed gegaan met het Mentoraat het afgelopen jaar. De activiteiten zijn goed bezocht en ook de introductiedag en het Eerstejaarsweekend waren een groot succes. Wanneer er vragen waren kon ik vrijwel direct bijspringen om te zorgen dat men verder kon met het organiseren van de activiteit. Daarnaast is ook goed contact gelegd met Nina Osterhaus-Simic voor het organiseren van de introductiedag. Zij kwam met het voorstel het OSC de brieven aan te leveren die naar de nieuwe eerstejaars worden gestuurd, zodat we zeker weten dat iedereen deze brieven ontvangt. De eerste brief is in juni/juli de deur uit gegaan, de tweede brief (met daarbij alle informatie over de boeken) is in augustus verstuurd. Iedereen die zich op het laatste moment nog inschrijft via studielink zal de brief ontvangen omdat dit rechtstreeks is verbonden aan het OSC.
55
Het eerstejaarsweekend in België was een groot succes. We hebben er met z’n allen een geweldig weekend van kunnen maken. Wat betreft de nieuwe locatie wordt er gewerkt aan een lijst met opties voor komende jaren, al is België dit jaar weer goed bevallen. OVERZICHT – Resultaat activiteiten ‘Docentenavond’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Docenten Verslag
‘Ouderavond’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Docenten Verslag
28 oktober 2014 18.30 uur De Pelibar, Pelikaanhof 52 Aantal bezoekers 10 personen (exclusief het bestuur en het mentoraat) Sabine Luning, Thijs Jan van Schie, Jan van der Ploeg De drie uitgenodigde docenten - Sabine Luning, Thijs Jan van Schie en Jan van der Ploeg - hadden allemaal een ervaring uit hun onderzoek/veldwerk voorbereid die zij de studenten zouden vertellen. Eén aspect of onderdeel van het verhaal zou echter niet waar zijn en het was aan de studenten om er door middel van vragen te stellen achter te komen wat dat was. Ondanks dat de opkomst niet groot was, was het was een gezellige avond met een hoop gekke verhalen.
5 maart 2015 19.30 uur FSW, 1A20 76 personen (exclusief het bestuur en het mentoraat) Thijs Jan van Schie, Nienke van der Heide, Kim van Drie en Tessa Minter De avond bestond uit een korte introductie van het mentoraat, gevolgd door 4 minicolleges van een kwartier van 4 verschillende docenten. Deze docenten waren Thijs Jan van Schie, Nienke van der Heide, Kim van Drie en Tessa Minter. Elk minicollege stond in het teken van één van de vakken uit het eerste jaar (O&O, C&V/C&G en Sociale Theorieën) en de werkgroepen. Het was een geslaagde avond zonder onverwachte tegenvallen en de reacties waren alleen maar positief, van zowel de docenten als de ouders. De laatste gasten gingen rond 21.30 uur naar huis.
56
Paasbrunch Datum Tijdstip Locatie Verslag
7 april, 2015 13.15u FSW, 5A41 – 15 personen (excl. Bestuur en Mentoraat) Het was sprake van een verlate paasbrunch (van een week) aangezien de week van Pasen bestond uit twee tentamens en vrije dagen voor het eerste jaar waardoor de Paasbrunch dus niet uitkwam. De activiteit begon na het college van het eerste jaar waardoor het goed aansloot en iedereen gelijk door kon gaan naar de brunch. Het was een gezellig moment met broodjes en chocolade eitjes met een redelijke opkomst. Na een uur was iedereen weer weg.
ELCID-Faculteitenblok Datum 12 augustus Tijdstip 10.00u-11.30u Locatie FSW Aantal bezoekers 34 Verslag Om 10.00 uur kwamen de aanstaande eerstejaars Antropologie studenten in het lokaal. De ochtend begon met een praatje van het Mentoraat en van Margot als voorzitter van Itiwana over het studeren, Itiwana en de activiteiten die hierbij komen kijken. Dit was een goed begin van de dag van het Faculteitenblok aangezien iedereen er erg moe uit zag en zo een beetje wakker kon worden. Vervolgens werd de groep aankomende eerstejaars in drieën gesplitst. Bij elke groep kwamen met elke nieuwe ronde twee of drie ouderejaars zitten om wat te vertellen over het eerste jaar, het tweede jaar of het derde jaar bij Antropologie. Ook konden de mensen zo al hun vragen stellen. Rond 11.30 uur was de ochtend weer afgelopen. Vervolgens heeft Itiwana en het WDO de dag voortgezet met een pubquiz en een mogelijkheid tot yoga, Marokkaanse thee en henna. Ook dit deel van de dag was geslaagd. Introductiedag Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
31 augustus 2015 10.00u – 15.00u FSW – Binnenstad Leiden 75 De dag begon om 10.00 uur in SB11 met een introductie van
57
het Mentoraat, Margot als voorzitter van Itiwana, Lyonne als voorzitter van de opleidingscommissie en Nina Osterhaus-Simic en Rosalinde Spitters als studieadviseurs. De introductie werd afgesloten met het verdelen van de eerstejaars onder de tien duo’s die mentorgroepjes zouden vormen. Dit bij elkaar duurde ongeveer anderhalf uur en dit was gelijk ook meer dan genoeg aangezien het steeds benauwder werd in de ruimte vanwege de vele mensen. Vervolgens was het tijd voor een korte lunch, die het Mentoraat had verzorgd. In deze tijd konden de mentorgroepjes elkaar een beetje leren kennen om vervolgens door te gaan naar verschillende plekken in Leiden om daar fotoopdrachten uit te voeren. Het groepje met de beste foto’s zou tijdens de eerste Itiwanaborrel in Odessa een pitcher winnen. Uiteindelijk is de dag afgesloten voor het FSW met ijsjes en een groepfoto. Al met al was het een geslaagde (en gelukkig droge) dag. Eerstejaarsweekend Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
11 t/m 13 september 2015 Vrijdagmiddag - Zondagmiddag +/- 60 Op de mooie vrijdagmiddag om 14:30 verzamelden de eerstejaars en de mentoren zich in het FSW om bepakt en bezakt om 15:00 de bus in te stappen. Uiteindelijk gingen er negenendertig eerstejaars mee (na vier afmeldingen) en vierentwintig ouderejaars. Na enige problemen met het vinden van de bus is deze iets later dan gepland vertrokken maar de stemming zat er goed in: het was goed weer en het ging een goed weekend worden. Vlak nadat de bus was vertrokken was de boodschappenauto al op locatie aangekomen ondanks file. In Kamphuis Pax in Lille werden alvast dingen klaargezet om de busreizigers te kunnen ontvangen en toen de laatste boodschappen waren gehaald en de auto terugkwam van de supermarkt om 18:30 stond de bus net voor de deur. De eerstejaars werden welkom geheten en kozen allen een plekje uit om te slapen, in de achterste slaapzaal. De voorste slaapzaal werd door de ouderejaars in gebruikt genomen. Hierna werd er een aantal kennismakingsspellen gedaan en ondertussen werd er in de keuken hard gewerkt om hamburgers te bakken, groente te snijden en alles klaar te zetten. Na het eten werd het
58
smokkelspel gespeeld in het bos bij het kamphuis, waar erg fanatiek werd gespeeld. Daarna zong elke stam zijn zelf voorbereidde liedje voor de rest van de groep, wat een muzikale verademing was. De rest van de avond was er binnen de mogelijkheid tot dansen onder het genot van een drankje, af te halen bij een in elkaar geflanste bar, of er kon buiten bij het kampvuur genoten worden van gitaarspel en elkaars verhalen. De laatste enthousiastelingen lagen om 03:30 in bed! De volgende morgen ging de wekker om 09:00 en om 10:00 zat iedereen heerlijk fris en fruitig (of brak) aan de ontbijttafels. Na een stevig ontbijt was het tijd voor de zeskamp. Alle stammen speelden fanatiek mee in de verschillende spellen en iedereen liet zich de welverdiende lunch goed smaken om 13:30. Na de lunch werden de voorbereidingen getroffen voor het verfspel door de ouderejaars en de eerstejaars waren buiten in tweetallen aan elkaar gebonden fanatiek en enthousiast aan het voetballen. Het spel zat vol met prachtige struikelpartijen en heerlijke miskleunen wat tot een spannende pot leidde. Nadat iedereen zich had omgekleed was het dan eindelijk tijd voor het verfspel. Zeer fanatiek worstelden en gleden de eerstejaars en een aantal ouderejaars over de gladde zeilen om zoveel mogelijk ballonnen te bemachtigen waarna het gele en blauwe team elkaar met de waterballonnen en verf bestookten. Na afloop van het spel begon het te regenen: gelukkig was iedereen al doorweekt. Er werd een aantal regendansjes gedaan terwijl de eerste mensen de douche in verdwenen en anderen buiten geduldig wachtten. Na een warme douche kon iedereen aanschuiven voor een heerlijke goedgevulde pasta waarna iedereen met moeite nog een toetje naar binnen kon werken. Na de voedzame maaltijd werden de eerstejaars de slaapzaal in gedreven zodat de ouderejaars het feest en het standjesspel konden voorbereiden. Toen iedereen om 21:00 in outfit was verplaatste iedereen zich naar buiten, waar het nog zacht regende: het standjesspel kon beginnen. Achtereenvolgens konden de eerstejaars en hun begeleiders genieten van een overtuigende en indrukwekkende haka, een bloedstollende ontmoeting met krijsende kannibalen, een lastige opdracht voor de Trobrianders, een bijzondere kennismaking met de zeer overtuigend spelende G-Lau en Big-S en tenslotte een ultieme beproeving bij het obstakelparcours van de indrukwekkende Vikingen. Tijdens de hilarische en
59
indrukwekkende rondtocht was er geen enkele klacht te horen over de regen die naar beneden stortte: alle eerstejaars vonden alle toneel geweldig. Na het standjesspel ging iedereen naar binnen om zich op te frissen en om te kleren voor het 'Gender in de Blender'-feest. Hilariteit alom toen de dames in mannelijke outfits met opplaksnorren en dergelijke, en de mannen zich in jurken, leggings en pruiken zich op de dansvloer waagden. Daar werd met elkaar een heerlijk afsluitend feest gevierd onder het genot van foute muziek en lekkere drank. De laatste feestbeesten hielden het deze avond tot maar liefst 05:00 uit. Na een korte nacht meldde iedereen zich lekker brak om 09:00 voor het ontbijt waar men genoot van het brood, een gekookt eitje en er gretig koffie werd gedronken. Na het ontbijt was het tijd om het hele gebouw en terrein op te ruimen: met ruim zestig mensen was dit echter geen probleem. Toen de buschauffeur zich anderhalf uur te vroeg meldde was het hele huis al bijna spic en span. Na een afsluitende groepsfoto en wat praatjes stapte iedereen tevreden in de bus of auto: het was een geweldig weekend!
60
REISCOMMISSIE Functieverdeling reiscommissie Commissieleden Kaily van den Berkmortel Jemma Middleton Anna van Delft Eslin Cohen Stuart Maria Uosukainen
Functie Voorzitter Secretaris Penningmeester Promotie Extern
BELEIDSPLAN, STATUS JAARLIJKS VERSLAG Betrokkenheid 1. Betrokkenheid naar de leden toe 2. Betrokkenheid per functie 3. Betrokkenheid t.o.v. de docenten 4. Betrokkenheid t.o.v. het instituut CA/OS 5. Betrokkenheid binnen de commissie 6. Betrokkenheid t.o.v. het bestuur Reflexiviteit 7. Evalueren van elke activiteit 8. Evalueren over de samenwerking en communicatie binnen de commissie 9. Commissieleden stimuleren om naar de ALV’s te komen 10. Elke dag evalueren op de reis zelf 11. Openstaan voor verbeterpunten van leden
Betrokkenheid 1. We hebben de reisdeelnemers steeds zo goed mogelijk geïnformeerd over praktische zaken. 2. Iedereen heeft zijn eigen taken die bij de desbetreffende functie horen uitgevoerd. Wel was de taakverdeling in het begin van het jaar niet altijd evenredig verdeeld. 3. We hebben niet alle docenten gemaild met informatie over de bestemming van de reis. Dit omdat we al uitgebreid contact hadden met Zane Kripe, PhD kandidaat van het instituut CA/OS. Zij heeft gedeeltelijk samen met ons het reisprogramma gemaakt. 4. De jaarlijkse bijdrage van het departement is in overleg met de penningmeester vastgesteld. Dit bedrag is €350,- euro wat €150,- minder is dan gebruikelijk. 5. De betrokkenheid binnen de commissie verliep goed. We hadden een Facebookgroep en WhatsAppgroep aangemaakt. Ook maakten we allemaal gebruik van het e-mailaccount
[email protected]. We hebben meerdere keren buiten commissiewerk om afgesproken.
61
6. De voorzitter heeft contact met het bestuur onderhouden. Zo is het bestuur ervan op de hoogte gesteld dat de bijdrage van het LUF dit jaar €1200,- euro bedraagt. Reflexiviteit 1. Na elke activiteit bespraken wij kort hoe dit gegaan was. Ook is het vooropgestelde formulier samen ingevuld. 2. We hebben meerder evaluatiemomenten gehad waar de communicatie en samenwerking tussen de commissieleden zelf besproken is. Ook hebben we verslagen van de activiteiten gemaakt die inzichtelijk zijn voor onze opvolgers. 3. De voorzitter heeft de overige commissieleden verzocht om naar de ALV’s te komen. Er waren bij elke ALV wel enkele commissieleden aanwezig. 4. Op de reis zelf zijn we elke dag samengekomen om te evalueren hoe de dag verliep. 5. Zowel bij de voorbereiding als tijdens de reis zelf hebben we open gestaan voor verbeterpunten van leden. Zo hebben we op de reis zelf besloten 1 activiteit te laten vallen vanwege de zwaarte van het geplande programma. OVERZICHT – Resultaat activiteiten ‘Bekendmaking Bestemming Reis’ Datum 13 november 2014 Tijdstip 17.30-19.30 Locatie Café de Keyzer Aantal bezoekers 50 Verslag Ook dit jaar ging de reisbekendmaking samen met een acticom activiteit. De acticom regelde de locatie en spullen. De reiscom had voor de aanwezigen gekookt. Nadat iedereen klaar was met eten werd de locatie van de studiereis, aan de hand van een door de reiscom gemaakt filmpje, van 2015 bekendgemaakt. Dit studiejaar wordt de locatie Letland en Litouwen. De avond was erg druk bezocht en veel studenten waren enthousiast over de locatie.
62
‘Reisinschrijving’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
9 december 2014 9.00-10.00 Het Hok 36 De Itiwanaleden stonden alweer uren in de kou te wachten om zich in te schrijven. Uiteindelijk hebben 14 eerstejaars, 7 tweedejaars en 5 derdejaars zich ingeschreven. Achteraf hebben nog verschillende leden zich aangemeld, zodat we nu op een totaal van 40 reizigers zitten. Voor de volgende keer kan de poster eerder gepubliceerd worden voor reclame en moeten de inschrijflijst, het aanmeldingsformulier, het bonnenboekje en het kistje sowieso aanwezig zijn. Daarbij moet er iemand zijn die het formulier bij de kopietjes van het paspoort en het ID voegt. Bestuursleden moeten ook op tijd zijn zodat de inschrijving afgerond kan worden en het geld kan worden gestort. Het was verder erg gezellig en leuk om de reizigers te zien. Ook was er thee, warme chocomel en ontbijtkoek met boter en hagelslag.
‘Eerste informatie avond’ Datum 17 februari 2015 Tijdstip 19:30 – 21:30 Locatie Café de Keyzer Aantal bezoekers 30 Verslag Op de eerste informatieavond hebben wij 3 gastsprekers uitgenodigd. Zane Kripe, PhD kandidaat van het instituut CAOS, uit Letland en 2 internationale studenten uit Litouwen. Op een informele manier hebben zij ons informatie verschaft over de twee landen. Tevens was er een tweede betaalmoment op de avond en hebben de reizigers een vragenlijst ingevuld voor het smoelenboek. Tot slot zijn er ook nog foto’s gemaakt voor het smoelenboek.
63
‘Tweede informatie avond’ Datum 2 april 2015 Tijdstip 19:00 – 21:30 Locatie FSW Aantal bezoekers 35 Verslag Op de tweede informatieavond hebben wij een gastspreker van de Baltische vereniging uitgenodigd. Hij heeft ons meer verteld over de geschiedenis en de verscheidenheid aan volken in Letland & Litouwen, maar ook over de hedendaagse problematiek. Tevens hebben wij op deze avond de praktische informatie gegeven over vliegtijden, inentingen en andere voorbereidingen. Verder is de derde aanbetaling voltooid, zijn de deelnemers op de foto gegaan en hebben ze een vrijwaringsformulier ingevuld. Tot slot hebben we nog een kennismakingsspel in groepjes gedaan.
Studiereis Letland & Litouwen Datum 9-17 mei 2015 Tijdstip N.V.T. Locatie Letland & Litouwen Aantal bezoekers 39 Verslag Een week lang hebben we rondgereisd in Letland en Litouwen. Het was een druk programma waar we zoveel mogelijk van de twee landen wilden laten zien. De Russische onafhankelijkheidsviering de eerste avond was een indrukwekkende start van onze reis. Verder was het bezoeken van de Suiti, een lokale gemeenschap in Letland, waarmee we samen hebben gezongen en gekookt ook erg bijzonder. De rest van de activiteiten en geplande dingen zijn goed verlopen en eigenlijk al onze afspraken gingen door en we hebben nauwelijks problemen gehad met het programma. Alleen de studentenmeeting die we in Kaunas zouden hebben kon niet doorgaan vanwege miscommunicatie, maar dit werd opgelost door de aanwezigheid van een festival in de stad. Ik denk dat het verder voor iedereen een hele bijzondere en interessante studiereis was!
64
Reünie studiereis Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
3 juni 2015 Inloop 18.00, eten 18.30 uur Kantine FSW 35 De reiscommissie verzorgde eten in de vorm van Mexicaanse wraps. Ook werd het reisfilmpje gepresenteerd aan de reizigers. Het was een gezellige manier om terug te kijken op een geweldige studiereis en herinneringen op te halen. Daarna zijn we met een deel van de groep doorgegaan naar de borrel.
65
SURV IVALCOM M ISSIE Functieverdeling Survivalcommissie Commissieleden Janita Sanderse Doortje Swaters Maarten Teunisse Lorelie Tummers
Functie Voorzitter/ penningmeester Secretaris Penningmeester Promotie
OVERZICHT – resultaat activiteit Survivalweekend Datum Locatie Aantal bezoekers Verslag
15-17 juni 2015 België 16 In dit doordeweekse weekend zijn Itiwana leden afgereisd naar België om daar enkele dagen met weinig voorzieningen te overleven. Helaas waren er op het laatste moment enkele afmeldingen vanwege ziekte. Dit jaar was het thema 'the hungergames' en waren er door de commissie enkele spellen in dit thema voorbereid. Deze spellen zijn grotendeels niet uitgevoerd omdat het weekend gezellig en actief genoeg was zonder. Ook zijn er dit jaar mooie kampvuren gebouwd en is er gekanood.
66
LASSA Functieverdeling LaSSA Commissieleden Anouk Vermeer Aukje Postma Vincent Walstra Loes Ansems Ilse Dieben Diede Heinsius Rianne de Vries Matthias Schmal Amber Mulder Tessa Kremer
Functie Voorzitter (Umoja) Secretaris (Itiwana) Penningmeester (Djembé) Promotielid (Kwakiutl) Algemeen lid (EOS) Algemeen lid (EOS) Algemeen lid (Kwakiutl) Algemeen lid (Djembé) Algemeen lid (Umoja) Algemeen lid (Kwakiutl)
OVERZICHT – activiteiten LaSSA-Pubquizzzz Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag
24 november 2014 21:00 – 24:00 Aperitivo – Utrecht +-60 De Pubquizzz was succesvol! De pubquiz werd gehouden in Utrecht omdat dit voor alle vijf de verenigingen het meest bereikbaar was. De pubquiz begon om 21:00 – dit was een beetje laat aangezien heel veel verenigingen direct na de quiz weer naar huis gingen omdat ze de laatste trein wilde halen. De pubquiz was opgedeeld in vijf ronden, elke vereniging had zijn eigen ronde in elkaar gezet. Samen met Aukje hadden wij de muziekronde verzorgd. De ronde met raadsels van EOS was het minst succesvol, bleek uit de evaluatie. Djembé had een geschiedenisronde, Kwakiutl een antropologenronde en Umoja de random weetjesronde. De algehele opkomst was groter dan verwacht. Uit Leiden was het gehele bestuur mee. Aukje was er als LaSSA-bestuur. Daarnaast waren er één tweedejaars mee en waren er drie eerstejaars. Het aantal leden vanuit Leiden lag dus vrij laag.
67
LaSSA congres ‘A long walk to Peace’ Datum 13 februari 2015 Tijdstip 10:30 – 17:00 Locatie Wijkcentrum Burghardt – Nijmegen Aantal bezoekers 65 Verslag Het jaarlijkse LaSSA-congres stond dit jaar in het thema van oorlogen& conflicten. De titel van het congres was dan ook ‘A long Walk to Peace’. Omdat we er dit jaar met de LaSSA voor hebben gekozen om elke activiteit in een andere stad te organiseren, werd het congres georganiseerd in Nijmegen. De locatie was leuk, alleen was de zaal erg groot. We hadden een gevarieerd programma aan sprekers (Bert Bomert, Royan van Velse, Tom Daams, Sophie Poldermans en Wil Pansters) – dit zorgde voor veel interessante verhalen. De sprekers hadden allemaal een uur spreektijd, waardoor aan het einde van de dag iedereen moe was. De opkomst was goed! Er waren 65 studenten gekomen, waarvan 15 uit Leiden. De lunch tijdens het congres was lekker, we hadden 300 gratis broodjes gekregen omdat we werden gesponsord door de Albert Heijn. Tijdens de lunch stonden er twee standjes van de organisaties Pax en War Child. Antropoloopbaan Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Invulling
16 maart 2015 16:30 – 19:30 Common Room – UvA 45 De Antropoloopbaan had een opkomst van 45 mensen. Er waren dit jaar 10 antropologen uit Leiden gekomen. Vanuit de LaSSA waren we wat laat begonnen met organiseren. Dit heeft ervoor gezorgd dat we uiteindelijk drie sprekers hadden die op het moment docent waren aan de UvA of de VU. Één vrouw kwam spreken over een nieuwe, meer etnografische, antropologiemaster in Amsterdam. De twee andere sprekers vertelden over hun baan voordat ze antropologiedocent werden. Uiteindelijk was het een gevarieerde avond.
68
Voor 3 euro kon je deelnemen aan het avondeten. Daarnaast kon iedereen gedurende het avondeten hun CV laten checken en dit werd ook door veel mensen gedaan. De Common Room van de UvA was een leuke locatie. Doordat we geen geld kwijt waren aan locatie, konden we iedereen een gratis drankje aanbieden. OVERZICHT – planning activiteiten Interuniv LaSSA/ WDO debat Datum 30 april 2015 Tijdstip 19.30-22.30 Locatie Bovenzaal Einstein Aantal bezoekers - 60 verwacht Invulling De opkomst van de avond was vrij laag. Er waren in totaal 20 mensen, waarvan de meesten bestuurslid waren bij een vereniging. De jury bestond uit Bart Barendregt, Ibo van de Leidse Debating Union en Floor Hendriks. De inhoud van de avond was opgesteld door het WDO. Er zaten leuke stellingen bij waar pittig over gediscussieerd werd. Hoewel het een gezellige avond was, was de lage opkomst met name jammer. Van te voren was uit de LaSSA al naar voren gekomen dat de avond toch niet voor alle verenigingen goed uit kwam. In het vervolg moet daar vanuit de LaSSA beter naar gekeken worden. De locatie was wel een hele goede en geschikte locatie voor het debat.
LaSSA Liftweeked Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers verwacht Invulling
5 t/m 7 juni 2015 N.v.t. Löwenhagen, Duitsland 80 Liftweekend! Op vrijdag 5 juni om 09:00 hebben we verzameld bij het tankstation bij Lammenschans. Uiteindelijk deden zeven koppels van Itiwana mee. De totale opkomst lag rond de 60.
69
Na een succesvolle maar warme liftdag waren alle koppels van Itiwana aangekomen. In totaal zijn er 3 koppels van andere verenigingen onderweg gestrand. De locatie van dit jaar was dus goed bereikbaar voor iedereen en het lag qua afstand ook niet te ver, maar ook niet te dichtbij Nederland. Het laatste koppel was voor 00:00 binnen. Met trots kan er gezegd worden dat Itiwana, dankzij de inzet van Thomas en Alette, dit jaar de liftbeker heeft gewonnen. Voor de zaterdag had de LaSSA in eerste instantie allerlei dingen gepland, zoals een spel en een bezoek aan de dichtstbijzijnde grote stad, Göttingen. Aangezien er niet veel animo was voor het spel omdat iedereen gezellig zijn gang wilde gaan, hebben we besloten deze niet door te laten gaan. De tocht naar Göttingen ging uiteindelijk ook niet door, omdat het openbaar vervoer niet goed bekeken was van te voren. We hadden gedacht dat er een bus om het uur vlakbij de camping vertrok, maar dat bleek een taxi busje te zijn. In dat busje pasten we niet met zijn allen. Uiteindelijk zijn er een aantal naar het dichtstbijzijnde dorp gelopen, omdat daar een zwembad was, en heeft de rest zich vermaakt op de camping en in de omliggende bossen. Zaterdagavond hebben we met zijn allen succesvol gebarbecued en zijn de prijzen uitgereikt. Zondagochtend is iedereen al vroeg vertrokken, en iedereen was voor 12 uur ’s nachts weer terug in Nederland.
70
OVERIG Dit jaar zijn er ook een aantal activiteiten georganiseerd door het bestuur, die hieronder weergegeven zijn. ‘Thee uurtje’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Invulling
25 november 2014 13:00 – 14:00 uur Het Hok Ongeveer 15 De thee-uurtjes zijn in het leven geroepen om enerzijds de afstand tussen het bestuur en de leden te overbruggen en anderzijds om leden op laagdrempelige wijze de ruimte te geven om hun meningen en tips kenbaar te maken bij ons. Verder zorgden wij voor thee en lekkers. Om al vast in sinterklaassferen te komen waren er veel pepernoten als versnapering.
Themaborrel ‘Oktoberfest’ Datum 22 oktober 2014 Tijdstip 21.00-23.30 uur Locatie Leiden, Odessa Aantal bezoekers Ongeveer 20 Invulling Een gezellige themaborrel, waar men verkleed een dansje kon wagen. Vele vlechtjes, geruite bloesjes en lederhozen versierden onze leden en het bier stroomde rijkelijk.
‘Thee-uurtje’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Invulling
24 februari 2015 14:00 – 16:00 uur Het Hok Ongeveer 15 Om alle leden weer bij elkaar te brengen nadat ze in januari alle kanten op zijn gegaan is er een thee uurtje georganiseerd. Thee, koffie en hapjes in overvloed maakten het tot een geslaagde hereniging. Ook hadden leden weer de mogelijkheid om hun meningen en tips kenbaar te maken bij ons.
71
‘Bier-uurtje’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Invulling
28 april 2015 14:00 – 16:00 uur Het Hok Ongeveer 10 Hetzelfde concept als het thee-uurtje alleen dan met bier.
‘Karige schooiers en gierige Gooiers’ Datum Woensdag 6 mei 2015 Tijdstip 22:00 uur Locatie Odessa Aantal bezoekers Ongeveer 50 Invulling Van de Universiteit kregen wij een budget om een borrel te organiseren, omdat Itiwana het hoogste percentage aan ingevulde Nationale Studenten Enquêtes had. Het was erg gezellig en geslaagd.
Oud-besturen diner Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Invulling
21 mei 2015 19:30 uur Restaurant Holle Bolle Gijs in Leiden 38 Alle oud bestuursleden van Itiwana waren uitgenodigd en konden voor het voorgerecht, hoofdgerecht en nagerecht uit een selectie kiezen. Het was erg geslaagd!
72
ITIWANA
Financieel Jaarverslag 2014-2015 Studievereniging der CA/OS
Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden
Telefoonnummer: 071-5274025 IBAN: NL67 INGB 0006 2396 97
[email protected]
73
I N HOUD S OP GAV E
1. JAARLIJKS FINANCIEEL VERSLAG .............................................................................. 75 2. TOELICHTING FINANCIEEL VERSLAG ........................................................................ 77 3. FINANCIËLE JAARVERSLAGEN COMMISSIES............................................................. 81 3.1 AA COMMISSIE ................................................................................................... 81 3.2 ACTICOM ............................................................................................................ 81 3.3 EDUCOM ............................................................................................................ 82 3.4 MENTORAAT ....................................................................................................... 83 3.5 REISCOM ............................................................................................................ 83 3.6 SURVIVALCOM.................................................................................................... 84 4. ADVIESBEGROTING 2015-2016 ................................................................................ 86 5. TOELICHTING ADVIESBEGROTING ............................................................................ 87
74
1. JAARLIJKS FINANCIEEL VERSLAG FINANCIEEL JAARVERSLAG FINANCIEEL 2014/2015 JAARVERSLAG 2014/2015 Gecorrigeerd Saldo ING per 29-09-2014
470,51
Saldo kas per 29-09-2014
€ 689,48
Saldo ASN per 29-09-2014
€ 3.828,33
Start saldo bestuur 2014/2015
€
4.988,32
Inkomsten/uitgaven bestuur 13/14
€ 1.369,65
Gecorrigeerd begin saldo
€ 6.357,97
Saldo ING per Saldo kas per Saldo ASN per Huidig saldo bestuur 2014/2015 Verwachte inkomsten / uitgaven Verwacht gecorrigeerd eindsaldo
€ 14,83 € 561,75 € 528,40
€ 1.104,98 € 2.937,20 € 4.042,18
Resultaat bestuur Verwacht resultaat INKOMSTEN 2013/2014
1. Contributie
Begroot
Gerealiseerd
Begroot
Gerealiseerd
6. ING
€ 45,00
€ 0,00
7. SAP
€ 100,00
€ 88,84
€ 1.250,00
€ 1.233,77
8. ICA
€ 1.160,00
€ 1.157,91
4. Ledenbijdrage excursie educom € 6,00
€ 0,00
9. Wisselfeest acticom
€ 300,00
€ 286,00
5. Overig
€ 9,98
10. Zaaltje ALV
3. Reis terugbetaling
€ 0,00
4.337,50
UITGAVEN 2012/2013
€ 0,00
2. Sponsorgeld SWETS
€ 3.880,00 €
-€ 1.389,02 € 1.548,18
11. Terugbetaling WDO lustrum 12. Restant lustrum naar ASN
€ 488,29 € 1.035,74
€ 150,00
€ 180,00
€ 15,00
€ 16,02
16. Printkosten
€ 0,00
€ 25,50
17. Overig
€ 0,00
€ 22,43
15. Hoktrash
€
5.581,25
€ 60,00 € 820,00
€ 490,00
14. Excursie educom
€ 5.136,00
€ 30,00 € 820,00 € 1.935,00
13. Boeken terugbetaling
Totaal
€ 30,87
Totaal
€
5.045,00
€
75
4.211,60
INKOMSTEN
Begroot
Gerealiseerd
Leden 1. Contributie 2. LUF
4. Boeken 5. Departement
€ 4.100,00
€ 15,00
€ 160,00
€ 125,00
7. Rente 8. Computer 9. Camera
13. AA Commissie
Gerealiseerd
€ 75,00
€ 37,80
14. Acticom
€ 330,00
€ 330,00
15. Bulletin
€ 1.750,00
€ 1.559,20
16. Educom
€ 250,00
€ 218,43
€ 50,00
€ 25,37
€ 2.000,00
€ 1.999,98
€ 950,00
€ 752,19
17. Fotocom
€ 1.200,00
€ 494,61
18. ICA
€ 900,00
€ 1.250,00
Spaarrekening 6. Onvoorzien
Begroot
Commissies
Acquisitie 3. Acquisitie
UITGAVEN
€ 150,00
€ 0,00
€ 45,00
€ 47,43
€ 1.000,00
€ 1.000,00
€ 150,00
€ 150,00
19. Mentoraat
€ 400,00
20. Survival
€ 120,00
€ 338,93 € 94,86
21. Reiscom
€ 1.000,00
€ 1.614,01
Abonnementen 22. Pcleden
€ 50,00
23. ING
€ 71,39
€ 150,00
24. Website
€ 127,50
€ 45,00
€ 42,00
Overig 10. Startbedrag
€ 1.000,00
€ 1.000,00
Bestuur
11. Kruisposten
€ 0,00
€ 1.983,07
25. Commissiebedank
€ 270,00
€ 238,39
12. Eindberekening
€ 0,00
€ 294,35
26. Borrels
€ 475,00
€ 379,27
27. Drukwerk
€ 175,00
€ 53,73
€ 90,00
€ 43,44
28. Kantoor 29. Onvoorzien
€ 150,00
€ 12,92
30. Diversen
€ 100,00
€ 0,00
31. Computer
€ 1.000,00
€ 0,00
€ 300,00
€ 513,45
33. LaSSA
€ 150,00
€ 150,00
34. WDO
€ 300,00
€ 300,00
€ 25,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 50,00
€ 0,00
€ 200,00
€ 200,00
32. Camera Extern
35. Abv 36. Kruisposten 37. FSW Spaarplannen 38. Computer/ Hokmeubilair
Totaal
€ 9.655,00 €
7.111,65
39. Camera '17/'18
€ 50,00
€ 50,00
40. Lustrum '18/'19
€ 100,00
€ 100,00
Totaal
€
9.655,00
TOEKOMSTIGE INKOMSTEN 2014/2015 Begroot Gerealiseerd
TOEKOMSTIGE UITGAVEN 2014/2015 Begroot
1. Contributie
6. ING
€ 35,00
€ 4.500,00
2. Studystore sponsorgeld
€ 720,00
7. Drukwerk
€ 70,00
3. Borg EJW
€ 226,90
8. Zaalhuur Wissel ALV
€ 60,00
4. Acticom overschot
€ 0,00
9. Camera verzekering
€ 40,00
5. Rekeningkosten mentoraat
€ 3,00
10. Hoktrash
€ 10,50
11. Abv 12. Terugbetaling restant EJW 13. Ontwikkelen wegwerpcamera 14. Lening ASN terugbetalen 15. Overschot AA naar ASN
Totaal
€ 5.449,90
€ 0,00 Totaal
€
8.500,67
Gerealiseerd
€ 25,00 € 410,00 € 25,00 € 1.800,00 € 37,20
€ 2.512,70
€ 0,00
76
2. TOELICHTING FINANCIEEL VERSLAG
2.1 INKOMSTEN 2013/2 014 1. Contributie: De contributie werd afgelopen jaar op 6 oktober afgeschreven waardoor het volledige bedrag nog binnen moest komen. De contributie is hoger uitgevallen dan in begroot. 2. Sponsorgeld SWETS: Dit is het geld van de boekenactie in september. Helaas kwam hiervan geen geld binnen door het faillissement van de leverancier. 3. Reis terugbetaling: Van de €1400 van het LUF zou Itiwana nog €1250 krijgen, het is lager uitgevallen door de kosten van de reisrekening. 4. Ledenbijdrage excursie Educom: Dit bedrag is niet binnen gekomen. 5. Overig: Dit betreft inkomsten van de opheffing van de mentoraatrekening en een onjuist overgemaakt bedrag wat door een lid is terug gestort. UITGAVEN 2013/2014 6. Afrekening ING: Dit bevat kwartaalbetalingen, en overboekingskosten. Omdat de incassokosten hier niet onder vielen is het goedkoper uitgevallen 7. SAP: Hier vielen de flyers van de AA onder en andere printopdrachten zoals commissie informatie boekjes. Ook deze uitgave is goedkoper uitgevallen. 8. ICA: De tweede ICA was verstuurd maar moest nog betaald worden. 9. Wisselfeest Acticom: Het budget was voor de huur van de next en daarom iets meer dan het nog te besteden budget van de Acticom. Toch is het iets goedkoper uitgevallen 10. Zaaltje ALV: De huur van de zaal van de Einstein bedroeg €60 in plaats van €30 11. Terugbetaling WDO lustrum: Het WDO kreeg hun inleg terug. 12. Restant lustrum naar ASN: Dit geld moet nog terug naar de ASN, dat is de winst, en de inleg min €500 wat besteed is aan de reis. 13. Boeken terugbetaling: Dit is het bedrag wat leden hebben betaald voor boeken die uiteindelijk niet geleverd zijn. Omdat we ervoor gekozen hebben om de mensen die alle boeken hadden besteld hun boeken terug te geven in plaats van geld zijn scheelt dat bijna de helft van het geschatte bedrag. 14. Excursie Educom: De excursie is duurder uitgevallen dan gedacht. 15. Hoktrash: Er is iets meer uitgegeven dan in begroot. 16. Printkosten: Dit betrof het jaarverslag. 17. Overig: De overige kosten bedroegen uitgaven van de Acticom en voor het lustrum. 2.2 INKOMSTEN 2014/2 015 1. Contributie leden: het gerealiseerde bedrag betreft leden die lid zijn geworden na 8 december en waarvan bleek dat zij niet betaalden na opschoning van de
77
ledenadministratie. De rest van de contributie wordt 30 september geïncasseerd. Omdat dit moment na de kascontrole plaatsvindt wordt het niet genoemd in het verslag. Door de contributieverhoging zullen de inkomsten hoger zijn dan in begroot. 2. Donaties van LUF door leden: deze contributie wordt eenmaal per jaar overgemaakt, en valt wat lager uit dan verwacht. 3. Acquisitie: helaas is dit jaar het streven niet gehaald, en is er geen nieuwe hoofdsponsor gevonden. 4. Boeken: Dit bedrag is het sponsorgeld van de februari boekenverkoop, naar verwachting ontvangen wij nog eens €720 van de september boekenverkoop. 5. Departement: dit jaar heeft het departement besloten de bijdrage aan de reis en aan Itiwana samen te voegen. Zij geven in totaal €1250, terwijl zij voorheen €900 aan Itiwana gaven en €500 aan de reis. Zij geven €150 minder. 6. Er is nog geen sprake geweest van onvoorziene inkomsten. 7. Rente: dit jaar hebben wij aan €47,43 rente ontvangen op de ASN rekening. 8. Computer: Zoals is goedgekeurd bij de halfjaarlijkse ALV, is het geld van het spaarplan besteedt aan andere dingen omdat wij de computer krijgen van de universiteit. 9. Camera: Dit jaar is er €150 beschikbaar voor een camera vanuit het spaarplan. Wij hebben dit gebruikt voor de aanschaf van de camera. 10. Startbedrag: Dit is het bedrag wat door de jaren heen op de ING is opgespaard. Dit bedrag is volledig beschikbaar gesteld om een tekort aan acquisitie op te vangen zodat er niet gekort hoeft te worden op commissies. 11. Kruisposten: Hieronder valt onder andere het geld wat over van het EJW en geld dat van de spaarrekening is geleend maar nog moet worden teruggestort. 12. Eindberekening: Dit is overgebleven van bestuur 2013/2014. UITGAVEN 2014/2015 13. AA commissie: de AA- commissie heeft minder uitgegeven dan haar in begrootte bedrag omdat de kosten voor hun activiteit gedeeld werden met de Educom. Het overgebleven bedrag wordt echter in een spaarplan van de AA gestopt voor een grote Alumniactiviteit. 14. Acticom: Het volledig in begrootte bedrag is overgemaakt naar de Acticom rekening. 15. Bulletin: Ondanks dat het eerste bulletin vrij duur was, zijn de rest van de bulletins relatief goedkoop uitgevallen waardoor er uiteindelijk bijna €200 minder is uitgegeven. 16. Educom: Omdat de commissie geen excursie heeft georganiseerd dit jaar en de kosten bij de laatste activiteit werden gedeeld met de AA commissie, heeft de Educom minder uitgegeven.
78
17. Fotocom: De fotocom heeft dit jaar naast de fotowedstrijd geen activiteit gehad waardoor het in begrootte bedrag niet gehaald is. 18. ICA: de ICA heeft haar volledige bedrag uitgegeven 19. Mentoraat: is goedkoper uitgevallen dit jaar, onder andere doordat het eerstejaarsweekend op de oude locatie in België werd gehouden. 20. Survivalcom: Ondanks dat de ledenbijdrage naar beneden is gedaan, heeft de commissie niet het volledige beschikbare bedrag uitgegeven. 21. Reiscom: het departement geeft dit jaar €1250 aan Itiwana waaronder de bijdrage aan Itiwana en de bijdrage aan de reis valt. Door de combinatie van het commissiegeld en de bijdrage van het departement heeft de reiscom €1350 te besteden. Zij hebben dit volledige budget al ontvangen. 22. PC-Leden: het helpdeskcontract is duurder uitgevallen dan verwacht. 23. ING: De kosten van het laatste kwartaal moeten nog worden betaald. Maar naar verwachting zal het in totaal het in begrootte bedrag overstijgen. Dit komt doordat de kosten van de incasso van bestuur XXII en die van bestuur XXI hieronder vallen omdat de incasso van vorig jaar 6 oktober plaatsvond. 24. Website: de betaling aan Mijndomein voor de website is gedaan. 25. Commissiebedankje: Ook dit bedrag is goedkoper uitgevallen. 26. Borrels: dit geld is besteed aan de constitutieborrel van Itiwana zelf en theeuurtjes en heeft €100 minder uitgegeven dan in begroot is. 27. Drukwerk: dit betreft het printen van het commissie-informatieboekje, het beleidsplan, en de activiteitenoverzichten. 28. Kantoor: het uitgegeven bedrag valt laag uit omdat er vorig jaar een ruime voorraad is aangeschaft. 29. Onvoorzien: hier vallen de kosten van de ELCID onder, waarbij studieverenigingen vanaf dit jaar verantwoordelijk zijn voor het middagprogramma. Daarnaast bevat het ook de contributie van de STOP. 30. Diversen: Er zijn geen diverse uitgaven gedaan. 31. Computer: Dit jaar staat €1000 in begroot om een nieuwe computer aan te schaffen. Wij hebben dit geld nog niet gespendeerd. 32. Camera: Dit jaar was er €300 beschikbaar voor een camera met daarnaast nog €250 uit het spaarplan. Hiervan hebben wij een camera met lens, geheugenkaart en tas gekocht. 33. LaSSA: Dit betreft de jaarlijkse contributie aan de landelijke studieverenigingen studenten antropologie. 34. WDO: Heeft haar volledige budget ontvangen 35. Abv: De contributie is nog niet voldaan. 36. Kruisposten: Er zijn momenteel geen uitgave kruisposten. 37. FSW: doordat het FSW-feest werd afgelast door het faillissement van de locatie, zijn er hiervan geen uitgaven geweest.
79
38. Het computerspaarplan is opgeheven doordat wij deze gratis van de universiteit krijgen. Dit wordt echter het hokmeubilair spaarplan waarbij wij hebben gekozen om dit jaar dit bedrag hetzelfde te houden als de uitgave die wij zouden hebben gedaan voor het computerspaarplan. 39. Dit bedrag is overgemaakt. 40. Dit bedrag is overgemaakt. 2.3 VERWACHTE INKOMSTEN 2014/2015 1. Contributie: De contributie wordt 30-09-2015 afgeschreven, omdat dit na de kascontrole valt wordt het als een verwachte inkomst gezien 2. Studiestore sponsorgeld: Dit sponsorgeld zullen wij rond januari verwachten aangezien de webshop momenteel nog geopend is. 3. Borg EJW: Dit bedrag zal zo spoedig mogelijk binnenkomen. 4. Acticom overschot: Het is mogelijk dat de acticom geld over houdt. Maar omdat het ook mogelijk is dat zij niet iets overhouden is er €0 in begroot, zodat het alleen maar mee kan vallen. 5. Rekeningkosten Mentoraat: Naar verwachting zal er na de opheffing van de mentoraatrekening nog €3 aan Itiwana worden overgemaakt. VERWACHTE UITGAVEN 2 014/2015 6. ING: dit betreft de kosten van het betalingsverkeer van het afgelopen kwartaal. Hieronder vallen ook de kosten van de incasso. 7. Drukwerk: hieronder vallen de kosten van het jaarverslag en commissieinformatieboekje. 8. Zaalhuur wissel ALV: de huur van de vrijplaats kost €60 maar omdat de factuur na 01-10-2015 binnenkomt, valt dit onder verwachte uitgaven. 9. Cameraverzekering: onder dit bedrag valt de jaarlijkse premie van €17,02 en de eenmalige kosten van €23,67. 10. Hoktrash 11. Abv: de jaarlijkse contributie aan de Abv is nog niet voldaan. 12. Terugbetaling restant EJW: Omdat het eerstejaarsweekend dit jaar veel geld overhad zal dit geld nog terugbetaald worden aan de deelnemers. 13. Ontwikkelen wegwerpcamera: De fotocom heeft wegwerpcamera’s aangeschaft, en hierbij is er geld inbegroot zodat de rolletjes ontwikkeld kunnen worden.\ 14. Lening ASN terugbetalen: Itiwana heeft door het jaar heen geld van de ASN rekening afgehaald om bepaalde dingen te kunnen betalen. Zodra de contributie binnen is zal dit bedrag weer terug worden gezet op de ASN rekening. 15. Overschot AA naar ASN: Sinds een paar jaar wordt het geld wat de AA in haar commissiejaar niet uitgeeft overgemaakt naar de ASN zodat er een potje ontstaat waarmee een volgend jaar een grote alumni activiteit kan neerzetten.
80
3. FINANCIËLE JAARVERSLAGEN COMMISSIES 3.1 AA COMMISSIE FINANCIEEL JAARVERSLAG AA-COMMISSIE 2014 / 2015 INKOMSTEN
UITGAVEN
Omschrijving Alumni Itiwana Leden Overig
Begroot
Gerealiseerd
€ 75,00
Acquisitie Itiwana Leden Overig
€ 37,80 € 0,00 € 0,00
€ 0,00 € 0,00 € 0,00
TOTAAL
€ 75,00
Omschrijving Alumni Eten en Drinken Drukwerk Versiering Prijzen/bedankjes Overig Onvoorzien Acquisitie Eten en Drinken Vervoer Drukwerk Producten Overig Onvoorzien
€ 37,80 TOTAAL
Begroot € 60,00
€ 15,00
€ 75,00
Gerealiseerd € 37,80 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 37,80
BALANS ITWANA BIJDRAGE € 37,20 BALANS € 0,00
3.2 ACTICOM FINANCIEEL VERSLAG ACTICOM 2014/2015 INKOMSTEN Omschrijving Bijdrage Itiwana Bijdrage Leden Bijdrage niet Leden
Kruispost TOTAAL
UITGAVEN Begroot Gerealiseerd Omschrijving € 330,00 € 332,00 Eten en Drinken € 700,00 € 725,90 Promotie € 500,00 € 618,75 Versiering Pand kosten Overig € 0,00 € 0,00 Kruispost Onvoorzien € 1.530,00 € 1.676,65 TOTAAL
Begroot Gerealiseerd € 800,00 € 709,37 € 35,00 € 34,12 € 55,00 € 51,85 € 550,00 € 424,21 € 80,00 € 260,00 € 0,00 € 0,00 € 10,00 € 4,56 € 1.530,00 € 1.484,11
BALANS ITIWANA BIJDRAGE -€ 2,00 EIND BALANS € 192,54
81
3.3 EDUCOM FINANCIEEL JAARVERSLAG EDUCOM 2014/2015 INKOMSTEN Omschrijving Itiwana Leden Niet-leden
Kruispost TOTAAL
UITGAVEN Begroot Gerealiseerd Omschrijving € 250,00 € 218,43 Eten & drinken € 0,00 € 0,00 Vervoer € 0,00 € 0,00 Promotie Bedankjes/prijzen Versiering Overig Onvoorzien € 0,00 € 0,00 Kruispost € 250,00 € 218,43 TOTAAL
Begroot Gerealiseerd € 40,00 83,84 € 0,00 € 0,00 € 5,00 € 2,55 € 15,00 € 10,65 € 15,00 € 11,39 € 150,00 € 100,00 € 25,00 € 10,00 € 0,00 € 0,00 € 250,00 € 218,43
BALANS ITIWANA € 31,57 BALANS ACT € 0,00 Omschrijving Samenvattingen Kopers Nog in kas
TOTAAL
Begroot € 150,00 € 100,00
€ 250,00
Gerealiseerd
Omschrijving Samenvattingen € 140,00 Auteur € 145,16 Controleur Drukwerk Afwerking Overig € 285,16 TOTAAL
Begroot Gerealiseerd € 0,00 € 10,00 € 100,00 € 0,00 € 0,00 € 110,00
€ 0,00 € 10,00 € 97,55 € 0,00 € 0,00 € 107,55
BALANS SAM € 177,61
82
3.4 MENTORAAT FINANCIEEL VERSLAG MENTORAAT 2014/2015 INKOMSTEN
UITGAVEN
Omschrijving Bijdrage Itiwana Bijdrage Leden Overig
Begroot Gerealiseerd Omschrijving € 400,00 € 328,93 Eten en Drinken € 0,00 € 19,00 Promotie € 0,00 € 0,00 Versiering Accommodatie Bedankjes/prijzen Overig Onvoorzien Rekeningskosten Eerstejaarsweekend € 0,00 € 0,00 Kruispost € 400,00 € 347,93 TOTAAL
Kruispost TOTAAL
Begroot € 150,00 € 5,00 € 10,00 € 20,00 € 50,00 € 5,00 € 50,00 € 10,00 € 100,00
Gerealiseerd € 203,66 € 5,50 € 0,00 € 8,00 € 30,53 € 0,00 € 0,00 € 0,24 € 100,00
€ 400,00
€ 347,93
BALANS ITIWANA BIJDRAGE € 71,07 BALANS € 71,07
3.5 REISCOM FINANCIEEL VERSLAG REISCOMMISSIE 2014/2015 INKOMSTEN Omschrijving Interne Bijdragen Bijdrage Itiwana Bijdrage Leden
UITGAVEN Begroot
Gerealiseerd
Omschrijving Vervoer
€ 1.000,00 € 13.000,00
€ 1.614,01 Accommodatie € 13.000,00 Drukwerk Activiteiten + eten
Externe Bijdragen Bijdrage LUF Bijdrage Instituut CA/OS
Voorbereiding € 1.200,00 € 500,00
€ 1.200,00 Overig € 0,00 Onvoorzien
Overig
Rekening kosten Kasverschil
Kruispost
TOTAAL
€ 0,00
€ 15.700,00
€ 0,00 Kruispost
€ 15.814,01 TOTAAL
Begroot
Gerealiseerd
€ 9.800,00
€ 9.810,87
€ 4.000,00
€ 4.016,23
€ 50,00
€ 59,88
€ 1.400,00
€ 1.443,11
€ 200,00
€ 179,70
€ 130,00
€ 99,12
€ 100,00
€ 125,69
€ 20,00
€ 8,40
€ 0,00
€ 71,01
€ 0,00
€ 0,00
€ 15.700,00
€ 15.814,01
BALANS ITIWANA BIJDRAGE -€ 614,01 EINDBALANS € 0,00
83
3.6 SURVIVALCOM FINANCIEEL VERSLAG SURVIVALCOMMISSIE 2014/2015 INKOMSTEN Omschrijving Interne Bijdragen Bijdrage Itiwana Bijdrage Leden
UITGAVEN Begroot € 120,00 € 500,00
Overig
€ 100,00
Kruispost TOTAAL
€ 0,00 € 720,00
Gerealiseerd
Omschrijving Vervoer € 94,86 Accommodatie € 380,00 Eten&drinken Drukwerk € 0,00 Activiteiten Overig Onvoorzien
€ 0,00 Kruispost € 474,86 TOTAAL
Begroot Gerealiseerd € 150,00 € 83,11 € 70,00 € 82,50 € 350,00 € 126,70 € 0,00 € 2,55 € 130,00 € 150,00 € 20,00 € 30,00 € 0,00 € 0,00 € 720,00
€ 0,00 € 474,86
BALANS ITIWANA BIJDRAGE € 25,14 EINDBALANS € 0,00
84
4. ADVIESBEGROTING 2015 -2016
ADVIESBEGROTING 2015/2016 INKOMSTEN Leden 1. Contributie 2. LUF
UITGAVEN Commissies € 4.500,00 € 150,00
Acquisitie 3. Acquisitie
€ 450,00
13. AA Commissie
€ 135,00
14. Acticom
€ 330,00
15. Educom
€ 250,00
16. Bulletin
€ 1.650,00
17. ICA
€ 2.000,00
4. Boeken
€ 1.100,00
18. Mentoraat
5. Departement
€ 1.250,00
19. Reiscom
€ 1.425,00
20. Survival
€ 110,00
21. Fotocom
€ 50,00
Spaarrekening 6. Onvoorzien 7. Rente 8. Hokmeubilair 9. Alumni spaarplan
€ 150,00 € 45,00 € 200,00 € 60,00
Overig 10. Kruisposten 11. Eindberekening
12. Startbedrag
€ 300,00
Abonnementen 22. Pcleden 23. ING
€ 75,00 € 160,00
24. Website
€ 45,00
25. Cameraverzekering
€ 20,00
€ 0,00 € 1.000,00 € 500,00
Bestuur 26. Commissiebedank
€ 300,00
27. Borrels
€ 400,00
28. Drukwerk
€ 150,00
29. Kantoor
€ 75,00
30. Onvoorzien
€ 150,00
31. Diversen
€ 150,00
32. ELCID 33. Hokmeubilair
€ 40,00 € 200,00
Extern 34. LaSSA
€ 150,00
35. WDO
€ 360,00
36. Abv 37. Kruisposten
€ 25,00 € 0,00
38. STOP
€ 5,00
39. FSW
€ 50,00
Spaarplannen 40. Hokmeubilair
Totaal
€ 9.405,00
€ 150,00
41. Camera '19/'20
€ 50,00
42. Lustrum '18/'19
€ 100,00
43. Buffer
€ 500,00
Totaal
€ 9.405,00
85
5. TOELICHTING ADVIESBEGROTING INKOMSTEN 1. Contributie: Dit ligt hoger dan afgelopen jaren omdat deze is verhoogd. 2. LUF: Bijdrage van het LUF voor alle leden die hun geld doneren aan Itiwana. Onze assessor extern heeft uitgevonden dat leden gemakkelijk hun eigen bijdrage kunnen omzetten in een bijdrage aan Itiwana door middel van boekjes die bij LUF zijn te verkrijgen. 3. Acquisitie: Omdat het niet gelukt is een nieuwe hoofdsponsor te vinden is de acquisitie flink gedaald. 4. Boeken: Dit bedrag ligt iets lager dan vorig jaar omdat wij weer terug naar studystore zijn. 5. Departement: Jaarlijkse bijdrage van het departement aan Itiwana en de reis zijn sinds afgelopen jaar samengevoegd en ontvangen wij €150 minder. 6. Onvoorzien: Gereserveerd voor onvoorziene kosten. 7. Rente: We ontvangen rente op de spaarrekening wat gebruikt kan worden, tenzij de buffer te laag is en aangevuld kan worden met dit bedrag. Dit is vaak rond de €45. 8. Hokmeubilair: Elk jaar wordt de bijdrage van het jaar daarvoor hier bij opgeteld, zodat wanneer het nodig is geld kan uitgegeven worden aan hokmeubilair uit dit doorlopende spaarplan. 9. Alumnispaarplan: Dit bedrag is over de jaren heen ontstaan als geld dat is overgebleven uit de jaarlijkse bijdrage van de AA dat niet is gebruikt. 10. Kruisposten: Er komen vaak kosten binnen die weer uitbetaald moeten worden. Zoals geld om terug te betalen bij een niet leverbaar boek. Echter wordt dit geld niet altijd terug geclaimd. Het kan dus zijn dat er minder uitgaven dan inkomsten zijn, of andersom. Om hier overzicht in te houden is deze post nu toegevoegd aan de boekhouding. 11. Eindberekening: Dit is een eindbalans van het vorige bestuur. Wij zullen nog inkomsten en uitgaven hebben die zo goed mogelijk begroot worden. Maar naar verwachting is dit overgehouden. 12. Startbedrag: Omdat er nooit iets werd gedaan met de eindbalans van een bestuursjaar is er door de jaren heen een bedrag opgespaard wat op de ING blijft staan maar nooit gebruikt wordt. Afgelopen jaar is ervoor gekozen €1000 hiervan te gebruiken in bestuursjaar, om het tekort aan acquisitie op te vangen. Omdat we nu tevens de contributie daarvoor hebben verhoogd heb ik een minder groot bedrag in begroot. Door een minder hoog bedrag in te begroten zal er geld overblijven voor eventuele moeilijkheden voor aankomende besturen.
86
UITGAVEN 13. AA commissie: De AA heeft hetzelfde bedrag als afgelopen jaar. 14. Acticom: Voor de Acticom is tevens hetzelfde bedrag in begroot omdat zij bij feesten en activiteiten een leden bijdrage kunnen vragen en daarmee winst kunnen maken. 15. Educom: De educatiecommissie heeft ook hetzelfde bedrag in begroot gekregen als afgelopen jaar. 16. Bulletin: Hier is €150 op gekort omdat het budget niet gehaald is. Hier zit dus wat speling. 17. ICA: Dit budget is hetzelfde als afgelopen jaar omdat er veel korting gekregen is van de drukker om de ICA in kleur te kunnen laten drukken. Hier zit dus weinig bewegingsruimte, tenzij de ICA dunner gemaakt wordt maar dat zou zonde zijn dus is er gekozen het budget zo te laten. 18. Mentoraat: Het mentoraat houdt vaak geld over. Afgelopen jaar is er veel moeite gedaan het geld op te maken maar alsnog bleef er over. 19. Reiscom: De reiscom heeft een verhoging van €425 omdat het dagelijks bestuur ervoor gekozen heeft haar bedrag aan de reis en aan Itiwana in één keer aan Itiwana te geven. Doordat het bedrag €150 lager ligt is ervoor gekozen dit verlies te delen. Hierdoor krijgt de reis €75 minder van het dagelijks bestuur. 20. Survival: De survivalcom heeft bijna hetzelfde budget omdat afgelopen jaar het bedrag niet is bereikt, ondanks dat de ledenbijdrage omlaag is geschroefd. 21. Fotocom: De fotocom heeft hetzelfde budget als vorig jaar zodat het nog mogelijk is enkele activiteiten te organiseren. 22. PCleden: De jaarlijkse abonnement kosten. 23. ING: Hetzelfde als vorig jaar omdat dit vaak gehaald wordt. 24. Website: Hetzelfde bedrag is in begroot voor de kosten van de Itiwana website. 25. Cameraverzekering: Wij hebben een doorlopende verzekering voor de camera aangeschaft met vastgestelde kosten 26. Commissiebedankje: €20 minder dan vorig jaar omdat dit in principe iets goedkoper kan. 27. Borrels: Lager bedrag dan afgelopen jaar, omdat wij ondanks onze thee- en bieruurtje veel minder hebben uitgegeven. 28. Drukwerk: €50 minder dan vorig jaar omdat er afgelopen jaar veel minder uitgaven waren aan drukwerk, onder andere door de printer. 29. Kantoor: Hetzelfde bedrag als afgelopen jaar. 30. Onvoorzien: Onvoorziene kosten liggen even hoog als vorig jaar. 31. Diversen: Ook even hoog als vorig jaar. 32. ELCID: De ELCID heeft sinds afgelopen jaar een hele dag toegekend aan studies waardoor er geld wordt in begroot voor het middagprogramma.
87
33. Hokmeubilair: Omdat dit een doorlopend spaarplan is, wordt hier het volledige bedrag weergegeven wat op dit moment in dat spaarplan zit zodat dit uitgegeven kan worden wanneer daar behoefte aan is. 34. LaSSA: Vastgesteld budget. 35. WDO: 8% van de contributie. 36. AbV: Jaarlijkse bijdrage. 37. Kruisposten: Zie inkomsten. 38. STOP: Jaarlijkse bijdrage. 39. FSW: Dit in begrootte bedrag is hetzelfde als afgelopen jaren. 40. Hokmeubilair: Spaarplan Hokmeubilair dat sinds dit jaar wordt geïntroduceerd. Zodat er voldoende geld is om nieuwe kasten, bureaus etc. aan te schaffen wanneer dat nodig is. 41. Camera: Spaarplan. 42. Lustrum: Spaarplan. 43. Buffer: Omdat er redelijk wat geld over was van het afgelopen bestuursjaar, is er voor gekozen de buffer aan te vullen zodat eventuele financiële tegenvallers in de toekomst opgevangen kunnen worden.
88
