OS

ITIWANA

Halfjaarlijks verslag 2014-2015 Studievereniging der CA/OS

Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333 AK Leiden

Telefoonnummer: 071-5274025 Girorekening: NL67 INGB 0006 2396 97 [email protected]

1

INHOUDSOPGAVE

Inhoud INHOUDSOPGAVE .......................................................................................................... 2 VOORWOORD ................................................................................................................ 3 VERDELING BESTUUR ..................................................................................................... 4 OVERZICHT COMMISSIELEDEN ...................................................................................... 5 BELEIDSPLAN .................................................................................................................. 8 ALGEMEEN ................................................................................................................... 12 VOORZITTER ................................................................................................................. 15 SECRETARIS................................................................................................................... 20 PENNINGMEESTER ....................................................................................................... 23 ASSESSOR ONDERWIJS ................................................................................................. 26 ASSESSOR ACTIVITEITEN .............................................................................................. 29 ASSESSOR EXTERN........................................................................................................ 32 ASSESSOR PUBLICATIE .................................................................................................. 36 COMMISSIES................................................................................................................. 40 AA-COMMISSIE ............................................................................................................ 40 ACTIVITEITENCOMMISSIE ............................................................................................ 43 BULLETINCOMMISSIE ................................................................................................... 49 EDUCATIECOMMISSIE .................................................................................................. 53 FOTOCOMMISSIE ......................................................................................................... 59 ICA-COMMISSIE ............................................................................................................ 62 MENTORAAT ................................................................................................................. 66 REISCOMMISSIE ........................................................................................................... 69 SURVIVALCOMMISSIE .................................................................................................. 74 LaSSA ............................................................................................................................ 75 OVERIG ......................................................................................................................... 78 EVALUATIE COMMISSIES .............................................................................................. 81 HALFJAARLIJKS FINANCIEEL VERSLAG .......................................................................... 88 BIJLAGEN ...................................................................................................................... 99

2

VOORWOORD

U staat op het punt het halfjaarlijkse verslag van studievereniging Itiwana te lezen. Een beleidsplan is opgesteld en gepresenteerd tijdens de beleids-ALV. Dit verslag betreft een overzicht van Itiwana na bijna zeven maanden bedrijvigheid. Het 22e bestuur en de commissies zijn druk bezig geweest met het realiseren van de plannen. Wat is er tot nu toe al gedaan en wat staat er nog op de planning voor het komende half jaar? In dit verslag worden alle vragen beantwoord. Aan de hand van de beleidspijlers heeft ieder bestuurslid geschreven over de plannen die hij of zij gemaakt heeft voor het bestuursjaar van 2014/2015. De vorderingen worden weergegeven met behulp van een schematisch overzicht. Dit zal samen met een verslag vervolgens dienen als evaluatie. Namens het 22e bestuur der studievereniging Itiwana, Margot van der Meulen Voorzitter 2014-2015

3

VERDELING BESTUUR

Naam en functie Margot van der Meulen Voorzitter Kaily van den Berkmortel Secretaris Janita Sanderse Penningmeester Simone van Dijk Assessor Activiteiten Thijs Hermans Assessor Onderwijs Tessa Kremer Assessor Extern Laura Bakker Assessor Publicatie

Verdeling commissies Mentoraat

Contact WDO & DIOO

Itiwana kledinglijn

Reiscommissie

Survivalcommissie Activiteitencommissie

Itiwana kledinglijn (Hoofdverantwoordelijke) Fotocommissie

Educatiecommissie Acquisitie & Alumnicommissie Bulletincommissie

LaSSA & Congrescommissie ICA-commissie

4

OVERZICHT COMMISSIELEDEN

_____________ AA-Commissie Tessa Kremer Martijn Kooijman Brechtje de Nie Doortje Swaters

_____________ Educom Thijs Hermans Luit Winters Nadiah Zuur Marjenne Verkley Annemarijn Rijkers

_____________ Acticom Simone van Dijk Josine Sunter Vince Vermeiren Mirjam Hupkes Suzanne Manders Renske Termeulen

_____________ Survivalcommissie Janita Sanderse Lorelie Tummers Doortje Swaters Maarten Teunisse*

_____________ Mentoraat Maaike van Dijk Julie Karremans Ruby van ‘t Hof Thomas Pels Jente Harmsen

_____________ Bulletincommissie Laura Bakker Nola der Weduwe Sanne Smit Kimberly Drijver Myrthe Monfils

_____________ LaSSA Tessa Kremer Aukje Postma

_____________ ICA Laura Bakker Anneroos Dijkstra Maarten Teunisse Eelke van Woensel Kooy Marga Witteman Sarah Barten

_____________ Fotocommissie Simone van Dijk Anne Veens Eliza Jordaan Maria Uosukainen Marga Witteman Jet van Mierlo

_____________ Reiscommissie Kaily van den Berkmortel Jemma Middleton Anna van Delft Eslin Cohen Stuart Maria Uosukainen

5

‘VRIENDEN’ VAN ITIWANA

_____________ WOM Igor Boog Myrtille Depreux Noortje Schrauwen Liselotte van Dikkelen Thijs Jan van Schie Reinout Meijnen Jaap de Bie Floor Hendriks Sean van der Steen Nicky Beckers Marloes Bosch Jelmer Siljee Rik Kleinsmit Sophie Frankenmolen Simone de Boer Bregje Schreuders Sanne Hogesteeger Nadia Teunissen Merel de Schepper Ruben Reus Lizet Wesselman

_____________ WDO Michael Ghebreab Paul Sellies Ruben Reus Tecla Spruit Sophie Hankinson

* De Survivalcommissie heeft sinds februari versterking gekregen van Maarten Teunisse.

6

COMMISSIEBOOM

Hieronder volgt een afbeelding ter illustratie van de samenwerkingsverbanden en commissies van Itiwana.

7

BELEIDSPLAN

Voor het schetsen van een volledig overzicht in dit verslag staat hieronder het algemene gedeelte van het beleidsplan van dit bestuursjaar weergegeven, de beleidsstukken geschreven per functie staan verderop gespecificeerd. BELEIDSPIJLERS 2014-2015 Wij vinden het van belang dat er een goede onderlinge band is tussen zowel leden onderling als tussen leden en het bestuur. Wij willen voorkomen dat er een afstand ontstaat tussen de leden en het bestuur. Om deze redenen hebben wij in samenspraak besloten dat dit jaar de beleidspijlers “betrokkenheid” en “reflexiviteit” gebruikt worden. BETROKKENHEID Wij stellen dit jaar binnen Itiwana betrokkenheid centraal. Wij vinden het belangrijk dat ieder lid zich binnen de vereniging op zijn plek voelt. Dit willen wij ten eerste bereiken door de interactie tussen leden uit verschillende jaarlagen stimuleren. Het Hok is daarom een plek waar alle leden samen kunnen komen. In het Hok zullen wij actief aanwezig zijn en te allen tijde open staan om een gesprek aan te gaan met leden. Wij willen leden actief aanmoedigen om te komen borrelen, zodat leden de mogelijkheid krijgen om elkaar buiten het instituut te leren kennen. Verder willen we ervoor zorgen dat leden kansen bieden om zich verder te ontwikkelen. Onder het kopje “concrete stappen” zullen wij verder toelichten hoe wij dit willen bewerkstelligen. Onze betrokkenheid binnen de FSW willen wij tonen door actief te participeren binnen alle overkoepelende platformen, zie: OVERKOEPELENDE PLATFORMEN, bladzijde 8). Wij willen de samenwerking met het instituut der CA/OS vergroten door actief men hen in gesprek te gaan en door meer activiteiten gezamenlijk te organiseren. Hier zijn wij als bestuur momenteel al mee bezig. Om onze leden zoveel mogelijk te betrekken bij Itiwana is structuur nodig. Behalve structuur in het Hok door consequente aanwezigheid is bovenal structuur in promotie van groot belang. Concrete stappen Betrokkenheid: 1. Dit jaar hebben wij in het Hok alle oude foto’s aan de muur in een aparte archiefmap gestopt, en vervangen door meer recente foto’s. 2. We gaan in het Hok een duidelijke plek creëren voor informatiefolders en informatieve posters.

8

3. 4.

5.

6.

7.

8.

We willen interactie stimuleren voor leden door beschikking te geven over een gitaar en spelletjes in het Hok. Wij willen leden persoonlijk benaderen om naar borrels te komen via social media of op de FSW, zodat leden bewust kunnen worden van de mogelijkheid om elkaar buiten het instituut te leren kennen. Tijdens activiteiten, borrels en in het Hok zullen wij minder actieve leden die aanwezig zijn actief betrekken bij het gesprek of bij de betreffende activiteit, zodat zij zich ook thuis voelen bij Itiwana. Wij willen de samenwerking met het instituut der CA/OS vergroten door actief men hen in gesprek te gaan en door meer activiteiten gezamenlijk te organiseren. Bij onze promotie willen wij een duidelijke structuur creëren, wat wij onder andere doen door binnen het bestuur goed overleg te hebben over de promotie van activiteiten van verschillende commissies en door bovenaan de Facebookpagina van Itiwana een activiteitenoverzicht te plaatsen met de links naar de Facebook evenementen. Wij willen de Dumpiwana-Facebookpagina open stellen voor input van leden en de de Facebookpagina van Itiwana louter gebruiken voor Itiwanagerelateerde berichten. Alleen het Itiwana-account en de commissieaccounts zullen in deze Facebook berichten kunnen plaatsen en evenementen kunnen delen. Dit zorgt voor meer overzicht en structuur op de Facebookpagina van Itiwana.

REFLEXIVITEIT Wij willen dat Itiwana een vereniging is waarvan het lidmaatschap een toegevoegde waarde is aan de studententijd. Daarom hebben wij voor reflexiviteit als beleidspijler gekozen. Reflexiviteit houdt in dat we kritisch-constructief en met regelmaat kijken naar ons eigen handelen als bestuur en naar het handelen van commissies. Reflexiviteit is voor ons een manier om actief naar verbetering te streven. De beleidspijler “reflexiviteit” heeft vooral betrekking op het functioneren van het bestuur en haar commissies. Wij achten het van belang dat Itiwanaleden een grote zeggenschap hebben over het handelen van het bestuur en de commissies. Door deze zeggenschap hopen wij dat leden optimaal kunnen genieten van het laagdrempelige en sfeervolle karakter van Itiwana. Daarnaast zorgen de leden er op deze manier voor dat wij ons optimaal kunnen ontwikkelen als bestuur. Wij zullen onder de kopjes ‘reflexiviteit bestuur’ en ‘reflexiviteit commissies’ en door middel van de concrete stappen toelichten hoe wij dit willen bewerkstelligen. Wij vinden het niet alleen belangrijk dat wij als bestuur worden geëvalueerd, maar dat ook de commissies onder de loep worden genomen door middel van evaluatiemomenten. Op deze manier worden de positieve en negatieve punten van

9

de commissies concreet benoemd zodat hieraan gewerkt kan worden. Wij willen hierbij kijken naar de communicatie en samenwerking tussen de commissieleden, naar de werkverdeling en het eindresultaat. De manier waarop wordt geëvalueerd is afhankelijk van de functie van de commissie. Naast evalueren willen wij ook dat binnen de commissies kritisch-constructief gekeken wordt naar het samenwerkingsproces door het instellen van een vast agendapunt. Concrete stappen reflexiviteit bestuur 1. Wij vinden het belangrijk dat we binnen het bestuur kritisch-constructief naar elkaar en vooral naar onszelf kijken. Wij willen dit bewerkstelligen door aan het begin van het jaar een bestuurscursus te volgen. Verder willen we in december, maart, juni en september vaste evaluatiemomenten houden zodat we bewust zijn van ons eigen handelen binnen het bestuur. 2. We willen thee-uurtjes houden met leden van Itiwana in het Hok om enerzijds de afstand tussen het bestuur en de leden te overbruggen en anderzijds om leden op laagdrempelige wijze de ruimte te geven om hun meningen en tips kenbaar te maken bij ons. De eerste zal plaats vinden in november. 3. We willen vóór de halfjaarlijkse ALV een enquête verspreiden onder leden om alle Itiwanaleden de mogelijkheid te geven om anoniem het functioneren van het bestuur, zowel organisatorisch als de relatie tussen het bestuur en de leden, te beoordelen. Met de resultaten van deze enquête hopen wij met input van buitenaf ons functioneren goed te kunnen reflecteren. Op deze manier kunnen we de positieve en negatieve (verbeter)punten meenemen naar het laatste half jaar. Wij willen een open houding aannemen, waardoor leden zich comfortabel genoeg voelen om hun mening te uiten over Itiwana in het algemeen, het bestuur en de commissies. 4. Behalve een evaluatieformulier willen we leden ook stimuleren hun eigen voorkeuren en ideeën voor Itiwana aan te geven. Dit willen we doen door op het evaluatieformulier ook ruimte te creëren voor ideeën en voorkeuren voor het komende halfjaar. Ook willen [email protected] actief promoten (zie Assessor Publicatie). 5. We willen de evaluatie van commissies opnemen in onze ALV-verslagen. Zo is het zichtbaar voor leden dat het bestuur actief evalueert en zich ontwikkelt. Tevens kunnen leden ons op deze manier aanspreken als het bestuur niet heeft geëvalueerd. Concrete stappen reflexiviteit commissies 1. We willen evaluaties houden binnen de commissies zodat er een duidelijk bestand kan worden opgesteld over hoe commissies het best kunnen functioneren. Deze evaluaties zijn ook van belang omdat we op deze wijze

10

2.

3.

kunnen ontdekken welke activiteiten en plannen van Itiwana werken en welke niet. Tevens kunnen de besturen en commissies die ons opvolgen hierdoor streven naar verbetering met behulp van de door ons opgestelde bestanden. Wij willen het belang van het deelnemen aan de ALV benadrukken binnen de commissies. In de ALV worden veel commissiegerelateerde zaken besproken, waarbij het deelnemen van commissieleden op prijs wordt gesteld. Commissieleden zijn dermate betrokken bij Itiwana, dat hun visie van grote waarde kan zijn voor de vereniging. We willen bewerkstelligen dat binnen de commissies door de leden kritischconstructief wordt gekeken naar het werken van de commissies. In de agenda’s van de commissies willen we een vast agendapuntje ‘reflectie’ opnemen zodat commissieleden met elkaar kunnen bespreken wat goed en wat niet goed loopt. Ook willen wij de mogelijkheid benadrukken tot het aangaan van persoonlijke gesprekken met de voorzitters uit de commissies, of indien wenselijk een ander bestuurslid.

11

ALGEMEEN

Itiwanabestuur XXII Bestuur 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Betrokkenheid 1. Recente foto’s aan de wand



2. Duidelijke plek in hok voor informatiefolders



3. Interactie stimuleren in het Hok



4. Persoonlijke benadering



5. Betrekken van minder actieve leden



6. Samenwerking instituut CA/OS 7. Structuur in promotie

 

8. Dumpiwana/Itiwana: Facebookbeleid



Reflexiviteit 9. Kritisch-constructief naar elkaar en onszelf kijken



10. Thee -uurtjes voor laagdrempeligheid



11. Enquête verspreiden onder leden



12. Evaluatieformulier voor commissies in verslagen



13. Evalueren binnen commissies



Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

BETROKKENHEID 1. Aan het begin van het jaar hebben wij de foto’s aan de wand vervangen voor meer recente foto’s. Er zijn tot op heden geen nieuwe foto’s bij gekomen, maar het is een vrolijk geheel. Aan het begin van volgend studiejaar zullen er weer nieuwe foto’s bij komen, onder andere van de nieuwe eerstejaars. 2. In het Hok hebben wij tussen de banken en stoelen in de hoek een plek

12

3.

4.

5.

6.

7.

8.

gecreëerd voor informatiefolders. Daarnaast is bij de ingang een plek waar flyers en dergelijke kunnen liggen zodat leden deze mee kunnen nemen. In het hok staat nu een gitaar en er liggen spelletjes in de kasten, zodat het chillen in het hok nog fijner is. Van de gitaar wordt zeker gebruik gemaakt en dit zorgt voor vele prettige muzikale momenten in de week. Daarnaast hebben we speakers staan, waardoor de sfeer ook leuker wordt. Persoonlijke benadering naar leden toe betreffende activiteiten gaat goed. Toch worden vaak commissieleden uitgenodigd en is het af en toe lastig ook de mensen te bereiken die geen commissie doen. Hier kan nog aan gewerkt worden. Zoals hierboven benoemd, is het soms lastig deze minder actieve leden te betrekken. In hoeverre zij aanwezig zijn op activiteiten van Itiwana zal blijken uit de uitkomst van de ledenenquête die inmiddels verspreid is onder de leden. Er is een stageavond georganiseerd door de Educom in samenwerking met Thijs Jan van Schie. De fotocom organiseert een fotowedstrijd in samenwerking met het instituut CA/OS. Wij zijn goed op weg om de samenwerking met het instituut te verbeteren. Binnenkort hebben wij een kennismakingsgesprek met het departementsbestuur, naar aanleiding van een gesprek met Lyonne van Gaalen, het studentlid van het departementsbestuur. Naar omstandigheden vinden ze het prettig dat we contact hebben opgenomen. Iedere vergadering bespreken we wat er gepromoot moet worden, en wat nog kan wachten. Op deze manier hebben we een structuur ontwikkeld zodat leden niet een overspoeld worden met informatie op één dag, zowel op Facebook als in colleges. Soms loopt dit nog wel door elkaar omdat sommige activiteiten prioriteit hebben. Hierdoor wordt niet in een vaste volgorde promoot, maar wordt dit per situatie besproken. Dit zou voor leden nog wel ongestructureerd over kunnen komen. Het Itiwana/Dumpiwana-Facebookprotocol is aan het begin van het jaar doorgevoerd. De voorzitter en assessor publicatie houden in de gaten of er op de juiste plek berichten gepost worden. Is dit niet het geval, dan wordt vanuit het persoonlijke Itiwana-account een persoonlijk bericht gestuurd. Hiervoor is een standaardbericht opgesteld waarin wij diegene verzoeken het bericht op de Dumpiwana-Facebookpagina te plaatsen. Vervolgens verwijderen wij het bericht van de Itiwana-Facebookpagina.

REFLEXIVITEIT 9. In december hebben we een bestuurscursus gevolgd. We hadden dit eerder willen doen, maar dit kwam er niet van. In november en maart hebben wij daarnaast met het volledige bestuur geëvalueerd waarin we de werkwijze tot

13

nu toe hebben besproken. Op deze manier kijken we kritisch-constructief naar elkaar en naar onszelf. De evaluatiemomenten worden in juni en september nogmaals herhaald. 10. Door middel van thee-uurtjes hebben we opnieuw de laagdrempeligheid van Itiwana gewaarborgd. Het waren gezellige uurtjes, die voor herhaling vatbaar zijn. De opkomst is niet altijd even hoog, maar we vinden het wel de moeite waard om dit te blijven organiseren. Uiteindelijk hopen we zo de toegankelijkheid van het Hok meer te stimuleren. 11. Op dit moment is de enquête online onder de leden verspreid. Wij hopen hierdoor inzicht te krijgen wat leden vinden van onder andere betrokkenheid bij Itiwana, hoeveelheid activiteiten en bladen, het profiteren van kortingen die aangeboden worden door Itiwana en de hoeveelheid promotie. 12. Aan het begin van het jaar is door elke voorzitter/begeleider van de commissies een evaluatieformulier gemaakt. Hierin is de basis hetzelfde, met aansluitend een aantal vragen die per commissie gelden. Dit formulier is in maart verspreid onder de commissieleden. De evaluaties zijn te lezen onder het hoofdstuk ‘evaluaties’. 13. Binnen commissies vinden ook evaluaties plaats. Er wordt geëvalueerd op de behaalde prestaties en de voorzitter neemt de mening van het bestuur hierin mee. Op deze manier hopen we dat elke commissie zichzelf verbetert en dat alle commissieleden zich hierdoor kunnen ontwikkelen.

14

VOORZITTER

Margot van der Meulen Voorzitter 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Centraal aanspreekpunt zijn



2. Onderhouden van externe contacten 3. Beheren van de e-mailadressen [email protected] en [email protected]



4. Begeleider Mentoraat zijn 5. Het opzetten van de kledinglijn



 

Betrokkenheid 6. Aanwezigheid hok en activiteiten



7. Open houding



8. Voorbereiden en uitvoeren van bestuursvergaderingen



9. Inzicht in bestuursleden en commissies



10. Inzet overlegorganen 11. Tessa (assessor extern) ondersteunen in het vinden van een nieuwe hoofdsponsor 12. Nieuw protocol Facebook 13. Contact met WDO



14. Gezamenlijke activiteit met de gangverenigingen

   

Reflexiviteit 15. Evaluatiemomenten



16. Behandelen vragen, kritiek en opmerkingen van leden



17. Evaluatiemoment na elke activiteit van het Mentoraat



18. Op elk aangeboden platform vermelden dat men lid moet zijn



Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

15

TAKEN 1. Als voorzitter ben ik het centrale aanspreekpunt van de vereniging. Het is van belang dat ik voor iedereen toegankelijk ben. Het op de hoogte zijn van alles wat er speelt binnen de vereniging hoort hier ook bij. Eventuele problemen binnen het bestuur of haar commissies zijn van belang zo snel mogelijk opgelost te worden, mede hierom hebben wij vier keer in het jaar een evaluatie gepland. In de bestuursvergaderingen hebben bestuursleden de gelegenheid om te vertellen over ervaringen en eventuele problemen onder het kopje ‘persoonlijke mededelingen’ en de ‘bestuur- en commissieronde’. Ik kan hier bijvoorbeeld vertellen wat er binnen het VerO speelt. 2. Binnen het VerO verlopen de vergaderingen goed. Het StOP en de EL CIDcommissie zijn er zo veel mogelijk bij. Van het Facultair Studentenplatform heb ik nog niets gehoord dit jaar. Het StOP heeft aangekaart dat de grote verenigingen de eerstejaarsweekenden niet vrij houden en daar wordt de komende jaren strenger op gecontroleerd. De EL CID-commissie heeft nu een hele dag aan de faculteiten gegeven om te vullen. Met de gangverenigingen wordt overlegd over een gezamenlijke activiteit voor ’s middags. Het gaat echter om veel studenten die mee doen aan de EL CID. Nu wordt per vereniging een middagactiviteit opgezet. De EL CID zorgt wel voor lunch. Sinds kort hebben we contact met het departement en er is een datum geprikt voor een bijeenkomst. 3. Ik beheer als voorzitter twee e-mailadressen. [email protected] is gekoppeld aan mijn persoonlijke adres en check ik dagelijks. [email protected] heeft onlangs wat problemen gehad omdat het niet mogelijk was er in te komen. Dit is nu opgelost doordat het outlookprogramma is ingesteld op mijn bureaublad. Ook heb ik een automatisch bericht ingesteld voor iedereen die daar een email naar stuurt, waarin staat vermeld dat Itiwana dit adres bijna niet gebruikt en we bereikt kunnen worden op [email protected] of [email protected]. 4. Naast mijn taken als voorzitter begeleid ik het Mentoraat dit jaar. Tot op heden gaat het goed. Verdere toelichting zal in het commissiegedeelte van dit verslag te vinden zijn. 5. Ik ondersteun Janita met het opzetten van de kledinglijn. Wij zijn hier op dit moment mee bezig maar het is lastig om structuur hierin te krijgen. Vanuit dit oogpunt hebben wij besloten in juni een draaiboek te maken betreffende de kledinglijn en zullen wij de kledingactie in oktober/november nog verzorgen. Het nieuwe bestuur hoeft zich hier dan nog niet druk over te maken en kan in de loop van het jaar, aan de hand van het draaiboek, hiermee aan de slag gaan.

16

BETROKKENHEID 6. Wij hebben ervoor gekozen dit jaar (bijna) niet te werken met hokdiensten omdat het hok vrijwel altijd bemand is. Op de dagen dat we geen college hebben, plannen we hokdiensten wel in. Wanneer we merken dat op een specifieke dag het hok toch onbemand blijft, zorgen we ervoor dat dit de week daarna niet meer gebeurt. Ik heb een aantal activiteiten niet bijgewoond vanwege gezondheidsredenen, maar de activiteiten waar ik wel ben geweest waren een succes. Het is leuk om te zien dat men enthousiast is over Itiwana en dit ook te horen van de leden. Het enthousiasme komt zelfs voort uit de leden zelf! 7. Ik hanteer zoveel mogelijk een open houding. Soms heb ik zo veel aan mijn hoofd dat ik even wat meer gesloten ben, maar zodra ik dit door heb of hierover wordt aangesproken ga ik er op letten en kan ik weer open zijn. 8. Het voorbereiden en uitvoeren van bestuursvergaderingen gaat goed. In de loop van het jaar worden er steeds meer agendapunten aangedragen door mijn bestuursleden en spreekt iedereen daadwerkelijk in de vergadering. Naar mijn inzien vergaderen we efficiënt, al merk ik wel dat we, nu het jaar op de helft is, steeds meer te bespreken hebben en daardoor de vergaderingen langer worden. 9. De onderlinge betrokkenheid binnen het bestuur is groot. Wanneer er iets speelt brengen we elkaar tijdig op de hoogte, ook de positieve dingen! Dit wordt doorgegeven aan de commissies, die op dit moment goed functioneren. 10. De samenwerking tussen de gangverenigingen is leuk. Dit jaar is besloten binnen het VerO om het congres te laten vallen. Er is wel besloten om weer een gangverenigingenfeest te organiseren, net als vorig jaar. 11. Wij proberen Tessa te allen tijde te ondersteunen met het vinden van een nieuwe hoofdsponsor door haar regelmatig te vragen wat we nog meer kunnen doen dan alleen bedrijven en dergelijke aandragen om te benaderen. Het is lastig en we merken dat voornamelijk alleen kortingen worden aangeboden, in plaats van dat men geld wil geven. 12. Aan het begin van het jaar is een nieuw protocol opgezet betreffende de Itiwana-Facebookpagina en de Dumpiwana-Facebookpagina. Op de Itiwanapagina worden alleen Itiwana- en studiegerelateerde activiteiten en artikelen geplaatst. Op Dumpiwana kan in principe alles geplaatst worden. Laura en ik waarborgen dit door regelmatig te checken wat er op de pagina’s geplaatst wordt. Is er een bericht dat niet gepast is voor de ItiwanaFacebookpagina, dan benaderen we degene die het bericht heeft geplaatst vanuit het Itiwana-Facebookaccount. 13. Het contact met het WDO verloopt goed. Sinds kort hebben we afgesproken elke eerste woensdag van de maand bijeen te komen met het Itiwanabestuur

17

en het WDO om door te spreken wat er op dat moment speelt. Dit staat nog in de kinderschoenen, maar we hopen hierdoor meer duidelijkheid naar elkaar te verschaffen, onder andere over de activiteiten die georganiseerd worden. 14. Zoals bij punt 10 al genoemd wordt er een gangverenigingenfeest georganiseerd dit jaar. Alle assessoren activiteiten van de gangverenigingen zijn hier mee bezig. De datum dat dit feest plaats zal vinden is 19 juni. Er is vanuit de VerO besloten niet opnieuw een congres te organiseren. REFLEXIVITEIT 15. Tot op heden hebben wij twee van de vier evaluatiemomenten gehad. Deze zijn goed verlopen. Alvorens de gezamenlijke evaluatie plaatsvindt heb ik persoonlijke gesprekjes met ieder bestuurslid. Ik adviseer hierbij een aantal punten zeker mee te nemen naar de evaluatie, die belangrijk zijn om gezamenlijk te bespreken. Ook persoonlijke dingen komen hierbij aan bod. Het is aan de persoon zelf om dit mede te delen aan de hele groep, of alleen met mij te delen. 16. Ik heb tot op heden weinig opmerkingen of kritiek ontvangen van leden. Vragen beantwoord ik vrijwel direct en dit wordt naar mijn inzien op een goede manier ontvangen. Ik heb tot op heden nog geen email ontvangen met daarin vragen of kritiek van leden, maar mocht dit in de komende tijd voorkomen dan zal ik deze uiteraard beantwoorden. 17. Ik heb niet na elke activiteit van het Mentoraat geëvalueerd met de commissie. De activiteiten lopen tot nu toe goed en na de activiteit hebben we het hier kort over. Ik probeer één keer in de maand bij een vergadering te zitten, dit is (ook na overleg met het Mentoraat zelf) voldoende. Wanneer er grotere punten besproken moeten worden noteer ik deze en plannen we hiervoor een vergadering in. Ik heb goed contact met elk Mentoraat-lid dus wanneer er iets is houden we elkaar via Whatsapp of in de Facebookgroep op de hoogte. 18. De werkwijze binnen het bestuur ligt op één lijn. Wanneer er verwarringen of problemen zijn, proberen we deze vrijwel direct uit te spreken. We motiveren elkaar om nog even door te zetten als het allemaal wat veel is. Hierdoor groeien we naar elkaar toe. 19. Het is van belang om er zeker van te zijn dat op ieder platform dat Itiwana aanbiedt, vermeld staat dat je lid moet zijn alvorens je hiervan gebruik kunt maken. We waarborgen dit door elkaar te controleren en dit regelmatig terug te laten komen in vergaderingen wanneer er iets nieuws wordt bedacht.

18

19

SECRETARIS

Kaily van den Berkmortel Secretaris 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Ledenbestand bijhouden



2. Notuleren bij bestuursvergaderingen en Algemene Leden Vergaderingen



3. Bijhouden van schriftelijke dan wel digitale post



4. Het archief bijhouden



5. Vrienden van het Itiwana-Facebookaccount controleren of ze lid zijn



Betrokkenheid 6. Beheren informatiestromen



7. Aanwezigheid in het hok en bij activiteiten



8. Betrokkenheid in commissie



9. Betrokkenheid binnen bestuur



Reflexiviteit 10. Beheren [email protected]



11. Uitkomsten halfjaarlijkse enquête verwerken in verdere beleid



12. Open staan voor kritiek van leden, commissieleden en bestuursleden



13. Bijwonen van thee-uurtje

 Niet in beleidsplan 

14. Nieuwe mastercategorie in PC Leden maken Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

20

TAKEN 1. Het bijhouden van het ledenbestand gaat prima. Ik kom regelmatig nog wel wat foutjes tegen, maar op het moment zijn we bezig om alle gegevens weer helemaal op orde te krijgen. Hiervoor is bijvoorbeeld een mail gestuurd naar de ouderejaars om te bevestigen of ze al met hun master bezig zijn of nog met de bachelor. 2. Het notuleren gaat voorspoedig, ik heb hier tot nu toe nog geen problemen mee gehad. Het is fijn dat een ander bestuurslid me bijstaat met het notuleren tijdens de ALV’s en af en toe actiepuntjes meeschrijft tijdens een bestuursvergaderingen. 3. Het bijhouden van schriftelijke en digitale post verloopt goed. 4. Het digitale archief bijhouden gaat goed. Inschrijvingen en uitschrijvingen houd ik goed bij en belangrijke e-mails archiveer ik. Het fysieke archief op de gang is nog niet echt bijgehouden. In juni plannen we een dag om het fysieke archief op orde te brengen. 5. De assessor publicatie meldt het als er vriendenverzoeken voor het account zijn. Ik controleer dan vervolgens of de persoon lid is, zo niet dan nodig ik ze uit om naar het hok te komen om zich alsnog in te schrijven. Bij nieuwe inschrijvingen stuur ik een vriendenverzoekje naar deze persoon. BETROKKENHEID 6. Ik zorg ervoor dat de informatie die binnenkomt per email en per post zo snel mogelijk (in ieder geval binnen 2 dagen) bij de desbetreffende persoon terecht komt. Dit is naar mijn mening goed gegaan. 7. Ik ben regelmatig in het hok te vinden. Daarnaast ben ik zoveel mogelijk aanwezig op de activiteiten die door Itiwana georganiseerd worden. 8. Ik heb ondertussen een goede band opgebouwd met mijn commissieleden. We hebben al meerdere keren buiten commissiewerk afgesproken en eten vaak na een vergadering samen. 9. Ik houd mijn bestuursleden op de hoogte van mijn activiteiten en vraag hun mening bij belangrijke beslissingen die ik namens Itiwana maak. Daarnaast sta ik open voor kritiek en verbeterpunten. REFLEXIVITEIT 10. Ik heb het e-mailadres [email protected] aan het e-mailadres [email protected] gekoppeld, zodat ik het meteen zie als er mails binnenkomen. Tot nu toe is er echter nog geen mailtje binnengekomen. 11. De halfjaarlijkse enquête staat sinds kort online. Samen met mijn bestuursleden zal ik de resultaten van de enquête evalueren en verwerken in ons verdere beleid. 12. Ik sta open voor (opbouwende) kritiek van leden, commissieleden en

21

bestuursgenoten. Naar aanleiding van de kritiek en tips streef ik actief naar verbetering. 13. Ik ben aanwezig geweest op de thee-uurtjes en vraag leden dan wat ze van de activiteiten en dergelijke van Itiwana vinden. NIET IN BELEIDSPLAN 14. Momenteel is er nog geen aparte categorie in PC Leden voor masterstudenten. De masterstudenten staan nu onder de ouderejaars of onder de alumni. Het is overzichtelijker om een aparte categorie te hebben, zodat we beter de behoeften van de masterstudenten kunnen vervullen. Met het maken van de categorie ben ik op dit moment bezig.

22

PENNINGMEESTER

Janita Sanderse Penningmeester 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Het beheren van de ING-, ASN- en SAP-rekening



2. Het bijhouden van de financiële administratie



3. Het opstellen van een begroting en adviesbegroting



4. Kascontrole in samenwerking met de kascommissie



5. Contributie incasseren



6. Contact onderhouden met de commissiepenningmeesters & WDO 7. Hoofdverantwoordelijke kledinglijn

 

8. Ondersteuning boekenverkoop



Betrokkenheid 9. Aanwezigheid in het hok en bij activiteiten 10. Mijn bestuursgenoten op de hoogte houden en betrekken in belangrijke beslissingen 11. Contact commissiepenningmeesters en mede gemachtigd rekening mentoraat en reiscommissie 12. Verdeelsleutel maken met WDO

    

13. Bereikbaar via [email protected] Reflexiviteit 14. Begroting en financiële verslagen zichtbaar maken



15. Openstaan voor kritiek 16. Reflectie op het faillissement boekenleverancier met als doel een nieuwe leverancier vinden 17. Mening van leden verwerken

 

Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan



   

23

TAKEN 1. Het beheren van de ING-, ASN- en SAP-rekening gaat goed, de ING en ASN zijn overgezet op mijn naam en ik controleer bij- en afboekingen. 2. Bij- en afboekingen houd ik bij in het financiële grootboek. 3. De begroting voor het jaar 2014/2015 is opgesteld. De adviesbegroting is nog niet gemaakt maar dat zal ik aan het eind van het jaar doen. 4. De kascontrole staat gepland voor 21/04/2015 9.00 uur. 5. De contributie van het vorige bestuur is grotendeels geïncasseerd, waarna enkele mensen die na herhaaldelijk mailen niet hebben betaald zijn uitgeschreven. De contributie voor het huidige jaar zal plaatsvinden in september. 6. Ik onderhoud contact met de commissiepenningmeesters en wij hebben maandelijks een afspraak met het WDO. 7. Ik verzorg samen met Margot de kledinglijn. In april zal de eerste kledingverkoop plaatsvinden. De eerste kledingverkoop van volgend jaar zal door ons georganiseerd worden aangezien wij zelf ervoeren dat wij hier aan het begin van het jaar niet aan toe kwamen. 8. Ik heb Thijs (assessor onderwijs) geholpen bij de boekenactie van februari. In september zal ik hem hier weer bij ondersteunen. BETROKKENHEID 9. Ik ben afgelopen jaar zo veel mogelijk aanwezig geweest in het hok en bij activiteiten. 10. Ik betrek mijn bestuursleden bij belangrijke beslissingen zoals wijzigingen die ik wil aanbrengen of aankopen die ik wil doen en overleg dit met hen voor er een besluit genomen wordt. 11. Ik onderhoud contact met de commissiepenningmeesters en heb samen met de reiscommissie een rekening geopend, die van het mentoraat is nog niet geopend maar dat zal zo spoedig mogelijk gebeuren. 12. De verdeelsleutel met het WDO is nog niet gemaakt voor aankomend jaar maar deze zal ik samen met de penningmeester van het WDO en eventueel beide voorzitters in juni vaststellen. 13. Ik ben afgelopen jaar bereikbaar geweest via het emailadres [email protected] en dat zal gedurende het jaar ook zo blijven. REFLEXIVITEIT 14. De begroting en de financiële verslagen zijn te vinden op de Itiwana-website onder ‘verslagen & beleid’ zodat leden inzicht kunnen krijgen waar hun geld naartoe gaat. Ook wordt dit behandeld op de ALV. 15. Ik sta open voor kritiek van leden op de adviesbegroting en het halfjaarlijkse

24

verslag, waardoor ik mijn taken nog beter kan uitvoeren. 16. Wij hebben tijdens vergaderingen gereflecteerd op het faillissement en we hebben nieuwe leveranciers besproken. Hier houdt vooral Thijs zich mee bezig. 17. Zodra wij de mening van leden te horen krijgen zal ik deze zo goed mogelijk verwerken maar dit is nu echter nog niet van toepassing.

25

ASSESSOR ONDERWIJS

Thijs Hermans Assessor Onderwijs 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Contact studenten



2. Contact docenten boekenlijst



3. Het opstellen van een nieuw boekencontract



4. Voorzitter zijn van de Educom



Betrokkenheid 5. Aanwezigheid in het hok en bij boekenacties



6. Aanwezigheid op activiteiten



7. Bestuur op de hoogte houden van verloop boekbesprekingen



8. Bestuur betrekken bij boekenactie



9. Nauw contact met Janita (penningmeester) met betrekking tot de boekenacties



10. Leden inlichten omtrent nasleep faillissement Jongbloed-Swets



11. Leden inlichten over boekenactie februari



12. Actief contact met Erik de Boer voor nieuwe samenwerking



13. Contact docenten omtrent levering en verloop bestelling



14. Aanspreekpunt voor leden



15. Actief inzetten om leden te betrekken



16. Beheren en onderhouden van [email protected]



Reflexiviteit 17. Openheid over bezigheden



18. Bespreken resultaten evaluatie



19. Reflexiviteit door middel van constructieve gesprekken



Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

    26

TAKEN 1. Ik heb de studenten steeds tijdig ingelicht middels meerdere communicatiekanalen wat betreft de boekenactie. 2. Ik heb tijdig contact opgenomen met docenten en de docenten van wie ik niet op tijd een reactie ontving een herinnering gestuurd. 3. Ik heb een eenmalig contract voor februari opgezet met Van Stockum, gevestigd aan de Breestraat. 4. Ik ben tot op heden nog steeds voorzitter van de educom. BETROKKENHEID 5. Ik ben vrijwel dagelijks te vinden in het hok, heb meerdere hokdiensten gedraaid en ben aanwezig geweest gedurende de boekenverkoop of heb in ieder geval voldoende vervanging geregeld. 6. Ik heb tot op heden één ledenactiviteit gemist omdat ik mij toen niet goed voelde, dit betreft de eerste informatieavond van de studiereis. 7. Ik heb mijn bestuursgenoten steeds op de hoogte gehouden van de vorderingen omtrent het opzetten van een nieuwe boekenactie. 8. Ook heb ik hen betrokken in de beslissingen die ik moest maken betreffende het verdere verloop van het opzetten van een nieuwe boekenactie. 9. Tijdens de boekenacties heb ik nauw samengewerkt met Janita (penningmeester). 10. Ik heb alle leden tijdig ingelicht over verdere vorderingen omtrent de nasleep van het faillissement van Jongbloed-Swets. 11. Ik heb alle leden tijdig ingelicht over verdere vorderingen omtrent het opzetten van de nieuwe boekenactie. 12. Erik de Boer (Newclicks) was traag met mailcontact en heeft zich na verloop van tijd van contact onthouden. Hij heeft een hoop mooie beloftes gemaakt maar gaf na herhaaldelijke pogingen om telefonisch contact met hem te krijgen toe dat hij niets te bieden heeft. 13. Ik heb voldoende contact onderhouden met de docenten omtrent de boekenactie en hen op de hoogte gehouden van de bestelling en levering van de boeken van hun vak. 14. Ik ben een aanspreekpunt voor leden. Leden kunnen te allen tijde naar mij toe komen met vragen of gewoon voor een gezellig gesprekje. Ik moedig dit indirect aan door zo veel mogelijk een praatje te maken met alle leden. 15. Ik maak regelmatig praatjes met leden op de gang en moedig ze dan aan om naar activiteiten te komen. 16. Ik onderhoud het e-mailadres [email protected] regelmatig en probeer snel en professioneel te reageren.

27

REFLEXIVITEIT 17. Ik ben zo open mogelijk geweest over mijn bezigheden als Assessor Onderwijs en als voorzitter van de Educom. 18. De resultaten van deze reflectie zijn zichtbaar onder het hoofdstuk ‘evaluaties’ achterin het halfjaarlijkse verslag. 19. Ik probeer te werken aan een constructieve gespreksvoering waarin ik niet meteen in de verdediging schiet maar gezamenlijk een middenweg zoek. Dit is een proces maar ik geloof wel dat er vooruitgang in zit.

28

ASSESSOR ACTIVITEITEN

Simone van Dijk Assessor activiteiten 2014-2015

BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Verzorgen van de niet-studiegerelateerde activiteiten en foto’s van alle activiteiten in samenwerking met de Acticom en de Fotocom



2. Het plannen van twaalf Acticomactiviteiten en drie Fotocomactiviteiten



3. Persoonlijk contact met studenten



Betrokkenheid 4. Aanwezig zijn in het hok en duidelijk maken naar leden dat zij hier welkom zijn



5. Het leveren van materiaal om de sfeer in het hok leuker te maken



6. Directe persoonlijke promotie van activiteiten en borrels



7. Te allen tijde aanspreken van leden



8. Betrekken van de commissies bij het bestuur



9. Mijn commissies representeren in het bestuur



10. Mijn bestuur betrekken bij mijn commissies en vragen om advies



11. Aanwezigheid op alle activiteiten van Itiwana



Reflexiviteit 12. Elke activiteit evalueren met mijn bestuur door middel van een evaluatieformulier 13. Leden betrekken door hen te laten evalueren door middel van een evaluatieformulier

 

Niet in beleidsplan 14. Voor volgend jaar een andere indeling van activiteiten bij de Acticom en Fotocom Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan



   

29

TAKEN 1. Ik heb mij de afgelopen tijd bezig gehouden met de Acticom en ervoor gezorgd dat deze commissie de geplande activiteiten organiseert. Daarnaast heb ik mij bezig gehouden met de Fotocom, die de foto’s van activiteiten maakte en verspreidde op Mediawana. 2. Tot nu toe heeft de Acticom vijf activiteiten georganiseerd. Dit waren de nieuwjaarsduik, de reisbekendmaking, het gala, een feestje met thema ‘stereotypen’ en de boottocht voor internationals. De opkomst hierbij was niet altijd even hoog. Bij de reisbekendmaking en het gala waren er bijzonder veel mensen, maar bij de nieuwjaarsduik en het feestje was de opkomst eigenlijk vrij laag. Bij de boottocht was de opkomst hoog, maar waren er vooral veel Nederlandse studenten terwijl het eigenlijk een internationale activiteit was. Er waren zeven internationals van de 22 mensen die er waren. Uiteindelijk komen wij niet op twaalf activiteiten dit jaar, maar op elf. De reden hiervoor is dat er steeds veel te drukke periodes zijn en activiteiten te dicht op elkaar zijn gepland (toelichting in de bijlage). Met de Fotocom hebben we nog geen activiteiten georganiseerd. We wilden een vervolgworkshop organiseren, maar de persoon waarmee we dit wilden doen reageert niet meer. Momenteel is er een fotowedstrijd gaande, maar hier kan de Fotocom nauwelijks aan bijdragen omdat dit in samenwerking is met het instituut CA/OS. We willen nog wel een kleine excursie organiseren. 3. Tot nu toe heb ik geprobeerd om zoveel mogelijk persoonlijk contact met studenten te maken en dat is ook aardig gelukt. BETROKKENHEID 4. Ik ben regelmatig aanwezig in het hok en hoop duidelijk te hebben gemaakt dat iedereen hier welkom is. Dit heb ik niet persoonlijk gepromoot, maar laat ik wel merken door bijvoorbeeld zoveel mogelijk de deur open te houden en mensen te groeten die binnen komen of weggaan. Daarnaast promoot ik ook bij mijn commissies dat ze welkom zijn in het hok. 5. In het hok heb ik speakers neergezet zodat er muziek kan worden afgespeeld. 6. Directe persoonlijke promotie doe ik wel onder mijn vriendenkring en commissies en op borrels als ik mensen tegenkom. Ik doe dit echter niet echt via Facebook of in mijn eigen mentorgroep, dat zou nog wel meer kunnen. 7. Ik groet leden altijd als ik ze tegenkom en probeer soms ook een gesprekje aan te knopen. 8. Mijn commissies heb ik goed betrokken bij het bestuur en ik houd ze altijd op de hoogte van meningen en adviezen vanuit het bestuur. 9. Ik representeer mijn commissies in het bestuur. Ik zorg er altijd voor dat we

30

als commissie samen een standpunt hebben. 10. Ik betrek mijn bestuur ook bij mijn commissies door ze inzicht te geven in waar wij op het moment mee bezig zijn en ze om adviezen te vragen. 11. Ik ben tot nu toe niet op alle activiteiten van Itiwana aanwezig geweest. Ik ben wel op alle activiteiten van de Acticom geweest, maar ik heb een activiteit van de Reiscom, LaSSA en Educom en twee borrels gemist. REFLEXIVITEIT 12. Ik evalueer elke activiteit met mijn bestuur en neem hun verbeterpuntjes ook mee in de organisatie van volgende activiteiten, maar doe dit niet door middel van een evaluatieformulier. 13. Wij hebben een ledenenquête gemaakt, die we online onder de leden hebben verspreid. NIET IN BELEIDSPLAN 14. Door ervaringen van afgelopen half jaar hebben we als bestuur bedacht dat we volgend jaar een andere indeling en verdeling van activiteiten willen. Het plan is te vinden in de bijlage.

31

ASSESSOR EXTERN

Tessa Kremer Assessor extern 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. Contact met sponsoren en potentiële sponsoren onderhouden



2. Vinden van een nieuwe hoofdsponsor



3. Losse acquisitie binnenhalen



4. Naleving van contracten



5. Contact met alumni onderhouden



6. Alumni-activiteit organiseren 7. Deelname aan de LaSSA

 

8. Deelname aan de LaSSA-congrescommissie



Betrokkenheid 9. Actieve aanwezigheid (hok, activiteiten, borrels en thee-uurtjes)



10. Betrokken bij AA-commissie



11. Transparantie naar bestuursgenoten



12. Kerst/bedankkaartjes sturen naar sponsors



13. Sponsorpakket uitbreiden en vernieuwen



14. Contact alumni- en masterleden onderhouden



14A. Alumninieuwsbrief vaker versturen



14B. Alumni-activiteit organiseren



14C. LinkedIn



15. Betrokken bij de LaSSA



16. Externe contacten uitbreiden



17. Acquisitietraining opzetten



Reflexiviteit 18. Open staan naar leden voor tips en opbouwende kritiek



19. Reflectie binnen vergadering (enquêtes)



20. Reflecteren naar eigen handelen binnen het bestuur



32

21. Kijken of sponsorcontracten worden nageleefd



22. Enquête voor alumni



23. Effect van de LaSSA onderzoeken



Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

TAKEN 1. Contact met sponsoren wordt onderhouden. Het contract met Europass is afgelopen en het contract met Outdoorstunter loopt nog tot en met mei. 2. Hoofdsponsor is helaas nog niet gevonden (Zie AA-commissie). 3. Ik ben nog bezig met het binnenhalen van de losse acquisitie (Zie AAcommissie). 4. Het contract met Europass is nageleefd. Europass heeft eind maart een jaarverslag mogen ontvangen en is het afgelopen jaar nog gepromoot volgens afspraak. Het contract met outdoorstunter loopt nog en wordt gepromoot volgens afspraak. 5. Het contact met alumni worden onderhouden middels de alumninieuwsbrief die sinds dit jaar zes keer per jaar uitkomt. Daarnaast ontvangen alle alumni de ICA. 6. Alumni-activiteit wordt op 9 mei georganiseerd. 7. Namens Itiwana neem ik plaats in de LaSSA. De LaSSA heeft tot nu toe vier activiteiten georganiseerd. Meer informatie over deze activiteiten zijn te vinden in de activiteitenverslagen onder het hoofdstuk ‘LaSSA’ (bij commissies). 8. Dit jaar heb ik de functie van penningmeester in de congrescommissie van de LaSSA op me genomen. Meer informatie over het congres is te vinden in de activiteitenverslagen onder het hoofdstuk ‘LaSSA’ (bij commissies). BETROKKENHEID 9. Ik ben tot nu toe op veel activiteiten aanwezig geweest, evenals bij de borrels en thee-uurtjes. Daarnaast spendeer ik regelmatig wat uren in het hok. 10. Met de AA-commissie hebben we af en toe een effectieve vergadering waarbij we bespreken wat we hebben gedaan en wat we gaan doen. Daarnaast hebben we los van de vergaderingen regelmatig contact over de vorderingen. 11. Ik hou mijn bestuursgenoten op de hoogte van de vorderingen omtrent de 33

acquisitie en alumni. Ook geef ik ze regelmatig een update over de LaSSA. Daarnaast vraag ik hen om hulp wanneer ik dat nodig acht. 12. Om een goed contact met de sponsors te onderhouden, heb ik ze naast het gebruikelijke mailcontact dit jaar ook een kerst/bedanktkaartje gestuurd zodat ze bij de vereniging betrokken worden. 13. Het Itiwana-sponsorpakket heeft dit jaar een nieuw leven gekregen, de flyer is aangepast en de sponsormogelijkheden ook. 14. Contact met alumni is vergroot doordat de nieuwsbrief zes keer per jaar uitkomt. De nieuwsbrief wordt sinds dit jaar via mailchimp verstuurd en daarmee kan ik ook zien hoeveel alumni de nieuwsbrief daadwerkelijk aanklikken. Dit zijn er helaas niet veel (circa 20). Van Kaily heb ik recentelijk de nieuwste updates ontvangen van ons alumni- en masterbestand, dus misschien dat ik hierdoor nieuwe alumni bereik. De alumni-activiteit wordt georganiseerd op 9 mei. De LinkedIn ondergaat momenteel nog wat veranderingen (zie kopje AA-commissie). 15. Ik ben vaak aanwezig bij LaSSA-vergaderingen en betrek mijn bestuur ook actief bij de LaSSA. Activiteitenverslagen van de LaSSA zijn onder het kopje ‘LaSSA’ te vinden in de commissieverslagen. 16. Ik heb veel positieve reacties gehad van bedrijven en organisaties die ik heb benaderd. Hoewel de meesten geen ruimte hebben voor acquisitie, willen ze ons wel op andere fronten, zoals bij activiteiten etcetera. Deze noteer ik voor mijn opvolger. Ik heb onlangs contact gezocht met de gangverenigingen om te kijken of er gezamenlijke acquisitie mogelijk is. Hier zijn nog geen resultaten over. 17. Een acquisitietraining opzetten voor mijzelf is niet gelukt. Ik wil in de zomervakantie contact op gaan nemen met andere (kleine) verenigingen in Leiden zodat we mogelijk een gezamenlijke acquisitietraining kunnen opzetten voor de toekomstige assessors extern binnen besturen. REFLEXIVITEIT 18. Ik heb me open opgesteld naar leden voor tips en (opbouwende) kritiek. Zo heb ik van veel mensen goede sponsorideeën ontvangen. 19. Het reflectiepuntje in de agenda wordt regelmatig gebruikt. De enquête is onlangs ook afgenomen. 20. Binnen ons bestuur reflecteren we regelmatig op elkaar en op ons eigen handelen. Dit heeft ervoor gezorgd dat we een open houding hebben en elkaar kunnen vertellen wat goed en minder goed gaat. 21. Ik bekijk regelmatig of alle sponsorafspraken nog worden nageleefd. Daarnaast breng ik sponsors hier ook van op de hoogte. 22. De alumni-enquête heb ik helaas niet kunnen versturen bij de eerste nieuwsbrief. Ik was op dat moment druk bezig met de veranderingen van de

34

lay-out van de nieuwsbrief en met het uitzoeken van de mogelijkheden van mailchimp. De alumni-activiteit voor dit jaar staat al gepland. Ik heb daarom besloten de enquête bij de laatste nieuwsbrief af te nemen. Deze enquête kan ik dan samenstellen met mijn opvolger, zodat die er gebruik van kan maken. 23. Ik heb het effect van de LaSSA op onze vereniging onderzocht. Dit is terug te lezen in de activiteitenverslagen onder het kopje ‘LaSSA’ bij de commissieverslagen.

35

ASSESSOR PUBLICATIE

Laura Bakker Assessor publicatie 2014-2015 BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Algemeen 1. De informatiestromen zo goed mogelijk synchroniseren



2. Het beheren van media van Itiwana



3. Het bijhouden de overige media



4. Media aan elkaar koppen door middel van links 5. Toezien op de geplaatste berichten in de Facebookgroep van Itiwana.

 

6. Promoten van Dumpiwana 7. Contact onderhouden met de promotieleden van de commissies 8. Het beheren van de promotie binnen Itiwana

 

9. Het activiteitenoverzicht op Facebook bijwerken 10. Het promotiehoekje in het Hok en het prikbord op de gang bijwerken 11. Algemene Itiwana-posters met de aankomende activiteiten bijhouden

   

Betrokkenheid 12. Alleen berichten vanuit bestuur, faculteit of instituut sturen met Facebookaccount.



13. Berichten sturen naar leden die los staan van Itiwana-activiteiten.



14. Leden een platform bieden. 15. Betrekken van internationale studenten



16. Website vernieuwen

 

Reflexiviteit 17. Vergroten input van leden



18. Vermelden op de website dat ik de media en promotie beheer

 

19. Feedback vragen van leden en bestuursgenoten

36

Niet in beleidsplan 

20. Nieuw Itiwana-Facebookaccount aanmaken Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

TAKEN 1. Het up-to-date houden van de verschillende media (Itiweek, Itiwana’s Facebookpagina en de website itiwana.org) verliep over het algemeen goed. De ervaring leert echter dat niet alle informatie op de genoemde altijd up-todate is aangezien ik dat soms in drukke perioden vergeet. Hier probeer ik op te letten door elke week een moment in te plannen waarop ik de website bijwerk. 2. Als hoofdverantwoordelijke van alle media, beheer ik deze ook. Het ItiwanaFacebookaccount wordt echter ook door de bestuursgenoten gebruikt om de promotie sneller te verspreiden. De berichten op de Facebookpagina kunnen alleen Margot (voorzitter) en ik verwijderen, maar als verantwoordelijke komt de taak van het verwijderen van berichten op mij neer. 3. De agenda in de Itiweek heb ik zo goed mogelijk geprobeerd bij te houden. Soms kwam het voor dat ik een verstreken datum per ongeluk heb laten staan of juist data ben vergeten toe te voegen. De agenda op de website heb ik ook bijgehouden, maar dat ging moeilijker omdat de website minder bijwerking nodig heeft, dus deze zie ik sneller over het hoofd. De agenda op de website hoeft nu echter niet meer bijgehouden te worden omdat de vernieuwde wesbite de widget van de agenda niet lijkt te ondersteunen. In plaats daarvan hebben we het activiteitenoverzicht op de Facebookpagina. 4. Ik heb in elke Itiweek verwezen naar Facebookevenementen en links op de website. 5. Het protocol van welke berichten op de Facebookpagina van Itiwana toegestaan zijn, is vastgesteld op de Beleids-ALV. Het komt er op neer dat er nu alleen berichten van het Itiwana-Facebookaccount en commissieFacebookaccounts zijn toegestaan. Relevante en antropologiegerelateerde berichten van de Itiwana-leden zijn nog wel toegestaan. Ik heb dit protocol concreet en puntsgewijs in de beschrijvingen van de Itiwana-Facebookpagina en de Dumpiwana-Facebookpagina omschreven welke berichten wel en niet toegestaan zijn. Wanneer leden een bericht plaatsten die volgens het

37

protocol niet toegestaan zijn, heb ik hen een berichtje via het ItiwanaFacebookaccount gestuurd en hen doorverwezen naar de Dumpiwana-pagina. Over het algemeen reageerden de leden in kwestie hier goed op en heeft het protocol indirect tot een groter aantal leden van de Dumpiwana-pagina geleid (van 92 naar 134 leden) 6. Ik ben tot op heden nog niet toegekomen aan het promoten van Dumpiwana. Indirect heb ik Dumpiwana gepromoot door de leden die op de ItiwanaFacebookpagina een bericht plaatsten te verwijzen naar Dumpiwana. Ik zie echter in dat er meer actieve promotie van de Dumpiwana-pagina nodig is. Ik ga hier het volgende halfjaar mee aan de slag. 7. Ik heb aan het begin van het studiejaar een e-mail gestuurd met de richtlijnen voor promotie. Deze worden min of meer aangehouden en de promotie verloopt naar mijn idee prima. Promotieberichten voor op de ItiwanaFacebookpagina zijn echter niet allemaal via de commissie-Facebookaccounts gegaan; deze zijn ook via het Itiwana-Facebookaccount gegaan. Deze berichten werden door de voorzitters van de betreffende commissies (dus bestuursgenoten) op de Facebookpagina geplaatst. Na de voor- en nadelen af te wegen zijn we (bestuur XXII) tot de conclusie gekomen om de promotie via commissie-Facebookaccounts te laten verlopen, tenzij het heel belangrijk is dat alle Itiwana-leden bereikt worden via Facebook. 8. De leden en externen kunnen promotie aanvragen voor een activiteit, stage of organisatie. In eerste instantie doen zij dit bij mij en vervolgens kijkt Tessa (assessor extern) of zij hier geld voor kan vragen in verband met het binnenhalen van sponsorgeld. In veel gevallen is dit niet het geval en kunnen leden en externen alsnog gratis een berichtje plaatsen in de Itiweek. 9. Ik probeer meerdere keren per week de data in het activiteitenoverzicht op Facebook bij te werken. Over het algemeen gaat dit goed, hoewel ik in drukke perioden het activiteitenoverzicht soms vergeet bij te werken. 10. Het promotiehoekje in het hok en het prikbord op de gang zijn netjes en upto-date. De commissieleden hangen zelf hun posters op. Soms vergeet ik de posters van de prikborden af te halen waardoor er af en toe verouderde posters bij hangen. Ik probeer hier beter op te letten. 11. De Itiwana-posters met de aankomende activiteiten worden alleen gemaakt wanneer er veel activiteiten in één maand moeten worden gepromoot. Tot nu toe hebben andere bestuursgenoten deze posters gemaakt. BETROKKENHEID 12. Belangrijke berichten van het bestuur of vanuit het instituut of de FSW zijn via het Itiwana-Facebookaccount op de Itiwana-Facebookpagina geplaatst. Zoals ik bij punt 7 al aangaf zijn er echter ook promotieberichten van commissies via het Itiwana-Facebookaccount geplaatst. Na discussie zijn we tot de

38

conclusie gekomen dat ook commissies, mits het belang groot is, via het Itiwana-Facebookaccount promotieberichten mogen plaatsen. Deze berichten worden door de verantwoordelijke bestuursgenoten op de ItiwanaFacebookpagina gezet. Commissieleden hebben dus nog altijd geen toegang tot het Itiwana-Facebookaccount. 13. Mededelingen vanuit het bestuur, instituut of de FSW zijn met succes in de Itiweek, de Itiwana-Facebookpagina en website geplaatst. Het aantal mededelingen zijn echter gering geweest afgelopen halfjaar. 14. Ik heb dit jaar een platform geboden waarin leden om promotie kunnen vragen en input kunnen brengen door deelname aan enquêtes van Itiwanabladen etcetera. Ik vind echter dat ik komend halfjaar actiever moet aangeven dat de leden dit kunnen doen. 15. Ik heb de eerste paar maanden een stukje in het Engels geschreven als er relevante activiteiten zijn voor internationals. Na een tijd kwam ik erachter dat er geen international-leden zijn. Met deze ontdekking ben ik gestopt met het schrijven van een Engelse samenvatting van activiteiten. 16. Door uitstelgedrag ben ik er niet tijdig aan toegekomen de website te vernieuwen. Sean van der Steen heeft de website in een nieuw en gebruiksvriendelijker jasje gestoken. Verschillende leden hebben hier positieve reacties op gegeven. REFLEXIVITEIT 17. Dit bericht staat nog steeds in de rechterkolom van de Itiweek. 18. De mededeling dat leden mij kunnen bereiken wanneer ze tips of kritiek hebben staat op de website vermeld, maar hier is tot op heden nog geen gebruik van gemaakt. 19. Ik vraag mijn bestuursgenoten, commissieleden en de Itiwana-leden naar mijn mening te weinig wat ze van de promotie vinden. Ik ga proberen dit half jaar actiever op zoek naar mensen die verbeterpunten hebben wat betreft de promotie. Van mijn bestuursgenoten krijg ik tijdens bestuursvergaderingen feedback wanneer en hoe de promotie beter kan. NIET IN HET BELEIDSPLAN 20. Midden maart verwijderde Facebook het Itiwana-Facebookaccount vanwege het feit dat ‘Studievereniging Itiwana’ geen bestaand persoon is. We hebben na overleg besloten een nieuw account aan te maken met de naam ‘Iti Wana’. Ik heb vervolgens alle leden een vriendenverzoek gestuurd. Het account heeft nu 150 vrienden. We hopen dat dit nog toeneemt zodat we iedereen uitnodigingen kunnen sturen voor activiteiten.

39

COMMISSIES

De voorzitters van de negen Itiwana-commissies hebben verslagen over de resultaten van activiteiten van het afgelopen halfjaar opgesteld. Ook komen de functieverdelingen binnen de commissies en verslagen van het werkproces aan bod. De verslagen zijn hieronder te lezen. AA-COMMISSIE

Functieverdeling AA-commissie Commissieleden

Functie

Tessa Kremer

Voorzitter

Martijn Kooijman

Penningmeester

Doortje Swaters

Secretaris

Brechtje de Nie

Promotielid

BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Betrokkenheid 1. Elkaar ondersteunen binnen een sfeervolle commissie



2. Alumninieuwsbrief vaker versturen



3. Alumni-activiteit organiseren



4. LinkedIn



5. Bewustzijn onder leden creëren



6. Contact onderhouden met sponsors 7. Sponsorpakket en flyers maken

 

Reflexiviteit 8. Gelijke taakverdeling



9. Sponsorbenadering reflecteren



10. Alumni-enquête verspreiden



11. Korting voor de leden



40

Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

BETROKKENHEID 1. Binnen de commissie zijn we geïnteresseerd in elkaar en helpen we elkaar bij het uitvoeren van taken zoals het benaderen van sponsoren. 2. De alumninieuwsbrief komt nu niet meer vier keer, maar zes keer per jaar uit. Op deze manier hopen we de alumni meer bij Itiwana te betrekken. Ook is de opzet en inhoud van de nieuwsbrief sterk veranderd doordat we zijn overgestapt naar het programma van Mailchimp. 3. De alumni-activiteit staat gepland op 9 mei. 4. We hebben onlangs de tekst op de LinkedInpagina verbeterd en daarnaast besloten dat we een nieuwe LinkedIn gaan aanmaken, omdat de huidige LinkedInpagina een ‘persoon’ is. We willen deze verwijderen en een LinkedIn aanmaken voor Itiwana als vereniging. 5. Meer bewustzijn onder leden hebben wij geprobeerd te creëren door de sponsors ook in het activiteitenoverzicht te zetten. Daarnaast hebben wij bedrijven benaderd om te promoten tegen korting, zodat binnen Itiwana het bewustzijn van bedrijven als externe contacten wordt vergroot. We hebben daarom nu een kortingsactie met de webshops Emax Domina en Wat Mooi. Ook hebben we een affiliate-programma met Bol.com gestart waardoor we 5% van de omzet ontvangen van mensen producten aanschaffen. 6. We hebben regelmatig goed contact met sponsoren. 7. Het sponsorpakket is vernieuwd. Daarnaast hebben we de flyer weer up-todate gebracht. REFLEXIVITEIT 8. Taakverdeling is goed gegaan, iedereen heeft evenredig veel te doen. 9. We reflecteren regelmatig over welke bedrijven wel en welke bedrijven niet geïnteresseerd zijn in sponsoring. Alle bedrijven die we hebben benaderd verzamelen we in een google docs-document. Ook noteren we de uitkomsten van de benaderingen. 10. Zoals bij het functieverslag van Assessor Extern ook al gezegd is, wordt deze enquête afgenomen in samenwerking met mijn opvolger. 11. We hebben de archieven doorgespit en de sponsoren opnieuw benaderd. We hebben hierdoor het contact met IBO-Nederland weer hersteld en zij hebben nu een vacature in het Bulletin geplaatst. 41

OVERZICHT – planning activiteiten Alumni-activiteit Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers verwacht Invulling verwacht

9 mei 2015 19:00 inloop 19:30 start Café de Keyzer 30 Een lezing met documentaire. Alle alumni die komen krijgen een gratis welkomstdrankje.

42

ACTIVITEITENCOMMISSIE

Functieverdeling Activiteitencommissie Commissieleden

Functie

Simone van Dijk

Voorzitter

Suzanne Manders

Penningmeester

Mirjam Hupkes

Secretaris

Renske Termeulen

Promotie

Vince Vermeiren

Extern

Josine Sunter

Algemeen lid

BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Betrokkenheid 1. Evenredige taakverdeling en betrokkenheid van ieder commissielid



2. Goede en overzichtelijke communicatie binnen de commissie



3. Vroegtijdige promotie



4. Organiseren van meerdere feestjes



5. Luidsprekers aanschaffen



6. Samenwerking met gangverenigingen



Reflexiviteit 

7. Evaluatie 8. Het betrekken van de meningen van leden in organisatie van activiteiten

Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan



   

43

BETROKKENHEID 1. Naar aanleiding van de evaluatieformulieren binnen de commissie blijkt dat de commissieleden zich betrokken voelen en vinden dat de taakverdeling eerlijk is. Wel verschilt dit per activiteit en zijn sommige commissieleden iets actiever. 2. De communicatie verloopt prima, maar is soms chaotisch. Uit de evaluatie blijkt dat de communicatie over Whatsapp onduidelijker is dan over Facebook en dat de communicatie in de vergaderingen zelf soms heel chaotisch is. Ook is de communicatie in de commissie soms uit de hand gelopen. 3. De vroegtijdige bekendmaking is nog niet altijd wat het zou moeten zijn. Soms doordat we het vergeten te promoten, maar vaak ook doordat details van de activiteit pas laat bekend zijn. Over het algemeen probeer ik ver van tevoren te plannen wanneer we een activiteit promoten in de Itiweek en op Facebook, maar dit loopt niet altijd zo als gepland. Bij het stereotypenfeest en de filmavond waren we bijvoorbeeld vrij laat. 4. We hebben het gala en het stereotypenfeest gehad. Op basis hiervan hebben we bedacht dat we liever een paar grote feesten doen, dan veel kleine feestjes. Toelichting hiervoor is te vinden in de extra bijlage. 5. Luidsprekers hebben we niet aangeschaft. Bij de nieuwjaarsduik konden we een radio gebruiken en verder hebben we het tot nu toe nog niet nodig gehad. Het is waarschijnlijk wel handig voor openbare activiteiten die later pas gaan plaatsvinden, maar we hopen dan luidsprekers te kunnen lenen. 6. Het FSW-feest vindt in juni plaats. REFLEXIVITEIT 7. De evaluaties verlopen goed, maar kan nog beter gaan als we formulieren gebruiken. De evaluatie over de commissie zelf heb ik verwerkt in dit verslag. 8. Het betrekken van meningen van leden zullen we doen als de uitslag van de ledenenquête bekend is. OVERZICHT – activiteiten Wisselfeest Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag

1 oktober 2014 23.00 uur NEXT +- 100 Geslaagd feest. Mooie locatie, want we gebruikten alleen de bovenzaal. Nadeel was dat de garderobe erg ver verwijderd was van het feest en dat dus steeds 2 commissieleden van de Acticom veel van het feest moesten missen. Verder was het heel gezellig, we hadden de ruimte aangekleed met ballonnen

44

en slingers, maar dit was achteraf overbodig. Nieuwjaarsduik Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag

Gala Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag

Stereotypenfeest Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag

23 oktober 2014 17:15 verzamelen Klinkenbergerplas Warmond 16 Lekker met alle deelnemers broodje knakworst gegeten en chocomelk gedronken. Daarna het water in gedoken en nog opgewarmd met chocomelk. Alles onder genot van een muziekje, wat zeker niet kon ontbreken voor de sfeer! Voorgaande jaren was het in het Valkenburgsemeer, dit jaar leek het ons leuk om het in de Klinkenbergerplas te doen. Dit is ongeveer 20 minuten fietsen vanaf FSW en een mooie locatie.

Donderdag 18 december 2014 22:00 L.V.V.S. Augustinus (Restaurant & Engel) 130 Een erg geslaagd feest. De organisatie ter plekke ging wat chaotisch, maar de samenwerking met de antropoloog en tevens bestuurslid van Augustinus verliep goed. De opkomst was hoog en de sfeer zat er goed in. De ingang en plek van kaartverkoop was alleen niet overzichtelijk, waardoor mensen er stiekem langs konden komen. We hadden twee aparte zalen, wat wel leuk was omdat we daardoor een feestgedeelte en een praatgedeelte hadden. De losse garderobe was prima, maar zag er alleen niet zo mooi uit. De drank was wel erg goedkoop, maar de locatie zelf niet heel erg. Uiteindelijk hebben we wel winst kunnen maken, zodat we meer geld in volgende activiteiten kunnen investeren. De taakverdeling van de commissie was goed verdeeld op de avond, het bestuur heeft ook nog meegeholpen wat fijn was.

Woensdag 25 februari 2015 22:00 De Oude Harmonie Ongeveer 35 Het feest was gezellig en sfeervol. Het was wel te leeg, de zaal was eigenlijk te groot voor Itiwana. We hadden ook meer mensen verwacht. Het was echter slecht gepland met de SWOP-practicumweek, daardoor waren er maar 5/6 eerstejaars en we hoopten op 20. Er bleek daarnaast miscommunicatie te zijn binnen de commissie waardoor er ter

45

plekke ruzies ontstonden. Volgende keer moet er altijd een eindverantwoordelijke zijn die beslist wat er gebeurt, die was er niet omdat ik niet de hele avond aanwezig was. Daarnaast moeten we bij problemen even met de commissie bij elkaar komen en overleggen. Ten slotte moeten we de volgende keer van tevoren bespreken wat we doen als we de omzetgarantie niet halen. Het thema was wel toegankelijk, mensen kwamen zeer uitgedost op het feest. Boottocht internationals Datum Woensdag 18 maart 2015 Tijdstip 19:30-21:00 Locatie De grachten van Leiden Aantal bezoekers 22 Verslag Ontzettend leuk en geslaagd! Er bleek later een ISN-activiteit tegelijk te zijn, waardoor er niet veel internationals waren. Daarnaast kende niemand uit de commissie veel internationals, dus konden we er ook niet zoveel bereiken. Uiteindelijk waren er 3 niet-nederlands sprekende internationals en 4 nederlandssprekende internationals. We hebben de tocht geregeld met de Leidse Rederij. Zij halen je op/zetten je af waar je maar wilt, dus wij zijn afgezet op het terras van Odessa voor de borrel. Uiteindelijk was op 2 na de boot vol. We hadden van tevoren Nederlandse hapjes klaargemaakt (pannenkoekjes, kaasblokjes, worst, drop) en bier, wijn en fris gekocht. We hebben dan ook een kleine entreeprijs gevraagd. Het was uiteindelijk een erg knusse en gezellige, laagdrempelige activiteit. Het heeft niet veel gekost en zorgde ook voor meer mensen op de borrel. OVERZICHT – planning activiteiten Filmavond Datum Tijdstip Locatie Aantal verwachte bezoekers Opzet van de activiteit Bandjesavond Datum Tijdstip Locatie

8 april 2015 Inloop vanaf 19.00 uur Het Hok 20

Een laagdrempelige, gezellige activiteit. Een leuke film en gratis snacks en drinken en lekker hangen.

29 april 2015 20.30 uur Studio de Veste

46

Aantal verwachte bezoekers Opzet van de activiteit

Zomerfeest Verwachte datum Tijdstip Locatie Aantal verwachte bezoekers Opzet van de activiteit

50

Iedereen mag komen optreden. We doen dit in samenwerking met SOL. Er zal een entreeprijs zijn en er zullen hapjes worden verkocht. De opbrengst hiervan gaat naar een goed doel in Tanzania, die SOL zal bezoeken deze zomer.

10 juni 2015 21.00 uur Buitenlocatie met kampvuur 30

Kleinschalig en zomers, het liefst in de buitenlucht en in de avond. Laatste activiteit van het jaar.

Septemberactiviteit Datum Week 38 Tijdstip Overdag Verwachte Buiten (Bos van Bosman, Klooster, Flanorpad) locatie Aantal verwachte 25 bezoekers Opzet van de Een buitenactiviteit waarop nieuwe leden elkaar en activiteit ouderejaars kunnen leren kennen, buiten het EJW om. We willen het daarom liever in de buurt van FSW doen, zodat de drempel laag is om te komen. We willen waarschijnlijk iets van een barbecue doen, zodat leden aansluitend na college langs kunnen wippen en daarna nog naar huis kunnen als ze nog niet op kamers wonen.

47 Wisselfeest

Datum Tijdstip Verwachte locatie Aantal verwachte Nieuwjaarsduik bezoekers Datum Opzet van de Tijdstip activiteit Locatie Aantal verwachte bezoekers Opzet van de activiteit

Week 40 Ongeveer 23.00 uur Odessa 70 Week 38 Acticom en de nieuwe Acticom zullen niet op de ALV De oude De dag nazijn, de wissel-ALV aanwezig maar het feest opbouwen. Dit zal bestaat uit Klinkenbergerplas of Valkenburgsemeer versieren en welkomstdrankjes klaarzetten en gasten 20 ontvangen. Dit doen we zodat de oude Acticom de nieuwe Acticom al dingen kan uitleggen, zodat zij niet in het diepe worden gegooid. Daarnaast is het leukvan datmaken: er danoud al wat We willen hier een bestuursactiviteit bestuur mensen zijn op het feest. Voor de organisatie van dit en nieuwaanwezig bestuur gaan samen de duik nemen met eventueel feest zal de nieuwe deelnemen commissieleden dieAssessor het leuk Activiteiten vinden om mee te gaan.aan Heteen aantalbestuur vergaderingen. oude zal dit regelen, dus dit doe ik met mijn commissie. We hebben deze switch gemaakt, omdat de nieuwjaarsduik nooit een hoge opkomst heeft en we het echt iets vinden voor oud en nieuw bestuur. Daarnaast vinden we dat dit dan ook zo snel mogelijk na de wissel plaats moet vinden.

48

BULLETINCOMMISSIE

Functieverdeling Bulletincommissie Commissieleden

Functie

Laura Bakker

Hoofdredacteur

Kimberly Drijver

Redacteur/Secretaris/Lay-outredacteur

Sanne Smit

Redacteur/Eindredacteur

Myrthe Monfils

Redacteur/Illustratieredacteur

Nola der Weduwe

Redacteur/Lay-outredacteur

BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Betrokkenheid 1. Een gelijke inbreng en een gelijke taakverdeling



2. Leden betrekken door hen stukjes te laten schrijven



3. Leden betrekken door fotopagina



4. Toestemming vragen voor het gebruik van foto’s



5. Nieuwe, meer persoonlijke rubrieken introduceren



6. Goede onderlinge communicatie binnen de commissie 7. Buiten commissiegerelateerde afspraken ook bij elkaar komen

 

8. Lay-outredactie inwerken



Reflexiviteit 9. Agendapunt ‘reflectie’ toevoegen



10. Aparte evaluatievergadering inplannen na publicatie Bulletin



11. Goede communicatie tussen bestuur en commissie



12. Open staan voor kritiek en tips



13. Redigatieschema aanmaken



Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

49

BETROKKENHEID 1. De werkdruk is voor elk commissielid min of meer even hoog. We houden rekening met elkaars taken en springen bij wanneer dit nodig is. Bij het eerste nummer kwam het eindproces van de lay-out vooral op één lay-outredacteur neer omdat de ander op reis was. Zij gaf aan dat dit tot een onevenredige werkdruk zorgde, dus zal ik voortaan in zo’n situatie beter bijspringen. 2. Voor verschillende rubrieken en artikelen zoeken we leden, actief of minder actief bij Itiwana, die wat willen schrijven voor het Bulletin. Zo proberen we de leden te betrekken en bekend te maken met elkaar. We proberen hierbij de variatie aan verschillende leden in acht te nemen. Tot nu toe lijkt dat wel te lukken. 3. Op de fotopagina plaatsen we foto’s van verschillende activiteiten en dus ook van verschillende publieken. We houden de variatie aan leden in de gaten, zodat zoveel mogelijk leden zichzelf kunnen terugzien op de fotopagina. De quotes en blunders van leden is momenteel minder makkelijk te verzamelen. De quotes worden vooral verzameld door mij en de andere bestuursleden. Wellicht kan het actief aanmoedigen van leden om quotes in te sturen hierbij effectief zijn. 4. De foto’s die in het Bulletin verschijnen halen we van Flickr en van Mediawana. 5. De reisrubriek en de huisrubriek zijn vaste rubrieken geworden van het Bulletin. We merken dat de betreffende leden het leuk vinden om benaderd te worden voor de reis- en huisrubriek. 6. De communicatie gaat ons meestal goed af. We vergaderen wekelijks en houden elkaar via Whatsapp en Facebook op de hoogte waar we mee bezig zijn. Op momenten waarbij we vooraf voorbereidingen moeten treffen is de communicatie niet altijd even helder en duidelijk. We zeggen dit tegen elkaar als dit het geval is, waardoor we een gelijkende situatie kunnen voorkomen. 7. We eten om de maand samen en dit is altijd heel gezellig. Dit hoef ik eigenlijk niet eens voor te stellen, aangezien het initiatief vaak ook vanuit de commissieleden zelf komt. 8. De lay-outredacteurs zijn aan het begin van het jaar naar de InDesign- en Photoshopcursus gekomen. Verder heb ik aan het begin nog wat aanwijzingen en tips gegeven. De lay-outredacteurs zijn heel gedreven en zelfstandig en hadden dus weinig begeleiding nodig. Mocht er eens wel begeleiding nodig zijn, kunnen ze altijd bij me terecht. REFLEXIVITEIT 9. Het agendapunt ‘reflectie’ is aan de vergaderingen toegevoegd. De ervaring leert dat dit punt niet snel gebruikt wordt. Als er een probleem is, wordt dit voor de vergadering al aangegeven via Whatsapp of Facebook. Wanneer dit

50

agendapunt wel benut wordt, blijkt het een handig en leerzaam middel te zijn om tijdens het werkproces verbetering na te streven. 10. We hebben één evaluatievergadering gehouden, na een ‘gewone’ vergadering. Aanvankelijk dacht ik dat dit misschien te veel zou zijn, maar de evaluatievergadering bleek niet lang te duren. Dit is dus voor herhaling vatbaar. Ik heb de kritiekpunten opgeschreven en zal deze, inclusief oplossing, in het draaiboek zetten aan het eind van het jaar. 11. Ik vertel het bestuur in grote lijnen hoe de commissieleden en ik het Bulletin maken en wat voor inhoud erin komt. Als de commissieleden vragen hebben of toestemming nodig hebben van het bestuur, geef ik dat door in bestuursvergaderingen. 12. We staan open voor tips en kritiek, maar hebben tot nu toe niets binnengekregen. 13. Het redigatiesysteem wordt per Bulletin aangemaakt en daarbij houd ik een evenredige taakverdeling in achting. Daarna kijkt de eindredacteur alles nogmaals na. De artikelen worden vervolgens naar de auteurs of commissieleden gestuurd, die deze vervolgens zelf verbeteren. Dit lijkt tot nu toe goed te werken.

OVERZICHT – resultaten Bulletin rugzak Datum Oplage Pagina’s Bijzonderheden

Bulletin contrast Datum Oplage Pagina’s Bijzonderheden

December 2014 285 24 We hebben het concept van briefwisseling aangepast. In plaats van twee leden, zullen nu twee docenten en/of PhD’s van Instituut CA/OS schriftelijk met elkaar aan de praat gaan. Zo proberen we op een informele manier een brug te slaan tussen docenten en studenten. Ook hebben we een huis- en reisrubriek toegevoegd aan de vaste prik. Daarnaast is de layout in een nieuw jasje gestoken door de lay-outredactie (Kimberly en Nola).

April 2015 verwacht 285 verwacht 28 Lay-out in stijl van contrasten. Ook meer illustraties toegevoegd (gemaakt door Myrthe) 51

OVERZICHT – planning resultaten Bulletin 3 Datum verwacht Oplage verwacht Pagina’s verwacht Bijzonderheden

Juni 2015 285 24 N.v.t.

Bulletin 4 Datum verwacht Oplage verwacht Pagina’s verwacht Bijzonderheden

September 2015 285 24 N.v.t.

52

EDUCATIECOMMISSIE

Functieverdeling Educatiecommissie Commissieleden

Functie

Thijs Hermans

Voorzitter

Nadiah Zuur

Secretaris

Luit Winters

Penningmeester

Annemarijn Rijkers

Lid Samenvattingen

Marjenne Verkley

Promotielid

BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Betrokkenheid 1. Studiegerelateerde activiteiten organiseren en binding tussen leden stimuleren



2. Betrokkenheid leden Itiwana



3. Variatie tussen activiteiten



4. Meningen gepolst



5. Binding binnen de Educom



6. Professioneel contact



Reflexiviteit 7. Reflectie achteraf



8. Aanspreekpunt van de commissie



9. Open staan voor leden



10. Open staan voor ideeën van buitenaf



Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

BETROKKENHEID 1. De tentamentraining en de stageavond waren het meest direct aan de studie gelinkt. Daarnaast was er de ‘Antropologen houden van Rusland’-avond als 53

2.

3.

4. 5. 6.

gezellige doch leerzame inluiding van Itiwana na het januarireces. De ‘Educom Vluchtelingenavond’ gaf leden een unieke blik in wat er in ons eigen land gebeurd door middel van beelden en een interview uit de vluchtgarage in Amsterdam. Het aankomende WDO/Educom-symposium zal in het teken staan van de nieuwe development goals, waar een panel van experts met elkaar en met het publiek in dialoog zullen gaan over duurzaamheid en armoedebestrijding. Onze activiteiten sloegen aan bij de leden en hebben mensen de mogelijkheid geboden om op een gezellige manier nieuwe dingen te leren. De interactieve aard van de activiteiten zorgt ervoor dat leden met elkaar in gesprek komen. We hebben geprobeerd om zoveel mogelijk variatie in de activiteiten te brengen. Op deze manier hopen wij dat er voor ieder lid wel een activiteit is die hem of haar aan zal spreken. Na elke activiteit is er met zo veel mogelijk aanwezigen gepraat om te vragen wat zij er van vonden. Door middel van regelmatige vergaderingen maar ook simpelweg informele gezelligheid hebben wij elkaar goed kunnen leren kennen. We hebben steeds professioneel contact onderhouden met sprekers en/of organisaties. Daarbij hebben we ervoor gezorgd dat de spreker/organisatie consequent met dezelfde persoon in contact komt.

REFLEXIVITEIT 7. Hier heb ik niet meer aan gedacht. Wel informeel besproken, maar niet aan de hand van de agenda’s. 8. Ik heb zowel binnen als buiten de commissie als aanspreekpunt gefungeerd. 9. We hebben wel open gestaan voor kritiek door middel van gesprekjes met bezoekers, maar hebben dit niet formeel behandeld (zie puntje 1). Ik heb geen negatieve feedback van leden ontvangen. Dit kan uiteraard voortkomen uit sociale wenselijkheid dus ik moedig iedereen aan om alsnog op mij af te stappen als iemand nog iets op of aan te merken heeft op het functioneren van de Educom. 10. Onze stageavond is georganiseerd op verzoek van leden. OVERZICHT – activiteiten ‘Educom vluchtelingenavond’ Datum 2 december 2014 Tijdstip 20.00-22.00 Locatie ’t Keizertje Aantal bezoekers 29 Verslag Deze avond stond in het teken van vluchtelingen. Het doel was

54

om de bezoekers een interactieve avond te bieden waarin zij geprikkeld werden om actief na te denken over de situatie van vluchtelingen in eigen land en binnen Europa. De bijeenkomst was in het Engels gehouden zodat deze ook toegankelijk zou zijn voor internationals. De avond bestond uit een lezing door een expert op het gebied van vluchtelingen van de rechtenfaculteit van Leiden. Hij was voorheen werkzaam bij vluchtelingenwerk. Hij gaf een beeld van de juridische en politieke aspecten van de vluchtelingenkwestie. Vervolgens zou er een inwoner uit de vluchtgarage in Amsterdam zijn verhaal komen doen. Wij vernamen echter tamelijk last minute dat dit niet door zou gaan. Om deze reden hebben wij moeten improviseren. Thijs is zelf naar de vluchtgarage gegaan op de middag die vooraf ging aan de vluchtelingenavond om een interview af te leggen en foto’s te maken. Ook is er een filmpje gemaakt waarin één van de inwoners zijn verhaal vertelde. Dit is vervolgens in de tweede helft gepresenteerd. De avond werd afgesloten met een discussie. Wij ontdekten eenmaal in het keizertje dat het helemaal niet nodig was om het projectorscherm mee te sjouwen. ’t Keizertje had namelijk al een scherm. Dit hadden wij vooraf al kunnen uitzoeken.

‘Tentamentraining Sociale Theorieën’ Datum 18 december 2012 Tijdstip 15.00-17.00 Locatie FSW Aantal bezoekers +-25 Verslag De tentamentraining was bedoeld voor het vak Sociale Theorieën van de eerstejaars. De nadruk lag op de klassieke denkers en op algemene tips over hoe sociale theorieën beter begrepen konden worden. Het voornaamste doel was niet om de fijne details toe te lichten, maar om door middel van een interactieve discussie over de klassieke denkers de hoofdlijnen van hun theorieën nogmaals op een begrijpelijke manier uit te 55

leggen. Op deze manier zou het gemakkelijker moeten worden om deze te onthouden voor het tentamen. We wilden per klassieke denker een ouderejaars hebben die zich in deze denker verdiept en dus 'expert' was. Dit is tamelijk makkelijk gelukt omdat Thijs, Luit en Nadiah zelf bereid waren om één van de sprekers toe te lichten. Laura Bakker heeft ten slotte ook één van de denkers uitgelegd. De eerstejaars dachten actief mee waardoor er een dialoog ontstond. Er werden enkele vragen gesteld waar wij zelf ook geen antwoord op wisten. Deze hebben wij dan ook gezamenlijk met de groep antwoord op gezocht, maar we zijn hier verder niet te diep op in gegaan omdat wij eerstejaars niet met foutieve informatie wilden opzadelen.

‘Antropologen Houden van Rusland’ Datum 4 februari 2013 Tijdstip 20:00-21:30 Locatie FSW Aantal bezoekers 17 Verslag Doordat Simone meedeed aan het NSO besloten wij om een educom-activiteit te verruilen met een acticom-activiteit. Dit is echter eind december besloten en doordat wij pas eind februari weer allen in het land waren hebben wij de avond in vrij korte tijd in elkaar gezet. De avond week een beetje af van voorgaande ‘Antropologen houden van’ activiteiten omdat het meer op een pubquiz leek. Wij probeerden het zo competitief en interactief mogelijk te maken door bijvoorbeeld de persoon die het snelst antwoord gaf de beurt te geven. Het bijhouden van de scores hadden wij vooraf niet goed uitgedacht waardoor het tijdens de activiteit wat rommelig verliep. De einduitslag was hierdoor wat twijfelachtig. Het groepje dat als 2e eindigde met 14 punten hadden in de tussenstand nog 15 punten.

56

Ondanks de rommelige voorbereiding en uitvoering reageerden de deelnemers enthousiast. Wij zijn er dan ook van overtuigd dat we de deelnemers een leuke en leerzame avond hebben bezorgd.

OVERZICHT – planning activiteiten ‘Antropologie Stageavond’ Datum 31 maart 2015 Tijdstip 19.30-22.30 Locatie Café ‘t Keizertje Aantal bezoekers 30 Invulling Stageavond in samenwerking met het departement (Thijs Jan van Schie en Rosalinde Spitters waren ook aanwezig) maar in een informele setting. Fleur, Marloes, Ilse en Liselotte hadden allemaal zeer verschillende stages en dat gaf inzicht in wat er allemaal mogelijk was. Na elke presentatie was er de mogelijkheid voor vragen die elke keer werd ingevuld door vragen over de stages inhoudelijk maar ook meer algemeen. Soms beantwoord door de sprekers en soms door Thijs Jan. Ook in de pauze en achteraf werd er veel gesproken en af en toe vragen gesteld. Een gezellige en informatieve avond voor iedereen die nog stage wil gaan lopen of nog twijfelt, maar ook leuk om als ouderejaars te horen wat medestudenten uitspoken. Al met al een gezellige doch nuttige avond! Educom/WDO Symposium: Rethinking Development Datum 19 mei 2015 Tijdstip 19.00-22.30 Locatie Spectrumzaal Plexus Aantal bezoekers - 100 verwacht Invulling Een terugblik op de Millenium Develpment Goals en een beschouwing van de rol die duurzaamheid in ontwikkeling gaat spelen (met het oog op de aankomende Sustainable Development Goals). Bram van Ojik (fractievoorzitter GroenLinks), Gabi Spitz (Kaleidos Research), Wiet Janssen (Expert duurzaamheid & ontwikkelingssamenwerking), Rolph van der Hoeven (ISS The Hague, voormalig chief economist UNICEF New York) en Marina Diboma (Senior Project Manager

57

Netherlands Africa Business Council) zullen hierbij aan het woord zijn. Onbekend Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers verwacht Invulling

EHBLO Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers verwacht Invulling

Juni 2015 N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t.

September 2015 N.v.t. N.v.t. N.v.t. Eerste Hulp Bij BLO

58

FOTOCOMMISSIE

Functieverdeling Fotocommissie Commissieleden

Functie

Simone van Dijk

Voorzitter

Maria Uosukainen

Algemeen lid

Anne Veens

Algemeen lid

Eliza Jordaan

Algemeen lid

Marga Witteman

Algemeen lid

Jet van Mierlo

Algemeen lid

BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Betrokkenheid 1. Leden betrekken bij de vereniging door middel van foto’s



2. Leden betrekken bij de commissie door in te gaan op fotoverzoeken



3. Een fotowedstrijd organiseren



4. Gelijke taakverdeling en betrokkenheid binnen de commissie 5. Foto’s op Mediawana vóór het eerste weekend na de activiteit

 

6. Gebruik van professionele camera’s 7. Het organiseren van drie activiteiten

 

Reflexiviteit 

8. Evalueren binnen de commissie



9. Herkenbaarheid van de commissie



10. Uitvoeren van het fotobeleid

Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

59

BETROKKENHEID 1. We hebben op elke activiteit veel foto’s gemaakt en deze altijd online gepubliceerd, zodat de leden ze konden bekijken. 2. Fotoverzoeken worden altijd beantwoord. 3. We hebben een fotowedstrijd georganiseerd, maar hier hebben vooral de voorzitter en Sabrina Otterloo van het instituut CA/OS aan gewerkt. De commissie kon hier niet echt bij betrokken worden, behalve Eliza die de poster heeft gemaakt en Anne die het promotiestukje heeft geschreven. 4. De taakverdeling is niet altijd even gelijk, sommige mensen kunnen vaker foto’s maken en sommige mensen zijn handiger met Photoshop en dergelijke. Daarnaast zijn er gewoon niet altijd genoeg taken om te verdelen onder iedereen. 5. Foto’s staan altijd snel op Mediawana, behalve de foto’s van het gala. Dit kwam doordat WeTransfer niet werkte en ik niet alle foto’s op tijd binnen had om ze online te kunnen zetten. Daarnaast waren ze heel donker, waardoor ze nog bewerkt moesten worden. 6. We gebruiken altijd de professionele camera’s van commissieleden Marga en Eliza. Het zou wel handiger zijn om een commissiecamera te hebben die altijd in het hok ligt en dit is dan ook het plan voor volgend jaar. 7. We hadden drie activiteiten gepland, maar deze hoeveelheid gaat ons niet meer lukken. De Photoshopworkshop gaat niet meer lukken omdat we geen reactie krijgen van ons contactpersoon. Daarnaast is de fotowedstrijd niet echt een commissie-activiteit. Wel willen we nog een kleine excursie naar een fototentoonstelling organiseren, of een workshop waarbij we daadwerkelijk iets over fotografie kunnen leren. REFLEXIVITEIT 8. We hebben geëvalueerd op het afgelopen half jaar door middel van een formulier. Ook hebben we tijdens een vergadering doorgesproken hoe de commissie beter zou kunnen functioneren. Hieruit is gekomen dat het leuk is om voor de commissie zelf echt activiteiten te organiseren die je meer leren op het gebied van foto’s en waar andere leden zich ook bij mogen aansluiten. Ook is bedacht om bijvoorbeeld een Facebookgroep te maken, zodat foto’s directer te zien zijn en meer zullen leven onder de mensen. Hierin kunnen leden dan ook getagd worden en zal hierdoor niet de Facebookgroep van Itiwana belast worden. Mediawana zal hierin worden gepromoot, zodat leden foto’s op kunnen slaan van goede kwaliteit. 9. De commissie is niet echt herkenbaar door een t-shirt of iets dergelijks, maar wel doordat ze een camera om hebben tijdens activiteiten. 10. Elke keer als we de link naar de foto’s publiceren op Facebook, zetten we er een bericht bij dat er een mail gestuurd kan worden naar

60

[email protected] als iemand graag wil dat er een foto van het internet af wordt gehaald.

61

ICA-COMMISSIE

Functieverdeling Educatiecommissie Redactieleden

Functie

Laura Bakker

Hoofdredacteur/Lay-outredacteur

Maarten Teunisse

Redacteur/Secretaris

Anneroos Dijkstra

Redacteur/Lay-outredacteur

Marga Witteman

Redacteur/Lay-outredacteur

Eelke van Woensel Kooy

Redacteur/Eindredacteur

Sarah Barten

Redacteur/Promotielid/Lay-outredacteur

BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Betrokkenheid 1. Betrokkenheid in commissie



2. Buiten commissiegerelateerde afspraken ook bij elkaar komen



3. Kenbaar maken wanneer leden voor de ICA schrijven



4. Inhoud van de ICA op niveau



5. Rekening houden met thema’s van afgelopen jaren



6. Heldere communicatie met alle betrokkenen binnen het werkproces 7. Goede promotie van de ICA

 

8. Toestemming vragen voor het gebruik van foto’s



9. Lay-outredactie inwerken



Reflexiviteit 10. Promotieberichten plaatsen voor zichtbaarheid werkproces ICA



11. Input van leden vragen



12. Tips en ideeën ontvangen van leden



13. Toevoegen agendapunt ‘reflectie’



14. Goede communicatie tussen commissie en bestuur



15. Aparte evaluatievergadering na publicatie ICA



16. Open staan voor kritiek van leden



17. Redigatieschema aanmaken



62

Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

BETROKKENHEID 1. De werkdruk was aan het begin van het termijn minder gelijk verdeeld. Het bleek niet haalbaar te zijn om één persoon de lay-outredactie te laten doen. Aan de andere kant hadden andere commissieleden minder werk. Dit hebben we opgelost met z’n vieren (Anneroos, Marga, Sarah en ik) de taken van de lay-outredactie te verdelen en dit is voor herhaling vatbaar. 2. We eten ongeveer om de maand samen en we zien elkaar ook geregeld op Itiwana-activiteiten. Dit is altijd erg gezellig! 3. In de promotie-aankondiging van het ICA-nummer over gezondheid hebben we vermeld dat Jojanneke Drogt, derdejaars CA/OS, een artikel over haar minor had geschreven. Julia Reijers, vierdejaars CA/OS, had mij geholpen bij de analyse van de enquêteresultaten. Zowel Jojanneke als Julia staan ook in het colofon vermeld van de ICA. 4. Na het kiezen van een thema stellen we gezamenlijk een lijst met interessante subthema’s op en van daaruit zoeken we antropologische auteurs die zich op wetenschappelijk vlak hier mee bezig houden. Zo waarborgen we de variatie in onderwerpen en auteurs. Nadat de artikelen binnenkomen, redigeren we de artikelen zorgvuldig en kritisch. We sturen deze artikelen terug naar de auteurs, die de artikelen vervolgens zelf verbeteren. We hopen daarmee het niveau en de leesbaarheid van de artikelen te verhogen. 5. Voordat we een thema uitkiezen stellen we een lijst met potentiële thema’s op. Daarna onderzoek ik of de thema’s lijken op eerder gekozen thema’s. Dit blijkt soms nog lastig, omdat de ICA’s van meer dan twee jaar geleden niet in het internet-archief zitten. Zo was er blijkbaar een thema ‘leven en dood’ waarmee het thema van afgelopen ICA, gezondheid, enigszins mee samenhing. Toen ik de artikelen van beide ICA’s vergeleek, zag ik gelukkig meer verschillen dan overeenkomsten. 6. Na het kiezen van een thema schrijven de commissieleden auteurs aan. Wanneer een auteur toezegt, is het commissielid in kwestie voor de rest van het werkproces verantwoordelijk voor het contact met de betreffende auteur. Dit gaat goed. 7. We hebben via de Itiwana-Facebookpagina een enquête over drank- en drugsgebruik verspreid. Dit heeft hopelijk tot meer bekendheid van de ICA 63

onder Itiwana-leden geleid. Ook hebben we een aankondiging gedaan van een interview met Lea Bouwmeester en aangegeven dat leden vragen kunnen insturen. Hier hebben we echter geen reactie op gekregen. Tevens brengen we bij elk nummer een aankondiging uit waarin we de leden erop wijzen dat ze binnenkort de ICA in de bus krijgen. Ik denk echter dat de ICA meer promotie behoeft aangezien ik vaak vragen krijg wat de ICA nou precies is. Dit is een goed punt om mee te nemen in het komende halfjaar. 8. De auteurs leveren vaak zelf, dus met toestemming, afbeeldingen aan bij hun artikelen. Wanneer een auteur weinig tot geen afbeeldingen aanlevert, zoeken we zelf afbeeldingen op via Flickr. 9. De lay-outredacteur was aanwezig bij de InDesign- en Photoshopcursus en daarna heb ik een aantal keer persoonlijk afgesproken om het lay-outproces verder uit te leggen. Het bleek echter niet haalbaar om de lay-out binnen de deadlines alleen te maken. We hebben nu afgesproken dat we de taken van de lay-outredactie verdelen onder ons vieren (Anneroos, Marga, Sarah en ik). REFLEXIVITEIT 10. Wanneer we een artikel hebben dat om input vraagt van leden, stellen we een berichtje op voor in de Itiweek en de Facebook. Zo proberen we zichtbaar te zijn voor de leden. Sommige Itiwana-leden zijn echter nog steeds onbekend met de ICA. We weten dus nog niet zeker hoe effectief deze aanpak is. 11. Door berichten te plaatsen over het thema van de ICA en de artikelen die er in komen, zoals de enquête en het interview, hopen we dat leden meedenken en ook zelf met input komen. In het afgelopen nummer schreef Jojanneke over haar minor en de relatie met antropologie. We krijgen dus hele leuke input van leden. 12. Tot op heden hebben wij nog geen tips of ideeën ontvangen. Een reden hiervoor zou kunnen zijn dat we niet heel actief om tips of ideeën hebben gevraagd. Dit is wellicht een verbeterpunt voor komend halfjaar. 13. Het agendapunt ‘reflectie’ is aan de vergaderingen toegevoegd. De ervaring leert dat dit punt niet snel gebruikt wordt. Als er een probleem is, wordt dit voor de vergadering al aangegeven via Whatsapp of Facebook. 14. Het contact tussen het bestuur en de ICA-commissie verloopt via mij en dit gaat prima. Ik hou mijn bestuursgenoten in grote lijnen op de hoogte hoe het in de commissie gaat en hoe het werkproces verloopt. Wanneer de commissie een probleem heeft, kan ik mijn bestuursgenoten raadplegen. 15. We hebben geen aparte evaluatievergadering ingepland, maar dit na een ‘gewone’ vergadering gepland in verband met een tekort aan tijd. De evaluatievergadering verliep goed, maar duurde niet lang. Ik heb de verbeterpunten opgeschreven en vermeld deze in het draaiboek van de ICAcommissie.

64

16. Wij hebben nog geen kritiekpunten ontvangen van leden. We hebben de leden echter ook niet actief gewezen op de mogelijkheid tot het geven van kritiekpunten. Dit is wellicht een verbeterpunt voor komend halfjaar. 17. Het redigatiesysteem werkt goed aangezien artikelen door drie verschillende commissieleden worden nagekeken. Dit verhoogt de kwaliteit van de artikelen aanzienlijk. Afgelopen ICA-nummer waren de deadlines voor het redigeren enigszins onduidelijk, dus dat zal ik in het volgende werkproces beter te doen. OVERZICHT – resultaten ICA gezondheid Datum Oplage Pagina’s Bijzonderheden

April 2015 350 28 Door veldwerk verliep de communicatie tijdens de maand januari gebrekkig. Hierdoor liepen we meer vertraging op dan nodig. Ook bleek de lay-out meer werk te zijn dan verwacht, waardoor Marga, Sarah en Laura onverwachts moesten bijspringen. Daarnaast hebben we twee weken op een proefdruk moeten wachten. Dit alles heeft gezorgd voor twee maanden vertraging. Hierdoor kwamen de ICA en het Bulletin min of meer tegelijkertijd in de bus van de leden. Dit is jammer, maar we hebben met z’n allen wel een mooi blaadje afgeleverd! In het vervolg zullen we met z’n vieren (Anneroos, Marga, Sarah en Laura) de lay-outredactie verzorgen.

OVERZICHT – planning resultaten ICA thuis Datum verwacht Oplage verwacht Pagina’s verwacht Bijzonderheden

September 2015 350 28 N.v.t.

65

MENTORAAT

Functieverdeling Mentoraat Commissieleden

Functie

Jente Harmsen

Voorzitter

Maaike van Dijk

Secretaris

Julie Karremans

Penningmeester

Ruby van ‘t Hof

Promotie

Thomas Pels

Extern

OVERZICHT – activiteiten ‘Docentenavond’ Datum

28 oktober 2014

Tijdstip

18.30 uur

Locatie

De Pelibar, Pelikaanhof 52

Aantal bezoekers

Aantal bezoekers: 10 personen (exclusief het bestuur en het mentoraat) Sabine Luning, Thijs Jan van Schie, Jan van der Ploeg

Docenten Verslag

De drie uitgenodigde docenten - Sabine Luning, Thijs Jan van Schie en Jan van der Ploeg - hadden allemaal een ervaring uit hun onderzoek/veldwerk voorbereid die zij de studenten zouden vertellen. Eén aspect of onderdeel van het verhaal zou echter niet waar zijn en het was aan de studenten om er door middel van het stellen van vragen erachter te komen wat dat was. Ondanks dat de opkomst niet groot was, was het was een gezellige avond met een hoop gekke verhalen.

‘Ouderavond’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Docenten

5 maart 2015 19.30 uur FSW, 1A20 76 personen (exclusief het bestuur en het mentoraat) Thijs Jan van Schie, Nienke van der Heide, Kim van Drie en Tessa Minter 66

Verslag

De avond bestond uit een korte introductie van het mentoraat, gevolgd door 4 minicolleges van een kwartier van 4 verschillende docenten. Deze docenten waren Thijs Jan van Schie, Nienke van der Heide, Kim van Drie en Tessa Minter. Elk minicollege stond in het teken van één van de vakken uit het eerste jaar (O&O, C&V/C&G en Sociale Theorieën) en de werkgroepen. Het was een geslaagde avond zonder onverwachte tegenvallen en de reacties waren alleen maar positief, van zowel de docenten als de ouders. De laatste gasten gingen rond 21.30 uur naar huis.

Paasbrunch Datum - verwacht

7 april

Tijdstip – verwacht

13.15

Locatie – verwacht

FSW

Aantal bezoekers –

N.v.t.

verwacht

OVERZICHT – Planning activiteiten ELCID-Faculteitenblok Datum - verwacht

12 augustus

Tijdstip – verwacht

10.00u-13.00u

Locatie – verwacht

FSW

Aantal bezoekers –

N.v.t.

verwacht Gastspreker(s)/spr

N.v.t.

eekster(s)

Introductiedag Datum - verwacht

31 augustus 2015

Tijdstip – verwacht

N.v.t.

Locatie – verwacht

N.v.t.

67

Aantal bezoekers –

N.v.t.

verwacht Gastspreker(s)/spr

Nina Osterhaus-Simic

eekster(s)

Eerstejaarsweekend Datum - verwacht

11 t/m 13 september 2015

Tijdstip – verwacht

Vrijdagmiddag - Zondagmiddag

Locatie – verwacht

N.v.t.

Aantal bezoekers –

+/- 60

verwacht Gastspreker(s)/spr

N.v.t.

eekster(s)

68

REISCOMMISSIE

Functieverdeling Reiscommissie Commissieleden

Functie

Kaily van den Berkmortel

Voorzitter

Jemma Middleton

Secretaris

Anna van Delft

Penningmeester

Eslin Cohen Stuart

Promotie

Maria Ousukainen

Extern

BELEIDSPLAN, STATUS HALFJAARLIJKSE ALV Betrokkenheid 1. Betrokkenheid naar de leden toe



2. Betrokkenheid per functie



3. Betrokkenheid ten opzichte van de docenten



4. Betrokkenheid ten opzichte van het instituut CA/OS



5. Betrokkenheid binnen de commissie



6. Betrokkenheid ten opzichte van het bestuur



Reflexiviteit 7. Evalueren van elke activiteit



8. Evalueren over de samenwerking en communicatie binnen de commissie



9. Commissieleden stimuleren om naar de ALV’s te komen



10. Elke dag evalueren op de reis zelf



11. Open staan voor verbeterpunten van leden



Voldaan Nog niet voldaan Nog mee bezig Niet in beleidsplan

   

69

BETROKKENHEID 1. We hebben tot nu toe geprobeerd om alle informatie naar de leden toe zo snel en duidelijk mogelijk over te brengen. Op de reis zelf stellen we twee verantwoordelijken per dag aan, zodat het duidelijk is bij wie de leden terecht kunnen. 2. Iedereen heeft tot nu toe zijn eigen taken die bij de desbetreffende functie horen uitgevoerd. Wel is de taakverdeling af en toe niet helemaal evenredig verdeeld. In het begin was dit meer het geval, maar nu gaat het al beter. We proberen elkaar wel zo goed mogelijk te helpen. 3. We hebben niet alle docenten gemaild met informatie over de bestemming van de reis. De reden hiervoor is dat we al uitgebreid contact hadden met Zane Kripe, PhD-kandidaat bij het instituut CA/OS. Zij heeft gedeeltelijk samen met ons het reisprogramma gemaakt. 4. De jaarlijkse bijdrage van het departement is in overleg met de penningmeester vastgesteld. Dit bedrag is €350,- euro, wat €150,- minder is dan gebruikelijk. 5. De betrokkenheid binnen de commissie verloopt goed. We hebben een Facebookgroep en WhatsAppgroep aangemaakt. Ook maken we allemaal gebruik van het e-mailaccount [email protected]. We hebben al meerdere keren buiten commissiewerk om afgesproken en we eten minimaal een keer in de maand samen. 6. De voorzitter heeft contact met het bestuur onderhouden. Zo is het bestuur ervan op de hoogte gesteld dat de bijdrage van het LUF dit jaar €1200,bedraagt en dat de reiscommissie krap zit qua financiën. REFLEXIVITEIT 7. Na elke activiteit bespreken wij kort hoe dit gegaan is. Ook is het vooropgestelde formulier samen ingevuld. 8. We hebben een evaluatiemoment gehad waar de communicatie en samenwerking tussen de commissieleden zelf besproken is. Hier kwam naar voren dat de communicatie goed verloopt, maar dat er af en toe meer aan de taakverdeling gedacht moet worden. Hier wordt aan gewerkt. 9. De voorzitter heeft de overige commissieleden verzocht om naar de ALV te komen. Niet alle commissieleden zijn echter ook daadwerkelijk aanwezig geweest op de beleids-ALV. 10. Op de reis zelf zullen we aan het eind van elke dag ook samenkomen om te evalueren hoe de dag verliep. 11. Tot nu toe hebben wij bij de voorbereiding van de reis open gestaan voor verbeterpunten van leden. Zo hebben we bijvoorbeeld op het advies van een lid niet alleen een Facebookberichtje geplaatst over een activiteit, maar ook een mail naar alle reizigers gestuurd.

70

OVERZICHT – activiteiten ‘Bekendmaking Bestemming Reis’ Datum 13 november 2014 Tijdstip 17.30-19.30 Locatie Café de Keyzer Aantal bezoekers 50 Verslag Ook dit jaar ging de reisbekendmaking samen met een acticom-activiteit. De acticom regelde de locatie en spullen. De reiscom had voor de aanwezigen gekookt. Nadat iedereen klaar was met eten werd de locatie van de studiereis, aan de hand van een door de reiscom gemaakt filmpje, van 2015 bekendgemaakt. Dit studiejaar wordt de locatie Letland en Litouwen. De avond was erg druk bezocht en veel studenten waren enthousiast over de locatie.

‘Reisinschrijving’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag

9 december 2014 9.00-10.00 Het Hok 36 De Itiwana-leden stonden alweer uren in de kou te wachten om zich in te schrijven. Uiteindelijk hebben 14 eerstejaars, 7 tweedejaars en 5 derdejaars zich ingeschreven. Achteraf hebben nog verschillende leden zich aangemeld, zodat we nu op een totaal van 40 reizigers zitten. Voor de volgende keer kan de poster eerder gepubliceerd worden voor reclame en moeten de inschrijflijst, het aanmeldingsformulier, het bonnenboekje en het kistje sowieso aanwezig zijn. Daarbij moet er iemand zijn die het formulier bij de kopietjes van het paspoort en het ID voegt. Bestuursleden moeten ook op tijd zijn zodat de inschrijving afgerond kan worden en het geld kan worden gestort. Het was verder erg gezellig en leuk om de reizigers te zien. Ook was er thee, warme chocomel en ontbijtkoek met boter en hagelslag.

71

‘Eerste informatieavond’ Datum 17 februari 2015 Tijdstip 19:30 – 21:30 Locatie Café de Keyzer Aantal bezoekers 30 Verslag Op de eerste informatieavond hebben wij 3 gastsprekers uitgenodigd. Zane Kripe, PhD-kandidaat bij het instituut CAOS, uit Letland en 2 internationale studenten uit Litouwen. Op een informele manier hebben zij ons informatie verschaft over de twee landen. Tevens was er een tweede betaalmoment op de avond en hebben de reizigers een vragenlijst ingevuld voor het smoelenboek. Tot slot zijn er ook nog foto’s gemaakt voor het smoelenboek. ‘Tweede informatieavond’ Datum 2 april 2015 Tijdstip 19:00 – 21:30 Locatie FSW Aantal bezoekers 35 Verslag Op de tweede informatieavond hebben wij een gastspreker van de Baltische vereniging uitgenodigd. Hij heeft ons meer verteld over de geschiedenis en de verscheidenheid aan volken in Letland & Litouwen, maar ook over de hedendaagse problematiek. Tevens hebben wij op deze avond de praktische informatie gegeven over vliegtijden, inentingen en andere voorbereidingen. Verder is de derde aanbetaling voltooid, zijn de deelnemers op de foto gegaan en hebben ze een vrijwaringsformulier ingevuld. Tot slot hebben we nog een kennismakingsspel in groepjes gedaan.

OVERZICHT – planning activiteiten

72

Studiereis Letland & Litouwen Datum 9-17 mei 2015 Tijdstip N.V.T. Locatie Letland & Litouwen Aantal bezoekers 40 Verslag N.v.t.

Reünie studiereis Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag

3 juni 2015 Nader te bepalen Nader te bepalen N.v.t. Het terugkijken op een geweldige studiereis, herinneringen ophalen, foto’s en hopelijk een filmpje kijken van de reis.

73

SURVIVALCOMMISSIE

Functieverdeling Survivalcommissie Commissieleden

Functie

Janita Sanderse

Voorzitter/ penningmeester

Doortje Swaters

Secretaris

Maarten Teunisse

Penningmeester

Lorelie Tummers

Promotie

OVERZICHT – planning activiteiten Survivalweekend Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag

15-17 juni 2015 N.v.t. België N.v.t. Weekend waarin een groep Itiwaniërs gaan kamperen op een veld in de bossen van België. Dit jaar zal eveneens het weekend actiever zijn dan voorgaande jaren.

De survivalcommissie wordt niet aan de hand van de punten uit het beleidsplan toegelicht aangezien de voorbereidingen van dit weekend onlangs pas zijn begonnen en er vrij weinig te vertellen is.

74

LaSSA

Functieverdeling LaSSA Commissieleden

Functie

Anouk Vermeer

Voorzitter (Umoja)

Aukje Postma

Secretaris (Itiwana)

Vincent Walstra

Penningmeester (Djembé)

Loes Ansems

Promotielid (Kwakiutl)

Ilse Dieben

Algemeen lid (EOS)

Diede Heinsius

Algemeen lid (EOS)

Rianne de Vries

Algemeen lid (Kwakiutl)

Matthias Schmal

Algemeen lid (Djembé)

Amber Mulder

Algemeen lid (Umoja)

Tessa Kremer

Algemeen lid (Kwakiutl)

OVERZICHT – activiteiten LaSSA-Pubquizzzz Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Verslag

24 november 2014 21:00 – 24:00 Aperitivo – Utrecht +-60 De Pubquizzz was succesvol! De pubquiz werd gehouden in Utrecht omdat dit voor alle vijf de verenigingen het meest bereikbaar was. De pubquiz begon om 21:00 – dit was een beetje laat aangezien heel veel verenigingen direct na de quiz weer naar huis gingen omdat ze de laatste trein wilde halen. De pubquiz was opgedeeld in vijf ronden, elke vereniging had zijn eigen ronde in elkaar gezet. Samen met Aukje hadden wij de muziekronde verzorgd. De ronde met raadsels van EOS was het minst succesvol, bleek uit de evaluatie. Djembé had een geschiedenisronde, Kwakiutl een antropologenronde en Umoja de random weetjesronde. De algehele opkomst was groter dan verwacht. Uit Leiden was het gehele bestuur mee. Aukje was er als LaSSA-bestuur. Daarnaast waren er één tweedejaars mee en waren er drie eerstejaars. Het aantal leden vanuit Leiden lag dus vrij laag.

75

LaSSA congres ‘A long walk to Peace’ Datum 13 februari 2015 Tijdstip 10:30 – 17:00 Locatie Wijkcentrum Burghardt – Nijmegen Aantal bezoekers 65 Verslag Het jaarlijkse LaSSA-congres stond dit jaar in het thema van oorlogen& conflicten. De titel van het congres was dan ook ‘A long Walk to Peace’. Omdat we er dit jaar met de LaSSA voor hebben gekozen om elke activiteit in een andere stad te organiseren, werd het congres georganiseerd in Nijmegen. De locatie was leuk, alleen was de zaal erg groot. We hadden een gevarieerd programma aan sprekers (Bert Bomert, Royan van Velse, Tom Daams, Sophie Poldermans en Wil Pansters) – dit zorgde voor veel interessante verhalen. De sprekers hadden allemaal een uur spreektijd, waardoor aan het einde van de dag iedereen moe was. De opkomst was goed! Er waren 65 studenten gekomen, waarvan 15 uit Leiden. De lunch tijdens het congres was lekker, we hadden 300 gratis broodjes gekregen omdat we werden gesponsord door de Albert Heijn. Tijdens de lunch stonden er twee standjes van de organisaties Pax en War Child. Antropoloopbaan Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Invulling

16 maart 2015 16:30 – 19:30 Common Room – UvA 45 De antropoloopbaan had een opkomst van 45 mensen. Er waren dit jaar 10 antropologen uit Leiden gekomen. Vanuit de LaSSA waren we wat laat begonnen met organiseren. Dit heeft ervoor gezorgd dat we uiteindelijk drie sprekers hadden die op het moment docent waren aan de UvA of de VU. Één vrouw kwam spreken over een nieuwe, meer etnografische, antropologiemaster in Amsterdam. De twee andere sprekers vertelden over hun baan voordat ze antropologiedocent werden. Uiteindelijk was het een gevarieerde avond. Voor 3 euro kon je deelnemen aan het avondeten. Daarnaast kon iedereen gedurende het avondeten hun CV laten checken en dit werd ook door veel mensen gedaan. De Common Room van de UvA was een leuke locatie. Doordat

76

we geen geld kwijt waren aan locatie, konden we iedereen een gratis drankje aanbieden. OVERZICHT – planning activiteiten Interuniv LaSSA debat Datum 30 april 2015 Tijdstip 19.30-22.30 Locatie Bovenzaal Einstein Aantal bezoekers - 60 verwacht Invulling 5 verenigingen die strijden om de troffee van het LaSSA-debat! De avond is in samenwerking met het WDO, die leuke stellingen zal verzorgen. LaSSA Liftweeked Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers verwacht Invulling

5 t/m 7 juni 2015 N.v.t. N.v.t. 70 Liftweekend!

77

OVERIG

Dit jaar is er ook een aantal activiteiten georganiseerd door het bestuur, die hieronder weergegeven zijn. Themaborrel ‘Oktoberfest’ Datum 22 oktober 2014 Tijdstip 21.00-23.30 uur Locatie Leiden, Odessa Aantal bezoekers Ongeveer 20 Invulling Een gezellige themaborrel, waar men verkleed een dansje kon wagen. Vele vlechtjes, geruite bloesjes en lederhozen versierden onze leden en het bier stroomde rijkelijk. ‘Thee-uurtje 1’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Invulling

‘Thee-uurtje 2’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Invulling

25 november 2014 13:00 – 14:00 uur Het hok Ongeveer 15 De thee-uurtjes zijn in het leven geroepen om enerzijds de afstand tussen het bestuur en de leden te overbruggen en anderzijds om leden op laagdrempelige wijze de ruimte te geven om hun meningen en tips kenbaar te maken bij ons. Verder zorgden wij voor thee en lekkers. Om al vast in sinterklaassferen te komen waren er veel pepernoten als versnapering.

24 februari 2015 14:00 – 16:00 uur Het Hok Ongeveer 15 Om alle leden weer bij elkaar te brengen nadat ze in januari alle kanten op zijn gegaan is er een thee uurtje georganiseerd. Thee, koffie en hapjes in overvloed maakten het tot een geslaagde hereniging. Ook hadden leden weer de mogelijkheid om hun meningen en tips kenbaar te maken bij ons.

78

79

GEPLAND ‘Bieruurtje’ Datum Tijdstip Locatie Aantal bezoekers Invulling

28 april 2015 14:00 – 16:00 uur Het Hok ? Hetzelfde concept als het thee-uurtje alleen dan met bier.

80

EVALUATIE COMMISSIES

De commissies hebben aan de hand van evaluatievergaderingen en evaluatieformulieren het afgelopen half jaar doorgesproken. Hieronder een korte samenvatting van wat goed en wat minder goed ging en tips voor komend half jaar en wat daarop volgt. EVALUATIE AA-COMMISSIE De commissie wordt als gezellig ervaren. De sfeer in de vergaderingen is goed en gestructureerd. Het grootste punt waar we tegenaan lopen is dat het vinden van sponsoren moeilijker is dan gedacht. Een afwijzing van een bedrijf komt toch demotiverend over. De verdelingen worden over het algemeen wel als evenredig beschouwd. Wel hebben sommigen het gevoel dat Tessa het meeste werk doet. EVALUATIE ACTICOM Met de acticom heb ik middels een formulier geëvalueerd. Ik zal onder andere de resultaten hiervan bespreken, maar ook kritiek en verbeterpunten die ik afgelopen half jaar van mijn commissie heb gehoord. Uit evaluaties over de vergaderingen blijkt het merendeel deze chaotisch te vinden; er wordt veel door elkaar heen gepraat en er wordt niet gauw een knoop doorgehakt. Hierbij was het advies naar de voorzitter toe om over het laatste meer verantwoordelijkheid te nemen en was het een vraag naar de groep zelf om elkaar uit te laten praten en naar elkaar te luisteren. Daarnaast werd uit de evaluaties duidelijk dat communicatie over WhatsApp chaotisch en onoverzichtelijk is en dat Facebook hierbij beter werkt. Ook kwam naar voren dat de taakverdeling wel aardig eerlijk is, maar dat dit ook verschilt per activiteit. Ook hebben sommige commissieleden een iets hogere inzet dan de rest. Verder was iedereen over het algemeen tevreden en werd er genoemd dat de sfeer de laatste periode ook is verbeterd. Uit algemene gesprekken met de commissie zijn dit jaar ook een aantal verbeterpunten naar voren gekomen. Zo vindt de gehele commissie dat er teveel activiteiten zijn die georganiseerd moeten worden, wat zowel voor de leden als voor de commissie soms niet fijn kan zijn. Ook vinden zij dat er soms meer taken uitbesteed mogen worden. EVALUATIE BULLETIN Vergaderingen De vergaderingen verlopen soepel, gezellig en gestructureerd; de voorzitter is voorbereid en leidt de vergaderingen goed, de secretaris schrijft alles uitgebreid en

81

nauwkeurig op zodat alle besproken zaken goed na te lezen zijn. Iedereen kan aan het woord komen tijdens de vergadering. Commissiewerk De taakverdeling binnen de commissie wordt als min of meer gelijk beschouwd. Op sommige momenten wordt deze taakverdeling als uit verhouding beschreven. We moeten komend half jaar dus een manier vinden om de taakverdeling te allen tijden evenredig te maken. De werkdruk wordt omschreven als hoger dan verwacht (vooral in de eindfase), maar wel leuk en leerzaam. De communicatie buiten de vergaderingen om lijkt wisselvallig te worden ontvangen. De één vindt het prima, de ander vindt dat hier nog aan gewerkt kan worden. Vooral het contact via Whatsapp moet intensiever. Ook de tijden van vergaderingen moeten duidelijker gecommuniceerd worden. Tips voor het verdere verloop van het jaar zijn betere communicatie, vaker gezellig met elkaar eten en meteen beginnen met redigeren wanneer de artikelen binnen komen. Werkproces Bulletin De rubrieken worden divers, toegankelijk, persoonlijk en interessant gevonden. De variatie aan auteurs en artikelen is over het algemeen goed. De schrijfstijl van de auteurs is heel verschillend; de één heeft veel verbetering nodig, de ander is zo goed als drukklaar. Het redigeren van artikelen is dus zeker van belang. Het contact met de auteurs verloopt over het algemeen goed, op wat gevallen na. Vooral het contact met docenten wordt als moeizaam ervaren. De commissiegenoten dragen vooral leuke tips en ideeën voor de volgende Bulletins aan, zoals interviews met antropologiestudenten die actief zijn bij (studenten)verenigingen tegenover antropologiestudenten die ‘alleen’ studeren, een reistipspagina, kookrubriek met drie smaken (smoothie, cocktail en snack), briefwisseling tussen studenten en een reis om de wereld met antropologiestudenten die zich op 7 verschillende continenten bevinden. Oftewel, genoeg inspiratie om de volgende twee Bulletins te vullen! Eindredactie Het redigeren verliep volgens de meeste commissiegenoten goed en iedereen hield zich over het algemeen aan de deadlines, maar er is ruimte voor verbetering. Ook moeten de commissiegenoten de instructies van de eindredacteur goed opvolgen, zodat het proces nog soepeler loopt. De eindredacteur geeft aan dat de eindredactie zwaar kan zijn omdat je opeens veel werk hebt. In het eindresultaat hebben we weinig fouten kunnen ontdekken. Lay-outredactie De lay-out wordt door iedereen heel positief ontvangen, alhoewel het werken met InDesign soms nogal wat gedoe kan opleveren. Het eerste verbeterpunt is het

82

werken met één versie van InDesign zodat het bestand altijd toegankelijk is (de FSW heeft een verouderde versie van InDesign die bestanden van het nieuwe type niet kan openen). Het tweede verbeterpunt is het halen van de deadlines, zodat zowel de eindredactie als de lay-outredactie eerder kunnen beginnen en de eindfase minder stressvol verloopt. EVALUATIE EDUCOM De reacties op het afgelopen half jaar waren veruit positief. De volgende punten kwamen naar voren uit de evaluatieformulieren:   

Een commissielid wil meer verantwoordelijkheid bij de algemene activiteiten (oftewel de niet-symposiumactiviteiten). Het is jammer dat er geen tweedejaars is vertegenwoordigd in de commissie. De penningmeester heeft slecht zicht op de inkomsten en uitgaven van de commissie en heeft verzocht om alle financiën-gerelateerde kwesties direct door te spelen. Er zijn afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat dit beter verloopt.

EVALUATIE FOTOCOM Met de fotocom heb ik via een evaluatieformulier geëvalueerd en hebben wij een evaluatievergadering gehouden. Uit het formulier bleek dat de commissieleden de taakverdeling eerlijk vonden en de communicatie duidelijk en overzichtelijk. Wel is er niet compleet aan de verwachtingen van de commissieleden voldaan. Ze hadden graag meer willen leren over fotografie en meer activiteiten voor de commissie zelf verwacht. Daarom hebben we nu ook een uitstapje naar een fototentoonstelling op de planning staan. Uit de evaluatievergadering bleek dat de fotocom de commissie wel degelijk van toegevoegde waarde vindt, ook al is er niet altijd veel te doen. Zo vinden ze het belangrijk dat er een dergelijke commissie is op feestjes waarbij een fotohoek nodig is, omdat de acticom dan te druk is om dit te organiseren. Ook vinden ze het fijn dat er veel mensen in de commissie zitten (6), zodat er altijd wel iemand aanwezig kan zijn op een activiteit om foto’s te maken. Daarnaast denken ze dat er onder antropologiestudenten veel interesse is voor fotografie en daarom zou de commissie meer in dienst kunnen staan van leren over fotografie. Hierbij kunnen mensen die dus geïnteresseerd zijn in fotografie in de commissie komen en worden er vanuit de commissie uitstapjes georganiseerd om meer over fotografie te leren. Wat hier ook het voordeel van is, is dat de fotocommissie zich dan qua expertise op het gebied van fotografie meer kan onderscheiden van andere leden. Zo hebben zij ook meer het gevoel dat ze van toegevoegde waarde zijn. Tenslotte kwam de commissie met het idee om een besloten Facebookgroep op te richten, waarbij iedereen van Itiwana die geïnteresseerd is in de foto’s die de commissie maakt lid kan worden. Dan worden

83

alle gemaakte foto’s hierop gezet, in plaats van in het evenement, en kunnen leden elkaar ook taggen. Het fotobeleid zou dan wel worden aangehouden, omdat het een besloten groep is kan de foto namelijk nog verwijderd worden voordat hij over het gehele internet verspreid wordt. Ten slotte zal in deze groep ook Mediawana (Flickr) gepromoot worden, zodat foto’s ook nog in goede kwaliteit gedownload kunnen worden. Ook kunnen externen die aanwezig waren op activiteiten de foto’s nog bezichtigen op deze Mediawanapagina. Door een dergelijke Facebookgroep krijgt de fotocom ook meer vorm, onderscheidt het zich meer van andere commissies en wordt het zo meer een commissie met een zichtbaar doel, wat momenteel minder het geval is. EVALUATIE ICA Vergaderingen De vergaderingen verlopen rustig, goed, geordend en gericht; we bespreken wat er besproken dient te worden. Iedereen heeft de mogelijkheid om aan het woord te komen en zijn of haar mening te verkondigen. Wel mag de voorzitter (Laura) soms wat strenger optreden. Commissiewerk De taakverdeling binnen de commissie is evenredig en mocht het voorkomen dat een taak voor één commissielid te veel blijkt te zijn, springen de andere commissieleden bij. Het scheelt dat het redigeren en het maken van de lay-out nu door verschillende commissieleden wordt gedaan zodat de druk voor de eindverantwoordelijke afneemt. Het commissiewerk is minder zwaar dan verwacht, maar wordt wel als leerzaam ervaren. De lay-outredacteur vond haar functie wel zwaarder dan verwacht. De communicatie buiten de vergaderingen om verloopt soepel via Whatsapp en de Facebookgroep, met af en toe wat onduidelijkheden. Hier wordt aan gewerkt. Als tips voor het verdere verloop van het jaar geven de redactieleden aan dat een samenwerking met de Fotocom over het kiezen van een coverfoto leuk is. Ook kunnen de deadlines strakker aan worden gehouden zodat het tempo hoger wordt. De lay-outredactie moet in het vervolg door meerdere commissieleden worden uitgevoerd omdat het voor één persoon te veel blijkt te zijn. Werkproces ICA De commissieleden gaven aan dat ze de diversiteit en het niveau van de artikelen goed vinden. In de auteurs zat ook veel diversiteit, zowel in achtergronden als schrijfstijl. De kwaliteit van de schrijfstijl verschilt per auteur; sommige artikelen hebben we flink moeten verbeteren. Eindredactie De deadlines van het redigeren konden strakker gepland worden. Iedereen heeft wel

84

ongeveer evenveel artikelen geredigeerd en daardoor verliep de eindredactie ook sneller. De mate van verbeteringen aanbrengen hing af van het artikel maar er zou door de interne auteurs op de gehele linie meer gelet kunnen worden op spelling en grammatica. Lay-outredactie De lay-out heeft volgens de commissieleden een goede en verzorgde uitstraling. De lay-outredacteur vond het maken van de lay-out zwaarder dan verwacht, maar kreeg wel hulp van andere commissiegenoten nadat ze had aangegeven dat het te veel was voor één persoon. Hier moet beter over gecommuniceerd worden zodat commissiegenoten niet ineens hoeven bij te springen. In het vervolg moet niet één persoon, maar een drietal of zelfs viertal commissiegenoten zich hier mee bezighouden, met één hoofdverantwoordelijke. Dit is ook wat wij zullen aanhouden de rest van het jaar. EVALUATIE MENTORAAT Aan de hand van een evaluatieformulier dat in maart 2015 is verdeeld onder de Mentoraat-leden zijn er een aantal vragen gesteld over het functioneren van de commissie en mogelijke verbeterpunten. Daar zijn de volgende punten uitgekomen:     



De vergaderingen lopen over het algemeen goed en iedereen komt aan het woord. Er is een goede begroting gemaakt; tot nu zijn de kosten ruim binnen het budget gebleven. De taakverdeling verloopt soepel. Soms doet de ene persoon meer dan de andere, maar dit wordt uiteindelijk weer rechtgetrokken. De communicatie buiten vergaderingen om verloopt goed; het is ook nog eens erg gezellig! Het is lastig om docenten te regelen voor activiteiten. Zij zijn (logischerwijs) vaak druk met andere dingen. Daarnaast is het vaak lastig ze te bereiken want het is niet altijd duidelijk wanneer ze op onderzoek zijn, lesgeven op de FSW en de mogelijkheid hebben om te reageren op e-mails. Het commissiewerk is wat men ervan verwacht had. Het is erg gezellig en het verloopt erg soepel.

Het gaat tot op heden erg goed met het Mentoraat. De activiteiten zijn goed bezocht en de commissie functioneert goed. Wanneer er vragen zijn kan ik deze vrijwel direct beantwoorden zodat er zo snel mogelijk verder gewerkt kan worden aan een activiteit. Het evalueren na elke activiteit is niet nodig aangezien de activiteiten tot op heden vrij klein waren. Na een activiteit bespreken we meestal kort hoe het ging en wanneer er grotere punten zijn worden deze in de vergadering besproken. Ik

85

probeer hier één keer in de maand bij te zijn. Lukt dit niet dan zijn er voldoende kanalen om elkaar op de hoogte te houden zoals de Facebookpagina en Whatsapp. De locatie voor het EJW is dit jaar weer terug gegaan naar België, waar we meerdere jaren hebben gezeten. Er wordt gewerkt aan een lijst met opties voor komende jaren. EVALUATIE REISCOM Vergaderingen De vergaderingen verlopen over het algemeen prima. Soms gaat het te snel en kan de secretaris het niet bijhouden met notuleren. Als verbeterpunt is het belangrijk om goed op te letten wie op dat moment aan het praten is, deze persoon te laten uitpraten en mensen niet af te kappen. Commissiewerk Aan het begin was de taakverdeling binnen de commissie niet altijd evenredig. Sommigen deden meer dan anderen en de taakverdeling met betrekking tot het LUFverslag was niet altijd duidelijk. Nu gaat het op dit gebied al beter. Aan onze opvolgers raden we aan om bij het LUF-verslag een duidelijke taakverdeling te maken en je daar ook aan te houden. Zo hoeft er geen onnodige stress in januari te zijn. De communicatie buiten de vergaderingen om verloopt goed. Het is wel belangrijk om er rekening mee te houden dat één commissielid niet in de WhatsApp-groep zit. De commissieleden vinden het commissiewerk meer dan ze hadden verwacht, maar ze vinden het wel heel leuk om te doen. Zo benoemde een lid dat je in je hoofd heel erg bezig bent met wat je nog moet doen, maar merkt ze wel dat ze er veel van leert. Voor het verloop van het jaar is het belangrijk om van te voren veel dingen af te spreken. Het moet duidelijk zijn wat iedereen moet doen en iedereen moet elkaar ook op de hoogte houden van waar hij/zij mee bezig is. Op de reis zelf gaan we twee verantwoordelijken per dag aanwijzen en is er altijd één iemand extra die de penningmeester helpt met de financiën. Activiteiten Reisbekendmaking: Qua voorbereiding had de taakverdeling tussen de acticom en de reiscom duidelijker kunnen zijn. Zo werkte de geluidsinstallatie niet helemaal en duurde het even voor dat het filmpje opgestart kon worden. Mensen waren wel enthousiast en vonden het filmpje leuk. Als tip voor volgend jaar: Laat mensen zelf eten meenemen. We hadden heel veel werk gestoken in het maken van het eten en uiteindelijk hadden we ook te weinig. Inschrijving: De voorbereiding had beter gekund. Het is handig om een duidelijk lijstje

86

te maken van wat er moet gebeuren en wie daar verantwoordelijk voor is. Tijdens de inschrijving zelf hadden we wel het gevoel dat we alles onder controle hadden en waren we een ‘well-oiled machine’. Als verbeterpunt voor volgend jaar: Denk er aan om niet alleen de bonnetjes te schrijven maar ook uit te delen. Eerste informatieavond: Het regelen van de gastsprekers duurde langer dan we hadden verwacht. Tijdens de avond zelf was het af en toe rommelig met het uitdelen van formulieren en foto’s maken. Het is belangrijk dat er een duidelijke taakverdeling is. Dat de penningmeester bijvoorbeeld alleen met het geld bezig is en iemand anders de formulieren regelt. Ook is het belangrijk om duidelijk te maken aan de leden dat er een foto gemaakt moet worden. Als tip voor volgend jaar: verwerk in de eerste informatieavond ook praktische informatie, dat verwachten de mensen namelijk. De tweede informatieavond kun je dan informeler maken. Tweede informatieavond: De voorbereiding van deze avond verliep prima en van te voren was het duidelijk wie wat zou doen. We hadden formulieren met praktische informatie uitgedeeld, achteraf bleek dat we nog veel formulieren over hadden. Dit komt onder andere doordat niet alle 40 reizigers er waren. Tip voor volgend jaar: Neem een lijst mee van wat iedereen al ingeleverd heeft en controleer extra op deze laatste informatieavond of je alles ontvangen hebt. EVALUATIE BOEKENACTIE FEBRUARI (ASSESSOR ONDERWIJS) Op de eerste dag verliep de verkoop erg goed. Op de tweede en derde verkoopdag was de opkomst lager. Ondanks dat er geen webwinkel was verliep het administratief allemaal erg soepel. Dit kwam omdat ik een kassa-applicatie heb geschreven die automatisch digitale bonnen maakt en de bedragen uitrekent. De samenwerking en communicatie met de rest van het bestuur verliep goed waardoor er geen noemenswaardige problemen ontstonden. De boekenverkoop heeft zo’n €500,- voor Itiwana opgeleverd.

87

HALFJAARLIJKS FINANCIEEL VERSLAG HALFJAARLIJKS FINANCIEEL VERSLAG 2014/2015

Saldo ING per 29-09-2014

€ 380,98

Saldo ING spaarrekening

€ 0,00

Sa l do ING per 21-4-2015

€ 693,92

Sa l do ING s pa a rrekeni ng per 21-4-2015

€ 608,98

Saldo kas per 29-09-2014

€ 689,48

Sa l do ka s per 21-4-2015

€ 396,80

Saldo ASN per 29-09-2014

€ 3.828,33

Sa l do ASN per 21-4-2015

€ 2.135,62

Start saldo bestuur 2014/2015

€ 4.898,79

Huidig saldo bestuur 2013/2014

INKOMSTEN

Begroot

Gerealiseerd

Leden 1. Contributie 2. LUF

4. Boeken 5. Departement

€ 4.100,00

€ 15,00

€ 160,00

€ 125,00

€ 950,00

€ 580,00

€ 1.200,00

€ 0,00

€ 900,00

€ 1.250,00

Spaarrekening 6. Onvoorzien 7. Rente 8. Computer 9. Camera

Begroot

Gerealiseerd

Commissies

Acquisitie 3. Acquisitie

UITGAVEN

€ 3.835,32

13. AA Commissie

€ 75,00

€ 0,00

14. Acticom

€ 330,00

€ 0,00

15. Bulletin

€ 1.750,00

€ 508,44

16. Educom

€ 250,00

€ 162,84

17. Fotocom

€ 50,00

€ 11,59

€ 2.000,00

€ 999,99

19. Mentoraat

€ 400,00

€ 234,57

20. Survival

€ 120,00

€ 0,00

21. Reiscom

€ 1.000,00

€ 1.350,00

18. ICA

€ 150,00

€ 0,00

€ 45,00

€ 47,43

€ 1.000,00

€ 0,00

22. Pcleden

€ 150,00

€ 0,00

23. ING

Abonnementen

24. Website

€ 50,00

€ 0,00

€ 150,00

€ 65,53

€ 45,00

€ 42,00

Overig 10. Startbedrag

€ 1.000,00

€ 1.000,00

11. Kruisposten

€ 0,00

€ 126,50

Bestuur 25. Commissiebedank

€ 270,00

€ 0,00

12. Eindberekening

€ 0,00

€ 294,35

26. Borrels

€ 475,00

€ 353,37

27. Drukwerk

€ 175,00

€ 121,15

€ 90,00

€ 0,00

29. Onvoorzien

€ 150,00

€ 0,00

30. Diversen

€ 100,00

€ 0,00

€ 1.000,00

€ 0,00

€ 300,00

€ 0,00

33. LaSSA

€ 150,00

€ 150,00

34. WDO

€ 300,00

€ 300,00

28. Kantoor

31. Computer 32. Camera Extern

35. Abv 36. Kruisposten 37. FSW

€ 25,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 881,10

€ 50,00

€ 0,00

Spaarplannen

€ 200,00

€ 0,00

39. Camera '14/'15

€ 50,00

€ 0,00

40. Lustrum '18/'19

€ 100,00

€ 0,00

Totaal

€ 9.655,00

€ 5.180,58

38. Computer '14/'15

Totaal INKOMSTEN 2013/2014

1. Contributie 2. Sponsorgeld SWETS 3. Reis terugbetaling

€ 9.655,00 Begroot

€ 3.438,28 Gerealiseerd

UITGAVEN 2013/2014

Gerealiseerd

€ 3.947,50

7.

ING

€ 45,00

€ 30,87

€ 0,00

€ 0,00

8.

SAP

€ 100,00

€ 88,00

9.

ICA

€ 1.160,00

€ 1.157,91

€ 300,00

€ 280,00

€ 1.250,00

€ 1.233,77

4. Ledenbijdrage excursie educom

€ 6,00

€ 0,00

10. Wisselfeest acticom

5. Overig

€ 0,00

€ 1,06

11. Zaaltje ALV 12. Terugbetaling WDO lustrum 13. Restant lustrum naar ASN

€ 820,00 € 488,29 € 1.035,74

€ 150,00

€ 180,00

€ 15,00

€ 16,02

17. Printkosten

€ 0,00

€ 25,50

18. Overig

€ 0,00

€ 28,35

€ 5.045,00

€ 4.210,68

16. Hoktrash

€ 5.182,33

€ 60,00

€ 820,00 € 490,00

15. Excursie educom

€ 5.136,00

€ 30,00

€ 1.935,00

14. Boeken terugbetaling

Totaal

Begroot

€ 3.880,00

Totaal

88

Toelichting halfjaarlijks financieel verslag Inkomsten 1. Contributie leden: het gerealiseerde bedrag betreft leden die lid zijn geworden na 8 december en waarvan bleek dat zij niet betaalden na opschoning van de ledenadministratie. De rest van de contributie zal in september/oktober 2015 worden ontvangen. 2. Donaties van LUF door leden: deze contributie wordt eenmaal per jaar overgemaakt, en valt wat lager uit dan verwacht. 3. Acquisitie: van de acquisitie is er tot nu toe €30,- gerealiseerd naast de sponsoring van Europasss. We verwachten binnenkort echter nog €80. 4. Boeken: Van de boekenactie van februari verwachten wij ongeveer €500, deze is echter nog niet ontvangen. 5. Departement: dit jaar heeft het departement besloten de bijdrage aan de reis en aan Itiwana samen te voegen. Zij geven in totaal €1250, terwijl zij voorheen €900 aan Itiwana gaven en €500 aan de reis. Zij geven €150 minder. 6. Er is nog geen sprake geweest van onvoorziene inkomsten. 7. Rente: dit jaar hebben wij aan €47,43 rente ontvangen op de ASN rekening. 8. Computer: Dit jaar staat €1000,- in begroot om een nieuwe computer aan te schaffen. Wij hebben dit geld nog niet gespendeerd en zullen op dit spaarplan terugkomen bij het verzoek in de bijlage. 9. Camera: Dit jaar is er €150,- beschikbaar voor een camera, dit hebben wij nog niet uitgegeven. Hier zullen wij ook op terugkomen bij het verzoek in de bijlage. 10. Startbedrag: Dit is het bedrag wat door de jaren heen op de ING is opgespaard. Dit bedrag is volledig beschikbaar gesteld om een tekort aan acquisitie op te vangen zodat er niet gekort hoeft te worden op commissies. 11. Kruisposten: momenteel is er €126,50 winst van de activiteitencommissie dat door deze commissie weer uitgegeven zal worden. 12. Eindberekening: Dit is het bedrag dat overblijft van het vorige bestuur nadat al hun inkomsten en uitgaven zijn gedaan. Dit geld is te besteden door bestuur 2014/2015. 89

Uitgaven 13. AA commissie: de AA- commissie heeft nog geen enkele uitgaven gedaan. 14. Acticom: Doordat de acticom winst heeft gemaakt op het gala is er nog geen gebruik gemaakt van het commissiegeld. 15. Bulletin: er is meer dan een vierde uitgegeven aan het eerste bulletin doordat er meer pagina’s in kleur inzaten. Hier wordt rekening mee gehouden, en de volgende bulletins zullen goedkoper zijn. 16. Educom: gaat nog steeds volgens plan. 17. Fotocom: de fotowedstrijd is de enige activiteit waar uitgaven van waren waardoor het besteedde bedrag niet hoog is. 18. ICA: het bedrag betreft de eerste ICA waaraan de helft van het budget is besteed. Hierdoor blijft de andere helft over voor de volgende ICA 19. Mentoraat: gaat nog steeds volgens plan. 20. Survival: deze commissie heeft nog geen uitgaven gedaan. 21. Reiscom: het departement geeft dit jaar €1250,- aan Itiwana waaronder de bijdrage aan Itiwana en de bijdrage aan de reis valt. Door de combinatie van het commissiegeld en de bijdrage van het departement heeft de reiscom €1350,- te besteden. Zij hebben dit volledige budget al ontvangen. 22. PC-Leden: het helpdeskcontract is nog niet betaald. 23. ING: dit zijn de kosten voor het betalingsverkeer van het eerste kwartaal. Het valt wat duurder uit dan voorgaande jaren omdat de kosten van de incasso zijn gestegen. 24. Website: de betaling aan Mijndomein voor de website is gedaan. 25. Commissiebedank: dit is pas aan het eind van het jaar van toepassing. 26. Borrels: dit geld is besteed aan de constitutieborrel van Itiwana zelf en theeuurtjes. 27. Drukwerk: dit betreft het printen van het commissie-informatieboekje, het beleidsplan, en de activiteitenoverzichten. 28. Kantoor: dit betreft kantoorartikelen die nog niet zijn aangeschaft door de ruime voorraad van vorig jaar. 29. Onvoorzien: er zijn nog geen onvoorziene uitgaven gedaan dit jaar. 30. Diversen: er dit jaar nog geen uitgaven gedaan bij diversen. 90

31. Computer: Dit jaar staat €1000,- in begroot om een nieuwe computer aan te schaffen. Wij hebben dit geld nog niet gespendeerd en zullen op dit spaarplan terugkomen bij het verzoek in de bijlage. 32. Camera: Dit jaar is er €300,- beschikbaar voor een camera, dit hebben wij nog niet uitgegeven. Hier zullen wij ook op terugkomen bij het verzoek in de bijlage. 33. LaSSA: dit betreft de jaarlijkse contributie aan de landelijke studieverenigingen studenten antropologie. 34. WDO: heeft haar volledige budget al ontvangen 35. Abv: is nog geen contributie aan betaald, dit gebeurt tegen het einde van het bestuursjaar. 36. Kruisposten: dit zijn de uitgaven gedaan door de reiscom die buiten hun commissiebudget valt. 37. FSW: dit geld is bestemd voor activiteiten georganiseerd in samenwerking met de studieverenigingen van de FSW, hierbij zijn er nog geen uitgaven gedaan. 38. Het geld voor de spaarplannen wordt aan het einde van het jaar opzij gezet, als de middelen hiervoor zijn vrijgemaakt. 39. Idem. 40. Idem. Inkomsten 2013/2014 1. Contributie: komt overeen met het begrootte bedrag 2. Sponsorgeld SWETS: door het faillissement zal er geen sponsorbedrag worden binnengehaald. 3. Reisterugbetaling: de subsidie aan de Marokkoreis van het LUF. 4. Ledenbijdrage excursie educom: hier zijn geen inkomsten van ontvangen. 5. Mentoraatrekeningopheffing: voor het opheffen van een rekening is het noodzakelijk dat er geld op staat. 6. Overig: een lid had teveel geld ontvangen en stortte dit terug. Uitgaven 2013/2014

91

7. ING: dit betreft het betalingsverkeer van januari tot september en betreft de kosten voor de afschrijvingen. 8. SAP: dit zijn de kosten aan drukwerk via het SAPnummer van Itiwana van het vorige bestuur. 9. ICA: de ICA van het vorige bestuur kwam in september en de factuur is betaald in oktober. 10. Wisselfeest Acticom: dit betreft de huur van de locatie waar het wisselfeest is gehouden. 11. Zaaltje ALV: dit betreft de huur van de locatie waar de wissel ALV plaats vond 12. Terugbetaling WDO lustrum: het voorgeschoten bedrag van het WDO is terugbetaald. 13. Restant lustrum naar ASN: de restanten zijn overgemaakt naar de ASN spaarrekening. 14. Boeken terugbetaling: tijdens de wissel ALV is besloten de leden die gedupeerd zijn door het faillissement van de boekenleverancier hun niet gekregen boeken terug te betalen. Dit bedrag valt lager uit omdat mensen die boeken wilden retourneren in plaats van het geld hun boeken ontvingen. 15. Excursie educom: in september vond de excursie naar Humanity House plaats die is betaal door bestuur 2014/2015. 16. Hoktrash: dit betreft de verbouwing van het hok met de ingang van het nieuwe bestuur. Deze uitgaven betreffen attributen die hiervoor zijn aangeschaft. 17. Printkosten: dit betreft de kosten van het jaarverslag. 18. Overig: hieronder vallen commissie- en lustrumuitgaven.

92

HALFJAARLIJKS FINANCIEEL OVERZICHT COMMISSIES Dit is een financieel overzicht van de commissies van Itiwana is per 21 april 2015. De financiële verslagen per commissie zijn te vinden in het volgende hoofdstuk. AA- Commissie/ €75,Inkomsten Uitgaven Gebruikt commissiegeld Te krijgen commissiegeld Kas Te besteden bedrag tot eind bestuursjaar

€ € € € € €

0,00 0,00 0,00 75,00 0,00 75,00

Activiteitencommissie/ €330,Inkomsten Uitgaven Gebruikt commissiegeld Te krijgen commissiegeld Kas Te besteden bedrag tot eind bestuursjaar

€ € € € € €

1186,55 1058,05 0,00 330,00 0,00 456,50

Bulletin/ € 1750,Inkomsten Uitgaven Gebruikt commissiegeld Te krijgen commissiegeld Kas Te besteden bedrag tot eind bestuursjaar

€ € € € € €

0,00 508,44 508,44 1241,56 0,00 1241,56

Educom/ € 250,Inkomsten Uitgaven Gebruikt commissiegeld Te krijgen commissiegeld Kas Te besteden bedrag tot eind bestuursjaar

€ € € € € €

0,00 162,84 162,84 87,16 0,00 87,16

Fotocommissie/ € 50,Inkomsten Uitgaven Gebruikt commissiegeld Te krijgen commissiegeld Kas Te besteden bedrag tot eind bestuursjaar

€ € € € € €

0,00 11,59 11,59 38,41 0,00 38,41

93

ICA/ € 2000,Inkomsten Uitgaven Gebruikt commissiegeld Te krijgen commissiegeld Kas Te besteden bedrag tot eind bestuursjaar

0 € € € € € €

0,00 999,99 999,99 1000,01 0,00 1000,01

Mentoraat/ € 400,Inkomsten Uitgaven Gebruikt commissiegeld Te krijgen commissiegeld Kas Te besteden bedrag tot eind bestuursjaar

€ € € € € €

19,00 294,70 294,70 105,30 20,00 124,30

Reiscommissie/ € 1000,Inkomsten Uitgaven Gebruikt commissiegeld Te krijgen commissiegeld Kas Te besteden bedrag tot eind bestuursjaar

€ € € € € €

14.221,10 6709,62 2231,10 881,00 0,00 6630,38

Survivalcommissie/ € 120,Inkomsten Uitgaven Gebruikt commissiegeld Te krijgen commissiegeld Kas Te besteden bedrag tot eind bestuursjaar

€ € € € € €

0,00 0,00 0,00 120,00 0,00 120,00

94

FINANCIEEL HALFJAARVERSLAG AA-COMMISSIE 2014 / 2015 INKOMSTEN Omschrijving Alumni Itiwana Leden Overig

UITGAVEN Begroot

Gerealiseerd

€ 75,00

Acquisitie Itiwana Leden

Omschrijving Alumni € 0,00 Eten en Drinken Drukwerk Versiering Prijzen/bedankjes Overig Onvoorzien Acquisitie Eten en Drinken Vervoer Drukwerk Producten Overig

Begroot

Gerealiseerd

€ 60,00

€ 0,00

€ 15,00

€ 0,00

€ 75,00

€ 0,00

Onvoorzien

TOTAAL

€ 75,00

€ 0,00 TOTAAL

BALANS € 0,00

FINANCIEEL HALFJAARVERSLAG ACTICOM 2014/2015 INKOMSTEN Omschrijving Bijdrage Itiwana Bijdrage Leden Bijdrage niet Leden

Kruispost TOTAAL

UITGAVEN Begroot Gerealiseerd Omschrijving € 330,00 € 0,00 Eten en Drinken € 735,00 € 563,80 Promotie € 540,00 € 620,75 Versiering Pand kosten Overig € 0,00 Kruispost Onvoorzien € 1.605,00 € 1.184,55 TOTAAL

Begroot

Gerealiseerd € 341,26 € 30,73 € 51,85 € 424,21 € 210,00

€ 0,00 € 0,00

€ 1.058,05

BALANS ITIWANA BIJDRAGE € 330,00 EIND BALANS € 456,50

95

FINANCIEEL HALFJAARVERSLAG EDUCOM 2014/2015 INKOMSTEN Omschrijving Itiwana Leden Niet-leden

Kruispost TOTAAL

UITGAVEN Begroot Gerealiseerd Omschrijving € 250,00 € 162,84 Eten & drinken € 0,00 Vervoer € 0,00 Promotie Bedankjes/prijzen Versiering Overig Onvoorzien € 0,00 Kruispost € 250,00 € 162,84 TOTAAL

Begroot Gerealiseerd € 40,00 € 38,25 € 5,00 € 15,00 € 15,00 € 150,00 € 25,00 € 0,00 € 250,00

€ 2,55 € 10,65 € 11,39 € 100,00

€ 162,84

BALANS ITIWANA € 87,16 BALANS EDU € 0,00 Omschrijving Samenvattingen Kopers Nog in kas

TOTAAL

Begroot € 150,00 € 100,00

€ 250,00

Gerealiseerd

Omschrijving Samenvattingen € 140,00 Auteur € 145,16 Controleur Drukwerk Afwerking Overig € 285,16 TOTAAL

Begroot Gerealiseerd € 0,00 € 10,00 € 100,00

€ 0,00 € 10,00 € 97,55

€ 110,00

€ 107,55

BALANS SAM € 177,61

96

FINANCIEEL HALFJAARVERSLAG MENTORAAT 2014/2015 INKOMSTEN

UITGAVEN

Omschrijving Bijdrage Itiwana Bijdrage Leden Overig

Begroot Gerealiseerd Omschrijving € 400,00 € 275,70 Eten en Drinken € 0,00 € 19,00 Promotie € 0,00 Versiering Bedankjes/prijzen Accomodatie Overig Onvoorzien € 0,00 Kruispost € 400,00 € 294,70 TOTAAL

Kruispost TOTAAL

Begroot

Gerealiseerd € 106,17

€ 18,03 € 165,00 € 5,50 € 0,00 € 0,00

€ 294,70

BALANS ITIWANA BIJDRAGE € 124,30 BALANS € 124,30

FINANCIEEL HALFJAARVERSLAG REISCOMMISSIE 2014/2015 INKOMSTEN Omschrijving Interne Bijdragen Bijdrage Itiwana Bijdrage Leden Externe Bijdragen Bijdrage LUF Bijdrage Instituut CA/OS Overig Kruispost TOTAAL

UITGAVEN Begroot € 1.000,00 € 13.000,00

€ 1.200,00 € 500,00 € 0,00 € 0,00 € 15.700,00

Gerealiseerd

Omschrijving Vervoer € 1.881,10 Accommodatie € 11.990,00 Drukwerk Activiteiten +eten Voorbereiding € 0,00 Overig € 350,00 Onvoorzien € 0,00

Begroot Gerealiseerd € 10.045,40 € 5.924,40 € 3.593,00 € 709,23 € 22,50 € 0,00 € 1.755,10 € 0,00 € 80,00 € 67,59 € 90,00 € 8,40 € 300,00 € 0,00

Kruispost € 14.221,10 TOTAAL

€ 0,00 € 15.886,00

€ 0,00 € 6.709,62

BALANS ITIWANA BIJDRAGE -€ 881,10 EINDBALANS € 6.630,38

97

FINANCIEEL HALFJAARVERSLAG SURVIVALCOMMISSIE 2014/2015 INKOMSTEN Omschrijving Interne Bijdragen Bijdrage Itiwana Bijdrage Leden Overig

Kruispost TOTAAL

UITGAVEN Begroot

Gerealiseerd

€ 120,00 € 500,00 € 100,00

€ 0,00 € 720,00

Omschrijving Vervoer Accommodatie Eten&drinken Drukwerk Activiteiten Overig Onvoorzien

Kruispost € 0,00 TOTAAL

Begroot Gerealiseerd € 150,00 € 70,00 € 350,00 € 15,00 € 130,00 € 30,00 € 0,00 € 715,00

€ 0,00

BALANS ITIWANA BIJDRAGE € 120,00 EINDBALANS € 120,00

98

BIJLAGEN

ITIWANA

Verzoek contributieverhoging 2014-2015

Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333AK Leiden

Telefoonnummer: 071-5274025 Girorekening: NL67 INGB 0006 2396 97 [email protected]

99

Bijlage contributieverhoging

We hebben besloten dat we met ingang van het studiejaar 2015-2016 de contributie voor bijna alle leden met €2,50 willen verhogen. Op basis van het huidige aantal leden (31-03-2014) betekent dit het volgende:

Aantal 1e jaars 2e jaars 3e jaars > Master Alumni Minor International Staflid

73 69 100 68 6 0 13

Totaal:

Contributie p.p. oud 15 15 10 10 10 7,50 0 10

Contributie p.p. nieuw 17,50 17,50 12,50 12,50 12,50 7,50 0 12,50

Oud bedrag 1095 1035 1000

Nieuw bedrag 1277,50 1207,50 1250

680 45 0 130

850 45 0 162,50

3985

4792,50

Verschil: €807,50 De jaarlijkse bijdrage van het departement is per dit jaar €150,- gedaald, en er zit al jaren een dalende lijn in de reisvergoeding van het LUF. Daarnaast is de hoofdsponsor weggevallen die jaarlijks meer dan €1000,- sponsorde en zijn wij helaas nog niet in staat geweest daar een vervanger voor te vinden. Dit zorgt ervoor dat er flink is gekort op de financiële bijdrage aan Itiwana, waarvan de vereniging draait. Het verhogen van de contributie, wat elk jaar ongeveer €800,- extra op zou leveren vult het financiële gat wat is gevormd door de bovenstaande gebeurtenissen. Hierdoor heeft Itiwana niet perse meer geld te besteden maar voorkomt het het uitputten van de buffer. Het verhogen van de contributie zien wij als een langere termijn oplossing die voor Itiwana geen extra inkomen bied maar het gebrek aan andere inkomsten dekt.

100

ITIWANA

Verzoek verdeling geld van spaarplan nieuwe hokcomputer

Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333AK Leiden

Telefoonnummer: 071-5274025 Girorekening: NL67 INGB 0006 2396 97 [email protected]

101

Bijlage verdeling geld van spaarplan hokcomputer Itiwana heeft de afgelopen jaren een spaarprogramma gehad voor een nieuwe computer. Het is echter gebleken dat een nieuwe computer gewoon gratis via de faculteit te verkrijgen is. Dit spaarprogramma is dus niet nodig geweest. Hierdoor komt per jaar €200,- vrij. Het is aan toekomstige penningmeester om dit inbegrote bedrag te herbegroten. Hierdoor is er dit jaar €1000,- vrijgekomen om anders te besteden. Na overleg binnen het bestuur hebben wij besloten dit geld op de volgende wijze te willen besteden:  €350,- naar de reis. De reis heeft dit jaar €150,- minder ontvangen van het departement. Daarnaast zit de reis heel krap in haar begroting waardoor wij besloten hebben dat zij dit extra geld goed kunnen gebruiken.  €250,- naar een nieuwe camera. Dan is er €550,- te besteden voor de aanschaf van een goede camera voor een langdurig gebruik. We willen graag een goede, eigen camera omdat we nu bij alle activiteiten afhankelijk zijn van leden en hun camera’s.  €150,- naar borrels. Wij willen bij de bestuursinformatieborrel, laatste borrel van het jaar en de commissieinformatieborrel onze leden een gratis drankje aanbieden om op deze manier opkomst te stimuleren.  €150,- in nieuw spaarplan ‘hokmeubilair’. De huidige archiefkasten in het hok zijn nodig aan vervanging toe. We willen het geld uit dit spaarplan ter beschikking stellen aan bestuur XXIII. Er staat momenteel nog €200,- in het huidige computerspaarplan. We zijn nog in overleg of wij dit ook willen overhevelen naar het nieuwe spaarplan ‘hokmeubilair’.  €100,- naar het faculteitenblok van de Elcid. Halfverwege het jaar heeft de Elcid commissie aangegeven dat het factulteitenblok voortaan een hele dag in beslag neemt in plaats van enkel een morgen zoals dat doorgaans was. De Elcid stelt geen geld beschikbaar, evenals de faculteit, waardoor dit moet worden bekostigt door Itiwana. Aangezien dit aan het begin van het jaar nog niet bekend was, is hier geen geld voor inbegroot. Doorgaans werd de ochtend georganiseerd door het mentoraat en dit zal zo blijven. Wij willen €100,- beschikbaar stellen zodat onze toekomstige leden een leuke dag kunnen beleven.

102

ITIWANA

Herindeling activiteiten van de Acticom

Studievereniging Itiwana Wassenaarseweg 52 (Kamer SB-07) 2333AK Leiden

Telefoonnummer: 071-5274025 Girorekening: NL67 INGB 0006 2396 97 [email protected]

103

Bijlage herindeling activiteiten Acticom Dit jaar hebben wij als bestuur het gevoel gehad dat we leden aan het overspoelden met activiteiten. We merkten dit doordat op meerdere activiteiten een lage opkomst was en dat vaak het grootste deel van de gasten bestond uit het bestuur en de commissie. Uiteindelijk worden de activiteiten georganiseerd voor leden hierbuiten, dus merkten we dat er verandering moest komen. Daarnaast zaten we in de knoop met promotie. Soms wilden we meerdere evenementen per week aanmaken of herinneringen eruit sturen maar vonden we dit niet fijn voor onze leden. We merkten daarnaast ook dat kleinere activiteiten veel meer in trek waren, zoals de boottocht en de reisbekendmaking. We vinden dat er over het algemeen te grootschalig gedacht wordt. We zijn een kleine vereniging met weinig leden en daar moeten we onze activiteiten ook op aanpassen. We vinden dat onze borrels weer de kern van de vereniging moeten worden, maar die vallen nu in het niet door de vele activiteiten die worden georganiseerd door de commissies van Itiwana en de commissies hierbuiten (WDO, LaSSA). Tenslotte is onze hoofdsponsor dit jaar weggevallen en hebben we tot nog toe geen nieuwe hoofdsponsor gevonden. Ons budget is hierdoor kleiner. Hoeveelheid activiteiten Voorgaande jaren waren er 12 activiteiten van de Acticom, in 9 maanden. Daarnaast waren er 8 activiteiten van de Educom, 2 activiteiten van de Fotocom, 6 activiteiten van het Mentoraat, 8 WDO-activiteiten, 5 activiteiten van LaSSA en ongeveer 19 borrels in Odessa. Zowel WDO als LaSSA zijn niet direct Itiwana-activiteiten, maar gaan wel onze leden aan en dit komt er dus nog bovenop. Zij associëren mogelijk zowel WDO als LaSSA met Itiwana. In totaal zijn dit dus 60 activiteiten per jaar, verdeeld over ongeveer 40 weken. Dit betekent dat er buiten het EJW, de studiereis en het survivalweekend elke week gemiddeld 1 tot 2 activiteiten zijn. Dit is natuurlijk niet evenredig verdeeld, dus in sommige weken zullen dit 3 tot 4 activiteiten kunnen zijn en in andere weken weer 0 of 1 activiteit. Buiten dat dit een grote hoeveelheid activiteiten is, moet hiervoor ook nog gepromoot worden. Buiten promotie voor deze activiteiten om vindt er ook nog promotie plaats via Itiwana voor sponsors, thee-uurtjes, boekenverkoop, kledingverkoop, ALV’s, de ICA en Bulletin, enquêtes, FLO, het Instituut CA/OS, de Opleidingscommissie en nog meer promotie vanuit leden zelf. Deze promotie vindt plaats via Facebook, de Itiweek, in collegepraatjes en zo nu en dan via de mail. Het bovenstaande is erg veel. Dit jaar hebben wij meerdere keren vanuit de leden gehoord dat er teveel wordt gepromoot en dat er teveel wordt georganiseerd vanuit Itiwana. Wij wachten hierbij nog de reactie vanuit de ledenenquête af. Naar

104

aanleiding van bovenstaande willen wij voor volgend jaar, samen met onze opvolgers, een maximum aantal activiteiten per maand of week in te stellen (buiten Mentoraat, LaSSA en WDO om en exclusief borrels) Vormgeving activiteiten Buiten de hoeveelheid activiteiten om, zijn we van mening dat activiteiten kleinschaliger kunnen. Niet alleen om het budget, maar vooral om intensiever contact tussen leden te stimuleren. Door de verwachting van activiteiten niet te hoog in te schatten, kan het ook niet tegenvallen voor zowel de commissie als voor de leden zelf. Grote feestjes organiseren werkt niet goed voor Itiwana. Dit is leuk om enkele keren per jaar te doen, maar om de Itiwanagroep zelf te versterken is het nuttiger om activiteiten voor alleen leden te organiseren. We moeten onze activiteiten aanpassen op het aantal actieve leden. De borrels zijn hierbij ook belangrijk, maar deze zijn dit jaar echter niet drukbezocht geweest. Naar aanleiding hiervan willen wij voor volgend jaar, samen met onze opvolgers, andere verwachtingen opstellen voor activiteiten en kleinschaliger gaan organiseren. Daarnaast willen we meer focus leggen op de borrels.

105