Organisatie structuur Nederlandse Zambeziclub
Cor van de Wetering Januari 2011
Waarom deze presentatie 2
De gestage groei van onze club vraagt om meer structuur en betere,
modernere voorzieningen. Actualiteit en beveiliging van de website moeten beter. De huidige site is
daarvoor te statisch en dus niet echt geschikt. Forum moest een upgrade krijgen naar een nieuwere versie om meer
controle over de inhoud te krijgen. De in de loop der tijd door diverse leden geplaatste opmerkingen en/of
wensen moeten nog worden geïnventariseerd en verwerkt.
Conclusie: Binnen het bestuur groeide het besef dat de Zambeziclub aan het begin van een nieuwe fase staat. Een fase waarbij vernieuwing niet alleen wenselijk maar zelfs onontkoombaar is. Januari 2011
Bestuur 3
Cor van de Wetering
Caroline van Troost
Arie Satter
Ed Langer
Robin Bhola
Remco Meeder
Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Bestuurslid
Bestuurslid
Bestuurslid
Sinds 2005
Sinds 2010
Sinds 2006
Sinds 2006
Sinds 2008
Sinds 2010
Januari 2011
Taken voorzitter 4
In overleg met de secretaris plannen van bestuur- en ledenvergaderingen. Samen met de secretaris opstellen van de agenda t.b.v. vergaderingen. Bestuur- en ledenvergaderingen voorzitten. Controleren van notulen en jaarverslagen.
Toezicht op de statuten en indien nodig beslissen tot bijstellen. Toezicht op de actiekalender. Samenstellen en onderhouden van een club draaiboek. Afhandelen van klachten.
Taakomschrijvingen voor bestuursfuncties en bestuursleden maken en
onderhouden. Doelstellingen en beleidsplan maken en controleren voor commissies. Controle en beheer van het rooster van aftreden (rekening houdend met continuïteit). Januari 2011
Taken secretaris 5
Maken en distribueren van agenda’s en uitnodigingen voor bestuur en
ledenvergaderingen. Verslaglegging van bestuur en ledenvergaderingen. Webversie van vergaderverslagen maken voor op het forum ledendeel. Aanmeldingsformulieren up-to-date houden (o.a. contributie). Controleren en distribueren van nieuwsbrieven 2 maal per jaar (per 01-01
en per 01-09). Jaarverslagen en eventuele bijlagen distribueren. Afhandelen van Zambeziclub correspondentie zowel post als e-mail.
Januari 2011
Taken penningmeester 6
Algemeen financieel beheer van de Zambeziclub. Jaarlijks opstellen van de begroting t.b.v. bestuur en ledenvergadering. Periodiek ontvangsten contributie verwerken in ledenadministratie. Controleren van betalingen, declaraties, etc.
Factureren en controleren van betalingen aan en ontvangsten van derden. Ontvangsten n.a.v. artikelverkoop registreren en verwerken. Opmaken jaarverslag (balans, resultatenrekening) en begroting. Toelichten van het jaarverslag en de begroting tijdens de jaarvergadering.
Cash betalingen doen bij clubactiviteiten. Bijhouden van de ledenlijst en deze 1 maal per jaar ter beschikking stellen
aan bestuur en leden (ledenforum). Versturen van de ledenpas (en sticker) na voldoen contributie. Verstrekken aanmeldingsformulieren aan nieuwe leden, inclusief een welkomstbrief + wetenswaardigheden en actueel huishoudelijk reglement. Januari 2011
Andere bestuurstaken 7
Organiseren winterbijeenkomsten en clubweekenden. Beheer en transport van clubmateriaal. Controleren en organiseren van beursbezetting bij o.a. dealers. Beheer en onderhoud website. Beheer webwinkel. Technische zaken. Public relations en sponsoring. Toekomst (visie) bewaken en war nodig bijstellen.
Januari 2011
Commissies 8
De groei van de club heeft nog een ander gevolg: de hoeveelheid werk neemt toe waardoor de bestuursleden steeds meer tijd kwijt zijn aan het uitvoeren van hun clubtaken.
Vandaar dat er besloten is om te gaan werken met commissies. Deze commissies zullen specifieke taken uitvoeren onder leiding van een
bestuurslid.
Januari 2011
Bezetting van bestuur en commissies 9
Technisch
Web
* Robin Bhola Remco Meeder Ruud Groeneveld Arno Jager
* Caroline van Troost Marijke Bhola Margreet van de Wetering Corine van de wetering
* Cor van de Weterng Robin Bhola Remco Meeder
Evenementen •Ed Langer Rene Sterkenburg Jeannette Bhola Inge van de Wetering
Januari 2011
Jeugd
Bestuur * Cor van de Weterng Caroline van Troost Arie Satter Ed Langer Robin Bhola Remco Meeder
PR & Sponsoring * Robin Bhola Ed Langer
(*) Voorzitter
Technische commissie 10
Opslag, beheer en transport van clubmateriaal. Beantwoorden van technische vragen van leden en/of bestuur. Het geven van technische workshops. Hulp bij technische verbeteringen en/of problemen (bijv. schokbrekers). Technisch overleg met Aart Kok Adventures, dealers en/of andere
bedrijven (De Waard, Indupol, etc.).
Januari 2011
Web commissie 11
Algemeen beheer en onderhoud van de website. Vergaderverslagen en ledenlijst op ledenforum plaatsen. Onderhoud en beheer van forum en fotoalbum. Toezien op actualiteit van de site. Opstellen en controle naleving gebruiksregels website. Handleidingen voor gebruik van de website maken (forum, fotoalbum,
vraag en aanbod, etc.). Actief naar website verbeteringen en/of aanvullingen zoeken.
Januari 2011
Evenementen commissie 12
Plannen en controleren van clubactiviteiten en evenementen. Voorstellen doen aan het bestuur m.b.t. tot clubactiviteiten en
evenementen. Begroting clubactiviteiten en/of evenementen ter goedkeuring indienen bij
het bestuur. Afspraken maken met derden (camping, restaurant, dealer, etc.) t.b.v.
clubactiviteiten en/of evenementen. Activiteiten en/of evenementen afstemmen met de jeugdcommissie.
Januari 2011
Jeugd commissie 13
Contacten leggen en onderhouden tussen de clubjeugd onderling. In overleg met de evenementen commissie een jeugdprogramma opstellen
t.b.v. clubactiviteiten en evenementen, inclusief begroting. In overleg met de web commissie een apart gedeelte voor de jeugd op de
website opzetten en onderhouden. Bijhouden van het aantal en de leeftijden van de clubjeugd.
Januari 2011
PR en Sponsoring commissie 14
Schrijven van brieven en teksten t.b.v. communicatie doeleinden. In- en verkoop prijzen bepalen van clubwinkel artikelen (in overleg met de
penningmeester). Actief zoeken naar geschikte artikelen voor in de clubwinkel. Voorraadbeheer van de clubwinkel. Opstellen van overeenkomsten met dealers of andere partijen.
Januari 2011
Besluiten 15
Vanaf 2011 zullen er jaarlijks 2 kampeerweekenden en 1 winterbijeenkomst
worden georganiseerd Er zullen (voorlopig) geen andere (niet Zambezi) tenttrailers tot de club
worden toegelaten Het bestuur blijft uit 6 mensen bestaan. Er zullen 5 commissies worden geformeerd. Er zullen jaarlijks 2 nieuwsbrieven worden uitgegeven. De partytenten worden niet verhuurd.
Januari 2011
Punten afgerond 16
Structuur en software van het forum zijn aangepast. Structuur en software van het fotoalbum zijn aangepast. Structuur, vormgeving van de website zijn aangepast. Er is een plan van aanpak geschreven om de club beter te kunnen besturen. Herplaatsen van foto’s op het nieuwe fotoalbum. Er zijn accounts aangemaakt op Linked-In en Twitter.
Januari 2011
Punten in behandeling 17
Herindelen en verschuiven van onderwerpen op het forum naar de nieuwe
structuur. Vullen van de nieuwe website met gegevens van de oude site.
Opstarten van de commissies (vrijwilligers kunnen zich aanmelden via
[email protected]). Verdelen en overdragen van bestuurstaken.
Uitwerken en onderzoeken van diverse ingediende ideeën.
Januari 2011
De toekomst 18
De nieuwe website staat sinds 25 januari 2011 online. Onderzoek naar de mogelijkheid om de jaarvergadering los te koppelen van
een kampeerweekend. Vergaderlocatie in het midden van het land zoeken. Samenwerking tussen Zambeziclub en service stations opzetten. Onderzoek naar Zambezi ontmoetingscampings. Zambeziclub berichten op Twitter en Linked-In plaatsen. Samenwerking met dealers onderhouden. Samenwerking met Aart Kok Adventure.
Januari 2011
Einde 19
Januari 2011
