Formulierbeheer Importeren bestaand (model)formulier .................................................................. 2 Wat is exporteren/importeren eigenlijk?.............................................................. 3 Formulier aanpassen/opbouwen ........................................................................... 4 Bewerken formulier in formulierbeheer ............................................................... 4 Bewerken formulier - Formulier ......................................................................... 4 Bewerken formulier – Formulier - invulvelden ...................................................... 5 Bewerken formulier – Formulier instellingen ........................................................ 7 Bewerken formulier – Andere instellingen ........................................................... 7 Bewerken formulier – Berichtgeving ................................................................... 8 Rapportage ..................................................................................................... 8 Formulierbeheer – invulveld voor mailadres ........................................................... 9 Hoe stel je een validator als controle op het mailadres in? ..................................... 9
Module formulierbeheer Met behulp van deze module kun je formulieren maken. Bijvoorbeeld om online aanmeldingen voor bijeenkomsten te registreren, om aanmeldingen voor een digitale nieuwsbrief te verzamelen, of om een uitgebreidere enquête te houden. Voordat je begint aan het importeren van een formulier kan het handig zijn om bij je eigen website in ‘bestanden’ een map aan te maken met de naam exporteren/importeren. Importeren bestaand (model)formulier De inhoud van een bestaand (goed werkend) formulier kan als basis gebruikt worden bij het maken van een nieuw formulier door de inhoud te exporteren en importeren. Op de helpdesksite (www.netwerkpalliatievezorg.nl/helpdesk) zijn voorbeelden van formulieren opgenomen die je kunt importeren in je eigen site. Voorbeeldformulieren op www.netwerkpalliatievezorg.nl/helpdesk:
Aanmelden bijeenkomst (voorbeeld 1)
Aanmelden nieuwsbrief (voorbeeld 2)
Aanvragen informatiemateriaal (voorbeeld 3)
Zorgprogrammering voorbeeldformulieren (16 formulieren)
Het formulier 'Aanmelden bijeenkomst - voorbeeld 1' kun je als uitgangspunt nemen bij het maken van je eigen formulier. Hiervoor doe je het volgende:
Klik op de link aanmelden bijeenkomst - voorbeeld 1 en sla het bestand op je eigen computer op. De naam moet hetzelfde blijven (niets aanpassen dus!), anders werkt het formulier niet meer.
Ga rechtsboven of onder de menuknop beheer naar bestanden/bestandsbeheer.
Klik op 'uploaden'.
Zoek via 'browse' of 'bladeren' het bestand op je computer op.
Kies de map waar het bestand naar toe moet en klik op 'inhoudelijke bestanden uploaden' (daarmee wordt het bestand bij de netwerksite opgeslagen).
Maak een aparte pagina voor het formulier (op een pagina maar één formulier plaatsen, anders moeten alle formulieren ingevuld zijn voordat je iets kunt versturen). (uitleg nieuwe pagina maken)
Plaats de module formulierbeheer op deze pagina. (uitleg module plaatsen)
2
Kies onder de pijl/driehoek linksboven de titel van de nieuwe module formulierbeheer in het menu voor 'inhoud importeren'. Je komt dan op de pagina 'importeer module'.
Kies achter 'Folder' voor de map waar je het bestand in opgeslagen hebt.
Kies achter 'Bestand' de naam van het voorbeeldformulier (je ziet hier de naam zonder content.FormMaster ervoor, dus alleen 'onlineaanmeldenbijeenkomstvoorbeeld1'.
Klik op importeren en de basis van het formulier staat in de module.
Ga onder de pijl/driehoek linksboven de moduletitel naar formulierbeheer om het formulier verder aan te passen.
Altijd aanpassen:
Onder berichtgeving: de teksten in formulier kop, bedankbericht en automatisch antwoord. Telkens onderaan klikken op bijwerken.
Onder Instellingen/Formulier Instellingen: formuliernaam, sent to + send from (emailadressen aanpassen) en onderaan klikken op bijwerken.
Onder Instellingen/Andere Instellingen: send autoresponder using + juiste veld kiezen (nl. die waar de gebruiker straks een e-mailadres in gaat vullen), Main form alignement left i.p.v. center. autoresponder from (email van degene namens wie het automatische antwoord wordt verzonden), autoresponder subject (onderwerpregel automatisch antwoord), en onderaan klikken op bijwerken.
Formulier testen door er eentje in te vullen en evt. op maat maken naar eigen wens/voorkeur.
Wat is exporteren/importeren eigenlijk? Wat je doet met exporteren en importeren is eigenlijk het volgende: 1. Je maakt eerste een bestand van het voorbeeldformulier door te exporteren en slaat het bestand bij de betreffende website op. 2. Dat bestand sla je daarna op je eigen computer op. 3. Vervolgens sla je het bestand op bij de website waar je het formulier wilt gaan gebruiken. 4. Tenslotte importeer je het bestand op de plek waar je het wilt hebben in een lege module formulierbeheer. Verander NOOIT de naam van het bestand bij een van deze stappen, want dan werkt het formulier niet meer. Als je een voorbeeldformulier gebruikt van de helpdesksite, sla je de eerste twee stappen over. Daar kun je namelijk de link aanklikken naar het bestand en het meteen opslaan op je eigen computer. 3
Formulier aanpassen/opbouwen Bewerken formulier in formulierbeheer
Onder driehoek/pijl klikken op
‘formulierbeheer’.
Vervolgens zie je in een scherm met de titel ‘Formulier bewerken’ vijf onderdelen waarmee gewerkt kan worden
o
Formulier
o
Instellingen
Formulier instellingen
Andere instellingen
o
Bestanden
o
Berichtgeving
Formulier kop
Bedank bericht
Automatisch antwoord
o
Rapportage
o
Stoppen
Helemaal rechts zie je een link ‘Help’, hier is een Engelstalige handleiding te vinden.
Bewerken formulier - Formulier
Hier bepaal je in eerst hoeveel kolommen en rijen het formulier zal hebben.
Achter label position kies je of het label (bijv. naam, e-mailadres, etc. dat wat je vraagt in te vullen) links van het invulveld staat of erboven.
Vervolgens klik je op ‘bijwerken’. Hiermee wordt het basisformulier gemaakt.
‘Reset form’ zorgt ervoor dat het formulier weer bij de beginwaarden, bij het basisformulier begint (zoveel kolommen en zoveel rijen).
Je ziet nu voor iedere rij die je gekozen hebt ‘add’ op het formulier staan.
4
Bewerken formulier – Formulier - invulvelden
Klik op add om een invulveld in je formulier te kunnen maken, je komt dan in het formulier ‘input control’ terecht.
5
Achter ‘Type’ kies je het soort invulveld: o
Textbox
o
Checkbox
o
Dropdownlist
o
Listbox
o
Checkboxlist
o
Radiobuttonlist
o
Label
o
Fileupload
o
Submit Button
De invulmogelijkheden veranderen afhankelijk van het gekozen soort invulveld.
Achter ‘Label’ zet je dat wat gevraagd wordt.
Als de verschillende opties ingevuld zijn, klik je onderaan op ‘update’.
6
Bewerken formulier – Formulier instellingen
Formuliernaam invullen, dit is gelijk de onderwerpregel voor de aanmeldingsmail.
Send to action – naar wie moet het formulier gestuurd worden. Als gekozen wordt voor ‘gebruik mailadres beheer’ wordt het mailadres van de beheerder van de website gebruikt. Bij ‘anders’ geef je zelf een mailadres op. Bij ‘gebruik waarde uit het formulier’ kun je één van de invoervelden kiezen (e-mailadres).
Send from action – wie is de afzender van het formulier. Het is praktisch om hier je eigen mailadres (mailadres beheerder site of ander mailadres van je eigen organisatie) te gebruiken. Als dan nl. Een verkeerd mailadres in het formulier is ingevuld, krijg je toch bericht.
Er kan een vinkje gezet worden voor ‘show CC me on form’, dan kunnen bezoekers van de site ervoor kiezen om een kopie van het formulier te ontvangen. Hierbij moet dan het e-mailadres van degene die het formulier invult opgegeven worden bij ‘CC Me E-mail’.
Evt. kan nog een BCC-mailadres worden opgegeven. Als meer mensen bericht willen ontvangen als het formulier is ingevuld.
Een vinkje voor ‘opslaan in database’ is nodig als je de ingevulde formulieren later in een bestand wil downloaden (via report).
Klik onderaan op bijwerken als alle instellingen ingevuld zijn. Bovenaan komt dan te staan ‘OK Operation completed successfully’.
Bewerken formulier – Andere instellingen
Main form table width – hier kan de breedte van het formulier in pixels opgegeven worden.
Bij Main Form Table Alignement kan de uitlijning ingesteld worden (links, rechts, midden).
Een vinkje bij ‘send autoresponder using’ en invulveld e-mailadres aanwijzen, kan gebruikt worden als je wil dat automatisch een mailtje verstuurd wordt met een bepaalde inhoud naar de persoon die het formulier heeft ingevuld. De inhoud van de mail geef je op onder ‘Messaging – Auto Responder’.
Je kunt dan opgeven wie de afzender voor de Auto Responder is en welke onderwerpregel voor de mail gebruikt moet worden.
Redirection after submit. Zo nodig kun je ervoor zorgen dat mensen na het invullen van het formulier een bepaalde site (url), pagina of bestand te zien krijgen.
7
Email template and format settings. Hier kiezen voor Text templates en een vinkje bij ‘send html formated e-mail’. Dan krijg je de ingevulde gegevens in een tabel in de mail aangeleverd.
Klik onderaan op bijwerken als alle instellingen ingevuld zijn. Bovenaan komt dan te staan ‘OK Operation completed successfully’.
Bewerken formulier – Berichtgeving
Formulier kop – Deze tekst komt direct boven het formulier te staan. Grootte lettertype x-small.
Bedank bericht – Deze tekst kom op het scherm te staan op het moment dat het ingevulde formulier verstuurd is. Het is handig om hier aan te geven dat mensen nog een bevestiging per mail ontvangen. Met een contactmogelijkheid voor het geval ze geen mail krijgen. (Als ze een verkeerd mailadres opgeven, krijgen ze geen reactie en dan kunnen ze contact opnemen, waardoor je als ontvanger ook gelijk de juiste gegevens kunt bewaren.)
Automatisch antwoord – Deze tekst wordt in een mail verstuurd als het formulier ingevuld is.
Rapportage
Onder ‘rapportage’ kan een periode aangegeven worden.
Onder ‘data’ kun je vervolgens de in die periode ingevoerde gegevens online bekijken.
Onder ‘download’ kun je de in die periode ingevoerde gegevens downloaden in excel, csv of tab-gescheiden. Vervolgens kun je in je eigen (office)programma’s de gegevens verder gebruiken voor bijv. een deelnemerslijst, badges, mailing, e.d.
Gegevens worden alleen in deze database opgeslagen als je bij ‘Formulier instellingen’ een vinkje hebt gezet voor ‘opslaan in database’.
8
Formulierbeheer – invulveld voor mailadres In een online formulier komt vaak een veld ‘e-mailadres’ voor. Naar het mailadres dat hier ingevuld wordt, wordt een ontvangstbevestiging gestuurd of een kopie van het formulier. Daarom is het belangrijk dat een juist mailadres wordt ingevuld. Als dit niet gebeurt, zal het systeem een foutmelding geven als op de knop ‘verzenden’ wordt geklikt. De algemene foutmelding is niet zo duidelijk voor degene die het formulier invult. Gevolg: geen goede mailwisseling rond het invullen van het formulier. Er komen wel gegevens in het excelbestand (als daarvoor is gekozen) maar geen formulier per mail voor jezelf. Het invulveld voor het mailadres kan zo ingesteld worden dat het systeem controleert of een geldig mailadres is ingevuld (dus met @ erin en met .nl erachter). Als geen of een incompleet mailadres wordt ingevuld, wordt een mededeling zichtbaar, bijv. ‘Vul a.u.b. een geldig mailadres in’ of een andere tekst die je zelf op kunt geven. Deze controle gebeurt met behulp van een validator.
Hoe stel je een validator als controle op het mailadres in? Ga naar de pagina met het formulier. Klik onder de pijl/driehoek linksboven de titel van het formulier op formulierbeheer. Klik op ‘Formulier’. Klik op ‘edit’ bij het invulveld waar het mailadres ingevuld moet worden. Onderaan staat de informatie over de validator. Meestal zal al een validator ingesteld zijn dat het om een verplicht veld gaat. Dat is een zogenaamde ‘RequiredFieldValidator’. Die kan blijven staan. Direct daaronder kun je onder ‘Validator type’ een keuze maken. Kies hier voor ‘RegularExpressionValidator’ en klik op de link ‘Add validator’. (afbeelding 1) Onder ‘Error message’ staat standaard ‘A value is required’. Hier kun je een eigen tekst invullen, bijv. ‘Vul a.u.b. een geldig mailadres in’. (afbeelding 2) Onder ‘Regular Expression’ kies je ‘E-mail Address’ (afbeelding 2) Klik op ‘Update’ aan de rechterkant om de instellingen van de ‘RegularExpressionValidator’ op te slaan. (afbeelding 2) Klik onderaan op ‘Update’ om de wijzigingen in het invulveld vast te leggen. (afbeelding 3)
Op afbeelding 4 en 5 zie je het resultaat. 9
Afbeelding 1
Afbeelding 2
10
Afbeelding 3
Afbeelding 4
11
Afbeelding 5
12
