OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN. (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta)

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Disusun oleh : FIRMAN ADHI FEBRIYANTO D1809025

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

commit to user


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN Tugas Akhir berjudul: OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta) Karya: Nama

: Firman Adhi F

NIM

: D1809025

Konsentrasi

: Perpustakaan

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Hari

: Jumat

Tanggal

: 01 Juni 2012

ii

commit to user


digilib.uns.ac.id

SURAT PERNYATAAN ORISINILITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini : NAMA

: FIRMAN ADHI FEBRIYANTO

NIM

: D1809025

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL

:

OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta)

PEMBIMBING

:

Riah Wiratningsih, S.S, M.Si

TANGGAL DIUJI

:

1 Juni 2012

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian

hari

terbukti

melakukan

kebohongan

maka

saya

sanggup

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 1 Juni 2012

Firman Adhi F NIM. D1809025 iii

commit to user


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini : NAMA

: FIRMAN ADHI FEBRIYANTO

NIM

: D1809025

Program Studi

: D III perpustakaan

Fakultas

: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya

: Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul : OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta). beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan dari pihak manapun. Dibuat di

: Surakarta

Pada Tanggal : 1 Juni 2012 Yang membuat pernyataan

Firman Adi F. NIM. D1809025 iv

commit to user


digilib.uns.ac.id

v

commit to user


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Dalam dunia pendidikan, mahasiswa yang telah gagal dalam melaksanakan tugas akademiknya disebut sebagai

,

tetapi Mahasiswa yang meninggalkan sahabat-sahabatnya dalam kesulitan itu lebih

daripada (Penulis)

Penderitaan membuatku semakin

dan

.

(Pein-Akatsuki, chapter 474).

pernah tarik kata-kataku kembali....., sekalipun itu akan membawaku kepada kehancuran. Karena aku seorang laki-laki dan itu adalah jalan-ku (Uzumaki-Naruto)

Jadilah kamu manusia yang pada

semua orang

tertawa bahagia, tetapi hanya kamu sendiri yang menangis; dan pada

semua orang menangis sedih, tetapi hanya (Mahatma Gandhi)

vi

commit to user


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini kupersembahkan sebagai wujud cintaku kepada : dan

tercinta sosok seorang ibu dan kepala

keluargaku yang hebat, tiada henti- hentinya mendoakan dan memberikan dorongan kepadaku, serta pengorbanan yang sangat besar harganya. dan

Mas Rian, Mas Ujik, Dek ika, Dek

Novi dan Dek Fakih, yang selalu setia memberikan dukungannya dan selalu menjadi pelipur dalam suka dukaku. , yang selama ini membantu dan memberikan dukungan kepada keluargaku. yang telah mewarnai hari-hariku, (andrian, singeh, uzie, uuk, kempleng, fery, cak alek, memey, arum, adit, atin, retno, fitri, tika dan ayjem+aytul),

,

(wikan, budi dan intan) dan ita

haryati (trima kasih atas pinjeman bukunya). FM(football-manager),

CS(counter-strike),

PES(pro-evo soccer ),SHC

(strong-hold crusader) dan NS(ninja-saga) kalian adalah

dan

teman saat GALAU.ku tercinta dan aku banggakan.

vii

commit to user

yang


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Firman Adhi Febriyanto, 2012. D1809025. Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam Tampilan OPAC Software SIPRUS AA YKPN Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. OPAC merupakan layanan yang disediakan oleh perpustakan untuk memberikan layanan kepada pemustaka dalam menelusur kembali bahan pustaka. Namun kenyataan di lapangan informasi tentang buku yang tersedia melalui OPAC kurang memuaskan bagi pengguna. Jadi, perlu adanya suatu evaluasi kelengkapan informasi detail bibliografi buku dalam tampilan OPAC software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta. Tujuan dari penulisan TA ini adalah 1) Untuk mengetahui langkah-langkah input data deskripsi bibliografi buku melalui software SIPRUS AA YKPN. 2) Untuk mengetahui tampilan detail bibliografi buku pada OPAC. 3) Untuk mengetahui perihal apa saja yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN. Pada penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan metode observasi, studi pustaka, dokumentasi, serta wawancara. Dalam Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa 1) Proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN, yaitu: Aktifkan program SIPRUS AA YKPN, Menu Utama, Pilih Menu Pengolahan, Input Buku, Masukan Deskripsi Buku, Submit. 2) Informasi yang terdapat dalam Detail Deskripsi Buku meliputi : Cover Buku, Judul Buku, Subyek, Kelas Buku, ISBN, Bahasa, Penulis, Editor, Edisi , Penerbit, Seri, Deskripsi Fisik, Tipe Buku, Golongan Pustaka, Lokasi Rak Buku, Nomor Barcode yang Tersedia, DaftarIsi, Resume, Jumlah Buku dan ketersediaan Buku. 3) Hal-hal yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku, yaitu : Cover Buku, Subyek Buku, Penulisan Impressium, Daftar isi buku, Penulisan deskripsi fisik buku (kolasi), Penambahan kelengkapan CD pada kolasi, Lokasi buku pada catatan umum, Status buku. Adapun saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk kemajuan bagi UPT Perpustakaan AA YKPN, diantaranya sebagai berikut: 1) Dalam proses peng-input-an data bibliografi buku hendaknya agar lebih teliti lagi, sehingga deskripsi mengenai suatu buku dapat tampilkan secara lengkap. serta diharapkan dapat meningkatkan nilai kepuasan kepada pemustaka. 2) Pada menu penelusuran OPAC SIPRUS perlu ditambahkan menu user guide (petunjuk umum untuk menggunakan OPAC). Hal ini sangat bermanfaat untuk pemustaka yang baru pertama kali menggunakan layanan OPAC. 3) Perlu adanya pengadaan fasilitas perpustakaan berupa penambahan unit komputer untuk OPAC dan pengolahan. 4) Kebijakan laporan kerja lapangan yang di buat oleh mahasiswa agar di-input-kan ke dalam database perpustakaan. 5) Penerapkan sistem layanan terbuka dalam perpustakaan. Kata Kunci : Deskripsi, OPAC, software automasi. viii

commit to user


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat : 1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Hariyanto, M. Lib, Selaku Ketua Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Daryono, S.Sos selaku Pembimbing Akademik (PA) yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan. 4. Ibu Riah Wiratningsih, S.S., M.Si. Selaku dosen pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir. 5. Ibu Dra. Tri Hardiningtyas, M. Si., Selaku Penguji Tugas Akhir. ix

commit to user


digilib.uns.ac.id

6. Ibu Umiarsi selaku kepala UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Pusdokinfo di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. 7. Seluruh Staff UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta : Bp. Maryadi, Bp. Purwanto, Mas Ardian Kusuma, Ibu Indayani, dan Ibu Sumardjilah. 8. Seluruh dosen pengajar di Program D III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah mengajarkan semua ilmu pengetahuan tentang perpustakaan. 9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa masih ada kekurangan, karena keterbatasan pengetahuan yang ada dan tentu hasilnya juga masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu segala saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Semoga kebaikan semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini mendapatkan pahala dari Allah SWT dan menjadi amal kebaikan yang tiada putus-putusnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yan berkepentingan.

Surakarta, 1 Juni 2012

Penulis x

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL .........................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN ..........................................................

ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ..............................

iii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ........

iv

PENGESAHAN .................................................................................

v

MOTTO .............................................................................................

vi

PERSEMBAHAN .............................................................................

vii

ABSTRAK .........................................................................................

viii

KATA PENGANTAR .......................................................................

ix

DAFTAR ISI .....................................................................................

xi

DAFTAR TABEL .............................................................................

xiv

DAFTAR BAGAN ............................................................................

xv

DAFTAR GAMBAR .........................................................................

xvi

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................... xvii BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ....................................................

1

1.2. Rumusan Masalah .............................................................

5

1.3. Tujuan ..............................................................................

5

1.4. Pelaksanaan dan Metode Pengumpulan Data .....................

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi .........................................

8

2.2. Automasi Perpustakaan .....................................................

10

2.2.1. Manfaat Automasi Perpustakan ............................

13

2.2.2. Unsur Automasi Perpustakaan.............................

13

xi

commit to user


digilib.uns.ac.id

2.3. OPAC (Online Public Acces Catalog)................................

18

2.4. Peraturan Dasar dalam Pembuatan Deskripsi ....................

20

2.4.1 Bahasa ................................................................

20

2.4.2 Penggunaan huruf besar .....................................

20

2.4.3 Penggunaan tanda baca .......................................

21

2.5. Unsur-Unsur Pembuatan Deskripsi ...................................

21

2.6. Penelusuran Informasi Digital ...........................................

28

2.7. SIPRUS AA YKPN ..........................................................

30

BAB III

GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN AA YKPN YOGYAKARTA

3.1. Sejarah Berdirinya ............................................................

44

3.2. Visi, Misi dan Tujuan AA YKPN .....................................

47

3.3. Struktur Organisasi ...........................................................

48

3.4. Gedung dan Ruang ...........................................................

51

3.5. Sumber Daya Manusia ......................................................

54

3.6. Sumber Dana ....................................................................

55

3.7. Koleksi .............................................................................

55

3.8. Sarana dan Prasarana ........................................................

58

3.9. Layanan ............................................................................

59

3.10. Keanggotaan .....................................................................

64

3.11. Denda dan Sanksi .............................................................

65

3.12. Tata Tertib ........................................................................

65

xii

commit to user


BAB IV

digilib.uns.ac.id

PEMBAHASAN MASALAH

4.1. Proses Input Data Deskripsi Bibliografi Buku pada Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta .......................................

68

4.1.1. Langkah-langkah untuk mengaktifkan software SIPRUS AA YKPN ............................................

68

4.1.2. Peng-input-an data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN ..............................

73

4.2. Tampilan Deskripsi Buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN setelah melaui proses input data bibliografi buku .............

81

4.2.1. Langkah-langkah untuk melakukan pencarian Koleksi perpustakaan melalui OPAC ..................

82

4.2.2. Detail deskripsi bibliografi buku pada OPAC ......

88

4.3. Hal-hal yang perlu disempurnakan dalam proses input data Bibliografi pada software SIPRUS .................................... BAB V

91

PENUTUP

5.1. Simpulan ..........................................................................

97

5.2. Saran ................................................................................ 101 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 104 LAMPIRAN

xiii

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan ......................................................

55

Tabel 2 Jumlah koleksi Bahan Pustaka Buku .......................................

57

Tabel 3 Sarana Prasarana ....................................................................

58

xiv

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Halaman Bagan 1 Tahapan Penelusuran Informasi ...........................................

28

Bagan 2 Struktur Organisasi Makro ...................................................

49

Bagan 3 Struktur Organisasi Mikro ...................................................

50

xv

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1 Tampilan awal Komputer ........................................................... 69 Gambar 2 Pemilihan program Barcode Wedge ........................................... 69 Gambar 3 Tampilan program Barcode Wedge ............................................ 70 Gambar 4 Pemilihan program SIPRUS ...................................................... 70 Gambar 5 Tampilan menu login software SIPRUS ..................................... 71 Gambar 6 Pemasukan kode operator dan password menu operator ........... 72 Gambar 7 Tampilan login sukses ................................................................ 72 Gambar 8 Tampilan menu awal Operator software SIPRUS ....................... 73 Gambar 9 Pemilihan menu pengolahan pada software SIPRUS ................... 74 Gambar 10 Menu form input buku sebelum diisi ........................................ 75 Gambar 11 Daftar Koleksi Pustaka Pada Software SIPRUS AA YKPN ...... 78 Gambar 12 Tampilan Icon Program Browser .............................................. 82 Gambar 13 Tampilan Local OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta........... 83 Gambar 14 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta ............................................................ 85 Gambar 15 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta ............................................................ 86 Gambar 16 Menu Pencarian Koleksi pada OPAC SIPRUS AA YKPN ....... 87 Gambar 17 Hasil penelusuran buku melalui OPAC .................................... 88 Gambar 18 Tampilan Koleksi Terbaru pada OPAC SIPRUS ...................... 89 Gambar 19 Tampilan detail bibliografi buku pada OPAC SIPRUS .............. 90 Gambar 20 Tambahan kolom pada detail buku OPAC................................ 94 xvi

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Surat Permohonan KKP

Lampiran 2

Surat Keterangan KKP

Lampiran 3

Surat Tugas KKP

Lampiran 4

Jawaban Ijin KKP

Lampiran 5

Jadwal KKP

Lampiran 6

Catatan Kerja Harian

Lampiran 7

Laporan Periodik

Lampiran 8

Form Penilaian

Lampiran 9

Sertifikat

Lampiran 10

Gambar Komputer OPAC

Lampiran 11

Gambar Ruang Sirkulasi dan Pengolahan

Lampiran 12

Gambar Ruang Baca dan Internet

Lampiran 13

Katalog, Label. Barcode dan Kartu Buku.

xvii

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah. Perkembangan teknologi dan informasi (TI) yang berkembang dengan pesat, membawa berbagai dampak terhadap perkembangan dunia perpustakaan. Salah satunya adalah beralihnya penanganan kegiatan perpustakaan

yang

semula

tradisional/manual

berubah

menjadi

perpustakaan terautomasi. Dengan adanya perpustakaan terautomasi diharapkan dapat membantu segala kegiatan dalam perpustakaan sehingga lebih efisien dan akurat dalam mencapai sebuah tujuan perpustakaan. Adapun definisi dari automasi perpustakaan menurut Sulistyo-Basuki (1994:96) adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembac Saat ini sudah terdapat banyak software-software perpustakaan yang dikembangkan, baik secara gratis maupun memerlukan biaya dalam pengadaannya. Penggunaan software khusus pada sebuah perpustakaan menandakan perpustakan tersebut dalam proses perkembangan untuk menuju

sebuah

perpustakaan

terautomasi.

Dalam

perpustakan

terautomasi segala kegiatan pemrosesan bahan pustaka, pelayanan, pelaporan, dilakukan menggunakan komputer dan software khusus untuk perpustakaan. Sehingga pekerjaan pustakawan sedikit terbantu dan

commit to user 1


digilib.uns.ac.id 2

pustakawan dapat fokus melakukan kegiatan pelayanan, pengembangan perpustakaan dan kegiatan-kegiatan lain yang berhubungan dengan promosi perpustakaan. Serta diharapkan dengan adanya automasi perpustakaan layanan yang terdapat di perpustakaan dapat memberikan pelayanan secara cepat, tepat dan efisien, sehingga dapat menambah nilai kepuasan pengguna perpustakaan. Salah satu upaya yang dilakukan UPT Perpustakaan AA YKPN untuk meningkatkan layananan kepada mahasiswa agar mereka dapat memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan dengan baik, yaitu dengan cara menggunakan software SIPRUS (Sistem Informasi Perpustakaan), SIPRUS merupakan program (software computer) yang dibangun dengan menggunakan teknologi berbasis web yang dioptimalisasikan, dimana sistem ini mempunyai fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi. Disebut fleksibilitas dikarenakan aplikasi ini dapat dijalankan dalam dua Platform yaitu Linux dan Windows. Sedangkan disebut memiliki integritas tinggi karena sistem ini dapat menunjang dan mendukung pelayanan yang terpadu

pada

lingkup

perpustakaan

dari

pendaftaran,

sirkulasi

(peminjaman dan pengembalian) sampai dengan pengajuan kartu bebas perpustakaan. serta layanan OPAC (Online Public Acces Catalog) yang sangat membantu bagi mahasiswa maupun pustakawan dalam proses temu kembali informasi.

commit to user


digilib.uns.ac.id 3

Namun kenyataan di lapangan informasi tentang buku yang tersedia melalui OPAC kurang memuaskan bagi pengguna. Adapun informasi di OPAC saat ini, hanya meliputi : nama pengarang, judul, kolasi, impressium dan ISBN. Padahal informasi yang tersedia dalam OPAC merupakan gambaran umum dari buku yang dimiliki oleh perpustakaan. Jadi,

semaksimal mungkin OPAC

tersebut dapat

mewakili isi maupun bentuk fisik dari buku tersebut. Terlebih lagi UPT Perpustakaan AA YKPN menerapkan sistem layanan tertutup, jadi mahasiswa tidak dapat secara langung mencari buku di rak. Mahasiswa hanya mendapatkan gambaran dini dari buku yang dia butuhkan melalui detail deskripsi bibliorafi buku yang terdapat pada OPAC. Dalam hal ini sebaiknya pihak UPT Perpustakaan AA YKPN dapat meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dari segi peng-input-an data deskripsi bibliografi buku secara maksimal, unsur-unsur dari buku yang belum dimasukkan supaya dilengkapi. Sehingga pengguna perpustakaan merasa puas akan informasi yang terkandung dalam OPAC dan tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan bahan koleksi apa yang dibutuhkan. Untuk

menanggapi

masalah

di

atas.

Maka,

pihak

UPT

Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta berusaha meningkatkan pelayanan kepada pemustaka dari segi peng-input-an data deskripsi bibliografi buku supaya informasi-informasi buku yang sebelumnya belum dimasukkan agar dimasukkan. Sehingga informasi yang terkandung dalam OPAC dapat memberikan gambaran secara dini kepada pemustaka mengenai

commit to user


digilib.uns.ac.id 4

buku yang dia butuhkan. Adapun prosedur peng-input-an data deskripsi bibliografi buku agar dilengkapi, sesuai dengan peraturan pembuatan unsur-unsur deskripsi bibliografi buku. Menurut Muh. Kailani Eryono (1999:103) menyatakan unsur-unsur dalam pembuatan entri deskripsi bibliografi buku dalam OPAC yaitu judul, pernyataan pengarang, keterangan edisi, impressium (tempat terbit, penerbit dan tahun terbit), kolasi, keterangan seri, catatan, ISBN

Sehingga tidak

sekedar judul, pengarang dan penerbit saja yang ditampilkan pada OPAC. Namun, informasi-informasi deskripsi yang terkandung dalam buku juga dapat ditampilkan. Seperti, subyek buku, cover buku, kelengkapan buku termasuk di dalamnya CD (compact-disk), status keberadaan buku (rusak, diperbaiki, hilang dan tersedia), dan lokasi keberadaan buku. Dari uraian tersebut di atas, penulis mengangakat

OPAC

(Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku dalam OPAC Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta Akhir.

commit to user

untuk Penulisan Tugas


digilib.uns.ac.id 5

1.2. Rumusan Masalah. 1.2.1. Bagaimanakah proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN di Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta sehingga dapat ditampilkan di layanan OPAC ? 1.2.2. Bagaimanakah tampilan detail deskripsi bibliografi buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN setelah proses input data bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN ? 1.2.3. Perihal apa saja yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN ?

1.3. Tujuan Tugas Akhir. 1.3.1. Untuk

mengetahui bagaimana proses

input

data deskripsi

bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta sehingga dapat muncul di layanan OPAC. 1.3.2. Untuk megetahui tampilan detail deskripsi bibliografi buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN setelah melaui proses input data deskripsi bibliografi buku. 1.3.3. Untuk mengetahui hal-hal apa yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS.

commit to user


digilib.uns.ac.id 6

1.4. Pelaksanaan dan Metode Pengumpulan Data. Penyusunan tugas akhir ini merupakan rangkaian kuliah kerja Pusat Dokumentasi dan Informasi ( PUSDOKINFO ) yang dilaksanakan pada tanggal 14 Februari

30 Maret 2012, dari senin- jumat pukul 07.30

- 15.30 WIB. Praktek kerja lapangan bertempatan di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta

Jl. Gagak Rimang No. 2-3-4 (Balapan)

Yogyakarta 55222. 1.4.1. Metode Observasi Menurut Slamet Widodo (2004:64) dalam bukunya yang berjudul metodologi penelitian menyebutkan bahwa metode pengumpulan data dengan menggunakan pengamatan di lapangan secara langsung, jadi metode pengamatan atau observasi adalah pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang diteliti. Dalam metode observasi ini penulis melakukan pengamatan

dan

pencatatan

secara

sistematis

dari

hasil

pengamatan-pengamatan tersebut selama kegiatan berlangsung yang dilakukan di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. 1.4.2. Metode Wawancara Menurut Slamet Widodo (2004:67) menyatakan bahwa adalah metode dengan menggunakan tanya jawab lisan antara dua orang atau lebih secara langsung. Pewancara dalam metode ini disebut intervieuwer, sedangkan orang yang diwawancarai disebut

commit to user

Dalam metode wawancara


digilib.uns.ac.id 7

ini penulis mengadakan tanya jawab secara langsung kepada petugas dan pengunjung yang ada di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. Adapun petugas yang penulis wawancarai meliputi petugas pada bagian sirkulasi, bagian pengolahan, bagian majalah dan internet, serta kepala bagian UPT Perpustakaan AA YKPN. 1.4.3. Metode Dokumentasi. Menurut Suharsimi Arikunto (2002:206) menyatakan metode yang dilakukan dengan mencari data mengenai hal-hal variable yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasati, notulen rapat, Dalam metode dokumentasi ini penulis mencari sumber-sumber referensi di perpustakaan untuk mencari informasi berkaitan dengan penelitian yang dilakukan. 1.4.4. Metode Studi Pustaka Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur (Nawawi, 1994: 23) . Metode dengan studi pustaka ini dengan cara penulis menggunakan pustaka atau literatur sebagai acuan atau rujukan dalam penulisan tugas akhir ini.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Sulistiyo-Basuki (2009:4.18) dalam bukunya yang berjudul Pengantar ilmu perpustakaan, menyatakan bahwa Perpustakan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi. Menurut pelaksanaanya terdapat 2 jenis perpustakaan perguruan tinggi yaitu : Sistem Sentralisasi adalah semua koleksi dijadikan satu, termasuk juga semua kegiatannya, maka kegiatan pemilihan, pengadaan, pengolahan hingga ke pemencaran informasi dilakukan oleh pusat. Jadi dalam sistem sentralisasi perpustakaan yang ada hanya perpustakaan pusat sedangkan perpustakaan fakultas dan jurusan tidak ada. Sistem Desentralisasi adalah sistem perpustakaan yang tidak memiliki perpustakaan pusat yang ada hanyalah perpustakaan fakultas maupun perpustakaan jurusan.

commit to user 8


digilib.uns.ac.id 9

Dalam

bukunya

yang

berjudul

Periodisasi

Perpustakaan

Indonesia Sulistyo-Basuki (1994:65) menuliskan pengertian lain dari Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut : Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi dalam mencapai tujuanya. Dalam pengertian ini perguruan tinggi adalah universitas, fakultas, jurusan, institut, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan bawahanya seperti lembaga penelitian. Sedangkan

menurut

Sutarno

(2003:35)

dalam

bukunya

Perpustakaan dan Masyarakat menyebutkan bahwa : Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada suatu perguruan tinggi, baik universitas, akademi, sekolah tinggi atau institut. Keberadaaan, tugas dan fungsi perpustakaan tersebut adalah dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat . Jadi Perputakaan Perguruan Tinggi merupakan perpustakaan yang terdapat di dalam universitas dan memiliki tugas untuk melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Adapun peran Perpustakaan Perguruan Tinggi sangatlah penting yaitu membantu pemustaka khususnya mahasiswa, karyawan, maupun dosen dalam menyediakan layanan informasi secara cepat, tepat dan efisien serta ilmu pengetahuan sesuai dengan kebutuhan masing-masing pemustaka.

commit to user


digilib.uns.ac.id 10

2.2. Automasi Perpustakaan Sulistyo-

Automasi perpustakaan

adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi kepada pembaca

Dalam

bukunya yang berjudul Perpustakaan dan Kepustakaan, Purwono dan Sri Suharmini (2009:1.30)

menjabarkan pengertian tentang automasi

perpustakaan sebagai berikut : Perpustakaan Automasi adalah penerapan teknologi informasi terutama komputer untuk kepentingan perpustakaan sehingga yang terautomasi adalah teknik operasional perpustakaan seperti, pengadaaan, sirkulasi, pengolahan, serta keperluan administrasi perpustakaan. sementara itu bahan pustaka masih berupa kertas Menurut Yuyu Yulia dan B. Mustofa (2009:9.2) yang dimaksud dengan sistem automasi di perpustakaan adalah menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana teknologi informasi (komputer) secara terpadu. Adapun bagian di perpustakaan yang diautomasikan adalah : 1. Pengembangan koleksi (survei bahan pustaka, seleksi, dan pemesanan serta pembelian buku) 2. Pengelolaan bahan pustaka yang akan dilayankan (penentuan Nomor

klasifikasi,

penentuan

subyek,

pembuatan

pemasangan sistem barcode dan sistem keamanan koleksi).

commit to user

dan



3. Pelayanan kepada pengguna a. Penelusuran katalog melalui sarana OPAC (online public access catalog) b. Sistem

peminjaman,

pengembalian,

penagihan

keterlambatan, denda, pemesanan (reservasi), semua bagian ini biasa dikenal sebagai layanan sirkulasi. c. Sistem pelaporan dan pembuatan statistik. d. Sistem pencatatan anggota dan sistem pencatatan automasi bagi pengunjung perpustakaan. Adapun penjelasan dari kalimat yang disebutkan di atas

perpustakaan baru dapat dikatakan menggunakan sistem automasi apabila sudah memanfaatkannya untuk seluruh atau paling tidak sebagian besar kegiatan yang dilakukan. Kalau hanya untuk satu kegiatan, misalnya hanya untuk meng-input dan menampilkan di OPAC

belum dapat

dikatakan menerapkan sistem automasi. Apabila penggunaan komputer hanya untuk satu atau dua kegiatan, itu berarti hanya menggunakan komputer di perpustakaan. belum dapat dikatakan sistem automasi perpustakaan. Sedangkan

automasi perpustakaan adalah untuk meningkatkan mutu layanan di perpustakaan, maka apabila sistem automasi dalam perpustakaan belum dapat meningkatkan mutu layanan tidak dapat dikatakan sistem automasi.

commit to user



Ini berarti tidak hanya komputer yang digunakan dalam mengembangkan sistem automasi di perpustakaan, melainkan ada pula bentuk teknologi informasi lainya. Walaupun tentu saja intinya adalah perangkat keras dan perangkat lunak komputer, seperti yang biasa digunakan pada umumnya di kantor-kantor. Semua sistem dan sarana itu digunakan secara terpadu atau saling terkait satu sama lain dalam suatu sistem jaringan. Suatu sistem seharusnya bermanfaat dalam meningkatkan mutu layanan perpustakaan. Tentu ini menyangkut pula dua hal. yaitu sistem automasi akan bermanfaat bagi pengguna yang akan memerlukan layanan perpustakaan dan bermanfaat pula bagi petugas perpustakaan yang akan melakukan tugas pelayan. misalnya petugas di bagian pengembangan koleksi (mengetahui usulan-usulan bahan koleksi dari user melalui layanan usulan buku di OPAC), bagian pengelolaan bahan pustaka (pemberian barcode, label, katalog dan kartu buku) dan bagian administrasi (pendaftaran anggota, bebas perpustakaan, dan perpanjangan anggota). Jadi Automasi Perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi terutama komputer untuk kepentingan perpustakaan sehingga yang terautomasi adalah teknik operasional perpustakaan seperti, pengadaaan, sirkulasi, pengolahan,

serta keperluan administrasi perpustakaan.

commit to user



kegiatan automasi perpustakaan memiliki tujuan untuk meningkatkan kualitas layanan dan meningkatkan kepuasan pengunjung. 2.2.1. Manfaat Automasi Perpustakan Pemanfaatan dan penggunaan teknologi nformasi saat ini telah menyebar hampir di semua bidang, tidak terkecuali perpustakaan. dalam masyarakat maju, pengetahuan merupakan sumber daya primer untuk individu dan publik. Sebagai akibatnya, perpustakaan harus dapat meningkatkan layanan dan fasilitas untuk pemustaka sebab perpustakan mempunyai fungsi sebagai pendidik. Maka dengan menerapkan automasi di

perpustakaan dapat

meningkatkan pelayanan kepada pemustaka. Menurut Wahyu Supriyanto & Ahmad Muhsin (2008:37) automasi

perpustakaan

dengan

menerapkan

kemajuan

TI

(teknologi informasi) akan memberikan manfaat sebagai berikut : Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. Meningkatkan citra perpustakan Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global. 2.2.2. Unsur Automasi Perpustakaan Sistem automasi perpustakaan dalam pelaksanaannya memerlukan unsur-unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya. Dalam bukunya yang berjudul

commit to user



Teknologi Informasi Perpustakaan, Wahyu Supriyanto & Ahmad Muhsin

(2008:38) menyebutkan unsur-unsur

dalam automasi

perpustakaan meliputi : 1. Pengguna (users) Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yaitu meliputi pustakawan, staf yang nantinya bertugas sebagai operator, teknisi dan administrator serta para anggota perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik apabila memenuhi kebutuhan pengguna, baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan dari sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna. Pustakawan yang bersangkutan harus dilibatkan, mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing pustakawan harus dikumpulkan untuk menjamin kerja sama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan administrator sistem harus dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan. 2. Perangkat Keras (Hardware) Sebuah perangkat/mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat

commit to user



serta diperlukan program untuk menjalankanya. Fungsi perangkat

keras

untuk

mengumpulkan

data

dan

mengubahnya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh

komputer.

Menurut

Yuyu

Yulia

(2009:9.7)

menyatakan bahwa : Hardware atau perangkat keras adalah benda atau peralatan teknologi informasi yang digunakan untuk menunjang sistem automasi perpustakaan. termasuk disini adalah perangkat komputer, printer, scanner, barcode scanner, peralatan sistem keamanan koleksi, modem/jaringan untuk fasilitas internet. Sehingga dapat memberikan layanan perpustakaan yang

3. Perangkat Lunak (Software) Dalam bukunya yang berjudul pengolahan bahan pustaka, Yuyu Yulia (2009:9.6

Software

atau perangkat lunak adalah program komputer yang digunakan untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan sistem automasi . Ada beberapa jenis software yang banyak digunakan, misalnya software sistem operasi (Windows, Linux, dsb), software aplikasi (misalnya MS Office, Adobe Acrobat) dan juga software khusus perpustakaan seperti SIPRUS, UNSLA, dan SENAYAN.

commit to user



4. Network /Jaringan Automasi Perpustakaan harus mampu memenuhi kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi informasi. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:59)

lain komputer sebagai server dan klien, network interface card (LAN Card terminal kabel (hub)), jaringan telepon atau modem Hal yang perlu diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut : Jumlah komputer serta ruang lingkup dari jaringan (LAN,WAN). Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi. Protokol komunikasi yang digunakan. Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan jaringan. 5. Data Data merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:69) menyebutkan bahwa data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili

commit to user



kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Serta ciri khas dari data yaitu terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *,$ dan /. Adapun susunan dari data terdiri dari bits, byte, fields, records, file dan database. Sedangkan

menurut

Yuyu

Yulia

(2009:9.6)

menyatakan bahwa : Database adalah kumpulan informasi terstruktur dan saling terkait yang akan dikelola dan dimanfaatkan melalui sistem automasi. Istilah lain yang sering digunakan untuk pengertian yang sama adalah basisdata atau pangkalan data. Database untuk sistem automasi perpustakaan adalah database katalog koleksi perpustakaan (katalog buku, majalah) atau database lainya seperti database anggota perpustakaan, database pegawai perpustakaan. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa database adalah kumpulan dari beberapa file yang saling berkaitan. Adapun contoh dari database adalah database anggota

perpustakaan,

perpustakaan,

database

database pegawai

koleksi

umum

perpustakaan

di dan

sebagainya. 6. Manual/Panduan Operasional Menurut

Kamus

Lengkap

Bahasa

Indonesia

karangan Em Zul Fajri (2003:67) menyebutkan bahwa buku pedoman merupakan buku yang biasa digunakan sebagai acuan dalam melakukan sesuatu kegiatan.

commit to user



Manual/panduan operasional sering disebut juga prosedur yang memiliki arti tentang penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu sistem automasi perpustakaan. Melalui jaringan internet serta perkembangan teknologi informasi saat ini, semua pekerjaan semakin mudah sehingga memungkinkan seseorang mencari referensi dengan mudah.

2.3. OPAC (Online Public Acces Catalog) Dalam perpustakaan yang telah berbasis automasi kita sering menjumpai istilah OPAC (Online Public Acces Catalog) atau Katalog Online. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:134) menjelaskan bahwa Online Public Acces Catalog) adalah sebuah fitur yang digunakan untuk memfasilitasi pengunjung untuk mencari katalog koleksi perpustakaan yang dapat diakses oleh umum . Untuk mencari koleksi langkah pertama mengetikkan judul buku yang kita cari dalam OPAC. Dapat juga dilakukan dengan menggunakan kata kunci judul, pengarang, subyek dan nomor klasifikasi. Fasilitas ini dapat digunakan pengunjung perpustakaan untuk melakukan pencarian katalog, baik katalog buku, majalah, dan laporan penelitian. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:134) dalam layanan OPAC

commit to user



harus memiliki fitur yang bersifat mudah, fleksibel dan akurat. Adapun fitur tersebut meliputi : Home page OPAC (Online Public Acces Catalog) Pencarian simple search Pencarian advance search Menampilkan detail katalog Menampilkan status ketersediaan buku. Pencarian buku baru Pemesanan/usulan buku Download data digital (abstraksi/full-teks) Berdasarkan uraian dari pengertian OPAC di atas dapat diambil kesimpulan bahwa OPAC merupakan suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang dapat digunakan oleh pengguna maupun petugas perpustakaan untuk menelusur koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan atau unit informasi lainnya yang dapat diakses secara online. Fungsi dari OPAC sebagai sarana temu balik informasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka serta fitur lain di dalam OPAC seperti menu untuk kritik dan saran, menu absensi pengunjung untuk statistik pengunjung, menu tanya jawab (user interface), menu pengumuman, dan juga menu untuk menampilkan koleksi bahan pustaka terbaru. Melalui OPAC, pengguna dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanan bahan pustaka/koleksi tersebut berada. Oleh karena itu, OPAC merupakan sistem temu balik informasi yang merupakan bagian dari sistem automasi perpustakaan.

commit to user



2.4. Peraturan Dasar dalam Pembuatan Deskripsi Bibliografi Buku Menurut Muh. Kailani Eryono (1999 :97) dalam pembuatan deskripsi bibliografi buku terdapat peraturan yang menjadi dasar dalam pembuatannya, meliputi bahasa, penggunaan huruf besar, dan penggunaan tanda baca. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : 2.4.1. Bahasa 1. Bahasa buku digunakan dalam pokok uraian. Ini berarti bahwa penambahan

yang

diperlukan

untuk

memperlancar

atau

menjelas keterangan dalam pokok uraian harus dinyatakan dalam bahasa buku. 2. Apabila sebuah karya menggunakan lebih dari satu bahasa, maka dalam pokok uraian digunakan bahasa yang diutamakan karya yang bersangkutan, dan jika tidak ada bahasa yang diutamakan, maka yang digunakan adalah bahasa yang pertama disebut dalam halaman judul karya. 3. Bahasa indonesia digunakan untuk menyatakan keterangan dalam kolasi dan catatan. Dalam catatan dapat dinyatakan kutipan diantara dua tanda petik, misalnya untuk menyatakan judul asli sebuah buku terjemahan. 2.4.2. Penggunaan huruf besar Huruf besar digunakan sebagai berikut : 1. Pada permulaan kalimat dan setelah titik selalu digunakan huruf besar, kecuali beberapa hal dalam kolasi.

commit to user



2. Huruf pertama nama orang, nama tempat, nama peristiwa, dalam sejarah dan lain-lain dinyatakan dengan huruf besar. 2.4.3. Penggunaan tanda baca Dalam membuat deskriptif katalog digunakan berbagai tanda baca sebagai berikut : 1. Tanda titik disertai strip (.--) digunakan untuk memisahkan unsur-unsur dalam pokok uraian. 2. Tanda titk (.) digunakan untuk memisahkan bagian-bagian dari deskripsi. 3. Tanda titik dua (:) digunakan untuk memisahkan judul utama dari judul tambahan, dan mendahului keterangan ilustrasi pada kolasi. 4. Tanda titik koma (;) digunakan mendahului unsur ukuran tinggi buku dan unsur nomor seri dalam keterangan seri. 5. Tanda koma (,) digunakan untuk memisahkan halaman angka Romawi kecil dengan halaman angka Arab. 6. Tanda sama dengan (=) digunakan untuk memisahkan judul utama dangan judul alternatif.

2.5. Unsur-Unsur Pembuatan Deskripsi Bibliografi Buku Menurut Muh. Kailani Eryono (1999 :103) dalam penyusunan deskripsi bibliografi buku terdapat unsur-unsur penting yang harus diperhatikan, namun secara garis besar susunan dari unsur-unsur tersebut

commit to user



adalah judul, keterangan kepengarangan, keterangan edisi, impresium, kolasi, keterangan seri, catatan, ISBN, dan jejakan. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : 2.5.1. Judul 1. Judul utama diawali dengan huruf besar 2. Judul tambahan dipisahkan dari judul utama dengan titik dua (:) 3. Judul alternatif yakni judul yang sama dalam bahasa yang berbeda dipisahkan dari judul utama dengan tanda koma (,) sejenisnya sesuai bahasa yang digunakan dalam karya yang bersangkutan. 4. Apabila judul terlalu panjang, maka dapat diperpendek dengan cara mengambil sekurang-kurangnya lima kata pertama, katakata yang dihilangkan ditandai dengan tiga tanda titik. 5. Jika terdapat judul paralel (yaitu judul yang sama dalam bahasa yang berbeda), maka judul tersebut dipisahkan dari judul utama

6. Apabila seluruh unsur judul terdapat dalam satu karya, maka urutanya diatur sebagai berikut : judul utama, judul paralel, judul alternatif, dan judul tambahan. 2.5.2. Keterangan Kepengarangan. Nama pengarang baik orang maupun badan korporasi diulang dalam deskripsi (pokok uraian) setelah judul dan didahului dengan tanda garis miring (/) , dengan ketentuan sebagai berikut :

commit to user



1. Penyebutan nama pada deskripsi tanpa mengubah struktur nama seperti pada tajuk, dicatat sesuai data yang terdapat pada halaman judul, Contoh : Gaya Kepemimpinan: (Pendekatan bakat situasional)/ R. Achmad Rustandi 2. Nama pengarang ganda sebanyak-banyaknya tiga orang, seluruhnya

dicantumkan

pada

deskripsi,

masing-masing

dipisahkan dengan tanda koma. Jika perlu dapat digunakan Dasar-dasar manajemen/ oleh S.Hadibroto, Daniel Lubis [oleh] Sudrajat Sukadam. 3. Jika nama pengarang ganda lebih dari tiga, maka dalam deskripsi dicantumkan nama pengarang pertama dengan Contoh

:

Manajemen

perpustakaan/ Sudarsono [et al]. 4. Selain

nama

pengarang,

semua

yang

terlibat

dalam

kepengarangan disebutkan dalam deskripsi setelah penyebutan nama pengarang. Dalam hal ini termasuk di dalamnya ; nama penerjemah,

ilustrator,

dan

penyunting.

Masing-masing

dipisahkan dengan tanda titk koma (;). Contoh : Sejarah kebudayaan Islam/ Ahmad Syalabi; alih bahasa Muchtar Yahya dan Sanusi. 5. Gelar akademik dan nama panggilan tidak dinyatakan dalam deskripsi.

commit to user



2.5.3. Keterangan edisi. Dalam mencantumkan keterangan edisi digunakan istilah dalam bahasa buku dan disingkat misalnya : edisi = ed.; cetakan=cet.; lampiran=lamp. 2.5.4. Impressium Yang dimaksud impresium adalah : tempat penerbit, nama penerbit, dan tahun terbit. 1. Pencantuman tempat terbit ditentukan sebagai berikut : Pencantuman tempat terbit didahului dengan tanda: . Contoh : .

Jakarta

Jika terdapat dua tempat penerbit , keduanya dapat dicantumkan dengan pemisahan tanda titik koma (;). Contoh : .

Jakarta;Bandung

Jika nama tempat terbit tidak dijumpai dalam karya, dapat diganti dengan : Pencetak, atau distributor buku. Jika nama tempat penerbit, pencetak dan penyalur tidak

2. Pencantuman nama penerbit ditentukan sebagai berikut : Nama penerbit didahului dengan titik dua (:). Contoh : .

Jakarta : Bulan Bintang

Singkatan yang menunjukan jenis perusahaan seperti : PT, Fa, Co dan sejenisnya tidak disebutkan dalam impresium, . Contoh : .

commit to user

Jakarta:Gunung Mulia.



Jika nama penerbit tidak diketahui, nama pencetak atau distributor dapat dinyatakan sebagai gantinya. 3. Pencantuman Tahun Terbit ditentukan sebagai berikut : Tahun terbit didahului dengan tanda koma (,). Contoh : . Jakarta: Bulan Bintang, 1985. Jika masehi tidak dijumpai, maka tahun yang tercantum dinyatakan dengan penjelasan tahun Masehi dalam kurung siku. Contoh : ..

Cairo: Dar al-

Jika tahun penerbitan tidak dinyatakan dalam karya hendaknya dapat diperkirakan dalam kurung siku disertai tanda tanya. Dalam hal ini jika tidak dapat diperkirakan, maka dibuatkan perkiraan dalam dasa warsa, atau dalam abad. Contoh : [1970?] , [197-?]. 2.5.5. Kolasi Yang dimaksud dengan kolasi adalah pernyataan yang menyangkut fisik bahan pustaka, yang terdiri atas jumlah halaman, tinggi buku dan keterangan ilustrasi. Keterangan kolasi dinyatakan dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Keterangan dinyatakan secara singkat ke dalam bahasa indonesia : Halaman disingkat hal. Ilustrasi disingkat ilus. Bibliografi disingkat bib. Indeks disingkat ind.

commit to user



Sentimeter disingkat cm. Volume disingkat v. 2. Jumlah halaman dinyatakan dalam angka romawi kecil dan dalam angka arab. Di antara keduanya dipisahkan dengan tanda koma (,). Contoh : viii, 250 hal. 3. Keterangan ilustrasi, indeks, gambar, dan bibliografi didahului dengan tanda titk dua (:). Contoh : viii, 250 hal.: ilus. Ind. 4. Ukuran tinggi buku dinyatakan dengan sentimeter dan didahului dengan tanda titik koma (;). Contoh : viii, 250 hal.: ilus.: ind.; 24 cm. 2.5.6. Keterangan Seri Keterangan seri dinyatakan sebagai berikut : 1. Keterangan nama dan nomor seri dinyatakan di antara dua kurung, setelah penyebutan kolasi. 2. Pernyataan nomor seri didahului dengan tanda titik koma (;). Contoh : viii, 250 hal.: ilus.; 24 cm. (Seri Manajemen; No.4). 2.5.7. Catatan Hal-hal penting yang tidak tertampung dalam pokok uraian dapat dinyatakan dalam catatan, misalnya judul asli dari suatu karya terjemahan, penunjukan halaman bibliografi. 1. Judul asli dari suatu karya terjemahan dinyatakan di antara dua tanda petik

commit to user



-Tarbiyah al2. Jika sumber bacaan perlu dinyatakan secara khusus beserta lokasinya. Contoh : Bib. Hal. 245. 2.5.8. Standar Internasional Nomor Buku (ISBN) ISBN didahului huruf ISBN, dan ditulis dengan tanda hubung (-) di antara bagian nomornya. Contoh : ISBN 0-9987-3452-08. Jika diketahui maka ISBN harus dicantumkan. 2.5.9. Jejakan. Jejakan berisi keterangan tentang entri tambahan yang perlu dibuat. Dengan adanya jejakan dapat diketahui oleh yang menggandakan katalog, entri tambahan apa saja yang perlu dibuat. Jejakan dibuat dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Untuk jejakan subyek diberi nomor urut dengan angka Arab, dan istilah subyek seluruhnya dinyatakan dengan huruf kapital. Contoh : 1. PENDIDIKAN

2. SOSIOLOGI

2. Jejakan-jejakan lain diberi nomor urut dengan angka romawi dengan ketentuan sebagai berikut : Judul disingkat J. Judul Seri disingkat JS. Judul Asli disingkat JA Nama pengarang ditulis sesuai namanya pada tajuk. Contoh :

1. J

II. Yahya, Muchtar

commit to user



2.6. Penelusuran Informasi Digital Menurut

Sri

Hartinah

(2010:3.12)

menyebutkan

bahwa

Penelusuran informasi Digital yaitu penelusuran yang dilakukan dengan melalui media digital atau elektronik seperti melalui OPAC (online Public Access Catalog), search Engine (di Internet), database online, jurnal elektronik, reference online, dan informasi lain yang tersedia secara elektronik/digital. rangkaian

Tahapan

kegiatan

yang

penelusuran berisikan

informasi

alur/tahap

memiliki

pemustaka

suatu dalam

menemukan informasi. Berikut ini adalah sekilas ilustrasi proses penelusuran

sebuah

informasi

oleh

pemustaka

unit

informasi/perpustakaan. Adapun tahapan dari penelusuran informasi digital sebagai berikut : Bagan 1 Tahapan Penelusuran Informasi Pemustaka

Kebutuhan

Pencatatan

Penelusuran

Analisa

Alat/Sumber

Hasil

Cocok

Evaluasi

Sumber : Sri Hartinah, (2010:3.12)

commit to user

Tidak Cocok



Beberapa hal penting dalam penelusuran. a. Kunci penelusuran, yaitu merupakan karakteristik informasi atau dokumen yang dapat digunakan untuk keperluan penelusuran dan pemilihan

dokumen/informasi.

Seperti data

atau

informasi

kebutuhan yang diberikan oleh pemustaka seperti subyek, nama penulis, judul, tahun terbit, geografis, dan sebagainya b. Penelusuran Pertanyaan, merupakan sebuah prosedur yang akan membantu penelusuran dalam proses penelusuran terutama untuk keperluan berikut ini : 1) Menghindari pengulangan penelusuran. 2) Bahan evaluasi temu kembali informasi, termasuk analisis prosedur yang digunakan untuk efektivitasnya. 3) Identifikasi kebutuhan informasi dan dokumen. 4) Pencatatan pertanyaan yang diajukan dari pemustaka. 5) Memahami bahasa dokumenter dari pemustaka, misalnya ada pemustaka

yang

memakai

istilah

kera

namun

dalam

perpustakaan dikenal sebagai Macacaicus 6) Evaluasi pemustaka c. Alat Penelusuran yaitu merupakan alat yang digunakan sebagai sarana untuk proses penelusuran informasi/dokumen.

commit to user



2.7. SIPRUS AA YKPN SIPRUS dibangun dengan menggunakan teknologi berbasis web yang dioptimalisasikan, dimana sistem ini mempunyai fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi. Disebut fleksibilitas dikarenakan aplikasi ini dapat dijalankan dalam dua Platform yaitu Linux dan Windows. Sistem ini dapat menunjang dan mendukung pelayanan yang terpadu pada lingkup perpustakaan dari pendaftaran, sirkulasi (peminjaman dan Pemngembalian) sampai dengan pengajuan kartu bebas perpustakaan. semuanya terintegrasi dalam satu sistem, sehingga pelayanan dapat dilakukan secara maksimal. Dalam sistem ini terdapat 2 bentuk penyediaan data yaitu dalam bentuk tabel maupun grafik. (Buku Pedoman SIPRUS AA YKPN, 2008). Dalam penggunaan SIPRUS AA YKPN ini harus menggunakan jaringan komputer sebagai infrastuktur. Dengan jaringan komputer sistem dalam SIPRUS dapat digunakan dan diakses. Dalam pembuatan SIPRUS AA YKPN menggunakan teknologi 3- tried client server (Web Based). 3-tried client server merupakan teknologi yang terbagi menjadi 3 bagian, yaitu User interface (front end), Middle ware (buisness server) dan database server (back end). Fornt end bertanggung jawab terhadap tampilan antar muka dengan pengguna. Middle ware bertanggung jawab terhadap semua proses transaksi. Sedangkan database server bertanggung jawab terhadap penyimpanan data. Program yang digunakan untuk fornt end adalah mozilla firefox, middle ware menggunakan program Apache,

commit to user



sedangkan database server menggunakan PostgreSQL (Buku Pedoman SIPRUS AA YKPN, 2008). Sistem informasi perpustakaan ini dibuat bertujuan untuk menyelesaikan pekerjaan operasional di UPT Perpustakaan. Dalam sistem informasi perpustakaan yang selanjutnya disebut SIPRUS. Dalam dokumentasi analisa ini dimuat hasil analisa sistem perpustakaan dari Event List, hal-hal yang perlu diketahui dalam pengembangan SIPRUS adalah sebagai berikut : 1. Operator Adalah

orang yang bertugas dalam operasional kerja

perpustakaan. Dalam SIPRUS operator terdiri dari : a. Operator Pengadaan adalah orang/petugas yang menjalankan operasional bagian pengdaan dari mulai mendata pesanan buku dari jurusan atau anggota sampai melakukan order/pesanan buku ke Distributor dan melakukan pengecekan saat buku datang. b. Operator pengolahan adalah orang/petugas operasional bagian pengolaan yang bertugas meng-input pustaka baru, menandai kelas, subyek sampai mencetak barcode, katalog buku dan kartu buku. c. Operator sirkulasi adalah orang yang bertugas di bagian sirkulasi mulai dari peminjaman, pengembalian, pencatatan denda dan blokir.

commit to user



d. Operator pemeliharaan adalah orang/petugas yang menangani operasional bagian pemeliharaan yaitu bertugas menyiangi buku yang sudah lama dan rusak. 2. Anggota Adalah orang yang memiliki hak untuk mendapatkan pelayanan dan fasilitas dalam perpustakaan. dalam perpustakaan perguruan tinggi anggotanya biasanya terdiri dari mahasiswa, dosen, maupun karyawan. Setiap anggota mempunyai nomor anggota yang berbedabeda dan bersifat unik. 3. Pengunjung Pengunjung adalah orang yang datang ke perpustakaan, pengunjung dapat berstatus sebagai anggota atau tamu. 4. Jenis pustaka Jenis

pustaka

adalah

pengelompokan

koleksi

pusaka

berdasarkan kegunaan dan sifat dalam sirkulasi. Jenis pustaka misalnya referensi, sirkulasi, dll. 5. Koleksi perpustakaan Adalah bahan bacaan yang dipunyai/dimiliki oleh perpustakaan. koleksi pustaka misalnya buku, majalah, laporan penelitian dan sebagainya.

commit to user



Adapun Event List yang terdapat dalam SIPRUS AA YKPN, Meliputi : A. Administrator 1. Input Data a) Regristrasi Anggota : Menu ini menampilkan data registrasi anggota perpustakaan yang belum melakukan registrasi. b) Aktivasi Anggota : untuk melakukan pengaktivan mahasiswa agar dapat melakukan peminjaman buku setelah registrasi mahasiswa. c) Fakultas-Jurusan:

digunakan

untuk

memasukan

data

fakultas/Jurusan baru. d) Operator : Menambahkan data baru operator yang akan mengakses sistem informasi perpustakaan. e) Hari libur : Untuk menentukan hari libur pada setiap bulannya. f) Blokir Her-Registrasi : Untuk memblokir seluruh anggota yang diharuskan untuk registrasi ulang. g) Blokir anggota : Untuk memblokir anggota yang mengalami kehilangan buku atau kartu anggota. h) Import data anggota : Untuk memindahkan dan menyimpan data mahasiswa dalam file.txt . i) Pembayaran denda : Untuk melihat data mahasiswa yang mengalami keterlambatan dan peminjaman koleksi.

commit to user



2. Lihat data a) Data operator : Untuk menampilkan data operator yang diberikan hak akses oleh administrator. b) Data anggota perpustakaan : Menu ini berisikan daftar anggota perpustakaan. c) Data

blokir

anggota :

Menu

ini berisikan

anggota

perpustakaan yang tekena blokir. d) Data jurusan/prodi : Menampilkan data fakultas dan jurusan yang telah dimasukan pada menu input data. e) Pesan kesan tamu : Menampilkan data pesan dan kesan pengunjung pada sistem informasi perpustakaan ini. 3. Setup sistem a) Setup background : Untuk mengatur tampilan background pada halaman pengunjung. b) Setup identitas sistem perpustakaan : Untuk mengatur sistem informasi perpustakan, meliputi : nama universitas, profil perpustakaan, alamat, kota, email, nama kepala perpustakaan dan NIP.

commit to user



B. Operator 1. Pengadaan a) Input

Supplier : Digunakan untuk memasukkan dan

menyimpan data suplier buku-buku yang menjadi katalog perpustakaan. b) Input pesanan buku : Digunakan untuk memasukkan data pesanan buku baru yang menjadi pesanan. c) Input pesanan anggota : Digunakan untuk memasukkan data pesanan usulan pengadaan buku oleh anggota perpustakaan. d) Data supplier : Menampilkan daftar data suplier buku bekerja sama dengan sistem informasi perpustakaan ini. e) Data pesanan buku : Menampilkan daftar data yang memesan buku sebelum meminjam. f) Data pesanan anggota : Menampilkan daftar data anggota yang memesan buku sebelum meminjam. 2. Pengolahan a) Input jenis pustaka : Untuk menambah jenis pustaka yang digunakan

perpustakaan

dalam

mengoleksi

data

perpustakaan. b) Input bahasa : Untuk memasukkan macam bahasa. c) Input buku : Untuk memasukkan data buku yang akan disimpan ke dalam data perpustakaan sebagai data pustaka baru.

commit to user



d) Input skripsi : Untuk memasukkan data skripsi yang menjadi referensi data skripsi di perpustakaan. e) Input CD-Rom/audio visual : Untuk memasukkan data berupa CD atau audio visual. f) Input Laporan Penelitian : Untuk memasukkan data laporan penelitian yang menjadi referensi data laporan penelitian di perpustakaan. g) Input terbitan berseri : Untuk memasukkan data terbitan berseri yang menjadi referensi data terbitan berseri di perpustakaan. h) Input karya ilmiah dosen : Untuk memasukkan data karya ilmiah dosen yang menjadi referensi data karya ilmiah dosen di perpustakaan. i) Import buku : Untuk memasukkan data buku dari bagian pengadaan ke pengelolaan. j) Daftar jenis pustaka : Menampilkan data jenis pustaka yang telah dimasukkan. k) Daftar bahasa : Menampilkan data bahasa yang telah dimasukkan. l) Daftar koleksi pustaka : Menampilkan data koleksi pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. m) Daftar

skripsi/thesis/disertasi

:

Menampilkan

skripsi/thesis/disertasi yang dimiliki oleh perpustakaan.

commit to user

data



n) Daftar terbitan berseri : Menampilkan data terbitan berseri yang dimiliki oleh perpustakaan. o) Daftar laporan penelitian : Menampilkan data laporan penelitian yang dimiliki oleh perpustakaan. p) Daftar karya ilmiah dosen : Menampilkan data karya ilmiah dosen yang dimiliki oleh perpustakaan. q) Daftar koleksi audio visual : Menampilkan data koleksi audio visual yang dimiliki oleh perpustakaan. 3. Sirkulasi a) Konfigurasi Sirkulasi : Digunakan untuk memasukkan datadata seperti maksimal hari peminjaman, perpanjangan, dan denda keterlambatan. b) Lihat Konfigurasi : Untuk menampilkan data jenis anggota yang terdiri dari jenis anggota, tanggal berlaku, tanggal berakhir masa keanggotaan, serta operator dapat mengubah data. c) Hari libur : Digunakan untuk hari libur pada setiap bulannya. d) Transaksi buku : Digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman buku, dengan memasukan kode anggota dan kode buku.

commit to user



4. Keanggotaan a) Input keanggotaan : Untuk memasukkan data anggota baru berdasarkan pada tipe keanggotaan. b) Registrasi anggota baru : Untuk melakukan proses daftar ulang anggota perpustakaan. c) Her-registrasi anggota : Untuk her-registrasi anggota perpustakaan. d) Aktivasi anggota : Untuk pengaktifan anggota baru. e) Bebas pustaka : Untuk melakukan bebas pustaka untuk setiap anggota dengan langkah pertama memasukkan kode anggota. f) Blokir anggota : Digunakan apabila terjadi kehilangan buku, kartu anggota, hutang denda, belum registrasi. g) Lihat data anggota : Untuk melihat daftar anggota perpustakaan. h) Daftar blokir anggota : Untuk melihat data daftra anggota yang telah diblokir dan untuk mengaktifkannya kembali. i) Daftar anggota bebas pustaka : Untuk melihat daftar anggota bebas pustaka serta untuk mencetak surat bebas pustaka. j) Daftar anggota registrasi : Untuk melihat daftar anggota yang telah melakukan registrasi. k) Daftar anggota her-registrasi : Untuk melihat daftar anggota yang telah melakukan her-registrasi.

commit to user



5. Pemeliharaan a) Input penyiangan : Untuk mengatasi dan menunjang bagian pemeliharaan dalam memasukkan data buku yang telah disiangi. b) Daftar penyiangan : Untuk menampilkan daftar buku yang telah disiangi. 6. Pengumuman a) Input pengumuman : Untuk memasukan pengumuman yang bisa dilihat oleh semua anggota perpustakaan dan staff di OPAC. b) Daftar pengumuman : Untuk melihat pengumuman, juga mengedit dan menambahkan pengumuman. 7. Lihat laporan a) Daftar

anggota

:

Untuk

melihat

seluruh

anggota

perpustakaan. b) Daftar koleksi pustaka : Untuk melihat seluruh daftar koleksi pustaka perpustakaan. c) Bebas pustaka : Untuk melihat daftar anggota perpustakaan yang telah bebas perpustakaan. d) Peminjaman : Untuk melihat seluruh anggota perpustakaan yang sedang melakukan peminjaman. e) Pengembalian : Untuk melihat seluruh anggota perpustakaan yang telah melakukan pengembalian

commit to user



f) Keterlambatan : Untuk melihat seluruh anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku. g) Denda

:

Untuk

pengembalian

melihat

buku

data

denda

perpustakaan

keterlambatan

seluruh

anggota

perpustakaan. h) Penagihan : Untuk melihat data penagihan keterlambatan pengembalian

buku

perpustakaan

seluruh

perpustakaan. 8. Cetak Laporan : Menu untuk mencetak laporan a) Laporan buku tahunan b) Laporan buku prodi c) Laporan buku berdasarkan jenis/bentuk d) Laporan buku berdasarkan kelas/bahasa e) Laporan non buku berdasarkan kelas-bahasa f) Laporan inventaris buku g) Laporan inventaris skripsi/tesis/desertasi h) Laporan inventaris karya ilmiah dosen i) Laporan inventaris laporan penelitian j) Laporan inventaris terbitan berseri k) Laporan pengelolaan buku l) Laporan penyiangan buku

commit to user

anggota



9. Stock Opname a) Input Periode Opname : Untuk memasukkan periode opname pada stock opname. b) Input Stock Opname : Untuk memasukkan stok opname buku berdasarkan pada periode opname. c) Daftar Periode Opname : Menampilkan daftar periode opname pada stock opname. d) Daftar Stock Opname : Menampilkan daftar periode opname berdasarkan pada stock opname. e) Pencarian Stock Opname : Menampilkan pencarian data periode opname pada stock opname. 10. Lihat statistik : Untuk melihat statistik dapat berupa grafik atau tabel. a) Statistik Koleksi b) Statistik Terbitan Berseri c) Statistik Anggota d) Statistik Peminjaman e) Statistik Pengembalian f) Statistik Pengunjung g) Statistik Input Buku h) Statistik pengadaan i) Statistik Pemeliharaan

commit to user



11. Pencarian data Koleksi : Untuk penelusuran data koleksi berdasarkan pada kategori bank data. a) Berdasarkan Judul b) Berdasarkan Subyek c) Berdasarkan Penerbit d) Berdasarkan Tahun Terbit e) Berdasarkan Nomor Barcode f) Berdasarkan Kelas Buku g) Berdasarkan Jenis Buku h) Berdasarkan Jurusan 12. Pencarian Anggota : Digunakan untuk penelusuran berdasarkan kategori data. a) Nomor Induk b) Nama c) Jurusan/PRODI d) Alamat e) Angkatan f) Jenis Anggota g) Status

commit to user



C. OPAC Pengunjung 1. Home 2. Profile : Untuk menampilkan informasi profile perpustakaan. 3. Daftar Koleksi Baru : Untuk menampilkan informasi tentang koleksi terbaru. 4. Daftar Koleksi Buku : Untuk melihat data buku yang terdapat dalam perpustakaan. 5. Usul Pemesanan

Buku

:

Digunakan pengunjung

untuk

memberikan usulan pengadaaan buku baru yang belum ada pada daftar buku. 6. Daftar Pesanan Buku : Digunakan untuk menampilkan daftar pesanan buku. 7. Isi Buku Tamu : Digunakan pengunjung untuk mengirim pesan atau ktitik untuk kemajuan perpustakaan. 8. Lihat Pengumuman : Untuk memnampilkan daftar pengumuman yang ada di perpustakaan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AA YKPN YOGYAKARTA

3.1. Sejarah Berdirinya UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta pada saat ini sudah berumur 42 tahun dalam melayani dan menyelenggarakan kegiatan belajar dan mengajar bagi mahasiswa. Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan pada tanggal 22 Maret 1970, di bawah naungan Yayasan Keluarga Pahlawan Negara (YKPN). Pada tahun pertama berdiri, jumlah mahasiswa yang terdaftar di AA YKPN sebanyak 81 orang dan mengalami kenaikan untuk tahun ajaran selanjutnya, karena semakin dikenal dan dipercaya oleh masyarakat. Pada tanggal 30 Oktober 1970, Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta memperoleh status Terdaftar dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Hal ini didasarkan pada keputusan Direktur Pendidikan Tinggi No. 217/DPT/B/1970. Pengembangan fasilitas fisik telah dimulai sejak tahun 1971, ketika pada tahun 1971 Yayaysan Keluarga Pahlawan Negara mendapatkan hak pakai tanah dari Sri Sultan Hamengku Buwono IX selaku pembina dan pelindung YKPN. Di atas tanah seluas 3.08 ha yang terletak di komplek balapan, yang sebelumnya pada tahun 1973 AA YKPN menggunakan Balai RK Surokarsan. Kemudian atas ijin Sri Sultan Hamengku Buwono IX tersebut, sejak tahun 1974 hingga sekarang

commit to user 44



Kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang dipergunakan sebagai tempat perkuliah. Dalam kurun waktu lima 5 tahun, Akademi Akuntansi YKPN telah mampu menempatkan dirinya dalam jajaran terdepan lembaga pendidikan tinggi swasta penghasil tenaga sarjana muda akuntansi. Salah satu langkah monumental yang terpenting adalah mempelopori diakhirinya dualisme dalam pendidikan akuntansi dengan menghilangkan mata kuliah tata buku dan hitung dagang peninggalan belanda dan menggantinya dengan matakuliah akuntansi yang berorientasi ke Amerika. Langkah ini ditempuh dengan menjadi pemrakarsa musyawarah antar perguruan tinggi akuntansi swasta se-Indonesia yang pertama pada tahun 1978, bertempat di Kampus Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Berdasarkan SK No. 028/O/1981, tahun 1981 Akademi Akuntansi YKPN memperoleh status Diakui. Periode ini ditandai dengan perangkat lunak yang tidak kalah pentingnya, seperti penambahan jumlah dosen yang dituntut untuk berpendidikan S2 dan penyediaan bahan-bahan praktikum akuntansi, yang pada waktu itu sangat langka di pasar. Upaya ini membuahkan hasil yang sangat positif, sehingga Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tercatat sebagai Akademi Akuntansi yang paling produktif dalam menghasilkan bahan-bahan praktikum akuntansi. Kemudian berdasarkan SK No. 0191/O/1991, Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta memperoleh status Disamakan pada tanggal 11 April 1991. Pada dekade ini misi dari AA YKPN yaitu peningkatkan mutu dan kualitas tenaga pendidik. Para dosen tetap secara bergilir menempuh studi

commit to user



lanjut pada Program S2, baik di dalam negeri maupun luar negeri. Hingga tahun 1996 ini hampir 80% dari dosen tetap telah berhasil menempuh studi lanjut. Pada saat yang bersamaan, perubahan dan penyempurnaan kurikulum telah dilaksanakan secara bertahap. Di sisi lain, kewajiban mahasiswa menggunakan buku acuan berbahasa inggris telah dilaksanakan pula, di samping kewajiban mengerjakan tugas-tugas secara terencana. Perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta di masa yang akan datang tetap diwarnai oleh upaya untuk terus menerus menyempurnakan dirinya. Upaya ini masih terus berlanjut, karena tuntutan kualifikasi lulusan yang terus meningkat. Dalam perjalanannya, Akademi Akuntansi YKPN mampu menempatkan dirinya di jajaran terdepan lembaga pendidikan tinggi swasta di bidang akuntansi. Dalam seiring perkembangan AA YKPN, UPT Perpustakaan juga mengalami

berbagai

perkembangan

dan

modernisasi.

Untuk

menyelaraskan dengan tujuan AA YKPN, maka perpustakaan AA YKPN terus

dikembangkan

baik

dalam

jumlah

judul

maupun

jumlah

eksemplarnya. Hal ini ditandai pada tahun 1996, untuk 8 (delapan) mata kuliah utama, buku teks bebahasa inggris tersedia dalam jumlah yang besar sehingga setiap mahasiswa dapat menggunakan buku-buku tersebut selama satu semester penuh. Automasi perpustakaan telah dilakukan sejak tahun ini, sehingga dapat memperlancar proses peminjaman dan temu kembali informasi. Dan mahasiswa pun semakin terpacu dalam memanfaatkan perpustakaan dan seluruh fasilitas yang terdapat dalam

commit to user



perpustakaan. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN tidak memiliki kepala perpustakaan namun disana terdapat kepala bagian. Dari tahun 1977 sampai sekarang kepala bagian perpustakaan yaitu pada periode pertama berdirinya UPT Perpustakaan AA YKPN yaitu Ibu Suwarni masa periode (1977

2009), kemudian dilanjutkan oleh Bapak

Subardjo masa periode (2009-2011) dan periode 2011-sekarang dipimpin oleh Ibu Umiarsi. Adapun letak UPT Perpustakaan AA YKPN berpindahpindah seiring dengan perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Perpustakaan yang awalnya berada di Balai RK Surokarsan dengan menggunakan ruang seadanya, juga berpindah tempat ke Kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang. Di kampus Balapan Jl. Gagak Rimang, perpustakaan menggunakan gedung depan satu tempat dengan bagian umum. Kemudian pada tahun 1990 UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dipindahkan di ruang 101. Selanjutnya beberapa bulan berselang, perpustakaan

mendapatkan gedung baru yang bertempat di

belakang area Public Space dan berdekatan dengan Koperasi AA YKPN, bertahan sampai sekarang.

3.2. Visi, Misi dan Tujuan AA YKPN 3.2.1. Visi Menjadi suatu lembaga pendidikan terkemuka di Indonesia, termashur karena lulusannya bermutu tinggi, terkenal karena memiliki komitmen yang tinggi terhadap integritas lembaga

commit to user



pendidikan sebagai wahana pencerdasan bangsa, khususnya di bidang akuntansi. 3.2.2. Misi Menyelenggarakan

pendidikan profesional

di

bidang

akuntansi yang mampu memberi bekal pengetahuan teori dan praktik kepada para lulusannya, serta mampu beradaptasi terhadap perubahan/perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 3.2.3. Tujuan Pendidikan 1. Mendidik calon-calon profesional di bidang akuntansi agar memiliki kompentensi tinggi sebagai tenaga ahli madya akuntansi. 2. Menciptakan suasana yang kondusif bagi terselenggaranya proses belajar mengajar untuk menghasilkan lulusan yang terampil beradaptasi dengan tuntutan profesi serta terampil dalam mengembangkan potensi diri

3.3. Struktur Organisasi 3.3.1. Struktur Organisasi Makro Struktur organisasi makro adalah penggambaran kedudukan Perpustakaan sebagai unit kerja di dalam struktur organisasi Akademi Akuntansi YKPN. Organisasi makro ini menggambarkan secara formal yang berhubungan dengan lembaga induknya. Adapun Struktur Organisasi Makro Perpustakaan adalah sebagai berikut :

commit to user



Bagan 2 Struktur Organisasi Makro UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Yayasan Keluarga Pahlawan Negara (YKPN)

Badan Pelaksana Harian Ketua : Sekertaris : Bendahara : Anggota :

Dewan Penyantun

Direktur

Pembantu Direktur I

Pembantu Direktur II

Bagian Administrasi Perkuliahan dan Prakk um

Bagian Umum dan Rumah Tangga

Bagian Administrasi Ujian Dan Nilai

Bagian Keuangan

Bagian Perpustakaan Bagian Pengadaan

Senat Akademi

Pembantu Direktur III

Bagian Kemahasiswaan

Bagian Akuntansi Bagian Penerbitan

Pusat Komputer

Bagian Personalia Bagian Logisk

Lembaga Pengembangan Manajemen dan Akuntansi

Lembaga Penelia n dan Pengembangan

Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

commit to user



3.3.2. Struktur Organisasi Mikro Struktur organisasi mikro adalah penggambaran dan penegasan tentang kedudukan bidang, macam kegiatan kerja dan kewenangannya secara hirarkis dari sub-unit kerja yang ada di dalam lingkungan unit kerja perpustakaan. Dalam struktur organisasi mikro Kabag membawahi

semua staff di UPT

Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN.

Adapun strukturnya

sebagai berikut : Bagan 3 Struktur Organisasi Mikro UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Kepala Bagian Perpustakaan

Umiarsi

Sta Sumardjilah

Sta Ardian Kusuma

Sta Indayani

Sta Purwanto

Sta Maryadi

Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

Dalam pembagian tugas di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta semua staf memiliki hak dan wewenang yang sama, karena di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta para staf lebih mengutamakan

kebersamaan

commit to user

dan

kekeluargaan

dalam



menjalanakan tugas yaitu apabila dalam pelaksaaan tugas suatu bagian mengalami kesulitan maka staf yang berada di bagian lain dengan sukarela membantu,sehingga pekerjaan di Perpustakaan lebih cepat selesai. Adapun pembagian tugas di masing-masing bagian berdasarkan bulan, yaitu tiap 1 (satu) bulan sekali mengalami pelaksaaanya

pergantian

bagian.

mengalami

Bagian-bagian

pergantian

yaitu

yang

bagian

dalam sirkulasi

(peminjaman dan pengembalian), bagian ruang internet (termasuk di dalamnya ruang majalah, dan ruang baca), bagian pengolahan koleksi bahan pustaka, bagian administrasi (kuintansi denda keterlambatan, keterangan bebas pinjaman dan keanggotaan).

3.4. Gedung dan Ruang UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dalam melaksanakan kegiatannya, menempati gedung berlantai dua dengan perinciannya sebagai berikut ini : 3.4.1. Lantai 1 Lantai satu merupakan tempat berlangsungnya kegiatan pelayanan di perpustakaan. Lantai satu ini terdiri dari beberapa ruang yaitu sebagai berikut : 1. Ruang koleksi Ruang

koleksi

merupakan

ruangan

yang

digunakan untuk menyimpan bahan pustaka yang

commit to user



dimiliki oleh perpustakaan. Bahan pustaka tersebut di tempatkan pada rak-rak buku yang disusun secara urut berdasarkan nomer klasifikasi yang bermanfaat untuk mempermudah proses temu kembali koleksi/bahan pustaka. 2. Gudang Gudang merupakan tempat untuk menyimpan koleksi bahan pustaka yang sudah rusak parah atau bahan pustaka yang kandungan isinya sudah kadaluarsa. Apabila ruangan gudang sudah terlalu penuh, maka buku-buku tersebut di lelang kepada umum atau buku yang telah terlalu rusak dan tua di bakar. 3. Ruang Kabag. Perpustakaan Ruang Kabag. (Kepala Bagian) Perpustakaan merupakan

ruangan

khusus

untuk kepala bagian

perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya. 4. Ruang Pengolahan dan Pelayanan Ruangan pengolahan dan pelayanan bahan pustaka di UPT Perpustakaan AA YKPN dijadikan satu dalam pelaksaannya, karena keterbatasan tempat. Di ruangan ini bahan pustaka diolah sehingga dapat dipinjamkan kepada

pengguna

serta

ruangan

ini

merupakan tempat berpusatnya kegiatan peminjaman, pengembalian ataupun perpanjangan.

commit to user



5. Ruang Perbaikan Buku Ruang ini berfungsi untuk melakukan kegiatan perbaikan buku yang telah rusak. Apabila buku tersebut sudah terlalu lapuk dan tua maka tindakan dari perpustkaan yaitu untuk menjilidnya atau di gudangkan. 6. Toilet 3.4.2. Lantai 2 Fasilitas Perpustakaan yang terdapat di lantai 2 UPT Perpustakaan AA YKPN Meliputi : 1. Loker Tempat untuk menitipkan tas dan jaket 2. Ruang Baca Di ruangan ini digunakan sebagai ruang baca. Bagi mahasiswa yang ingin membaca di gedung perpustakaan, di lantai 2 ini juga disediakan beberapa koleksi majalah, jurnal, koleksi umum yang hanya dapat dibaca dan tidak boleh dipinjamkan. 3. Ruang Internet Ruangan ini dimanfaatkan oleh mahasiswa untuk mengerjakan

tugas-tugas

perkuliahan,

untuk

menggunakan layanan internet maupun hanya untuk sekedar hiburan saja. 4. Toilet.

commit to user



3.5. Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia adalah unsur penunjang yang sangat penting dalam melaksanakan tugas

tugas kepustakaan. Jumlah sumber

daya manusia disesuaikan dengan formasi yang tersedia dan volume pekerjaan yang ada. Penempatan dan pengisian tenaga perpustakaan tersebut harus mengutamakan orang

orang yang memenuhi persyaratan

seperti pendidikan, pengalaman, kemampuan serta kepribadian. Sehingga dengan adanya kesesuaian antar keduanya akan menghasilkan optimalisasi fungsi perpustakaan dan kerja para stafnya. Untuk

meningkatkan

profesionalisme

kerja

di

bidang

perpustakaan, pihak perpustakaan (Pimpinan Perpustakaan) mengambil suatu kebijaksanaan yang tepat, yaitu dengan memberikan kesempatan bagi staf pengelola perpustakaan untuk menambah ilmu di bidang perpustakaan dengan mengikuti seminar maupun lokakarya perpustakaan. Kebijakan dari pimpinan tersebut sangat membantu perkembangan perpustakaan, sehingga perpustakaan tersebut dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya dengan sebaik baiknya. Berikut merupakan daftar tenaga pengelola di perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang berjumlah 6 orang dengan rincian sebagai berikut :

commit to user



Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Berdasarkan Pendidikan No. Nama Pendidikan Jabatan 1 Ibu. Umiarsi SMA Kepala Bagian 2 Ibu. Sumardjilah SMA Staff 3 Ibu. Indayani SMA Staff 4 Bp. Purwanto SMA Staff 5 Bp. Maryadi D3 Manajemen Staff 6 Ardian Kusuma S1 Perpustakaan Staff Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta 2012

3.6. Sumber Dana Secara

tradisional

Perpustakaan

Universitas

memperoleh

anggaran dari Daftar Isian Proyek (DIP), Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), Daftar Usulan Kegiatan (DUK). Adapun Sumber dana untuk segala kebutuhan UPT Perpustakaan AA YKPN berasal dari anggaran

Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta secara langsung.

Namun berhubung anggaran tersebut dirahasiakan karena kebijakan dari AA YKPN Yogyakarta, maka sumber dana dan besarnya dana anggaran tidak bisa dicantumkan dalam penyusunan laporan ini.

3.7. Koleksi Koleksi/Bahan pustaka yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah jenis koleksi cetak. Jenis koleksi yang terdapat di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta pada dasarnya disesuaikan dengan kebutuhan mahasiswanya yaitu lebih diutamakan buku yang bersubyek tentang akuntansi guna menunjang

commit to user



proses perkuliahan. Buku yang terdapat di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN saat ini berjumlah 23.025 eksemplar yang terdiri dari 1.325 judul. Koleksi yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN meliputi : 3.7.1. Buku Jenis koleksi yang terdapat di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta meliputi buku umum sebagai buku penunjang dan buku-buku tentang ilmu akuntansi sebagai buku pegangan wajib untuk mahasiswa. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan perpustakaan khusus yang melayani peminjaman buku-buku tentang akuntansi dan buku-buku tentang materi penunjang kuliah karena perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan dengan tujuan untuk menunjang proses perkuliahan dan praktikum/laboratorium maka koleksinya lebih spesifik pada buku-buku tentang akuntansi yang biasa digunakan dalam kegiatan perkuliahan sehingga hanya memiliki beberapa buku-buku umum saja. Koleksi buku tersebut berasal dari pembelian ataupun buku yang khusus disusun oleh staff pengajar di Akademi Akuntansi YKPN serta diterbitkan oleh YKPN. 3.7.2. Majalah, jurnal dan surat kabar Majalah koleksi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan majalah tentang akuntansi ataupun

commit to user



bisnis. Jurnal yang terdapat di perpustakaan merupakan jurnal yang erat kaitanya dengan akuntansi dan bisnis Sedangkan surat kabar juga disebut terbitan berkala yaitu terbit harian, surat kabar memuat berita-berita hangat yang merupakan informasi mutakhir. 3.7.3. Koleksi khusus Koleksi khusus merupakan koleksi yang hanya dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Akademi Akuntansi YKPN merupakan lembaga akademi khusus untuk mendalami ilmu akuntansi. Dalam persyaratan kelulusanya, mahasiswa diwajibkan menyusun laporan kerja lapangan sebagai tugas akhirnya. Adapun jumlah koleksi bahan pustaka buku yang terdapat di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta berdasarkan kelas klasifikasinya adalah sebagai berikut : Tabel 2 Jumlah koleksi Bahan Pustaka Buku UPT Perpustakaan AA YKPN menurut Jenis Kelas NO

Kelas

Jumlah Judul

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Jumlah Eksemplar

000 47 246 100 13 825 200 47 464 300 215 6702 400 6 377 500 7 100 600 989 14310 700 800 900 1 1 Jumlah 1325 23025 Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

commit to user



3.8. Sarana dan Prasarana Kegiatan di suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik dan lancar apabila didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai, baik untuk pengguna perpustakaan secara umum maupun untuk petugas perpustakaan dalam menjalankan kegiatan administrasi dan pelayanan kepada para pengguna. Sebuah perpustakaan sangatlah memerlukan barang dan alat bantu untuk memperlancar pekerjaan. Demi memperlancar kegiatan di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta maka perpustakaan menyediakan berbagai sarana dan prasana sebagai berikut : Tabel 3 Sarana Prasarana UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta No. Nama Barang Jumlah 1. Komputer Pelayanan 3 Unit 2. Komputer Pengolahan 1 Unit 3. Komputer Internet 25 Unit 4. Komputer OPAC 1 Unit 5. Printer 1 Unit 6. Barcode Scanner 2 Buah 7. Rak Buku Koleksi Umum dan Gudang 41 Buah 8. Rak Buku Majalah dan Jurnal 4 Buah 9. AC (Air Conditioner) 6 Unit 10. Kipas Angin 9 unit 11. Meja Komputer 8 Buah 12. Meja Pengolahan 2 Buah 13. Meja Sirkulasi 2 Buah 14. Meja Baca 72 Buah 15. Kursi 82 Buah 16. Almari Katalog 1 Buah 17. Loker 3 Set 18. Dispenser 1 Buah 19. Telepon 1 Buah 20. Tempat Koran 1 Buah 21. Jam Dinding 2 Buah 22. Mesin Ketik Manual 1 Buah 23. Alat Pemotong Kertas 1 Buah Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

commit to user



3.9. Layanan Sistem pelayanan yang diterapkan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah sistem pelayanan tertutup (Close Access), yaitu pengunjung tidak diperkenankan untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Apabila pengunjung ingin meminjam atau membaca koleksi di perpustakaan, maka pengunjung menanyakan secara langsung ke petugas, kemudian petugas akan mengambilkan buku tersebut. Macam-macam layanan yang diberikan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta : 3.9.1. Layanan sirkulasi Layanan sirkulasiyang terdiri dari layanan peminjaman dan pengembalian

merupakan

bagian

dari

rangkaian

kegiatan

pelayanan pengguna. Pengertian layanan sirkulasi yaitu mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, pengunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. 1. Layanan Peminjaman Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang terkait dengan peminjaman, mencakup data peminjam,

koleksi

yang

dipinjam,

dan

waktu

peminjaman. Lamanya peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam. Batas peminjaman koleksi bahan pustaka, batas maksimal perpanjangan serta

commit to user

denda



keterlambatan. Koleksi yang dipinjamkan ini ada 2 jenis yaitu : a. Buku wajib Buku wajib merupakan bahan pustaka yang wajib dipinjam oleh mahasiswa karena buku ini merupakan buku yang selalu digunakan dalam perkuliahan. Buku tersebut merupakan anjuran dari dosen, tetapi tidak semua mata kuliah menggunakan buku wajib ini karena hanya

mata kuliah tertentu saja yang

diharuskan untuk membawa buku wajib ini. Prosedur peminjaman buku wajib: 1) Peminjam harus datang sendiri (tidak boleh mewakilkan). 2) Peminjam membawa

fotocopy KRS (Kartu

Rencana Studi) dan slip bukti pembayaran semester. 3) Petugas mengecap bagian belakang fotocopy KRS dengan stempel khusus kemudian mencatat nomor copy buku, mencatat no. kartu mahasiswa, mencatat tanggal peminjaman pada kartu buku serta slip tanggal kembali. Kemudian petugas mengambil kartu buku untuk disimpan lalu

commit to user



memberikan koleksi yang ingin dipinjam kepada peminjam. 4) Jangka waktu peminjaman paling lama 1 (satu) semester. b. Buku pendamping Buku pendamping merupakan buku koleksi yang digunakan mahasiswa sewaktu kuliah dalam waktu tertentu. Buku pendamping ini juga sering digunakan mahasiswa untuk mengerjakan tugas-tugas

kuliah.

Mahasiswa meminjam buku-buku pendamping hanya jika mendapat anjuran dari dosen pengajar mereka. Prosedur peminjaman buku pendamping: 1) Peminjam

harus

memiliki

Kartu

Mahasiswa

Akademi Akuntansi YKPN yang berlaku pada semester yang bersangkutan. 2) Peminjam

harus

datang

sendiri

(tidak

boleh

mewakilkan). 3) Petugas melakukan scan pada kartu mahasiswa, scan pada

barcode

mahasiswa

koleksi

serta

lalu

tanggal

mencatat

kembali

nomor

pada

slip

pengembalian. 4) Jumlah buku yang dapat dipinjam maksimum 2 (dua) eksemplar, dengan judul yang berbeda. 5) Jangka waktu peminjaman paling lama 1 (satu) minggu.

commit to user



2. Layanan Pengembalian Layanan

pengembalian

meliputi

kegiatan

mencatat semua hal yang terkait dengan pengembalian, mencakup dikembalikan,

data

pengembalian

waktu

koleksi

pengembalian,

yang

termasuk

memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan. adapun prosedur pengembalian: a. Mahasiswa yang bersangkutan datang sendiri ke bagian sirkulasi. b. Untuk buku wajib mahasiswa hanya perlu mebawa koleksi tersebut ke bagian sirkulasi untuk dikembaliakan. Sedangkan untuk buku pendamping

mahasiswa

tersebut

membawa

koleksi yang dipinjam serta membawa Kartu Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN. c. Petugas memproses buku tersebut dan melihat data, jika tidak terlambat maka selesai sedangkan jika terlambat petugas memberikan kartu denda dan menahan Kartu Mahasiswa tersebut. 3. Layanan perpanjangan Layanan perpanjangan meliputi kegiatan yang mencatat kembali koleksi yang dipinjam oleh pengguna, dengan tujuan memperpanjang jangka waktu pinjaman.

commit to user



Layanan

perpanjangan

ini

hanya

untuk

buku

pendamping saja sedangkan untuk buku wajib tidak dapat diperpanjang. Prosedur perpanjangan: a. Mahasiswa tersebut datang sendiri ke bagian sirkulasi. b. Membawa bahan pustaka yang ingin diperpanjang serta

membawa

Kartu

Mahasiswa

Akademi

Akuntansi YKPN Yogyakarta. c. Perpanjangan hanya dapat dilakukan satu kali. d. Perpanjangan waktu peminjaman hanya diijinkan apabila buku yang sama masih terdapat dalam persediaan. 4. Layanan bebas pinjaman Layanan keterangan bebas pinjaman merupakan suatu layanan kepada anggota perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dengan tujuan agar mahasiswa dapat registrasi tiap semester. Karena jika tidak mendapat surat keterangan bebas pinjaman dari perpustakaan mahasiswa yang bersangkutan tidak dapat melakukan registrasi. Layanan bebas pinjaman ini memberikan keterangan bahwa mahasiswa bersangkutan sudah tidak memiliki tangguhan koleksi yang belum dikembalikan pada perpustakaan.

commit to user



3.9.2. Layanan Koleksi Baca Layanan baca tersedia di lantai 2 gedung UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. Layanan koleksi baca adalah suatu bentuk layanan kepada pengguna perpustakaan dimana koleksi tersebut hanya dapat dibaca di tempat, tidak diperbolehkan untuk dipinjam ataupun dibawa pulang. Koleksi baca ini meliputi buku umum, majalah, jurnal, surat kabar dan laporan KKL Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. 3.9.3.

Layanan Internet Layanan internet merupakan layanan yang diberikan oleh UPT Perpustakaan AA YKPN secara gratis kepada pengunjung perpustakaan yang menginginkan akses internet. Layanan ini terdapat di lantai 2 yang bersampingan dengan ruang baca.

3.10. Keanggotaan Mahasiswa yang telah terdaftar sebagai mahasiswa di Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta secara otomatis akan menjadi anggota di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tanpa harus mendaftar terlebih dahulu. Karena perpustakaan memiliki tujuan guna mendukung proses kegiatan belajar mengajar.

commit to user



3.11. Denda dan Sanksi Pelanggaran batas waktu pengembalian, menghilangkan, atau merusakkan buku/majalah dikenakan sanksi sebagai berikut: 1. Pengembalian buku yang terlambat akan dikenakan denda sebesar Rp1000,00 per buku/hari. 2. Pengembalian majalah yang terlambat akan dikenakan denda sebesar Rp2.500,00 per majalah/hari. 3. Menghilangkan/merusakkan

buku

Perpustakaan

diwajibkan mengganti buku yang sama dalam kondisi yang masih baru.

3.12. Tata Tertib 1. Jam buka pelayanan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta, adalah sebagai berikut : Senin -

: Pukul 07.30 - 15.30 WIB

2. Tata Tertib Penggunaan Ruang Baca Dalam menggunakan ruang baca pemustaka harus mematuhi peraturan yang telah ditetapakan yaitu sebagai berikut : a. Setiap mahasiswa yang berada di ruang baca wajib menjaga kebersihan dan menciptakan suasana tenang, tertib dan teratur, sehingga para mahasiswa dapat belajar dengan baik.

commit to user



b. Di ruang baca mahasiswa dilarang : 1) Merokok 2) Makan dan Minum 3) Mengubah letak meja dan kursi 4) Bercakap-cakap

sedemikian

rupa

sehingga

mengganggu ketenangan belajar 5) Membuang sampah disembarang tempat 6) Membuat

kotor

meja

melakukan corat-coret.

commit to user

kursi,

lebih-lebih


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

Perpustakaan merupakan organisasi yang berorientasi kepada pengguna/pemustaka, suatu perpustakaan dikatakan berhasil apabila perpustakaan

tersebut

memiliki

pengunjung

yang

banyak

serta

pengunjung tersebut merasa puas terhadap informasi yang terdapat di perpustakaan. Untuk meningkatkan nilai kepuasan kepada pemustaka, maka UPT Perpustakaan AA YKPN (Akademi Akuntansi Yayasan Keluarga Pahlawan Negara) Yogyakarta menerapkan sistem automasi perpustakaan dalam pengelolaan maupun pelayanan bahan pustaka perpustakaan. Untuk menunjang sistem automasi perpustakaan yang diterapkan, UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta menggunakan software SIPRUS AA YKPN. Dalam SIPRUS disertai juga konten/menu untuk sistem penelusuran yang berupa katalog online atau OPAC (Online Public Access Catalogue) yang bermanfaat untuk proses temu kembali bahan pustaka/buku bagi pemustaka maupun pegawai perpustakaan. Pemustaka dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, maupun subyek buku. Pemanfaatan OPAC SIPRUS AA YKPN dalam proses temu kembali bahan pustaka sangat efisien dan efektif, apabila dalam proses input atau pemasukan data deskripsi bibliografi buku dilakukan secara tepat. Dalam deskripsi bibliografi sebuah buku yang terdapat di OPAC

commit to user 67



seharusnya mengacu pada standar deskripsi buku, yaitu : judul, pernyataan pengarang, keterangan edisi, impressium (tempat terbit, penerbit dan tahun terbit), kolasi, keterangan seri, catatan, ISBN dan jejakan. Namun, acuan standar deskripsi buku

tersebut bersifat tidak

telalu mengikat. Apabila dalam buku tersebut tidak memuat salah satu unsur di atas, maka unsur tersebut tidak perlu dimasukan dalam deskripsi bibliografi buku. Sehingga setelah dilakukan proses input data deskripsi bibliografi buku secara tepat berdasarkan standar deskripsi buku diharapkan dapat mempermudah pemustaka dalam menelusur informasi yang dibutuhkan.

4.1. Proses Input Data Deskripsi Bibliografi Buku pada Software SIPRUS AA YKPN Yogyakarta Sebelum buku dapat di input ke dalam software SIPRUS, terlebih dahulu buku tersebut telah dipersiapkan sebelumnya, meliputi nomer klasifikasi, subyek buku dan jenis buku (sirkulasi, CR maupun referensi) untuk mempermudah proses input data bibliografi buku. Serta sebelum melakukan proses input data bibliografi buku dilakukan, terlebih dahulu aktifkan program SIPRUS AA YKPN 4.1.1. Langkah-langkah untuk mengaktifkan software SIPRUS AA YKPN, adalah sebagai berikut :

commit to user



1. Nyalakan komputer yang digunakan untuk meng-input data. Gambar 1 Tampilan awal komputer

Sumber : UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012

2. Aktifkan program Barcode Wedge. Dengan cara klik start dan pilih program Barcode Wedge. Gambar 2 Pemilihan program Barcode Wedge

Klik Barcode Wedge


commit to user



Tunggu sampai muncul dekstop icon seperti di bawah : Gambar 3 Tampilan program Barcode Wedge


3. Kemudian setelah masuk kedalam window, klik start dan pilih program Mozilla Firefox/windows exploler. Sebelum itu pastikan komputer tersebut telah diinstal SIPRUS terlebih dahulu. Hingga muncul halaman awal SIPRUS. Gambar 4 Pemilihan program SIPRUS

Klik Mozilla Firefox


commit to user



Tunggu beberapa saat sampai muncul tampilan awal Login SIPRUS. Gambar 5 Tampilan menu login software SIPRUS

Klik Operator


Gambar 5 merupakan menu utama yang pertama tampil dalam sistem ini, ada 2 pilihan hak akses yaitu : Hak Akses Administrator Hak akses administrator memiliki wewenang untuk melihat seluruh konfigurasi sistem informasi perpustakaan Hak Akses Operator Hak akses operator memiliki wewenang yang terbatas, yaitu berdasarkan tanggung jawab seorang operator dalam menangani suatu bagian yang telah diberikan oleh administrator

.

commit to user



4. Masukkan kode hak akses operator dan password Gambar 6 Pemasukan kode operator dan password pada menu operator

Klik Submit


Gambar 6 merupakan tampilan menu Login pada software SIPRUS AA YKPN. Apabila memilih akses untuk administrator , maka user harus memasukan kode administrator dan password untuk dapat masuk ke dalam menu selanjutnya. Sedangkan untuk akses operator , maka user harus memasukan kode operator dan password. Gambar 7 Tampilan login sukses


commit to user



Gambar 7 merupakan tampilan menu login apabila user telah benar memasukan kode operator dan password. Gambar 8 Tampilan menu awal Operator software SIPRUS


Gambar 8 merupakan menu utama yang ditampilkan ketika user telah benar memasukan login user dan password untuk operator pengolahan. 4.1.2. Peng-input-an data deskripsi bibliografi buku 1. Bila telah masuk ke dalam sistem pilih Menu Pengolahan, kemudian pilih menu Input Buku dan masukkan deskripsi buku.

commit to user



Gambar 9 Pemilihan menu pengolahan pada software SIPRUS

Klik Input Buku


Kemudian pilih menu Input Buku untuk input data bibliografi buku baru. Maka secara otomatis software akan memunculkan form seperti di bawah ini :

commit to user



Gambar 10 Menu form input buku sebelum diisi


Gambar 10 merupakan menu yang digunakan untuk meng-inputkan data buku yang akan disimpan ke dalam data perpustakaan sebagai data bahan pustaka baru. Di dalam menu ini memiliki metadata yang cukup lengkap untuk memasukkan data deskripsi bibliografi buku. Menu

commit to user



ini juga dilengkapi dengan status buku baru, apabila operator ingin menampilkan buku baru di dalam OPAC ( Online Public Access Catalog ) metadata sendirinya buku baru tersebut muncul pada layanan OPAC. Selanjutnya kita mengisikan data deskripsi bibliografi buku yang diperlukan di dalam form tersebut. Tambah Judul Buku Baru Judul Buku : Financial statement analysis Sub Judul Buku : Judul Asli : No. Klas : 657.3 ISBN : 978-0-538-74957-2 3 Digit Penulis/Judul : 1 Digit Judul : f Bahasa :

Indonesia

Penulis Asli : Penerjemah : Penulis Pertama : Charles H. Gibson Penulis Kedua : Penulis Ketiga : Penulis Keempat : Editor : Edisi - Cetakan : Penerbit :

12

-

Nama Penerbit Kota

: South-western : Canada

Tahun Terbit : 2011 Subyek : Analisis Nama Pertemuan : Seri : Deskripsi Fisik :

Tinggi Buku

27

ilustrasi / bibliographi

593-602

commit to user

cm



Asal Buku : Kategori Buku :

halaman :

614

Indeks:

603-610

hlm. indeks.

Pembelian Sirkulasi

Jilid : Jum. Eks Jilid : Pilih jumlah jilid buku terlebih dahulu Jumlah Eksemplar : Badan Korporasi :

5 UPT PERP. AKADEMI AKUNTANSI

Jurusan - Prodi : Tanggal Penginputan Data:

Akuntansi - Akuntansi 2012-03-07

Catatan Umum :

Resume :

Abstraksi :

Browse...

Gambar Cover Buku :

Browse...

Status Buku Baru: Kode Operator : Buku Paket :

Ya

Tidak

nis Buku Biasa Submit

Reset


commit to user



Apabila kita sudah selesai memasukan data deskripsi bibliografi buku kedalam form di atas selanjutnya kita klik Submit. kemudian apabila ingin mengecek ulang data deskripsi bibliografi buku yang sudah dimasukkan ke dalam sistem, kita tinggal memilih/klik pada daftar koleksi, kemudian pilih judul yang ingin kita cek, lalu pilih menu edit. Secara lengkapnya dapat dilihat pada Gambar 11 di bawah ini : Gambar 11 Daftar Koleksi Pustaka Pada Software SIPRUS AA YKPN

Klik edit


Gambar 11 merupakan tampilan dari Daftar Koleksi Pustaka yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan AA YKPN. Kemudian Setelah klik pada menu edit, maka akan muncul form seperti di bawah ini :

commit to user



Edit Buku Perpustakaan Judul Buku :

Financial statement analysis

Sub Judul Buku : Judul Asli : No. Inv. Judul : No. Klas : 3 Digit Penulis/Judul : 1 Digit Judul : ISBN : Bahasa :

0000001696 657.3 GIB f 978-0-538-74957-2 English

Penulis Asli : Penerjemah : Penulis Pertama :

Charles H. Gibson

Penulis Kedua : Penulis Ketiga : Penulis Keempat : Editor : Edisi - Cetakan : Penerbit :

Tahun Terbit : Subyek :

12

-

nama penerbit :

South-w estern

kota

Canada

:

2011 Analisis

Nama Pertemuan : Seri : Deskripsi Fisik :

Asal Buku :

Tinggi Buku

27

ilustrasi / bibliographi

593-602

halaman :

614

Indeks:

603-610

Pembelian

commit to user

cm

hlm. indeks.



Kategori Buku : Jumlah Eksemplar :

Sirkulasi 5

Item Buku (Nomor Barcode) :

Eksemplar Tambah Buku :

Eksemplar

9500024300 9500024301 9500024302 9500024303 9500024304

-- Pilih tindakan --- Jenis Buku --

Ubah Ketegori Buku :

Jilid : Tambah Jum Jilid :

Badan Korporasi :

UPT PERP. AKADEMI AKUNTANSI

Jurusan - Prodi : Tanggal Penginputan Data :

--Jld --

Akuntansi - Akuntansi 2012-02-27

Catatan Umum:

Resume :

Abstraksi : Gambar Cover Buku : Kode Operator : Buku Paket :

nis Buku Biasa

Submit

Reset


commit to user



Dari form Edit Buku Perpustakaan di atas kita dapat melihat keistimewaan dari software SIPRUS AA YKPN, yaitu : Secara otomatis pada proses input data bibliografi buku sistem akan memasukkan Nomor Inventaris Judul buku. Pada kolom metadata 3 Digit Penulis/Judul secara otomatis akan menampilkan 3 Digit huruf nama belakang penulis pertama, misal nama penulis pertama Charles H. Gibson --

.

Serta pada kolom metadata Jumlah Eksemplar, apabila kita memasukkan 5 jumlah eksemplar maka dengan otomatis sistem akan memberikan 5 (lima) Nomor Barcode yang berbeda-beda. 2. Setelah proses peng-input-an data deskripsi bibliografi buku di atas dirasa cukup, maka kita klik Submit. Dan proses dari peng-input-an data bibliografi buku tersebut telah selesai.

4.2. Tampilan Detail Deskripsi Buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN setelah melaui proses input data bibliografi buku. Penelusuran bahan pustaka UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta memerlukan beberapa langkah yang dapat dikatakan praktis dan mudah. Serta informasi yang terdapat di layanan OPAC baik local maupun web, sama-sama Up to Date. Untuk dapat melihat detail deskripsi bibliografi buku sebelumnya kita melakukan penelusuran bahan pustaka menggunakan katalog online/OPAC SIPRUS AA YKPN, alamat http://202.149.80.242/siprus/ merupakan alamat jaringan lokal khusus

commit to user



pemustaka yang berada di lingkungan UPT Perpustakaan AA YKPN, layanan OPAC local ini sudah tersedia di layanan komputer OPAC yang tersedia di UPT Perpustakaan AA YKPN. Sementara itu bagi pemustaka yang berada di luar kampus AA YKPN juga dapat memanfaatkan OPAC SIPRUS AA YKPN dengan menggunakan komputer yang terkoneksi dengan jaringan internet melalui alamat situs AA YKPN Yogyakarta yaitu http://aaykpn.ac.id/. Kemudian pilih link Perpustakaan AA YKPN. 4.2.1.

Langkah-langkah

untuk

melakukan

pencarian

koleksi

perpustakaan melalui OPAC, sebagai berikut : 1.

Membuka program browser komputer Pertama-tama pemustaka untuk dapat melakukan penelusuran

melalui OPAC langkah pertama harus membuka program browser yang sering digunakan, yaitu Mozilla Firefox atau Internet Explorer. Untuk membuka program browser dengan cara klik ganda pada icon program browser (Gambar 12). Gambar 12 Tampilan Icon Program Browser Internet Explorer dan Mozilla Firefox

Sumber: UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, 2012

2.

Tampilan OPAC SIPRUS AA YKPN Untuk pengguna perpustakaan yang berada di lingkup kampus

AA YKPN Yogyakarta setelah mengaktifkan program browser

commit to user



(Mozilla Firefox atau Internet Exploler) dengan cara klik ganda pada icon browser pada komputer OPAC UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, maka secara otomatis akan langsung terkoneksi dengan jaringan lokal dan akan langsung tampil halaman awal OPAC SIPRUS AA YKPN seperti pada Gambar 13. Adapun untuk pemustaka yang berada di luar kampus AA YKPN dapat mengakses OPAC SIPRUS AA YKPN dengan cara setelah aktifkan program browser selanjutnya mengunjungi alamat web-site resmi AA YKPN Yogyakarta yaitu http://aaykpn.ac.id/ (Gambar 14). Kemudian pilih link Perpustakaan AA YKPN seperti Gambar 15. Gambar 13 Tampilan Local OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta

http://202.149.80.242/siprus/


commit to user



Gambar 13 merupakan tampilan OPAC SIPRUS AA YKPN melalui jaringan local yang hanya tersedia pada lingkup kampus AA YKPN Yogyakarta pada menu layanan OPAC, pada dasarnya tampilan OPAC SIPRUS pada jaringan local maupun melalui website sama saja. Yang membedakan hanya pada pangkalan database server (pada tampilan OPAC local menggunakan server local yang terdapat di puskom AA YKPN, sedangkan pada OPAC yang berbasis online menggunakan server yang sama dengan portal hosting AA YKPN yaitu melalui perusahaan Hosting PT. Satata Neka Tama), dan alamat home page pada masing-masing tipe jaringan. Pada alamat home page jaringan local yang hanya tersedia pada lingkup kampus AA YKPN Yogyakarta yaitu http://202.149.80.242/siprus/ sedangkan pada alamat web-site yang dapat diakses oleh pemustaka dari lingkup luar kampus AA YKPN Yogyakarta yaitu http://perpustakaan.aaykpn.ac.id/. (wawancara dengan bapak Maryadi, pada tanggal 19 mei 2012). Adapun prosedur untuk mengakses OPAC SIPRUS AA YKPN melalui web-site yaitu setelah mengaktifkan program browser pada search engine ketikan alamat web-site AA YKPN Yogyakarta yaitu http://aaykpn.ac.id/, maka dengan otomatis search engine akan menampilkan halaman web-site AA YKPN Yogyakarta seperti (Gambar 14) di bawah ini :

commit to user



Gambar 14 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta

http://aaykpn.ac.id/

Link Perpustakaan AA YKPN


Gambar 14 merupakan halaman utama web-site AA YKPN Yogyakarta, di dalam halaman web-site ini terdapat link untuk menuju ke menu Perpustakaan AA YKPN, sehingga apabila kita klik link Perpustakaan AA YKPN maka secara otomatis akan menampilkan menu layanan OPAC SIPRUS AA YKPN seperti (Gambar 15) di bawah ini :

commit to user



Gambar 15 Tampilan Web-site OPAC SIPRUS AA YKPN Yogyakarta

http://perpustakaan.aaykpn.ac.id/


Sedangkan apabila kita ingin mencari/menelusur buku yang terdapat di perpustakaan, kita tinggal memasukan kata kunci (keyword ) pada menu pencarian koleksi. Pada software SIPRUS AA YKPN terdapat menu layanan OPAC, namun yang tersedia di menu OPAC tersebut hanya merupakan menu pencarian dasar/basic search. Meskipun hanya dapat menggunakan menu pencarian koleksi dengan basic search, tapi hasil dari penelusuran dengan menggunakan basic search cukup tepat, efisien dan akurat.

commit to user



3. Pilih menu pencarian koleksi pada katalog pada sisi sebelah kiri OPAC. Adapun

langkah-langkah

untuk

menelusur

koleksi

perpustakaan dapat dilakukan seperti (Gambar 16) di bawah ini : Gambar 16 Menu Pencarian Koleksi pada OPAC SIPRUS AA YKPN

analysis

analysis

analysis


Adapun langkah-langkah dalam menelusur bahan pustaka/buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN, sebagai berikut : a. Pada gambar 16 di atas terdapat kolom untuk memasukkan kata kunci (key-word), kata kunci tersebut dapat berupa judul, subyek, penulis, penerbit maupun nomor barcode. Untuk memilih jenis kata kunci, kita klik tanda panah kecil yang terdapat di bawah kolom kata kunci.

commit to user



b. Selanjutnya kita memilih Bank Data, yaitu dengan klik pada tanda panah kecil yang terdapat di sebelah samping kolom. Di dalam Bank Data terdapat beberapa jenis pilihan yaitu buku, jurnal ilmiah, majalah, buletin, koran, skripsi maupun CD-ROM. c. Setelah selesai memasukkan kata kunci dan menentukan Bank Data, langkah selanjutnya tekan enter atau klik Cari Data. Maka secara otomatis OPAC akan menampilkan hasil penelusuran seperti pada (Gambar 17) di bawah ini : Gambar 17 Hasil penelusuran buku melalui OPAC

Kata kunci = analysis

Cari Data

Key-word : analysis hasil pencarian ada 38 buku

Financial statement analysis klik untuk Detail Buku (Gambar 19)

Call Number buku : SR 657.3 GIB f


4.2.2.

Detail deskripsi bibliografi buku pada OPAC. Data deskripsi bibliografi buku yang baru saja di-input-kan ke

dalam database software SIPRUS AA YKPN dapat ditelusur kembali melalui layanan OPAC pada menu Koleksi Terbaru yang secara

commit to user



otomatis dapat dimunculkan pada halaman awal OPAC. Menu koleksi terbaru ini sangat bermanfaat bagi pemustaka untuk mengetahui koleksi terbaru yang dimiliki oleh perpustakaan, serta bermanfaat bagi perpustakaan dalam mempromosikan koleksi buku terbaru, letak dari menu koleksi terbaru ini terdapat di sebelah kanan OPAC. Adapun tampilan menu koleksi terbaru pada OPAC seperti (Gambar17) di bawah ini : Gambar 18 Tampilan Koleksi Terbaru pada OPAC SIPRUS

Klik untuk melihat Detail Buku


commit to user



Apabila kita ingin menampilkan detail deskripsi bibliografi buku yang baru saja di-input-kan ke dalam database, maka langkah selanjutnya kita memilih buku apa yang ingin kita tampilkan detailnya dengan cara klik pada buku yang kita pilih pada menu koleksi terbaru. Kemudian tunggu sampai detail dari bibliografi buku tersebut muncul. Adapun tampilan dari detail bibliografi buku seperti pada (Gambar 19) di bawah ini : Gambar 19 Tampilan detail bibliografi buku pada OPAC SIPRUS

Detail Deskripsi Bibliogra Buku


commit to user



4.3. Hal-hal yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS. Dalam proses input data deskripsi bibliografi buku, form untuk input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS pada dasarnya sudah baik dan lengkap. Sehingga deskripsi singkat tentang keadaan buku yang berada di perpustakaan sudah memberikan gambaran dini kepada pemustaka tentang buku yang akan dipinjamnya. Namun untuk memberikan pelayanan yang lebih dan untuk meningkatkan nilai kepuasan kepada pemustaka, maka ada beberapa hal yang perlu disempurnakan pada proses input deskripsi bibliografi buku tersebut. Adapun hal yang perlu disempurnakan tersebut meliputi : 1. Cover Buku Gambar cover buku pada proses input data bibliografi buku sebaiknya dimasukkan, karena cover buku tersebut dapat mempermudah pemustaka dalam penulusuran buku di rak koleksi. Sebab banyak buku yang judulnya sama tapi misalkan gambar cover buku tersebut dimasukkan, dapat menghindarkan pemustaka dari kesalahan pengambilan/pemilihan koleksi. 2. Subyek Buku Dari hasil pencarian yang terdapat di OPAC, subyek mengenai

buku

yang

bersangkutan

kebanyakan

belum

dimasukkan. Padahal subyek dari buku digunakan sebagai acuan dalam

memberikan

nomor

klasifikasi,

commit to user

manfaat

lain

dari



pencantuman subyek buku pada deskripsi bibliografi buku yaitu subyek buku dapat dijadikan kata kunci (key-word) dalam menu pencarian bedasarkan subyek. Kemudian dalam penulisan subyek buku seharusnya menggunakan huruf kapital semua. Syarat ini di dasarkan pada Standar Deskripsi Bibliografi Buku yang di susun oleh Muh. Kailani Eryono dalam bukunya yang berjudul Pengolahan Bahan Pustaka pada tahun 1999. Dan di dalam buku tersebut semua peraturan dan standar pembuatan deskripsi buku di tuliskan secara jelas. 3. Penulisan Impressium Penulisan impressium yang tepat pada detail bibliografi menurut Muh. Kailani Eryono (1999:103) adalah sebagai berikut

namun, susunan impressium yang terdapat di Detail Bibliografi Buku pada OPAC Siprus seperti terbalik antara tempat penerbit dan nama penerbit. Contohnya : -weshtern-Canada-201

Dari

uraian

di

atas

agar

menjadikan koreksi saja dalam menampilkan detail bibliografi buku. 4. Daftar isi buku Dengan memasukkan daftar isi buku ke dalam detail deskripsi

bibliografi

buku

bermanfaat

untuk

memberikan

gambaran dini kepada pemustaka mengenai isi/konten dari buku

commit to user



tersebut. Daftar isi sangat efisien dalam memberikan informasi singkat mengenai cakupan isi yang terdapat di dalam buku, sehingga pemustaka dapat mempertimbangkan apakah buku tersebut sesuai dengan kebutuhanya. Daftar isi dapat dicantumkan pada metadata catatan umum pada form Input Buku sehingga pada tampilan detail deskripsi buku daftar isi tersebut dapat ditampilkan.

Seperti

yang

dikemukan

oleh

Yuyu

Yulia

isi sebuah karya, baik secara selektif atau lengkap pada daerah catatan . 5. Penulisan deskripsi fisik buku (kolasi) Dalam penulisan deskripsi fisik buku pada bagian kolasi sebaiknya ditulisakan sejelas mungkin dan dalam penulisan tersebut dibuat semudah mungkin agar pemustaka mengetahui maksud dari penulisan deskripsi pada kolasi tersebut. Seperti contoh pada informasi deskripsi fisik buku, yaitu Fisik : 614 hlm

593-602

Deskripsi

27cm . Dari informasi di atas angka

593-602 bagi pemustaka mungkin tidak mengerti maksud dari penulisan angka tersebut. Jadi untuk mengatasi masalah tersebut dapat di atasi dengan 2 cara yaitu memisahkan informasi mengenai bibliografi, judul asli buku dan indeks pada daerah catatan, atau menambah ruas/kolom untuk bibliografi dan indeks di bawah kolom kolasi. Hal ini di dasarkan pada peraturan

commit to user



pembuatan deskripsi bibliografi buku menurut Muh. Kailani Eryono (1999: 103). Secara jelas dapat dilihat pada gambar 20 di bawah ini : Gambar 20 Tambahan kolom untuk bibliografi dan indeks pada detail buku OPAC

Bibliografi : hlm. 593-602 Indeks


commit to user

: hlm. -



6. Pernyataan Bahan Tambahan kelengkapan CD (compact disk) pada kolasi/daerah catatan. Tidak hanya koleksi cetak saja yang di sajikan oleh penerbit, pada saat ini penerbit melengkapi koleksi cetak mereka dengan CD, adanya CD tersebut penerbit mencoba memberikan layanan lebih kepada pemustaka. Jadi koleksi mereka dapat dinikmati melalui berbagai media, tidak hanya terikat pada koleksi tercetak saja. Seperti yang dikemukakan oleh Yuyu Yulia (2009:2.41) bahan yang terdapat pada buku, seperti : buku disertai dengan buku jawaban, buku yang disertai

Namun menurut Anon Mirmani (2009:3.22) menyebutkan bahwa keterangan tambahan mengenai bentuk

apabila dalam daerah deskripsi fisik (kolasi) belum di cantumkan. Sehingga apabila menyertakan format lain dari koleksi dalam deskripsi fisik (kolasi) maka harus diberikan durasi/lamanya waktu CD tersebut diputar. Jadi tugas perpustakaan disini adalah melengkapi deskripsi bibliografi dengan cara menambahkan informasi pada kolasi bahwa buku tersebut dilengkapi dengan CD.

commit to user



7. Lokasi buku pada catatan umum Penambahan informasi mengenai lokasi buku dalam OPAC sangat bermanfaat bagi pemustaka dalam mempercepat proses temu kembali buku. Selain pemustaka yang diuntungkan, petugas pun juga diuntungkan dengan adanya penambahan informasi mengenai lokasi buku terutama pada saat melakukan stock opname dan penyiangan koleksi buku perpustakaan. Karena di UPT Perpustakaan AA YKPN memiliki tempat koleksi rak buku di 2 lantai. 8. Status buku (Rusak, Diperbaiki, Hilang) Penambahan informasi mengenai status buku dapat menghindarkan pemustaka dari kesalahan informasi mengenai status buku tersebut (tersedia, rusak, diperbaiki atau hilang), sehingga apabila pemustaka melihat keterangan di OPAC bahwa buku yang dia cari ternyata sedang diperbaiki atau hilang, pemustaka tidak perlu mencari di rak ruang koleksi dan dapat mencari alternatif buku lainya.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

Pada akhir bab ini penulis menyajikan kesimpulan berkaitan dengan pemanfaatan software SIPRUS AA YKPN digunakan sebagai alat untuk memberikan

layanan

lebih

kepada

pemustaka

serta

mengefisienkan/mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. software SIPRUS yang dikembangkan oleh PTPCI (Pt. Prima Cipta Informatika) ini memiliki beberapa keunggulan, yaitu : Tampilan yang user friendly, Bebas biaya perawatan berkala, Free upgrade sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebijakan perpustakaan

nasional,

Pelatihan

operasional

penggunaan

SIPRUS

dan

pendampingan beserta buku petunjuk operasional, After Sales Service dan garansi software SIPRUS yang baik, Help Desk dan technical support on call setiap jam kerja, Help Desk dan technical support

juga menyediakan layanan bantuan

melalui email sesuai keperluan, Penghematan terbesar dengan tidak memerlukan Investasi pengadaan server sama sekali. Adapun work order Technical Support PTPCI Dalam setiap kunjungannya akan melakukan beberapa pekerjaan diantaranya adalah : Back up data, Defrag dan optimizing database server, Membersihkan log database, Membersihkan server secara fisik, Inspeksi dan konfigurasi firewall, scanning (virus, trojan, worm), dan Mencatat keluhan dari customer. Selain itu dengan rendah hati penulis juga mengemukakan saran yang sekiranya dapat dimanfaatkan untuk pihak yang berkepentingan khususnya pihak

commit to user 97



UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta sebagai masukkan dan bahan pertimbangan dalam melakukan perbaikan kinerja maupun layanan UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan masalah yang telah diuraikan pada bab IV, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Proses peng-input-an data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS AA YKPN secara umum memerlukan beberapa langkah dalam pelaksanaanya. Sebelum melangkah ke tahap peng-input-an deskripsi bibliografi buku ke dalam software, buku yang akan kita olah sebelumnya harus sudah dipersiapkan terlebih dahulu, meliputi nomer klasifikasi, subyek buku dan jenis buku (sirkulasi, CR maupun referensi) untuk mempermudah proses input data bibliografi buku. Setelah buku tersebut sudah diketahui nomor klasifikasi, subyek dan jenis bukunya, maka langkah selanjutnya adalah sebagai berikut : a. Aktifkan program SIPRUS terlebih dahulu, dengan cara sebagai berikut : 1) Nyalakan komputer yang digunakan untuk meng-input data. 2) Aktifkan program Barcode Wedge. Dengan cara klik start dan pilih program Barcode Wedge.

commit to user



3) Kemudian setelah masuk kedalam window, klik start dan pilih program Mozilla Firefox/windows exploler. Sebelum itu pastikan komputer tersebut telah di-instal SIPRUS terlebih dahulu. Hingga muncul halaman awal SIPRUS. 4) Masukkan kode hak akses operator dan password, tunggu sampai tampilan menu awal operator muncul. b. Peng-input-an

data deskripsi

bibliografi

buku

pada

software. 1) Bila telah masuk ke dalam sistem pilih Menu Pengolahan, kemudian pilih menu Input Buku dan masukkan data deskripsi buku pada form metadata yang telah disediakan. 2) Setelah proses peng-input-an data deskripsi bibliografi buku di atas dirasa cukup, maka kita klik Submit. Dan proses dari peng-input-an data bibliografi buku tersebut telah selesai. 2. Tampilan Detail Deskripsi Buku pada OPAC SIPRUS AA YKPN setelah melaui proses input data bibliografi buku. Untuk dapat melihat detail deskripsi bibliografi buku sebelumnya

kita

melakukan

penelusuran

bahan

pustaka

menggunakan katalog online/OPAC SIPRUS AA YKPN, alamat http://202.149.80.242/siprus/. merupakan alamat jaringan lokal

commit to user



khusus pemustaka yang berada di lingkungan UPT Perpustakaan AA YKPN. Sedangkan untuk pemustaka dari luar kampus AA YKPN dapat meng-akses melalui alamat web-site resmi AA YKPN Yogyakarta

yaitu

http://perpustakaan.aaykpn.ac.id/.

informasi yang terdapat di detail bibliografi buku meliputi : Cover Buku Judul Buku Sub Judul Judul Asli Subyek Kelas Buku ISBN Bahasa Penulis Editor - Penerjemah Edisi - Cetakan Penerbit Seri Deskripsi Fisik Tipe Buku Golongan Pustaka Lokasi Rak Buku Nomor Barcode yang Tersedia Daftar Isi Resume Jumlah Buku Eksemplar sedang dipinjam Buku Sedang Dipinjam - Tgl Kembali

commit to user

Adapun



3. Hal-hal yang perlu disempurnakan dalam proses input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS. Dalam proses input data deskripsi bibliografi buku, form untuk input data deskripsi bibliografi buku pada software SIPRUS pada dasarnya sudah baik dan lengkap. Sehingga deskripsi singkat tentang keadaan buku yang berada di perpustakaan sudah memberikan gambaran dini kepada pemustaka tentang buku yang akan dipinjamnya. Namun untuk memberikan pelayanan yang lebih dan untuk meningkatkan nilai kepuasan kepada pemustaka, maka ada beberapa hal yang perlu disempurnakan pada proses input deskripsi bibliografi buku tersebut. Adapun hal yang perlu disempurnakan tersebut meliputi : 1.

Cover Buku

2.

Subyek Buku

3.

Penulisan Impressium

4.

Daftar isi buku

5.

Penulisan deskripsi fisik buku (kolasi)

6.

Penambahan kelengkapan CD pada kolasi.

7.

Lokasi buku pada catatan umum

8.

Status buku (Rusak, Diperbaiki, Hilang)

commit to user



5.2. Saran Berdasarkan analisa dan uraian pembahasan di atas, penulis memberikan beberapa saran yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan kepada pihak yang terkait untuk

kemajuan bagi UPT

Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, diantaranya : 1. Saran Khusus. a. Untuk pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan software SIPRUS AA YKPN pada menu penelusuran OPAC SIPRUS perlu ditambahkan menu user guide (petunjuk umum untuk menggunakan OPAC). Hal ini sangat bermanfaat untuk pemustaka yang baru pertama kali menggunakan layanan OPAC. b. Bagi petugas input data deskripsi buku dalam proses peng-inputan informasi bahan pustaka hendaknya agar lebih teliti lagi, sehingga deskripsi mengenai suatu bahan pustaka dapat tampil secara

lengkap.

Apalagi

UPT

Perpustakaan

AA

YKPN

menerapkan sistem layanan tertutup, jadi hanya dengan detail deskripsi

bibliogarfi

buku

dalam

OPAC

saja

pemustaka

mendapatkan gambaran mengenai buku yang dia butuhkan.

commit to user



2. Saran Umum. a. Untuk pihak perpustakaan agar pelayanan kepada pemustaka dapat terselenggara dengan lancar, maka perlu adanya pengadaan fasilitas perpustakaan berupa penambahan unit komputer untuk OPAC dan komputer khusus untuk bagian pengolahan bahan pustaka. b. Bagi pihak perpustakaan agar kebijakan laporan kerja lapangan yang di buat oleh mahasiswa sebagai syarat untuk kelulusan agar di-input-kan ke dalam database software, selain dapat membantu mahasiswa dalam penulisan

laporan kerja

lapangan juga

bermanfaat untuk menghindarkan dari plagiatisme karya tulis. c. Bagi pihak perpustakaan agar segera mungkin menerapkan sistem layanan

terbuka

dalam

pelaksanaanya.

Karena

untuk

mengefisienkan kinerja perpustakaan jadi petugas tidak kerepotan dalam mengambilkan satu per-satu buku yang dibutuhkan oleh mahasiswa, kemudian dengan penerapan sistem layanan terbuka mahasiswa menjadi lebih mandiri dalam menentukan buku yang dibutuhkanya.

commit to user

OPAC (Online Public Acces Catalog) SIPRUS AA YKPN. (Evaluasi Kelengkapan Informasi Detail Bibliografi Buku

Recommend Documents