DIGITASI DAFTAR ISI BUKU : INOVASI DALAM PENELUSURAN INFORMASI OPAC (ON LINE PUBLIC ACCESS CATALOGUE ) DI PUSAT LAYANAN PUSTAKA UNIVERSITAS TERBUKA Irmayati Pustakawan pada Pusat Layanan Pustaka Universitas Terbuka, Pondok Cabe
Abstrak Universitas Terbuka merupakan perguruan tinggi yang menyelenggarakan sistem pendidikan jarak jauh. Melalui Pusat Layanan Pustaka mengembangan perpustakaan digital dengan melakukan inovasi digitasi daftar isi buku untuk mendukung proses pembelajaran bagi para mahasiswa dan dosen. Tujuan dari karya tulis ini 1). Bagaimana mahasiswa yang berjumlah 533.327 orang yang tersebar di seluruh Indonesia dan dibeberapa negara dapat memperoleh layanan pustaka secara lengkap tentang konten koleksi buku perpustakaan UT. 2). Bagaimana dosen yang tersebar di 37 Unit Program Belajar Jarak jauh UT (UPBJJ UT) dan Pusat dapat memperoleh layanan pustaka secara lengkap tentang konten buku yang dikoleksi perpustakaan UT. 3). Bagaimana Puslata Universitas Terbuka mengembangkan inovasi-inovasi terbaru dalam pendigitalisasian koleksi buku yang ada di perpustakaan. Adapun proses digitasi daftar isi memerlukan beberapa perangkat seperti : 1) Perangkat keras (komputer dan alat pemindai), 2) Perangkat lunak (perangkat lunak/program software: vitascan/HPScan, Adobe acrobat, MS word (format Doc, RTF, PDF). Tahapan digitasi yaitu : Scanning, editing, dan penyimpanan file. Abstract Indonesia Open University is a university which organizes long-distance education system. Through the Library Service Center digital develop library innovations books digitized content to support the learning process for students and faculty. The purpose of this paper 1) . How students totaled 533 327 people spread throughout Indonesia and some countries can obtain the full library of content UT library book collection . 2 ) How lecturer 37 units spread over much UT Distance Learning Program (UPBJJ UT) and the Center can obtain the full library of content UT library collection of books . 3 )How Puslata Open University to develop the latest innovations in the digitization of existing collections of books in the library. The content digitization process requires multiple devices such as : 1 ) Hardware (computer and scanner , 2 ) software (software/ software programs : vitascan/HPScan, Adobe Acrobat , MS Word ( Doc format , RTF , PDF ). digitization stages namely : Scanning , editing , and file storage . PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah berimbas kepada dunia perpustakaan di Indonesia, hal ini terjadi dalam bentuk pemanfaatan, pengolahan dan sistem operasional sebuah perpustakaan. Universitas Terbuka (UT) melalui Pusat Layanan Pustaka berupaya melakukan berbagai terobosan pelayanan perpustakaan bagi mahasiswanya dalam bentuk pengembangan sistem perpustakaan digital. UT merupakan satu-satunya perguruan tinggi yang dimiliki oleh pemerintah Indonesia dengan pendekatan sistem belajar jarak jauh dan membangun sistem perpustakaan digital yang dirintis melalui unit Pusat Layanan Pustaka VISI PUSTAKA Vol. 15 No.3 Desember 2013
yang disingkat dengan Puslata UT. Berbedanya pendekatan yang dikembangkan oleh UT dengan universitas lainnya, membuat UT harus melakukan terobosan-terobosan di berbagai sisi terutama dalam proses belajar mengajar. Dengan sistem belajar jarak jauh. berarti pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka, melainkan menggunakan media, baik media cetak (modul) maupun non-cetak (audio/video, komputer/internet, siaran radio dan telelvisi). Makna terbuka adalah tidak ada pembatasan usia, tahun ijasah, masa belajar, waktu registrasi dan frekuensi mengikuti ujian. Batasan yang ada hanyalah bahwa setiap mahasiswa UT sudah harus menamatkan jenjang Pendidikan Menengah Atas (SMA) atau yang sederajat. 173
Pengembangan perpustakaan digital di UT diawali oleh beberapa hal yaitu : Banyaknya jumlah mahasiswa UT. Pada saat sekarang terdapat 533.327 mahasiswa aktif dari berbagai jurusan yang ada di fakultas dan tersebar di seluruh Indonesia dan beberapa negara seperti Amerika, Australia, Brunei Darussalam, Japan, Saudi Arabia, Kuwait, Philipines, Malaysia, Germany, Iran, Swizeerland, Sweden, Hongkong, Thailand, Perancis, Germany, Netherlands, Russian, dan Zimbabwe; 2). Banyaknya dosen di UT yang tersebar diseluruh Indonesia. Pada saat sekarang terdapat 323 fungsional dosen yg berada di kantor pusat UT dan 454 fungsional dosen yang tersebar di 37 Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ UT), dengan jumlah tenaga adminstrasi sebanyak 559 staf administrasi di kantor dan 524 administrasi staf di UPBJJ; 3). Sistem belajar menggunakan sistem belajar jarak jauh; 4). Sangat sulit berkomunikasi kepada mahasiswa secara konvensional; 5). Sebagai institusi, UT merasa berkewajiban memberi layanan yang sama kepada seluruh mahasiswa; 6). Peran strategis perpustakaan sebagai sumber informasi dalam era globalisasi dan informasi serta; 7). Beragamnya informasi dalam berbagai bentuk seperti buku, jurnal prosiding,majalah, video, cd. Jumlah mahasiswa UT dilihat pada tabel berikut ini.
tersebut dapat
Gambar jumlah mahasiswa berdasarkan Fakultas
174
Gambar jumlah mahasiswa berdasarkan kepulauan
Gambar jumlah mahasiswa yang berada diluar negeri
Berdasarkan gambar jumlah mahasiswa UT yang tersebar diseluruh pelosok Indonesia dan luar negeri maka Pusat Layanan Pustaka UT mulai melakukan berbagai terobosan inovasi, salahsatu pengembangan perpustakaan digital dengan melakukan digitasi daftar isi koleksi terhadap buku–buku yang menjadi koleksi di Pusat Layanan Puslata. Pengertian Digitasi Digitasi merupakan bentuk Alih media dari manual menjadi elektronik. Digitasi daftar isi merupakan proses alih media dari bentuk daftar isi tercetak menjadi daftar isi berbentuk elektronik. Dengan adanya internet proses digitasi daftar isi menjadi sangat penting dalam dunia perpustakaan, karena dapat mempermudah penyebaran informasi bahan pustaka dalam pelayanan katalog secara online pada para pengguna. Katalog Online Katalog online merupakan katalog yang data bibliografinya disimpan dalam database komputer. Katalog online mempermudah kegiatan temu kembali (retrieval) bahan pustaka diperpustakaan secara cepat, tepat, kapan saja tanpa harus mengunjungi VISI PUSTAKA Vol. 15 No.3 Desember 2013
perpustakaan terlebih dahulu. Kalau sebelumnya seseorang ketika mencari referensi perlu melihat fisik bukunya artinya dia harus berada di perpustakaan untuk mencari tahu daftar isi suatu buku, sekarang cukup dengan klik saja melalui akses internet pada katalog online perpustakaan digital Puslata UT , maka daftar isi referensi yang kita inginkan akan dengan mudah ditemukan. Contoh katalog online yang di pakai di Pusat Layanan Puslata (Puslata) adalah OPAC yaitu Online Public Access Catalogue, OPAC ini menyediakan sarana penelusuran yang mandiri bagi pengguna.
tentang konten buku yang dikoleksi perpustakaan UT.
Dalam Katalog Online biasanya para pengguna hanya dapat melihat deskripsi buku mulai dari judul, edisi, pengarang, penerbit, seri, deskripsi fisik, subjek tetapi belum bisa melihat daftar isi yang ada. Sejak dikembangkannya katalog online oleh Puslata UT belum terpikirkan tentang kebutuhan terhadap digitasi kepada daftar isi. Namun berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh irmayati pada tahun 2011 dengan responden dosen sebanyak 64 dosen di lingkungan UT kantor pusat menyatakan sebanyak 46 dosen telah memanfaatkan katalog online atau sebesar 71,9% dan hanya sebagian kecil tidak memanfaatkan katalog online. Dari penelitian ini memberikan masukan untuk lebih meningkatkan penambahan fasilitas pada katalog online, salah satu inovasi terbaru adalah digitasi daftar isi terhadap buku-buku yang ada. Rumusan Masalah Pengembangan digitasi daftar isi ini di dasarkan kepada beberapa faktor yang terkait dengan penyelenggaran Universitas Terbuka sebagai universitas yang mengunakan sistem belajar jarak jauh yaitu, yang menjadi permasalahan adalah 1). Bagaimana mahasiswa yang berjumlah 533.327 orang yang tersebar di seluruh Indonesia dan dibeberapa negara dapat memperoleh layanan pustaka secara lengkap tentang konten koleksi buku perpustakaan UT. 2). Bagaimana dosen yang tersebar di 37 Unit Program Belajar Jarak jauh UT (UPBJJ UT) dan Pusat dapat memperoleh layanan pustaka secara lengkap tentang konten buku yang dikoleksi perpustakaan UT. 3). Bagaimana Puslata Universitas Terbuka mengembangkan inovasi-inovasi terbaru dalam pendigitalisasian koleksi buku yang ada di perpustakaan. Terkait dengan hal tersebut, maka perlu dirumuskan solusi dan inovasi-inovasi terbaru dalam rangka memberikan layanan informasi yang lengkap
PEMBAHASAN Setiap perpustakaan memiliki sistem penyelusuran data yang dapat dimanfaatkan oleh pengunjung perpustakaan. sistem penyelusuran tersebut disebut dengan OPAC. Menurut Horgan (1994,1) menyatakan OPAC merupakan suatu sistem temu balik informasi, dengan satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file yang tercantum dan indeks. Pengguna dapat menggunakan OPAC untuk menjawab permintaan atau pertanyaan tertentu dan menjadi salah satu sarana atau alat bantu untuk menelusuri informasi di perpustakaan yang menggunakan sistem komputer yang terpasang jaringan LAN (Local Area Network). Pengembangan OPAC saat sekarang belum bisa menyajikan secara lengkap tentang daftar isi sebuah buku, biasanya OPAC mencakup judul, nama pengarang, penerbit dan tahun terbitan, dari sistem OPAC tersebut, penguna hanya bisa mengetahui secara umum tentang buku yang mereka cari tanpa mengetahui isi yang terdapat di dalam buku tersebut.
VISI PUSTAKA Vol. 15 No.3 Desember 2013
TUJUAN Tujuan penulisan ini adalah memberikan gambaran tentang proses pengembangan inovasi terbaru dalam pendigitalisasian koleksi buku khususnya digitasi daftar isi buku dengan harapan memberikan layanan informasi secara maksimal kepada mahasiswa dan dosen yang tersebar di seluruh Indonesia dan beberapa negara untuk mendapatkan koleksi buku perpustakaan secara lengkap sebelum datang ke Puslata UT.
Sedangkan daftar isi merupakan satuan yang tidak terpisahkan dalam sebuah buku, karena daftar isi adalah suatu daftar atau halaman yang ingin dibahas termaksud penomoran halaman pada buku. Daftar isi merupakan halaman penting dalam suatu karya tulis baik itu buku, makalah, majalah dan karya tulis lainnya dengan dilengkapi nomor halaman, sehingga memudahkan pembaca untuk menemukan topik tertentu dalam sebuah buku atau karya tulis lainnya selain itu daftar isi memudahkan pembaca untuk mempelajari pokok–pokok bahasan dari sebuah karya tulis yang akan dibacanya. Digitasi daftar isi berarti proses alih media daftar isi dari cetak atau analog ke dalam media digital atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya. 175
Digitasi merupakan proses alih media dari cetak atau analog ke dalam media digital atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya. Sebelum dilakukan pendigitasian, diperlukan beberapa pertimbangan, biasanya menyangkut waktu, tenaga, dan biaya, di samping itu dituntut adanya tenaga ahli yang cukup menguasai teknik digitasi ini. Investasi yang diperlukanpun tidak sedikit, karena perpustakaan perlu menyediakan alat dan sarana bagi proses digitasi ini. Untuk membuat daftar isi elektronik perlu beberapa persiapan dan langkah-langkah yang meliputi : 1. Perangkat keras yang perlu dipersiapkan antara lain: - Komputer Perangkat keras yang digunakan tentunya sangat bervariasi dengan spesifikasi yang sangat standar sampai kepada computer dengan spesifikasi yang sangat baik, tentu saja semakin baik komputer yang digunakan, semakin baik juga kualitas pekerjaan digitasi, semakin banyak dokumen digital yang harus dikelola , maka semakin membutuhkan perangkat computer dengan spesifikasi baik - Alat pemindai (scanner) Pilihan alat pemindai juga sangat bervariasi dengan kualitas dan harga yang bervariasi pula. Alat pindai yang paling sederhana berbentuk flatbad scanner dengan kemampuan pindai yang sangat terbatas dengan harga yang cukup murah sehingga umumnya terjangkau bagi sebagian besar perpustakaan. Dalam pemilihan alat yang akan digunakan untuk memindai dokumen koleksi hendaknya dilakukan sangat hati-hati dan disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan pendanaan perpustakaan. 2.
Perangkat Lunak Pemilihan perangkat lunak ini kita juga harus menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan kemampuan anggaran yang kita miliki, selain perangkat lunak berupa sistem operasi seperti windows, beberapa perangkat lunak yang diperlukan antara lain seperti : - Vitascan atau HPscan atau perangkat lunak pemindai yang lain (biasanya disertakan pada waktu kita membeli alat pemindai atau scanner) - Adobe Acrobat (versi lengkap) untuk menghasilkan dokumen dalam format pdf (Portable Documen Format) - MSWord untuk menulis dokumen yang
176
kemudian disimpan dalam format DOC, RTF ataupun PDF 3. Tahapan Pemindaian - Dokumen daftar isi buku yang berasal dari dokumen tercetak di pindai (scan) lembar demi lembar seperti memfotocopy lembaran dokumen - Pengumpulan daftar isi dari koleksi buku - buku tahun lama daftar isinya di foto copy secara bertahap, setelah itu di scan. - Sejak tahun 2005 scan mulai dilakukan langsung melalui fisik buku. - Pembacaan halaman demi halaman oleh petugas pemindai daftar isi buku - Pengeditan halaman demi halaman untuk menentukan ukuran kertas, pemotongan pinggiran halaman, pembalikan halaman sehingga hasilnya menjadi lebih mudah dan enak dibaca - Penyimpanan file daftar isi dalam format PDF, pemilihan format PDF sebagai format dokumen digital/elektronik sebagai format dokumen digital karena memiliki beberapa alasan yaitu antara lain PDF merupakan suatu format dokumen elektronik atau digital yang memiliki tingkat efisiensi tinggi. Tanpa kehilangan keindahan, suatu dokumen tetap bisa dinikmati sesuai dengan aslinya. Dengan PDF ukuran dokumen menjadi lebih kecil dibanding format aslinya. Kelebihan lain dari PDF adalah kemampuannya mempertahankan keseluruhan bentuk huruf (font), bentuk penulisan, gambar/ grafik dan warna dari setiap dokumen. 4. Daftar Isi yang sudah didigitasikan akan masuk pada program pengolahan yang sudah terotomasi dengan program jaringan internet atau Up load ke internet. Internet ini merupakan jaringannnya dengan menciptakan kemungkinan komunikasi antar jaringan diseluruh dunia, tanpa tergantung kepada jenis komputernya. 5. Prosedur melakukan pemindaian (scanning) daftar isi dengan menggunakan Adobe Acrobat standard hingga masuk ke dalam katalog online Puslata UT. Pertama buka program Adobe Acrobat, kedua klik Create PDF From scanner. Ketiga dari jendela create PDF from scanner pilih jenis Scanner, ubah color mode menjadi black and white atau sesuai yang diinginkan kemudian lakukan scan. VISI PUSTAKA Vol. 15 No.3 Desember 2013
Selanjutnya daftar isi akan terlihat pada menu katalog on line di perpustakaan digital Puslata UT, seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini
Gambar Hasil Scan Keempat simpan dokumen pdf dengan nama folder daftar isi, beri nama file sesuai nomor induk pada buku teks kemudian hasil scan akan langsung di upload ke program pengolahan dengan alamat http://172.16.53.45/sirkulasi. Kelima masuk ke program pengolahan Puslata UT.
Gambar Katalog Online yang dilengkapi link daftar isi
Gambar Tampilan daftar isi online Gambar Program Pengolahan Puslata UT
Langkah keenam adalah dengan mencari data dengan Nomor induk buku yang sesuai dengan daftar isi yang akan kita upload, pilih menu edit, pilih menu tambahan lampiran kemudian unggah file yang telah disiapkan
Gambar Unggah File Daftar Isi VISI PUSTAKA Vol. 15 No.3 Desember 2013
B. Keunggulan Digitasi Daftar Isi Terkait dengan pengembangan digitasi daftar isi yang sudah berlangsung beberapa bulan ini, terdapat beberapa keuntungan dan keunggulan yang diperoleh antara lain: 1. Dengan digitasi daftar isi buku, mahasiswa/ dosen dapat melihat daftar isi setiap buku secara online, dimana saja, kapan saja tanpa ada batasan waktu dan tempat tanpa tergantung dengan waktu kerja yang berlaku. 2. Dengan digitasi daftar isi buku, mahasiswa/ dosen dapat mencari buku secara cepat tanpa harus datang ke perpustakaan, serta mendapatkan gambaran dari setiap buku yang dicari secara tepat dan akurat. 3. Meningkatnya angka pengunjung di katalog online Puslata UT sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari digitasi daftar isi buku 177
4. Adanya permintaan fotocopy secara jarak jauh bagi pemustaka yang meningkat setiap bulannya. Fasilitas fotocopy secara jarak jauh merupakan bagian dari sistem yang di buat dalam rangka mendukung digitasi koleksi buku Puslata UT. Penerapan teknologi informasi dalam dunia perpustakaan merupakan wujud dari suatu perubahan layanan ke arah yang lebih maju untuk mempermudah para pengguna mencari informasi secara cepat, tepat dan akurat, perubahan ini mendorong perpustakaan untuk terus melakukan inovasi melalui fasilitas teknologi informasi. PENUTUP Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang berlangsung cepat memberikan dampak positif dalam penyelenggaran pendidikan jarak jauh yang dilakukan oleh Universitas Terbuka. Terobosan dan inovasi terus dilakukan oleh Puslata UT yang merupakan bagian dari penyelenggaran pendidikan, Universitas Terbuka. Terobosan dan inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang di kembangkan Puslata UT antara lain perpustakaan digital, ruang baca virtual dan yang terbaru adalah digitasi daftar isi dari katalog online yang dimiliki oleh Puslata UT. Digitasi daftar isi ini dapat diakses saat pengguna perpustakaan melakukan layanan penelusuran koleksi dengan alamat http://www. pustaka.ut.ac.id/dev25/opac/opac/. Simpulan dan Saran Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan inovasi digitasi daftar isi koleksi di Universitas Terbuka sangat bermanfaat bagi pelayanan penelusuran para pengguna perpustakaan, khususnya bagi para mahasiswa UT dan Dosen yang tersebar di seluruh Indonesia. Digitasi daftar isi buku memungkinkan mahasiswa/dosen UT dapat melihat daftar isi setiap buku secara online, dimana saja, kapan saja tanpa ada batasan waktu dan tempat, dan dapat melihat daftar isi buku secara cepat tanpa harus datang ke perpustakaan, serta memberikan gambaran dari setiap buku kepada pengguna, disamping itu akan menghemat waktu dan tenaga karena daftar isi disajikan secara online dan pengguna mendapat peluang lebih banyak saat proses pencarian buku karena langsung melihat daftar isi koleksi bahan pustaka. Proses digitasi daftar isi melalui beberapa tahap yaitu scanning, editing, dan upload daftar Isi pada program pengolahan yang sudah terotomasi 178
dengan program jaringan internet sehingga akan terhubung pada katalog online purpustakaan Universitas Terbuka. beberapa saran yang dapat diberikan terkait dengan pembahasan diatas adalah ; 1. Tidak semua daftar isi yang ada pada buku teks memberikan informasi yang lengkap, untuk itu diharapkan pustakawan dapat membuat daftar isi tambahan untuk mempermudah layanan penelusuran terhadap layanan daftar isi online. 2. Buku-buku terbitan pemerintah seperti undang-undang tidak dilengkapi dengan daftar isi, sebaiknya untuk koleksi buku-buku seperrti ini pustakawan membuatkan daftar isinya. 3. Perlu adanya sosialisasi atau promosi terhadap pengguna perpustakaan bahwa katalog online sudah dilengkapi dengan daftar isi online sehingga layanan online daftar isi dapat diketahui. Daftar Pustaka Abdul Rahman Saleh. Membangun Perpustakaan Digital : step by step. Jakarta : Sagung Seto, 2010 Cleveland, Gary. (1998). Digital Libraries: Definitions, Issues and Challenges. Occasional Paper 8. Ottawa: Universal Dataflow and Telecommunications Core Programme, International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). Tersedia di http://www. ifla.org/udt/op/ diakses tanggal 24 Juli 2013. http://www.ut.ac.id/tentang-ut/ut-dalam-angka.html selasa 21 Oktober 2013 jam10.00 WIB Irmayati. Skripsi Pemanfaatan Perpustakaan Digital oleh Dosen Universitas Terbuka. Jakarta : Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2012 Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Departemen Pendidikan Tinggi Direktorat Pendidikan Tinggi, 2004 Wahyu Supriyanto. Teknologi Informasi Perpustakaan. Strategi Perancangan Perpustakaan Digital. Yogyakarta : Kanisius, 2008
VISI PUSTAKA Vol. 15 No.3 Desember 2013
