Onze werkwijze. Bedrijfspraktijken van BT. Oktober Pagina 1

Onze werkwijze Bedrijfspraktijken van BT

Oktober 2013

Pagina 1

Onze werkwijze: Onze bedrijfspraktijken Onze waarden:

Het document Onze werkwijze bevat onze bedrijfspraktijken en waarden: het gedrag dat we verwachten van alle BT-medewerkers. Houd u aan Onze werkwijze en onze waarden en doe wat juist is. Stel bij twijfel vragen. Handel snel als u zich zorgen maakt.

Pagina 2

Verklaring van onze Chief Executive

We zijn ervan overtuigd dat communicatie essentieel is om de wereld te verbeteren. We combineren de beste netwerken en technologie met de expertise van onze medewerkers. Contacten leggen, nieuwe mogelijkheden creëren. Op deze manier kunnen bedrijven groeien, gemeenschappen floreren en personen meer uit hun leven halen. Dat verschil maken wij, elke dag opnieuw.

Onze reputatie wordt steeds beter wanneer we ons aan onze bedrijfsprincipes houden. Dit kan betekenen dat we potentiële nieuwe contracten moeten weigeren als het ernaar uitziet dat deze in strijd met onze principes zijn. Dat is een moeilijke keuze, maar BT-medewerkers moeten deze maken als de omstandigheden dit vragen. Stel gerust vragen als u niet zeker weet wat u in een bepaalde situatie moet doen. Wees niet bang om uw stem te laten horen als u zich zorgen maakt dat activiteiten in strijd zijn met onze werkwijze. Handel snel als u zich zorgen maakt.

We doen dit op een verantwoordelijke en duurzame manier. We handelen integer, gaan op een ethische manier te werk en brengen onze waarden in praktijk. Onze bedrijfsstandaarden en ons personeelsbeleid zijn gebaseerd op deze principes.

In dit document wordt beschreven hoe we bij BT te werk gaan. Uw persoonlijke acties maken een verschil. Samen maken we van BT een werkplek waar we trots op zijn.

Als bedrijf is het verstandig om integer te handelen en ethisch te werk te gaan. Het helpt ons ook om wereldwijd samen te werken. Ethiek is meer dan alleen het voorkomen van crimineel of corrupt gedrag, hoewel dit erg belangrijk is. We dienen ons ethisch te gedragen bij alles wat we doen.

Gavin Patterson

Het is per slot van rekening ons bedrijf.

Pagina 3

Zoeken wat u nodig hebt

Informatie en eigendommen beschermen

Inleiding en samenvatting

Informatie en gegevens

Pagina 21

Onze werkwijze: wat deze betekent

Pagina 5

Onze eigendommen

Pagina 25

Bedrijfsprincipes van BT

Pagina 6

Risico's beheren

Pagina 27

Bedrijfsstandaarden van BT

Pagina 7 Samenwerken

Waar u terechtkunt

Werk op de juiste manier voor elkaar krijgen

Pagina 30

Zorgen melden

Pagina 10

Respect voor mensenrechten

Pagina 32

Advies inwinnen

Pagina 11

Communicatie

Pagina 34

Toezeggingen

Pagina 35

Eerlijk concurreren

Pagina 36

Persoonlijke en zakelijke integriteit De wet naleven

Pagina 14

Onze plaats in de wereld

Omkoping en corruptie

Pagina 15

Gezondheid en veiligheid

Pagina 38

Belangenverstrengeling

Pagina 17

Milieu

Pagina 40

Politieke bijdragen

Pagina 42

Het juiste doen Rekenschap afleggen

Pagina 44

Conflicten oplossen: het juiste doen

Pagina 45

Pagina 4

Onze werkwijze: wat deze betekent

In Onze werkwijze wordt beschreven hoe we zakendoen bij BT. Dit geldt voor u en ieder ander die bij BT werkt, wereldwijd en bij alles wat we doen. Houd u aan Onze werkwijze en onze waarden bij alles wat u doet. We verwachten ook dat derden, zoals contractanten, leveranciers en tussenpersonen, zich hieraan houden tijdens alle transacties met of namens BT. Soms zijn dingen ingewikkeld. Over het volgende kunnen we duidelijk zijn:  Als een lokale wetgeving in strijd is met een beleid in Onze werkwijze en een hogere standaard vereist, moet u zich aan de wet houden.  Als een lokaal gebruik of beleid in strijd is met Onze werkwijze en een lagere standaard stelt, moet u Onze werkwijze volgen.

Onze werkwijze bevat onze bedrijfsprincipes en standaarden. Het document omvat niet elk BT-beleid waarmee onze bedrijfsprincipes en -standaarden in praktijk worden gebracht. U bent ervoor verantwoordelijk om:  de wetgeving en details van relevant BT-beleid voor uw werkgebied, functie en ondergeschikten te begrijpen en na te leven;  de verplichte training te volgen die we organiseren zodat u onze bedrijfsprincipes en standaarden begrijpt en naleeft;  vermoedelijke overtredingen van de wetgeving, Onze werkwijze en ander BT-beleid melden. Voor BT-medewerkers hebben we koppelingen naar het intranet opgenomen zodat u toegang hebt tot aanvullende informatie en adviezen over waar u hulp kunt krijgen. Uw lokale wetgeving is mogelijk van invloed op hoe u dit doet.

Het kan ernstige gevolgen hebben als u zich niet aan Onze werkwijze houdt, zoals reputatieschade, hoge boeten en zware straffen. Daarnaast kunnen u, uw manager(s) en/of BT zelfs strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld. Als u voor BT werkt en u niet houdt aan Onze werkwijze, onderzoeken we de kwestie grondig en kunnen we disciplinaire maatregelen nemen, waarbij ontslag tot de mogelijkheden behoort. We kunnen niet alles beschrijven in Onze werkwijze en in sommige situaties moet u uw gezond verstand gebruiken om op de meest gepaste manier te handelen. Stel bij twijfel vragen. Op pagina 17 vindt u richtlijnen voor het oplossen van conflicten en voor verder advies. Er is een gedeelte met een beschrijving hoe u zorgen kunt melden (pagina 10). Meld het als Onze werkwijze, de wet of BT-beleid volgens u is overtreden door uzelf of iemand anders. (Opmerking: de hyperlinks in dit document zijn bedoeld om BTmedewerkers te leiden naar plaatsen in het document of naar ons bedrijfsintranet. Ze zijn uitgeschakeld in externe versies van dit document.)

Pagina 5

Bedrijfsprincipes van BT

Iedereen die bij BT werkt, moet integer handelen, op een ethische manier te werk gaan en zich aan de BT-waarden houden. Onze bedrijfsstandaarden en ons personeelsbeleid zijn gebaseerd op de volgende principes. Integer handelen Dit betekent dat we ons houden aan onze bedrijfsprincipes en - standaarden. Integriteit is belangrijk omdat we natuurlijk het juiste willen doen. Integriteit is ook zakelijk gezien verstandig voor BT. Het geeft mensen vertrouwen in ons bedrijf, zodat we kunnen blijven groeien en onze aandeelhouders op lange termijn een gezond rendement kunnen bieden. Door integer te handelen kunnen we ook beter wereldwijd samenwerken. Ook helpt het ons om effectiever te plannen en implementeren, problemen voor te zijn en hechtere relaties op te bouwen met al onze stakeholders.

Ethisch te werk gaan

Onze waarden in praktijk brengen

De principes in Onze werkwijze zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat iedereen die werkt voor BT, zich aan dezelfde hoge standaarden houdt. Tegelijkertijd zijn ze opgesteld dat lokale gebruiken en tradities worden gerespecteerd. Als bedrijf willen we altijd het juiste doen, maar dat ligt niet altijd zo voor de hand. Soms moeten we moeilijke beslissingen nemen en een balans zoeken tussen complexe en conflicterende problemen en belangen. We geloven in transparantie, openheid en eerlijkheid bij alle manieren waarop we onze prestaties melden: financieel, op het gebied van milieu en sociaal.

Onze waarden staan centraal bij alles wat we doen bij BT. Ze omvatten alles wat we gemeenschappelijk hebben en beschrijven de gedragingen die we van elkaar verwachten. Alle BT-medewerkers moeten niet alleen rekening houden met de waarden, maar ook met de bedrijfsprincipes in Onze werkwijze en zich het volgende afvragen: stroken mijn handelingen met hoe we dingen doen bij BT?

We moeten zijn voorbereid om onze acties te rechtvaardigen en onszelf uit te leggen aan de mensen waarop onze beslissingen van invloed zijn.

Pagina 6

Bedrijfsstandaarden van BT

Hoe staat alles met elkaar in verband?

Onze bedrijfsstandaarden

De bedrijfsprincipes van BT zijn van toepassing op onze bedrijfsprincipes. We hebben deze hier uiteengezet en iedereen die wereldwijd voor of namens BT werkt, moet zich hieraan houden. Ons personeelsbeleid bevat de gedetailleerde regels voor BT-medewerkers die van toepassing zijn op onze bedrijfsstandaarden.

Persoonlijke en zakelijke integriteit

Bedrijfsstandaarden

` Persoonlijke en zakelijke integriteit Informatie en eigendommen beschermen Samenwerken Onze plaats in de wereld

 De wet naleven (pagina 14): we houden ons aan de wet, onze verplichtingen ten aanzien van licenties/vergunningen, en andere voorschriften.  Omkoping en corruptie (pagina 15): we tolereren geen enkele vorm van omkoping.  Belangenverstrengeling (pagina 17): we voorkomen belangen of situaties die in strijd zijn of lijken te zijn met onze plicht jegens BT

Informatie en eigendommen beschermen  Informatie en gegevens (pagina 21): we proberen de vertrouwelijke en privégegevens van ons bedrijf, onze medewerkers en onze klanten te beschermen.

Personeelsbeleid

Gedetailleerde regels voor BTmedewerkers die van toepassing zijn op onze bedrijfsstandaarden

 Onze eigendommen (pagina 25): we beschermen ons merk en onze fysieke, financiële en intellectuele eigendommen.

 Risico's beheren (pagina 27): we beheren de risico's voor ons bedrijf en houden rekening met risico's wanneer we beslissingen nemen.

Personeelsbeleid

Gedetailleerde regels voor BTmedewerkers die van toepassing zijn op onze bedrijfsstandaarden

Pagina 7

Bedrijfsstandaarden van BT (vervolg)

Samenwerken


 Werk op de juiste manier voor elkaar krijgen (pagina 30): we respecteren elkaar. We willen een werkomgeving waarin ieder van ons wordt aangezet tot betere prestaties. We werken graag in een diverse organisatie en profiteren van andere zienswijzen. We behandelen iedereen gelijk en tolereren geen intimidaties of vooroordelen. We maken van BT een werkplek waar we trots op zijn.

 Aandacht schenken aan gezondheid en veiligheid (pagina 38): we zijn betrokken bij en beschermen onze medewerkers en anders op wie onze activiteiten van invloed kunnen zijn en we dragen zorg voor hun gezondheid, veiligheid en welzijn.

 Mensenrechten (pagina 32): we respecteren de waardigheid, vrijheid en gelijkheid van iedereen met wie we werken. Onze beleidslijnen en procedures zijn gebaseerd op de Universele verklaring van de rechten van de mens van de Verenigde Naties.

 Het milieu (pagina 40): we stellen alles in het werk om vervuiling te voorkomen en de invloed van onze wereldwijde activiteiten op het milieu tot een minimum te beperken.  Politieke bijdragen (pagina 42): we doen geen bijdragen aan een politieke partij, de campagne van een kandidaat voor een gekozen functie of ter ondersteuning van een gekozen functionaris.

 Communicatie (pagina 34): we streven ernaar om eerlijk, behulpzaam en accuraat te zijn bij alles wat we schrijven of zeggen. We spreken eerlijk en luisteren.  Toezeggingen nakomen (pagina 35): we beloven niets wat we niet kunnen nakomen; we verkrijgen altijd de juiste vergunning voordat we belangrijke toezeggingen doen.  Eerlijk concurreren (pagina 36): we concurreren hard maar eerlijk, terwijl we oprecht en betrouwbaar zijn tijdens al onze transacties.

Pagina 8

Waar u terechtkunt

Inhoud Zorgen melden Advies inwinnen

Pagina 9

Zorgen melden

Hoewel BT erom bekend staat dat we op een ethische manier zakendoen, kunnen we niet op onze lauweren rusten. Omdat we ervoor willen zorgen dat we aan de hoogste standaarden voldoen, hebben we Speak Up opgericht: een gratis, vertrouwelijke hotline waarnaar iedereen die voor BT werkt kan bellen, ongeacht het land waar u zich bevindt. U kunt het nummer voor uw land opzoeken via de onderstaande koppeling. Meestal kunt u een probleem het beste aanpakken door met uw lijnmanager te overleggen of contact op te nemen met de afdeling Ethics (of een e-mail te sturen naar [email protected] als u zich buiten BT bevindt). HR-kwesties moeten onder de aandacht van uw lijnmanager worden gebracht. Er zijn echter gevallen waarin het beter en/of veiliger is om contact op te nemen met de hotline Speak Up wanneer u een gevoelige ethische kwestie wilt melden in verband met iemand die geen onderdeel van uw team is. U kunt een kwestie op meerdere manieren melden. U kunt met iemand hierover spreken of in plaats daarvan een beveiligde voicemail inspreken. Ook kunt u online een boodschap achterlaten. We weten

dat het moed vergt om iets te melden. We stellen alles in het werk om u te steunen en beschermen. We staan niet toe dat iemand wraak op u neemt omdat u in goed vertrouwen uw zorgen hebt gemeld. Als iemand u belet om iets te melden, is dat een overtreding waartegen disciplinaire maatregelen worden genomen. We treden hier hard tegen op met zo nodig ontslag - op elk niveau van de organisatie.

Voordat u belt: raadpleeg de webpagina van de vertrouwelijke hotline voor het telefoonnummer waarnaar u in uw land moet bellen en voor speciale instructies.

Ga naar de website van de vertrouwelijke hotline voor meer informatie.

Speciale gevallen In sommige landen waar we actief zijn:  is het niet toegestaan om anonieme berichten achter te laten via de hotline;  moet u dingen lokaal oplossen (bijvoorbeeld met uw lijnmanager) voordat u de hotline Speak Up belt;  kunt u alleen bepaalde soorten kwesties melden bij de hotline, zoals boekhoudfraude, omkoping en milieuovertredingen.

Pagina 10

Advies inwinnen

Als u iets in dit document niet begrijpt of meer hierover wilt weten:  Raadpleeg de website The Way We Work.  Lees uw lokale personeelsbeleid en -procedures op het intranet.  Overleg met uw lijnmanager of iemand die dicht bij uw werkgebied staat.  Neem contact op met de afdeling Ethics. (Als u niet bij BT werkt, kunt u contact opnemen met deze afdeling door een e-mail te sturen naar [email protected].)  Bel een van onze hulplijnen: – Veiligheid: 0800 321 999 (UK): +44 1908 641 100 (buiten de UK) – Inkoop en toeleveringsketen +44 (0)1977 592270 – Neem contact op met ASK HR of Peopleline: 0800 731 4747 (UK) of +44 1908 358 888 (buiten de UK) of  Of neem contact op met Speak Up, onze vertrouwelijke hotline, als u zorgen wilt melden.

Pagina 11

Weet u niet zeker wat u moet doen? Soms is het niet duidelijk. Vraag uzelf het volgende af:

‘Komt het overeen met onze waarden en Onze werkwijze?’ ‘Wat zou ik ervan vinden als ik dit in de krant zou lezen?’ ‘Is het wettelijk toegestaan?’ ‘Sta ik achter deze beslissing?’ ‘Kan ik mijn beslissing uitleggen aan mijn collega's of familie?’

Pagina 12

Persoonlijke en zakelijke integriteit

Inhoud De wet naleven Omkoping en corruptie Belangenverstrengeling

Pagina 13

De wet naleven

We houden ons aan de wet, onze verplichtingen ten aanzien van licenties/vergunningen, en andere voorschriften. Naleving van de wet is de basis voor onze ethische standaarden. We zijn eerlijk en respectvol. We respecteren de wetten, regels en voorschriften van plaatsen, staten en landen waar we actief zijn. U moet zich aan lokale wetten houden. Er zijn mogelijk ook wetten die internationaal gelden (zoals de Britse Bribery Act uit 2010 of de Amerikaanse Foreign and Corrupt Practices Act) of vergunningen die vereist zijn. Als wereldwijd bedrijf moet BT goed erop letten waar en met wie het bedrijf zakendoet. Daarbij moeten we ons ook houden aan embargo's en sancties tegen bepaalde landen, groepen landen of personen. We zijn wettelijk verplicht om ons wereldwijd te houden aan sancties en embargo's. Bij schending van deze sancties of embargo's kunnen BT en uzelf worden veroordeeld tot zware strafrechtelijke en administratieve straffen, terwijl ons merkimago ook schade kan oplopen.

Als u vragen hebt Hoewel we niet van u verwachten dat u alle wetten, regels en voorschriften tot in de details kent, dient u wel voldoende hiervan af te weten zodat u kunt bepalen wanneer u advies moet inwinnen. Neem contact op met BT Legal als u vragen hebt over de wetten die van invloed zijn op uw werk.

Meldingen Als u voor BT werkt en denkt dat de wet is overtreden door uzelf, een collega of iemand anders die is verbonden met BT, moet u dit melden aan uw lijnmanager, BT Legal, BT Security of onze vertrouwelijke hotline.

Vragen en antwoorden V De wetten in mijn land zijn in strijd met wat er in Onze werkwijze wordt gezegd. Waaraan moet ik me houden? A De wetgeving is het belangrijkste. Als een lokale wetgeving in strijd is met een beleid in Onze werkwijze en een hogere standaard vereist, moet u zich aan de wet houden. Vraag BT Legal

advies als u denkt dat er sprake is van een conflict.

V Wie is juridisch aansprakelijk als ik de wet overtreed tijdens mijn werkzaamheden?

A Dat kan u of BT zijn, maar ook allebei, en kan leiden tot civiel- of strafrechtelijke vervolging. Overleg bij twijfel met BT Legal voordat u iets doet waarmee u volgens u mogelijk de wet overtreedt. Als u tijdens uw werk de wetgeving overtreedt, kunnen we ook disciplinaire maatregelen treffen.

V Wat als een klant me vraagt om iets te doen waarmee ik de voorschriften iets moet oprekken? A Kijk of u de klant op een andere manier kunt helpen. Zo biedt de toezichthouder Ofcom in de UK ons de vrijheid om binnen bepaalde grenzen zaken te doen. Integer zijn betekent dat we deze grenzen respecteren. Als u niet zeker weet hoe u moet omgaan met een situatie, kunt u overleggen met uw lijnmanager of advies vragen aan Regulatory Affairs of BT Legal.

Pagina 14

Omkoping en corruptie

We tolereren geen enkele vorm van omkoping. Wat is omkoping? BT hanteert zero tolerance tegen omkoping. Als u een gunst, cadeau, steekpenning of betaling aanbiedt, toestaat, vraagt of accepteert om een oneerlijk voordeel te verkrijgen of behouden, is er sprake van omkoping. Het hoeft niet om geld te gaan. De UK, de VS en veel andere landen hebben wetten tegen omkoping in zowel de publieke als de private sector. Wetten zoals de Britse Bribery Act uit 2010 en de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act gelden wereldwijd en zijn op BT van toepassing, ongeacht waar we zakendoen. We hebben ook ons eigen beleid tegen corruptie en omkoping. Als medewerker van BT bent u ervoor verantwoordelijk om dit beleid, dat wereldwijd van toepassing is, te lezen, te kennen en na te leven. Klik hier voor het beleid en de richtlijnen op de intranetsite The Way We Work.

Corruptie kan zich voordoen in allerlei vormen en we kunnen deze niet allemaal vermelden. Let echter op het volgende:  abnormale contante betalingen  buitensporige cadeaus die worden ontvangen  onverwachte of onlogische beslissingen bij het accepteren van projecten of contracten  een ongebruikelijk soepele afhandeling van zaken terwijl iemand niet over de verwachte kennis of expertise beschikt  omzeiling van normale aanbestedings- of contracteringsprocedures  bedrijfsprocedures, financiële controles of richtlijnen die niet worden nageleefd. Als u de anticorruptiewetgeving overtreedt, kunnen strafof civielrechtelijke straffen worden opgelegd aan uzelf, BT of onze partners. Als u ergens over twijfelt, kunt u contact opnemen met de afdeling Ethics of BT Legal.

Cadeaus en entertainment aanbieden en ontvangen

Cadeaus en entertainment kunnen een normaal en gezond aspect zijn bij het opbouwen van zakelijke relaties. Ze zijn alleen een probleem als ze zijn bedoeld om onze besluitvorming te beïnvloeden, ons een oneerlijk voordeel ten opzichte van onze concurrenten te bieden of onze klanten te beperken bij hun vrije keuze. Verschillende culturen hebben verschillende opvattingen over wat wel of niet acceptabel is. Als internationaal bedrijf moeten we deze verschillen accepteren, maar wel trouw blijven aan onze principes. In ons beleid voor cadeaus en entertainment is beschreven wat wel en niet gepast is. Telkens wanneer u een cadeau of entertainment ontvangt, moet u zich houden aan het beleid. U mag geen cadeau of entertainment aanbieden of ontvangen als dit is bedoeld om u of de ontvanger te beïnvloeden. Ook mag u geen buitensporig of extravagant cadeau en entertainment aanbieden dat gezien de omstandigheden ongepast is of als zodanig kan worden opgevat. Cadeaus en entertainment boven bepaalde limieten moeten voor goedkeuring worden geregistreerd.

We geven of accepteren nooit cadeaus, betalingen of entertainment om een beslissing te stimuleren of belonen. Pagina 15

Omkoping en corruptie (vervolg)

Als u vragen hebt

Vragen en antwoorden

Als u vragen over omkoping en corruptie hebt, kunt u deze stellen aan uw lijnmanager of de afdeling Ethics. (Als u niet bij BT werkt, kunt u contact opnemen met deze afdeling door een e-mail te sturen naar [email protected].)

V Ik beschik over alle vereiste documenten, maar

Meldingen Als u voor BT werkt en met een ethisch probleem wordt geconfronteerd, moet u altijd:  dit zo snel mogelijk melden aan uw lijnmanager, de afdeling Ethics of onze vertrouwelijke hotline;  alle details registreren;  advies inwinnen bij de afdeling Ethics voordat u besluit wat te doen. Als u reden hebt om aan te nemen dat iemand die voor of namens BT werkt, zich mogelijk schuldig maakt aan omkoping of corruptie, hoe klein ook, moet u dit melden. Handel snel als u zich zorgen maakt.

de douane houdt dingen tegen. Volgens mij zal het na een tip allemaal wat sneller gaan. Is dat ok?

A Nee, dat is omkoping. Hoewel dit in sommige rechtsgebieden ook 'faciliterende betalingen' wordt genoemd, doen we dit niet. Ze zijn ook in strijd met de Britse Bribery Act uit 2010, die wereldwijd van toepassing is op BT.

V We hebben een zakenpartner die vaak BTmanagers uitnodigt voor diners en evenementen die in sommige landen als buitensporig worden beschouwd, maar hier volstrekt normaal zijn. Er lijken geen verborgen motieven of verwachtingen achter te zitten, ze zijn alleen bedoeld om een goede relatie op te bouwen. Wat moet ik doen?

A U kunt het beste deze vraag stellen aan de

het cadeau of entertainment en vraag vooraf goedkeuring als de registratielimiet wordt overschreden.

V Marktaandeel is belangrijk in de regio waar we onlangs zijn gestart. Met een betaling kan ik een contract binnenhalen. Zo niet, dan verliezen we het werk. Als ik deze kans laat gaan, zet ik ons bedrijf en mijn carrière dan niet op het spel?

A Met een betaling overtreedt u de wet en ons beleid tegen omkoping en corruptie. Ook kan hiermee uw integriteit worden ondermijnd en BT reputatieschade lijden. Geen contract, hoe groot ook, rechtvaardigt een overtreding van de wetgeving of Onze werkwijze. We zijn alleen erin geïnteresseerd om op een ethische manier zaken te doen. We steunen iedereen die weigert om een betaling, cadeau of gunst aan te bieden of te ontvangen, zelfs als we daardoor een opdracht verliezen.

afdeling Ethics. We willen niemand beledigen, maar ook niet de verkeerde indruk wekken. Het gaat erom hoe iets overkomt, zelfs als er geen verborgen agenda is. Cadeaus en entertainment moeten transparant zijn en in verhouding staan. Sla het aanbod bij twijfel beleefd af. Registreer Pagina 16

Belangenverstrengeling

We voorkomen belangen of situaties die in strijd zijn of lijken te zijn met onze plicht jegens BT. Als ze niet kunnen worden voorkomen, melden we dit en zoeken we een oplossing. Wat is belangenverstrengeling? Belangenverstrengeling is een situatie waarin uw loyaliteit lijkt te botsen met uw plichten jegens BT. Dit kan een conflict tussen de belangen van BT en uw eigen persoonlijke belangen zijn. Als een persoonlijk belang in strijd is of lijkt te zijn met uw plichten jegens BT, kan er zich belangenverstrengeling voordoen. Belangenverstrengeling kan ook op financieel gebied spelen (zoals een groot aandelenbelang in een concurrent van BT, werkzaamheden voor een concurrent of leverancier van BT, of een andere functie waaronder uw werk bij BT te lijden heeft), maar ook op andere gebieden (zoals een conflict dat voortvloeit uit hechte familiebanden en/of andere persoonlijke relaties).

Stel uzelf de volgende vragen als u niet zeker weet of er sprake is van verstrengeling:  Is het van invloed op hoe u uw werk doet voor BT? Stel dat anderen op de hoogte zijn van het

belang of de relatie. Zouden ze zich kunnen afvragen of u wel in staat bent om uw werk te doen met de vereiste loyaliteit, integriteit en onpartijdigheid?  Zou het gênant kunnen zijn als iemand achter uw andere belang zou komen?  Hoe zou u of uw manager zich voelen als dit op de voorpagina van kranten verschijnt?

uw lijnmanager melden. U kunt dan samen bespreken hoe u hiermee open en eerlijk kunt omgaan. Neem contact op met de afdeling Ethics als u niet zeker weet of er sprake is van belangenverstrengeling of als u het uw lijnmanager niet wilt vertellen. (Als u niet bij BT werkt, kunt u contact opnemen met deze afdeling door een e-mail te sturen naar [email protected].)

 Wat zijn de bredere gevolgen voor BT als geheel?

Meldingen

 Wordt u op enige manier beïnvloed door uw functie of het externe belang? Zouden anderen kunnen denken dat uw rol of belang op u van invloed is, zelfs als dit niet het geval is?

Als u voor BT werkt en denkt dat er bij iemand anders mogelijk sprake is van belangenverstrengeling, dient u dit aan deze persoon of de betreffende lijnmanager te

Uw belang melden We verwachten dat iedereen die voor BT werkt, onbevooroordeeld en openhartig is, ongeacht het onderdeel of niveau van de afdeling waar u werkt. U mag uw positie bij BT (of inside-information) niet gebruiken voor uw persoonlijke gewin of op een manier die schadelijk kan zijn voor ons bedrijf (of zelfs maar de schijn te wekken dat u op persoonlijk gewin uit bent).

vertellen. Meld het aan uw lijnmanager als u het vermoeden hebt dat de belangen van iemand die voor BT werkt, een leverancier of een tussenpersoon van BT in strijd zijn met die van BT. Als u de indruk hebt dat u de kwestie niet direct aan uw lijnmanager kunt melden, kunt u contact opnemen met de afdeling Ethics, Speak Up of de vertrouwelijke hotline van BT (zie zorgen over rapportage’ voor meer informatie).

Als u vragen hebt U kunt belangenverstrengeling niet altijd voorkomen, maar zelfs een potentieel probleem moet u gelijk aan Pagina 17

Belangenverstrengeling (vervolg)

Vragen en antwoorden V Ik werk als parttimer voor BT in een verkoopfunctie. Ik werk ook parttime voor een ander bedrijf. Wat moet ik doen?

A U moet contact opnemen met uw lijnmanager en de potentiële belangenverstrengeling ter beoordeling voorleggen, want het is bijvoorbeeld niet toegestaan om bij een leverancier of concurrent te werken.

V Mijn partner heeft een kleine drukkerij en ik weet zeker dat hij brochures en dergelijke veel goedkoper kan maken. Mag ik het contract aan hem toewijzen?

A Nee. Stelt u zich eens voor wat mensen zouden denken als ze beseffen dat u het contract aan uw partner hebt toegewezen. Als uw partner wil inschrijven op een opdracht van BT, moet u uw relatie direct kenbaar maken en moet iemand anders toezicht houden op het inkoopproces.

V Ik werk bij BT, maar ik ben gedetacheerd naar een joint venture. Welke belangen komen op de eerste plaats?

A Hopelijk botsen de belangen van BT en een joint venture niet met elkaar. Uw persoonlijke professionele integriteit moet altijd vooropstaan en u moet zich altijd houden aan deze code en het BT-beleid tegen corruptie en omkoping. U hebt echter een verantwoordelijkheid jegens de joint venture gedurende de periode dat u daar werkt. Als uw persoonlijke belangen volgens u in strijd zijn of kunnen zijn met de belangen van de joint venture, moet u dit melden aan uw lijnmanager.

V Een van mijn familieleden wil bij BT komen werken, misschien zelfs bij dezelfde afdeling als ik. Is dit een probleem?

A Het maakt mogelijk niet uit als dit is toegestaan volgens het beleid in het land waar u werkt, en uw functie en de functie van uw familielid duidelijk gescheiden zijn. U mag op geen enkele manieren betrokken zijn bij de beslissing wie er in dienst wordt genomen (inclusief de sollicitatie- en gespreksprocedure). Als uw familielid bij ons komt werken, mag u niet verantwoordelijk zijn voor beslissingen over zijn of haar werk of salaris om de schijn van vriendjespolitiek te voorkomen.

V Het is nog niet openbaar bekend, maar ik weet van mijn werk dat het nu een goed moment is om BT-aandelen te kopen. Mag dat? Mag ik het mijn familie en vrienden vertellen?

A Absoluut niet. Dit wordt 'handel met voorkennis' genoemd en is een ernstig misdrijf. Neem bij twijfel contact op met de afdeling Ethics.

Pagina 18

Belangenverstrengeling (vervolg)

V Een klant heeft een familielid dat bij BT wil werken. Hij vraagt me of ik hem kan helpen bij het vinden van een baan. Is dit een probleem?

A U kunt hem attenderen op extern gepubliceerde vacatures, maar u mag niet worden betrokken bij de wervingsprocedure. De normale wervingsprocedure moet worden gevolgd om de beste kandidaat voor de functie te kiezen. Het familielid van de klant mag geen voorkeursbehandeling krijgen. Neem bij twijfel contact op met de afdeling Ethics door een e-mail te sturen naar [email protected]. Als na een open en eerlijke selectieprocedure het familielid van de klant in dienst wordt genomen door BT, mag hij geen voorkeursbehandeling krijgen. Hij mag ook niet werken in een functie waar hij invloed kan uitoefenen op beslissingen in verband met de klant.

V Mag ik een persoonlijke relatie hebben met iemand van werk?

A Ja, als u verstandig omgaat met de situatie, ook al kan het beleid lokaal variëren. Persoonlijke relaties mogen geen negatieve weerslag hebben op het bedrijf, de werkomgeving en anderen die voor BT werken. Als er volgens u sprake van belangenverstrengeling kan zijn, moet u dit melden aan uw lijnmanager (of aan uw lokale HR-medewerker als uw relatie iemand in uw lijn is) en dienaangaande lokaal beleid volgen. Neem contact op met de afdeling Ethics als u nog vragen hebt.

Pagina 19

Informatie en eigendommen beschermen

Inhoud Informatie en gegevens Onze eigendommen Risico's beheren

Pagina 20

Informatie en gegevens

We proberen de vertrouwelijke en privégegevens van ons bedrijf, onze medewerkers en onze klanten te beschermen. We moeten vaak informatie over mensen gebruiken om ons werk te doen, of het nu om onze collega's, onze lokale klanten of personeelsgegevens van onze zakelijke klanten gaat. U moet dergelijke gegevens altijd behandelen alsof het uw eigen gegevens zijn: bewaar deze op een veilige plaats en bedenk hoe u zou willen dat anderen met uw eigen informatie omgaan.

Naleving van privacy- en gegevenswetgeving Informatie over medewerkers worden ook persoonlijke gegevens genoemd. Daarbij kunt u denken aan iemands naam, adres, telefoonnummer, persoonlijke e-mailadres, accountnummer, geboortedatum, bankrekening of factureringsgegevens. Hieronder vallen gegevens in BT-systemen, op papieren documenten, in e-mails, in gespreksopnamen, op USB-sticks, op mobiele apparaten of op andere opslagmedia. Als we vertrouwen bij onze klanten en collega's willen opbouwen, is het essentieel dat we correct omgaan met persoonlijke gegevens.

Persoonlijke gegevens worden zo belangrijk gevonden dat veel landen privacywetten hebben waarin is vastgelegd hoe deze gegevens moeten worden behandeld en beschermd. We moeten ons aan deze wetten houden. Zorg dus ervoor dat u kunt herkennen wat wel of geen persoonlijke gegevens zijn, weet hoe u wordt geacht deze informatie te gebruiken tijdens uw dagelijkse werk en let op wat er verkeerd kan gaan. BT verwerkt ook grote hoeveelheden informatie die aan ons is verstrekt door bedrijven en overheidsinstellingen die onze klanten zijn. Sommige informatie bestaat uit de bovenstaande 'persoonlijke gegevens'. Een deel hiervan is mogelijk geen persoonsgegevens, maar is nog wel erg belangrijk voor bedrijven en overheidsinstellingen die klant van ons zijn. Deze grote klanten vertellen ons dus vaak specifiek hoe we hun gegevens moeten beschermen, bijvoorbeeld in een contract met hun voorwaarden. U moet nadenken over wat we contractueel hebben afgesproken en over de algemene regels voor de omgang met persoonlijke gegevens waar dit van toepassing is. In het onderstaande gedeelte op pagina 23, over het sluiten van contracten met zakelijke klanten, wordt uitgelegd wat u moet doen.

 U dient persoonlijke gegevens alleen te verzamelen en bewaren voor legitieme zakelijke doeleinden of als dit wettelijk vereist is. – Verzamel en gebruik alleen zoveel persoonlijke gegevens als u nodig hebt voor de betreffende taak en uw functie, niet meer. – Bied niet gelijk toegang tot persoonlijke gegevens wanneer collega's hierom vragen: zijn ze hiertoe gemachtigd en is het zakelijk gezien noodzakelijk dat ze de gegevens weten?  Als u toegang tot persoonlijke gegevens hebt, mag u deze alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. – Gebruik geen persoonlijke gegevens voor nieuwe of andere doeleinden, zoals het testen van systemen, tenzij BT Legal hiervoor goedkeuring heeft verleend. – U mag gegevens alleen bespreken met of verstrekken aan collega's als hiervoor een zakelijke noodzaak bestaat.

Belangrijke punten die iedereen moet onthouden bij de omgang met persoonlijke gegevens: Pagina 21

Informatie en gegevens (vervolg)

 Zorg ervoor dat alle persoonlijke gegevens die we bewaren, nauwkeurig en up-to-date zijn. – Neem de tijd om persoonlijke gegevens van mensen correct vast te leggen, bijvoorbeeld wanneer u een bestelling opneemt. – Fouten kunnen kostbaar zijn en een onprofessionele indruk wekken. – Grijp altijd de mogelijkheid aan om contacten factureringsgegevens van klanten te controleren. – Als klanten zeggen dat ze geen direct marketing van BT willen ontvangen, moet u hun gegevens direct bijwerken in het BTsysteem.  Houd persoonlijke gegevens veilig zodat niemand zich zonder toestemming hiertoe toegang kan verschaffen of deze kan wijzigen, vernietigen of verliezen. – Houd u aan onze richtlijnen en beleidsregels voor veiligheid: deze zijn bedoeld om u te helpen het juiste te doen. – Controleer altijd of iemand die beweert een klant of collega van elders in BT te zijn, dit ook daadwerkelijk is.

– Houd altijd rekening met welke informatie aanwezig is in de gegevens en documenten waarmee u werkt, en classificeer deze op een passende manier. Deel alleen de gegevens die nodig zijn om uw doel te realiseren. – Wees u altijd bewust waar u zich bevindt en wie kan afluisteren of zien waar u mee bezig bent. Bespreek vertrouwelijke zaken van BT niet op openbare plaatsen. – Vraag uzelf het volgende af voordat u informatie buiten het bedrijf verzendt: is het relevant dat ik dit verstuur en heb ik het beschermd overeenkomstig ons beveiligingsbeleid? – Bewaar papieren documenten in een afgesloten ruimte of gebruik een shredder of dozen voor vertrouwelijk afval wanneer u deze documenten wilt weggooien.  Bewaar persoonlijke gegevens alleen zolang dit nodig is voor het oorspronkelijke doeleinde waarvoor we de gegevens hebben verzameld, tenzij we wettelijk daartoe verplicht zijn. BT heeft tijdslimieten voor de archivering van gegevens gesteld. Deze vindt u hier. – Vraag uzelf altijd het volgende af: moet ik deze gegevens echt bewaren?

– Schoon uw archieven regelmatig op en verwijder/vernietig/versnipper gegevens die niet meer nodig zijn.  Personen kunnen vragen welke persoonlijke gegevens over hen BT in bezit heeft via wat in de UK een 'Subject Access Request' wordt genoemd. – Het is belangrijk dat u weet wat u moet doen wanneer u een dergelijk verzoek ontvangt. Meer informatie over de Britse procedure vindt u hier. Als u een verzoek van buiten de UK ontvangt, dient u advies te vragen aan de afdeling Data Privacy.  Er zijn ook extra regels over wat bekend staat als 'gevoelige persoonlijke gegevens'. Voorbeelden hiervan zijn informatie over iemands gezondheid, etnische afkomst, religieuze gezindte, politieke overtuiging, vakbondslidmaatschap, strafblad of seksuele geaardheid. – Als u binnen uw functie gevoelige persoonlijke gegevens moet verwerken, dient u voorafgaand richtlijnen te vragen aan de afdeling Data Privacy.

– Bewaar persoonlijke gegevens nooit langer dan nodig is op laptops, geheugensticks of andere opslagapparaten. Pagina 22


Afhankelijk van uw functie moet u mogelijk ook rekening houden met het volgende  Er gelden strenge regels wanneer persoonlijke gegevens tussen landen worden overgebracht en bijvoorbeeld buiten de Europese Economische Ruimte worden verzonden. Deze regels kunnen zelfs van toepassing zijn wanneer iemand in een bepaald land alleen toegang heeft tot gegevens in een systeem in een ander land. In dat geval is er nog altijd sprake van gegevensoverdracht. – Vraag altijd advies aan uw afdeling Legal of Compliance als u volgens u persoonlijke gegevens overbrengt of toegang hiertoe toestaat tussen landen. – Weet welke regels van toepassing zijn op wat u doet en zorg ervoor dat de juiste contractuele en beveiligingsgerelateerde voorzorgsmaatregelen zijn getroffen.  Wanneer we contracten sluiten met zakelijke klanten, hebben deze mogelijk specifieke vereisen voor de manier waarop we omgaan met hun gegevens, inclusief persoonlijke gegevens. – Zorg ervoor dat u weet hoe klanten willen dat we omgaan met hun gegevens.

– Documenteer altijd in het contract gegevensvereisten die zijn afgesproken met de klant. Vraag in deze situaties waar nodig advies aan de afdeling Legal en Compliance. – Bevestig voordat een contract wordt gesloten dat we daadwerkelijk in staat zijn om de service te leveren volgens de gegevensvereisten van de klant. – Met onze producten, systemen en processen moeten gedurende de looptijd van het contract gegevens worden beheerd volgens de vereisten van de klant. – Wijs leveranciers/subcontractanten bij het sluiten van een contract op gegevensvereisten van klanten. Vermeld hen in onze contracten en controleer regelmatig of de vereisten worden nagekomen.

Als u vragen hebt Controleer waar u voor deskundige adviezen terechtkunt. BT heeft een afdeling Data Privacy die u kan helpen om op de juiste manier om te gaan met persoonlijke gegevens. De coördinatoren voor gegevensbescherming voor uw gedeelte van BT zijn vermeld op de intranetsite Legal, Governance and Compliance.

Meer over onze benadering van gegevensprivacy kunt u lezen op het intranet, samen met ons beleid voor gegevensbescherming en privacybeleid voor medewerkers (klik hier).

Meldingen Als we iets verkeerds doen met persoonlijke gegevens, kunnen de gevolgen zeer groot zijn. De reputatie van BT kan ernstig worden beschadigd en van overheidswege kunnen juridische stappen worden ondernomen tegen of boeten worden opgelegd aan BT. We lopen het risico dat we het vertrouwen van onze klanten en daarmee uiteindelijk hun opdrachten verliezen. Voor medewerkers kunnen bewuste of nalatige acties leiden tot disciplinaire maatregelen en in het ergste geval juridische vervolging. Als u kennis ervan neemt dat persoonlijke gegevens in verkeerde handen zijn gevallen, hoe onschuldig het ook lijkt, moet u dit binnen 24 uur melden aan BT Security Control Centre door te bellen naar 0800 321 999 of +44(0)1908 641 100 of door een e-mail te sturen naar [email protected]. Het BT-beleid voor het melden van geschonden gegevens is beschikbaar op het intranet.

Pagina 23


Vragen en antwoorden V Ik heb gegevens over klanten van BT in bezit, maar ik doe hier momenteel niets mee. Vallen ze onder de regels voor gegevensbescherming? A Wanneer u gegevens over personen (klanten of medewerkers) vastlegt, verkrijgt, opslaat, bewaart, opent, openbaar maakt of vernietigt, moet u zich houden aan het beleid voor gegevensbescherming van de BT-groep. Omdat Europa, Azië-Pacific en Amerika wetten voor gegevensbescherming hebben, moet u controleren of u zich aan de lokale wetgeving houdt en richtlijnen aan BT-deskundigen vragen. Bovendien moet u zich afvragen of u de gegevens echt moet blijven bewaren als u deze toch niet gebruikt. U moet gegevens bewaren volgens de tijdslimieten in de beleidsregels en schema's voor gegevensarchivering van de BTgroep en ervoor zorgen dat u onze standaarden voor informatiebeveiliging toepast.

V Een zakelijke klant wil dat BT zich houdt aan bepaalde vereisten en beperkingen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens. Is dit mogelijk?

A Klanten willen graag beperken wat we mogen

gegevensbescherming van de BT-groep. Na dergelijke ongeautoriseerde openbaarmaking van klant- of personeelsgegevens worden disciplinaire maatregelen getroffen, waarbij ontslag tot de mogelijkheden behoort.

doen, waar we dit mogen doen en wie mag worden betrokken bij de verwerking van hun gegevens. Soms willen ze ook een heel brede betekenis geven aan de term 'klantgegevens'. BT kan dergelijke verzoeken inwilligen wanneer we de door de klant gevraagde beperkingen daadwerkelijk kunnen realiseren en, als deze beperkingen zijn opgenomen in het contract met BT, de relevante afgetekende versie hebben ontvangen. Vraag zo nodig advies aan de betreffende contactpersoon van BT. Lees de principes en richtlijnen voor meer informatie.

V Ik heb gehoord dat vrienden van verkoopadviseurs vaak vragen naar klantgegevens, zoals telefoonnummers en adressen. Mogen ze deze informatie verstrekken?

A Nee. Dit is een ernstig misdrijf en een grote overtreding van het beleid voor

Pagina 24

Onze eigendommen

We beschermen ons merk en onze fysieke, financiële en intellectuele eigendommen. Ieder van ons is persoonlijk ervoor verantwoordelijk om de eigendommen van BT te beschermen, of het nu onze apparatuur, eigendommen en informatie of kennis en ideeën betreft. In het kader hiervan moeten we ook goed registreren welke resources we gebruiken en ons beveiligingsbeleid naleven. Diefstal, achteloosheid, verspilling, beschadiging of misbruik van eigendommen en de doelbewuste aanpassing van dossiers hebben directe gevolgen voor de winstgevendheid van BT. We mogen het intranet of internet niet misbruiken. Alle eigendommen van BT moeten voor legitieme zakelijke doeleinden worden gebruikt. BT kan computerbestanden en elektronische communicatie op onze bedrijfsservers, computers en andere elektronische apparaten inzien en controleren. We doen dit ten behoeve van onderhoud, zakelijke doeleinden of om aan onze juridische verplichtingen te voldoen. We doen dit overeenkomstig ons privacybeleid, ons beleid voor gegevensbescherming en de wetgeving.

We gaan niet bedrieglijk te werk, misleiden mensen niet en doen geen valse claims.

Als u vragen hebt Als u in de UK woont en een beveiligingsincident heeft geconstateerd of wilt weten of een incident moet worden gemeld, kunt u contact opnemen met het BT Security Control Centre (SCC) op 0800 321999. Als u liever niet belt met het SCC, kunt u contact opnemen via de website of door een e-mail te sturen naar [email protected]. Bel +44 (0)1908 641100 als u zich niet in de UK bevindt.

essentieel voor langdurig succes in de snel veranderende, zeer competitieve markten waarin we actief zijn. Als onze producten, services of berichten niet stroken met ons merk of als we ons logo verkeerd gebruiken, kunnen we minder goed concurreren. Hetzelfde geldt voor negatieve artikelen of publiciteit. Dit omvat het gebruik van sites voor sociale media, zoals Facebook of Twitter. Mensen denken soms dat opmerkingen op sites voor sociale media privé zijn, maar deze zijn vaak zichtbaar voor anderen. U moet goed nadenken voordat u opmerkingen plaatst waarmee het BT-merk onbedoeld kan worden beschadigd. Als verantwoordelijk bedrijf respecteren we evenzo de intellectuele eigendom van andere bedrijven.

Meldingen Vermoedelijke gevallen van fraude of diefstal moeten direct worden gemeld via de bovenstaande nummers of de vertrouwelijke hotline.

Ons merk respecteren Het BT-merk, inclusief het symbool van de verbonden wereld, is een van onze meest waardevolle eigendommen. Een sterk merk is Pagina 25

Onze eigendommen (vervolg)

Vragen en antwoorden V Fysieke eigendommen zijn dingen als gebouwen, computers en auto's. Wat zijn intellectuele eigendommen?

A Intellectuele eigendommen omvatten meer dan u misschien denkt. Ze omvatten onze knowhow, onze uitvindingen en de namen van onze producten en services; de fysieke vormgeving van onze producten en software; onze technische tekeningen, illustraties en schriftelijke materialen; vertrouwelijke informatie over van alles, van onze processen en bedrijfsplannen tot klantgegevens en introductiedatums. Sommige dingen zijn wettelijk beschermd door octrooien, gedeponeerde handelsmerken, gedeponeerde ontwerpen of copyright (op papier, computer of het intranet). Intellectuele eigendommen zijn voor een bedrijf vaak veel waardevoller dan de fysieke eigendommen. U kunt deze helpen beschermen door zorgvuldig hiermee om te gaan en erop te letten met wie u deze deelt.

V Waarom is ons merk zo belangrijk? Is dit echt een 'eigendom'?

A Ja. Het BT-merk is een van onze meest waardevolle eigendommen, maar de waarde kan stijgen en dalen, afhankelijk van hoe de wereld ons ziet. Daarom is het zo belangrijk dat ieder van ons dit merk beschermt.

Pagina 26

Risico's beheren

We beheren de risico's voor ons bedrijf en houden rekening met risico's wanneer we beslissingen nemen. De manier waarop een bedrijf risico's beheert, is essentieel voor het succes. Effectief risicobeheer zorgt voor stabiliteit, levert een bijdrage aan de winst, beschermt onze reputatie en stelt BT ook in staat om kansen te benutten. We hebben een ERM-beleid (Enterprise Risk Management) en -kader om onze groep als geheel, maar ook elk bedrijfsonderdeel te helpen bij het consistente beheer van alle risico's (commercieel, financieel, operationeel, juridisch en dergelijke). We beheren onze risico's overeenkomstig ons risicoprofiel en hetgeen volgens ons in het commerciële belang van BT is. Onze medewerkers moeten nadenken over risico's in hun dagelijks werk. Denk na over de risico's en gevolgen van uw acties en adviezen. Neem de verantwoordelijkheid hiervoor en houd rekening met het effect hiervan op collega's, gemeenschappen en het bedrijf.

Als u vragen hebt

 kunnen we onze doelen realiseren;

Bekijk de intranetpagina's van BT Enterprise Risk Management als u meer wilt weten of met een lid van de afdeling Group Risk Management wilt spreken.

 blijven onze organisatie en stakeholders veilig;

Meldingen

 krijgen we het vertrouwen om ambitieuzer te zijn;  stelt ons in staat om te voldoen aan onze vereisten op het gebied van corporate governance.

Overleg met uw lijnmanager als u zich zorgen maakt over een risico.

V Hoeveel risico moet een bedrijf lopen?


A Elk bedrijf moet wat risico nemen om winst te

V Wat telt als risico? A Elke onzekerheid waardoor we niet in staat zijn om onze doelstellingen te realiseren. Dit kan iets zijn wat binnen ons bedrijf gebeurt, of een externe factor die van invloed kan zijn op onze doelstellingen.

V Waarom hebben we risicobeheer nodig?

maken. Het belangrijkste is om verstandige risico's te nemen en deze op de juiste manier te beheren. We moeten alle risico's zorgvuldig beheren omdat ons risicoprofiel, de wetgeving en onze handelspositie in de loop der tijd veranderen. We moeten berekende risico's vrij kunnen nemen. Het idee is om risico's te nemen die iets opleveren, niet om alle risico's te vermijden.

A Onze stakeholders verwachten van ons dat we onze risico's op een effectieve en verantwoordelijke manier beheren. Met goed risicobeheer:

Pagina 27

Risico's beheren (vervolg)

V Ik heb een risico vastgesteld en weet niet zeker hoe we dit beheren. Met wie kan ik overleggen?

A In eerste instantie moet uw lijnmanager op de hoogte zijn van de procedure voor risicobeheer, maar u kunt ook contact opnemen met de risicodeskundige van uw bedrijfsonderdeel of de afdeling Group Risk Management.

V Ik heb nagedacht over een risico en denk dat we ons moeten verzekeren. Met wie kan ik overleggen?

A Neem contact op met Group Insurance and Risk Financing voor hulp en advies. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het regelen van verzekeringen binnen BT.

Pagina 28

Samenwerken

Inhoud Werk op de juiste manier voor elkaar krijgen Respect voor mensenrechten Communicatie Toezeggingen Eerlijk concurreren

Pagina 29

Werk op de juiste manier voor elkaar krijgen

We respecteren elkaar. We willen een werkomgeving waarin ieder van ons wordt aangezet tot betere prestaties. We werken graag in een diverse organisatie en profiteren van andere zienswijzen. We behandelen iedereen gelijk en tolereren geen intimidaties of vooroordelen.

Bedrog en oneerlijkheid We gaan altijd eerlijk, redelijk en open te werk.

Tijdregistratie en aanwezigheid

We maken van BT een werkplek waar we trots op zijn.

Als u voor BT werkt, moet u aanwezig zijn op uw werk en uw aanwezigheid registreren overeenkomstig uw functievereisten. Daarnaast moet u onze procedures volgen als u om enigerlei reden afwezig of te laat bent.

Algemeen gedrag

Eerlijke en gelijke behandeling van anderen

We kunnen pas echt succesvol zijn als mensen hun collega's respecteren. Hinderlijk gedrag, vechten, intimidatie (racistisch, seksueel of welke andere vorm ook) en ongepast taalgebruik zijn onacceptabel. Hetzelfde geldt voor het bewuste wanprestaties.

BT waardeert en stimuleert diversiteit. We behandelen niemand bij BT anders vanwege etnische afkomst, geslacht, religie/overtuigingen, handicap, burgerlijke staat, leeftijd, zwangerschapsstatus, seksuele geaardheid, genderidentiteit, genderexpressie, zorgverantwoordelijkheden of ander persoonlijk kenmerk dat in uw land wettelijk is beschermd.

Ook stellen we mensen niet in het nadeel door voorwaarden of vereisten te stellen die we niet kunnen rechtvaardigen. Door samen te werken als één team moeten we allemaal rekening houden met en respect hebben voor de gevoelens, cultuur en individuele diversiteit van anderen. We willen dat BT een plaats is waar iedereen zich prettig voelt om een eigen unieke bijdrage te leveren. We hebben hard gewerkt om een cultuur te creëren die eerlijk is en voor iedereen een plaats biedt. Dit blijven we doen. Het gaat niet alleen om het respecteren van anderen, maar ook van onze klanten, leveranciers en partners. We verwachten dat onze managers het goede voorbeeld geven en vooroordelen wegnemen zodra ze hiermee worden geconfronteerd.

Pesterijen en intimidatie We tolereren geen enkele vorm van pesterijen en intimidatie tegen onze medewerkers, niet alleen tijdens werktijd, maar op elk moment dat ze iets doen wat verband houdt met BT.

Pagina 30

Werk op de juiste manier voor elkaar krijgen (vervolg) Iedereen bij BT moet

Meldingen

 mensen met wie ze werken, stimuleren om alle collega's respectvol te behandelen;

Meestal kunt u een probleem het beste afhandelen door met uw lijnmanager te overleggen. Neem contact op met uw HR-afdeling als u niet met uw lijnmanager wilt praten.

 persoonlijk ervoor zorgen dat mensen altijd worden gerespecteerd;  een einde maken aan pesterijen of intimidatie op werk en het voor iemand opnemen wanneer ze zien of horen dat deze persoon wordt gepest of geïntimideerd. We willen een werkomgeving waar iedereen de mogelijkheid heeft om succesvol te zijn. We hebben een personeelsbeleid met de regels waarmee we ons werk kunnen uitvoeren en wereldwijd kunnen samenwerken.

Als u vragen hebt BT-medewerkers kunnen lokaal personeelsbeleid en -procedures op het intranet vinden. U kunt ook met uw lijnmanager overleggen. De Peopleline op 0800 731 4747 (UK) of +44 1908 358 888 (internationaal) of ASK HR kan ook helpen bij vragen van medewerkers.

Vragen en antwoorden V Wat heeft diversiteit te maken met winst genereren? A Diversiteit is vanuit bedrijfsoogpunt zinvol. Als we wereldleider willen zijn, moeten we innovatief en creatief zijn en dingen vanuit verschillende ooghoeken kunnen bekijken. We staan ook open voor de meest uiteenlopende talentvolle mensen als we de bijdrage van iedereen respecteren, ongeacht geslacht, etnische afkomst, leeftijd, handicap, religie, seksuele voorkeur of cultuur. We moeten net zo beleefd en respectvol omgaan met onze klanten, ongeacht hun culturele achtergrond of persoonlijke overtuigingen.

A Negeer het niet. We moeten dergelijk gedrag uitroeien. Bespreek het met uw lijnmanager. Als u dat geen prettig idee vindt, bespreek het dan met uw HR-afdeling. Maakt u zich geen zorgen, uw melding blijft vertrouwelijk. U komt niet in de problemen als u iets doet wat u oprecht het beste lijkt.

V Ik begrijp dat we diversiteit moeten respecteren en pesterijen en intimidatie niet mogen tolereren, maar wat als de ander zich respectloos gedraagt?

A Als we elk type onacceptabel gedrag moeten noemen, wordt de lijst wel heel erg lang. Hier zijn toch enkele voorbeelden: vechten, intimidatie en ongepast taalgebruik, bewuste wanprestaties, het niet volgen van procedures als u afwezig of te laat op werk bent, en ongepaste kleding. BTmedewerkers moeten zich houden aan alle relevante personeelsbeleidslijnen en procedures.

V Wat gebeurt er als ik me niet naar verwachting V Iemand met wie ik samenwerk, wordt lastiggevallen door een hogere manager. Ik moet dit eigenlijk wel melden, maar wil niet in de problemen komen. Wat moet ik doen?

gedraag?

A Als uw gedrag als BT-medewerker niet voldoet aan onze vereiste standaarden, kunnen we disciplinaire maatregelen treffen.

Pagina 31

Respect voor mensenrechten

We respecteren de waardigheid, vrijheid en gelijkheid van iedereen met wie we werken. Onze beleidslijnen en procedures zijn gebaseerd op de Universele verklaring van de rechten van de mens van de Verenigde Naties, die 'het gemeenschappelijk door alle volkeren en alle naties te bereiken ideaal' bevat. Onze toezegging Onze toezegging, als oorspronkelijke ondertekenaar van de principes van het Global Compact-initiatief van de Verenigde Naties, is dat we mensenrechten erkennen, ondersteunen en respecteren en ervoor zorgen dat we niet medeplichtig zijn aan de schending van mensenrechten. We stellen alles in het werk om de Leidende beginselen voor bedrijven en mensenrechten van de Verenigde Naties in praktijk te brengen. Hoewel alle mensenrechten even belangrijk zijn en worden gerespecteerd, nemen sommige hiervan een groter risico op misbruik met zich mee vanwege onze bedrijfsactiviteiten. Met name vormen werkomstandigheden in onze toeleveringsketen, de manier waarop we informatie beschermen en de complexe problemen rond de vrijheid van meningsuiting en privacy een hoger risicogebied waaraan we speciale aandacht moeten schenken.

Werkomstandigheden We gebruiken of accepteren geen dwangarbeid, schuldarbeid of onvrijwillige gevangenisarbeid. Door ons worden geen onderpanden of identiteitspapieren van onze collega's gevraagd en achtergehouden, terwijl we ook geen zakendoen met bedrijven die dat wel doen. We werken alleen met mensen die uit vrije wil ervoor kiezen om te werken. We respecteren hun rechten op gelijke kansen, vrijheid van vergadering en collectieve arbeidsovereenkomsten. We gebruiken geen kinderarbeid en eisen hetzelfde van onze leveranciers en hun leveranciers. Als we tijdens een audit kinderarbeid ontdekken in onze toeleveringsketen, nemen we direct maatregelen om dit te stoppen, met de belangen van het kind in gedachten. We werken met al onze leveranciers en hun leveranciers om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan onze standaard 'sourcing met menselijke waardigheid'. U kunt de standaard lezen op het intranet Procurement.

Informatie beschermen Het beveiligingsbeleid van BT is zo ontworpen dat dit aansluit bij de veiligheidscontrolesystemen in ISO27001 en ISO27002, de internationale gedragscode voor beheer van informatiebeveiliging. We trainen onze mensen regelmatig over hoe ze

informatie optimaal kunnen beveiligen voor alle gegevens die we openen, verwerken en delen tijdens onze bedrijfsactiviteiten. We erkennen dat menselijke fouten het grootste risico voor gegevensbeveiliging vormen zodat we uitermate veel belang hechten aan training, beter bewustzijn en strikte naleving van regels. We bieden klanten ook producten en services die onbedoelde toegang tot illegale of ongepaste inhoud helpen voorkomen. Zo krijgen families de tools om te bepalen wat kinderen op internet en televisie kunnen bekijken.

Als u vragen hebt Als u vragen hebt, stuurt u een e-mail naar: [email protected] Meldingen Als u zich zorgen maakt dat BT of een van onze leveranciers of tussenpersonen onze toezeggingen op het gebied van mensenrechten niet nakomt, kunt u overleggen met uw lijnmanager of contact opnemen met de afdeling Ethics. (Als u niet bij BT werkt, kunt u contact opnemen met BT door een e-mail te sturen naar [email protected].

Pagina 32

Respect voor mensenrechten (vervolg)

Vragen en antwoorden V Wat als de lokale gebruiken in mijn land in strijd zijn met ons beleid?

A De Universele verklaring van de rechten van de mens is bedoeld om overal van toepassing te zijn en ons personeelsbeleid is erop gericht om de mensenrechten van iedereen te respecteren. Het is in praktijk echter niet altijd duidelijk hoe deze moeten worden nageleefd, met name wanneer ze in strijd zijn met diepgewortelde culturele, sociale of religieuze tradities ter plaatse. Als u denkt dat er een conflict is, dient u advies in te winnen bij uw lijnmanager.

Pagina 33

Communicatie

We streven ernaar om eerlijk, behulpzaam en accuraat te zijn bij alles wat we schrijven of zeggen. We spreken eerlijk en luisteren. Wat is communicatie? We communiceren met elkaar op werk en met onze leveranciers en klanten. Communicatie is wat we schrijven of zeggen en hoe we luisteren. Het gebruik van sociale media is ook een vorm van communicatie. We zijn een communicatiebedrijf, dus mensen verwachten de hoogste communicatiestandaarden van ons. Via effectieve communicatie bouwen we vertrouwen in BT op zodat mensen ons steunen, producten bij ons kopen en voor ons willen werken. Goede communicatie betekent niet alleen spreken, maar ook luisteren. Het is essentieel dat we luisteren naar al onze stakeholders en open zijn naar onze klanten, aandeelhouders, collega's en zakenpartners toe. Uiteindelijk zijn we wat mensen denken dat we zijn. Hun mening is bepalend voor hoe we zakendoen. Ze staan pas open voor ons als we eerlijk, respectvol en

oprecht met hen omgaan. We moeten hun vertrouwen en respect verdienen.

Als u vragen hebt BT-medewerkers kunnen ook contact opnemen met Group Communications voor meer advies of de website van deze afdeling raadplegen.

Meldingen Overleg met uw lijnmanager of Group Communications als u zich zorgen maakt over communicatie.

Vragen en antwoorden V Dat klinkt goed op papier, maar is wat naïef in het dagelijkse leven. Hoe zit het met advertenties of verkoop, waarbij u mensen moet overtuigen?

A Mensen hebben allerlei goede redenen om de kwaliteit, waar voor hun geld, service en reputatie van BT te kiezen. U hoeft niet iemand te misleiden om iets te verkopen. Als u dat doet, lopen we het risico het vertrouwen en respect definitief te verliezen. Onthoud dat een van de belangrijkste eigendommen in reclame en verkoop een merknaam en reputatie is. Richt u

op de positieve aspecten en verkoop onze producten en services op basis van hun verdiensten.

V We kunnen toch niet volstrekt open zijn met vertrouwelijke en commercieel gevoelige informatie?

A Dat klopt. Vanzelfsprekend zijn er enkele dingen die we niet kunnen onthullen, zoals iemands persoonlijke gegevens of onze bedrijfsplannen. We hebben een verantwoordelijkheid jegens onze klanten en collega's om hun persoonlijke informatie niet te delen. We hebben ook een verantwoordelijkheid jegens onze aandeelhouders om onze intellectuele eigendommen te beschermen.

V Wat voor communicatie is ongepast? A Enkele voorbeelden zijn kleinerende opmerkingen over BT, BT-medewerkers, concurrenten, derden, partners of leveranciers. In het kader van de activiteiten van BT;

intimidatie/pesterijen; speculaties of opmerkingen over vertrouwelijke of gevoelige bedrijfsinformatie.

Pagina 34

Toezeggingen

We beloven niets wat we niet kunnen nakomen; en we verkrijgen altijd de juiste vergunning voordat we belangrijke toezeggingen doen. Als u voor BT werkt en een beslissing neemt, toezeggingen doet of zakelijke overeenkomsten sluit als individu, doet u dit namens BT als geheel. Mensen vertrouwen ons omdat we al sinds lange tijd erom bekend staan dat we onze beloften nakomen. Als we dit vertrouwen schaden, heeft dit een weerslag op ons gehele bedrijf.

Wie besluit wat in BT? Bij BT zijn we van mening dat we dingen eenvoudig moeten maken en mensen mogelijkheden moeten bieden. BT-medewerkers moeten duidelijk weten welke rechten op het gebied van besluitvoering ze hebben binnen hun functie. Daarnaast moeten ze het gevoel hebben dat ze de mogelijkheid hebben en worden vertrouwd om deze rechten uit te oefenen. In een bedrijf dat zo groot is als BT, zijn er echter enkele beslissingen die we niet als individu kunnen nemen omdat we daartoe niet bevoegd zijn binnen onze functie of omdat we goedkeuring van andere mensen nodig hebben.

Het is belangrijk om de juiste interne goedkeuring te verkrijgen. Zodoende betrekken we de juiste mensen met de juiste expertise en ervaring op het juiste moment. We beschikken ieder over een 'gedelegeerde autoriteit' voor het type beslissingen dat we namens BT mogen nemen. Met deze autoriteit zijn we verplicht om iemand anders erbij te betrekken die mogelijk ook verantwoordelijk voor onze beslissing is, en om alle details op een passende manier te registreren. U mag geen beslissingen nemen waarmee BT wordt gebonden als u hiertoe niet bevoegd bent.

Als u vragen hebt Overleg met uw lijnmanager als u niet zeker weet of u een beslissing mag nemen.

Meldingen Meld het als iemand anders volgens u een beslissing heeft genomen waartoe hij of zij niet bevoegd is. U kunt het beste contact opnemen met uw lijnmanager.

Vragen en antwoorden V Ik neem enkele beslissingen op mijn afdelingen die erg belangrijk lijken. Hoe weet ik of ik over de gedelegeerde bevoegdheid beschik om deze te nemen?

A In veel gevallen valt dit onder de gedelegeerde bevoegdheden van BT. Uw functiebeschrijving kan ook het antwoord bevatten. Zo niet, dan weet uw lijnmanager of financieel manager dit. Als u iets inkoopt, kan Procurement helpen. Controleer ook wat uw specifieke verantwoordelijkheden zijn. Deze kunnen onderdeel zijn van de functie van iemand anders die moet worden betrokken bij deze beslissingen.

V Ik moet nogal wat documenten invullen en formaliteiten afhandelen voordat ik dingen goedgekeurd krijg. Kunnen we na de eerste keer niet iets hiervan overslaan?

A We voeren procedures in om ons bedrijf te beschermen. Maar we willen geen bureaucratie in BT. Overleg met uw manager hoe het systeem kan worden verbeterd. Houd u in de tussentijd aan de bestaande procedures.

Pagina 35

Eerlijk concurreren

We concurreren hard maar eerlijk, terwijl we oprecht, respectvol en betrouwbaar zijn bij al onze transacties. Er is niets mis mee om al onze middelen in te zetten om een voordeel op de concurrentie te behalen: onze mensen, onze kennis, onze ervaring. We moeten echter op een ethische manier te werk gaan conform onze waarden en de wetgeving. We geloven in vrije markten. We respecteren dus dat onze concurrenten het recht hebben om hun activiteiten uit te voeren. We zetten onze klanten niet onder druk en dwingen hen niet om ons boven onze concurrenten te kiezen. Hoewel de wetgeving voor mededinging en fair trade per land verschilt, hebben steeds meer landen wetten waarmee wordt voorkomen dat een concurrent een andere concurrent ondermijnt of saboteert. We dienen trouw te blijven aan dat principe en ons te houden aan aanvullende wetten waarmee strengere verplichtingen in een bepaald land worden gesteld.

Als u vragen hebt Vraag uw lijnmanager zo nodig om hulp. U kunt ook contact opnemen met de afdeling Ethics.

Meldingen Meld eventuele zorgen over mogelijke overtredingen van wetgeving voor mededinging of fair trade. Neem contact op met uw lijnmanager of de afdeling Ethics. U kunt ook contact opnemen met de vertrouwelijke hotline. Raadpleeg de webpagina voor het telefoonnummer waarnaar u in uw land moet bellen en voor speciale instructies.

Vragen en antwoorden V Een van onze concurrenten stelde voor om elkaars klanten en regio's met rust te laten. Is dat ok?

A Nee. Het is illegaal in de meeste landen en het is zelfs onethisch om dit te bespreken. U dient het gesprek gelijk aan uw lijnmanager te melden. Als u dat niet doet, kunnen u en BT worden beboet of zelfs strafrechtelijk worden vervolgd.

V Een van onze leveranciers is ook klant en concurrent. Gelden er limieten voor onze samenwerking?

A In theorie niet. Samenwerking is onderdeel van de telecommunicatiebranche. Sommige bedrijven

zijn onze klant, leverancier en partner. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar we moeten voorzichtig met hen omgaan. Zo mag het ene gedeelte van de relatie niet afhankelijk zijn van het andere. Mogelijk moet u ook extra voorzichtig zijn met welke informatie u deelt, met name over prijzen en kosten.

V Ik heb zeer interessante informatie over een concurrent opgevangen toen ik in de trein zat. Mag ik deze gebruiken?

A Er is niets verkeerds mee wanneer we informatie over onze concurrenten verzamelen, zolang deze vrij en openlijk wordt verstrekt. Doe niets heimelijk, zoals afluisteren of liegen over wie u bent of wat u doet. Dat is oneerlijk en is in strijd met onze principes. Neem bij zorgen contact op met de afdeling Ethics.

V Mag ik misleidende informatie over concurrenten op internet plaatsen? A Nee, nooit. U mag feiten over onze concurrenten op onze websites plaatsen zolang ze nauwkeurig en relevant zijn. We spreken echter liever over onze eigen sterke punten dan over onze concurrenten. Pagina 36


Inhoud Gezondheid en veiligheid Milieu Politieke bijdragen

Pagina 37

Gezondheid en veiligheid

We zijn betrokken bij en beschermen onze medewerkers; en we dragen zorg voor hun gezondheid, veiligheid en welzijn. Overal waar we zakendoen, doen we ons uiterste best om te zorgen voor het volgende:  De manier waarop we zakendoen, veroorzaakt niemand letsel of schade.  Onze medewerkers worden op werk beschermd en ontvangen de benodigde informatie, instructies, trainingen en uitrusting om hun werk veilig uit te voeren.  Met onze werkwijzen promoten we dat werk aantoonbaar voordelen heeft voor de gezondheid. We verstrekken informatie en ondersteuning zodat weloverwogen keuzen kunnen worden gemaakt over gedrag dat goed is voor de gezondheid. We zijn wettelijk verplicht om iedereen te beschermen op wie ons bedrijf mogelijk van invloed is. We erkennen ook dat hoe beter we voor onze medewerkers zorgen, des te betrokkener en gemotiveerder ze zijn om hun werk zo goed mogelijk te verrichten.

Als u vragen hebt

V Wat proberen we te bereiken?

De gedeelten Health and Safety Handbook en Health and Wellbeing van het intranet bevatten richtlijnen voor BT-medewerkers. Als u specifieke zorgen over gezondheid en veiligheid in uw functie hebt, dient u deze in eerste instantie te bespreken met uw lijnmanager.

A We volgen een langetermijnstrategie om het

Meldingen We moeten ons allemaal houden aan de vereiste procedures en incidenten, letsels, onveilige situaties of werkpraktijken zo snel mogelijk melden. Regels en richtlijnen voor BT-medewerkers zijn uiteengezet in ons Health and Safety Handbook.


algehele welzijn van het bedrijf te verbeteren door informatie, richtlijnen en waar nodig instructies te verstrekken om ervoor te zorgen dat onze medewerkers worden beschermd en samenwerken om anderen te beschermen. Het bedrijf biedt veiligheidssystemen, uitrusting, ondersteuningsservices en toegang tot specialistische adviezen zodat mensen inzicht krijgen in de manier waarop ze moeten werken en in de risico's in verband met hun beroep. We verstrekken echter ook informatie over riskante levensstijlen en stimuleren onze medewerkers om kleine, maar belangrijke wijzigingen door te voeren die een groot effect kunnen hebben op hun gezondheid op latere leeftijd.

V Waarom zijn gezondheid, veiligheid en welzijn belangrijk bij BT?

A Voor het bedrijf hecht veel prioriteit eraan om onze medewerkers veilig en gezond te houden. We willen niet alleen letsel of ziekte voorkomen waardoor hun levenskwaliteit sterk afneemt, maar erkennen ook dat gezondheid en bedrijfseffectiviteit nauw met elkaar zijn verbonden. Het is een win-winsituatie voor het bedrijf en voor personen op werk of elders als we onze medewerkers gezond en veilig houden. Pagina 38

Gezondheid en veiligheid (vervolg)

V Waarom is BT zo betrokken bij mijn veiligheid en welzijn?

A Wanneer we moeten voorschrijven dat werk op een bepaalde manier moet worden uitgevoerd of dat risico's moeten worden beperkt met behulp van bepaalde uitrusting, zijn we expliciet over de vereisten en moeten onze medewerkers zich houden aan deze vastgestelde werkwijzen. Er zijn echter veel situaties waarin personen kunnen kiezen hoe ze zich gedragen en welke risico's ze bereid zijn te nemen. Als bedrijf zijn we van mening dat we onze medewerkers effectief gezondheid, veiligheid en welzijn kunnen bieden door hun inzicht te bieden in deze risico's en hen in staat stellen om weloverwogen keuzen te maken. We blijven informatie, richtlijnen en ondersteuning bieden zodat ze beter kunnen kiezen met welke levensstijl en welk gedrag zijzelf, hun familie en het bedrijf een voorspoedige, succesvolle toekomst tegemoet kunnen zien.

Pagina 39

Milieu

We proberen zoveel mogelijk kansen voor de levering van services en oplossingen te creëren waarmee negatieve milieueffecten kunnen worden verminderd en aanzienlijke milieuvoordelen kunnen worden geboden. We erkennen dat we bij onze dagelijkse activiteiten op verschillende manieren het milieu belasten. We stellen dan ook alles in het werk om de potentieel schadelijke effecten hiervan waar en wanneer mogelijk tot een minimum te beperken. BT blijft zich inzetten om een positieve bijdrage aan het milieu te leveren. We verwachten dat iedereen zich houdt aan de toepasselijke milieuwetten en -voorschriften alsmede onze milieustandaarden en -toezeggingen. Veel toezeggingen in het milieubeleid van BT zijn van invloed op onze dagelijkse werkzaamheden. We willen:  minder verbruiken;  waar mogelijk hergebruiken;  recycleren wanneer we niet meer gerecycleerde materialen in onze producten kunnen hergebruiken en gebruiken;  nieuwe producten, services, gebouwen en uitrusting ontwerpen om minder energie te natuurbronnen te verbruiken;

 energie- en natuurbronnen verstandig beheren in elk deel van ons bedrijf. Ons milieubeheersysteem, dat ISO 14001gecertificeerd is, is zo ontworpen dat we deze toezeggingen dagelijks nakomen bij onze eigen activiteiten. Onze toolkit Designing Our Tomorrow helpt ons producten en services te ontwikkelen die op een duurzame manier zijn vormgegeven. Het gaat niet alleen om de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers en klanten, maar ook om een duurzaam milieu waarvan BT, de economie en de samenleving afhankelijk zijn.

toeleveringsketen, brandstofverbruik en -opslag, energieverbruik, waterverbruik en uitstoot. Het is een doorlopend proces: wanneer we één target halen, leggen we de lat nog hoger.

V Waar vind ik meer informatie? A BT heeft extern gegarandeerde milieuprestatiegegevens sinds 1992 gepubliceerd. U kunt het meest recente rapport vinden op de website Better Future.

Als u vragen hebt Meer informatie is voor BT-medewerkers beschikbaar op de intranetpagina's Better Future.

Meldingen Als u een milieuzorg wilt melden, neemt u contact op met de afdeling Ethics. (Als u niet bij BT werkt, kunt u contact met de afdeling opnemen door een e-mail te sturen naar [email protected].)

Vragen en antwoorden V Hoe meet BT het effect op het milieu? A Met ons milieubeheersysteem worden verbeteringstargets bewaakt en gesteld voor: CO2-uitstoot, afval, vervoer, inkoop en Pagina 40

Milieu (vervolg)

V Veel van onze producten, zoals audiovergaderingen, hebben een positief effect op het milieu omdat het reizen afneemt. Waarom moeten we ons dan toch zorgen maken over milieukwesties?

A We kunnen er trots op zijn dat onze producten en services helpen om het milieu te beschermen. We moeten echter nog altijd rekening houden met onze negatieve impact en dit verlagen, met name wat onze eigen reizen en vervoer, brandstofverbruik, uitstoot en afval betreft. We dienen ook te proberen om de impact van onze producten en services tot een minimum te beperken. Dit kunnen we doen door bijvoorbeeld stil te staan bij de energiezuinigheid van onze producten en de duurzaamheid van onze verpakking. We moeten meer doen, en dat nemen we zeer serieus. We rapporteren ook regelmatig aan al onze stakeholders hoe we ervoor staan in een jaarlijks Better Futurerapport. We kunnen pas stoppen als we kunnen laten zien dat we een nettovoordeel bieden voor het milieu.

Pagina 41

Politieke bijdragen

Geen onderdeel van de BT-groep doet een bijdrage aan een politieke partij, de campagne van een kandidaat voor een gekozen functie of ter ondersteuning van een gekozen functionaris. V Een ex-collega stelt zich verkiesbaar voor de lokale regering en ik wil graag een bijdrage leveren aan zijn campagne. Is dat ok? Mag ik een vergaderruimte in een BT-gebouw voor gebruik aanbieden zodat zijn campagneteam hier kan vergaderen?

A BT respecteert de rechten van medewerkers om persoonlijk politieke activiteiten te ondersteunen zolang deze niet zijn gekoppeld aan BT. U mag echter niets doen wat ten onrechte kan worden geïnterpreteerd alsof BT de kandidaat steunt, dus u mag geen BT-vergaderruimte voor gebruik aanbieden.

Als u vragen hebt Neem contact op met de afdeling Ethics voor meer informatie (of stuur een e-mail naar [email protected] als u zich buiten BT bevindt).

Pagina 42

Het juiste doen

Inhoud Rekenschap afleggen Conflicten oplossen: het juiste doen

Pagina 43

Rekenschap afleggen

We meten en rapporteren onze prestaties op basis van onze eigen principes en communiceren deze duidelijk binnen en buiten BT. Binnen BT  We verwachten dat onze managers de principes en standaarden in Onze werkwijze bespreken met hun team(s) en ervoor zorgen dat iedereen deze en onze waarden kent, begrijpt en naleeft.  We verwachten dat u verantwoordelijk bent, problemen meldt en verantwoordelijkheid neemt.  Als u gedrag constateert dat mogelijk illegaal is of niet voldoet aan Onze werkwijze, of als u niet zeker weet wat u het beste kunt doen in een bepaalde situatie, dient u dit te melden aan of bespreken met uw manager of de betreffende afdeling. Er vindt geen vergelding plaats bij meldingen die te goeder trouw zijn gedaan. U kunt ook contact opnemen met de vertrouwelijke hotline.

 Als iemand die voor BT werkt, zich niet houdt aan deze principes en standaarden, kunnen we disciplinaire maatregelen nemen, waarbij ontslag tot de mogelijkheden behoort. We bekijken elke kwestie afzonderlijk op basis van de specifieke omstandigheden. We verwachten dat BTmedewerkers meewerken bij interne onderzoeken naar wangedrag.

Buiten BT  Elk jaar publiceren we ons jaarverslag en onze jaarrekeningen alsmede rapporten over onze ecologische, technologische en sociale prestaties. Neem contact op met de afdeling Better Future of raadpleeg de relevante bedrijfssite voor de meest recente rapporten.

 We hebben gedetailleerd beleid waarmee we deze principes steunen, meten hoe goed we deze naleven en samen met onze operationele managers deze principes promoten.  Elk jaar beoordelen we hoe effectief onze interne controlesystemen zijn, waarna we de resultaten profiteren aan het Board Audit Committee van BT.  Onze Regional Governance Committees houden ook toezicht op en bewaken governance en naleving in hun regio's en rapporteert aan de BT Board Nominating and Governance Committee.

 Raadpleeg de webpagina voor het telefoonnummer dat u moet kiezen in uw land en speciale instructies voor uw land. Pagina 44

Onze werkwijze Het is zeldzaam eenvoudig als u wilt omgaan met conflicterende vragen. De volgende vragen kunnen u helpen om de juiste beslissing te nemen:  Is het legaal en bent u gemachtigd om het te doen?  Sluit het aan bij Onze werkwijze, ons BT-beleid en operationele beleidslijnen of procedures?  Hoe zou u uw beslissing uitleggen aan BT-collega's in uw eigen land of andere landen?  Hoe zou u uw beslissing uitleggen aan uw familie of in het openbaar?  Staat u achter de beslissing? Is het in strijd met uw eigen gevoel van integriteit?  Wat zou u ervan vinden als u de beslissing in de krant zou lezen?

Raadpleeg het gedeelte hierboven over Advies vragen als u richtlijnen nodig hebt. U kunt bij zorgen altijd contact opnemen met uw lijnmanager, de afdeling Ethics of onze vertrouwelijke hotline.

Pagina 45

Gepubliceerd door Group Governance & Compliance BT Group plc 81 Newgate Street Londen EC1A 7AJ Elektronische kopie, oktober 2013 © British Telecommunications plc Geregistreerd kantoor: 81 Newgate Street, Londen EC1A 7AJ Geregistreerd in Engeland nr. 1800000

Ga naar de intranetsite The Way We Work of bezoek http://www.btplc.com/TheWayWeWork/ voor meer informatie. Pagina 46

Onze werkwijze. Bedrijfspraktijken van BT. Oktober Pagina 1

Recommend Documents