Onze Gedragslijn van Verantwoordelijke Zaken

The ,0, Way

Onze Gedragslijn van Verantwoordelijke Zaken

The ,0, Way

Onze Gedragslijn van Verantwoordelijke Zaken

The IMI Way

Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen

The IMI Way Boodschap van de Chief Executive De meest constante factor in het langdurige succes van IMI is altijd onze inzet voor The IMI Way geweest. We streven naar uitmuntendheid en leveren resultaten, vernieuwen en verschaffen meerwaarde aan onze klanten en handelen op integere wijze. Hoewel we deze waarden nog niet eerder officieel hebben opgesteld, vormen zij wel de basis waarop IMI in het verleden heeft vertrouwd en zij zullen ook in de toekomst altijd cruciaal zijn voor onze groei. Daarom hebben we nu besloten deze gemeenschappelijke waarden die heel IMI kenmerken en The IMI Way het best weergeven, duidelijk uit te dragen. Wij achten het essentieel voor onze bedrijfsresultaten dat we, als bedrijvengroep, vastleggen door welke handelwijzen IMI zich onderscheidt van de concurrentie en die ook toepassen. Ik vertrouw erop dat u inziet dat het hierbij gaat, en altijd moet gaan, om meer dan woorden op papier. Het gaat om de wijze waarop IMI-medewerkers overal ter wereld elke dag weer handelen en wij moeten hiervoor stuk voor stuk onze verantwoordelijkheid nemen. We kunnen allemaal trots zijn op de prestaties van IMI, maar we mogen nooit op onze lauweren rusten. Onze concurrenten dagen ons uit, klanten willen betere producten en diensten, aandeelhouders verwachten uitstekende en duurzame financiële resultaten en andere belanghebbenden zullen alle aspecten van onze bedrijfsactiviteiten met een kritische blik blijven bekijken. Het zal niet altijd makkelijk zijn, maar we kijken uit naar de uitdagingen, omdat ze ons de mogelijkheid bieden onszelf voortdurend te onderscheiden van de concurrentie, door de kwaliteit en innovatie van onze producten en diensten, door de betrouwbaarheid en deskundigheid van onze medewerkers en door de toonaangevende ethische handelwijzen die wij allemaal moeten toepassen. Klanten, medewerkers, leveranciers, aandeelhouders en iedereen die met IMI samenwerkt, moet merken wat The IMI Way inhoudt.

2

The IMI Way


De leiding belooft elke medewerker waar ook ter wereld te helpen verantwoorde beslissingen te nemen en we beseffen dat zich lastige situaties zullen voordoen. Lees deze gedragscode voor verantwoord ondernemen s.v.p. zorgvuldig door. Dit document verschaft belangrijke richtlijnen voor zakelijk gedrag dat wij allemaal moeten toepassen. Ook wordt aangegeven waar u bij vragen of twijfels terecht kunt voor hulp en advies. Als u voor een dilemma komt te staan en niet weet wat u moet doen, raadpleeg dan deze gedragscode en als u nog steeds twijfelt, raadpleeg dan uw manager of iemand van de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Verantwoord ondernemen of Personeelszaken van de IMI Group of op plaatselijk niveau. Per slot van rekening leiden de activiteiten die ieder van ons verricht namens het bedrijf samen tot het succes dat wij creëren. Bedankt dat u de tijd neemt om deze gedragscode door te lezen en wij hopen dat u de inhoud ervan in de praktijk zult brengen.

Martin Lamb Chief Executive, IMI plc

3

The IMI Way Inhoudsopgave Boodschap van de Chief Executive..................... 2 The IMI Way: De waarden die wij delen en die ons leiden................................... 6 Ons traject: inleiding op onze gedragscode voor verantwoord ondernemen........................ 10 Hulp en advies vragen....................................... 13 Ondersteuning vragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Meldingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 De IMI-hotline. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Represailles voorkomen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Afdeling Juridische zaken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Vrijstelling van de gedragscode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Samenvatting van ons beleid voor verantwoord ondernemen................................. 16 Klanten............................................................... 22 Rechtvaardig en ethisch handelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Integere marketing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Klantinformatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Productkwaliteit en -veiligheid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Geschenken, uitnodigingen en andere gunsten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Ongepaste betalingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Klanten uit de openbare sector. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

4

The IMI Way


Collega’s............................................................. 26 Veiligheid, gezondheid en milieu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Relaties op de werkplek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Rechtvaardige arbeidsvoorwaarden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Ontwikkeling van medewerkers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Respect op de werkplek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Personeelsinformatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Aandeelhouders................................................. 30 Communicatie en beleggersbetrekkingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Gebruik van bedrijfsmiddelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Interne beheersingsmaatregelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Behoorlijk bestuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Belangenverstrengeling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Voorkennis en effectenhandel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Beperking van bevoegdheden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Zakenrelaties..................................................... 36 Inkoopmethoden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Eerlijke concurrentie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Import- en exportmaatregelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Handelspraktijken leveranciers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Evaluatie van zakenrelaties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Rechtvaardig en ethisch handelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Gemeenschappen.............................................. 41 Mensenrechten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Ondersteuning van de gemeenschap. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Giften aan politieke partijen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Communicatie met derden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

5

The IMI Way The IMI Way: de waarden die wij delen en die ons leiden Ons doel is het meest bewonderde en meest innovatieve bedrijf voor technische oplossingen van onze omvang te worden, waar ook ter wereld. Wij willen dit doel bereiken door onze strategie, die gericht is op toonaangevende klanten op nichemarkten die zelf ook groeien, effectief uit te voeren. Door dergelijke klanten meerwaarde te bieden en hun duurzame resultaten te helpen verbeteren, kunnen wij ook de duurzame groei van onze eigen activiteiten en winst bevorderen. De vier belangrijkste strategische maatregelen zijn: • onze focus op belangrijke klanten vergroten; • onze mogelijkheden voor innovatie vergroten; • marktkansen benutten om te groeien op opkomende markten; • bedrijven met aanvullende technologieën en marktposities overnemen. Wij onderscheiden ons door ons vermogen inzicht in de behoeften van onze klanten om te zetten in nieuwe producten en diensten die echt van waarde zijn voor de klant. Het toepassen van de beste technieken, innovatie en technische kennis om onze klanten waarde te bieden, wordt bij IMI Voordeel bewerkstelligen genoemd. Cruciaal voor Voordeel bewerkstelligen zijn de intelligentie, energie en inzet van iedereen die bij IMI werkt. Het zijn altijd de medewerkers die het verschil maken en The IMI Way beschrijft hoe wij al ons talent en onze toewijding aanwenden voor ons werk. Om deze doelen te bereiken hebben we bij IMI waarden opgesteld die laten zien hoe wij ons gedragen. Waar je ook werkt bij IMI en welke IMI-medewerker je ook tegenkomt, deze waarden worden altijd in de praktijk gebracht. Deze waarden zijn niet nieuw; we tonen ze elke dag in wat we zeggen en hoe we handelen. Wat wel nieuw is, is dat we onze waarden nu hebben vastgelegd om ons allemaal te helpen herinneren waaraan we ons succes te danken hebben, om nieuwe medewerkers op de hoogte te stellen van de waarden en om ze door te geven aan de vele belanghebbenden.

6

The IMI Way


Onze waarden: IMI-medewerkers streven naar uitmuntendheid en leveren resultaten • Wij komen onze beloften en toezeggingen aan alle belanghebbenden na. • Wij zetten ons enthousiast in voor leveringen en zijn trots op ons werk. • Wij voeren onze plannen op ordelijke wijze uit. • Wij voelen ons verantwoordelijk voor de resultaten. • We streven naar de hoogste, professionele normen. • Wij leveren producten en diensten van de beste kwaliteit. • Wij werken voortdurend aan verbetering van onze wijze van zaken doen. • Wij investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers om hun functioneren en capaciteiten te verbeteren.

7

The IMI Way Onze waarden: IMI-medewerkers vernieuwen en bieden onze klanten meerwaarde • Wij bouwen een nauwe en hechte band op met onze klanten. • Wij luisteren naar en reageren op onze klanten. • Wij beheren onze middelen en streven met onze activiteiten naar de tevredenheid van onze klanten. • Wij werken samen en zijn er trots op waarde te creëren voor onze klanten. • Wij benutten onze technische kennis om 'voordeel te bewerkstelligen'. • We zoeken op innovatieve wijze naar oplossingen voor problemen van klanten. • Wij creëren oplossingen, producten en diensten die voldoen aan de wensen van onze klanten, nu en in de toekomst. • Wij lossen problemen op met verbeeldingskracht en creativiteit; wij verschaffen waarde aan onze klanten en partners.

8

The IMI Way


Onze waarden: IMI-medewerkers handelen op integere wijze • Wij verwachten van onszelf, onze partners en onze leveranciers de hoogste ethische normen. • Wij zijn eerlijk en hebben de moed "te doen wat juist is". • Wij creëren een cultuur waar onze medewerkers voortdurend de juiste keuzes maken. • Wij zullen de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers en degenen voor wie wij een zorgplicht hebben, niet in gevaar brengen. • Wij respecteren al onze belanghebbenden en het milieu en de gemeenschappen waarin wij actief zijn.

9

The IMI Way Ons traject: inleiding op onze gedragscode voor verantwoord ondernemen Onze gedragscode voor verantwoord ondernemen (de "gedragscode") is een leidraad om ons allemaal te helpen voortdurend te werken volgens The IMI Way bij al onze activiteiten overal ter wereld. De gedragscode kan ons helpen te bepalen wat we moeten doen, bijvoorbeeld in een feedbackgesprek met een collega, bij onderhandelingen met een belangrijke nieuwe klant of leverancier, bij een beoordeling van onze resultaten voor veiligheid en gezondheid of bij een evaluatie van productvernieuwingen. De gedragscode bestaat uit twee delen. In het eerste deel wordt beschreven wat het doel is van de gedragscode, hoe onze waarden dit ondersteunen en waar u meer advies kunt krijgen over zaken in verband met de gedragscode. In het tweede deel wordt het voornaamste bedrijfsbeleid uiteengezet met betrekking tot de omgang met klanten, collega's, aandeelhouders, zakenrelaties en de gemeenschappen waarvan we deel uitmaken. De gedragscode vervangt al het bedrijfsbeleid van IMI op het gebied van verantwoord ondernemen. De gedragscode is de voornaamste leidraad voor het gedrag dat van alle IMI-medewerkers wordt verwacht.

De basis 1. Lees deze gedragscode door. Begrijp wat anderen van u mogen verwachten en wat u mag verwachten van anderen. 2. Praat met uw collega's en manager over kwesties met betrekking tot ethiek en wetsnaleving die zich voordoen bij uw werkzaamheden en vraag om passend advies om te helpen om te gaan met lastige situaties. 3. Maak uw vermoedens bekend. Laat de reputatie van het bedrijf of medewerkers of belanghebbenden geen risico lopen. U kunt uw manager raadplegen of iemand van

10

The IMI Way


de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Verantwoord ondernemen of Personeelszaken van de IMI Group of op plaatselijk niveau. Desgewenst kunt u de IMI-hotline bellen. 4. Gebruik deze gedragscode als leidraad om keuzemogelijkheden beter te kunnen beoordelen en beslissingen te kunnen nemen die de waarden van IMI en ons streven naar verantwoord ondernemen bevorderen. De gedragscode is geen uitputtend pakket regels of een reeks geboden en verboden. Het is juist een dynamisch document dat ons helpt open en eerlijk om te gaan met collega’s en andere belanghebbenden. U moet er zelf voor zorgen dat u volledig op de hoogte bent van de gedragscode. Er zijn afzonderlijke, meer gedetailleerde procedures en processen ter ondersteuning van de gedragscode die te vinden zijn op het Passport-intranet van IMI of vraag ernaar bij uw leidinggevende. U moet ook zelf eventuele vragen of zorgen aankaarten. Als iedereen naar de gedragscode leeft en zijn/haar eigen verantwoordelijkheid neemt, kunnen we The IMI Way ten uitvoer brengen voor alle belanghebbenden en kan IMI zich op al onze markten nog beter onderscheiden van de concurrentie. Het is belangrijk altijd te onthouden dat wanneer u twijfelt over wat u moet doen, u moet stoppen, nadenken, de gedragscode raadplegen en zo nodig hulp vragen. Toepassing van de gedragscode:

Deze gedragscode geldt voor alle directeuren,

leidinggevenden en medewerkers van de IMI Group. In deze gedragscode wordt onder "IMI", "de IMI Group" en "het bedrijf" verstaan: de IMI Group en alle bedrijfsactiviteiten, dochtermaatschappijen en bedrijven die voor het merendeel in bezit of onder beheer zijn van IMI. Bedrijfsleiding: De bedrijfsleiding van elk IMI-bedrijf dient te zorgen voor naleving van de principes, normen en inhoud van deze gedragscode en overtreding ervan aanpakken. In het bijzonder moet al het bedrijfsbeleid in overeenstemming zijn met deze gedragscode en minstens even streng zijn. Aangezien elk bedrijf unieke behoeften heeft, dient te leiding eventueel aanvullende beleidsmaatregelen en procedures opstellen die nodig zijn om naleving van wettelijke en ethische voorschriften te waarborgen. Bedrijfsleiders kunnen de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Personeelszaken of Verantwoord ondernemen van de IMI Group of op plaatselijk niveau om hulp vragen. Bedrijfsleiders dienen ook zelf het goede voorbeeld te geven en de gedragscode en The IMI Way uit te dragen. Tot slot moeten bedrijfsleiders ervoor zorgen dat eventuele overtredingen of schendingen van de gedragscode goed worden aangepakt, zo nodig met disciplinaire maatregelen, en dat iedereen binnen hun organisatie, en indien van toepassing de IMI Group, op de hoogte wordt gesteld van eventuele leerpunten.

De juiste weg Ieder van ons bij IMI moet streven naar de hoogste professionele normen om onze klanten, collega's, aandeelhouders en andere belanghebbenden zo goed mogelijk van dienst te zijn. Neem uw verantwoordelijkheden serieus, zoals u ook van uw collega's verwacht.

11

The IMI Way Plaatselijk bedrijfsbeleid: Deze gedragscode bevat het minimale beleid voor de hele IMI Group. In bepaalde gevallen kan IMI of een dochterbedrijf aanvullend beleid opstellen voor bepaalde bedrijfsactiviteiten of landen met strengere plaatselijke voorschriften of handelspraktijken. Medewerkers dienen ervoor te zorgen dat ze ook op de hoogte zijn van eventueel aanvullend beleid en procedures die van toepassing zijn voor hun bedrijf. Neem bij twijfel over dit beleid en deze procedures contact op met uw leidinggevende. Managers: Managers en chefs dienen ervoor te zorgen dat hun ondergeschikten deze gedragscode kennen en ernaar leven. Managers moeten ook advies verschaffen aan medewerkers die vragen hebben en eventuele gegronde zorgen van medewerkers aanpakken.

IMI-projecten voor verantwoord ondernemen In verband met de waarden die de basis vormen voor The IMI Way, nemen wij onze verantwoordelijkheid ten aanzien van het milieu en de gemeenschappen waarin wij actief zijn heel serieus. We willen met name waarborgen dat de wijze waarop wij omgaan met sociale, maatschappelijke, milieu- en economische kwesties aansluit bij het algehele beheer van het bedrijf. Daarom heeft IMI het Global Compact van de VN ondertekend, waarin normen zijn vastgelegd voor mensenrechten, arbeidsomstandigheden, het milieu en corruptiebestrijding. Wij zijn er stellig van overtuigd dat strenge verantwoordelijkheidsnormen goed passen bij groei en bedrijfsefficiëntie. Wij hebben vier prioriteiten vastgesteld voor onze algemene methode voor verantwoord ondernemen: • Voortdurende verbetering van onze werkmethoden om risico's voor gezondheid en veiligheid te beperken. • Inzicht in en voldoen aan prioriteiten van onze klanten voor verantwoord ondernemen. • Beheer van de bijzondere uitdagingen van de bevoorradingsketen in lagekostenlanden. • Maximale energiezuinigheid voor zowel onze processen als onze producten. Deze prioriteiten worden ten minste eenmaal per jaar herzien om te waarborgen dat ze nog steeds relevant en geschikt zijn. Actuele informatie hierover en over aanverwante zaken is te vinden onder Responsibility (Verantwoordelijkheid) op de IMI-website.

12

The IMI Way


The IMI Way Hulp en advies vragen Nu we ons als wereldbedrijf blijven ontwikkelen, wil IMI ervoor zorgen dat alle medewerkers beschikken over de kennis, middelen en ondersteuning om volgens de gedragscode te handelen. In ons eentje kunnen wij niet constant streven naar uitmuntendheid, resultaten leveren, vernieuwen, waarde verschaffen aan onze klanten en op integere wijze handelen, tenzij we om advies vragen, wanneer dat nodig is. Hulp vragen in nieuwe of lastige situaties is geen teken van zwakheid, maar van kracht. Ondersteuning vragen Als u vragen hebt over deze gedragscode of over wat u in een bepaalde situatie moet doen, moet u eerst uw eigen manager raadplegen. Als uw manager niet beschikbaar is of als u de kwestie liever niet met uw manager bespreekt, kunt u ook contact opnemen met een hogere manager of iemand van de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Verantwoord ondernemen of Personeelszaken van de IMI Group of op plaatselijk niveau. Desgewenst kunt u ook de IMI-hotline bellen (zie informatie op pagina 14).

Meldingen Als werknemer bent u verplicht vermoedens van overtredingen van de wet, een voorschrift of de gedragscode te melden. Hierdoor helpt u het bedrijf potentiële problemen te signaleren, ze te corrigeren en alle medewerkers te ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Meld uw vermoedens aan uw manager of, zo nodig, een hogere manager of iemand van de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Verantwoord ondernemen of Personeelszaken van de IMI Group of op plaatselijk niveau. Daarnaast kunt u uw vermoedens melden aan een directeur of commissaris van IMI plc.

13

The IMI Way De IMI-hotline In een bijzonder gevoelige situatie die u liever niet via de normale kanalen meldt, kunt u de IMI-hotline bellen. Via de IMI-hotline kunt u alle kwesties melden die in strijd zijn met de letter en geest van de gedragscode, zoals intimidatie op de werkplek, corruptie of onterechte onkostendeclaraties. In bepaalde landen gelden wettelijke beperkingen voor het gebruik van de IMI-hotline. Als dat het geval is, krijgt u passend advies, wanneer u de melding doet. Raadpleeg voor meer informatie de afdeling Wetsnaleving of Juridische zaken ter plaatse of van de IMI Group. Als u een melding doet via de hotline, zowel via de website als telefonisch, wordt uw anonimiteit gewaarborgd, als u daarom vraagt. De hotline wordt extern beheerd en strikt gereguleerd, wat betekent dat uw identiteit niet zonder uw toestemming bekend wordt gemaakt aan het bedrijf. Alle meldingen met naamsvermelding worden, op verzoek, vertrouwelijk behandeld, voorzover wettelijk toegestaan en mogelijk in verband met de passende onderzoeks- en opvolgingsmaatregelen. De IMI-hotline is als volgt bereikbaar: Via Internet: www.imihotline.com Telefonisch (alle gesprekken zijn gratis vanaf een vaste lijn): zie de telefoonnummers aan de binnenkant van de achterflap. Het bedrijf zal direct een onderzoek instellen naar uw melding en u desgewenst op de hoogte houden van de oplossing ervan. Het bedrijf zal maatregelen nemen tegen personen die de gedragscode overtreden, indien nodig zelfs ontslag en aangifte bij de bevoegde instanties. In verband met de geheimhoudingsplicht mag het bedrijf u

De juiste weg Heb de moed om "correct te handelen", als u iets ziet dat verkeerd lijkt. Vraag om raad en meld uw vermoedens aan uw manager of een andere geschikte persoon. Gebruik de IMI-hotline, als u uw vermoeden liever via een alternatief kanaal meldt.

niet in alle gevallen op de hoogte stellen van het eindresultaat van een onderzoek. Wij vragen uw begrip hiervoor.

Represailles voorkomen Het bedrijf zal medewerkers die zonder kwade bedoelingen meldingen doen, beschermen tegen strafmaatregelen of represailles. U dient mogelijke represaillemaatregelen te melden aan een hogere manager of iemand van de afdeling Wetsnaleving, Juridische zaken, Verantwoord ondernemen of Personeelszaken van de IMI Group of op plaatselijk niveau. Als er represaillemaatregelen zijn genomen tegen u of een andere medewerker, kunt u dit melden via de hotline.

14

The IMI Way


Afdeling Juridische zaken Divisies moeten de overkoepelende afdeling Juridische zaken van IMI direct op de hoogte stellen van potentiële zaken van aanzienlijk juridisch belang. Dit kunnen zijn: voorgestelde bedrijfstransacties, belangrijke regelgevingsgeschillen of rechtszaken, aanzienlijke problemen met productintegriteit of het milieu of andere zaken met gevolgen voor de strategische positie of reputatie van de IMI Group. Het management van divisies moet gebruikelijke juridische zaken ter plekke afhandelen. Zo nodig moeten de bedrijfsleiders ter plaatse juridisch advies inwinnen om het juridische risico te bepalen en te beheersen. De overkoepelende afdeling Juridische zaken van IMI kan divisies adviseren over het gebruik van een externe raadsman en, indien nodig, de aanpak van routinezaken.

Vrijstelling van de gedragscode De Chief Executive of de IMI Group Finance Director moeten hun goedkeuring verlenen voor eventuele vrijstellingen van deze gedragscode. Voor vrijstellingen voor directeuren van IMI is de goedkeuring van de volledige IMI-directie vereist, tenzij anders aangegeven in deze gedragscode of een ander genoemd document.

15

The IMI Way Samenvatting van ons beleid voor verantwoord ondernemen Dit hoofdstuk bevat een overzicht van het IMI-beleid inzake verantwoord ondernemen voor de hele onderneming, waaronder alle houdsteren werkmaatschappijen. U kunt dit gebruiken als leidraad voor de inhoud van deze gedragscode en elk bijbehorende onderwerp raadplegen voor meer informatie over wat het bedrijf verwacht van alle directieleden, leidinggevenden en medewerkers. IMI verschaft ook aanvullende richtlijnen en documenten met betrekking tot overkoepelende activiteiten en activiteiten van houdsteren werkmaatschappijen. Houdt u in alle situaties aan de relevante wetten, voorschriften, deze gedragscode en eventueel aanvullend plaatselijk bedrijfsbeleid. Houd rekening met plaatselijke handelspraktijken en gebruiken, maar gebruik deze niet als excuus voor het overtreden van de wet. Als u denkt dat deze gedragscode of de interpretatie daarvan, plaatselijk bedrijfsbeleid en/of plaatselijke wetten en voorschriften met elkaar in strijd zijn, meld dit dan direct aan uw manager. Volg altijd de strengste norm, ongeacht of het deze gedragscode, het plaatselijk bedrijfsbeleid of een wet of voorschrift is. Bij verantwoordelijk gedrag gaat het om onze contacten met collega's en externe belanghebbenden, daarom hebben we ons beleid ingedeeld volgens de belangrijkste belangengroepen waarmee we bij IMI elke dag te maken hebben: klanten, collega's, aandeelhouders, zakenrelaties en gemeenschappen.

Klanten • Rechtvaardig en ethisch handelen: ga altijd eerlijk om met onze klanten en probeer nooit voordeel te behalen door oneerlijke, corrupte of andere frauduleuze of onwettige activiteiten.

16

The IMI Way


• Integere marketing: zorg ervoor dat de beweringen van het bedrijf met betrekking tot producten/diensten nauwkeurig, waar en aantoonbaar zijn. Houdt u aan alle wetten, voorschriften en vaknormen voor adverteren, reclame en andere marketingactiviteiten. • Klantinformatie: bescherm de informatie van klanten, bewaar het op een veilige plek en deel het niet met anderen buiten het bedrijf zonder dat de klant dat weet, met name vertrouwelijke of bedrijfsspecifieke informatie. • Productkwaliteit en -veiligheid: volg altijd geschikte kwaliteitsprocedures voor uw bedrijf en zorg ervoor dat u op de hoogte bent van alle relevante veiligheidseisen op alle potentiële doelmarkten en daaraan kunt voldoen. Meld eventuele problemen met de productveiligheid direct aan het management. • Geschenken, uitnodigingen en andere gunsten: houdt u aan de wetten, voorschriften en het bedrijfsbeleid inzake het uitwisselen van geschenken en uitnodigingen, met name met overheidsinstanties of klanten uit de openbare sector. • Ongepaste betalingen: geef nooit iets van waarde, zoals smeergeld of "retourcommissie", om een zakelijk besluit te beïnvloeden. Smeergeld of retourcommissie kan bestaan uit contant geld, geschenken, diensten en gunsten. • Klanten uit de openbare sector: ken en volg alle regels voor het zaken doen met de overheid en andere klanten uit de openbare sector. Deze regels kunnen betrekking hebben op inkoopactiviteiten, verstrekking van gegevens of rapporten aan de klant, omgaan met vertrouwelijke informatie en intellectueel eigendom of het gebruik van agenten of andere vertegenwoordigers voor de samenwerking met een klant uit de openbare sector.

Collega’s • Veiligheid, gezondheid en milieu: wij beloven onze medewerkers op de werkplek te beschermen en op milieuverantwoorde wijze te werken. Zorg dat u op de hoogte bent van de specifieke voorschriften met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu op uw vestiging. Zorg ervoor dat bezoekers en anderen die niet bij het bedrijf in dienst zijn, op de hoogte zijn van deze voorschriften en zich daaraan houden. Meld situaties die onveilig of schadelijk voor het milieu zouden kunnen zijn, direct. Help mee om te waarborgen dat de producten en diensten van het bedrijf veilig zijn. • Relaties op de werkplek: vermijd persoonlijke relaties op de werkplek die uw werk nadelig kunnen beïnvloeden. Bespreek potentiële problemen met uw manager of een plaatselijke personeelsmanager.

17

The IMI Way • Rechtvaardige arbeidsvoorwaarden: baseer besluiten inzake werving, salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, promotie en andere arbeidszaken op objectieve criteria en nooit op leeftijd, geslacht, ras, godsdienst, seksuele geaardheid of andere persoonlijke kenmerken die niet mogen meewegen. • Ontwikkeling van medewerkers: de ontwikkeling van talenten en vaardigheden is essentieel voor ons succes. Stimuleer collega's hun functioneren te ontwikkelen en te verbeteren, zodat IMI-medewerkers hun potentieel ten volle kunnen benutten. Neem ook de verantwoordelijkheid voor uw persoonlijke ontwikkeling. • Respect op de werkplek: behandel anderen altijd met respect. Gedraag u nooit op een wijze die treiterend, vernederend, intimiderend of drammend zou kunnen overkomen. • Personeelsinformatie: raadpleeg of verspreid de persoonlijke informatie van andere medewerkers uitsluitend, als u daartoe bevoegd bent. Volg de relevante wetten en beleidsmaatregelen voor het versturen van dergelijke gegevens over landsgrenzen.

Aandeelhouders • Communicatie en beleggersbetrekkingen: alleen bevoegde personen mogen namens het bedrijf spreken. Informatie die aan derden wordt verstrekt, moet nauwkeurig, op tijd, duidelijk, begrijpelijk en relevant zijn. • Gebruik van bedrijfsmiddelen: gebruik alle bedrijfsmiddelen, zoals eigendommen, kapitaal, informatie, technologieën en intellectuele eigendommen, zorgvuldig en bescherm ze tegen verkeerd gebruik of verlies. Voer ze af volgens goedgekeurde procedures. • Interne beheersingsmaatregelen: volg alle interne beheersprocedures, bijvoorbeeld met betrekking tot boekhouding, financieel beheer en verslaglegging en documentbeheer. • Behoorlijk bestuur: draag bij aan behoorlijk bestuur in de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld door het gebruik van processen die bewijs leveren van behoorlijk bestuur. • Belangenverstrengeling: houd persoonlijke belangen strikt gescheiden van uw verantwoordelijkheden op het werk, waaronder nevenactiviteiten, financiële belangen, relaties met naaste verwanten of anderen, politieke activiteiten of belangen en het gebruik van bedrijfsmiddelen voor persoonlijke doeleinden. • Voorkennis en effectenhandel: gebruik nooit gevoelige bedrijfsinformatie voor persoonlijke handel en verstrek dergelijke informatie niet aan anderen zonder dat daarvoor een rechtmatige reden bestaat, met name als de anderen het waarschijnlijk zullen gebruiken voor hun eigen effectenhandel.

18

The IMI Way


• Beperking van bevoegdheden: zorg ervoor dat uw handelingen en die van anderen namens het bedrijf geoorloofd zijn.

Zakenrelaties • Inkoopmethoden: hanteer rechtvaardige inkoopmethoden en zorg ervoor dat het bedrijf waar voor zijn geld krijgt. Discriminatie van leveranciers is niet toegestaan. • Eerlijke concurrentie: zorg ervoor dat het bedrijf op eerlijke wijze concurreert en sluit geen overeenkomsten en maak geen afspraken die de mededinging op onrechtmatige wijze beperken. Breng concurrenten niet in diskrediet. Ook is het niet toegestaan prijsof andere gevoelige bedrijfsinformatie met hen te bespreken of uit te wisselen. • Import- en exportmaatregelen: zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de relevante export- of importeisen voor producten en diensten en van economische sancties of boycots. • Handelspraktijken leveranciers: help het bedrijf ervoor te zorgen dat leveranciers voldoen aan de verwachtingen van IMI met betrekking tot de werkomstandigheden op hun eigen bedrijf of afspraken te maken over dergelijke normen en hen helpen deze te bereiken. Zorg ervoor dat agenten of andere vertegenwoordigers die namens het bedrijf handelen op de hoogte zijn van het bedrijfsbeleid, wanneer ze voor ons werken. Gebruik nooit een van deze partijen om iets te doen wat medewerkers van het bedrijf niet mogen doen. • Evaluatie van zakenrelaties: evalueer potentiële zakenrelaties om het risico van samenwerking met hen te beheersen. • Rechtvaardig en ethisch handelen: ga altijd eerlijk om met onze zakenrelaties en probeer nooit voordeel te behalen door oneerlijke, corrupte of andere frauduleuze of onwettige activiteiten.

Gemeenschappen • Mensenrechten: werk volgens methoden die aansluiten bij de inzet van IMI voor mensenrechten. Het gaat hierbij onder meer om het gebruik van kinder- of dwangarbeid, een veilige en gezonde werkplek voor collega's en omwonenden, veilige producten en diensten, milieubescherming, eerlijke lonen, wettige arbeidstijden en het recht op vakbondslidmaatschap of collectieve arbeidsovereenkomsten. Zorg ervoor dat deze normen binnen de hele bevoorradingsketen gelden.

19

The IMI Way • Ondersteuning van de gemeenschap: volg de richtlijnen uit deze gedragscode voor het ondersteunen van goede doelen of liefdadigheidsinstellingen. Houd persoonlijke, gemeenschaps- en liefdadigheidsactiviteiten en -bijdragen gescheiden van bedrijfsactiviteiten. • Giften aan politieke partijen: zet geen bedrijfskapitaal of -middelen in voor politieke activiteiten of belangen zonder voorafgaand overleg met de overkoepelende afdeling Juridische zaken van de IMI Group en toestemming van de IMI Group Finance Director. Over het algemeen stemt het bedrijf niet in met giften aan politieke partijen en de groep doet geen giften aan politieke partijen. • Communicatie met derden: communiceer uitsluitend met externe belanghebbenden over bedrijfsactiviteiten, als u daartoe bevoegd bent. Zorg ervoor dat wat u zegt nauwkeurig, rechtvaardig, op tijd, duidelijk, begrijpelijk en relevant is.

20

The IMI Way


Aanvullende richtlijnen: ons beleid inzake verantwoord ondernemen

21

The IMI Way Klanten Om ons succes te laten voortduren moeten we superieure langetermijnwaarde creëren voor onze klanten en hun vertrouwen winnen. Uit onze daden moet blijken dat wij ernaar streven onze klanten van dienst te zijn: door nauw met hen samen te werken en naar hen te luisteren, door innovatieve oplossingen te vinden voor hun problemen, door onze middelen effectief in te zetten voor onze dienstverlening aan hen en door onze beloften aan hen waar te maken. De wijze waarop we communiceren en samenwerken met potentiële en bestaande klanten, moet hen het vertrouwen geven dat IMI-bedrijven inzicht hebben in hun behoeften en daarin willen voorzien. Rechtvaardig en ethisch handelen Ga altijd eerlijk om met onze klanten en probeer nooit voordeel te behalen door oneerlijke, corrupte of andere frauduleuze of onwettige activiteiten. Spreek bijvoorbeeld altijd de waarheid over de mogelijkheden van het bedrijf en de kwaliteit van onze producten en diensten.

Integere marketing Wij winnen het vertrouwen van potentiële en bestaande klanten door onze marketing en andere vormen van communicatie die hen informatie verschaffen over IMI-bedrijven, onze producten en diensten en de voordelen die ze bieden. Dit vertrouwen kan alleen blijven bestaan, als we ons houden aan de wetten en voorschriften en de vak- en branchenormen met betrekking tot adverteren, reclame en andere marketingmethoden en -materialen. Denk eraan dat deze regels in elk land waar we actief zijn, kunnen verschillen. Zorg ervoor dat IMI-verklaringen nauwkeurig, waar en aantoonbaar zijn. Wees voorzichtig wanneer u praat over concurrenten of hun producten en diensten en breng hen niet in diskrediet. Zie ook: Eerlijke concurrentie, pagina 36, voor informatie over het in diskrediet brengen van concurrenten.

22

The IMI Way


Klantinformatie Onze klanten vertrouwen erop dat wij de informatie die zij ons verschaffen voor zakelijke doeleinden gebruiken, beschermen, op een veilige plek bewaren en niet delen met anderen buiten het bedrijf zonder dat de klant dat weet. Het gaat om alle niet-openbare informatie van klanten, waaronder vertrouwelijke en bedrijfsspecifieke gegevens. Wees in het bijzonder zeer voorzichtig met persoonlijke informatie van klanten. Deze mag u uitsluitend met toestemming van de klant verspreiden of over landsgrenzen versturen volgens de voorschriften.

Productkwaliteit en -veiligheid Wij beloven onze klanten producten en diensten van de beste kwaliteit te leveren waarop ze kunnen vertrouwen. Onze klanten verwachten bovenal dat deze producten en diensten veilig zijn en voldoen aan de door ons beloofde kwaliteitsnormen of die overtreffen. Voldoe aan de wettelijke eisen en het beleid en de procedures van uw bedrijf met betrekking tot de veiligheid en kwaliteit van producten en diensten. Zorg dat u op de hoogte bent van de contract- of andere eisen, waaronder die van de verschillende potentiële doelmarkten, waaraan IMI moet voldoen om te voorzien in de behoeften van de klant. Als u denkt dat er een probleem is met de integriteit, kwaliteit of veiligheid van een product of dienst, meld dit dan zo snel mogelijk aan uw manager of een andere productie- of afdelingsmanager.

Geschenken, uitnodigingen en andere gunsten Geschenken, uitnodigingen, maaltijden, reizen en andere zakelijke gunsten kunnen een geschikte manier zijn om zakelijke betrekkingen te bevorderen en de banden met onze zakenrelaties te versterken. Maar ze kunnen ook ongepast zijn. In veel landen gelden wettelijke beperkingen voor de uitwisseling hiervan tussen zakenrelaties. U moet er ook aan denken dat bij transacties met een overheidsfunctionaris van een land de regels vaak strenger zijn. Zorg ervoor dat u altijd op de hoogte bent van de regels van de desbetreffende overheid en dat u zich daaraan houdt.

De juiste weg Zorg ervoor dat u in uw dienstverlening aan onze klanten laat zien dat IMI zich enthousiast inzet voor leveringen en dat wij trots zijn op ons werk. Wij streven ernaar hen producten en diensten te verschaffen waarop zij kunnen vertrouwen.

23

The IMI Way U dient er op zijn minst voor te zorgen dat door u aangeboden of aanvaarde geschenken of uitnodigingen: • niet worden beschouwd als aansporing tot een bepaalde zakelijke handeling of als smeergeld of retourcommissie; • rechtmatig zijn; • niet in strijd zijn met het beleid of de normen van de organisatie van de ontvanger; • bescheiden en zeldzaam zijn; • verband houden met een zakelijk doel. Een geschenk moet bijvoorbeeld verband houden met een specifieke gebeurtenis of activiteit; uitnodigingen moeten gelden voor een evenement waar over zaken zal worden gesproken; • in overeenstemming zijn met algemene en eventueel plaatselijke beleidsmaatregelen of richtlijnen van IMI voor geschenken, uitnodigingen, reizen en giften.

Ongepaste betalingen

De juiste weg

Geef nooit iets van waarde aan iemand dat bedoeld is om een zakelijk besluit

We streven naar de hoogste, professionele ethische normen. Bied, geef of accepteer van niemand ooit iets van waarde dat zou kunnen worden beschouwd als ongepaste betaling of smeergeld om een zakelijk besluit te beïnvloeden. Smeergeld, retourcommissie en andere ongepaste betalingen worden nooit goedgekeurd door het IMI-management en kunnen leiden tot een hoge straf voor zowel degene die ze verschaft of ontvangt als voor het bedrijf.

te beïnvloeden of als zodanig beschouwd zou kunnen worden. Bied bijvoorbeeld geen geld of een equivalent daarvan, geschenken, uitnodigingen, reizen, diensten of gunsten in de hoop dat de ontvanger een zakelijk besluit zal nemen dat gunstig is voor u of het bedrijf. Dure geschenken of andere gunsten, zelfs als ze niet bedoeld zijn om voordelen te bewerkstelligen, kunnen worden beschouwd als smeergeld. U wordt geacht deze richtlijnen en het specifieke beleid van uw bedrijf, dat strenger kan zijn in verband met de wetgeving of voorschriften ter plaatse, te kennen en na te leven.

Klanten uit de openbare sector Via de nationale en lokale overheden aan wie IMI-bedrijven leveren, kunnen wij bepaalde landen en hun burgers rechtstreeks van dienst zijn. Dit vereist van ons dat wij op de hoogte zijn van specifieke regels en andere verwachtingen voor het

zaken doen met de overheid en ons daaraan houden. Als u bijvoorbeeld werkt met klanten die deel uitmaken van de overheid, moet u: • goed op de hoogte zijn van de inkoop- of aanschafvereisten van de overheidsinstantie en u daaraan houden; • informatie die IMI aan een overheidsinstantie verstrekt, zoals testgegevens van een product of financiële informatie, altijd nauwkeurig noteren;

24

The IMI Way


• voorzichtig zijn met niet-openbare informatie en intellectuele eigendommen van de overheid; • de overheidsregels opvolgen inzake het uitwisselen van geschenken en uitnodigingen en nooit iets van waarde verschaffen dat als ongepast beschouwd zou kunnen worden, zoals smeergeld of retourcommissie; • voor zaken met de overheid uitsluitend gebruik maken van agenten of andere vertegenwoordigers wier achtergrond is nagetrokken en die u zeer betrouwbaar en eerlijk acht; • juridisch advies of informatie over wetsnaleving inwinnen, voordat u met een huidige of voormalige overheidsfunctionaris spreekt over een mogelijk dienstverband.

Raadpleeg de richtlijn • Weet ik hoe de materialen waarin de producten van mijn bedrijf worden beschreven of aangeprezen, gebruikt zullen worden? Als ze worden gebruikt voor klanten, zijn ze dan goed nagekeken of goedgekeurd? • Weet ik hoe ik de specifieke informatie die het bedrijf van een klant heeft gekregen, kan gebruiken? • Ben ik op de hoogte van de specifieke regels voor het uitwisselen van geschenken of uitnodigingen in mijn land of regio? Zo ja, weet ik of deze regels in overeenstemming zijn met de IMI-gedragscode voor verantwoord ondernemen of het beleid van mijn bedrijf? • Weet ik zeker hoe de werkwijzen in een ander land of ander rechtsgebied aansluiten bij de gedragscode? Heb ik advies gevraagd om deze situaties juist af te handelen? • Weet ik of ik me aan bepaalde regels moet houden, wanneer ik een klant van dienst ben die deel uitmaakt van de overheid? Zo ja, heb ik die regels dan doorgenomen?

25

The IMI Way Collega’s Wij willen een geweldige werkomgeving opbouwen en handhaven, waarin ieders bijdrage op prijs wordt gesteld en wordt erkend. Wij bereiken meer voor onze klanten, wanneer we samenwerken en trots zijn op onze dienstverlening aan hen. Onze bedrijfsstructuur is gebaseerd op het vertrouwen dat elke medewerker zich uit eigen beweging inzet voor de doelen van het bedrijf. Daarvoor is het cruciaal dat wij een werkplek verschaffen, waar ieder zich gezond en veilig voelt en ongehinderd door discriminatie of ander ongepast gedrag, waar onze persoonlijke informatie wordt beschermd en waar ieder van ons respect heeft voor collega's en gerespecteerd wordt. Veiligheid, gezondheid en milieu Veiligheid, gezondheid en milieu zijn voor ons van groot belang bij al onze activiteiten, zoals productie, opslag, administratie, onderhoud, verkoop en productontwikkeling. Twee van onze voornaamste beloften zijn het waarborgen van de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van al onze medewerkers en het beperken van onze invloed op het milieu ter plaatse en daarbuiten. IMI zal op deze belangrijke punten geen concessies doen. Door hieraan aandacht te besteden ontstaat er een betere werkplek en tonen we onze zorg voor elkaar, onze zakenrelaties en het milieu. Bovendien kan een veilige en gezonde werkplek onze productiviteit bevorderen, ons helpen onze energie te richten op het voorzien in de behoeften van klanten, technische voordelen verschaffen en het bedrijf helpen succes te boeken.

26

The IMI Way


De Raad van bestuur van IMI heeft dit beleid speciaal opgenomen in deze gedragscode en wil dat alle bedrijven en medewerkers zich hieraan houden. De IMI-directie dient toezicht te houden op de uitvoering van het beleid en brengt verslag uit aan de Raad van bestuur bij bepaalde zaken en in de vorm van een jaarverslag. De IMI Group Finance Director is het lid van de Raad van bestuur dat verantwoordelijk is voor veiligheid, gezondheid en milieu en de voorzitters van de houdstermaatschappijen dienen ervoor te zorgen dat het beleid wordt uitgevoerd door hun werkmaatschappijen. Om deze beloften waar te maken moeten IMI-bedrijven hun activiteiten zo beheren en moeten medewerkers zo handelen, voorzover redelijkerwijs mogelijk, dat: • op zijn minst wordt voldaan aan alle wetten en voorschriften inzake veiligheid, gezondheid en milieu in de landen waar we actief zijn en de specifieke regels, vereisten en procedures voor veiligheid, gezondheid en milieu van IMI en elk bedrijf van onze groep; • zo nodig de relevante toezichthouders, handels- en brancheverenigingen op de hoogte worden gesteld van IMI's beloften met betrekking tot deze zaken; • alle medewerkers op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden en manieren om hun prestaties met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu te verbeteren; • de werkmethoden van het bedrijf overeenkomen met best practices voor de bescherming van veiligheid, gezondheid en milieu op de werkplek; • de risico's van onze industriële activiteiten en de bijbehorende gevaren worden gesignaleerd en aangepakt om te zorgen voor veilige werkomstandigheden en om vervuiling te voorkomen; • de risico's worden beheerst door registratie van bijna-ongevallen op het werk, door onderzoek naar de oorzaken van ongevallen of bijna-ongevallen, door beperking van aanverwante gevaren en door het zoeken van betere manieren om het aantal en de ernst van ongevallen met medewerkers en milieu-incidenten te beperken;

De juiste weg In het mensenrechtenbeleid van IMI komen veel zaken aan bod met betrekking tot veiligheid en gezondheid op de werkplek en arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden. Deze vereisten gelden niet alleen voor alle houdsteren werkmaatschappijen van IMI plc, maar ook voor onze partners binnen de bevoorradingsketen. Zie ook: Mensenrechten, pagina 41, en Handelspraktijken leveranciers, pagina 39.

• de gevolgen voor veiligheid, gezondheid en milieu van onze producten en processen zoveel mogelijk worden beperkt en we samenwerken met onze klanten en leveranciers om onze gemeenschappelijke doelen beter te kunnen halen; • kansen worden benutten om producten en processen te verbeteren met het oog op veiligheid, gezondheid en milieu voor grotere voordelen voor het bedrijf, zoals optimaal energieverbruik en efficiënt gebruik van andere hulpbronnen, met name met betrekking tot de CO2-uitstoot.

27

The IMI Way • ons beheer en onze resultaten op deze gebieden voortdurend worden verbeterd door het vaststellen van doelen, streefcijfers en plannen en door het investeren in methoden en technologie, voorzover van toepassing; • communicatie, samenwerking, voorlichting en training mogelijk maken om alle medewerkers in staat te stellen zoveel mogelijk bij te dragen aan het halen van hoge normen voor veiligheid, gezondheid en milieu; • er een zorgvuldigheidsonderzoek kan worden uitgevoerd met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu in het kader van bedrijfstransacties; • contractanten en andere bezoekers op onze vestigingen wordt gevraagd alle relevante voorschriften voor veiligheid, gezondheid en milieu na te leven tijdens werkzaamheden voor IMI; • de juiste informatie over resultaten regelmatig openbaar wordt gemaakt; • het beleid en de procedures van het beleid inzake het gebruik van alcohol of geneesmiddelen onder werktijd worden ingevoerd en opgevolgd en de veiligheid van medewerkers of anderen nooit in gevaar wordt gebracht door deze middelen. Bij twijfels over welk beleid en welke procedures voor u, uw collega's en uw divisie

De juiste weg

van toepassing zijn, kunt u contact opnemen met uw plaatselijke arbomanager, uw leidinggevende of de afdeling Risicobeheersing van de IMI Group.

Het bedrijf kan de werkplek, waaronder voorzieningen, telefoons en computersystemen en apparatuur, laten bewaken om ongeoorloofde toegang te voorkomen en naleving van het beleid te controleren. Medewerkers hebben geen recht op privacy op de werkplek. Alle medewerkers moeten echter de privacy van hun collega's respecteren.

Relaties op de werkplek Soms kunnen persoonlijke relaties op de werkplek ons werk nadelig beïnvloeden. Medewerkers mogen geen romantische of vergelijkbare relatie aangaan, als een van hen direct ondergeschikt is aan de ander. Zelfs als er geen sprake is van ondergeschiktheid, kunnen persoonlijke relaties leiden tot conflicten. Familierelaties of hechte vriendschappen op de werkplek kunnen problemen veroorzaken, bijvoorbeeld wanneer verwanten of vrienden die collega's zijn, invloed hebben op elkaars arbeidsvoorwaarden of gevoelige bedrijfsinformatie uitwisselen, zoals vertrouwelijke gegevens of voorkennis. Bespreek dergelijke situaties met uw manager of de plaatselijke personeelsmanager om ervoor te zorgen dat er geen conflict ontstaat of dit in goed banen geleid kan worden.

Rechtvaardige arbeidsvoorwaarden Het succes van de IMI Group is te danken aan het feit dat medewerkers gelijke kansen krijgen om hun capaciteiten te laten zien en dat hun prestaties worden gewaardeerd en beloond. Wij baseren besluiten inzake een dienstverband, bijvoorbeeld werving, salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, promotie, training en ontslag, op verdienste en bedrijfsbehoeften en nooit op ras, huidskleur,

28

The IMI Way


nationaliteit, geslacht, seksuele geaardheid, godsdienst, lichamelijke gesteldheid, huwelijkse staat of andere persoonlijke kenmerken die niet mogen meewegen. Neem het beleid van uw bedrijf inzake rechtvaardige arbeidsvoorwaarden en discriminatiebestrijding door, zodat u op de hoogte bent van specifieke vereisten voor uw bedrijf.

Ontwikkeling van medewerkers De ontwikkeling van talenten en vaardigheden is essentieel voor ons succes. Stimuleer collega's om zich professioneel te ontwikkelen om zowel hun bekwaamheden als de algehele capaciteiten van het bedrijf te verbeteren. IMI wil zijn medewerkers de beste mogelijkheden bieden om hun potentieel ten volle te benutten. Als u de leiding hebt over enkele medewerkers, bevorder dan actief hun professionele ontwikkeling door middel van opbouwende kritiek en begeleiding en zorg voor effectief beheer van hun functioneren. Neem ook de verantwoordelijkheid voor uw eigen persoonlijke ontwikkeling. Neem deel aan programma's over de "bedrijfsgrenzen" heen om uw capaciteiten uit te breiden en het beste resultaat te verkrijgen voor uzelf en het bedrijf.

Respect op de werkplek Wij profiteren van de samenwerkingsmogelijkheden die onze unieke organisatie biedt, wanneer ieder van ons zich met respect en verantwoordelijkheidsgevoel gedraagt tegenover elkaar en wanneer we samen werken. Behandel collega’s en anderen met wie u te maken hebt, altijd met respect. Gedraag u nooit op een wijze die treiterend, vernederend, intimiderend of drammend zou kunnen overkomen of zou kunnen worden opgevat als • Kan ik onderscheid maken tusseksuele intimidatie. Als u eraan twijfelt of bepaald gedrag gepast is, raadpleeg dan uw sen rechtmatige functie-eisen manager, de plaatselijke personeelsmanager of de plaatselijke manager wetsnaleving of en discriminerende of andere onrechtvaardige eisen? Mag juridische zaken. Wees ook bereid beleefd met anderen te bespreken welk gedrag u als bijvoorbeeld een functie waarin ongepast beschouwd, zodat we allemaal samen een cultuur van vertrouwen en respect in zwaar getild moet worden, uitstand kunnen houden. sluitend worden opgesteld voor

Raadpleeg de richtlijn

mannen?

Personeelsinformatie Ieder van ons moet persoonlijke informatie verschaffen aan het bedrijf om gebruik te kunnen maken van de arbeidsvoorwaarden en voor andere bedrijfsactiviteiten. Tegenwoordig kan informatie heel makkelijk worden verstuurd, verspreid of kwijtgeraakt. Daarom is het belangrijk dat wij elkaars privacy respecteren en zorgvuldig omgaan met persoonlijke informatie van medewerkers waarmee we samenwerken of informatie die wij ontvangen. Deze informatie mag u niet laten raadplegen of doorgeven aan anderen, waaronder collega’s, als u daartoe niet bevoegd bent. In bepaalde landen en regio's gelden beperkingen voor het versturen van dergelijke informatie over de landsgrenzen.

• Weet ik welke vragen ik niet mag vragen tijdens een gesprek met een sollicitant? • Weet ik wat voor gedrag gepast of ongepast is in de omgang met collega's? Wat voor humor of plagerijen gaan bijvoorbeeld te ver? • Hoe moet ik omgaan met informatie van mijn collega's? Hoe zit het met hun persoonlijke informatie die zij mij verstrekt hebben?

29

The IMI Way Aandeelhouders Voor ons toekomstige succes zijn wij afhankelijk van het vermogen dat onze aandeelhouders investeren in bedrijfsmiddelen. Wij moeten deze middelen zorgvuldig en voorzichtig gebruiken. Bovendien moeten wij onze inzet voor het bedrijf tonen door verstrengeling tussen onze persoonlijke belangen en onze verantwoordelijkheden en plicht tegenover het bedrijf te voorkomen. Communicatie en beleggersbetrekkingen Aandeelhouders,

toezichthouders,

omwonenden

en

anderen vertrouwen op wat wij hen vertellen over de bedrijfsactiviteiten van de IMI Group. Het is essentieel dat wij hun vertrouwen in ons niet beschamen en zorgen voor constante, samenhangende, duidelijke en open communicatie met hen. Alle informatie die wij hen verschaffen, moet nauwkeurig, rechtvaardig, op tijd, duidelijk, begrijpelijk en relevant zijn. Alleen bevoegde medewerkers mogen communiceren met onze externe belanghebbenden, waarbij zij specifieke procedures moeten volgen; zo kan worden gewaarborgd dat deze informatie goed gecontroleerd is. Dit is met name van belang bij het verspreiden van informatie die gevoelig zou kunnen zijn of die de waarde van IMI-aandelen zou kunnen beïnvloeden. IMI hecht belang aan de mening van onze belanghebbenden over onze bedrijfsactiviteiten, daarom bieden wij hen verschillende manieren om commentaar te leveren. Het gaat onder meer om persoonlijke gesprekken, de websites van het bedrijf en de dochtermaatschappijen en de contactinformatie in onze jaarverslagen, persberichten en telefoongidsen. Bij vragen hierover kunt u contact opnemen met de algemeen of financieel directeur van uw bedrijf. Alle medewerkers dienen informatie die niet openbaar gemaakt of buiten IMI verspreid mag worden, te beschermen.

30

The IMI Way


Gebruik van bedrijfsmiddelen Er zijn veel verschillende middelen nodig om onze klanten van dienst te zijn en onze bedrijven te leiden. Wij moeten allemaal zorgvuldig gebruik maken van deze middelen, zodat we ze zo goed mogelijk benutten en beschermen tegen verkeerd gebruik of verlies. • Bezittingen en kapitaal: bijvoorbeeld gebouwen, apparatuur, voorraden en grondstoffen. Probeer bij de aanschaf van deze middelen waar voor ons geld te krijgen. Bescherm ze tegen verkeerd gebruik, verlies of verwijdering. Zorg ervoor dat het bedrijfskapitaal, waaronder contant geld, cheques of andere financiële middelen, veilig wordt opgeborgen, wanneer het niet wordt gebruikt, en dat financiële transacties nauwkeurig worden geregistreerd. • Technologie: bijvoorbeeld computers en computersystemen, telefoons, e-mail en Internet- of intranetverbindingen. Gebruik deze middelen volgens de bedrijfsvoorschriften en zorg ervoor dat bedrijfstechnologie beveiligd is tegen kwaadaardige aanvallen, zoals computervirussen, en dat het uitsluitend volgens de bedrijfsprocedures wordt afgevoerd. Deze middelen zijn bestemd voor zakelijk gebruik, maar beperkt gebruik voor persoonlijke doeleinden is toegestaan, mits u daarvoor toestemming hebt van uw manager, de kosten voor het bedrijf verwaarloosbaar zijn, de bedrijfsactiviteiten of uw taken niet worden belemmerd, anderen in hun waarde worden gelaten en er geen sprake is van discriminerende, intimiderende of andere ongepaste inhoud of gebruik. • Bedrijfsinformatie: bijvoorbeeld vertrouwelijke, niet-openbare en andere bedrijfsspecifieke informatie van het bedrijf. Bescherm deze informatie en verstrek het uitsluitend aan anderen die ervan op de hoogte moeten zijn. Zorg voor de juiste labels. Doe informatie uitsluitend weg volgens de procedures voor documentenbeheer. Gebruik ook informatie die anderen ons verstrekken, met respect en volgens de vereisten voor gebruik. De geheimhoudingsplicht voor vertrouwelijke informatie blijft over het algemeen bestaan, ook nadat een medewerker bij het bedrijf weggaat. • Intellectueel eigendom: bijvoorbeeld auteursrechten, handelsmerken, dienstmerken en octrooien. Zorg ervoor dat documenten verklaringen bevatten en dat degenen aan wie we ze verschaffen, weten welke beperkingen gelden voor het gebruik ervan. Een andere vorm van intellectueel eigendom zijn de handelsgeheimen die elke medewerker moet beschermen tegen onbevoegde bekendmaking aan mensen buiten het bedrijf.

Interne beheersingsmaatregelen IMI heeft interne beheersingsmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat het bedrijf effectief wordt geleid en dat potentiële risico's die ons succes in gevaar zouden kunnen brengen, worden aangepakt. IMI vertrouwt erop dat alle medewerkers de resultaten van financiële en andere

31

The IMI Way zakelijke transacties goed registreren en bijhouden; ieder van ons is verantwoordelijk voor deze belangrijke taak. Het is dan ook essentieel dat alle medewerkers de interne beheersingsmaatregelen volgen en anderen helpen die deze informatie moeten beheren en controleren. • Financieel beheer: volg de boekhoudingshandleiding van de IMI Group en de voorschriften en regels voor het herkennen en registreren van inkomsten en uitgaven. Zorg ervoor dat het bedrijf alle financiële transacties goed registreert en dat alle rekeningen met financiële middelen zijn goedgekeurd. Stel vragen of meld twijfels over verdachte financiële of boekhoudkundige methoden, zoals verzoeken om inkomsten of andere financiële transacties verkeerd te registreren, aan de IMI Group Finance Director. • Onkosten: u mag geen onkostendeclaraties goedkeuren, als u erbij betrokken was of als duidelijk is dat de onkosten in strijd met de gedragscode of de relevante representatierichtlijnen van IMI of de klant gemaakt zijn. • Documentenbeheer: verschaf altijd volledige, eerlijke, nauwkeurige, tijdige en begrijpelijke informatie in interne documenten en verslagen voor het management, met name als deze informatie eventueel kan worden doorgegeven aan derden. Volg het beleid en de procedures voor documentenbeheer en archivering van de IMI Group en uw bedrijf.

Behoorlijk bestuur Ter waarborging van voortdurend behoorlijk bestuur binnen de hele IMI Group heeft IMI een bestuursprogramma opgezet. Het bestuur bovenaan is vastgelegd in de rol, bevoegdheden en werkmethoden van de Raad van bestuur, de bijbehorende voorzitter en commissies en de Chief Executive. Behoorlijk bestuur wordt ook gewaarborgd door intern goedgekeurde bedrijfsplannen, begrotingen en de ondergenoemde documenten. De leidinggevenden van divisies en bedrijven en alle medewerkers moeten op de hoogte

De juiste weg IMI en uw collega's vertrouwen erop dat u zich verantwoordelijk voelt voor uw resultaten en verslagen. Beschaam dit vertrouwen niet, maar gedraag u op verantwoorde wijze. Help ons onze middelen effectief te beheren om producten en diensten te leveren die voorzien in de behoeften van onze klanten.

32

zijn van de interne documenten die van toepassing zijn op hun taken en zich daaraan houden. Het gaat onder meer om: • Handleiding boekhouding en interne beheersing van de IMI Group • Handleiding verzekering • Handleiding financiën • Handleiding belastingen • Leidraad voor aandelentransacties • Richtlijnen representatie • Beperkingen van bevoegdheden

The IMI Way


Als u vragen hebt over behoorlijk bestuur, kunt u dit bespreken met uw manager of de bedrijfssecretaris. Al het beleid en de procedures hierboven zijn verkrijgbaar via het Passportintranet of bij uw plaatselijke financiële afdeling.

Belangenverstrengeling Als medewerkers van een IMI-bedrijf, dienen we ons werk en onze persoonlijke belangen strikt gescheiden te houden. Om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke belangen geen nadelige invloed hebben op uw werk, moet u potentiële gevallen van belangenverstrengeling bespreken met uw manager, een hogere manager of een manager Wetsnaleving. Samen met deze manager kunt u bepalen of er daadwerkelijk sprake is van belangenverstrengeling en zo ja, hoe dat kan worden opgelost. Potentiële gevallen van belangenverstrengeling zijn onder meer: • Financieel belang: als u een eigendomsbelang hebt in het bedrijf van een leverancier, concurrent of klant. (Wanneer u aandelen hebt via een fonds waarvan u niet zelf de deelnemingen beheert, zoals een beleggingsfonds, is er normaal gesproken geen sprake van belangenverstrengeling. Vraag bij twijfel de bedrijfssecretaris om raad.) • Nevenactiviteiten: wanneer u als inleenkracht, adviseur of werknemer werkt voor een leverancier, concurrent of klant; als u een zakelijk belang hebt buiten het bedrijf of een nevenactiviteit, waardoor u niet voldoende tijd en aandacht kunt besteden aan uw verantwoordelijkheden tegenover het bedrijf. • Familiebanden op het werk: als u betrokken bent bij het in dienst nemen van, leiding geven aan, evalueren van of beïnvloeden van de functioneringsbeoordeling, het salaris of de secundaire arbeidsvoorwaarden van een naaste verwante of goede vriend of het nemen van besluiten ten aanzien van transacties met hen als zakenrelatie. • Geschenken of giften: als u ongepaste persoonlijke geschenken of giften aanbiedt of ontvangt in ruil voor opdrachten, zoals buitensporige of ongepaste zakelijke gunsten. Schenkingen van contant geld zijn niet geoorloofd. • Bedrijfsmiddelen: als u onkosten declareert of bedrijfsmiddelen gebruikt (of laat gebruiken door anderen) voor andere doeleinden dan voor het bedrijf. Zie ook: Gebruik van bedrijfsmiddelen op pagina 31. • Inzet van agenten of andere vertegenwoordigers: als u een agent of tussenpersoon iets laat doen of vraagt te doen dat een medewerker van het bedrijf niet mag doen (bijvoorbeeld omkoping of een andere onwettige daad). • Bedrijfskansen: als u bedrijfskansen benut zonder de vereiste goedkeuring die aan het bedrijf hadden moeten worden aangeboden of als u met het bedrijf concurreert. Zie ook: Relaties op de werkplek, pagina 28.

33

The IMI Way Voorkennis en effectenhandel Onze klanten en het bedrijf vertrouwen erop dat wij verantwoord omgaan met vertrouwelijke en andere niet-openbare informatie die ons in verband met ons werk wordt toevertrouwd. IMI plc is op grond van wetten en voorschriften verplicht ontwikkelingen die waarschijnlijk van invloed zullen zijn op de aandelenkoers, aan te kondigen. Informatie over deze potentieel koersgevoelige ontwikkelingen wordt beschouwd als "voorkennis". Voorbeelden zijn handelsresultaten, belangrijke


bedrijfstransacties, grote veranderingen in de handelsvooruitzichten, wijzigingen in de

• Weet ik welke informatie van het bedrijf, klanten, leveranciers of andere zakenrelaties als vertrouwelijk wordt beschouwd of om andere redenen niet openbaar gemaakt mag worden? • Werk ik met informatie die nadelig zou kunnen zijn voor het bedrijf, als het openbaar wordt?

raad van bestuur en belangrijke regelgevingskwesties. IMI vindt het belangrijk op verantwoorde wijze om te gaan met voorkennis en zal disciplinaire maatregelen treffen tegen personen die zich niet aan de desbetreffende richtlijnen en voorschriften houden. IMI zal medewerkers niet toestaan te handelen in IMI-aandelen, terwijl dergelijke informatie nog niet bekend is gemaakt aan de markt. Uw verantwoordelijkheden en de interne beheersingsmaatregelen van IMI

• Ben ik voorzichtig in besprekingen met zakenrelaties of vrienden en let ik erop dat ik geen vertrouwelijke informatie van het bedrijf of klanten, leveranciers of andere zakenrelaties openbaar maak?

IMI-managers moeten potentieel belangrijke voorkennis leren herkennen en als volgt

• Ben ik op de hoogte van de regels van het bedrijf voor het handelen in IMI-aandelen door medewerkers die inzage hebben in koersgevoelige, vertrouwelijke informatie?

informatie wilt verstrekken aan iemand van buiten IMI, moet u een Executive

beschermen: • Openbaarmaking van gevoelige informatie door het bedrijf: gevoelige informatie mag uitsluitend openbaar worden gemaakt via het hoofdkantoor van IMI. • Informatie uitwisselen met personen die niet bij IMI werken: als u gevoelige Director om toestemming vragen en de desbetreffende persoon van tevoren een geheimhoudingsovereenkomst laten ondertekenen. • Informatie uitwisselen met IMI-collega's: als u gevoelige informatie wilt verstrekken aan een collega, ga dan eerst na of dit echt noodzakelijk is en of de desbetreffende persoon bevoegd is om de informatie te ontvangen. Stuur bijvoorbeeld niet standaard een kopie van uw e-mails met voorkennis naar collega's door en nodig collega's alleen uit voor vertrouwelijke bijeenkomsten, indien dat in het bedrijfsbelang is.

• Reageren op de pers of andere verzoeken om inlichtingen: Als u vragen krijgt van de pers of anderen over zaken die kunnen worden beschouwd als voorkennis, moet u uw mond houden en hen doorverwijzen naar de Chief Executive, IMI Group Finance Director of Investor Relations Director.

34

The IMI Way


Verder advies Verwijs personen met vragen of verzoeken om advies over dit onderwerp door naar een Executive Director of de bedrijfssecretaris.

Beperking van bevoegdheden Om ervoor te zorgen dat de bedrijfsactiviteiten en transacties naar behoren zijn goedgekeurd, heeft het bedrijf bepaalde hogere managers beperkte bevoegdheden toegekend voor het leiden van het bedrijf. Deze beperkte bevoegdheden kunnen binnen de IMI Group worden gedelegeerd. Raadpleeg een hogere leidinggevende, als u niet weet wat uw bevoegdheden zijn of als u anderen ervan verdenkt zonder bevoegdheid te handelen.

De juiste weg Help IMI het vertrouwen van anderen te winnen door de verantwoordelijkheid te nemen voor resultaten. Zorg er voor dat u verstandig en zorgvuldig omgaat met eventuele bevoegdheden die zijn verleend aan u als IMImedewerker. Voorbeelden van het gebruik van bevoegdheden zijn onder meer: • het selecteren van vertegenwoordigers voor het bedrijf; • het ondertekenen van contracten of overeenkomsten namens het bedrijf; • het vaststellen van prijzen of andere voorwaarden voor de verkoop van producten of diensten.

35

The IMI Way Zakenrelaties Ook uit onze betrekkingen met leveranciers, agenten en vertegenwoordigers, toezichthouders en zelfs concurrenten blijkt ons streven naar verantwoord ondernemen. Deze betrekkingen moeten altijd gebaseerd zijn op gepast gedrag, respect, degelijke zakelijke besluiten en onze inzet voor onze klanten, beleggers en medewerkers. Het aanhoudende succes van IMI hangt samen met dat van andere zakenrelaties en het respect van onze concurrenten. Inkoopmethoden De wijze waarop we grondstoffen, apparatuur en andere goederen en diensten die we inkopen, aanschaffen en gebruiken, heeft gevolgen voor onze resultaten en daardoor voor die van onze klanten en aandeelhouders. Wij willen waarborgen dat de wijze waarop wij deze goederen en diensten krijgen, bijdraagt aan het succes van het bedrijf en respect toont voor onze vele huidige en potentiële leveranciers. Van elk IMI-bedrijf wordt verwacht dat ze een rechtvaardig inkoopproces hanteren en streven naar de beste inkoopwaarde. Over het algemeen geldt dat inkoopprocessen gebaseerd moeten zijn op feitelijke, objectieve informatie uit documenten die aan alle relevante leveranciers zijn verschaft. Tijdens dit proces mag een potentiële leverancier niet worden gediscrimineerd op grond van ongepaste overwegingen, zoals geslacht, ras, nationaliteit of leeftijd van de managers.

Eerlijke concurrentie Bij IMI houdt eerlijke concurrentie in dat wij ons zelfs bij hevige concurrentie eerlijk en verantwoord gedragen in ons streven onze klanten van dienst te zijn en onze aandeelhouders rendementen te leveren. Wij houden ons aan de wetten en voorschriften inzake eerlijke concurrentie en antitrustvorming in de landen waarin wij actief zijn en aan de richtlijnen van IMI en het plaatselijke bedrijf. Aandachtspunten zijn onder meer:

36

The IMI Way


• overeenkomsten met klanten, leveranciers of concurrenten die de mededinging op onrechtmatige wijze zouden kunnen beperken. Er zijn talloze activiteiten die in strijd kunnen zijn met dit beleid en soms overtreden medewerkers deze voorschriften onopzettelijk. Voorbeelden zijn het bespreken en afspreken van prijzen met concurrenten, het manipuleren van aanbestedingen, het samenvoegen van afzonderlijke producten of het eisen dat klanten bepaalde verkoopprijzen rekenen. • eenzijdige acties die de mededinging op onrechtmatige wijze beperken. Voorbeelden zijn het vaststellen van prijzen om concurrenten uit de markt te prijzen of het weigeren zaken te doen met een klant of leverancier, tenzij deze ook zaken doet met het bedrijf op een ander afzonderlijk vlak. • een concurrent of diens producten en diensten in diskrediet brengen, bijvoorbeeld in besprekingen met potentiële of bestaande klanten, leveranciers of andere concurrenten.


• onaanvaardbare manieren om marktinformatie te verzamelen, bijvoorbeeld door • Ben ik op de hoogte van de uitwisseling met concurrenten, bedrieglijke voorstelling, spionage of ongepaste inzet van marketingadviseurs of andere derden. Deze regels kunnen behoorlijk ingewikkeld zijn en per regio of land verschillen. Met

bedrijfsrichtlijnen voor de eerlijke en juiste inkoop van producten of goederen?

• Weet ik wat ik met concurrenten mag bespreken, wanneer ik hen spreek?

name als u een verkoop- of marketingfunctie hebt, regelmatig contact hebt met klanten, • Moet leveranciers of concurrenten of werkt met bedrijfsafspraken of -contracten, is het belangrijk dat u op de hoogte bent van de relevante wetten en voorschriften en het beleid en de procedures van IMI en het plaatselijke bedrijf inzake eerlijke concurrentie. Vraag bij twijfel over dit ingewikkelde onderwerp altijd om advies.

ik voor mijn werk documenten of andere informatie opstellen met betrekking tot de export of import van producten of diensten? Zo ja, weet ik dan welke eisen daaraan worden gesteld?

Let met name op de volgende punten: Betrekkingen met concurrenten: betrekkingen met concurrenten zijn een van de meest gevoelige punten in de mededingingswetgeving. Vermijd regelingen of afspraken met concurrenten om de mededinging te beperken. Bijvoorbeeld: • vermijd afspraken met concurrenten: • over prijzen of kortingen of het uitwisselen daarvan met concurrenten; • over de planning van prijswijzigingen of het "nadoen" van prijswijzigingen; • over het niet concurreren met hen (of alleen terughoudend te concurreren) voor bepaalde producten of in bepaalde gebieden;

37

The IMI Way • over het boycotten van bepaalde klanten of het niet offreren voor bepaalde projecten; • over wie aan welke klanten zal leveren of wie de meest aantrekkelijke offerte zal indienen voor een contract of aanbesteding; • verschaf concurrenten geen informatie over of kopieën van uw prijslijsten, wanneer ze zijn herzien, en vraag concurrenten niet om hun prijslijsten; • woon geen bijeenkomsten van een handelsvereniging of ander branchebijeenkomsten bij, als u weet dat uw concurrenten prijzen, marketingplannen of een van bovenstaande punten willen bespreken; verlaat dergelijke bijeenkomsten, wanneer deze onderwerpen aan de orde komen. (Als u om deze reden een bijeenkomst verlaat, vraag dan of uw vertrek wordt opgenomen in de notulen.)

Betrekkingen met klanten: vermijd regelingen met klanten om de mededinging te beperken. Bijvoorbeeld: • eis niet dat klanten (waaronder distributeurs) uw producten voor een bepaalde prijs doorverkopen (het aangeven van een adviesprijs kan wel geoorloofd zijn, mits uw klant niet verplicht is zich hieraan te houden); • eis niet van distributeurs dat ze uw producten op bepaalde locaties of aan bepaalde klanten doorverkopen; • stel geen "exportprijs" en "binnenlandse prijs" vast voor producten die worden verkocht aan klanten in hetzelfde land, afhankelijk van de locatie van de eindgebruiker. Als uw bedrijf een aanzienlijk aandeel heeft van de desbetreffende markt (circa 40% of meer), moet u advies vragen voor u weigert te leveren, korting of loyaliteitsbonussen verleent of afbraakprijzen biedt aan een klant of distributeur of een exclusieve leveringsovereenkomst met hen sluit. Bij twijfel over dit onderwerp kunt u de overkoepelende afdeling Juridische zaken van IMI of een juridisch adviseur ter plaatse om advies vragen.

Import- en exportmaatregelen Als wereldbedrijf doen IMI en zijn dochtermaatschappijen zaken over landsgrenzen heen, waarbij voor elk land verschillende maatregelen gelden met betrekking tot export, import, embargo's en boycots. Wij moeten de voorschriften van elk land naleven en eventuele conflicten op dit punt oplossen. Hierdoor kunnen onze producten, diensten en grondstoffen zonder problemen worden vervoerd, wat de bedrijfsactiviteiten van IMI en onze klanten makkelijker maakt.

38

The IMI Way


• Import: vaak zijn voor de import van producten bepaalde vergunningen, certificaten, toeslagen en documenten nodig. • Export: er zijn vaak voorschriften voor de soorten grondstoffen, producten en diensten die van het ene land naar het andere geëxporteerd mogen worden. Soms kan een land beperkingen opstellen voor het exporteren van bepaalde informatie (zoals gegevens over de nationale veiligheid) of technologie (zoals softwareprogramma's). Ook kan een land soms verbieden intellectueel eigendom (zoals technische informatie) door te geven aan iemand die geen staatsburger van het desbetreffende land is, zelfs al is het binnen de landsgrenzen. Ga na of er exportvergunningen, certificaten en documenten vereist zijn en vraag deze aan. • Embargo's/boycots: een land kan bepaalde handelsbetrekkingen met een ander land beperken en ook verbieden de eindbestemming van een zending te verhullen door de goederen te exporteren via een ander land.

De juiste weg Laat zien hoe we van onszelf, onze partners en onze leveranciers de hoogste ethische normen verwachten. Houd de activiteiten van onze partners en leveranciers in de gaten wanneer ze met ons samenwerken om te waarborgen dat zij zich aan de overeengekomen normen houden. Zie ook: Mensenrechten, pagina 41.

Als u in uw werk te maken hebt met het vervoeren van grondstoffen, producten of diensten over landsgrenzen of het uitwisselen van intellectueel eigendom of niet-openbare informatie van het bedrijf met anderen in een ander land, zorg er dan voor dat u op de hoogte bent van alle relevante vereisten.

Handelspraktijken leveranciers Bij IMI willen we samenwerken met zakenrelaties die verantwoord ondernemen. Ook beseffen we welke bijdrage wijzelf kunnen leveren aan een verantwoorde bevoorradingsketen. Onze bedrijfsvoering wordt afgestemd op de plaatselijke omstandigheden, maar wij verwachten van leveranciers en andere zakenrelaties dat zij ten minste voldoen aan de minimumnormen of aantonen daarnaar te streven binnen een overeengekomen redelijke termijn. De minimumnormen zijn onder meer: • naleving van alle relevante wettelijke voorschriften ter plaatse; • geen gebruik van kinder-, dwang-, slaven- of onvrijwillige gevangenisarbeid; • uitkering van lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden voor een normale werkweek die voldoen aan de nationale minimumeisen of die overtreffen; • werktijden die in overeenstemming zijn met de nationale wetgeving; • bescherming van de gezondheid en veiligheid van medewerkers door naleving van de normen die aansluiten bij de plaatselijke handelsgebruiken;

39

The IMI Way • bescherming van het milieu door naleving van de normen die aansluiten bij de plaatselijke handelsgebruiken. Indien een leverancier een overeengekomen verbeteringsplan niet haalt, kunnen wij het contract herzien en eventueel opzeggen. Van elk IMI-bedrijf wordt verwacht dat het passende procedures invoert om ervoor te zorgen dat leveranciers deze zaken aanpakken. Agenten of andere vertegenwoordigers dienen zich te houden aan de relevante voorschriften in deze gedragscode, wanneer zij voor IMI of een dochtermaatschappij werken of die vertegenwoordigen. Een IMI-bedrijf mag nooit een agent of andere vertegenwoordiger inzetten voor iets wat het zelf niet mag doen. Medewerkers die deze contacten onderhouden, dienen deze partners op de hoogte te stellen van de IMI-normen. Van elk IMI-bedrijf wordt verwacht dat het maatregelen treft om ervoor te zorgen dat partners aan deze vereisten voldoen.

Evaluatie van zakenrelaties Van IMI-bedrijven wordt verwacht dat ze potentiële zakenrelaties voldoende natrekken om te controleren of het risico aanvaardbaar is voor het bedrijf. Bij een dergelijke beoordeling moet informatie worden nagetrokken die relevant is voor de verwachte betrekking met de potentiële zakenrelatie, zoals financiële status, juridische zaken, arbeidsomstandigheden en ethiek en wetsnaleving.

Rechtvaardig en ethisch handelen Van elke medewerker wordt verwacht dat hij/zij op eerlijke wijze zaken doet en nooit een valse voorstelling geeft van zichzelf, het bedrijf of de producten of diensten. Probeer nooit voordeel te behalen door oneerlijke, corrupte of andere frauduleuze of onwettige activiteiten.

Raadpleeg de richtlijn • Heb ik ervoor gezorgd dat agenten of andere vertegenwoordigers van IMI waarmee ik samenwerk, op de hoogte zijn van de gedragsnormen van het bedrijf? • Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik eerlijk en open ben tegenover de potentiële en bestaande zakenrelaties waarmee ik te maken heb?

40

The IMI Way


The IMI Way Gemeenschappen IMI heeft veel te danken aan de gemeenschappen waarin wij actief zijn en moeten hen blijven respecteren. Wij hebben plichten als verantwoorde onderneming en moeten onze beloften aan de gemeenschap nakomen. Wij willen De juiste omwonenden laten zien dat wij hun steun op prijs weg stellen. Daarom blijft IMI economische, maatschappelToon respect voor de gemeenschappen waarin wij ijke en milieunormen steunen, de mensenrechten actief zijn. Help IMI een eind te maken aan kinderarbeid respecteren, plaatselijke gemeenschappen helpen door overeenkomstig het Verdrag inzake de rechten van het liefdadigheidsacties en vrijwilligerswerk en goed kind van de Verenigde Naties communiceren met al onze belanghebbenden. en het Global Compact van de Verenigde Naties. Meld eventuele vermeende overtredingen van de mensenrechten door een leverancier van IMI of een andere zakenrelatie aan uw manager.

Mensenrechten In het kader van verantwoord ondernemen zet IMI zich in voor de mensenrechten. IMI blijft ervoor zorgen dat medewerkers in een veilige omgeving werken waarin hun menselijke waardigheid wordt gerespecteerd. Het bedrijf respecteert de internationaal erkende mensenrechten, zoals vastgelegd in de universele verklaring van de rechten van de mens van de Verenigde Naties en andere relevante internationale verdragen

Zie ook: Veiligheid, gezondheid en milieu,pagina 26,en Handelspraktijken leveranciers, pagina 39.

en richtlijnen. IMI zal ook onze leveranciers stimuleren zich aan deze normen te houden. Het hogere management van werkmaatschappijen dient ervoor te zorgen dit beleid in hun vestigingen wordt nageleefd. Alle medewerkers moeten helpen ervoor te zorgen dat het bedrijf: • geen gebruik maakt van kinder-, dwang-, slaven- of onvrijwillige gevangenisarbeid; • een veilige en hygiënische werkplek verschaft op basis van de geldende normen, de beschikbare kennis in de sector en eventuele specifieke gevaren; • de gezondheid of veiligheid van omwonenden of gebruikers van onze producten niet in gevaar brengt; • de gevolgen van de bedrijfsactiviteiten en producten voor het milieu zoveel mogelijk beperkt;

41

The IMI Way • lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden uitkeert aan medewerkers voor een normale werkweek die voldoen aan de nationale minimumeisen of die overtreffen; • ervoor zorgt dat de werktijden van medewerkers in overeenstemming zijn met de wet; • voldoet aan de nationale wetgeving inzake het recht van medewerkers op vakbondslidmaatschap en collectieve arbeidsovereenkomsten.

Ondersteuning van de gemeenschap Wij beseffen dat wij onze gemeenschappen moeten ondersteunen. Dit doen wij onder meer door bepaalde goede doelen of liefdadigheidsinstellingen te sponsoren. Wij doen dit op verantwoorde wijze, doordat wij alleen erkende nationale en plaatselijke goede doelen en liefdadigheidsinstellingen steunen die over het algemeen een gecontroleerd jaarverslag moeten indienen en die het best passen bij IMI of zijn dochtermaatschappijen qua locatie, doel of relevantie.

Giften aan politieke partijen Zet geen bedrijfskapitaal of -middelen in voor politieke activiteiten of belangen zonder voorafgaand overleg met de overkoepelende afdeling Juridische zaken van de IMI Group en toestemming van de IMI Group Finance Director. Over het algemeen stemt het bedrijf niet in met giften aan politieke partijen.

Communicatie met derden Omwonenden en andere externe belanghebbenden vertrouwen op wat wij hen

Raadpleeg de richtlijn • Bestaat in het land of de regio waar ik werk het risico van overtreding van de mensenrechten? Zo ja, hoe kan ik ervoor zorgen dat deze belangrijke normen niet worden geschonden in de uitvoering van de bedrijfsactiviteiten? • Neem ik deel aan nevenactiviteiten waarvoor ik mijn functie binnen het bedrijf kan aanwenden? • Heb ik contact met mensen buiten het bedrijf, waarvoor ik op de hoogte moet zijn van de bedrijfsrichtlijnen inzake de bescherming van bedrijfsinformatie?

42

vertellen over de bedrijfsactiviteiten. Het is essentieel dat wij hun vertrouwen in ons niet beschamen en zorgen voor constante, duidelijke en open communicatie met hen. Zorg ervoor dat alle informatie die wij hen verschaffen, nauwkeurig, rechtvaardig, op tijd, begrijpelijk en relevant is. Alleen bevoegde medewerkers mogen communiceren met onze externe belanghebbenden; zo kan worden gewaarborgd dat deze informatie goed gecontroleerd is. Zie ook: Communicatie en beleggersbetrekkingen, pagina 30.

The IMI Way


The IMI Way Aanvullend referentiemateriaal Hieronder staan meer bronnen van informatie en advies, als u vragen of twijfels hebt over de gedragscode en de betekenis ervan voor u, uw functie en uw bedrijf: • Uw manager • Uw plaatselijke manager Juridische zaken of Wetsnaleving • Uw plaatselijke manager Personeelszaken • Uw plaatselijke manager Financiën of de IMI Group Finance Director • Uw plaatselijke manager Veiligheid, gezondheid en milieu • Een hogere manager in uw bedrijf • De bedrijfssecretaris of een andere bedrijfsjurist van IMI • De IMI Chief Compliance Officer • Het hoofd van Group Risk Management • De IMI Group Human Resources Director • De intranetsite van het bedrijf (Passport) of het plaatselijke intranet van uw bedrijf • De website van IMI plc (www.imiplc.com) • Een lid van de directie of de Raad van bestuur van IMI plc • De vertrouwelijke en anonieme IMI-hotline (www.imihotline.com)

43

The IMI Way Telefoonnummers IMI-hotline Land Nummer Verenigd Koninkrijk. . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-032-8483 Australië. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-800-339276 Oostenrijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-291870 België. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-77004 Brazilië. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-8911667 Canada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 888-271-4619 Tsjechische Republiek . . . . . . . . . . . . . . . . . 800-142-550 China (Noord). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-800-712-1239 China (Zuid) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-800-120-1239 Denemarken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80-882809 Finland. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-1-14945 Frankrijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-902500 Duitsland. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-1016582 India. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 000-800-100-1071 Italië. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 800-786907 Japan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . J5 0044-22-11-2505 JP 00531-121520 Korea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . K2 00308-110-480 KO 00798-1-1-009-8084 00798-14-800-6599 Maleisië. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-800-80-8641 Mexico. . . . . . . . . . . . . . . . . . M1-M5 001-866-737-6850 (Nieuw) 001-800-840-7907 Nederland0800-0226174 Noorwegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 800-15654 Polen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0-0-800-1211571 Spanje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 900-991498 Zweden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 020-79-8729 Zwitserland. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-562907 Taiwan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 00-801-102-880 Thailand. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 001-800-12-0665204 Verenigde Staten, Guam, Porto Rico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 888-271-4619 Medewerkers in andere landen kunnen de website www.imihotline.com raadplegen. Selecteer uw land om het juiste telefoonnummer te vinden. Bij problemen met bovenstaande telefoonnummers kunt u bovengenoemde website raadplegen voor het meest recente telefoonnummer. Of bel het hoofdkantoor van IMI om het telefoonnummer te vragen (desgewenst anoniem) (+44 (0) 121 717 3700).

44

The ,0, Way

*.*QMD0O[F(FESBHTMJKOWBO7FSBOUXPPSEFMJKLF;BLFO ª*.*QMD www.imiplc.com

Onze Gedragslijn van Verantwoordelijke Zaken

Recommend Documents