Ongekontroleerde kopie

CODA-CERVA Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie Centre d’Etude et de Recherches Vétérinaires et Agrochimiques

PRO/5.1/05 Vnr : 07 Datum/Date : 30/11/09 Titel/Titre : Flux des échantillons au sein du CERVA-Tervuren Flow van de stalen in het CODA-Tervuren

Pg 1/9

Doel / Objet : Deze procedure beschrijft de ontvangst, de controle, de inschrijving, de identificatie en de distributie van de stalen die in het CODA-Tervuren binnenkomen en eveneens de opstelling van het beproevingsverslag. Cette procédure décrit la réception, le contrôle, l’enregistrement, l’identification et la distribution des échantillons arrivant au CERVA-Tervuren ainsi que la constitution du rapport d’essai.

Aantal kopieën in omloop / Copies en circulation : 15

Historiek / Historique

11/10/02 10/11/05 04/04/06 31/10/06

05

05/10/07

06 07

23/07/08 30/11/09

le er de

01 02 03 04

Reden(en) wijziging / Motif(s) de changement

Eerste editie / première édition Op aanvraag van de gebruikers / A la demande des utilisateurs Op aanvraag van de gebruikers / A la demande des utilisateurs Na opmerkingen toezicht audit Belac Suite aux remarques de l’audit de contrôle Belac Na opmerkingen toezicht audit Belac Suite aux remarques de l’audit de contrôle Belac Introductie van Extlab / Introduction de l’Extlab Na opmerkingen interne audit / Suite aux remarques audit interne

on tro

Datum vrijgave Date d’application

O

ng ek

Vnr

ko p

Bestemmelingen / Destinataires : zie distributielijst / Voir liste de distribution

ie

Toepassingsgebied / Domaine d’application : Deze procedure is van toepassing voor alle stalen die in het CODA-Tervuren binnenkomen en die moeten geanalyseerd worden volgens geaccrediteerde methodes. Cette procédure s’applique à tous les échantillons entrant au CERVA-Tervuren et devant être analysés selon des méthodes accréditées.

Auteur Naam / Nom

Debongnie P.

Kwaliteitsverantwoordelijke Responsable Qualité Knapen K.

Algemeen directeur Directeur général Kerkhofs P.



Pg 2/9

1.DOEL Deze procedure beschrijft de ontvangst, de controle, de inschrijving, de identificatie en de distributie van de stalen die in het CODA-Tervuren binnenkomen en eveneens de opstelling van het beproevingsverslag.

2.TOEPASSINGSGEBIED

ie

Deze procedure is van toepassing op alle stalen die het CODA-Tervuren binnenkomen en die moeten geanalyseerd worden volgens geaccrediteerde methodes.

ko p

3.LIJST VAN REFERENTIEDOCUMENTEN

le er de

PRO/2.7/01 : Beheer van afwijkingen; PRO/5.1/04 : Afvalverwijdering; PRO/5.7/01 : Archivering; PRO/4.3/01 : Beheer van goederen.

4.DEFINITIES EN AFKORTINGEN

5.INHOUD Monsterstroom :

on tro

De definities van een klant, een analyseaanvraager en de diensturen en de afkortingen zijn terug te vinden op het document “PRO/2.1/01/DOC02 : lijst van definities en afkortingen” dat beschikbaar is op het intranet.

ng ek

Ontvangst van paketten met stalen Eventuele tijdelijke opslag

O

Inschrijving / Omschrijving van de stalen Opslag Analyses Beproevingsverslag Archivering Vernietiging



Pg 3/9

5.1. De klant De klant heeft de instructies betreffende het sturen van stalen naar het CODA-Tervuren ontvangen (cf. PRO/5.1/05/DOC09). 5.2. De ontvangst van de stalen

ie

De ontvangst van de stalen kan gebeuren door : - de receptionist/huisbewaarder van het F.L.V.V.T. (FAVV stalen, stalen buiten de diensturen : ontvangstformulier (cf. PRO/5.1/05/DOC01) in te vullen); - een personeelslid; - de magazijnier of de aministratief bediende verantwoordelijk voor de ontvangst van de stalen.

ko p

Eventueel mogen de stalen voorlopig opgeslagen worden in de best mogelijke omstandigheden (cf. nota 5.8.1). Een ontvangstformulier (cf. PRO/5.1/05/DOC01) moet dan ingevuld worden en bij de inkomende post gelegd worden. De receptionist/huisbewaarder van het F.L.V.V.T. of het personeelslid die de stalen heeft ontvangen moet, zo snel mogelijk, de magazijnier of de aministratief bediende verantwoordelijk voor de ontvangst van de stalen verwittigen.

le er de

De magazijnier of de aministratief bediende van het CODA verantwoordelijk voor de ontvangst van de stalen noteert in het ontvangstboek (één lijn per levering) : - datum, uur, aantal pakketten, zijn paraaf en het nummer van levering (die op elk pakket wordt aangebracht).

ng ek

5.3. Inschrijving van de stalen

on tro

De magazijnier of de aministratief bediende verantwoordelijk voor de ontvangst van de stalen vult het ontvangstformulier in (cf. PRO/5.1/05/DOC01) waarin het volgende wordt vermeld : - datum, uur en het aantal geleverde pakketten ; - de staat van de zegels indien deze aanwezig zijn ; - indien gekend, de naam van de persoon voor wie de levering bestemd is ; - de naam van de transportfirma en/of de naam van de persoon die het pakket levert ; - het volgnummer van de levering (nummer uit het ontvangstlogboek, aangebracht op elk pakket, één nummer per levering, een volgnummer dat bij het begin van elk jaar op nul gezet wordt) ; - de temperatuur van het pakket (omgevingstemperatuur/gekoeld/diepgevroren) ; - eventuele opmerkingen in verband met het pakket. Hij noteert zijn initialen en parafeert.

O

De inschrijving van de stalen gebeurt door de administratie. Voor elk analyseaanvraagformulier wordt een dossier geopend. Een ontvangstformulier van de stalen moet in elk dossier. De verantwoordelijke voor inschrijving zorgt, indien nodig, voor de nodige kopies van het formulier voor alle dossiers. Dit is niet het geval voor de stalen van het FAVV die in Extlab zijn opgenomen vermits de aanvraag elektronisch gebeurt. Voor deze stalen dient de verantwoordelijke de gegevens te raadplegen in Extlab (Fiche FNGénerique). Deze gegevens dienen voor de analyseaanvraag.

5.3.1. Bewaring van de stalen voor de inschrijving

Indien de verantwoordelijke voor inschrijving van stalen, het staal niet dadelijk kan inschrijven, worden de pakketten opgeslagen in de meest gunstige omstandigheden (cf. nota 5.8.1). Deze vult in het derde kader op het ontvangstformulier voor pakketten de plaats in van tijdelijke opslag, zijn initialen en paraaf. Indien niet-identificeerbare stalen in het labo komen, zal een wachttijd van 10 werkdagen in acht genomen worden zodat de eventuele klant zich kan melden voordat de stalen verwijderd worden.

5.3.2. De klantenfiche

De verantwoordelijke voor inschrijving van stalen opent het paket en neemt de analyseaanvraag eruit indien het staal niet via Extlab aangeleverd werd. Indien het een nieuwe klant betreft, maakt de verantwoordelijke voor de inschrijving van stalen een klantenfiche (cf. PRO/5.1/05/DOC02). Hij kent een klantnummer toe (volgnummer per jaar, formaat : Cxxxx.yyyy.00, waarin xxxx het jaar van de komst van de klant en yyyy het volgnummer).



Pg 4/9

Hij noteert de gegevens van de klant (naam, adres, en indien mogelijk telefoonnummer, fax en e-mail adres), de gegevens van de persoon of de dienst naar wie de faktuur gestuurd moet worden (met nummer : Cxxxx.yyyy.01) en de gegevens van de contactpersonen (aanvrager, personen naar wie de resultaten moeten worden gestuurd, enz.), die het nummer Cxxxx.yyyy.02 en volgende krijgen. Als het geen nieuwe klant betreft, maar als er nieuwe gegevens aan de klantenfiche moeten worden toegevoegd, moet de verantwoordelijke voor het inschrijven van de stalen de klantenfiche aanvullen.

ie

Indien er een fout staat in de gegevens van de klant, kunnen er wijzigingen aangebracht worden, deze wijzigingen moeten geparafeerd worden. Opdat de klantenfiches leesbaar zullen blijven in geval van belangrijke veranderingen (bijvoorbeeld een adresverandering) mag het te veranderen document volledig doorgestreept worden, altijd gedateerd en geparafeerd en er wordt een nieuw document opgemaakt met de nieuwe gegevens. Het oude doorstreepte document, gedateerd en geparafeerd, wordt bewaard samen met het nieuwe klantenfiche.

ko p

5.3.3. Inschrijvingsformulier van stalen

De verantwoordelijke voor inschrijving vult het inschrijvingsformulier van de stalen in (cf. PRO/5.1/05/DOC03). Hij vult de datum in en de referenties van de klant, als die op de analyseaanvraag of in Extlab worden vermeld.

le er de

Hij parafeert dit formulier en vermeldt zijn initialen. Hij kent een dossiernummer toe en noteert dit op het inschrijvingsformulier. Dit nummer heeft als formaat Dxxxx.yyyy waarin xxxx het jaar en yyyy het volgnummer is. De verantwoordelijke voor inschrijving moet het laatst toegekend dossiernummer in het inschrijvingslogboek nakijken en 1 toevoegen. De nummering begint elk nieuw jaar met 0001.

ng ek

on tro

Hij beantwoordt de vragen betreffende de juistheid van de aanvraag en vult de bijhorende informatie aan : - is de analyseaanvraag bijgevoegd of in Extlab te vinden (Y/N) ?; (voor de stalen waarvan de analyseaanvraag is terug te vinden in de database ExtLab van het FAVV, “Y” antwoorden en “ExtLab” schrijven rechts naast het vakje Y/N) - is de naam van de klant vermeld (Y/N) ? Hij schrijft de naam van de klant en zijn nummer op; - vermeldt of de klantenfiche volledig is (Y/N) ; - schrijft de naam en het nummer van de analyseaanvrager op ; - schrijft de naam en nummer(s) op van de personen naar wie de resultaten gestuurd moeten worden (men neemt aan dat het beproevingsverslag alleen naar de aanvrager gestuurd moet worden, als er in de aanvraag niets vermeld wordt); - wordt het aantal stalen vermeld in de aanvraag (Y/N) ? Hij schrijft het aantal op de voorziene plaats; - komt dit aantal overeen met het getelde aantal (Y/N) ? Hij schrijft het getelde aantal op de voorziene plaats; - kregen alle stalen een apart nummer van de klant (Y/N) ?; - zijn de te meten parameters duidelijk gepreciseerd (Y/N) ?. Hij noteert eventueel andere opmerkingen in verband met de juistheid van de aanvraag, duidt aan (Y/N) of de aanvraag klopt (d.w.z. werden alle bovenstaande « Y/N » vakken met Y ingevuld) en parafeert het eerste kader van het inschrijvingsformulier.

O

Indien de analyseaanvraag niet correct is, probeert de verantwoordelijke voor de inschrijving de aanvraag zo vlug mogelijk in orde te brengen. Hij kan de technisch verantwoordelijke en/of de klant contacteren voor verdere informatie; contact kan opgenomen worden via telefoon, fax, E-mail met een eventuele bevestiging per brief of fax, die wordt toegevoegd aan het dossier. Alle genomen maatregelen die geen onmiddellijk resultaat hebben om de aanvraag kloppend te maken moeten genoteerd worden volgens de procedure beheer van afwijkingen (PRO/2.7/01). Het formulier met onregelmatigheden wordt aan het dossier toegevoegd. De stalen die horen bij deze niet kloppende aanvraag worden opgeslagen in de best mogelijke omstandigheden (cf. nota 5.8.1) en de plaats van opslag wordt genoteerd op het ontvangstformulier. Als de aanvraag gelijkvormig is, parafeert de verantwoordelijke voor inschrijving van stalen het inschrijvingsformulier op de daarvoor voorziene plaats.

5.3.4. Beschrijving van de stalen

De verantwoordelijke voor inschrijving vult het « Beschrijvingsformulier van stalen » in (cf. PRO/5.1/05/DOC04). Hij vult het dossiernummer in, parafeert en vult het formulier aan met de volgende gegevens : - identificatie van de stalen zoals door de klant aangegeven; - beschrijving van de stalen (water, …); - eventuele opmerkingen (stalen met zegels of niet, …);



Pg 5/9

- het nummer die hij aan elk staal toekent (CODA-nummer van de stalen) : één nummer per staal met het formaat « Exxxx.wwww », (waarin xxxx staat voor het jaar en wwww voor het volgnummer). De verantwoordelijke voor inschrijving moet het laatst toegekend staalnummer (wwww) controleren in het inschrijvingslogboek en er 1 aan toevoegen voor het nummer van het eerste staal van het nieuwe dossier : wwww+1. De nummering begint elk nieuw jaar met 0001; - de plaats van de stalen in de opslagplaats ; - de door de klant gevraagde termijn (als normaal beschouwd, indien niet vermeld); - de naam van de technisch verantwoordelijke (TV) voor de aangevraagde parameters.

5.3.5. De nummering van de stalen

ko p

ie

De verantwoordelijke voor inschrijving kleeft op elke verpakking of recipiënt een etiket waarop staat: • het nummer dat hij toekent aan het staal • de juiste plaats waar hij het staal stockeert (Op dit etiket zijn ook volgende velden voorzien die nadien door een analist worden ingevuld: • datum van opening

5.3.6. Het inschrijvingslogboek

le er de

De verantwoordelijke voor inschrijving noteert in het inschrijvingslogboek (een lijn per dossier) : naam van de klant, het dossiernummer, het eerste en het laatste CODA-nummer dat aan de stalen van dit dossier werd toegekend, de datum, zijn initialen en zijn paraaf.

on tro

Opmerking : in het geval stalen opnieuw geanalyseerd moeten worden ingevolge een klacht van de klant: - wordt een nieuw dossier (« dossier zoon ») geopend met een nieuw dossiernummer - worden de stalen opnieuw ingeschreven en krijgen dus ook nieuwe staalnummers - wordt het nieuw dossier ingeschreven in het inschrijvingslogboek en op het inschrijvingsformulier van het « dossier vader »

5.3.7. Formulier voor opvolging van de stalen

O

ng ek

De verantwoordelijke voor inschrijving stockeert de stalen in het stockagelokaal (of in een koelruimte – koelkast, diepvriezer of koude kamer – bestemd voor het stockeren van stalen, cfr. nota 5.8.1). Hij begint een formulier van opvolging van de stalen (cfr. PRO/5.1/05/DOC5) in te vullen door het noteren van de datum, het dossiernummer en zijn paraaf en door de eerste kolommen van de tabel in te vullen (een lijn per staal) met de CODA-nummers van de stalen, hun omschrijving en de juiste plaats waar ze gestockeerd zijn. Dit formulier wordt bewaard in het stockagelokaal en overeenkomstig door de anlalisten aangevuld. Wanneer stalen in andere lokalen worden geplaatst (koelruimte of archiveringslokaal), mag het formulier worden meegenomen voor de tijd nodig om de juiste plaats te noteren waar de stalen zijn geplaatst, maar het moet onmiddellijk worden teruggebracht naar het stockagelokaal en terug ingevoegd in de hiervoor bestemde opbergmap, rekening houdend met de volgorde van de dossiernummers.

5.3.8. Doorgeven van een kopie van het dossier

De verantwoordelijke voor de inschrijving geeft een kopie van het dossier (het dossier omvat : de ontvangst-, inschrijvingen beschrijvingsformulieren en de analyseaanvraag) door aan de technisch verantwoordelijke of in geval van afwezigheid aan een personeelslid van de eenheid. Deze dateert en parafeert het origineel formulier voor beschrijving van stalen voor ontvangst van de kopieën. De verantwoordelijke voor inschrijving bewaart de originelen in het dossier op de administratie. De verantwoordelijke voor inschrijving en de technisch verantwoordelijken hebben toegang tot deze dossiers. In het geval het een Extlab dossier betreft raadpleegt de technisch verantwoordelijke de elektronische aanvraag (Fiche FNGénerique). 5.4. Werkbladen en distributielijst van werkbladen Het moet mogelijk zijn om, op elk moment, de stalen en extracten van stalen te localiseren en te weten wie welke manipulatie uitgevoerd heeft en wanneer dit gebeurde. De organisatie van de flow van de stalen binnenin het laboratorium en de interne verslagen van de verschillende SOPs kunnen daarvoor zorgen. Als het niet het geval is, moet er gebruik gemaakt worden van de werkbladen en distributielijst van werkbladen beschreven in deze paragraaf.



Pg 6/9

5.4.1. Rol van de technisch verantwoordelijke

De technisch verantwoordelijke (TV) zorgt voor het klaarmaaken van de volgende documenten: - één of meerder werkbladen, die zullen overhandigd worden aan de betrokken analisten, - een distributielijst van de werkbladen. Deze documenten maken deel van het dossier en zullen met de resultaten overgegeven worden aan de administratie.

ie

De hoofding van elk werkblad (PRO/5.1/05/DOC06) dient de volgende inlichtingen over te nemen: - dossiernummer - nummer en datum van het werkblad - naam van de technisch verantwoordelijke - naam van de analist voor wie het werkblad bestemd is - naam van de persoon die het werkblad heeft opgesteld.

le er de

ko p

Deze hoofding wordt gevolgd door een tabel die een lijn per staal bevat. De TV let erop dat voor elk staal de volgende inlichtingen in de tabel vermeld worden: - staalnummer (nummer toegekend door het CODA) - juiste plaats van stockage - te analyseren parameters (behalve in het geval het gevraagde werk een voorbereiding is en geen meting) - uit te voeren werk (bvb. SOP n°) - termijn binnen welke het werk beëindigd zou moeten zijn Indien de tabel over meerdere bladzijden gespreid is, dient elke bladzijde te vermelden: - het dossiernummer - het nummer van het werkblad - het nummer van het blad

on tro

De hoofding van de distributielijst van werkbladen (PRO/5.1/05/DOC08) dient volgende inlichtingen te bevatten: - dossiernummer - datum (van het eerste werkblad) - naam van de technisch verantwoordelijke

ng ek

Deze hoofding wordt gevolgd door een tabel die een lijn per werkblad bevat. De technisch verantwoordelijke let erop dat voor elk werkblad de volgende inlichtingen in de tabel vermeld worden: - nummer van het werkblad - naam van de analist voor wie het werkblad bestemd is - eventuele opmerkingen (bvb. SOP n°)

O

Indien de tabel over meerdere bladen verspreid is, dient op elk blad vermeld te zijn: - het dossiernummer - het nummer van het blad

5.4.2. Rol van de analist die het werk uitvoert

Wanneer het werkblad aan de analist overhandigd wordt, dateert en parafeert deze de overeenkomstige lijn in de distributielijst. Hij noteert achtereenvolgens op het werkblad: - de datum van aanvang van het werk - de datum waarop hij het werk beëindigd heeft - wanneer het om een voorbereiding gaat, de juiste plaats waar hij het staal heeft bewaard - wanneer het gaat om één parameter per staal, kan hij, op vraag van de technisch verantwoordelijke, op het werkblad het resultaat noteren en de eenheid waarin het resultaat is uitgedrukt. Bij het einde van het werk overhandigt hij het werkblad aan de persoon (analist of technisch verantwoordelijke) die het werk in ontvangst neemt.



Pg 7/9

5.4.3. Rol van de persoon (analist of technisch verantwoordelijke) die het beëindigde werk in ontvangst neemt

In alle gevallen dateert en parafeert deze persoon het werkblad voor ontvangst van de voorbereiding of het resultaat. Wanneer het gaat over de overhandiging van de eindresultaten aan de technisch verantwoordelijke, beslist deze al dan niet de resultaten goed te keuren en in bevestigend geval dateert en parafeert hij de kolom "goedkeuring" van het werkblad. Dan overhandigt hij het dossier (in dit stadium bestaande uit de werkbladen, de distributielijst en de gevalideerde resultaten) aan de administratie samen met de nodige gegevens voor de facturatie. In het geval van een Extlab dossier worden geen gegevens voor de facturatie gegeven. Bij het invullen van de resultaten in Extlab kunnen wel aanwijzingen worden gegeven in verband met afwijkingen van de basisprijs.

ie

5.4.4. Rol van de administratief verantwoordelijke

5.5. Realisatie van het werk en opvolging van de stalen

ko p

De administratief verantwoordelijke dateert en parafeert de distributielijst voor ontvangst van het dossier.

le er de

De analist gaat de stalen halen in de centrale stockageruimte, op de plaats aangeduid op het formulier voor opvolging van de stalen. Indien hij deze niet vindt of een anomalie vaststelt (onvoldoende hoeveelheid staal, ...), neemt hij contact op met de technisch verantwoordelijke. Indien blijkt dat de analyse niet mogelijk is, verwittigt de technisch verantwoordelijke de klant per brief, fax of e-mail. Een document van afwijking (PRO/2.7/01) wordt dan aan het dossier toegevoegd. Voor elk staal die hij naar het laboratorium meeneemt, dateert en parafeert de analist de overeenkomstige lijn op het formulier voor opvolging van de stalen (kolom "datum van wegname"). Wanneer hij het staal open doet, schrijft de analist de datum in het daartoe voorziene veld op het etiket van het staal.

5.6. Het beproevingsverslag

on tro

De flow van de stalen is voor elke eenheid beschreven in het document “ PRO/5.1/03 : flow van de stalen in de eenheid”

ng ek

De technisch verantwoordelijke maakt het beproevingsverslag op, na de verslagen van de analisten (werkbladen met resultaten en/of interne verslagen) gekregen te hebben. Het bevat geen opmerkingen noch aanbevelingen. Wanneer een deel van de analyses reeds werd uitgevoerd en het dossier nog niet volledig afgesloten werd, kan een gedeeltelijk beproevingsverslag opgesteld worden. Dit moet duidelijk op het verslag vermeldt worden.

O

Het beproevingsverslag zal door een uniek nummer gekenmerkt worden. Dat bestaat uit : het dossiernummer voorafgegaan door de letter R en eindigt op een versienummer dat bestaat uit 2 cijfers (de eerste versie is altijd 01). Bij voorbeeld, R2001.0542.01, betekent dat het gaat over het verslag betreffende dossier D2001.0542, eerste versie. Het nummer van het verslag en het logo van het CODA moeten op elke blad vermeld zijn. Iedere bladzijde moet genummerd zijn en het totaal aantal bladzijden (zonder bijlage) moet vermeld worden. Bovendien, moet het beproevingsverslag onderaan elke bladzijde, volgende verklaring bevatten: « Onderhavig beproevingsverslag mag noch gedeeltelijk, noch geheel gereproduceerd worden zonder schriftelijke toestemming van het CODA. » en « De in dit verslag vermelde resultaten hebben enkel betrekking op de geteste stalen. De monstername werd niet uitgevoerd door het CODA-Tervuren. »



Pg 8/9

on tro

le er de

ko p

ie

Het eerste gedeelte van dit beproevingsverslag is een administratief deel en bevat het volgende: - de naam en het adres van het CODA; - de naam van de klant of de firma; - de gegevens van de aanvrager en de contactpersonen voor het rapport, indien dit verschilt met de aanvrager; - de vermelding « Beproevingsverslag »; - het dossiernummer van het CODA-Tervuren; - het klantnummer; - de referentie van de klant, als die bestaat; - het nummer van het verslag; - indien nodig, vermelt men het nummer van het gedeeltijk beproevingsverslag tegenover de rubriek « Bijgevoegd bij »; - het nummer van het oorspronkelijk dossier van het CODA-Tervuren, in geval van een aangehecht dossier; - het aantal bijgevoegde bladzijden; - de datum van uitgifte van het beproevingsverslag; - kopie van het verslag opgestuurd naar; - een omschrijving van de stalen, die het volgende vermeldt: - de datum van ontvangst van de stalen; - de naam van de transporteur, die de stalen geleverd heeft; - het totaal aantal ontvangen stalen; en een tabel, die het volgende herneemt : - de identificatie van de stalen zoals opgegeven door de klant (nummering van de aanvrager); - de omschrijving van de stalen; - de temperatuur van de stalen bij ontvangst; - het staal nummer van CODA-Tervuren (labonummer); - eventuele opmerkingen (bv. het deel van het staal dat werd onderzocht als de staal niet in zijn geheel werd geanalyseerd). Het tweede deel van het rapport vermeldt (naast de vermeldingen op elke bladzijde) : - de gebruikte analysemethode; - de tabel(-len) met resultaten; - de naam en de handtekening van de technisch verantwoordelijke op de laatste bladzijde.

ng ek

Voor de stalen die niet via Extlab aangeleverd worden, tekent de technisch verantwoordelijke het verslag en geeft het door aan de administratief bediende. Deze stuurt het ondertekende exemplaar naar de aanvrager en een kopie naar iedereen die de resultaten moet ontvangen. De technisch verantwoordelijke stuurt aan de eenheid Finance en Beheerscontrole de facturatie instructies met duidelijke vermelding van de dossiersnummer(s) en de facturatiecodes.

O

Een kopie met de datum van verzending wordt bij het dossier in het CODA gevoegd. Veranderingen na afsluiting van en/of verzending van het beproevingsverslag, kunnen alleen gebeuren aan de hand van een ander verslag. Het nummer van de bewerking moet verhoogd worden met een eenheid. De vermelding « verbetering/toevoeging aan het originele beproevingsverslag » moet eveneens aanwezig zijn op het nieuwe verslag. Iedereen die de eerste versie van het verslag gekregen heeft, moet een nieuw ontvangen. De verklaringen voor de veranderingen worden vermeld in een formulier van afwijking (PRO/2.7/01/DOC01) gehecht aan het veranderde beproevingsverslag bewaard door het CODA Tervuren. Het verslag wordt verstuurd conform aan de eisen van de klant. Voor stalen die via Extlab aangeleverd worden, wordt een pro forma verslag opgemaakt dat enkel dient voor archivering. Enkel wanneer het een niet-conform staal betreft moet het rapport overgemaakt worden aan de bevoegde diensten zoals voorzien in de procedure voor niet-conforme stalen. Voor rapportering van de resultaten in Extlab, wordt het betreffende staal opgeroepen, het resultaat wordt ingevuld in het vak “Résultat” en de betreffende eenheid wordt aangeklikt in het vak “Unité”. Als alles correct is ingegeven wordt op “Set wijzigbaar” geklikt waarna de resultaten niet meer kunnen gewijzigd worden.



Pg 9/9

Als alle parameters zijn ingevuld, worden de resultaten verstuurd door te klikken op “Verstuur”, het opgeven van de “Login” en het paswoord. Het dossier wordt dan automatisch elektronisch overgebracht naar de directory “archief” Na opsturen van het verslag of na mededeling van het resultaat via Extlab kan de verantwoordelijke van de archivering van het dossier het complete dossier archiveren (PRO/5.7/01). 5.7. Archivering en verwijdering van de stalen Het archivering en verwijdering van de stalen gebeurt zoals beschreven in de procedure PRO/5.1/03.

ie

5.8. Nota’s

5.8.1. Bewaringsomstandigheden :

•

ko p

Het staal wordt bewaard in een kast op kamertemperatuur, afgeschermd van het licht (23°C ± 10°C), uitgezonderd voor een staal dat gekoeld werd of diepgevroren. In dit geval, zal het staal bewaard worden respectievelijk in een ijskast (5°C ± 5°C) of een diepvriezer (≤ -16°C). Wanneer er speciale omstandigheden van bewaring noodzakelijk zijn voor een bepaalde analyse, zullen deze omstandigheden beschreven worden in de SOP van deze analyse. Iedere kast, ijskast of diepvriezer wordt genummerd, iedere onderverdeling in deze opslagplaatsen zal gemerkt worden door letters.

le er de

•

5.9. Controle van het manueel overdragen van gegevens

on tro

Één keer per trimester zal elke technisch verantwoordelijke de overgedragene gegevens controleren door op willekeurige wijze, bij de verantwoordelijke voor externe rapportering, één afgesloten dossier te kiezen. Na het geheel van de overdracht beschreven te hebben zal hij op de kopie (Tervuren) van het beproevingsverslag de datum en zijn paraaf zetten om van de conformiteit van de overdracht te bevestigen. In geval van een vergissing die de resultaten beinvloedt, zal een nieuw beproevingsverslag naar de klant gestuurd worden. 6.BIJLAGEN

: : : : : : : :

Ontvangstformulier voor pakketten Klantenfiche Inschrijvingsformulier van stalen Beschrijvingsformulier van stalen Formulier voor opvolging van de stalen Werkblad Distributielijst van werkbladen Instructies t.a.v. de klanten die stalen wensen te struren voor analyse naar het CODA-Tervuren

O

ng ek

Bijlage 1 : PRO/5.1/05/DOC01/V02 Bijlage 2 : PRO/5.1/05/DOC02/V02 Bijlage 3 : PRO/5.1/05/DOC03/V02 Bijlage 4 : PRO/5.1/05/DOC04/V03 Bijlage 5 : PRO/5.1/05/DOC05/V04 Bijlage 6 : PRO/5.1/05/DOC06/V03 Bijlage 7 : PRO/5.1/05/DOC08/V04 Bijlage 8 : PRO/5.1/05/DOC09/V02

Bijlage 1 : PRO/5.1/05/DOC01/V02 : FORMULAIRE DE RECEPTION DES COLIS / ONTVANGSTFORMULIER VOOR PAKKETTEN LIVRAISON / AFLEVERING : Date / Datum : ....................................

Heure / Uur : .....................................

Nombre de colis / Aantal pakketten : .................................... Scellés /

absents

intacts

brisés

Gerechtelijke zegels

afwezig

onaangeroerd

beschadigd

Si connu : personne à qui les colis sont destinés : ................................................................. Indien gekend : persoon voor wie de pakketten bestemd zijn : Transporteur - firme ou personne / firma of persoon : ..............................................................................................

COLIS / PAKKET :

n°(s)

d'entrée

à

marquer

sur

chaque

colis

/

nr(s)

ko p

ie

................................................................................................................................................................

op

elk

pakket

aan

te

brengen

:

le er de

......................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................... Température des colis /

ambiante

Temperatuur van de pakketten

omgeving

réfrigérée

congelée

gekoeld

diepgevroren

on tro

Autres remarques (emballage endommagé, colis ouvert)/Andere opmerkingen (beschadigde of geopende verpakking) : ......................................................................................................................................................................................... .........................................................................................................................................................................................

ng ek

Paraphe et initiales réceptioniste / Paraaf en initialen ontvanger: ……...….......................................................... PRÉSTOCKAGE / TIJDELIJKE OPSLAG:

Eventuellement

endroit

de

préstockage*

/

De

eventuele

plaats

voor

tijdelijke

opslag**:

.........................................................................................................................................................................................

O

Paraphe et initiales / Paraaf en initialen : ................................................................................ * formulaire à déposer dans le casier du secrétariat ** formulier te deponeren in het bakje van het secretariaat

Bijlage 2 : PRO/5.1/05/DOC02/V02 : FICHE CLIENT / KLANTENFICHE 1. COORDONNÉES DU CLIENT / GEGEVENS VAN DE KLANT N° DE CLIENT/KLANT NUMMER :

C20 _ _ . _ _ _ _ . 00

Nom du client ou de la firme / Naam van de klant of de firma :...................................................................................... ...................................................................................................................... ............................................................. Adresse / Adres : ................................................................................................ ........................................................ ............................................................................................... .................................................................................... Tél. / Tel. : ......................................................... Fax : .........................................................

ko p

n° de TVA / BTW nummer : .........................................................

ie

E-Mail : .........................................................

Remarques / Opmerkingen : .................................................... ...................................................................................

le er de

............................................................................................... ....................................................................................

Date / Datum : ................... Responsable / Verantwoordelijke : ........................................ 2. COORDONNÉES POUR LA FACTURATION / GEGEVENS VOOR FACTURATIE N° DE FACTURATION/FACTUUR NUMMER :

C20 _ _ . _ _ _ _ . 01

Nom / Naam:...................................................................................................... .........................................

on tro

...................................................................................................................................................................... Adresse / Adres : ......................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... Tél. / Tel. : ......................................................... Fax : .........................................................

ng ek

E-Mail : .........................................................

Remarques / Opmerkingen : ...................................................... ................................................................ ...................................................................................................................... ...............................................

O

..................................................................................................................... ................................................

Date / Datum : .................. Responsable / Verantwoordelijke : ......................................... p.1

3. Coordonnées des personnes de contact / Gegevens van de contactspersonen N°:

C20 _ _ . _ _ _ _ . _ _

Nom / Naam :.................................................................................................................. ............................ Firme / Firma :................................................................................................. ........................................... Adresse / Adres : ................................................................................................ ........................................ ............................................................................................... ...................................................................... ............................................................................................... ...................................................................... Tél. / Tel. : ......................................................... Fax : ......................................................... E-Mail : .........................................................

ie

Remarques / Opmerkingen : .................................................... .................................................................. ............................................................................................... ......................................................................

ko p

............................................................................................... ......................................................................

N° C20

le er de

Date / Datum : .................. Responsable / Verantwoordelijke : .........................................

__. ____.__

Nom / Naam :.................................................................................................................. ............................ Firme / Firma :................................................................................................. ........................................... Adresse / Adres : ................................................................................................ ........................................

on tro

............................................................................................... ...................................................................... ............................................................................................... ...................................................................... Tél. / Tel. : ......................................................... Fax : .........................................................

E-Mail : .........................................................

ng ek

Remarques / Opmerkingen : .................................................... .................................................................. ............................................................................................... ...................................................................... ............................................................................................... ......................................................................

O

Date / Datum : .................. Responsable / Verantwoordelijke : ......................................... p.

...

Bijlage 3 : PRO/5.1/05/DOC03/V02 : INSCHRIJVINGSFORMULIER VAN STALEN INSCHRIJVINGSFORMULIER VAN STALEN Dossier nr: D . 2 0 _ _ . _ _ _ _ Paraaf en initialen van de verantw. van de inschrijving.: ................................... Datum : .................. Y N naam van de klant :

Zijn de gegevens van de klantenfiche voldoende?

naam van aanvrager :

Is het aantal stalen aangeduid op de analyseaanvraag? Is het aantal aangeduid op de analyseaanvraag het zelfde als het getelde aantal?

le er de

naam (namen) aan wie de resultaten moeten worden overgemaakt :

n :

C.20 _ _._ _ _ _.__

nr :

C.20 _ _._ _ _ _.__

nr :

C.20 _ _._ _ _ _.__

geteld aantal :

Datum, initialen en paraaf van de verantw van de inschrijving.: .................................................

ng e

Is de analyseaanvraag conform?

C.20 _ _._ _ _ _.__

r

ko nt ro

Opmerkingen :

nr aanvrager :

C.20 _ _._ _ _ _.00

aangeduid aantal:

Zijn de stalen geïdentificeerd? Zijn de aangevraagde parameters aangeduid voor iedere staal?

nr van de klant :

ko p

Is de naam van de klant aangeduid?

ie

Is er een analyseaanvraag?

(PRO/5.1/05/DOC03/V02) ref. gegeven door de klant: .......

eventueel nr Dossier vader :

O

als de analyseaanvraag niet conform is, een formulier van vaststelling afwijking en corrigerende acties bijvoegen (PRO/2.7/01/DOC01) : Is de analyseaanvraag conform na verbetering of Datum, initialen en paraaf van de verantw van de inschrijving: ................................................. aanvulling?

nr Dossier(s) zoon:

Bijlage 4 : PRO/5.1/05/DOC04/V03 : FORMULAIRE DE DESCRIPTION DES ECHANTILLONS / BESCHRIJVINGSFORMULIER VAN STALEN N°

DOSSIER: D _ _ _ _ . _ _ _ _

FORMULAIRE DE DESCRIPTION DES ECHANTILLONS / BESCHRIJVINGSFORMULIER VAN STALEN (PRO/5.1/05/DOC04/V03)

Paraphe et initiales du resp. de la description des éch./ Paraaf en initialen van de verantw. voor beschrijving van de stalen : .......................

le

client

Remarques

/

éventuelles

Identificatie van de

Description(herbe, eau, ...)/

présents...)/

Eventuele

stalen door de klant

Beschrijving (gras, water,...)

(zegels aanwezig...)

(scellés

opmerkingen

CERVA / nummer

ko p

par

van het CODA

endroit de stockage

E20_ _.

/ opslagplaats

le er de

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

ko nt ro

_ _ _ _

O

ng e

Nom du RT/ Naam van de TV.:............................................................... Date et paraphe pour réception / Datum en paraaf voor ontvangst.:....................................................

du

ie

numérotation

Identification des éch.

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Délai demandé par le client Termijn gevraagd door de klant Normal / Normaal

Urgent / Dringend

Bijlage 5 : PRO/5.1/05/DOC05/V04 : FORMULAIRE DE SUIVI DES ECHANTILLONS / FORMULIER VOOR OPVOLGING VAN DE STALEN

n° Dossier : D2 0 _ _ . _ _ _ _

Description / Omschrijving

FORMULAIRE DE SUIVI DES ÉCHANTILLONS / FORMULIER VOOR OPVOLGING VAN DE STALEN

Endroit de stockage / Plaats van opslag

Date d'enlèvemt/Datu m van het wegnemen

Paraphe + init. / Paraaf + init.

n° des éch/ n° van stalen (CERVACODA) E20_ _.

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

le er de

____

Description / Omschrijving

Endroit de stockage / Plaats van opslag

_ _ _ _/_ /_ _/_ _ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

ko nt ro

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

_ _ _ _/_ /_ _/_

ng e

Date d'enlèvemt/Datu m van het wegnemen

_ _ _ _/_ /_ _/_

____

O

(PRO/5.1/05/DOC05/V04)

page: ...

ie

n° des éch/ n° van stalen (CERVACODA) E20_ _.

RT concerné/Betrokken TV :

Paraphe et initiales resp. inscription / Paraaf en initialen van de verantw van de inschrijving: ......................

ko p

Date / Datum : ......................

Date de clôture du formulaire / Datum van afsluiting van het formulier : ...................... Paraphe et initiales resp. archivage / Paraaf en initialen van de verantw. van de archivering : ......................

Paraphe + init. / Paraaf + init.

Bijlage 6: WERKBLAD / FICHE DE TRAVAIL (PRO/5.1/05/DOC06/V03) Datum/Date: Dossier nr: D.20_ _._ _ _ Nr van het werkblad / N° de la fiche de travail: Beschrijving van de stalen / Description des échantillons: Persoon aan wie het werkblad geadresseerd is / Personne à qui la fiche de travail est destinée: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Naam van de TV / Nom du RT: Naam opsteller / Nom rédacteur :

Date et paraphe

Goedkeuring resultaten Avalisation résultats

Datum en paraaf

Date et paraphe

Datum en paraaf

ie Paraaf Paraphe

ko p Eenheden Unités

Resultaat Résultat

le er de

Date fin analyse

Datum einde analyse

Datum start analyse Date début analyse

ko nt ro ng e O Opmerkingen / Remarques :

Ontvangst preparaten of resultaten Réception préparations ou résultats

Voorbehouden aan de analist Réservé à l’analyste

Termijn Délai

SOP

Paramètre (s)

Parameter (s)

Endroit de stockage

E20__.

Plaats van opslag

Staal Nr CODA N° échant. CERVA

Voorbehouden aan de technisch verantwoordelijke Réservé au responsable technique

Opmerkingen / Remarques :

O (Y/N)

Volledige resultaten ?

Date et paraphe pour réception fiche de travail

Datum en paraaf voor ontvangst werkblad

Date et paraphe

Datum en paraaf

Nom du resp. de l'adm.

Naam admin. verantw.

ie

DISTRIBUTIELIJST VAN WERKBLADEN / LISTE DE DISTRIBUTION DES FICHES DE TRAVAIL

Date et paraphe pour réception

Datum en paraaf voor ontvangst

ko p

Si nouvelle fiche de travail dans ce tableau: n° …

Indien nieuw werkblad in deze tabel: nr …

Résultats complets ?

le er de

ko nt ro

ng e

SOP

Nom analyste

Naam analist

N° fiche de travail

Nr werkblad Bijlage 7: (PRO/5.1/05/DOC08/V04)

Dossier nr: D.20_ _._ _ _ Naam van de TV / Nom du RT:

Voorbehouden aan de Techn. Verantw. Analist Ontvangst preparaten of resultaten Overbrenging naar de administratie

Réservé au Resp. Techn. Analyste Réception préparations ou résultats Transmission à l'adminstration

Bijlage 8 : PRO/5.1/05/DOC09/V02 : INSTRUCTIES TER ATTENTIE VAN DE KLANTEN DIE STALEN WENSEN TE STUREN VOOR ANALYSE NAAR HET CODA-TERVUREN De stalen - Voor elke afzonderlijke groep van analyses (zie lijst van verschillende groepen analyses, die in het CODATervuren kunnen uitgevoerd worden, deze lijst is beschikbaar op het sekretariaat) moet een afzonderlijk staal afgeleverd worden (vb. Als men zware metalen en pesticiden in water moet meten, dan zijn twee flesjes van dit water nodig). Enkel indien er vooraf andere afspraken gemaakt werden met de technisch verantwoordelijke kan hiervan afgeweken worden. - Indien de staalname aan bepaalde voorwaarden moet voldoen, de stalen onder bepaalde omstandigheden moeten bewaard worden of de noodzakelijke hoeveelheden voor de analyse belangrijk is zal dit door de technisch verantwoordelijke verduidelijkt worden in de prijsopgave die aan de klant wordt overgemaakt.

ko p

ie

- Indien de pot niet de noodzakelijke hoeveelheid staal bevat om de analyse uit te voeren, zal de analyse niet uitgevoerd worden. - De potten die de stalen bevatten moeten hermetisch afgesloten worden.

- Iedere pot die een staal bevat moet afzonderlijk geïdentificeerd worden.

le er de

Het pakket

- De naam van de klant moet op alle verstuurde pakketten vermeld worden.

- De bewaringstemperatuur van de stalen moet op het pakket vermeld worden (omgeving, gekoeld of diepgevroren). Indien er geen aanduiding is, zal de bewaringstemperatuur omgeving verondersteld worden.

De analyseaanvraag

on tro

De documenten die bij de stalen moeten gevoegd worden

O

ng ek

- Een ondertekende analyseaanvraag moet, in de mate van het mogelijke, in het pakket gestoken worden (cf. zie hierboven voor welke inlichtingen daarop moeten aangegeven zijn). Ze kan nochtans per post, fax of koerierdienst gestuurd worden.In ieder geval beginnen de analyses niet zonder een geschreven aanvraag. De datum van ontvangst van de stalen wordt gelijkgesteld met de datum van ontvangst van de analyseaanvraag. In afwachting van de aanvraag verbindt het CODA er zich toe de stalen in de best mogelijke omstandigheden te bewaren, in functie van de inlichtingen die ter beschikking zijn.

p. 1/3

- Gegevens in te vullen als het een nieuwe klant betreft:

(PRO/5.1/05/DOC09/V02)

1. COORDONNÉES DU CLIENT / GEGEVENS VAN DE KLANT Nom du client / Naam van de klant : .................................................................................... ............................................................................................................................................ Adresse / Adres : .................................................................................................................. ............................................................................................................................................ Tél. / Tel. : ..........................................

Fax* : ............................................. E-Mail* : .........................................

*n° de TVA / BTW nummer : ........................................... 2. COORDONNÉES POUR LA FACTURATION / GEGEVENS VOOR FAKTURATIE Nom / Naam ....................................................................................................................... ............................................................................................................................................

ie

Adresse / Adres : .................................................................................................................. Tél. / Tel. : ..........................................

ko p

............................................................................................................................................ Fax* : .............................................

E-Mail* : .........................................

3. COORDONNÉES DU DEMANDEUR ET (SI NÉCESSAIRE) DES PERSONNES DE CONTACT / GEGEVENS VAN DE CONTACTPERSONEN

le er de

Nom / Naam : .....................................................................................................................

Firme / Firma ....................................................................................................................... Adresse / Adres : .................................................................................................................. ............................................................................................................................................ Tél. / Tel. : ..........................................

Fax*: .............................................. E-Mail* : .........................................

• • • •

ng ek

•

o Onmisbare gegevens bij iedere aanvraag : naam van de klant ; naam en handtekening van de aanvrager ; het aantal stalen ; ieder staal moet afzonderlijk geïdentificeerd worden (vb. "nummer 1 tot 7") ; te meten parameters voor elk staal. o Aanvullende gegevens : naam van de personen naar wie de resultaten moeten gestuurd worden (indien deze verschillen van de aanvrager) ; hun eventuele referentie voor deze aanvraag ; tijdspanne waarbinnen de resultaten moeten bekomen worden normaal of dringend (ander tarief !) (indien niet aangegeven, wordt dit als normaal beschouwd) ; omschrijving (vb. "dierlijk vet") en datum van de staalname ; andere inlichtingen die specifiek zijn voor iedere test (vb. "water gesteriliseerd door toevoeging van 5% Acetonitril").

O

• • • • •

on tro

- Gegevens in te vullen op iedere analyseaanvraag

p.2/3

*

facultatieve inlichtingen

Voorwaarden voor het opslaan van stalen in het CODA-Tervuren

(PRO/5.1/05/DOC09/V02)

- De staal moet tenminste opgeslagen worden in een kast, afgeschermd van het licht en op kamertemperatuur (23°C ± 10°C) behalve voor een staal dat bij ontvangst gekoeld of diepgevroren is. In dat geval zal de bewaring respectievelijk gebeuren in een ijskast (5°C ± 5°C) of een diepvriezer (≤ -13°C). De archiveringsperiode van de stalen - De stalen moeten minimum 1 maand gearchiveerd worden na de datum vermeld op het beproevingsverslag. Deze periode kan verlengd worden, indien de klant dit verlangt, mits hij daarvoor betaalt. Indien de klant de staal na analyse of na de archiveringsperiode terugneemt, is er vanaf dit ogenblik geen garantie meer aangaande de authenticiteit en de bewaringsomstandigheden van de staal.

ie

- Indien er niet-identificeerbare stalen toekomen in het CODA-Tervuren, zal een wachttijd van 10 werkdagen in acht genomen worden om de eventuele klant toe te laten zich te manifesteren vooraleer deze stalen te verwijderen.

ko p

Het beproevingsverslag

- Het beproevingsverslag wordt alleen verstuurd naar de analyseaanvrager (de persoon die de analyseaanvraag heeft ondertekend) indien niet anders is gepreciseerd. Het versturen van meerdere beproevingsverslagen zal extra administratieve kosten met zich meebrengen.

le er de

De bijkomende kosten

- Het versturen van meerdere beproevingsverslagen en analyseaanvraag per dringende post zal bijkomende kosten met zich meebrengen.

O

ng ek

on tro

- Indien er, na een klacht van de klant, een analyse opnieuw moet worden uitgevoerd, zullen alle teweeggebrachte kosten door deze analyse ten laste zijn van de partij in het ongelijk.

p.3/3

Ongekontroleerde kopie

Recommend Documents