ONDERZOEK BELEMMERINGEN GEBRUIK

ONDERZOEK BELEMMERINGEN GEBRUIK MOBILITEITSBANK

Contactpersoon

Arie Gelderblom

Adres

SEOR, Erasmus Universiteit Rotterdam Postbus 1738 3000 DR ROTTERDAM

Telefoon

+31-10-4082175

Fax

+31-10-4089650

E-mail

[email protected]

i

INHOUD Voorwoord

i

Management samenvatting

ii

1

Inleiding

1

1.1

Achtergrond en probleemstelling

1

1.2

Beschrijving van de mobiliteitsbank

3

1.3

Aanpak van het onderzoek

4

1.4

Opzet rapport

8

Inbedding bij ministeries

11

2.1

Inleiding

11

2.2

Mobiliteitsbeleid

11

2.3

Procedures en autorisatie

12

2.4

Samenwerking met het EC-AMC

13

2

3

4

Bekendheid en gebruik

15

3.1

Inleiding

15

3.2

Bekendheid

15

3.3

Gebruik vacaturedeel

17

3.4

Gebruik: cv-bank

18

3.4.1

Gebruik cv-bank door rijksambtenaren

19

3.4.2.

Gebruik cv-bank door vacaturehouders

20

3.5

Gebruik: Extra faciliteiten

21

3.6

Conclusies

22

Effecten: reacties en plaatsingen

23

4.1

Inleiding

23

4.2

perspectief (potentiele) baanzoekers

23

4.3

Perspectief vacaturehouders

25

4.4

Conclusies

26

5

6

7

Oordeel en gebruiksvriendelijkheid

27

5.1

Inleiding

27

5.2

Vacaturedeel

27

5.3

Oordeel over cv-bank

28

5.4

Oordeel extra faciliteiten

30

5.5

Conclusie

30

Andere mobiliteitsbanken

31

6.1

Inleiding

31

6.2

Andere mobiliteitsbanken

31

6.3

Aandachtspunten in relatie tot de mobiliteitsbank

36

Conclusies en aanbevelingen

39

7.1

Inleiding

39

7.2

Algemene situatie

40

7.3

Knelpunten

41

7.4

Aanbevelingen

43

Literatuur

49

Bijlage 1. Geïnterviewde personen

51

Bijlage 2. Profiel van cv-houders

53

VOORWOORD In november 2006 heeft de Stichting A+O fonds Rijk aan SEOR BV opdracht gegeven tot het uitvoeren van een onderzoek naar de belemmering in het gebruik van de mobiliteitsbank door werkgevers en werknemers in de sector Rijk. Gegeven deze belemmeringen is gevraagd om aanbevelingen te doen om het gebruik van de mobiliteitsbank te verbeteren. Het voor u liggende rapport doet verslag van de werkzaamheden en de resultaten die in het licht van deze opdracht naar voren zijn gekomen. Het onderzoek is binnen SEOR BV uitgevoerd door een team bestaande uit Arie Gelderblom (projectleider), Olivier Tanis en Kaoutar Lachhab. Vanuit de Stichting A+O fonds Rijk is het onderzoek begeleid door Joyce van Solinge en Hanna Fisscher. Wij danken hen daarvoor en voor hun hulp bij het onderzoek. Verder danken wij al degenen die via de diverse interviews aan het onderzoek hebben bijgedragen.

i

MANAGEMENT SAMENVATTING Op het gebied van personeelsbeleid wordt het Rijk in de komende jaren enerzijds geconfronteerd met knelpunten bij de werving op een krappere arbeidsmarkt en anderzijds met een taakstelling tot personeelsreductie. Via mobiliteitsbeleid valt op beide fronten winst te behalen. Loopbaanmogelijkheden vergroten de aantrekkelijkheid van het Rijk als werkgever. Via mobiliteit kunnen ambtenaren op plaatsen waar reducties plaatsvinden, elders weer plaatsen vullen waar personeel gezocht wordt. Tekorten en overschotten worden zo bij elkaar gebracht. Deze “matching” kan zowel binnen ministeries, tussen ministeries en eventueel ook met andere werkgevers plaatsvinden. De huidige praktijk is echter dat de laatste twee vormen van mobiliteit minder ontwikkeld zijn. Een instrument dat in potentie veel mogelijkheden biedt om het mobiliteitsbeleid te ondersteunen, is de mobiliteitsbank, een onderdeel van de website “werkenbijhetrijk”. Hiermee wordt de transparantie van (vrijkomende) functies en (beschikbaar) personeel aanmerkelijk vergroot. Deze mobiliteitsbank omvat een vacaturedeel, een cv-deel en diverse extra faciliteiten, zoals een loopbaanscan. Het vacaturedeel is onder het rijkspersoneel bekend en wordt regelmatig gebruikt. Dit geldt veel minder voor het cvdeel. Slechts 2% van de rijksambtenaren heeft de eigen cv geplaatst. Vacaturehouders zoeken zelden geschikte cv’s. De belangrijkste reden is dat gemotiveerde kandidaten zich “vanzelf” aanmelden bij vacatures. Ook weet de vacaturehouder soms amper dat deze mogelijkheid bestaat, of wie hier nu voor geautoriseerd is. Voorzover men de cv-bank gebruikt, kost dit de nodige tijd en treft men tussen de kandidaten ook personen die niet geïnteresseerd zijn in de betreffende vacature. De grote autonomie van individuele ministeries vereist bij de vormgeving van de mobiliteitsbank voortdurend de nodige creativiteit in het behouden van draagvlak enerzijds en slagvaardigheid anderzijds. Vooral door het vacaturedeel heeft de mobiliteitsbank een solide positie binnen het Rijk. Voor het cv-deel liggen nog onontgonnen mogelijkheden ter verdere ondersteuning van het mobiliteits- en loopbaanbeleid. Daarbij gaat het niet alleen om het overwinnen van genoemde problemen. Ook sociale partners krijgen steeds meer oog voor de voortschrijdende mogelijkheden tot digitale transparantie van functies, loopbaanmogelijkheden, individuele competenties en portfolio’s en de voordelen die daaraan verbonden zijn. Verdere ontwikkeling van de mobiliteitsbank vraagt echter wel de nodige middelen en commitment van alle betrokken partijen.

ii

1

INLEIDING

1.1

ACHTERGROND EN PROBLEEMSTELLING

Een belangrijk onderdeel van personeelsbeleid bij de Rijksoverheid is aandacht voor mobiliteit van de medewerkers. Binnen individuele ministeries krijgt dit ook steeds meer vorm. Tussen ministeries is dit vooralsnog minder het geval. Uit het zogenoemde POMO onderzoek1 blijkt dat in 2001 en 2003 de uitstroom bij individuele werkgevers binnen het Rijk relatief laag ligt, namelijk op zo’n 6%. Bovendien zijn daarbij de stromen naar VUT en pensioen en inactiviteitsregelingen veruit de belangrijkste bestemmingen. Uitstroom naar een andere werkgever binnen het Rijk komt zelden voor. Het gaat dan slechts om ongeveer 0,5% van het personeel. Om diverse redenen is een verdere vergroting van de mobiliteit, zowel binnen, maar zeker ook tussen Ministeries, van groot belang. Ten eerste wordt in diverse studies het belang van mobiliteit voor een goed functioneren van werknemers onderstreept (zie bijvoorbeeld Thijssen, 1996). Dit krijgt des te meer belang naarmate een groter gewicht wordt toegekend aan breed inzetbaar personeel2. Ten tweede is te verwachten dat een interdepartementale aanpak belangrijker zal worden. Zo wordt in het Jaarplan P&O Rijk 2007 van de ICPR3 een “sneller en beter kunnen opzetten van tijdelijke interdepartementale eenheden” bepleit, bijvoorbeeld rondom een bepaald thema4. Ook wordt gesproken van interdepartementale projectenpools. Naarmate rijksambtenaren zelf meer ervaring hebben opgedaan bij meerdere ministeries, mag verwacht worden dat de invulling hiervan makkelijker verloopt. Ten derde geldt dat voor het Rijk een forse personeelsreductie dient te worden gerealiseerd. Tegelijkertijd geldt dat problemen in de werving verwacht mogen worden vanwege een krappere arbeidsmarkt. Juist via mobiliteit kunnen beide elementen aan elkaar verbonden worden. Een overschot op een bepaalde plek kan daardoor ingezet worden op een plek waar een tekort is. Bovendien is een carrièreperspectief met voldoende loopbaanmogelijkheden belangrijk om aantrekkelijk te zijn als werkgever voor nieuwe (jonge) instromers. Met deze laatste opmerking wordt geïllustreerd dat mobiliteit evenzeer van belang is voor de betrokken werknemers zelf. Via horizontale en verticale mobiliteit kunnen zij doorgroeien en nieuwe kennis en vaardigheden opdoen. Een gebrek aan mobiliteit houdt het gevaar in dat men zich sterk specialiseert en daardoor ook kwetsbaar wordt als er veranderingen in de omgeving optreden. In het recente onderhandelaarsakkoord CAO

1

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2005), Personeels- en Mobiliteitsonderzoek Overheidspersoneel 2003-2004.

2

In het Jaarplan P&O Rijk 2007 wordt gesproken over FORS: Flexibel, Omgevingsgericht, Resultaatgericht, Samenwerken.

3

Het P&O-directeurenoverleg van het Rijk.

4

Ook in het SG overleg is hier nadrukkelijk aandacht aan besteed onder de noemer “De verkokering voorbij”.

1

Rijk 2007-20105 wordt dan ook nadrukkelijk aandacht besteed aan mobiliteit. De vernieuwing van de rijksdienst wordt hierin nadrukkelijk gekoppeld aan loopbaanmogelijkheden voor de medewerkers en de daarvoor benodigde transparantie van het functiegebouw. Eén van de instrumenten die geacht wordt bij te dragen aan de mobiliteit van Rijksambtenaren is de zogenaamde mobiliteitsbank. De mobiliteitsbank is een digitale databank met onder meer cv’s en vacatures van de Rijksoverheid en maakt deel uit van de website www.werkenbijhetrijk.nl. De rol van deze mobiliteitsbank was echter beperkt. Daarom is in 2005 in opdracht van het A+O fonds Rijk een project gestart om dit verbeteren (“Katalysator mobiliteitsbank”). Hiertoe zijn medewerkers vrijgesteld die gepoogd hebben om als intermediair de matching tussen vacatures en kandidaten van de mobiliteitsbank te stimuleren. De bedoeling was dat zij plaatsingen zouden realiseren door zowel gesprekken te voeren met de kandidaten, als met de vacaturehouders. Wanneer dergelijke “warme matches” tot stand zouden zijn gekomen, zou via publiciteit hierover het imago van de mobiliteitsbank verbeterd worden. In de praktijk is echter weinig van dit idee van warme matches tot stand gekomen. Uit de eindrapportages van de diverse deelnemende ministeries komen hiervoor enkele specifieke redenen naar voren. Ten eerste bleken veel cv’s anoniem of niet compleet ingevuld, waardoor er geen match gemaakt kon worden. Ten tweede waren er tijdens de projectperiode weinig vacatures vanwege vacaturestops. Ten derde waren er problemen met het matchingssysteem. Het betreffende project heeft dus wel meer inzicht gegeven in de knelpunten die een rol spelen bij de mobiliteitsbank. Om deze kennis te benutten en in bredere zin wegen te vinden om het gebruik van de mobiliteitsbank te verbeteren, heeft het A+O fonds Rijk SEOR opdracht gegeven voor het voorliggende onderzoek. Het gaat daarbij niet zozeer om een evaluatie van de mobiliteitsbank of het genoemde katalysatorproject, maar is meer praktisch gericht op verbetermogelijkheden. Uiteraard is inzicht in de huidige belemmeringen daarvoor wel essentieel. In overeenstemming met de startnotitie bij dit onderzoek formuleren wij de probleemstelling dan ook als volgt: 1. 2.

Welke belemmeringen zijn er in het gebruik van de mobiliteitsbank door werkgevers en werknemers in de sector Rijk? Gegeven deze belemmeringen, welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om het gebruik van de mobiliteitsbank te verbeteren?

Behalve de reeds beschikbare kennis, wordt ook gebruik gemaakt van enquête-onderzoek onder gebruikers en niet-gebruikers. De verdere opzet van dit hoofdstuk is als volgt. In paragraaf 1.2 wordt een toelichting gegeven op de mobiliteitsbank. In paragraaf 1.3 volgt de aanpak van het onderzoek. Tenslotte volgt een beschrijving van de verdere opzet van het rapport.

5

De volledige tekst van dit akkoord is onder meer terug te vinden op de volgende website: www.abvakabofnv.nl/docs/bijlagen/200704/caorijk_20072010_onderhakkoord.pdf

2

1.2

BESCHRIJVING VAN DE MOBILITEITSBANK

In 1999 is de Mobiliteitsbank voor rijksambtenaren van start gegaan. Met behulp van dit instrument kunnen rijksambtenaren, zowel thuis als op het werk, vanaf de computer werken aan hun loopbaanontwikkeling. Sinds 2005 maakt de Mobiliteitsbank onderdeel uit van de website: www.werkenbijhetrijk.nl. Het doel van deze website is om alle vacatures binnen het Rijk te centreren, zodat mensen die een baan binnen het Rijk ambiëren gemakkelijk en overzichtelijk kunnen zoeken en solliciteren. De site werkenbijhetrijk.nl bestaat uit twee delen, een openbaar deel (blauwe achtergrond), waar iedereen toegang tot heeft en een deel dat alleen beschikbaar is voor rijksambtenaren, de vroegere mobiliteitsbank (groene achtergrond). Vanaf de werkplek komen Rijksambtenaren automatisch terecht op de mobiliteitsbank en thuis kan de Rijksambtenaar inloggen op de mobiliteitsbank met behulp van het personeelsnummer. Zodra een Rijksambtenaar op de mobiliteitsbank inlogt, krijgt hij toegang tot een aantal digitale HRM-tools en allerlei informatie over werken bij het Rijk, zoals:








Vacatures: Hier staan alle openstaande vacatures binnen het Rijk. Om snel passende vacatures te vinden bestaat de mogelijkheid om een selectie te maken uit een aantal criteria6. Aan de hand van deze selectiecriteria worden alleen de bijpassende vacatures weergegeven. De werkgever: Informatie over het Rijk als werkgever, zoals beloningstructuur, arbeidsvoorwaarden, nieuws en evenementen. Een aantal digitale tools, zoals een loopbaanscan, sollicitatietips, beroepskeuzetest en competentiekubus. Het Ontwikkelplein: Hier kunnen Rijksambtenaren zich op verschillende manieren oriënteren op opleiding, training en cursussen. Arbeidsmarkt: Het onderdeel Arbeidsmarkt op de mobiliteitsbank biedt ruimte om kennis te delen met andere rijksambtenaren. In de Digitale bibliotheek staan allerhande relevante artikelen. Hier kan op worden gereageerd en men kan artikelen toevoegen aan de favorieten.

Dossierhouder Behalve algemene informatie en het “handmatig” zoeken naar vacatures kan op de mobiliteitsbank ook een persoonlijk dossier worden aangemaakt. Een persoonlijk dossier is bedoeld voor iedereen die wil solliciteren bij het Rijk of anderszins behoefte heeft om een online, helder overzicht te hebben van zijn carrièreverloop en ontwikkelmogelijkheden. Door zich te registreren op de website krijgt men inloggegevens, waarmee men toegang krijgt tot het persoonlijke dossier. Zodra iemand zich heeft geregistreerd, wordt hij aangemerkt als dossierhouder. Een dossierhouder heeft een aantal extra mogelijkheden ten opzichte van de nietdossierhouder. Zodra men is ingelogd krijgt men toegang tot extra functies, zoals

6

Regio, werk/denkniveau, vakgebied, functietype, salarisniveau etc.

3

persoonlijke mededelingen, favorieten en actuele vacatures. Ook kunnen in het persoonlijk dossier zoekprofielen worden aangemaakt. Op deze manier hoeft er niet elke keer gezocht te worden met behulp van de criteria, maar worden de vacatures automatisch geselecteerd. Bovendien kunnen per email de nieuwe vacatures, die matchen met het profiel, worden ontvangen. Cv-houder Een andere extra optie voor de dossierhouders is de mogelijkheid om een cv op de mobiliteitsbank aan te maken. Zodra een dossierhouder een cv heeft aangemaakt op de mobiliteitsbank spreekt men van cv-houder. Dit cv kan de cv-houder gebruiken om direct digitaal te solliciteren op een vacante functie. Het cv kan ook worden gepubliceerd op de cv-bank van de mobiliteitsbank, zodat deze zichtbaar wordt voor de recruiters die toegang hebben tot de cv-bank. Op deze manier kan de cv-houder worden benaderd door recruiters en/of vacaturehouders. Het cv blijft 90 dagen staan. Na 90 dagen wordt een mail gestuurd waarin men geattendeerd wordt op het feit dat cv niet meer actief is. Dit om vervuiling van het bestand zoveel mogelijk te voorkomen. Zolang men het cv niet heractiveert, komt men in een “slaapstand”, waarbij men niet zichtbaar is voor degenen die in de cv-bank zoeken. Vacaturehouders Vacaturehouders kunnen via de mobiliteitsbank nieuw personeel werven. Dit kan bijvoorbeeld door de mobiliteitsbank te gebruiken als medium om de vacature op te plaatsen. Zo is de vacature zichtbaar en kunnen mensen (al dan niet via de mobiliteitsbank) reageren. Een andere manier om aan geschikt personeel te komen is door middel van de cv-bank. In de cv-bank kan worden gezocht naar cv’s die voldoen aan de vacature-eisen. Vervolgens kunnen de geschikte personen worden benaderd voor een gesprek. Het plaatsen van vacatures en zoeken naar cv’s gebeurt via het systeem TICC. TICC Met het contentmanagementsysteem TICC is het mogelijk om op elk gewenst moment van de dag de inhoud van de mobiliteitsbank aan te passen. TICC is als het ware de “achterkant” van de mobiliteitsbank. Met behulp van TICC kunnen nieuwe vacatures en informatie op de mobiliteitsbank worden geplaatst. Via TICC kunnen de vacaturehouders ook aangeven dat men de vacatures wil plaatsen in externe media. Er zijn een aantal wensen die vacaturehouders moeten aangeven en deze worden vervolgens doorgestuurd naar het Expertisecentrum Arbeidsmarktcommunicatie (EC-AMC). Het EC-AMC heeft als doel het uitvoeren en de doorontwikkeling van HRM-activiteiten bij de overheid. Zo wordt hier de mobiliteitsbank bijgehouden en aangepast. Bij het EC-AMC zet men de vacatures in het Rijk-format en plaatst deze, na een redactieslag, in de externe media. Vacatures kunnen ook geclusterd worden geplaatst. Verder is het met TICC mogelijk om cv-quickscan uit te voeren. Aan de hand van een aantal criteria wordt dan gezocht naar geschikte cv’s die staan geplaatst op de mobiliteitsbank.

1.3

AANPAK VAN HET ONDERZOEK

Voor het onderzoek zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:

4









Verzameling gegevens over de mobiliteitsbank en informatie over het katalysatorproject. Interviews met diverse sleutelpersonen. Telefonische interviews met vacaturehouders (managers van onderdelen) en P&Ofunctionarissen van de ministeries. Telefonische interviews met medewerkers die hun cv op de mobiliteitsbank hebben geplaatst. Telefonische interviews met medewerkers die hun cv niet op de mobiliteitsbank hebben geplaatst. Verkenning succes- en faalfactoren andere mobiliteitsbanken.

Hieronder volgt een verdere toelichting van deze onderdelen. Verzameling gegevens mobiliteitsbank Er is al een en ander aan informatie over de mobiliteitsbank beschikbaar. Zo zijn enkele periodieke metingen over gebruik verricht en zijn de eindrapportages van het project “Katalysator Mobiliteitsbank” beschikbaar. Deze informatie is benut. Verder zijn, voor zover mogelijk, de kenmerken van cv-houders systematisch op een rij gezet. Deze zijn vergeleken met de samenstelling van de Rijksoverheid als geheel. De vraag is dan vervolgens of sommige groepen onder- of oververtegenwoordigd zijn bij de cv-houders. Diepte-interviews met sleutelpersonen Voor het onderzoek hebben diepte-interviews plaatsgevonden met diverse sleutelpersonen. Deze sleutelpersonen variëren in rollen ten opzichte van de mobiliteitsbank. Het betreft namelijk:





personen die meer vanuit het mobiliteitsbeleid van individuele ministeries hun visie geven; personen die meer met de dagelijkse gang van zaken rond de mobiliteitsbank bij individuele ministeries te maken hebben (voornamelijk hoofdbeheerders); een vertegenwoordiger van het Ministerie van Binnenlandse Zaken als opdrachtgever van de mobiliteitsbank; direct betrokkenen bij het algehele beheer van de mobiliteitsbank bij het EC-AMC.

In totaal zijn 17 personen en 10 ministeries hierbij betrokken. In bijlage 1 is een overzicht gegeven van de personen die zijn geïnterviewd. De meeste gesprekken hebben face to face plaatsgevonden. In de overige gevallen ging het om telefonische gesprekken. Telefonische enquête vacaturehouders Tijdens de diepte-interviews zijn namen verzameld van vacaturehouders voor een telefonische enquête. Deze zijn verder aangevuld met behulp van de staatsalmanak. Hieruit zijn willekeurig een aantal managers gekozen. Omdat managers bij het wervingsproces geassisteerd worden door P&O-functionarissen, die vaak ook een grotere

5

betrokkenheid hebben bij de mobiliteitsbank, is gekozen om ook dergelijke P&Ofunctionarissen te interviewen. In totaal zijn 17 interviews afgenomen7. Telefonische enquête cv-houders Het EC-AMC heeft per e-mail een willekeurige groep van 100 cv-houders benaderd om te vragen of zij toestemming geven dat SEOR hun namen krijgt en hen kan bellen. Van degenen waar het e-mail adres nog juist bleek te zijn en die hebben gerespondeerd, heeft het grootste deel, namelijk 30 personen, toestemming gegeven. Niet iedereen daarvan kon worden bereikt. Tevens zijn cv-houders aangetroffen bij een steekproef via Ryx8 die voor het volgende onderdeel is gebruikt. In totaal zijn er 28 cv-houders geïnterviewd. Telefonische enquête medewerkers die geen cv op de mobiliteitsbank hebben geplaatst Bij de personen die geen cv op de mobiliteitsbank hebben geplaatst, kan onderscheid worden gemaakt tussen degenen die wel hun persoonlijk dossier op de mobiliteitsbank hebben geplaatst en degenen voor wie dit niet zo is. De eerste groep kent de mobiliteitsbank in ieder geval en heeft hier dus ook mee gewerkt, alleen heeft men geen cv aangemaakt. De doelstelling was om in totaal 25 niet cv-houders te interviewen, waarvan 10 dossierhouders. Uit contacten met het EC-AMC bleek echter dat deze laatste groep niet te identificeren is, zodat hiervoor geen specifieke steekproef kon worden getrokken. Daarom is gekozen om willekeurig rijksambtenaren te benaderen via het adresboek van rijksambtenaren op Ryx. Vervolgens is bij iemand die daaruit benaderd werd, nagegaan welke status deze heeft ten opzichte van de mobiliteitsbank: cv-houder, dossierhouder (maar geen cv), of niet-dossierhouder. De eerste groep is gebruikt om het aantal benaderde cv-houders aan te vullen. De trefkans voor de tweede groep (dossierhouders zonder cv) bleek zeer klein. Hiervan zijn uiteindelijk 2 personen geïnterviewd. Van de niet-dossierhouders zijn 36 personen geïnterviewd. Bij deze laatste groep kent een deel de mobiliteitsbank niet en een deel wel. Zoals in tabel 1.1 nog eens is te zien, gaat het ook bij de telefonische interviews dus om beperkte aantallen respondenten. De tellingen die hieruit volgen, moet daarom als indicatief worden gezien en niet als een exacte statistische benadering. In de interviews is veel aandacht besteed aan allerlei kwalitatieve aspecten. Naarmate de uitkomsten van de sleutelinterviews en telefonische interviews met elkaar sporen, neemt de robuustheid van de uitkomsten hiervan uiteraard toe. Verkenning succes- en faalfactoren andere mobiliteitsbanken Ook in andere organisaties kent men soortgelijke instrumenten als de mobiliteitsbank. Voor het onderzoek zijn vier andere vacaturebanken verkend. Hierbij is gekeken naar het functioneren van deze andere banken en welke succes- en faalfactoren hierop van invloed zijn. In eerste instantie is uitgegaan van de vacaturebanken die te vinden zijn op: www.clo.nl. Uit deze lijst is een selectie gemaakt van vier grotere vacaturebanken die

7

Twee respondenten konden slechts een deel van de vragen beantwoorden, vandaar dat in veel tellingen met 15 respondenten wordt gewerkt.

8

Ryx is het Intranet van het Rijk, waarvan een adresboek van rijksambtenaren een belangrijk onderdeel vormt.

6

redelijk vergelijkbaar zijn met de mobiliteitsbank. Daarbij zijn de volgende criteria gehanteerd:






sector. Drie van de vier banken richten zich ook op de (semi-) publieke sector. Ook is nog een commerciële jobsite toegevoegd om te kijken hoe men daar te werk gaat; ruim aanbod aan vacatures; gebruikswijze. Belangrijk was bijvoorbeeld dat de jobsite ook een cv-bank als onderdeel heeft.

De volgende jobsites zijn geselecteerd:





JobsRepublic (een bedrijf dat verantwoordelijk is voor diverse jobsites voor lagere overheden); ZorgJob.nl; Onderwijsvacaturebank.nl; Monsterboard.nl.

Met vertegenwoordigers van deze vier jobsites is gesproken om te kijken wat hieruit geleerd kan worden voor de mobiliteitsbank bij de rijksoverheid.

In tabel 1.1 is een overzicht gegeven van de interviews in de diverse onderzoeksactiviteiten. Tabel 1.1

Overzicht interviews

Interview

Aantal

Aspecten die aan bod zijn gekomen Bekendheid

Gebruik Effectiviteit Gebruiksgemak (reacties, “matches”)

Extra’s

Oordeel/ Aanbevelingen

Diepte-interviews

13

X

X

X

X

X

X

Andere mobiliteitsbanken

4

X

X

X

X

X

X

Vacaturehouder

17

X

X

X

X

X

X

Cv-houder

28

X

X

X

X

X

X

2

X

X

X

X

X

X

Dossierhouder, geen cv Niet-dosserhouder

36

Niet bekend

8

X

-

-

-

-

-

Bekend, niet gebruikt

20

X

-

-

-

-

X

8

X

X

X

X

X

X

Bekend, gebruikt

7

1.4

OPZET RAPPORT

De opzet van het rapport is als volgt. In hoofdstuk 2 gaan we in op de organisatorische inbedding van de mobiliteitsbank bij ministeries. Vervolgens behandelen we de bekendheid en de mate van gebruik van dit instrument (hoofdstuk 3). Daarna komt de effectiviteit aan de orde door te kijken naar de mate van reacties en “matches” op vacatures, cv’s en sollicitaties via de mobiliteitsbank (hoofdstuk 4). Het volgende onderdeel is het oordeel inclusief de visies op het gebruikersgemak (hoofdstuk 5). De situatie bij enkele andere jobsites, en wat hieruit kan worden geleerd, wordt beschreven in hoofdstuk 6. In het slothoofdstuk worden alle knelpunten nog eens systematisch op een rij gezet, en volgen enkele aanbevelingen die hierop aansluiten.

8

9

10

2

INBEDDING BIJ MINISTERIES

2.1

INLEIDING

In dit hoofdstuk behandelen we de organisatorische inbeddingen van de mobiliteitsbank bij ministeries. Hierbij starten we met een aantal meer algemene opmerkingen over het mobiliteitsbeleid, omdat dit het bredere kader is, waarbinnen de mobiliteitsbank een rol vervult. Daarna volgt een beschrijving van procedures en autorisaties (2.3). Ten slotte staan we stil bij de rol van het EC-AMC en de verhouding met de ministeries (2.4).

2.2

MOBILITEITSBELEID

Op strategisch niveau wordt het grote belang van interne mobiliteit bij het Rijk erkend. Dit komt onder meer tot uitdrukking in de CAO tekst van 2005-2006 en het reeds in hoofdstuk 1 genoemde jaarplan P&O Rijk. Nog sterker is dit het geval in het onderhandelaarsakkoord sector Rijk 2007–2010 en in de concept-teksten van het arbeidsmarktconvenant sector Rijk dat in ontwikkeling is. Centraal daarbij staan bewust mobiele en ontwikkelende ambtenaren als randvoorwaarde voor een flexibele, excellente rijksoverheid. In een eerder stadium is in de CAO van het Rijk opgenomen dat Rijksmedewerkers periodiek recht hebben op een loopbaangesprek. Ook op ministerieel niveau krijgt (interne) mobiliteit de nodige aandacht. Sommige ministeries werken met een verplichting voor het personeel om periodiek van functie te wisselen, of zijn dit van plan te gaan doen. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft reeds een lange traditie hierin. Ook bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt verwacht dat iedereen om de 5 jaar van functie wisselt. Niet alle Ministeries werken echter met dergelijke meer strikte eisen. Sommige respondenten uit de diepte-interviews geven zelfs aan dat mobiliteit weinig leeft binnen hun ministerie. Zo wordt dit volgens hen vanaf de top (managers) niet gestimuleerd en zijn medewerkers zelf tevreden met de baan die ze hebben. Ze zijn ‘honkvast’ en verplaatsen over het algemeen alleen bij (gedwongen) reorganisaties. De hoge gemiddelde leeftijd van het personeel zal hierbij zeker meespelen. Oudere werknemers zijn over het algemeen minder mobiel dan jongere. Voorts dient nogmaals opgemerkt te worden dat voorzover mobiliteit plaatsvindt, dit dan veelal binnen het eigen ministerie is en veel minder tussen departementen9. De overstap naar meer interdepartementale organisatievormen en personeelspools zal dan ook nog een hele stap zijn. Een van de randvoorwaarden daarvoor is dat de interne arbeidsmarkt over de departementsgrenzen heen meer transparant wordt, zoals ook erkend wordt in het jaarplan P&O Rijk. Om mobiliteit te stimuleren hebben de meeste ministeries eigen mobiliteits- en loopbaancentra. Deze centra begeleiden herplaatsingkandidaten, medewerkers met een tijdelijk dienstverband en mensen die hier om vragen met hun loopbaan. De begeleiding

9

Er zijn een aantal groepen te onderscheiden waar (interdepartementale) mobiliteit wel ingebed zit in het beleid en in de cultuur. De Algemene Bestuurdienst (ABD) en trainees zijn hier voorbeelden van.

11

bestaat uit het geven van advies tot het helpen bij het vinden van een nieuwe baan. Recentelijk wordt gewerkt aan een rijksbreed mobiliteitsnetwerk (zie bijvoorbeeld jaarplan P&O 2007). Hiermee wil men anticiperen op de uitstroom van grote aantallen medewerkers. Een voordeel hierbij is dat men zo makkelijker vorm kan geven aan interdepartementale mobiliteit. Het moge duidelijk zijn dat de mobiliteitsbank in potentie een belangrijke rol kan spelen binnen dit mobiliteitsbeleid. De mobiliteitsbank is tenslotte het medium waar alle vacatures binnen het Rijk bij elkaar komen. Daarnaast biedt dit medium de mogelijkheid om competenties van medewerkers zichtbaar te maken via de cv-bank en daarmee bij te dragen aan de transparantie van de interne arbeidsmarkt van het Rijk. Tevens zijn er diverse extra functies, zoals informatie over scholing, maar ook digitale tools, zoals de loopbaanscan, die ondersteunend kunnen zijn voor verdere loopbaanontwikkeling. Vraag is in welke mate deze potentiële rol nu voldoende wordt onderkend en benut. Op strategisch niveau geldt dat in de concept-tekst van het arbeidsmarktconvenant zeer veel aandacht wordt besteed aan de (mogelijke) rol van de mobiliteitsbank. Dit geldt ook voor geïnterviewden met een rijksbrede invalshoek. In het jaarplan P&O Rijk wordt de mobiliteitsbank daarentegen in veel mindere mate expliciet benoemd, terwijl dit gezien de genoemde speerpunten wel voor de hand zou liggen. Binnen ministeries heeft de mobiliteitsbank volgens diverse respondenten uit de diepteinterviews een vaste plek verworven en dan met name als medium voor vacatures. Ook de mobiliteitscentra werken met de mobiliteitsbank. Men begeleidt bijvoorbeeld (herplaatsings)kandidaten om hun cv aan te maken. In enkele gevallen (Ministerie van Verkeer en Waterstaat en het Ministerie van Justitie) geeft men zelfs een cursus hierin. Ook geldt in een enkel geval dat digitaal solliciteren via de mobiliteitsbank verplicht is, of overweegt een ministerie dit voor de toekomst. De cv-bank heeft echter veel minder een plek verworven, maar hierop komen we nog uitgebreider terug. Opvallend is dat bij de diepte-interviews bij de extra instrumenten zeer sterk de nadruk ligt op de loopbaanscan. Hierbij wordt vaak de associatie gelegd met de verplichting in de CAO. Niet in alle gevallen is daarbij duidelijk dat de loopbaanscan slechts een opstap is en dat hiermee de verplichting in de CAO nog niet geheel is afgedekt.

2.3

PROCEDURES EN AUTORISATIE

Zodra een vacature vrijkomt, is de algemene procedure dat deze wordt aangemeld bij het loopbaan- en mobiliteitscentrum van het desbetreffende ministerie en tegelijkertijd door de vacaturehouder wordt geplaatst op de mobiliteitsbank. De vacature is dan eerst vijf werkdagen alleen zichtbaar voor (rijksbrede) herplaatsingskandidaten. Indien er geen geschikte (herplaatsings)kandidaten zijn, wordt de vacature in eerste instantie vijf werkdagen intern en/of Rijksbreed opengesteld. Als ook dit geen resultaat oplevert, is externe werving mogelijk. Voor externe werving geldt een strikt beleid. Zo moet vooraf altijd eerst toestemming gevraagd worden aan de secretaris-generaal (SG). Dit om externe werving zoveel mogelijk tegen te gaan. Niet alle ministeries hanteren in alle gevallen strikt bovenstaande volgorde. Zo wordt de rijksbrede werving in sommige gevallen overgeslagen en gaat men direct extern werven. Ook komt het voor dat tegelijkertijd zowel rijksbreed als extern wordt geworven. Vaak gaat het dan om moeilijk vervulbare vacatures.

12

De vacatures worden ingebracht in TICC door de mensen die hiervoor geautoriseerd zijn. Ook kan naar cv’s worden gezocht via TICC. Hiervoor dient men tevens autorisaties te hebben. Het aantal geautoriseerde personen verschilt per ministerie. Over het algemeen gaat het dan om P-functionarissen. De hoofdbeheerders binnen de ministeries kunnen personen de verschillende autorisaties geven, zodat deze voor een bepaalde periode rechten krijgen om met TICC te werken. Uit de (diepte) interviews blijkt dat binnen de ministeries veelal onduidelijkheid bestaat over wie en hoeveel mensen geautoriseerd zijn. Hoofdbeheerders kunnen mensen autoriseren, zodat ze toegang krijgen tot TICC, maar hier wordt niet vaak om gevraagd. Verder wisselen hoofdbeheerders regelmatig en soms is het zelfs niet bekend wie op het moment de hoofdbeheerder is. De rechten om TICC te mogen gebruiken, vervallen na verloop van tijd, zodat die iedere keer opnieuw moet worden aangevraagd. Dit wordt als vervelend ervaren.

2.4

SAMENWERKING MET HET EC-AMC

Uit de diepte-interviews blijkt dat de hoofdbeheerders en P-functionarissen in de meeste gevallen tevreden zijn over de samenwerking met het EC-AMC. Als er problemen zijn dan weet men het EC-AMC te vinden en daar wordt zo goed mogelijk hulp geboden. Bovendien kan op TICC een bericht worden achtergelaten met eventuele problemen die zijn ondervonden. Hier kan dan later weer een reactie op worden gegeven. Verder komt elke twee maanden een taskforce bijeen waar punten voor verbetering/aanpassing met betrekking tot de mobiliteitsbank worden besproken. De samenstelling van deze groep wisselt, en is gemengd. Dit betreft zowel personen uit de P&O hoek, technische beheerders, recruiters, en personen vanuit de hoek van de communicatie. Meer strategische beslissingen kunnen voorgelegd worden aan de ICPR, het interdepartementale overleg van de hoofden P&O. Hiermee is niet gezegd dat het besluitvormingsproces altijd zonder problemen verloopt. Afzonderlijke ministeries hebben de nodige vrijheden in hun personeels- en mobiliteitsbeleid. De mobiliteitsbank vereist de nodige afstemming tussen ministeries. Zo verschillen bijvoorbeeld interpretaties van begrippen als herplaatsers (soms onderscheidt men bijvoorbeeld een pre-herplaats fase) en vacatures (soms onderscheidt men een zogenaamde nulfase waarin er nog ruimte is voor interne kandidaten zonder procedure). Ook in de te onderscheiden classificaties voor bijvoorbeeld functies hebben niet alle ministeries dezelfde invalshoek. In de praktijk is de aanpak vaak zo dat ministeries op veel punten flexibiliteit wordt geboden, maar op andere punten uniformiteit onvermijdelijk is. Hiertoe moet soms vanuit de betrokkenen van de mobiliteitsbank een knoop worden doorgehakt, zeker als het een minder strategisch punt betreft, zoals classificaties. Dit vereist de nodige creativiteit in het behouden van draagvlak enerzijds en slagvaardigheid anderzijds. In de toekomst zal de begeleidingsgroep een wat andere samenstelling krijgen, waarbij consequent per ministerie een uitvoerder en een beleidsmaker vertegenwoordigd zullen zijn. Hierdoor wordt de verdere ontwikkeling ook binnen ministeries zowel vanuit meer strategische als technisch/praktische overwegingen gedragen. Een andere aanpassing is dat de mobiliteitsbank en werkenbijhetrijk weer losgekoppeld zullen worden met ieder een eigen “url”. Dit betekent dat op de werkplek de mobiliteitsbank alleen onder mobiliteitsbank.nl direct kan worden opgeroepen en niet langer automatisch verschijnt als men werkenbijhetrijk.nl gebruikt. Via deze loskoppeling 13

hoopt men de bestaande verwarring tussen beide te verminderen, zoals de verwarring rondom het onderscheid tussen het blauwe externe deel en het groene interne deel. Wel blijven beide websites gevoed worden door dezelfde database. Dit geldt ook voor werkenbijdeoverheid.nl die alle (externe) vacatures bij overheidsorganisaties verenigt. In de concept-tekst van het arbeidsmarktconvenant sector Rijk worden plannen genoemd voor verdergaande stappen. Hier wordt gesproken over het veel systematischer en eenduidiger in kaart brengen van het functiegebouw bij het Rijk en dit ook digitaal te ontsluiten via de mobiliteitsbank. Deze doelstellingen zijn in het Jaarplan P&O Rijk 2007 expliciet terug te vinden onder Flexibilisering (het rijksbrede functiehuis) en onder Arbeidsmarkt en Diversiteit (digitale ontsluiting loopbaanmogelijkheden). De toepassing wordt dan sterk geënt op het transparant maken van toekomstige loopbaanmogelijkheden en de daarvoor benodigde ervaring, competenties en kwalificaties. Andersom geldt dat de verdere ontwikkeling van de cv’s ook het zoeken vergemakkelijkt van mensen die matchen bij de gedefinieerde functies. Tot slot dient opgemerkt te worden dat de mobiliteitsbank gerund wordt door een relatief beperkte bezetting bij het EC-AMC. Hier doen zich niet acuut knelpunten in voor, al moeten wel voortdurend afwegingen worden gemaakt. Wanneer de potenties van dit instrument voor het mobiliteitsbeleid verder ontwikkeld worden, zal dit ook in termen van budgettaire randvoorwaarden consequenties hebben.

14

BEKENDHEID EN GEBRUIK

3

3.1 INLEIDING In dit hoofdstuk gaan we in op de bekendheid (3.2) en gebruik. Het gebruik is daarbij opgesplitst naar het vacaturedeel (3.3), de cv-bank (3.4) en de extra faciliteiten (3.5). Bij dit gebruik komen ook verschillende actoren (werknemers, vacaturehouders) aan de orde.

3.2 BEKENDHEID Hoe bekend is de mobiliteitsbank onder rijksambtenaren? De meeste respondenten uit de diepte-interviews geven aan dat de bekendheid hoog is. Wel maken zij daarbij een onderscheid tussen het vacaturedeel, de cv-bank en de extra faciliteiten. De twee laatste onderdelen zijn minder bekend dan het vacaturedeel. Voorts wijzen enkele respondenten uit de diepte-interviews erop dat onder het personeel soms verwarring bestaat voor wat betreft het onderscheid tussen werkenbijdeoverheid/werkenbijhetrijk en de mobiliteitsbank. Een andere – indicatieve – toets over de bekendheid volgt uit de enquête onder rijksambtenaren via het bestand op Ryx. Dit betreft een willekeurige steekproef onder rijksambtenaren. Aan de hand van deze steekproef hebben we netto 50 ambtenaren kunnen benaderen10.De ambtenaren die we hebben kunnen benaderen voor deze enquête zijn nader onder te verdelen in 4 groepen. In tabel 3.1 staan de aantallen per groep vermeld. Tabel 3.1

Bekendheid mobiliteitsbank onder benaderde rijksambtenaren via willekeurige steekproef rijksambtenaren via Ryx Aantal respondenten

Niet bekend; verder niet meegewerkt aan de enquête Niet bekend; wel meegewerkt aan de enquête Wel bekend Cv- of dossierhouder (dus wel bekend) TOTAAL

8 8 28 6 50

De allereerste groep bestaat uit ambtenaren die niet mee hebben gewerkt aan de enquête, maar nog wel opmerkten dat men niet bekend is met de mobiliteitsbank. Het gaat hier om een aantal van 8 personen. Van deze categorie zijn de persoonlijke gegevens dus niet

10

Dit is exclusief een groep van 17 ambtenaren die in het geheel niet mee hebben gewerkt (geen behoefte om medewerking te verlenen), maar inclusief een groep van 8 ambtenaren die aangaf niet bekend te zijn met de mobiliteitsbank en verder niet meewerkten.

15

bekend. De tweede groep bestaat uit ambtenaren die niet bekend zijn met de mobiliteitsbank, maar wel mee hebben gewerkt aan de enquête. Het totaal hiervan bedraagt 8 personen. Daarnaast is er een groep die wel bekend is met de mobiliteitsbank. Deze groep omvat een totaal van 28 ambtenaren. In deze groep bevinden zich ook een aantal rijksambtenaren die alleen bekend zijn met werkenbijhetrijk.nl. Het gaat hier om een groep van 4 personen. De laatste groep bestaat uit cv- en dossierhouders die we bij de steekproef via Ryx tegenkwamen. Het gaat hier om een aantal van 6 ambtenaren. Hieruit kan worden opgemaakt dat 16 van de 50 geïnterviewde ambtenaren niet bekend zijn met de mobiliteitsbank. De overige 34 zijn wel bekend met de mobiliteitsbank. Dit geeft aan dat een groot deel van deze geïnterviewde ambtenaren (ruwweg zo’n tweederde) bekend is met de mobiliteitsbank. Deze hoge bekendheid spoort met de eerder besproken perceptie van de respondenten uit de diepte-interviews hieromtrent. Als er wordt gekeken naar het profiel van de groep die niet bekend is met de mobiliteitsbank en de groep die wel bekend is met de mobiliteitsbank, is te zien dat het profiel wat betreft het geslacht in beide categorieën ruwweg vergelijkbaar is. Ook wat betreft de inkomensschaal bestaan er geen grote verschillen tussen beide groepen. Naar leeftijd zijn er wel verschillen. Bijna driekwart van degenen die bekend zijn met de mobiliteitsbank is jonger dan 40 jaar. Bij de ambtenaren die niet bekend zijn met de mobiliteitsbank ligt dit anders. Slechts een derde van deze groep is jonger dan 40 jaar. Hoe is men bekend geworden met de mobiliteitsbank? Deze vraag is zowel naar voren gekomen bij de niet-dossierhouders, de dossierhouders als de cv-houders. In tabel 3.2 is een tweedeling gemaakt tussen niet-dossierhouders en cv- en dossierhouders11. Tabel 3.2

Medium met behulp waarvan men bekend geworden is met de mobiliteitsbank

Medium Internet / Intranet Collega’s

Aantal niet-dossierhouders

Aantal cv- en dossierhouders

16

12

8

4

Mobiliteitscentrum

6

P&O

4

E-mail van departement

1

Hoort bij functie

2

Vakbladen

1

Uitzendbureau

1

Voorlichtingsbijeenkomst op het werk

1

TOTAAL

11

2

28

30

Hierbij is het totaal van alle cv- en dossierhouders meegerekend, dus niet alleen de cv-houders die uit het Ryx-bestand komen. Het gaat hier om 30 cv- en dossierhouders.

16

De meeste respondenten hebben te kennen gegeven door middel van het Internet of intranet bekend te zijn geworden met de mobiliteitsbank12. Daarnaast is er ook een deel dat erop gewezen is door collega’s. Bij de dossier- en cv-houders speelt ook het mobiliteitscentrum en P&O een vrij belangrijke rol. Deze actoren hebben geen rol gespeeld bij de niet-dossierhouders. Blijkbaar was de betrokkenheid van P&O en mobiliteitscentra bij bekendheid geven aan de mobiliteitsbank ook direct gericht op de volgende stap, namelijk de aanmaak van dossiers en cv’s. Hiermee komen we op het onderwerp van gerichte publiciteit voor de mobiliteitsbank. Diverse respondenten uit de diepte-interviews merken op dat meer recentelijk dit (te) weinig aandacht heeft gekregen, in tegenstelling tot een aantal jaren geleden, toen bijvoorbeeld de “mobibank on tour” werd uitgevoerd. In een eerder stadium is zelfs een hele lasershow uitgevoerd en een enorme taart met het logo van de mobiliteitsbank gemaakt. Volgens een betrokkene heeft dit destijds de bekendheid een grote impuls gegeven. Niet alle publiciteitsinspanningen leiden echter achteraf tot grote resultaten. Bij een bepaald Ministerie is namelijk een specifieke campagne gevoerd om de aanmaak van cv’s te stimuleren. Hierbij hoorde onder meer de mogelijkheid van een prijs van een rondvlucht boven Nederland. Uiteindelijk leidde dit slechts tot een beperkt aantal extra cv’s (zo’n 2% van het totale personeel binnen dit ministerie). Diverse respondenten uit de diepte-interviews benadrukken hoe belangrijk het is om het personeel steeds weer te wijzen op de mobiliteitsbank. Anders raken dit instrument en de mogelijkheden weer snel uit beeld. In dit verband valt op te merken dat veel rijksambtenaren uit de telefonische enquête niet weten of hun collega’s van het instrument gebruik maken. Uiteraard kan dit te maken hebben met een zekere voorzichtigheid om kenbaar te maken dat men zich ook oriënteert op andere functies. Wat echter ook naar voren komt is dat de mobiliteitsbank ook in meer algemene zin weinig aan de orde komt in onderlinge gesprekken. Publiciteit van buiten kan hier weer een impuls aan geven.

3.3 GEBRUIK VACATUREDEEL Niet iedere ambtenaar die bekend is met de mobiliteitsbank hoeft hier ook daadwerkelijk gebruik van te maken. In deze paragraaf zal worden ingegaan op de vraag in hoeverre men daadwerkelijk van het vacaturedeel gebruik maakt. Tabel 3.3

Gebruik vacaturedeel bij geënquêteerde rijksambtenaren Niet-dossierhouders

Niet bekend Wel bekend; niet gebruikt

Cv- en dossierhouders

16 8

Wel bekend; gebruikt

20

30

Totaal

44

30

12

De reden waarom deze 2 media bij elkaar zijn gevoegd, is omdat uit de gesprekken soms de indruk bestaat dat men het intranet met het internet verwart.

17

Uit tabel 3.3 blijkt dat het merendeel van de ambtenaren die bekend zijn met de mobiliteitsbank, ook daadwerkelijk gebruik maakt van het vacaturedeel. Omgerekend naar de hele groep rijksambtenaren (inclusief degenen die het instrument niet kennen en de cv-houders) gaat het om ongeveer de helft. Bij de dossier- en cv-houders maakt iedereen gebruik van het vacaturedeel. Uiteraard is dit een ruwe schatting, gezien de beperkte aantallen respondenten. Maar dit vrij hoge gebruik spoort in ieder geval met de inschatting van respondenten uit de diepte-interviews dat dit onderdeel goed verankerd is. Van de niet-dossierhouders die nooit naar vacatures hebben gezocht, is een belangrijke reden dat zij niet op zoek zijn naar een andere baan en daarom geen behoefte hebben om naar vacatures te zoeken. Een aantal respondenten geeft als hoofdreden om wel vacatures te bekijken, omdat zij inzicht willen hebben in het aanbod. Lang niet iedereen is acuut op zoek naar een andere baan. Verder is aan de cv- en dossierhouders die gebruik maken van het vacaturegedeelte, gevraagd hoe vaak men zoekt naar vacatures op de mobiliteitsbank. Het merendeel van de cv- en dossierhouders zoekt wekelijks naar vacatures op de mobiliteitsbank. Een andere vraag die is gesteld aan de niet-dossierhouders, cv- en dossierhouders, is op welke plek men vacatures zoekt, namelijk of dit thuis of op het werk gebeurt. Beide situaties komen ongeveer in gelijke mate voor (tabel 3.4). Bij de cv- en dossierhouders maakt een groot deel zowel thuis als op het werk gebruik van het vacaturegedeelte. Tabel 3.4

Locatie gebruik vacaturegedeelte Niet-dossierhouders

Cv- en dossierhouders

Op het werk

7

9

Thuis

7

6

Beide

5

15

Aan de niet-dossierhouders die thuis inloggen, is gevraagd of zij op het groene gedeelte of het blauwe gedeelte terechtkomen. Op deze vraag hebben de meeste respondenten te kennen gegeven gebruik te maken van het blauwe deel “werkenbijhetrijk”. Een enkeling heeft te kennen gegeven niet verder in te loggen, omdat deze niet weet hoe dat moet. De rest logt niet verder in, omdat men er geen behoefte aan heeft of om het feit dat men al voldoende denkt te hebben aan de vacatures die op “werkenbijhetrijk” staan. Of men zich altijd realiseert dat men op deze wijze veel (interne) vacatures mist, is maar de vraag. Ook in de diepte-interviews constateert men immers dat er nogal eens verwarring heerst rond het “groene” en “blauwe deel”. Voorts wordt vanuit het EC-AMC aangegeven dat er nogal eens problemen zijn met het inloggen. Men wil de procedure hiervoor dan ook makkelijker gaan maken.

3.4 GEBRUIK: CV-BANK Zoals in hoofdstuk 2 naar voren is gekomen, is een onderdeel van de mobiliteitsbank de cv-bank. Op de cv-bank kunnen rijksmedewerkers hun cv, al dan niet (gedeeltelijk) anoniem achterlaten. Via werkenbijhetrijk kunnen ook externen dit doen. De cv-houders zijn onder meer gecategoriseerd naar interne, interdepartementale en externe (herplaatsings) kandidaten. Kandidaten kunnen zo kenbaar maken dat ze open staan voor 18

een andere baan of hun cv gebruiken om direct digitaal te solliciteren. In deze paragraaf zal de mate van gebruik van de cv-bank verder worden beschreven. Allereerst zal gekeken worden naar het gebruik onder het personeel (3.4.1) en vervolgens onder vacaturehouders (3.4.2).

3.4.1 GEBRUIK CV-BANK DOOR RIJKSAMBTENAREN Reden voor plaatsing cv Uit de enquête onder cv-houders blijkt dat het merendeel van de personen zijn cv uit eigen beweegredenen op de cv-bank heeft geplaatst. In de meeste gevallen is dit gedaan, omdat men op de hoogte wil blijven van het aanbod. Verder wil men door het plaatsen van het cv kenbaar maken dat er interesse is in een andere baan. Andere redenen die worden aangeven zijn de beperking van de reistijd via een geambieerde nieuwe baan en het gemak om in het bezit te zijn van een gestandaardiseerde cv. In de overige 8 van de 28 gevallen is het cv geplaatst, omdat men (medisch) herplaatser is of was. Het is voor herplaatskandidaten verplicht om een cv te plaatsen op de mobiliteitsbank. Algemene kenmerken In totaal stonden op het moment van telling13 ongeveer 20 duizend cv’s op de mobiliteitsbank. Het gaat hier dan om zowel interne (rijksmedewerkers) als externe kandidaten (niet werkzaam binnen het Rijk). Als alleen wordt gekeken naar rijksmedewerkers dan zien we dat ongeveer 2700 rijksmedewerkers een geactiveerde cv hebben. Dit is ongeveer 15% van het totale aantal geactiveerde cv’s en ongeveer 2% van het totale Rijkspersoneel14. In vergelijking met een cv-bank als Monsterboard is dit gering. Op Monsterboard staan ongeveer 665.000 cv’s15. Afgezet tegen een werkzame beroepsbevolking van ongeveer 7,9 miljoen personen is dit ruim 8%. Op de cv-bank kunnen kandidaten hun cv, al dan niet (gedeeltelijk) geanonimiseerd achterlaten. Figuur 3.1 geeft weer op welke wijze de cv’s van rijksambtenaren gepubliceerd zijn. Iets meer dan 2 duizend cv’s zijn volledig publiek en de overige (bijna 700) zijn gedeeltelijk dan wel volledig anoniem. Alleen geautoriseerde functionarissen hebben toegang tot de cv-bank en zij beschikken het liefst over zoveel mogelijk informatie. De cv-houders krijgen dan ook advies om het cv volledig open te stellen, zodat de kans groter is dat men wordt benaderd.

13

December 2006.

14

Uitgaande van Kerngegevens Overheidspersoneel 2005, toen 116.616 personen in dienst van het Rijk waren.

15

Facts & Figures, Januari 2007, Monsterboard.nl.

19

Figuur 3.1

Wijze waarop cv’s van rijksambtenaren gepubliceerd staan

2500

2000

1500

1000

500

0 Volledig publiek

Gedeeltelijk anoniem

Volledig anoniem

Profiel cv-houders Wat is het profiel van de rijksambtenaren die cv-houder zijn? Is dit een doorsnee van het ambtenarenbestand, of zijn bepaalde groepen onder- of oververtegenwoordigd? In bijlage 2 van dit rapport wordt uitgebreid op deze vragen ingegaan. Conclusie van deze analyse is dat niet alle groepen naar rato zijn vertegenwoordigd. Hoger opgeleiden en personeel uit hogere schalen zijn oververtegenwoordigd, terwijl ouderen juist zijn ondervertegenwoordigd. Nu is dit een uitkomst die niet uniek is in vergelijking met andere mobiliteitsbanken. Zo geldt bijvoorbeeld ook voor Monsterboard dat hoger opgeleiden oververtegenwoordigd zijn.

3.4.2.

GEBRUIK CV-BANK DOOR VACATUREHOUDERS

De cv-bank kan geraadpleegd worden door vacaturehouders. Dit verloopt veelal via personeelsfunctionarissen, of via iemand die gespecialiseerd is in het beheer van de mobiliteitsbank. Voor het gebruik dient men geautoriseerd te zijn. Uit de diepteinterviews komt naar voren dat dit in ieder geval veelal niet de managers zelf zijn. De beheerders van de mobiliteitsbank hebben het aantal geautoriseerde gebruikers per rijksonderdeel gemeten op 2 momenten (september 2005 en 2006). Opvallend zijn daarbij de sterke schommelingen in het aantal gebruikers binnen rijksonderdelen. Dit zijn zowel schommelingen naar boven als naar beneden. Blijkbaar is er een grote verscheidenheid aan verbreding en versmalling van deze toepassing. Tevens wijst dit op sterke wisselingen in de geautoriseerde personen. In de enquête onder vacaturehouders is specifiek ingegaan op het gebruik van de cv-bank. tien van de 15 respondenten in deze enquête weten dat er cv’s op de mobiliteitsbank staan 20

geplaatst. Degene die het niet weten zijn vooral de managers. Zes van de tien die de cvbank kennen, geven aan niet actief te (laten) zoeken naar kandidaten via de cv-bank. Dit, omdat men het te tijdrovend vindt (3x), er niet aan heeft gedacht (2x) of te lastig vindt (1x). Verder komt uit de interviews naar voren dat vacaturehouders liever hebben dat kandidaten zelf reageren. Dit, omdat deze kandidaten bewust kiezen om te reageren en dan gemotiveerder zijn. Het zelf reageren van kandidaten wordt vaak gezien als een eerste selectiemethode. Dit spoort met wat naar voren is gekomen uit de diepteinterviews. Vacaturehouders zijn reactief; via de traditionele wijze krijgen ze vanzelf reacties. Bovendien kan het als de vacaturehouder zelf contact opzoekt, leiden tot (verkeerde) verwachtingen. Verdere knelpunten van de cv-bank komen aan de orde in hoofdstuk 5. De respondenten die wel gebruik maken van de cv-bank doen dit incidenteel. Uit zowel de diepte-interviews als de gesprekken met de vacaturehouders komt naar voren dat wordt verwacht dat in de toekomst werving via de cv-bank zal toenemen. Dit, omdat door het aantrekken van de arbeidsmarkt het voor het Rijk lastiger zal worden om personeel te werven. Verder zal door de nieuwe taakstellingen meer intern geworven (moeten) worden. Voorts realiseert men zich op meer centraal niveau dat de cv-bank nog veel potenties biedt om in de toekomst de competenties van het personeel bij het Rijk meer systematisch in kaart te brengen.

3.5 GEBRUIK: EXTRA FACILITEITEN De mobiliteitsbank omvat ook een aantal extra faciliteiten. Het gaat dan om extra informatie en een aantal digitale HRM-tools. In hoofdstuk 2 zijn deze reeds nader toegelicht. Bij alle onderzoeksactiviteiten komt naar voren dat het gebruik hiervan beperkt is. Bij de niet-dossierhouders zijn het slechts enkelingen die hiervan wel eens gebruik maken. Onder de cv-houders is het aandeel gebruikers iets hoger, maar gaat het nog altijd maar om 8 van de 28 respondenten die wel eens hier gebruik van heeft gemaakt. Voorzover van deze extra faciliteiten gebruik wordt gemaakt, gaat het hoofdzakelijk om de loopbaanscan. In de praktijk is vacatures zoeken toch veelal het hoofddoel van het gebruik van de mobiliteitsbank. Bij de 8 cv-houders die gebruik maken van de extra faciliteiten op de mobiliteitsbank zijn vrouwen en jongeren oververtegenwoordigd. Of dit daadwerkelijk representatief is voor de hele rijksoverheid is bij zulke kleine aantallen echter onzeker. Vanuit de diepte-interviews wordt duidelijk dat vanuit personeelsafdelingen en mobiliteitscentra het gebruik van deze extra faciliteiten niet specifiek wordt gestimuleerd. Lang niet iedereen heeft deze faciliteiten zelf eens geprobeerd. Vaak heeft men ook weer eigen instrumenten, of benadrukt men de waarde van meer intensieve trajecten om op dit soort terreinen meer bruikbare informatie te krijgen. Als men een persoonlijk dossier heeft, zijn hieraan ook diverse extra faciliteiten verbonden, zoals de e-mail service, het aanmaken van profielen op grond waarvan men kan zoeken, overzicht van sollicitaties en digitaal solliciteren. Nu zijn niet al deze elementen systematisch gevraagd aan alle respondenten. Dit geldt echter wel voor het laatste: digitaal solliciteren. Zo’n 8 van de 19 cv-houders die (wel eens) gesolliciteerd hebben naar aanleiding van een vacature op de mobiliteitsbank hebben dit ook wel eens digitaal via de mobiliteitsbank gedaan. Soms is dit ook in combinatie met andere methoden en soms verschilt de sollicitatiewijze per vacature. Deze methode wordt dus in 21

ieder geval door een deel van de groep gebruikt. Een ander deel doet dit bewust niet. De redenen daarvoor komen in het hoofdstuk over het oordeel aan de orde. De andere extra faciliteiten zijn niet systematisch gevraagd. Uit de gesprekjes bestaat echter de indruk dat men regelmatig gebruik maakt van verschillende vacatureprofielen en de e-mail service.

3.6 CONCLUSIES De bekendheid van de mobiliteitsbank is vrij hoog, waarbij het dan met name gaat om het vacaturedeel. In termen van gebruik gaat het bij het vacaturedeel ruwweg om ongeveer de helft van de rijksambtenaren. Bij de cv-bank is dit veel lager. Slechts 2% van de rijksambtenaren heeft een cv aangemaakt. Hierbij zijn hoger opgeleiden oververtegenwoordigd en ouderen ondervertegenwoordigd. Vacaturehouders maken ook weinig gebruik hiervan. Dit geldt ook voor de extra faciliteiten. Hierbij is de loopbaanscan nog het meest bekend.

22

4

EFFECTEN: REACTIES EN PLAATSINGEN

4.1

INLEIDING

In het voorgaande hoofdstuk is naar voren gekomen dat rijksambtenaren op diverse manieren via de mobiliteitsbank naar een nieuwe baan binnen de Rijksoverheid kunnen zoeken. Allereerst kunnen zij hun cv plaatsen op de cv-bank. Ten tweede kunnen zij zoeken op het vacaturedeel en reageren op door hen geschikt geachte vacatures die zij hier vinden. In dit hoofdstuk willen we ingaan op de effectiviteit van beide wegen. Hierbij is effectiviteit ingevuld als de mate waarin men naar aanleiding hiervan op gesprek kan komen bij vacaturehouders en of dit vervolgens daadwerkelijk tot een nieuwe functie leidt. Uiteraard heeft dit effectiviteitsbegrip zijn beperkingen. In feite wordt gemeten in hoeverre er iets gebeurt naar aanleiding van sollicitaties of plaatsing op de cv-bank. De mate waarin deze reacties plaatsvinden, zal mede afhangen van het profiel van degenen die reageren. Wanneer alleen degenen met een minder aantrekkelijk profiel op de cv-bank komen te staan of solliciteren naar aanleiding van vacatures op de mobiliteitsbank, zal dit het aantal reacties negatief beïnvloeden, zonder dat dit aan het instrument toegeschreven hoeft te worden. De beschrijving hiervoor van het profiel van degenen die dit instrument gebruiken geeft hier echter geen aanleiding toe. Mogelijk is dat dit een rol speelt bij herplaatsers, vandaar dat we hier in de analyses rekening mee houden. De herplaatsers vormen echter zowel bij de cv-houders als degenen die zoeken naar vacatures zeker geen meerderheid. Effectiviteit kan ook gedefinieerd worden vanuit het perspectief van de vacaturehouder. Een mogelijke maatstaf voor effectiviteit is dan het aantal reacties dat binnenkomt op een vacature via de mobiliteitsbank. Daarnaast wordt, evenals bij de baanzoekers, gekeken in hoeverre deze reacties ook tot plaatsingen leiden. In paragraaf 4.2 gaan we eerst uit van het perspectief van baanzoekers, waarna in paragraaf 4.3 het perspectief voor vacaturehouders volgt.

4.2

PERSPECTIEF (POTENTIELE) BAANZOEKERS

Reacties op sollicitaties naar aanleiding van vacatures op mobiliteitsbank Allereerst gaan we in op de reacties op sollicitaties naar aanleiding van vacatures op de mobiliteitsbank. Bij de reacties maken we onderscheid tussen een aantal subgroepen, namelijk de niet-dossierhouders aan de ene kant en cv-houders aan de andere kant. Voor de laatste groep geldt dat zij via de cv-bank van een extra kanaal gebruik maken. Gezien dit extra zoekkanaal, gaat het hier naar verwachting om een groep die sterker op zoek is naar een andere baan dan bijvoorbeeld niet-dossierhouders. Dit laatste blijkt ook uit tabel 4.1. Bij de niet-dossierhouders die (wel eens) zoeken, is maar een beperkt deel (minder dan een kwart) die solliciteert naar aanleiding van een vacature, terwijl dit bij de cvhouders het overgrote deel is (22 van de 28). Bij de niet-dossierhouders geeft een groot 23

deel aan dat men meer vrijblijvend zoekt om “eens te kijken” en een “overzicht te hebben wat er zoal beschikbaar is”. De verhouding tussen zoeken en daadwerkelijk solliciteren zegt iets over de mate waarin de gepresenteerde vacatures voldoende aanknopingspunten bieden om een geschikte vacature te vinden. Zeker bij de cv-houders, die het meest op zoek zijn, geven deze cijfers aan dat de mobiliteitsbank daadwerkelijk alternatieve functies biedt voor een behoorlijk deel van de “zoekers”. Hierop komen we bij het hoofdstuk over het oordeel nog terug, waarbij blijkt dat een meerderheid vindt dat het aanbod van vacatures voldoende is. Dit antwoord sluit aan op de genoemde verhoudingen in tabel 4.1. Tabel 4.1

Reacties op sollicitaties naar aanleiding van vacatures op het vacaturedeel (aantal respondenten)

Zoeken naar vacatures op vacaturedeel Gesolliciteerd n.a.v. vacature(s) op vacaturedeel

Niet-dossierhouders

Cv-houders

Dossierhouders zonder cv

19

28

2

4

22

2




Nooit uitnodiging gesprek

voor

2

9

0




Minstens 1 keer op gesprek maar baan niet verkregen

1

11

2




Andere baan verkregen

1

2

0

Bron: telefonische enquêtes.

Vervolgens is de vraag in welke mate deze sollicitaties tot reacties van vacaturehouders leiden. Over alle groepen heen, is minder dan de helft nooit uitgenodigd voor een gesprek. In ongeveer een tiende van de gevallen heeft de sollicitatie daadwerkelijk geleid tot een andere baan. Eén van degenen die op deze wijze een baan heeft gevonden, is een herplaatser. Solliciteren leidt dus tot reacties, en ook soms daadwerkelijk tot een andere baan, al is deze laatste kans niet heel groot. Reacties op cv’s Hoe zijn dergelijke scores naar aanleiding van het geplaatste cv door cv-houders (tabel 4.2)? Veruit het grootste deel (24 van de 28) heeft nooit een reactie gehad, ook al staat men soms reeds langdurig op de cv-bank. Wel geven velen hiervan aan dat men tussentijds wel informatie heeft verkregen dat hun cv is ingezien. Men heeft dan echter geen idee wie dit is geweest en hoe serieus dit was. Het feit dat men in de cv-bank staat en nooit is benaderd, wekt bij velen van deze groep twijfel over hoe serieus deze cv-bank wordt gebruikt door vacaturehouders. Men had hier meer van verwacht en dat dit niet uitkomt, leidt tot bevreemding.

24

Tabel 4.2

Reacties op cv’s (aantal respondenten) Aantal respondenten

Nooit een reactie gehad van vacaturehouder

24

Wel contact met vacaturehouder, maar uiteindelijk geen gesprek

2

Op gesprek maar baan niet verkregen

0

Andere baan verkregen

2

TOTAAL

28

Bron: telefonische enquête cv-houders

Het is niet zo dat bij de respondenten in het geheel geen reacties zijn gekomen. Bij 2 respondenten is er contact geweest met de vacaturehouder, maar was al snel de conclusie dat hier geen sprake was van een goede “match”. In 2 gevallen is daadwerkelijk een andere baan verkregen. Een van deze 2 stond overigens reeds 6 jaar op de cv-bank en vond dat het daarom nog lang geduurd heeft. Deze respondent was een herplaatser. Bij de uiteindelijke match heeft het mobiliteitscentrum van het betreffende ministerie ook een rol gespeeld. Dit mobiliteitscentrum maakte gebruik van de cv-bank. Via dit medium is er dus een beperkte kans om een andere baan te vinden. Een groot deel van de cv-houders merkt er weinig van dat de cv-bank serieus wordt gebruikt. Dit laatste spoort met de eerdere constatering dat het gebruik van de cv-bank door vacaturehouders (en daaraan gerelateerde P&O-ers) beperkt is.

4.3

PERSPECTIEF VACATUREHOUDERS

Zoals in paragraaf 4.1 is beschreven, kan het aantal reacties dat binnenkomt op een vacature via de mobiliteitsbank worden gezien als een maatstaf van effectiviteit. Deze maatstaf heeft echter wel zijn beperkingen, omdat het moeilijk is om na te gaan waar men de vacature voor het eerst heeft gezien. Is men direct via de mobiliteitsbank bij de vacature terecht gekomen of heeft men eerst kennis genomen van de vacature via andere kanalen en is men daarna naar de mobiliteitsbank gegaan? Zo wordt men op het intranet van de ministeries en in externe media vaak doorverwezen naar de mobiliteitsbank voor meer informatie over de vacature. Uit de diepte-interviews komt naar voren dat men overwegend de indruk heeft dat de mobiliteitsbank als eerste “spot” een redelijk bereik heeft. Ook als vacatures niet in externe media zijn geplaatst blijkt de respons hoog te zijn, al neemt deze de laatste tijd iets af. Dit laatste wordt toegeschreven aan een krappere arbeidsmarkt. Het aantrekken van personeel voor specialistische functies wordt moeilijker, omdat men via de mobiliteitsbank allemaal in dezelfde (beperkte) ‘pool’ vist. De enquête onder vacaturehouders bevestigt dit beeld. Tabel 4.3 geeft een overzicht van hoe de vacaturehouders de respons op een vacature beoordelen. Het merendeel vindt de respons “hoog”. Vaak is deze respons reeds hoog in de “herplaats”-en “interne” fase. Door 3 vacaturehouders wordt de respons als laag beoordeeld en in 2 gevallen is er totaal geen reactie geweest op de vacature. Vacaturehouders geven wel aan dat de respons erg afhankelijk is van de functie. Voor de meer specialistische functies komen weinig reacties binnen. Bij de 2 van de 3 “lage beoordelingen” is dit ook de achterliggende reden.

25

Tabel 4.3

Reacties op vacatures geplaatst op de mobiliteitsbank

Respons op vacature Geen

2

Laag

3

Hoog

10

Totaal

15

Bron: enquête vacaturehouders

Vervolgens is de vraag in welke mate de reacties op de vacatures ook geleid hebben tot een “match”. Acht van de 10 vacaturehouders geven aan dat bij minstens één vacature daadwerkelijk een match via een reactie op de vacatures via de mobiliteitsbank heeft plaatsgevonden. In één geval heeft de vacaturehouder aangegeven dat een kandidaat zelf afhaakte en in het andere geval wist de vacaturehouder niet meer of een vacature door middel van de vacaturebank is opgevuld of niet. Bij de vacaturehouders die een match signaleren, hoeft dit zeker niet het geval te zijn geweest bij alle vacatures. Er is een verschil in de mate waarin kandidaten worden gevonden via de mobiliteitsbank. In één geval geeft een vacaturehouder bijvoorbeeld aan dat 1 op de 3 vacatures wordt opgevuld met behulp van de mobiliteitsbank en in een ander geval dat de mobiliteitsbank bij 9 van de 10 vacatures een grote rol heeft gespeeld. Duidelijk is in ieder geval dat de mobiliteitsbank een belangrijke rol speelt bij de vervulling van vacatures. Plaatsingen van vacatures op de mobiliteitsbank leiden tot veel reacties en diverse matches.

4.4

CONCLUSIES

De mobiliteitsbank wordt door (potentiële) baanzoekers vooral gebruikt om te zoeken naar vacatures. Een sollicitatie leidt vervolgens in ruwweg de helft van de gevallen tot een gesprek. Bij enkele respondenten leidt dit ook daadwerkelijk tot een andere baan. Het plaatsen van een cv op de cv-bank heeft minder effect. Het gebruik van de cv-bank onder vacaturehouders is laag. Cv-houders krijgen dan ook zelden een reactie van een vacaturehouder op hun cv, ook al staat deze lange tijd geplaatst. Het belang van het vacaturedeel op de mobiliteitsbank wordt ook nog eens bevestigd vanuit het perspectief van de vacaturehouders. Zij krijgen veel reacties op een vacature die ze plaatsen op de mobiliteitsbank. De vacaturehouders geven ook aan dat deze reacties in diverse gevallen leiden tot een match. De mate waarin een match plaatsvindt verschilt echter. Dit hangt onder andere samen met het feit dat meer specialistische functies moeilijker zijn te vervullen met behulp van de mobiliteitsbank.

26

5

OORDEEL EN GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID

5.1

INLEIDING

In dit hoofdstuk gaan we in op het oordeel van de respondenten, waarbij ook aandacht besteed wordt aan de gebruiksvriendelijkheid. Daarbij worden verschillende onderdelen van de mobiliteitsbank apart behandeld: het vacaturedeel (5.2), de cv-bank (5.3), en extra faciliteiten (5.4).

5.2

VACATUREDEEL

Wat betreft het gebruikersgemak is een van de eerste elementen de invoer van vacatures die gestandaardiseerd in TICC plaatsvindt. Dit vraagt wel de nodige inspanning, maar de meerderheid van respondenten uit de diepte-interviews en de enquête onder vacaturehouders vindt dit redelijk gaan. Er is voldoende ondersteuning in de vorm van handleidingen. Tevens wordt opgemerkt dat het systeem nu sneller en gebruiksvriendelijker werkt dan vroeger. Omdat de procedure de nodige inspanning kost, is binnen diverse ministeries sprake van een zekere specialisatie in de invoer. Er zijn dan (p-)functionarissen die een belangrijk deel van hun tijd besteden aan het invoeren van vacatures. Een probleem dat door enkelen nog wordt genoemd, is dat er maar een beperkte inlogtijd van 20 minuten geldt. Hierdoor is men soms niet snel genoeg met invoeren van een vacature en moet men daarna weer opnieuw beginnen. Het feit dat er nu één systeem is voor de verwerking van een groot aantal vacatures, waarbij men ook direct aan kan geven welke media men wil, wordt ook regelmatig als een voordeel ervaren. De schaduwzijde is weer wel dat deze stroomlijning een inperking van sommige vrijheden betekent. Zo merkt bijvoorbeeld een respondent op dat men in sommige gevallen de vacatures liever in de “u” vorm zou weergeven, terwijl nu standaard is gekozen voor de “jij” vorm. Ook is er discussie geweest om de vrijheid te hebben om een bepaalde schaalrange te hanteren bij een vacature. Deze punten van kritiek betekenen bepaald niet dat de respondenten uit de diepteinterviews en vacaturehouders negatief staat tegenover het vacaturedeel van de mobiliteitsbank. Zij zien veel voordelen van dit onderdeel. Op relatief efficiënte en goedkope wijze bereikt men op deze wijze een vrij hoge vervullingsquote. Tegenover de kant van invoerders en vacaturehouders, staan de gebruikers die vacatures zoeken. Wat betreft een oordeel over gebruikersgemak gaat het dan over de vraag hoe gemakkelijk het is vacatures te vinden en bepaalde selecties te maken. Het merendeel van de ambtenaren uit de telefonische enquêtes is hier tevreden over. Het wordt als overzichtelijk en duidelijk ervaren. Voorzover sprake is van kritiek, geven sommigen aan dat de selectie op vakgebied te ruim is, waardoor men ook vacatures krijgt te zien die niet goed aansluiten op de wensen. Een respondent uit de diepte-interviews geeft aan dat ook het tegenovergestelde gebeurt, namelijk dat geschikte vacatures niet worden geselecteerd. Ook suggereert een enkeling dat de mogelijkheid om te zoeken op functieniveau de selectie beter zou maken. De koppeling tussen andere media en de mobiliteitsbank is niet altijd even goed. Als in een e-mail of op het intranet een link staat naar een vacature op de mobiliteitsbank, dan 27

werkt deze niet altijd. Men moet bijvoorbeeld steeds opnieuw inloggen, de herplaatsstatus wordt niet herkend of de snelcodes werken niet. In tabel 5.1 is aangegeven in hoeverre men tevreden is met het aanbod van vacatures. Een duidelijke meerderheid van de respondenten vindt dit voldoende of ruim voldoende. Deze tevredenheid is bij de cv-houders nog iets hoger. Veel respondenten merken op dat het heel plezierig is dat er een instrument is waarbij alle vacatures van de sector Rijk systematisch op een rij worden gezet. Voorzover kanttekeningen worden gemaakt, wordt nog wel eens aangegeven dat binnen de mobiliteitsbank het accent meer ligt op hogere functies en het aanbod voor lagere beperkter is. Een ander kritiekpunt is de landelijke dekking van de vacatures. Voor bepaalde regio’s is het aanbod van vacatures gering. Tabel 5.2

Oordeel over aanbod van vacatures Niet-dossierhouders

Cv- en dossierhouders

5

3

10

17

4

10

19

30

Ruim voldoende Voldoende Onvoldoende Totaal aantal respondenten die deze vraag beantwoord hebben Bron: diverse telefonische enquêtes

5.3

OORDEEL OVER CV-BANK

CV-houders Aan degenen met een cv is gevraagd hoe gemakkelijk of moeilijk het was om deze aan te maken. Een minderheid (een kwart) vond dit moeilijk of zeer moeilijk. Ook in een aantal diepte-interviews wordt gesignaleerd dat er een bepaalde groep is voor wie de aanmaak van een cv de nodige problemen oplevert. Het gaat dan volgens hen relatief vaak om lager opgeleiden en/of personeel dat in hun werk weinig met computers te maken heeft. Dat de opbouw van het dossier niet altijd als eenvoudig wordt ervaren, blijkt uit het feit dat bij sommige ministeries mensen (met name herplaatskandidaten) hierbij begeleid worden, of zelfs binnenkort een cursus kunnen volgen. Voor het merendeel van de huidige cv-houders heeft de aanmaak van het dossier en cv echter niet tot grote problemen geleid. Dat wil niet zeggen dat men hiermee in het geheel geen problemen heeft ondervonden. De meest genoemde moeilijkheid is de tijd dat één en ander kost, al realiseren de meesten zich dat dit nu eenmaal onontkoombaar is. Wel vinden sommigen dat vrij veel gevraagd wordt (veel velden). Sommige gebruikers geven aan dat het nog wel eens voorkomt dat bij de aanmaak van het dossier informatie verloren gaat en de procedure (deels) opnieuw gedaan moet worden. Ook klagen enkelen dat men problemen had met incopiëren van bestaande cv-teksten en het niet goed doorkomen van leestekens. Het cv kan door de cv-houder benut worden om digitaal te solliciteren. Bij hoofdstuk 3 over het gebruik is naar voren gekomen dat een deel van de cv-houders wel eens digitaal solliciteert via de mobiliteitsbank. Een (groter) deel doet dit echter niet en heeft hier vaak bewuste redenen voor. De rode lijn daarin is dat deze te weinig vrijheid en onvoldoende ruimte biedt en de lay-out onvoldoende mooi is om als een goed visitekaartje te dienen. 28

Bij vrijheid gaat het dan bijvoorbeeld om een aantal verplichte velden die als (onnodig) keurslijf worden ervaren, en de (beperkte) mogelijkheden om het cv snel op maat aan te passen. Ook klaagt men soms over rare tekens bij het printen of bijvoorbeeld problemen om trema’s te verwerken. Een schriftelijke reactie of per (eigen) e-mail biedt meer vrijheid om een eigen inkleuring aan de sollicitatie te geven. Een optie die door enkele respondenten wordt gesuggereerd is om de mogelijkheid toe te voegen dat extra documenten kunnen worden bijgevoegd (uploaden). Vacaturehouders In hoofdstuk 3 is reeds geconstateerd dat van de kant van vacaturehouders het gebruik van de cv-bank gering is. Dit heeft uiteraard direct te maken met het feit dat slechts een beperkte groep hiervoor geautoriseerd is. Maar ook degenen die wel met de cv-bank hebben gewerkt komen met een veelheid van problemen:














Het is niet mogelijk om “onderhands” snel en slagvaardig een kandidaat uit de cvbank aan te nemen. Formeel dient de gebruikelijke procedure gevolgd te worden waarbij een vacature breder wordt opengesteld. De zoekfunctie werkt niet altijd goed. Soms krijgt men cv’s die niet goed passen bij de zoekcriteria die men heeft opgegeven. Bovendien geeft het systeem soms meer matches aan dan dat er in werkelijkheid zijn. De cv’s zijn te weinig informatief. Om goed in te schatten of de kandidaat echt goed past, mist men bepaalde informatie. De cv’s geven over het algemeen aan wat men heeft gedaan en niet wat men nu daadwerkelijk wil. In het kader van horizontale mobiliteit is dit een belangrijk punt. Het geluid gaat op om ook competenties mee te nemen in het cv. Ook geven cv’s volgens een aantal vacaturehouders nogal eens een te rooskleurig beeld. Met anonieme cv’s kan men weinig uit de voeten. Weliswaar kan aan deze groep als reactie een mail worden gestuurd, maar een ministerie dat hier daadwerkelijk ervaring mee heeft, geeft aan dat men dagelijks 15 anonieme cv-houders heeft gemaild en dat men slechts 1 reactie kreeg, en dan ook pas na 4 maanden. In een aantal gevallen dat cv-houders daadwerkelijk zijn benaderd, kwam het nogal eens voor dat men intussen een andere baan had, of minder gemotiveerd was voor die specifieke functie.

Al deze voorgaande problemen betekenen tezamen dat het gebruik van de cv-bank om een goede kandidaat te vinden zeer tijdsintensief is. Men moet veel cv’s doorworstelen om goede kandidaten te vinden, waarbij dan ook een gerede kans bestaat dat geselecteerde kandidaten vervolgens niet beschikbaar zijn. De makkelijkste (en minder tijd vergende) weg is om de traditionele route te volgen en reacties af te wachten op gepubliceerde vacatures. In feite maken de sollicitanten dan zelf de “match”. Op voorhand is dan veel duidelijker dat de kandidaten gemotiveerd zijn. De situatie wordt enigszins anders als de vacature een functie betreft, die moeilijk in te vullen is, omdat er schaarste is op de arbeidsmarkt. Er is dan niet langer een garantie dat de traditionele weg voldoende respons aan sollicitaties genereert. In dat geval kan een instrument als de cv-bank in beeld komen. De vraag is wel of dit type schaarse functionarissen voldoende vertegenwoordigd is in de cv-bank.

29

Enkele respondenten uit de diepte-interviews bepleiten een actiever beleid om het gebruik van de cv-bank te stimuleren. Zij bepleiten bijvoorbeeld het matchen van vacante functies met de cv-bank als vast – verplicht – onderdeel in de procedures, zeker in het geval dat vervulling van vacatures via de “normale” gang van zaken lastig blijkt te zijn. Anderen zien echter minder in een verplicht karakter, alleen al omdat dit toch makkelijk te omzeilen is. Zoals bij het stukje over de cv-houders reeds opgemerkt, kunnen de cv’s benut worden voor digitaal solliciteren. Ook bij de diepte-interviews en enquête onder vacaturehouders is dit punt aan de orde gekomen. Zij geven regelmatig aan dat het cv er minder mooi uitziet, maar vooral dat het cv wel veel “hokjes” heeft, maar in de praktijk te weinig (persoonlijke) informatie biedt. Overigens worden daartegenover duidelijke voordelen gesignaleerd. Zeker als er een groot aantal reacties is, is digitaal solliciteren een zeer efficiënte manier om deze binnenkomende stroom te verwerken en te ordenen. Door een vast format is ook makkelijker een eerste schifting te maken. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft digitaal solliciteren in een aantal gevallen zelfs verplicht gesteld. Binnen het Ministerie van Justitie en het Ministerie van SZW wordt hier ook over gedacht.

5.4

OORDEEL EXTRA FACILITEITEN

Van de extra faciliteiten is de loopbaanscan nog het meest gebruikt en dan met name bij cv-houders. De meeste respondenten die deze gebruikt hebben, zijn hier positief over. Het roept herkenning op. Wel realiseert men zich de beperkingen die een dergelijk digitaal instrument heeft. Het kan hooguit een eerste aanzet zijn om na te denken over wat men kan. Bij de e-mail functie gekoppeld aan het persoonlijk dossier worden door enkele gebruikers problemen geconstateerd. Zo geeft iemand aan dat als op de link met betreffende vacatures wordt geklikt, hij steeds opnieuw moet inloggen. Een respondente uit de diepte-interviews geeft aan dat zijzelf de e-mailfunctie heeft geactiveerd en regelmatig “verkeerde” functies terugkrijgt. Zij vermoedt dat iets fout gaat in de matching. Ook over de werking van andere functies binnen het persoonlijk dossier is zij kritisch, zoals de vraag hoe je vacatureprofielen activeert.

5.5

CONCLUSIE

Over het vacaturedeel is een meerderheid van de respondenten tevreden. Dit betreft zowel de invoer, het gebruik, als het aanbod. Bij de cv-bank is het oordeel minder positief. De vacaturehouders signaleren een groot aantal problemen. Zo vindt men de cv’s te weinig relevante informatie bieden, kan men weinig met anonieme cv’s, maar vindt men vooral een probleem dat betreffende kandidaten lang niet altijd meer een baan zoeken of een type baan waar het in het betreffende geval om gaat. Ook is nog een aantal technische verbeteringen mogelijk. De meeste cv-houders ondervinden geen grote problemen om het cv aan te maken, al vindt men het wel veel tijd kosten. Er is een minderheid die zodanig veel problemen met de aanmaak heeft, dat sommige ministeries hiervoor een begeleidende cursus ontwikkelen. Wat betreft de cv’s zelf zijn er klachten over de layout.

30

6

ANDERE MOBILITEITSBANKEN

6.1

INLEIDING

In dit hoofdstuk gaan we in op de situatie bij enkele andere mobiliteitsbanken. Het gaat dan in een drietal gevallen om mobiliteitsbanken die zich evenals de Rijksoverheid richten op publieke sectoren (Zorgjob.nl, jobsrepublic die zich vooral richt op lagere overheden, en onderwijsvacaturebank.nl) en een grote mobiliteitsbank die breed over alle sectoren actief is, namelijk Monsterboard. Allereerst geven we een korte beschrijving van al deze mobiliteitsbanken (6.2). Daarna gaan we in op enkele aandachtspunten die hieruit voortvloeien, en leggen we daarbij ook een verbinding met de situatie bij de mobiliteitsbank van het Rijk (6.3).

6.2

ANDERE MOBILITEITSBANKEN

In de onderstaande tabel 6.1 staan enkele belangrijke kenmerken van de vier mobiliteitsbanken waarop we in dit hoofdstuk verder ingaan.

31

Tabel 6.1

Weergave van enkele belangrijke kenmerken van de vier mobiliteitsbanken Zorgjob

Onderwijsvacaturebank

Regionale platforms van Monsterboard (semi-) overheidsinstanties

Sector

Zorg & Welzijn

Onderwijs

Gemeenten en publieke organisaties

Alle sectoren

Aantal vacatures

•

Op dit moment 490 vacatures

•

Jaarlijks gemiddeld 4.500 Dagelijks gemiddeld 300

•

Dagelijks gemiddeld 600 vacatures

•

Dagelijks gemiddeld 50.000

Postcode Discipline CAO Regio Trefwoord Aantal werkuren Soort functie Werkgever Dienst

• • •

Functie Sector Regio

• • • • •

Functiegroep Regio Vakgebied Werk- en denkniveau Trefwoord

• • •

Functiecategorie Locatie Trefwoord

Velden vacature zoeken

• • • • • • • • •

Statisitieken voor werkgever

Bijvoorbeeld aantal vacatures en aantal sollicitaties per vacature

Mogelijkheid logo’s/ bedrijfspresentaties

• •

•

•

Overzicht van de geplaatste cv’s

Vermelding van logo bij vacatures Webpagina met alleen de eigen vacatures, geen advertenties van derden Plaatsen van bedrijfspresentaties

Overzicht van hoe vaak vacatures en presentatiepagina’s zijn geraadpleegd, aantal sollicitaties per vacature en hoe vaak sollicitaties tot een aanstelling hebben geleid. Ook geautomatiseerde rapportages voor mobiliteitsbureau

Middels rapportage opgesteld door Monsterboard zicht op mate gebruik van Monsterboard

•

•

•

Vacature in eigen huisstijl plaatsen Per organisatie eigen ‘mini-site’ in eigen huisstijl met mogelijkheid voor open sollicitatie

•

Vacature in eigen huisstijl plaatsen Link van de bedrijfspresentatie in de vacature vermelden

Gebruik en autorisaties

Gebruik door beperkt aantal P&O-ers

Elke aangesloten school/bestuur is vrij om gebruik te maken van de cv-bank

Bij P&O-organisaties en optioneel bij managers

Gebruikers veelal recruiters (P&O)

Mogelijkheid tot digitaal solliciteren

•

•

• • •

Bij een sollicitatie kan men de cv doorsturen via Monsterboard of via het eigen emailadres

• •

Digitaal via ZorgJob.nl (waarbij opgeslagen cv wordt meegestuurd) Via eigen emailadres (vrij eigen cv meesturen) Motivatiebrief is verplicht

•

Digitaal via systeem (waarbij opgeslagen cv wordt meegestuurd) Middels outlook (vrij eigen cv meesturen)

Digitaal via JobAgent Digitaal via formulier Digitaal via e-mail

Aantal cv’s

7.000

2.925

11.000 (regionaal) 45.000 (gemeentebanen.nl)

650.000 (waarvan 45.000 ingedeeld bij de overheid)

Mogelijkheid geanonimiseerde cv’s

Nee

Nee

Ja, ook mogelijkheid om indiv. werkgevers uit te sluiten van inzage

Ja

32

Zorgjob

Onderwijsvacaturebank

Regionale platforms van Monsterboard (semi-) overheidsinstanties

Mate van gebruik cv-bank

Geen intensief gebruik, alleen schaarse functies en enkele werving en selectiebureaus

Minder bekend

“Warme matching” speelt hierbij nogal eens een (voortrekkers)rol

De mate hangt af van arbeidsmarktsituatie; hoe krapper de arbeidsmarkt, hoe meer er gebruik wordt gemaakt van de cvbank

Email-service individuen

Ja

Ja

Ja

Ja

Email-service bedrijven

Ja

Ja

Ja

Ja

Zoekopties cv

• •

Extra faciliteiten

• • • • •

Nachtdiensten/ weekenddiensten/ specifieke discipline Parttime/ fulltime

• • •

Functie Sector Regio

• • • • •

Functiegroep Regio Vakgebied Werk- en denkniveau Trefwoord

• • • • •

Trefwoord Datum Salaris Locatie Kandidatenprofiel

Nieuwsbrieven Forums Tijdschriftendatabank Evenementenagenda m.b.t. de zorg Zoekmachine voor zorg en welzijn

• •

Sollicitatietips • Verwijzing naar • werkeninhetonderwijs. • nl

Sollicitatietips Talentanalyse Vacatures kunnen als eerste stap eerst intern aan medewerkers zichtbaar worden gemaakt Mogelijkheid tot fysieke matching via mobiliteitsbureau Digitaal aanvragen van flexkrachten

• • • • • •

Loonwijzer Carrièreadviezen Communities Sollicitatietips Nieuwsbrieven Forums voor elke categorie

Inbedding in regionaal • werving-, selectie- en • mobiliteitsbeleid • Beheertool combineert zowel reguliere werving- en selectieals mobiliteitsprocessen

Maatwerk snelheid Bij vacatures ook informatie over bedrijfscontext

• • Belangrijke Succesfactoren

• •

Maatwerk • P&O-er bij het proces betrekken

Eerste en grootste site • op deze deelmarkt (massa) •

In het vervolg van deze paragraaf geven we nog een nadere toelichting op ieder van deze banken. Zorgjob.nl Zorgjob is gericht op de zorg- en welzijnsector. Vanaf het begin is er een sterke betrokkenheid geweest van diverse beroepsorganisaties. Hoewel door bezuinigingen dit is verminderd, vormen enkele van dergelijke organisaties nog steeds mede de basis. Dit betreft dan bijvoorbeeld ABVAKABO en PGGM. Tevens is een combinatie van allerlei zorginstellingen (Stichting Rhijnhuysen) een essentiële klant. Zorgjob.nl is ingebed in een breder digitaal portaal (zorgportaal.nl) waarin op allerlei punten (personeelsbeleid, relevante zaken voor beroepsuitoefening) informatie wordt verleend. Wel wordt binnen dit zorgportaal zorgjob.nl het meest gebruikt. De vacaturehouder kan aangeven waar de vacature moet worden geplaatst (wel of niet op ZorgJob / op welke websites etc.). Via ZorgJob worden de vacatures automatisch 33

doorgeplaatst en op elke beoogde site zijn deze te zien. Ook is het mogelijk om vacatures automatisch te importeren en een PDF vacaturekrant in de eigen huisstijl van de vacaturehouder te genereren. Bij het plaatsen van vacatures is het mogelijk om afdelingen aan te maken. Met een muisklik kan elke bezoeker in dat geval extra informatie opvragen over de betreffende afdeling. Men ervaart dit als erg aangenaam. De sollicitant kan dan zien of de afdeling wel wat voor hem is. Dit stimuleert een snellere matching. De indruk bestaat dat de cv-bank niet intensief gebruikt wordt. Uitzondering zijn met name de schaarse functies en enkele werving en selectiebureaus. Wanneer de schaarste in de toekomst weer toeneemt, kan ook de belangstelling voor “gewone” functies weer toenemen. Ondanks een beperkt gebruik door vacaturehouders wordt de cv-bank alleen al handig geacht voor de sollicitaties. Wanneer dit electronisch plaatsvindt, kan de eigen cv hiervoor direct gebruikt worden. Onderwijsvacaturebank.nl Deze vacaturebank is gratis te gebruiken voor iedere school/bestuur die is aangesloten bij het participatiefonds, wat voor het merendeel geldt. Deze site was de eerste en de grootste binnen deze deelmarkt, wat een zelfversterkend effect heeft. Ook scholen kunnen via e-mail melding krijgen van alle nieuwe cv’s die aan vacatureprofiel voldoen (1 keer per week). Kandidaten kunnen ook rechtstreeks via het systeem reageren. Hierbij zijn verschillende mogelijkheden. Men kan via Outlook reageren waarbij men vrij is om het eigen cv mee te sturen. Maar men kan ook volledig binnen het systeem reageren waarbij het cv wordt meegestuurd. Bij de opmaak van de cv heeft men veel vrijheid. De opbouw is als volgt: NAWgegevens, algemene inleiding, opleiding en werkervaring en iets over zichzelf. De motivatie dient via de digitale brief duidelijk te worden. Men kan vrij makkelijk een nieuwe cv aanmaken waarbij de gegevens van de oudere cv worden overgenomen. Velden die men niet gebruikt, worden ook niet weergegeven. Elke aangesloten school/bestuur heeft een eigen toegangscode. Men is vrij om deze te gebruiken zoals men wil. Er zijn dus geen extra voorwaarden voor intern gebruik (bijvoorbeeld beperkingen in autorisaties). Dit zou bijvoorbeeld de mogelijkheid geven tot het doorsluizen van namen uit de cv-bank naar een wervingsbureau. Er zijn echter geen aanwijzingen dat dit ook gebeurt.

Regionale platforms van (semi-)overheidsinstanties Het bedrijf Jobsrepublic heeft programmatuur ontwikkeld voor digitale mobiliteitsbanken, zoals gemeentebanen.nl. De meest groeiende toepassing is echter de facilitering van regionale platforms. Hierbij hebben een aantal regionale organisaties onderling de handen ineen geslagen om gebruik te maken van een elektronische mobiliteitsbank om hun mobiliteitsbeleid verder te ontwikkelen. Vaak gaat het om gemeenten, maar er doen soms ook andere (vaak publieke) organisaties mee. Voorbeelden zijn: politieregio’s, provincies, kamer van koophandel, GGD, brandweer, CWI-vestigingen. Zij slaan de handen ineen om hun personeel meer (loopbaan)perspectieven te bieden, wat de aantrekkelijkheid als werkgever vergroot. 34

Bovendien kunnen via mobiliteit tussen de organisaties kansen ontstaan om overschotten bij de ene organisatie op te heffen via tekorten elders. In een aantal gevallen is een uitzendorganisatie als Randstad of TempoTeam sterk betrokken bij de uitvoering van een dergelijk mobiliteitsbeleid, bijvoorbeeld via een loopbaancentrum (zie bijvoorbeeld zeelandwerkt.nl). Een cv kan, indien gewenst, anoniem worden aangemaakt, hoewel men dit niet adviseert. Een andere optie die in een aantal gevallen bestaat, is dat de cv-houder kan blokkeren dat het cv te zien is voor de eigen organisatie. De cv-houder voorkomt hiermee dat bijvoorbeeld de directe leidinggevende hier direct achter kan komen of geconfronteerd mee wordt. Er bestaat dan minder reden voor een anonieme cv. Een andere optie is dat men aan kan geven of men door wervings- en selectiebureaus wil kunnen worden benaderd of niet. Zo niet, dan zijn voor deze bureaus de betreffende cv’s niet zichtbaar. Daarnaast is in sommige regio’s ook sprake van “warme matching”. Een voorbeeld is “Zeeland werkt”. De betrokken consulenten van uitzendbureaus op het loopbaancentrum van het platform benaderen ook zelf actief cv-houders naar aanleiding van vacatures. Soms geldt bijvoorbeeld een vrij korte sluitingsdatum voor de vacature en hebben potentiële kandidaten deze eenvoudigweg niet gezien. Deze methode kost wel de nodige inspanning, maar leidt volgens betrokkenen wel regelmatig tot resultaat. In het begin was er nog wel eens aarzeling of er aan de kandidaat “geen vlekje zat”, maar via geslaagde plaatsingen is dit allengs vertrouwder geworden. Een ander voorbeeld van warme matching is het project “warber” in Friesland dat wordt gefinancierd door A&O fonds gemeenten. Dit project is gericht op reïntegratie en vermindering ziekteverzuim. Daarbij wordt ook gebruik gemaakt van het regionale platform werkeninfriesland.nl. Een speciaal aspect is dat regionaal is afgesproken dat er daadwerkelijk “warme vacatures” worden gereserveerd die speciaal op deze kandidaten zijn gericht. Nog een ander voorbeeld is de gemeente Nijmegen die 125 boventalligen kent. Hier is afgesproken dat er grote verplichtingen zijn voor leidinggevenden om intern een vacature op te lossen, waarbij aanbod via digitale dossiers een belangrijke rol speelt. Zo’n regionaal platform heeft de mogelijkheid om ook kandidaten en vacatures uit te wisselen met een aangrenzende regio. In een aantal gevallen gebeurt dit ook. Het voordeel hiervan is dat zowel het aantal vacatures als mogelijke kandidaten wordt vergroot. Dit is belangrijk voor het succes van een mobiliteitsbank. Hiervoor is een zekere kritische massa vereist. Dit type sites heeft ook de mogelijkheid voor mensen om digitaal te solliciteren waarbij het cv wordt bijgevoegd. Volgens de respondent ziet het cv er heel goed uit en wordt veel aandacht aan de opmaak besteed. Voor de aanmaak van een cv moet men wel enige tijd reserveren. Er zijn diverse velden waarop men verplicht is iets in te vullen. Gestandaardiseerde competenties worden veelal nog niet gebruikt omdat hiervoor nog veel verschillende formats bestaan. Belangrijk is dat een P&O-er echt een goede indruk van de kandidaat krijgt. Er is ook de mogelijkheid tot plaatsing van een foto. Monsterboard De geïnterviewden gaven aan dat Monsterboard op dit terrein marktleider is. Benadrukt wordt dat om dit te bereiken, het van het grootste belang is dat de aanpak zo goed mogelijk op de wensen van de klant is toegesneden. Dit geldt zowel voor de vacaturehouder als baanzoekende.

35

Een vacaturehouder kan eisen stellen aan de sollicitatiewijze op zijn vacature. De vacaturehouder kan bijvoorbeeld bepalen of slechts digitaal mag worden gesolliciteerd of alleen schriftelijk. Vacatures kunnen in de huisstijl van het bedrijf worden opgemaakt. Vacaturehouders hebben middels rapportage, die door monsterboard worden opgesteld, zicht op de mate van hun gebruik van monsterboard. Als vacaturehouders te weinig gebruik maken van Monsterboard, dan wordt dit door Monsterboard zelf ook gesignaleerd en gemeld. Zij bieden de mogelijkheid aan bedrijven om advies of een korte cursus te krijgen om optimaal van dit medium te profiteren, waarbij ook aandacht is voor de plaats hiervan binnen het wervingsbeleid. De respondenten wijzen ook op andere partijen, zoals mr. Ted (www.mrted.com) die een groot deel van het wervingsproces digitaal ondersteunen16. Een van de punten die de respondenten benadrukken voor wat betreft de inhoud van de vacature is dat baanzoekers graag willen weten hoe de bedrijfscontext is. Dus wat is de cultuur binnen het bedrijf, welke uitstraling heeft het bedrijf etc. In dit verband kan een werkgever bijvoorbeeld een link in de vacature vermelden voor een bedrijfspresentatie. Snelheid is essentieel bij dit medium. Een belangrijk punt waar Monsterboard daarom veel aandacht aan besteedt, is het versnellen van het proces van het invoeren van een cv. Op deze manier haken minder mensen af. Er wordt geen gebruik gemaakt van een veld voor competenties, omdat het lastig is om hiervoor een standaard te vinden die voor iedereen geschikt en toegankelijk is. Wel is er een apart veld waarin men iets persoonlijks kan vertellen, zodat voor de werkgever de betreffende cv-houder meer profiel krijgt. In sommige gevallen biedt Monsterboard ook steun aan om de cv te verbeteren. Dit wordt volgens de respondent zeer gewaardeerd. Tevens voert men op dit moment onderzoek uit onder cv-houders hoe het gebruikersgemak nog verder verbeterd kan worden. Anonieme cv’s zijn mogelijk. Daarnaast is het mogelijk om je cv voor anderen van wie je niet wilt dat deze je cv zien, te verbergen. Deze optie kan bijvoorbeeld worden gebruikt in het geval dat iemand wil dat de huidige werkgever niet ziet dat de cv is geplaatst op Monsterboard. Volgens de respondenten wordt de cv-bank wel degelijk gebruikt. Hierbij vallen wel enkele kanttekeningen te plaatsen. Ten eerste hangt dit af van de arbeidsmarktsituatie. Op dit moment is sprake van een steeds sterkere krapte bij bepaalde functies, waardoor de cvbank belangrijker wordt. Ten tweede blijkt nog altijd dat werkgevers zich relatief sterker richten op jongere mensen. Ten derde spelen uitzendorganisaties een belangrijke rol als klant die van de cv-database gebruik maakt. In zekere zin is dit laatste te zien als „warme matching“. Deze uitzendorganisaties brengen immers vacatures die zij zelf kennen en kandidaten uit de cv-bank bij elkaar.

6.3

AANDACHTSPUNTEN IN RELATIE TOT DE MOBILITEITSBANK

In deze paragraaf presenteren we een aantal aandachtspunten die af te leiden zijn uit de beschrijving van de beschreven jobsites. Bij ieder van deze aandachtspunten leggen we een link met de mobiliteitsbank bij het Rijk.

16

Voorbeelden zijn formulieren zoals bedankbrieven, uitnodigingen voor tests en interviews en rapporten voor het management die automatisch gegenereerd worden.

36

Inbedding in mobiliteitsbeleid Het succes van een instrument als de mobiliteitsbank is sterk afhankelijk van de inbedding in een breder mobiliteitsbeleid. Een illustratie hiervan zijn de regionale platforms. De betreffende regionale mobiliteitsbanken zijn opgekomen door het besef dat onderlinge mobiliteit een toegevoegde waarde voor iedere betrokken organisatie heeft. Nu is dat besef bij de rijksoverheid zeker niet afwezig. Veel accent ligt in de praktijk echter nog op mobiliteit binnen het eigen ministerie. Naarmate mobiliteit tussen ministeries gebruikelijker wordt en beleidsmatig meer aandacht krijgt, neemt ook het belang van de mobiliteitsbank toe. Maatwerk Het belang van maatwerk komt in de gesprekken diverse keren terug. In eerste instantie heeft dit betrekking op de bedrijvenkant die toch het meest direct als klant wordt gezien. De techniek biedt veelal voldoende mogelijkheden om binnen een zelfde platform tegemoet te komen aan verscheidenheid in wensen. Dit maatwerk kan ook tot uitdrukking komen in contact via cursussen of advies aan de klant. Individuele klanten kunnen ook hun voordeel doen met klantspecifieke statistieken. Een voorbeeld is de mate waarin gesolliciteerd is en vacatures bekeken zijn. Hiermee kan snel bepaald worden of sprake is van een zekere schaarste en/of de noodzaak bestaat van andere zoekkanalen. Bij het Rijk zijn grenzen aan maatwerk. Er is immers ook een gemeenschappelijk belang bij een zekere uniformiteit naar buiten en het benutten van schaalvoordelen. Daarbinnen dienen echter de mogelijkheden tot maatwerk optimaal benut te worden. Een voorbeeld is dat het ene ministerie wel toewerkt naar verplicht digitaal solliciteren en de andere niet. Maatwerk geldt ook voor de baanzoekers. Het is belangrijk op de hoogte te zijn van hun problemen en wensen. Uiteraard geeft het onderhavige onderzoek een bijdrage hieraan, maar gezien de schaal van het onderzoek zou dit zeker nog verder uitgediept kunnen worden. Voorts kan in dit verband opgemerkt worden dat meerdere keren wordt opgemerkt dat baanzoekers steeds meer behoefte hebben aan informatie over de context van het bedrijf of de afdeling waar zij gaan werken. Bedrijfspresentaties zijn daarom belangrijk en dit belang zal alleen maar toenemen naarmate werkgevers zich zullen moeten gaan onderscheiden in een steeds krappere arbeidsmarkt. Randvoorwaarden voor gebruik cv-bank Een van de belangrijkste knelpunten bij de mobiliteitsbank bij het Rijk is dat de cv-bank weinig gebruikt wordt door vacaturehouders. Vanuit de interviews bij de andere jobsites komt een aantal aandachtspunten naar voren die van belang kunnen zijn voor dit gebruik:






besteed zorgvuldige aandacht aan zowel de opmaak als de inhoud van de cv’s. Wat betreft de inhoud gaat het dan niet alleen om vaste categorieën, maar ook om voldoende ruimte om iets “persoonlijks” kwijt te kunnen. Wat wil men precies? Degenen die de cv-bank gebruiken willen zo goed mogelijk weten met wie men te maken heeft. Het bestand dient regelmatig geactualiseerd te worden. Cv-houders die niet reageren op e-mails en/of niet meer inloggen, dienen in een “slaapstand” te komen. Automatische e-mail functie om vacaturehouders te attenderen op geselecteerde nieuwe relevante cv’s.

37

Ook de volgende twee punten hebben met het gebruik van de cv-bank te maken, maar worden apart behandeld: beperking van anonieme cv’s en benutten van warme matching. Beperking anonieme cv’s Bij de mobiliteitsbank van het Rijk wordt het als hinderlijk ervaren dat een deel van de cv’s anoniem zijn, waardoor deze moeilijker direct te benaderen zijn. Twee van de vier beschreven jobsites kennen deze optie in het geheel niet. De andere bieden deze optie wel aan. Om de baanzoeker optimaal te bedienen. Er bestaat bij twee websites een extra optie die anonimiteit deels kan voorkomen, namelijk de mogelijkheid om onzichtbaar te zijn voor specifieke organisatie(s). Een cv-houder kan dan bijvoorbeeld aangeven onzichtbaar te willen zijn voor de eigen organisatie. De noodzaak tot anonimiteit is dan kleiner. Benutten warme matching Opvallend is dat de cv-banken bij diverse jobsites benut worden door intermediairs. Veelal gaat het dan om uitzendbureaus. Het karakter van hun activiteiten is wel verschillend. In veel gevallen gaat het om eigen initiatieven van deze intermediairs en de vervulling van hun “gewone” rol als intermediair. Zij doen dit dan met name waar werkgevers problemen hebben bij de vervulling van bepaalde vacatures. Bij de regionale platforms zijn er ook voorbeelden dat de intermediairs speciaal zijn ingehuurd om vacatures en kandidaten uit de cv-bank bij elkaar te brengen. Dit is dan bijvoorbeeld in een breder kader van een loopbaancentrum. Nu is deze laatste variant ook geprobeerd bij de rijksoverheid in het katalysator-project, wat echter weinig succes had. Een beperking bij deze aanpak was dat er op dat moment weinig knelpunten op de arbeidsmarkt waren en men voldoende kandidaten kreeg via de standaard sollicitatieprocedures. Bovendien golden geen speciale verplichtingen voor vacaturehouders ten aanzien van kandidaten uit de vacaturebank of bijvoorbeeld speciaal hiervoor gereserveerde vacatures. Massa De kracht van een specifieke site wordt versterkt door de omvang hiervan. Naarmate het aanbod van vacatures en cv’s groter is, wordt deze interessanter voor betrokken partijen. Voor een deel wordt deze massa gegenereerd door te streven naar een groot marktaandeel, de deelname van zo veel mogelijk organisaties, maar ook door koppeling aan andere mobiliteitsbanken. Nu is de mobiliteitsbank bij de rijksoverheid op dit punt reeds in het voordeel doordat het Rijk tezamen een groot aantal mensen betreft en men minder te maken heeft met concurrerende aanbieders. Tevens is er reeds de verbinding met werkenbijdeoverheid.nl. Verdere koppelingen zijn echter denkbaar, zoals aan de beschreven regionale platforms. Snelheid De hedendaagse gebruiker is gewend aan snelheid bij gebruik van Internet en informatiesystemen. Uit het onderzoek komt naar voren dat op dit punt bijvoorbeeld bij TICC vooruitgang is geboekt. Dit punt blijft echter een voortdurend aandachtspunt. Ook bij de aanmaak van cv’s is er een voortdurend spanningsveld tussen waardevolle informatie en snelheid van invoer. De techniek mag in ieder geval geen hinderpaal zijn.

38

7

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

7.1

INLEIDING

Het Rijk is een belangrijke werkgever, waar meer dan 100 duizend mensen werkzaam zijn. In de komende jaren is een situatie te verwachten waarin enerzijds knelpunten worden verwacht, met name voor specifieke functies. Anderzijds krijgt door de taakstelling van het nieuwe kabinet ook reductie van het totale personeelsbestand veel aandacht. Voor beide aspecten is mobiliteit van groot belang. Dynamiek binnen de rijksoverheid betekent dat overschotten en tekorten makkelijker op elkaar afgestemd kunnen worden. Voorts geldt dat interne mobiliteit, en de daaraan gerelateerde carrièreperspectieven, de aantrekkelijkheid van het Rijk als werkgever vergroten. Dit laatste geeft aan dat interne mobiliteit evenzeer voor de medewerkers zelf van groot belang is. Horizontale of verticale doorstroming betekent dat men nieuwe kansen krijgt om zich te ontwikkelen. Hiermee wordt voorkomen dat men zich sterk eenzijdig specialiseert, wat de nodige risico’s met zich meebrengt als de omgeving verandert en de opgebouwde specifieke kennis van minder belang wordt. Via mobiliteit en de breedte aan ervaringen die daarmee wordt opgebouwd, is men meer op veranderingen toegerust. Er is dus alle reden om in het personeelsbeleid aandacht te besteden aan mobiliteit. Dit is nu grotendeels vorm gegeven op het niveau van de afzonderlijke ministeries of eventuele diensten daarbinnen. Wel is er een meer centrale regie voor communicatie rondom het aantrekken van nieuw personeel voor het Rijk. Hiervoor bestaat ook een website met externe vacatures voor het Rijk (werkenbijhetrijk.nl). Er is ook een intern deel dat de mobiliteitsbank wordt genoemd. Hierop zijn ook interne vacatures te zien. Daarnaast is er de mogelijkheid om een cv aan te maken voor een cv-bank. Voorts zijn er een aantal extra digitale faciliteiten, zoals een loopbaanscan, sollicitatietips, etc. In zijn algemeenheid wordt de rol van Internet steeds belangrijker voor werving en mobiliteit van personeel. Een dergelijk digitaal instrument kan voor de rijksoverheid een belangrijke ondersteuning bieden voor het mobiliteitsbeleid. Het is daarom belangrijk om dit instrument zodanig vorm te geven dat hier optimaal gebruik van wordt gemaakt. Op voorhand is bekend dat dit zeker voor de cv-bank minder het geval is. Het voorliggende onderzoek richt zich op twee vragen:



Welke knelpunten doen zich voor die het gebruik van de mobiliteitsbank belemmeren? Welke aanbevelingen kunnen in het licht van deze knelpunten worden gedaan?

Om deze vragen te beantwoorden zijn diepte-interviews gehouden met betrokkenen bij ministeries en de mobiliteitsbank zelf. Voorts zijn telefonische interviews gehouden met zowel vacaturehouders, cv-houders op de cv-bank en willekeurige rijksambtenaren. De aantallen interviews zijn bescheiden zodat hieruit geen exacte kwantitatieve vaststelling van verschillende issues kan worden gemaakt. Wel zijn deze aantallen, zeker in onderlinge combinatie, voldoende om een beeld te krijgen van de huidige rol van de 39

mobiliteitsbank. Voorts is veel aandacht besteed aan allerlei kwalitatieve informatie. Daarnaast is ook een aantal interviews uitgevoerd bij andere jobsites met een enigszins vergelijkbare opzet om daaruit ook mogelijke oplossingsrichtingen af te leiden. De opzet van dit slothoofdstuk is verder als volgt. In paragraaf 7.2 gaan we in op de huidige situatie rondom de mobiliteitsbank. Vervolgens worden in paragraaf 7.3 enkele knelpunten specifiek benoemd. Daarna volgt in paragraaf 7.4 een aantal aanbevelingen voor mogelijke oplossingsrichtingen.

7.2

ALGEMENE SITUATIE

Bekendheid Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat de bekendheid van het instrument hoog is. Uiteraard met inachtneming van het feit dat het om een kleine groep geïnterviewden gaat, geldt dat ruwweg tweederde het instrument kent. Gebruik Dat men bekend is met de mobiliteitsbank, wil niet automatisch zeggen dat men dit instrument daadwerkelijk gebruikt. Op het vlak van het zoeken naar vacatures, is het gebruik onder de geïnterviewde ambtenaren vrij hoog. Het gebruik van de cv-bank is veel lager, zowel wat betreft plaatsingen door baanzoekers, als gebruik door de vacaturehouders. Op dit moment heeft ongeveer 2% van de Rijksambtenaren het eigen cv op deze bank geplaatst. Dit zijn relatief vaker personen met een hogere opleiding en een hogere schaal. Dit laatste geldt overigens ook voor andere jobsites. Bij de extra faciliteiten maakt men nog het meeste gebruik van de loopbaanscan. Het gebruik van andere extra faciliteiten ligt een stuk lager. Effecten Wat voor effect heeft het gebruik van de mobiliteitsbank? Deze vraag kan zowel vanuit het perspectief van de baanzoeker als de vacaturehouder beantwoord worden. Voor de eerste groep is in de eerste plaats belangrijk om op te merken dat er veel gebruikers zijn die de vacaturebank gebruiken om een globaal overzicht te houden wat er zoal aan vacatures beschikbaar is, maar niet acuut op zoek zijn naar een andere baan. Van degenen die wel actief solliciteren naar aanleiding van vacature(s), heeft meer dan de helft minstens eenmaal een uitnodiging voor een gesprek gehad. Hier komt soms een nieuwe baan uit voort. Reacties van vacaturehouders op cv’s op de cv-bank zijn aanmerkelijk schaarser. Vanuit het perspectief van vacaturehouders geldt dat een meerderheid aangeeft dat de respons “hoog” is op vacatures op de vacaturebank. Vaak is deze respons reeds hoog in de fase van de “interne” publicatie op de mobiliteitsbank. Voor sommige meer specialistische functies is dit minder het geval. Het gaat dan om functies als technisch specialisten, ICT-ers en inkopers, die op de algehele arbeidsmarkt schaars zijn.

40

Oordeel In lijn met het voorgaande is dat men over het vacaturedeel veelal tevreden is. De (potentiële) baanzoekers vinden in meerderheid dat het aanbod hierop voldoende of ruim voldoende is. Ook is men tevreden over het gebruikersgemak. Bij het cv deel is het oordeel minder positief. Bij degenen die een cv geplaatst hebben, wekt het bevreemding dat men weinig reacties krijgt. Bij de (schaarse) vacaturehouders die hiervan gebruik hebben gemaakt, stuit men nogal eens op personen die niet geïnteresseerd zijn in de functie of intussen een andere baan hebben gevonden. Tevens vindt men de cv’s vaak te weinig informatief, omdat men meer “persoonlijke” informatie mist, zoals de vraag wat men eigenlijk precies wil. Op meer technisch vlak wordt op diverse punten benadrukt dat in de laatste tijd progressie is geboekt, zoals bijvoorbeeld in de snelheid van het systeem. Wel worden nog enkele specifieke knelpunten genoemd, die in de volgende paragraaf nader toegelicht worden. Bij de extra faciliteiten geldt dat men de loopbaanscan over het algemeen positief beoordeelt. Wel geldt bij dergelijke digitale instrumenten zoals de loopbaanscan, sollicitatietips, en het ontwikkelplein, dat veel ministeries intern dergelijke diensten ook via gesprekken bij loopbaancentra aanbieden. Een dergelijke dienstverlening gaat veel verder dan de digitale instrumenten, die hoogstens als indicatief of als eerste stap kunnen worden gezien.

7.3

KNELPUNTEN

In deze paragraaf bespreken we een aantal knelpunten die deels in het verlengde van het voorgaande liggen. Daarbij starten we met het mobiliteitsbeleid omdat dit als kader uiteraard een belangrijke rol speelt. Mobiliteitsbeleid De mobiliteitsbank is een instrument dat van meer waarde wordt naarmate mobiliteit als een belangrijk onderdeel wordt beschouwd binnen het hele (personeels)beleid. Binnen ministeries krijgt mobiliteit meer en meer aandacht. Dit ligt ook voor de hand. Het Rijk kent meer en meer oudere werknemers, die minder de neiging hebben om van functie te wisselen, terwijl dit voor hun functioneren en bredere inzetbaarheid juist van belang is. Een belemmering voor mobiliteit is dat men vrij eenzijdig in verticale in plaats van horizontale mobiliteit denkt. Diverse ministeries hebben of ontwikkelen regels dat men maar een bepaald aantal jaren op een functie kan blijven. De interdepartementale mobiliteit blijft echter sterk achter. Het personeels- en daarmee ook het mobiliteitsbeleid is sterk georganiseerd binnen individuele ministeries. Verwacht wordt dat in de toekomst de interdepartementale inzet van personeel rondom thema’s belangrijker wordt. Ook de op handen zijnde taakstelling rondom de reductie van personeel is een prikkel tot grotere coördinatie van mobiliteitsbeleid, onder meer door het dichter bij elkaar brengen van de mobiliteitscentra. De meer beperkte aandacht voor interne (interdepartementale) mobiliteit en de grote autonomie van ministeries betekenen dat de mobiliteitsbank zich voortdurend in een spanningsveld bevindt van een grote diversiteit aan wensen en beperkte mogelijkheden 41

om dwingend bepaalde procedures af te spreken. Dit vereist de nodige creativiteit in het behouden van draagvlak enerzijds en slagvaardigheid anderzijds. Uiteindelijk lukt dit echter meestal wel, zoals bijvoorbeeld omtrent de invoer en aanvoer van vacatures, wat over het algemeen naar tevredenheid verloopt. Bekendheid Hiervoor zagen we dat de bekendheid hoog is. Dit hoeft echter niet voor allerlei verschillende groepen het geval te zijn. Er zijn aanwijzingen dat de bekendheid onder met name oudere werknemers lager is. Bekendheid in algemene zin betekent evenmin dat alle mogelijkheden bekend zijn. In dit kader willen we specifiek twee punten noemen. Ten eerste is dit de cv-bank. Diverse vacaturehouders (met name managers) kennen deze mogelijkheid niet. Ten tweede geldt voor rijksambtenaren die thuis vacatures zoeken, hiervoor niet inloggen op de mobiliteitsbank, maar net als andere externen gebruik maken van werkenbijhetrijk. Niet altijd realiseert men zich dat men zo vacatures mist, omdat op de mobiliteitsbank ook interne vacatures te zien zijn. Techniek Het is onontkoombaar dat een dergelijk systeem als de mobiliteitsbank in technische zin niet altijd optimaal functioneert en haperingen vertoont. Dit geldt zeker voor zo’n grootschalig instrument waarbij veel ministeries met ieder weer eigen wensen betrokken zijn. Het algemene beeld is dat er op dit vlak zeker vooruitgang is geboekt. Veel handelingen vragen de nodige tijd, maar dit lijkt vaak toch onvermijdelijk om een serieus eindresultaat te verkrijgen. Toch zijn er op sommige punten nog een aantal knelpunten naar voren gekomen. De belangrijkste daarvan zijn:









Het resultaat van zoekfuncties is niet altijd in overeenstemming met wat door baanzoekers wordt verwacht. Als men zelf breder gaat kijken in het aanbod, vindt men vacatures die logischerwijze eigenlijk mee hadden genomen moeten worden. Aan de andere kant worden ook functies weergegeven die niet binnen de gegeven criteria vallen. Het matchen van cv’s en vacatures werkt niet altijd even goed. Het systeem geeft aan dat voor een vacature een bepaald aantal cv’s is gevonden. Als deze cv’s dan worden opgevraagd, zijn het er in werkelijkheid minder. Bij digitaal solliciteren wordt nog wel eens de wens uitgesproken om cv’s sneller aan te kunnen passen, of eigen documenten mee te kunnen sturen. De koppeling tussen andere media en de mobiliteitsbank is niet altijd even goed. Als in een e-mail of op het intranet een link staat naar een vacature op de mobiliteitsbank, dan werkt deze niet altijd. Men moet bijvoorbeeld steeds opnieuw inloggen, de herplaatsstatus wordt niet herkend of de snelcodes werken niet.

Gering gebruik cv-bank In tegenstelling tot het vacaturedeel, wordt weinig gebruik gemaakt van de cv-bank door vacaturehouders. Hiervoor bestaat een veelheid aan redenen. Een praktisch punt is dat slechts een beperkte en snel wisselende groep P&O-ers autorisatie hiervoor hebben. Managers zelf kunnen niet zoeken, en weten vaak niet dat zij P&O-ers kunnen laten zoeken. Men heeft een sterke voorkeur dat mensen zichzelf via sollicitaties aanbieden. In feite doen dan de sollicitanten zelf de “match”. Op voorhand is er immers op deze wijze meer zekerheid dat er daadwerkelijk interesse in de vacature is. Het matchen van vacatures en kandidaten uit de cv-bank is daarentegen een (tijds)intensief proces, met 42

bovendien risico’s dat men personen treft die niet (meer) geïnteresseerd zijn in de betreffende vacature. Als dit laatste een paar keer voorkomt, haakt men snel af. Hiermee komen we op het volgende knelpunt. Cv’s niet meer up to date Zowel betrokkenen in het katalysatorproject als enkele vacaturehouders in het onderhavige onderzoek geven aan dat sommige cv-houders in de cv-bank niet meer op zoek zijn naar een andere baan. Een dergelijke vorm van “vervuiling” werkt ontmoedigend om verder te zoeken. Ook wat betreft vacatures komt deze klacht overigens wel voor, maar lijkt dit een veel minder voorkomend verschijnsel. Anonieme cv’s Anonieme cv’s zijn minder bruikbaar. Men kan niet zelf contact opnemen, is dus afhankelijk van de respons, die er, volgens een respondent die dit op vrij grote schaal heeft geprobeerd, meestal niet komt. Inhoud en opmaak cv’s Tijdens het onderzoek komt veelvuldig kritiek op de cv’s zelf terug. Dit heeft dan zowel betrekking op de minder fraaie lay-out als de inhoud. Managers en personeelsfunctionarissen vinden de cv’s te weinig informatief, omdat er te weinig meer persoonlijke, “zachte” kenmerken en wensen in terugkomen. Dit heeft te maken met een vrij strak format, dat bovendien aan maximale ruimte is gebonden. Dat het bij een digitale sollicitatie volgens respondenten lastig is om een cv snel op maat aan te passen, vergroot de “zakelijkheid” van de cv.

7.4

AANBEVELINGEN

Aandacht en steun voor mobiliteitsbeleid en de rol van de mobiliteitsbank hierin Op centraal niveau investeert men bij het Rijk veel in externe arbeidsmarktcommunicatie. Ondanks de verwachte personeelsinkrimping blijft dit een belangrijk punt. Het Rijk is relatief vergrijsd, waardoor naast het normale verloop, er ook een voortdurende uitstroom is richting pensionering. Bovendien zijn nu reeds bepaalde functies moeilijk te vervullen en de verwachting is dat dit alleen maar moeilijker zal worden. Daarnaast is echter ook het interne mobiliteitsbeleid van groot belang om de inzetbaarheid van het huidige personeel op peil te houden en overschotten en tekorten beter op elkaar af te stemmen, ook over de grenzen van departementen heen. Door de verwachte knelpunten bij werving enerzijds en te behalen taakstellingen in personeelsreductie, wordt het belang van deze afstemming in de toekomst alleen maar groter. De mobiliteitsbank kan hiervoor als een belangrijk instrument dienen. Op dit moment zijn er twee belangrijke reeds ingezette ontwikkelingen te noemen die deze rol van de mobiliteitsbank kunnen versterken en daarom ten volle benut dienen te worden:


Op centraal niveau wordt gewerkt aan een mobiliteitsnetwerk. Zowel qua doelstelling, als (interdepartementaal) niveau, passen een dergelijk netwerk en de mobiliteitsbank zeer goed bij elkaar. Het mobiliteitsnetwerk kan daarom dankbaar

43




gebruik maken van de mobiliteitsbank om vraag en aanbod op interdepartementaal niveau transparanter te maken. In de planning staat dat de mobiliteitsbank los gemaakt wordt van de website werkenbijhetrijk. Met dit laatste krijgt het eigenstandige karakter van de mobiliteitsbank meer vorm en wordt ook de verwarring met werkenbijhetrijk die nu regelmatig optreedt, voorkomen. Dit geeft ook meer mogelijkheden om de mobiliteitsbank via publiciteit weer extra onder de aandacht te brengen.

Om de genoemde rol in het mobiliteitsbeleid goed te vervullen, zijn aanvullend nog twee belangrijke voorwaarden te noemen:





Meer aandacht voor het mobiliteitsbeleid en de mobiliteitsbank dient zich ook te vertalen in voldoende middelen om vernieuwingen uit te voeren. De ronde langs andere mobiliteitsbanken laat zien dat zij voordurend streven naar verbeteringen. De gebruiker wordt steeds meer veeleisend, omdat de internettechnologie en –toepassingen op andere vlakken ook steeds veranderen, bijvoorbeeld sneller worden. Ongemakken die optreden, waarvan een aantal in de vorige paragraaf zijn beschreven, dienen zoveel mogelijk voorkomen en snel verholpen te worden. Steun door het hogere management. De positie van de mobiliteitsbank wordt sterker als het gemeenschappelijke belang dat men hiermee heeft ook door hen uitgedragen wordt naar de medewerkers. Voorts blijft de steun van het hogere management van belang bij de verdere ontwikkeling van de mobiliteitsbank. Daarbij moeten voortdurend keuzes gemaakt worden. Steun vanuit het hogere management op zowel centraal als departementaal niveau vergemakkelijkt de besluitvorming en uitvoering hierover, waardoor daadkracht en draagvlak in balans blijven.

Hiervoor is geconstateerd dat de bekendheid hoog is, maar minder onder ouderen. Voorzover in het personeelsbeleid aandacht wordt besteed aan oudere werknemers (“leeftijdsbewust personeelsbeleid”), is het van belang dat de mogelijkheden van dit instrument nadrukkelijk onder de aandacht worden gebracht. Verbetering cv-bank Mede gezien de ervaringen bij andere jobsites, zijn er nog mogelijkheden om de cv-bank aan te passen en te verbeteren:








Zeker bij sommige ministeries is het aantal geautoriseerden om hierin te zoeken zo laag of zo sterk wisselend dat het min of meer onvermijdelijk is dat er weinig gebruik van wordt gemaakt. Ook zijn zowel managers en in mindere mate ondersteunende p-functionarissen lang niet altijd op de hoogte van deze mogelijkheid. Meer bekendheid geven aan deze optie ligt dan ook voor de hand. Dit dient dan wel gestuurd en ondersteund te worden door het hogere (p)management bij de betreffende ministeries. De procedure tot het opschonen van de cv’s vereist voortdurende aandacht. Het is van groot belang de trefkans laag te houden van iemand die niet langer op zoek is naar een andere baan. Nog verder verkorten van de termijn van 90 dagen ligt echter gezien vergelijkbare termijnen bij andere mobiliteitsbanken niet voor de hand. Technisch zijn er mogelijkheden om een optie in te voeren waardoor iemand niet zichtbaar is voor de eigen werkgever, maar wel daarbuiten. Hiermee kan het aantal anonieme cv’s verminderd worden, omdat de kans dan kleiner is dat binnen de eigen werkkring het bekend wordt dat men op zoek is naar iets anders.

44







Zowel de lay-out van de cv als de inhoud kan verbeterd worden. Wat betreft het laatste gaat het om meer informatie over persoonlijke eigenschappen en de verwachtingen die men heeft. In dit verband is het ontwikkelen van een competentieprofiel uiteraard interessant. De ervaring bij andere jobsites leert echter dat bij velen de gedachten hiernaar uitgaan, maar dat de praktijk lastig is, omdat er veel formats voor competenties bestaan. Overigens zijn er bij bepaalde deelgroepen binnen de Rijksoverheid al ervaringen met het gebruiken van competenties die digitaal zijn vastgelegd, zoals bij de ABD en trainees. Belangrijk is wel dat de invoer van dergelijke extra informatie zo efficiënt en toegankelijk mogelijk is. Voor sommige groepen – vooral lager opgeleiden - levert de aanmaak van een cv problemen op. In sommige ministeries wordt hiertoe begeleiding en een korte cursus aangeboden. Deze mogelijkheid kan door meer ministeries overgenomen worden. Tegelijkertijd kan dit benut worden om publiciteit aan de cv-bank te besteden.

Zelfs indien na dergelijke acties het gebruik van de cv-bank door vacaturehouders op korte termijn niet groter wordt, pleiten wij voor het behoud van dit onderdeel. Ten eerste worden de cv’s gebruikt voor digitaal solliciteren. Ten tweede is de ervaring bij andere jobsites dat knelpunten bij het vinden van personeel dit medium in beeld brengen. Zolang sollicitanten “vanzelf” blijven komen, is er geen noodzaak tot gebruik, maar met de toenemende krapte op de arbeidsmarkt, zeker voor bepaalde functies, zal dit anders worden. Ten derde geeft de cv-bank bij de rijksoverheid via een koppeling aan andere banken een middel om ook buiten de Rijksoverheid een baan te vinden, wat zeker in het licht van de komende inkrimping van belang is. Via het cv is men dan in beeld bij vacaturehouders buiten het Rijk. Ten vierde geldt dat de trend tot digitalisering van competenties, werving en matching ook elders doorgaat. Dit betekent dat hier steeds meer kennis over wordt opgedaan, maar ook dat nieuwe generaties hier steeds vertrouwder mee worden. Het verlies van de cv-bank zou dan voor het Rijk een grote stap terug zijn. In eerdere gesprekken in het kader van een te ontwikkelen arbeidsmarktconvenant voor het Rijk is nadrukkelijk aandacht besteed aan digitale ondersteuning ten behoeve van een verdere transparantie van functies, loopbanen en beschikbare competenties bij het rijk. Een verkenning van deze mogelijkheden en de - logische - koppeling hiervan aan de mobiliteitsbank vergt wel de nodige ontwikkelingskosten. Wanneer na deze verkenning hier nadrukkelijk verder op ingezet wordt, ligt het voor de hand om vervolgens ook vaker een verplichting toe te passen tot de aanmaak (en bijhouden) van een digitaal profiel. Van groot belang is dan wel dat deze profielen ook daadwerkelijk benut worden voor loopbaanperspectieven, mobiliteit en interdepartementale werkzaamheden. Daarmee komen we aan de kant van de vacaturehouders. Zou een bredere verplichting tot gebruik aan de kant van de vacaturehouders of een nieuw experiment met warme matching zin hebben? Als er al gekozen wordt voor een verplichting, lijkt dit het meest voor de hand te liggen voor functies waar men uiteindelijk extern werft vanwege schaarste. Hier kan dan via de cv-bank nog gekeken worden, of men betreffende kennis niet zelf in huis heeft. Teneinde draagvlak te krijgen voor meer algemeen gebruik zou het echter te prefereren zijn dat dergelijk gedrag zonder verplichting groeit. Een dergelijk verplichting kan immers omzeild worden. Een middel om gebruik te stimuleren is dat de kosten van externe werving nog voelbaarder worden. Hierdoor wordt men meer gedwongen tot een afweging om ook eens in de cv-bank te kijken, wat weliswaar tijd kost, maar waarvan de directe kosten laag zijn. Wat betreft mogelijke nieuwe experimenten met warme matching geldt dat op dit moment een aantal interessante projecten lopen bij lagere overheden (zie hoofdstuk 6). Het ligt voor de hand om in een wat later stadium de ervaringen uit deze experimenten te 45

benutten om te bezien hoe succesvol deze zijn en welke factoren daaraan bijdragen. Alleen al de veranderende arbeidsmarktsituatie zou tot een groter succes kunnen leiden. Ook is in sommige van de projecten de vrijblijvendheid van vacaturehouders ten aanzien van een dergelijk medium verminderd. Slot Het Rijk wordt geconfronteerd met taakstellingen tot inkrimping aan de ene kant en verwachte knelpunten bij werving op een krappere arbeidsmarkt, aan de andere kant. Voorts wil men meer interdepartementaal gaan werken. In dit kader is van groot belang dat de mobiliteit – en dan die vooral tussen ministeries – toeneemt. Dit kan de aantrekkelijkheid van het Rijk als werkgever vergroten en kan tekorten en overschotten bij elkaar brengen. De mobiliteitsbank biedt veel mogelijkheden om dit als digitaal instrument te ondersteunen. Niet altijd zal het profiel van degenen die te maken hebben met formatiereducties passen bij het profiel van de functies waar een sterke vraag naar is. Voorzover dit echter wel het geval is, maakt de mobiliteitsbank dit transparanter. Belangrijk is dan wel om voldoende mankracht en middelen te reserveren om de verdere ontwikkeling van dit instrument mogelijk te maken. In de onderstaande tabel 7.1 zijn op schematische wijze alle knelpunten en aanbevelingen nog eens tezamen gebracht. Tevens is aangegeven op welk niveau deze aandachtspunten betrekking hebben, waarbij een onderscheid is gemaakt tussen centraal/strategisch niveau, ministerieel niveau en direct verantwoordelijken voor de mobiliteitsbank.

46

Tabel 7.1

Schema knelpunten en aanbevelingen

Knelpunten mobiliteitsbank Minder ontwikkeld mobiliteitsbeleid, zeker wat betreft interdepartementale mobiliteit. Taakstelling personeelsreductie aan ene kant, en verwachte tekorten aan andere kant, vergroten belang mobiliteitsbeleid

Bekendheid: Minder bekend bij bepaalde groepen (ouderen) en verwarring over onderscheid mobiliteitsbank en “werkenbijhetrijk”

Laag gebruik cv deel door baanzoekers

Aanbevelingen

Niveau van toepassing

Optimale benutting mobiliteitsbank door rijksbreed mobiliteitsnetwerk

S

Extra middelen voor verkenning digitale transparantie functies, loopbanen(mogelijkheden) en competenties bij Rijk

S

Verdere ontwikkeling samenwerking met andere werkgevers: doorkoppelen mobiliteitsbank aan andere mobiliteitsbanken (bijvoorbeeld cv’s zichtbaar voor andere werkgevers)

S/Mob

Steun door hogere management (bijvoorbeeld stimuleren bekendheid en gebruik; stimuleren consensus over aanpassingen)

S/Min

Voldoende mankracht en middelen voor doorontwikkeling mobiliteitsbank

S

De mobiliteitsbank nadrukkelijk een plaats geven in “leeftijdsbewust personeelsbeleid”

S/Min

De mobiliteitsbank los maken van de website werkenbijhetrijk en deze loskoppeling direct ook koppelen aan publiciteit

Mob/Min

Inlogprocedure mobiliteitsbank vanuit huis zo simpel mogelijk

Mob

Mogelijkheid voor begeleiding voor invullen en aanmaak, zeker voor bepaalde groepen; kan gelijk ook benut worden voor publiciteit

Min

Mogelijkheid bieden om cv’s sneller aan te passen

Laag gebruik cv-deel door vacaturehouders

Mob

Mogelijkheid bieden om eigen documenten mee te sturen bij een digitale sollicitatie

Mob

Meer bekendheid geven aan mogelijkheden CV-bank bij vacaturehouders. Tevens meer bekendheid geven wie geautoriseerd is en eventuele “zoek” diensten verleent

Min

Voortdurend alert zijn op voorkomen van “vervuiling” bestand door degenen die niet meer echt op zoek zijn

Mob

Zoveel mogelijk voorkomen anonieme cv’s: Optie invoeren die er voor zorgt dat een cv-houder niet zichtbaar is voor de eigen werkgever

Mob

Verbeteren en verfraaien van de lay-out en inhoud van de cv (meer persoonlijke, “zachte” informatie)

Mob

Mogelijkheid bieden tot e-mail functie voor vacaturehouders van nieuwe cv’s (werkt ook als herinnering)

Mob

Bestudering lopende experimenten met mobiliteitsbanken bij lagere overheden (soms met warme matching)

S/mob

Vergroting kostenbewustzijn voor andere media

Min

S = strategisch niveau (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; sociale partners). Min = Ministerieel niveau Mob = Direct verantwoordelijken mobiliteitsbank

47

48

LITERATUUR Eindrapportages van diverse ministeries over project katalysator mobiliteitsbank:
Ministerie van Verkeer en Waterstaat (Balans)
Ministerie van Landbouw natuurbeheer en Visserij (Switch)
Ministerie van Verkeer en Waterstaat (Balans)
Ministerie van Justitie (CLO)

Gelderblom, A. en J. de Koning (1992), Leeftijd en functioneren. Een aanzet voor een beleid bij de Rijksoverheid, uitgave Ministerie van Binnenlandse Zaken. Thijssen, J.G.L. (1996) Leren, leeftijd en loopbaanperspectief: opleidingsdeelname door oudere personeelsleden als component van Human Resource Development, Katholieke Universiteit Brabant, Tilburg. ICPR, Jaarplan Personeel en Organisatie Rijk 2007 Ministerie van BZK (2005) Personeels- en mobiliteitsonderzoek overheidspersoneel 2003-2004, Den Haag.

49

50

BIJLAGE 1. GEÏNTERVIEWDE PERSONEN Geïnterviewde personen bij ministeries en vacaturebanken Geïnterviewde persoon

Peter van der Parre Joost van Daal

Ministerie

Vacaturebank

BZK BuZa

Nathalie Soerel Lambert Pomp Liz de Mos Gerda Elfrink

EZ Financiën Justitie

Anja Feijen Dennie Verbeek

LNV

Hans Keuken Manon de Vries

OCW

Michael Romen

VenW

Ellen Beenders

VROM

E. Singerling Mariette Biesheuvel Roy Bakker

SZW EC AMC

Sander Mulder Jan Postema Gerwin Ketelaar Kees Visser Fiona Wissink

Zelfstandig consultant (“Samen Bewegen”) JobsRepublic ZorgJob Monsterboard

Jeannette van Zeijst Dionne Willems

Onderwijsvacaturebank

51

52

BIJLAGE 2. PROFIEL VAN CV-HOUDERS In deze bijlage worden de kenmerken van de cv-houders op de mobiliteitsbank toegelicht. Het belangrijkste doel is na te gaan of het profiel van de cv-houders afwijkt van de samenstelling van het Rijk als geheel. Zijn bepaalde groepen over- of ondervertegenwoordigd? Hierbij is gekeken naar kenmerken die ook in de mobiliteitsbank zijn geregistreerd, namelijk opleidingsniveau en schaal. Voorts is een steekproef getrokken van cv-houders die ook een indruk geeft van de verdeling naar leeftijd. Opleidingsniveau In tabel B2.1 staat het percentage cv’s naar opleidingsniveau. Er wordt onderscheid gemaakt naar rijksmedewerkers (intern), niet rijksmedewerkers (extern) en het totale aantal cv’s. De laatste kolom geeft de verdeling weer van het opleidingsniveau van het totale Rijkspersoneel. Als het opleidingsniveau van de cv-houders wordt vergeleken met die van het Rijkspersoneel, dan valt te zien dat cv-houders gemiddeld genomen hoger zijn opgeleid. Van alle cv-houders geeft ruim 70% aan een hoger of wetenschappelijk niveau te hebben. Voor het gehele personeel van het rijk is dit ongeveer 45. Laagopgeleiden zijn op de mobiliteitsbank sterk ondervertegenwoordigd. Bij het Rijk als geheel heeft ruim 50% een opleiding op lager of middelbaar niveau, terwijl dit bij de cv-houders ongeveer 25% is. Ook tussen interne en externe cv-houders zijn verschillen te zien. Bij de externe groep heeft bijna tweederde een wetenschappelijk opleidingsniveau. Bij het Rijkspersoneel met een cv is het opleidingsniveau meer gelijkmatig. Alleen de groep met lager onderwijs is gering. Ook hier geldt echter een duidelijk verschil met het Rijk als geheel, namelijk een oververtegenwoordiging van hoger opgeleiden. Tabel B2.1 Verdeling naar opleidingsniveau van cv-houders en Rijkspersoneel

Lager Middelbaar (HVO/VWO/MBO) +

Rijk als geheel

17

cv’s intern

cv’s extern

cv’s totaal

1,4%

10%

6%

15%

30,3%

14%

20%

40%

Hoger (HBO/HBO )

38,9%

12%

23%

18%

Wetenschappelijk

29,4%

65%

50%

27%

100,0%

100%

100%

100%

Totaal Bron:

17

Mobiliteitsbank en Heyma e.a. (2004) voor Rijk als geheel.

Cijfers 2001. Officiële periodieke inventarisaties van de samenstelling van het Rijksoverheidspersoneel geven geen verdeling naar vooropleiding, vandaar het gebruik van deze externe bron.

53

Bovenstaande cijfers kunnen ook weer worden vergeleken met de vacaturebank Monsterboard. Op de vacaturebank monsterboard ligt het aandeel van cv-houders met een hoger of wetenschappelijk niveau rond de 50%18. Voor de totale bevolking tussen de 1565 jaar is ongeveer 25% hoger opgeleid. Dus ook bij Monsterboard zijn hoger opgeleiden oververtegenwoordigd op de cv-bank Schaal Bij het opstellen van de cv op de mobiliteitsbank kan de cv-houders een indicatie geven van het gewenste loon. Hier kan dan een minimum en een maximum salaris aangegeven worden. Zo kan de desbetreffende vacaturehouder kijken of de salariswensen aansluiten bij de functie. De vacaturehouder kan in eerste instantie alleen zoeken op schaal, terwijl de cv-houders juist de gewenste loonhoogte aan moet geven. Het kan dus zijn dat sommige aangegeven bedragen binnen meerdere schalen vallen. Tabel B2.2 geeft een overzicht van de verdeling van cv-houders en Rijkspersoneel naar schaalniveau. Bij de cv-houders ligt het (gewenste) salaris gemiddeld hoger dan de daadwerkelijke salarisverdeling binnen het Rijk. Bij het Rijk is schaal 5 tot 9 de grootste groep (55%), terwijl bij de cv-houders dit schaal 10 tot 13 is (46%). De oververtegenwoordiging van hogere salarisgroepen hangt waarschijnlijk samen met oververtegenwoordiging van hoogopgeleiden op de mobiliteitsbank. Verder kan het ook zo zijn dat mensen bij de salarisindicatie hoog gaan zitten in de hoop dat ze kans op een promotie hebben. Tabel B2.2 Verdeling naar schaalniveau van cv-houders en Rijkspersoneel Schaal

Cv-houders (geambieerd schaalniveau)

Rijk als geheel

1%

6%

1 tot 4 5 tot 9

42%

55%

10 tot 13

46%

33%

14 tot 16

10%

5%

1%

1%

100%

100%

17+ Totaal Bron: Mobiliteitsbank en Rijk:·Basisadministratie·, 2005

Leeftijd Voor de mobiliteitsbank is het niet direct mogelijk om via de selectiefunctie tellingen naar leeftijdsgroep te maken. De leeftijd is echter veelal wel vermeld in het cv. Daarom is bij het EC-AMC een steekproef getrokken van ruim 100 cv’s en is deze steekproef geordend naar leeftijd (tabel B2.3). Onderstaande tabel geeft de verdeling van deze steekproef naar leeftijd weer. De verdeling naar leeftijd in de steekproef komt enigszins overheen met de leeftijdsopbouw van het overheidspersoneel. De alleroudste groep is echter ondervertegenwoordigd.

18

Monsterboard maakt gebruik van een andere indeling in opleidingsniveau dan de mobiliteitsbank.

54

Tabel B2.3 Leeftijd

Leeftijdsopbouw steekproef en Rijksopbouw Steekproef cv-houders

Rijk als geheel

<35

16%

23%

35-45

40%

33%

45-55

42%

33%

3%

11%

>55 Bron: Rijk: Kerngegevens Overheidspersoneel, 2005.

55