Ondernemers zijn ook mensen: Mensen hebben vaak de neiging * eerder de dingen goed te willen doen (efficiency) * dan de goede dingen te doen (effectiviteit) Een verkenning en teksten voor de analyse van de interne organisatie en het time-management voor MKB ondernemers
om beter te sturen.
Dorrit Wajer Doorbraak in Bedrijf www.doorpakkers.nl
©Doorpakkers
1
Inhoudsopgave De hedendaagse ‘tijd’..................................................................................................................................... 3 MKB ondernemers en hun tijd inzet ......................................................................................................... 5 De kenmerken van je werksituatie ........................................................................................................... 6 Wie ben ik dat ik dit doen mag................................................................................................................... 7 De invloed van de stijl van managers/opdrachtgevers..................................................................... 8 Essentiële/belangrijke en urgente/dringende taken .......................................................................... 9 Voordelen van time-management........................................................................................................... 10 Plannen .............................................................................................................................................................. 11 Persoon-tijd...................................................................................................................................................... 12 Gedragstijlen ................................................................................................................................................... 13 Je denkstijl........................................................................................................................................................ 15 Persoonlijke waarden ................................................................................................................................... 16 Beleving van het tijdsperspectief............................................................................................................. 17 Balans opmaken ............................................................................................................................................. 18 Concrete organisatie tips ............................................................................................................................ 18 Time-management ........................................................................................................................................ 18 1. De basis van timemanagement...................................................................................................... 18 2. Weet wat je wilt bereiken................................................................................................................. 19 3. Waarom heb je tijd tekort?.............................................................................................................. 21 4. Beproefde methoden voor timemanagement ........................................................................... 22 5. Praktische tips....................................................................................................................................... 23 Actie, Aquisitie- en Promotieplan............................................................................................................. 25 Literatuur .......................................................................................................................................................... 26
©Doorpakkers
2
De hedendaagse ‘tijd’ Door de steeds snellere (automatiserings)ontwikkelingen lijkt het dat iedereen harder moet werken. De organisatie-deskundige Charles Handy publiceerde in Amerika de formule: 0,5 x 2 x 3. Waarbij hij uitlegt dat we in de komende tientallen jaren “met de helft van het aantal mensen twee maal zo veel werk gaan verzetten. Die mensen gaan dan driemaal zoveel verdienen” . De Nederlandse schrijver Ron Witjas van het boek: ‘de tijd van uw leven’ stelt voor de formule voor de Nederlandse situatie iets aan te passen : we gaan met de helft van het aantal werkenden door, die gaan misschien twee maal zoveel verdienen, maar zullen in ieder geval driemaal zo hard moeten werken! Dus hoe kun je SLIMMER WERKEN, door je tijd en je inzet goed te gebruiken. Analyseer/ kijk dan eens naar: • de kenmerken van je werksituatie • wie ben ik dat ik dit doen mag • essentiële en urgente taken • de invloed van managers/opdrachtgevers • en je persoonlijke gedrag- en denkstijl ALGEMEEN Een organisatie is een sociaal systeem waarin: a. individuen samen werken b. gericht op het verkrijgen van doelen. 2 kanten zijn te onderscheiden: a. werken de individuen zo samen, dat de doelen gehaald worden (input-throughput ) b: de doelen kant effectiviteit/ output. De juiste combinatie vinden van mensen, machines, geld en gebouwen is EFFICIENCY. Dus de optimale afstemming en samenwerkingsvormen weten te vinden tussen de verkrijgbare productiefactoren. Duidelijke doelen geeft duidelijke samenwerkingen. Zo verhouden effectiviteit en efficiency zich tot elkaar. • EERST DE DOELEN: DE EFFECTIVITEIT • DAN DE AFSTEMMING VAN DE MIDDELEN: DE EFFICIENCY. Verkoopmarkt Afzetmarkt in €
Afnemers Klanten
Organisatie
Aankoopmarkt Arbeidsmarkt
Produktiefactoren Mensen/Middelen Inkoop
doelen € uit
De groei van organisaties maakt afstemming steeds complexer.
©Doorpakkers
3
Uitgebreide gespecialiseerde functie-omschrijvingen zijn daarvan het gevolg. Evenals de groei van management-functies. SIMPELE ORGANISATIES In theorie kunnen de meest simpele organisatie werken op basis van wederzijds afstemming. Voor al het werk dat dagelijks moet gebeuren, heb je niet meer nodig dan een knipoog of een telefoonlijn. En soms een overleg gericht op de uitvoering van het werk c.q. het bereiken van de doelen, effectiviteit. De uitvoerders op het dagelijks werk zijn redelijk self-sufficient. Zij hebben geen regelaars nodig, zij kunnen zelf regelen. ARBEIDSDELING EN COÖRDINATIE Als het aantal uitvoerders gaat toenemen en als de werkverdeling tussen de uitvoerders toeneemt, dan pas ontstaat er behoefte aan leiding: directe supervisie/management. Deze leiding heeft als taak het werk te coördineren. (het simpele werk ingewikkelder te maken.) Het totale productieproces wordt door de leiding overzien. Dit is het begin van de KLOOF TUSSEN UITVOERING EN MANAGEMENT. Bij verdere groei ontstaat weer management bovenop het bestaande management: hiërarchie, de apenrots, de lijn. De stam van de organisatie. De lijn van besluitvorming. in schema:
3.topmanagement 2. middle management 1. uitvoerders
STANDAARDISATIE Bij voortzetting van de werkverdeling ontstaat er behoefte aan standaardisatie van het werk en de werkprocedures. Die vind je terug in : a. Standaardisatie van werkprocessen. Wat doe je met je klant van A tot Z. Van intake tot resultaat. b. Standaardisatie van het product/dienst. Er worden normen opgesteld waaraan de kwaliteit van product/dienst gecheckt kan worden. Aan welke eisen moet videorecorder X, of opleiding tot Z. voldoen. Normen worden opgesteld: wanneer is iemand geslaagd. c.Standaardisatie van deskundigheid van het personeel. Om type videorecorder X te maken, opleiding Y te bieden, hebben wij gekwalificeerd personeel nodig, met de volgende deskundigheid…. Van oorsprong is dit standaardiseren een taak van de direct supervisor, het middle management. Zij hadden overzicht hoe het produkt gemaakt moest worden, namen mensen aan etc. Bij groei van organisaties kan dat te veel worden voor het management. Er ontstaat dan een stafafdeling 4. voor (technical) research/analyse/ondersteuning. Zij voeren gespecialiseerd het 'denken' uit. Ofwel beleidsvoorbereiding. Dus verdere segmentering. In schema: 4.staf bel.onderst.
3 top m. 2 middle m. 1 uitvoerders
©Doorpakkers
5 staf beheer
4
Een zelfde verschijnsel van standaardisering doet zich voor in de voorwaardenscheppende sfeer: de gehele beheerskant (vroeger taak van middle management) wordt gespecialiseerd, en uit de "lijn" gehaald naar de staf. De administratieve ondersteuningsstaf, personeelszaken, gebouw, financiën. (5) De zaken zijn goed geregeld. Iedereen heeft functie-omschrijvingen, waar een ieder op deel-aspecten bijdraagt aan het totale doel van het bedrijf. En door beleid kunnen neuzen de zelfde richting op staan. Time management is een van de onderdelen van het organiseren van het bedrijf gericht op het halen van (beleids)doelen.
MKB ondernemers en hun tijd inzet Uit onderzoek in MKB bleek dat ondernemers feitelijk 65 % van hun taak kwijt zijn aan triviale routine zaken. De tijd voor belangrijke werkzaamheden moet dan ergens anders vandaan gehaald worden ?!!
Met welke tijdsinzet verdien jij als ondernemer het meest? Wat zijn je beste uurtjes? En kom je daar voldoende aan toe? Waar zou het aan kunnen liggen?
©Doorpakkers
5
De kenmerken van je werksituatie Iedere functie is in te delen aan de hand van de twee dimensies uit de onderstaande 4 beschrijvingen. • in welke mate kun je je tijd zelf indelen en • kun je je werk alleen uitvoeren of ben je afhankelijk van anderen Geen anderen nodig Anderen nodig 1. HET VRIJE VOGELGEBIED 2. HET MANAGERSGEBIED Je kunt hier je tijd goeddeels zelf Je kunt in dit gebied grotendeels zelf indelen, en hebt niemand nodig om je tijd indelen. Alleen voor de werk te doen of verder af te maken. Je uitvoering van het werk heb je altijd Tijd zelf hebt hier een goede werkplanning voor anderen nodig. Om informatie aan je indelen nodig en natuurlijk de discipline om die te geven, om te overleggen, om planning uit te voeren. Veel mensen anderen aan te sturen. zien dit als de ideale werksituatie. De En daar ligt dan ook vaak het grootste bedreiging in dit gebied ben probleem. Je kunt zelf een goede jezelf. Bijvoorbeeld het probleem om werkplanning hebben, maar je hebt aan het werk te komen. steeds de anderen nodig. Een bekende joodse uitdrukking is dan ook om mensen veel personeel toe te wensen. Dan gaat het goed met de zaken, maar levert ook veel problemen op. Goed en duidelijk delegeren helpt veel, maar sta ook op terugrapportage. 4. HET ASSISTENTENGEBIED 3. HET STRESSGEBIED Aangestuurd worden door anderen. Stress betekent spanning. Een Andere maar het werk in je eentje kunnen zekere spanning heeft een mens n delen klaren. Dit vinden veel mensen een vaak nodig om tot goede resultaten je tijd in prettige manier van werken. te komen. Hier heet het stress Voorbeelden uit deze sector zijn gebied van negatieve spanning, bijvoorbeeld secretaresse functies. De omdat het hier gaat om het gebied manager bepaalt wat zijn secretaresse waar de tijd door anderen voor je moet doen, maar zij kan het zelf verder wordt ingedeeld, en dat je ook uitwerken. Nu steeds meer managers anderen nodig hebt voor je werk. hun secretaresses moeten delen met In feite moet men hier steeds twee andere managers krijgen de dingen doen om uit de negatieve secretaresses het probleem dat ze door spanning te komen: invloed winnen verschillende bazen aangestuurd en wat betreft je eigen tijdsindeling, en geclaimd worden. Juist in die situatie anderen aansturen in de zal een secretaresse voor het behoud samenwerking. van haar eigen tijdsindeling moeten opkomen. Nodig is dan dat zij goed overzicht heeft over haar werk, en discipline heeft in de uitvoering ervan. Met welke van de vier gebieden heb jij ervaring ? 1 2 Welke vond je prettig ? 1 2 In welk gebied zit je nu ? 1 2 3 Welke voordelen en gevaren heeft dit voor je time-management? In welk gebied zit je over 1 jaar ?
©Doorpakkers
3 3 4
4 4
6
Wie ben ik dat ik dit doen mag Ofwel waarvoor ben ik hier eigenlijk in deze organisatie ? Het antwoord op deze vraag bestaat uit drie elementen: De PERSOON, het WERK en de TIJD
PERSOON -WERK
Hier geef je antwoord op de WAT -vragen: • Wat is de essentie van de ondernemers-functie • Wat zijn de doelen die gerealiseerd moeten worden. • Wat is de essentiële bijdrage die deze functie moet leveren. Maar ook op de PERSOONS-vragen: • Wat zijn mijn eigen doelen in deze functie • Welke andere meer persoonlijke doelen heb ik Dit heet de effectiviteitslijn. Effectief in de betekenis van je eigen doelen en die van de functie realiseren. Het is logisch om te beginnen met: eerst vaststellen wat het doel van de functie is en wat de daarbij behorende resultaten (output) moeten zijn. Pas daarna heeft het zin om te denken wat ‘slimme’ manieren zijn om die doelen te realiseren. Het gaat hier dan vooral om TIJDSBEHEER. Waar ken ik mijn tijd aan toe, hoe maak ik er keuzen in. Wat is eigenlijk de bedoeling van de functie, ofwel wat zou er gebeuren, of wat gaat er mis op korte of lange termijn, als we mijn functie zouden schrappen ? Als je aan de meeste mensen vraagt wat ze doen, geven ze een opsomming van hun activiteiten. Dat is waarneembaar, maar is maar één niveau. Wat is nou werkelijk het effect, de output die geleverd moet worden. De ondernemers- functie gaan we als oefening eens omzetten van activiteiten, via taken naar het moeilijkste: de resultaatgebieden. Waarom doe ik het? Een klassiek verhaal is dat van de koning die vanuit zijn koets een bouwplaats bezoekt. Hij ziet een aantal mannen die met stenen in de weer zijn. Hij stopt en vraagt aan de eerste man ‘Wat doet u mijnheer ?’ De man antwoordt ‘Ik sjouw stenen, Sire’. De tweede man zegt ‘Ik stapel stenen tot een muur, Sire’ Even verderop vraagt de koning het aan een derde man. Hij antwoordt: ‘Ik werk mee aan de bouw van een kathedraal, Sire’ Wie zou er het meest betrokken zijn bij de bouw, wie zou uiteindelijk het meest tevreden en trots zijn op het resultaat, en zal de meest gerichte inzet leveren ? PERSOONS-VRAGEN Persoonlijke betrokkenheid bij de doelen van een functie vraagt dus om persoonlijke doelen in die functie. • Doelen die je voor jezelf in die functie wilt bereiken en • Doelen die je voor jezelf buiten het werk wilt bereiken. Hoe bewuster je daarvan bent, hoe meer kans dat je die ook weet te realiseren.
Actie: probeer eens zoveel mogelijk persoonlijke doelen zowel in je werk, als in je privé op te schrijven. Bepaal daarna je prioriteiten. Mind-mapping kan hier een goede methode voor zijn.
©Doorpakkers
7
Ondernemers zijn managers, opdrachtgevers, maar ook opdrachtnemers. Verschillende stijlen van managen hebben invloed op: medewerkers, klanten, leveranciers, kortom op jezelf en de anderen waar jij mee hebt te maken. HOE ZIT HET MET JOUW STIJL ?
De invloed van de stijl van managers/opdrachtgevers De diverse stijlen van werkplanning door managers en opdrachtgevers kunnen invloed uitoefenen op het gedrag van medewerkers, leveranciers en klanten. Men onderscheidt wel vier basistypen bazen/managers/opdrachtgevers. Op de ene lijn de managers die juist wel of juist niet georganiseerd zijn, en op de andere lijn die sterk autoritair of dwingend zijn versus die een laissez-faire stijl van leidinggeven hebben. Elk type heeft een bepaalde invloed op het time-management van anderen. 1. De Buddha: de georganiseerde laissez-faire baas. Je weet wat je aan hem/haar hebt. Hij/zij is goed georganiseerd, voorspelbaar en consequent. Hij/zij stelt zelf goede prioriteiten. Plant en maakt zaken af. Zeker wanneer de stijl van leidinggeven ‘vrij’ is, geeft het de medewerker veel vrijheid, en het goede voorbeeld van hoe werk georganiseerd kan worden. De meeste mensen vinden dit de prettigste baas om voor te werken. 2. De Commandant: georganiseerd maar dwingend. Sommigen vinden het onplezierig om voor zo’n baas/opdrachtgever te werken, hoewel het in de praktijk mee valt. De baas is namelijk zelf goed georganiseerd en organiseert het werk van de anderen ook strak. Dat levert vaak respect op. 3. Mr. Rampenplan: de autoritaire chaoot. Hij/Zij is dwingend en ongeorganiseerd. Komt op de gekste momenten de kamer binnen en dwingt dan om direct een of ander urgente klus te doen. Lange termijn planning? Mensen die voor zo’n baas werken leren het af om prioriteiten te stellen. Wat heeft het voor zin, ik plan liever niets dan kan hij/zij ook niets verstoren. En de baas zal zeggen: de anderen tonen zo weinig initiatief, ze zijn zo afwachtend, ik moet alles voor ze plannen, anders gebeurt er niets. 4. Mr. Nice Guy: de aardige chaoot Er wordt vaak met tederheid over deze managers gesproken: een schatje maar volstrekt ongeorganiseerd. Plannen en organiseren de anderen hun werk goed, dan loop het werk. Maar als zij het ook niet doen rommelt iedereen maar wat aan en grijpt de manager niet in. Je ziet vaak een zekere trots als men de klussen nog op het laatste moment nog voor elkaar krijgt: we hebben het weer geflikt jongens. Dat zo’n huzarenstukje met een beetje planning helemaal niet nodig was geweest, vergeet iedereen dan maar. Actie: Wat voor een type manager ben jij ? Hoe georganiseerd ben jij ? Ben jij meer dwingend, of meer laissez faire ? Welk gedrag vertoon je? En wat is de stijl van je belangrijkste opdrachtgevers?
©Doorpakkers
8
Werk-tijd
Essentiële/belangrijke en urgente/dringende taken Een van de belangrijkste onderscheidingen in taken en activiteiten is het benoemen van essentiële en urgente taken. Wat is de essentiële output die je geacht wordt te leveren. Dat zijn taken die bijdragen aan de doelen van je functie, en hebben meestal een lange-termijnperspectief. Ze hebben altijd te maken met de resultaatgebieden van je functie. Als je die af hebt krijg je ook vaak een grote tevredenheid. Urgente taken en activiteiten hebben een dringend korte-termijn perspectief, maar leveren niet altijd een wezenlijke bijdrage aan de effectiviteitsgebieden van je functie. In het volgende schema zie je dat de meeste mensen urgente taken altijd voor laten gaan, en aan eigenlijk essentiële taken nauwelijks toekomen, omdat ze die niet inplannen Het Eisenhower Principe
ESSENTIEEL/ BELANGRIJK GELIJK DOEN VIER VRAGEN 1. Moet het echt nu, is het echt urgent ? 2. Waarom moet ik dit doen, hoort het wel bij mij ? 3. Waarom doen we dit op deze manier ? 4. Waarom doen we dit überhaupt ? PLANNEN, ORGANISEREN IN DE PRULLENBAK!! +
+
URGENT/ DRINGEND -
Uit onderzoek blijkt dat
Maak eens een ABC- analyse A taken : zijn werkzaamheden met een hoge prioriteit en belangrijkheid, die alleen door de ondernemer zelf uitgevoerd kunnen worden. B taken : zijn werkzaamheden die weliswaar belangrijk zijn, maar niet direct hoeven te worden uitgevoerd. Stel hier een dead-line vast (dan worden ze overigens vanzelf A) maar wellicht zijn het dit soort taken die gedelegeerd kunnen worden aan een ander. C taken: zijn werkzaamheden die urgent zijn, maar bij wijze van spreken, eigenlijk door iedereen gedaan zouden kunnen worden. Ook dit soort taken zouden werkzaamheden kunnen zijn, die door een ander uitgevoerd zouden kunnen worden. D taken zijn noch belangrijk, noch urgent, stop ze in de prullenbak!
©Doorpakkers
9
Voordelen van time-management Plannen en tijd bijhouden maakt dat je: a. Veel tevredener over je werk zult zijn. b. Zo efficiënt en effectief mogelijk werkt. Dit betekent doelgericht werken en alert zijn op tijdbesparingen. Soms is het echter noodzakelijk een bepaalde activiteit juist meer tijd te geven om betere resultaten te halen. c. Alleen op grond van informatie is het mogelijk een betere tijdsindeling te maken. Dan zijn ook gegevens voorradig die je kunt gebruiken bij je tijdsplanning. Bovendien kun je door een voor- en een nacalculatie te maken, bepalen hoeveel je nu werkelijk hebt verdiend. Met deze inzichten wordt je volgende offerte nog beter! De volgende tips kun je gebruiken om tijd efficiënter te besteden. TIPS VOOR TIME-MANAGEMENT 1. Oefen jezelf in het kort en zakelijk behandelen van (telefoon) gesprekken. Ga niet vanzelfsprekend in op persoonlijke zaken, tenzij van belang. 2. Maak een lijst van taken die je moet doen. Zet de datum erbij wanneer het af moet zijn. Streep weg wat gedaan is. 3. Begin de dag met een kwartier nadenken over de zaken die je die dag moet regelen en doen. Gebruik de laatste 5 minuten van de dag met te kijken, wat je van je programma hebt gerealiseerd en wat er is blijven liggen voor de volgende dag. 4. Verkeerd omgaan met tijd heeft meestal te maken met weinig doelgericht zijn. Train jezelf in de waarom-vraag. Plus de vraag wat een bepaalde activiteit oplevert. Stel van daar uit een prioriteitenlijst op. 5. Veel tijd gaat verloren aan versnipperde activiteiten. Plan soortgelijke klussen zoveel mogelijk bij elkaar, bijvoorbeeld telefoontjes, email, brieven, bestellingen, rekeningen versturen, administratie. De productieve tijd (waar je rekeningen voor kunt sturen) wordt vaak beter gepland, dan de improductieve tijd (van het in stand houden van je bedrijf)! 6. Iedereen heeft verschillende tijdstippen waarop je het beste functioneert gebruik juist die, beste, momenten om zaken af te handelen die je moeilijk vindt, of waar je een hekel aan hebt. 7. Maak er een gewoonte van als mensen tussendoor iets aan/van je vragen te bedenken of dat, op dit moment, nu wel zo belangrijk is, of maak een afspraak voor een ander moment. 8. Oefen jezelf in nee zeggen. 9. Maak een reële tijdsinschatting van alle dingen die je even zult doen. 10. Nadenken en sociale contacten lijken soms geen efficiënt gebruik van tijd. Toch kan het heel effectief zijn, doordat je op andere momenten sneller opschiet. Wees bewust dat efficiency altijd in verhouding staat tot het effect.
©Doorpakkers
10
Plannen Planningstips: • Plan de dag van morgen liefst aan het eind van deze dag. • Plan per dag iets dat je af wilt maken • Plan essentiële, niet urgente taken op de rustige tijdstippen. • Regel ‘blokken’ met klanten, boekhouding etc. • Doe gelijksoortige taken achter elkaar • Start telefoongesprekken met het doel; meld direct waarvoor je de ander belt • Handel ‘papier’ in een keer af. • Denk in de ochtend, praat in de middag, of andersom . Ken je eigen ritme. • Ga gewoon door met het werk als iemand je onverwachts stoort • Gebruik je hoofd om te denken, niet om te onthouden. Met deze bagage uit de klassieke management literatuur moet het mogelijk zijn een planning voor jezelf te maken.
Wat zijn je essentiële en urgente taken de komende periode ? Ofwel wat zijn je doelen/ output/ resultaten?
Formuleer ze SMART: S pecifiek M meetbaar A cceptabel R ealistisch in T ijd geformuleerd. Ofwel BE Smart, waar BE staat voor bezieling De volgende stappen: • Formuleer je hoofddoel (en) voor de komende periode • Welke subdoelen horen daarbij • Welke activiteiten zijn nodig om die doelen te bereiken • Wat kost dat aan tijd en geld, of wel welke veronderstellingen heb je • En op welke datum dienen de activiteiten af te zijn. Je kunt deze stappen in een nèt lijstje formuleren of als mindmap
Houdt vast aan je planning Je agenda maakt zelf geen keuzes. Om jezelf aan je eigen planning te houden en in te spelen op omstandigheden, maak je steeds keuzes en beïnvloedt situaties. Je eigen tijdsbeleving, eigenschappen en waarden zijn onderdeel van nieuwe opvattingen over time-management. Regisseer je eigen tevredenheid! Analyseer je (contra)productieve planningsgewoonten en maak aan het eind de balans op.
©Doorpakkers
11
Persoon-tijd • Tijdsperspectief
• Gedragsstijl • Denkstijl • Persoonlijke waarden
Klassiek en modern plannen. De logisch-rationele kanten van de klassieke opvatting van time-management zijn: Denk na over de essentie van jouw functie en regel de uitvoering op een handige manier. Ofwel: Wees effectief in keuzen en zorg dat je je werk efficiënt uitvoert. Maar hoe vaardig en efficiënt we ook worden, het is nooit voldoende om de tijd daadwerkelijk bij te benen. Dagelijks krijgen we veel meer informatie tot ons dan we kunnen verwerken. Dat betekent dat we keuzes moeten maken. Keuzes die passen bij ons individuele levensritme en de persoon die we willen zijn. Keuzes die niet alleen gaan over arbeidstijd, maar ook over hoe we ons leven willen inrichten. De klassieke benadering leidt tot beheer en beheersing van tijd De moderne benadering gaat over de beleving van tijd en leidt tot het maken van keuzes, die voortkomen uit datgene wat wezenlijk voor je is. Het gaat dan om je gedragsstijl, de durf en de verantwoordelijkheid om keuzes te maken, die bij je passen, en de omstandigheden te durven beïnvloeden. Ben jij wat betreft time-management een: Optimist: De optimisten denken dat time-management te leren valt en dat het niet afhangt van de situatie Pessimist: De pessimisten denken dat goed time-management is aangeboren en ook nog volledig afhankelijk is van de werksituatie. Determinist: De deterministen zijn een tussengroep en vinden dat goed timemanagement niet afhankelijk is van de werksituatie maar wel is aangeboren Realist: De realisten erkennen dat persoonlijke kwaliteiten een rol spelen en gaan ervan uit dat goed Time-management te leren valt.
Dus wie wil je zijn in relatie tot tijd? Heb je ‘kiespijn’?
©Doorpakkers
12
Gedragstijlen Horny’s gedragstijlen kunnen je gedrag ook in het omgaan met tijd beïnvloeden: Away-stijl ( van anderen af/terug getrokken) Against-stijl ( tegen anderen gericht) Towards-stijl ( op anderen gericht) Gedragsstijlen met away-kenmerken: De away-stijl is een conflict-vermijdende stijl. Wanneer belangen tegengesteld raken zullen mensen met deze stijl ‘toegeven of ontwijken’. Aardig gevonden willen worden is een belangrijk thema, en de dwingende behoefte aan perfectie vraagt om goedkeuring van de ander. Away-mensen denken vaak dat ze zelf heel weinig kunnen en mogen sturen in het leven. Het uit zich in: - uit zijn op goedkeuring van anderen - aanpassen aan algemene regels en normen - afhankelijk gedrag, vermijden van initiatieven - niet uiten van emoties en problemen. Het Tijd-gedrag komt tot uiting in: - moeite hebben om ‘nee’ te zeggen - weinig initiatief tonen bij het stellen van doelen, en als er doelen worden gesteld zijn ze vaak vaag geformuleerd - het behoud van de relatie belangrijker vinden dan het bereiken van taak-gerichte resultaten. Meestal zijn mensen met deze gedragsstijl (te) weinig resultaatgericht of effectief in hun werk. Het omwerken van deze stijl vraagt: het toelaten van andere gedachten. Bijv. het loslaten van de dwangmatige gedachte aan perfectie, of wat zou de ander ervan vinden, en vinden ze me dan wel aardig, omzetten tot ‘en wat vind ik er eigenlijk zelf van.’ Gedragsstijl met against-kenmerken: Deze persoon zal het conflict opzoeken, of veroorzaken. De primaire houding is erg op taak gericht Het resultaat telt, want daar bewijs je jezelf mee. Perfectie, daadkracht, macht controle en slimmer zijn dan anderen zijn sleutelwoorden. Het tijdgedrag komt tot uiting in: - slecht kunnen delegeren - willen winnen om het winnen, met veelal niet realistische doelen. Dit kost veel energie. - veel tijd steken in het beheersen van anderen - moeite hebben met het tonen van emoties - het lijkt effectief en efficiënt, maar het vraagt veel energie om verkrampt te zijn. Het omwerken van deze stijl vraagt om zelferkenning op grond van wie je bent, en niet op grond van wie je denkt dat je moet zijn. Leren om samen te werken, fouten van jezelf en anderen toe te staan, plezier in spelen ontdekken.
©Doorpakkers
13
Gedragsstijlen met ‘Towards’-kenmerken Mensen kenmerken zich door vertrouwen in zichzelf en in de ander. Zowel op de taak-als op de relatiekant. Leren en presteren worden als gezonde uitdagingen gezien, en fouten en mislukkingen zijn weliswaar vervelend, maar bieden mogelijkheden om te leren. Zij stellen zich uitdagende doelen die bij hun niveau en capaciteiten passen. Deze gedragsstijl uit zich in: - resultaatgericht gedrag, gericht op output - zelfontplooiing, gericht op groei en ontwikkeling - samenwerken vanuit vertrouwen in anderen. Het tijdgedrag is: - realistisch en tegelijk ambitieus - ze zien tijd als mogelijkheid tot ontwikkeling - ze nemen tijd voor anderen en zichzelf - zijn effectief in samenwerkingen. Herkenning? Je hebt vermoedelijk van alle stijlen wel wat of je herkent je het meest in één van de stijlen. Het kan inzicht geven in de motieven van je tijdgedrag. Bijv. waarom je het zo moeilijk vind om ‘nee’ te zeggen. Of waarom je altijd maar weer méér kwaliteit wilt leveren dan de opdrachtgever vraagt! Of moeite hebt om ‘ja’ te zeggen tegen een nieuwe opdracht. Of steeds ruzie krijgt met een opdrachtgever over je rekening. Enz.
©Doorpakkers
14
Je denkstijl Jung beschreef twee fundamenteel verschillende denkstijlen: Oordelaars nemen de wereld waar en vinden er meteen wat van. Over alles wat ze zien en horen hebben ze meteen hun mening. Zij zijn de georganiseerde mensen van deze wereld. Ze kunnen goed nee zeggen, hebben zicht op hun tijdschema. Zij baseren zich op feiten, plannen, beheren en beheersen. Hun spullen zijn goed ondergebracht in een filing-systeem. Waarnemers bekijken de dingen een aantal malen van verschillende kanten. Het kan lang duren voor ze tot een mening of oordeel komen, maar dat vinden ze ook niet het belangrijkste. Het klassieke time-management werkt maar zeer beperkt voor mensen met deze denkstijl. Ze kunnen wel plannen, maar houden zich er toch niet aan. Improviseren vinden ze leuk en spannend. In het werk zijn ze bij voorkeur met meerdere dingen tegelijk bezig, die ook makkelijk gelijk af kunnen komen. (Mind-mappen en een pilingsysteem zijn hun technieken) Voor waarnemers helpen de klassieke time-management-technieken en tips maar heel beperkt. Maar dat hoeft geen probleem te zijn, want zij beschikken over een denkstijl die creatief is, flexibel en levendig. Tips voor hen zijn: • Plan (in beperkte mate) op basis van wat zou kunnen, en wat echt af moet. • Accepteer je eigen stapel-systeem en accepteer dat je dat één keer per half jaar opruimt. • Denk eens na over een mapjes-systeem in je computer, dat hetzelfde is als je mapjes of stapels in je fysieke kast of bureau. • Bewaar je gouden blaadjes. • Visualiseer je planning en projecten, maak er afbeeldingen van die je in het gezichtsveld ophangt. • Houd vooral ruimte voor het spontane, en ongeplande want dat geeft je energie. Oordelaars trefwoorden: • structuur • schematisch • geordend • plannen • opinie • controleren • besluitvaardig • gefixeerd • deadlines • definitief • convergeren
Waarnemers trefwoorden: • flexibel • spontaan • ontvankelijk • aanpassen • wait and see • open eind • proces • easy going • alternatieven • spel • divergeren
©Doorpakkers
15
Persoonlijke waarden Wat vind ik eigenlijk belangrijk in mijn werk en mijn leven Welke 7 van de volgende waarden zijn voor jou het belangrijkste:
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
prestatie vooruitgang avontuur/opwinding esthetica betrokkenheid artistieke creativiteit aantrekkelijke omgeving uitdagende problemen verandering en afwisseling dichtbij de macht gemeenschap competitie controle over mijn werk creatieve expressie ethiek bekwaamheid uitoefenen externe structuur publiek optreden faam/beroemdheid snel tempo interessegebied in dienst van de samenleving hoog inkomen onafhankelijkheid en autonomie
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
invloedrijk intellectueel orde spel macht en autoriteit precisiewerk zonder druk leiderschap ontspanning locatie beslissingen nemen verzorging prestige/erkenning profijt/winst contact respect zekerheid stabiliteit status ondersteunende omgeving vrije tijd alleen werken grensverleggend werk onder druk werken
Wat vind ik hiervan terug in mijn eigen bedrijf? Wat vind ik niet terug?
©Doorpakkers
16
Beleving van het tijdsperspectief Ben je iemand die meer georiënteerd is op:
Het verleden
‘Wie zijn verleden vergeet is gedoemd om het steeds weer over te doen.’ Mogelijke voordelen: - leren van je fouten - kunnen genieten van vroegere prestaties - trots op het verleden - ervaring, een kader waar je alles in kunt plaatsen - het verleden is veilig, angst heeft altijd te maken met de toekomst.
Mogelijke nadelen - behoudend conservatief - star - geen zin in de toekomst - tegen verandering - in het ergste geval ‘zeuren’
Het heden
‘Carpe Diem: geniet van het moment, je leeft maar een keer.’ Mogelijke voordelen - optimistisch - kunnen genieten van het moment - vrolijk, onbezorgd - snel wisselen van aandacht - goed kunnen ontspannen - weinig angsten
Mogelijke nadelen - impulsief -veranderlijk - geen prioriteiten stellen - oppervlakkig in het leven staan - niet doelgericht
De toekomst
‘Als je niet weet waar je naar toe wilt, weet je ook nooit of je er bent aangekomen’ Mogelijke voordelen - doelgericht - kunnen afzien - uitstellen van direct plezier - hard werken - ambitieus - planmatig
©Doorpakkers
Mogelijke nadelen - niet realistisch - niet kunnen ontspannen - streber - los van hier en nu - niet genieten van het nu.
17
Balans opmaken • Gaat het bij jou om het vraagstuk van effectiviteit ? • Gaat het om efficiency, of gaat het om een verandering, die te maken heeft met je persoonlijke stijl? • Kies je voor het oplossen van het vraagstuk? • Je kunt nu de activiteiten gaan omschrijven die je uit wilt gaan voeren, denk daarbij ook aan jouw persoonlijke kenmerken: • Hoe past de oplossing bij mijn gedragsstijl/ mijn denkstijl ? • Welk verband heeft die oplossing voor mijn belangrijke doelen en waarden ? • Hoe past die oplossing in mijn tijdsperspectief ? Wat voor jou werkt hangt niet af van tips of de theorie. Je moet er zelf voor gaan. Het gaat er om of je werkelijk iets wilt veranderen en of je gelooft dat je iets kunt veranderen. Het geloof in jouw mogelijkheid tot veranderen bepaalt hoeveel energie je in die verandering wilt steken. Welke acties je daadwerkelijk gaat ondernemen en uiteindelijk welke resultaten je zult bereiken. Maar tussen droom en daad kan de mens in de weg staan. Dus: • Wat wil je werkelijk bereiken ? • Wat zul je daarvoor moeten veranderen ? • Waar kies je voor? • Wie/wat gaat je beïnvloeden ?
Concrete organisatie tips Time-management Van werken en drukke bezigheden wordt niemand ziek. Maar heb je altijd haast en is het werk voor je gevoel nooit af, dan is dat slecht voor je gemoedsrust, voor je productiviteit én voor je gezondheid. Het kán anders. Wie weet wat hij wil bereiken, plant doelbewust en houdt tijd over. Verdiep je in de principes van Timemanagement. 1. De basis van timemanagement Veel theorieën over timemanagement delen activiteiten in op basis van twee criteria: urgentie en belangrijkheid. De basis van timemanagement Waar besteed jij je tijd aan? In de praktijk blijkt dat de helft van de werktijd op gaat aan terloopse activiteiten als e-mail, telefoontjes, spoedklussen en collega's die ongevraagd binnenlopen. Trek je vervolgens van de resterende tijd je afspraken nog af, dan hou je per dag maar zo'n twee uur over voor het échte werk. Dat wordt problematisch als je -zoals de meeste mensen -moet woekeren met je uren. Geldt dat ook voor jou? Dan is het raadzaam je tijdsbesteding onder de loep te nemen.
©Doorpakkers
18
2. Weet wat je wilt bereiken Waar ga jíj heen? Stephen Covey, wereldberoemd van zijn bestsellers over persoonlijke effectiviteit, gelooft niet in timemanagement. Althans, niet in de theorieën die uitgaan van lijstjes en checklists en die voorschrijven dat activiteiten op een vast tijdstip moeten gebeuren. In plaats van timemanagement gebruikt Covey liever de term zelfmanagement. Zijn devies: staar je niet blind op schema's voor tijdsbesteding. Focus op prioriteiten; resultaten die jíj belangrijk vindt. Dan heb je het gereedschap in handen om je leven ernaar in te richten. Wat wil je bereiken? Waar ben je naar op weg? Wanneer ben je tevreden? Het antwoord is vaak een combinatie van verschillende dingen. Denk aan uitdagend werk, een goed salaris, zelfontplooiing, evenwicht tussen werk en vrije tijd en boeiende hobby's en contacten waarin je je ei kwijt kunt. Wat wil je bereiken? Heb je het antwoord niet onmiddellijk paraat, gebruik dan het hulpmiddel dat Stephen Covey aanreikt in zijn boek 'The seven habits of highly effective people'. Beantwoord de volgende vragen: 1. Welke sleutelrollen vervul je in je leven? Denk bijvoorbeeld aan:
individu echtgenoot/partner opvoeder afdelingsmanager bij bedrijf X vrijwilliger bij de brandweer
2. Welke resultaten wil je in elk van die rollen bereiken? Bijvoorbeeld in de rol van afdelingsmanager: Lange termijn: Middellange termijn: Korte termijn:
omzetverdubbeling in vijf jaar tijd tien nieuwe klanten in het komende jaar acquisitietraject uitvoeren in het voorjaar
Maak een plan Als je weet waarnaar je op weg bent, kun je de route bepalen. Per jaar, per maand, per week en -als je dat wilt-zelfs per dag. Covey pleit ervoor activiteiten en werkzaamheden per week te organiseren. Simpelweg omdat de week een ordenend principe is in de hele samenleving. Denk bijvoorbeeld aan scholen, bedrijven en overheden. Een weekplan geeft je bovendien meer flexibiliteit dan een dagplan. Een week biedt ruimte voor inspanning én ontspanning, voor werk en vertier, voor inzet en reflectie. Een dagplan (de basis van veel andere theorieën over Timemanagement) noodzaakt tot rigide maatregelen en ijzeren planningen. Veel mensen ervaren zo'n tijdsharnas als een obstakel om de principes van timemanagement vol te houden.
©Doorpakkers
19
Zo ga je te werk Heb je de resultaten geformuleerd die je op elk terrein van je leven wilt bereiken, dan vertaal je deze naar concrete activiteiten voor de week die voor je ligt. Belangrijk is dat je alle activiteiten en afspraken in je agenda toetst aan wat je wilt bereiken. Levert een afspraak, activiteit of verplichting geen bijdrage aan je doel, dan is het raadzaam deze te verzetten of zelfs te schrappen. Sommige activiteiten zijn tijdsgebonden. Wil je bijvoorbeeld nieuwe klanten acquireren, dan reserveer je daarvoor tijd tijdens kantoortijden. In het plannen van andere activiteiten zoals sport en zelfstudie heb je meer vrijheid. Hiervoor ruim je tijd in op het moment dat het jou het beste schikt. Hanteer de weekplanning niet als een rigide schema maar als een basis om gestaag te werken aan het realiseren van je doelen. Bekijk van dag tot dag of het nodig is wijzigingen aan te brengen of afspraken te verzetten. Stel prioriteiten Stress ontstaat meestal niet door de dingen die je doet, maar door de zaken waaraan je niet bent toegekomen. Stel prioriteiten. Stel vast wat in elk geval moet gebeuren en werk die zaken af. Hoewel Covey de voorkeur geeft aan een weekplan kan het je helpen dagelijks je activiteiten onder de loep te nemen en te prioriteren. Spoed Spoedeisende activiteiten werk je meteen af. Hier is geen uitstel mogelijk. Bekijk elke spoedklus kritisch. Moet het echt nú? Kun je het uitbesteden of delegeren? A-prioriteiten A-prioriteiten zijn werkzaamheden die je tot je core-business rekent. Ben je salesmedewerker en heb je als doel de omzet te verdubbelen, dan is acquisitie een Aprioriteit, evenals bijvoorbeeld het uitbrengen en nabellen van offertes. A-prioriteiten werk je af. Het gaat er niet om wannéér je het precies doet, áls je het maar doet binnen het tijdsbestek dat je je hebt voorgenomen. Plan je A-prioriteiten realistisch. Benut ervaringsgegevens of houd je tijdsbesteding bij om ze te verzamelen. Optimistisch plannen staat misschien mooi op papier; in de praktijk word je er zelf de dupe van. B-prioriteiten Een B-prioriteit is bijvoorbeeld je administratie. Het is belangrijk je rekeningen op tijd te betalen en facturen tijdig de deur uit te doen maar het is onnodig om er elke dag mee bezig te zijn. Effectiever is het om er een vast tijdstip per week of per maand voor te reserveren. Als je bijvoorbeeld de laatste vrijdag van de maand in je agenda reserveert voor het bijwerken van je administratie heb je er de rest van de tijd geen omkijken naar. Hetzelfde geldt voor het inkopen van kantoorartikelen: loop eens in de zoveel tijd je voorraden na, maak een lijstje en doe alle inkopen in één keer.
©Doorpakkers
20
3. Waarom heb je tijd tekort? Als timemanagement zo simpel is, waarom doen we het dan niet gewoon? Uitstellen Juist zaken die prioriteit hebben, schuiven we vaak op de lange baan. Waarom? Vaak gaat het om nieuwe en onbekende taken. We zien er tegenop ze ter hand te nemen, vooral als het omvangrijke klussen zijn. Het effect van uitstellen is dat de berg werk steeds groter wordt en dat de weerstand om eraan te beginnen groeit. De remedie: ga op zoek naar de oorzaak van je uitstelgedrag. Is het faalangst? Perfectionisme? Is de opdracht misschien niet voldoende helder? Kies een bijpassende strategie om je uitstelgedrag te lijf te gaan. Faalangst "Ik kan dit niet". De gedachte alleen al kan je totaal verlammen en verhinderen om in actie te komen. De angst door de mand te vallen of iets niet goed te doen kost energie en ook nog eens veel tijd. Faalangst heeft vaak diepere oorzaken. De remedie: schakel hulptroepen in. Stel je kwetsbaar op naar je baas, je collega's of andere inhoudelijk deskundigen. Maak duidelijk dat je het moeilijk vindt om met een klus te beginnen omdat je niet weet hoe je moet starten. Vraag feedback op een eerste opzet, vraag kritisch commentaar. Perfectionisme Wie perfectionistisch is, is in de eerste plaats streng voor zichzelf. Een perfectionist blijft maar schaven en slijpen. Omdat het niet snel goed genoeg is, voert hij een constant gevecht met de tijd. De remedie: zoek een begrenzer. Een alarmklokje, week-of dagplan helpen je bij het begrenzen van de tijd die je aan een klus besteedt. Een coach kan je ondersteunen bij het vaststellen van kwaliteitseisen. Hengelen naar waardering Een schouderklopje of een compliment motiveert. Maar soms wordt het verlangen naar waardering van anderen zo belangrijk dat we er onze eigen prioriteiten voor opzij zetten. Liever dan te werken aan persoonlijke doelen, begraven we ons in 'spoedeisende' zaken die anderen op ons bordje leggen. Dat levert ons namelijk onmiddellijke waardering op. Wie er gevoelig voor is kan er zijn tijd aardig mee vullen. De keerzijde van het 'rennen op elk verzoek' is dat we onze eigen ambities erdoor laten ondersneeuwen. Op de lange termijn levert dat een ontevreden gevoel op. De remedie: formuleer persoonlijke doelen. Breng je toekomstambities in beeld en werk er stelselmatig aan om ze dichterbij te brengen. Maak gebruik van een weekplan. Moeite met nee-zeggen Veel mensen zeggen gemakkelijker ja dan nee. Omdat we het liefst behulpzaam willen zijn, nemen we werk ter hand dat eigenlijk niet tot onze taak hoort en beloven we dingen die we liever niet zouden doen. In sommige gevallen verhult het ook dat we onze eigen ambities en prioriteiten niet op orde hebben en dat het overzicht ontbreekt op wat ons te doen staat. Als we het zelf niet weten, hoe kunnen we dan beargumenteerd nee zeggen tegen iemand die een beroep op ons doet? De remedie: formuleer persoonlijke doelen en communiceer ze met anderen. Zo maak je inzichtelijk waar je mee bezig bent. Heb je teveel op je bordje? Roep de hulp in van je baas, stel samen priorititeiten en maak realistische afspraken.
©Doorpakkers
21
Chaotische werkplek Zo'n 85% van het papierwerk dat we bewaren, gebruiken we nooit meer. Laat je het toch op je bureau liggen, dan kost het je gemiddeld 10% van je werktijd om de zaken die je wél gebruikt terug te vinden. Een chaotische werkplek creëert onrust en kost tijd. Dat geldt ook voor de papierstapels op het bureau. Ze ogen zogenaamd geordend maar ondertussen ben je wel steeds tijd kwijt om er iets tussenuit te vissen. Kijk ook eens kritisch naar de overvolle in-bakjes, de fysieke en digitale. Meestal kan de helft weg. De remedie: maak schoon schip! Werk zaken af en berg de papierrommel weg. Hanteer het 'Doe het nu'-principe! Het consequent naleven ervan houdt je werkplek én je hoofd opgeruimd. 4. Beproefde methoden voor timemanagement Timemanagement-goeroes adviseren deze methoden: kaasschaafmethode, deadline-principe, 80/20-regel, samenwerken en het doe het nu-principe. De kaasschaafmethode Een homp kaas is niet in één keer te nuttigen, maar wel in kleine stukjes. Ziehier het nut van de kaasschaaf. De kaasschaafmethode is simpel maar effectief: hak omvangrijke klussen in stukken. Plan elke week tijd in om een onderdeel van de klus te doen. Door gestructureerd te werken en stug door te zetten, krijg je zelfs het meest omvangrijke project voor elkaar. Hulpmiddelen zijn een realistische planning en het vastleggen van tussentijdse overlegmomenten met opdrachtgever of klant. Zo'n afspraak helpt je om in actie te komen. Want wie wil nou zijn opdrachtgever teleurstellen? Deadline-principe Hoe dichter de eindstreep nabij komt, hoe creatiever en efficiënter je te werk gaat en hoe meer je voor elkaar krijgt. Herkenbaar? Het is de kracht van een deadline en de adrenalinestoot die ermee gepaard gaat. Doe je voordeel met dit principe. Door jezelf een deadline op te leggen, kun je in korte tijd meer werk verstouwen dan je voor mogelijk hield. Stel: je hebt vijf klussen te doen en je hebt maar een middag de tijd. Werk aan elke klus een half uur. Werk in hoog tempo, aaneengesloten en zonder afleiding. Stop als de energie wegebt -na dertig tot veertig minuten -en begin aan de volgende. Vermoeiend, dat wel, maar resultaat is verzekerd! De 80/20-regel Zo'n 80% van de werkresultaten realiseer je in 20% van je tijd. Tenminste als die 20% uit A-prioriteiten bestaat. Prioriteer je werkzaamheden. Werk af wat je je hebt voorgenomen aan A-prioriteiten. Delegeer B-prioriteiten of neem ze alleen ter hand als je tijd over hebt en schrap ballast (overbodige activiteiten, denk aan stofzuigen als de volgende dag de schoonmaakdienst komt). Je helpt jezelf door je prioriteiten te communiceren met je collega's. Door duidelijk te maken wat je doet en niet doet en waarom, creëer je duidelijkheid. In veel gevallen kun je rekenen op begrip en medewerking.
©Doorpakkers
22
Samenwerken Een moeilijke klus of lastige taak? Vraag anderen om ideeën en advies. Door te vertellen wat je dwars zit, wat je moeilijk vindt of waar je tegenop ziet, lok je emotionele steun uit. Veel collega's zullen bereid zijn te helpen of te steunen. Zoek hulp bij technische en secretariële taken. Beheer je tijd in teamverband. Maak bijvoorbeeld afspraken over het tijdstip van vergaderingen. Creëer voor ieder teamlid dagelijks een magisch uur: een uur waarin anderen het werk even overnemen zodat de 'vrije' collega in alle rust zaken kan afwerken. Iedereen heeft daar voordeel van. Doe het nu-principe Stel niet uit tot morgen wat je vandaag nog kunt doen. Het is een waarheid als een koe. Maar als het om lastige zaken gaat (een telefoontje met een ontevreden klant, het betalen van rekeningen, het aanmanen van klanten) schuiven we ze liever door naar de volgende dag. Doe het nu! Werk eerst de taken af die voor je liggen. Bel die lastige klant nog voor je de pc opstart. Werk de onaangename taak af, voordat je aan iets leuks begint. Het geeft je meteen een gevoel van succes waar je de hele dag op kunt teren. Het doe het nu-principe geldt ook voor de dagelijkse informatiestroom. Sorteer post bij binnenkomst: gooi weg wat je niet denkt te gebruiken, berg informatie voor later op en handel zaken waarop je actie moet ondernemen onmiddellijk af 5. Praktische tips We geven je enkele praktische handreikingen om notoire tijdrovers te lijf te gaan. Het volhouden ervan vergt doorzettingsvermogen en discipline. Maar het mooie is dat je er elke dag mee kunt beginnen. Begin nú! Vergaderingen Plan vergaderingen aan het einde van de werkdag of voor de lunch. Dat verhindert ongelimiteerd uitlopen. Bereid vergaderingen voor: Wie zijn de deelnemers? Wat is het doel? Hoeveel tijd reserveer je voor elk agendapunt? Wat is de begin-en eindtijd? Is jouw aanwezigheid noodzakelijk? Beperk tijdens de vergadering verstoringen van buitenaf: zet je mobiele telefoon uit en verbied anderen om je tijdens de bijeenkomst te storen. Vraag anderen hetzelfde te doen. Telefoon. Creëer een filter: laat inkomende gesprekken op het secretariaat binnenkomen. Plan vaste telefoontijden. Bijvoorbeeld aan het begin en het einde van de werkdag. Maak daarover afspraken met het secretariaat. Houd gesprekken kort en doelgericht.
©Doorpakkers
23
E-mail
Handel e-mail berichten af op vaste tijdstippen per dag. Schakel je e-mail programma uit als je met een andere klus aan het werk bent. Wees selectief in het versturen van zogenoemde cc'tjes. Laat je niet het bos insturen door oeverloze e-mailberichten met bijlagen. Vraag de verzender wat hij van je verwacht.
Verstoringen van buitenaf Sluit je deur als je je moet concentreren op een taak. Laat weten wanneer je wél beschikbaar bent. Maak niet automatisch tijd vrij voor onverwachte bezoekers. Maak vriendelijk maar beslist een afspraak voor een ander tijdstip. Parkeer ongeplande verzoeken: zeg niet onmiddellijk ja tegen alles wat binnenkomt. Delegeer werkzaamheden en oefen jezelf in nee-zeggen. Informatiestromen Selecteer post bij binnenkomst. Gooi weg wat je niet gebruikt. Archiveer zaken voor later. Neem je abonnementen kritisch onder de loep. Zeg nutteloze abonnementen op. Laat je naam verwijderen van mailinglists die je niet of nauwelijks gebruikt. Organisatie van de werkplek Houd je bureau opgeruimd. Alleen de klus waaraan je werkt, ligt in het zicht. Orden je (werk)archief. Hanteer dezelfde mappenindeling voor je papieren-en digitale archief. Zo verlies je geen tijd met zoeken. Doe 'geeltjes' in de ban. Ze leiden je af en maken onrustig. Zet acties op een to do-lijst en verwerk ze in je weekplan. Project klaar? Rond het ook fysiek af. Haal de bezem door je werkdocumenten. Gooi weg wat weg kan en archiveer de rest,
©Doorpakkers
24
Actie, Aquisitie- en Promotieplan Als je jouw ondernemingsplan af hebt, heb je jouw bedrijf zo onderscheidend mogelijk neer gezet. Actie: Je maakt dan een bewuste keuze: Ga je ervoor? • Ja of • Nee? ‘To go or not to go’, that’s the question….Het enige dat je dan kunt sturen is de inzet van jouw eigen tijd en geld…Klanten/opdrachtgevers kun je niet sturen, je kunt ze verleiden met jouw promotiemiddelen en ze ontmoeten door jouw tijd zo gericht mogelijk in te zetten. Acquisitie: • Welke netwerken ga je volgen? Wanneer, hoeveel tijd? Plan het in in jouw kalender. • Wie wil je wanneer ontmoeten? Loop weer eens door je netwerk/ je kaartenbak, stel prioriteiten en maak afspraken. Plan het in in jouw agenda. • Wie stuur je wanneer welke 1e mail? Wanneer doe je een vervolgmail of telefoongesprek? Plan het in. • Wie stuur je wanneer welke folder, kaart of artikel? • Hou een klantenbestand bij en maak aantekeningen van jouw acties aan hen. Promotie: Vaak wil je eerst jouw website, folder en/of visitekaartje rond hebben voor je naar Buiten gaat. Hier ontstaat vaak het kip en ei gevoel. Wie was er eerder? • Je visitekaartje is al voldoende om netwerkontmoetingen aan te gaan! De truc blijft dat iemand zich jou mag herinneren en dan de telefoon kan pakken of je mailadres kan vinden! Het effect dat je wilt bereiken is dat de mensen je het waard vinden om tijd aan te besteden en vice versa: Wellicht zou deze mens voor mij of voor iemand anders in mijn netwerk interessant kunnen zijn. • Natuurlijk is jouw website het beste visitekaartje. Heb je niet veel geld, dan zou je een website gefaseerd kunnen inzetten. Die ene pagina is dan wel onderscheidend! • Het mooiste is om één (grafisch) ontwerper te hebben zowel voor je digitale als papier-uitingen! Soms duurt het even voordat je hem/haar in je netwerk vindt, die jouw gewenste uitstraling kan verbeelden. Maar velen doen het ook zelf! Digitaal kost het niet zo veel om later aanpassingen te maken, zodat je mee kunt groeien met je klanten en hun behoeften. • Zoek uit op welke startpagina’s je wilt staan en vooral met wie je links wilt ruilen. Zo kom je ook weer in je netwerk bij con-collega’s terecht, die ook weer ambassadeurs voor jou kunnen zijn. Plan het in. Vanzelfsprekend ben je jouw producten nog verder aan het ontwikkelen. • Kun je een van je methodieken een onderscheidende titel geven, waarop je een ® of © kunt plakken? Heb je artikelen, checklists of opwarmers, die je kunt ‘weggeven’ o.a. op je site. Of gebruik eens een weblog van een ander. Een vakblad of krant? Plan deze inspanningen in in jouw kalender! • Promoot jouw onderscheidend vermogen, maak naam. Laat men jouw kwaliteit, voelen, proeven, horen. Je mag gekend en vooral herkent worden! Plan: Zet dit alles in een agenda, kalender, plan. • En vergeet geen vrije tijd of tutteltijd in te bouwen. • Soms is het ook heel handig te blijven solliciteren, daar kan men behoefte aan je hebben!
©Doorpakkers
25
Literatuur Bij deze teksten heb ik dankbaar gebruik gemaakt van: •
www.thema.nl De tijd van uw leven (KLIK EN BESTEL) Ron Witjas, Thema uitgeverij van Schouten en Nelissen ISBN: 90-70512-42-4
•
Artikelen van www.jeannevanrutten.nl Adviesbureau Jeanne van Rutten time management voor ondernemers.
•
www.managementboek.nl Tijdig van kantoor (KLIK EN BESTEL) Denise Hulst, www.magamentboek.nl, ISBN 9 789027 417435
©Doorpakkers
26
