Aan de slag (The Getting Started) Om snel aan de slag te gaan kunt u onderstaand stappenplan gebruiken. Dit stappenplan heeft tot doel om u te helpen bij het invoeren van het ledenbestand, het vaststellen van de tijden waarop diensten gedraaid moeten worden, met maken van schema’s en het maken van het jaarlijkse rooster. Stap Stap Stap Stap Stap Stap Stap Stap Stap Stap
1. 2. 3. 4. 5 6. 7. 8. 9. 10.
Invoeren/importeren de ledengegevens. Inventariseer en invoeren van de code Soort Lid. Vaststellen en berekenen hoevaak iemand moet. Invoeren soorten diensten. Bewerken toernooi en competitie kalender. Inventariseren van de tijden. Schema’s maken. Maak het jaarlijkse rooster. Plannen. Leden laten invullen.
Stap 1. Invoeren de ledengegevens.
Log in op
Om uw bestand (eenmalig) te importeren kunt u kontakt opnemen met bardiensten.nl op het email adres:
[email protected]
Stap 2 Inventariseer en invoeren van de code Soort Lid. Deze code wordt gebruikt om aan te geven hoevaak een lid zijn diensten moet draaien. Door middel van punten kunt u aangeven hoeveel punten deze dienst waard is. Indien u geen onderscheid hierin heeft kunt u alles op 1 punt laten staan. U kunt meerdere codes gebruiken voor hetzelfde aantal diensten, dit om onderscheid aan te geven. Standaard heeft het programma al een aantal codes. Deze kunt u muteren, verwijderen of uitbreiden naar uw eigen wensen. Tijdens het importeren wordt de code SoortLid op “A” geplaatst. Deze code staat standaard Voor 2 bardiensten.
Ga naar bewerken ledensoort U kunt codes wijzigen, verwijderen en toevoegen. Sluit het venster
Stap 3. In het ledenbestand heeft u aangegeven via de ledensoort hoevaak iemand een dienst moet draaien. Als u wijzigingen hierin heeft aangebracht kunt u deze berekening opnieuw laten uitvoeren. Dit heeft geen gevolgen voor eventuele reeds ingevulde diensten.
Ga naar webmaster Utilities Utilities Selecteer de gewenste berekening reset_moetdienst
Het programma vult nu aan de hand van de Soort Lidcode in hoevaak iemand in aanmerking komt voor het draaien van een dienst. Wij hebben nu een volledig bijgewerkt ledenbestand. Nu kunnen we beginnen aan de voorbereidingen voor het rooster.
Stap 4 Inventariseer welke diensten u in het rooster wilt opnemen. Voorbeelden van diensten zijn:
Weekcoordinatoren. Openers en Sluiters Bardiensten Baandiensten Keukendiensten Enz enz
Ga naar bewerken diensten Klik op toevoegen Vul de gegevens van deze dienst in Klik op de knop toevoegen om op te slaan
Stap 5 Bewerken toernooi en competitie kalender. Voer nu uw complete evenementen kalender in. Deze kalender helpt u later bij het samenstellen van het rooster, en u leden bij het invullen van hun diensten. Bij de in te vullen diensten wordt op de scherm het evenement van die dag getoond.
Ga naar bewerken evenementen Klik op toevoegen Selecteer in de kalender de datum Vul het evenement van die dag in Klik op de knop toevoegen om op te slaan
LET OP: Er kan per dag slechts 1 evenement ingevoerd worden.
Stap 6 Inventariseren van de tijden waarop de diensten moeten worden gedraaid. Tijden Het programma beschikt standaard over een 3-tal tijden. Uiteraard kunt u deze tijden volledig aan uw eigen wensen aanpassen, verwijderen en nieuwe tijden toevoegen.
Ga naar bewerken tijden Klik op toevoegen om nieuwe tijden toe te voegen Klik op het vergrootglaasje aan de rechterzijde om tijden info te zien Klik op de potloodje aan de rechterzijde om de tijden info te wijzigen Klik op de rode X-teken om tijden te verwijderen
Stap 7 Invoeren schema’s Schema’s Schema zijn bedoeld om het bouwen van het jaarlijkse rooster nog eenvoudiger te maken. Een schema is een dagplan van diverse tijden en diensten. Zo kunt u een schema maken voor een “standaard doordeweekse dag” en een schema voor een weekend zonder speciale evenementen. U maakt eens schema voor (club)toernooien enz enz. Standaard zijn er reeds een aantal schema’s voor u ingevoerd. Deze schema’s kunt u wijzigen naar eigen inzicht en u kunt nieuwe schema’s toevoegen of verwijderen. Schema’s zijn onderverdeeld in schemasoort en schematijden. De schemasoorten dienen alleen om het voor u herkenbaar te maken en geven we de schema’s een naam. In de schematijden worden de in te vullen diensten toegevoegd aan een schemasoort. Schemasoorten
Ga naar bewerken schemasoort Klik op toevoegen om een schemasoort toe te voegen Vul een uniek ID nummer in bij schema ID Vul een (zinvolle) schemanaam in bij Omschrijving Klik op de knop toevoegen om het schema toe te voegen
Schematijden Om schema’s te kunnen maken moet u eerst de juiste tijden van de diensten hebben vastgesteld en ingevoerd. Wij gaan er hier van uit dat deze reeds zijn ingevoerd.
Ga naar bewerken schematijden Klik op toevoegen om een schematijd aan een schema toe te voegen Selecteer het gewenste schema Selecteer de gewenste te koppelen tijd Selecteer de gewenste diensten soort Klik op de knop toevoegen om de tijd aan het schema toe te voegen
Voorbeeld van een Schema. Een schema kan er als volgt uitzien:
Een Een Een Een Een Een Een Een Een
Week Coördinator Bar op tijdstip A Week Coördinator Baan op tijdstip A opener op tijdstip A bardienst op tijdstip A baandienst op tijdstip A bardienst op tijdstip D bardienst op tijdstip F bardienst op tijdstip S sluiter op tijdstip S
Stap 8 Maken van het jaarlijkse rooster. Wij hebben nu alle randvoorwaarden ingevuld. De leden zijn ingevoerd, voor ieder lid is de juiste Soort Lidcode ingevuld, de evenementen kalender is bijgewerkt, bar- en baandiensttijden vastgesteld en schema’s gemaakt. Om te het rooster te bouwen:
Ga naar Planning Rooster maken / bijwerken Als het rooster nog leeg is verschijnt er automatisch het toevoeg menu Selecteer in de kalender de datum waarop u dienst(en) wilt vastleggen Dagen achterelkaar plannen geeft u de mogelijkheid om het in te voeren schema of tijd direct voor meerdere dagen in te voeren. Selecteer een SCHEMA of Selecteer een TIJD met bijbehorende Dienst Klik op de knop Toevoegen om de schema(s) en tijden op te slaan.
Op dit punt beschikken over alle gegevens die we nodig hebben om een planning te kunnen maken. Er zijn DRIE mogelijkheden op te plannen:
Handmatig plannen Volledig automatisch plannen Een combinatie van handmatig en automatisch
Stap 9
Plannen 9a. Invullen Bardiensten Handmatig bardiensten invullen is een veel gebruikte methode als men de leden niet zelf wil laten kiezen wanneer men zijn of haar bardiensten wil draaien. Bardiensten On-Line voorziet in een aantal hulpmiddelen om het handmatig plannen toch eenvoudig en gemakkelijk te houden.
Ga naar Planning invullen bardiensten Klik op de groene VRIJ knop om een verenigingslid op dit tijdstip in te vullen Er verschijnt een overzicht van het ledenbestand, selecteer de gewenste persoon en klik op zijn/haar bondsnummer. Het verenigingslid wordt nu op de gewenste dienst ingevuld OF Klik op de Tijd/Autoplan in de gewenste regel om het eerstvolgende beschikbare verenigingslid op deze dienst in te vullen. Het systeem zoekt nu in het ledenbestand wij hiervoor in aanmerking komt.
9b. Automatisch plannen Deze module vult AUTOMATISCH alle nog niet ingevulde diensten in. Dit aan de hand van de soort lidcode zoals vermeld in de ledengegevens. Het automatisch plannen dient in een aantal stappen te verlopen.
Ga naar Planning Automatische planning Klik op het potloodje om de gewenste planfase te selecteren Klik op de knop veranderen om deze fase op te slaan Klik op de tekst in de kolom PLAN Automatisch Het systeem begint nu aan de automatische palnning
Normaliter plan je eerst alle leden die NUL keer gepland zijn. Per Planningsrun wordt er maximaal 1 dienst per lid automatisch gepland. In maximaal drie stappen heb je alles gepland. Dat wil zeggen dat in het gunstigste geval IEDEREEN zijn maximaal aantal keren is ingepland. Dit hoeft NIET te betekenen dat alle diensten zijn ingevuld. Als er meer diensten zijn dan dat er mensen beschikbaar zijn heb je een probleem
Stap 10. Leden zelf laten invullen. Ieder verenigingslid kan met de gegevens van zijn/haar (tennis)pas inloggen. Het bondsnummer is de loginnaam en de geboortedatum als het wachtwoord. Leden kunnen nu zelf via bardiensten invullen bardiensten hun diensten invullen. De webmaster krijgt van iedere mutatie een email toegestuurd.
Bardiensten.nl Januari 2009.
