ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS PENGGAJIAN DALAM RANGKA EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL (Studi Kasus pada Perusahaan Plastik Injection)
OLEH: YUANITA DANKE 3203008124 JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS BISNIS UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA 2012
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS PENGGAJIAN DALAM RANGKA EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL (Studi Kasus pada Perusahaan Plastik Injection)
SKRIPSI Ini diajukan kepada FAKULTAS BISNIS UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA
Untuk memenuhi sebagian persyaratan Memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi
OLEH: YUANITA DANKE 3203008124
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS BISNIS UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA
Skripsi yang ditulis oleh: Yuanita Danke
NRP3203008124
Telah diuji pada tanggal 2 Februari 2012 clan dinyatakan lulus oleh Tim Penguji
Ketua Tim Penguji:
C. Bintang Hari Y., SE., MSi.
HALAMAN PERSETUJUAN
SKRIPSI ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS PENGGAJIAN DALAM RANGKA EFEKTMTAS PENGENDALIAN INTERNAL (Studi Kasus pada Perusahaan Plastik Injection)
Oleh: YUANITA DANKE 3203008124 Telah Disetujui dan Diterima dengan Baik
I
untuk Diajukan Kepada Tim Penguji Pembimbing II
1,
SE., MM. \
Irene Natalia, SE., M.Sc., Ak.
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ILMIAH
Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
: Yuanita Danke
NRP
: 3203008124
Judul Skripsi
: Analisis Perancangan Sistem Infonnasi
Akuntansi pada Siklus Penggajian dalam
Rangka Pengendalian Internal (Studi Kasus pada perusahaan Plastik Injection) Menyatakan bahwa tugas akhir skripsi ini adalah ASLI karya tulis saya. Apabila terbukti karya ini merupakan plagiarisme, saya bersedia menerima sanksi yang akan diberikan oleh Fakultas Bisnis Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya. Saya menyetujui pula bahwa karya tulis ini dipublikasikdditampilkan di media (digital library Perpustakaan Unika Widya Mandala Suabaya) untuk kepentingan akademik sebatas sesuai dengan Undang-undang Hak Cipta. Surabaya, 6 Februari 20 12 Yang Menyatakan,
KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan Yesus karena atas kasih, anugrah dan hikmat serta pengetahuan yang telah dilimpahkanNya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir skipsi ini. Penulisan skripsi yang berjudul “ Analisis Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Penggajian (Studi Kasus pada Perusahaan Plastik Injection) ini dimaksudkan untuk memenuhi sebagian persyaratan memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi Fakultas Bisnis Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya. Penulisan skripsi ini sekiranya tidak lepas dari bantuan dan dorongan berbagai pihak, oleh karena itu penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Ibu Tineke Wehartaty, SE., MM. selaku dosen pembimbing I yang dari awal sampai akhir telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, petunjuk, koreksi secara menyeluruh, dan dorongan semangat dalam penulisan ini. 2. Ibu Irene Natalia, SE., M.Sc., Ak. selaku dosen pembimbing II yang dengan penuh kesabaran telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, petunjuk, koreksi secara detil, dan dorongan semangat dalam penulisan ini.
iv
3. CV MIK di Sidoarjo yang telah bersedia menjadi obyek penelitian skripsi dan Saudara Antonio sebagai pemilik yang sudah bersedia memberikan informasi kepada peneliti guna memperoleh data sesuai dengan kebutuhan skripsi ini. 4. Papa, Mama, dan Adik yang sudah memberi cukup banyak ide, bantuan, pencerahan, dan hiburan pada waktu yang sangat dibutuhkan. 5. Kakak Yuli yang sudah membantu dalam penyelesaian akhir sehingga bisa melengkapi skripsi ini dengan sempurna. 6. Siska Nyak, Chandra, Hendra, Aileen, serta Silus yang sudah menjadi teman-temanku dari awal perkuliahan dan selalu saling memberi dukungan, semangat, dan pengetahuan. Buat Aileen, thanks sudah meminjamkan rumahnya sebagai tempat kami menyelesaikan tahap akhir skripsi ini dan buat Hendra thanks sudah menyediakan transportasi selama ini. 7. Kepada Nyempreng Squad, saudara-saudara terbaik yang pernah dimiliki, terima kasih atas semua pengalaman yang takterlupakan. 8. Pihak-pihak lain yang tidak bisa disebutkan satu persatu, terima kasih atas bantuan berharganya. Demikian sedikit kata-kata yang bisa disampaikan. Semoga penulisan skripsi ini memberikan kontribusi bagi berbagai pihak.
Surabaya, Januari 2012 Penulis v
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL…………………………………………… i LEMBAR PERSETUJUAN……………………………………. ii LEMBAR PENGESAHAN…………………………………...... iii KATA PENGANTAR………………………………………...... iv DAFTAR ISI…………………………………………………..... vi DAFTAR TABEL………………………………………….……. viii DAFTAR GAMBAR……………………………………….…… ix DAFTAR LAMPIRAN……………………………………….…. xiii ABSTRAKSI………………………………………………….… xiv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang …………………………… ……….1 1.2 Perumusan Masalah………………………………... 5 1.3 Tujuan Penelitian…………………………………… 5 1.4 Manfaat Penelitian………………………………….. 6 1.5 Sistematika Skripsi………………………………….. 6 BAB 2 TINJAUAN KEPUSTAKAAN 2.1 Penelitian Terdahulu……………………………….... 8 2.2 Landasan Teori……………………………………… 9 2.3 Rerangka Berpikir…………………………………... 35 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Desain Penelitian………………………………….... 36 vi
3.2 Jenis dan Sumber Data……………………………... 37 3.3 Alat dan Metode Pengumpulan Data……………..... 37 3.4 Teknik Analisis Data……………………………….. 38 BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Obyek Penelitian………………
40
4.2 Deskripsi Data…………………………………….. 43 4.3 Analisis Data dan Pembahasan……………………
61
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan…………………………………………… 134 5.2 Keterbatasan……………………………………….. 135 5.2 Saran……………………………………………….. 136 DAFTAR PUSTAKA..…………………………………………. 138 LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL Nomor
Halaman
Tabel 4.1 Data Karyawan ……………………………………….. 90 Tabel 4.2 Data Jabatan…………………………………………
91
Tabel 4.3 Data Shift……………………………………………. 92 Tabel 4.4 Data Jam Kerja ……………………………………... 93 Tabel 4.5 Data Pinjaman Karyawan …………………………….. 94 Tabel 4.6 Data Proses Gaji ……………………………………. 95 Tabel 4.7 Data Pengeluaran Kas ………………………………....96 Tabel 4.8 Batasan Akses Sistem ………………………….……100
viii
DAFTAR GAMBAR Nomor
Halaman
Gambar 2.1 Flowchart Sistem Penggajian Manual……………… 23 Gambar 2.2 Flowchart Sistem Penggajian Batch Terkomputerisasi..................................................
24
Gambar 2.3 Flowchart Sistem Penggajian Real Time Terkomputerisasi……………………………........ 25 Gambar 2.4 Diagram Arus Data……………………………….. 26 Gambar 2.5 Rerangka Berpikir…………………………………. 35 Gambar 4.1 Struktur Organisasi……………………………….. 44 Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Penerimaan Karyawan……….. 52 Gambar 4.3 Flowchart Prosedur Pencatatan Waktu…………..
54
Gambar 4.4 Flowchart Prosedur Penghitungan Gaji…………..
57
Gambar 4.5 Flowchart Prosedur Pembayaran Gaji dan Pencatatan……………………………………. 59 Gambar 4.6 Flowchart Prosedur Penerimaan dan Penempatan Karyawan Usulan………………………………… 63 Gambar 4.7 Flowchart Prosedur Pencatatan Waktu Usulan…..
65
Gambar 4.8 Flowchart Prosedur Penghitungan Gaji Usulan….
67
Gambar 4.9 Flowchart Prosedur Pembayaran Gaji dan Pencatatan Usulan……………………………....... 69 Gambar 4.10 Struktur Organisasi Usulan……………………… 72 Gambar 4.11 Surat Penerimaan Karyawan Baru………………
77
Gambar 4.12 Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan…….. ix
78
Gambar 4.13 Surat Perubahan Divisi Karyawan………………
79
Gambar 4.14 Surat Perubahan Tingkat dan Struktur Gaji……..
80
Gambar 4.15 Daftar Presensi…………………………………..
81
Gambar 4.16 Data Flow Diagram Context Penggajian……….. 85 Gambar 4.17 Data Flow Diagram Level 0 Penggajian……….
86
Gambar4.18 Data Flow Diagram Level 1 Penerimaan dan Penempatan Karyawan…………..................... 87 Gambar 4.19 Data Flow Diagram Level 1 Pencatatan Waktu……………………………….. 87 Gambar 4.20 Data Flow Diagram Level 1 Penghitungan Gaji……………………………………………… 88 Gambar 4.21 Data Flow Diagram Level 1 Pembayaran Gaji dan Pencatatan………………………………….. 89 Gambar 4.22 Entity Relationship Diagram Penggajian……….
97
Gambar 4.23 Interface Login Jam Kerja……………………….. 101 Gambar 4.24 Interface Login Administration……………………. 101 Gambar 4.25 Interface Login Administration Invalid…………... 102 Gambar 4.26 Interface Main Menu………………………………..
103
Gambar 4.27 Interface Main Menu Berkas…………………...... 103 Gambar 4.28 Interface Pilih User Profile……………………….... 104 Gambar 4.29 Interface Akses User Profile……………………
105
Gambar 4.30 Interface Main Menu Data………………………
106
Gambar 4.31 Interface Main Menu Daftar…………………….
106
Gambar 4.32 Interface Main Menu Laporan………………….. x
107
Gambar 4.33 Interface Input Data Karyawan…………………. 108 Gambar 4.34 Interface Cari Data Karyawan…………………… 109 Gambar 4.35 Interface Data Karyawan………………………… 109 Gambar 4.36 Interface Data Jabatan…………………………… 110 Gambar 4.37 Interface Data Shift……………….……………… 110 Gambar 4.38 Interface Data Pinjaman Karyawan……………… 111 Gambar 4.39 Interface Data Jam Kerja………………………… 112 Gambar 4.40 Interface Data Atur Proses Gaji………………….. 113 Gambar 4.41 Interface Data Hitung Proses Gaji……………….. 113 Gambar 4.42 Interface Cetak Slip Gaji………………………… 114 Gambar 4.43 Interface Data Pengeluaran Kas…………………. 114 Gambar 4.44 Interface Laporan Daftar Gaji Karyawan………... 115 Gambar 4.45 Interface Laporan Rekap Daftar Gaji Karyawan… 115 Gambar 4.46 Interface Laporan Lembur Karyawan…………… 116 Gambar 4.47 Interface Laporan Potongan Karyawan………….. 116 Gambar 4.48 Interface Laporan Data Karyawan………………. 117 Gambar 4.49 Interface Laporan Pinjaman Karyawan…………
117
Gambar 4.50 Interface Laporan Data Jam Kerja Karyawan…… 118 Gambar 4.51 Interface Laporan Daftar Pengeluaran Kas……… 118 Gambar 4.52 Interface Konfirmasi Ubah Data………………… 119 Gambar 4.53 Interface Konfirmasi Hapus Data………………
119
Gambar 4.54 Interface Konfirmasi Keluar………………………119 Gambar 4.55 Interface Back-Up Data…………………………. 120 Gambar 4.56 Rekap Daftar Presensi……………………………. 121 xi
Gambar 4.57 Bukti Kas Keluar………………………………..
122
Gambar 4.58 Formulir Data Karyawan………………………… 123 Gambar 4.59 Data Pinjaman Karyawan………………………
124
Gambar 4.60 Slip Gaji………………………………………….. 125 Gambar 4.61 Laporan Daftar Gaji Karyawan………………….. 126 Gambar 4.62 Laporan Rekap Daftar Gaji Karyawan………..…. 127 Gambar 4.63 Laporan Lembur Karyawan……………………… 128 Gambar 4.64 Laporan Potongan Karyawan……………………. 129 Gambar 4.65 Laporan Data Karyawan…………………………. 130 Gambar 4.66 Laporan Pinjaman Karyawan……………………. 131 Gambar 4.67 Laporan Data Jam Kerja Karyawan…………….
132
Gambar 4.68 Laporan Data Pengeluaran Kas………………….. 133
xii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Daftar Pertanyaan Wawancara Lampiran 2 Formulir Data Karyawan Lampiran 3 Kartu Jam Kerja Lampiran 4 Rekap Kartu Kerja Lampiran 5 Daftar Gaji Karyawan Lampiran 6 Rekap Daftar Gaji Karyawan Lampiran 7 Daftar Penerimaan Gaji
xiii
ABSTRAKSI Penelitian dilakukan pada CV MIK yang bergerak di bidang plastic injection. Sistem penggajian yang dilakukan perusahaan sekarang kurang efektif, sehingga proses penggajian banyak mengandung kesalahan penghitungan. Kegiatan penggajian masih banyak mengandung salah hitung, baik dalam menghitung bonus yang diberikan pada karyawan, lembur yang dilakukan, potonganpotongan yang dibebankan pada karyawan, serta pengurangan pinjaman karyawan yang dibebankan pada gaji karyawan. Selain itu perusahaan masih belum memiliki dokumen-dokumen yang memadai bagi pemberian informasi yang dibutuhkan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem penggajian secara terkomputerisasi yang nantinya diharapkan dapat membantu memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan. Dengan adanya permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan dan perancangan sistem yang lebih baik. Oleh karena itu dilakukan analisis atas prosedur perusahaan dan dilakukan evaluasi atas analisis yang telah dilakukan. Evaluasi prosedur dan pembuatan flowchart pada penelitian dibagi menjadi lima kegiatan, yaitu penerimaan dan penempatan karyawan, pencatatan waktu, penghitungan gaji, pembayaran gaji, dan pencatatan serta pelaporan. Dengan terancangnya sistem informasi penggajian berbasis komputer, kesalahan atas penghitungan gaji karyawan yang sering terjadi pada sistem manual dapat berkurang atau bahkan tidak ada dan dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat, serta dapat mengahasilkan laporan-laporan yang dapat bermanfaat untuk pengambilan keputusan bagi para manajemen perusahaan. Kata kunci: sistem informasi penggajian, merancang, prosedur, terkomputerisasi.
xiv
ABSTRACT
The study was conducted on CV MIK engaged in plastic injection. Payroll system by the company is now less effective, so the process of payroll calculation contains many errors. Activity still contain many false payroll is calculated, both in calculating the bonuses given to employees for overtime performed well over the pieces that are charged to the employee, and the reduction of employee loans are charged to the employee's salary. In addition the company still does not have adequate documentation for the provision of information required. The purpose of this research is to design a computerized payroll system that will be expected to help solve problems facing the company. Given these problems, needed repairs and design a better system. Therefore conducted an analysis of company procedures and conducted an evaluation of the analysis has been performed. Evaluation procedures and flowcharts in the study were divided into five events, namely acceptance and placement of employees, time recording, payroll calculation, payroll, and recordkeeping and reporting. With the designed payroll computer-based information systems, errors of calculation of employee salaries that often occur in a manual system can be reduced or even absent and can generate the required information quickly and accurately, and can result in reports that can be useful for decision making for the management company. Keywords: payroll information system, design, procedures, computerized.
