Meningkatkan proses pengambilan keputusan Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Oleh : Anggi Octavia I. Evanti Andriani Ristia Astriyani
(0910233006) (0910233013) (0910233022)
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2011
Sukses dalam bisnis saat ini, perusahaan membutuhkan sistem informasi yang dapat mendukung kebutuhan pengambilan keputusan. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting di dalam menyediakan produk informasi untuk mendukung jenis-jenis keputusan semua tingkatan manajemen dalam sebuah organisasi. Tiap-tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda pula tergantung dari tingkatan manajemennya.
12. 1 SISTEM INFORMASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN JENIS KEPUTUSAN
Keputusan tidak terstruktur ( unstructured decision ) adalah keputusan yang tidak berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Informasi tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar (eksternal) dan keputusan yang diambilnya pun bersifat jangka panjang. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur ini. Keputusan terstruktur ( structured decision), sebaliknya sifatnya berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang jelas dalam menanganinya, sehingga tidak perlu diperlakukan seakan – akan masih baru. Keputusan semiterstruktur ( semistructured decision ), yaitu yang hanya sebagian masalahnya mempunyai jawaban yang tersedia dengan prosedur yang disetujui bersama.
PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Ada 4 tahapan berbeda dalam mengambil keputusan : Kecerdasan (intelligence) terdiri atas menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang terjadi pada organisasi – mengapa masalah itu terjadi, di mana, dan akibat apa yang dialami perusahaan. Rancangan ( design) melibatkan identifikasi dan pencarian berbagai solusi masalah. Pilihan( choice) adalah tentang memilih alternatif solusi yang ada. Implementasi (implementation) adalah tentang membuat alternatif yang dipilih dapat bekerja, dan tetap mengawasi seberapa baik kerja solusi tersebut.
MANAJER DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM DUNIA NYATA
Peran Manajer-> tanggung jawab mereka adalah mengambil keputusan, membuat laporan, menghadiri rapat, hingga merencanakan pesta ulang tahun. - Manajemen gaya klasik ( classical model of management ), yang menjelaskan apa yang dilakukan manajer, jarang sekali dipertanyakan sejak awal mulanya di tahun 1920-an hingga tahun – tahun belakangan ini. 1) Model manajemen klasik : fungsi manajerial secara formal, tetapi tidak menunjukkan apa yang dilakukan para manajer secara terperinci saatv mereka merencanakan, memutuskan, dan mengendalikan. 2) Model manajemen keperilakuan : bahwa perilaku manajer yang sebenarnya terlihat lebih tidak sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisasi dengan baik daripada yang kita percaya dalam kerangka model klasik. - Peran manajerial ( managerial roles ) adalah perkiraan – perkiraan aktivitas yang seharusnya dilakukan para menajer dalam organisasi. Mintzberg bahwa peran manajerial dibagi menjadi 3 : a) Peran interpersonal ( interpersonal role), para manajer bertindak sebagai figure utama dalam organisasi ketika mereka mewakili perusahaan kepada dunia luar dan melakukan tugas – tugas simbolik, seperti memberikan penghargaan kepada karyawan. b) Peran Informasi (informational role), manajer bertindak sebagai pusat saraf dari organisasi, menerima informasi terkini yang paling konkret dan mendistribusikannya kembali kepada mereka yang memerlukannya. c) Peran Pengambil Keputusan (decisional role), mereka bertindak sebagai wirausahawan dalam mengusulkan jenis – jenis aktivitas baru, menangani gangguan – gangguan yang muncul dalam organisasi; mengalokasikan sumber daya kepada para staf yang membutuhkan; dan menegosiasikan konflik dan menjadi penengah antara kelompokkelompok yang bertikai. Pengambil Keputusan dalam Dunia Nyata - Kualitas Informasi. Keputusan – keputusan yang berkulialitas tinggi membutuhkan informasi berkualitas tinggi. - Penyaringan Manajemen. - Politik dan Inersia Organisasional
12.2 SISTEM UNTUK MENDUKUNG KEPUTUSAN Ada empat jenis sistem untuk mendukung keputusan yang berbeda jenis dan tingkat yang telah dijelaskan. Beberapa diantaranya : -
-
-
-
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Memberikan laporan rutin dan rangkuman dari data transaksi kepada manajer menengah dan manajer operasional untuk memberikan jawaban atas masalah keputusan yang terstrukstur dan semisterstruktur. Sistem pendukung keputusan (DSS). Menyediakan model analitis atau perangkat analitis data berukuran besar kepada manajer menengah yang menghadapi situasi keputusan semiterstruktur. Sistem pendukung eksekutif (ESS). Sistem yang memberikan informasi dari luar ( berita, analisis saham, dan tren industri) dan rangkuman tingkat tinggi tentang kinerja perusahaan kepada manajer senior, yang harus mengambil keputusan yang kebanyakan bersifat tidak terstruktur. Sistem pendukung keputusan kelompok ( group decision-support system – GDSS). Sistem khusus yang memberikan sekumpulan lingkungan elektronik di mana manajer dan tim dapat mengambil keputusan secara kolektif dan merancang solusi untuk masalah tidak terstruktur dan masalah semiterstruktur.
Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) -
Membantu para manajer mengawasi dan mengelola bisnis dengan menyediakan informasi mengenai kinerja perusahaan.
Sistem Pendukung Keputusan (DSS) Komponen DSS : - Komponen- komponen suatu DSS, diantaranya basis data untuk analisis dan query; sistem peranti lunak dengan banyak model, penggalian data dan perangkat analitis lainnya; serta antarmuka pengguna. 1) Basis data (DSS database) adalah sekumpulan data yang sekarang dan historis dari sejumlah aplikasi atau kelompok. 2) Sistem peranti lunak DSS (DSS software system) berisi peranti lunak yang digunakan untuk menganalisis data.
3) Model Menggunakan table pivot spreadsheet untuk membantu pengambilan keputusan Nilai Bisnis DSS - Burlington Ciat Factory : DSS untuk keputusan Penentuan harga - DSS untuk Analisis Profitabilitas - Comapss Bank : DSS ntuk Manajemen Hubungan Planggan ( CRM ) VIRSUALITAS DATA DAN SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS ( GIS) -
-
Visualitas data ( data visualization ) membantu para pengguna melihat pola dan hubungan dari data dalam jumlah besar yang akan sulit dipahami apabila data tersebut dipresentasikan dalam bentuk tulisan biasa. Sistem Informasi geografis ( geographic information system – GIS) adalah kategori khusus dari DSS yang menggunakan teknologi visualisasi data untuk menganalisis dan menampilkan data untuk perencanaan dan pengambilan keputusan dalam bentuk peta digital.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PELANGGAN BERBASIS WEB - Sistem pendukung keputusan (customer decision-support system- CDSS) membantu proses pengambilan keputusan untuk seorang pelanggan atau calon pelanggan. Mereka yang tertarik membeli sebuah produk atau layanan dapat menggunakan mesin pencari, agen intelegen, catalog online, direktori Web, newsgroup, e-mail, dan perangkat lainnya di internet untuk membantu mereka mengambil keputusan. 12.3 SISTEM PENDUKUNG EKSEKUTIF (ESS) Peran ESS dalam Perusahaan - ESS mempunyai kemampuan untuk menelusuri (drill down), berpindah dari satu bagian data rangkuman ke tingkatan perincian yang semakin rendah. Kemampuan untuk menelusuri ini berguna tidak hanya bagi eksekutif senior tetapi juga bagi karyawan tingkat rendah yang perlu melakukan analisis data. Nilai Bisnis ESS - Sebagian besar nilai dari ESS ditemukan pada fleksibilitasnya dan kemampuannya untuk menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren. Grafiknya yang mudah digunakan memungkinkan para pengguna melihat lebih data dalam waktu yang lebih singkat denan kejelasan dan pemahaman yang lebih baik dari yang dapat diberikan oleh yang sistem berbasis kertas.
ESS Dan Perusahaan Digital - National Life : ESS untuk Inteligensi Bisnis - Bonita Bay properties dan pmarmacia corporation : Memantau Kinerja Perusahaan dengan Dasbor Digital dan Sistem Balanced Scorecard - Caesar’s Entertainment : Analisis Kinerja Keseluruhan Perusahaan
12.4 SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK ( GDSS ) Apakah GSS itu ? GDSS adalah sistem interaktif berbasis computer yang digunakan untuk memfalitasi penyelesaian maslah tidak terstruktur oleh sekelompok pengambil keputusan yang bekerja sama sebagai satu kelompok. - Komponen GDSS. Peranti lunak GDSS yang spesifik mencakup hal – hal berikut : a. Kuesioner elektronik membantu penyusun rapat dalam perencanaan prapertemuan dengan mengidentifikasi persoalan yang perlu diperhatikan dan dengan membantu memastikan bag=hwa informasi perencanaan yang penting tidak terlewatkan. b. Perangkat brainstorming elektronik memungkinkan orang – orang secara bersamaan dan anonym menyumbangkan ide mengenai topic rapat. c. Pengorganisasian ide menfasilitasi integrasi dan sintesis ide yang rapi yang diperoleh dari brainstorming. d. Perangkat kuesioner mendukung fasilitator dan pemimpin kelompok saat mereka mengumpulkan informasi sebelum dan selam proses penentuan prioritas berlangsung. e. Perangkat pemungutan suara atau penentuan prioritas menyediakan sejumlah metode pemungutan suara, pemeringkatan , hingga sejumlah teknik pembobotan untuk menemtukan prioritas atau pemungutan suara. f. Perangkat identifikasi dan analisis pihak yang berkepentingan menggunakan pendekatan terstruktur untuk mengevaluasi dampak dari suatu proposal yang muncul terhadap organisasi dan untuk mengidentifikasi pihak – pihak tersebut terhadap proyek yang diusulkan. g. Perangkat pembentukan kebijakan memberikan dukungan terstruktur untuk menciptakan kesepakatan mengenai kata – kata yang digunakan dalam pernyataan kebijakan perusahaan.
h. Kamus kelompok mendokumentasikan definisi kata dan istilah yang penting bagi proyek tersebut yng telah disepakati bersama.
Gambaran umum Pertemuan GDSS - Dalam sebuah rapat elektronik GDSS, setiap peserta dilengkai dengan workstation. Workstation tersebut terhubung ke jaringa, ke workstation fasilitator, dan ke server file untuk rapat. Semua data yang diberikan para peserta dari workstation mereka kepada kelompok dikumpulkan dan disimpan dalam server file. Papan tulis dapat dilihat baik pada masingmasing sisi dari layar proyeksi. Banyak ruang pertemuan elektronik tempat duduknya berbentuk setengah lingkaran dan bertingkat dalam gaya legislatif untuk mengakomodasi jumlah peserta yang banyak. Fasilitator mengendalikan penggunaan perangkat – perangkat tersebut saat rapat berlangsung. Nilai Bisnis GDSS - Dengan peranti lunak GDSS, penelitian menunjukkan bahwa jumlah peserta rapat dapt meningkat, sementara produktivitas juga meningkat . Satu alasannya adalah peserta dapat berkontribusi secara bersamaan, alih – alih satu demi satu, yang membuat waktu pertemuan digunakan secara lebih efisien. GDSS memberikan suasana yang lebih kolaboratif dengan menjamin anonimitas kontributor.
