OEFENFIRMA Handleiding ordergenerator-marktplaats
Auteur: Albert Geuens
Inhoudstabel 1 2
Algemeen ......................................................................................................... 3 Webwinkels ..................................................................................................... 4 2.1 Handelsproducten bestellen ............................................................... 5 2.2 Een spontane offerte .......................................................................... 8
De ordergenerator
Blz. 2
1
Algemeen
De ordergenerator is een systeem waar de oefenfirma’s producten kunnen aankopen bij of verkopen aan drie fictieve firma’s. Productnummer, omschrijving, prijs en aantal worden bepaald door de oefenfirma zelf. Bestellingen of spontane offertes moeten online gebeuren. Offertes en bestellingen die via de website gebeuren vragen weinig of geen menselijke tussenkomst. De bestelbons, orderbevestigingen, leveringsbons en de facturen worden per e-mail verstuurd (naar het adres met @pf.cofep.be-extensie). Dit gebeurt automatisch. De ordergenerator is een onderdeel van de ZET-software. Voor de ordergenerator heeft de oefenfirma geen extra software nodig. Ga naar de website http://zetbe.zuef.de, start de module ‘Marktplaats’ op en log in. Opgelet! Enkel de gebruikers met de rechten om de marktplaats te gebruiken kunnen inloggen (rechten toekennen via de module administratie).
De ordergenerator mag enkel worden gebruikt voor de aankoop van handelsgoederen. De oefenfirma’s moeten er op termijn dan ook naar streven om ook deze goederen bij andere oefenfirma’s aan te kopen. Onderhandelingen over prijzen en leveringstermijnen moeten in de meeste gevallen tot aanvaardbare zakenrelaties leiden. Spontane offertes moeten tot een minimum beperkt blijven. Ze kunnen enkel worden benut tijdens door de centrale vastgestelde periodes om overtollige voorraden op te ruimen. Spontane offertes zijn voornamelijk bedoeld voor maatwerk (na afspraak met de centrale) en voor de aanvoer van transacties naar startende oefenfirma’s. Het correct gebruik van de ordergenerator wordt opgenomen in de voorwaarden voor de toekenning van het kwaliteitslabel aan de oefenfirma’s.
De ordergenerator
Blz. 3
2
Webwinkels
Je kan bij drie firma’s goederen bestellen of goederen te koop aanbieden: Ideal Works nv, Everyware BVBA en Harris cv.
Opmerking: Om een bestelling te plaatsen moet de gebruiker over de nodige rechten beschikken. Deze rechten worden door de beheerder toegekend in de administratormodule van ZET. Er mag maar één computer per locatie inloggen op de ordergenerator. De gegevens worden door elkaar gegooid als 2 computers gelijktijdig een bestelling willen plaatsen via de ordergenerator.
De ordergenerator
Blz. 4
2.1
Handelsproducten bestellen
Everyware BVBA is één van de drie leveranciers. De bestelbon heeft een blauwe achtergrond.
Gegevens invoeren: • • • •
Levertijd: De goederen worden geleverd in de gekozen week, ten vroegste 1 week na het plaatsen van de bestelling. Contactpersoon: naam van de cursist die de bestelling plaatst. Bestelnummer: het volgnummer dat de oefenfirma gebruikt voor haar bestellingen. Leveranciersnummer: het nummer dat de oefenfirma toegekend heeft aan de leverancier, hier aan de leverancier ‘Everyware BVBA’
Alle handelsdocumenten (orderbevestiging, leveringsbon en factuur) worden automatisch naar het vermelde e-mailadres gestuurd (het e-mailadres van de oefenfirma
[email protected]). De vermelde firmarekening wordt automatisch gedebiteerd. Gegevens per artikel: •
• • •
Hoeveelheid: normaal zal de leverancier de gevraagde hoeveelheid van elk product leveren op de afgesproken leverdatum. Indien de leverancier hieraan niet kan voldoen dan wordt dit tijdig vermeld in de orderbevestiging. Verpakking: per stuk, doos, fles, … Gewicht: gewicht per eenheidsverpakking Artikelnummer: de klant geeft het artikel zelf een nummer. Het artikelnummer kan overeenstemmen met het artikelnummer vermeld in de eigen catalogus, dit is echter niet realistisch. Het is beter om voor elke leverancier (3) een catalogus op te stellen
De ordergenerator
Blz. 5
• • •
(gebaseerd op de eigen catalogus) met een eigen nummering en prijs, waardoor de realiteit met een echte leverancier beter wordt benaderd. Beschrijving: de klant bepaalt zelf de beschrijving. Ook hier geldt de opmerking vermeld bij artikelnummer. Eenheidsprijs: door de klant zelf te bepalen. De eenheidsprijs is aanvaardbaar t.o.v. de verkoopprijs en de winstmarges die in realiteit voor het product gelden. BTW-tarief: het wettelijke BTW-tarief kiezen.
Zolang de bestelling niet is verzonden kunnen bestellijnen door de cursist of de begeleider verwijderd worden. Dit kan niet meer na verzenden. Klik op ‘bestelling verzenden’ om de order elektronisch naar de centrale te sturen. Let op, er is geen tussenkomst van de begeleider nodig.
De begeleider of de cursist kunnen een verzonden niet uitgevoerde order opnieuw opvragen (tonen op het scherm), maar niet wijzigen of verwijderen. • • •
Klik op bestelling van de gewenste leverancier. Klik op ‘Open orders’. Kies de order (nummer en datum van invoer) en klik op tonen.
Maak een afdruk van de webpagina als bewijs van de bestelling. Later wordt er een orderbevestiging gestuurd per e-mail.
De ordergenerator
Blz. 6
De centrale kan de order wijzigen (bijvoorbeeld het aantal, de eenheidsprijs) of zelfs weigeren. Bij weigering ontvangt de oefenfirma een mail waarin de reden van weigering wordt vermeld. Vrij snel, maximum 3 werkdagen na de bestelling, wordt de orderbevestiging of de weigering per e-mail naar de oefenfirma gestuurd. De goederen worden op de gewenste leveringsdatum geleverd. Zeven dagen na ontvangst van de levering wordt de factuur per e-mail naar de oefenfirma gestuurd. Nog eens 10 dagen later wordt automatisch de firmarekening gedebiteerd met het factuurbedrag. De oefenfirma kan de rekeninguittreksels opvragen via ZET-bank.
De ordergenerator
Blz. 7
2.2
Een spontane offerte
Everyware BVBA is ook één van de drie mogelijke klanten. De aanbieding heeft ook een blauwe achtergrond, pas op voor vergissingen.
Gegevens invoeren: • • • •
Leverbaar: De goederen worden geleverd in de gekozen week, ten vroegste 1 week na het plaatsen van de bestelling. Contactpersoon: naam van de cursist die de bestelling plaatst. Offertenummer: het volgnummer dat de oefenfirma gebruikt voor haar bestellingen. Klantnummer: het nummer dat de oefenfirma toegekend heeft aan de leverancier, hier aan de leverancier ‘Everyware BVBA’
Gegevens per artikel: •
• • • • • •
Hoeveelheid: normaal zal de klant de aangeboden hoeveelheid van elk product aankopen. Indien de klant niet akkoord gaat met de offerte dan wordt dit tijdig vermeld in de bestelbon die opgemaakt wordt door de klant. Verpakking: per stuk, doos, fles, … Gewicht: gewicht per eenheidsverpakking Artikelnummer: de aanbieder (cursist) voert het nummer zelf in. Het artikelnummer stemt overeen met het artikelnummer vermeld in de eigen catalogus. Beschrijving: de klant bepaalt zelf de beschrijving. De beschrijving stemt overeen met de beschrijving vermeld in de catalogus. Eenheidsprijs: de eenheidsprijs vermeld in de catalogus, eventueel een promotieprijs. Btw-tarief: het wettelijke btw-tarief kiezen.
Zolang de offerte niet is verzonden kunnen lijnen door de cursist of de begeleider verwijderd worden. Dit kan niet meer na het verzenden.
De ordergenerator
Blz. 8
Klik op offerte verzenden om de spontane offerte elektronisch naar de centrale te sturen. Let op, er is geen enkele tussenkomst van de begeleider nodig.
De begeleider of de cursist kunnen een verzonden maar nog niet beantwoorde offerte opnieuw opvragen, maar niet meer wijzigen of verwijderen. • • •
Klik op offerte van de gewenste klant. Klik op ‘Open offertes’. Kies de offerte (nummer en datum van invoer) en klik op tonen.
De offerte wordt naar de centrale gestuurd. Elke offerte wordt door de Centrale bekeken om misbruiken te voorkomen. Hierdoor kan de uitvoer enige vertraging oplopen. De centrale geeft toestemming om op de aanbieding in te gaan, om aan te kopen voor een andere prijs of om een deel van de goederen aan te kopen. De centrale stuurt een bestelbon naar de oefenfirma. De verwerking voor de oefenfirma verloopt nu verder als een gewone bestelling. Orderbevestiging, leveringsbon en factuur worden naar het e-mailadres van de fictieve firma gestuurd. De centrale volgt de ontvangst van de documenten manueel op. De betaling gebeurt manueel na ontvangst van de factuur. Het factuurbedrag moet exact overeenkomen met het bedrag op de offerte (geen extra kosten toegestaan).
De ordergenerator
Blz. 9
