Obsah. Základy práce s aplikací MS PowerPoint (verze MS PP 2003) Mgr. Jana Chržová. Připravujeme svou první prezentaci Začínáme pracovat s prezentací

Základy práce s aplikací MS PowerPoint (verze MS PP 2003) Mgr. Jana Chržová

Obsah

Připravujeme svou první prezentaci Začínáme pracovat s prezentací Prostředí MS PowerPoint Režimy zobrazení Vytváříme prezentaci – její strukturu a celkový vzhled Práce se snímky Práce s textem a vkládání objektů Efekty počítačové prezentace Animace Navigace v prezentaci Vkládání hypertextových odkazů Finální nastavení a spuštění prezentace Tisk Pár slov na závěr

Strana 1 (celkem 61)

Připravujeme svou první prezentaci Aplikaci MS PowerPoint můžeme směle označit za poměrně jednoduchý, zato efektivní nástroj na vytváření nejrůznějších prezentací a pomůcek pro školení – od konzervativně pojatých jednoduchých materiálů, kdy si při tvorbě vystačíme s hotovými šablonami po rozsáhlé, animované, graficky propracované výtvory. Prezentace vytvořené v PowerPointu jsou primárně určeny pro promítání na plátno, na monitoru počítače nebo pro zpřístupnění na webu, ale samozřejmě je můžeme i tisknout. Kdy konkrétně potřebujeme prezentaci? Takových situací je řada a zároveň účel prezentace do značné míry určuje její pojetí . Nejčastějšími případy využití jsou např.:

prezentace výrobků / produktů prezentace instituce, podniku, organizace prezentace projektu, projektového záměru, projektových výsledků a produktů prezentace průzkumů, výzkumů, různých šetření a jejich výsledků

jako pomůcka při školeních a přednáškách MS PowerPoint (a jiné podobné aplikace např. OpenOffice.org, modul Impress) je prezentační software, který umožňuje prezentace nejen vytvářet, ale samozřejmě je i předvádět, a to různým způsobem: 1. promítání prezentace na monitoru počítače 2. promítání prezentace z počítače na plátno nebo zeď pomocí dataprojektoru 3. nátisk na fólie a jejich promítání na zpětném projektoru (co do využívání jsou fólie a zpětný projektor poměrně na ústupu) 4. vystavení prezentace na internetu (OpenOffice Impress navíc umožňuje export vytvořeného souboru do formátu PDF – o tom později) 5. výroba tištěných materiálů (byť často jako náhradní řešení za publikační / grafický software), podkladových materiálů na konferencích, seminářích, školeních apod. Je nutné si také uvědomit jednu věc : u bodů 1 – 3 bude s největší pravděpodobností doprovázet promítání prezentace náš slovní doprovod. To, zda prezentace bude komentovaná – promítána živě, nebo vytvořená za účelem prezentace na webu případně jako náhradní řešení pro tvorbu propagačního (tištěného) materiálu, může do značné míry ovlivnit její strukturu a „hutnost“ obsahu. Než se pustíme do tvorby prezentace, musíme si předem vyjasnit další okruh otázek: Co prezentujeme Produkt, výrobek, naší organizaci, klub, dobrovolnou činnost, výsledky nějaké aktivity, projektu, výzkumu. Těch témat může být mnoho, ale do značné míry nám naznačí, jak bude naše prezentace pojatá a co bude obsahovat – text, grafy, tabulky, obrázky – co bude převažovat, jaké další grafické / barevné prvky bude obsahovat. Pro koho prezentaci připravujeme / publikum Je prezentace určena pro formální akci (seminář, konference, prezentace pro zákazníky) nebo přátelům, pro neformální prostředí? Podle toho patrně i uzpůsobíme různé grafické prvky a jejich množství, animační prvky, prvky na případné odlehčení.


Čas k dispozici Ve většině případů víme, jaký časový prostor pro svou prezentaci dostaneme k dispozici. Tomu je nutné samozřejmě přizpůsobit rozsah prezentace – včetně našeho slovního doprovodu. Kde bude prezentace probíhat (místnost, technické vybavení, možnost přístupu na internet) Bude prezentace ve velké místnosti ? Bude v ní denní světlo ? V takovém případě bude důležité volit kontrastnější řešení prezentace (větší písmo, světlé pozadí, černou / tmavou barvu zvolených fontů) a nepřehánět to s obrázky / fotografiemi : při přesvícení místnosti totiž mohou zanikat. Máte ve své prezentaci zvuk / zvukové stopy a chcete zvuk funkčně při prezentaci využít ? Ověřte si, že vybavení, které budete mít k dispozici, toto umožňuje. Pokud budete chtít dát do prezentace aktivní hyperlinky pro odkazy na internet a na internet také při prezentaci „odbíhat“, je nutné si ověřit, že v přednáškové místnosti budete mít k dispozici připojení. Tip: Ještě před akcí si ověřte, jaké vybavení budete mít k dispozici. Pokud budete používat vybavení organizátora akce, přineste svou prezentaci na flash disku nebo CD – disketám se zcela vyhněte: většina novějších notebooku totiž nemá disketovou mechaniku.

Další doporučení pro tvorbu prezentace Text by měl být co nejstručněji, velkým písmem nejlépe bezpatkovým a zejména ne příliš ozdobným Proč ? Takový text může vypadat dobře na vašem počítači, ale buďte si jisti, že v momentě, kdy prezentaci spustíte na jiném počítači, objeví se vám tam zcela něco jiného a patrně se vám i atypicky budou zobrazovat písmena s diakritikou. Zároveň není dobré používat v jedné prezentaci více typů fontů – upřímně řečeno, dva typy a dost je rozumné doporučení. Fonty (typy písma), se kterými nic nezkazíte: o Bezpatkové písmo: Arial, Helvetica, Verdana o Patkové písmo: Times New Roman, Courier

Zcela SE vyhneme fontům tohoto a podobného typu ! ☺ I když je máme v nabídce a tedy k dispozici, věřte, že vám při promítání z nich nic kloudného nevyjde. Vhodně zvolené barvy, spíše kontrastní - pozor nepřehánět to s barvami ! Prezentace a její ladění hodně vypovídá o osobnosti, vkusu i temperamentu toho, kdo ji tvořil. Možná si stačí zapamatovat jednu zásadu – i zde platí, že méně je často více ! Obrázky dostatečně velké, barevné, jednoduché


Pokud budeme vkládat fotografie, měly by být v dostatečné kvalitě a v proporci k snímku spíše větší. Při promítání na plátno nebo zeď odchází totiž ke zvětšení celého snímku a v případě fotografie k jakémusi „naředění“ v důsledku roztažení obrazu na plátně nebo zdi. Podle obsahu prezentace je možno vložit např. grafy, schémata, diagramy, tabulky Lze využít animace a další prvky na oživení prezentace – ale s rozvahou Prezentace by neměla být ani nudná ani přeplácaná (rozptylovat pozornost), s rozmyslem nakládáme i s animačními prvky – je zcela v pořádku nastavit zajmavé přechody mezi jednotlivými snímky, které prezentci při promítání vhodně oživí. Co se týká animací přímo na jednotlivých snímcích, tam lze doporučit opatrnost – příliš mnoho animací totiž rozptyluje pozornost a snadno se stane, že posluchači spíše sledují, co se děje na plátně, než jaký je obsah toho, o čem prezentující hovoří. Tip: Pokud vytváříme podnikovou prezentaci, je velmi pravděpodobné, že budeme vycházet z jednotné již hotové (podnikové) šablony – v takovém případě se věnujeme pouze tvorbě obsahu prezentace.

Začínáme pracovat s prezentací Prostředí MS PowerPoint Práce s aplikací PowerPoint je co do navigace podobná práci v textovém editoru – nabídky / menu jsou totožně řazeny jako např. u Word a obsahují obdobné možnosti. Drobné rozdíly zde ale jsou: Prezentace

Obrázek 1Horní lišta menu MS PowerPoint

Tabulka

Obrázek 2Horní lišta menu MS Word

Horní lišta – stejně jako u MS Word – začíná nabídkou Soubor a Úpravy. Do značné míry zde nalezneme stejné funkce, jako ve zmíněném Wordu. Stejně tak ikonky pod hlavní nabídkovou lištou jsou totožné s tím, co známe z jiných aplikací společnosti Microsoft. Větší rozdíly začínají nabídkou Zobrazit, kde jsou funkce typické právě pro prezentační aplikaci. Strana 4 (celkem 61)

Vzhledem k tomu, že s PowerPointem potřebujeme hned po otevření pracovat, začneme právě s nabídkou Zobrazit – ta nám umožňuje novou i existující prezentaci zobrazovat v různých režimech. Režimy zobrazení Při práci s PowerPointem se setkáme s několika režimy zobrazení. Nejčastěji využívané jsou tyto: Editační zobrazení („Normální“) Tedy zobrazení, které mám umožňuje prezentaci vytvářet a dále upravovat.

Obrázek 3

Řazení snímků Tento typ zobrazení je vhodný pro rychlou a přehlednou manipulaci se snímky (přemisťování snímků, označování skrytých snímků, spouštění animací v náhledech apod.)


Obrázek 4

Přehrávání prezentace v promítacím režimu: nabídka Prezentace – Spustit prezentaci (F 5). Zobrazení Předloha Předloha je řídící snímek, který určuje vzhled všech snímků v jedné prezentaci. Cokoliv v předloze změníte, změní se najednou i v celé prezentaci. Předloha - Podklad Toto zobrazení se využívá zejména pokud chceme definovat formu tisku prezentace (počet snímků na stránku).

Tip: Pokud potřebujete pro účastníky vaší prezentace celý materiál vytisknout, dávejte na jednu tiskovou stránku maximálně 2 - 3 snímky. Větší počet už je totiž prakticky i fakticky nečitelný.


Obrázek 5

Předloha – Snímek Zde si můžete nadefinovat vlastní styly předlohy textu (typ písma, velikost), vložit do záhlaví / zápatí žádoucí informace, např. číslování snímků atd.

Obrázek 6

Režimy zobrazení měníme přes nabídku Zobrazit. Rychlé přepínání mezi základními režimy (normální zobrazení – řazení snímků – prezentace z aktuálního snímku) je možné provést i přes trojici ikonek v levém rohu dole.


Obrázek 7

Záhlaví - zápatí Pro jednotlivé snímky i celou prezentaci si můžeme navolit jednotné záhlaví a zápatí. Pro vyvoláno této funkce opět použijeme nabídku Zobrazit a v otevřené roletce přejdeme na tlačítko Záhlaví a zápatí . Zobrazí se nám dialogové okno, do kterého zadáme potřebné údaje (text do zápatí, čísla stránek/snímků apod.)

Obrázek 8


Vytváříme prezentaci – její strukturu a celkový vzhled Prezentaci lze vytvořit jedním z těchto způsobů: Na základě prázdné prezentace To samozřejmě předpokládá, že jsme s aplikací PowerPoint důvěrně seznámeni a jsme schopni rychle a pohodlně tvořit vlastní prezentaci od začátku až do konce krok za krokem. I tak ale samozřejmě máme po ruce nástroje, které nám umožní rychle prezentaci upravovat / pozměňovat. V momentě, kdy zvolíme povel vytvořit nový soubor, objeví se na pravé straně panel s nabídkami vytvořit prezentaci :

ze šablony návrhu ze stručného průvodce z existující prezentace ze šablon, které jsou k dispozici na internetu

Obrázek 9

Pozn. Starší verze PowerPointu se budou v nabídce vizuálně lišit a zejména u starších verzí (MS PP 95, 97) bude odlišné i ovládání, ale rozdíl není až tak dramatický. Podívejme se teď podrobně na jednotlivé možnosti. Pro nový návrh PowerPointové prezentace (lze v průběhu práce měnit !) a nabídky rozložení snímku, návrhu snímku apod. stiskneme tlačítko Návrh. Návrh Obrázek 10


Rozbalí se pravý sloupec s nabídkou NÁVRH SNÍMKU – Šablony návrhů. Další možnosti – funkce, s kterými často pracujeme, jsou tyto: ROZLOŽENÍ SNÍMKU NÁVRH SNÍMKU – barevná schémata NÁVRH SNÍMKU – animační schémata PŘECHOD SNÍMKU


Základní pomůcky Návrh snímku

Obrázek 11


Rozložení snímku

Barevná schémata

Animační schémata

Přechod snímku

Obrázek 12

Práce se snímky Máme tedy spuštěný PowerPoint, otevřeli jsme nový soubor, máme patrně před sebou i první prázdný snímek, ale samozřejmě to je jen začátek. Na rozdíl od Wordu, kdy další stránky vznikají tak, jak postupně píšeme, v PowerPointu musíme další snímky (=stránky) vkládat a jednotlivě (případně v označených blocích) je i odstraňovat. Vložení nového snímku probíhá: klávesovou zkratkou CTRL + M přes nabídku hodní lišty Vložit - Nový snímek přes tlačítko Nový snímek Vložit


Obrázek 13

Odstranění nebo skrytí snímku: Snímky lze odstraňovat v režimu Řazení snímků nebo Zobrazení osnovy: klikneme si na snímek určený k odstranění, pravým tlačítkem myši vyvoláme nabídku a zvolíme povel Odstranit snímek, nebo jednoduše použijeme klávesu Delete, či zvolíme na horní liště pomocí nabídky Úpravy možnost Odstranit snímek. Kromě jednotlivých snímků lze snímky odstranit i v označeném bloku. Nejlépe se nám bude pracovat buď s levým sloupcem (viz obrázek dole) nebo v zobrazovacím režimu Řazení snímků.

Nabídka vyvolaná přes pravé tlačítko myši:

Odstranit snímek

Skrýt snímek

Obrázek 14

Nabídka vyvolaná přes pravé tlačítko myši – odstranění více snímků označených v bloku:


Výběr 4 snímků v bloku

Odstranit snímek

Obrázek 15

Je také možné snímek v prezentaci ponechat a označit jako skrytý, což způsobí, že se takto označený snímek nebude při prezentaci spouštět (nabídka na horní liště Prezentace - Skrýt snímek). Snímky lze skrýt jednotlivě i vybrané v bloku. Skrytí vybraného snímku přes nabídku z Prezentace – Skrýt snímek.

Snímek označený ke skrytí

Obrázek 16

Změna pořadí snímku


Prezentace Skrýt snímek

Snímky lze mezi sebou přesouvat. Jejich pořadí lze měnit v režimu Řazení snímků nebo Osnova. Snímek, který chceme přemístit uchopíme myší a táhneme na požadované místo. Pokud máme v zápatí zadané číslování snímků nebo pokud máme snímky provázané hyperlinky kvůli snazšímu pohybu – „přeskakování“ (o tom později), číslování i hyperlinky se při přemístění snímků automaticky zaktualizují, takže nedojde k narušení číslování / vazeb. Kopírování snímku – duplikát snímku Bez ohledu na použité šablony někdy vyvstane potřeba pořídit následující snímek v naprosto stejné struktuře jako snímek předchozí (k této situaci dochází když potřebujeme vybočit z jednotné šablony a v odlišné struktuře vytvořit několik dalších snímků). K tomuto účelu můžeme použít funkci Duplikát snímku, k níž se dostaneme přes nabídku Vložit. Další cesta je přes Úpravy - Duplikovat a nebo prostě použijeme klávesovou zkratku CTRL + D.

Rozložení snímku Rozložením určujeme, jaké typy objektů se na snímku budou vyskytovat (text, obrázky, grafy, diagramy, tabulky atp.). Obecně platí, že nový PowerPointový soubor nabídne první snímek v rozložení Úvodní snímek a každý další vložený snímek se nám zobrazí v rozložení Nadpis a text. Podle konkrétní potřeby můžeme rozložení měnit a můžeme k tomu účelu dobře využít šablon v nabídce pravého sloupce Návrh – Rozložení snímku (dostaneme se k ní také přes horní lištu – nabídku Formát). Velikost / formát snímku Je dobré vědět, že snímky v PowerPointu lze nastavovat podobně jako ve Wordu stránky, a to přes nabídku Soubor – Vzhled stránky. Této funkce ale nepoužívejte pro prezentaci určenou k promítání přes počítač: PowerPoint je totiž automaticky nastaven tak, abyste vzniklé snímky měli rovnou v požadovaném formátu pro promítání a manipulace tedy není ani nutná ani žádoucí. Úpravy velikosti ale využijete v momentě, kdy budete potřebovat snímky naformátovat pro fólie, případně pro nějaké tiskové výstupy. Dialogové okno změny velikosti:

Obrázek 17

Barevná schémata a obrázky na pozadí snímků Lze využít přednastavených šablon návrhu či konkrétních barevných schémat, je také možné barvu pozadí vlastnoručně nastavit. Nabídka Formát nabízí položku Pozadí, kterou je možné Strana 15 (celkem 61)

vyvolat i pomocí pravého tlačítka myši na pozadí daného snímku. Jinak viz – pravý sloupec / Návrh Návrh snímku – Barevná schémata. Dialogové okno Pozadí umožňuje výběr tzv. vzhledů výplně – je tedy možné aplikovat na pozadí barevné přechody, vzorkovanou výplň, popřípadě umístit na pozadí snímku vlastní obrázek. Pozadí je možné navrhovat jak pro jednotlivé snímky (tlačítko Použít), tak i pro celou prezentaci (tlačítko Použít u všech). Tip: Obrázek na pozadí: pozor s prezentacemi určenými k promítání – pokud použijete na pozadí snímku např. fotografii, efekt při promítání na zeď / plátno nebude příliš dobrý, zejména pokud se bude prezentace promítat v místnosti s denní světlem. Pokud bude přes takový obrázek text, písmo musí být vůči pozadí kontrastní a dostatečně velké, jinak bude prezentace špatně čitelná.

Formát – Pozadí

Obrázek 18 Barevná schémata a dialogové okno Pozadí

Přechod mezi snímky K této funkci máme v zásadě dvojí přístup – jednak přes nabídku Prezentace – Přechod snímku, nebo rovou přes pravý sloupec přes tlačítko Návrh Návrh snímku Přechod snímku. Další možností je samozřejmě vyvolání nabídky pravým lačítkem myši. Díky této funkci můžeme zvolit v rámci prezentace efektní přechody na další snímky a celkově tak prezentaci oživit, a to i bez použití animací.


Prezentace – Přechod snímku

Obrázek 19

U přechodu snímku natavujeme několik parametrů. Jednak samotný přechod – mezi volbami se samozřejmě rozhodujeme na základě vlastní preference. Druhým krokem bude nastavení rychlosti přechodu. Lze doporučit rychlost pomalou nebo střední, rychlý přechod při promítání „trhá” oči a není tedy zrovna nejvhodnější. U přechodu lze nastavit doprovodný zvuk, ale to má význam prakticky jen při předvádění prezentace na monitoru počítače. Při definování přechodu snímků je také důležité nastavit jakým způsobem se přechod uskuteční: zda při klepnutí myši nebo automaticky v určitém časovém úseku. Pro promítání prezentace při živém vystoupení je automatické přehrávání naprosto nevhodné – přednášející by musel mít naprosto přesně odměřen čas, který potřebuje k slovnímu doprovodu, přičemž by v průběhu prezenace nesměl nastat žádný rušivý moment – což je nepravděpodobné. Je proto vhodné nastavit snímky pro přechod při klepnutí myši. Jiná situace je samozřejmě pro předvádění prezentace v počítači (nebo na internetu) bez slovního doprovodu – tam je možné nastavit automatické přechody. Přechody si můžeme cvičně přehrát a zvolené nastavení pak potvrdit tlačítkem Použít u všech snímků. Další viz kapitolka Finální nastavení a spuštění prezentace.

Práce s textem a vkládání objektů Textové pole Pro práci s textem v PowerPointu je nutné mít nejprve vytvořená textová pole, do kterých se text vpisuje nebo kopíruje. Textové pole vytváříme z nabídky Vložit - Textové pole nebo pomocí tlačítka Textové pole, jež je součástí panelu nástrojů Kreslení umístěném většinou dole na spodní liště. Poté, co stiskneme tlačítko Textové pole, klikneme na vybrané místo na snímku a zde se nám objeví rámeček textového pole. Strana 17 (celkem 61)

Uchycením okraje / rámečku a tažením myší se určí přesné umístění a šířka textového pole, do něhož lze přímo psát. Pokud chceme změnit umístění textového pole, je nutné jej označit, uchopit za hranu a tažením myší přesunout na novou pozici. Pokud táhneme za roh textového pole, rámeček se proporčně zvětší.

Obrázek 20

Vložené textovým polem lze také otáčet – stačí uchopit “kotvičku” textového pole (zelená “páčka”) a pootočit jí podle potřeby. Když kotvičku v žádané poloze pustíme, textové pole zůstane zvoleným způsobem pootočené.


Obrázek 21

Chceme-li vložit do snímku nové textové pole, je vhodné po klepnutí na snímek do malého textového pole napsat alespoň jedno písmeno – v momentě, kdy to neuděláme a klepneme myší na jakékoliv místo mimo textové pole, toto prázdné textové pole jakoby zmizí. Skutečností ale je, že na snímku zůstalo a buď se k němu odhadem “proklepeme” a nebo – což je častější případ – vložíme nové textové pole. Když to takto párkrát zopakujeme, může se stát, že bude snímek zahlcen prázdnými textovými poli, které se budou objevovat v nevhodnou dobu a budou nám v podstatě překážet. V praxi pak takový prázdný snímek s prázdnými textovými poli může ve skutečnosti skrývat toto:


Obrázek 22

Chceme-li textové pole odstranit (ať prázdné nebo naplněné obsahem) stačí klepnou myší na okraj pole a zmáčknout klávesu Delete. Pokud se nechceme trápit s vkládáním textových polí a zároveň chceme mít jistotu, že každý snímek bude mít vhodnou strukturu, s přesně definovanými odstupy s jednotně zarovnanými textovými poli (tedy bloky textů), je vhodné použít nabídku v Návrhu – Rozložení snímku a vybrat předdefinovanou strukturu, která bude našim potřebám vyhovovat. Navíc se nám podle zvolené struktury přímo v snímku objeví informace o tom, co do snímku v dané volbě můžeme vkládat. Předdefinovaná struktura – nabídka Rozložení snímku:


Obrázek 23

Použití:

Obrázek 24


Formátování textového pole Když poklepeme na rámeček textového pole, objeví se dialogové okno pro Formát automatického tvaru nebo Formát textového pole. Zde můžeme nastavit rámeček daného textového pole – jeho styl, tloušťku čáry, barvu, dále můžeme nastavit výplň pole, případně nastavení průhlednosti výplně textového pole.

Obrázek 25

K dialogovému oknu se také dostaneme přes horní lištu nabídku Formát – v ní vybereme tlačítko Zástupný symbol – opět se nám objeví výše uvedené dialogové okno, tentokrát pod názvem Formát zástupného symbolu (nedejte se mýlit – nabízí totožné funkce s Formátem textového pole…). Když potřebujeme textové pole posunout - přemístit, chytneme za rámeček a posouváme celým textovým polem podle potřeby: tam, kde tlačítko myši „pustíme”, zůstane textové pole umístěné i s obsahem.


Obrázek 26

Práce s textem Samotná práce s textem uvnitř textového pole a formátování textu je velmi podobné tomu, jak pracujeme např. ve Wordu. Musíme si akorát uvědomit, že písmena na snímku volíme větší tak, aby při promítání byl text na plátně čitelný. Zároveň si při psaní do textového pole všimneme, že se text většinou píše s odrážkami. Je to proto, že většina prezentací nepracuje s celými větami / bloky textů, ale s body. Ostatně – prezentace často slouží přednášejícímu jako poznámkový aparát – vodítko pro plynulost přednášky. Účastníkům přednášky pak body slouží jako výčet klíčových informací k zapamatování, případně jako jakási osnova nebo zdůraznění vybraných částí přednášky.


Obrázek 27

S fonty (velikostí, barevností ad.), odrážkami pracujeme stejně jako ve Wordu, až na to, že v PowerPointu přeci jen potřebujeme poněkud více trpělivosti a zručnosti. Textová pole lze vzájemně překrývat. Je možné, že budeme potřebovat vepsat do prázdného místa v částečně zaplněném textovém poli další text. Rozhodně bychom se neměli snažit vše vepsat do jednoho textového pole, protože budeme mít problém vše správně naformátovat. Je daleko vhodnější vložit další textové pole a do něj dodatkový text vepsat. Např. takto:


Obrázek 28

Navíc takto vložené pole (nebo každé z polí) můžeme dále formátovat, rámovat, vybarvovat – prostě danou část snímku vhodně zvýraznit.

Vkládání objektů Kromě textových polí můžeme do snímků vkládat obrázky, grafy, tabulky, diagramy, zvukové stopy, videosekvence. Pracujeme přes nabídku Vložit - a odtud pokračujeme na potřebnou položku (Obrázek, Diagram, Graf, Tabulka atd.). Můžeme také snadno vkládat předvytvořené objekty, např. jako nadpisy ve WordArtu (nabídka Vložit – Obrázek – WordArt) : viz příklad výše. Automatické tvary, jsou dalšími často vkládanými objekty: jejich součástí jsou např. šipky, prvky pro vývojové diagramy, popisky, tlačítka ad. Automatické tvary lze používat z panelu nástrojů Kreslení, kde příslušný tvar označíme a poklepem myší vkreslíme do místa, kde má být umístěn, tahem myši lze měnit jeho tvar, umístění, pozici i velikost. Strana 25 (celkem 61)

Obrázek 29

Při poklepu na vložený objekt se objeví jednak obrysové body, kterými můžeme objekt protahovat, rozšiřovat nebo jinak deformovat (k tomu slouží žluté body), dále zde také nalezneme zelený bod / „kotvičku“, se kterou lze objekt otáčet / rotovat.


Obrázek 30

Při dalším poklepu přímo na objekt se objeví okno Formátu automatického tvaru, v němž lze měnit další parametry, jako např. barvu, tlušťku čáry – rámečku automatického tvaru, jeho barvu, strukturu atd.

Výplň

Obrázek 31


Čára

Pro odstranění vloženého automatického tvaru stačí tento objekt označit a smazat pomocí klávesy Delete. Dalším vděčným objektem ke vkládání jsou organizační diagramy. Vkládáme je opět přes nabídku Vložit a dále buď pokračujeme přes Obrázek – Organizační diagram, nebo přes položku Diagram, která umožňuje vložit objekty tohoto typu. S těmito objekty lze dále pracovat, upravovat je a vepisovat text (poklepem na zvolenou oblast se objeví textové pole a opět přes panel Formát automatického tvaru můžeme jednotlivá textová pole upravovat – ať již jejich výplň nebo styl a barvu orámování).

ČSŽ KRAJ

KRAJ

KRAJ

KRAJ

KRAJ

Okres

Okres

Okres

Okres

Okres

Obrázky vkládáme opět přes horní lištu - nabídku Vložit - Obrázek. Podstatná informace je, že s vloženým obrázkem můžeme také pracovat, poklepem na obrázek můžeme měnit jeho velikost, tahem myši jej přesouvat, případně nechat překrývat více obrázků. Můžeme ale také obrázky přenést „dozadu“ za text . Poklepeme na obrázek pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolíme Pořadí – Přenést dozadu ad.


Obrázek 32

Do snímků lze také vkládat objekty jako zvukové stopy, videosekvence, animované GIFy atd. Zvuk lze přiřadit i přechodu snímku - při přechodu mezi snímky je možné nechat přehrát zvuk, který upoutá pozornost posluchače na další snímek – s tím ale opatrně, protože tento prvek může působit rušivě a tak jako tak bude slyšet pouze pokud máme v sále k dispozici odpovídající vybavení. Zvuk / video lze vložit přes nabídku Vložit - Video a zvuky, přičemž si můžeme vybrat mezi předdefinovanými objekty (z Galerií médií) a vlastními soubory.

Efekty počítačové prezentace Animace Animace v PowerPointu je vděčné téma – animovat, nebo spíše „rozpohybovat” - můžeme prakticky všechno (textová pole a jejich obsah: nadpisy, texty; obrázky a další vložené objekty), animace jednotlivých objektů můžeme navíc celkem snadno řetězit, ale i zde platí, že méně je více a ani s animacemi se to nemá přehánět. Velmi snadno se pak stane, že při prezentaci posluchač spíš sleduje, co se bude dít na plátně než aby věnoval pozornost vlastnímu obsahu prezentace. Navíc příliš mnoho animace může unavovat, a to zejména pokud je pohyb animovaných částí příliš rychlý a trhaný. Pokud chceme mít v celé prezentaci jednotný styl animace částí snímků, je vhodné využít hotových animačních schémat, které získáme buď z nabídky horní lišty Prezentace – Schémata animace nebo rovnou z nabídky pravého sloupce Návrh snímku – Animační Strana 29 (celkem 61)

schémata. Objeví se nám pestrá nabídka hotových animací, které můžeme otestovat (pro bezprostřední přehrání ukázek je nutné mít zaškrtnuté políčko Automatucký náhled ) a pokud se rozhodneme jedno ze schémat použít u celé prezentace, stačí výběr označit a stisknout tlačítko Použít u všech snímků.

Animační schémata

Použít u všech snímků Vlastní animace jednotlivých objektů a textů Vložené a označené objekty (nebo část textu či nadpis) v jednotlivých snímcích lze individuálně Automatickýanimovat náhled přes nabídku Návrh snímku - Vlastní animace. V momentě, kdy je objekt / text označen pro animaci, v pravém sloupci nabídky Vlastní animace se nám zaktivuje tlačítko Přidat efekt. Když klikneme na roletku, rozbalí se nám nabídka se 4 typy animací – pro zahájení, zdůraznění, ukončení a pak vlastnoručně nsatavitelné tzv. Cesty pohybu. Je na nás, jaké typy efektů si zvolíme a jak je zřetězíme a navážeme. a) Počátek

Obrázek 33

b) Zdůraznění


Obrázek 34

c) Konec

Obrázek 35

d) Cesty pohybu


Obrázek 36

Jak již bylo řečeno, lze kombinovat / řetězit i několik efektů, a na závěr je také ještě možné následnost animací pozměnit. K tomu nám slouží šipky - tlačítka u příkazu Znovu uspořádat, viz dolní část pravého sloupce Vlastní animace.

Znovu uspořádat – posunout efekt nahoru / posunout efekt dolů

Obrázek 37

Jednotlivé efekty lze většinou ještě dále upravit. Můžeme je změnit přes tlačítko Změnit a můžeme dále nastavit způsob spouštění (při klepnutí myší, automaticky s předchozím nebo po předchozím efektu), směr pohybu, řez nebo velikost písma u textové animace, rychlost efektu. Vybraný typ animace můžeme také přes tlačítko Odebrat vyjmout / zrušit. Co se týká


rychlosti, lze doporučit pohyb pomalý až středně rychlý – větší rychlost bude působit spíše rušivě. U spouštění animace z vlastní zkušenosti doporučuji nastavit automatické spouštění s předchozím efektem nebo po předchozím efektu a vyhnout se spouštění poklepem levého tlačítka myši (nebo klávesy Enter) : pokud totiž máme ve snímcích více animací, nebudeme si patrně přesně pamatovat, kdy máme klepnout myší kvůli přehrání určitého efektu a kdy už “klepeme” kvůli přejití na následující snímek.

Obrázek 38

Navigace v prezentaci Vkládání hypertextových odkazů Do jednotlivých snímků lze vkládat navigační tlačítka. K nim se dostaneme přes nabídku Prezentace - Tlačítka akcí (případně z nabídky Kreslení – Automatické tvary). Vhodné tlačítko vybereme z nabídky poklepem a vložíme na vybrané místo ve snímku. S vložením symbolu se zároveň otevře dialogové okno pro zvolení vhodné akce. Např. symbol „domů“ pro zvolení návratu na samotný začátek prezentace:


Přejít na cíl hypertextového odkazu – První snímek

Obrázek 39

Odkaz na jiné místo v prezentaci / jiný snímek, lze vytvořit i vložením hypertextového odkazu do jiného typu grafického objektu (obrázku) nebo prostě do textu. Obrázek nebo zvolenou část textu označíme / označíme do bloku, přejdeme na horní panel, nabídku Vložit a po rozbalení menu zvolíme povel hypertextový odkaz (klávesová zkratka Ctrl + K). Objeví se nám dialogové okno, kde určíme, zda chceme vepsat URL pro odkaz na internet, nebo zda označíme nabídku Místo v tomto dokumentu – a zadáme v tom případě vhodné číslo snímku, na který chceme odkazem navigaci směřovat). Příklad: Přechod na jiný snímek


Obrázek 40

Přechod na webovou stránku:


Obrázek 41

Tip: Pozor – odkaz je aktivní (funkční) pouze v promítacím režimu, nikoliv v režimu editačním. Pokud umístíme do snímku odkaz na jiný snímek v prezentaci, je samozřejmě nanejvýš vhodné do cílového snímku vložit zpětný odkaz tak, abychom se bez potíží vrátili na původní místo prezentace. Dá se říci, že zde platí podobná pravidla jako pro navigaci na webových stránkách. O dalších možnostech navigace v prezentaci si řekneme dále.

Finální nastavení a spuštění prezentace Časování prezentace Prezentaci lze ovládat ručně nebo je možné ji přehrát automaticky. Pro automatické přehrávání prezentace je nutno vytvořit časový plán, který zajistí zobrazení snímku / jeho částí v předem stanovených intervalech. Při takovémto zobrazení je ale nutné si uvědomit, kolik času budeme pro prezentaci daného snímku opravdu potřebovat. Vlastní prezentaci je


tedy nutné si připravit a vyzkoušet. Pro nastavení přejdeme na horní lištu – nabídku Prezentace – Nastavení prezentace. Pro odzkoušení časování přejdeme na nabídku Prezentace – Vyzkoušet časování.

Obrázek 42

Dialogové okno pro nastavení prezentace:

Obrázek 43

Pokud prezentaci ovládáme ručně, obvykle používáme klávesy Page Up pro přechod na předchozí snímek a Page Down pro přechod na snímek následující (pro pohyb na další snímek můžeme použít i klávesu Enter nebo levé lačítko myši). Ovládat pohyb v prezentaci lze i pomocí myši, pokud si v promítacím režimu (F 5) u snímku vyvoláme pravým tlačítkem myši kontextovou nabídku a v ní vybereme Další nebo Předchozí, případně přechod na konkrétní snímek či návrat na naposledy zobrazený snímek.


Tlačítka: Další Předchozí Naposledy zobrazený Přejít na snímek

Obrázek 44

Funkce Možnosti ukazatele V promítacím režimu lze využít další zajímavé funkce, a tou jsou Možnosti ukazatele. Můžeme zde pro konkrétní potřebu přepnout kurzor na pero, popisovač nebo zvýrazňovač a na promítaném snímku psát, zvýrazňovat vybraný text apod. K této funkci se opět dostaneme přes pravé tlačítko myši:

Obrázek 45

Kurzor tedy můžeme používat jako pero / popisovač / zvýrazňovač, přičemž plynule můžeme přecházet ze snímku na snímek. V momentě, kdy stiskneme klávesu Esc pro vyskočení z prezentace nebo při ukončení prezentace se nám objeví dialogové okno s dotazem, zda chceme ponechat rukopisné poznámky či nikoliv. Je samozřejmě na nás, jakou variantu zvolíme ☺.


Obrázek 46

Spuštění prezentace Jak jsme si již v průběhu několikrát řekli, hotovou prezentaci spustíme těmito způsoby: • •

Přes nabídku Prezentace - Spustit prezentaci Klávesou F5

PowerPoint umožňuje automatické spuštění prezentace již při jejím otevření: pro takový účel prezentaci uložíme jako soubor typu .PPS (Soubor - Uložit jako – vybrat: Předvádění PowerPoint ). Pokud takovouto prezentaci otevřeme, automaticky se spustí v prezentačním režimu. Tip: OpenOffice.org (alternativní kancelářský balík) a jeho modul Impress (obdoba PowerPointu) umožňuje navíc export do formátu PDF. K této funkci se dostaneme přes nabídku Soubor.

Pokud máte ve svém počítači tento kancelářský balík nainstalován, můžete v něm bez problému PowerPointovou prezentaci otevřít i upravovat. V mnoha ohledech má OpenOffice.org analogické funkce k MS Office a je jeho levnou (=zdarma) a velmi efektivní alternativou. Tento kancelářský balík získáme např. v knihkupectvích, kde se prodává počítačová literatura, jako přílohu manuálu / publikace OpenOffice.org (tedy za cenu knihy), nebo si jej zdarma můžeme stáhnout z adresy: http://www.openoffice.cz/

Obrázek 47


Tisk prezentace Panel pro tisk vybereme buď z nabídky Soubor nebo za pomoci klávesové zkratky Ctrl + P. Lze vytisknout celou prezentaci nebo jednotlivé / vybrané snímky, určujeme si zde počet kopií / kolikrát chceme prezentaci vytisknout a zda požadujeme při tisku kompletaci. Panel Tisk umožňuje také další nastavení. Pokud chceme např. vytisknout prezentaci pro účastníky např. semináře tak, aby bylo možné do ní vepisovat poznámky, zvolíme příkaz Vytisknout - Podklady + Počet snímků na stránku. Před samotným tiskem se na zvolenou volbu můžeme podívat přes nabídku Náhled, v níž můžeme zadání ještě dále upřesnit.

Obrázek 48

Pár poznámek na konec Prezentace je hotová – před dokončením provedeme revizi / kontrolu textu, snímků, jejich uspořádání, do textu (i k obrázkům / objektům) můžeme ještě případně vložit hypertextové odkazy (zejm. pokud budeme mít při prezentaci přístup na internet). Provedeme finální úpravu vzhledu a pokud jsme tak ještě neučinili, přes Návrh (pravý sloupec) zvolíme Přechod snímku k nastavení pohybu jednotlivých snímků při spuštění samotné prezentace, rychlost přechodu snímků apod. Je vhodné si vlastní prezentaci ještě několikrát přehrát v promítacím režimu a prověřit, zda vše máme opravdu nastaveno tak, jak chceme.


Tip na závěr Vlastní pojetí prezentace bude odrážet téma a účel, pro který prezentaci tvoříme. Délka prezentace je odvislá od množství prezentovaného materiálu, lze ale doporučit alespoň tuto základní obecnou strukturu: Titulní snímek • Název / téma prezentace • Podtitul / účel, pro který je vytvořena (např. název akce, semináře) • Autor (může být alternativně na posledním snímku) Stručné shrnutí tématu (1 – 3 snímky) Detailní informace (x snímků podle rozsahu prezentace – vlastní informace, data, grafy apod.) Závěrečný snímek: Pokud se jedná o živou prezentaci: „Děkuji za pozornost“ … jméno autora, kontaktní údaje Pokud se jedná o prezentaci pro web, pro individuální prezentaci na počítači: Kde nás najdete, kontaktní údaje

Mgr. Jana Chržová Český helsinský výbor Listopad 2007


MS Outlook 2003 Mgr. Gabriela Karczubová

K čemu je MS Outlook? MS Outlook je nástroj pro organizaci pracovního času, komunikaci pomocí elektronické pošty a správu kontaktů.

Kde Outlook najdeme? Pokud jste nenašli ikonu zástupce Outlooku na pracovní ploše, najdete ji v nabídce Start. Kurzorem myši najeďte na zelené tlačítko Start v levém dolním rohu plochy a klikněte na něj jednou levým tlačítkem myši. V levém sloupci najdete žlutou ikonu s hodinami a nápisem Email. Jedním kliknutím na tuto ikonu otevřete MS Outlook.

Obrázek 49

Pokud není ani zde, najdete ji v nabídce Všechny programy / Microsoft Office / Microsoft Office Outlook 2003.

Obrázek 50

Prostředí MS Outlook Po otevření nám Outlook nabídne pohled na naše Osobní složky. Ti, kteří již mají v Outlooku nějaké záznamy v Kalendáři či v Úkolech a dostali nějakou poštu, si mohou přečíst, co všechno mají dnes vyřídit. V levém sloupci s nápisem Pošta jsou zobrazeny nejprve naše Oblíbené složky (ty se naučíme upravit podle naší potřeby) a pod nimi Všechny poštovní složky. Tedy především Doručená pošta, Odeslaná pošta, Odstraněná pošta a další složky. Pokud je před složkou znaménko plus, znamená to, že uvnitř jsou ještě další složky, této složce podřazené. Kliknutím na znaménko se „strom“ těchto složek rozvine a znaménko se změní na mínus. Opětovným kliknutím se složky opět „sbalí“. Složky, ve kterých jsou nepřečtené e-maily, jsou zvýrazněny tučně. Složky, ve kterých jsou nové e-maily mají za názvem číslo určující počet těchto nových zpráv.


V levém dolním rohu vidíme čtyři panely pro přepínání mezi službami Outlooku: Pošta Kalendář Kontakty Úkoly V neposlední řadě se nezapomeneme podívat na hlavní lištu okna s ovládacími tlačítky, panel nabídky a panel nástrojů, tak jak je již známe z MS Word a MS Excel.

Obrázek 51

Elektronická pošta Chceme-li si přečíst poštu, klikneme v levém sloupci na nápis Doručená pošta. Máme před sebou seznam e-mailů seřazených podle data a času přijetí. Pokud máme zapnuto zobrazení náhledu, ve spodní nebo pravé části plochy se zobrazí ta zpráva, kterou jsme v seznamu označili kliknutím. Klikneme-li na zprávu dvakrát, otevře se v novém okně. Nastavení vzhledu To, zda se bude náhled na e-mail zobrazovat nebo ne, můžeme nastavit v nabídce Zobrazit / Podokno pro čtení. Zde můžeme zvolit, zda chceme náhled zobrazit vpravo, dole, nebo jeho zobrazení vypnout. Nová zpráva Na panelu nástrojů klikneme na první tlačítko – Nový (Nová poštovní zpráva). Toto tlačítko má roletku – můžeme buď kliknout přímo na tlačítko, nebo kliknutím na černou šipku


rozvinout roletu a vybrat příkaz Poštovní zpráva. Otevře se nové okno s nápisem Zpráva bez názvu na hlavní (modré) liště.

Obrázek 52

Adresa, jak ji píšeme Komu V nově otevřeném okně musíme vyplnit především adresu příjemce. Máme opět více možností. Známe-li adresu zpaměti, stačí kliknout do kolonky Komu: a adresu zapsat. Nezapomeňte, že nesmíte v adrese dělat mezery. A samozřejmě je třeba ji napsat bez chyby. Je jedno, jestli píšete malá nebo velká písmena. „Zavináč“ @ zapíšeme kombinací kláves pravý Alt+V nebo Alt+64 na numerické klávesnici. Adresu také můžeme vybrat ze seznamu kontaktů. Klikneme na tlačítko Komu, otevře se adresář, jedním kliknutím označíme adresu. Pod seznamem jsou tři tlačítka – Komu, Kopie, Skrytá (míněno kopie). Stiskneme příslušné tlačítko, v našem případě je to nyní Komu, a adresa se vloží do odpovídající kolonky. Takto můžeme vložit i více adres. Více adres můžeme samozřejmě vepsat i sami, nesmíme však zapomenout, že adresy musí být oddělené středníkem. Předmět Do pole předmět napíšeme stručně, několika slovy, čeho se e-mail týká. Není vhodné psát sem pozdrav. Na to je prostor v textu zprávy. Text e-mailu Dodržujeme zásady slušnosti – pozdravíme, stručně napíšeme oč nám jde, poděkujeme, rozloučíme se a podepíšeme se. Je neuvěřitelné, kolik lidí v kurzech má potíže podepsat se pod vlastní e-mail. Je to úplně stejně nevhodné, jako když se nepodepíšete v klasickém dopise.


Odeslání / Odeslat a přijmout Na panelu nástrojů v okně zprávy klikneme na tlačítko Odeslat. Zpráva se zavře a je přemístěna do složky Pošta k odeslání. Pokud pracujeme ve firmě, která má vlastní „poštovní server“, není třeba se o nic starat, server zprávu odešle v podstatě okamžitě.

Obrázek 53

Jinak je třeba stisknout ještě tlačítko Odeslat a přijmout na panelu nástrojů hlavního okna Outlooku. Tím odešleme veškerou poštu připravenou ve složce Pošta k odeslání a stáhneme příchozí zprávy.

Obrázek 54

Odpověď Na panelu nástrojů okna přijaté zprávy klikneme na tlačítko Odpovědět. Otevře se okno s odpovědí, adresa příjemce je již vyplněna, v předmětu je většinou zkratka Re: z anglického reply, odpovědět, a původní předmět, který vyplnil odesilatel zprávy. V textu zprávy je vložen původní e-mail na který odpovídáme. Kliknutím myši umístíme kurzor před tento text a napíšeme odpověď. Poslední odpověď je pak v korespondenci vždy navrchu. Pokud měla původní zpráva přílohu, v odpovědi už tato příloha není.

Obrázek 55

Odpovědět všem Vždy čteme hlavičku došlého e-mailu, abychom případně nepřehlédli, že je zpráva určena více příjemcům. V takovém případě odpovídáme pomocí tlačítka Odpovědět všem. V hlavičce odpovědi jsou pak jako příjemci, případně příjemci kopie, uvedeni všichni zúčastnění. Zpráva je tedy po odeslání doručena na všechny uvedené adresy. Pokud bychom použili tlačítko Odpovědět, naši odpověď by obdržel pouze odesilatel zprávy, ostatní by byli z komunikace vyloučeni, což jistě nebyl původní záměr odesilatele.


Předat dál Chceme-li zprávu poslat dalšímu příjemci, použijeme tlačítko Předat dál. Vyplníme adresu příjemce, napíšeme krátký průvodní text, podepíšeme se a zprávu odešleme pomocí tlačítka Odeslat, případně ještě Odeslat a přijmout na panelu nástrojů v hlavním okně Outlooku. Pokud měla původní zpráva přílohu, zůstává tato příloha součástí zprávy. Zpráva s přílohou Kromě jednoduché zprávy často potřebujeme příjemci poslat i dokument, se kterým může pracovat, nebo který si potřebuje přečíst. Jako přílohu zprávy můžeme poslat v podstatě jakýkoliv typ souboru, se kterými běžně pracujeme. Zprávu napíšeme tak, jak jsme zvyklí, navíc na panelu nástrojů klikneme na tlačítko Vložit soubor (tlačítko vypadá jako kancelářská sponka). Otevře se okno se soubory a složkami, které už jsme si vytvořily ve složce Dokumenty. Ve složkách najdeme soubor, který chceme poslat jako přílohu a klikneme na tlačítko Vložit. V hlavičce s adresou a předmětem se objeví další řádek s názvem Připojit a v něm se zobrazí název námi vloženého souboru. Jako přílohu můžeme poslat více souborů najednou.

Obrázek 56: Vložit soubor


Obrázek 57: Hlavička zprávy s přílohou

Řazení zpráv Zprávy jsou ve složce seřazeny podle data a času přijetí. Pokud se ve zprávách potřebujeme zorientovat podle jiného kritéria, můžeme si je nechat seřadit podle odesilatele nebo podle předmětu zprávy. Nad seznamem zpráv v okně Doručená pošta je šedivý panel s názvy položek: Od, Předmět, Přijato, Velikost. Chceme-li seznam zpráv seřadit abecedně podle odesilatele, klikneme na nápis Od na šedivém panelu. Vedle nápisu je průsvitný trojúhelník, který nám ukazuje, zda jde o vzestupné nebo sestupné řazení. Opětovným kliknutím na nápis Od změníme vzestupné řazení na sestupné a naopak. Chceme-li se vrátit zpět na řazení podle času přijetí, klikneme na nápis Přijato.

Obrázek 58: Tlačítko Přijato

Obrázek 59

Vytváření složek Pracovní zprávy si chce většina lidí po určitou dobu uchovat. Pokud by zůstaly všechny ve složce Doručená pošta, značně by nám to ztížilo práci, složka by se stala velmi nepřehlednou. Proto třídíme zprávy do dalších složek. Máme možnost vytvořit si své vlastní složky. Pokud mají být ve struktuře složek podřazeny složce Doručená pošta, klikneme v levém okně na tuto složku pravým tlačítkem myši. Otevře se nabídka, klikneme na příkaz Nová složka. V okně Vytvořit novou složku vyplníme název složky, zkontrolujeme její umístění a potvrdíme tlačítkem OK. Nová složka se objeví v levém okně mezi ostatními složkami.

Obrázek 60: Kontextová nabídka s příkazem Nová složka


Obrázek 61: Zadání názvu nové složky

Obrázek 62: Nová složka „semináře“ v Doručené poště

Přesouvání zpráv Zprávu přesuneme ze složky Doručená pošta do naší nové složky následovně. V přehledu doručených zpráv klikneme pravým tlačítkem myši na zprávu, kterou chceme přesunout. V nabídce klikneme na příkaz Přesunout do složky, označíme jedním kliknutím složku, do které se má zpráva přesunout a potvrdíme stisknutím tlačítka OK. Všimněte si, že mezi tlačítky je i zde možnost Nová složka, tedy i zde můžeme vytvořit naši vlastní novou složku.


Obrázek 63

Odstranění zpráv Zprávy, které již nepotřebujeme pravidelně mažeme. Stačí opět kliknout v přehledu zpráv na tu, kterou chceme smazat, pravým tlačítkem myši a v nabídce kliknout na příkaz Odstranit. Tato zpráva není ještě definitivně smazána, je pouze přesunuta do složky Odstraněná pošta. Pokud chceme zprávy z této složky definitivně odstranit, klikneme na panelu nabídek na Nástroje / Vyprázdnit složku Odstraněná pošta. Podpis Ke zprávám můžeme připojit automatický podpis s kontaktními údaji na naši organizaci, firmu apod. Na panelu nabídek zvolíme Nástroje / Možnosti , přepneme se na záložku Formát pošty, stiskneme tlačítko Podpisy. Otevře se okno Vytvořit podpis, zde stiskneme tlačítko Nový. V okně Vytvořit nový podpis zadáme název podpisu, necháme označen výběr Použít prázdný podpis, stiskneme tlačítko Další.

Obrázek 64


V okně Upravit podpis vyplníme text, který se má připojit k našim zprávám, a stiskneme tlačítko Dokončit.

Obrázek 65

Jak přidat kontakt z pole Od: Chceme-li si uložit adresu, ze které nám zpráva přišla, pro budoucí potřebu, stačí na tuto adresu v poli Od kliknout pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolit Přidat do kontaktů aplikace Outlook. Otevře se okno Kontakt s vyplněnými údaji – Jménem a E-mailem. Můžeme upravit jméno a stisknout tlačítko Uložit a zavřít na panelu nástrojů.

Kalendář Kalendář je nástroj, který vám pomůže zorganizovat si pracovní čas. Zaznamenáváme do něj události jako schůzky, termíny odevzdání práce a podobně. V levé spodní části okna Outlook si stisknutím tlačítka Kalendář zobrazíme náhled na aktuální den a pomocný měsíční kalendář aktuálního měsíce.


Obrázek 66

Pohyb v pomocném měsíčním kalendáři Mezi jednotlivými dny měsíce se přepínáme na pomocném kalendáři kliknutím na příslušný den. Aktuální den je v tomto kalendáři zobrazen vždy s červeným rámečkem, aktivní den, který jsme si vybrali, je vystínován. V denním kalendáři se pak zobrazí časový rozvrh toho dne, který jsme vybrali v měsíčním kalendáři. Mezi měsíci aktuálního roku, případně roků předcházejících či následujících se pohybujeme zpět a vpřed za pomoci šipek v záhlaví s názvem měsíce.

Obrázek 67

Denní kalendář Denní kalendář zobrazuje přehled naplánovaných událostí. Jak událost do denního kalendáře uložíme?


Zápis události V měsíčním kalendáři vybereme den, ke kterému se událost vztahuje. Na panelu nástrojů klikneme na tlačítko Nový. V okně bez názvu – Událost vyplníme pole Předmět a Místo konání. Z roletky si vybereme Začátek a Konec události. V případě, že si přejeme, aby nám Outlook událost připomněl, zaškrtneme zatržítko Připomenutí a nastavíme časový úsek, jak dlouho předem nám má být událost připomenuta.

Obrázek 68

Připomenutí Pokud jsme použili funkci připomenutí, v čase, který jsme si předem zvolili, se na naší obrazovce objeví okno s krátkým popisem události (Předmět a začátek události).


Obrázek 69

Opakovaná událost Pokud se nějaká událost pravidelně opakuje ve stejný čas, nemusíme ji pracně vyplňovat pro každý výskyt zvlášť. Stačí při prvním vkládání události stisknout na panelu nástrojů tlačítko Opakovat. V okně Opakovat událost zvolíme Způsob opakování, tedy například Týdně, pokud máme např. jako na obrázku každou středu angličtinu. Jestliže jsme už v prvním okně pro vložení události zadali čas, a vyplňovali jsme událost pro středu, tyto položky již budou vyplněny. Můžeme je samozřejmě ještě upravit. V části Rozsah opakování nezapomeneme událost UKONČIT (!). Tedy označíme volbu Konec dne a z kalendáře zvolíme poslední den výskytu události.

Obrázek 70: Tlačítko Opakování


Obrázek 71: Opakovanou událost musíme ukončit

Obrázek 72: V měsíčním přehledu je opakovaná událost zvýrazněna tučně

Pozvání na schůzku Pokud se nějaká událost týká více lidí, jeden z nich jako organizátor zaznamená událost/schůzku do Kalendáře, na panelu nástrojů stiskne tlačítko Pozvat účastníky, případně na panelu nabídky zvolí Akce/Pozvat účastníky. V hlavičce události se objeví pole Komu, stejné jako ve zprávě, organizátor schůzky stiskne tlačítko Komu a vybere adresy účastníků do pole Povinní a Nepovinní. Výběr potvrdí tlačítkem OK a na panelu nástrojů stiskne tlačítko Odeslat.


Obrázek 73: Pozvání na schůzku

Celodenní událost Pokud událost bude trvat příliš dlouho a zabírala by místo v přehledu denního kalendáře, nenastavujeme čas pro Začátek a Konec, pouze označíme kliknutím volbu Celý den. Událost se pak zobrazí v záhlaví přehledu denního kalendáře pro příslušný den. Po té. Co jsme v kalendáři naplánovali různé události a schůzky, po otevření Outlooku se nám v Osobních složkách zobrazí následovně:

Obrázek 74

Odstranění události Na kteroukoliv událost v denním kalendáři můžeme kliknout pravým tlačítkem myši a v nabídce zvolit příkaz Odstranit. Nastavení vzhledu V nabídce Zobrazení na panelu nabídek můžeme měnit zobrazení denního kalendáře – můžeme nechat zobrazit jeden den, pracovní dny týdne, kalendářní týden nebo celý měsíc.


Kontakty Kontakty slouží ke správě nejen e-mailových adres, ale i dalších případných kontaktů na spolupracovníky, zákazníky, dodavatele, přátele, zkrátka jsou obdobou klasického adresáře. Do modulu Kontakty se přepneme tlačítkem Kontakty v levé spodní části okna Outlooku. Zobrazí se abecedně řazený seznam kontaktů, po pravé straně si můžeme vybrat část seznamu řazenou pod konkrétním písmenem abecedy. V levém sloupci zvolíme způsob zobrazení seznamu, podle toho, jak podrobně se mají záznamy zobrazovat. Vložení kontaktu Na panelu nástrojů stiskneme tlačítko Nový. V okně bez názvu – Kontakt vyplníme pole Celé jméno a především v pravé části okna pole E-mail. Ostatní pole vyplníme dle vlastního uvážení a potřeby. Vyhledávání Užitečným nástrojem je hledání v kontaktech. Na panelu nástrojů stiskneme tlačítko Najít. Na liště pod panelem nástrojů vyplníme hledaný výraz do pole Hledat, kliknutím na roletku na tlačítku Prohledávat zvolíme, kde se výraz má hledat – zda v Kontaktech, což je náš případ, nebo ve Všech poštovních složkách, v Přijaté poště, Odeslané poště, případně si sami zvolíme konkrétní složku. Stisknutím tlačítka Najít spustíme vyhledávání.

Obrázek 75: Tlačítka Najít a Prohledávat

Úkoly Modul úkoly slouží k organizaci práce, která se nutně neváže na nějaký konkrétní den či hodinu, nejvýše má určen termín splnění. Do tohoto modulu se přepneme tlačítkem Úkoly v levé spodní části okna Outlooku. Vložení úkolu Na panelu nástrojů stiskneme tlačítko Nový. V okně bez názvu – Úkol vyplníme Předmět a Termín splnění, případně nastavíme prioritu úkolu. Můžeme rovněž použít funkci Připomenout. Po té stiskneme tlačítko Uložit a zavřít na panelu nástrojů. Úkol se zobrazí v seznamu úkolů, případně se zadaným termínem. Práce s úkoly Pokud máme úkol již splněn, označíme jej zatržítkem (v seznamu klikneme na zaškrtávací políčko před předmětem úkolu). Úkol se zobrazí jako přeškrtnutý. Úkol můžeme také přidělit kolegům. Klikneme na úkol v seznamu pravým tlačítkem myši a z nabídky vybereme příkaz Přidělit úkol. Otevře se znovu okno Úkol, tentokrát s polem Komu. Stiskneme tlačítko Komu, vybereme adresáta, potvrdíme OK a odešleme stejně jako e-mailovou zprávu. Jakýkoliv úkol odstraníme kliknutím pravým tlačítkem myši na řádek s úkolem a volbou Odstranit.


Obrázek 76

Obrázek 77: Výběr termínu splnění

Obrázek 78: Označení splněného úkolu


Seznam klávesových zkratek Obecné klávesové zkratky (MS Office, rozšířené zkratky) CTRL+A (vybrat vše), CTRL+C (kopírovat), CTRL+X (vyjmout), CTRL+V (vložit), CTRL+Z (zpět), CTRL+G (přejít na), CTRL+H (nahradit), CTRL+K (hypertextový odkaz), CTRL+P (otevřít dialogové okno Tisk), CTRL+O (otevřít dokument), CTRL+S (uložit / ukládat), CTRL+F (najít),

DELETE (odstranit), SHIFT+DELETE (trvale odstranit vybrané položky, bez umístění do Koše), CTRL při přetažení položky (zkopírovat vybranou položku) – slouží i pro vícečetný výběr např. ve formulářích, v Průzkumníku, v textu. CTRL+SHIFT při přetažení položky (vytvořit zástupce vybrané položky), CTRL+ŠIPKA DOPRAVA (přesunout kurzor na začátek následujícího slova), CTRL+ŠIPKA DOLEVA (přesunout kurzor na začátek předchozího slova), CTRL+ŠIPKA DOLŮ (přesunout kurzor na začátek následujícího odstavce), CTRL+ŠIPKA NAHORU (přesunout kurzor na začátek předchozího odstavce), CTRL+SHIFT a libovolná klávesa se šipkou (zvýraznit blok textu), SHIFT a libovolná klávesa se šipkou (vybrat více než jednu položku v okně nebo na ploše nebo vybrat text v dokumentu), CTRL+A (vybrat vše), ALT+ENTER (zobrazit vlastnosti vybrané položky), ALT+F4 (zavřít aktivní položku nebo ukončit aktivní program), ALT+ENTER (zobrazit vlastnosti vybraného objektu), ALT+MEZERNÍK (otevřít místní nabídku aktivního okna), CTRL+F4 (zavřít aktivní dokument v aplikacích, které umožňují současně otevřít více dkumentů), ALT+TAB (přepnout mezi otevřenými položkami), ALT+ESC (procházet položkami v pořadí, ve kterém byly otevřeny), SHIFT+F10 (zobrazit místní nabídku pro vybranou položku), ALT+MEZERNÍK (zobrazit systémovou nabídku aktivního okna), CTRL+ESC (zobrazit nabídku Start), ALT+podtržené písmeno v názvu nabídky (zobrazit odpovídající nabídku), podtržené písmeno v názvu příkazu v otevřené nabídce (provést odpovídající příkaz), ŠIPKA DOPRAVA (otevřít další nabídku směrem doprava nebo otevřít podnabídku), ŠIPKA DOLEVA (otevřít další nabídku směrem doleva nebo zavřít podnabídku),


BACKSPACE (zobrazit složku o úroveň výše v okně Tento počítač nebo v Průzkumníku Windows), ESC (stornovat aktuální úlohu), SHIFT při vložení disku CD-ROM do jednotky CD-ROM (zabránit automatickému přehrání disku CD-ROM), CTRL+SHIFT+ESC (otevřít Správce úloh).

„F“ Klávesy F1 Nápověda F2 Přejmenovat vybranou položku např, v Průzkumníku, F3 Vyhledat soubor nebo složku, F4 Zobrazit seznam panelu Adresa v okně Tento počítač nebo v Průzkumníku Windows, F5 Aktualizovat aktivní okno, F6 Procházet prvky obrazovky v okně nebo na ploše, F7 Kontrola pravopisu (MS Office) F10 Aktivovat panel nabídek v aktivní aplikaci,

Klávesové zkratky v dialogovém okně Stisknutím kombinace SHIFT+F8 v rozšířených seznamech umožňujících výběr povolíte režim rozšířeného výběru. V tomto režimu je možné pomocí šipek přesunout kurzor, aniž by se změnil výběr. Výběr lze upravit stisknutím kombinace CTRL+MEZERNÍK nebo SHIFT+MEZERNÍK. Rozšířený režim výběru zrušíte opětovným stisknutím kombinace SHIFT+F8. Rozšířený režim výběru se zruší, pokud přesunete fokus na jiný ovládací prvek. CTRL+TAB (přesunout mezi kartami směrem vpřed), CTRL+SHIFT+TAB (přesunout mezi kartami směrem zpět), TAB (přesunout vpřed mezi možnostmi), SHIFT+TAB (přesunout zpět mezi možnostmi), ALT+podtržené písmeno (provést odpovídající příkaz nebo vybrat odpovídající možnost), ENTER (provést příkaz pro aktivní možnost nebo tlačítko), MEZERNÍK (zaškrtnout nebo zrušit zaškrtnutí políčka, je-li aktivní možnost zaškrtávací políčko), klávesy se šipkami (vybrat tlačítko, je-li aktivní možnost skupina přepínačů), F1 (zobrazit nápovědu) F4 (zobrazit položky v aktivním seznamu), BACKSPACE (otevřít složku o úroveň výše, je-li vybrána složka v dialogovém okně Uložit jako nebo Otevřít).

Klávesové zkratky pro usnadnění Pravá klávesa SHIFT po dobu 8 sekund (zapnout nebo vypnout funkci Filtrování kláves), Levá klávesa ALT + levá klávesa SHIFT+PRINT SCREEN (zapnout nebo vypnout vysoký kontrast), Levá klávesa ALT + levá klávesa SHIFT+NUM LOCK (zapnout nebo vypnout funkci Myš klávesnicí),


SHIFT pětkrát (zapnout nebo vypnout funkci Jedním prstem), NUM LOCK po dobu pěti sekund (zapnout nebo vypnout funkci Ozvučení kláves), Logo Windows+U (otevřít Správce nástrojů).

Klávesové zkratky programu Průzkumník Windows END (zobrazit konec aktivního okna), HOME (zobrazit začátek aktivního okna), NUM LOCK+znak hvězdičky (*) (zobrazit všechny podsložky pod vybranou složkou), NUM LOCK+znak plus (+) (zobrazit obsah vybrané složky), NUM LOCK+znak mínus (-) (sbalit vybranou složku), ŠIPKA DOLEVA (sbalit aktuální výběr, je-li rozbalený, nebo vybrat nadřízenou složku), ŠIPKA DOPRAVA (zobrazit aktuální výběru, je-li sbalený, nebo vybrat první podsložku).

Klávesové zkratky pro Mapu znaků Po poklepání na znak v mřížce znaků se můžete v mřížce pohybovat pomocí klávesových zkratek: • ŠIPKA DOPRAVA (přesunout doprava nebo na začátek dalšího řádku), ŠIPKA DOLEVA (přesunout doleva nebo na konec předchozího řádku), ŠIPKA NAHORU (přesunout o řádek výše), ŠIPKA DOLŮ (přesunout o řádek níže), PAGE UP (přesunout nahoru o jednu obrazovku), PAGE DOWN (přesunout dolů o jednu obrazovku), HOME (přesunout na začátek řádku), END (přesunout na konec řádku), CTRL+HOME (přesunout k prvnímu znaku), CTRL+END (přesunout k poslednímu znaku), MEZERNÍK (přepnout mezi zvětšeným a normálním režimem při výběru znaku).

Navigace v připojení Vzdálené plochy CTRL+ALT+END (otevřít dialogové okno Zabezpečení systému Microsoft Windows NT), ALT+PAGE UP (přepnout mezi programy zleva doprava), ALT+PAGE DOWN (přepnout mezi programy zprava doleva), ALT+INSERT (procházet mezi programy v naposledy použitém pořadí), ALT+HOME (zobrazit nabídku Start), CTRL+ALT+BREAK (přepnout klientský počítač mezi oknem a celou obrazovkou), ALT+DELETE (zobrazit nabídku systému Windows), CTRL+ALT+znak mínus (-) (umístit snímek celé oblasti okna klientského počítače do schránky terminálového serveru a poskytnout stejné funkce jako při stisknutí kombinace kláves ALT+PRINT SCREEN v místním počítači), CTRL+ALT+znak plus (+) (umístit snímek aktivního okna v klientovi do schránky terminálového serveru a poskytnout stejné funkce jako při stisknutí klávesy PRINT SCREEN v místním počítači).


Navigace v aplikaci Microsoft Internet Explorer CTRL+A (vybrat vše) CTRL+B (otevřít dialogové okno Uspořádat oblíbené položky), CTRL+E (otevřít panel Hledat), CTRL+F (spustit nástroj Najít), CTRL+H (otevřít panel Historie), CTRL+I (otevřít panel Oblíbené položky), CTRL+L (otevřít dialogové okno Otevřít), CTRL+N (spustit další instance prohlížeče se stejnou webovou adresou), CTRL+O (otevřít dialogové okno Otevřít, stejně jako CTRL+L), CTRL+P (otevřít dialogové okno Tisk), CTRL+R (aktualizovat aktuální webovou stránku), CTRL+W (zavřít aktuální okno), F5 (aktualizovat) F11 (celá obrazovka)


Obsah. Základy práce s aplikací MS PowerPoint (verze MS PP 2003) Mgr. Jana Chržová. Připravujeme svou první prezentaci Začínáme pracovat s prezentací

Recommend Documents