Obsah ÚVODNÍ SLOVO 3 PŘEDSTAVENÍ TUTORKY 4 MICROSOFT WORD

   

Obsah  ÚVODNÍ SLOVO  PŘEDSTAVENÍ TUTORKY 

3  4 

MICROSOFT WORD 2007 

5 

5  ZAČÍNÁME  6  NASTAVUJEME PRACOVNÍ PLOCHU  6  PÁS KARET, PRAVÍTKO, MĚŘÍTKO ZOBRAZENÍ, ZOBRAZENÍ DOKUMENTU  TLAČÍTKO OFFICE, PANEL NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP  6  6  VZHLED STRÁNKY (ORIENTACE STRÁNKY, VELIKOST STRÁNKY, OKRAJE)  PRACUJEME SE SOUBOREM – DOKUMENTEM  7  7  NOVÝ DOKUMENT  7  OTEVŘENÍ DOKUMENTU  ULOŽENÍ DOKUMENTU  7  7  ULOŽENÍ DOKUMENTU JINAK (JAKO)  8  NÁHLED DOKUMENTU PŘED TISKEM  TISK DOKUMENTU  8  8  ZAVŘENÍ DOKUMENTU  9  EDITUJEME TEXT  VÝBĚR ZNAKŮ, SLOV, VĚT, ODSTAVCŮ NEBO CELÉHO DOKUMENTU  9  9  KOPÍROVÁNÍ, PŘESOUVÁNÍ A MAZÁNÍ TEXTU  KONTROLA PRAVOPISU A GRAMATIKY, AUTOMATICKÉ OPRAVY (VOLBA JAZYKA A VLASTNÍ  SLOVNÍK)  9  11  FORMÁTUJEME TEXT  VLOŽENÍ TEXTU, SYMBOLŮ A ZOBRAZENÍ NETISKNUTELNÝCH ZNAKŮ, MAZÁNÍ ZNAKŮ  11  11  FORMÁTUJEME PÍSMO NEBO ODSTAVEC?  JEDNODUCHÉ FORMÁTOVÁNÍ TEXTU (VELIKOST, TYP, ŘEZY PÍSMA, ZAROVNÁNÍ TEXTU, BARVA  PÍSMA, VYMAZÁNÍ FORMÁTŮ, HORNÍ A DOLNÍ INDEX)  12  12  ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ V SEZNAMU (VÍCEÚROVŇOVÝ SEZNAM)  TABULÁTORY ‐ ZARÁŽKY (ZAROVNÁNÍ TEXTU DOLEVA, NA STŘED, DOPRAVA A PODLE DESETINNÉ  ČÁRKY)  12  13  ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ (AUTOMATICKÉ ČÍSLOVÁNÍ STRÁNEK)  OHRANIČENÍ ODSTAVCŮ, CELÉ STRÁNKY  13      Strana | 1      

   

VKLÁDÁME OBJEKTY  VLOŽENÍ OBRÁZKU – NÁSTROJE  VLOŽENÍ KLIPARTU – NÁSTROJE  VLOŽENÍ WORDARTU – NÁSTROJE  VLOŽENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU – NÁSTROJE  VLOŽENÍ SMARTARTU – NÁSTROJE  VLOŽENÍ TABULKY – NÁSTROJE  VLOŽENÍ TEXTOVÉHO POLE – NÁSTROJE  VLOŽENÍ ROVNICE, SYMBOLU – NÁSTROJE  VLOŽENÍ GRAFU, POPŘ. JINÉHO OBJEKTU MIMO WORD  VLOŽENÍ AUTOMATICKY GENEROVANÉHO OBSAHU  HROMADNÁ KORESPONDENCE  HLAVNÍ DOKUMENT A SLUČOVACÍ POLE  ZDROJ DAT ‐ SEZNAM PŘÍJEMCŮ  SLUČOVACÍ POLE  NÁHLED VÝSLEDKŮ  SLOUČENÍ HLAVNÍHO DOKUMENTU A ZDROJE DAT (DO DOKUMENTU, NA TISKÁRNU, NEBO  ODESLÁNÍ MAILEM) 

14  14  15  15  15  16  16  16  17  17  18  19  19  19  19  20  20 

Strana | 2      

   

Úvodní slovo  Program  Word  nám  slouží  k  vytváření  a  zpracování  textů,  kde  kromě  textů  můžeme pracovat i s obrázky, tabulkami a grafy.  Je  dnes  nepostradatelným  pomocníkem  při  vytváření  textů  a  práci  s  nimi.  Kdo  jste se již setkal se starší verzí, nemusíte být zmateni novým uspořádáním funkcí,  práce s programem Word 2007 je jednodušší, než bývala. 

Strana | 3      

   

Představení tutorky  Dobrý den, mé jméno je Michaela Mudrochová a jsem Vaše tutorka. 

 V roce 1992 jsem začala pracovat ve státní správě, byla jsem spoluzakladatelkou  Informačního  a  datového  centra,  které  uvádělo  výpočetní  techniku  mezi  pracovníky  úřadů.  Náplní  bylo  nejen  zaškolování,  ale  i  řešení  technických  problémů,  správa  uživatelských  programů,  grafické  návrhy  a  jejich  realizace.  Práce  s  počítačem  se  mi  už  tehdy  stala  koníčkem.  Ale  změnila  jsem  zaměstnavatele a začala pracovat jako programátorka v mezinárodní společnosti.  Po  jednotvárné  práci  jsem  se  rozhodla  pro  další  změnu.  Složila  jsem  testerské  zkoušky  konceptu  ECDL  na  PF  UK  a  začala  poskytovat  lektorské  služby  v  oblasti  výpočetní  techniky.  V  roce  2005  jsem  dokončila  studium  pilotních  modulů  Profesního  vzdělávání  tutorů  on‐line  kurzů  na  ZČU  v  Plzni  a  začala  se  naplno  věnovat  e‐Learningu.  Chýlí  se  ke  konci  také  mé  magisterské  studium  na  ČZU  v  Praze na Fakultě životního prostředí.   Bydlím se svou stále rozrůstající se rodinou skoro na samotě (bohužel bez lesa) v  malé  vesničce  kousek  od  Mostu,  kde  si  užívám  klid,  který  mi  ve  městě  tolik  scházel.     Ráda Vás provedu tímto kurzem a pomůžu při jakýchkoli studijních obtížích. Přeji  Vám mnoho trpělivosti a píle při studiu!  Strana | 4      

   

Microsoft Word 2007  Začínáme  Program Word nám slouží k vytváření a zpracování textů. Kromě textů můžeme  zde pracovat i s obrázky, tabulkami a grafy. Vytvářené dokumenty mají koncovku  *.docx a je jim též přiřazena vlastní ikonka. Starší verze Wordu (např. 2003, 2002,  2000, 1997) vytvářejí dokumenty s koncovkou *.doc. To také znamená, že nová  verze  2007  otevře  dokumenty  s koncovkami  *.docx  i  *doc,  ale  starší  verze  soubory  s novou  koncovkou  *.docx  neotevřou.  Nemusíme  si  vysvětlovat,  proč  tomu  tak  je,  spíš  si  ukážeme,  jak  problém  obejít.  Pokud  máte  ještě  na  svých  počítačích nainstalován kancelářský balíček MS Office nižší verze, nainstalujte si  převaděč formátů, k dispozici je na stránkách výrobce. Nikdy se vám už nestane,  že byste nový dokument neotevřeli. Ke stažení je zde:  

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941B3470 ‐3AE9‐4AEE‐8F43‐C6BB74CD1466&displaylang=cs 

Strana | 5      

   

Nastavujeme pracovní plochu  Pás karet, pravítko, měřítko zobrazení, zobrazení dokumentu  Další  velkou  novinkou  v této  verzi  je  Pás  karet.  Je  to  soubor  všech  funkcí  dostupných v programu. Pás karet se dělí na jednotlivé karty dle tématu, kterým  se  funkce  rozdělují.  Například  první  karta  (záložka)  s názvem  Domů,  obsahuje  nejpoužívanější funkce pro práci s textem. Pro přehlednost jsou ještě jednotlivé  karty rozděleny do skupin a u některých skupin je přístupné dialogové okno, pro  více možností.   Pravítko se zobrazuje kliknutím na ikonku nad pravým svislým posuvníkem. Pod  ním je umístěna Lupa pro přiblížení a  oddálení  dokumentu. Doporučuji velikost  120%. Nalevo od Lupy jsou ještě ikonky Rozložení. Pro nás je nejpraktičtější první  způsob – Rozložení při tisku. 

Tlačítko Office, panel nástrojů Rychlý přístup  Pro práci s dokumentem používáme tlačítko Office, kde jsou volby pro otevírání,  ukládání  a  tisk  dokumentu.  Vlastní  nastavení  nám  umožňuje  panel  nástrojů  Rychlý  přístup,  můžeme  si  přidat  vlastní  zástupce  funkcí.  Provedeme  to  tak,  že  šipkou  na  konci  panelu  vybereme  volbu  Další  příkazy,  nebo  rovnou  dostupnou  funkci.  Ještě  jednu  možnost  úprav  máme.  Na  pásu  karet  si  vybereme  funkci,  klikneme  na  ní  pravým  tlačítkem  myši  a  Přidáme  na  panel  nástrojů  Rychlý  přístup.  Stejným  způsobem  můžeme  funkci  z panelu  i  odebrat.  Stačí  k tomu  pravé tlačítko myši a volba Odebrat z panelu nástrojů Rychlý přístup. 

Vzhled stránky (orientace stránky, velikost stránky, okraje)  Důležitý  je  též  vzhled  stránky,  její  orientace  a  velikost  okrajů.  Vzhled  stránky  najdeme na kartě Rozložení stránky, ve skupině Vzhled stránky. Pomocí ikonek,  které tam najdeme, můžeme jednoduchým způsobem změnit Okraje, Orientaci,  Velikost  stránky.  K dispozici  je  dialogové  okno,  kdybychom  chtěli  nastavit  dokument po svém.  

Strana | 6      

   

Pracujeme se souborem – dokumentem  Pro práci s dokumentem používáme tlačítko Office, kde jsou volby pro otevírání,  ukládání  a  tisk  dokumentu.  Vlastní  nastavení  nám  umožňuje  panel  nástrojů  Rychlý  přístup,  můžeme  si  přidat  vlastní  zástupce  funkcí.  Provedeme  to  tak,  že  šipkou  na  konci  panelu  vybereme  volbu  Další  příkazy,  nebo  rovnou  dostupnou  funkci.  Ještě  jednu  možnost  úprav  máme.  Na  pásu  karet  si  vybereme  funkci,  klikneme  na  ní  pravým  tlačítkem  myši  a  Přidáme  na  panel  nástrojů  Rychlý  přístup.  Stejným  způsobem  můžeme  funkci  z panelu  i  odebrat.  Stačí  k tomu  pravé tlačítko myši a volba Odebrat z panelu nástrojů. 

Nový dokument  Každé  otevření  programu  Word  otevře  rovnou  i  nový  dokument,  ale  někdy  se  stane, že potřebujeme začít s novým dokumentem během naší práce. Použijeme  k tomu  ikonku  Nový  na  panelu  nástrojů  Rychlý  přístup,  nebo  vybereme  funkci  Nový pomocí tlačítka Office. 

Otevření dokumentu  I otevření dokumentu provedeme podobným způsobem. Můžeme si vybrat buď  ikonku  Otevřít,  nebo  opět  využijeme  výběr  z menu  z tlačítka  Office.  Dialogové  okno,  z  kterého  vybereme  dokument,  již  známe.  Najdeme  složku,  kde  je  dokument uložený, vybereme ho a klikneme na Otevřít.  

Uložení dokumentu  Uložení dokumentu je důležitá funkce, kterou nesmíme podcenit. Všechny naše  dokumenty ukládáme na pevný disk do složky Dokumenty. Pro vyšší přehlednost  si můžeme ještě vytvořit ve složce Dokumenty podsložky. Když ukládáme soubor  poprvé,  tak  z tlačítka  Office  funkcí  Uložit  otevřeme  dialogové  okno,  ve  kterém  nastavíme složku, kam chceme dokument uložit a zkontrolujeme název souboru.  Word  nám  pomůže  vybrat  jméno  dokumentu,  podle  prvního  zapsaného  slova.  Když  ukládáme  dokument  podruhé,  nebo  vícekrát,  ukládáme  jen  poslední  verzi  s příslušnými změnami. Dialogové okno se nám při použití téhle funkce již nikdy  neotevře,  vždy  bude  použito  stejné  úložiště  a  stejný  název  dokumentu,  jako  poprvé. 

Uložení dokumentu jinak (jako)  Tuto funkci nejčastěji využíváme pro vytváření záloh. Stává se velmi často, že již  uložený  dokument  potřebujeme  uložit  ještě  někam  jinam.  Příkladem  je  uložení  dokumentu  na  jiný  disk  než  pevný  disk,  nejčastěji  flash  disk,  který  bude  Strana | 7      

   

pravděpodobně  označen  písmenkem  nejdál  v abecedě.  Při  tomto  kroku  vytváříme  v podstatě  kopii  otevřeného  dokumentu.  Provedeme  to  tak,  že  z tlačítka Office funkcí Uložit jako změníme místo uložení (na disketu, nebo flash  disk)  a  pak  klikneme  na  Uložit.  Samozřejmě,  že  funkce  funguje  i  obráceně  a  to  tak,  že  otevřený  dokument  z flash  disku  můžeme  touto  funkcí  uložit  jinam,  například do Dokumentů na pevný disk.   Novou vlastností funkce je i možnost uložení dokumentu do formátu *.pdf.  Je to  formát,  schválený  pro  univerzální  použití.  Tento  formát  podporuje  spoustu  prohlížečů. Asi nejčastěji se s ním setkáte na internetu. 

Náhled dokumentu před tiskem  Užitečná  funkce,  kterou  jednoduše  zkontrolujeme,  jak  bude  náš  dokument  vypadat  při  tisku.  Z tlačítka  Office  vybereme  Tisk  –  Náhled,  nebo  použijeme  ikonku  z panelu  nástrojů  Rychlý  přístup  a  prohlédneme  si  výsledek.  Dokument  před  tiskem  vždy  kontrolujte  a  dejte  pozor  na  prázdné  stránky  za  textem,  protože i ty se vytisknou. 

Tisk dokumentu  Tisk  dokumentu  provedeme  funkcí  Tisk.  Funkce  vyvolaná  z menu  tlačítka  Office  zobrazí  nejdříve  dialogové  okno,  kde  můžeme  nastavit  počet  kopií,  popřípadě  vlastnosti  tiskárny  (většinou  Koncept,  který  nám  šetří  inkoust).  Kdežto  funkce  použitá  z panelu  nástrojů  Rychlý  přístup  dialogové  okno  vynechá  a  přednastavená tiskárna rovnou vytiskne jednu kopii našeho dokumentu. 

Zavření dokumentu  Pokud jsme s dokumentem přestali pracovat a nadále ho nepotřebujete, můžete  ho  zavřít  pomocí  tlačítka  Office  ‐  Zavřít.  Jestliže  váš  dokument  nebyl  uložen,  objeví se hláška, která uložení připomene.  TIP! Všechny funkce, které pracují s dokumentem, můžeme spouštět  i přes klávesové zkratky. Ty se skládají z funkčních kláves a současně  stisknutých písmenek, které jsou zároveň zkratkou funkce. Takže pro  Nový  dokument  použijeme  Ctrl+N,  pro  Otevření  Ctrl+O,  Uložení  Ctrl+S, Tisk Ctrl+P.   TIP!  Novinkou  v ovládání  programů  pomocí  klávesových  zkratek  v balíčku MS Office 2007 je použití klávesy Alt. Stiskněte levý Alt a na  pásu  karet  se  objeví  nápověda  u  každé  funkce.  Je  to  klávesová  zkratka, kterou funkci vyvoláte.   Strana | 8      

   

Editujeme text  Výběr znaků, slov, vět, odstavců nebo celého dokumentu  S textem, který jsme napsali do nového dokumentu, můžeme i nadále pracovat.  Na  formátování  textu  se  nám  bude  hodit  označování  textu,  neboli  blok  textu  (slov, vět, odstavců, nebo celého dokumentu). Text označujeme myší a to tak, že  klikneme na začátek označovaného textu, držíme levé tlačítko na myši a zároveň  se posouváme kurzorem na konec textu. Označený text je nyní černý a písmo je  bílé.  Takto  označený  text  můžeme  formátovat  (nebo  ho  i  kopírovat  ‐  viz  další  text).   TIP!  Pokud  bychom  si  přáli  označit  úplně  celý  text  v dokumentu,  stiskneme Ctrl+A.   TIP! Pokud bychom si přáli označit jen jedno slovo, poklepeme na něj  2x levým tlačítkem myši.   TIP! Pokud bychom si přáli označit celý odstavec, poklepeme na něj  3x levým tlačítkem myši. 

Kopírování, přesouvání a mazání textu  Označený  text  můžeme  také  kopírovat,  popřípadě  přesunout,  nebo  dokonce  smazat. Kopírujeme tak,  že při označeném textu (viz výše) zmáčkneme Ctrl+C a  přesuneme  kurzor  na  místo,  kam  chceme  označený  text  vložit  a  zmáčkneme  Ctrl+V a text se vloží podle našeho přání. Přesun textu funguje stejně, jen místo  Ctrl+C  použijeme  Ctrl+X  a  poté  již  stejným  postupem    Ctrl+V  vložíme  text  na  určené místo.   Při mazání celého označeného bloku textu použijeme klávesu Delete. Při mazání  samotných písmen,  při malých opravách používáme klávesu Delete pro mazání  od  kurzoru  doprava  a  klávesu  Backspace  pro  mazání  od  kurzoru  doleva.  Po  již  napsaném  textu  se  pohybujeme  kurzorovými  klávesami  a  pro  nový  řádek  použijeme klávesu Enter. 

Kontrola pravopisu a gramatiky, automatické opravy (volba jazyka a  vlastní slovník)  Program  Word  po  nás  umí  zkontrolovat  pravopis.  Dokonce  má  v sobě  vlastní  slovník, který je plný gramaticky správných výrazů. Slovo, které se nenachází ve  slovníku, Word červeně vlnkatě podtrhne a upozorní nás, že ho nezná a nemůže  Strana | 9      

   

ho zkontrolovat. Je jasné, že ne všechna podtrhnutá slova jsou chyby, ve slovníku  chybí  slova  přejatá,  názvy  ulic,  obcí  a  samozřejmě  většina  příjmení.  Na  kartě  Revize  ‐  skupina  Kontrola  pravopisu  ‐  ikonka  Pravopis  a  gramatika  si  zapneme  dialogové  okno  a  postupně  vyřešíme  každé  označené  slovo  zvlášť.  Můžeme  použít  tlačítko  Přeskočit,  v případě,  že  je  slovo  správné,  ale  už  ho  používat  nebudeme, nebo Přeskakovat, jestliže je stejných slov v jednom dokumentu více.  Funkce Přidat do slovníku přidá neznámé slovo ke správným výrazům a již nikdy  se nezobrazí jako chybové. Slovo, které je hrubkou, můžeme opravit buď ručně  ve  vrchním  okně,  nebo  mu  vybrat  příslušný  výraz  v Návrzích.  Tlačítko  Zaměnit  opraví  slovo,  popřípadě  Zaměňovat  opraví  všechny  stejné  chyby  v dokumentu.  Alternativou  této  kontroly  je  kontrola  po  jedné  chybě,  kde  na  každé  podtržené  slovo můžete kliknout pravým tlačítkem myši a zvolit nápravu.   Kromě  červené  vlnky  se  můžete  ve  verzi  2007  setkat  ještě  se  zelenou.  Je  to  kontrola gramatiky. I té byste měli věnovat pozornost.   Konkrétní  nastavení  kontroly  pravopisu  a  gramatiky  se  provádí  přes  tlačítko  Microsoft Office ‐ Možnosti aplikace Word ‐ Kontrola pravopisu a mluvnice.   

Strana | 10      

   

Formátujeme text  Formátováním rozumíme změny ve formátu (vzhledu) textu, který je standardně  zapisován  velikostí  11  a  v písmu  Calibri.    Text  můžeme  formátovat  dvěma  způsoby. Buď nejdříve napíšeme text, ten si následně označíme (dáme do bloku ‐  viz výše) a použijeme formátovací funkce. Nebo nejdřív zaktivníme funkce, jaké  požadujeme a pak napíšeme text (který se rovnou formátuje) a posléze si funkce  vypneme.  Vyberte  si  způsob,  který  vám  nejvíce  vyhovuje  a  ten  používejte.  Uvidíte, jak se vaše práce urychlí. 

Vložení  textu,  symbolů  a  zobrazení  netisknutelných  znaků,  mazání  znaků  Už  víme,  že  text  zapisujeme  do  řádků,  v místě  kde  nám  bliká  kurzor.  Posun  na  další  řádek  nám  zajistí  klávesa  Enter,  ale  pouze  v případě,  že  text  není  odstavcem.  Když  píšeme  text  do  odstavce,  na  konci  řádku  Enter  nepoužíváme,  text nám sám přeskočí na další řádek.   Speciální  znaky  a  symboly,  které  nenajdeme  na  klávesnici,  jsou  na  záložce  Vložení  ‐  (skupina  Symboly)  ikonka  Symbol.  Je  jich  tam  opravdu  dost,  takže  při  hledání toho správného potřebujeme trpělivost.   Pro kontrolu každého již vypracovaného dokumentu, požíváme ikonku ze záložky  Domů ‐ (skupina Odstavec) ‐ Zobrazit vše. Ukáží se nám takzvané netisknutelné  znaky,  které  jste  použili.  Například  Enter  se  zobrazí  jako  ¶,  mezera  je  ∙  ,  pevná  mezera u spojek má značku   a použití tabulátoru poznáme podle →.   Při  mazání  netisknutelných  znaků  platí  úplně  stejná  pravidla,  jako  u  mazání  klasického textu (Delete a nebo Backspace).  

Formátujeme Písmo nebo Odstavec?  V  úvodu  jsme  si  již  vysvětlili,  že  funkce  jsou  zastoupeny  ikonkami  ,  ty  se  shromažďují podle použití do skupin a ty následně do karet (záložek). Pás karet  tak tvoří ucelenou nabídku všech možných dostupných funkcí, co nám program  Word nabízí.  Nejinak tomu je i v záložce nejpoužívanější, kterou je Domů. Tvoří je dvě veliké  skupiny  Písmo  a  Odstavec.  Ikonky  ze  skupiny  Písmo  formátují  jednotlivé  znaky  nebo  text,  který  je  označen.  Ale  ikonky  ze  skupiny  Odstavec  formátují  celý  odstavec, bez ohledu na to, jestli je, nebo není označen.   Strana | 11      

   

Jednoduché  formátování  textu  (velikost,  typ,  řezy  písma,  zarovnání  textu, barva písma, vymazání formátů, horní a dolní index)  Ve  skupinách  Písmo  jsou  zastoupeny  nejpoužívanější  funkce,  je  to  například  Velikost  a  Typ  písma,  Tučný  text,  Kurzíva,  Barva  písma  a  pozadí,  Horní  a  Dolní  index  a  úplně  nová  funkce  Vymazat  formátování.  (Vymaže  se  tak  vše  do  původního nastavení ‐ černý text, bílé pozadí, typ písma Calibri, velikost 11.)  Ve  skupině  Odstavec  jsou  Odrážky  a  číslování  (viz  níže),  Zarovnání  odstavce  doleva,  doprava,  na  střed,  do  bloku,  Řádkování,  barva  pozadí  odstavce  a  Ohraničení odstavce.   Odstavec je vždy část textu oddělená klávesami Enter (takže se může jednat jen  o  jedno  slovo,  nebo  o  10  řádkové  souvětí).  Vždy  tu  platí,  co  jsme  si  již  řekli,  že  ikonky ze skupiny Odstavec formátují celý odstavec, ve kterém je kurzor, kdežto  ikonky ze skupiny Písmo pouze jednotlivé znaky, nebo libovolný text, který je ale  označen! 

Odrážky a číslování v seznamu (víceúrovňový seznam)  Odrážky a číslování jsou graficky nebo numericky znázorněné jednotlivé položky  seznamu.  Odrážky  jsou  zastoupeny  jednoduchým  grafickým  symbolem,  kdežto  Číslování seznam očísluje nebo opísmenkuje. Odrážky (Číslování) zapínáme vždy  na novém řádku na kartě Domů ‐ skupina Odstavec ‐ ikonka Odrážky (Číslování).  Napíšeme  první  položku  a  stiskneme  Enter.  Kurzor  se  přesune  o  řádek  níž  i  s  odrážkou.  Po  sepsání  celého  seznamu  vypneme  odrážky  dvojitým  stiskem  klávesy  Enter.  Samozřejmě  máme  k dispozici  další  symboly  a  nastavení,  ikonky  Odrážky a Číslování jsou rozbalovací.   Může se také stát, že budete potřebovat seznam víceúrovňový. K tomu použijme  ikonku  Víceúrovňový  seznam,  vybereme  si  typ,  který  nám  vyhovuje  a  můžeme  začít psát seznam. Na další úroveň se přepeneme vždy na novém řádku klávesou  Tab a o úroveň zpět Shift+Tab. I Víceúrovňový seznam vypnete dvojitým stiskem  klávesy Enter. 

Tabulátory  ‐  zarážky  (zarovnání  textu  doleva,  na  střed,  doprava  a  podle desetinné čárky)  Pro  odsazení  textu  požíváme  Tabulátory.  Ve  většině  případů  nám  stačí  ovládat  jednoduchý  způsob  odsazování  přednastavenou  klávesou  TAB.  Text  se  odsadí  1,25 cm od okraje a podle počtu stisknutí klávesy se odsazení zvětšuje. V případě  odsazení odstavců je použití klávesy TAB nutností, nikdy nepoužívejte k odsazení  Strana | 12      

   

mezerník.  Všechny  písma  jsou  proporcionální  a  nikdy  nevznikne  stejně  široká  mezera.  Tabulátory  můžeme  též  nastavit  na  kartě  Domů  ‐  dialogové  okno  ve  skupině  Odstavec ‐ ikonka tabulátory. Můžeme nastavit jiné odsazení v cm, použít vodící  linky anebo zarovnání k desetinné čárce. (Nastavení provedeme krok za krokem,  nejdříve  uvedeme  v cm,  jaké  bude  umístění  zarážek  od  kraje  –  pokud  si  nejste  jisti,  nastavte  jej  podle  vašeho  pravítka,  pak  vybereme  způsob  zarovnání  a  nakonec vodící linku. Potvrzením volby se dostanete zpět do textu, kde klávesou  TAB již můžete odsazovat podle vlastního nastavení.)  

Záhlaví a zápatí (automatické číslování stránek)  Záhlaví a zápatí je velmi užitečná funkce, která nám umožní zobrazit a opakovat  text  na  všech  stránkách  dokumentu.  Nejvíce  toho  využijeme  při  automatickém  číslování stránek, nebo při krátkém a jednoduchém nadpisu. Pokud budeme chtít  vložit  do  zápatí  a  záhlaví  automatický  text,  můžeme  použít  přednastavený  na  kartě Vložení ‐ skupina Záhlaví a zápatí ‐ ikonka Záhlaví nebo Zápatí. Text, který si  vybereme  se  následně  objeví  na  všech  stránkách  dokumentu  (pokud  je  ovšem  máme .‐)   Číslo stránky vložíme z ikonky Číslo stránky ze stejné skupiny.    Další,  složitější  způsob  použití  Záhlaví  a  zápatí  musíme  použít,  když  nám  nevyhovuje  ani  jeden  způsob  z  nabídky  automatického  textu.  Stačí  pak  dvojklikem  kliknout  na  místo  v  dokumentu,  kde  se  záhlaví  a  zápatí  bude  vyskytovat  (Pravítko  Vám  napoví)  a  pak  již  můžeme  zapisovat  a  formátovat.  Výhodou je tu nastavené zarovnání tabulátorem, takže při prvním stisku klávesy  TAB se kurzor přesune na střed a při druhém bychom zarovnávali text doprava.  Kvůli optickému oddělení od zbytku dokumentu si zvykněte používat pro záhlaví  a  zápatí  jiný  styl  formátování.  Dvojklikem  do  textu  dokumentu  se  okno  se  Záhlavím a zápatím vypne. 

Ohraničení odstavců, celé stránky  Program  nám  umožňuje  ohraničit  odstavce,  popřípadě  celé  stránky.  K jednoduchému  ohraničení  nám  stačí  ikonka  Ohraničení  ze  záložky  Domů  ‐  skupina  Osdtavec,  ohraničí  se  tak  odstavec,  ve  kterém  máme  kurzor.  Mnohem  více možností získáme z té samé ikonky, ale volbou Ohraničení a stínování (úplně  na  konci  seznamu).  Na  první  kartě  Ohraničení  si  vybereme  druh,  šířku,  barvu  a  způsob  ohraničení  a  na  druhé  Ohraničení  stránky  je  navíc  ještě  volba  Efekty,  kterými si můžeme naše dokumenty ozdobit.   Strana | 13      

   

Vkládáme objekty  V dokumentu nepracujeme jen s textem, ale i s objekty. Objektem tedy bude vše,  kromě  textu.  Nejčastěji  budeme  vkládat  obrázky,  ozdobné  grafické  písmo,  tabulky, odkaz na internetové stránky. Vkládat můžeme dokonce tabulky a grafy  vytvořené v Excelu.   S označeným (aktivním) objektem i nadále pracujeme, většinou měníme velikost,  umístění,  nebo  celý  formát,  kde  nastavujeme  obtékání  textu.  (Protože  objekt  nebude přes celou stránku, musí se nám okolo něj ještě nějaký text vejít.)  Objekt je aktivní, jestliže jsou okolo něj malá kolečka, kterými měníme velikost.  Změnu  velikosti  objektu  provádějte  pomocí  rohových  bodů,  abyste  zachovali  poměr svislých a vodorovných stran.  Aktivní objekt smažeme klávesou Delete.  Všimněte  si,  že  pokud  je  objekt  aktivní,  na  liště  se  zobrazí  ještě  jedna  záložka,  která  se  jmenuje  Nástroje.  A  mění  se  dle  typu  objektu  (Nástroje  obrázku,  tabulky, grafu, tvaru, atd...) 

Vložení obrázku – nástroje  Obrázkem  rozumíme  fotografii,  kterou  máme  v  digitální  podobě  nejlépe  uloženou  na  pevném  disku  ve  složce  Dokumenty/Obrázky.  Nebo  to  také  může  být obrázek stažený z internetu.    Obrázek  vložíte  pomocí  funkce  na  záložce  Vložení  ‐  skupina  ilustrace  ‐  ikonka  Obrázek.  Otevře se dialogové okno, kde si najdeme cestu k naší fotografii.   Po  upravení  velikosti  následuje  umístění  objektu,  využijeme  k  tomu  funkci  Obtékání textu, která je na kartě Nástroje obrázku ‐ Formát ‐ skupina Uspořádat ‐  Obtékání textu. Nejčastěji využívaným typem je Obdélník, text okolo něj obtéká  ve tvaru obdélníku. Ale zkuste si klidně vybrat i jiný typ.  Změnu  pozice  (přesun  obrázku)  provedete  tak,  že  obrázek  chytíte  levým  tlačítkem myši kdekoliv u středu obrázku a poodnesete si ho dle libosti.   V  záložce  Nástroje  obrázku  ‐  Formát  jsou  další  zajímavé  funkce,  které  můžete  využít, například změna Jasu a Kontrastu, Styly obrázků, Tvar obrázku, Ohraničení  obrázku a Velikost obrázků při ořezu. Vyzkoušejte si všechny funkce, dodáte tak  Vašemu dokumentu šmrnc. 

Strana | 14      

   

TIP!  Jestliže  bude  Váš  sáhodlouhý  dokument  plný  fotek,  určitě  použijte volbu Komprese obrázků (záložka Nástroje obrázků ‐ Formát  ‐  skupina  Upravit  ‐  funkce  Komprese  obrázků).  Jinak  se  stane,  že  dokument  při  ukládání  dosáhne  obludných  rozměrů  a  budete  mít  problémy nejen s otevíráním a následnou prací, ale i s ukládáním a  posíláním dokumentu e‐mailem. 

Vložení KlipArtu – nástroje  Klipart  je  jednoduchý  obrázek  stále  k dispozici  v  „galerii  médií  “  celého  kancelářského balíčku Office, je tedy dostupný i v Excelu a v dalších programech.  Vložení probíhá kliknutím na záložce Vložení ‐ skupina Ilustrace ‐ Klipart. V pravé  části  dokumentu  se  objeví  podokno  úloh.  Pokud  se  nabídka  obrázků  nezobrazí  rovnou,  klikněte  ještě  na  tlačítko  Hledat  a  pak  už  jen  vybírejte.  Kliknutím  na  vybraný Klipart ho vložíte do dokumentu na stávající pozici kurzoru.  Změnu velikosti a obtékání nastavíte úplně stejně jako u obrázku. Aktivní klipart  má též stejné Nástroje.  

Vložení WordArtu – nástroje  WordArt je grafické písmo a pomůže ozdobit váš dokument. Kliknutím na záložku  Vložení ‐ skupina Text ‐  WordArt se zobrazí galerie návrhů s různými grafickými  styly.  Vyberte  si  styl,  který  se  Vám  líbí,  v okně  Upravit  text  zapište  jednoduchý  text, který se následně převede do grafické podoby.   Opět  nezapomeňte  na  velikost,  pozici  a  obtékání,  pokud  je  potřeba.  I  u  tohoto  objektu  (pokud  je  aktivní)  se  objeví  karta  Nástroje  WordArtu  ‐  Formát,  kde  nastavíte vše potřebné. 

Vložení hypertextového odkazu – nástroje  Hypertextový  odkaz  je  odkazem,  jaký  běžně  známe  z internetu,  jedním  klikem  nás přesune na jiné místo. Do našeho textu ho vložíme buď přímo, to znamená  zápisem  ve  tvaru  www.seznam.cz    a  nebo  pomocí  funkce  na  záložce  Vložení  ‐  skupina Odkazy ‐ Hypertextový odkaz. Výhodou tohoto vložení je možnost volby  odkazu rovnou, buď na Existující soubor nebo webovou stránku, nebo na Místo v  tomto  dokumentu,  nebo  Vytvoření  nového  dokumentu  anebo  na  Existující  emailovou adresu.   1. Existující soubor nebo webovou stránka je vlastně stejná volba jako zápis  www.seznam.cz, jen si můžete opravit, jak se odkaz bude zobrazovat.  

Strana | 15      

   

2. Místo v tomto dokumentu využijete v případě, že máte opravdu veliký a  dlouhý  dokument  a  potřebujete  (např.  z  obsahu)  vytvořit  odkaz  na  stránku, která je úplně na konci dokumentu. Nejprve na té stránce vložte  Záložku (karta Vložení ‐ skupina Odkazy ‐ ikonka Záložka) a pojmenujte ji,  následně  se  přesuňte  zpět  do  obsahu,  kde  vložíte  odkaz  právě  na  tuto  Záložku.  V dokumentu  se  pak  přesuneme  na  odkaz  stisknutím  klávesy  Ctrl  a levého  tlačítka myši. 

Vložení SmartArtu – nástroje  SmartArt  je  diagram  graficky  znázorňující  organizační  schéma.  Z karty  Vložení  ‐  skupina Ilustrace ‐ SmartArt otevřeme okno, kde si vybereme typ schématu.   Zaktivněním  diagramu  dojde  i  v  tomto  případě  k  zobrazení  další  karty  Nástroje  pro  obrázky  SmartArt  s  Návrhem  a  Formátem.  I  zde  lze  diagram  různě  formátovat a přidávat mu další pozice, měnit  styl a  formátovat text.  

Vložení tabulky – nástroje  Jednoduchou tabulku vložíme z karty Vložení ‐ skupina Tabulky ‐ Tabulka ‐ volba  Vložení tabulky. Zadáme počet sloupců a počet řádků a pak se jen rozhodneme,  budeme‐li  tabulku  chtít  přes  celý  řádek  (Pevná  šířka  sloupce),  nebo  jen  úzkou,  kterou bude obtékat text (Přizpůsobit obsahu).   I  objektu  jako  je  Tabulka  (pokud  je  aktivní)  se  zobrazí  karta  Nástroje  Tabulky  s  Návrhem a Rozložením. V Návrhu se nejvíce bude hodit Styl tabulky, který dodá  naší tabulce profesionální vzhled a v Rozložení využijeme nejvíce skupinu Řádky a  sloupce, kde můžeme přidávat a odebírat sloupečky a řádky. Ve skupině sloučit  lze sloučit označené buňky, nebo je naopak rozdělit. Skupina Zarovnání nabízí jak  svislý (nahoru, na střed, dolu) tak i vodorovný (doleva, na střed, doprava) způsob  zarovnání textu uvnitř jednotlivých buněk.  Tabulka  jako  jediný  objekt  nejde  odstranit  klávesou  Delete  (odstranili  byste  tak  jen  obsah  jednotlivých  buněk),  nejjednodušším  způsobem  je  funkce ve  skupině  Řádky a sloupce ‐ Odebrat ‐ Odstranit tabulku. 

Vložení textového pole – nástroje  Textová  pole  jsou  pole  libovolné  velikosti  a  tvaru,  umístěná  jako  objekty  nezávisle  na  text  v  dokumentu.  Používají  se  většinou  na  vložení  doplňujících  poznámek do dokumentu, předdefinované vypadají moc pěkně a jejich použití je  Strana | 16      

   

praktické.  Vložíme  je  z  karty  Vložení  ‐  skupina  Text  ‐  Textové  pole  výběrem  na  předdefinované textové pole.  Textové  pole  se  vloží  a  zobrazí  se  k  němu  také  karta  Nástroje  textového  pole  ‐  Formát.  Zde  upravujeme  styl  textového  pole  a  samozřejmě  i  oblíbené  obtékání  textu, pokud ho požadujeme. Textové pole se chová jako každý jiný objekt, jen s  tím rozdílem, že "objektem" je pouze rám, vnitřek textového pole se chová jako  obyčejný text. 

Vložení rovnice, symbolu – nástroje  Někdy potřebujeme do dokumentu vložit rovnici. Není to nic složitého, ze záložky  Vložení ‐ skupina Symbol ‐ Rovnice se vloží buď předdefinované, nebo se zobrazí  nová  karta  Nástroje  rovnic,  kde  vybereme  ze  skupiny  Struktury  libovolnou  a  kliknutím do ní vložíme hodnoty.  Nezapomínejme,  že  i  rovnice  je  objektem  a  tak  po  aktivaci  objektu  dojde  k  zobrazení karty Nástroje rovnic ‐ Návrh. 

Vložení grafu, popř. jiného objektu mimo Word  Naštěstí lze do Wordu vkládat nádherné grafy a tabulky, které jinde než v Excelu  nevytvoříme.  Jednoduchým  kopírováním  Ctrl+C  a  vložením  Ctrl+V  vložíme  z  Excelu označenou tabulku, nebo graf, do Wordu. Připravíme se tak, ale o jednu  praktickou funkci, takže si ukážeme ještě jeden způsob.  V  Excelu  si  označíme  tabulku,  kterou  chceme  kopírovat  a  stiskneme  Kopírovat  (Ctrl+C). Přepneme se do Wordu, umístíme kurzor na libovolnou pozici v textu a  klikneme na kartě Domů ‐ skupina Schránka ‐ Vložit jinak. Jak jinak? Tabulku jako  List  aplikace  Excel  a  graf  při  stejném  postupu  jako  Graf  aplikace  Excel.  Při  této  volbě  máme  k  dispozici  funkci  Vložit  propojení,  které  vždy  zaručí,  že  tabulka  (graf) ve Wordu bude aktuální stejně jako v Excelu (kdyby ho v Excelu náhodou  někdo změnil .‐)  TIP! Této funkce se využívá ve větších organizacích, kde v Excelu jsou  pravidelně  aktualizovaná  data  a  do  Wordu  je  kopírujeme,  když  s  nimi potřebujeme pracovat i jinak, v textu.   TIP!  Samozřejmě  funkci  Vložení  propojení  nemusíme  použít,  přesto  zachovávejte  postup  Kopírovat  a  Vložit  jinak.  Tímto  se  tabulka  nepřevede  do  Wordu,  ale  zůstane  "Excelovská"  a  vy  tak  využíváte  i  nadále výhody Excelu (např. použití vzorců v buňkách).  Strana | 17      

   

Vložení automaticky generovaného obsahu  Při  psaní  delšího  textu,  kde  k  nadpisům  a  názvům  kapitol  používáme  víceúrovňový  seznam,  většinou  požadujeme  kvůli  lepší  orientaci  obsah.  Word  nám  nabízí  elegantní  řešení  ve  formě  automaticky  generovaného  obsahu.  Vytvoříme ho tak, že se kurzorem přesuneme na začátek dokumentu a na kartě  Odkazy  ‐  skupina  Obsah  ‐  Obsah  vybereme  předdefinovaný  styl  obsahu.  Word  díky použitému Víceúrovňovému seznamu (kapitoly, nadpisy, oddíly) vygeneruje  sám obsah.   TIP! Ikonka Obsah ‐ Vložit obsah umožňuje nastavení počtu úrovní a  dokonce i změnu vodících linek k číslům stránek.   TIP!  Pokud  jste  v  dokumentu  nepoužívali  styl  víceúrovňového  seznamu,  nepůjde  Vám  obsah  vygenerovat.  Měli  jste  zbytečně  moc  práce  s  formátováním  nadpisů  a  podnadpisů  a  ještě  nevyužijete  generování obsahů. Pozor na to!  TIP! Nebojte se do dokumentu i nadále zapisovat text a měnit nebo  přidávat  kapitoly.  Kliknutím  pravého  tlačítka  myši  na  automaticky  generovaný obsah, vyberte funkci Aktualizovat tabulku. Buď můžete  aktualizovat  celou  tabulku  i  s  nadpisy,  nebo  jen  čísla  stránek.  Je  to  na Vás. 

Strana | 18      

   

Hromadná korespondence  Hromadná  korespondence  nám  slouží  k organizování  dat  a  propojením  je  s dokumenty.  Představte  si,  že  máte  seznam  adres  klientů  a  potřebujete  všem  poslat pozvánku na seminář. Jednoduchým způsobem oba soubory propojíme a  použijeme při tom právě dostupné funkce hromadné korespondence. 

Hlavní dokument a slučovací pole  Hlavním  dokumentem  pro  nás  bude  již  vytvořený  dokument,  popřípadě  si  vytvoříme dokument nový. Mějme na paměti, že budeme do dokumentu vkládat  slučovací  pole,  to  jsou  názvy  polí  v našem  seznamu  adres,  které  nám  sloučí  dokument  s naším  adresářem.  Na  kartě  Korespondence  ‐  skupina  Spustit  hromadnou  korespondenci  ‐  ikonkou  Spustit  hromadnou  korespondenci  vybereme  hlavní  dokument.  Hlavním  dokumentem  pro  nás  bude  Dopisy  popřípadě Obálka (záleží, co budeme chtít s adresami slučovat).   

Zdroj dat ‐ seznam příjemců  Na kartě Korespondence ‐ skupina Spustit hromadnou korespondenci ‐ ikonkou  Vybrat příjemce si vybereme buď již hotový seznam adres (dle dialogového okna  a  názvu  souboru),  ale  pokud  ho  nemáme,  musíme  Zadat  nový  seznam.  V  otevřeném  okně  máme  již  přednastavenou  databázi  s  položkami,  které  jsou  nejčastěji používané. Samozřejmě si přidejte nové položky, popřípadě odeberte  stávající  tak,  aby  výsledná  databáze  odpovídala  Vašim  požadavkům.  Pak  už  jen  díky kurzoru naplňte databázi údaji a uložte.  

Slučovací pole  Slučovací  pole  jsou  názvy  položek,  které  jsme  použili  v  databázi.  Teď  je  jen  vložíme  do  hlavního  dokumentu  (nebo  na  obálku),  abychom  mohli  oba  zdroje  propojit. Na kartě Korespondence ‐ skupina Zapsat a vložit pole ‐ ikonkou Vložit  slučovací  pole  se  zobrazí  okno,  které  obsahuje  všechny  naše  položky.  Jednoduchým výběrem a kliknutím na Vložit se pole Vloží na místo, kde v textu  máme umístěný kurzor.  TIP! Slučovací pole jsou názvy polí v seznamu příjemců, ale i přesto je  to stále text, který se dá formátovat. Když na slučovací pole kliknete  a  bude  aktivní,  můžete  použít  formátovací  funkce  (tučné  písmo,  velikost, typ, barva a zarovnání textu a podobně). 

Strana | 19      

   

Náhled výsledků  Jsme  skoro  hotovi,  tak  si  prohlédneme  a  pokocháme  výsledky.  Kliknutím  na  Náhled výsledků se zobrazí místo slučovacích polí vložené záznamy. Klikáním na  šipky u čísla záznamů se posouváme po záznamech. Využít také můžeme funkce  hledání Najít příjemce. 

Sloučení  hlavního  dokumentu  a  zdroje  dat  (do  dokumentu,  na  tiskárnu, nebo odeslání mailem)  Sloučením hlavního dokumentu a zdroje dat (seznamu příjemců) dostaneme tolik  kopií  dokumentu  (nebo  obálek)  kolik  máme  příjemců.  Ne  vždy  je  tohle  právě  vhodné řešení a tak volbami u funkce Dokončit a sloučit upravíme výsledek.  Volbou  upravovat  jednotlivé  dokumenty  nastavíme  úpravu  pro  všechny,  nebo  jen  pro  vybraná  čísla  záznamů  (vytvoří  se  tak  nový  dokument,  kde  jednotlivé  adresy  půjdou  po  sobě).  Pokud  tedy  sloučíme  jednu  stránku  pozvánky  na  seminář  se  seznamem  příjemců,  který  obsahuje  5  adres,  vznikne  sloučením  dokument o 5ti stránkách, kde každý adresát bude mít svou pozvánku.   Volbou Tisk dokumentů se dokumenty s adresami rovnou vytisknou. I zde platí,  že buď všechny, nebo jen volitelné záznamy.  Volbou  odeslat  e‐mailové  zprávy  se  dokumenty  rovnou  odešlou,  ale  je  zde  podmínka, že jedno z polí musí vždy obsahovat e‐mailovou adresu.   TIP!  Hromadná  korespondence  šetří  Váš  čas.  Při  tisku  obálek  používejte stále jeden a ten samý seznam příjemců.  TIP! Seznam příjemců si udržujte aktuální a používejte jen ty adresy,  co  opravdu  potřebujete.  Výhodou  je,  že  jeden  seznam  příjemců  můžete  použít  na  jakýkoliv  počet  dokumentů,  stačí  Vám  tak  jeden,  popřípadě dva odlišné seznamy a tvoříte tak pouze hlavní dokument  (nebo obálku). 

Strana | 20